关于规范集团公文格式的通知

关于规范集团公文格式的通知（精选11篇）

关于规范集团公文格式的通知 篇1

关于规范集团公文格式的通知

各分公司、部、室：

为进一步规范机关公文格式，提高办公效率，根据领导要求，现对集团上报公文格式作统一要求，请各科室在将有关文件材料上报之前，按照以下要求进行排版编印。

一、纸张及页面设置

（一）报告、总结、汇报等文件统一用A4纸，页边距设置（厘米）：上3，下2.4，左2.8，右2.8。

（二）申请、请示等字数较少的文件统一用B5纸，页边距设置（厘米）：上2.6，下2，左2.5，右2.5。

一般情况下，公文页码采用“页面底端”和“居中”方式，页码采用默认格式。如有特殊要求，另行处理。

二、公文结构层次序数、字体及行距

公文结构层次序数一般为：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“

1、”，第四层用“（1）”。

标题用二号宋体字加粗，其余正文文字均用小三号仿宋字。正文行距用“固定值”，“设置值”为28磅（如第二页字数较少可适当调整固定值）。

四、署名及成文日期

公文成文日期用阿拉伯数字写明年、月、日（如：2006年6月20日）,左右位置由字数来定，一般右空2-4字。

五、需要注意的其它问题

1、使用自动编号的问题。部分材料在起草过程中，输入第一个序号回车后，软件往往会使用自动编号而产生第二个序号，这样不利于正常排版，解决的办法是在产生第二个序号后，单击常用工具栏的“撤消”按钮。

2、标题下空一行，首行缩进2字符，并保持整篇文档左右缩进和段前段后距的一致。

集团办公室

2013年3月1日

关于规范集团公文格式的通知 篇2

一、公文规范化的内涵与外延

我认为, 公文规范化是法定作者运用公文推进公务管理活动所遵循的明文规定或约定俗成的行为标准。这就是公文规范化的内涵定义。这个定义包括几层意思: (1) 公文规范化的主体是法定作者, 这是指依照法律和其他法规规章性文件成立, 并能以自己的名义行使一定权利和承担相应义务的社会组织或代表该组织的负责人 (即法人代表) , 包括党、政、军机关, 社会团体和企事业单位。一些同志认为, 公文规范化只是秘书部门及其工作人员的事, 这是不全面的。秘书部门及其工作人员只是辅助法定作者做好公文规范化工作, 而真正的公文规范化主体是法定机关及其法人代表。 (2) 公文规范化是一种行为标准, 前者与后者的关系是种与类的关系, 就是说, 公文规范化是属于行为标准这个“类”的一“种”, 与行为标准的属性相同。 (3) 公文规范化的行为标准:一是来自明文规定, 这是指各级社会组织主要是国家机关制定的有关公文处理的法规规章, 给公文规范化以明确规定;二是来自约定俗成, 即公文活动的参与者在实践中创造的被大家所承认和遵循的不成文规定, 如各类公文主体部分的写作方法多属于这种情况。 (4) 公文规范化的目的, 是运用公文这个工具去推动公务管理活动, 或者说使之直接作用于社会管理系统并发挥社会管理效能。例如, 通过公文传达国家的路线、方针、政策, 发布法规和规章, 请示和答复问题, 指导和商洽工作等, 就是这种作用的显现。相反, 非规范化的公文则不能发挥这种作用。以上四点基本上揭示了公文规范化的内涵。

公文规范化的外延, 总的看, 随着公文实践活动的发展而逐步深化和扩大。作为现代公文, 其外延包括两个基本方面: (1) 公文自身的规范化。其内容组成:一是公文的“体”, 即公文体裁, 指文种、文种类别及其适用范围;二是公文的“格”, 即公文的格式、结构和语言表达方式。公文格式包括公文的书面格式、用纸格式、排版印制格式等;公文的结构, 主要是指公文正文部分的篇章结构和逻辑结构;公文语言表达方式, 是指对公文语言的特殊要求和语体特征。 (2) 公文处理工作的规范化。公文的形成及其价值的实现需要一个过程, 而这个过程必须有一定的运行程序和规则, 这套运行程序和规则构成公文处理工作规范化的内容。上述两个方面是互相联系的, 它们构成了公文规范化的体系。“公文自身的规范化”, 讲的是公文的拟制体式;“公文处理工作规范化”, 讲的是从公文形成、运转到办理、立卷归档这一全过程的工作规程, 后者是实现前者要求的保证。任何一篇公文处理环节出现疏漏和错误, 都会影响公文自身的质量及其社会价值的实现。

二、现代公文体系的主要特点

新中国成立以来, 我国现代公文规范体系的建设, 经历了一个初创、完善和发展的过程。当前, 我国现代公文体系呈现出以下几个明显的特点:

