1商务信函

2024-07-13

1商务信函（共8篇）

1商务信函篇1

Dear Sir or Madam,Our corporation is established for the purpose of carrying on import and export business as well as other activities in connection with foreign trade.We are active in commercial intercourse with the trade and financial circles of various countries and districts.We are striving to expand economic corporation and exchange of technology with foreign countries, and will utilize common and reasonable international practices in a flexible way.A booklet including a general introduction, the scope of business and other topics is enclosed for your reference.We welcome your inquiries and hope to hear from you soon.尊敬的先生/女士：

本公司主要从事外贸进出口及其相关业务，和许多国家地区有着积极的金融贸易往来，努力拓展公司规模，与国外技术进行合作交流，以灵活方式利用共同合理的国际惯例。

随函附上公司简介、经营范围及其他项目说明书供您参考。期待您的咨询与联系。

先生：

从贵处商会获悉贵公司行名和地址，并得知你们是一家大的钢铁出口商，具有多年的经营经验。此类产品属于我公司业务范围，特此致函，以期建立兴旺互利的贸易关系。

若贵公司能保证价格可行，品质优良，交期迅速，我们将大量订货。为此，特请提供你们的最新的全套目录和各项出口产品的价目表。如蒙尽速办理，当不胜感激。

至于我们的信用情况，可向当地的中国银行查询。谅能惠予合作，预置谢意。谨上

Dear Sir,Your corporation was recommended to us as a large steel exporter with many years of operating experience by your chamber of commerce.Our company specializes in this scope of business so we write this letter.Hereby we hope to establish commercial intercourse for the prosperity and mutual benefit of both sides.We’ll place large orders if you can assure us of workable prices, excellent quality and prompt delivery.Therefore we suggest that you provide us with a complete set of your latest catalogues and a price list covering all export products.We will appreciate it if you would offer these as soon as possible.As to our credit standing, we refer you to the local Bank of China.We should be grateful to receive your reply for the future cooperation.Yours faithfully.

1商务信函篇2

维索尔伦的语用学综观认为,人们不应该把语用学仅视为语言学的一个分支学科来研究和探讨语言使用的问题,而应该让它致力于语言使用各种相关因素的综合研究。帕雷特(Parret 1983:3)等把语用学看做“把语言重建为一种交际性、主体间性及社会现象的科学”。语用学的研究内容大致包括有关以下方面的探索:(1)指称;(2)会话含义;(3)预设;(4)言语行为;(5)会话分析及微观上的合作原则、礼貌原则;(6)关联理论;(7)语用学综观等。而商务英语本身就是一种建立在交际基础上进行的一种科学,是一种社会功能的变体,属于专门用途英语中的一种。语用学所关心的是说话人(或写作者)所传递的和听话人(或读者)所解释的意义(Yule,G.1996,3)。而当今我们正处于商务繁荣的时代,人们不但关注商务英语的翻译、教学等实践研究,而且也开始关注商务英语这种特殊用途英语的独特性语言特点。本文结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的商务信函进行分析和探讨。

一、言语行为理论与商务英语

英国语言学家奥斯汀提出的言语行为理论是普遍语用学的语言学基础。他提出了言语行为的三分说:“表达性言语行为”、“施为性言语行为”和“成事性言语行为”。也就是说话语实施的言语行为分成三种:(1)以言指事行为,即用正确的语法说出有意义的话语的行为。(2)以言行事行为,即说话人在说出某个话语时所具有的言外之意的行为。(3)以言成事行为,即听话人在某个言语行为实施之后所受到的影响的行为。言语行为理论的基本主张归结为一句话:“说话就是做事”(Austin1962)。美国语言哲学家塞尔发展了奥斯汀的言语行为理论,并提出了间接言语行为的概念。一些话语有多种功能,一种行为可以用另一种方式施事:即“间接”言语行为。间接言语行为分为规约性和非规约性两种。规约性间接言语行为是指按照语言使用者长期使用语言的习惯来推断间接的“言外之意”;非规约性间接言语行为则主要依靠交际双方共知的语言信息和所处的特定语境来推断其“言外之意”。

We regret to inform you that we are not in a position to cover your need for the said goods.Once our supplies are replenished,we shall be only too pleased to revert to this matter.

很显然这句话属于非常规性间接言语行为句。它更多地取决于互知的背景信息,取决于环境才能推导出其一言行事的用意。其表面上的施为用意为“陈述”遗憾,但是实际表示“拒绝”的非字面施为用意。

If you are prepare to increase your discount to 20%for the complete stock,we are willing to buy.

For your information,some parcels from Hongkong have been sold here at a much lower price.We hope you will consider our counter-offer favourably and let us have your acceptance by telex.

言外之意就是说Once you open up a market here,you would have every advantage of developing a beneficial trade inthe city.用商量的口气希望对方给予20%的折扣,这样我方可以购买这个库存的产品。然后举例子说香港卖方给我方更加优惠的销售价格,以期对方对我们的还盘进行更加慎重和周全的考虑。

二、礼貌原则与商务英语

在语用学领域中,礼貌原则通常是指布朗与列文森的“面子理论”和利奇的“礼貌原则”。面子理论有积极面子和消极面子之分。消极面子是指不希望别人强加自己,自己的行为不受别人的干涉、阻碍。积极的面子是指希望得到别人的赞同和喜爱。利奇礼貌原则包含六条准则:得体准则、宽容准则、谦虚准则、赞扬准则、赞同准则、同情准则。

在商务信函和商务交往中,礼貌原则更应得到淋漓尽致的体现。真诚地称赞、赞美对方,会为贸易双方首先赢得情感和思想的胜利,消除陌生和距离感。同样,一封言辞恳切、彬彬有礼的书信也可以使合作方产生愉悦的心情,由此可以带来更大的商机。如以下一封关于(counter-offer)还盘的信函:

Thank you for your letter of June 25 offering us your“D.D.”brand raincoats.

