商务信函的文体特征

商务信函的文体特征（精选4篇）

商务信函的文体特征 篇1

言语随情景的变化而产生各种言语变体。英国语言学家J.C.Catford (1965) 曾指出:“语言变体是其形式和 (或) 实质特征的一种分化, 这种分化经常与某一特定的社会情境特征相互关联。”Halliday (1978) , Gregory&Caroll (1978) 也从情景语境角度提出情景语境变相制约了对语义系统的选择, 于是生成语篇, 出现各种各样的语体。由此可见, 对语体的研究已经成为现代文体学的一个重要组成部分。英语商务信函实际上是一种功能性很强的语体, 它与一般的英文信函有所不同, 它的使用者是公司或企业的业务人员, 属于公文文体。它是国际进出口贸易实务的一种重要交流手段, 是各国商家之间进行信息交流、树立公司形象的一种通讯媒体。其主要内容包括建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、保险、发货、装运、付款、索款、索赔等贸易环节。因此, 基于英语商务信函本身的特点及其特定的使用范围, 它在遣词造句和行文风格等方面有着更为具体的规范化要求。

1 英语商务信函的文体特征

徐有志 (1992) 按照话语基调将语言分为正式体和非正式体 (个人基调) 。英语商务信函是一种公文文体, 属于前者。因此, 对商务信函的写作要求就比较严格, 它必须坚持“公事公办” (businesslike) 的写作标准。而“时间就是金钱”这一商界行话已体现出讲求实效的商家们对时间与效率的高度重视。因此, 商务信函还必须同时做到语言简洁、语义明确。此外, 由于商务信函的措辞是否得体、语气是否恰当会直接影响公司的商务形象, 所以, 商务信函写作还十分注重礼貌原则。以下就从结构固定、用词正式、语言简洁、语义明确、语气礼貌这五个方面展开论述。

1.1 结构固定

商务英语信函的结构比较固定, 通常包括下列项目:

·信头 (Letter Head) :包括发信人的公司名称、地址、电话号码或传真号码。这些条目通常已经印刷在信笺的左上方;

·写信日期 (Date) ;

·收信人的姓名、职务、收信人的公司名称以及公司的地址 (Inside Name and Address) ;

·信头主题词 (Subject Line) ;

·称呼语 (Salutation) :英语商务信函普遍使用“Dear Sir (s) ”或“Dear Madam (s) ”。

·如果知道对方的姓氏和职衔, 可以用Mr.或Ms加姓氏或职衔加姓氏;

·信的正文 (Body) ;

·结尾 (Closing) :常用Sincerely或Sincerely yours。如果跟对方较熟悉, 还可以使用Cordially;

·署名 (Signature) :署名应由写信人亲手签, 并在署名下用电脑打出署名人的姓名和职务 (Name and Title) 。

此外, 英语商务信函有时还包括副本抄送 (Carbon Copy/cc.) 、附件 (Enclosure/Enc.) 和附笔 (Postscript/P.S) 这几个部分。

1.2 用词正式

英语商务信函常用比较正式的词汇, 少用不正式的口语体词汇。以下用表格举例说明:

如表1所示。

1.3 语言简洁

商场如战场。没有商家愿意把时间浪费在阅读选词陈腐生涩难懂的信函上。因此, 商务信函在选词上非常注意以下几点。

(1) 选用通俗易懂的短词, 少用长词。如表2。

(2) 选用常用词, 不用技术或文学语言。如表3。

(3) 用单词代替短语。

如用now代替at the present time, 用if代替in th e e vent th at, 用so on代替i n the near future等。英语商务信函在注意选词简洁的同时还注意避免使用冗长的语句。大多数英语商务信函中的句子, 其平均长度为20个词左右, 且多为简单句, 常删去不必要的单词。如以下下划线的词常为删去的词:relatively cheaper, true facts, a r e a l d a n g e r, u su a l p r a c t i c e, w e a t h e r conditions, overall length, 等等。

1.4 语义明确

英语商务信函中的语句在传达商务信息时应该做到语义明确, 不可摸棱两可, 以引起贸易伙伴的误解。因此, 英语商务信函在句型、段落的组织方面有如下几个特点。

(1) 大量使用陈述句, 使意思陈述得非常明白。

(2) 为了鼓动对方赶快订购信函中所推销的商品, 较多地使用祈使句。如。

Let us show you how…

Telephone us on…

Call at our showroom and see fo yourself how…

(3) 多用完全句, 少用省略句, 以避免造成对方因猜测不当而造成的误解。

(4) 为了避免含糊和混乱, 需正确使用人称代词, 如:

We will need to calculate the number of residents in each road.

