职业卫生档案管理系统

职业卫生档案管理系统（共12篇）

职业卫生档案管理系统 篇1

北方联合电力公司高头窑煤矿 职业卫生档案及职业健康监护档案管理制度

一、目的

为了更好地开展职业病防治工作、维护广大员工的身体健康，保证职业卫生档案及健-康监护档案和职业病诊断档案资料的连续性和完整性，更好地为矿员工服务，按照《中华人民共和国职业病防治法》、《职业病诊断与鉴定管理办法》及《职业健康监护管理办法》的要求特制定职业健康档案管理制度。

二、适用范围

适用于对矿内存在职业危害因素的管理工作。

三、职责

（一）人力资源部是职业健康监护档案管理的归口管理部室，负责对从业人员职业健康监护档案管理制度的落实进行监督管理和考核。

（二）负责职业病危害作业工种和人数的核定，配合卫生机构开展劳动者的职业健康监护工作。负责组织实施员工职业健康体检工作，负责职业病人的诊断与职业病鉴定工作的组织协调，并对职业健康监护档案进行管理。

四、档案资料的归档范围

（一）职业卫生档案内容

1、基本情况

（1）、单位名称、企业性质、上级主管单位名称、矿址、通讯方

法、法人代表姓名及其他的企业基本信息；

（2）、职业卫生管理机构状况；（3）、主要产品；

（4）、生产的工艺流程、设备布置等；

2、职业病危害防治管理制度和措施；

3、职业病危害因素种类；

4、作业场所职业病危害因素监测评价报告或建设项目预评价、控制效果评价报告。

5、建设项目可行性研究报告职业卫生专篇、职业病危害评价、设计审查、卫生防护设施验收资料；

6、职业病危害防护设施、现场应急救援设施设置、维护使用情况资料；

7、岗位职业健康操作规程。

8、既往的职业危害与职业危害事故资料。

9、职业危害因素超标的整改措施。

10、职业危害因素监测记录及报表。

11、职业危害申报现场核查意见书。

（二）健康监护档案内容

1、健康监护档案册。

2、职业健康体检结果报告。

3、健康体检综合分析报告。

4、职业健康体检复查人员名单及复查结果报告。

5、职业病观察对象和职业禁忌症处理意见书。

6、从业人员职业健康监护档案包括劳动者的职业史、既往史和职业病危害接触史；相应作业场所职业病危害因素监测结果；职业健康检查结果及处理情况；职业病诊疗等有关个人健康资料。

（三）职业病诊断档案。管理部室应建立职业病诊断档案并永久保存，档案内容应当包括：

1、职业病诊断证明书；

2、职业病诊断过程记录；

3、用人单位和劳动者提供的诊断用所有资料；

4、临床检查与实验室检验等结果报告单；

5、现场调查笔录及分析评价报告。档案的保管：

指定专人负责管理档案，要保证档案资料的真实性、规范性、完整性。归档资料应为原件，如原件无法归档的，必须在复印件上注明原件存放地并由提供者和提供双方签名。归档资料纸张质量和规格要求，书写必须用碳素墨水，蓝黑墨水符合档案要求的材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔，纯蓝墨水、红墨水、涂改液等，切实做好“七防”，即防潮、防虫、防火、防盗、防尘、防鼠、防晒。

档案室要保持清洁卫生，档案资料摆放整齐，便于资料的管理和使用。

档案管理人员要熟悉业务，准确、及时地为使用者提供方便服务。归档资料排列、编号、编目、应规范有序，编制正确，符合资料归档

要求，按时间、单位、体检类别、件号排列装盒，以查早方便为原则。并充分运用计算机辅助档案管理手段，提高档案管理现代化水平。

对所保管的档案资料，要经常查看，发现破损和字迹不清的，要及时进行修补、复制，发现重大问题要及时请示、报告。

卫生行政部室、职业病诊断机构、职业病诊断鉴定机构，用人单位和劳动者需要提供相关的档案资料时应提供复印件，注明：“与原件相同”，并签章。

档案室严禁无关人员随意进入。档案的借阅：

各有关部室、单位、个人查阅档案资料，须持单位介绍信或征得主管领导同意，并履行登记手续，对所查内容、利用目的作详细登记，必要时提供复印材料。

档案原始材料原则上不外借，特殊情况须外借的，须经主管领导批准方可进行。

对借阅的档案资料，必须妥善保管，不得转借，不得拆卷、标记、涂改档案资料，归还时保证档案完整无损。

职业健康检查档案：一矿一档。主要包括与用人单位职业健康检查合同书或协议书；用人单位提供的基本情况；工作场所职业病危害因素种类和接触人数、职业病危害因素检测情况资料；产生职业病危害因素的生产技术、工艺和材料；职业病防护设施等资料；受检人员花名册（即工人体检一览表）即劳动者相关信息清单；职业健康检查报告书和其他资料，病与每年12月25日归档。

有关职业病防治法律法规、职业健康监护技术标准、规范，职业病诊断标准等档案。

各级来往有关职业健康监护工作的文件档案。计划和职业健康监护工作的总结档案。宣传培训资料档案。

职业卫生档案管理系统 篇2

关键词：职业卫生档案,管理系统,职业病防治,用人单位

《中华人民共和国职业病防治法》要求用人单位应当建立、健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案(统称“职业卫生档案”);并按照规定的期限妥善保存。按照法律的要求,我们于2006年开始研究职业卫生档案工作框架及管理体系,2007年在攀钢开展职业卫生档案工作[1]。2010年,有近40个厂矿、200余个车间进行职业卫生档案工作。笔者结合职业卫生档案工作实践,对职业卫生档案工作如何管理进行了探讨。

1 职业卫生档案工作的系统管理

职业卫生档案工作的系统管理是从战略上解决职业卫生档案工作管理的问题。虽然《中华人民共和国职业病防治法》对用人单位职业卫生档案工作有明确的要求,但目前国家没有统一的技术标准。从文献报道来看,由于种种原因,用人单位的职业卫生档案工作内容、质量参差不齐,职业卫生档案工作的管理形式多样。李蓉[2]结合公司自身特点和企业档案管理现状,开发研制了《长城钢铁公司职业卫生档案管理系统》。但该系统于1999年前开发,相关内容不够全面,不能适用新的职业病防治的相关规定。鞍山钢铁集团公司劳动卫生研究所鲁铎[3]开发研制了粉尘作业职工职业健康监护档案计算机管理系统,但该系统仅针对粉尘作业职工,而非整个大型企业全面反映职业卫生工作的职业卫生档案。对此,我们认为要使职业卫生档案工作持续有效地进行,并通过职业卫生档案工作推动用人单位职业病防治工作的发展,使职业卫生档案能够准确、完整的反映职业病防治工作全过程,需要以系统管理的思想,从战略上解决职业卫生档案工作的管理。这种战略思想是建立职业卫生档案管理系统,从职业卫生档案工作入手,按照国家法律、法规、规章等要求持续改进、不断完善企业职业病防治工作。

职业卫生档案管理系统是以相关职能管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位构成一定的组织框架,以记录职业卫生工作活动为内容,通过戴明PDCA管理模式进行运作的一个有机整体。见图1。

这个系统的核心是按国家法律、法规等要求,规范企业各项职业卫生工作,持续改进。在这个系统的每一环节中,职能管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位3方应责任明确、工作具体,保证职业卫生档案工作围绕核心持久运行[1]。

