商学院档案管理办法

商学院档案管理办法（精选10篇）

商学院档案管理办法 篇1

附件：

安徽交通职业技术学院档案管理办法（试行）第一章总则

第一条为加强学院档案的科学管理，更好地为学院教学、科研和其它各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》等有关文件精神，结合我院实际，制定本办法。第二条学院档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。档案是师生员工集体智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学院历史的见证。第三条档案工作是学院的重要基础工作之一，档案记录反映了学院建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据。它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作。

第四条学院档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第五条学院应加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，纳入学院规划和计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第二章 档案机构及其职责

第六条学院设综合档案室，隶属学院办公室。综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的机构。其主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，提高全院师生员工的档案意识；

（二）建立健全学院各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况；

（三）组织全院专兼职档案人员的业务培训，努力提高专兼职档案工作人员的素质和档案工作水平；

（四）负责应归档档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作；

（五）开展档案和资料的开放和利用工作；

（六）积极参与学院档案信息工作整体化建设；

（七）编辑档案参考资料和检索工具；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）科学管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全。第七条各部门负责人负责本部门档案工作，各部门兼职档案员具体承办本部门档案工作。部门兼职档案员主要职责：

（一）认真学习国家档案工作法律、法规和学院档案工作规章制度；

（二）根据学院综合档案室制发的各门类档案的案卷类目和要求，做好预立卷和归档工作；

（三）负责部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向学院综合档案室办理档案移交手续；

（四）积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平；

（五）主动接受学院综合档案室的业务指导和督促、检查；

（六）注意文件材料的安全和保密工作。第三章档案工作人员、经费、库房、设备 第八条学院档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，勇于创新，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。第九条学院专职档案工作人员列入学校事业编制，学院专职档案工作人员属档案专业技术人员，按《高等学校档案管理办法》、《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。第十条档案工作所需经费由学院单独立项，列入学院年度经费预算。学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的经费给予支持，并为本部门兼职档案管理人员提供必要的工作条件。

第十一条学院根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，为学院综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。第十二条根据工作需要，学院应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学院管理现代化同步发展。第四章档案归档移交接收

第十三条 学院应建立和完善立卷归档制度，并把各种文件材料的归档纳入教学、科研、管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。不允许将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有。

第十四条 学院应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

（一）学院在党、政管理活动中形成的文件材料，应严格遵照文书处理程序办理。文件办理告一段落或全部办理完毕后，承办人应该把原稿、正文及有关材料整理好，交本部门兼职档案人员保存，以便立卷归档。

（二）学院教学部门应建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档的制度，确保每一个教学年度在进行教学管理工作中形成的文件完整、准确、系统。

（三）学院在科研工作中，应该做到各部门下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与检查科技档案归档情况同步。

（四）在基建中，基建部门应该在项目申请立项时，就开始进行文件材料的积累、整理、审查工作。项目竣工验收时完成文件材料的归档和验收工作。

（五）学院学报、校刊等出版物，编辑人员在收稿、审稿、编辑、印制到归档整个过程中都要认真做好文件材料的收集、积累、整理工作，确保应归档的材料齐全、完整、质量符合规范标准。

（六）财务工作，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后移交学院综合档案室。第十五条文件材料归档范围

（一）党群类

主要包括学院党委及工会（离退休人员管理）、团委、民主党派等组织、部门工作中形成的文件材料。

（二）行政类

主要包括学院及学院办公室、人事处、保卫处、总务处（后勤）等部门工作形成的文件材料。

（三）教学类、学生管理类

主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、学生工作（武装部）的文件材料。

（四）科学研究类

主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料。

（五）产品生产与科技开发类

包括学院自行设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像载体材料。

（六）基本建设类

主要包括综合管理、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收材料，基建预算、概算、决算、器材等方面材料。

（七）仪器设备类

包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。

（八）出版类

包括学院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中形成的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类

包括学院在与外国团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、友好往来、教学活动中形成的文件材料。授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（十）财会类

包括各类凭证、报表、账簿、工资（条）等。

（十一）声像载体类

包括学院各项活动中形成的对学院和社会具有参考价值和凭证作用的，以音响、画面、图片照片形象方式记录的专门载体及其配套的文字材料。

第十六条 我院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各系部处室的兼职档案人员要随时收集应当归档的材料，及时存放在专用袋（夹、盒）内。在年终或课题完成时，对积累的材料进行核查、整理、编目后向学院综合档案室移交。

第十七条 对科研成果、基建工程等进行验收时，应该有档案人员参加。有关业务部门应会同档案室对归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予盖章、不予上报成果、不予结算经费。

第十八条 凡需归档的文件材料，必须“遵循文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷后向学院综合档案室移交。第十九条 凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能用易褪色（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等）、易变质的材料书写；不能有金属物装订。要符合《高等学校档案工作规范》要求。第二十条 归档时间：

（一）党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；

（二）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（三）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（四）财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年六月底前归档；

（五）特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

第二十一条 各部门向学院综合档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，（写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间，学院统一格式），交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。

第二十二条 学院各部门专兼职档案人员有责任做好本部门文材料（各类归档材料）的收集、积累、立卷、归档和按时移交工作。第五章档案利用 第二十三条学院综合档案室应采取多种措施，开放档案信息资源，加强档案的编研工作，积极主动地为学院各项工作服务。第二十四条凡查阅、利用档案，均应按规定办理利用手续。对借出档案，档案室要定期催还，并检查归还档案是否完好，若发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学院处理。第二十五条学院综合档案室应按国家有关规定公布档案，未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及党和国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成部门规定限制利用的。

