商务信函的格式和范文

商务信函的格式和范文（共9篇）

商务信函的格式和范文 篇1

1.the top part of a business letter

日期：date: 23 december XX

地址：mr.james green

sales manager

bbb plc

55-60 old st, london e6 6hg

称谓：dear mr.green(dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

2.the body part of a business letter

标题（可以不要）

正文

3.look at the two endings of business letter below.notice the useful phrases that are used in these letters.(1)please let me know if this is convenience.i look forward to hearing from you.best wishes

yours sincerely,(signature)

ms.gillian janes

personnel nanager

(2)please phone us to confirm the details.we look forward to receiving your comments.yours faithfully

(signature)

for ms.gillian jones

personnel manager

商务信函的格式和范文 篇2

一、介绍公司或公司产品

Specializing in the export of Chinese foodstuff, we wish to express our desire to trade with you in this line.

我们专营中国食品的出口, 希望与你方在这一行业建立贸易关系。

We are the largest garments trading company in Japan, and have offices and representatives in all major cities and towns in Japan.

我们是日本最大的服装贸易公司在日本的所有主要城镇都有我们的办事处和代理。

这样的起始语, 能使看信的人一目了然, 很清楚的知道对方是一个什么样的公司, 想介绍或购买什么样的产品, 换句话说就是让对方一目了然写信的目的是什么。

二、承接对方来信或过去发生的某一件事

With reference to your letter of July 1st, we regret to learn that since other suppliers are offering at lower prices, you are unable to accept our offer.

从你方7月1日的来函中获悉, 由于其他供货商所提供的价格比较低, 所以你们不能接受我们的报价。

上述这类起始语都会让阅信人一下子就联想到上次信件的时间和所涉及的有关背景, 起了承上启下的作用。

三、直接点出信件要涉及的正题

We have learned from Mr. Mason of the Ministry of Industry, Trade and Commerce that SINOCHEM is interested in purchasing plastics from Canada.

我们从加拿大工商贸易部的梅森先生那里获悉, 中国化工进出口公司想从加拿大购买塑料原料。

我们可以从以上起始语中看出当今书信直截了当, 开门见山的特点。当然这并不等于客套话在现代商业书信中消失了, 有时说几句友好的客气话还是必要的。一般地说要避免语气生硬, 不能让对方看后觉得不舒服, 反而要让他们欣然接受。例如:

Our contract was signed in November, 2009. It is something like the ABC to a businessman that price fluctuates at different time. We, therefore, can not accept your request for a reduction of price. Because of the shortage of supply and a lot of enquiries from our customers we ask you to establish the covering L/C at the contracted price. If you do not accept it, we would insist on cancelling the contract.

我们的合同是2009年11月签订的, 不同时间, 不同价格, 这是一个商人起码的知识。故我们不能接受你减价的要求。目前我货源紧张, 客户询盘较多, 所以要求你立即按合同价格开证, 如你不愿意, 我们坚持撤销合同。

上面这封信主要内容是拒绝客户减价的要求, 说服对方按合同价开证。但是我们看后都有一种教训人的感觉, 比如信中“It is something like the ABC to a businessman that price fluctuates at different time.” (不同时间, 不同价格, 这是一个商人起码的知识。) 这句话语气太重, 令人反感。所以在书写和翻译类似内容的书信时, 要尽量做到既以理服人又不失礼。根据这一原则, 我们可以把这段话修改为:

It is in November, 2009 that we signed our contract. As everybody knows, in international trade price naturally fluctuates at different time. Under the present circumstances that the goods is in short supply while many enquiries keep coming in, how could our manufacturers be expected to accept your request for a reduction of the price? We would appreciate it very much if you could immediately establish the covering L/C at contracted price. Otherwise, we shall have no other alternative but cancelling the contract.