“我们”是指供货商还是用户, 这句话的语义非常含糊, 很容易成为一个法律问题。如果此时换成It will be your responsibility to calculate the number of residents in each road, 语义就十分明晰了。

(5) 商务信函的段落较短, 语句衔接紧密, 逻辑性、概括性强, 这便于对方从语篇的角度对语义进行全面的理解。

1.5 语气礼貌

商务信函是一种具有特殊功能的文章。信函双方是商务交易活动中的买卖双方或银行、保险、各种代理等中介机构。信函往来的目的是顺利地推进各种商务活动。现代商务活动的交易双方地位都是平等的, 所以商务信函的写作应基于一种相互有礼、相互尊重的原则。Grice (1975:45) 曾提出, 任何有意义的言语交际过程中, 交谈双方存在着一种默契, 一条双方都必须遵守的原则, 即合作原则。只有双方遵守了合作原则, 才能确保有意义交际的顺利开展。难以想象如果在合作中缺少应有的礼貌还能将合作顺利地推展下去。所以, 商务信函中运用礼貌的写作语气非常重要, 它最能体现商家的诚信形象。信函写作者在行文时应注意以下三个方面:

(1) 采用“收信人态度 (you-attitude) ”的行文风格。

在商务信函中少用第一人称作主语多用第二人称或第二人称物主代词加名词作主语, 如:

You are requested to settle this account on the 15th of this month.

You are expected to post a cheque to us.

Your prompt attention to this matter would be appreciated.

(2) 经常用被动语态, 如:

We were forced to cancel the contract.

It has come to our notice that license T/445 has not been renewed.

(3) 为了语气婉转, 还经常运用以it为形式主语的句型, 如:

It is with much regret that we have to tell you of our decision to wind up thec om p a ny.

It is a great pleasure to hear from y ou th at yo u h a ve m a rk e te d t he ne wp r o d u c t.

2 结语

综上所述, 英语商务信函有其独特的文体特征:结构固定、用词正式、语言简洁、语义明确、语气礼貌。熟悉和掌握这些特征有利于我们提高商务信函的写作水平, 更好地发挥商务信函的交际功能, 促进商务活动双方的交流, 从而获得最大的经济效益和社会效益。

摘要：随着我国经济建设的快速发展, 越来越多的商家投入到国际商务活动中。因此, 英语商务信函的应用也越来越广泛。本文从文体学的角度具体分析了英语商务信函应具备的文体特征, 以帮助商家成功进行商贸业务往来。

关键词：商务信函,文体特征

参考文献

[1]catford, J.C.A Linguistic Theory of Translation[M].London:Oxford Univer-sity Press, 1965.

[2]Gregory, M.&S.Carroll.Language and Situation:Language Varieties and their Social Context[M]London:Routledge&Kegan Paul Ltd, 1978.

[3]Halliday, M.A.K.Language as Social Semiotic:The Social Interpretation of Language and Meaning[M]London:Edwad Arndd, 1978.

[4]玛丽·特纳, 罗伯特·亚伯拉罕特.商务英语写作[M].西安:世界图书出版公司, 1997.

[5]温赖特.英语商业信函写作指南[M].北京:商务印书馆国际有限公司, 1996.

[6]许小平.国际商务英语写作[M].武昌:华中理工大学出版社, 2000.

[7]徐有志.现代英语文体学[M].开封:河南大学出版社, 1992.

商务英语信函的文体特征分析 篇2

作为一种正式的文体, 商务英语信函的结构, 主要包括信头 (Letter Head) ﹑写信日期 (Date Line) ﹑封内地址 (Inside Address) ﹑称呼 (Salutation) ﹑正文 (Body of the Letter) ﹑结尾敬语 (Complimentary Close) ﹑签名 (Signature) 等几个标准部分, 除了这几个必要部分以外, 有时候还会包括附件 (Enclosure) ﹑再启 (Postscript) ﹑经办人名称 (Attention Line) ﹑事由 (Subject Line) ﹑参考编号 (Reference Number) ﹑抄送 (Carbon Copy, 简写为CC) ﹑姓名字首缩写 (Name Initials) 等特别部分, 这几个部分可以根据写信的具体情况进行增减 (诸葛霖, 2007) 。

二、词汇特征

(一) 缩略语 (Abbreviation) 的频繁使用

缩略语和相关商业术语的大量使用是商务英语的一个突出特色, 营造了一种专业的商务语境, 言简意赅, 便于大家更加简洁方便的沟通。

如:WTO (World Trade Organization) 世界贸易组织

L/C (Letter of Credit) 信用证

F.B (freight bill) 运费账单

CERT (certificate) 证明

(二) 准确具体的表达

商务环境下的语言交流强调效率, 体现在词语的使用上就要做到具体明确, 避免表意不明, 更不能拐弯抹角, 这样才能达到更好的沟通效果。例如:

模棱两可:We hope the machines could be shipped as soon as possible.