系统管理的作用在于:①解决职业卫生档案与职业卫生工作的关系问题。职业卫生档案不是简单的为建档而建档,而是用人单位通过建立、更新职业卫生档案持续改进、不断完善企业职业病防治工作。②规范用人单位职业卫生工作。目前,职业卫生档案国家没有统一的技术标准、操作规范;一些大型企业建档形式多样,存在内容不全面、管理缺乏系统性、持续性等问题;更多的企业职业卫生工作是被动进行,不知道如何建立职业卫生档案。由职业卫生技术服务机构制定企业或地区职业卫生档案技术规范,技术规范全面涵盖国家对用人单位职业卫生工作的要求,在规范用人单位建档的同时,也为企业完善职业卫生工作提供了依据和具体的工作目标。③便于职能管理部门对职业卫生工作的监管。职能管理部门包括企业内部职业卫生工作管理部门和政府相关职能部门。2003年,中编办把部分职业卫生监管职能从卫生部门划给安监部门,用人单位职业卫生工作的监管由2个部门负责。用人单位为接受监管做重复工作,有些监管处于无从下手的被动阶段。如何将重复变高效,将被动变主动,规范的职业卫生档案可为职能管理部门对职业卫生工作的目标性监管提供高效、便捷的途径。④实现职能管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位3方有机结合。职能管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位在职业卫生工作中承担着不同的责任,如果没有一个着眼点使3方责任明确,往往会出现用人单位为监管而临时性、突击性的做职业卫生工作,职业卫生技术服务机构的专业技术不能得到有效利用,专业人员的能力得不到充分发挥。通过职业卫生档案管理系统,职能管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位3方以职业卫生档案管理为基点,各行其责,共同把职业卫生档案做好、管好、用好。最终达到按相关法律、法规、标准规范等要求,持续改进、不断完善企业职业卫生工作之目的。⑤为信息化管理创造条件。系统管理是建立信息化管理的前提,没有系统管理的组织框架和工作内容的逻辑关系,信息化管理则无从做起。而职业卫生档案管理系统信息化管理对提高建档工作效率、职业卫生信息使用效率、职业卫生档案管理效率,实现职能管理部门、职业卫生技术服务机构、用人单位3方相关信息共享具有重要意义。

2 职业卫生档案工作的质量管理

职业卫生档案工作的质量管理体是从战术上解决职业卫生档案管理的问题,决定了职业卫生档案能否准确、完整地反映职业卫生工作全过程。

在攀钢职业卫生档案管理系统中,档案的质量控制贯穿该管理系统的全过程。见图2。通过技术标准的质量控制、工作过程质量控制、监管考核予以实现。

技术标准的质量控制主要是把好“企业职业卫生档案提纲”质量关。“提纲”是职业卫生档案工作的标准性技术文件,它即具有规范档案的作用,又有对用人单位职业卫生工作提出要求的作用。“提纲”的制定需要严格按照国家相关法律、法规、规章等要要求进行,并需与时俱进,定期修改完善;需要由职业卫生服务机构3名以上专业人员集体通过,并由职能管理部门审核认可,保证职业卫生工作符合国家法律、法规等相关要求。

工作过程质量控制需要职业卫生服务机构专业人员和有人单位相关工作人员共同完成。在“提纲”中对每项建档内容提出具体要求,职业卫生服务机构专业人员定期对用人单位进行相关培训,全程指导用人单位首次建档,抽查档案更新质量。用人单位专人负责该项工作,按要求进行建档、档案更新及管理。

在质量管理中,职能管理部门的监管是保证企业职业卫生工作顺利进行,提高职业卫生档案工作质量的必需条件。我们的工作经验是按照“档案提纲”、“工作程序”要求,由职业卫生技术服务机构制定“职业卫生档案考核提纲”。“职业卫生档案考核提纲”是职能管理部门监管厂矿职业卫生工作的技术标准。职能管理部门根据监管需要,从“提纲”中选取项目对用人单位职业卫生档案及其工作的进行考核,实现对档案质量的审核和对企业职业卫生工作的监管。

3 职业卫生档案资料的归档管理

职业卫生档案是用人单位依法经营的直接证据,是职业病防治研究的重要基础数据,档案资料的定期妥善保存非常重要。在国家对职业卫生档案定期妥善保存还没有具体规定的情况下,我们采取较为严格的归档管理措施。

按照攀钢集团钢铁钡钛股份有限公司档案管理标准QG/FT 0056-2010,各建档单位的职业卫生档案资料归其档案室管理。

归档内容:年度职业卫生档案文字版、电子版(光盘)、职业健康监护体检报告、作业场所职业病危害因素检测报告等与职业卫生工作相关的文字、图纸、照片、录音带、录相、影片、计算机数据等文件材料。

保管期限:永久。

职业卫生档案资料的归档管理作用在于:①防止资料的丢失、损坏,保证资料的安全、完整。职业卫生档案工作不是一朝一夕的短期行为,而是一项与企业共存亡的长期工作。以往职业卫生工作资料由企业相关管理科室的工作人员负责保管,资料保管质量无法保证;人员变动、工作交接容易导致资料丢失,保管不当容易使资料损坏。现由专职档案工作人员严格按照档案管理标准对职业卫生档案资料进行管理,专业人员做专业的工作,是防止职业卫生档案资料丢失、损坏,保证资料安全、完整的最有效方法。②实现档案资料管理的科学化。《攀钢档案管理标准》是攀钢规范档案资料管理的内部标准,根据企业现代化管理的需要已多次更新,保证了企业档案资料的科学化管理。将职业卫生档案资料归入公司档案管理,是职业卫生档案资料科学管理的唯一可靠途径。③资料规范管理,便于查阅。职业卫生档案是企业职业卫生工作的真实记录,当政府职能部门监管、法律责任举证、职业病防治研究等需要相关资料时,档案资料的规范管理,可提供快捷准确的相关信息,便于查阅。因此,职业卫生档案资料归专职部门管理非常必要。

职业卫生档案工作是职业病防治工作中一项长期、艰巨的基础工作。建档的主体是用人单位,企业从被动建档到主动建档的观念意识的转变,需要建立科学的管理体系,通过政府职能管理部门监管和职业卫生服务机构专业指导予以实现;职业卫生档案能否准确、完整、动态地反应职业卫生工作的全过程,质量控制至关重要;档案资料的科学管理是对职业卫生工作成果的保护,必须由档案专职部门管理。以上是我们在职业卫生档案工作中的工作经验和体会,愿与同行探讨、交流与分享。

参考文献

[1]黄升,封承勇,高恩革,等.攀钢职业卫生档案管理系统的研究[J].职业与健康,2010,26(8):933-937.

[2]李蓉.长钢职业卫生档案管理系统[J].职业卫生与病伤,1999,14(2):119-120.