(一) 毫不隐瞒撰制公文的领导

意图, 宣称公文是为一定政治目的服务“重要工具”。新中国成立以来, 党和国家颁布的历次公文法规几乎都在总则中写明了这一政治原则。例如1951年中央人民政府政务院颁布的《公文处理暂行办法》的第一章第一条规定:“公文是政府机关宣布和传达政策、法令、报告, 商洽和指导工作, 交流经验的一种重要工具。”1996年中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》第一章第二条也规定, 党的机关的公文, 是“党的领导机关实施领导”, “传达贯彻党的路线、方针、政策, 指导、布置和商洽工作, 请示和答复问题, 报告和交流情况的工具。”以上规定十分鲜明地宣告了我们党政机关公文的本质属性和应用范围, 揭示了公文的政治性质。本来, 任何不同的社会制度, 其国家机关公文都是为统治集团、统治阶级服务的一种工具, 但是在剥削阶级当权的国家却极力掩饰这一点。比如, 北洋军阀政府1916年7月公布的公文程式称:“凡处理公事之文件名曰公文。”这里用“公事”这个中性字眼掩盖了北洋军阀政府公文是大地主和买办资产阶级的重要工具的阶级本质。广大工人、农民、知识分子当家作主的社会主义国家, 党政机关是代表人民在行使职权, 其权力源于人民、属于人民、服务人民, 并受人民监督, 因此, 其所撰制的公文也是为人民谋利益的, 没有必要也不应当在世人面前隐瞒公文的政治意图。这是新中国公文“光明正大”的地方。

(二) 文种的设立适应公务活动需要, 保持相对的稳定性。

综观新中国成立以来, 通用法定公文文种的演变, 虽然先后有所调整, 但基本是“大稳定, 小调整”。中央办公厅1989、1996年两次印发的公文处理条例, 后一次只比前一次增加了“意见”文种, 别的13个文种没有变化。国家行政机关1950年至2000年先后7次颁布公文处理文件, 对文种做出了规定。如果将国务院办公厅2000年最后一次修订的文种同前6次相比较, 可看出如下几点: (1) 连续7次都存在的有通知、通报、报告、批复等4种; (2) 有6次存在的2种, 即通告、函; (3) 连续5次存在的有1种, 即请示; (4) 连续3次存在的有1种, 即会议纪要; (5) 连续2次存在的有1种, 即议案: (6) 在文种之间发生分、合变化的有1种, 即命令与令合为命令 (令) ; (7) 文种被取消后又恢复的有2种, 即公告、决定; (8) 2000年新增加的1种, 即意见; (9) 签报、布告、批示、指示、指令、决议等6个文种, 过去曾分别纳入过国家行政机关的正式文种, 均先后不再列入。从以上看出, 国家行政机关规定的文种, 在60多年间也没有大的波动。这种相对的稳定性, 反映了人民政权的稳固性, 也说明新中国建立后设置的现代公文文种较为切合实际, 贯彻了简明、准确和适应公务活动要求的原则。

(三) 公文格式是一个“系统”, 具有美观、大方的整体性。

按现行的国家标准《公文格式》, 公文 (也就是我们常讲的“红头”文件) 的一般书面格式被划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线 (宽度同版心, 即156mm) 以上的各要素统称眉首, 由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等6个数据项目组成;置于红色反线 (不含) 以下至主题词 (不含) 之间的各要素统称为主体, 由公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、生效标识、附注等7个数据项目组成;置于主题词以下的各要素统称版记, 由主题词、抄送、印发机关和印发时间等3个数据项目组成。以上3个部分、16个要素构成了一个严密的有层次的整体。

从系统论的观点看, 公文格式是一个系统。而系统具有整体性, 各个要素构成它的部分。整体与部分的辩证统一是“系统”的精髓。从各要素所起的作用分析, 可将全部16个要素分为四个层次:一是公文管理标识域, 包括眉首的6个要素, 它们为收文机关识别文件的诸多特征, 如来文机关、编号、行文关系、涉密等级、办文时限等提供了方便, 有利于进行文件的登记、办理、查阅、立卷、归档等管理活动;二是内容表达域, 包括标题、主送机关、正文、附件等4个要素, 它们向收文机关传达公文的全部内容, 标题表达主旨, 主送机关表达行文关系, 正文是主旨的展开和具体化, 附件是对正文内容的补充;三是公文生效识别域, 包括发文机关印章 (或签名章) 和成文时间等2个要素, 这是公文制发机关对公文生效负责的凭证;四是检索和注释说明域, 包括附注、主题词、抄送、印发机关和印发时间等4个要素。这个层次的内容是上述三个层次未加说明的事项, 通过附注和抄送可了解公文的印发范围, 主题词为文件的自动化检索提供方便, 印发机关和印发时间还起着版权的作用。以上四个互相关联的层次和要素, 各在其位, 各显其责, 形成统一的整体。每个要素在统一的整体中可以发挥其应有的作用, 但如果离开了整体, 就会失去其存在的意义。