我们的合同是2009年11月签订的。在国际贸易中, 时间不同, 价格自然有变化。这是人所共知的。在目前货源紧张, 询盘较多的情况下, 怎么能希望我方工厂同意接受贵方的降价要求呢?所以我们要求贵方立即按合同价开证。否则, 我们不得不撤销合同。

上文中采用了…while…句型, 增加了“货源紧张”和“询盘较多”的对比, 这样有助于增强说服力。另外采用We would appreciate it…if you could…这种语气就比we ask you…客气得多。当然在书写信函的时候, 客气话说过了头也会显得虚伪, 会引起适得其反的效果。

We acknowledge with thanks receipt of your letter of July 3, 2010. We are pleased to learn that you are interested in our products. We would be most grateful if you could let us know the quantities you need.

贵方2010年7月3日信悉, 谢谢。很高兴听说贵方对我产品感兴趣。如能告知贵方所需数量, 我们不胜感激。

这段中共三句话, 每句话都加上了“感谢”、“高兴”、“不胜感激”之类的词, 这不仅在形式上显得累赘, 在内容上也给人一种不诚恳的感觉。所以可以也要有分寸, 特别要注意不要用那些过了时的、陈旧的表达方式。例如:“贵方来函收悉, 谢谢。”不要译成:We are in receipt of your favor. 而应译为:We thank you for your letter.

除此之外, 在书信的结构上, 要注意层次清楚, 一层意思完了, 最好另起一段。例如下面这封建立业务关系的书信正文层次就非常清楚:

We learn from China Daily of the last week that you are interested in silk clothes.

We Introduce ourselves as a leading exporter here in the line of garments and are willing to enter into business relations with you on the basis of equality and mutual benefit.

Our silk clothess are made of high quality silk materials with traditional workmanship. For your reference, we are enclosing an illustrated catalogue and the latest price list. If you are interested, please send us your specific enquiry, on receipt of which we will send our quotation and samples.

We are looking forward to your early reply.

上文第一段说明从何处获得对方信息, 第二段阐明写信函的目的, 第三段介绍产品, 最后一段礼貌地表达期待对方回音、下订单等心情。通篇读起来简单清楚, 一目了然。

参考文献

[1].甘鸿.外经贸英语函电[M].上海:上海科技文献出版社, 1996

商务信函的格式和范文 篇3

【摘要】本文从词汇和句法两个方面对商务英语信函和商务英语合同的文体特征进行对比分析，揭示出它们之间的巨大差异。

【关键词】商务英语信函；商务英语合同；文体特征；差异

【中图分类号】G04【文献标识码】A【文章编号】1001-4128（2011）04-0252-01

1 前言

商务英语信函和合同是两大类常见的商务英语应用文。从外贸流程上看，一般的商务英语信函包括询盘，发盘，还盘，订货信函，接受函以及各种通知函等等。而商务英语合同则包括合同，销售确认书等【sup】［1］【/sup】。但是，笔者发现许多对商务英语信函和合同文体特征进行分析的文章普遍存在着将两者相混淆的论述。尽管它们都属于商务英语应用文，在写作时也都必须遵循商务英语写作的七个“C”，但事实上，它们的文体特征却差别巨大。本文将从词汇和句法两方面对商务英语信函和商务英语合同的文体特征进行对比分析，揭示出它们之间的巨大差异。

2 词汇特征

按照美国语言学家裘斯（Martin Joos）对语言正规程度的分类，商务英语合同属于formal style, 即慎重或正式文体，而大部分商务信函属consultative style, 即请求或商议文体【sup】［2］【/sup】。很明显，商务英语合同与信函相比，合同的正式程度较高。这可以从它们的词汇选择上体现出来。商务英语合同追求表述专业，规范，逻辑的精确与严密以及思维的清晰和条理性，因此，会在词汇层面上用词正式，使用法律用语，书卷用语，专业术语，古体词等【sup】［3］【/sup】。而商务英语信函中会使用大量的现代简明英语。

