商务信函范文

2024-07-10

商务信函范文（通用8篇）

商务信函范文篇1

商务信函的写作特点总结

1、口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

2、语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3、礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

4、简洁/ 6

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

5、回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

6、标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

7、精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到

精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

8、针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

[商务信函的写作特点总结

]相关文章：/ 6 / 6 / 6 / 6 / 6

商务信函范文篇2

维索尔伦的语用学综观认为,人们不应该把语用学仅视为语言学的一个分支学科来研究和探讨语言使用的问题,而应该让它致力于语言使用各种相关因素的综合研究。帕雷特(Parret 1983:3)等把语用学看做“把语言重建为一种交际性、主体间性及社会现象的科学”。语用学的研究内容大致包括有关以下方面的探索:(1)指称;(2)会话含义;(3)预设;(4)言语行为;(5)会话分析及微观上的合作原则、礼貌原则;(6)关联理论;(7)语用学综观等。而商务英语本身就是一种建立在交际基础上进行的一种科学,是一种社会功能的变体,属于专门用途英语中的一种。语用学所关心的是说话人(或写作者)所传递的和听话人(或读者)所解释的意义(Yule,G.1996,3)。而当今我们正处于商务繁荣的时代,人们不但关注商务英语的翻译、教学等实践研究,而且也开始关注商务英语这种特殊用途英语的独特性语言特点。本文结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的商务信函进行分析和探讨。

一、言语行为理论与商务英语

英国语言学家奥斯汀提出的言语行为理论是普遍语用学的语言学基础。他提出了言语行为的三分说:“表达性言语行为”、“施为性言语行为”和“成事性言语行为”。也就是说话语实施的言语行为分成三种:(1)以言指事行为,即用正确的语法说出有意义的话语的行为。(2)以言行事行为,即说话人在说出某个话语时所具有的言外之意的行为。(3)以言成事行为,即听话人在某个言语行为实施之后所受到的影响的行为。言语行为理论的基本主张归结为一句话:“说话就是做事”(Austin1962)。美国语言哲学家塞尔发展了奥斯汀的言语行为理论,并提出了间接言语行为的概念。一些话语有多种功能,一种行为可以用另一种方式施事:即“间接”言语行为。间接言语行为分为规约性和非规约性两种。规约性间接言语行为是指按照语言使用者长期使用语言的习惯来推断间接的“言外之意”;非规约性间接言语行为则主要依靠交际双方共知的语言信息和所处的特定语境来推断其“言外之意”。

We regret to inform you that we are not in a position to cover your need for the said goods.Once our supplies are replenished,we shall be only too pleased to revert to this matter.

很显然这句话属于非常规性间接言语行为句。它更多地取决于互知的背景信息,取决于环境才能推导出其一言行事的用意。其表面上的施为用意为“陈述”遗憾,但是实际表示“拒绝”的非字面施为用意。

If you are prepare to increase your discount to 20%for the complete stock,we are willing to buy.

For your information,some parcels from Hongkong have been sold here at a much lower price.We hope you will consider our counter-offer favourably and let us have your acceptance by telex.

言外之意就是说Once you open up a market here,you would have every advantage of developing a beneficial trade inthe city.用商量的口气希望对方给予20%的折扣,这样我方可以购买这个库存的产品。然后举例子说香港卖方给我方更加优惠的销售价格,以期对方对我们的还盘进行更加慎重和周全的考虑。

二、礼貌原则与商务英语

在语用学领域中,礼貌原则通常是指布朗与列文森的“面子理论”和利奇的“礼貌原则”。面子理论有积极面子和消极面子之分。消极面子是指不希望别人强加自己,自己的行为不受别人的干涉、阻碍。积极的面子是指希望得到别人的赞同和喜爱。利奇礼貌原则包含六条准则:得体准则、宽容准则、谦虚准则、赞扬准则、赞同准则、同情准则。

在商务信函和商务交往中,礼貌原则更应得到淋漓尽致的体现。真诚地称赞、赞美对方,会为贸易双方首先赢得情感和思想的胜利,消除陌生和距离感。同样,一封言辞恳切、彬彬有礼的书信也可以使合作方产生愉悦的心情,由此可以带来更大的商机。如以下一封关于(counter-offer)还盘的信函:

Thank you for your letter of June 25 offering us your“D.D.”brand raincoats.

To be candid with you,we like your raincoats which has good quality and fine workmanship,but your prices appear to be on the high side as compared with those of other makes.It is understood that to accept the prices you quoted would leaves us little or no margin of profit on our sales.As you know Kuwait is a developing country;Its principal demand is for articles in the medium price range.

We would,therefore,suggest that you make some allowance,say 10%on your quoted prices so as to enable us to introduce your products to your customers.If,however,you cannot do so,then we shall have no alternative but to leave the business as it is.

首先在信函开头感谢对方7月25报盘,这是还盘信函中必须要有的句子,体现了得体准则。第二段中提到虽然我方喜欢你方提供的品质优良、工艺精湛的样品,这首先体现了赞扬准则(减少对他人的贬降,增大对他人的赞誉);可是由于价格相比其他公司偏高,同时提到科威特是一个发展中国家,可以接受的是中等价位的商品。这样陈述事实就是在遵守谦虚准则的前提下以期获得对方的宽容和同情。第三段中提到我方建议———是否能在你方报价的基础上给予10%的折扣。这体现了赞同准则(减少对他人的反感,增大对他人的同情)。最后用到if,however和alternative等一些比较委婉的词汇表明公司态度:中肯却不失水准。

三、关联理论与商务英语

关联理论认为,语言的交际过程是一种认知推理的“互明”过程。交际双方的配合得益于一个最佳的认知模式———关联性。交际受体要理解交际者的真实意图,就要寻找到话语和语境之间的最佳关联,达到交际的成功。人类认知往往以最大关联为取向,但在实际交际过程中我们只能期待产生一个最佳关联。最佳关联指的是受话者在理解话语时用尽可能小的认知努力来获得足够的语境效果,并以人类认知交际为取向。要取得最佳关联,必须获得足够的语境效果。同样对于商务英语信函的学习也是如此,以最小的认知努力来获得最大的语境效果,以期能够更好地为下一步的商务洽谈做好准备。

We except to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future.

Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you.Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing.You may refer to our bank.

既然交际受体要理解交际者的真实意图,就要寻找到话语和语境之间的最佳关联,那么从第一句话我们可以推断出买方对产品非常满意并且希望未来会有大的订单出现。从而我们可以获得最大的语境效果—交易双方都很满意并有继续合作的潜意识,买方的潜台词就是,如果你方能给我方更大的优惠的话,合作会更加长远。这个语境效果就要依靠卖方自己去揣度。

然后说到付款一贯是凭单付款cash against documents,这种方式显然对买方有利。紧接着用到we hope they will be acceptable to you,虽然用委婉的语气像是在询问,但其实是一种常用的商务谈判手段。因为后边紧接着提到了希望卖方通过银行对自己做个资讯调查。这样可以推断出其中的最佳关联———凭单付款和资讯调查,目的是要创设对方对自己提出的付款方式认可的语境效果。

四、结语

以上结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的商务信函进行分析和探讨,从而可以得出结论:语用学为商务英语中商务信函及写作具有不可忽视的作用,语用学的相关理论可以运用到英语教学的实践中。

摘要：商务语言作为一种实用文体,其语言特点正为人们所注意和研究。本文结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的应用文体进行分析和探讨。

关键词：商务英语,言语行为理论,礼貌原则,关联理论

参考文献

[1]甘鸿.外经贸英语函电[M].上海科学技术文献出版社,2004,8.

[2]曾文雄.语用学翻译研究[M].武汉大学出版社,2006,4.

[3]胡壮麟.语言学教程(修订版)[M].北京大学出版社,2001,7.

浅析商务信函翻译策略篇3

关键词：商务信函；标准；翻译策略

一、引言

随着经济全球化的深入，越来越多企业、部门直接参与对外贸易。跨国贸易使得商务英语函电成为贸易双方传递信息、业务沟通、加强联系的重要手段。商务函电的内容直接影响业务往来双方是否决定继续商业活动、双方的经济效益，因此，准确的传递英语商务信函信息显得尤为重要。

二、商务信函翻译的标准

（一）准确传达信息

商务信函是正式、准确，且用词精确。商务信函翻译的目的是帮助收信人理解发信者的要求，以决定是否继续与发信者继续交易、合作。翻译的准确性直接影响着双方的利益，因此，译者在翻译的过程中，要保证完整的传达原文信息。例如，“no later than”， “before”， “within”等表达时间限制的词应准确的翻译，避免双方因交货、装运时间等问题而导致冲突。

（二）礼貌委婉的传达信息

商务信函礼貌委婉，且使用特定词汇与句型，使商务英语信函严肃，具有法律效力。例如，为了避免主观性，在英语商务信函中大量使用被动语态。中国向来是礼仪之邦，在中文商务信函中，大多用类似文言文以表达礼貌与严肃性。“盼赐早复”，“前肃寸函”，“唯迄今”，“尚希查明赐复”等常常出现在中文商务信函中。

三、商务信函翻译策略

虽然商务信函属于正式文本，翻译时准确传达信函信息是首要任务，任何信息的增减都将导致双方的冲突，但是由于英汉商务信函在用词、句型、格式等方面的不同，在翻译的过程中，译者需采取调整、增译、减译策略来保证信息准确的传达。

（一）重复

在商务英语信函的翻译重复来句子中的主语、宾语等保证信息的准确性。

We pleased to receive your bank cheque for $1，345 yesterday. It has been credited to your account， which is now completely clear.贵方寄来的1345美元银行支票已经收到，至感欣慰。我方已将此款计入贵方账户。贵方账目已经结清。

（二）调整结构

在英语商务信函中，大量使用被动语态、否定句来表达主观性，及发信人对收信人的尊敬，而在中文的商务信函中，更多使用主动语态和肯定句，因此在翻译的过程中，需要调整句子的结构。例如：

It is not a very old or large account， so why not sent us your check today？

这并不是一笔大数目，请即结清该账。

（三）省译

英语商务信函中，由于英语语法结构、句型完整、意思准确等要求，需要重复部分词，在翻译成中文的过程中要省去。

1、省略代词。在英语句子中，代词是不可或缺的，但是在中文中，即使省去部分代词，信息不会丢失，也不会影响信息传达的准确性，相反，能更好的满足中文商务信函的礼貌要求，在翻译英语商务信函的过程中，可将部分代词省略。例如：

As soon as I opened the package，I noticed that they are poor in material and not in accordance with your original samples.唯拆视之下，发现该批制品，工料粗劣，与前送样品，完全不符。

2、省略连词。英语中的长句结构紧凑，英语中连结词出现频率较高，为更好的传达复杂的信息，商务信函大量使用长句。中文很少用到连接词，句与句之间的逻辑关系可通过词的顺序来表达。在翻译过程，可省去部分连词。例如：

In condition that you reduce your price to some extend， we will lay the order.你方降价，我方便下订单

3、省略同义词。英语商务信函使用约定俗成的同义词来表达准确性和正式，例如：“null and void（无效）”，， “true and correct（正确）”， “final and conclusive（最终）”，在中文翻译中，要将此类同义词中的其中一个省略，仅译其中一个。