再从审美的角度讲, 公文书面格式的整体性就是一种美, 谓之“整体美”。这种书面格式, 按国家标准《公文格式》所规定的用纸格式、排版印刷格式相结合, “红头文件”映入人们眼帘的是整齐、匀称、错落、协调、色彩等多种美的形式的综合体, 给人以美观、大方的感觉, 而且这种格式贴进实际、贴进群众, 通俗易懂, 一目了然, 容易为大众所接受和欢迎。

(四) 公文处理诸环节在动态环

境下互相衔接和影响, 有鲜明的有序性。中共中央和国家机关发布的公文法规, 多冠以“公文处理”的称谓。国务院《办法》总则第三条规定:“公文处理指公文的办理、管理、整理 (立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”中办《条例》也做了类似规定。如同任何事物都处在运动状态中一样, 公文处理也是在运动中进行的;这种运动不是杂乱的, 而是一环扣一环地有序进行的。拿公文办理来说, 可分为发文办理和收文办理两大程序性的工作。发文办理的运行过程依次是:草拟→审核→签发→复核→缮印→用印→登记→分发;收文办理的运行过程依次是:签收→登记→审核→拟办→批办→承办→督办→办结→整理 (立卷) →归档。以上环节互相依赖、互相作用, 以致形成有序的“公文流”。办理公文的诸环节有其内在的运转逻辑联系, 如果将运转顺序颠倒, 或者减少某一程序, 或在某一环节上受阻, 都会给公文的处理和管理带来混乱。比如公文撰写后不经领导“签发”, 印制的公文就不具有法定效力;如果来文不经过秘书部门“签收”和“登记”这个“正门”, 而走“后门”直送领导“批办”, 就会形成公文“倒流”或多头批办, 导致误时误事。所以, 认识公文处理的有序性, 按照其客观运行的有序规律来优质高效地完成公文处理任务, 是十分重要的。

(五) 公文内容决定表达形式, 形式与内容具有统一性。任何文章都

要求思想内容和表达形式的统一, 公文也不例外。不过公文内容与形式的统一, 有其特殊性。一是公文文种与公文内容的统一。什么样的文种有什么样的适用范围, 表达什么样的内容。如果对向上级机关请求批准事项, 不用“请示”而用“报告”;对不相隶属的机关请求批准事项不用“函”而用“请示”;对表彰先进、批评错误, 不用“通报”而用“通告”, 等等, 都是属于文种与内容“牛头不对马嘴”。二是公文格式与公文内容的统一。公文内容不仅决定了公文文种, 而且还决定了采取什么样的公文标题、行文关系、印发传达范围、抄送机关和主题词等公文的外在格式。假如一篇公文没有格式的标注, 阅文者很难把握行文者的主要意图是什么, 是发给什么机关的公文;如果一篇公文的格式标注与公文内容矛盾, 就会出现误导, 造成混乱。所以公文内容决定公文格式, 而公文格式又是了解公文内容的向导, 二者应一致起来。三是公文语言表达方式与公文内容的统一。公文主要采取叙述、议论、说明的表达方式, 语言主要是大众化的书面语言, 以真切、准确、明快、简约、庄重、质朴、得体为主要语体特征, 这些都是受公文的社会职能及其表述内容所决定的。

关于规范公文收发处理程序的通知 篇3

一、分公司公文收发处理

（一）收文处理程序 收文处理的一般程序为：签收、登记、审核、拟办、批 办、传阅、承办、催办、处理办毕公文等。1.签收。凡上级和上级有关部门送分公司公文一律由分 公司办公室文书签收。急件应当注明签收具体时间。分公司 副总以上领导、机关各科室负责人参加上级会议时带回的公 文，或各科室（部门）收到的主送分公司或分公司党委的公 文，需及时转交分公司办公室文书签收，不可自行交分公司 主要领导。2.登记。公文签收后，由分公司办公室文书逐件拆封核 查，按照收文日期、来文机关、发文字号、标题等分类登记、编号。3.审核。分公司办公室文书对收到的公文要进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则等。4.拟办。经审核符合规定的公文，由分公司办公室主任 提出拟办意见，送分公司主要领导批办。

