会务服务工作

2024-06-30

会务服务工作（共9篇）

会务服务工作篇1

用心细心做好会务工作

----“五讲五争”学习心得体会

在区委秘书处召开“五讲五争”主题实践活动以来，按照《中共忻府区委秘书处“五讲五争”主题学习活动方案》的安排，我认真学习了《中国共产党章程》以及中央、省、市、区各级领导的讲话精神，特别是认真学习了动员会上安秘长、齐秘书长、刘秘书长的讲话精神，特别是对秘书长安亮东提出的“不空喊、不虚做；真学习，真揭摆；重整改，重立制；见实效，见作为；两不误，两促进”的总体要求进行了认真的学习与思考，结合我工作之一的“会务工作”进行了认真的总结，我认为在今后的会务工作当中应做到如下几点：

一、严谨细致，考虑周密

一是考虑问题力求细致。要考虑到整体工作的方方面面，考虑到各项工作彼此间的关联与影响，要知道一项会务工作有哪些具体环节，每个环节怎样去做，一些细枝末节该怎样处理。二是方案制订尽量细化。不仅要制订一个包括会议主要内容和安排的会议框架方案，还应制订一个更为细致周密的会务工作实施方案，包括各项会务工作的内容和环节、会务人员分工、时间节点要求等操作细节。三是会务实施注重细节。会务工作中，一个通知发放不到位，一个座位安排不合理，一个话筒的声音不正常，等等，这些细节上的问题，都会影响到整个会议的效果。实施会务工作绝不能有半点侥幸心理，一定要关注细节，认真对待细小的工作，杜绝隐患。

二、准备充分，谋划在前

会前准备是整个会务的重点，也是工作量最大的一个阶段，任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。所以，必须在会前做好各项准备工作，应当考虑在早，行动在早，落实在早，能早点做的绝不拖延，能多准备的绝不偷懒。一是认真做好方案制订、会前动员、材料准备、会议通知、会场布置、食宿安排等会前准备工作，并反复检查，确保开会时不发生差错与故障。二是对于一些须在会中和会后完成的工作，可以提前准备，打好基础，做好方案。比如：拟订会议通报、纪要的初稿，安排会后整理人员，帮助参会人员预订返程票等。三是预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况，多想想可能会发生什么问题，可能出现什么紧急突发事项。制订应对紧急突发情况的预案，对可能存在的问题和隐患提前解决或加强防范。

三、明确分工，加强协同

一是把每项任务、每个环节、每个时间节点要求分解量化到具体责任人头上，做到各个具体经办人员工作任务具体、要求明确，防止出现任何工作盲点和相互推诿扯皮。二是分工时应注意掌握每个工作人员的特点，安排任务尽量与其能力和经验相匹配，对经验不足的工作人员尽量交代仔细、加强指导；有的会议需要多个单位参与会务，应立足各部门的工作职能、范围和自身掌握的资源进行任务分解，需要相互配合完成的任务，也要明确一个主要责任部门。三是相互协调配合，注意拾遗补缺，增强工作合力。参与会务工作的人员或部门应积极与其同事或协作部门沟通、配合，互相通报工作进展。同时，会务作负责人或牵头部门要掌握和协调好工作进度，可定期召开工作碰头会，各自通报工作进展和重要信息，减少工作的盲目性和差错，便于分析和查找问题。

四、勤勉高效，节约成本

会务工作人员要增强时间观念，对规定时间内完成的工作，只能按期或提前完成，决不允许拖沓迟延。有时会务工作人员较少，需要一人身兼数职，同时抓好几项工作，这更要求会务人员勤奋工作、善于工作，做到多思考、多观察、多交流、多检查、快行动，确保优质高效地完成肩负的任务。此外，无论是用会场、印材料还是定食宿、跑接待，各项会务工作都需要花费，特别是大型会务工作，总会有一笔不小的费用支出。会务人员应当在保证会议效果和质量的前提下，用心做好会务预算工作，精打细算，勤俭节约，力争少花钱、多办事、办好事。

