英文电子商务邮件

2024-11-12

英文电子商务邮件（共11篇）

英文电子商务邮件篇1

Dear Mr. Jones:

We thank you for your email enquiry for both groundnuts and Walnutmeat CNF Copenhagen dated February, 21.

In reply, we offer firm, subject to your reply reaching us on or before February 26 for 250 metric tons of groundnuts, handpicked, shelled and ungraded at RMB net per metric ton CNF Copenhagen and any other European Main Ports. Shipment to be made within two months after receipt of your order payment by L/C payable by sight draft.

Please note that we have quoted our most favorable price and are unable to entertain any counter offer.

英文电子商务邮件篇2

随着现代科技的飞速发展, 电子邮件作为一种日常的交际手段已经在世界上许多机构、公司里变得愈来愈重要。然而, 并非所有的电子邮件都能很好地完成交际目的。根据作者的调查, 许多商务英语专业的学生和商务领域的工作者在起草邮件时对邮件的结构和语言特点并没有清晰地认识。但是, 涉及到商务电子邮件的结构和语言特点这方面的教材和专业杂志很少, 对这方面的学术研究更是鲜有发现。本文就是根据这种需要, 为了帮助需求者更有效地运用电子邮件, 研究电子邮件的语言特征而产生的。

二、英文商务电子邮件的语篇特征

正如信函在整体结构上有着自己固定的格式一样, 商务电子邮件也有着自身的基本格式, 通常由开头、正文、结尾三部分组成。

开头部分由副开头和称呼组成。副开头一般由自动生成的固定格式组成, 包括日期、发件人、收件人、抄送、主题 (事由) 。称呼根据发件人的具体情况以及发件人和收件人之间的关系而定, 从无称呼到比较保守的称呼都有使用。正文部分为邮件的具体内容, 也是邮件最复杂的组成部分, 用以完成邮件讨论信息或传递信息的交际功能。正文大多由两三个简短的自然段构成, 一个自然段一般只有一两句话。例如:What is the delivery date?Thanks.在收集的200封邮件中, 89例中 (44.5%) 发件人使用名或姓结尾, 在54例中 (27%) 用“谢谢”及类似“谢谢”的话语结尾, 在57例中 (28.5%) 用“祝好”结尾。进一步仔细分析, 我们可以看出邮件正文功能和结尾之间的联系与呼应, 呈现提供信息——姓名结尾, 提出请求——谢谢结尾的基本倾向。

三、英文商务电子邮件的词汇特征

(一) 大量使用缩略词

邮件中所使用的大部分词都是简单的口语话的词, 但有时候缩略语在邮件中也会出现。缩略词的使用体现了电子邮件的非正式化和口语化的特征。经过作者仔细的观察和统计, 邮件中常用的缩略词有四类:第一类是商业术语的缩写, 如:贸易术语FOB (free on board) , 付款方式D/P (document against payment) ;第二类是单据的缩写, 如:B/L (bill of lading) ;第三类是公司或机构名称的缩写, 如:ICC (International Chamber o Commerce) ;第四类是计量单位的缩写, 如:PIC (piece) 。还有一些缩写形式不但出现在商务电子邮件中, 在日常生活中来往的邮件中也频繁地使用, 如:BK:bank;TKS:thanks。

(二) 专业术语的使用

专业术语涉及到一些科学领域, 它们有很高程度的专业性, 其含义准确不容易被误解, 但对于外行来讲又很难理解其准确含义。通常来讲, 太过正式和专业化的术语应尽量避免, 但当涉及到商品名称、法律、运输等事宜时, 专业术语的使用是有必要的。作者列举了商务电子邮件中常会使用的专业术语, 如:法律方面的术语:conciliation, penalty;银行术语:invoice reimbursement, correspondence;运输术语:liner charter, consigner。

对于一些商业术语, 在词典中不能发现其准确含义, 对商务领域外的工作者来讲, 其含义是不能被理解的。如:More or less clause;grace period;fare average quality, etc。

(三) 使用简单的词和清楚的表达方式

对于相同意思的表达, 使用简单清楚的表达方式既节省了书写时间又节省了阅读时间。现代商务电子邮件直截了当、开门见山的撰写方式更符合现代商务活动高效率的要求。商务英文电子邮件不应使用模棱两可的词或词组, 以免产生歧义延误对方的时间或造成贸易纠纷。

四、英文商务电子邮件的句式特征

(一) 使用简单句或扩展句, 很少使用复杂句或复合句

简单句的大量使用是因为简单句具有结构简单、含义明确的特点。下面从所收集的语料中选的例子就证明了这一点:Pls ship the goods ASAP;We will quote you lowest CIF price。

(二) 大量使用短句, 很少使用长句

句子的长度对写作的好坏是很重要的。英语中大部分的句子长度在15到20个词之间, 但这并非意味着每个句子的长度是一样的。通过作者的统计, 英文商务电子邮件的句子的平均长度为13.4, 低于一般英语的平均句长 (16.68) , 这说明商务电子邮件的信息容量较低。

(三) 大量使用礼貌性的句式

商务电子邮件在进行信息交流的同时, 也传递了写信人的情感和思想。一封礼貌、客气的邮件可能会是公司的友好使者, 对公司外贸业务的顺利进展起着非常重要的作用。试比较以下例句:We allow 2%discount for cash payment;You earn 2%discount for cash payment。这两个句子都强调了现金付款会有2%的折扣这一事实, 但后一句强调了客户的利益, 指出现金付款会对客户有什么好处, 体现了写信人对客户的关心和尊重。另外, 礼貌性句式的使用可以增进与客户间的友好关系, 为以后的交易奠定基础。