各科室（部门）收到的直接主送本部门（单位）的一般 业务类公文，需要呈分公司主要领导阅示的，送分公司办公 室呈送。5.批办。经分公司主要领导批办过的公文，文书按批办 意见，及时转相关领导或科室（部门）阅知办理。6.传阅。公文传阅要以文书人员为中心进行“轮辐式传 阅”。即前面的相关领导或部门看完公文后，要送回分公司 办公室文书，再由文书人员负责往下传，不能脱离文书人员 自行横传，以保证文书人员及时了解公文传阅情况，防止公 文丢失和积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，文书 人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按批示 意见进行处理。7.承办。相关领导或有关部门（单位）接到分公司办公 室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一 般公文在1个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决 问题的公文，力争在2个工作日内办结；确有困难的，应当予 以说明。8.催办。分公司办公室负责公文催办。紧急公文跟踪催 办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。9.处理办毕公文。公文办结后，要在“淮南矿业集团物 资供销分公司公文处理单”上注明办理情况及结果。

（二）发文处理程序 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复

核、用印、分发、归档等。1.拟稿。拟稿科室（部门）主要负责人是拟稿工作的第 一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规 定；内容

要实事求是，表述准确，格式规范。人名、地名、数字、引文准确。引用行政公文应当先引标题，后引发文字 号。日期应当写清具体的年、月、日。结构层次序数，第一 层为“

一、”，第二层为“

（二）”，第三层为“1.”，第 四层为 “（1）”。应当使用国家法定计量单位。行政公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩 略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。文稿草拟后，拟稿科室（部门）要在 发文稿纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单 位，并及时将电子版文稿通过协同系统传到分公司办公室文 书人员。2.审核。由各科室（部门）草拟的分公司行政、党委文 稿，经科室（部门）负责人核稿签字并交分口负责人审阅会 签后，交分公司办公室秘书初审，再由分公司办公室负责人 审核。未经分公司办公室审核，各科室（部门）不得将草拟 的文稿直接交分公司主要领导签发，杜绝文稿逆向流转。3.签发。审核后的文稿，由文书送分公司党政主要领导 审阅签发。4.登记。签发的文稿，由秘书编写发文字号、主题词和

标明份数后建立登记台帐。5.复核。拟稿科室（部门）承担校对责任，做出清样后，由文书通知拟稿科室（部门）校对，确认无误后在发文稿纸 单上校对栏目中签字。凡正式下发的公文中出现错别字、语 句不通顺、序号不正确等错误的，拟稿科室（部门）承担责 任。确保无误后，文书印出公文，并通过协同系统上网发布。对请示、报告、函等公文，不实行网上发布。6.用印。分公司办公室文书负责用印管理，其他人员不 得擅自用印。公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用 印要端正、清晰，不得模糊歪倒；公文用印一定要与制发公 文的机关、部门或单位相致。7.分发。待发公文由文书按照规定具体拣配和封装公文，并以多种方式传递受文者。对请示、报告、函等公文，由文 书登记后发文。8.归档。公文底稿、会签意见、签发及审签意见与公文 印成件，由文书负责归档保存。

二、基层单位收文处理 基层单位收文处理一般程序为：签收、登记、签批、贯 彻、处理办毕公文等。

（一）签收。基层单位经管员负责公文处理工作，对分公 司上传到网站上的文件，务必从下文之日起的1个工作日内打 印出来，并认真填写文件签收登记表中签收人、签收日期等 栏目。

（二）登记。公文签收后，经管员要按照收文日期、发文 字号、标题、签收人、处理结果等分类，建立收文登记台帐。

（三）签批。建立台帐后，经管员送基层

层单位负责人签阅。基层单位负责人在文件签收登记表中填写签批意见。

（四）贯彻。文件签批后，各单位要认真组织职工进行贯 彻，并按要求填写好文件贯彻登记表。公文贯彻情况纳入精 细化管理考核当中。凡基层在贯彻文件时，出现代签、缺签、传达不及时或敷衍了事、应付马虎等贯彻不到位现象的，一 经发现，将给予基层单位党政正职各罚款200元。

关于规范各种行文格式的通知 篇4

各作业区、大队、项目经理部，机关各科室：

为了及时、有效地传递信息，清楚、准确地反映各种材料所表达的内容，经厂领导班子研究决定，特对我厂各单位上报机关科室、厂领导和各科室上报厂 领导以及上报油田分公司等上一级单位的各种材料进行规范，具体格式要求如下：

一、所有材料必须用A4、A3幅面的纸张打印。

二、所有材料必须要有封皮。封皮上标题一律用宋体一号字加粗居中，位置距上端二号字四行。单位、科室落位置距标题三号字九行，用楷体小二号字加粗居中。如果是上报油田分公司等上一级单位的材料，要在本单位、科室具体名称前加上“锦采”，若是上报集团公司、国家等材料在单位、科室的具体名称前冠以“辽河油田锦采”单位、科室落款的下一行是材料的形成时间，要用阿拉伯数字编写、字体、大小和要求与单位、科室落款相同。