We shall be obliged if you will kindly make it a check on behalf of us and furnish and provide us the information needed. 若贵公司能代我方在这方面进行调查，提供有关信息，则不胜感激。

（四）增译

1、增加连词。在英语中，使用动词分词形式和不定式来表达目的、条件、结果，但在在翻译成中文的过程，也要根据分词和不定式在句子中的含义，增加表达目的、条件、结果的连词传达主句和从句之间关系的连词，符合中文习惯。

Having extensive connection withJapanese manufacturers as well as sufficient capital at our disposal， we are confident we can execute orders at the lowest prices.由于我公司与日本制造商有着广泛联系，加上有足够可供支配的资金，我们相信，我方能以最低廉的价格满足贵方的订货要求。

2、增加量词。英语可用名词的单复数形式来表达货物数量的多少，而中文的名词没有单复数形式，因此，在把英语名词的单复数翻译成中文时，要加上量词。例如：

We confirm supply of the prints at the prices stated in you letter and arranging for dispatch next week by passenger train. 我方确认你方来信的价格供应各种印花棉布，并正安排下周由客运列车装出。

3、增加时间。英语课通过动词的时态来表达时间，因此，在某些情况下，省略了时间，在翻译成中文时，要根据时态标明时间。

we are planning to pack the products and ship it to you as stipulated.我们已在准备将订货装箱运送。

四、结论

商务信函作为国际交流贸易的重要手段，中英商务信函语言特点的区别要求在进行商务英语信函汉译的时候，译者应根据实际情情况，采取调整句式结构、增译、减译等翻译策略，以保证准确的传达信息，避免对方因对关键信息理解错误而导致冲突。（作者单位：广西财经学院商务外国语学院）

参考文献：

[1]房玉靖，刘海燕. 2012. 商务英语翻译教程[M].北京：清华大学出版社.

[2]杨怀恩. 2007.经贸英语翻译技巧[J].北京：中国科技翻译（1）

商务信函翻译篇4

Thanks 致谢

尽量避免用big words, 用commonly used words and phrases

拜访 call on/at visit, drop in(顺便）

写信致谢 write sb.…my thanks

及时（收到）duely on/in(due)time

相差十万八千里 we’re worlds apart

欢迎某人到某地 welcome adj.一般不用被动态（对某一举动表示欢迎）

随时欢迎 always at any time

深深感谢 a car-load appreciation

感谢be grateful

向您预致谢意，盼望早日得到满意的答复。

Thank you in anticipation/advance.Looking forward to your favorable reply.I would be grateful if my application could be taken into favorable

consideration.(优先考虑）

Your favorable consideration of my application would be greatly appreciated.如蒙即复，不胜感谢。

A prompt reply will be greatly appreciated.如蒙及时报价，不胜感激。

Your timely quotation will be greatly appreciated./We would be very gracious if you could quote timely/promptly.恭候佳音

Your favorable/early reply will be appreciated./ We would appreciate it if you could…

承蒙对鄙公司及产品之关心，特表感谢之意。

Your interest in our company and products is greatly appreciated.请随函附上贵方的价格单和一切必要的说明。

Please enclose your price list and all the necessary illustrations.请告大批订货的折扣。

Please inform us of the discount for a large order.请速寄备有存货的中等品质棉花样品和价格单，不胜感激。

We would appreciate your sending us immediately samples and sheet of your medium-quality cotton available from stock.请告贵方产品的规格细目。

Would you please let us have the particulars(and specifications)of your products?

敬请注意，我方客户急需合同货物。

(We)wish to draw your attention to the fact that our clients/customers are in urgent need of the contracted goods.请寄贵公司产品图解目录一份为荷。

It would be appreciated if you could send us an illustrated catalog of your products.According to the request in your letter, we are sending you a catalogue of our products.根据贵方来函要求，现寄上本公司产品目录一份。

We are pleased to inform you that goods have been dispatched today.货物今日业已启运，特此告知。

We hope to have the pleasure of serving you soon.希望能早日为贵方效劳。

In reply to your inquiry of 10th May, we are pleased to offer you the following.回复贵方5月10日报价，特报盘如下。

请即复，不胜感激。

Your prompt reply will be highly/greatly appreciated.恳请贵方从速办理本订单。

You’re kindly requested/asked to pay prompt attention to/deal with/handle this order promptly.请说服贵方客户接受我方销售条件，我们已与贵地其他客户按此条件做成了相当多的交易。We should be grateful if you could persuade your clients to accept our sales terms on which we have already concluded considerable businesses with clients at your end.请将货样及产品小册子一并寄来。

Please kindly send us samples and products packet/catalogue/pamphlet.建立贸易关系

我来这里是要和你们建立贸易关系。

I am here to establish trade relations with you.与贵方建立贸易关系是我们多年来的愿望。

It is our long-standing hope/wish to establish/that we might …/The

establishment of …is what we have hoped for years.我们写这封信是为了要和贵方建立业务关系。

We are writing to you in order to establish/ in the hope of establishing… 我们愿在平等互利、互通有无的基础上与贵公司建立业务联系。

On the basis of equality, mutual benefit and exchanging one has for what one needs,…

如贵公司有意与我方建立该商品的业务往来，请提出具体要求。

If you are interested in establishing/setting up …in this line, please let us know your specific requirements.本公司经营此项业务已有多年。

We have been in this line of business for many years.兹向您自我介绍，敝公司系国营单位，以经营轻工产品为主。

We wish to introduce ourselves to you as a state-run/state-owned/state-operated corporation dealing exclusively in light industry products.本公司致力于与各国和各地区的贸易和金融界的贸易往来。

We aim to/are active in /are specialized in trade and finance circles of different countries and regions/districts.本公司产品的出口是我省创汇的主要渠道之一。

