商务信函中委婉语初探

2024-10-04

商务信函中委婉语初探（精选4篇）

商务信函中委婉语初探篇1

商务信函中委婉语初探

【摘要】

随着中国国际贸易的迅猛发展，商务信函在国际商务活动沟通中的作用越来越重要。影响国际商务活动结果的因素有很多，但恰当、得体、礼貌的表达是决定商务活动成败的重要一环，因此委婉语在商务信函中的作用不容忽视。不同文化背景下的委婉语都有着相同的功能，那就是用含蓄的表达来代替可能令人产生不愉快的语句。为了使人们对英语委婉语有足够的认识，本文将从词汇和句式两个方面分析商务信函中委婉语是如何实现的，并介绍给企业和个人带来的好处。目的在于让人们知道委婉语在商务信函中的地位并帮助人们熟悉和掌握信函中委婉语的使用，更好地促进贸易双方合作的顺利进行。

【关键词】商务信函；委婉语；含蓄

作为商务活动中的一种常见的语言现象，委婉语存在于各种商务交际活动中国内外关于委婉语的研究主要是从以下几个角度：语义学、社会语言学、修辞学、心理学、语用学，本文所论述的商务信函中的委婉语属于语用学，即将委婉语置于某一种特定的语言环境中进行研究。随着我国国际地位日益提高，我国对世界市场的影响日益增强，与各国间的商务往来也日渐频繁，商务信函越来越发挥着不可忽视的作用，如何通过商务信函与客户建立长期友好的合作关系已经引起商务人员的重视。一封合格的商务信函有着多方面的技巧与要求，其中委婉语的运用是不可忽视的一环。用委婉的语气含蓄、礼貌、间接地表达自己的意见、愿望和要求，才能最大可能的留住客户。

1.委婉语

委婉语的英文是euphemism，这个词最早出现在希腊字典中。Eu是good的意思，phemism是speech的意思，所以euphemism的意思是nice words，也就是“好听的话”。

委婉语在《语言与语言学词典》中的定义是“用模糊的，使人感到愉快的表达代替令人不悦的或不够尊敬的话”。《语言学词典》中的定义是“用含糊的或温和的说法来表达粗俗的、直率的或是生硬的话”。作为一种广泛使用的语言技巧，委婉语存在于社会各个阶层、组织或行业中，用来调节并缓和人与人之间的关系。在商务活动交际过程中，委婉语的使用可以让对方感觉到礼貌与尊重，从而更好地促进人与人之间的交流，成功实现交际目的。

2.商务信函中委婉语的实现方式

人们需要借助词汇来表达所思所想。商务信函作为一种正式文体，自然也需要使用正式的词语。但是，过多的正式词汇会让人觉得生硬、严肃或是过于死板。因此在书写商务信函时应注意措辞，适当的使用委婉语可以营造出让人舒适的交流氛围，进而促进双方的合作。

2.1 委婉词汇

2.1.1感激词汇

商务信函中的感谢类词汇可以给人一种被尊敬、受礼遇的感觉。

E.g.1 we highly appreciate your sincere cooperation.E.g.2 thank you for your quotation of June 24 for 1000 tons of liquid.E.g.3 we are extremely grateful to you.在以上三个例句中，appreciate、thank、grateful这些词汇不仅仅传达出了句子的基本含义，也传达给对方一种愉悦感。但是需要注意的是，适当的感激词可以锦上添花，如果过多的使用感激词有可能让对方感到不真诚，弄巧成拙。

2.1.2模糊词汇

模糊词汇也是一种委婉词汇，在适当的情况下可以减小对方的尴尬程度。

E.g.4 we were more than pleased to receive your order NO.23 for TV.E.g.5 we regret to say that we cannot accept your offer.例4中的more than很好的表达出了无比感激之情。例5中的regret一词在避免直接拒绝的情况下表达出了我方对对方报价的不认同。这两个模糊词的使用均让交易双方处于愉快的合作氛围当中。

2.1.3情态动词

通过商务信函提出请求或建议时，使用情态动词会让该请求或建议听起来更礼貌得体。特别是某些情态动词的过去式如should、could、might，可以达到比现在时shall、can、may更佳的效果，使请求或建议更容易被对方采纳并达到互利共赢的合作目的。

E.g.6 it would be very kind if you could send samples to us.例6中的would一词很好的传达了我方希望对方寄来小样的意愿。同样地，在使用情态动词时应注意实际语境，根据语境要求使用合适的情态动词。