(四) 时有语法错误出现

由于中外商贸人员都把传递业务信息作为写电邮的目的, 而往往不注重语法, 但所犯的语法错误都不影响语义的理解, 如:主谓不一致、单复数问题、拼写问题等。如:Looking forward to receive your reply; (receive改为receiving) Please quote the prices to us for blank and incuded one color logo。 (incuded改为include)

五、结语

本文对作为一种交际工具的商务电子邮件的研究是建立在对大量的语料进行观察和分析的基础上的, 研究的结论有数据的支持, 从以上的所有分析来看, 商务电子邮件在很大程度上具有口语化、个性化、效益化、自发性、随意性和灵活性等特征, 而且这些特征正在影响着当今的商务电子邮件写作。

参考文献

[1]JULIOC.Gimenez.Business email communication:Some emerging tendencies in register[J].English for Specific Purposes, 2000 (6) .

[2]黄国文.语篇分析的理论与实践[M].上海:上海外语教育出版社, 2001.

[3]孙玲.浅谈商务英文电子邮件的书写原则[J].商场现代化, 2007 (6) .

浅谈商务英文电子邮件的书写原则篇3

[关键词] 商务英文电子邮件“5C”原则

随着经济全球化、一体化的发展，商业人士不仅要精通商务知识，而且要通晓英语，熟悉计算机网络。作为现代商务交流重要的沟通形式，商务英文电子邮件起着越来越重要的作用。电子邮件译自英文email或e-mail，它表示通过电子通讯系统进行信件的书写、发送和接收。目前，借助互联网络，可以传送声音、图片、图像、文档等多媒体信息，以至于数据库或账目报告等专业化的文件都可以通过电子邮件附件的形式在网上传递。商业人士可以借助先进的网络与客户、商业伙伴以及世界各地的潜在合作者进行交流沟通。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。因此规范商务英文电子邮件的书写格式，提高邮件的书写质量，可以减少误解、促进沟通，有助于交易的顺利达成。

一、商务英文电子邮件的特点

1.格式略有不同。传统商务信函主要包括10部分内容：信头、日期、信函编号、信内地址、称呼、事由(主题）、信函正文、结束语、签名及附件。商务英文电子邮件对格式要求比较宽松，一般包括如下内容:地址(包括写信人及收信人电子邮件地址、抄送及密送收信人电子邮件地址）、主题、称呼、文章开头、正文、结束语、签名及附件等。

通过比较，邮件地址的书写较传统信件简单得多，无需填写复杂的邮政地址，只需将相应的邮箱地址填入固定的位置即可；邮件的主题摘要至关重要，需意思明确，体现内容的主旨；邮件一般自动生成日期，如需要加入日期，位置可以在邮件的底部。

2.内容简洁明了。不仅邮件书写格式较简单，而且其撰写风格较传统的信件也稍加随意。一般其内容比较简短，4～7行为佳，一段大多仅由1个～3个句子组成，且段落层次分明;措辞直接，避免客套话和废话，有时加入口语化的语言使信件更加自然、人性化；如所传递的信息内容太长，可以通过附件形式发送。

商务英文电子邮件除了有自己的习惯格式和撰写风格以外，其最大的特点就是通过互联网这一媒介进行传送，传送的速度比传统信函要快，且价格十分低廉，节省了大量人力、物力和财力，实现了无纸化办公，特别适合国际间的交流与沟通。

二、商务英文电子邮件的书写原则

为了达到通过邮件进行有效沟通的目的，有必要了解并掌握商务英文电子邮件的写作原则，在此概括为清楚、简洁、正确、礼貌、完整，简称为“5C”原则。

1.信息清楚（Clarity）。邮件书写避免使用晦涩难懂或容易产生误会的语言，尽量选用简短、熟悉和口语化的词语，清楚地表达写信的目的。

（1)用词要肯定准确，切忌含糊。例:The figures show a significant increase。这里significant语意不明确，可以用具体数字替换，改为：The figures show an increase of 18%。

（2)词语摆放位置要正确。例：He could only reimburse the cost after July 15.此句有歧义，可以理解为only reimburse the cost或only after July 15，可以改为：He could reimburse the cost only after July 15。

2.简明扼要（Conciseness）。所谓简洁，就是指要言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于信件的完整和礼貌。在书写商务英文邮件时，要简洁明了，使用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词；通过去掉不必要的词和转换冗长的句子，保留有效、简洁的事实信息，就可以把最重要的内容传递给对方。

(1)用常用单词替换短语。例如：at this time → now，due to the fact that → because，a draft in the amount of $1000→ a draft for $1000。

(2)将冗长句子和段落进行“瘦身”。现代商业人士喜欢语言精练、一目了然，通常采用please, thank you for, look forward to等常用简单词语来表达意愿。同时可以借助first, second 等序数词，分号、冒号等标点符号或数字序号等对过长的复合句或段落划分层次，做到条理清晰，重点突出。

3.准确无误(Correctness)。邮件在遵循简洁原则的同时，还要保证准确性，这不仅指没有单词、标点、语法等书写错误，更重要的是内容要叙述准确。邮件同于传统书信和其他单证，是业务交往的凭证，代表双方权利义务关系，所以要求提供的材料、事实和数字需准确无误，写作格式规范，正确使用商业术语。

4.礼貌周到(Courtesy）。礼貌的商务邮件不仅应多使用诸如please, you kind require, thank you for 等词语和句式，更重要的是站在对方立场考虑对方的愿望和要求，语气真诚、考虑周全，避免使用冒犯、伤害、贬低的词语。