The export of our goods contributes one of the major sources of /channels of making foreign exchanges in our province.我公司开业于1935年，因此对我们所经营的业务有着广泛的经验。

We have been in business since 1935 and therefore have wide experience in all the lines we handle/deal with.询盘和报盘

感谢贵方七月五日的询盘，另封寄上我方价格单和皮鞋样品。

We thank you for your inquiry of July 5 and are sending you, under separate cover, a sample of our leather shoes together with our price list.本公司各种电器一应俱全。

Our company can offer a full line of electric appliances.现另封寄上我方价格单，望能使贵方感兴趣。

We are now pleased to send you, under separate cover, our price list which we hope might be of interest to you/ might interest you.报价时请说明可供数量及最早交货期。

When you make offer/quotation, please indicate/specify the quantity available as well as your earliest time of delivery.感谢贵方六月七日的询价，现寄上带有插图的目录及价格明显单，对贵方询问的细节进行答复。

…we are sending you our illustrated catalogue and price list giving the details you asked for.这是我方最新型电脑的销售说明书。

Sales specifications/brochure/pamphlet

Sales literature(商品较大时）

of our latest model

我们想了解一下贵方在这方面的供货能力和销售条件。

We would like to know what you can offer in this line as well as your terms of sales.兹寄上我方形式发票第12号，按贵方要求一式三份。

We are pleased to send you herewith our Proforma Invoice No.12 in triplicate as requested.形式发票指的是对外贸易业务中卖方开给买方的假定发票，供进口商品以申请进口证或外汇。

因急需这些零配件，希望贵方见信后立即将形式发票寄来。

As the parts and accessories are urgently needed, we wish to receive your proforma invoice by return.应贵方之请求，今寄上我方报价单一式三份，并望能尽快收到贵方(长期）订单。

As requested, we are sending our quotation sheet in triplicate, and wish you would place your(long-term)order with us as soon as possible.这是我方报价单，请你方过目。

This is our inquiry(sheet)for your check/consideration.我方报价是经精确计算而且相当合适的。由于产品质量优异，在欧洲市场上十分畅销，我们已按此价格与其他客户做成了可观的生意。

The prices we quoted/our quotations are closely calculated and considerably moderate.Since these articles are best-selling in European markets thanks to their superior quality, considerable business/deal has been done with other customers at these prices.本报盘以你方本月底前接受为条件。

This offer is subject to your acceptance before the end of this month.我们现报盘如下，以你方答复九月五日（含九月五日）前到达为条件。

We are making you the following offer, subject to your reply reaching here on or before Sept.5th.本报盘有效期五天。

This offer holds good/ remains firm/open/valid for 5 days.在实盘情况下，我们通常保留有效期三天。

In case of firm offers, we usually keep our offers open for 3 days.以上报盘为虚盘（无约束力），所有订货将以我方书面接受为准。

The above offer is made without engagement(non-firm offer), and all orders will be subject to our written acceptance.他们就下列货品向我们报了虚盘。

They have made us a non-firm offer of the following items.订购、付款、交货

We are too heavily committed to be able to entertain fresh orders.我方承约太多，不能接受新的订单。

You are kindly requested to take into consideration when quoting the price that we may place regular orders for large quantities.贵方报盘时请考虑我们长期大量订货的可能性。

If you can place regular orders with us, we shall be willing to cut down our price.贵方若能长期订货，我们愿意降价。

Your order is receiving our immediate attention and you can depend on us to effect delivery well within your time limit.贵方订单正在及时处理中，请相信我们将在贵方时限内发运此货。

我方起订的数量是10吨，我们只接受10吨或以上的订单。

The minimum amount/quantity of an order for our goods is 10 tons.We accept orders only for quantities of 10 tons and up.由于你方没能如期交货，我们不能再接受你方货物，特此取消订单。

Due to your delay in delivery, we are no longer in the position to accept your goods.We hereby cancel our order.All business is to be transacted against confirmed and irrevocable letters of credit.所有交易都应采用保兑的不可撤销的信用证支付。

Payment is to be made by confirmed irrevocable letter of credit to be opened in our favour.我方要求以保兑的不可撤销的以我方为抬头的信用证付款。

因急需此货，我方确定七月底为交货截止日期。

As we need the goods urgently/the goods are urgently needed, we will set the end of July as deadline for delivery.由于一般公认的“不可抗力”原因而导致的迟交货或不能交货，卖方将不负任何责任。The seller will not be held responsible for late delivery or non-delivery of goods owing to generally recognized Force Majeure.我们通常用结实的新木箱作外包装。这种包装能防湿、防潮、防锈、不怕震动并经得起粗暴搬运。

We usually use new strong wooden cases for outer packing.Such packing can be well protected against dampness, moister, rust, and is able to stand shock and rough handling.Thank you for your attention and cooperation!

商务信函用语篇5

1.如能尽快报你方产品最低价，我方将不胜感激。

We shall be obliged if you will quote us your rock—bottom prices for your products at your earliest convenience．

2.现报实盘：以我方时间3月21日下午5时前你方复到为准。

We offer you firm subject to your reply here by 5p．m，March 21 our time． 3．兹就你方要求用付款交单方式一事，现奉告，信用证支付为我方惯用方式，故不能对你方例外。

With regard to your request for D/P terms, we wish to inform you that payment by L/C is your usual practice, and we are not in a position to make you an exception.上述例句打底线部分为典型的外贸信函程式化套语，用在信函中能使语言表达地道规范，语气平和得当，、专业色彩浓，表现出鲜明的外贸信函用语行业特征。

试分析下述各例：

4.烦请贵方注意这一事实：标题货装运短重问题仍未解决。

We would like to draw your attention to the fact that the question of short weight on the captioned shipment remains unsettled．