准确具体:We hope the machines could be shipped before 24th December.

(三) 多使用日常词汇

商务英语信函中避免使用陈腐、艰深的词汇, 商务信函的宗旨在于以最简洁明了的语言传达最有效的信息 (诸葛霖, 2007) 。

e.g.艰深晦涩:You may peruse the contract and find the solution.

通俗易懂:You may read the contract and find the solution.

(四) 多使用单个词语

商务信函中要尽量使用单个词汇代替词组、短语和从句, 如:

冗长的表达: 对应的简洁表达:

Take into consideration Consider

At this moment Now

In the near future Soon

Due to the fact that Because

又如:

In the event that you speak to Mr.Wood in regard to production, ask him to give consideration to the delivery schedule.

If you speak to Mr.Wood about production, ask him to consider the delivery schedule.

从两句的对比中可以很清楚地看到第二句更加简洁明了, 能以最有效的方式传达信息。

三、句法特征

不同于其他文学类文体讲究文采、重视辞藻的特点, 商务英语信函重在最有效传达最必要的信息, 因而所使用的语言更加简洁准确、清晰明了。

(一) 套话

商务英语信函中会出现很多套话, 或者被称作“语块”。商务英语信函语言的地道性和真实性就体现于商务英语信函的语言具有语块性特征, 即表现在长期实践中形成的大量固定的文句及专业用语 (周正钟, 刘志聪, 2007) 。如:

在信函的开头清楚的点明来信目的:

I am writing to confirm that…

在信函结尾表明希望尽早得到回复的期待:

We look forward to your early reply.

希望对方能够满足提出的要求:

We would be very grateful if you could / we would greatly appreciate it if you could …

在回复对方来信的时候, 回信的开头往往会出现以下的表达:

We are in receipt of your letter dated 16th September and, as requested, are sending you our latest catalogue and sample books for the Printed Shirting.

“in receipt of”, “letter dated…”, “as requested”这些都是回复对方来信时常用的表达, 指出收到对方具体哪次的来信, 以便对方在繁多的商务信函中快速区分出对应的那一封, 同时开门见山地回应对方上次来信提出的要求, 简洁的语言清楚地传达了必要的信息。

(二) 多使用肯定表达语气

以肯定语气传达的信息更容易产生积极正面的效应, 从而更易让对方接受。反之, 否定语气更容易造成消极负面的情绪, 可能引起不必要的沟通障碍。即使无法避免, 也应尽量少地使用否定词, 并且委婉的传达, 在语气上让对方感到充分的尊重, 如:

We can not offer you any refunds because the goods you returned had not remained clean and usable.

You could obtain a refund if the goods you returned had remained clean and usable.

第一句表达直露, 语气居高临下, 而第二句从对方的得失出发, 婉转的表达了拒绝的语气。

四、篇章布局特征

(一) 连贯词的使用

商务信函的篇章结构、段落关系、句子与句子间都有着明晰的逻辑关系, 它们之间通过各种连贯词贯穿起来, 可使接受者更明晰地接受信息。如表示补充说明的in addition, moreover, furthermore;表示转折关系的however, otherwise, on the contrary;表示因果关系的due to…, therefore, as a result (of) ;表示举例的for example, for instance, such as…;表示比较的similarly, compared with;表示概括归纳的in brief, in summary, in conclusion等。

(二) 逻辑性

商务英语信函段落写作的一个基本原则就是“one paragraph, one idea”, 即一个段落一个中心要点, 让接受者能以最快速度找到所需要信息, 提高工作效率 (羡锡彪, 2009) 。下文是很简短的一封商务信函:

Dear Prof.Wang Ping

Thank you for asking us to estimate the cost of printing your manuscripts.It is our pleasure to serve you.

You letter specified that the manuscripts are 50 pages long and printed on A4 white paper.You need 50 copies.