（五）涉及学院内部秘密的。

第二十六条凡是持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。如查阅非本部门归档的带有密级或者限制使用的档案时，须持本部门介绍信，经档案分管领导同意方可查阅。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十七条重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件。如有特殊需要，须经分管档案工作的院领导批准。

第二十八条学院档案室应当积极开展档案的编研工作，根据需要有计划、有步骤地对档案资料进行研究整理并编印组织沿革、大事记、会议简介、基础数字汇集、专题概要等。第二十九条学院综合档案室应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。第六章档案管理

第三十条学院综合档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向领导汇报，及时处理。第三十一条档案是学院科学管理、正确决策的重要信息资源，为充分发挥档案信息资源的作用，学院应将档案室纳入学院自动化信息管理网络，使档案室现代化管理同学院现代化管理同步发展，以适应档案科学管理的需要。

商学院档案管理办法 篇2

一、教学档案的特点

(一)文件来源分散。教学档案来自于教学工作的各个环节,除了少部分来源于教务管理部门外,大部分来源于从事教学活动的教师。而来源于教师个人的教学文件材料,大多不需经过收发部门登记,且没有副本,甚至长年累月存在于教师个人手中。因此,教学档案的来源与其他档案相比,具有明显的分散性。

(二)专业性强。高校的专业设置、学科划分比较细致,一般的高校专业数量少则十几个,多则几十个甚至上百个,且每个专业在课程设置、教学内容及方法等方面各有不同,导致这些教学档案材料表现出很强的专业性。

(三)种类繁多。存放在二级学院的教学档案除了上级主管部门下达的文件、本部门的计划、总结及会议记录等行政管理材料,还包括教学计划执行及教学质量监控各环节产生的教学管理材料,种类繁多,涉及面广,内容丰富。

(四)载体的多样化。教学档案管理的载体除了纸、卡片、照片等传统载体外,还包括各种办公文档和多媒体文档等电子载体,而电子载体在归档时一般需要刻录成光盘。

二、目前高校二级学院教学档案管理中存在的主要问题

(一)重视程度不够,档案意识薄弱。随着高校档案事业的发展,人们对档案的了解、认识和利用都在与日俱增。但从实际状况来看,人们的档案意识还非常薄弱。对于档案是什么,档案有什么作用,档案的价值怎样实现等问题都只是一知半解。特别是实行二级管理后,部分教学档案不再由学校档案馆统一存档,由二级学院自行保存。二级学院承担着繁重的教学任务,从学院领导到教职员工始终把教学工作放在第一位,对教学档案管理缺乏足够的重视,仅仅把它视为教学管理的附属工作,在检查评比时,往往临时突击,草率整理,敷衍了事。

(二)二级学院教学档案管理人员专业化知识缺乏。二级学院大多没有配备专职的档案员,其教学档案的管理基本上由学院的教务秘书兼任,而且人员更换频繁。教务秘书忙于日常教学运行工作,大部分没有受过档案管理的专业培训,不懂档案管理业务和要求,工作被动,严重地影响了教学档案管理的质量。档案、计算机专业人员少,薄弱的人员和技术力量难以满足目前信息化建设的需要。

(三)没有专门的档案室,设施落后。高校实行的二级管理要求各教学部门管理大量教学档案,但是大部分二级学院没有设立专门的档案室,更不用说配备空调、去湿机、视频监控、密集架及消防设备,大量的教学档案随意存放在教务办公室、行政办公室甚至教师个人手中,造成很多重要档案丢失或损坏。

(四)管理手段落后,缺乏创新模式。档案收集保管的目的,是为了利用,为学院的中心工作服务。传统的教学档案多以纸质形式保存,占用空间大、查找检索困难、保密性不强。但信息的价值在于传播,而不在于储藏。任何“意义”“价值”之类的判断,在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。

三、加强高校二级学院教学档案管理的措施

(一)规范和完善二级学院教学档案管理制度。科学、规范、完善的管理制度,是各项工作得以有效实施的重要基础。各高校普遍建立了档案管理的规章制度,一些高校还纳入了学校各项工作的规章制度之中,还有一些高校建立了档案工作考核评价制度。但考核的监督执行、考核结果的公信力还需要提高。建议完善已有法规,捋顺关系,监督执行。二级学院应根据自身特点制定教学档案管理的各项规章制度,提升管理质量。如:制定二级学院教学档案管理制度,包括从材料的收集、整理、立卷、归档到档案的分类方法、细则、保管、利用等制度,在执行过程中,可实行激励机制,有条件的学院可以专门设置教学档案管理岗位,配备专职档案管理人员统一管理本部门的文件材料。

(二)重视宣传,提高全员档案意识。教研室和实验室是产生和形成教学相关档案的主体,也是档案保留和提交的主体。大部分教学档案是在教学和实验过程中产生的。每一位教职工要了解党和国家有关档案工作的方针、政策,明确收集档案材料是教职工份内的工作,应尽的责任,从而形成规范的文件材料流向制度。同时把教学材料的归档工作与教职工的年度考核、职务晋升及职称评定等挂钩,进一步增强教师的责任感和归档的积极性。

(三)做好教学档案材料的收集和归档工作。二级学院分管档案工作的领导必须保障档案管理人员完成年度档案工作所必需的时间和条件。专兼职档案员要加强档案意识和工作责任心,主动地采取措施,在归档前按照归档范围到各教研室、实验室、研究所收集分散在个别教职工手中有价值的各种材料,并认真检查文件是否齐全、完整,检查文件的联系是否互相混淆或有拆散现象,检查是否有遗漏或不需要归档的材料。确保归档文件材料完整、准确和系统。同时对各种不同载体形式的档案材料也要加强收集,如照片、实物、奖状、奖杯等,实现档案载体形式多样化。