卫生计生档案管理工作初探 篇3

【关键词】档案管理；卫计档案；卫生档案；计生档案

目前，随着全国各地区卫生系统与计生系统的合并，卫生计生档案管理工作也进入了一个新的阶段，可以说，机遇与挑战并存。对于在新形势下如何开展卫生计生档案管理工作，是两机构合并后档案管理人员需要认真面对的一项重要课题。

一、当前卫生计生系统档案管理工作中存在的问题

（一）对卫生计生档案管理工作的重视不足

卫生计生档案是卫生计生行政管理机构在进行各项职能活动时形成的具有保存价值的历史资料，是卫生计生工作开展以及政策的制定的重要依据，具有十分重要的参考价值。由于目前的卫计单位尚处于机构合并的初始阶段，各项工作千头万绪，使得档案管理工作的重要性被忽视，档案管理工作没有进入单位的议事日程，从单位领导到直接的档案管理人员，都对档案管理工作的重视程度不够，导致在现阶段档案管理工作的发展严重滞后。

（二）档案管理制度不健全

档案管理制度不健全是目前卫生计生单位档案管理中存在的主要问题之一，对于单位档案管理工作的有序开展十分不利。具体表现为：档案管理范围不明确、档案分类不合理、归档要求不严谨、档案的查阅及借阅程序不规范、档案的保管不规范等。卫生计生单位档案管理制度不完善、不健全，与单位领导对档案管理工作不重视，单位档案管理水平不高等有着直接的关系。此外，由于两机构合并，原先各机构档案管理制度与现有机构设置不匹配，也没有根据现单位实际情况进行必要的调整，也是形成卫生计生单位档案管理制度不健全的一大因素。

（三）档案管理专业人才缺乏

档案管理是一项需要专业技能才能胜任的工作。目前，卫生计生单位的档案管理人员主要分为两种，一种是专职负责档案管理的工作人员；一种是兼职负责档案管理的。从人员的综合素质来看，无论是专职还是兼职档案管理人员，在专业知识与技能方面都存在一定的欠缺。很多的兼职档案管理人员并不具备专业的档案管理知识与技能，即便是专职的档案管理人员，也往往并非档案管理专业出身。档案管理专业人才的缺乏，已经成为提升卫生计生单位档案管理水平的瓶颈。

（四）档案管理的信息化程度不高

卫生计生档案管理的信息化程度不高主要体现在两个方面，一是档案资料的数字化、信息化不规范，转化技术水平低，效率不高；二是档案信息化建设不全面，档案网站服务功能不完善，档案利用服务较差。档案信息化建设是利用信息技术提高档案管理工作的现代化水平，更好的实现档案信息的社会化服务。卫生计生档案管理的信息化程度不高，在很大程度上影响了卫生计生档案管理的效率以及档案的有效利用。

二、加强卫生计生档案管理工作的对策

（一）提高对卫生计生档案管理工作的重视程度

卫生计生档案的重要性及其价值是毋庸置疑的，其对于地区卫生计生工作的开展具有重要的参考价值。以当前卫生计生档案管理中出现的问题来说，提高对档案管理工作的重视程度是关键，是提升卫生计生档案管理工作成效的基础，只有思想上引起重视，才有在行动上落实到位。加强对卫生计生档案管理的重视，关键是要单位领导层高度关注档案管理工作，将档案管理工作纳入议事日程，只有从上向下形成重视档案管理的氛围，才能更好地落实档案管理的各项工作。

（二）完善档案管理各项规章制度

制度是用来规范人的行为的准则，只有完善的规章制度，才能更好地规范人的行为，确保档案管理工作有条不紊地进行。目前卫生计生档案管理制度不健全的问题，归根结底是因为卫生计生单位档案管理水平的问题。因此，完善档案管理制度，首先要提高单位的档案管理水平，要建立档案管理的专职机构负责档案管理工作，要从档案的收集、整理以及归档等各个环节加强制度建设，要明确档案管理的范围以及档案管理部门的职责，要建立科学合理的档案分类标准、归档要求，要规范档案查阅及借阅的流程，对档案的保管要制度严格的规章制度，确保档案资料的完整性与准确性。

（三）加强档案管理专业人才的培养与引进

卫生计生档案管理水平的提高，关键是要加强档案管理专业人才的培养与引进。以目前卫生计生单位档案管理人员的专业素质来看，虽然基本可以满足档案管理的要求，但面对网络新形势下档案管理的新问题、新情况，应对能力明显不足，这已经成为了目前卫生计生单位提升档案管理水平的关键问题。从提高人员专业素质的角度来说，加强档案管理专业培训是有效的应对措施。无论是对专职档案管理人员还是兼职档案管理人员，从单位实际需求出发，为其提供具有针对性的档案管理专业培训，可以有效的提升档案管理的专业水准，尤其是对档案信息化建设，加强培训可以确保档案管理人员适应新形势下档案管理发展的趋势，更好的完成单位的档案管理工作。此外，卫生计生档案信息化建设的要求，也对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，单单依靠对现有档案管理人员的培训，不足以完全满足档案信息化建设的要求。因此，引进具有专业档案管理知识与技能的人才对于完善卫生计生单位档案管理人才结构具有十分重要的意义，必须要加强重视。

（四）加强档案管理的信息化建设

档案管理的信息化建设是利用计算机技术、信息技术来加强档案资源信息的收集、整理、存储及开发利用，对于推动我国社会经济的快速发展具有十分重要的作用。目前，档案管理的信息化已经成为档案管理技术发展的趋势，也是实现档案资源共享的重要途径。卫生计生档案管理水平与效率的提高，需要加强档案管理的信息化建设。一方面是加强信息化硬件设施的投入，包括档案信息网络系统和档案数字化设备，确保信息化建设的基础设施满足要求。基础设施建设是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。另一方面要加强档案信息化的标准规范建设及信息资源建设，做好电子档案的基础性工作。标准规范建设是档案信息化建设的重要内容，是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定统一的标准规范及格式，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重要的意义。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，其开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。其主要内容是档案的数字化和电子文件的采集和接收，主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。此外，档案管理信息化建设还包括对档案管理人员的信息化培训，使之成为既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，以适应信息化的档案管理模式。

三、结束语

总的来说，卫生计生档案管理工作要取得成效，首先要重视档案管理工作，尤其是要得到单位领导的重视；其次，要建立健全档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作在章可循；第三，要加强档案管理人员专业素质的培训，吸收引进具有档案管理专业知识与技能的人才；第四要加强档案管理的信息化建设，用信息化技术促进档案管理水平的提高。虽然目前卫生计生档案管理中存在着诸多的问题，但只要在上述四个方面做好，必能取得长足的发展。

参考文献

[1]马明慧，邹琳，王福菊. 浅议卫生计生档案的信息化建设与管理[A].中华医学会（Chinese Medical Association）、中华医学会医学信息学分会.中华医学会第二十一次全国医学信息学术会议论文汇编[C].中华医学会（Chinese Medical Association）、中华医学会医学信息学分会：，2015：1.