会务服务工作篇2

1 办公室会务工作概述

会务工作是指会议的组织、保障和服务工作。开展会务工作, 一般需要领导者、参会者和服务者三方配合。

会议的级别和内容决定着会务工作的繁简程度。也就是说, 等级越高、内容越重要的回忆, 所涉及的会务工作越繁重。小型会议只须做好会议时间、议题的前期通知和会中记录即可, 会务工作较为简单;与会人数较少的决策性会议比较重要, 一定要按部就班的进行组织和协调;大型会议, 会务内容繁重, 要求专设工作组提前进行组织和协调工作。

2 办公室会务工作流程

为了进一步搞好办公室会务工作, 笔者现结合办公室会务工作特点, 提出五方面要求。

一是要进一步明确责任分工, 确保工作任务分解落实到位;

二是要进一步加强沟通交流, 做到相互补台、相互提醒;

三是要进一步提高思想认识, 办公室工作无小事, 考虑问题必须更加周到、更加细致;

四是要进一步规范工作程序, 确保各项工作规范化、制度化;

五是要进一步增强担当意识, 切实提高办公室“三服务”的能力和水平。

具体来讲, 应该稳步落实会前准备、会中协调以及会后总结工作。

2.1 会前筹措, 精心准备

要做好会务工作必须有目标、有计划, 准备充分。会务工作的成效, 主要取决于前期准备是否细致。

首先, 应该协助领导拟定会议议题。

其次, 根据预算合理安排经费。比如场地、设备、会议用品、资料、食宿、交通等。

第三, 制定会议议程、日程。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。会议日程是会议议程在时间上的具体安排, 一般采用表格形式。一定要做到明确、具体、准确。让与会者一目了然。

第四, 做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员。

第五, 做好会议通知的发送。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单。发送通知时, 要落实到位。建议将会议场地、与会时间、参加人等项目列一清单, 根据清单项目一一落实场地准备工作和通知事由。通知单上附会议通知回执, 确定最终的与会人数, 以便合理安排食宿。

第六, 提前准备会议材料。会议材料通常涉及领导的演讲稿、总结性的材料、会议报告等, 尽量提前给领导修改、审稿。另外, 应该做好会议文件材料的复制及分装工作。

第七, 做好会场布置。主要包括主席台的设置、座次安排, 会议用品的准备 (桌椅、茶具、音响设备、照明、通讯、摄影器材等) 都要提前备好。

只有做好会前的准备工作才能保证会议的顺利召开。

2.2 会中协调, 做好组织管理服务

做好会议行政事务性工作。主要包括与会人员的接送、交通、食宿安排、后勤保障等工作, 要落实责任到人。

(1) 做好会议的报到、签到工作, 礼貌热情的接待与会人员;并对报到人员的电话联系方式进行详细登记, 以备随时取得联系;将发放的材料准备充分, 发送给与会人员。

(2) 做好会议的记录工作, 秘书人员在做好会议原始记录的同时, 建议进行现场录音或录像, 以免遗漏重要内容。

(3) 注意会场内外的保卫与保密工作, 包括会场秩序的维护等。这些都是会务人员在会务工作中需要注意的事项。所以会中阶段会务工作的关键是协助与控制。

2.3 会后及时总结整理

会后, 会务人员送别参会人员, 清场后结算经费, 整理会议资料并及时把信息反馈给领导。这些工作处理的好坏直接关系到会议的质量。所以会务人员既要有迅速起草文件的秀才, 也要有善于接待、应对办事的组织者。

在各部分之间分工明确各负其责的同时, 还必须密切配合, 通力协作, 以确保步调一致, 提高工作效率。

3 结语

总之, 做好会前、会中、会后的准备、安排与落实是保证会议成功的前提, 实行集中统一领导、密切协作、相互配合、步调一致, 才能确保把会务工作组织好, 使会议高质量、高效率取得圆满成功。

参考文献

[1]秦利军, 王仲平.会务工作浅谈[J].科技信息, 2006 (S2) .

[2]李琳.高校行政秘书的自我定位和发展之初探[J].价值工程, 2014 (21) .

