会务组的工作职责

2024-10-21

会务组的工作职责（精选6篇）

会务组的工作职责篇1

各岗位工作职责

签到组工作职责：

工作重点：记录客户资料，办理客户正常入场手续，会后送宾。

签到流程：

收费论坛标准，若论坛免费，则直接省略此流程：（1）已购票客户：问好—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场

（2）未购票顾客：问好—指引客户到财务人员处购票—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场标准用语：

（1）“晚上好（或下午好），这边请签到，请用正楷填写您的姓名及联系方式。。”（微笑甜美、动作大方，手指着签到表，按上面的内容指引客户填写）。

（2）“给张先生安排×个席位”（由指引客户填写资料的人员告之写牌、发牌的人员。此环节需根据客户来参会人数灵活组织语言、巧妙问到一共参会客户贵姓及职位，方便写姓氏牌）

（3）“×先生，请拿好您的坐位牌，对号入座，祝您学习愉快！” 客户签完到，但还没有进场时，由场外总监指引客户先做休息。

话术：“×先生，您好！请先到这边稍作休息，我们在×点统一进场”。请（笑容甜美，指引客户到休息的地方）。

5.客户在签到过程中，如客户有抗拒，签到人员可作简单处理，如不能解除，及时告知场外总监，由场外总监处理。.注意事项：

（1）微笑问候礼节；动作整齐规范，可根据不同的节目更换问候语。

（2）引导客户填写资料时，每一项都须填写，客户在填写邀约人时不能提醒，在客户实在记不起时，可以提醒客户查询一下电话记录或短信记录，这时就请客户填写邀约人的电话，最后交给场外总监，由其确定。如客户留下的电话都不能确定或在这一栏什么都没填写时由场外总监处理（询问式）。如再不能确认，此客户视为孤儿单，中场和会后会由场外总监安排人员。

迎宾组工作职责：

工作重点：展示公司形象，笑容甜美，给参会顾客以亲切感，指引客户乘电梯到达会场。会后会送宾。

标准用语：1，楼下：“晚上好（或下午好），请问是参加世元投资论坛的吗？8楼有请”（手指引向电梯，给客户按好电梯）2，楼上：晚上好，请问是参加世元学习的吗？这边请。（手指向签到台）

迎宾组组长及时与场外总监沟通，告知客户到达情况。注意事项：微笑、问候、礼节，动作整齐规范，可根据不同的节目更换问候语。

场内总监职责：

首先对场内所有岗位工作细节必须全部熟悉。待集合完毕后，组织场内所有助教再次强调工作注意事项。

组织场内助教对场内进行布置（易拉宝、主题横幅、副横幅、桌椅、座位排、纸、笔、水杯、茶水、投影仪幕、讲台、讲师电脑座位的准备及摆放）。确定场内温度（在过程中根据实际情况再调节）。

对DJ工作一定要反复检查，确保不出任何问题并严格控制场内温度灯光。

与总指挥一同熟悉讲师课件，确认中场沟通，气势展示，会后会沟通的进行时间。

待场内布置完毕后，组织助教进行演练，统一话术，纠正各岗位细节动作。

客户进场后对场内进行监控，对场内突发事件进行处理，处理不了的及时通知总指挥。把握讲师上场，中场沟通，势气展示，会后会沟通时间、及时与场外、后勤进行沟通，提前做好准备，确定进门时间后打开门组织进场。

在放碟过程中及时与DJ沟通，确定音量。会后会沟通开始后，组织伙伴进行补位。

在研讨会过程中，观察客户听课感受，记录反应较好客户的座位号，告知场外，让场外与投资顾问联系并告知情况，方便其会后会沟通。

在研讨会过程中如有客户离场，及时通知场外、后勤并告知座位号码，要求补位。

会后会沟通开始后，组织伙伴进行补位。

观察所有场内助教工作情况，推选出场内优秀助教，不能由私心。

总结时，对当天场内整个工作进行总结。

讲师接待流程：

讲师接待工作以照顾好讲师食宿，保证讲师良好状态，同时对营销活动的细节沟通增加现场成交率为目的，以合理使用费用为原则，根据接洽时所了解到的接待需求与具体的情况进行妥善安排，如：