To be candid with you,we like your raincoats which has good quality and fine workmanship,but your prices appear to be on the high side as compared with those of other makes.It is understood that to accept the prices you quoted would leaves us little or no margin of profit on our sales.As you know Kuwait is a developing country;Its principal demand is for articles in the medium price range.

We would,therefore,suggest that you make some allowance,say 10%on your quoted prices so as to enable us to introduce your products to your customers.If,however,you cannot do so,then we shall have no alternative but to leave the business as it is.

首先在信函开头感谢对方7月25报盘,这是还盘信函中必须要有的句子,体现了得体准则。第二段中提到虽然我方喜欢你方提供的品质优良、工艺精湛的样品,这首先体现了赞扬准则(减少对他人的贬降,增大对他人的赞誉);可是由于价格相比其他公司偏高,同时提到科威特是一个发展中国家,可以接受的是中等价位的商品。这样陈述事实就是在遵守谦虚准则的前提下以期获得对方的宽容和同情。第三段中提到我方建议———是否能在你方报价的基础上给予10%的折扣。这体现了赞同准则(减少对他人的反感,增大对他人的同情)。最后用到if,however和alternative等一些比较委婉的词汇表明公司态度:中肯却不失水准。

三、关联理论与商务英语

关联理论认为,语言的交际过程是一种认知推理的“互明”过程。交际双方的配合得益于一个最佳的认知模式———关联性。交际受体要理解交际者的真实意图,就要寻找到话语和语境之间的最佳关联,达到交际的成功。人类认知往往以最大关联为取向,但在实际交际过程中我们只能期待产生一个最佳关联。最佳关联指的是受话者在理解话语时用尽可能小的认知努力来获得足够的语境效果,并以人类认知交际为取向。要取得最佳关联,必须获得足够的语境效果。同样对于商务英语信函的学习也是如此,以最小的认知努力来获得最大的语境效果,以期能够更好地为下一步的商务洽谈做好准备。

We except to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future.

Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you.Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing.You may refer to our bank.

既然交际受体要理解交际者的真实意图,就要寻找到话语和语境之间的最佳关联,那么从第一句话我们可以推断出买方对产品非常满意并且希望未来会有大的订单出现。从而我们可以获得最大的语境效果—交易双方都很满意并有继续合作的潜意识,买方的潜台词就是,如果你方能给我方更大的优惠的话,合作会更加长远。这个语境效果就要依靠卖方自己去揣度。

然后说到付款一贯是凭单付款cash against documents,这种方式显然对买方有利。紧接着用到we hope they will be acceptable to you,虽然用委婉的语气像是在询问,但其实是一种常用的商务谈判手段。因为后边紧接着提到了希望卖方通过银行对自己做个资讯调查。这样可以推断出其中的最佳关联———凭单付款和资讯调查,目的是要创设对方对自己提出的付款方式认可的语境效果。

四、结语

以上结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的商务信函进行分析和探讨,从而可以得出结论:语用学为商务英语中商务信函及写作具有不可忽视的作用,语用学的相关理论可以运用到英语教学的实践中。

摘要：商务语言作为一种实用文体,其语言特点正为人们所注意和研究。本文结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的应用文体进行分析和探讨。

关键词：商务英语,言语行为理论,礼貌原则,关联理论

参考文献

[1]甘鸿.外经贸英语函电[M].上海科学技术文献出版社,2004,8.

[2]曾文雄.语用学翻译研究[M].武汉大学出版社,2006,4.

[3]胡壮麟.语言学教程(修订版)[M].北京大学出版社,2001,7.

浅析商务信函翻译策略篇3

关键词：商务信函；标准；翻译策略

一、引言

随着经济全球化的深入，越来越多企业、部门直接参与对外贸易。跨国贸易使得商务英语函电成为贸易双方传递信息、业务沟通、加强联系的重要手段。商务函电的内容直接影响业务往来双方是否决定继续商业活动、双方的经济效益，因此，准确的传递英语商务信函信息显得尤为重要。

二、商务信函翻译的标准

（一）准确传达信息

商务信函是正式、准确，且用词精确。商务信函翻译的目的是帮助收信人理解发信者的要求，以决定是否继续与发信者继续交易、合作。翻译的准确性直接影响着双方的利益，因此，译者在翻译的过程中，要保证完整的传达原文信息。例如，“no later than”， “before”， “within”等表达时间限制的词应准确的翻译，避免双方因交货、装运时间等问题而导致冲突。

（二）礼貌委婉的传达信息

商务信函礼貌委婉，且使用特定词汇与句型，使商务英语信函严肃，具有法律效力。例如，为了避免主观性，在英语商务信函中大量使用被动语态。中国向来是礼仪之邦，在中文商务信函中，大多用类似文言文以表达礼貌与严肃性。“盼赐早复”，“前肃寸函”，“唯迄今”，“尚希查明赐复”等常常出现在中文商务信函中。

三、商务信函翻译策略

虽然商务信函属于正式文本，翻译时准确传达信函信息是首要任务，任何信息的增减都将导致双方的冲突，但是由于英汉商务信函在用词、句型、格式等方面的不同，在翻译的过程中，译者需采取调整、增译、减译策略来保证信息准确的传达。