2.1.4书面词汇

在商务信函中，经常用书面词汇代替口语词汇，给人一种正式的感觉，可以让对方觉得我方很看重这次的合作。

E.g.7 the broken glass was due to improper packing.在例7中，货物破损是双方都不愿意看到的结果，也会对双方利益造成损害，但是写信放并没有直接指责对方的原因是不良包装引起的，错不在己，但写信方没有直接指责对方的在包装材料或方式上的处理失误，而是用improper一词，在既不伤对方的面子的情况下，又给对方一个台阶下，从这里可以看出写信方的严谨态度和体谅之心。既委婉地表达了卖方的过失，也暗示写信方愿意继续与对方进行贸易往来，从而推动合作的成功。

2.2 委婉句式

商务信函中的委婉句式主要包括被动句、虚拟句、否定句、过去式。

2.2.1被动句

作为一种英语中常见的语言现象，被动语态可以使语言更简洁明了。被动语态广泛应用于商务信函中，特别是在商务信函中表达拒绝、投诉、索赔时，若用主动语态来表述，会显得不礼貌，若用被动语态可以避免语气生硬，传达出委婉恭敬的态度，不仅可以保全对方面子，还可以表达我方的诚意。

E.g.8 however，we should remind you that this claim should have been submitted within four days of the accident in accordance with the terms of the policy.被动语态通过省略主语使对方关注点转移到事情上，例8中should have

been submitted的使用避免了直接指责对方的过失，不仅委婉地表达了我方立场，也避免了语言生硬，有利于达成双方交易。

2.2.2虚拟句

当就保险、装运、价格、索赔等需要达成一致时，建议、请求、命令等情况都不可避免，使用虚拟语气可以缓和尴尬的场面。为了客气、温和地提出请求、建议，虚拟语气在商务信函中被频繁使用，有利于开展长期业务合作。

E.g.9 if it were not for the regular orders we receive from a number of our customers，we could not have quoted for supplies even at those prices.例句中虚拟语气的使用大大地缓和缓和了交易双方的紧张氛围。礼貌含蓄的表达可以避免直接正面表达可能带来的冲突，从而促成交易达成，实现合作共赢的目标。由此看来，虚拟语气在商务信函中的作用不可忽视。

2.2.3否定句

在日常英语表达中，否定法会被经常用到，例如当认同一个观点时，用“不错”来替代“非常好”既可以表达对该观点的赞同又避免过于绝对。在商务信函中更是如此，用否定句委婉地表达自己的观点在商务信函中是十分常用的，并得以保持长久的业务往来和良好的合作关系。

E.g.10 we are very sorry not to be in a position to accept your order，but hope that you will understand our situation.不难看出，如果直接用refuse一次来拒绝对方的要求，将会影响双方的长期友好合作关系。

2.2.4过去式

在日常交流中使用过去式可以使表达显得更为礼貌得体，也使对方乐于接受。在商务信函中，如果用动词的过去式来表达询问、请求、异议、指责等意思，可以传达出谦和委婉的意思，可以在维护自身利益的同时，避免双方尴尬，从而促进长期稳定贸易关系的建立和双方谈判的顺利进行。

E.g.11 it would not be fair if the loss be totally imposed on us as the liability rests with both parties.过去式可以淡化语气，使意见或建议委婉并易于接受，从而让沟通有回旋的余地，进而保证双方的友好洽谈和磋商。

3.商务信函中委婉语的好处

第一，商务信函是呈现给客户的，委婉的、清晰的文字表达能给对方留下好印象，会让对方觉得你是一个懂得体谅他人、值得合作伙伴，会乐意与你进行合作，从而带来无限的商机。朴实、自然、亲切、得体的表达可以把自己想法更好地传达给对方。作为国际商务活动中书面交流主要手段之一，规范得体的商务信函不仅可以显示出一个人的语言应用能力，更能够体现他所在企业或公司的形象。

第二，在国际贸易实务中买方向卖房提出索赔是比较常见的，如错发漏发货物，逾期发货，货物的质量品质达不到销售合同要求，货物与样品不一致等。通常，在验收货物时若买方发现有问题，在明确责任后，若确实需要向卖方索赔，写信时的委婉语气可以让对方更容易接受索赔要求，从而帮助问题的解决