汉、英语在各自的语言表达中都有固定的套式，但 “draw”这一动词还可用“call”和“invite”来替换，只是“invite”中词更显礼貌一些。5.提请卖方注意：我方定单拖欠至今尚未履行。

We brought to the knowledge of the Seller that our order had been outstanding for considerable time．

此例与上例基本属同一类型，语气委婉，但言辞庄重，为常见的商函客套用语。6.如蒙贵公司向我方提供该公司情况，将不胜感激。

We should be grateful if you should get for US some information about this company．

英语中除了“obliged”, “grateful”这两个词外，还可用“thankful”一词来替换，或用其它的词稍作句型变化： It would be appreciated if．．． We should appreciate it if．．． 7.你方9月8日来函收悉。

We are in receipt of your letter of Sept．8．这一套语汉语还可简化为“函悉’’，几乎为信文开头的常式。8.希望保险索赔一事不会给你方造成麻烦。诸多麻烦，容此申谢。

We hope no difficulty will arise in connection with the insurance claim and thank you in advance for your trouble on our behalf．

这一套语不看译文的确想不到它竟会是汉语“提前致谢”之意。按汉语思维，会译成“Please allow me here to express to you our thanks for bothering you so much”，但这倒像老式的演讲词。再看一例： 9.承蒙合作，容此申谢。

Thank you in advance for your cooperation．用套语一套即可成文，非常实用。10.随函附寄我方价目单一式两份，请查收。

Enclosed please find two copies of our price list．这一套语原是英语信函套型其实很简单：“Please find two copies„enclosed”，把句中宾补提到句首。类似的还有：

Please find enclosed two copies of．．． Enclosed are two copies of„

We are sending you under cover two copies of．．．当然，最后这一例形式略有不同，“under cover”表达了随函的意思，若改用“under separate cover”、“by separate mail”或“by separate post”等套语，则是“另函”之意了。这一意义英语中还有更接近日常表达的方式： 11.现随函附寄我方最新目录和价格表，上有贵方所需行情。

We enc1ose our latest catalogue and a price list giving details you ask for.12.我方经营多种轻工产品，详见附表。

We deal in a wide range of light industrial products as per list enclosed．

汉语“详见附表”似乎还有另一习惯表达：“For particulars please refer to the list attached”，尽管这也是固定的套语，但较之“as per”，在商函却不及后者地道。“详见附表“这一套语还可更简洁： Details as per the attached list．

13.谨告之装船单证正本通过中国银行寄送你方。

Please be advised that the originals of shipping documents are being sent to you through the Bank of China．

“谨告之”不是“sincerely inform you that„”因为它不大合商函套式。除句中“advise”词外，英语还可用“inform”代替它，或用“Please note that„” 和“Please see to it that„”句型来表达。14.请随时告之你方市场形势动态。

P1ease keep us informed of market situation at your end.这与上例形式相近．但意义大不相同(上例是“告之于人”，此处则是“被告之”)，不可混用，名中“inform”一词还可用“advise”和“post”代替。同时，英语“at your end”也是商函中的固定习语。

15．请告之你方具体要求，以便我方另寄目录和报价表。

Please let us know your specific requirements in order for us to send you by separate mail our catalogue and quotation．

“请告之”英语不用“Please tell us”(当然也可这样表达)而是用了更为常用的套语(打底线处)，就使得表达更显商函特色了。16．承蒙中国银行拉哥斯分行告之贵公司名称和地址，我方得知贵公司为纺织品和棉布出口商。

We owe your name and address to the Bank of China，Lagos Branch，through whom we have learnt you are exporters of Chinese textiles and cotton piece goods．

“承蒙告之”、“得知”也是信函用语，英语“through the courtesy of„”(经由„„的好意)“on the recommendation of”“introduced by„”(由„„介绍)等都可在这一情景下使用。

17.现冒昧来函，以谋求与贵公司进行贸易。

We take the 1iberty of writing to you with a view to doing business with you． “冒昧”一词系初次交往时使用的礼貌用语，可使语气委婉而不显唐突，纯粹出于客套，实际意义不大，但用与不用效果不同。当然，这里也可以用“take the liberty to write to„”来代替上面的“of”短语。类似的场合下还可使用“to take this opportunity to introduce ourselves as„”(借此机会自我介绍)、“to write to introduce ourselves as„”(现函告)和“This is to introduce ourselves as„”(兹介绍)等来代替它。18.盼早复。

We are looking forward to your early reply．

汉语言简意赅，英语则句式相对长一些。类似的英语表达还有： ·We are expecting your early reply． ·We anticipate your early reply．

·We are awaiting your immediate reply． ·We look forward to hearing from you soon.·Let us have your reply soon．

·We are looking forward to your favorable reply． ·We look forward to hearing from you favorably．到底用哪一种则须遵从个人习惯了。上述各例从一定程度上反映了部分信函用语的模式化特征，但在一些商贸术语和行话中，同样也有一些模式化的固定搭配，它们不属标准用语，但却一样在表达上形成了套式，对于套语，必须首先排除汉语思维的干扰，遵从英语的习惯进行表达，例如下例：

19．请注意，我方现货不多。

Your attention is drawn to the fact that we have not much ready stock on hand.“现货”是固定的专业术语，汉语只有一个，英语却可根据不同上下文用多种形式表达(此句中的“请注意”也是可供现货：

·We can supply the goods from stock． ·We can supply the goods ex stock． ·The goods are in stock for supply． ·The goods are available for supply．无现货可供：

·The goods are not available for supply． ·The stocks are exhausted． ·The goods are out of stock.存货不多或逐减：