专业会务服务者篇3

无疑，美丽的临港新城、梦幻的迪士尼园区都将是海内外关注的热点区域。在规划中，这些区域未来不但将会成为人们旅游度假的新场所，同样也会成为海内外各种会议活动的集聚地，成为国际商务客经常光顾的“闹市”。

正是看准了这一发展趋势，上海莎海国际酒店一直将自身定位为专业会务服务者，在上海酒店会务市场独树一帜。

优越的地理条件

莎海国际坐落于上海市浦东新区惠南镇城南路，这里既是原来南汇区中心区域，又是未来浦东经济发展的重点区域，再加上毗邻野生动物园、南汇汽车站的优越地理位置，使得莎海国际所在区域成为一块天然的商务会展业“潜力股”。

依托所在区域的天然优势，莎海国际决心做大做强会务市场，将自身的优势发挥淋漓尽致。

一流会务硬件

要做上海一流的会务酒店，硬件是首要的指标。

莎海国际由上海莎海实业（集团）有限公司投资建设，上海莎鸥酒店管理有限公司经营管理，总投资2亿元人民币，占地7999.2平米，酒店建筑面积约27000平米，是一座集典型的欧洲古典建筑风格与现代派装饰气息为一体的商务、会议、度假、休闲酒店。

酒店楼高16层，设有地下泊车位，各类豪华商务套房（四开间总统套房1间，三开间行政套房3间，两开间套房30间）、标准客房136间，客房总数达170间，4楼设有1700平方米能摆放80桌的宴会大厅及7个大小会议厅，2楼设有中餐厅（心怡厅）及12个中餐包房、可容纳280人的咖啡厅（海燕厅）、1楼设有大堂酒吧、商务中心、礼品店，5楼设有KTV夜总会，14楼设有健身中心，15楼设有旋转餐厅，16楼设有棋牌室。

强大的硬件配置，宽敞的会展空间，各类规格的商务套房，充分满足海内外各种档次的会务需求，也成为莎海国际立足上海酒店会务市场的有力保障。

软件服务体现在每一个细节

如果说硬件是基础的保障，那么软件服务则是关系着客人的评价，关系着酒店的口碑。

最让酒店自豪的，是他们拥有一支经验丰富、团结敬业的专业管理服务团队，能为各种规格的会议及宴会提供一流品质的专业服务。而这，也正是莎海国际争夺酒店会务市场的底气所在。

这支团队以能打仗，能打硬仗著称，快捷高效、周到的专业水准体现在服务的每一个细微之处。团队所提供的每一个服务细节都力求尽善尽美，这为每一次会议及宴会的成功举行提供了坚实可靠的保证。

