商务信函来源（精选8篇）
商务信函来源 篇1
[商务信函]商务信函的写法及范文
信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点：
信头：一般来讲，商业信函均使用印有“letterhead”的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。
信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下好范文版权所有方。顺序是从小到大
：
公司名称或收信人姓名、职务
房屋或大楼名称
大楼号码及所在街道或路的名称
省市名称及邮编
国家名称称呼敬语：如知道对方姓名，就用dearmr./mrs./mi/ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用dearsir,dearmadam,也可用：towhomifmayconcern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如：dearprof.smith,deardr.heon等。称呼一家公司就用dearsirs或gentlemen。
正文
结束敬语：如称呼用dearsir/dearsirs/dearmadam",结束敬语就应用yoursfaithfully。如称呼用dearmr.john/dearmr.smith,结束敬语就应用yourincerely。
署名好范文版权所有
英文信函中讲究五c原则，也就是要求做到正确(correctne)、清晰(clearne)、简明(concisene)、完整(completene)和礼貌(courtesy)。信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。
商务信函来源 篇2
维索尔伦的语用学综观认为,人们不应该把语用学仅视为语言学的一个分支学科来研究和探讨语言使用的问题,而应该让它致力于语言使用各种相关因素的综合研究。帕雷特(Parret 1983:3)等把语用学看做“把语言重建为一种交际性、主体间性及社会现象的科学”。语用学的研究内容大致包括有关以下方面的探索:(1)指称;(2)会话含义;(3)预设;(4)言语行为;(5)会话分析及微观上的合作原则、礼貌原则;(6)关联理论;(7)语用学综观等。而商务英语本身就是一种建立在交际基础上进行的一种科学,是一种社会功能的变体,属于专门用途英语中的一种。语用学所关心的是说话人(或写作者)所传递的和听话人(或读者)所解释的意义(Yule,G.1996,3)。而当今我们正处于商务繁荣的时代,人们不但关注商务英语的翻译、教学等实践研究,而且也开始关注商务英语这种特殊用途英语的独特性语言特点。本文结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的商务信函进行分析和探讨。
一、言语行为理论与商务英语
英国语言学家奥斯汀提出的言语行为理论是普遍语用学的语言学基础。他提出了言语行为的三分说:“表达性言语行为”、“施为性言语行为”和“成事性言语行为”。也就是说话语实施的言语行为分成三种:(1)以言指事行为,即用正确的语法说出有意义的话语的行为。(2)以言行事行为,即说话人在说出某个话语时所具有的言外之意的行为。(3)以言成事行为,即听话人在某个言语行为实施之后所受到的影响的行为。言语行为理论的基本主张归结为一句话:“说话就是做事”(Austin1962)。美国语言哲学家塞尔发展了奥斯汀的言语行为理论,并提出了间接言语行为的概念。一些话语有多种功能,一种行为可以用另一种方式施事:即“间接”言语行为。间接言语行为分为规约性和非规约性两种。规约性间接言语行为是指按照语言使用者长期使用语言的习惯来推断间接的“言外之意”;非规约性间接言语行为则主要依靠交际双方共知的语言信息和所处的特定语境来推断其“言外之意”。
We regret to inform you that we are not in a position to cover your need for the said goods.Once our supplies are replenished,we shall be only too pleased to revert to this matter.
很显然这句话属于非常规性间接言语行为句。它更多地取决于互知的背景信息,取决于环境才能推导出其一言行事的用意。其表面上的施为用意为“陈述”遗憾,但是实际表示“拒绝”的非字面施为用意。
If you are prepare to increase your discount to 20%for the complete stock,we are willing to buy.
For your information,some parcels from Hongkong have been sold here at a much lower price.We hope you will consider our counter-offer favourably and let us have your acceptance by telex.
言外之意就是说Once you open up a market here,you would have every advantage of developing a beneficial trade inthe city.用商量的口气希望对方给予20%的折扣,这样我方可以购买这个库存的产品。然后举例子说香港卖方给我方更加优惠的销售价格,以期对方对我们的还盘进行更加慎重和周全的考虑。
二、礼貌原则与商务英语
在语用学领域中,礼貌原则通常是指布朗与列文森的“面子理论”和利奇的“礼貌原则”。面子理论有积极面子和消极面子之分。消极面子是指不希望别人强加自己,自己的行为不受别人的干涉、阻碍。积极的面子是指希望得到别人的赞同和喜爱。利奇礼貌原则包含六条准则:得体准则、宽容准则、谦虚准则、赞扬准则、赞同准则、同情准则。
在商务信函和商务交往中,礼貌原则更应得到淋漓尽致的体现。真诚地称赞、赞美对方,会为贸易双方首先赢得情感和思想的胜利,消除陌生和距离感。同样,一封言辞恳切、彬彬有礼的书信也可以使合作方产生愉悦的心情,由此可以带来更大的商机。如以下一封关于(counter-offer)还盘的信函:
Thank you for your letter of June 25 offering us your“D.D.”brand raincoats.