We have 2 estimates for you to choose from:10 a copy with an ordinary cover, or 12 a copy with a specially designed cover.

We are looking forward to the pleasure of hearing from you again soon.

以上例文中, 第一段感谢对方的询盘, 第二段确认对方咨询的内容, 第三段给出我方报价, 第四段进一步表达与对方建立商务往来的愿望。每个段落相当简短, 条理非常清楚, 既包含了所有必要信息, 也不浪费对方的阅读时间。

(三) 视觉辅助

为了清楚明了, 一目了然地传达信函内容, 商务英语信函中往往在列举要点的时候用到一些视觉辅助的手段, 如Bullet points, tables, highlights等, 每个要点只列举最核心的词语, 短语或者简短的句子, 使要点明晰。

五、You-Attitude原则

无论是什么形式的商务英语信函写作, 都需要体现一个很重要的原则:“You-Attitude”。也就是处处为对方着想, 让对方感到亲切, 与对方拉近距离, 使其感觉到要传达的信息更易于接受。

这一原则不仅体现在语言的选择上, 如:

“we-attitude”:We must receive your receipt before we can process your refund.

“You-attitude”:Please enclose the sales receipt, so that we can process your refund promptly.

该原则同时也体现在篇章段落结构上, 比如针对不同写作目的的信函, 段落的架构会不一样, 这其中也体现着“You-Attitude”的原则。

摘要：随着国际商贸往来的日益频繁, 作为商务沟通的主要手段之一, 商务英语信函的重要作用日益凸显。作为一种专业正式的文体, 商务英语信函所表达的内容应具体、明确、谨慎且语言简洁, 句法严谨, 语篇连贯, 逻辑性强。通过分析商务英语信函的结构和格式﹑词汇特征﹑句法特征﹑篇章布局特征以及You-Attitude原则, 认清这些文体特征, 并在写作中加以遵循, 可清楚明了地表达商务意图, 彰显职业素养, 从而提高在国际商贸交流中的工作效率, 进一步促进国际商贸的发展。

关键词：商务英语信函,文体特征

参考文献

[1]柳青军.商务英语词汇特征分析及翻译刍议[J].山东外语教学, 2010 (3) .

商务信函的文体特征 篇3

国际商务信函在国际贸易中起着举足轻重的作用, 它是国际贸易的一种重要的交流形式。目前, 对国际商务函件的学术研究大都是对国际商务信函的结构、写作原则、格式、翻译及相关技巧的经验性介绍, 如周桂英 (2003) 、张景丰 (2004) 、万益 (2006) 等;或是对商务邮件的语言、语篇及文体特征的研究, 如朱长河 (2001) 、王吉民 (2005) 、唐娴 (2008) 。本文将从语篇衔接的角度来研究国际商务英语信函的文体特征。

二、语篇及语篇衔接

1. 语篇

关于语篇的定义, 许多语言学家, 如韩礼德和哈桑 (Halliday&Hasan) 、范·代克 (van Dijk) 、波格然德 (Beaugrande) 和德莱斯勒 (Dressler) 、布朗和尤尔 (Brown&Yule) 及胡壮麟等均给出过定义, 但至今仍未达成共识。目前有两种不同的观点。一是“形式/结构”派的看法:认为“语篇”是大于句子的语言单位, 语篇由句子组成。一是“功能”派的看法:认为语篇是一个语义单位, 它不是一个比句子大的语法单位;它与句子不属于同一类型 (范畴) , 因此它们之间不是“大”与“小”的关系;语篇与句子之间的关系是“体现” (realization) 关系, 即语篇由句子体现, 或者说句子 (形式) 体现了语篇 (语义) 。无论认为语篇是语言单位还是认为语篇是语义单位, 语篇都是以实现人与人之间的交际为目的。语篇语言学家Beaugrande和Dressler把语篇界定为交际事件, 是“满足语篇性 (textuality) 七个标准的交际事件”[1], 是“语言、认知和社会行为合为一体的交际事件”[2]。这七个标准———衔接 (cohesion) 、连贯 (coherence) 、意图性 (intentionality) 、可接受性 (acceptability) 、信息性 (informativity) 、情景性 (situationality) 和篇际性 (intertextuality) , 则为语篇交际的构成原则。缺乏上述标准的任何一个, 语篇就会不具备交际性, 也就不能称为语篇, 更谈不上语篇交际了。从交际性目的看, 用语篇的理论来研究国际商务信函是非常恰当的。