三、所有村料的页边距规定为：上、下2.54厘米，左、右3.1厘米。

四、材料正文全部用三号仿宋字。正文首页第一行仍要加材料标题，要用宋体二号字加粗居中。中间用三号字空一行后开始正文。正文中所有的大标题全部用黑体三号字。标题前需加数字提示的必须采用大写，后面加上顿号即可。也可用加括号的大写数字提示，但后面不可加顿号。标题后不能加任何标点符号。正文次一级的小标题和要突出的重点文字，只要在原来三号仿宋字的基础上加粗即可。需要数字等提示的小标题，在标题前加“一是、二是”、“首先、其次”和“

1、2”等即可，不要随意创新的提示符号。

五、各单位和科室自行打印的材料，在WORD编辑格式下直接居中插入页码即可。在厂办打字室印刷的材料，必须用人工加页码方式。

六、各种请示报告，要在正文结束后空两行，用楷体三号字加单位、科室落款和日期，同时必须加盖公章。

关于集团规范网络管理的通知 篇5

为了加强集团办公网络管理，提高员工的工作效率，经总部相关领导研究决定，对集团总部各部门、各下属矿山和各下属分公司及分支机构全面实施网络监管。具体管理规定如下： 1，集团总部各部门副总以下员工断开对互联网的访问，财务部、行政部、采购部、人

事部、企业发展部、生产建设部和总工办，每个部门只开通一台公用机器供本部门员工因工作需要时上网，本部门员工需要上网的，必须填写上网登记薄（登记薄由各部门自行准备和保存好，随时接受企发部系统管理员及相关领导的检查和监督），注明申请上网人的姓名、所属部门、上网事由、上网起止时间、并交由本部门主管以上领导审核批准后，方可上网。申请人在上网期间如被发现做了与工作无关的事情，视情况，按照公司规定对其进行罚款100-500元。对于不登记、没有得到领导批准和私自上网的员工，一经发现处以1000元重罚。其他部门及员工有特殊情况需要单独开通互联网的，必须提交书面的申请，交由企业发展部审核批准。私自连入互联网的一经发现处以1000元重罚。

集团各下属矿山除矿长和总工以外的员工，在办公区域均断开对互联网的访问。矿山其他部门及员工有特殊情况需要在办公区域单独开通互联网的，必须提交书面的申请，交由企业发展部审核批准。本矿员工因工作需要临时上网的，必须填写上网登记薄（登记薄由矿山各部门自行准备和保存好，随时接受企发部系统管理员及相关领导的检查和监督），注明申请上网人的姓名、所属部门、上网事由、上网起止时间、并交由本部门主管以上领导审核批准后，方可上网。申请人在上网期间如被发现做了与工作无关的事情，视情况，按照公司规定对其进行罚款100-500元。对于不登记、没有得到领导批准和私自上网的员工，一经发现处以3，1000元重罚。私自连入互联网的一经发现处以1000元重罚。和信天成装备有限责任公司除总经理以外的员工，在办公区域均断开对互联网的访问。和信天成公司的其他部门及员工有特殊情况需要在办公区域单独开通互联网的，必须提交书面的申请，交由企业发展部审核批准。本公司员工因工作需要临时上网的，必须填写上网登记薄（登记薄由和信天成公司各部门自行准备和保存好，随时接受企发部系统管理员及相关领导的检查和监督），注明申请上网人的姓名、所属部门、上网事由、上网起止时间、并交由本部门主管以上领导审核批准后，方可上网。申请人在上网期间如被发现做了与工作无关的事情，视情况，按照公司规定对其进行罚款100-500元。对于不登记、没有得到领导批准和私自上网的员工，一经发现处以1000元重罚。私自连入互联网的一经发现处以1000元重罚。

以上规定于2011年11月15日起正式生效，望集团总部各部门、各下属矿山和各下属分公司及分支机构遵照执行。

企业发展部

公文通知的格式 篇6

正规通知的标题要求与正文内容要有关联性，基本从标题就可以知道通知的大致内容。

如：《关于职称考试的通知》。

从标题就可以读出正文的内容。通知的标题可长可短，没有具体要求，内容决定标题，一般情况下越是严肃认真的事件标题则越长。上面的标题也可以缩短为：《职称考试的通知》。

当然，标题用《通知》两字也是可以的，但对于一个单位来说，如果标题只有两个字，显然不够庄重，如果全年有几百个通知，各通知也不便于查阅。

二、受文者名称。

通知是下行文体。通知的内容主要是给下级单位或职员看的，所以受文者名称显得极为重要。从受文者名称可以得到的信息是获知该通知的群体，把通知查阅范围做一个限定，无关单位或人员不需要知道通知的内容。