(一)提前预订好酒店：舒适、方便，能上网，水果适当安排。

(二)安排课前餐：时间尽量充裕，地点提前预订，菜式主要以讲师口味为准。

(三)预留讲师课前小休、状态调整、补充水分、妆扮等时间。

(四)必须安排讲师休息室。

(五)尽量安排助教休息区，以便讲师与内部工作沟通。

（六）讲师特助与主持人需提前与讲师沟通课程内容及需要配合事项

（七）公司营销负责人应提前与讲师协商营销方案及现场配送活动的细节，一切为了成交而准备。

主持人

注意事项

(一)主持稿

1、稿子需经公司和讲师审核通过，主持人不可随意自行更改或添加；

2、主持人必须提前熟练台词，同时反复演练主持流程。(二)开场基本流程

1、上台站稳、问好；

2、自我介绍（简单）；

3、代表主办单位表示欢迎；

4、暖场（互动、调动气氛、设计一些问话）；

5、纪律说明——主持人需看着所有现场客户掏出手机调至震动；

6、介绍主办单位；

7、讲师的塑造；

8、请出讲师；

9、退场：讲师上台时上前握手（右手），双手递麦（手势下文说明），倒退1至3步（视舞台大小而定）后从最近一侧的通道（绝不允许从中间）退场。

1、主持人强调课程进行中不添茶水，中场统一安排——助教需提前跟酒店服务员确认，现场最好能放矿泉水；

2、上半场结束前三分钟，主持人需在台下等候讲师；

3、主持人需重视妆扮——白天淡妆，晚上可稍浓，服饰需大方、职业、有别于其他助教；

4、女主持在讲台上需特别注意站姿，如：丁字步；

5、主持人给讲师递麦的手势

(1)一只手握着尾端，一只手托着麦头；(2)与水平线成30度角，握低托高；

(3)握的一边靠学员，托的一边靠舞台里侧，主持人需提前确认讲师从哪个方向上讲台，以调整握麦与托麦的手势；(4)递麦时，不作双手平托，不允许主持人双手抓麦的中间位置。