To be candid with you,we like your raincoats which has good quality and fine workmanship,but your prices appear to be on the high side as compared with those of other makes.It is understood that to accept the prices you quoted would leaves us little or no margin of profit on our sales.As you know Kuwait is a developing country;Its principal demand is for articles in the medium price range.
We would,therefore,suggest that you make some allowance,say 10%on your quoted prices so as to enable us to introduce your products to your customers.If,however,you cannot do so,then we shall have no alternative but to leave the business as it is.
首先在信函开头感谢对方7月25报盘,这是还盘信函中必须要有的句子,体现了得体准则。第二段中提到虽然我方喜欢你方提供的品质优良、工艺精湛的样品,这首先体现了赞扬准则(减少对他人的贬降,增大对他人的赞誉);可是由于价格相比其他公司偏高,同时提到科威特是一个发展中国家,可以接受的是中等价位的商品。这样陈述事实就是在遵守谦虚准则的前提下以期获得对方的宽容和同情。第三段中提到我方建议———是否能在你方报价的基础上给予10%的折扣。这体现了赞同准则(减少对他人的反感,增大对他人的同情)。最后用到if,however和alternative等一些比较委婉的词汇表明公司态度:中肯却不失水准。
三、关联理论与商务英语
关联理论认为,语言的交际过程是一种认知推理的“互明”过程。交际双方的配合得益于一个最佳的认知模式———关联性。交际受体要理解交际者的真实意图,就要寻找到话语和语境之间的最佳关联,达到交际的成功。人类认知往往以最大关联为取向,但在实际交际过程中我们只能期待产生一个最佳关联。最佳关联指的是受话者在理解话语时用尽可能小的认知努力来获得足够的语境效果,并以人类认知交际为取向。要取得最佳关联,必须获得足够的语境效果。同样对于商务英语信函的学习也是如此,以最小的认知努力来获得最大的语境效果,以期能够更好地为下一步的商务洽谈做好准备。
We except to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future.
Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you.Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing.You may refer to our bank.
既然交际受体要理解交际者的真实意图,就要寻找到话语和语境之间的最佳关联,那么从第一句话我们可以推断出买方对产品非常满意并且希望未来会有大的订单出现。从而我们可以获得最大的语境效果—交易双方都很满意并有继续合作的潜意识,买方的潜台词就是,如果你方能给我方更大的优惠的话,合作会更加长远。这个语境效果就要依靠卖方自己去揣度。
然后说到付款一贯是凭单付款cash against documents,这种方式显然对买方有利。紧接着用到we hope they will be acceptable to you,虽然用委婉的语气像是在询问,但其实是一种常用的商务谈判手段。因为后边紧接着提到了希望卖方通过银行对自己做个资讯调查。这样可以推断出其中的最佳关联———凭单付款和资讯调查,目的是要创设对方对自己提出的付款方式认可的语境效果。
四、结语
以上结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的商务信函进行分析和探讨,从而可以得出结论:语用学为商务英语中商务信函及写作具有不可忽视的作用,语用学的相关理论可以运用到英语教学的实践中。
摘要：商务语言作为一种实用文体,其语言特点正为人们所注意和研究。本文结合语用学的相关理论,从言语行为理论、礼貌原则和关联理论三个角度对商务英语的应用文体进行分析和探讨。
关键词：商务英语,言语行为理论,礼貌原则,关联理论
参考文献
[1]甘鸿.外经贸英语函电[M].上海科学技术文献出版社,2004,8.
[2]曾文雄.语用学翻译研究[M].武汉大学出版社,2006,4.
[3]胡壮麟.语言学教程(修订版)[M].北京大学出版社,2001,7.