(四)加强档案人员的业务培训。由于档案管理工作专业性强,二级学院的教学档案内容复杂多样,但是大部分二级学院的档案管理人员是兼职的,没有经过专门的培训,且更换频繁,因此高校档案部门应加强对二级学院兼职档案人员的业务培训,有条件的可以在每年年初由学校档案馆的专职档案管理人员,结合具体案卷,加以详细讲解和操作指导,提高兼职档案员的业务水平。

(五)积极应用现代办公技术,进一步做好档案的利用工作。在科技技术和信息技术高度发达的今天,传统的服务内容和方式已经不能适应新时代的要求,必须赋予新的内涵和方法,这就要求档案管理人员需要充分利用扫描仪、数码相机等数码设备对有长期保存价值的、有特色的的纸质档案进行数字化加工,将其转化为储存在磁盘、光盘上的电子文件。同时,高校几乎每位师生都在用计算机编写教案、绘制图表、撰写学术论文和专著,形成了大量电子文件。电子文件已是高校新形成的文件主体。因此,档案管理人员应充分利用现代化的办公系统,利用档案信息网络管理平台,快速、准确、及时地帮助使用者提供档案信息资源,提高查询效率,以此达到提高服务质量的效果。

总之,社会信息化致使社会各项活动的记录产生于网络数字化环境,人们进行交流和传递信息的手段也从纸质走向电子媒体,高校档案数字化建设需要一个不断探索、不断发展、不断完善的过程,高校二级学院教学档案管理也需要遵循科学的原理,采取正确的方法,才能实现档案工作的价值。

摘要：本文分析了高校二级学院教学档案管理中存在的档案意识薄弱、档案设施及管理方式落后等问题,从完善档案管理制度、重视宣传、人员职业技能培训、利用现代化技术管理档案等方面提出了针对性的解决方案。

关键词：高校,二级学院,教学档案,档案管理

参考文献

[1]高等学校档案管理办法.教育部、国家档案局令〔2008〕第27号.

[2]许娟.新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考[J].北京档案,2010(4).

论独立学院人事档案管理策略 篇3

关键词：独立学院 人事档案 聘用制

一、独立学院人事制度的核心——聘用制

当前，开办独立学院就成为了扩大高等教育规模、解决教育经费不足的有效途径。可以说，独立学院的诞生是由于“公办高校、地方（省级）政府、社会投资者、考生家庭”这四方的积极性会聚到一起的。独立学院一般由普通高等学校申请成立，并负责其教学管理，申请学校不需要国家财政支持，转为依靠社会资金，按民办机制运行。这种办学形式相对独立，并具有较大自主权。学校不仅负责日常教学管理工作，而且，还可以自由评聘教师。很多教师都是从母体高校中聘请，即使聘用专职教师，也与原有母体高校并无实质上的联系，而只是以独立学院的名义实行聘用制。这种聘用制也正是独立学院人事制度的核心。

二、聘用制下独立学院人事档案管理方面存在的问题及成因

（一）存在的问题

1.档案意识淡薄。良好的档案意识是加强档案管理工作的主观基础。如果组织成员普遍都具有良好的档案意识，必然会产生应用档案信息的强烈愿望，这种愿望将进一步推动档案管理工作的发展。但是从目前的情况来看，大部分院校的档案意识还非常淡薄。

2.“重新建档”现象层出不穷。随着聘用制的广泛实施，独立学院人才流动现象加剧。某些学院为了吸引优秀人才采取“重新建档”的方法来吸引人才。这种违规做法成为很多独立学院招聘人才的“法宝”。

3.档案材料质量不高。聘用制的发展要求独立学院人事档案发挥越来越重要的作用。但是，独立学院人事档案材料质量并不高。具体表现为：档案内容不完整；档案整理欠规范；档案信息失真等。

4.“弃档”现象屡见不鲜。因为独立学院的特殊体制，教职员工与学院之间的关系相对松散，很多教职员工对待工作本身也并没有太多的留恋。为了实现自由流动，很多时候，教职员工甚至会放弃档案就直接“跳槽”。

（二）问题的成因

1.管理制度存在漏洞。独立学院的人事管理体制具有崭新的特點，人事档案的传统功能弱化，各方面对人事档案的重视程度也相对较低，在管理上比较松散，这使得档案毁损失踪、缺失材料等现象屡见不鲜。这些问题主要就是由于独立学院人事档案的采集、整理、归档等管理制度不尽完善。

2.管理手段比较落后。当前，独立学院人事档案管理部门需要履行的主要还是人事档案的收集、整理、存档和保管等工作，与传统的人事档案管理模式并没有太大差异，管理手段也比较落后，现代化程度不高。现代化管理手段并没有在人事档案管理工作中得到广泛的应用。

3.人力资源建设短缺。在聘用制下，独立学院档案管理部门无论是从人力资源数量还是管理人员素质，都亟待提高。再加上人力资源管理机制缺失，更使得档案管理部门的人力资源建设成为制约档案管理工作发展的主因之一。

三、聘用制下独立学院人事档案管理的主要策略

（一）人档分离

应该让独立学院的人事档案管理工作与社会化档案管理相结合，由母体高校所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将独立学院人事档案管理部门的相关管理职能分离出来，建立政府所属的独立学院人事档案管理部门。这一独立学院人事档案管理中心应设立为不以赢利为目的的事业单位，至于开展档案管理相应工作和提供服务的经费，应该从最开始的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全部负担。进而，以职能的专业性、机构的相对独立性和服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