此外，莎海国际还提供多种个性化服务，为客人营造宾至如归的感觉。比如，考虑到商务客很多是乘坐飞机往返，酒店特意提供了24小时免费浦东机场接送机服务。

会务前期准备工作篇4

会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。确认开会时间、与会人数及布置要求。

1.公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等

人员的准备。

2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。

3.选择会议场地。

4.准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容

梗概和装订会议资料。

5.发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。

6.会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排（落

实接站人员及车辆的安排）。

7.签到准备工作：如签到簿、横幅等。

会议过程服务：

1．会场协调管理工作。（会场资料收集、整理与分发）。

2．秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。

3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。

根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议

牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。

按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视

机、录像机、投影仪等。

会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、空调〈22-24〉）。

4．根据要求，将指示牌放在特定位置。

5．礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。

6．会议的全程服务

当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。

通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。

会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。

会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。

8.会议留念拍照，意见反馈。

观光考察服务：

会后安排参观、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项

目。

会展后期服务：

票务服务：为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。

接送车服务：为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。

会议结束时服务：

会议会务工作规范篇5

一、会前准备

（一）明确会议目的，确定会议内容，拟定会议初步方案。内容包括：

1、会议时间、地点和主题。

2、报到的时间、地点。

3、出席会议人员。

4、会议议程、会议主持人、讲话人、发言人名单。

5、会议文件材料的起草、审批、印发工作的分工。

6、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。

7、会务用品的准备。

8、会议记录、会务记录情况反映工作原则。

9、会议经费的解决渠道。

10、新闻报道。

11、后勤保障工作安排。

（二）认真核实本次会务工作的各有关单位，搞好各方面的协调配合。

（三）制发会议通知，会议通知应明确会议时间、地点、主题、参加会议人员范围等有关注意事项。

（四）准备会议文件。

（五）制订会务工作方案并落实。

1、制作会议证件。

2、制作会议横幅。

3、排出会场座位图（含主席台）。

4、排出颁奖顺序（站位图、座位图等）。

5、制作胸花、锦旗、奖牌、证书，订购鲜花。

6、布置会场。

（1）检查横幅是否按要求悬挂、并确保字体规范无误。

（2）布置主席台。确定主席台就座的领导人数，摆放姓名标签牌、话筒布置，会议资料等有关物品。

（3）测试音响、电子显示屏设备。

（4）提前搞好会场内外的清洁卫生，在会场入口摆放好签到桌。

二、会后工作

1、会议结束后，通知清洁人员清理会场，如会场人员遗忘物品，及时招领。

2、整理会议记录，做好会议文件资料的收集归档工作。

3、必要时协调与会人员安排返程。

会务工作教案篇6

教学目的：

通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。

教学方法：

案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。

教学重点：

会议筹备工作；

会议方案的制作；

会见与会谈的操作程序与方法；

案例分析。教学难点：

会议方案的制作；

会场的布置；

案例分析；

技能训练。

教学时数：

理论教学4课时

实训教学8课时

教学内容：

案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因我们人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。1 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢？

会议概述

什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？

会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。

 会议要素：

1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

 最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。

 会议的种类有几种？

根据不同的标准，常见的会议种类有：

按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

按会期分：定期会议和不定期会议；

按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；

按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

按议题性质：专业性、专题性、综合性等；

按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十

人或数人)等；

按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。

 会议有什么作用？

（一）会议的积极作用

1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。

3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过

交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下

级之间、同级之间的了解，增进团结。

4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同

贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。

(二)会议的负面作用。

1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?

2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。

3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。

课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

会议申报与审批的形式有哪些？（口头申报、书面申报、会议申报。）

会议申报应遵循什么原则？（精简从严原则、“一枝笔”原则。）

指导会务工作的原则有哪些？（1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。）

 会议成本意识

开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的：

会议成本= 2ABT A ：与会者平均工资的3倍（以小时计）;B ：参加会议的人数;

T ：会议的时间（以小时为单位）。

A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。

 会议工作的基本任务

1、组织的工作

主要包括：

(1)协助领导确定会议议题；

(2)根据议题安排议程、日程；

(3)发会议通知，负责会议报到；

(4)对与会人员进行编组；

(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；

(7)负责会议签到；

(8)会中组织和协调；

(9)会场其他组织和管理；

(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。

(11)会议的结束收尾工作。

2、文书工作

主要包括：

(1)会议文书的起草；

(2)会议文书编写；

(3)会议文书印发及管理。

3、生活管理工作

主要包括：

(1)与会人员的食宿管理；

(2)会议的财务管理；

(3)会议的交通保障；

(4)会议的文化活动；

(5)与会人员的医疗保健。

4、安全保卫工作

主要包括：

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；

(3)会场内外的安全保卫工作。

从以上工作的基本内容中，可以看出，会议工作对我们的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出我们的综合素质。

 会务工作的具体内容

会务工作流程图

会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查

会中：报到及接待工作 →

组织签到→

做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 →

会议信息工作 →

编写会议简报或快报→

做好会议值班保卫工作→

做好会议保密工作 →做好后勤保障工作

会后：安排与会人员离会→

撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归档 →催办与反馈工作 →会议总结

一、确定会议筹备方案（大中型）

议题确定后，我们人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日 5 程及经费预算等项目。具体如下：

（一）、确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）、确定会议议程。

（四）、确定会议的时间和日期。

（五）、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（六）、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作

(七)、确定会议经费预算。

（八）、确定会议住宿和餐饮安排

(九)、大型会议还需确定筹备机构与人员分工。

会议筹备方案示例如下：

可信公司技术训练专题研讨会

(筹备方案)

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点

拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。

四、会议议程

会议由主管副总经理主持。上午：

(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：

(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。

五、会议议题：

(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备：

准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台我们负责。

七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。

(1)总经理的工作报告。

(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。’(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。

八、会议服务工作：由行政部综合协调。

(1)会议通知。(2)会议日程表。

（一）、怎样确定会议主题与议题

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

（二）、怎样确定会议名称？

会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。

有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。

（三）、确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。

同时本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（四）、确定会议时间和地点应注意哪些问题？

1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。

3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。

第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。

第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

（五）、怎样确定与会人员范围及人数

会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。我们部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