2. 语篇衔接

(1) 衔接的定义

Halliday和Hasan的Cohension in English (1976) 一书引起人们对语篇衔接理论研究的重视。此书首次对衔接进行界定, 指出衔接是语篇中的一个成分和对解释它起重要作用的其他成分之间的语义关系, 在具体的语篇中, 衔接体现为指代、省略、替代、连接等语法手段和重现、搭配等词汇手段。[3]可见, 韩礼德和哈桑把衔接界定在语篇内部并且在形式上能够找到其预设项目的语义关系上, 因为他们不承认外指指代有衔接功能。此后, 这一概念不断发展和完善。对于其表示语义关系的内涵意义, 人们已基本达成一致, 尽管“一些语言学家倾向于把衔接看作一个形式概念, 代表代词、连词、词组、句子等体现衔接关系的形式成分”[4], 但是, 其外延意义或范围却在不断地扩大。哈桑在Language, Context and Text (1985) 一书中, 扩大了衔接概念的涵盖范围, 把衔接分为结构衔接和非结构衔接。其中, 结构衔接包括平行对称结构、主位—述位结构、已知信息—新信息结构。非结构衔接又分为成分关系衔接 (包括指代、替代、省略和词汇衔接) 和有机关系 (包括连接关系、相邻对、延续关系等) 衔接。[5]可以看出, 哈桑把衔接的意义范围扩大到了实现谋篇意义的结构之间的关系上。胡壮麟在其专著《语篇的衔接和连贯》 (1994) 中把衔接的范围进一步扩大:把及物性结构、语音、语调模式、语篇结构都看作衔接手段。[6]在此基础上, 张德禄 (2000) 又提出了跨类衔接机制、外指衔接、隐性衔接机制和多元意义衔接等概念。[4]

(2) 英语语篇中衔接的主要手段

韩礼德、哈桑把衔接手段归纳为五种类型, 它们分别为指代 (reference) 、替代 (substitution) 、省略 (ellipsis) 、连接词语 (conjunction) 和词汇连接 (lexical cohesion) 。其中指代、替代、省略和连接词语属于语法衔接手段, 词汇连接属于词汇衔接手段。指代是衔接手段中最明显的一种, 表示某个项目自己不能解释自己, 而是必须到其它地方寻找解释的现象。在词汇语法层次上, 指代主要是由语法项目来体现, 主要分三大类:人称指代、指示指代和比较指代。替代是指一些词语能够代替前一句或前几句里出现的词语或句子, 它既是为了避免重复, 也是为了连接上下文。它可分为名词性替代、动词性替代和分句性替代。省略指的是把语言结构中的某个成分省去不提, 它是为了避免重复, 使表达简练、紧凑、清晰的一种修辞方式。连接表示两个语段之间的联系, 所以它不是表示直接的衔接关系, 而是间接的衔接手段。词汇衔接表达一种具体且复杂的意义关系, 它是通过在篇章的上下文中选用一对或一组具有某种语义联系的词而取得的。

(3) 衔接的功能

衔接作为一种语篇现象, 其功能是实现语篇交际目的的助动器。因此, 衔接带有很强的交际性和意图性。而且, 不同的衔接手段有着不同的衔接力, 衔接手段的不同, 在不影响连贯性的同时, 还可引发不同的言语或交际效果。因此, 衔接手段的选择在一定程度上能够影响语篇最佳交际效果的实现。陈新仁 (2003) 指出, 衔接的选择受到关联原则的制约, 即要考虑处理话语所耗费的努力和话语所传达的认知效果。也就是说, 若选择得当, 衔接既可以减轻听话人/读者处理话语的负担, 又可以传达说话人/作者的特定意图。[7]

3. 语篇衔接视角下的国际商务信函的文体特征

基于以上的理论基础, 笔者将用语篇衔接的理论来分析国际商务信函的文体特征。

(1) 简洁性

国际商务英语信函的主要功能是传递信息, 且商人们视时间为金钱, 因此除必须使用专业术语等手段来准确表达信息意图外, 要求信函词语明白易懂, 言简意赅, 直达意图。衔接中最能促进商务电子邮件语篇简洁性的当属隐性衔接, 因为隐性衔接主要借助语篇的隐含意义、逻辑关系、情景语境、文化语境、交际双方的共享知识, 以及人们的认知、思维方式来实现, 没有形式标记, 故使语篇言简意赅。

例1.We need two rooms.One hundred people will attend the meeting.

例2.I received the samples today.The best offer should be USD:0·28/set.