浅析商务信函翻译策略 篇3
关键词：商务信函；标准；翻译策略
一、引言
随着经济全球化的深入，越来越多企业、部门直接参与对外贸易。跨国贸易使得商务英语函电成为贸易双方传递信息、业务沟通、加强联系的重要手段。商务函电的内容直接影响业务往来双方是否决定继续商业活动、双方的经济效益，因此，准确的传递英语商务信函信息显得尤为重要。
二、商务信函翻译的标准
（一）准确传达信息
商务信函是正式、准确，且用词精确。商务信函翻译的目的是帮助收信人理解发信者的要求，以决定是否继续与发信者继续交易、合作。翻译的准确性直接影响着双方的利益，因此，译者在翻译的过程中，要保证完整的传达原文信息。例如，“no later than”， “before”， “within”等表达时间限制的词应准确的翻译，避免双方因交货、装运时间等问题而导致冲突。
（二）礼貌委婉的传达信息
商务信函礼貌委婉，且使用特定词汇与句型，使商务英语信函严肃，具有法律效力。例如，为了避免主观性，在英语商务信函中大量使用被动语态。中国向来是礼仪之邦，在中文商务信函中，大多用类似文言文以表达礼貌与严肃性。“盼赐早复”，“前肃寸函”，“唯迄今”，“尚希查明赐复”等常常出现在中文商务信函中。
三、商务信函翻译策略
虽然商务信函属于正式文本，翻译时准确传达信函信息是首要任务，任何信息的增减都将导致双方的冲突，但是由于英汉商务信函在用词、句型、格式等方面的不同，在翻译的过程中，译者需采取调整、增译、减译策略来保证信息准确的传达。
（一）重复
在商务英语信函的翻译重复来句子中的主语、宾语等保证信息的准确性。
We pleased to receive your bank cheque for $1，345 yesterday. It has been credited to your account， which is now completely clear.贵方寄来的1345美元银行支票已经收到，至感欣慰。我方已将此款计入贵方账户。贵方账目已经结清。
（二）调整结构
在英语商务信函中，大量使用被动语态、否定句来表达主观性，及发信人对收信人的尊敬，而在中文的商务信函中，更多使用主动语态和肯定句，因此在翻译的过程中，需要调整句子的结构。例如：
It is not a very old or large account， so why not sent us your check today？
这并不是一笔大数目，请即结清该账。
（三）省译
英语商务信函中，由于英语语法结构、句型完整、意思准确等要求，需要重复部分词，在翻译成中文的过程中要省去。
1、省略代词。在英语句子中，代词是不可或缺的，但是在中文中，即使省去部分代词，信息不会丢失，也不会影响信息传达的准确性，相反，能更好的满足中文商务信函的礼貌要求，在翻译英语商务信函的过程中，可将部分代词省略。例如：
As soon as I opened the package，I noticed that they are poor in material and not in accordance with your original samples.唯拆视之下，发现该批制品，工料粗劣，与前送样品，完全不符。
2、省略连词。英语中的长句结构紧凑，英语中连结词出现频率较高，为更好的传达复杂的信息，商务信函大量使用长句。中文很少用到连接词，句与句之间的逻辑关系可通过词的顺序来表达。在翻译过程，可省去部分连词。例如：
In condition that you reduce your price to some extend， we will lay the order.你方降价，我方便下订单
3、省略同义词。英语商务信函使用约定俗成的同义词来表达准确性和正式，例如：“null and void（无效）”， ， “true and correct（正确）”， “final and conclusive（最终）”，在中文翻译中，要将此类同义词中的其中一个省略，仅译其中一个。
We shall be obliged if you will kindly make it a check on behalf of us and furnish and provide us the information needed. 若贵公司能代我方在这方面进行调查，提供有关信息，则不胜感激。
（四）增译
1、增加连词。在英语中，使用动词分词形式和不定式来表达目的、条件、结果，但在在翻译成中文的过程，也要根据分词和不定式在句子中的含义，增加表达目的、条件、结果的连词传达主句和从句之间关系的连词，符合中文习惯。
Having extensive connection withJapanese manufacturers as well as sufficient capital at our disposal， we are confident we can execute orders at the lowest prices.由于我公司与日本制造商有着广泛联系，加上有足够可供支配的资金，我们相信，我方能以最低廉的价格满足贵方的订货要求。
2、增加量词。英语可用名词的单复数形式来表达货物数量的多少，而中文的名词没有单复数形式，因此，在把英语名词的单复数翻译成中文时，要加上量词。例如：
We confirm supply of the prints at the prices stated in you letter and arranging for dispatch next week by passenger train. 我方确认你方来信的价格供应各种印花棉布，并正安排下周由客运列车装出。
3、增加时间。英语课通过动词的时态来表达时间，因此，在某些情况下，省略了时间，在翻译成中文时，要根据时态标明时间。
we are planning to pack the products and ship it to you as stipulated.我们已在准备将订货装箱运送。
四、结论
商务信函作为国际交流贸易的重要手段，中英商务信函语言特点的区别要求在进行商务英语信函汉译的时候，译者应根据实际情情况，采取调整句式结构、增译、减译等翻译策略，以保证准确的传达信息，避免对方因对关键信息理解错误而导致冲突。（作者单位：广西财经学院商务外国语学院）
参考文献：
[1]房玉靖，刘海燕. 2012. 商务英语翻译教程[M].北京：清华大学出版社.