DJ(一)硬件保障

1、保障音响无障碍，电池电量足；

2、需安排监听音箱（或者有音箱面向讲台，老师试麦时检查）；

3、所有与研讨会相关的电源插头必须用胶带固定；

4、确保至少2支麦，当面换上新电池——讲师麦需选用音质最佳的专用麦；

5、提前将音响效果调制最佳状态，避免因为操作出现的故障；

(1)DJ课前要反复演练播放所有会务音乐；

(2)音量大小都要一步到位，不能拖泥带水，需用标签纸进行定位；

(3)音量大但不刺耳、不吓人。(二)曲目与音量的配合

1、主持人上场音乐需大声，讲师上场音乐不能太大声

2、激情派的讲师可配激情音乐，斯文派讲师可配舒缓音乐；

3、若讲师需要播放视频需注意如果老师视频间要说话就将视频声音调小反之则可大声

5、终场促成时的音乐大小需适宜，以减弱邻桌客户沟通的干扰为标准，需提前做好标记。

灯光师

1、必须熟练操作每个开关（提前测试），确保什么开关是什么电源，严格杜绝关灯时将电脑、投影机、音响的电源。

2、开关灯时必须一步到位。

守门组

1、严格把门，不许非签到客户、外人出入；

2、进场时向客户问好及作课程提示（如：“您好！请佩戴好您的学院牌，对号入座”）；

3、从第一个客户进场开始，严禁助教等内部人员随意出入。

站位：

1、人员要求：

(1)两组，每组男女各一名助教，上下半场各由一组负责(2)形象好、状态好、积极响应课程气氛

2、位置：会场中间两侧各站一名；

3、职责：跑麦、临时客服、纪律监督（如“制止场内打电话”）

讲师护送：(一)人员要求

在与讲师确认的前提下，可安排两名男助教，健康活力，着工装，大方护送。(二)上场护送

1、随讲师前后方，激情鼓掌，大方但不夸张

2、护送人员护送过程需以讲师为重点，不看两边，不能有小动作；

3、护送人员不许跟着讲师上讲台，护送到讲台前后，从最近一侧的通道退离；

4、退场时，护送人员在台下等候讲师，随其身后一起退离。

讲师茶水

1、以讲师需求为主，如茶、果汁、枇杷膏、水果、抽式纸巾等，两套（休息室、讲台各一套）；

2、水杯用贴纸标明饮品，以便讲师饮用。(二)送茶水

1、讲师上台后1分钟内，茶水送上；

2、中场休息时退掉讲台茶水，下半场开始是按开场一样送茶水；

3、课程进行中不用换茶水；

4、休息室的茶水随时保障，同时配合好讲师的水温需求。

会务总结：

（一）课程结束后，由会务总指挥、营销总监以上高管负责主持总结工作——如受时间或场地限制，需在可安排的情况下第一时间总结。(二)内容

1、过单：过滤分析到场的每位客户——重点分析准客户与意向客户，无意向客户略过；

2、总结会务：表彰好人好事，提出可以提升的空间。(三)短信跟踪，内容参考如下：

1、时限：总结会议结束半小时内，务必进行短信跟踪服务；

2、对象：现场开户、有意向开户的客户——现场开户的客户由当地客服发，有意向的客户由学习顾问亲自发；

会务组的工作职责篇2

1 办公室会务工作概述

会务工作是指会议的组织、保障和服务工作。开展会务工作, 一般需要领导者、参会者和服务者三方配合。

会议的级别和内容决定着会务工作的繁简程度。也就是说, 等级越高、内容越重要的回忆, 所涉及的会务工作越繁重。小型会议只须做好会议时间、议题的前期通知和会中记录即可, 会务工作较为简单;与会人数较少的决策性会议比较重要, 一定要按部就班的进行组织和协调;大型会议, 会务内容繁重, 要求专设工作组提前进行组织和协调工作。

2 办公室会务工作流程

为了进一步搞好办公室会务工作, 笔者现结合办公室会务工作特点, 提出五方面要求。

一是要进一步明确责任分工, 确保工作任务分解落实到位;

二是要进一步加强沟通交流, 做到相互补台、相互提醒;

三是要进一步提高思想认识, 办公室工作无小事, 考虑问题必须更加周到、更加细致;

四是要进一步规范工作程序, 确保各项工作规范化、制度化;

五是要进一步增强担当意识, 切实提高办公室“三服务”的能力和水平。

具体来讲, 应该稳步落实会前准备、会中协调以及会后总结工作。

2.1 会前筹措, 精心准备

要做好会务工作必须有目标、有计划, 准备充分。会务工作的成效, 主要取决于前期准备是否细致。

首先, 应该协助领导拟定会议议题。

其次, 根据预算合理安排经费。比如场地、设备、会议用品、资料、食宿、交通等。

第三, 制定会议议程、日程。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列。会议日程是会议议程在时间上的具体安排, 一般采用表格形式。一定要做到明确、具体、准确。让与会者一目了然。

第四, 做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员。

第五, 做好会议通知的发送。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单。发送通知时, 要落实到位。建议将会议场地、与会时间、参加人等项目列一清单, 根据清单项目一一落实场地准备工作和通知事由。通知单上附会议通知回执, 确定最终的与会人数, 以便合理安排食宿。

第六, 提前准备会议材料。会议材料通常涉及领导的演讲稿、总结性的材料、会议报告等, 尽量提前给领导修改、审稿。另外, 应该做好会议文件材料的复制及分装工作。

第七, 做好会场布置。主要包括主席台的设置、座次安排, 会议用品的准备 (桌椅、茶具、音响设备、照明、通讯、摄影器材等) 都要提前备好。

只有做好会前的准备工作才能保证会议的顺利召开。

2.2 会中协调, 做好组织管理服务

做好会议行政事务性工作。主要包括与会人员的接送、交通、食宿安排、后勤保障等工作, 要落实责任到人。

(1) 做好会议的报到、签到工作, 礼貌热情的接待与会人员;并对报到人员的电话联系方式进行详细登记, 以备随时取得联系;将发放的材料准备充分, 发送给与会人员。

(2) 做好会议的记录工作, 秘书人员在做好会议原始记录的同时, 建议进行现场录音或录像, 以免遗漏重要内容。

(3) 注意会场内外的保卫与保密工作, 包括会场秩序的维护等。这些都是会务人员在会务工作中需要注意的事项。所以会中阶段会务工作的关键是协助与控制。

2.3 会后及时总结整理

会后, 会务人员送别参会人员, 清场后结算经费, 整理会议资料并及时把信息反馈给领导。这些工作处理的好坏直接关系到会议的质量。所以会务人员既要有迅速起草文件的秀才, 也要有善于接待、应对办事的组织者。