例1中, 由于两句挨得很近, 且信息本身的逻辑关系非常清楚, 所以, 连接成分被省略了, 但这丝毫不影响读者对二者因果关系的感知。例2中的两句话借助交际双方的共享知识和情景、文化语境, 其联系也是比较清晰的, “The best offer for the prod-ucts like the samples I receive today should be USD:0·28/set.”。另外, 文中“the samples”的所指也需借助情景语境方可知晓。由于这些都是交际双方所共知的, 故在文中可省略不谈, 这也是语言的节俭原则使然。可见, 隐性衔接主要是通过省略来实现语篇简洁的, 因为“隐性衔接实际上是一种句子级, 甚至更大单位上的省略现象, 与非结构衔接中的省略相似。所不同的是, 后者中省略的部分可以在上下文中直接找到”, 而“隐性衔接中省略的部分无法在上下文中找到, 只能由听话者或解释者根据情景语境和文化语境推测出来”[4]。当然, 同隐性衔接一样, 非结构衔接中的省略也可以实现语篇的简洁。现试举两例:

例3.I did not receive the pictures of the color box.Pls[Please]mail to another address as below:simonsay@188·com.

例4.You said the order was difficult to a range production.I want to know why.

通过上下文, 我们很容易找到例3、例4所省略的部分, 即“Pls mail the pictures of the color box to...”;“...why the order was difficult to a range production”。在此, 若用完整形式, 则显得冗繁多余, 十分不经济, 除非有特别意图。

需要说明的是, 实现语篇简洁的衔接手段不止于此, 还包括指代、替代等, 只不过程度不同。

(2) 清晰性

清楚性是商务英语信函的重要特性。商务电子邮件语篇虽然简洁, 但其内容完整全面, 提供所有需要的信息。若是邮件的回函, 则包括对所提出的所有问题的回答。象似性等衔接手段可以使语篇内容的完整性得到更为清晰的表现。如:

例5.Name:Women’s leather shoes

Color:Brown

Size:36, 37&38

Price:FOB Qingdao USD:40/pair

Payment:By confirmed irrevocable L/C at sight

Shipment:25 days after receipt of L/C

例5各部分借助结构上的象似性建立了语义联系, 因为“相同或相近的语言形式的并置意味着意义或思想上的相同和并列”[8]。此种衔接的优点之一便是能够清晰地表现语篇信息的完整性, 因此, 在商务函件中十分常见。

(3) 委婉、礼貌性

国际商务英语信函是一种跨国度的交往手段, 所以, 非常注重信函的委婉、礼貌性。礼貌使人心情舒畅, 便于建立友谊, 同时对贸易的达成会起到很大的促进作用。委婉、礼貌的语气在国际商务信函中既可婉转地拒绝对方的要求或条件, 又不会伤害对方情面, 有利于继续保持友好的贸易关系。那么, 衔接是如何表达语篇礼貌性的呢?看下面的例子:

例9.Could you give me the very best price for a cylinder[...]?Your prompt reply would be appreciated.

上面各句所用时态均为过去时, 与其在意义上都表达现在的愿望或请求是一致的, 因此具有衔接作用。这里, 利用一般过去时表示现在的愿望、请求, 能够产生一种时间上的距离, 从而给对方留下面子。这种利用时态表示礼貌的特殊用法被夸克等人称为“态度过去”。

另外, 语篇的礼貌性也可通过结构 (信息结构、句法结构和语篇结构) 来表达, 而这些结构同样也具有衔接功能。

(4) 体现语篇的美学效果。

商务电子邮件在追求时效性的同时, 也非常注重语篇的美学效果, 一则可使对方赏心悦目, 激发其阅读兴趣;二则有利于树立良好形象。商务电子邮件语篇中常用到的排比就是最具有美学意义的衔接形式之一, 因为排比“虽然没有明确指出列举事物的内在联系, 但却能表达强烈的感情, 能造成一种突出 (foregrounding) , 能创造出一种均衡美……语篇中排比结构的使用也可以起到连句成篇的作用, 也能起篇章纽带的作用”[9]。

例11.Pls[Please]let me know the vessel

details asap[as soon as possible].

Pls[Please]include the information on Express B/L.

Pls[Please]confirm that you understand this.