第三，众所周知，影响商务合作结果的要素中最基本的就是利益与双方人员的心情。利益是商务合作的目的，而心情则是这个目的是否能达成的关键因素。委婉语可以让合作双方带着良好的心情进行工作，为彼此争取回旋的余地，从而帮助建立长期友好合作的商务关系。相反，若双方仅仅只考虑自己利益而忽视对方的心情，必然会导致出现关系僵局，影响长期友好合作的商务关系。

4.结论

综上所述，商务信函中的委婉语主要通过委婉词汇与委婉句式实现，其中委婉词汇包括感激词汇，模糊词汇，情态动词，书面词汇；委婉句式包括被动句，虚拟句，否定句，过去式。随着我国与世界各国贸易往来日益频繁，商务信函作为商务沟通中不可缺少的一环，越来越受到贸易双方的重视。商务信函中委婉语的使用可以促成双方友好合，加强彼此之间的联系，最终促进贸易的发展。

参考文献：

[1]Chen，L.A rustic opinion on euphemism in business letters.Profession.2011，2（3），133134

[2]Chen，X.Social function and application of euphemism in business letters.China Business and Trade，（2011），34（5），226227

[3]Gu，N.Discussion on euphemistic expression in business English.Shanxi Technology，2011，3（2），128130

[4]Huang，X.Discussion on communicative function of euphemism in business letters.Economic Research Guide，2012，7（4），298299

[5]Li，Y.The courtesy of indirect speech act in business letters.Market Modernization.2009，564（7），186187

[6]Lu，Q.Analysis of the function of euphemism in business letters.Economic Research Guide，2012，36（2），312313

[7]Ma，J.Grammatical structure means of euphemism in business letters.Journal of Jixi University，2011，10（1），129130

[8]Wang，S.Analysis of the classification of euphemism.Journal of Examination，2010，36（5），221223

商务信函中委婉语初探篇2

关键词：委婉语,商务信函,语用特点,语用功能

一、委婉语的定义及特点

委婉语源于希腊语 “euphemismos”, 意思是用令人愉快的话或悦耳的词语取代令人不快或粗鲁无礼的词语。

委婉语是沟通交流中的“润滑剂”, 在商务信函中, 它也发挥着同样重要的作用。如:将“It’s impossible for people that discount” (不可能打折) , 替换成 “We are afraid that the price is improper.” (很抱歉, 这个价格我们接受不了。) 虽然两个句子表达的意思相同, 但效果完全不同。后者显得更礼貌, 更容易接受。

我们不仅要了解委婉语的定义, 更应该学习它的语用特点及功能, 以下将介绍几个和商务有关的语用特点。

1.普遍性。委婉语是一种普遍的语言现象, 存在于世界各国及各个民族的语言中。大部分文化中都有禁忌, 人们为了避免这些禁忌, 所以使用委婉语。委婉语具有普遍性, 世界各国都在使用。随着经济全球化不断的发展, 委婉语可以广泛应用到商务洽谈及商务信函中。

2.时代性。语言是人类交际的工具, 随着人类社会的发展而发展, 在交际过程中, 为了适应特殊场合, 人们创造出不同的委婉语来表达相同的事物、行为以及现象等。人们会根据不同的场所和场合选择不同的词, 进行沟通。例如, 用“sanitary engineer” (环保工程师) 替代“garbage collector” (垃圾清理工) , 用“senior citizens”替代“old people”。

3.地域性。词语用在不同的地方或句子中会有不同的意思。在同一个语言环境中, 年龄, 身份, 地位或教育背景不同, 委婉语的表达都会不同。委婉语应用范围广, 在使用委婉语时应注意语言环境, 根据不同的环境, 正确使用委婉语。书写信件时, 应该掌握使用委婉语的技巧, 使得句子更准确更礼貌。

以上委婉语的三个特点和商务写作联系紧密, 掌握这三个特点, 在写商务信函时就能避免一些错误。

二、委婉语的语用功能

根据委婉语的定义, 可以看出委婉语具有很多语用功能。本文根据实际应用只选取其中两个:避讳功能和美化功能。这两个功能在商务信函中, 作用明显。

1.避讳功能。地域文化不同, 词语表达的意思也会有差异。在一个陌生的环境中, 人们表达想法和观点时, 使用恰当的委婉语可以避免互相冒犯。在商务场合, 使用委婉语, 可避免引起文化冲突, 推动商务合作。