例如:hereinafter（在下文中），thereto（附随），herewith（与此一道），thereof（共）等古体词在合同中很常见但是在信函中却会避免出现。又如：.The Agreement shall commence on this day and automatically terminate upon the bankruptcy or insolvency of either of the parties hereto.该句是商务英语合同中常见的句子。在该句中，分别用commence和terminate表达“开始”和“结束”，而在商务英语信函中，人们更多的使用begin和end。像null and avoid （无效），ad volorem duty （从价关税），bona fide holder （善意持票人）也是典型的商务英语合同用语。商务英语信函的选词会舍繁而求简。如用payment而不用remuneration, 用discover或find out 而不用ascertain, 用try 不用endeavour等等。

3 句法特征

总体而言，商务英语合同较多的使用状语从句，分词，散句以及长句等，而商务英语信函则更多的使用简单句。显而易见，商务英语合同中的句子结构就其长度和使用从句的连续性而言均要比商务英语信函中的句子复杂的多。如：

If, whether during the execution of the works or after their completion and whether before or after the repudiation or other termination of the contract, between the Employer and the contract or arises any dispute in connection with, or arising out of, the contract or the execution of the works, including any disagreement by either party with any action, inaction, opinion, instruction, determination, certificate or valuation of the Engineer, the matter shall, in the first place be referred to the Dispute Review Board.

為表达严谨而准确的逻辑关系，该句使用了if 条件从句，用了whether从句做插入语, including分词之后又有较为复杂的修饰和限定成分。该句总共使用了81个单词。而商务英语信函中句子长度一般在10-20单词之间，偶有特殊一般也不超过30个单词。并且，就算信函中出现了长句，从句式上来看也无非是使用常见的宾语从句或用and 连接的连个简单句的并列或。如：We are writing to inform you that our contracted goods have been today shipped on board Queen Elizabeth as previously arranged.该句句式简单，用that引导的从句做inform 的宾语，用as 引导的“as previously arranged”做定语从句。同上面例句的81个单词相比，该句仅21个单词。从句子长度和句式上来看，合同的复杂和信函的简单显而易见。

4 结语

上述分析表明，虽然同属商务英语应用文体，商务英语合同和商务英语信函各自呈现出不同的文体特征。前者在词汇的选择上仍保留较多的古体词，采用较多的法律术语，书卷词语等，而后者则随着时代的发展更多地使用简明英语。在句法方面，商务英语合同多使用复杂句式，如长句，状语从句，分词短语结构等，从而比使用简单句的商务英语信函显得复杂。总而言之，商务英语合同比信函在词汇和句法更复杂更正式。

参考文献

［1］ 曹菱.商务英语信函.北京：外语教学与研究出版社.1999：15

［2］ 莫再树.外贸英语函电的文体特征.湖南大学学报（社科版）1999：80

［3］ 许国新.英文商贸契约中定语从句的理解与翻译.中国翻译.1997（6）.

中文商务信函写作格式 篇4

称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词

启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文

正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡

正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下更符合礼仪规范）

5、祝颂词

书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

6、签署

书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

7、日期

商务信函的格式和范文 篇5

20.What is your best price? 21.Could you please answer these questions/ the following questions / the questions below : 22.I hope to hear from you soon.23.I look forward to hearing from you.24.This is our overdue payment notice, would you please send your remittance immediately? 25.We urgently need your shipment