（一）重复

在商务英语信函的翻译重复来句子中的主语、宾语等保证信息的准确性。

We pleased to receive your bank cheque for $1，345 yesterday. It has been credited to your account， which is now completely clear.贵方寄来的1345美元银行支票已经收到，至感欣慰。我方已将此款计入贵方账户。贵方账目已经结清。

（二）调整结构

在英语商务信函中，大量使用被动语态、否定句来表达主观性，及发信人对收信人的尊敬，而在中文的商务信函中，更多使用主动语态和肯定句，因此在翻译的过程中，需要调整句子的结构。例如：

It is not a very old or large account， so why not sent us your check today？

这并不是一笔大数目，请即结清该账。

（三）省译

英语商务信函中，由于英语语法结构、句型完整、意思准确等要求，需要重复部分词，在翻译成中文的过程中要省去。

1、省略代词。在英语句子中，代词是不可或缺的，但是在中文中，即使省去部分代词，信息不会丢失，也不会影响信息传达的准确性，相反，能更好的满足中文商务信函的礼貌要求，在翻译英语商务信函的过程中，可将部分代词省略。例如：

As soon as I opened the package，I noticed that they are poor in material and not in accordance with your original samples.唯拆视之下，发现该批制品，工料粗劣，与前送样品，完全不符。

2、省略连词。英语中的长句结构紧凑，英语中连结词出现频率较高，为更好的传达复杂的信息，商务信函大量使用长句。中文很少用到连接词，句与句之间的逻辑关系可通过词的顺序来表达。在翻译过程，可省去部分连词。例如：

In condition that you reduce your price to some extend， we will lay the order.你方降价，我方便下订单

3、省略同义词。英语商务信函使用约定俗成的同义词来表达准确性和正式，例如：“null and void（无效）”，， “true and correct（正确）”， “final and conclusive（最终）”，在中文翻译中，要将此类同义词中的其中一个省略，仅译其中一个。

We shall be obliged if you will kindly make it a check on behalf of us and furnish and provide us the information needed. 若贵公司能代我方在这方面进行调查，提供有关信息，则不胜感激。

（四）增译

1、增加连词。在英语中，使用动词分词形式和不定式来表达目的、条件、结果，但在在翻译成中文的过程，也要根据分词和不定式在句子中的含义，增加表达目的、条件、结果的连词传达主句和从句之间关系的连词，符合中文习惯。

Having extensive connection withJapanese manufacturers as well as sufficient capital at our disposal， we are confident we can execute orders at the lowest prices.由于我公司与日本制造商有着广泛联系，加上有足够可供支配的资金，我们相信，我方能以最低廉的价格满足贵方的订货要求。

2、增加量词。英语可用名词的单复数形式来表达货物数量的多少，而中文的名词没有单复数形式，因此，在把英语名词的单复数翻译成中文时，要加上量词。例如：

We confirm supply of the prints at the prices stated in you letter and arranging for dispatch next week by passenger train. 我方确认你方来信的价格供应各种印花棉布，并正安排下周由客运列车装出。

3、增加时间。英语课通过动词的时态来表达时间，因此，在某些情况下，省略了时间，在翻译成中文时，要根据时态标明时间。

we are planning to pack the products and ship it to you as stipulated.我们已在准备将订货装箱运送。

四、结论

商务信函作为国际交流贸易的重要手段，中英商务信函语言特点的区别要求在进行商务英语信函汉译的时候，译者应根据实际情情况，采取调整句式结构、增译、减译等翻译策略，以保证准确的传达信息，避免对方因对关键信息理解错误而导致冲突。（作者单位：广西财经学院商务外国语学院）

参考文献：

[1]房玉靖，刘海燕. 2012. 商务英语翻译教程[M].北京：清华大学出版社.

[2]杨怀恩. 2007.经贸英语翻译技巧[J].北京：中国科技翻译（1）

商务信函的翻译篇4

一、何为商务信函

商务信函是商务活动中书面交流信息的主要手段之一，是企业对外公共宣传关系中重要的手段，对于树立良好的公司形象有着极为重要的意义。

商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，通常包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、受盘、订立合同、保险、装运、索赔等方面。

二、商务信函的要求

1.语言严谨准确

商务信函要求语言表达严谨准确,但在商务信函中恰当使用模糊语言,可以使语言表达更加客观准确、灵活生动、礼貌得体。

（1）商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以dispatch代替send，以otherwise代替or；以介词短语代替简单的介词，如以as for，in respect to，in connection with和with regarding to等代替about等。例如：

We are pleased to advise you that your order NO.105 has been dispatched in accordance with your instruction.我们很高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。

We will meet you half way by offering a discount of 5% in view of our long pleasant relations.鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑给予5%的折扣。

（2）商务信函中经常使用here/there +介词构成的复合词，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。例如：

All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof.所有报盘和销售均应遵守本报价单背面所印的条款。

In such a case, Seller is bound to reimburse Buyer for any loss or damage sustained therefrom.在此次情况下，卖方负责偿还买方由此所遭受的损失。

2.内容清楚简洁

商务信函在内容表达上要言简意赅，能够传达足够信息且能够做到机智的表达。通常是直接简练，开门见山，忌过分修饰。一般根据写信者所要表达的中心

思想分段。正文每段的文字不会过长，尤其是开头和结尾，更常以简短为宜。

例如：“By this letter we would ask you to consider our proposal.”就不如”Please consider our proposal.” 简洁；而“Please let us know whenever we can be helpful.” 则比“Whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us.”表达好一些。