职业卫生档案管理系统 篇4

质安字〔2005〕56号

第一条

为加强中国石油天然气集团公司职业健康工作，规范职业卫生档案管理，依据《中华人民共和国职业病防治法》和《中国石油天然气集团公司职业病防治管理办法》，制定本规范。

第二条

本规范适用于中国石油天然气集团公司所属企事业单位（以下简称企业）。

第三条

职业卫生档案是在企业职业卫生管理、职业病防治以及职业卫生技术服务工作中形成的，能够准确、完整反映职业卫生工作全过程的各类文件材料，是职业病防治过程的真实记录和反映，是企业职业健康管理的重要基础信息资料。

第四条

企业应依法建立健全职业卫生档案，做好职业卫生档案及资料的收集与归档。职业卫生档案由企业职业健康管理部门负责建立和管理。

第五条

职业卫生档案主要由职业卫生管理档案、员工职业健康监护档案和职业健康工作资料等内容组成。

（一）职业卫生管理档案主要包括：

1.国家有关职业病防治工作的法律、法规、规范、标准清单及有关文本； 2.企业基本概况、职业健康管理组织、机构及人员分工； 3.企业职业健康管理制度、方案、程序、作业指导书、应急救治预案及演练等有关内部文件；

4.企业作业场所职业病危害因素种类与分布、车间工艺流程示意图、车间职业病危害因素分布图、员工接触职业病危害因素情况；

5.作业场所职业病危害因素检测记录、分析评价报告、检测与评价委托书；

6.建设项目职业病危害评价资料（可提供保存清单，注明保存地点）与申报资料、建设项目职业卫生审查登记；

7.企业职业病预防控制措施资料、工艺改造技术措施、职业病防护设施； 8.员工职业病防护用品、配备清单和使用维护情况； 9.职业健康监护资料、职业健康检查结果与分析报告、职业禁忌人员、职业病观察对象、职业病患者登记和职业健康监护委托书；

10.职业卫生技术服务机构资质证明资料（法人证明和资质证明材料）等。

（二）员工职业健康监护档案主要包括：员工健康基本情况、既往病史、急慢性职业病史、婚姻生育史、个人史、家族史、职业史、职业健康检查结果、职业病诊断情况等。

（三）职业健康工作资料主要包括：职业健康工作计划与总结、有关工作会议记录、职业健康与职业病防治宣传、教育培训、工作检查、职业病危害隐患治理、事故管理、考核与奖惩等。

第六条

企业职业卫生档案主要由局（公司、总厂）和二级单位（分厂）两级构成。基层单位应建立相应的职业健康工作资料，具体内容由局统一确定。员工职业健康监护档案原则上由二级单位负责建立与保管，鉴于企业的实际情况也可由局级单位建立与保管。

第七条

建立和完善职业卫生档案管理制度。指定专人负责，准确、及时填写有关内容，并妥善保管。每年定期对职业卫生档案内容进行复核。集团公司统一职业卫生档案样式及标识。员工职业健康监护档案中的《职业健康检查表》参照卫生部《职业健康监护管理办法》

职业卫生档案管理规范

统一的样式印制。

第八条

档案管理人员对档案的收进、移出、管理、借阅和利用等情况要进行登记，认真归档。严禁对职业卫生档案拆卷、涂改、污损和擅自翻印。档案管理人员工作调离时，必须办理职业卫生档案交接手续。

第九条

职业卫生档案库房要坚固、安全。做好防盗、防火、防虫、防鼠、通风等项工作，并有应急措施。

第十条

严格档案管理和借阅制度。对于涉及企业生产机密及员工职业健康监护档案资料的内容，应严格履行保密义务。

第十一条

本规范自发布之日起执行。

2005年7月12日）

卫生档案管理制度 篇5

二、归档范围

公共场所从业人员的健康状况、卫生知识培训情况、各项卫生设施的图纸、文字等材料、卫生许可相关资料、卫生自查记录、监管部门的.监督监测资料等具有参考价值的文件资料。

三、公共场所的卫生档案管理由卫生档案管理员负责。

四、卫生档案管理员的职责：保证公共场所各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、公共场所的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公共场所卫生档案资料归档期。

2、在卫生档案资料归档期，由卫生档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由卫生档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入卫生档案室。

5、卫生档案管理员实施卫生档案归档整理。

六、卫生档案的借阅

1、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级卫生档案可直接通过卫生档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公共场所的其他人员需借阅非密级卫生档案时，由部门经理办理《借阅卫生档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公共场所卫生档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级卫生档案禁止调阅，机密级卫生档案只能在卫生档案室阅览，不准外借；秘密级卫生档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级卫生档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、卫生档案借阅者必须做到：

①爱护卫生档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

七、卫生档案的销毁

1、公共场所任何个人或部门非经允许不得销毁公共场所卫生档案资料。

2、当某些卫生档案到了销毁期时，由卫生档案管理员填写《公共场所卫生档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的卫生档案资料必须由总经理批准方可销毁。

4、经批准销毁的公共场所卫生档案，卫生档案管理员须认真核对，将批准的《公共场所卫生档案资料销毁审批表》和将要销毁的卫生档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

卫生监督协管档案管理制度 篇6

一、基本原则

1、卫生监督档案，是指在卫生监督、监测(卫生质量抽检)、卫生行政稽查、卫生行政许可、卫生行政处罚、卫生宣教、科研培训及党政管理等活动中直接形成的，对本单位工作具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等各种门类、各种载体的历史记录。

2、卫生监督档案工作是卫生监督工作的重要组成部分，是提高卫生监督工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必备条件。

3、提高档案管理的现代化水平，配备计算机和适用的档案管理软件，运用计算机辅助档案管理。

4、卫生监督档案工作列入单位发展规划和检查、考核、评比内容，市卫生监督所稽查科和办公室负责对卫生监督档案管理工作的督促。

5、对本单位形成的各种门类、载体的档案实行相对集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、岗位职责

6、中心确定一名兼职档案管理人员，保证档案管理人员从事档案工作的时间，保持档案管理人员的相对稳定，并切实解决档案工作中的实际问题。档案员负责本科室文件材料的积累、整理和归档工作。档案员应忠于职守，努力学习，具备一定专业知识。

7、公共卫生科必须有专用的档案室（柜），要有防火、1

防盗、防霉等安全保管措施。

8、中心对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的科室或个人，予以适当奖励；对违反档案管理制度的，予以批评教育处理。

三、档案管理

9、中心要建立健全文件材料归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各科室和人员的岗位职责，作为考核的重要内容。

四、档案利用

10、卫生监督协管员要应用计算机对保存档案进行存储与检索，积极主动地开展档案信息的利用工作，为本单位各项工作提供服条，并加强利用效果的宣传工作。

11、档案外借，须请示单位领导同意。在向利用者提供档案的同时，应明确期限，及时归还。

12、卫生监督协管员应积极开展档案的编研工作，围绕中心工作相互合作，编写通用性材料和专题材料，促进中心事业发展。

卫生外事档案管理的分析与建议 篇7

卫生外事档案管理工作是我国卫生部门开展对外交流与合作的主要工作内容之一, 通过对卫生外事活动中产生的各种图表、文稿、视频录像以及人物专访等档案资料的收集与管理, 为活动双方提供详细的、真实的、可靠的技术参考资料。现在的卫生外事档案管理与传统意义上的档案管理相比, 有着自身的许多特点。

1.1 内容多样

自改革开放之后, 尤其我国加入世界贸易组织以来, 我国各行各业对外的交流与合作也越来越频繁, 卫生事业也开展了多样化的对外交流, 包括技术研发、设备改进、药物研发等多个领域, 相关的外事档案内容也多种多样, 国际卫生界人员的互访、国际间合作项目的发展、外籍专家的聘用、各国卫生人员的出国进修以及承办各类学术交流会议的等, 形成了内容多样的外事档案资料。

1.2 档案资料载体多样

随着现代信息处理技术的发展, 尤其是计算机数字技术的发展, 使得现代卫生外事档案资料的载体也日益多样化, 比如纸张、光盘、图片、磁带、硬盘、电子文件等等, 如何对这些不同载体的档案资料进行有效的收集、保存和管理, 以尽可能记录外事活动的真实原貌, 这是当前我国卫生外事档案管理的主要任务。