26.How soon could you deliver upon receipt of our order? 27.How much would it cost for 30 units? 28.Could you give us a discount? If so, how much? 29.I would much appreciate it / I would be grateful if you could contact me either by phone or e-mail.30.Incidentally, if you do not have a representative for your products in Hk, would you consider us as your exclusive agent? 31.Please let me know if you need further information.32.The answers to your questions are as follows.33.Also, please me know what the shipping charge would be.34.Would there be a deposit? If so, how much and when payable/due? 35.Would you please send/give me a price(quote a price)for 35 squarexxxx? 36.We would like to place an order for … 37.Enclosed is our POxxx 38.How soon could you deliver the remaining? 39.Would this be acceptable? 40.Unfortunately our customer has requested that we reduce(the quantity of)this order from 50 to 25 copies.41.Therefore, would you please send xx only 25 copies as soon as the books become available? 42.I am sorry for the delay in responding to your message of April.4 43.Thank you for your constant help and patience.44.As agreed in our telephone conversation of January 16, 45.You will send xxx and remainder by regular delivery.46.Thank you for your special cooperation.47.Therefore could you ship the first order by Dec.15? This would give us enough training time.48.Would you please let us know whether or not you shipped 200pcs of PIX8020 under POXXX? 49.We sent a purchase order on 12.1 by mail(see the attached).However,we have not received your confirmation.50.Would you please let us know immediately whether you got this order?Also,we need to know the shipping date.51.We intend planning to order one of the following:

52.Would you let me know what is in stock and how soon you can send? 53.Would you please let us know if the part number below has been replaced with a new one/ number? 54.Would you please check the status of this shipment? 55.Would you please immediately confirm which number is correct? 56.I am sorry to trouble you with these questions but would much appreciate your reply.57.The shipping charge estimates you asked about are as follows: 58.Would you please let us know by mail within two days which shipper you prefer? 59.According to your xxx report/ mail, your current delivery date is Nov.11.60.However, our customer urgently needs 96 pieces of part xxx.61.Would you please let us know by mail if you can deliver by mid-October? 62.Could you please confirm right away if the following part numbers, descriptions are correct? 63.Would you please give us a little more time to inform you? 64.Incidentally, please let us know the name of the shipper you will be using.65.Therefore, we regret that we have nothing to submit for this competition.66.Unfortunately, we cannot give discounts on any of the supplementary charges.67.However, we would like to make some additional requests.68.Finally, to reduce cost, please make sure the package is as small as possible.69.Our apologies for the inconvenience.70.Enclosed is our inspection report 71.We assure you that our quality control department carefully checked the xxx and found that it xxxx.72.Enclosed, also, is our e-mail of August 29 73.Thank you for your calls over the last two weeks.I tried calling back a few times but without success.74.Would the morning of March 31 be convenient? 75.I hope this information will help you in your sales efforts.76.Thank you for your continuing support.77.From now on, you should have no further problems.78.Please let us know if you need any further assistance.79.Incidentally, if you can place a substantial number of orders with xx, we may be able to obtain an Elite franchise for you.80.Please keep us informed and good luck!81.We have not decided which parts we would like to receive in exchange but will let you know as soon as we do.82.Please let us know if we can be of further help.83.We are sorry for this error and hope it has not caused any trouble.84.We made an invoice error on your order POXXXX.85.You ordered only one shipment of 1600 pieces, but we prepared two shipments and invoiced you twice.86.Sorry for the confusion!

87.The amount should have been U.S1000, instead.88.I’m very sorry for this inconvenience and hope it does not cause any trouble.89.This is a matter of some urgency.90.I would be grateful if you could allow me to postpone payment for two weeks.91.Please disregard this letter.92.Excuse us for this reminder if your shipment details are already in the mail.93.If payment has already been made, please disregard this reminder.94.Five weeks have passed since my initial order for xxxx unit, but so far I have not received it.95.We should have received the above order by the end of January.96.Would you please give us a shipping date for the following parts:

英文信函格式 篇6

1、信头（heading）——写信人地址和写信日期位于信纸右上角，从靠近信纸的中央写起，先地址后日期（地址可以写1—3行，日期写在地址的下面）。地址顺序由小到大：门牌号码——街名或路号——城名或县、市名——省名或州名——国名（邮编通常写在城市名之后）；日期顺序是月——日——年或日——月——年，如：July1,1979=1 July，1979。