3．富于外贸术语和专业词汇

商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在使用大量的专业术语、行话、外来词、缩略语以及一般词语在商务英语语境中的特殊用法。

（1）专业术语类：

We shall cover TPND on your order.我们将为你方的货物投保盗窃和提货不着险。

It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.请报下列商品伦敦船上交货之最低价。

（2）外来词类：

拉丁语的status quo（现状），意大利语的del credere（保付货价的），汉语中的litchi（荔枝），tungoil（桐油），mango（芒果）等。

（3）行话：

长期的函电交往使人们在使用术语上形成共识，本来意义差异很大的词汇在特定的语境中所表达的内涵和外延却非常相似。

Offer, quotation表示“报价，发盘”

Pamphlet, brochure, booklet, sales literature

表示商家用于宣传介绍自己公司或产品的“说明材料”

Shipment和consignmen表示“所发出的货物”

Financial standing/reputation/condition/position

表示公司的“资信财务情况”

Fulfill/complete/execute an order用于表示“执行订单”

A draft contract或a specimen contract 表示“合同样本”

（4）数量词的大量运用：

商务信函中的时间、价格、数量、金额、规格等问题贯穿商贸活动始终，数字的表达应言之确凿，避免摸棱两可，体现商务信函准确性。

四、商务信函的翻译原则

商务信函属于比较拘谨正式的公文体，行文端正，用字洗练，一般遵守商务英语的写作原则，即5“C”原则：正确（correctness）、简洁（conciseness）、清楚（clearness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）。具体来讲，有以下几方面内容。

1.遵循“忠实，通顺”的翻译标准

例如：“We have obtained your name and address from the Singapore Chamber of Commerce, who have told us that you wish to import electric goods manufactured in China.”原译为：“我方从新加坡商会处获悉贵方的名称和地址，得知贵方有意进口中国制造的产品。”此句的翻译应该说非常通顺，注重了信函的语言特点，但是它并没有做到忠实的原则，译文中漏译了“electric”。再如：“I have the honor to notify you that we have commenced a business as commission agents for British goods.” 原译为：“我很荣幸地告知你我们已经开始了一项业务，来作为英国货物的代理”。这句的翻译中绝对忠实于原文，但却不能够达到通顺的要求，让人读起来感到特别生硬，须调整语序译为：“我们已经开始了经营代销英国货物的业务，特此通告。”

2.注意信函结构程式化的翻译

英汉两种语言在信函结构程式上有一定的差别。如收（寄）信人的地址、写信时间及他们的位置都是不一样的，需要我们在翻译时做出适当的调整，以适应目的语的格式规范。例如：把英语地址由小到大的顺序译为汉语的由大到小的顺序，或者有时根据汉语的习惯把地址栏省去；把时间也由英语当中的日/月/年或月/日/年的顺序改译为汉语中的年/月/日的顺序。例如：

John Wanamaker68Fifth StreetPhiladelphia 11U.S.A

美国费城第十一邮区第五大街68号约翰·华纳麦克先生November 20062006年11月2日

3.运用套译的翻译方法

（1）称呼语的套译

英文信函中常用的是“Dear Sir(s)/Madam/Gentlemen/Ladies”等，此处的“Dear”只是一种表示对收信人的尊称，是一种礼貌的习惯性表达方法，并不等同于汉语中的“亲爱的”，因此，根据汉语习惯我们可以套译为：“尊敬的阁下/先生/女士/夫人”，有时也可以套译为：敬启者、谨启者、执事先生、尊鉴、台鉴等。

（2）结尾敬语的套译

结尾敬语的表达方式有很多，例如：Yours faithfully，Faithfully yours，Yours truly，Best regard，Sincerely，Best wishes，Yours sincerely，Kind regards等等。它们可以直接套译为：“谨上、敬上、谨启、顺致敬意”等，而不能直接按照字面意思进行翻译。

（3）信函正文中一些敬辞和谦辞的套译

商务信函的一大特色就是措辞婉约、注重礼节、多用套语。英语商务信函中

频繁使用 appreciate，esteem，favor，grateful，kindly，oblige，please，pleasure，Allow us...，Permit us to...，May we...等等。而汉语中常用的一些敬辞包括：“您鉴、贵方、贵国、贵公司、阁下、敬复、敬悉、惠请、惠函、惠顾、赐复、奉告、承蒙、恭候”等等；常见的一些谦辞包括：“敝人、敝公司、敝处、卑职、愚见、拙见、拙作、拜读、过奖”等等。例如：

We have pleasure in acknowledging receipt of your esteemed favor of the 8th May.敬悉贵公司5月8日来函。

Kindly provide us with all possible information on your market.惠请告知你方市场详情。

4.要注意礼貌原则

礼貌原则，分为六大准则：策略准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、一致准则、同情准则。这些准则解释了有的交际语言比较礼貌的原因，当然这并不意味着最礼貌的形式总是最合适的，因此在商务信函的翻译中我们也要这样对待。

（1）策略准则和慷慨准则

这两项准则常用于指令和承诺，对于咨询信息、发盘还盘、商议付款条件、索取免费产品以及就赔付方式进行交涉等方面比较适用。如：

Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together with export prices and estimated shipping costs for these items.若贵方需要，本公司将乐意寄上目录以及这些项目的出口价格以及预估的运输费。

（2）赞誉准则和谦逊准则

这两项准则要求尽量减小对别人的贬损，夸大对别人的赞扬以及缩小对自己的赞扬，夸大对自己的贬损。在商务信函中这两项准则常见于试探合作意向、商谈合作细节或是感谢信当中。如：