在各部分之间分工明确各负其责的同时, 还必须密切配合, 通力协作, 以确保步调一致, 提高工作效率。

3 结语

总之, 做好会前、会中、会后的准备、安排与落实是保证会议成功的前提, 实行集中统一领导、密切协作、相互配合、步调一致, 才能确保把会务工作组织好, 使会议高质量、高效率取得圆满成功。

参考文献

[1]秦利军, 王仲平.会务工作浅谈[J].科技信息, 2006 (S2) .

[2]李琳.高校行政秘书的自我定位和发展之初探[J].价值工程, 2014 (21) .

论会务工作文书写作篇3

【关键词】文书写作；会议记录；会议纪要

1.引言

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效。会务工作在企事业单位的日常工作中不可或缺，会务工作文书总结直接影响到整个会议的成效及后续工作开展的力度与实施效果。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，分析了会议记录与会议纪要的区别。

2.会议记录

在会议召开的过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录[1]。会议记录包括两部分：一部分是记录会议的组织情况，一般要求写明会议的名称、开会的时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等；另一部分是记录会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这部分是会议记录的核心。

2.1会议记录的基本要求

会议记录主要有如下要求：

☆准确写明会议名称，开会时间、地点，会议性质。

☆详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。

☆忠实记录会议上的发言和有关动态。

☆记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

2.2会议记录的重点

☆会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。

☆会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。

☆权威人士或代表人物的言论。

☆会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。

☆会议已议决的或议而未决的事项。

☆对会议产生较大影响的其他言论或活动。

2.3会议记录的写作技巧

会议记录需要满足一快、二要、三省、四代。一快，即记得快。二要，即择要而记。三省，即在记录中正确使用省略法。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。

3.会议纪要的制作

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文[2]。会议纪要是独立的公文文种，是会议的总结性文件，是对会议成果的如实记录和集中整理。会议纪要必须是在会议记录的基础上加工整理而成，但它又不同于会议记录，它重在“纪”字上，是对已开会议的内容进行了归纳梳理，是一种经过加工的兼有备查、传达和指导性的下行文。

3.1会议纪要的写作特点

通知具有如下特点：

☆纪实性：会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，必须如实反映会议内容。

☆概括性：会议纪要并非记录，要对会议内容综合概括，归纳精髓。

☆约束性：对于会议纪要，作者无权变动会议议定事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决议。

3.2会议纪要的类型

会议纪要主要包括下面两类：

☆办公会议纪要——用以传达由机关、单位召开的办公会议所研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关人员遵守执行。

☆专项会议纪要——是指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、交流会、学术研讨会等会议形成的纪要。

3.3会议纪要的标题

会议纪要的标题应采用下面几种命名方式：

☆会议名称十文种

☆发文单位名称十会议名称十文种

☆纪要内容十文种

☆正题十副题

3.4会议纪要的正文

（1）开头部分——会议概况

开头部分要高度概括会议的基本情况。

☆会议召开的目的、指导思想或依据；

☆会议的时间和地点；

☆会议名称和主持单位及与会代表；

☆会议的主要议程；

☆会议的主要收获和总体评价。

上述各项，并非每件会议纪要都需要具备，要根据需要取舍及论述详略。会议概括完成后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”为过渡转入会议主体部分——主要精神部分。

（2）主体部分——会议事项，即主要精神：主要撰写会议讨论问题的意义、目的、工作情况、今后应注意的事项及工作的安排。

可以选择应用不同的方式撰写：

☆条项式写法：把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个问题，纪要就以几个问题各自成一点写出；

