国际商务信函写作

国际商务信函写作（共9篇）

国际商务信函写作 篇1

一、通知对方收到来信的确认函

1.Dear Mr/Mrs,Thank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

我们将尽快回信

你诚挚的2.Dear Mr/Mrs,We have today received with thanks information concerning transactions onthe New York Wheat Exchange which will be made full use of by our researchdepartment.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

期待与你进一步合作。

你诚挚的二、确认达成的协议 Confirming agreements reached

3.Dear Mr/Mrs,Last Friday, when we were discussing the problems of defectivecontainers.You suggested that I simply mail you a report each month on thenumber of return by customers rather than send the

defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first wantto make sure that I understand you correctly.If I don’thear from you within the coming week, I’ll assume that youapprove.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为你没有异议。

你诚挚的4.Dear Mr/Mrs,We write to confirm our agreement reached during ourconversation on 9th June about special discountson M-S Acoustical Partitions as describedon page 8of our catalogue.These prices will prevail through30 June.partition Regular Price Special pricedimensionEachEach(12 or more)4X4’US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern4x5’132 115.505x5’152.75129.85 We will be happy to receive your order.Yours sincerely

尊敬的先生/小姐，我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录第八页有描述。下列价格六月三十日前有效：声音隔板规格每只常规价每只特别价（12及以上）4X4’US$ 112.75FOB波恩 US$98.20 FOB波恩4x5’132 115.505x5’152.75129.85我们将很荣幸收到你的定单

你诚挚的5.Dear Mr/Mrs

As our telephone negotiation this morning was verybrief and proceeded so smoothly, I thought itmight be advisable to summarize the agreement:I offered US$56/kg CIF EMPYou asked for US$60I countered US$58/kgYou accepted the figureI look forwaqrd to signing the contract when we meetnext week.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：我报价为：US$56/kg CIF EMP，你还价为US$60，我让价为US$58/kg你同意这个价格。下周见面时我期待能签定合同。

你诚挚的

国际商务信函写作 篇2

其次内容清晰, 文字简洁也是商务信函的一大特点。“时间就是金钱”, 我想这句话应该也是很多商业人士的深深感悟。大多数商务人士每天有很多的商务信函要阅读处理, 有很多事情需要解决。简单明了的信函对于他们繁忙的头脑犹如一阵清风吹过, 而啰唆繁琐的信件必定让读者费劲头脑, 并有可能丧失阅读的兴趣, 而延误时间。因此英语商务信函务必追求内容清晰明了, 切中要点, 最好只有简单的寒暄然后直入主题, 让客户在最短时间就可以明白你所要阐述的意思并快速做出反应。如果信函开头过多寒暄, 会让对方失去阅读的兴趣。内容清晰应该包含两个方面, 第一在拟文前知道自己要写什么, 第二在读者看到之后知道你写了什么。如果一封信件中想要表达多个内容, 最好每一个单独的意思用单独的段落来表达, 这样更便于读者快速了解信件内容。文字的表达中还要注意不同文化的差异, 以免发生误解。尽量表达准确, 避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。英语作为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用, 而这些商务人员也不是每个人都精通英语, 因此在选词上应该尽量选择常规的表达方式和简单易懂的词汇, 避免使用复杂句式和晦涩难懂的词语。最好可以用最少的语言表达最为完整的意思。但不可一味追求简洁, 书信内容也要具体详实, 完整。

如果本可以用60个字便可以讲清一件事情, 却用了上百个字来反复说明, 读者定会厌烦, 商务信函应避免使用陈旧的客套和没有多余的词语, 不要反复强调一件事情, 避免啰唆。减少没有实际意义词语的使用, 不仅可以提高文章的清晰度, 反而还可以突出重点, 从另一个方面起到强调所要传递信息的作用。并且在对方看到简洁的段落时也更容易阅读, 从而提高了效率。在最近几年里, 商务信函的格式也发生一些变化, 不必过于正式, 但务须简洁, 也可以使用一些约定俗成的英文缩写。缩略语的使用也可使文章看上去更加简洁, 但对于商务英语缩写的掌握一定要准确, 以免引起麻烦。一些涉及时间和数字的表达不妨直接用阿拉伯数字表达, 这样不仅一目了然, 并且可以引起重视。要注意在英语句子以数字开头的, 应使用单词而不是数字。涉及金额的表述一定要明确易懂, 没有歧义。并注意在表述金额时加上金额的单位如RMB USD等。