[2]杨怀恩. 2007.经贸英语翻译技巧[J].北京：中国科技翻译（1）
商务信函写作 篇4
邀请人：
人事部经理，张建国
被邀请人：各有关公司人事部门经理
时间：12月3日——4日
地点：滨海友谊酒店
会议内容：就有关新形势人事管理模式和方法进行讨论和发言
信函
以李明的名义给Mr.Black写一封信，内容：您已收到他寄来的礼物（一本精美的相册）你非常喜欢这份礼物，你得知他将来上海参加你的生日派对，非常高兴，请他告知你所乘坐的航班，你到时去机场接
他，要求：按标准的写信格式，写明时间，地点，地址，发信人等
投诉信
写一封投诉信给学校领导
1.八个人住一间宿舍，太拥挤了
2.宿舍上不了网，学习不方便
3.希望可以延迟熄灯时间，特别是在考试期间
4.要求装空调，否则夏天太热无法入睡
㈠ Dear mangers,I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc.Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth.The conference is aimed at discussing about new personnel management mode and method and making a statement.I’m looking forward to attending the conference.Yours sincerelyZhangjianguoPersonnel Manger
㈡Li Ming
Box408
No.18 Nanjing Road
Mr Black
Dep.Of Business College
Leland Stanford Junior University
California
U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9.2012
Dear Mr Black,Thank you for sending me the gift, a elegant photo album.I like it very much.Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased.If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport.Friendly yoursLi Ming
中文商务信函 篇5
致：＿＿＿＿
＿＿＿＿公司，该公司执行＿＿＿＿国家法律，注册办公地址为＿＿＿＿（以下简称“NpOG”）。
鉴于：
（1）甲方（NpOG）和乙方（承包商）就＿＿＿＿达成协议，并签订本“合同”，承包商同意完成合同规定的内容。
（2）合同明确规定了此条款，即由＿＿＿＿银行（以下简称“担保人”）及时递交给NpOG该保函。＿＿＿＿银行不可撤销和无条件地向NpOG担保以下内容：
a）如果承包商在任一方面不能履行合同或违约，则根据NpOG第一次提出的不带证据和条件的要求，担保人在收到其要求后14天内，不论承包商或任何第三方是否有异议或反对，担保人都应立即支付总额为＿＿＿＿美元的担保金。
b）在征得或未征得担保人同意的条件下，无论承包商和NpOG间签订何种协议，或者无论承包商在合同项下的义务发生何种变化，或者无论NpOG对于付款时间、履行情况以及其他事项作出何种让步，或无论NpOG或承包商的名字组织机构发生何种改变，都不能免除担保人的担保责任。
c）本保函持续有效，有效力将相应地保持到最终验收通知单签发日期，或合同终止后3个月，二者以先为准。
d）担保人同意，无论未偿还金额能否通过法律行为或仲裁方式获得，并且无论这笔未偿还金额是否由于承包商亏损、损坏、花费以及由于NpOG的某些原因造成的，担保人同样给予担保。
本保函由担保人于＿＿年＿＿月＿＿日签订。
＿＿＿＿银行签字：＿＿＿＿
名字：＿＿＿＿
职务：＿＿＿＿
银行印章：
篇二：履约保函
致：河南省交通基本建设质量检测监督站
鉴于（检测单位全称）（下称“检测单位”）与河南省交通基本建设质量检测监督站（下称“招标人”）签订检测合同协议书，并保证按合同规定承担该项目的实施和完成的检测任务，我行愿意出具保函为其担保，担保金额为人民币（大写）贰拾万元（￥200000.00元）。
本保函的义务是：我行在接到招标人提出的因检测单位在履行合同过程中未能履约或违背合同规定的责任和义务而要求索赔的书面通知和付款凭证后的14天内，在上述担保金额的限额内向招标人支付该款项，无须招标人出具证明或陈述理由。
我们还同意，任何对合同条款所作的修改或补充都不能免除我行按本保函所应承担的义务。
本保函在担保金额支付完毕，或在检测单位完成检测项目，通过报告评审并提交检测报告后28日起失效。
担保银行：（银行全称）（盖章）
法定代表人
或
其授权的代表人：（职务）
（姓名）
（签字）
篇三：履约保函
开立日期：
保函编号：
致：太平洋海洋工程（舟山）有限公司
地址：浙江省舟山市定海区长白乡前岸新村51号
本保函作为贵方与（以下简称卖方）于年月日就
项目（以下简称项目）项下提供设备（以下简称设备）签订的号合同的履约保函。
注：必须是国有四大银行即：中国银行、中国建设银行、中国工商银行、中国农业银行（以下简称本行）无条件地、不可撤销地具结保证本行、其继承人和受让人无追索地向贵方支付总额不超过RMB（人民币整），即相当于合同价格的30%。并以此约定如下：
a.如果卖方未能忠实地履行所有合同文件的规定和双方此后一致同意的修改、补充和变动，包括更换和/或修补贵方认为有缺陷的设备（以下简称违约），无论卖方有任何反对，本行将在收到贵方声明卖方违约的书面通知后七个工作日内按贵方提出的累计金额不超过上述总额的款项和按贵方通知规定的方式付给贵方。
b.本保函项下的任何支付应为免税和净值，对于现有或将来的税收、关税、收费、费用扣减或预提税款，不论这些款项是何种性质和由谁征收，都不应从本保函项下的支付中扣除。
c.本保函的条款构成本行无条件的、不可撤销的直接责任。对即将履行的合同条款的任何变更、贵方在时间上的宽限、或由贵方采取的任何其它行为，均不能解除或免除本行在本保函项下的担保责任。
d.本保函自年____月___日起开始生效。除非本保函提前终止或解除，本保函的到期日为201*年10月30日（以下简称到期日），而所有根据本保函提出之索偿要求（如有），必须在该到期日本行营业时间结束（即北京时间下午17:00整）之前为本行收悉，否则本行无须对贵方负任何责任。无论本保函之正本退还本行与否，本保函在到期日后便完全失效。
e.本保函不得转让或出让。
f.本保函受国际商会《见索即付保函统一规则》（国际商会出版物第458号）管辖并据此进行解释。本保函受中华人民共和国法院非排他性管辖。
银行
授权人签字
商务信函称呼文档 篇6
对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大 英语 则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。
给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：
Agood first impression教材P 40
①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr.的复数形式 Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme.的复数形式 Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor（缩写为 Prof.），Doctor（缩写为 Dr.），General(缩写为 Gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。
④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特 使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（My dear）Mr.Ambassador，Your Excellency（复数为 Excellencies）。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。
⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness(复数为 Highnesses)。
收信人称呼
先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss
夫人、小姐统称Ms.夫妇俩人Mr.and Mrs.两位或两位以上男子Messrs
两位或两位以上女子（已婚）Mesdames 两位或两位以上小姐（未婚）Misses
常见的头衔（汉英对照）如下：
教授Professor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
医学博士Medical Doctor(M.D.)总统或校长President
主席或董事长Chairman
副主席或副董事长Vice Chairman
副总统或副校长Vice President
神甫Father
首相Prime Minister
总理Premier
省长或州长Governor
市长Mayor
参议员Senator
大使Ambassador
秘书长Secretary General
一秘First Secretary
二秘Second Secretary
院长Director,Dean
副院长Vice Director
系主任Dean,Head,Chair
馆长Chief Librarian,Curator 阁下Excellency
4.商务信函信的正文（Body of the Letter）
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P.S.表示补叙。Ending the letter 教材P 40.商务信函结束语（Complimentary Close）
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：
Yours(very)truly, Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely，等等。
写给上级和长者的信一般可用：
Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。
写给同志或同事的信一般可用：
Fraternally yours, Comradely yours，等等。
写给熟人或朋友的信可用：
Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。
写给亲属或挚友的信一般用：
Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours,(Much)Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的挚友”等。
写给挚友的信有时也可用：
Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。
写信给挚友，表示歉意时，可用：
Contritely yours, Regretfully yours, Yours in(with)regret, Yours in(with)deep remorse 等。
在欧洲一些国家里，多把Yours 放在 sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国，则多用，把 yours 放在 Sincerely 等词之后。Yours 一词有时也可省略。
教材P 41
6.签名（Signature）
信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔
7.附件（Enclosure）
信件若有附件，应在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.，例如：
Enc: Resume
Encls:Grade Certificate
信函--注意事项
首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。
其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。
最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.信函--常用句式。常用的起首语有：
1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say„
7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!
9)It is always a thrill to see your nice handwriting.10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that „
12)I wish to apply for teaching position you are offering.13)I am too excited and delighted at your good news.14)I am very obliged to you for your warm congratulations.„
15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.常用的结束语有：
商务英语信函的礼貌原则 篇7
商务信函是商务交流的一种重要方式。通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、处理问题、传递友谊等。在商务活动中, 以书信洽谈业务时, 双方不能相互见面, 只靠文字来传递信息和情感, 信函的语言表达直接影响到交易的成败及合作关系的建立, 其重要性不容忽视。商务英语因其语言、知识、交际技巧、商务特点、文化背景等因素而形成了自己的特点。一般来说, 商务英语信函应遵循7C原则。即:礼貌原则 (courtesy) 、体谅原则 (consideration) 、完整原则 (completeness) 、清楚原则 (clarity) 、简洁原则 (conciseness) 、具体原则 (concreteness) 和正确原则 (correctness) 。礼貌、文雅的语言不仅能显示商务工作者自身的良好素质, 而且有助于树立良好的企业形象, 建立合作关系, 促进业务, 加强往来。收到对方订单时的感谢、给对方带来损失时的抱歉、拒绝对方要求时的婉转语气等等都是礼貌原则的体现。本文从词汇和句型两方面着手, 探讨在商务英语信函写作中如何具体运用礼貌原则, 提高商务英语信函写作技能。
2 礼貌原则下商务英语信函的词汇策略
2.1 积极词汇
否定和消极的话语常给人不友好、不愉快的感觉, 还可能恶化双方关系;而友好、肯定的表达能够显示出对对方的尊重, 能够使对方身心愉悦, 也就更容易使对方接受自己的观点, 有利于双方的合作。故商务信函写作中要尽量淡化对方做得不妥、失误及所提条件对我方不利的一面, 强化其值得肯定的、积极的一面。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中, 即便错不在己方, 也要把消极的表达藏于积极的表达之中。在信函中, 应当选择一些含有积极情感意义的词语如:please, satisfy, oblige, accurate, welcome等。而尽量避免使用表示否定及不良情绪的词语, 如:dissatisfied, disappointing, error, mistake, failure, not, trouble, defective, bad, impossible, inconvenience, fail, delay, ignore, forget, omit, destroy, ruin, complaint, inefficiency, claim, defective等。试比较:
(1) Please do not be late in submitting your application for the L/C.