☆综合式写法：按性质综合为若干部分，然后逐一写出。这种写法有利于概括丰富内容，从原则高度上把问题说深讲透；

☆摘录式写法——摘要直记会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。这种写法可以使人觉得客观、真实。

会议精神撰写注意事项：

☆要综合提炼会议结论，善于区别一般意见和表态性的结论意见；

☆要善于抓住主管领导人或某些权威人士发言的精神实质；

☆要紧紧抓住会议主持人的意见，尤其是其总结性发言；

☆要把握多数与会人员的意见，特别是对重大问题产生分歧而最终未能统一时，应以多数人的意见作为结论性意见。

（3）结尾部分：一方面会议纪要可以在最后提出要求和希望，或发出号召；有的会议纪要则将要求和希望放在会议主体的主要精神部分。另一方面，此部分一般对会议评价或向会议主持单位表示致谢等。另外，标明成文日期，日期也可在题注中标注。

4.会议纪要与会议记录的区别

会议纪要与会议记录的主要区别如下：

☆性质上：会议记录不是公文，是会议的原始记录，用于存档备查；而会议纪要的性质是法定公文，要发送给有关单位，写作要求按需使用，不是每会必写。

☆内容上：会议纪要是对会议记录进行整理加工的会议上达成的一致认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上应该做到有言必录、全而不遗，每会必录，如实反映会议情况，不加整理归纳。

☆形式上：会议纪要基本上按照行政公文的规范格式；会议记录没有统一的格式，多是各单位自定。

☆功能上：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

5.结语

本文针对会务工作文书写作，论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，及其会议记录与会议纪要的区别。对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。

参考文献：

[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.01.

会务接待工作职责篇4

职责一：会议服务员岗位职责

注意个人仪容仪表，礼貌礼节;做好与营销部的沟通工作。

1. 打扫会议室卫生(包括门，窗，地面，地角线，柜子，衣架，台面，绿植，衣帽间，备餐间等)使门，窗，地面，柜子，台面无杂物;地角线干净，绿植无杂物。保持良好的卫生环境。

2. 若有客人看会场要尽量陪同，记录好客人要求及标准并向领导反应情况。

3. 有会时按照会议通知单摆好台形，检查设施设备是否完好，检查台面卫生，会场卫生;检查贵宾室，卫生间卫生，为会议做充分准备。

4. 会中按照会议服务流程做好接待工作。

5. 会后先要检查是否有客人遗留物品并上交。

6. 关闭设施设备，将会场收拾到无会标准。

职责二：会议服务员岗位职责

1.负责会议前的准备茶水、会议用品等工作。

2.负责会议室设备及服务用品的检查及报修。

3.负责保持会议室与服务区的干净整洁。

4.负责会后的.会场整理。

5.负责会议室条幅，指示牌的摆放及悬挂。

6.负责杯具的清理及消毒。

7.负责本岗位绿色植物的养护工作。

8.负责家具的定期保养工作。

9.负责客人遗留物品的收集整理并及时上报。

10.负责使用清洁工具的保养及维护。

11.负责会议临时更改信息的通知及发放。

12.完成上级交待的其它工作。

职责三：会议服务员岗位职责

1.会议服务员每天提前15分钟上班到岗，上岗时应统一着装，配戴工号牌。并做好会议接待准备(包括会议音响设备检查)。

2.负责相关会议室的保洁，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施。

3.负责会议开始前的茶水、果点、会议用品、桌椅、照明、空调设施的准备。

4.负责会议期间的茶水、果点服务，保证宾客的随时服务需求。

5.负责会议结束后的清场工作。

6.负责各会议室之间的工作协调配合。

7.负责会议室照明、空调、饮水设施是否完好，有问题及时向站长汇报。

8. 负责局领导办公室服务。

9.完成领导交办的其它任务。

职责四：会议服务员岗位职责

1、在会议中心主管的领导下，负责各类会议的接待、服务工作;

2、遵守酒店各项规章制度，用《员工手册》的规定规范自己的行为;

3、根据会议接待单相关内容，配合会议主办方做好会场布置及会议前期各项准备工作;

4、遵守服务程序和服务规范，热情、主动、有礼貌地接待客人，提供令客人满意的服务;

5、工作中仪容整洁，按会议要求认真做好各类会议的接待、服务和协助结账工作;