（二）开放式管理

随着聘用制的发展，独立学院之间、独立学院与社会之间的人才流动将越来越频繁，所以，在更大范围内实行开放式人事档案管理已经成为必然的选择。人事档案开放式管理模式与传统的人事档案管理模式差别较大。在传统模式下，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，相对封闭。而社会化开放式人事档案管理模式服务面更广，也便于社会机构与人员对档案加以利用，容易采用现代化的管理方式，但却存在易泄密、易丢失等弊端。对于现代人事档案管理工作来说，应该将两种模式的优势加以结合，规避各自风险，建立更完善的人事档案管理模式。

聘用制的实行，削弱了人事档案原来的神秘化、政治化倾向。人事档案不再仅仅局限于单一组织部门的狭窄范围内，而经常会被组织、个人查阅、利用。同时，以因特网为代表的信息技术飞速发展，也改变了人事档案管理、服务的方式，在不涉及个人隐私的前提下，人事档案上网，采用网络化管理、服务方式，便于人事档案管理部门与外界进行人力资源信息交流，由单一的管理模式转变为开放式的交流模式。随着教育改革的深化，每个小单位自行管理人事档案的模式将被更大范围内实行的社会化、开放式人事档案管理模式所取代。

（三）长效保障机制

1.法律保障。制定有力的法律、法规制度并认真贯彻执行，是加强独立学院人事档案管理工作的必要保证。《中华人民共和国档案法》是有史以来中国权力机关制定的第一部档案法律，是建立健全中国档案法规体系的核心。独立学院人事档案法规体系要在《中国人民共和国档案法》为核心的档案法律为基准逐步建立、健全。这必然要求国家档案行政管理部门与人事部门、相关立法机构联合制定出一些与人事档案信息开发与利用相关的法规、政策，以对日益变化的人事档案管理工作形成一个总体的指导。

2.技术保障。在聘用制下加强独立学院人事档案管理工作，必然离不开现代化的技术和管理手段作保障。当前，独立学院人事档案的管理工作主要是以计算机技术为核心。这种现代化的管理方式将档案管理人员从手工劳动中解放了出来，大大提高了档案管理工作的效率。具体应该从以下几个方面展开工作：开发统一的人事档案管理软件；采用先进的档案保护设备和技术；重视声像档案与电子档案的形成与管理。

3.服务保障。由于独立学院不同的体制及其所带来的不同的人事管理体系，因此，在实际工作中，需要人事档案管理人员不断拓展服务领域，创新服务机制。要促进教学、科研单位与档案管理部门之间形成横向联系，进一步整合相关学科管理和科技创新人才资源，共同推进人事档案管理工作的发展。同时，要建立、健全信息共享机制，与社会联合进行档案信息资源的开发、利用，促进基础研究、应用研究和科技成果的转化。另外，还要发挥人事档案的信息服务功能，紧紧围绕独立学院党政工作的开展，及时、准确地提供相关档案，为科学民主的决策服务。

4.监督保障。充分发挥社会公众和各部门监督力量的作用，针对档案管理工作，研究、制订具体的检查、监督方案。可以建立定期或不定期的评议制度，邀请社会各界对档案信息资源开发利用情况进行公开评议，听取社会各界的意见和建议。

综上，独立学院的人事档案管理工作是独立学院人事工作的重要组成部分，在全面推行聘用制的今天，必然会面临崭新的挑战。本文就是针对这种情况提出了独立学院人事档案管理工作的管理策略，希望会对独立学院人事工作提供一定的帮助。

参考文献：

[1]刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].档案学通讯，2005，（5）.

学院档案管理工作总结 篇4

学院的领导班子高度重视档案的管理工作，主要领导曾多次在各种工作会上提出了“档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替将来着想的重要工作，必须做到全员知晓、部门参与、办公室负责、全力提供经费支持”的工作精神，并强调充分发挥学院档案的信息功能、文化功能和教育功能，为学院改革和发展服务的宗旨。通过制定规范化、标准化、现代化的工作标准，确立了在200*年下半年达到省级标准的工作目标，迅速搭建起了档案管理网络，配齐了高起点的档案管理设施设备，健全了各项规章制度，使学院档案在短时间内有了突飞猛进的发展。

二、完善管理体系，加强队伍建设

为了完善学院的档案管理体系，学院建立了专门的由党委常务副书记何小婉同志直管，办公室主任具体负责，配备两位同志任专职档案员，各二级管理部门、系、校区分设兼职档案员，各二级管理的部门、系、校区的主要负责人均作为本部门档案工作第一责任人的责任明确、管理到位的档案工作管理网络，为档案工作的顺利开展打下良好的基础。

高校二级学院教学档案管理研究 篇5

教育部对全国高校第一轮次的教学评估工作已经结束,高校二级学院教学档案在评估工作中起着至关重要的作用.在分析评建过程中高校二级学院教学档案管理工作凸显问题的基础上,提出了教学档案和评估资料一体化建设的.工作思路,井探讨了加强高校二级学院教学档案管理工作的具体措施.