2 我国卫生外事档案管理现状

我国卫生界开展对外交流与合作是在改革开放以后才实施的, 在加入世贸组织以后逐渐发展壮大起来。时至今日, 经过三十多年的发展, 虽然我国的卫生外事档案管理工作已经取得了很好的成绩, 但是依然存在不少问题。

2.1 外事档案管理意识不强, 管理制度不完善

我国卫生界开展对外交流和合作的时间只有短短的几十年时间, 虽然受到加入世界贸易组织影响, 逐渐发展壮大起来, 外事活动也越来越多, 但是之前的外事活动却是非常稀少, 也没有建立起完善的外事档案资料管理体系, 卫生外事档案管理工作人员也普遍缺乏这方面的工作意识, 只是当成普通的档案材料予以保管。

2.2 外事档案资料收集缺乏完整性

外事档案资料是对外交流与合作的各项活动的详实记录, 属于珍贵的信息资源, 应该尽可能的保证其完整性。然而在现实工作中, 由于外事档案资料的管理人员缺乏管理意识, 对外事档案资料管理的重要性认识不足, 以致经常把注意力集中在外事活动的最终结果上, 而对于外事档案资料的收集只是走一个过程而已, 这就造成外事档案资料收集出现不完整的现象。

3 加强我国卫生外事档案管理工作的措施

针对我国卫生外事档案管理工作存在的这些问题, 结合对国内外多家卫生机构外事档案管理工作经验的分析和总结, 本人认为可以从以下几方面采取措施加强我国的卫生外事档案管理工作。

3.1 提高外事档案管理意识, 健全外事档案管理制度

应该定期举办有关卫生外事档案管理工作的宣传活动, 以提高有关工作人员的管理意识为目的, 对外事档案管理工作的重要性予以详细的讲解, 让每位从事外事活动及外事档案管理工作的相关人员, 都正确的认识到自身工作岗位的职责和意义, 自觉投入到卫生外事工作中去。

同时, 还要健全外事档案管理制度。对于外事档案资料的收集整理、建档、存档以及各项外事档案资料的调查和查阅等各个环节, 都要制定完善的管理制度, 确保外事档案资料收集的准确、完整。建档、存档以及外事档案资料调查与借阅的有效开展, 能够避免档案资料遗失引发的诸多不便。

3.2 制定严格的外事档案资料收集程序, 确保资料收集的完整性

外事档案管理部门应该根据各项卫生外事活动的特点, 制定相应的外事档案资料收集程序, 并严格监督其执行过程。比如要举办一场国际间的卫生学术交流会, 邀请大批各国学术专家, 那么外事档案资料收集就可以先进行会议现场的视频录像, 以记录整个会场的真实原貌, 此外还要收集会议现场发放的各项文稿、图表等有关资料, 最后应该对参与会议的各国专家进行专访, 以建立完整的外事档案资料体系。

3.3 运用现代计算机信息管理平台

外事档案资料的收集与管理都属于信息资源的处理, 现代计算机信息处理技术的发展给外事档案资料的管理带来了很大便利, 尤其是计算机网络技术, 可以迅速的将一个单位收集的有关档案资料传递到另一个单位, 也可以迅速的从海量的档案资料中找到所需的资料。可见运用现代计算机信息处理技术, 对打造信息时代的外事档案管理平台有着很大的优势。

4 结语

随着我国对外开放的逐步加深, 经济全球一体化的快速发展, 我国的卫生事业开展的对外交流与合作活动也会越来越频繁, 做好卫生外事档案管理工作有着重要意义。虽然我国的卫生外事档案管理工作开展的时间并不长, 但是只要我们时刻留意工作中出现的问题, 积极的对外交流, 勇于探索和改进管理方式, 我们就能做好外事档案管理工作。

摘要：卫生外事档案管理工作是现在卫生事业对外交流中的一项重要工作, 对促进各国卫生事业的交流、发展各国人民之间的友谊有着很重要的意义。卫生外事档案是国内卫生部门与国外卫生事业有关部门进行学术交流、友好交往等活动的原始记录, 包括具有重要学术价值的图表、文稿、视频录像以及人物专访等材料, 为各国卫生事业的发展提供了重要的科学依据。本文就我国的卫生外事档案管理工作中存在的一些问题以及应该采取的措施进行了分析, 希望能给从事卫生外事档案管理工作的朋友们带来一些帮助。

关键词：卫生外事,档案管理,合作交流,工作特点,管理现状

参考文献

[1]闫保华, 张晶, 刘增法.卫生外事档案管理的分析与建议[J].齐鲁护理杂志, 2012 (24) :120-121.

[2]陈艳宁.民族地区医科院校外事档案管理刍议[J].右江民族医学院学报, 2009 (5) :922-923.

[3]王晶.新时期高校外事档案信息化管理的探讨[J].陕西档案, 2009 (4) :38.

职业卫生档案管理系统 篇8

一、医疗设备档案在设备管理中的重要性

医疗设备管理的内容包括了设备运动全过程的管理,而设备运动的过程存在两种运动形态:一种是设备的物质运动形态,包括设备的选购、验收、建档、安装、调试、使用、维修等;二是设备的价值运动形态,包括设备的资金来源、经费预算、财务管理、经济效益等。对设备物质运动形态的管理叫设备的技术管理,对设备价值运动形态管理叫设备经济管理。

在实际工作中这两种管理交替穿插进行,相互制约,相互促进,且需通过医院设备主管部门的采购、供应、管理、维修等四方面工作协调完成。实际上医疗设备管理工作就是为医院的医疗、科研、教学、预防工作提供最恰当的技术装备,使之处于良好的工作状态,产生应有的社会效益和经济效益。完善的设备技术档案是搞好医疗设备管理工作的重要保障。医疗设备档案必须详细记录设备的各种技术指标和性能以及运转情况及质量状况,便于查询使用,为更好地使用管理设备提供第一手资料。

完整的医疗设备档案对于全面了解设备的性能,特别是使用和维护该设备具有重要意义。医疗设备档案的建立对于各项制度的落实起到监督和促进作用。使用者按档案记载的操作规程操作,一旦违反操作规程造成事故,便于追究责任,从而督促使用人员加强责任心,实施规范化操作。

医疗设备档案管理是对有关资料的采集、整理、统计、分析及保存的过程，是医疗卫生单位管理工作中不可忽视的一部分,搞好医疗设备档案管理对加速医疗卫生单位医疗设备建设与发展具有积极作用。

二、档案管理系统的内容

购买资料:如购买审批文件、可行性论证报告、招标文件、商检证明、订货合同书、进口许可证、海关报关单、安装调试验收报告、装箱清单、合格证、发票复印件等。技术资料:如设备样本、使用说明、操作手册、维修线路图等。

管理资料:如设备登记表、维修登记表、技术状况鉴定、设备流动证、检修、保养记录和报废表及声像图片资料。报废设备审批手续及技术人员鉴定记录等。

三、档案管理业务

医疗设备档案是国家档案的一个组成部分,是提高医院工作效率、医疗质量和技术水平的重要保证。规范妥善地保管资料,可最大限度地利用档案资料,为设备使用、维修、维护及更新换代提供可靠数据，最大限度发挥档案资料在设备管理中的作用,同时也为临床诊断提供可靠依据。