5.内容完整（Completeness）。邮件的内容力求完整全面，包括提供希望对方做出积极反应的一切信息，或回答来信中所提出的全部问题和要求。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who,when,where,what,why和how。

熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则，有助于书写一封准确规范的英文邮件，这不仅反应写信人的英语及业务水平，更重要的是可以从中洞悉写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系。

参考文献:

[1]赵银德:外贸函电[M].北京:机械工业出版社，2006

[2]何光明:透析商务英语电子邮件写作[J].新东方英语，2006

英文电子邮件篇4

Dear Mr. Williams,

Thank you for your letter of congratulation on my exam results. I was very pleased to hear from you. The results were a great relief. I did much better than I thought I would.We are having a celebration party on Saturday 22 May and we shall be pleased if you can come. It is a party for me, but my parents and some of their old friends are joining in, so you will find “real people” as well as teenagers to talk to.The party starts at half past six- drinks, and a buffet supper later.

You said in your letter that you've given up driving, so my father will meet you with the car at San Mateo station. Please let me know what time your train arrives.There is a good train back to San Palo at 10:30 and we'll arrange transport for you to catch that. I hope that won't be too late for you. It would be a pity if you had to leave while the party was still in full swing.I do hope that you will be able to come.

Yours sincerely,

英文电子邮件的格式篇5

英文书信是一种最常用的应用文体，对于普通的私人信件通常由五部分组成：

1.信头：指发信人的地址和日期。写在信纸的右上角，可以从靠近信纸的中央写起。信头上面要留空白。先写发信人地址。地址的写法与汉语不同，要先写小地方，后写大地方。在地址的下面写上日期。日期的顺序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：may 17 XX。在年份之前有一个逗号。

2.称呼：指对收信人的称呼。写在信头之下，从信纸的左边开始。写信给熟悉的人，一般用dear…或my dear…作称呼。如：dear li lei，dear miss thomas或my dear dad.3.信的正文：指信的主体部分。从称呼的下一行第一段顶边写。从第二段起每段第一个词都缩进3或5个字母写。

4.结束语：指正文下面的结尾客套话。一般从信纸的中央靠右写起，第一个字母大写，末尾用一逗号。在非正式的社交信中，常用yours或sincerely。假如对方是亲密的朋友，可用sincerely yoursyours等。

5.签名：指发信人签名。写在结束语的下面，稍偏右。

另外，英文信封写法与汉语的不同。一般把收信人的地址写在信封的中央或偏右下角。第一行写姓名，下面写地址。发信人的姓名和地址写在信封的左上角，也可以写在信的背面。

英文书信的格式

1、信头(heading)

指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

2、日期的写法：

如：1997年7月30日，英文为：july 30，1997(最为普遍);july 30th，1997;

30th july，1997等。1997不可写成97。

3、信内地址(inside address)：

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

4、称呼(salutation)：

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。

(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用dear或my dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。例如：my dear father，dear tom等。

(2)写给公务上的信函用dear madam，dear sir或gentleman(gentlemen)。注意：dear纯属公务上往来的客气形式。gentlemen总是以复数形式出现，前不加dear，是dear sir的复数形式。

(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dear prof.tim scales, dear dr.john smith。

5、正文(body of the letter)：

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不

同的是，正文中一般不用hello!(你好!)正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

邮件范文：huaihai street

shanghai, china

feb 6th, XX

peter brown

22, blachpool road(可以省略)

sydney 2140

australia

dearpeter,i am very glad to hear from you.______________________

____________________________________________________

i must stop writing now, as i have a lot of work to do.best wishes to you!

英文请假邮件篇6

How are you doing? I am xx-x.I wrote this because I want you to know that on the morning of June 8th, I have to go back to school to deal with some personal thins, so I want to ask for leave about half day, please approve, thank you so much.Sincerely,xx-x

题目写“Leave application

To：你上司的名字，职位(manager)

From：你的姓名

Date： May 17th，2010

Subject： Casual Leave of Absence

Dear Mr./Mrs, 你上司的姓最好放在此，英文请假邮件。

There is a very important procein which I have to return to school for graduation thesis defense and other pa-pe-r work before the graduation.so may I please ask for a leave on 20th,21st,24th,27th in May? I hope you will oblige and grant me the requested leave.Thank you very much for your consideration.Yours sincerely,你的名字

Dear Mr./ Mrs.,Because I will have to return to to my university for my dissertation reply and some other things related to my graduation, I want to ask you for a leave on May 20,21 24 to 27.Sicerely hope you can give me the permission as soon as possible.Best wishes.Sincerely Yours,Xiao Wang

首先，假条的上方还是应该按照半正式的格式写上如下信息：

To：假条是递给谁的From：请假人

Date：写假条的日期(注意不是请假的日期)

Subject：写上请假字样

假条抬头范例如下：

To： peter Stone，Manager

From： Lynn Chen，Financial Department

Date： April 2nd，2004

Subject： Casual Leave of Absence

其次，在您的请假信第一段，应该开门见山但是有礼貌地提出请假，范文《英文请假邮件》。第一段要中心明确，写清您要请假的日期。

第一段范例如下：

peter，I would like to know if I could ask for a casual

leave of absence for one day on April 4th，this Wednesday.然后，在假条的第二段，您应该简单明了陈述请假的原因事由。注意叙述清楚明白，并尽可能表示对此带来工作不便的歉意。

第二段范例如下：

This morning I received a telephone call from my dentist，urging me to come to his practice for immediate treatment of my teeth.I have been experiencing a stinging pain，depriving me of my sleep during the past fortnight.The situation could worsen，should infection occur.Concerning my workload： As Wednesday is not as busy as the other weekdays，I think a one-day leave this Wednesday may be the best solution.I apologize for the inconvenience my absence from work may cause.接着，在假条的最后一段，应写上您希望获得准假的句子，或者具体等候答复的时间。