（六）、怎样确定会议议程与会议日程

(1)、会议议程与会议日程的区别。

会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是我们人员的任务，通常由我们拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定

要明确具体，准确无误。

(2)、安排会议议程和日程要注意的问题。

要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

(3)、大中型会议的议程一般安排如下。

开幕式上司和来宾致辞上司做报告分组讨论

大会发言参观或其他活动

会议总结，宣读决议

闭幕式。

(4)、会议议程与日程的样式示例。

会议议程示例

英豪公司销售团队会议议程

公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1、宣布议程。

2、说明有关人员缺席情况。

3、宣读并通过上次会议的记录。

4、通信联系情况。

5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标

（六）、印发会议通知

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。

用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

（七）、确定会议所需用品和设备

（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

（八）、建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。

（九）、确定与会人员名单，会议经费预算

出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 会议经费的主要内容

文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。

会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。

会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。

会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。

会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。

会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。

审核时要逐项细审

要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审我们对这些都需了然于胸。对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。

例文分析：

天地公司新产品发布会经费预算

公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。

二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

三、聘请专家咨询费

拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

五、交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

六、会议用品费

资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。

七、纪念品

到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。此预算提交总经理办公会审查批准。

会议筹备小组 2003年1月5日

（十）、进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。我们人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。

会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，我们可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。

案例：

“时装秀”方案

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。我们小李拟了一个方案，内容如下：

1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同

7．会址：服装集团小礼堂。

8．会场布臵：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。

分析：

从小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要我们人员不断积累经验，认真细致地做好。

小李的方案还有一些需要改进的地方：

1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。

2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。

4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

会见与会谈

一、会见、会谈的含义

会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。

二、会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。

2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

三、安排会见工作的具体操作

了解意图

准备资料

确定参加人员

确定时间和地点

会见座次安排

场所布置

迎送工作

四、安排会谈工作的具体操作

1、了解意图

2．准备资料

3．确定参加人员

4．确定时间和地点

5．迎送工作

6．安排合影

关于会务旅游的具体操作篇7

会务接待是指接待企业或部门根据会议组织者的要求,为参会者安排与会议有关的事宜,并提供服务工作的总称。

与自行组织安排相比,旅行社、酒店、景区等旅游企业安排的会务旅游由于其规模化、专业化的优势,可节省约20%左右的费用,受到了越来越多会议组织者的欢迎。从相互关联看,会展和旅游本身就是关联紧密的两项活动,离开交通、住宿、餐饮、会务的支持,会展活动很难开展;如果把旅游中的“吃、住、行、游、购、娱”等核心要素比喻成一连串的点,那么会务活动无疑是串起这些点的一条重要的线,而旅行社是将酒店、餐饮等旅游企业串联起来的链条,在对与会者提供旅游接待服务方面具有先天优势,同时由于长期与境内外各旅游客源地和目的地的合作,也使其在客源预测及对外招徕会展旅游者方面享有优势,因此目前越来越多的大型旅游集团以其行业优势和网络优势进入会务市场。另外,由于会展旅游以其组团大、客源逗留时间长、消费能力强、利润丰厚、对经济拉动作用大等特点引起越来越广泛的关注,也成为我国旅游业发展的热点,一个旅游企业能否成功介入会务业,并把各种旅游资源有效衔接起来,已经成为评价其组织化程度高低和竞争力强弱的重要标准之一。因此,参与会展服务,进行会务接待就成了旅游企业一项非常重要的任务。

一、会务接待的性质及特征

(一)会务接待是全方位的服务。

会务包含了会前的会议策划、酒店预订、票务服务,会中的秘书服务、会餐安排、住宿安排,会后的参观、访问、旅游等后勤服务。

(二)会务接待是多样化的服务。

旅游企业接待的会议通常包括政府会议、评审会、鉴定会、展销会、新闻发布会及企业内部会议等。

(三)会务接待是耐心细致的服务。

会务接待工作中,真正重要的是做到耐心细致的服务。无论是场地选择、餐饮安排、活动节目挑选,还是交通工具的确定,都要从主办单位及会者的心态和需求出发,设身处地为其着想,以达到尽可能完善的规划。