(2) Please submit your application for the L/C promptly.
(1) We have received your complaint about the late arrival of the samples.
(2) Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.
(1) We are sorry you are dissatisfied with the service.
(2) We appreciate your frank comments.
针对同一件事的评论, (2) 句与 (1) 句表述的角度不同, (2) 句使用了积极词汇, (1) 句使用了消极词汇。显然, (2) 句比 (1) 句表达的意义更积极, 效果更好。
2.2 模糊限制词语
模糊限制语能提高话语的含蓄性和委婉度, 使对方不丢面子或不难堪。模糊限制语分为两类:变动型模糊限制语和缓和型模糊限制语。变动型模糊限制语的主要作用是对话语的真实性和涉及的程度进行修正。例如:使用a little, roughly, greatly, approximately, very, highly, quite等模糊限制语来增加感谢、赞誉的程度。缓和型模糊限制语是指在不改变话语的条件下, 使语气趋向缓和的词语。其在表明意图的同时, 能避免并表达上过于武断和直接, 淡化负面效应, 照顾对方心理和感受。例如:使用I’m afraid, I wonder, It seems, We’d like to, I suppose, probably, It is said等模糊限制语来减缓语气。例如:
(1) We were very pleased to receive your reply of March 8.
(2) Your prompt reply will be highly appreciated.
(1) 句中的very、 (2) 句中的highly如去掉, 句子意思没有变化, 但是语气就大大减弱, 不能更好表达喜悦、感谢之情和对对方的赞誉之情。又如:
(1) We’d like to remind you that the payment for the shipment hasn’t been made yet.
(2) I’m afraid that the price you offered is out of line with prevailing market level.
这两句话使用了限制模糊语之后, 大大降低了要求和责备的语气, 显得客气、尊重, 使对方更容易接受。
2.3 人称代词you/your
在商务信函中, 礼貌原则要求写信人不能只考虑自己的感受, 而应该尽量以他人为重, 从对方利益出发, 站在对方立场上, 设身处地地为对方考虑;并从对方的角度看问题、阐明问题、表达我方的意愿。这样做能够使对方的情感、态度等向积极的方向发展, 从而达到我方的目的。因此, 要多使用突出对方的第二人称代词you或第二人称物主代词your, 而减少第一人称代词I, we和物主代词my, our的使用。试比较以下句子:
(1) We are confident in our new energy-saving car.
(2) You will find our new energy-saving car satisfying.
(1) 句以第一人称we做主语, 直接表达了写信人对新产品的信心。 (1) 句虽合情合理, 但没有完全采取对方立场。用“我们认为”这种句型一定程度上是以自我的标准为中心, 没能令对方感觉到是从对方角度考虑, 没能把对方利益放在首位, 没能实现让对方觉得受到尊重和重视的目的, 而且有自以为是之嫌。 (2) 句以第二人称代词you开头, 通过设想对方对新车的感受, 间接表达了我方对新车的信心, 既传递了信息又给对方很大的尊重, 显得更礼貌体贴, 使对方更易于接受。再如:
The car you ordered comes in seven brilliant colors.Please indicate your choice on the enclosed form.
该句不仅尊重对方, 而且体现了写信人能够替对方着想。附上订单, 对方填上信息即可, 表现得体贴周到, 当然有助于促进双方良好关系的发展。
3 礼貌原则下商务英语信函的句型特点
3.1 过去时态的疑问句
在商务英语信函中, 为避免过于生硬或强势, 在向对方提出要求或建议时, 常使用过去时态的疑问句形式, 来使语气变得委婉、礼貌, 使指令变得间接、不唐突、不逼人。试比较:
(1) I want to have a look at your specification first.
(2) Could you show me your specification first?
(1) Make payment by confirmed irrevocable L/C soon.
(2) Could you make payment by confirmed irrevocable L/Csoon?