最后一段范例如下：

Thanks.I will call you at 1：30p.m.or you can call me at

电子邮件安全探讨篇7

1999年3月出现了第一个主要针对电子邮件的蠕虫病毒，病毒名叫Melissa;而在2000年5月，ILOVEYOU电子邮件病毒对Internet造成了严重的破坏。病毒、垃圾邮件、网页仿冒欺诈、间谍软件和一系列更新、更复杂的攻击方法，使得电子邮件通信和电子邮件基础结构的管理成为了一种更加具有风险和意义的行为。

1 电子邮件的工作原理

电子邮件的工作过程遵循客户-服务器模式。每份电子邮件的发送都要涉及到发送方与接收方，发送方式构成客户端，而接收方构成服务器。电子邮件是由发信方编辑，通过客户端程序将编辑好了的电子邮件向SMTP服务器发送，SMTP服务器识别到收信人的地址，并向管理该地址的POP3服务器发送消息，邮件服务器识别后将消息存放在接收者的电子信箱内，并告知收信人有新邮件到来。收信人通过邮件客户程序连接到服务器后，就会看到服务器的通知，进而打开自己的电子信箱来查收邮件。

通常Internet上的个人用户不能直接接收电子邮件，而是通过申请ISP主机的一个电子信箱，由ISP主机负责电子邮件的接收。一旦有用户的电子邮件到来，ISP主机就将邮件移到用户的电子信箱内，并通知用户有新邮件。因此，当发送一条电子邮件给另一个客户时，电子邮件首先从用户计算机发送到ISP主机，再到Internet，再到收件人的ISP主机，最后到收件人的个人计算机。每个用户的电子信箱实际上就是用户所申请的帐号名。每个用户的电子邮件信箱都要占用ISP主机一定容量的硬盘空间，由于这一空间是有限的，因此用户要定期查收和阅读电子信箱中的邮件，以便腾出空间来接收新的邮件。

电子邮件在发送与接收过程中都要遵循SMTP、POP3等协议，这些协议确保了电子邮件在各种不同系统之间的传输。其中，SMTP负责电子邮件的发送，而POP3则用于接收Internet上的电子邮件。

2 保护电子邮件的安全

电子邮件的安全有两层含义：一是邮件可能给系统带来的不安全因素，二是邮件内容本身的隐私性。针对这两种情况，要有目的地增加邮件规则和系统安全方面的设置。

2.1 防范欺诈邮件

欺诈性邮件一般多出现在HTML格式的电子邮件中，HTML (Hyper Text Mark-up Language)即超文本标记语言，是WWW的描述语言。如果接收到的邮件格式是HTML，那么它就会以HTML格式在您的电子邮件客户端显示出来，它就意味着电子邮件客户端也存在着和Web浏览器一样受到某种HTML威胁，例如恶意脚本或敌对代码等。

有些欺诈性的电子邮件内容好象说某个网站需要您查询一些信息，并给您一个链接，当点击这个链接之后出现了可疑的登录界面。在这种邮件里面，一般在“发件人”处可能会包含伪造的邮件地址，实际上是假冒邮件地址;电子邮件问候都以一般性问候开始，例如“欢迎……”;在主题里声称该网站正在更新文件或帐户，会通过邮件询问用户的信息，而且这些重要个人信息需要我们自己重新输入;在正文中声称您的帐户处于危险之中，需要立即更新等这些信息。当您的电子邮件出现这些情况的时候，就要警惕起来了。

2.2 防范危险附件

每一份电子邮件附件都是对计算机安全性的潜在威胁。例如：W32.Gibe@mm蠕虫是以附件的形式到达计算机的，它宣称自己是一个叫做Q216309.exe的Microsoft安全更新文件;臭名昭著的LoveLetter蠕虫是通过名为LOVE-LETTER-FOR-YOU.TXT.vbs的附件来传播的，这个文件初看上去像是我们非常熟悉的.TXT文件，但是最后的扩展名才是程序的实际关联的文件类型;VBS.SST@mm就宣称含有著名网球女明星安娜·库尔尼科娃的图片等等。所以应该对预料之外的附件保持警惕，无论该附件来自何处，即使看上去像是某个熟悉并可靠的联系人发送的。无论附件的来源是什么，除非它通过了最新的反病毒程序检查，否则，不要在您的电子邮件程序中运行或打开该附件。应该把自己反病毒程序设置成当文件被创建或保存时扫描该文件，也可以在打开附件以前先手动地用反病毒程序对附件进行扫描。

2.3 安全使用基于Web的电子邮件

HOTMAIL, YAHOO、163等这些基于Web的电子邮件系统提供了一个方便地发送和接收电子邮件的途径，使人们能够在世界上任何一台连接到Internet的计算机上发送和接收电子邮件。许多基于Web的电子邮件系统都提供了一个“记住”用户名和密码的功能。如果在公用计算机上错误地选择了简易登录选项，那么其他人都会很容易地访问您的密码和账号。所以要注意两点： (1) 确保系统不会把您的登录证书保存在缓存中; (2) 当您不在使用电子邮件系统时，要确保退出登录。