2、信内地址（inside address）——收信人姓名和地址写在信头下面，空一行，左起顶格，先姓名后地址。信内地址多用于正式商业信函，一般社交信函常省略。

3、称呼（salutation）——写信人对收信人的称呼：

左起顶格写，后用逗号，常以“Dear…”或“My dear…”开头。写给亲属通常用“Dear+称呼”，如：“Dear Mum,”;写给平辈或晚辈可直呼其名，如：“Dear Tim,”;写给不熟悉者用“Dear Mr+姓,”或“Dear Mrs+其夫,”.4、正文（Body）——信函的主体部分：从称呼的下一行写起，每段开头均留四、五个字母的空白。

5、结束语——（complimentary close）结束客套语在正文下只占一行，从靠近信纸的中央写起。首字母大写，其后用逗号。对上级或长辈可用“Yours trulysincerely,”“ Trulysincerely Yours,”等，对朋友或其它亲密者可用“Yours(ever),”“Ever yours,”等。

6、签名（signature）位于结束语下，稍偏右。

7、信封的写法：

寄信人的地址、姓名写在信封的左上角，也可写在信封的背后。

现代采购信函的商务写作技巧 篇7

改革开放以来,特别是加入世界贸易组织以后,我国与世界各国的经济交往日益频繁,对外经济合作日渐加强。因此,培养一大批既熟练掌握外语,又通晓国际商务知识,并善于进行跨文化交际的国际商务人才已成当务之急。在国际商务人员必备的诸多技能中,商务信函写作是其中一项重要的技能,也是商务活动得以顺利开展的重要保证。一封好的商务信函(busi nes s letter)能够在促进贸易、增进友谊和获得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美传达信息的信函才是完美的信函。因此,在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的:Consideration(体谅)、Correctness(正确)、Complet e n e s s(完整)、Co n c r et e n e s s(具体)、Conciseness(简洁)、Clarity(清楚)、Courtesy(礼貌)。这七个原则是商务信函写作最基本的指导原则。同时,在商务信函的写作中,要掌握一定的写作技巧,才能顺利完成商务信息的交流。

2 现代采购信函的特点

2.1 现代采购信函应该是“索取函”

它索取的可能是一种产品,一项服务,一项专利,一个观念……因此,在写作时候,要牢记你是在与读者进行交谈。这种交谈成功与否,你的目的是否实现,关键取决于商务信函中信息的表达方式和内容。如何把你的思想,清晰、准确地表达给“读者”,产生情感上的共鸣是商务信函的首要任务。

2.2 现代采购商务信函的写作要重点突出,简明扼要

“时间就是金钱,效率就是生命”,商务信函要尽可能地避免使用花哨、华丽的词藻。因此,商务信函的写作,首先,要把握简洁、扼要的特点。其次,掌握好简洁的表达内容与有效率的分寸。如果在书写商务信函时,开头就唐突地说出交易需求,也会显得冒昧而令对方不明所以。最后,好的商务信函还应体现以下特点:易读易懂,语气真诚友好、客气,评阅简短、朴实,自然或生动、有趣、有吸引力,内容清晰、准确、具体行文正确、完整、不花哨。

3 现代采购信函的写作原则

3.1 体谅

体谅对发信人和收信人之间保持进一步联系至关重要。发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。简言之,体谅就是要做到为对方着想,移情于对方,在人性层面上来理解对方。此外,体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度,要强调“你”的态度而不是“我”的或“我们”的态度。

3.2 正确

现代商务信函必须写的正确,因为其牵涉到双方的权利和义务,而且它还是商业单据的凭证。正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。

3.3 完整

现代商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况,或是回答来信所提出的全部问题和要求。一封完整的现代商务信函不仅可能会带来预期的结果,还可能建立起更好的商务关系。

3.4 具体

现代商务信函必须写得生动、具体和明确,要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。在写现代商务信函的过程中,应尽量运用具体的事实和数字,选择形象的及通过想象所创造的字和词语,一般使用主动语态来陈述内容。