(四)会务接待是规范化的服务。

为保证会务工作有条不紊的顺利进行,接待企业和部门的工作必须有规范的质量标准和接待程序。要按质、按量、按时地兑现已事先预定给组织者承诺时的各项服务。

二、会务接待的程序及内容

一般的会务接待包括准备工作、会议中服务、会场结束和会后工作四大部分。

(一)会前准备

1、会议意向咨询。

接到有关组织和团体的会议意向咨询之后,要在一个工作日之内根据主办单位的需要及当地接待的实际条件,制定合理、舒适、安全且有针对性的接待计划草案供组织者选择和确定。

2、提供与会务有关的详细资料告知组织者,提出情况分析及使用建议,以便组织者选择。内容包括:酒店信息、旅游路线、景区信息、会议餐饮、会议用车、具体报价、票务信息、娱乐设施、注意事项。

3、制定接待计划。

接到会议通知单后,按要求和双方协定制定完备的接待计划。接待计划应包括与会团的基本情况和要求,日程安排,成员名单三部分。

4、在会议团出发前一周完成所有细节方面的确定。

每项细节必须向组织者汇报,并得到认可。同时对预定的旅游线路进行最后的实施检查,落实各接待方的准备情况。

5、准备会议资料(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、商务服务及公关礼仪、通讯及文秘服务)。

(二)会议中服务

1、当客人来到会议室时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室入座。

2、会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。

3、在会议期间还必须保证会务工作人员与组织部门联络畅通。

(三)会场结束

1、会议结束,要求服务员站在门口,微笑着向客人道别,并请会务组人员签单。

2、仔细地检查一遍会场,看是否有遗忘的东西和文件等,设备设施是否有损坏,做好记录。

3、将会议用具、设备整理好;如是产品订货会,会议结束服务员协助客人清理会场;保证各种设备设施不被损坏。

(四)会后工作

1、分发设计制作会议纪念品,或代购本地土特产。

2、根据协定,安排与会者旅游考察。派出导游为其服务。

3、汇总会议资料、印刷通讯录。为与会人员分发相关资料。

4、协助参会人员办理离店手续。

5、完成与会议主办者的费用结算工作。

6、对会议接待工作进行总结。

三、会务旅游的发展趋势

从会务管理看责任心与细节之美篇8

如果从内外角度来划分，单位内部的公务会议相对来说更多一些，时效性也更强。这就要求会务筹备者必须具备良好的前瞻意识和大局观，能提前做好部署和安排，更细致一些的会务筹备者甚至会实地走访考察，力求每一个安排与接待细节完美。笔者接触过的一位办公室主任，在行业内部以高层领导为主的一次研讨会安排上，就特别能够彰显其思虑周密。考虑到研讨会的时长和耗费脑力以及主要领导以女性为主，这位主任在前一天晚上开始准备水果和果盘，选购的水果以体型小和便于食用为主，辅之以茶叶，果盘挑选相对精致的玻璃托盘，大小不等，在环形会议桌上可以分散分布，更方便与会者取用。结果在第二天的研讨会上，水果受到空前欢迎，愉悦的心情更加有助于研讨会任务的完成。

相反的“惨痛”案例也不少，同样是单位内部一次中层会议，要求所有的中层领导干部进行封闭式述职报告。负责这次工作安排的另外一位主任将工作报告撰写主题按照惯例发送至各位中层干部，却忽略了请示新上任的单位主要负责领导，结果新领导在看到报告主题后要求更改述职主题，这位主任只好在会议前一天连夜通知大家修改述职报告的汇报主题，众人诸多抱怨。第二天下午两点，与会者们按照原定通知在单位门口集合，准备乘大巴前往会议地开会，由于大巴车迟到，结果所有与会者在夏日骄阳下足足等了二十分钟。到了会议场地才发现空调出了问题，而当天的会议进程一直持续了三个半小时。结果可想而知，新任领导主持的第一次述职大会，以诸多参与者的匆忙准备和抱怨结束。据悉当事人已经调离工作岗位，换到其他部门，理由是不能胜任现有工作。