2.4 加强电子邮件保密性

如同明信片在邮递的过程中无保密性一样，您发送和接收的每一封电子邮件也都没有任何的保密性可言。互联网上的每个人都可以获得您电子邮件的详细内容，不管它是文字、图片、音乐，还是其他任何类型的文件。在您发送邮件时，单击“发送”键后，您的电子邮件并不是直接就到了您要发送的电子邮件信箱里，而是会经过数量不可预知的中间服务器，任何人只要能访问到该路径上的任何服务器，就都可以读到正在传输的消息内容。和纸质邮件一样，电子邮件的传送也与距离有关，两个电子邮件信箱之间的中间服务器节点越少，被人偷看的可能性就越低，这里的节点就相当于纸质信件的转发邮局。得到电子邮件消息虽然不能像翻开明信片那样简单，但也并不会多难。

对于那些需要保密的的邮件，采用数字证书帮助安全发送是最常见的方法。数字证书又名数字标识(即Digital Certificate, Digital ID)，它提供了一种在Internet上进行身份验证的方法，是用来标志和证明网络通信双方身份的数字信息文件，与日常生活中的司机驾照或身份证相似。数字标识由公用密钥、私人密钥和数字签名3部分组成。当在邮件中添加数字签名时，您就把数字签名和公用密钥加入到邮件中。收件人可以使用您的数字签名来验证您的身份，并可使用公用密钥给您发送加密邮件，收到的这些加密邮件必须用您的私人密钥才能阅读。要发送加密邮件，您的通讯簿必须包含收件人的数字标识。这样，您就可以使用他们的公用密钥来加密邮件了。当收件人收到加密邮件后，用他们的私人密钥来对邮件进行解密才能阅读。

我们还可以利用软件来对邮件进行加密。HotCrypt是一个加密电子邮件消息的程序，也可以加密文本文件并解密。HotCrypt采取了先进的加密算法，可以有效地保障数据的安全，它支持任何邮件程序或其他文件编辑窗口，通过热键即可快速加密，方便易用。

2.5 邮箱炸弹的防范

邮件炸弹的原理是向您有限容量的信箱投入足够多或者足够大的邮件，使邮箱崩溃。这类炸弹很多，例如Nimingxin、Quickfyre、Amail、Emailbomb、Upyours系列、雪崩等，它们都能向您发送匿名邮件，连续发送邮件。炸弹的使用也很简单，和平时书写邮件相同，填上收信人的E-mail地址、输入要发送的次数、选择SMTP主机、随意填上自己的地址，按“发信”就开始发送炸弹了。

我们可以使用如下方法来尽可能地避免邮件炸弹的袭击： (1) 不随意公开自己的信箱地址; (2) 隐藏自己的电子邮件地址。如将aahy@sohu.com在输入时改成aahy.sohu.com，这样一来大家都知道这个实际上就是邮箱，但是一些邮箱自动搜索软件就无法识别这样的“邮箱”了; (3) 谨慎使用自动回信功能。“自动回信”功能设计初衷很好，但也有可能被利用制造邮件炸弹!一旦对方发来一封信而您没有及时收取，邮件服务系统就会按您事先的设定自动给发信人回复一封确认信，如果发信人也使用自动回信功能，就会又发给您一封确认信，于是这种自动回复的邮件就会在两者之间重复发送，直到把双方的邮箱炸了为止。

3 结束语

电子邮件的附件是病毒、蠕虫和特洛伊木马从一台计算机传染到另一台计算机的主要媒介。在HTML编码的邮件中的恶意脚本或不安全的ActiveX控件可能会对您的计算机造成危害。没有加密的邮件内容可能会被人偷看，这既可能发生在邮件传输过程中，也可能发生在达到目标计算机后。了解了这些信息后，您的电子邮件还在网络里“裸奔”着吗?您对收到的电子邮件警惕了吗?让我们一起来动手打造安全的电子邮件吧!

摘要：电子邮件已经逐步融入我们的生活, 成为日常交流、传递信息、商务往来的重要工具, 但它也是安全隐患的主要来源。介绍了电子邮件的工作原理, 从防欺诈邮件、防危险附件、防邮件炸弹等方面阐述了保证电子邮件安全的几种措施。

关键词：计算机,电子邮件,安全

参考文献

[1]Ed Boot, Carl Siechert.精通Windows2000和Windows XP安全技术[M].北京:清华大学出版社, 2006.

[2]袁剑锋.网络安全问题及其防范措施[J].中国信息科学, 2006 (7) .

电子邮件礼仪篇8

毫无疑问，电子邮件正在改变着人们的沟通方式。商务往来中，电话、商函的使用率在逐步降低，快捷方便经济的电子邮件成为职业人士的首选。然而，由于电子邮件快速而便宜，可能缺乏应有的尊重。这可能导致销售损失，激怒客户……甚至更糟。所以，掌握好电子邮件礼仪非常重要。

电子邮件礼仪原则

在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到恻言人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

主题五忌

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1、忌空白标题，这是最失礼的。

2、忌标题冗长，含义不清，标题要简短清晰，能反应邮件的内容和重要性。

3、忌随便使用“紧急”等字眼，引人反感。

4、忌主题不明，东拉西扯不知所云。

5、回复时最好根据内容自拟标题，不要rere一大堆。

恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他／她的，要求其给出必要的回应；如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某某经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“某某先生”、“某某小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级別高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

邮件开头结尾最好要有问候语，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

正文简明扼要，行文通顺

Email正文应简明扼要地说清楚事情。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

注意电子邮件的论述语气，根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

最好在—次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，注意拼音输入法带给你的同音别字。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。不要动不动使用笑脸表情等字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。这不是你的情书，所以最好慎用。只用在某些你确实需要强调出—定的轻松气氛的场合。

小心使用附件功能。附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。有些附件可能毫无必要，也许收件人已经有了。传真或者邮寄那些冗长的附件。小心使用抄送功能。你也许会把自己的邮件像备忘录一样抄送给其他同事或者客户。不要滥用抄送功能，否则收件人会以处理垃圾邮件的方式一删了之。

恰当选择语言

只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

尊重对方的习惯，不主动发送英文邮件。如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。选择便于阅读的字号和字体。中文用宋体或新宋体，英文就用verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别是公务邮件。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

签名信息不宜过多，一般不超过4行，写上姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息就行了‘，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

外贸英文邮件篇9

Gentlemen:

Thank you for your order No. 599. In order to e_ecute it, please open an irrevocable L/C for the amount of US$ 50,000 in our favor. This account shall be available until Sep. 20. Upon arrival of the L/C we will pack and ship the order as requested.