三、通知的正文。

通知的正文一定要把受文者需要知晓的事项交待清楚，包括时间、地点、人员、事项等，总之看完通知的人不会在执行过程中产生疑问，把由可能产生的疑问在通知中交待清楚。

通知的正文没有固定模式，要依据通知的内容行文。

四、发文的单位。

通知是哪个部门下发的，在右下角落款要写清楚，有些通知需要有反馈意见也不致于盲目。一些正规严肃的通知不但要写清发文单位，还要盖上单位的.印章，以示法律效力。如任免通知等。

五、发文的时间。

发文时间要写在发文单位下面一行。通过发文时间可以看出通知的内容是否在有效期内，自发文开始时间算起对通知内容的执行情况。

六、随文附件。

随文附件并不是每个通知都有，需要有附件的通知在正文中要写清楚通知有几个附件。附件通常另外打印，并标注附件名称。

关于规范集团公文格式的通知 篇7

（保监厅发〔2007〕27号）

各保监局，各保险公司、保险资产管理公司、保险经纪公司、保险公估公司：

为进一步规范公文格式和公文报送工作，提高办文质量和效率，现将有关要求通知如下：

一、各保监局、保险公司、保险资产公司、保险中介公司（以下称各单位）报送中国保监会的公文，文种应当是“请示”或者“报告”。“请示”用于向中国保监会请求指示、批准。“报告”用于向中国保监会汇报工作，反映情况，答复中国保监会的询问。“报告”不得夹带请示事项。

二、各单位向中国保监会报送“请示”，应在“请示”落款后面注明联系人和联系电话，以便中国保监会有关部门办理时能够与报送公文的单位取得及时联系。

三、各单位向中国保监会报送“请示”，应当坚持“一事一文”的原则，不得将不相关的事项放在同一份“请示”中。行政许可申请，应当按照《中国保监会行政许可实施规程》划分的项目逐项申报，不得将多项许可申请合并在同一份申请中报送。

四、除中国保监会特别规定的外，各单位向中国保监会报送行政许可材料，应当有说明报送材料情况的公文。报送的材料作为该公文的附件，应在公文正文后面及落款前面列出附件清单。

五、各单位报送中国保监会的公文，除中国保监会有关业务部门特别要求的外，主送单位应写“中国保监会”，不得将主送单位写为有关业务部门。

六、各单位向中国保监会报送公文，报送主体应当符合有关保险规章的规定。行政许可申请，应当由《中国保监会行政许可实施规程》规定的报送主体报送。保险控股公司、保险集团公司不得替下属子公司报送下属子公司的行政许可申请。

七、各单位向中国保监会报送的公文，应当统一用A4纸印制，并装订整齐。除中国保监会特别要求的外，各单位向中国保监会报送公文，应一式三份（附件材料可以是一份原件加两份复印件）。

八、各单位向中国保监会报送公文，应当由本单位负责文秘工作的部门统一向中国保监会办公厅报送，各单位内设部门不得直接向中国保监会报送公文。各单位应当建立报送公文的登记簿，对报送中国保监会的公文统一管理。

九、各单位向中国保监会报送公文，一律交中国保监会办公厅接收办理。主送中国保监会的公文，不得直接报送中国保监会有关业务部门，除中国保监会领导同志直接交办的事项外，也不得直接送交中国保监会领导同志个人，以免影响公文运转秩序和领导工作安排。

以上规定，请认真遵照执行。

公文格式规范 篇8

公文用纸天头（上白边）为37MM±1MM，公文用纸订口（左白边）28MM±1MM，版心尺寸156MM*225MM.一般每面排22行，每行排28个字。特定情况可作调整。

2、版头

份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

密集和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

紧急程度：如需标注紧急程度，一半用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

发文机关标志：由发文机关全程或者规范化简称加“文件”二字，也可使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。

联合行文时，如需同时标注连署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以连署发文机关名称为准上下居中排布。

发文字号：编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号括入。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人：由“签发人：”和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

版头中的分割线：发文字号之下4MM处居中印一条与版心等宽的红色分割线。

3、主体

标题：2号小标宋体，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

主送机关：标题下空一行，居左顶格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。

正文：3号仿宋体。文中结构层次序数依次用“一”、“

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。

附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.XXXXX）。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对其。

加盖印章的公文：成文日期一般有空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关成文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章重心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内。

联合行文时：一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，并将印章一一对应。

不加盖印章的公文：单一机关成文时，在正文下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日全标，月、日不编虚位（即1不编为01）。

附注：如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

4、版记

版记中的分割线：版记中的分割线与版心等宽，首条分割线和末条分割线用粗线（0.35MM），中间的分割线用细线（0.25MM）。首条分割线位于版记中第一个要素之上，末条分割线与公文最后一面的版心下边缘重合。

抄送机关：4号仿宋体，在印发机关和印发日期至上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对其，最后一个抄送机关名称后标句号。