(1) 句显然从说话人的角度出发, 有命令的语气, 没考虑对方的感受。 (2) 句以过去式疑问句的形式提出建议, 尽管实际上是一种要求, 但是表达上像是一种请求, 故维护了对方面子和尊严。
3.2 被动语态
在国际贸易中, 总会出现交易条件不理想的情况, 也时还会出现贸易纠纷。但即使写信人有理有据, 也需要心平气和、语气委婉地与对方沟通。被动语态不强调动作的发出者, 而是含蓄地指出对方的过失、不足或任何不良情况。其所表达的话语不是针对对方的, 而只是间接地向对方提出要求。所以, 它使请求听起来比较温和, 对方易更于接受。例如:
(1) Upon taking delivery of the cargo, we have found that you only shipped 900 cartons against 1100 cartons.
(2) Upon taking delivery of the cargo, we have found that 900cartons were shipped against 1100 cartons.
(1) You forgot to enclose the sample in the letter.
(2) The sample was not enclosed in the letter.
(1) Obviously you made a very careless mistake.
(2) A very careless mistake was made.
(1) 句强调的是施动者本身, 直接表达了对收信人的责备, 但如果过错是由于他人造成的, 这样的句式就容易使对方受到伤害, 很容易引起对方反感, 甚至影响双方关系。 (2) 句为被动句, 省掉了施动者, 强调的重点转为施动对象及行为, 我们只知道出错这一事实, 但不知道是谁出的错。写信人不是在追究是谁的责任, 只是提示应该马上解决问题, 语气委婉, 给对方留了面子, 使对方也就摆脱了尴尬的境地。写信人在这一点上是故意含糊的, 这种含糊在拒绝信中是很适用的。
3.3 虚拟语气
在商务英语信函中常用虚拟语气来淡化语气。虚拟语气可以委婉礼貌地提出希望或意见, 能以友好协商的口吻表现出对对方的尊重, 具有更多的磋商余地, 有利于达成贸易协议。例如:
(1) We would be very grateful if you could let us take delivery before June.
(2) Should the goods happen to be unavailable for supply, would you please be so kind as to offer the nearest specifications?
(1) We would ask you to open L/C soon.
(2) I wish we were able to accept your recommendation.
上面两组例句中, (2) 句使用了虚拟语气, 表示出了说话人的礼貌和客气和为对方着想, 与其相比, (1) 句显得有些唐突、生硬。
总之, 随着经济全球化的发展及我国对外贸易的不断增加, 商务英语信函在国际商务活动中将越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌原则是国际经济交往的普遍要求, 其核心是一切为对方着想。一封彬彬有礼的商务信函, 能增强贸易双方彼此间的情感, 提高交易成功的可能性。反之, 一封礼貌欠佳、用语不当的信函, 则会给一个公司带来负面的评价和不良影响。国际商务人员应该熟练地掌握和运用这种技巧, 提高商务英语信函写作的质量, 保障商务活动顺利进行。
摘要：商务英语信函在国际商务活动中起着重要作用。本文通过综合分析和大量实例的比较, 论述了商务英语信函写作应坚持礼貌原则, 并从词语、句子两个层面归纳出了体现礼貌原则的主要方法。
关键词：商务英语信函,礼貌原则
参考文献
[1]Leech, G.Principles of Pragmatics[M].London:Longman, 1983.
[2]葛丽芳, 商务英语写作中的礼貌研究[J].河南大学学报 (社会科学版) , 2006 (4) .
[3]周瑞琪, 语用原则在商务英语信函写作中的运用[J].广东外语外贸大学学报, 2007 (1) .
[4]陈楚君.礼貌原则在商务英语信函中的运用[J].重庆工商大学学报 (社会科学版) , 2008 (3) .