We were pleased to know from your letter of 24th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for.Also enclosed you will find details of our conditions of sale and terms of payment.奉读10月24日来函，欣悉你们对我们的产品有兴趣。兹附上你们所要求的商品目录和价目表，并附上我们的售货条件和付款方式。

（3）一致准则和同情准则

根据这一原则，贸易双方应尽量扩大一致，减少分歧。如：

We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amount you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual value of the goods.我们已对此事进行调查，愿意对贵方给予合理赔偿，不过不是贵方索赔的金额，因为我们看不出损失何以超过货物实际价值的一半以上。

写信人在指出对方索赔金额数目不合理之前首先表明愿意承担相应责任，目的在于尽量消除谈判的障碍，从而扩展了双方的一致，确保了合作的顺利进行。

At any rate, we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.不管怎样，从贵方闻悉发生这一不幸事件，我们深表遗憾。如有必要，我们将很乐意代为贵公司向船方提出交涉。

以上这一事例真切地表达了贸易一方对遭受损失一方的慰问及希望给予对方帮助之意，充分体现了同情准则的要求。

五、实例分析

1.Dear Mr.Blake,I am sorry that we cannot accept your request for delay in delivery.Our project is in great need of these builiding materials, otherwise we cannot complete the task.If it is impossible for you to deliver them on time, we shall have to cancel the order.We are sorry to cause you any inconvenicence.Thank you for your understanding.Yours sincerely,CON Build Company

尊敬的布莱克先生：

很抱歉，我们不能同意您延迟交货的请求。

我们的工程急需这批建筑材料，否则将无法完工。如果您不能按时交货，我们只好取消订单。

给您带来不便，我们深感抱歉。感谢您的理解。

CON建筑公司谨上

2.Dear Sir or Madam,I am writing to request further information about your latest products.May i ask you to provide me with their detailed information on prices, delivery costs and the like?

I wonder if there are any discounts available for bulk order.In addition, do you

accept an overseas order?

I appreciate your early response.Yours sincerely,Bill Smith

敬启者：

谨以此信询问贵公司最新产品的相关信息。贵方能否提供价格、配送成本等详细的产品信息？

我方想知道大宗订单能否有折扣？另外，请问贵公司接受海外订单吗？及早回复不胜感激。

比尔·史密斯敬上

3.敬启者：

谨以此信询问贵公司产品相关信息。

我方想知道贵公司数码相机的价格。另外，如果我们大量订购，可否给我方折扣？如果能给予折扣的话，这么一大笔订单，贵公司通常给多少折扣？

请您在方便时尽早回复。

泰勒·汉斯谨启

Dear Sir or Madam,I am writing to request some information about your product.We would like to know the price of your digital cameras.Moreover, if we place a large order, is it possible for you to give us any discount? If so, how much discount do you usually allow for such a large order?

商务信函写作篇5

书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。

1、信端（Heading）

信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。

信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如：

（1）并列式

Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

（2）斜列式（Indented Form）Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035

People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后是其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。

如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如 New York, 103），表示城市的邮政编码。

关于发信日期的写法，应注意以下几点：

①年份应完全写出，不能简写。

②月份要用英文名称，不要用数字代替。

③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。

④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词，简单明了。

日期可有下列几种写法：

① Oct.20, 2004

② 10 May., 2004

③ 3rd June, 2004

④ Sept.16th, 2004

其中，①最为通用。

2、信内地址（Inside Address, Introductory Address）

信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：

①并列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District, 100871

Beijing

China

②斜列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District,100871

Beijing

China

3.称呼（Salutation）

对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：

①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr.的复数形式 Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布莱克兄弟公司。

②对女性一般称呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme.的复数形式 Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor（缩写为 Prof.），Doctor（缩写为 Dr.），General(缩写为 Gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。

④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。

⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（My dear）Mr.Ambassador，Your Excellency（复数为 Excellencies）。

⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。

⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness(复数为 Highnesses)。

收信人称呼

先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss

夫人、小姐统称Ms.夫妇俩人Mr.and Mrs.两位或两位以上男子Messrs

两位或两位以上女子（已婚）Mesdames

两位或两位以上小姐（未婚）Misses

常见的头衔（汉英对照）如下：

教授Professor

博士Doctor(Dr.,Ph.D.)

医学博士Medical Doctor(M.D.)

总统或校长President

主席或董事长Chairman

副主席或副董事长Vice Chairman

副总统或副校长Vice President

首相Prime Minister

总理Premier

省长或州长Governor

市长Mayor

参议员Senator

大使Ambassador

秘书长Secretary General

一秘First Secretary

二秘Second Secretary

院长Director,Dean

副院长Vice Director

系主任Dean,Head,Chair

馆长Chief Librarian,Curator

阁下Excellency

神甫Father

4.信的正文（Body of the Letter）

信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P.S.表示补叙。

5.结束语（Complimentary Close）

结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：

Yours(very)truly, Yours(very)faithfully, Yours(very)sincerely，等等。

写给上级和长者的信一般可用：

Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

写给同志或同事的信一般可用：

Fraternally yours, Comradely yours，等等。

写给熟人或朋友的信可用：

Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

写给亲属或挚友的信一般用：

Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours,(Much)Love, With Love, Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的挚友”等。

写给挚友的信有时也可用：

Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

写信给挚友，表示歉意时，可用：

Contritely yours, Regretfully yours, Yours in(with)regret, Yours in(with)deep remorse 等。

在欧洲一些国家里，多把Yours 放在 sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国，则多用，把 yours 放在 Sincerely 等词之后。Yours 一词有时也可省略。

6.签名（Signature）

信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔

7.附件（Enclosure）

信件若有附件，应在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.，例如：

Enc: Resume

Encls:Grade Certificate

8.再启（Postscript, 缩写为 P.S.）

再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。

9.私人和公务信函--注意事项

首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。

其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。

最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.私人和公务信函--常用句式。常用的起首语有：

1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say…

7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!