·Our stocks are running low．

·We have low(1imited)stock in(of)the goods． 20．此货需求甚殷，故建议你方尽快惠赐试定单。

We would suggest that you sent us your trial order as soon as possible，as there is a brisk demand for this article．

汉、英对照，英语既看不出“惠”(favour)，也看不出“赐”(grant)的意思，然而英语商函一直就这样说。当然，也有客气一些的说法： ·Would you please send us．．． ·Be kind enough to send us．．． ·Favor us with．．．另外，“需求甚殷”与译文相比，一个文气，一个俗白，类似的英语固定搭配还有：需求极大：There is a heavy demand for„ 接货过多：There is a heavy commitment„ 货已接满：—be fully committed with„

定单甚多：have received a large number of．．定单接踵而至：the rush of order．．．

当然，上述译法也并非一成不变，具体使用须视不同上下文而定。21．特此奉告，我方经营的电扇品种齐全。

We are pleased to inform you that we handle a wide range of electric fans．

“经营”一词却有多种说法: “deal in”、“trade in”、“be in the line of„”等习惯表达。与之相应的还有配，例如： 22.现奉告，我方专营工艺品出口。

We wish to inform you that we are specialized in the export of arts and crafts．

当然，“专营”还有另外的说法，“专营”一词，同样也有许多搭配： ·We deal exclusively in the export of„ ·We specialize in the export of．．．

·We—are specific in the line of the export of„ ·We trade specially in the export of„ 上述“专营”、“经营”在英语中的搭配方式都已相对固定。23．我公司为经营纺织品的大公司，产品畅销海内外。

We are large dealers in textiles，with our products well-sold at home and abroad． “畅销”一词为最常用商业术语，在英语中的说法不下十种，除个别与汉语“畅”字(fast)字面意义相符外，大多采用意译法，且形成固定搭配：

·The products are sold well at home and abroad．

·The products are good sellers at home and abroad． ·The products enjoy fast sales at home and abroad． ·The products enjoy popular sales at home and abroad．

·The products have commanded a good market at home and abroad．

·There is a promising market for the products at home and abroad．

·There will be good prospects for the products at home and abroad．

类似的还有“深受客户欢迎”：

中文商务信函格式篇6

中文商务信函范文格式

中文商业商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，题，通常包括：

①向收信人问候；

中提到的问题答复等等；回答对方提出的问向对方提出要求等。如果既要向对方询

(3)

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

Afeng朵

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

函的日期很重要，不要遗漏。

商业信函格式

商业信函通常由信封、前两部分是必不可少 1)信封

用横式信封时，将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧，如果位

(2)信封的内容

①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写

Afeng朵

得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，③寄信人地址及姓名。时居左书写。

根据邮政部门的规定，式信封的左上角。

(3)对国外商业业务信函，而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种：

一般是在信封左上角写寄信人的姓名包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地

Afeng朵

址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。

③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：

1)航空(By Air-Mail)；

2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；

3)快递邮件(Express)；

4)包裹邮件(Parcel Post)；

5)印刷品(Printed Matter)

6)样品(Sample)；

7)商业文件

8)密函9)；

(1fimdelivered，please re-turn

保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed)；

13)留存邮局(Post Restitute／Care Postmaster)；

14)无商品价值样品(Sample(s)of no commercial Value)。

2)信文

Afeng朵

信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。

3)附件

商务英语信函的礼貌原则篇7

商务信函是商务交流的一种重要方式。通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、处理问题、传递友谊等。在商务活动中, 以书信洽谈业务时, 双方不能相互见面, 只靠文字来传递信息和情感, 信函的语言表达直接影响到交易的成败及合作关系的建立, 其重要性不容忽视。商务英语因其语言、知识、交际技巧、商务特点、文化背景等因素而形成了自己的特点。一般来说, 商务英语信函应遵循7C原则。即:礼貌原则 (courtesy) 、体谅原则 (consideration) 、完整原则 (completeness) 、清楚原则 (clarity) 、简洁原则 (conciseness) 、具体原则 (concreteness) 和正确原则 (correctness) 。礼貌、文雅的语言不仅能显示商务工作者自身的良好素质, 而且有助于树立良好的企业形象, 建立合作关系, 促进业务, 加强往来。收到对方订单时的感谢、给对方带来损失时的抱歉、拒绝对方要求时的婉转语气等等都是礼貌原则的体现。本文从词汇和句型两方面着手, 探讨在商务英语信函写作中如何具体运用礼貌原则, 提高商务英语信函写作技能。

2 礼貌原则下商务英语信函的词汇策略

2.1 积极词汇

否定和消极的话语常给人不友好、不愉快的感觉, 还可能恶化双方关系;而友好、肯定的表达能够显示出对对方的尊重, 能够使对方身心愉悦, 也就更容易使对方接受自己的观点, 有利于双方的合作。故商务信函写作中要尽量淡化对方做得不妥、失误及所提条件对我方不利的一面, 强化其值得肯定的、积极的一面。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中, 即便错不在己方, 也要把消极的表达藏于积极的表达之中。在信函中, 应当选择一些含有积极情感意义的词语如:please, satisfy, oblige, accurate, welcome等。而尽量避免使用表示否定及不良情绪的词语, 如:dissatisfied, disappointing, error, mistake, failure, not, trouble, defective, bad, impossible, inconvenience, fail, delay, ignore, forget, omit, destroy, ruin, complaint, inefficiency, claim, defective等。试比较:

(1) Please do not be late in submitting your application for the L/C.

(2) Please submit your application for the L/C promptly.

(1) We have received your complaint about the late arrival of the samples.

(2) Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.

(1) We are sorry you are dissatisfied with the service.

(2) We appreciate your frank comments.