Sincerely

通知已开立信用证

Dear Sir:

Thank you for your letter of June 18 enclosing details of your terms. According to your request for opening an irrevocable L/C, we have instructed the Beijing City Commercial Bank to open a credit for US$ 50,000 in your favor, valid until Sep. 20. Please advise us by fa_ when the order has been e_ecuted.

Sincerely

请求信用证延期

Dear Sir：

We are sorry to report that in spite of our effort, we are unable to guarantee shipment by the agreed date due to a strike at our factory. We are afraid that your L/C will be e_pire before shipment. Therefore, please e_plain our situation to your customers and secure their consent to e_tend the L/C to Sept.30.

同意更改信用证

Gentlemen: Sept. 5, 2001

We received your letter today and have informed our customers of your situation. As requested, we have instructed the Beijing City Commercial Bank to e_tend the L/C up to and including September 30. Please keep us abreast of any new development.

Sincerely

抱怨发货迟延

Dear Sirs: Sept. 25, 2001

Concerning our order No. 599 for 200 mountain bikes, so far you have shipped only 50 bikes against the shipment. We are notifying you that we reserve our right to claim on you for the shortage, if it is confirmed. We have given our customers a definite assurance that we would supply the goods by the end of September. We hope you will look into this urgent matter.

Yours faithfully

处理客户的抱怨

Gentlemen: Sept. 30, 2001

In response to your letter of Sept.25, we regret your complaint very much. Today we received information from Hong Kong that the remaining 150 bikes were on a ship that developed engine trouble and had to put into port for repairs. The trouble was not serious, and the vessel is now on her way. She would arrive at your place tomorrow or the ne_t day.

问候邮件英文篇10

I am extremely sorry to hear that your illness, whichwe had thought could be better soon, has becomemore serious, thus you have to go into hospital. Letus hope that it will be for only a very short time, andthat you will soon be out and about again. Everybody here sends his best wishes to you for aquick recovery.

With kind regards,

Yours sincerely,

Tom

亲爱的约翰：

听说你病了，我深感不安。原来我们还以为你的病情有所好转，事实上却反而加重，而不得不住进了医院。但愿这是短时间的，很快会恢复健康。这里每个人都祝愿你早日痊愈。

特此问候

电子邮件绝非万能篇11

作为洛杉矶专业服务公司LAC Group(www.lac-group.com)的首席运营官，他并不介意浑身上下挂满高科技的玩意儿，但有时也会因此而感到苦恼，而电子邮件尤为让他苦不堪言。他估计自己每天都会收到500封邮件，公司邮箱的收件箱里则至少塞着5000封邮件。邮件太多，而有用的太少。

Robert说：这真让人崩溃，就算我根本看都不看就删除邮件，也得花很长时间。

于是Robert带领他的公司努力摆脱电子邮件的困扰，他们要解决的不仅仅是单封邮件，而是电子邮件本身带来的问题。近几个月来，LAC Group正尝试用电子邮件的替代品交流和分享信息，例如Google+(www.google.com/+)等公共社交网络以及37signals Basecamp(basecamphq.com)等项目管理软件，还有包括Salesforce Chatter (chatter.com)在内的私人网络。

Robert说：我未来一年内的计划就是让大家远离电子邮件。我认为电子邮件太落伍了，它让我没有存在感。

Robert并不是一个人在战斗。去年，法国公司Atos(www.atos.net)因为完全禁止公司内部邮件而登上新闻头条。另外80后的员工也证明了电子邮件的无用：今年3月，Pew Research Center报告称63%的年轻人每天收发短信，但只有6%的人会每天收发邮件。(macworld. com/7781)

不用电子邮件行吗？为了找到答案，我们调查了一些圈内的公司和工作人员，他们已经部分或者全部放弃使用电子邮件。这些开拓者们将视频会议、聊天以及社交网络融合在一起提出了解决方案，目的是减轻负担，专注于生产力，甚至仅仅是为了给员工创造可自由支配的时间和空间。而这些方案有的来自公司上层，有的则来自基层，而且大部分的解决方案需要依赖iPhone和iPad才能成为现实。我们将在以下内容详细为读者介绍这些解决方案。

从零开始开发电子邮件替代品

一些公司创建了内部系统，从而越来越少地依赖电子邮件。这种系统很大程度上要依赖社交网络的某些功能，才能确保对的人在对的时间里接收到对的信息。

就像有了监控器大家对Facebook或Twitter了如指掌，而且现在还有了iPad来帮忙。正是受到它们的启发，加拿大数字营销公司Klick Health (www. klick.com) 找到了减轻员工收发电子邮件压力的方法。

“我们认为可以通过更好的办法来组织工作，更有效的方式让人们获得信息。”Klick公司CEO Leerom Segal说。他将Facebook比作思想交流的一个案例，Facebook是让人们融入谈话中的一种工具，同时互相交流还能延伸出很多人们可能会觉得有用的其他信息。