9)It is always a thrill to see your nice handwriting.10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that … 12)I wish to apply for teaching position you are offering.13)I am too excited and delighted at your good news.14)I am very obliged to you for your warm congratulations.…

15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.常用的结束语有：

商务信函请求会面篇6

您好！

本人正是今年9月访问江苏电视台，与王高领主任会晤商谈过的韩国WJ中国语学院崔源珍院长。认识您非常高兴，希望能与贵台达成合作，协力共进。

首先，对贵台于11月5日，6日，7日的商谈邀请表达感谢。届时本人将访问南京参加活动，希望贵台能够提供邀请函并告知具体的时间地点。

其次，本人将介绍本公司情况。本公司是位于韩国时尚的发源地和中心区——首尔江南狎鸥亭的WJ中文学院韩流事业部。本地区作为著名富人区，聚集大量整形医院，皮肤科和美容室，因国际奢侈品牌云集而成为知名的高端消费地区，同时，拥有大量当红艺人的韩流经济公司也在此驻扎，是代表最尖端韩流印象和引领高端生活方式的韩流源头。作为著名观光地，本地区也令追求真正韩流价值的韩国人心生向往，同时在外国游客中极具人气，其中又以中国游客为最。

以此地利，本公司推出最时尚，优秀的韩流美容品牌，希望通过××电视购物将最有效的产品带给中国消费者。一般电视购物的主力消费层为40-50岁女性，本公司亦以此为基础主推高价高效的高端化妆品系列。而对于其他的产品系列，希望能在日后的深度合作中也渐渐展开，包括此次会谈中，本公司将介绍的服饰，生活健康等方面的多系列产品。

在与贵台友好合作的同时，希望××电视购物能够开设WJ化妆品特别专题。具体的交易条件和条例程序希望通过会谈达成协议。

本公司与苏宁易购正在就WJ特别馆的开设程序进行协商，同时也计划与苏盐和淘淘巷展开合作，设立专卖区。

另外，本公司可对于好享购电视购物的相关韩流商品事业给予帮助。例如派遣一至二名员工帮助贵台准备场地，邀请韩流企业，进行××电视购物在首尔的进口产品说明会活动。

本人预定11月1日至6日访问南京，届时将拜访贵台进行商务洽谈。

先就待议内容再做梳理：

1，签订协议书

2，WJ产品介绍和展开方案 3，有关交易条件和程序的协商

4，协助好享购电视购物在韩展示会业务

商务英语信函的礼貌原则篇7

商务信函是商务交流的一种重要方式。通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、处理问题、传递友谊等。在商务活动中, 以书信洽谈业务时, 双方不能相互见面, 只靠文字来传递信息和情感, 信函的语言表达直接影响到交易的成败及合作关系的建立, 其重要性不容忽视。商务英语因其语言、知识、交际技巧、商务特点、文化背景等因素而形成了自己的特点。一般来说, 商务英语信函应遵循7C原则。即:礼貌原则 (courtesy) 、体谅原则 (consideration) 、完整原则 (completeness) 、清楚原则 (clarity) 、简洁原则 (conciseness) 、具体原则 (concreteness) 和正确原则 (correctness) 。礼貌、文雅的语言不仅能显示商务工作者自身的良好素质, 而且有助于树立良好的企业形象, 建立合作关系, 促进业务, 加强往来。收到对方订单时的感谢、给对方带来损失时的抱歉、拒绝对方要求时的婉转语气等等都是礼貌原则的体现。本文从词汇和句型两方面着手, 探讨在商务英语信函写作中如何具体运用礼貌原则, 提高商务英语信函写作技能。

2 礼貌原则下商务英语信函的词汇策略

2.1 积极词汇

否定和消极的话语常给人不友好、不愉快的感觉, 还可能恶化双方关系;而友好、肯定的表达能够显示出对对方的尊重, 能够使对方身心愉悦, 也就更容易使对方接受自己的观点, 有利于双方的合作。故商务信函写作中要尽量淡化对方做得不妥、失误及所提条件对我方不利的一面, 强化其值得肯定的、积极的一面。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中, 即便错不在己方, 也要把消极的表达藏于积极的表达之中。在信函中, 应当选择一些含有积极情感意义的词语如:please, satisfy, oblige, accurate, welcome等。而尽量避免使用表示否定及不良情绪的词语, 如:dissatisfied, disappointing, error, mistake, failure, not, trouble, defective, bad, impossible, inconvenience, fail, delay, ignore, forget, omit, destroy, ruin, complaint, inefficiency, claim, defective等。试比较:

(1) Please do not be late in submitting your application for the L/C.

(2) Please submit your application for the L/C promptly.

(1) We have received your complaint about the late arrival of the samples.

(2) Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.

(1) We are sorry you are dissatisfied with the service.

(2) We appreciate your frank comments.