一场会议其实就是由一连串细节组成的，细节处理水平决定会议质量。只有秉承责任心和细致心，坚持“多想一点儿，多思一步，多做一些”，才能做好会务工作。以笔者在南方某省参加的一次一百多人的会议为例，从寄出会议通知开始，举办方就在通知末尾详尽注明到达预订酒店的各种方式和简明地图，甚至连车站到酒店乘出租车的费用也一一标明。到达酒店大厅后，会务签到、登记身份信息、发放会务资料的工作有条不紊，考虑到诸多与会者来自其他省市，举办方还特别叮嘱酒店餐饮部做菜时要考虑到其他省份的饮食习惯。在为与会者预订的客房里，都特别摆放着一套小小的茶具，既是为远道而来的客人接风洗尘，也是为本地的茶文化做一次义务宣传，让与会者在惊喜之余，感叹举办方的良苦用心。再比如笔者在省内参加过的一次颁奖会议，临到颁奖环节时候，所有上台领奖人员清一色白衬衫黑裤子（黑裙子），黑色皮鞋，由于是党的会议，所以显得特别庄重大方，视觉效果很好，会议举办方对细节的重视程度可见一斑。

当然，长期从事会务工作，思想上难免容易出现按惯例运作的思维定式，体现在行为模式上甚至出现漫不经心、疲软的状态。要改变这种状态，首先，从思想上要转变，变被动服务为主动服务。其次，从抓细节入手，提升会议工作质量。譬如，市政府在召开全市某工作会议时，与会者往往几百人，且要求按座签入座，如果进会场后再找座位，势必会造成会场次序混乱，可以先按照行业大类、继而按照单位大类分类标签，再做一个会场座位导向图贴在会场进口处，重要会议甚至可以设专人引导，这样主动将工作做在前面，后面的会议入场就能做到秩序井然。再如，大型会议信息提示机制的建立，从大会报到到闭幕，对于大会期间的重要活动安排，由专人向与会者发送手机短信进行提示，可以使与会者更直观感受到会务服务的便捷和细致。还有信息联络机制的建立，可以由会务组设立专门的值班机构，实行24小时电话值班，负责大会的信息联络工作，这样可以更加及时有效处理会务中出现的各种急难问题，保障会务顺利进行。

一个优秀的会务工作者，必须是一个有高度责任感的有心人，既要有猎人一样锐利的眼睛，能够及时发现问题，同时也要有愚公山移般的毅力和耐心，脚踏实地做好一点一滴的小事。具体来说可归纳为如下三点，即：“三放”“三查”“万一”。一是要做到“三放”，在脑子里要像放电影一样，将整个会务工作在脑海中放一遍。会前，把会务工作的每个细节在脑子里“放映”一遍，确保没有遗漏；会中，把自己负责的事项“放映”一遍，默记于心；会后，把整个会务工作“放映”一遍，总结经验教训并形成文字以资后用。二是做到会前“三查”，对容易出错且可能造成严重影响的关键环节要耐心细致地反复排查，坚持会前“三查”：一查会场座次，尤其是领导席有无错排、漏排台签；二查会议材料是否准备充足，尤其装订顺序是否正确；三查会场音响设备是否正常，尤其发言席的话筒是否正常。三是要多想几个“万一”，会议中难免会遇到一些突发情况，因此事先要有针对性地多设计几套应急预案，以免遇到突发情况难以及时应对。

相比国内庞杂的会务体系，国外有些会风值得我们借鉴，例如“地广人稀”的澳大利亚，通过短暂的“早餐咖啡时间”商讨一天安排，借助电邮上传下达，这样精简的会议形式确实值得我们效仿。而党中央办公厅、国务院办公厅一再要求精简会议、开短会讲短话的新的会风精神，也值得我们秘书人员认真学习思考，并积极在实际工作中践行。在这方面，深圳市龙岗区有自己的一套经验，区委办加强调查研究，积极改进文风会风，严格实施会议审批和计划制度，简化会议程序，力推“无会日”“一小时会议”和“一位主官发言”制度，着实提高了会议质量和效率。而文山会海的“大瘦身”和“缩水”其实也对秘书的工作能力提出了更高要求，如何更加精简有效地组织会议，达成会议的既定目标和主题，是我们需要进一步在实践中探索思考的问题。

作者单位：湖北省长江职业学院