印发机关和印发日期。用4号仿宋体，编排在末条分割线上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年月日标全，后加“印发”二字。

页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心7MM。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文附件和正文一起装订的，页码应当连续编排。

5、其他

常用公文格式规范要求 篇9

为实现党政机关公文格式规范统一，根据中共中央办公厅有关文件精神，现将有关常用公文格式规范具体要求如下：

一、公文用纸

公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为

7.5～9.5。

二、排版规格

公文页边距尺寸：

公文用纸上白边为：36mm±1mm；

公文用纸左白边为：28mm±1mm；

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

三、秘密等级

公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字。

四、公文版头（发文机关标识）

公文版头由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。公文版头上边缘至上页边距为50mm±1mm，发文机关名称字号应小于22mm×15mm。

五、发文字号

发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。

发文字号标注于版头下方居中，用3号仿宋体字。发文年份用阿拉伯数字标出全称，用六角括号“„‟”括入。

六、横隔线（红色反线）

公文版头带“文件”二字的，横隔线由居中红色五角星加两侧红色横线组成。横隔线标于发文字号下，长度与版心等宽。

七、公文标题

公文标题由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。公文标题标于横隔线下空1行，用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

八、主送机关

主送机关是主要受理公文的机关，名称应用全称或规范化简称。主送机关标于标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

九、公文正文

公文正文紧接主送机关名称下1行，用3号仿宋体字，每页排22行（Microsoft Office Word软件建议行间距：29磅），每行排28个字（Microsoft Office Word软件建议字间距：紧缩0.2磅）。

一级标题用3号黑体字，中文“一”，后标全角顿号和标题（如：“

一、×××”）。二级标题用3号楷体字，阿拉伯数字“1.”，后标标题（如：“1.×××”）。数字、年份不回行。

十、公文附件

公文如有附件，在正文下1行，左空2字，用3号仿宋体

字标识“附件”，后标全角冒号和名称。注明附件名称应标于正文之后、发文机关署名之前。两个以上附件时，使用阿拉伯数字标明顺序（如“附件：1.×××”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格，用3号黑体字标识“附件”（有序号时标识序号），后标全角冒号。

十一、发文机关署名

发文机关应用全称或规范化简称，用3号仿宋体字，标于正文的右下方。

十二、成文日期

成文日期是会议通过日期或领导人签发日期，如有两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期，两家以上机关联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。成文日期标于发文机关署名下方，用3号仿宋体字，阿拉伯数字年、月、日标全。决议、决定、规定、意见等正文之前不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标于标题下方居中位置。

十三、印章

除印有固定版头的普发性文件和会议纪要外，公文应加盖发文机关印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。当前页如无正文，应在页首加圆括号标注“此页无正文”字样。

十四、主题词

主题词按《公文主题词表》（中央办公厅秘书局编制）准确、完整、规范地标注。在印制版记上1行顶格，用3号黑体

字标识“主题词”，后标全角冒号和3号小标宋体字词组，词组间空1字。函、会议纪要的主题词与抄送分送栏不用横线隔开。

十五、抄送机关

抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。主题词下1行顶格，用4号仿宋体字标识“抄”，后标全角冒号和抄送机关，抄送机关用4号仿宋体字全称或规范化简称，回行时与冒号后的抄送机关对齐。抄送机关标于主题词下方，印制版记上方，除函、会议纪要外，抄送机关与主题词、印制版记应用横线隔开。

十六、印制版记

印制版记由公文印发机关名称、印发日期和印发份数组成。文件末页下部印两条横线，两线之间左侧顶格，用4号仿宋体字标注制发单位名称；右侧齐尾，用4号仿宋体字标注印发日期；底线下1行右侧齐尾，用5号宋体字加圆括号标注印发份数。

十七、装订要求

公文应左侧装订。两页页码之间误差不超过4mm，骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平钉钉距与书脊间的距离为3mm～5mm。

转发公文通知格式 篇10

一、标题怎么写，标题太长怎么办

公文的标题由发文机关、事由、文种构成，转发类通知的标题，一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但实际办文中，有省略发文机关的，也有省略重复介词的等等。如《××xxxx通知》（×政办发〔XX〕26号）。

在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现，十分累赘，让人读起来别扭，理解起来困难。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。

1.省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”。如《转发xxxx实施细则（试行）的通知》（××办[XX]2号）。被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》（国办发〔XX〕31号）。

2.替代法。有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如<<转发xx部监发[xxxx]2号文件的通知>>（××监[XX]6号），倘若不如此替代省略，拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由，也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如<<××省人民政府办公厅关于转发国办发〔xxxx〕38号文件xxxx的通知>>（×政办发[XX]41 号），既避免了冗长，又标明了事由。

3.直转法。如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这时可以直接转发初始发文单位文件，不要间接层层转发。