尽管上述三句存在着“please”一词的重复, 但真正使各句衔接相连的是隐含在语言形式背后的一种既不同又相同的语义关系:概念意义的不同, 即表达的内容各不相同;人际意义的相同, 即三句均为祈使句, 都表达一种请求语气。这体现了美学中的多样统一律 (the law of variety and unity) , 同时, 句式上的排比也给对方一种均齐美感。另外, 由于衔接的存在, 整个语篇结构严密、连贯顺畅优美。

三、结语

国际商务信函作为一种语篇, 要达到双方的交流的目的就必须利用各种衔接手段, 达到商务信函的简洁性、清晰性、委婉礼貌性和完美性。从这个意义上说, 衔接是一种完成交流的催化剂。

参考文献

[1]Beaugrande R.de., Dressler, W.Introduction to Text Lin-guistics[M].London:Longman, 1981.

[2]Beaugrande R.de.New Foundations for a Science of Text and Discourse:Cognition, Communication, and the Freedom of Ac-cess to Knowledge and Society[M].Norwood, N J:Ablex, 1997.

[3]Hallidaym, A.K., Rhasan.Cohesion in English[M].Lon-don:Longman, 1976.

[4]张德禄.论语篇连贯[J].外语教学与研究, 2000, 32 (2) :103-109.

[5]Hallidaym, A.K., Rhasan.Language, Context and Text[M].Victoria:Deak in University Press, 1985.

[6]胡壮麟.语篇的衔接和连贯[M].上海:上海外语教育出版社, 1994.

[7]陈新仁.衔接的语用认知解读[J].外语学刊, 2003.

[8]卢卫中, 路云.语篇衔接与连贯的认知机制[J].外语教学, 2006.

商务信函的语用特征分析 篇4

维索尔伦的语用学综观认为,人们不应该把语用学仅视为语言学的一个分支学科来研究和探讨语言使用的问题,而应该让它致力于语言使用各种相关因素的综合研究。帕雷特(Parret 1983:3)等把语用学看做“把语言重建为一种交际性、主体间性及社会现象的科学”。语用学的研究内容大致包括有关以下方面的探索:(1)指称;(2)会话含义;(3)预设;(4)言语行为;(5)会话分析及微观上的合作原则、礼貌原则;(6)关联理论;(7)语用学综观等。而商务英语本身就是一种建立在交际基础上进行的一种科学,是一种社会功能的变体,属于专门用途英语中的一种。语用学所关心的是说话人(或写作者)所传递的和听话人(或读者)所解释的意义(Yule,G.1996,3)。而当今我们正处于商务繁荣的时代,人们不但关注商务英语的翻译、教学等实践研究,而且也开始关注商务英语这种特殊用途英语的独特性语言特点。本文结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的商务信函进行分析和探讨。

一、言语行为理论与商务英语

英国语言学家奥斯汀提出的言语行为理论是普遍语用学的语言学基础。他提出了言语行为的三分说:“表达性言语行为”、“施为性言语行为”和“成事性言语行为”。也就是说话语实施的言语行为分成三种:(1)以言指事行为,即用正确的语法说出有意义的话语的行为。(2)以言行事行为,即说话人在说出某个话语时所具有的言外之意的行为。(3)以言成事行为,即听话人在某个言语行为实施之后所受到的影响的行为。言语行为理论的基本主张归结为一句话:“说话就是做事”(Austin1962)。美国语言哲学家塞尔发展了奥斯汀的言语行为理论,并提出了间接言语行为的概念。一些话语有多种功能,一种行为可以用另一种方式施事:即“间接”言语行为。间接言语行为分为规约性和非规约性两种。规约性间接言语行为是指按照语言使用者长期使用语言的习惯来推断间接的“言外之意”;非规约性间接言语行为则主要依靠交际双方共知的语言信息和所处的特定语境来推断其“言外之意”。

We regret to inform you that we are not in a position to cover your need for the said goods.Once our supplies are replenished,we shall be only too pleased to revert to this matter.

很显然这句话属于非常规性间接言语行为句。它更多地取决于互知的背景信息,取决于环境才能推导出其一言行事的用意。其表面上的施为用意为“陈述”遗憾,但是实际表示“拒绝”的非字面施为用意。

If you are prepare to increase your discount to 20%for the complete stock,we are willing to buy.

For your information,some parcels from Hongkong have been sold here at a much lower price.We hope you will consider our counter-offer favourably and let us have your acceptance by telex.