四、规范档案管理的措施

收集有关医疗设备发展现状、产品动态的信息。随着医疗技术飞速发展,高科技新型诊查治疗仪器日益增多,设备更新周期日益缩短,这就要求医疗设备管理人员必须及时了解,收集国内外有关医疗设备的发展现状和产品动态,并对收集到的资料进行整理存档便于阅读,为计划引进设备及设备的维护提供相关资料。

全面、系统、规范地为每一个仪器设备建立档案。为了保证档案的完整性,必须充分利用多渠道获取各种资料,无论是一般性资料还是技术性资料。资料的获取要涵盖设备引进的全过程,包括引进前的论证考察阶段、定货谈判阶段、开箱验收阶段及设备使用阶段。当把每一件仪器设备的所有资料收集齐全后,应立即进行整理编排,归为一卷,然后根据设备的分类情况,建立相应的编码检索。所有资料均要集中保存并定期整理、统计、分析。

各项规章制度的建立是档案工作有序进行的前提保证。根据《档案法》及一系列有关档案工作的行政法规及医院工作的特点,建立《医院工作制度》及《医院各类人员职责》等规章制度,使职责范围的有关人员在岗位责任制中,有章可循。

提高档案管理人员水平。档案管理的目的是为了更好地管好、用好档案,让它发挥其应有的作用。我国已经加入WTO,管理模式也应与世界接轨。因此,档案管理人员必须具备很高的素质和管理水平。同时必须熟悉本单位的档案内容和管理办法,认真执行各项制度,有较强的责任心,对单位医疗设备状况心中有数。

医疗设备档案管理是一项复杂的系统工程,建立统一标准格式、统一信息管理、统一服务规范的医疗设备档案管理和服务系统是当今医疗设备管理的当务之急。

职业卫生档案管理系统 篇9

一、基本情况：二次供水单位名称、地址、负责人、联系电话、产权单位/上级主管部门；设施基本情况说明：水箱位置（高位、中位、地下储水罐、蓄水池）、容积、水箱材质（不锈钢、玻璃钢、钢板、砖混、塑料等）；

二、有关证件：卫生许可证、消毒药剂（消毒器）卫生许可批件、有关设施卫生许可批件；

三、体检、培训情况：二次供水从业人员体检、培训合格证、花名册、五病调离情况；

四、卫生制度：卫生管理制度、水污染报告制度、水污染防范措施和应急预案；

五、各种操作规程：设施清洗消毒操作规程等；

六、有关记录：清洗消毒记录、设施日常检查维护记录

七、涉水产品和消毒产品的卫生许可批件

八、水质检测：水质检验报告；

九、其它：有关通知、文件、监督意见书等；

论乡镇卫生院档案管理工作现状 篇10

摘 要：本文对现阶段乡镇卫生院的档案管理工作状况进行总结分析，其主要问题体现在档案管理意识淡薄、管理技术及设备更新不足、档案管理制度不够健全等方面。继而针对其发展现状，提出档案管理工作的创新性改进措施，具体包括：建立健全档案管理制度，提高档案管理与利用的自觉性；更新档案管理硬件设备，对档案管理者进行系统培训；构建卫生院网络管理体系，加大对档案资源的开发利用等。

关键词：乡镇卫生院；档案；管理；工作现状

档案管理是乡镇卫生院管理工作中必不可少的组成部分，在卫生院发展过程中具有重要的意义。健全有序的档案管理工作是推动卫生院日常工作正常运转、促进其医疗工作及医学研究深入发展的助推器。因此，乡镇卫生院应当提高对档案管理工作的重视度，深入分析档案管理工作的现状，并积极寻求与探索创新性的改善措施，以提高卫生院的档案管理工作水平。乡镇卫生院档案管理工作现状分析

目前我国各乡镇卫生院管理工作往往侧重于医疗管理、人事管理与行政管理等方面，在档案管理方面则明显关注不足，缺少完备而有效的档案管理制度，也未形成较为全面与系统的卫生院档案管理体系。统观各乡镇卫生院档案管理的工作现状，我们可以将其基本问题归纳为以下几个方面。

1.1 档案管理意识淡薄，档案利用率有待提高

乡镇卫生院对于档案的价值缺乏认识，在档案工作方面的利用意识与管理意识都较为淡薄，因此往往会忽略或轻视档案管理工作，没有意识到档案管理工作在卫生院管理工作可以发挥多么重要的作用。乡镇卫生院对档案本身以及档案管理重视不足，因此造成了卫生院内档案资源的开发与存储工作都处于一种匮乏的状态。这不仅体现在档案资源开发与储备的不足，而且表现为卫生院对档案的利用效率较为低下，由此造成卫生院管理工作稍显拖沓，效率不高。

1.2 档案管理技术及设备更新不足，管理方法有待改善

不少乡镇卫生院的档案存储与保管缺少足够的空间，甚至在某些情况下，原有档案用房会被腾出来用作医疗用房，导致档案空间严重不足。档案管理的硬件设施更新不足，设备较为落后，同时缺乏现代化的档案管理技术与方法。随着计算机网络与信息技术的发展，网络技术也渗透到乡镇卫生院的管理工作中。很多乡镇卫生院充分利用计算机管理技术，对管理工作起到很大的促进作用。但在卫生院工作中，现代信息管理技术在档案管理工作中的运用却非常少。档案管理工作无论在硬件设备还是信息技术、管理方法方面都没有跟上时代发展的步伐。

1.3 档案管理制度不够健全，工作人员专业水平有待提高

乡镇卫生院中没有形成较为完善的档案管理制度。档案管理制度不健全，往往会导致档案管理工作的档案不齐全、分类不细致、利用效率低下。没有严格的档案管理制度来约束的档案管理常会出现管理混乱与效率低下的情况。很多卫生院没有将档案管理工作纳入到工作人员的考核过程中。而从事档案管理工作的人员缺少专业人才，专业知识缺乏，业务水平不高。乡镇卫生院对档案管理人员提供系统培训的机会不多，因此他们在档案管理工作中严重依赖往日的经验，在思维方式及管理方法方面都更新不足，墨守成规，缺乏创新。乡镇卫生院档案管理工作的创新措施

2.1 建立健全档案管理制度，提高档案管理与利用的自觉性

乡镇卫生院应加强对档案管理制度的建立，形成较为完善的档案管理体系，推行卫生院档案工作的规范化管理。档案管理制度的制定与完善要依据我国档案法的有关规定，并结合相应卫生院档案管理办法的相关规定，建立起一套既具有科学性又具有可行性的较为系统全面的管理制度。在一整套严密而科学的档案管理制度下，乡镇卫生院还应该注重培养员工形成档案意识，普及档案知识，提高档案的利用效率。乡镇卫生院的档案管理工作，要严格遵循严密的档案管理制度，发动工作人员的档案管理意识与档案利用意识，正确处理档案管理与医疗管理、人事管理、行政管理的关系，切实发挥档案管理在卫生院管理工作中的作用。