再次完成一封成功的商业书信, 不仅要求写信人精通英语, 和外贸知识, 还应该通晓人的心理。贸易往来中, 追求利益是无可厚非的, 在进行商务信函磋商过程中遵循互利互惠的原则的同事应多从客户的角度行文, 突出积极的因素。在句式的使用上多加揣摩, 可以将对方所得利益放在句首, 这样读者对自己所得利益一目了然并且印象深刻。把积极因素放在句首更能激发对方的兴趣并得到认同, 当然对于其他事实情况不可避而不谈, 但可以弱化一些。商务信函是否能起到信息沟通的有效性很重要, 在发信后得到应有的反应信函才能体现其价值。在起草商务信函时只有站在对方的立场上思考和处理问题, 才能达到更有效的沟通。少使用否定的句子而多从正面强调积极的因素, 弱化消极的信息, 有利于更好的信息传达。

商务信函的信息要具体详实, 有头有尾, 讲清每件事情的起因结果。在表达一些时间, 数量时尽量使用具体数字, 避免使用含混不清、笼统的词汇。例如:“I will sent you the B/L soon.”不如改为:“I will sent you the B/L in one week.”Or“I will sent you the B/L before Sunday.”在后两种表达中时间变的明确, 信息就更有效。当然一定要在确保时间之后才可以这样说。在使用代词的时候, 更要指代明确, 以免产生麻烦。

最后在信函发给客户之前一定要反复检查是否有错, 因为商务信函往往涉及贸易双方的义务责任, 以及企业和个人的利益。一些不准确和错误的信息可能带来无法预料的麻烦和损失, 如果在写信函时遇到不确定的信息一定要积极核实。商务信函的质量好坏会直接影响到企业的形象, 信函写得好可能赢得新的业务, 有助于促进和发展与外贸伙伴的友好关系, 也可以及时消除误会解决问题。反之, 可能引发矛盾, 引起经济纠纷, 失去客户。

参考文献

[1]汤军, 商务英语典型礼貌语言机制初探[J], 外语教学, 2007。

国际商务信函写作 篇3

【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评

一、 引言

随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时代发展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。

二、 商务英语的实际应用

作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视为官方交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。

三、提高商务信函写作教学方法

（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣

高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。

由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。

（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点

教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。

（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习

在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后， 要通过实际练习来巩固教学成果， 在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。

比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。

结语

商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。

【参考文献】

［1］谈芳，苏慧平. 外经贸英语函电. 北京：学林出版社， 2005.

［2］Ron Holt， Deborah Grigor 国际商贸书信大全. 北京：外语教学与研究出版社，2009.

［3］常玉田. 英语商务信函写作. 北京：对外经济贸易大学出版社，2006.

［4］王丰，陈沄沄. 北京：清华大学出版社，2005.

英语商务信函写作技巧 篇4

英语是国际商业交流的通用语言，但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢？一封完美的商务信函可以帮助你取得更好的结果，那就接着看看以下内容，如何助你成为书信大师的？

良好的第一印象

试着用/salutation/制造一个好印象或是作为一封信的开头，并确定收信人的名字和称呼是正确的。例如Dear Ms.Jones。如果你不知道他们的姓名的话，可以使用 Dear Sir or Madam。阐明写信的目的你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.写信的原因

写商务信件的原因有很多种，例如/inquiry/（询问信息），/request/（请求某人做某事），/apology/（道歉）/complaint/（投诉问题）。这些不同原因就决定了信件的样式和语气。请求帮助的信

如果您在写一封请求帮助的信，你就可以写 Could you possibly...或是 I would be grateful if you could...转达坏信息

如果你是要告诉收信人一些坏消息或是道歉，那你就应该写得礼貌而得体，并说明问题的原因。例如Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment.或是 I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier。信件末尾

在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去如:Please contact us if you have any further questions。如果你的信中还包括文件等，你可以在信尾处写上Please find enclosed...或是 I am enclosing...提到今后的联系时间

信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如 /I look forward to seeing you next Thursday／。结束语

如何写close或信件的结束语取决于你和收信人的关系何。/Yours faithfully比 yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。

签名

在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。检查错误

商务英语信函回信写作 篇5

Firstly, We’d like to apologize for the late reply due to the problem of our computer network. We have repaired the machine and mailed back to you. Do you receive it ? The repair charge is US$ 1500, and the receipt will be based on the US$1200 as you requested. After the confirmation, please transfer US$1500 repairing charge to the

following a/c : To show our sincerity, we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114,000 . Besides, regarding to the 3 items you request, we will mail to you by express .

Thank you for your cooperation and we wish you success in your business.

P.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines.Since we do not carry on the sales of used machines, we are unable to provide you the related information.

参考译文：

您好：

首先，我们必须向您致歉，由于敝公司计算机网络的问题，以致信件延迟至今才能回复您，请您见谅。

您送修的机器已经修理完成且已寄回，不知您收到没?修理的费用是1500美元，发票开立如您所要求1200美元，如果确认无误， 请贵公司将修理费用1500美元汇至下列账户：

为了表示我们的感谢，我们会将S10000的.价格降至最低114,000美元。另外您要的三项东西，我们会用快递寄去给您。

谢谢您的合作，并祝事业昌隆!