作 者：潘少奇 李亚婷 作者单位：潘少奇(河南大学环境与规划学院)

李亚婷(河南大学黄河文明与可持续发展研究中心,475004)

陕西理工学院学生会档案管理制度 篇6

一、建档制度

(一)将各部室每学期工作计划共同列入一个档案，作为学生会学期

工作总纲。

(二)各部室单独建档，指导各部室每学期工作。

(三)各部室应按时将活动计划等材料交与办公室，以便办公室及时

进行归档，促进其他部室工作，对于延期上交的部门，在学期总评中给予扣分。

(四)举办大型活动单独建档,便于指导今后的同类工作。档案建成后任何人都不能更改。

二、管理与查找制度

(一)办公室秘书处对以建档案进行编号，建立总目录等系统处理。

(二)各部长需征求秘书处档案管理人员意见方可查找相关资料。

(三)办公室秘书处根据档案总目录有序提取档案交给查找人。

(四)查完后，档案归档，查档人必须登记。

(五)所有档案不得离开学生会。

(六)每四周办公室将根据查找记录进行核查，保证档案资料的完

好性。

注：

1、本制度自公布之日起生效。

2、本制度最终解释权归校学生会办公室所有。

陕西理工学院学生会

商学院档案管理办法 篇7

关键词：独立学院,学生档案,管理,对策

0引言

独立学院是近10年来我国高等教育办学体制改革创新的重要成果, 为发展民办高等教育事业、促进高等教育大众化做出了积极贡献。在新模式、新机制下, 学院内部各项工作全面、 有序地进行, 但是因学院的民办性质, 经费投入不足, 管理不到位等原因, 对学生档案工作重视程度不够。学生档案是学生个人参加考研、出国、入伍晋升、转正定级、申报职称, 甚至办理养老保险必需提供的证明材料, 在一定程度上也客观体现了学院管理水平和管理体制的健全性, 同时, 也为用人单位选拔人才提供可靠的参考依据。因此, 正确认识并解决独立学院学生档案管理方面存在的突出问题, 做好学生档案管理工作, 有效地发挥学生档案的重要作用, 对独立学院教育教学改革与发展, 促进学生就业工作的开展尤为重要。

1独立学院学生档案管理工作面临的主要问题

1. 1管理不到位, 制度缺失

独立学院建立的时间普遍不长, 相应的关于学生档案的规章制度尚未完善, 造成档案在归口、组建和移交的时候产生遗漏和错误。现行的转递新生入学前档案主要有两种渠道, 一是由各省招办归口邮寄到录入学校, 这种方式传递的档案经合格检查不易丢失; 另一种情况是入学前档案没有经过省招办, 而是学生自己带到学校来, 直接交给辅导员老师, 这种方式容易造成移交过程中的遗失和一些不合格档案乘虚而入。再就是一些独立学院为了争取多录取学生, 对学生有无入学前的档案没有严格审查, 这样使得新生建档时就有部分学生的档案出现了不完整。按照要求, 在校期间学生的各种奖励与处分等材料应装入档案, 但由于民办性质高校管理人员变动频繁, 使应装档的原始资料丢失, 造成档案错装漏装材料; 组建毕业档案的时候, 资料来源于不同部门, 如成绩单和学位证明由教务处负责, 毕业生登记表和实习鉴定表由就业办负责, 体能测试表由体育部门负责, 学生奖励处分由学生处负责等, 涉及部门多, 范围广, 每年都会因为部门之间协调的原因造成档案积压, 给档案管理部门造成压力。

1. 2学生档案意识淡薄, 加大学校管理难度

笔者在从事独立学院档案工作中, 体会到学生的档案意识较淡薄, 如在新生入学初期, 自行携带档案时私自拆封甚至导致遗失, 最终影响了档案内容的真实性和完整性; 学生在校期间由于缺乏档案专业知识的教育, 毕业时不知道个人档案里包括哪些内容、有哪些作用、存放在哪里, 如何办理等。特别是因毕业生档案通过机要方式转递, 规定查询期限为毕业后一年, 如毕业生一年内没有到自己的档案所在地进行查询确认, 超过期限将无法查询档案去向, 造成档案遗失。在笔者工作中常会有已毕业多年的学生电话询问自己的档案现在何处。加之就业的企业从经济利润考虑, 聘用人员但不接收档案, 造成事实上的“弃档”, 人档分离的现象逐年增多。因此, 由于毕业生自身档案意识的缺失, 不知道企事业单位职位招聘、公务员选拔、 考研等都要审查档案, 也不知道办理社保、职称评定等也需要人事档案, 更不知道“弃档”行为的后果, 给自身利益带来难以估量的损失。

1. 3档案没有体现独立学院学生优势, 不利于就业

独立学院培养的学生大多是面向基层、面向生产一线的应用型人才, 这类学生具有一定的理论基础, 但更具有较强的动手能力和社会活动能力。而传统的毕业生人事档案只包括成绩单、报到证、体能测试表、毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生就业推荐表、学位授予决定等材料, 内容重政治表现, 思想品德, 但反映毕业生个人各方面素质的客观分析性材料较少, 且内容大同小异, 要么公式化, 要么简单一律“同意”“情况属实” 等, 没有突出应用型人才的特点, 没有真实反映学生在校期间的全貌和个性发展特征, 已严重影响独立学院学生档案应有的作用, 影响了用人单位对学生档案的重视程度。

1. 4缺乏领导重视, 经费投入不足

独立学院作为民办高校, 在发展的过程中, 重视生源、重视教学质量, 却常忽视档案工作建设, 对档案基础设施建设投入普遍不足, 馆舍设施建设不够; 防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施缺乏; 电脑、档案箱、密集式档案柜等现代化管理专用设备配置不到位, 缺乏现代化软硬件设备, 毕业生档案管理工作得不到保障。

2强化独立学院毕业生档案管理工作的几点方案

2. 1建立规范的学生档案管理制度, 实现科学化管理

独立学院学生档案从建档、归档到毕业后转递, 涉及的部门多, 工作量大, 而独立学院从事学生档案工作的人员少, 流动性大, 因此, 应参照《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》 等相关法律法规, 根据学生档案管理工作的性质、任务、特点、 作用、目的, 建立健全收集整理、检查核对、鉴别、归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度, 做到有章可循、有据可依、照章办事, 使档案管理工作实现科学化、规范化、系统化, 有了相应的法规和制度, 才能保证学生档案工作走向持续发展的轨道。