在商务信函中, 经常要拒绝客户提出的一些要求, 选用委婉语可以避免冒犯和冲突, 并且显得礼貌、得当。

2.美化功能。委婉语具有美化功能, 可以用不同的词, 表达相同的意思。有些词的意思相同, 但是表达的感情和态度却不同, 例如, “captain”用来表达“chief waiter”。显然, captain比chief waiter要好, 因为captain显得礼貌、客气。

委婉语是一种文化表达形式, 它的避讳功能和美化功能, 在人们交际过程中发挥着重要作用。在商务场合使用委婉语可以消除误解与摩擦, 协调社会人际关系, 为商务合作营造一个友好和谐的语言环境。

三、委婉语的使用技巧

掌握一些有关委婉语的词汇、语法、短句等, 有助于商务人士写出一封高质量的信函。

1.词汇层面。词汇是语言的一个分支, 不同的词有不同的功能。词汇包括:动词, 情态动词, 形容词, 副词等, 以下将介绍一些具有委婉意义的词汇。

(1) 动词。“think”, “hope”, “regret”, “please”, “wis h”, “appreciate”, “trust” 这些都是表达态度的动词, 在商务信函中运用这类动词, 显得礼貌、得当并且表达清晰。

例如:

1) We appreciate you very much if you deliver the goods on time. (如货物及时发出, 我们将不胜感激)

2) Please make the shipment before Oct.31. (请在10月31日前安排装船)

(2) 情态动词。情态动词在字典中的释义为:一种本身有一定的词义并能表示说话人的情绪、态度或语气的动词。它可以表达说话人对事情的态度, 观点等。

例如:“Could you...?”“Should you...?”“Shall be...?”

以下为常用句型:

1) We should be glad /pleased to...

2) It would be appreciated if you could...

3) We wish our corporation will be last a long time.

(3) 形容词和副词。形容词和副词可用于美化信函, 削弱语气, 避免生硬, 缓和僵局。

形容词:“good”, “high”, “desirous”, “trustworthy”, “excellent”.

副词:“unfortunately”, “hardly”, “obviously”, “clearly”, “unsuccessful”.

例如:

1) Your company have a good reputation in business f irm, we would like to corporate with a trustworthy company. (贵司在商业领域名誉很好, 我们很愿意和贵司合作)

2) I am really sorry that our products can hardly satisfy your requirement. (很抱歉, 我们的产品不能满足您的要求)

第二个例句中:hardly相当于not, 尽管两个词都表示否定, 但是hardly显得委婉, 温和。选用不同的词, 表达相同的意思, 是书写信函的一种技巧。

(4) 介词、介词短语。介词和介词短语也可广泛用于商务信函中。如:“as”, “after”, “with”, “in view of”, and “in order to”, “through” 等。

例如:

1) As requested in your previous letter, we have already corrected the L/C and sent it to you. (如您要求, 我们已经修改了信用证并发给您)

2) In view of the fact that all other customers have accepted this price, we cannot reduce in any further. (其他客户已同意此价格, 我们不能再降价)

3) Through the courtesy of Mr. David Boswell, we learnt that you were interested in Chinese silk. (通过Mr. David Boswell, 我们了解到您对中国丝绸很感兴趣)

4) As regards packing, we will have a further discussion with you. (考虑到包装, 我们还要和您进一步沟通)

从以上例子, 可以看出介词和介词短语可以表达笔者的态度。这类词不仅可以避免引起直接冲突, 还可以增加信函的可读性。

2.语法层面。语法是学习英语的关键也是写好文章的基本要求。语法是用词和短语组成句子最基本的规则。语法功底扎实的人, 写出来的信函、文章可读性高。

(1) 被动语态。商务信函中, 主动语态是一种表达态度和立场的方式。相反的, 被动语态则是一种礼貌的表达拒绝和反对的方式。

例如:

1) Your remittance in full discharge of this claim at an early date will be much appreciated.

2) You should be informed that the shipment time is February or March at out option and the goods will be shipped in one lot.

以上2个句子采用被动语态, 语气委婉, 礼貌, 但态度坚定, 明确。这种委婉的拒绝方式, 易被读者接受。

(2) 虚拟语气。虚拟语气用于阐述观点、要求、建议及劝告。

例如:

1) If it were not for the regular orders we receive from a number of our customers, we could not have quoted for supplies even at those prices.

2) May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us to introduce your goods to our customers?