商务信函写作格式句型(bec) 篇6

总结常用句型: Referring to previous contact: Thank you for your letter of/dated ….With reference to Further to In reply to

Stating the reason for writing: I am writing to enquire about …

to confirm that …

to apologise for/about…

in reply to your …

with reference to …

Ending a letter If you have any further questions, please contact me on … I look forward to hearing from you soon.in due course.in the near future.注意考试当中的格式问题

题目分类： 订单类 handling order 2 询问类 enquiry and reply 3 投诉类 complaint and apology 4 告知变化类 notice of changes 5 邀请类 invitations

（一）常用短语

称为 Dear ……/ 敬语 Yours……

Dear Sir or Madam----------Yours faithfully Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith---------Yours sincerely Dear John-----------Best wishes(私人关系比较亲密)

信的开头：

We are writing to enquire about …写信是询问关于…… We are writing in connection with … 写信是关于 ……

We are interested in … and we would like to know … 我们对……感兴趣……我们想知道

asking if …感谢（某日）询问是否……的来信 Thank you for your letter of(date)，enquiring about …感谢（某日）询问有关……的来信 We have received your letter of(date), enclosing …感谢（某日）的来信以及随信寄来的……

concerning …我们已收到（某日）关于……的来信

如果写信的开头或者是信中要提到某件事情： with reference to… 关于…… further to … 继……之后 with regard to … 关于……

I am writing in connection with … 我写信是为了……

A point in your letter gives us great concern that …我们很关心您信中提到的…… Regarding … 关于……

告知好消息

I am pleased to tell you that … 我很高兴的告诉你/通知你…… I am delighted to inform you …… I am happy to advise you …

We are pleased to inform you that We have pleasure in informing you that We have the pleasure to apprise you of We have the honour to inform you that(of)

坏消息

I regret to tell you that … 很遗憾/很抱歉告诉你/通知你…… I am sorry to inform you … I am sorry to advise you that … We regret that … 我们很遗憾……

说明能做与不能做的事情 We are unable to … 我们不能…… We are able to … 我们能……

We have been forced to … 我们不得不…… 说明原因

This was owing to … 这是因为……(多半为坏消息)Due to … 这是由于 ……

As a result of … 这是……的结果

Because of … 这是因为……

请求采取行动，如果紧急的话，可以加上后面的词组 Please could you … as soon as possible 请你尽快……

We would be grateful if you could …without delay 如果你能尽快……，我们将不胜感激 We would appreciate it if you could … immediately… 如你能尽快…… 我们将不胜感激

道歉

We must apologize for … 我们必须为……表示我们的歉意 We apologize for … 我们必须为……道歉

We are extremely sorry for … 我们为……感到抱歉

询问信息

We would like to know about/if … 我们想了解有关……

Please could you give us further detail about … 请给我们更多有关……的信息

We would be grateful if you could let us know about/if … 如果能告诉我们有关……，我们将不胜感激

We would appreciate it if you could inform us about/if … 如果能告诉我们有关……，我们将不胜感激

轻度抱怨

Unfortunately, 然后直接说不幸的事情发生了，比如，Unfortunately, we have not yet received your payment, we would be grateful if you could make the payment soon.提起注意（用在强烈抱怨中）

I should like to draw your attention to(the fact that)… 我想提请你们注意…… I should like to point out that … 我想指出……

I should like to remind you that … 我想提醒你们……

I hope that it is not necessary to remind you that …我希望没有必要提醒你们……

警告

Unless…

除非……，否则我们将不得不…… If …(not)…, we will be forced to … 如果……不……，我们将不得不…….（二）常用句型 普通结尾：

I look forward to receive your reply/order/products/etc.期待收到你的答复，定单，产品等 Looking forward to hearing from you.期待你的来信

提供消息类邮件的结尾

I hope that this information will help you.期待这些消息会对你有所帮助。

Please contact me if you need any further information.如果需要更多的信息，请你与我联系 Please do not hesitate to contact me if you are need any further information.如果需要更多，请随时联系我

Please feel free to contact me if you have any further questions.有什么问题，请有我联络。Please let me know if you need any further information.如果需要更多的信息，请告诉我。道歉信结尾

Please accept our apologies once again.请接受我们的歉意

We hope that this has not caused you any in convenience.我们希望这不会给你造成不便。

私人商业信函，即关系比较非正式

开头：

Thank you for your letter/telephone call/telex/fax.很感激你的来信/来电/电传/传真。It was a pleasure to …(meet you at/on…)很荣幸在…… 时间/地点与你见面。It was good to …（see you again at/on…）很高兴在……时间/地点再次见到你。