基于这种理念，Klick公司于8年前创建了Genome—一个融合了社交网络和老式任务管理软件的公司局域网系统。Genome的界面类似Twitter，分成三部分，员工可以将信息发布在右边栏里，公司财报和其他商业信息则依次发布在左边栏里。中间大部分区域则供员工开始“tickets”，tickets指的是从头到尾跟踪并监控一个工作项目（参见“跟踪项目”）。员工们人手一台iPad，在家或外出时都能收到最新消息。

Segal指出，Genome最大的好处在于它灵活机动。如果一名员工首次开始某个工作任务，Genome会推荐有经验的员工帮助他，或者提供一系列相关资源供他参考。当某个任务卡壳时，或两名员工为此正争得面红耳赤时，Genome会立即“注意”到这一点，并通知领导进行调节。

Segal说，“Genome就像个监控器，在管理员工时，它能够找到最容易进入并调节的时刻。”

Segal也表示，Klick正在努力避免Genome重复电子邮件的老路，给用户带来诸多不便。这需要有人一直跟踪并监控Genome的发展情况。所以公司派出了一个十人小组设计并开发Genome，如果Genome达不到预期效果，公司也并不害怕砍掉其中的某些功能。

Segal说：“我们称Genome为数字进化论，如果它不能节约人们的时间，就没有价值。”

美容连锁店的高招 Klick使用Genome将员工们联系在一起，而Seva (www.sevabeauty.com)则采用完全不同的方法。Seva是一家开在沃尔玛里的美容连锁店，目前在美国九个州都有分店。它以iPad 2为基础，将客户信息和即时消息以及FaceTime视频融入到店内管理工作中。这样一来，经理可以实时监管员工的工作情况和美发店的店内情况。

没有iPad之前，Seva店面还很小，员工们通过个人电子邮件交流。随着Seva开始扩张店面，高管们决定将美容院和客户、管理人员和员工以及总部和连锁店之间的交流集合在一起，高管们希望信息的交换速度比发送邮件更快。

Seva联合创始人Vas Maniatis说：“我们需要充满活力的东西，这需要我们拥有实时传送的信息，店内需要，店外也需要。”

每一家店里都有至少两台iPad。一台让客户登录，如果客户来的时候店里正好很忙，他可以先去沃尔玛购物，等到有空位时,iPad会发信息到客户的手机上。而对于店内经理来说，他们即使不在店里，也能通过FaceTime监管员工的工作情况，还能发送即时消息为员工提供帮助。

Maniatis说，“加盟店可以和总部之间交流，可以监管店内情况，还能实时地和客户交流。”

现在，经理们可以通过这个新系统监管员工并提供及时帮助，而不用像以前一样来回发送邮件了。比如说，有一次芝加哥的高管们发现一家马里兰的新店表现不佳，和其他店比起来，这家店的回头客不多。高管们通过FaceTime查看了这家店内员工的工作方法，然后给出指导，让这家店的回头客很快又多了起来。

Maniatis说：“问题会突然冒出来，可能就在此时此刻。但我们能在芝加哥立即评估员工的表现，而用的只不过是简单的台式电脑和iPad。”

他还说，电子邮件无法满足高管们实时监控员工并提供指导的意愿。公司现在几乎只用电子邮件通知顾客已有预约。

附加的好处是员工可以专心自己的工作，不会因时不时检查电子邮件而分心。

社交媒体成为帮手

某些公司在创建自己的工具，但另一些公司发现可以利用现成的新技术来管理内部通信。

无障碍沟通例如，基于网络的Socialtext (www. socialtext.com)，起步价为50用户每年5000美元，Socialtext告诉有购买意向的买家能够根据公司的规模进行“扩展”。这个平台有点像WordPress博客，也可以被修改，各个公司可以通过一个“主题编辑器”设置自己公司的商标和颜色。

金融服务公司The Motley Fool(www.fool.com)，将它的Socialtext主题版本称作为“Jingle”。页面的左栏是公司内部网的信息例如公司福利等；中间部分是Facebook风格的员工帖子；右栏则是公司管理层发布的视频及“重要新闻”。

管理人员说，电子邮件中充斥了太多闲言碎语，例如给全公司发送关于生日或下班后聚会的信息，这样使得不想关注此类信息的人的邮箱里也往往塞满了此类邮件，所以公司才开始使用Socialtext，创建了Jingle。

高层领导最终决定需要进行改变，The Motley Fool的创意服务部门副总裁Jeb Bishop说道：“领导们厌烦了从一大堆无关邮件中找真正有用的东西，这使得我们看起来像个八卦公司。”

Jingle能够有效阻止此类邮件，它允许员工们将自己分成不同的“亲密群组”，类似于Facebook的群体功能，可以让用户按照共同的兴趣领域自行组织划分，并互相沟通。比如说养狗人士，他们有共同的话题可聊，这样就可以在Jingle中拥有自己的亲密群组。公司的高层认为，在公司组建用以日常交流的网络，可以提高创造力和生产力。

他们还补充说，任何人遇到难题都可以发布到Jingle上，向整个公司寻求解决方案。这样做有利于内部业务信息的平滑交流，同时也更好地解决了问题。

“我们已经将烦人的邮件减少了75%，”Bishop说道，“任何人都可以随时向所有人询问关于问题和疑问的答案或见解。这样更有效率，也不容易引起混乱（跟面对面会议相比）。”

更快找到答案当员工们等不及公司为他们建立一个社交网络的时候，有这么一些站点可以让员工自己搞定：Yammer (www. yammer.com)和Socilatext的产品差不多，但不需要公司的介入。相反，员工可以注册免费服务。站点提供带公司域名的邮件地址，并且只能与拥有相同公司邮件域名的Yammer用户交互（这一点很像早期的Facebook，当时网络被限制于大学校园内使用）。