商务英文信函中礼貌原则的运用 篇8
[关键词] 商务英语写作 礼貌原则
随着全球经济一体化的飞速发展,我国的对外经济贸易往来日益频繁。商场犹如战场，如何在激战中转危为安,扩大市场,赢得胜利? 商务沟通技巧显得尤为重要。其中,商务英语写作中的礼貌原则构成了商务沟通技巧中的原则基调，是商家最主要、最锐利的武器之一。礼貌的商务英语信函彬彬有礼, 谈吐得体脱俗,它重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,能产生令人愉快的感觉, 在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而带来无限的商机，促成和扩大对外贸易。本文就语用学中的礼貌原则理论在商业英语书信中的运用加以论述。
一、 礼貌及礼貌原则
礼貌，英文是courtesy,其英文解释为：courteous behavior, good manners; courteous remark or act（客气话，礼貌的举止）（《牛筋英汉双解词典》）；a polite of kind action or expression （《朗文英语词典》）；gracious politeness; a polite, helpful, or considerate act or remark; an act or usage intended to manor of compliment (《韦氏世界英语词典》）。从英文词义结实中可以看出，在写英文书信时，要想做到courtesy，其用语应该是一种“a polite way, helpful way ,a kind expression”。
英国语言学家Geoffrey Leech 等人提出礼貌原则(politeness principle),认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌(maximize the expression of polite beliefs) 和尽量减少不礼貌的表达方式(minimize the expression of impolite beliefs)。这一原则对商务英语写作具有特别重要的意义。
二、 莱可夫的的礼貌规则在商务英语写作中的体现
1.不要强求于人。说话人避免使听话人去做不情愿做的事情, 要么改变自己的谈话方式, 要采用征求对方意见或表示道歉的形式, 以免强人所难。
2.给对方留有余地。说话人希望劝说听话人做某事, 他会采取某种说话方式,以便让听话人有一定选择余地, 决定做还是不做,他的选择不一定满足说话人的愿望。
3.增进相互间的友情。增进交际双方的友谊或友情。它会使听话人产生好的感觉。
三、礼貌原则在商务英语写作中的运用
在莱可夫礼貌原则的指导下,商务写作中通常可采取一些写作策略技巧:
1.尊重性
指从对方的角度来考虑和看待问题。采取对方立场 ,从对方利益出发,使对方感到自己的重要性受到尊重。为此，我们可以采取如下方法和手段：
（1)使用第二人称(you, your)，这样使交往更加真诚、有礼貌。试比较下列句子：
① You will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.
您如果能在一星期内退货,就能得到全部定金退款。
We cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.
除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金。
(此例中同样的内容用第一人称(We) 会使对方感到比较冷淡。）
② I think that you did a good job in selling our products.
You did a good job in selling our products in your area.
（此例中第一句虽合情合理,但没有完全采取对方立场。用“我认为”这种句型在一定程度上剥夺了对方的荣誉感,使人感到似乎不是你工作出色, 而是我给你这样一种赞许。第二句以对方为中心, 更能让人接受。）
（2）将命令式改为请求式:请求式能够避免居高自傲,体现双方的平等地位。我们常常用“ I wish. . . ”, “ I hope. . . ”,“ I think. . . ”,“ I’d like to. . . ”, “Please. . . ”等句型来提出要求或表达意愿,语气委婉,观点鲜明。例如:
① Would you please send us your catalogue together with detailed offer?
请寄样品目录并详细报价。
② We hope to enlarge our trade with your country and intend to grant you 3 % discount .
我们希望扩大与贵国的贸易,并准备给你方3%折扣。
2.确定性
尽量避免否定的表达方式, 从而减少贸易分歧的几率。肯定性的词语强调积极的方面,给人愉快的感觉,否定性的词语强调消极的方面,给人不愉快的暗示。直截了当地加以否定,对方也许会失去继续谈判的兴趣,甚至认为不给他面子,引起双方贸易关系的破裂。可使用方法如下：
（1）使用积极的词汇或词组，如pleasure, pleased,glad,appreciate等词。
如:We should appreciate it if you could advance shipment.
试比较：
Your complaint about the quality of the machine we supplied you is regrettable.
I’m sorry that the quality of the machine we supplied you is regrettable.
（本例中complaint 是消极词汇 而sorry是个积极词汇）
（2）用副词unfortunately, scarcely, hardly, really等来弱化否定语气
如：Unfortunately, we did not receive your order before the new prices were introduced.
很不幸,我们在实施新价格之前未能收到你方订单。
I am really sorry that our products can hardly satisfy your requirement.
对我方产品难以满足你方要求,甚感抱歉。
3.委婉性
指从语气角度来调整语言, 使整篇信件的语调和谐悦耳。我们可以采取如下方法和手段：
（1）情态动词的使用:情态动词的一般过去式表示现在或将来的时间,以使谈话的语气更为婉转，带有更多的商量口吻。例如在表示询问，请求或表达与对方不同的观点时，如果用“Can you. . . ?”“Will you. . . ?”“I want . . . ”“I wonder. . . ”。
如:Could you please quote price inclusive transportation and insurance, and inform me when deliver?
I wondered whether you could make delivery in the middle of June.
(2) 使用虚拟语气：提出建议或请求时，语气委婉含蓄,具有更多的磋商余地,这样更有利于在平等信任的基础上,达成贸易协议。
如:If the quantity were not so large, we could not give you such a high discounts.
如果不是因为这么大的订量,我们是不能给这么高的回扣的。
May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us to introduce your goods to our customers?
建议贵公司在报价上让一步,以便我们能将你方货物介绍给我方买主。
(3) 使用被动语态:在表示否定意思时,常采用被动语态。这样可以避免语气咄咄逼人,引起对方反感,不利于双方在融洽的气氛中建立贸易关系。
如:Shipment should be made before October，otherwise we are not able to catch the season.
The price list was not enclosed in your letter.