3.5 简洁

所谓简洁,就是指要言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。在书写英文现代商务信函时,要摒弃那些陈旧的商业术语,做到简洁明了。通过去掉不必要的词和冗长的句子,保留有效、简洁的事实信息,就可把最重要的信息呈现给对方。

3.6 清楚

采购商务信函应使读者一目了然,没有晦涩难懂或容易产生误会之处。在确定了所要写的内容后,选择使用简短、熟悉和口语化的词语,构建简单、有效的句子和段落来清楚地表达目的,避免使用产生歧异或意义不明确的词汇。如有需要,可以使用样例、插图以及其他在视觉上有助于理解的东西。

3.7 礼貌

礼貌在采购商务信函中有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与目前客户的业务关系,也有助于结交新的业务伙伴。在现代商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,在撰写商务信函时,应避免使用可能激怒、伤害对方的言词或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上,考虑到对方的愿望和背景,做到互惠互利。

4 现代采购信函的写作技巧

4.1 多使用主动语态

主动语态能够更自然和准确地表达写信人的本意,收信人会觉得更生动,并有一种面对面谈话的亲切感。

以下样函采用过多被动句式,显得软弱乏味:Pleas ebe advised that the L/C should be opened by the end of May.Your prompt reply would be highly appreciated.

如果改成主动语态,就能营造出友善和灵活的气氛:Could you please open the L/C by the end of May?Thanks.

4.2 使用浅白、通俗易懂的词汇,避免使用艰深晦涩的词汇

商务英语中使用艰深晦涩的词汇,不会让书信显得正式、严肃,反而会令收信人阅读过程延长,理解出现偏差,难以迅速准确地回复。英语是全球通用的语言,为确保不同国家的人士明白书信的意思,应多使用通用的词汇,以达到自然顺畅,撰写快捷,简洁明了,又不失商业味道的效果。

4.3 提问要客气、直截了当,避免使用含糊、过于古旧、迂腐的语言

客气明了地提出问题,不但给人亲切感,更令收信人产生需要回答的心态。并且,直截了当的询问能便于收信人回复。

4.4 力求正面肯定地谈论问题,避免使用让收信人反感的词语

写信人要顾及收信人的感受和要求,尽量从正面与对方讨论问题。避免使用如:fail,wrong,inadequate,stupid等词语,这些词语给人一种居高临下的教训感觉,甚至涉及侮辱人格,容易使收信人产生反感。

5 结束语

采购是贸易过程中重要的一个环节。写好采购商务信函是进行现代商务沟通的一个重要的技能。要完美传达采购商务信息,写信人必须坚持现代商务书信写作的七大原则。在具体的商务信函的写作中,写信人还必须灵活运用各种写作技巧,体现出商务书信的写作风格,只有这样,顺利的商务沟通才能完成。

参考文献

[1]管春林.国际商务英语写作[M].杭州:浙江大学出版社,2006:8.

[2]葛萍,周维家.外贸英语函电(双语)[M].上海:复旦大学出版社,2007:2.

[3]赵银德.外贸函电[M].北京:机械工业出版社,2006:7.

浅谈商务信函的文体特征 篇8

【关键词】 商务信函 词汇 句法 文体特征

在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函的语言应该简洁、明了、礼貌、准确。商务信函是商务沟通和交流不可或缺的工具，同时也是传达商务信息的重要载体。本文通过对英语商务信函的文体特征分别从词汇和句法两个方面进行了探讨。

1. 词汇特征

1.1用词规范正式

由于国际商务信函是一种正式的公函语体，因此，大多使用正式书面词汇代替普通词汇，并力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现国际商务公函的规范正式、公事公办的特点。如用inform代替tell，用sufficient代替enough，用purchase代替buy，用therefore代替so,用dispatch代替send等。例如：We are pleased to inform you that your order No 123 has been dispatched in accordance with your instruction. 我方很高兴通知贵方，第123号订单货物已遵照你方指示发出。