2.2 更新档案管理硬件设备，对档案管理者进行系统培训

乡镇卫生院需要技术更新档案管理的硬件设备，引进先进的档案管理经验与技术方法，提高大纲管理水平，实现档案管理的现代化。在硬件设备更新方面，卫生院要及时提供相应的管理设备，比如足够的档案管理空间、防湿防潮防虫的空调设备或其他设备，提供计算机设备推进档案的信息化管理。在软件更新方面，卫生院应大力推进档案资源的数字化，利用先进的计算机基础建立系统的档案管理数据库，既丰富了档案储存方式与方法，实现档案管理的自动化，又能提高档案利用效率，节约档案提取及传递的时间。另外，卫生院应对档案管理人员进行集中的系统培训，为档案工作者提供更多的学习机会，或者安排各卫生部门之间进行集中学习培训，或定时组织不同部门与医院之间的学习交流活动，促进工作人员之间相互学习与借鉴经验，交流专业知识与技能。乡镇卫生院可以通过系统培训与学习交流活动，更新与提高从业人员的专业知识与业务技能，提升其档案管理的专业素质及整体水平。

2.3 构建卫生院网络管理体系，加大对档案资源的开发利用

乡镇卫生院可以构建一种网络化逐级管理的体系，比如，院长或副院长直接领导，以办公室主任作为负责人，档案管理人员为具体操作人员，形成一个档案管理三级网络体系，实行集中领导、分级负责与统一操作的档案管理体系。这样的网络管理体系的建立，既有利于各级部门进行统一领导、有效监督，又能提高档案工作人员的工作积极性，提高档案管理工作的效率。此外，卫生院应积极鼓励档案工作人员加大档案资源的开发力度，增加档案资源的开发方法，拓宽资源开发渠道，比如可以在不同卫生院或医院之间进行档案资源的网络联接，实现院与院之间部分档案资源的共享。档案资源的开发与管理最终是为了提供档案信息资源，实现档案资源利用的最大化，提高档案利用效益。

档案管理在卫生院工作中的有效利用，既可以促进行政工作与人事管理工作的进行，又可以为卫生院临床医疗以及科学研究工作提供服务。乡镇卫生院应该提高对档案管理工作的重视，合理地开发与利用档案信息资源，完善档案管理制度，提高档案工作效率，使档案资源发挥其最大的作用，推进卫生院各项工作的发展。

作者简介

预防性卫生监督档案的特点及管理 篇11

【关键词】预防性卫生监督；档案建立；档案管理；档案的特点

随着我国经济发展速度加快，人们日常生活水平提高，人们越来越重视卫生对公共场所等地的卫生评价。因此预防性卫生监督越来越受到相关部门的重视。所谓的预防性卫生监督，又有名称叫卫生审查。是指有关卫生部门根据政府的法律法规对各类建筑工程的设计方案进行卫生学的审核，作出结论，在工程竣工之后针对卫生问题进行验收，如果发现出现卫生方面的问题就要立刻暂停建筑物的售卖，从而寻找引起问题的原因进行解决。预防性的卫生监督能够促进相关工程在进行工程策划时就遵循政府有关部门的卫生法律和法规，直到工程验收毫无问题。同时还能保护建筑周围的环境，使得各栋建筑符合人体健康的要求。

一、预防性卫生监督档案的概况

预防性卫生监督档案是卫生监督档案的组成部分，它包括防疫、环境卫生等相关的资料。同卫生监督档案在资料收集存在着区别，因为整个档案在收集过程中要经历一段极长的时间，毕竟工程的施工过程需要大量的时间，另外还因为在这个档案中涉及多个专业知识的内容，所以才导致它同卫生监督档案的资料收集方面存在着极大地区别。

（一）预防性卫生监督档案的特点

（1）预防性卫生监督是不同于卫生监督的，首先就表现在档案资料的收集和整理上存在着不同。预防性卫生监督档案进行档案资料收集是从工程项目开始谋划设计提出可行性时开始进行的，在工程建设正式开始时，又紧跟着工程建设的不同阶段进行收集。每一个环节都按照卫生部门的规定和要求进行收集整理，按照时间前后顺序进行排列整理。在工程进行选址时针对选址的环境进行卫生审核和资料收集，在建筑物进行设计时，根据设计的具体环节进行建筑物整体卫生的评价，施工时应该选择不同的时间段进行不定期的抽查，来审核其中的卫生情况，工程竣工后则需要综合各方面的环境具体情况进行审核，然后将不同阶段所收集起来的资料全部都集合在一起，保证档案的完整性。（2）预防卫生监督档案具有广泛性。而它的广泛性包括两个方面：一方面指的是建筑施工过程中，建筑材料的来源范围十分广泛，它包括建筑物施工时所有的审批材料、建筑材料的供货单等；另一方面则是强调它的范围广，一般市面上所有的建筑物都需要进行本地区卫生部门进行预防卫生监督，每一个建筑物都需要形成独属于自己的档案，因此它的档案包含整个区域所有建筑物。（3）预防卫生监督档案具有分散性。首先表现在档案内建筑物地址的分散，楼盘散布在城市的不同地区，这就导致预防卫生监督档案具有分散性。其次是指的档案内建筑物战线长，因为建筑物从无到有，需要一段很长的时间，尤其是在地皮上建立建筑物这一个施工过程。（4）预防卫生监督档案具有频繁性。由于建筑工程建立预防卫生监督档案的分散性和广泛性的特点，导致它的使用频率极高，在整个建筑物完全成形，需要多次使用档案来进行整理收集和对比等。（5）预防卫生监督档案具有专业性。预防卫生监督档案同档案研究一样，需要掌握较深的档案专业知识，同时还掌握医疗卫生的相关知识，同时还需要对建筑物的相关内容进行了解，才能建立起一个适应当前社会需求的预防卫生监督档案。从这一点看出，预防卫生监督档案对人才要求高。

二、加强对预防卫生监督档案的管理

（一）相关单位的领导要强调对档案的重视。单位领导重视档案工作，是搞好档案管理工作，提高档案质量的基本保证。预防性卫生监督档案的管理工作是一项政策性很强的工作，领导应把此项工作提到议事日程，纳入单位管理中，作为主要工作来抓，支持关心此项工作的开展，主动出而协调计委、建委、规划设计部门、施工单位、建设单位与卫生部门的关系，从而使部门之间相互协调，共同作好预防性卫生监督档案的管理工作。

（二）做好预防卫生监督档案的宣传指导工作。根据预防性卫生监督工作涉及而广、分散、专业性强的特點，档案人员应做好宣传指导工作。因工程项口的前期材料由建设单位决定，一般建设单位对材料的提供不太主动，所提供材料也不够完整，负责项口的监督人员和档案管理人员要做好建设单位和主管部门的宣传工作，使其了解预防性卫生监督工作重要性以及项口实施过程中对方提供材料的必要性、必须性。可与建设单位协商，确定建设项口应提供材料的范围与要求，必要时双方可签定协议。二是做好归档前的立卷工作。按照档案整理立卷的规范，做好立卷指导工作，尽量把问题解决在归档前，以保证档案的质量。

（三）加强预防卫生监督档案的人才培养，强调全方面高素质人才的需求。预防性卫生监督工作专业性强，知识而广，应选拔专业知识水平高、事业心强、有责任感的同志承担。预防性卫生监督是按工程项口归档，从选址到竣工验收的每个环节的卫生审核和卫生监督记录都很重要，抓好平时资料的积累是主要手段，既为经常性卫生监督提供原始资料，又能不断总结经验、教训，推动预防性卫生监督工作向广度和深度发展。