以上两个例子都使用了虚拟语气, 句子显得委婉含蓄避免了直接和绝对。

3 . 功能句型。在商务信函中, 一些固定的句型非常实用。这部分, 将介绍一些有用的功能句型。

(1) 信头和信尾常用的句子。俗话说:“好的开始是成功的一半”, 写作也一样。如果在信函的信头和信尾用一些漂亮的句子, 无疑是锦上添花。

1) We are pleased to inform you that we like to enter into business relations with you.

2) We know your company from internet and are now writing you for the establishment of business relations.

3) We are obliged to you for your enquiry of September 18.

4) We thank you for your letter of April 1, from which we note that you are desirous of establishing business relations with us.

5) We have the pleasure of introducing ourselves to you with the hope that we may have an opportunity of cooperating with you in your business extension.

6) We look forward to hearing from you soon.

7) Your prompt reply would be greatly appreciated.

8) We sincerely desire to have the pleasure of receiving an order from you.

(2) 实用短句。为避免被对方拒绝, 可以使用一些固定的短句, 缓和气氛, 如:“I am afraid”, “I don’t think”, “I am not sure”, “I have to say sorry that”, “we feel regretful for”, “it is regrettable that”等。

在商务信函中, 要注意礼节, 避免使用冒犯性语言。掌握以上列出的几类词及句型, 并运用到商务信函中, 可以促进商务往来。目的不同, 写商务信函时, 选词用句就不同, 应根据实际情况, 选用适当的词语和句子。多使用一些功能句型, 不仅可以增加书信的可读性, 还可以给对方留下好印象, 便于建立合作关系。

四、案例分析

将委婉语运用到商务信函中是此文研究委婉语的目的。以下是一封简短的商务信函, 通过分析此信函, 进一步阐明委婉语的重要性和作用。

Dear Lizzy,

Thanks very much for your e-mail.

We advise the customer has purchased their current requirements from competitor.

We were unsuccessful on this occasion and shall revert to you once they send us their new enquiry.

Many thanks.

Kind Regards,

Rony Chandaria.

信函内容是告知客户竞标失败, 对于客户来说是个坏消息。但是笔者在书写邮件时使用了动词:“advise”, 形容词:“unsuccessful”, 情态动词:“shall”, 用这些温和的词告诉客户不好的结果, 显得委婉, 礼貌, 易于接受, 给后期合作留下发展空间。

由此可见, 委婉语在商务信函中发挥着重要作用。是一种礼貌的拒绝方式, 为商务合作创造机会和空间。

五、结论

综上所述, 委婉语是国际贸易中不可或缺的元素。作为一种特殊的语言形式, 委婉语是沟通中的“润滑剂”和“桥梁”。在商务活动中广泛使用委婉语, 可增进贸易双方的友谊, 为商务合作提供一个和谐, 友好的环境。商务信函是贸易双方建立关系、开展业务、洽谈生意、磋商问题, 交流信息和互通往来的主要方式, 将委婉语正确、合理的运用到商务信函中可以达到事半功倍的效果。正确及合理的运用委婉语, 必将提高跨文化商务沟通和交际的效果, 提升商务沟通效率。

参考文献

[1]Bander, Robert G.American English Rhetoric.New York:Holt, Rinehart and Winston, 1983.

[2]Deborah Britt Roebuck, Important Business Communication Skills, second edition, Prentice hall, 1988.

委婉语在商务信函中的应用篇3

【关键词】委婉语商务信函语用特点语用功能

一、委婉语的定义及特点

委婉语源于希腊语 “euphemismos”，意思是用令人愉快的话或悦耳的词语取代令人不快或粗鲁无礼的词语。

委婉语是沟通交流中的“润滑剂”，在商务信函中，它也发挥着同样重要的作用。如：将“Its impossible for people that discount” （不可能打折），替换成 “We are afraid that the price is improper.”（很抱歉，這个价格我们接受不了。）虽然两个句子表达的意思相同，但效果完全不同。后者显得更礼貌，更容易接受。

我们不仅要了解委婉语的定义，更应该学习它的语用特点及功能，以下将介绍几个和商务有关的语用特点。

1.普遍性。委婉语是一种普遍的语言现象，存在于世界各国及各个民族的语言中。大部分文化中都有禁忌，人们为了避免这些禁忌，所以使用委婉语。委婉语具有普遍性，世界各国都在使用。随着经济全球化不断的发展，委婉语可以广泛应用到商务洽谈及商务信函中。