2. 2加强档案知识教育, 提高学生档案意识

应加强对学生档案知识的宣传教育, 针对刚入学新生和毕业生开展专门的档案知识专题讲座, 让新生了解认识学籍档案的组成, 让新生知道档案将记录学生在校期间的个人经历, 包括的具体组成内容, 特别强调在校期间奖惩记录都将归入档案伴随终身, 这样更能激励学生向积极方面发展, 多拿奖、少受罚。针对毕业生开展的专题讲座则着重让他们了解国家有关毕业生档案管理的政策, 知道“学生档案”怎样转为“人事档案”, 如何办理, 如何转递和存放, 树立“人往哪里走, 档案跟着走”的原则, 明确档案的价值和意义所在, 提高档案意识。同时, 开设全校性的档案课程, 提高学生学习档案常识的兴趣, 普及档案知识, 并在新生入学发放的《学生手册》中加入学生学籍档案的内容, 结合档案知识专题讲座和选修课程, 三管齐下, 从根本上让学生重视自己的档案

2. 3丰富档案内容, 使学生档案突出特色

从目前高校学生档案来看, 能反映学生在校表现的组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料非常少, 组建学生档案工作应紧密结合新世纪人才培养模式和用人单位的需求, 与时俱进, 扩大归档的范围, 构建特色性的学生档案。独立学院培养的是应用型人才, 应将职业技能证书、省级以上竞赛获奖证书、顶岗实习单位评价书、参加的社团组织证明、勤工助学材料, 以及能体现本人诚信守信和心里健康状况的大学生心理测试成绩、反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况和在校期间通过自学获得的本科学历证书等材料都归入学生档案, 从而丰富学生档案的内容, 立体地、全面地反映出学生的发展情况, 突出独立学院学生应用型人才的特点, 使学生档案能真正成为用人单位选拔人才、使用人才的可靠依据, 也为独立学院学生在激烈的就业竞争中拓宽就业渠道。

2. 4加大资金投入, 加快档案管理设施建设

学院领导要有一定的宏观指导思想, 提高对档案管理工作的重视, 本着“对学院负责、为学生着想”的原则, 充分认识到学生档案的价值和作用, 意识到档案管理工作的重要性。学院应把档案管理工作纳入到单位整体的工作计划中来, 将学生档案组建工作纳入到各职能部门年度考核和就业工作评比项目中。 独立学院经费有限, 可以教育工作评估和民办高校年检等工作为契机, 投入一定的人力、物力和财力支持档案事业的发展, 配合档案管理的需要, 解决实际问题, 为开展学生档案管理工作提供有力的保障。

3结语

在就业形势十分激烈的大环境下, 做好独立学院学生档案管理工作, 具有极为重要的意义与作用, 学院必须认真解决当前学生档案管理存在的突出问题, 逐渐完善学生档案管理体系, 逐步推动学生档案管理工作走向精细化、标准化和规范化。

参考文献

[1]张红艳.独立学院档案管理工作现代化初探[J].科技创新导报, 2011 (12) .

[2]许立强.独立学院毕业生就业问题分析[J].法制与社会, 2009 (2) .

[3]申晓腾.高校学生档案建立与管理的五个重要环节[J].兰台世界, 2013 (20) .

商学院档案管理办法 篇8

【关键词】新时期;职业技术学院;档案工作

1.职业技术学院档案管理工作的重要性

俗话说：“空口无凭，立字为证”。从档案学的角度来看，我们可以把这里所说的“字”理解为档案文献资料。档案之所以具有这种凭证作用，其主要特点就在于它具有很强的原始性和真实性，具有其它资料不可替代的功能和作用。

职业技术学院档案资料对于学校来说，如同一部电影，它详细真实地反映了这所学校从建校开始到延续发展的整个历史过程，它以纸质、电子等各种不同的文献形式真实而客观地记载着一所学校教学及管理过程中的每一个环节，包括教务管理、学籍管理、人事管理、科研管理、后勤管理等等。可以说一个学校的管理水平完全可以从档案工作上反映出来。反过来说，一个学校档案工作的水平，就是这个学校各项工作水平的缩影。职业技术学院档案资料是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握职业技术学院发展客观规律的重要依据，是一所职业技术学院最有价值的宝贵财富。

2.当前职业技术学院档案管理工作的现状

为了适应社会主义市场经济发展的需要，高等教育突破了高度集中统一的办学模式，向多元化和社会化的方向发展，出现了办学形式、办学层次、自身功能、内部管理形式的多元化，这些变化，极大的丰富了职业技术学院档案的内容，为职业技术学院档案工作提出了更高更新的要求。为了适应职业技术学院改革的需要，及时调整职业技术学院档案工作管理体制，势在必行。

从目前职业技术学院档案工作的实际情况来看，还存在不少薄弱环节。其主要表现为：（1）部分职业技术学院领导对档案工作认识不足，不够重视；（2）档案干部队伍不够建全，业务能力和素质偏低；（3）档案工作必备的物质条件较差，缺乏现代化管理手段；（4）信息资源开发利用落后于需要；（5）档案工作在学校整个工作中位置不明显，影响不大；（6）对档案工作的宣传教育比较薄弱，教职工对档案和档案工作的重要性认识了解不多等。针对以上薄弱环节，我们必须引起高度重视，加强和改进职业技术学院档案工作，使之适应现代化建设的需要，适应新时期职业技术学院教育发展的需要。