1.2用词准确严谨

由于商务信函的本质功能就是传递信息，而且传递的信息又关系到公司业务发展、品牌形象、客户开发、国际声誉等，因此，表达不能模棱两可，更不能出现错误，否则就会让对方误解，给日后的交流制造障碍，甚至造成经济损失和名誉影响。如果信函涉及货物的价格、重量等，有关数字的内容必须准确严谨，毫不含糊，如要写“68美元”，一般信中只写“$68”，而在商务英语信中要写成“$68.00”。再如，介词短语by Monday 和before Monday在商务英语信函中是要严格区分的，前者包括Monday，而后者不包括Monday这一天。

1.3多使用肯定性词语

肯定性的词语强调积极的方面，给人愉快的感觉。在商务信函写作中，pleasure, pleased, glad, appreciate等有积极的感情意义的词语应不断使用。例如：We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon. Your immediate attention would be appreciated.

1.4正确使用情态动词

英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。试比较以下两个句子： a. We appreciate it if you advance shipment. b. We should appreciate it if you could advance shipment.

在语气上b句比a句委婉得多，使人感觉更有礼貌。

2. 句法特征

2.1句式正规完整

英语商务信函作为一种正式体的书面英语，层次复杂的从句和长句的使用通常高于非正式英语。复合句适合表达层次复杂的逻辑关系，传递较多的信息，这种效果短句是無法达到的。例如： Goods of a dangerous or damaging nature must not be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and address of the Sender have been previously given to the carrier, Master or Agent of vessel and the nature is distinc tly marked on the outside of the package or packages as required by statute. 上面的段落只有一个句子。在这个正规完整的长句中，有and 连接两个分句，前一个分句中有一个unless引导的条件状语从句。句子虽长，可层次分明，并列的和互为条件的关系叙述得非常清楚。

2.2使用条件句

在向对方提出请求、要求和建议时，用条件句更能表达礼貌、委婉的语气。例如：We would appreciate it very much if you would send us the latest samples with their best price. If your quality is good and the price is suitable for our market, we would consider 。signing a long-term contract with you.

2.3使用被动语态句

使用被动语态能避免指责动作的执行者，从而比主动语态显得更礼貌。试比较以下两个句子：

a. You made a very careless mistake during the course of shipment.

b. A very careless mistake was ma-

[优论论文]de during the course of shipment.

b句比a句语气更委婉，更易被人接受，显得更有礼貌。

2.4尽量运用有积极含义的肯定句

在商务交往中，阅读者更愿看到一封具有积极、肯定的商务信函。这种肯定的陈述会使人向好的方面联想；反之，消极、否定的陈述使人朝坏的方面联想。试比较以下两个句子：

a. We won’t fulfill your order until we receive payment.

b. We will forward your order to you as soon as payment is received.

这两句话表示的意思完全一致，但语气稍有差别。a句翻译成中文是：直到收到货款，我们才发货。b句的翻译是：一到货款，我们立即发货。很显然，b句的表达更有礼貌，更积极，也更易使阅读者接受。

结束语：

由此可见，商务信函的语言要简洁、明了、礼貌、准确，就必须准确的运用词汇和句法手段，希望通过本文的分析有助于加深我们对商务信函文体特征的一般认识，从而有效地进行商务活动，在国际贸易中拥有更多的商机。

参考文献：

[1]秦秀白:文体学概论[M].长沙：湖南教育出版社，1988.

[2]何永斌:论商务英语信函的词汇策略[J].湘南学院学报，2005（8）：32～33.

[3]王君:浅析外贸英语商务信函的语言特点[J].教育与职业，2004（31）44～45.

作者简介：周玉梅（1972－），女，辽宁大连人，吉林工商学院外语分院英语教研室讲师，研究方向：英语语言文学和商务英语。

党政公文格式(信函式) 篇9

××函字〔2017〕18号

关于××××的函

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××

2017年8