针对同一件事的评论, (2) 句与 (1) 句表述的角度不同, (2) 句使用了积极词汇, (1) 句使用了消极词汇。显然, (2) 句比 (1) 句表达的意义更积极, 效果更好。

2.2 模糊限制词语

模糊限制语能提高话语的含蓄性和委婉度, 使对方不丢面子或不难堪。模糊限制语分为两类:变动型模糊限制语和缓和型模糊限制语。变动型模糊限制语的主要作用是对话语的真实性和涉及的程度进行修正。例如:使用a little, roughly, greatly, approximately, very, highly, quite等模糊限制语来增加感谢、赞誉的程度。缓和型模糊限制语是指在不改变话语的条件下, 使语气趋向缓和的词语。其在表明意图的同时, 能避免并表达上过于武断和直接, 淡化负面效应, 照顾对方心理和感受。例如:使用I’m afraid, I wonder, It seems, We’d like to, I suppose, probably, It is said等模糊限制语来减缓语气。例如:

(1) We were very pleased to receive your reply of March 8.

(2) Your prompt reply will be highly appreciated.

(1) 句中的very、 (2) 句中的highly如去掉, 句子意思没有变化, 但是语气就大大减弱, 不能更好表达喜悦、感谢之情和对对方的赞誉之情。又如:

(1) We’d like to remind you that the payment for the shipment hasn’t been made yet.

(2) I’m afraid that the price you offered is out of line with prevailing market level.

这两句话使用了限制模糊语之后, 大大降低了要求和责备的语气, 显得客气、尊重, 使对方更容易接受。

2.3 人称代词you/your

在商务信函中, 礼貌原则要求写信人不能只考虑自己的感受, 而应该尽量以他人为重, 从对方利益出发, 站在对方立场上, 设身处地地为对方考虑;并从对方的角度看问题、阐明问题、表达我方的意愿。这样做能够使对方的情感、态度等向积极的方向发展, 从而达到我方的目的。因此, 要多使用突出对方的第二人称代词you或第二人称物主代词your, 而减少第一人称代词I, we和物主代词my, our的使用。试比较以下句子:

(1) We are confident in our new energy-saving car.

(2) You will find our new energy-saving car satisfying.

(1) 句以第一人称we做主语, 直接表达了写信人对新产品的信心。 (1) 句虽合情合理, 但没有完全采取对方立场。用“我们认为”这种句型一定程度上是以自我的标准为中心, 没能令对方感觉到是从对方角度考虑, 没能把对方利益放在首位, 没能实现让对方觉得受到尊重和重视的目的, 而且有自以为是之嫌。 (2) 句以第二人称代词you开头, 通过设想对方对新车的感受, 间接表达了我方对新车的信心, 既传递了信息又给对方很大的尊重, 显得更礼貌体贴, 使对方更易于接受。再如:

The car you ordered comes in seven brilliant colors.Please indicate your choice on the enclosed form.

该句不仅尊重对方, 而且体现了写信人能够替对方着想。附上订单, 对方填上信息即可, 表现得体贴周到, 当然有助于促进双方良好关系的发展。

3 礼貌原则下商务英语信函的句型特点

3.1 过去时态的疑问句

在商务英语信函中, 为避免过于生硬或强势, 在向对方提出要求或建议时, 常使用过去时态的疑问句形式, 来使语气变得委婉、礼貌, 使指令变得间接、不唐突、不逼人。试比较:

(1) I want to have a look at your specification first.

(2) Could you show me your specification first?

(1) Make payment by confirmed irrevocable L/C soon.

(2) Could you make payment by confirmed irrevocable L/Csoon?

(1) 句显然从说话人的角度出发, 有命令的语气, 没考虑对方的感受。 (2) 句以过去式疑问句的形式提出建议, 尽管实际上是一种要求, 但是表达上像是一种请求, 故维护了对方面子和尊严。

3.2 被动语态

在国际贸易中, 总会出现交易条件不理想的情况, 也时还会出现贸易纠纷。但即使写信人有理有据, 也需要心平气和、语气委婉地与对方沟通。被动语态不强调动作的发出者, 而是含蓄地指出对方的过失、不足或任何不良情况。其所表达的话语不是针对对方的, 而只是间接地向对方提出要求。所以, 它使请求听起来比较温和, 对方易更于接受。例如:

(1) Upon taking delivery of the cargo, we have found that you only shipped 900 cartons against 1100 cartons.

(2) Upon taking delivery of the cargo, we have found that 900cartons were shipped against 1100 cartons.

(1) You forgot to enclose the sample in the letter.

(2) The sample was not enclosed in the letter.

(1) Obviously you made a very careless mistake.

(2) A very careless mistake was made.

(1) 句强调的是施动者本身, 直接表达了对收信人的责备, 但如果过错是由于他人造成的, 这样的句式就容易使对方受到伤害, 很容易引起对方反感, 甚至影响双方关系。 (2) 句为被动句, 省掉了施动者, 强调的重点转为施动对象及行为, 我们只知道出错这一事实, 但不知道是谁出的错。写信人不是在追究是谁的责任, 只是提示应该马上解决问题, 语气委婉, 给对方留了面子, 使对方也就摆脱了尴尬的境地。写信人在这一点上是故意含糊的, 这种含糊在拒绝信中是很适用的。

3.3 虚拟语气

在商务英语信函中常用虚拟语气来淡化语气。虚拟语气可以委婉礼貌地提出希望或意见, 能以友好协商的口吻表现出对对方的尊重, 具有更多的磋商余地, 有利于达成贸易协议。例如:

(1) We would be very grateful if you could let us take delivery before June.

(2) Should the goods happen to be unavailable for supply, would you please be so kind as to offer the nearest specifications?

(1) We would ask you to open L/C soon.

(2) I wish we were able to accept your recommendation.