3.如何做好新时期职业技术学院档案管理工作

3.1提高认识，转变观念，加强档案工作者的思想建设

由于职业技术学院档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项繁琐的服务性工作，并且很难产生明显的、直接的经济效益，所以在学校工作的整个系统中，它一直是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角演员的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，他们要面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，树立“俯首甘为孺子牛”的崇高思想，淡薄名利，乐为人梯，甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。事实上，档案工作者在为他人服务中也提升并实现了自己的人生价值。

3.2加强队伍建设，全面提高档案工作人员的综合素质

各级领导一定要从教育发展历史的角度，站在社会主义事业的高度，来认识档案和档案工作的重要性。高度重视和支持档案工作，切实加强对档案工作的领导。稳定档案工作机构，加强档案工作队伍建设。对档案部门的同志要从政治、思想、工作、生活上创造良好的环境。为适应信息时代档案工作的需求，对档案工作人员进行必要的教育培训，学习新知识、新技术，拓宽知识层面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识和技能。同时各院校应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，如既懂档案学又懂计算机的管理人员，只有这样才能适应新时期档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。

3.3增强服务意识，促进职业技术学院档案事业的发展

做好档案管理工作，其根本就是做好档案的服务工作，这是档案管理工作的出发点和落脚点。俗话说：“档案贵在活，而重在于用”。因为建立档案，这仅仅是手段，而不是目的。建立档案的真正目的就在于它的有用性，从而达到充分利用资源、提高办公效率。档案管理工作积极为职业技术学院发展服务，就是要通过管理档案，利用档案汇编各类有实用价值的资料，为学校领导决策、制定工作计划提供参考依据，为教职员工的教学、科研及管理提供信息資料。完整的档案资料在党政管理、教学科研、基本建设及文化建设等方面发挥着重要的无可替代的作用。通过对学校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校历史发展的足迹，看到在各个时期我们所取得的种种成绩和荣誉。同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地做好工作。完整的档案资料还可以为社会、为广大教职员工以及学生（包括在校学生和毕业生）提供便利的服务。例如，2007年，我们迎来了教育部对我们学校的教学评估工作。整个评估的结果直接影响着我校的社会声誉和形象地位，这是关系到整个学校和每一个教职员工前途和命运的一件大事。

3.4协调各部门关系，逐步建立档案工作新秩序

档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，如档案的收集、整理、鉴定、立卷、保管、统计等工作环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性。所以档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，要求各基层领导具体指导本部门档案管理人员做好档案的收集、整理、归档工作，并定期移交档案室（馆），实行集中统一管理。确保归档文件的齐全完整。在认真做好档案管理工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境；再次是协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性；最后要协调好学校各职能部门的关系，如办公室、教务处、科研处、人事处、财务处、基建处等部门，确保归档文件的齐全完整。

3.5强化档案管理手段，实现职业技术学院档案管

职业技术学院档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置，实现档（下转第86页）（上接第88页）案资源的有效利用和社会共享。这就要求必须使用计算机，大规模地实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。我们要充分利用现代信息技术，加快由纸质档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为档案利用者提供远程信息服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间、不同的时间享受到优质、便捷的信息服务。■

【参考文献】

［１］姜弘.新时期如何做好高校档案管理工作［J］.中国冶金教育.2007,(3).

商学院档案管理办法 篇9

教学档案是指教学运行过程中，在教学管理、教学实践和教学研究等方面形成的具有保存价值的文字、图表、声像及电子介质材料等不同载体的历史记录。教学档案管理工作是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。为了加强学校教学档案管理工作，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化。

一、教学档案管理的基本原则

1、教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学工作计划、纳入教学管理制度、纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步，评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，毕业生就业上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

2、教学档案管理由学院和学部两级机构集中管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全。院级教学档案管理由教务处负责，主要收集和保存校院级教学档案。学部级档案管理由各学部负责，主要收集和保存与本学部有关的各种教学文件和教学资料。

3、教学档案管理要遵循自然形成的规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

4、各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和相应专（兼）职人员，按照档案管理的技术要求(组卷、编目、编号和排架等)，统一管理本部门的教学文件材料。

5、教学档案管理人员应对档案妥善保管，定期检查，防止档案霉烂、人为损坏或流失等。

6、严格执行档案借阅管理手续，借阅人员对档案应妥善保管，不得折页、涂改、画线、圈点、剪贴。

二、立卷与归档流程：

（一）形成积累：

1、每年新学年开始后，各单位档案管理人员根据形成积累教学文件材料的任务，做好各种教学文件材料表格、学籍登记表、积累用卷宗等准备工作。

2、各学部档案管理人员按文件材料分类，分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

3、归档的教学文件材料必须内容完整、准确、字迹工整，格式统一，签字手续完备。

4、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，另加副本。

（二）整理组卷：

1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各学部档案管理人员负责将积累的文件材料整理好，定期向学校档案室移交。

2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上同类问题组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别成卷。

3、卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，批复在前、请示在后的要求排列。

4、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题目、责任者、时间。

5、认真填写卷内目录、备考表及案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

（三）归档验收

1、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

2、移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份。

3、教学综合管理文件次年六月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

四、教学档案的目录、归档单位和保管期限

（一）教务处教学档案

1、永久保存

(1)教育部、省级有关部门、学校主管部门和学院下发的各种文件；

(2)学校规划、工作计划、规章制度、工作总结等教学文件；

(3)专业建设规划及有关建设资料(专业申报、专业评估、新办专业论证报告及申报、批文等原始文件、专业建设质量评估材料等)；

(4)教学计划、教学大纲、实验大纲；

(5)学生学籍档案(学生毕业后移交学院档案管理部门永久保存)；

(6)新生录取审批材料；

2、长期保存(10年)