2.时代性。语言是人类交际的工具，随着人类社会的发展而发展，在交际过程中，为了适应特殊场合，人们创造出不同的委婉语来表达相同的事物、行为以及现象等。人们会根据不同的场所和场合选择不同的词，进行沟通。例如，用“sanitary engineer”（环保工程师）替代“garbage collector”（垃圾清理工），用“senior citizens”替代“old people”。

3.地域性。词语用在不同的地方或句子中会有不同的意思。在同一个语言环境中，年龄，身份，地位或教育背景不同，委婉语的表达都会不同。委婉语应用范围广，在使用委婉语时应注意语言环境，根据不同的环境，正确使用委婉语。书写信件时，应该掌握使用委婉语的技巧，使得句子更准确更礼貌。

以上委婉语的三个特点和商务写作联系紧密，掌握这三个特点，在写商务信函时就能避免一些错误。

二、委婉语的语用功能

根据委婉语的定义，可以看出委婉语具有很多语用功能。本文根据实际应用只选取其中两个：避讳功能和美化功能。这两个功能在商务信函中，作用明显。

1.避讳功能。地域文化不同，词语表达的意思也会有差异。在一个陌生的环境中，人们表达想法和观点时，使用恰当的委婉语可以避免互相冒犯。在商务场合，使用委婉语，可避免引起文化冲突，推动商务合作。

在商务信函中，经常要拒绝客户提出的一些要求，选用委婉语可以避免冒犯和冲突，并且显得礼貌、得当。

2.美化功能。委婉语具有美化功能，可以用不同的词，表达相同的意思。有些词的意思相同，但是表达的感情和态度却不同，例如，“captain”用来表达“chief waiter”。显然，captain比chief waiter要好，因为captain显得礼貌、客气。

委婉语是一种文化表达形式，它的避讳功能和美化功能，在人们交际过程中发挥着重要作用。在商务场合使用委婉语可以消除误解与摩擦，协调社会人际关系，为商务合作营造一个友好和谐的语言环境。

三、委婉语的使用技巧

掌握一些有关委婉语的词汇、语法、短句等，有助于商务人士写出一封高质量的信函。

1.词汇层面。词汇是语言的一个分支，不同的词有不同的功能。词汇包括：动词，情态动词，形容词，副词等，以下将介绍一些具有委婉意义的词汇。

（1）动词。“think”，“hope”，“regret”，“please”，“wish”，“appreciate”， “trust” 这些都是表达态度的动词，在商务信函中运用这类动词，显得礼貌、得当并且表达清晰。

例如：

1）We appreciate you very much if you deliver the goods on time.（如货物及时发出，我们将不胜感激）

2）Please make the shipment before Oct.31. （请在10月31日前安排装船）

（2）情态动词。情态动词在字典中的释义为：一种本身有一定的词义并能表示说话人的情绪、态度或语气的动词。它可以表达说话人对事情的态度，观点等。

例如：“Could you...？”“Should you...？”“Shall be...？”

以下为常用句型：

1）We should be glad /pleased to...

2）It would be appreciated if you could...

3）We wish our corporation will be last a long time.

（3）形容词和副词。形容词和副词可用于美化信函，削弱语气，避免生硬，缓和僵局。

形容词：“good”，“high”，“desirous”，“trustworthy”， “excellent”.

副词：“unfortunately”， “hardly”， “obviously”， “clearly”， “unsuccessful”.

例如：

1）Your company have a good reputation in business firm， we would like to corporate with a trustworthy company. （贵司在商业领域名誉很好，我们很愿意和贵司合作）

2）I am really sorry that our products can hardly satisfy your requirement.（很抱歉，我们的产品不能满足您的要求）

第二个例句中：hardly 相当于 not，尽管两个词都表示否定，但是hardly显得委婉，温和。选用不同的词，表达相同的意思，是书写信函的一种技巧。

（4）介词、介词短语。介词和介词短语也可广泛用于商务信函中。如：“as”， “after”， “with”， “in view of”， and “in order to”， “through” 等。

例如：

1）As requested in your previous letter， we have already corrected the L/C and sent it to you.（如您要求，我们已经修改了信用证并发给您）

2）In view of the fact that all other customers have accepted this price， we cannot reduce in any further. （其他客户已同意此价格，我们不能再降价）

3）Through the courtesy of Mr. David Boswell， we learnt that you were interested in Chinese silk. （通过Mr. David Boswell，我们了解到您对中国丝绸很感兴趣）