针对同一件事的评论, (2) 句与 (1) 句表述的角度不同, (2) 句使用了积极词汇, (1) 句使用了消极词汇。显然, (2) 句比 (1) 句表达的意义更积极, 效果更好。

2.2 模糊限制词语

模糊限制语能提高话语的含蓄性和委婉度, 使对方不丢面子或不难堪。模糊限制语分为两类:变动型模糊限制语和缓和型模糊限制语。变动型模糊限制语的主要作用是对话语的真实性和涉及的程度进行修正。例如:使用a little, roughly, greatly, approximately, very, highly, quite等模糊限制语来增加感谢、赞誉的程度。缓和型模糊限制语是指在不改变话语的条件下, 使语气趋向缓和的词语。其在表明意图的同时, 能避免并表达上过于武断和直接, 淡化负面效应, 照顾对方心理和感受。例如:使用I’m afraid, I wonder, It seems, We’d like to, I suppose, probably, It is said等模糊限制语来减缓语气。例如:

(1) We were very pleased to receive your reply of March 8.

(2) Your prompt reply will be highly appreciated.

(1) 句中的very、 (2) 句中的highly如去掉, 句子意思没有变化, 但是语气就大大减弱, 不能更好表达喜悦、感谢之情和对对方的赞誉之情。又如:

(1) We’d like to remind you that the payment for the shipment hasn’t been made yet.

(2) I’m afraid that the price you offered is out of line with prevailing market level.

这两句话使用了限制模糊语之后, 大大降低了要求和责备的语气, 显得客气、尊重, 使对方更容易接受。

2.3 人称代词you/your

在商务信函中, 礼貌原则要求写信人不能只考虑自己的感受, 而应该尽量以他人为重, 从对方利益出发, 站在对方立场上, 设身处地地为对方考虑;并从对方的角度看问题、阐明问题、表达我方的意愿。这样做能够使对方的情感、态度等向积极的方向发展, 从而达到我方的目的。因此, 要多使用突出对方的第二人称代词you或第二人称物主代词your, 而减少第一人称代词I, we和物主代词my, our的使用。试比较以下句子:

(1) We are confident in our new energy-saving car.

(2) You will find our new energy-saving car satisfying.

(1) 句以第一人称we做主语, 直接表达了写信人对新产品的信心。 (1) 句虽合情合理, 但没有完全采取对方立场。用“我们认为”这种句型一定程度上是以自我的标准为中心, 没能令对方感觉到是从对方角度考虑, 没能把对方利益放在首位, 没能实现让对方觉得受到尊重和重视的目的, 而且有自以为是之嫌。 (2) 句以第二人称代词you开头, 通过设想对方对新车的感受, 间接表达了我方对新车的信心, 既传递了信息又给对方很大的尊重, 显得更礼貌体贴, 使对方更易于接受。再如:

The car you ordered comes in seven brilliant colors.Please indicate your choice on the enclosed form.

该句不仅尊重对方, 而且体现了写信人能够替对方着想。附上订单, 对方填上信息即可, 表现得体贴周到, 当然有助于促进双方良好关系的发展。

3 礼貌原则下商务英语信函的句型特点

3.1 过去时态的疑问句

在商务英语信函中, 为避免过于生硬或强势, 在向对方提出要求或建议时, 常使用过去时态的疑问句形式, 来使语气变得委婉、礼貌, 使指令变得间接、不唐突、不逼人。试比较:

(1) I want to have a look at your specification first.

(2) Could you show me your specification first?

(1) Make payment by confirmed irrevocable L/C soon.

(2) Could you make payment by confirmed irrevocable L/Csoon?

(1) 句显然从说话人的角度出发, 有命令的语气, 没考虑对方的感受。 (2) 句以过去式疑问句的形式提出建议, 尽管实际上是一种要求, 但是表达上像是一种请求, 故维护了对方面子和尊严。

3.2 被动语态

在国际贸易中, 总会出现交易条件不理想的情况, 也时还会出现贸易纠纷。但即使写信人有理有据, 也需要心平气和、语气委婉地与对方沟通。被动语态不强调动作的发出者, 而是含蓄地指出对方的过失、不足或任何不良情况。其所表达的话语不是针对对方的, 而只是间接地向对方提出要求。所以, 它使请求听起来比较温和, 对方易更于接受。例如:

(1) Upon taking delivery of the cargo, we have found that you only shipped 900 cartons against 1100 cartons.

(2) Upon taking delivery of the cargo, we have found that 900cartons were shipped against 1100 cartons.

(1) You forgot to enclose the sample in the letter.

(2) The sample was not enclosed in the letter.

(1) Obviously you made a very careless mistake.

(2) A very careless mistake was made.

(1) 句强调的是施动者本身, 直接表达了对收信人的责备, 但如果过错是由于他人造成的, 这样的句式就容易使对方受到伤害, 很容易引起对方反感, 甚至影响双方关系。 (2) 句为被动句, 省掉了施动者, 强调的重点转为施动对象及行为, 我们只知道出错这一事实, 但不知道是谁出的错。写信人不是在追究是谁的责任, 只是提示应该马上解决问题, 语气委婉, 给对方留了面子, 使对方也就摆脱了尴尬的境地。写信人在这一点上是故意含糊的, 这种含糊在拒绝信中是很适用的。

3.3 虚拟语气

在商务英语信函中常用虚拟语气来淡化语气。虚拟语气可以委婉礼貌地提出希望或意见, 能以友好协商的口吻表现出对对方的尊重, 具有更多的磋商余地, 有利于达成贸易协议。例如:

(1) We would be very grateful if you could let us take delivery before June.

(2) Should the goods happen to be unavailable for supply, would you please be so kind as to offer the nearest specifications?

(1) We would ask you to open L/C soon.

(2) I wish we were able to accept your recommendation.