(1)国家、省、校、院教学优秀成果奖有关资料；

(2)院领导和管理部门听课记录、教学委员会和教学督导委员会会议记录及

工作情况等材料；

(3)向上级主管部门的各种请示、报告及其批示等材料；

(4)课程建设有关材料；

(5)教材建设规划，优秀教材及奖励的有关资料，教材征订单；

(6)校历、教学日历；

3、短期保存(5年)

(1)各种研讨会、学术交流会材料；

(2)各教学部申请报告及批件；

(3)各门课程试题样卷；

(4)各学期课表；

(5)教学检查及总结材料；

(6)学部实习、实验评估文件及评估指标体系、总结等材料。

（二）、学部教学档案

1、长期保存

(1)学院主管部门颁发的各种文件；

(2)专业建设规划；

(3)教学计划、教学大纲、课程计划、实验、实习大纲；

(4)教学进度表、校历、教学日历、课表；

(5)课程建设材料；

(6)课程试题库、试卷库、试卷评分标准、参考答案；

(7)学生成绩档案；

(8)优秀毕业设计(论文)；

(9)教师、教辅及管理人员名册及其业务档案；

(10)教师教学分配表、教学任务书；

(11)教师教学工作量统计档案；

(12)本学部教师及管理人员的教研、科研成果和所获各种奖励名单；

(13)校外实习基地的情况及有关资料；

(14)学部各专业使用教材目录，主编、自编教材及教学指导书、实习(验)指导书、习题集

(15)学生社会、文化活动，科技发明竞赛获奖材料。

(16)教研室工作计划、总结；

(17)教研室教学研究计划及活动记录本；

(18)教研室期中、期末教学检查计划、检查材料及总结；

(19)教师听课记录、教研室会议记录；

(20)有关教学研究会、协(学)会的资料。

2、短期保存

对以下档案材料，要求在学生毕业后2年，以年级为单位整体销毁。

(1)期末考试的试题、学生考卷、成绩单及成绩分析；

(2)学生实习记录、实习报告、毕业设计(论文)及设计指导书、说明书、任务书、图纸、指导教师名单等；

(3)毕业答辩工作计划及总结、毕业设计(论文)评估等材料；

(4)生产实习、社会实践计划、安排及总结；

五、本办法解释权归教务处。

商学院档案管理办法 篇10

档案迁移工作的通知

2014届毕业生：

档案对每一个毕业生都非常重要。为认真做好2014届毕业生档案迁移工作，现将有关事项通知如下：

一、档案及其作用

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后将档案转交毕业生就业单位的人事部门、湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心或生源地市州、县市区就业指导服务机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，并发挥人事档案的作用。

人事档案是确认国家干部身份、转正定级、计算工龄、领取社会保险、职称评定、工作调动、户口进入大中型城市、办理相关证明（考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育）等的唯一凭证。档案对每一个人都非常重要，请每一个毕业生认真对待自己的档案，如有遗失或处理不当而影响今后个人的工作和生活，后果自负。

二、档案管理方式

1、落实了就业单位，且就业单位具备档案管理资格的，由就业单位接收、管理档案，要求档案地址与报到证地址一致，毕业生凭报到证办理档案迁移和接收手续；

2、未落实就业单位或已就业但所在单位不负责档案管理的可申

请将档案转至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心，或生源地市州、县市区就业指导服务机构，要求档案地址与报到证地址一致，毕业生凭报到证办理档案迁移和接收手续。

三、档案迁移流程

（一）填写《吉首大学商学院2014届毕业生档案迁移登记表》（见附件1），完成时间截止至2014年6月3日。

1、档案去向要填写详细地址，如xxx省xxx市xxx路xxx号xxx公司人事部、xxx省xxx市xxx路xxx号xxx县（市）教育局大中专毕业生管理办公室。

2、档案迁移方式邮寄。

3、档案迁移时间及签名在领取档案的现场填写。

（二）签订《吉首大学商学院学生档案迁移申请书》（见附件2），委托他人办理者双方签字按手印。申请书学工办统一制作，领取档案时签字、按手印。

（三）凭居民身份证到学院指定地点办理迁移手续。

四、注意事项

1、国家规定的毕业生档案可免费存放学校两年，指的是毕业生的学籍档案，既不能享受在校学生相关待遇，也不具备人事档案的相关功能。两年后，仍未转出学校的档案由学院按相关规定移交学校档案馆封存或直接打回生源地。因此，学校强烈建议毕业生将档案转出学校。

2、在没有搞清楚用人单位是否具档案管理权之前，不要轻易把档案转入这个单位。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位也违规接收档案，个别单位会把学生的档案丢失或是扣住不放。

3、档案迁移手续需本人携带居民身份证亲自办理，若有提前离

校不能亲自办理者，双方签字按手印并提供居民身份证复印件。

4、邮寄档案由毕业生本人负责办理。邮寄方式因单位要求不同而不同，有些单位需要以机要文件方式邮寄（此方式必须要到火车站<面向火车站的左方>附件的邮政局才能办理），有些单位只要求普通邮寄即可，有些单位可直接由毕业生本人携带递交，档案托管在长沙市人才市场或湘西州人才市场的可由学工办负责邮寄。具体采取何种方式方式邮寄，毕业生必须问清楚单位档案管理部门。

附件1：《吉首大学商学院2014届毕业生档案迁移登记表》 附件2：《吉首大学商学院学生档案迁移申请书》

吉首大学商学院

2014年5月21日

附件

2吉首大学商学院学生档案迁移申请书（班，学号）申请将本人档案迁移至。档案邮寄地址为，邮编。该处理方式由本人自愿选择，因此万一造成档案遗失、失效等后果由本人承担，与吉首大学商学院无关。

申请人（签字按手印）：代理人（签字按手印）： 身份证号码：身份证号码：