上面两组例句中, (2) 句使用了虚拟语气, 表示出了说话人的礼貌和客气和为对方着想, 与其相比, (1) 句显得有些唐突、生硬。

总之, 随着经济全球化的发展及我国对外贸易的不断增加, 商务英语信函在国际商务活动中将越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌原则是国际经济交往的普遍要求, 其核心是一切为对方着想。一封彬彬有礼的商务信函, 能增强贸易双方彼此间的情感, 提高交易成功的可能性。反之, 一封礼貌欠佳、用语不当的信函, 则会给一个公司带来负面的评价和不良影响。国际商务人员应该熟练地掌握和运用这种技巧, 提高商务英语信函写作的质量, 保障商务活动顺利进行。

摘要：商务英语信函在国际商务活动中起着重要作用。本文通过综合分析和大量实例的比较, 论述了商务英语信函写作应坚持礼貌原则, 并从词语、句子两个层面归纳出了体现礼貌原则的主要方法。

关键词：商务英语信函,礼貌原则

参考文献

[1]Leech, G.Principles of Pragmatics[M].London:Longman, 1983.

[2]葛丽芳, 商务英语写作中的礼貌研究[J].河南大学学报 (社会科学版) , 2006 (4) .

[3]周瑞琪, 语用原则在商务英语信函写作中的运用[J].广东外语外贸大学学报, 2007 (1) .

[4]陈楚君.礼貌原则在商务英语信函中的运用[J].重庆工商大学学报 (社会科学版) , 2008 (3) .

商务英文信函中礼貌原则的运用篇8

[关键词] 商务英语写作礼貌原则

随着全球经济一体化的飞速发展,我国的对外经济贸易往来日益频繁。商场犹如战场，如何在激战中转危为安,扩大市场,赢得胜利? 商务沟通技巧显得尤为重要。其中,商务英语写作中的礼貌原则构成了商务沟通技巧中的原则基调，是商家最主要、最锐利的武器之一。礼貌的商务英语信函彬彬有礼, 谈吐得体脱俗,它重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,能产生令人愉快的感觉, 在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而带来无限的商机，促成和扩大对外贸易。本文就语用学中的礼貌原则理论在商业英语书信中的运用加以论述。

一、礼貌及礼貌原则

礼貌，英文是courtesy,其英文解释为：courteous behavior, good manners; courteous remark or act（客气话，礼貌的举止）（《牛筋英汉双解词典》）；a polite of kind action or expression （《朗文英语词典》）；gracious politeness; a polite, helpful, or considerate act or remark; an act or usage intended to manor of compliment (《韦氏世界英语词典》）。从英文词义结实中可以看出，在写英文书信时，要想做到courtesy，其用语应该是一种“a polite way, helpful way ,a kind expression”。

英国语言学家Geoffrey Leech 等人提出礼貌原则(politeness principle),认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌(maximize the expression of polite beliefs) 和尽量减少不礼貌的表达方式(minimize the expression of impolite beliefs)。这一原则对商务英语写作具有特别重要的意义。

二、莱可夫的的礼貌规则在商务英语写作中的体现

1.不要强求于人。说话人避免使听话人去做不情愿做的事情, 要么改变自己的谈话方式, 要采用征求对方意见或表示道歉的形式, 以免强人所难。

2.给对方留有余地。说话人希望劝说听话人做某事, 他会采取某种说话方式,以便让听话人有一定选择余地, 决定做还是不做,他的选择不一定满足说话人的愿望。

3.增进相互间的友情。增进交际双方的友谊或友情。它会使听话人产生好的感觉。

三、礼貌原则在商务英语写作中的运用

在莱可夫礼貌原则的指导下,商务写作中通常可采取一些写作策略技巧:

1.尊重性

指从对方的角度来考虑和看待问题。采取对方立场 ,从对方利益出发,使对方感到自己的重要性受到尊重。为此，我们可以采取如下方法和手段：

（1)使用第二人称(you, your)，这样使交往更加真诚、有礼貌。试比较下列句子：

① You will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.

您如果能在一星期内退货,就能得到全部定金退款。

We cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.

除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金。

(此例中同样的内容用第一人称(We) 会使对方感到比较冷淡。）

② I think that you did a good job in selling our products.

You did a good job in selling our products in your area.

（此例中第一句虽合情合理,但没有完全采取对方立场。用“我认为”这种句型在一定程度上剥夺了对方的荣誉感,使人感到似乎不是你工作出色, 而是我给你这样一种赞许。第二句以对方为中心, 更能让人接受。）

（2）将命令式改为请求式:请求式能够避免居高自傲,体现双方的平等地位。我们常常用“ I wish. . . ”, “ I hope. . . ”,“ I think. . . ”,“ I’d like to. . . ”, “Please. . . ”等句型来提出要求或表达意愿,语气委婉,观点鲜明。例如:

① Would you please send us your catalogue together with detailed offer?

请寄样品目录并详细报价。

② We hope to enlarge our trade with your country and intend to grant you 3 % discount .

我们希望扩大与贵国的贸易,并准备给你方3%折扣。

2.确定性

尽量避免否定的表达方式, 从而减少贸易分歧的几率。肯定性的词语强调积极的方面,给人愉快的感觉,否定性的词语强调消极的方面,给人不愉快的暗示。直截了当地加以否定,对方也许会失去继续谈判的兴趣,甚至认为不给他面子,引起双方贸易关系的破裂。可使用方法如下：

（1）使用积极的词汇或词组，如pleasure, pleased,glad,appreciate等词。

如:We should appreciate it if you could advance shipment.

试比较：

Your complaint about the quality of the machine we supplied you is regrettable.

I’m sorry that the quality of the machine we supplied you is regrettable.

（本例中complaint 是消极词汇而sorry是个积极词汇）