上面两组例句中, (2) 句使用了虚拟语气, 表示出了说话人的礼貌和客气和为对方着想, 与其相比, (1) 句显得有些唐突、生硬。

总之, 随着经济全球化的发展及我国对外贸易的不断增加, 商务英语信函在国际商务活动中将越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌原则是国际经济交往的普遍要求, 其核心是一切为对方着想。一封彬彬有礼的商务信函, 能增强贸易双方彼此间的情感, 提高交易成功的可能性。反之, 一封礼貌欠佳、用语不当的信函, 则会给一个公司带来负面的评价和不良影响。国际商务人员应该熟练地掌握和运用这种技巧, 提高商务英语信函写作的质量, 保障商务活动顺利进行。

摘要：商务英语信函在国际商务活动中起着重要作用。本文通过综合分析和大量实例的比较, 论述了商务英语信函写作应坚持礼貌原则, 并从词语、句子两个层面归纳出了体现礼貌原则的主要方法。

关键词：商务英语信函,礼貌原则

参考文献

[1]Leech, G.Principles of Pragmatics[M].London:Longman, 1983.

[2]葛丽芳, 商务英语写作中的礼貌研究[J].河南大学学报 (社会科学版) , 2006 (4) .

[3]周瑞琪, 语用原则在商务英语信函写作中的运用[J].广东外语外贸大学学报, 2007 (1) .

[4]陈楚君.礼貌原则在商务英语信函中的运用[J].重庆工商大学学报 (社会科学版) , 2008 (3) .

商务英文信函中礼貌原则的运用篇8

[关键词] 商务英语写作礼貌原则

随着全球经济一体化的飞速发展,我国的对外经济贸易往来日益频繁。商场犹如战场，如何在激战中转危为安,扩大市场,赢得胜利? 商务沟通技巧显得尤为重要。其中,商务英语写作中的礼貌原则构成了商务沟通技巧中的原则基调，是商家最主要、最锐利的武器之一。礼貌的商务英语信函彬彬有礼, 谈吐得体脱俗,它重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,能产生令人愉快的感觉, 在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而带来无限的商机，促成和扩大对外贸易。本文就语用学中的礼貌原则理论在商业英语书信中的运用加以论述。

一、礼貌及礼貌原则

礼貌，英文是courtesy,其英文解释为：courteous behavior, good manners; courteous remark or act（客气话，礼貌的举止）（《牛筋英汉双解词典》）；a polite of kind action or expression （《朗文英语词典》）；gracious politeness; a polite, helpful, or considerate act or remark; an act or usage intended to manor of compliment (《韦氏世界英语词典》）。从英文词义结实中可以看出，在写英文书信时，要想做到courtesy，其用语应该是一种“a polite way, helpful way ,a kind expression”。

英国语言学家Geoffrey Leech 等人提出礼貌原则(politeness principle),认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌(maximize the expression of polite beliefs) 和尽量减少不礼貌的表达方式(minimize the expression of impolite beliefs)。这一原则对商务英语写作具有特别重要的意义。

二、莱可夫的的礼貌规则在商务英语写作中的体现

1.不要强求于人。说话人避免使听话人去做不情愿做的事情, 要么改变自己的谈话方式, 要采用征求对方意见或表示道歉的形式, 以免强人所难。

2.给对方留有余地。说话人希望劝说听话人做某事, 他会采取某种说话方式,以便让听话人有一定选择余地, 决定做还是不做,他的选择不一定满足说话人的愿望。

3.增进相互间的友情。增进交际双方的友谊或友情。它会使听话人产生好的感觉。

三、礼貌原则在商务英语写作中的运用

在莱可夫礼貌原则的指导下,商务写作中通常可采取一些写作策略技巧:

1.尊重性

指从对方的角度来考虑和看待问题。采取对方立场 ,从对方利益出发,使对方感到自己的重要性受到尊重。为此，我们可以采取如下方法和手段：

（1)使用第二人称(you, your)，这样使交往更加真诚、有礼貌。试比较下列句子：

① You will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.

您如果能在一星期内退货,就能得到全部定金退款。

We cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.

除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金。

(此例中同样的内容用第一人称(We) 会使对方感到比较冷淡。）

② I think that you did a good job in selling our products.

You did a good job in selling our products in your area.

（此例中第一句虽合情合理,但没有完全采取对方立场。用“我认为”这种句型在一定程度上剥夺了对方的荣誉感,使人感到似乎不是你工作出色, 而是我给你这样一种赞许。第二句以对方为中心, 更能让人接受。）

（2）将命令式改为请求式:请求式能够避免居高自傲,体现双方的平等地位。我们常常用“ I wish. . . ”, “ I hope. . . ”,“ I think. . . ”,“ I’d like to. . . ”, “Please. . . ”等句型来提出要求或表达意愿,语气委婉,观点鲜明。例如:

① Would you please send us your catalogue together with detailed offer?

请寄样品目录并详细报价。

② We hope to enlarge our trade with your country and intend to grant you 3 % discount .

我们希望扩大与贵国的贸易,并准备给你方3%折扣。

2.确定性

尽量避免否定的表达方式, 从而减少贸易分歧的几率。肯定性的词语强调积极的方面,给人愉快的感觉,否定性的词语强调消极的方面,给人不愉快的暗示。直截了当地加以否定,对方也许会失去继续谈判的兴趣,甚至认为不给他面子,引起双方贸易关系的破裂。可使用方法如下：

（1）使用积极的词汇或词组，如pleasure, pleased,glad,appreciate等词。

如:We should appreciate it if you could advance shipment.

试比较：

Your complaint about the quality of the machine we supplied you is regrettable.

I’m sorry that the quality of the machine we supplied you is regrettable.

（本例中complaint 是消极词汇而sorry是个积极词汇）