（四）健全法律法规及标准。根据《中华人民共和国食品卫生法》、《公共场所卫生管理条例》、《工业企业设计卫生标准》、《生活饮用水卫生标准》等法律、法规标准中有关预防性卫生监督的规定，开展预防性卫生监督工作，向建设单位提出要求，并按要求向对方单位定期收集材料。

（五）做好对档案的整理工作。在整个建筑工程完全结束之后，档案整理人员需要对在这个阶段中多收集的全部资料按照不同的阶段，不同的侧重点进行分类、整理。根据建档的一般原则来说，一个项目要建立一个档案卷。但有时有些建筑工程的档案资料很多，这时就可以根据材料之间的关系组成几个不同阶段的档案卷，这时需要做好一些连续性符号的注释。

三、结束语

预防性卫生监督工作是一项社会性很强的工作，做好预防性卫生监督档案的管理工作，保证卫生防疫业务档案的质量，从而更好地发挥档案的作用，对促进城市建设、卫生事业发展，更好地发挥卫生监督职能、提高卫生监督的执法水平方面具有十分重要意义。

参考文献

职业卫生档案管理系统 篇12

一、食品企业加强食品安全卫生质量档案管理的重要性

通过几年的工作实践, 笔者深刻体会到食品安全卫生质量档案在食品安全卫生监督工作中具有重要作用。例如, 通过食品安全卫生工作总结、专题调查报告、科研成果等材料, 可以了解以往的食品安全卫生情况, 借鉴其经验以更好地做好今后的食品安全卫生工作, 吸取其教训以避免在今后的工作中走弯路;历年的食品检验数据显示着食品安全卫生合格率的升降趋势, 使食品企业能够掌握自身管理的薄弱环节, 采取有力措施, 有计划、有重点地对各类食品进行卫生监测, 及时发现某些食品存在的安全卫生问题;健康查体档案能够揭示食品从业人员的增减情况和传染病的患病情况, 有利于有重点地改善食品企业的卫生设施, 控制相应传染病的发生和流行, 防止食物中毒和食源性疾病的发生;食品安全卫生监督档案显示着监督人员的素质和变动情况, 有利于有针对性地对监督人员进行培训。因此, 食品企业必须加强食品安全卫生质量档案的规范化建设, 充分发挥其巨大的潜在作用, 更好地为企业发展服务。

二、食品安全卫生质量档案管理的主要内容

1. 企业资质:

这部分档案非常重要, 相当于我们个人的户口和身分证, 是食品企业从业的准入证明, 具体包括企业的营业执照、生产许可证、组织机构代码证、法人身份证复印件、食品企业质量安全承诺书、企业化验员证书等。

2. 企业管理:

这部分档案是企业的管理法度, 是企业在遵循国家法律法规的前提下, 根据企业自身特点和实际情况制定的规范性文件, 如企业的管理制度、工艺文件、标准文件 (标准登记证书、标准备案证书、原辅材料相关标准、检验方法相关标准等) 、产品标签等。

3. 原辅材料:

当前, 食品企业注重的是源头管理, 对原辅材料的质量尤为重视, 好的投入才能带来好的产出。这部分档案主要由供方业绩评定表、合格供应商档案、原辅材料采购计划表、采购产品清单、原辅材料采购验证/检验申请单、入库单、保管台账等组成。

4. 生产管理:

卫生检查考核表、安全生产检查记录、设备台账、设备运转记录、设备设施清洗消毒记录、设备维修记录、领料单、各关键工序生产记录、停产复产记录、复产安全控制记录、入库单等。

5. 检验管理:

食品检验不仅要保证原材料、半成品、成品、生产过程的合格, 还要保证将来一旦出现质量问题, 能够准确追溯。因此, 食品检验过程中产生的需要归档的文件材料很多, 具体包括检验/测量和试验设备台账、检验/测量和试验设备周检计划表、检定证书、检验设备使用及维修保养登记表、比对记录、比对检验报告、原辅材料检验验证原始记录、原辅材料进货查检记录、供应商质量证明、原辅材料采购验证原始记录、原辅材料进货查验记录、原辅材料采购验证/检验结果通知单、半成品检验原始记录、半成品检验结果通知单、成品检验原始记录、出厂检验报告、成品检验台账、样品保管记录等。

6. 不合格及召回管理:

由于原材料、人员、运输等原因, 食品企业在生产过程中总会产生一些不合格产品, 而如何处理不合格产品、分析产生原因、今后如何杜绝都需要相应档案保存的完整性。为此, 不合格产品处理通知单、不合格处置记录表、返工返修产品重新检验记录、监督抽查不合格产品处理有关材料、食品安全召回记录等均须归档。

7. 销售管理:

:成品仓库保管台账、出库单、产品销售台账、消费者投诉处理等。

8. 健康管理及培训计划:

年度培训计划表、员工体检登记表、培训考核记录表等。

9. 风险监测和评估、食品安全事故处置:

食品安全风险监测和评估记录、风险监测报告、食品安全事故处置记录等。

1 0. 预约检查、监督抽查管理:

预约检查通知书、企业自查报告、检查情况报告及相关证明材料、抽样单、检验报告等。

1 1. 年审管理:

年审材料。

1 2. 行政措施管理:

各种行政处罚和后处理材料、法律法规汇编等。

三、以食品安全卫生质量档案管理系统建设推进食品安全工作

随着我省食品企业的不断壮大、品种类别的不断创新, 食品安全卫生质量档案大幅增多, 原有的人工管理方法已不能满足当今高效、规范的管理需要, 亟需运用现代科技实行信息化管理, 即建立食品安全卫生质量档案管理系统。该系统的运行环境可在WINDOWS平台下, 其操作方式与WINDOWS平台一样, 菜单与功能按钮选择相结合;系统的开发参照软件工程的要求进行, 采用层次模块结构, 整个系统由若干模块化的子系统构成, 使系统便于移植、修改、扩充;系统最后经过打包形成可执行文件, 使得整个系统可脱离具体的开发环境而独立运行, 同时形成安装软盘, 其安装过程与WINDOWS环境下的其他应用软件一样。食品安全卫生质量档案管理系统为用户提供了登记、查询、打印、维护、帮助等诸多实际而有效的功能, 如登记功能是针对不同需要分为三个录入屏 (食品企业档案登记、从业人员健康培训情况登记、外埠食品检验登记) , 该功能可在主菜单“录入”下单击选择使用, 其界面如同登记簿一样, 简洁、明了、直观, 同时可根据不同情况, 在编辑过程中直接进行有效性、合法性校验;查询功能采用单一或组合条件查询的方法, 对各种数据、字段可任意组合查询, 分别以单记录和全屏幕浏览的方式显示;系统的打印功能提供卫生许可证、健康培训证、外埠食品检验合格证、档案目录的打印选择;统计功能根据“食品的类别”, 统计各类产品的数量, 提供对食品安全卫生的监督监测情况;维护功能包括系统在初次安装完毕后的本地化设置工作、系统所包含的数据库的备份和恢复工作、系统安全保密及用户权限的设置工作, 该功能对系统的移植、扩充、修改起着重要的作用, 此外系统还提供了实时的在线帮助功能, 指导用户进行每一步操作, 并为其解释每一功能的作用。

参考文献

[1].史祖民.吴涛.董蔚.计算机在食品生产企业卫生监督档案管理中的应用.江苏预防医学, 1997.1