言外之意就是说Once you open up a market here,you would have every advantage of developing a beneficial trade inthe city.用商量的口气希望对方给予20%的折扣,这样我方可以购买这个库存的产品。然后举例子说香港卖方给我方更加优惠的销售价格,以期对方对我们的还盘进行更加慎重和周全的考虑。

二、礼貌原则与商务英语

在语用学领域中,礼貌原则通常是指布朗与列文森的“面子理论”和利奇的“礼貌原则”。面子理论有积极面子和消极面子之分。消极面子是指不希望别人强加自己,自己的行为不受别人的干涉、阻碍。积极的面子是指希望得到别人的赞同和喜爱。利奇礼貌原则包含六条准则:得体准则、宽容准则、谦虚准则、赞扬准则、赞同准则、同情准则。

在商务信函和商务交往中,礼貌原则更应得到淋漓尽致的体现。真诚地称赞、赞美对方,会为贸易双方首先赢得情感和思想的胜利,消除陌生和距离感。同样,一封言辞恳切、彬彬有礼的书信也可以使合作方产生愉悦的心情,由此可以带来更大的商机。如以下一封关于(counter-offer)还盘的信函:

Thank you for your letter of June 25 offering us your“D.D.”brand raincoats.

To be candid with you,we like your raincoats which has good quality and fine workmanship,but your prices appear to be on the high side as compared with those of other makes.It is understood that to accept the prices you quoted would leaves us little or no margin of profit on our sales.As you know Kuwait is a developing country;Its principal demand is for articles in the medium price range.

We would,therefore,suggest that you make some allowance,say 10%on your quoted prices so as to enable us to introduce your products to your customers.If,however,you cannot do so,then we shall have no alternative but to leave the business as it is.

首先在信函开头感谢对方7月25报盘,这是还盘信函中必须要有的句子,体现了得体准则。第二段中提到虽然我方喜欢你方提供的品质优良、工艺精湛的样品,这首先体现了赞扬准则(减少对他人的贬降,增大对他人的赞誉);可是由于价格相比其他公司偏高,同时提到科威特是一个发展中国家,可以接受的是中等价位的商品。这样陈述事实就是在遵守谦虚准则的前提下以期获得对方的宽容和同情。第三段中提到我方建议———是否能在你方报价的基础上给予10%的折扣。这体现了赞同准则(减少对他人的反感,增大对他人的同情)。最后用到if,however和alternative等一些比较委婉的词汇表明公司态度:中肯却不失水准。

三、关联理论与商务英语

关联理论认为,语言的交际过程是一种认知推理的“互明”过程。交际双方的配合得益于一个最佳的认知模式———关联性。交际受体要理解交际者的真实意图,就要寻找到话语和语境之间的最佳关联,达到交际的成功。人类认知往往以最大关联为取向,但在实际交际过程中我们只能期待产生一个最佳关联。最佳关联指的是受话者在理解话语时用尽可能小的认知努力来获得足够的语境效果,并以人类认知交际为取向。要取得最佳关联,必须获得足够的语境效果。同样对于商务英语信函的学习也是如此,以最小的认知努力来获得最大的语境效果,以期能够更好地为下一步的商务洽谈做好准备。

We except to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future.

Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you.Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing.You may refer to our bank.

既然交际受体要理解交际者的真实意图,就要寻找到话语和语境之间的最佳关联,那么从第一句话我们可以推断出买方对产品非常满意并且希望未来会有大的订单出现。从而我们可以获得最大的语境效果—交易双方都很满意并有继续合作的潜意识,买方的潜台词就是,如果你方能给我方更大的优惠的话,合作会更加长远。这个语境效果就要依靠卖方自己去揣度。

然后说到付款一贯是凭单付款cash against documents,这种方式显然对买方有利。紧接着用到we hope they will be acceptable to you,虽然用委婉的语气像是在询问,但其实是一种常用的商务谈判手段。因为后边紧接着提到了希望卖方通过银行对自己做个资讯调查。这样可以推断出其中的最佳关联———凭单付款和资讯调查,目的是要创设对方对自己提出的付款方式认可的语境效果。

四、结语

以上结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的商务信函进行分析和探讨,从而可以得出结论:语用学为商务英语中商务信函及写作具有不可忽视的作用,语用学的相关理论可以运用到英语教学的实践中。

摘要：商务语言作为一种实用文体,其语言特点正为人们所注意和研究。本文结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的应用文体进行分析和探讨。

关键词：商务英语,言语行为理论,礼貌原则,关联理论

参考文献

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[2]曾文雄.语用学翻译研究[M].武汉大学出版社,2006,4.

[3]胡壮麟.语言学教程(修订版)[M].北京大学出版社,2001,7.