Yammer首席执行官David Sacks说，当有足够的员工注册后，他们的公司经常支付给Yammer一定费用做管理和服务支持。它的400万用户中，已有超过20%的用户为服务付费。（基本账户为每用户每月5美元）。Sacks说Yammmer的社交网络方面的功能让职员们能够更容易找到需要的信息。

“使用电子邮件的话，你必须知道发给谁。Yammer可以让你提交你的问题，人们都能看到它并进行回答，或者转发给知道的人。”Sacks说，“而电子邮件可不是想看就能看到，它要么发给你，要么没有。”

这种方法特别适用于大型或特大型机构。Jill Thompson是北加州Charlotte-Mecklenberg(www. cms.k12.nc.us)学区的老师，她也是Yammmer的成员之一。Yammer为数学老师提供教学指导、图书俱乐部等服务，Jill在家中用iPad就能登录它。

Yammer让我清楚地知道学区里正发生了什么。Jill说道：“电子邮件是一个双向交流，我告诉并从其他老师那里获得相关信息。”Ram Singh是小型金融信息公司Afiniate (www. afiniate.com)的CEO，他身在华盛顿，但雇员们则遍布美国和欧洲，他表示Yammer内网的这种方式对他的公司来说也很重要。

“电子邮件在某些方面很管用”。Singh说道：“但在保存日常工作安排或上级下发的指令方面，电子邮件做得太糟了，但Yammer却很棒。”

改变不可一蹴而就

Virgina Tech(www.vt.edu)的助理教授Aditya Johri正在研究公司邮件的替代品，最终他认为这是一个循序渐进的过程。目前，电子邮件仍然是公司内部交流最好的方法—从法律上来讲也很可靠。不能说公司已放弃了电子邮件，只能说它们对电子邮件没有那么依赖了。

很多时候，解决方案仅是简单地停用电子邮件。例如Seva的Maniatis，会采用Fuze Box Meeting开远程会议（每月15美元至69美元; macworld.com/ a/1153775），并通过Dropbox向连锁店发送大文档或其它信息(macworld.com/a/1167023)。为了避免用电子邮件来回发送文档，一些公司使用Google Docs实时更新或修改文档（docs.google.com）。

同样的，再也不用通过电子邮件，而只要有Doodle（www.doodle.com）就能安排会议时间了(www.doodle.com)。37signal Campfire可通过组织聊天室(每月12美元至99美元; campfirenow.com)来简化内部信息的传递流程。大部分此类工具都和iOS设备兼容。

Johri说：“公司使用维基百科、博客，现在又用上了微博。”大多数情况下，工作任务决定了工具的选择。

回到洛杉矶，Robert Corrao仍在寻找一劳永逸的解决方案。他希望苹果公司能够逐渐进入企业级市场，研发出适合企业使用的产品。他提到了微软的Lync(macworld.com/7822)，其中两个主要功能是安全性和交流存档—即将即时消息、对话、视频会议当然还有电子邮件打包在一起。“现在没有所谓的独家秘方”他如此说道。

在那些已经走到前列的公司中，员工们似乎并没有意识到已重塑的内部交流其实已经带来诸多好处。员工很少会受信息之累，而大部分的信息总是和员工们手头的任务相关。Seva美容院的Maniatis说：“这已经超越了交流，而俨然变成了纯粹的互动。”

高层们还说这能提升员工的业绩，帮助他们保持清醒，并更专注工作。

The Motley Fool的Bishop谈到用Jingle替代电子邮件时，说道：“它能帮助我们化繁为简，现在全公司范围的邮件已显著减少，基本上都被清除了。”他还补充说：“生产力也得到了提高。”

坚持发送简短邮件

别想给Will Benton发长篇邮件，因为他根本就不会看。Benton是伦敦数字营销公司Hoop的CEO，他使用第三方服务Shortmail (shortmail.com)会自动提醒你将邮件压缩到500字以内（差不多三段twitter的长度或者本文的一半长度），只有这样Benton才能收到你的邮件。

“电子邮件应该短小精悍，而不是高谈阔论。这样对工作有两大好处：发送或者接收简短的邮件都不耗时。”Benton说道：“一开始，人们抵制我的观点，但当我解释了这么做的原因以及这个工具背后的概念时，人们开始接受我的做法了。”

Shortmail的CEO Daby Troy指出近年来简化邮件的非技术性方案层出不穷，从哲学角度出发的Inbox Zero(inboxzero.com)和Three Sentences(three.sentenc.es)就是其中的代表。但Daby说：“它们不能为大多数人解决实质性的问题”。

“我们试图将这些规则有条理地整合在一起，以精确交流为目的开发一种技术。”Troy说：“我们发现简洁的电子邮件很可行，它能提高人们回复邮件的速度。”

优势

可发送紧急信息

The Motley Fool的Jeb Bishop向我们解释不用电子邮件推送信息会带来某些限制，他说：“不登录Jingle，你就会错过很多重要信息。要是大楼着火了，我们得用电子邮件发送这条信息。”

和客户沟通

我们用电子邮件最大的原因恐怕是和客户沟通了。Seva的Vas Maniatis说：“一方面，电子邮件无所不在，根据ComScore报道，电子邮件仍然是网络中最主要的活动之一，占全美在线活动的70%。”

保存记录

公司常常会出于安全考虑保存交流记录。Virginia Tech助理教授表示这会延缓其他的交流方式代替电子邮件的速度。

隐私考虑

不是所有的话题都适合公开讨论。当涉及赔偿金或抱怨时，还是用电子邮件比较好。