4.简称法。在系统内部行文，可使用规定的规范化简称。

二、正文怎么写，无话可说怎么办

正文基本上有以下二种写法：一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅（室）转发部门的意见等，写法上通常先表明态度，提出转发原则要求。一般篇幅较简短。二是提出具体要求的写法。常见于下级机关（职能部门）转发上级机关（职能部门）的文件。一般开头直说转发事项，即将某某文件转发给你们，再对如何贯彻执行提出具体要求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化，也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调，并作出适当的安排。

很多同志转发文件时时感到无话可说，总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署，按上级的要求执行就行了，这是不对的。上级机关的文件，讲的大多是一些原则性、规律性的东西，不可能讲得很具体。转发时可以避虚就实，紧紧着眼本单位的实际，把原则性的东西具体化，把普遍化的要求个性化。要针对本单位的特殊性，提出可操性强的措施和实际步骤来加以解决。如被转发的文件属于规章制度类的东西，自身对某方面的工作规定得比较具体详细，操作性较强，转发时也可以化实为虚，提出学习贯彻的原则性要求，切记不能硬提要求。为精简文件，避免层层转发，可翻印下发的就不要转发，目前这种方式已在不少地方被广泛采用并在实践中得到了认可。

三、引文如何引，引文不准怎么办

常用公文写作规范格式 篇11

所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。

第一章 公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。包括以下几项内容：

1．文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2．根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。

3．明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4．明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1． 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2． 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改。

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1． 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2． 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3． 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4． 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5． 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

第二章 几种常用商务公文的编写规范

一、请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

（一）请示的特点

1、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。

2、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

3、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

4、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

（二）请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

1、请求指示性请示。

2、请求批准性请示。

3、请求批转性请示。

（三）请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）． 标题（2号宋体，加粗，居中）。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》。

（2）． 受文领导（3号仿宋，顶格）。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

2、正文（3号仿宋，首行缩入二格），其结构一般由开头、主体、结语构成。

（1）．请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”

（2）．主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（3）．结语。另起一段，多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

3、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

（四）请示应注意的问题

1、一文一事的原则。

2、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

3、理由充分，请示事项明确。

4、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

二、报告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

（一）报告的特点：

1、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

2、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

3、报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

4、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

（二）报告的种类

报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

（三）报告的写法

报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法：

1、汇报性报告

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

（1）．综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

（2）．专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

2、答复性报告

这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

3、呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

4、例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。

报告格式：（建议报告）

（四）《报告》写作要点

1、标题（2号宋体，加粗，居中）：

制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。2． 受文领导（3号仿宋，顶格）。

3、正文（3号仿宋，首行缩入二格）：（1）事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。（2）事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

4、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。

注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

三、公告

公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。公告的写法

（一）、标题（2号宋体，加粗，居中）。

公告标题有三种：

1、完全标题，包括发文机关、事由、文种；

2、发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；

3、有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

（二）、正文（3号仿宋，首行缩入二格）：

正文一般由主旨与说明构成。

主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。

（三）、落款及日期

公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

四、会议纪要

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要”是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

（一）会议纪要的写法：

会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

1、首部（2号宋体，加粗，居中）。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。

2、正文（3号仿宋）。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

（1）.前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

（2）．主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

3、尾部。包括署名和成文时间两项内容。

（二）会议纪要的写作格式和规范

1、会议纪要的写作格式

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：（1）工作会议纪要。（2）协商交流性会议纪要。

2、会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。（1）标题

由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。（2）文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

（3）正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

A.在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

B.主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

一般有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

3.结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

五、电子公文

随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

（一）、收件单位/人

（二）、抄送单位/人

（三）、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

（四）、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

（五）、落款。署名及成文时间 递交程序以递交直属领导为宜

六、通知格式：（指示性通知）

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

（一）、标题：制发机关＋事由＋通知。

（二）、正文：

1、通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

2、通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

（三）、结尾：三种写法：

1、意尽言止，不单写结束语。

2、在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3、再次明确主题的段落描写。

七、规定格式：

《规定》写作要点

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

（一）、标题：

地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

（二）、正文：

1、正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

2、“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

3、根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。

八、字号规格 公文标题居中排一行或数行，公文标题用2号宋体。

正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印，纸边距设置为上、下2.54cm,左、右为3.17 cm。

结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“

（一）”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”；第五层“A”;第六层“a”。

如果正文的内容通过“条”的形式表述，一般下排列对应为“1”、“1.1”、“1.1.1”，最多不超过四层，即“1.1.1.1”。

在结构层次序号中，全文的编号应该统一，编号在每行的位置应保持一致。如果为了强调小标题可使用加粗字体以达到明显的目的。

成文时间用汉字，“零”应写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，要把月份整个盖住，主要是为了防止篡改公文日期。