4）As regards packing， we will have a further discussion with you.（考虑到包装，我们还要和您进一步沟通）

從以上例子，可以看出介词和介词短语可以表达笔者的态度。这类词不仅可以避免引起直接冲突，还可以增加信函的可读性。

2.语法层面。语法是学习英语的关键也是写好文章的基本要求。语法是用词和短语组成句子最基本的规则。语法功底扎实的人，写出来的信函、文章可读性高。

（1）被动语态。商务信函中，主动语态是一种表达态度和立场的方式。相反的，被动语态则是一种礼貌的表达拒绝和反对的方式。

例如：

1）Your remittance in full discharge of this claim at an early date will be much appreciated.

2）You should be informed that the shipment time is February or March at out option and the goods will be shipped in one lot.

以上2个句子采用被动语态，语气委婉，礼貌，但态度坚定，明确。这种委婉的拒绝方式，易被读者接受。

（2）虚拟语气。虚拟语气用于阐述观点、要求、建议及劝告。

例如：

1）If it were not for the regular orders we receive from a number of our customers， we could not have quoted for supplies even at those prices.

2）May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us to introduce your goods to our customers？

以上两个例子都使用了虚拟语气，句子显得委婉含蓄避免了直接和绝对。

3.功能句型。在商务信函中，一些固定的句型非常实用。这部分，将介绍一些有用的功能句型。

（1）信头和信尾常用的句子。俗话说：“好的开始是成功的一半”，写作也一样。如果在信函的信头和信尾用一些漂亮的句子，无疑是锦上添花。

1）We are pleased to inform you that we like to enter into business relations with you.

2）We know your company from internet and are now writing you for the establishment of business relations.

3）We are obliged to you for your enquiry of September 18.

4）We thank you for your letter of April 1， from which we note that you are desirous of establishing business relations with us.

5）We have the pleasure of introducing ourselves to you with the hope that we may have an opportunity of cooperating with you in your business extension.

6）We look forward to hearing from you soon.

7）Your prompt reply would be greatly appreciated.

8）We sincerely desire to have the pleasure of receiving an order from you.

（2）实用短句。为避免被对方拒绝，可以使用一些固定的短句，缓和气氛，如：“I am afraid”， “I dont think”， “I am not sure”， “I have to say sorry that”， “we feel regretful for”， “it is regrettable that”等。

在商务信函中，要注意礼节，避免使用冒犯性语言。掌握以上列出的几类词及句型，并运用到商务信函中，可以促进商务往来。目的不同，写商务信函时，选词用句就不同，应根据实际情况，选用适当的词语和句子。多使用一些功能句型，不仅可以增加书信的可读性，还可以给对方留下好印象，便于建立合作关系。

四、案例分析

将委婉语运用到商务信函中是此文研究委婉语的目的。以下是一封简短的商务信函，通过分析此信函，进一步阐明委婉语的重要性和作用。

Dear Lizzy，

Thanks very much for your e-mail.

We advise the customer has purchased their current requirements from competitor.

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Many thanks.

Kind Regards，

Rony Chandaria.

信函内容是告知客户竞标失败，对于客户来说是个坏消息。但是笔者在书写邮件时使用了动词：“advise”，形容词：“unsuccessful”，情态动词：“shall”，用这些温和的词告诉客户不好的结果，显得委婉，礼貌，易于接受，给后期合作留下发展空间。

由此可见，委婉语在商务信函中发挥着重要作用。是一种礼貌的拒绝方式，为商务合作创造机会和空间。

五、结论

综上所述，委婉语是国际贸易中不可或缺的元素。作为一种特殊的语言形式，委婉语是沟通中的“润滑剂”和“桥梁”。在商务活动中广泛使用委婉语，可增进贸易双方的友谊，为商务合作提供一个和谐，友好的环境。商务信函是贸易双方建立关系、开展业务、洽谈生意、磋商问题，交流信息和互通往来的主要方式，将委婉语正确、合理的运用到商务信函中可以达到事半功倍的效果。正确及合理的运用委婉语，必将提高跨文化商务沟通和交际的效果，提升商务沟通效率。

参考文献：

[1]Bander，Robert G.American English Rhetoric.New York：Holt，Rinehart and Winston，1983.

[2]Deborah Britt Roebuck，Important Business Communication Skills，second edition，Prentice hall，1988.