6、负责会议中心的清洁卫生工作，保持环境整洁，空气清新;

7、负责会议中心的设备、设施正常使用，定期维护保养;

8、参加酒店和部门组织的专业培训;

9、服从管理，随时听从上级的工作安排。

会务工作总结篇5

会务负责接待大、中、小各种不同类型的会议，服务对象主要是县里领导和外来客源两大块。迎宾负责客人的引领，主要接待餐饮、住宿、洗浴、KTV以及会议室的客人，所以迎宾人员必须与各部门的工作人员做好衔接工作，用真诚、热情的服务态度引领每位客人。会务，是一个非常注重细节的工作。每天打扫会议室、会议室前厅、两侧楼梯、生态园三楼会议室。自接任以来，顺利的接待了12次会议，服务人员也都做到及时为客人倒水、添水、调整麦克风，观察每位领导的个人习惯（如：闫书记喜欢喝浓茶，李县长不喜欢用无线麦，不喝夜茶等），并且及时改正客人提出的建议，尽量满足客人的需求，待会议结束后应了解客人结束会议后的安排，送餐厅或把客人依次送到各个楼层，让每位客人感受到宾馆的热情服务，客人走后清理会场，客人遗留的物品都要及时送还，体现出宾馆服务人员的素质。

迎宾每天随时打扫转门，电梯，为客人打造完美清新的环境，为了保证每个员工的精神面貌，我部门对所有员工进行培训，新来的迎宾员素质有明显的提高，老员工更加的精神饱满。

下一步工作计划：

一、认真接待好每次会议

二、做好清洁工作，不留死角

三、加强培训，自我完善

关于会务旅游的具体操作篇6

会务接待是指接待企业或部门根据会议组织者的要求,为参会者安排与会议有关的事宜,并提供服务工作的总称。

与自行组织安排相比,旅行社、酒店、景区等旅游企业安排的会务旅游由于其规模化、专业化的优势,可节省约20%左右的费用,受到了越来越多会议组织者的欢迎。从相互关联看,会展和旅游本身就是关联紧密的两项活动,离开交通、住宿、餐饮、会务的支持,会展活动很难开展;如果把旅游中的“吃、住、行、游、购、娱”等核心要素比喻成一连串的点,那么会务活动无疑是串起这些点的一条重要的线,而旅行社是将酒店、餐饮等旅游企业串联起来的链条,在对与会者提供旅游接待服务方面具有先天优势,同时由于长期与境内外各旅游客源地和目的地的合作,也使其在客源预测及对外招徕会展旅游者方面享有优势,因此目前越来越多的大型旅游集团以其行业优势和网络优势进入会务市场。另外,由于会展旅游以其组团大、客源逗留时间长、消费能力强、利润丰厚、对经济拉动作用大等特点引起越来越广泛的关注,也成为我国旅游业发展的热点,一个旅游企业能否成功介入会务业,并把各种旅游资源有效衔接起来,已经成为评价其组织化程度高低和竞争力强弱的重要标准之一。因此,参与会展服务,进行会务接待就成了旅游企业一项非常重要的任务。

一、会务接待的性质及特征

(一)会务接待是全方位的服务。

会务包含了会前的会议策划、酒店预订、票务服务,会中的秘书服务、会餐安排、住宿安排,会后的参观、访问、旅游等后勤服务。

(二)会务接待是多样化的服务。

旅游企业接待的会议通常包括政府会议、评审会、鉴定会、展销会、新闻发布会及企业内部会议等。

(三)会务接待是耐心细致的服务。

会务接待工作中,真正重要的是做到耐心细致的服务。无论是场地选择、餐饮安排、活动节目挑选,还是交通工具的确定,都要从主办单位及会者的心态和需求出发,设身处地为其着想,以达到尽可能完善的规划。

(四)会务接待是规范化的服务。

为保证会务工作有条不紊的顺利进行,接待企业和部门的工作必须有规范的质量标准和接待程序。要按质、按量、按时地兑现已事先预定给组织者承诺时的各项服务。

二、会务接待的程序及内容

一般的会务接待包括准备工作、会议中服务、会场结束和会后工作四大部分。

(一)会前准备