(hear from you again)很高兴再次收到你的来信。

It was a pity that …(we did not have more time to talk at/on…)很遗憾我们上次没有更多的时间讨论……

I am sorry that …(I missed you when you visited my office)很遗憾你来我办公室时，我没能见到你。

如果需要，可以在上述四个形式之后加上说过或者没有说过的话，It was good to talk to you on the telephone today.I was sorry to hear that you had not been so well.今天能够在电话里和你交谈，真是太好了。听说你病了，我很难过。（It was pity that I missed you when you visited my office last week.I would have liked to have heard all your news.很遗憾，上周你来我办公室时，我没能见到你。我很乐意听到有关你们的任何消息。

信件主体

要求提供消息：I was wondering if you could help me.我不知道你是否能帮我。

提供消息：I thought you might be interested to hear that … 我想你可能会对……感兴趣。抱怨：I am afraid we have a small problem.恐怕我们有个问题

告知坏消息：I am afraid I have some bad news.恐怕，有些坏消息。

结尾

I look forward to seeing you again next time I am in …我期待着下次我在…时，与你见面。If ever you are in London, please give me a ring or call in.来伦敦时，给我打电话或来我公司坐坐。

Please give my regard to Dianna Smith.请替我向Dianna问好。

商务英语信函的写作与翻译浅析 篇7

1 商务信函的语言特征

1.1 商务信函的词汇特征

第一, 选词力求礼貌客气, 多用书面语、谦辞、敬语, 充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。

第二, 多用here、there、where及after、by、under、to、with等复合副词与古体词。

第三, 用词准确、专业。英语词汇中同义词很多, 在书写商务信函时要注意根据语境要求体现语义差别, 力求选词精确、用词得当。

例1:For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable at sight upon presentation of shipping documents.

译:所订货物的付款方式, 我们要求凭装船单据, 以保兑的, 不可撤销的即期信用证支付。

例2:Tea:firmer.Strong demand prevailed at the weekly auction where prices gained up to ten pence per kilo in places.

译:茶叶:较坚挺。普遍强劲的需求使每周茶叶拍卖行的价格每公斤涨了10便士。

其中所提及的ordered, confirmed and irrevocable letter of credit, firm, auction都是商贸术语, 在汉语中要根据语境译为“预订”、“保兑的, 不可撤销的信用证”“坚挺”、和“拍卖行”。

1.2 商务信函的句式特征

第一, 句式完整, 多用复杂句。由于英语是一种型合的语言, 主要依靠语法手段来表明其句法之间的关系, 因此, 不管是何种形式的省略都不常见, 而汉语是一种意合的语言, 主要利用语义来表明短语和句子之间的逻辑关系, 因此, 如果在语言环境中意义清楚的话, 几乎任何成分都可以省略。在翻译过程中, 应注意两种语言的区别。

例3:Because of the softness and durability, our cotton bed sheets and pillowcases are rapidly becoming popular, and after studying our prices you will not be surprised to learn that we are finding it difficult to meet the demand.

译:由于质地柔软、耐用, 我们的棉质床单和枕套倍受欢迎。谅你在研究我方价格之后, 自然会感到我们难以满足市场需求的原因。

第二, 肯定句多, 否定句少。肯定句使人感到委婉, 而否定句则使人感到生硬。在商务贸易中, 应多用肯定句, 使收函方见信后心情愉悦, 从而促进交易的进行。

第三, 多用固定表达的套语。写作商务信函, 可将某些套语应用到不同信函之中, 既可显示出信函的正式性, 同时又不失礼貌。

例4:We look forward to……

Thank you for your letter of+date……

1.3 商务信函的语气特征

商务信函的语气, 应力求礼貌、客气、委婉, 从而树立来函方的良好形象, 提高贸易的效果。在书写商务信函时, 要多用情态动词、被动语态和虚拟语气。

2 商务信函的翻译原则和实践

英语商务信函翻译是涉及贸易活动中不可缺少的部分, 翻译的质量更是直接影响到贸易双方的利益。一旦出现谬误, 必然会影响贸易双方的交往合作, 进而引起相关的经济纠纷乃至法律诉讼等一系列严重的问题。

2.1 商务信函的翻译原则

第一, 使用书面语言, 力求简洁规范, 采用公文文体;力求正式, 不可过于日常;要注意翻译时格式的变化。

第二, 运用地道的商业用语, 表现信函的商业风格。

例5:Some of the clauses in your L/C No.57 are not in agreement with the stipulations of the S/C.

译:你方第57号信用证中的一些条款与销售合同的规定不符。

第三, 注意细节, 力求完全, 避免错译漏译。翻译时对日期、数量、金额等细节要给予足够的重视, 万不可错译或漏译。

第四, 语气礼貌诚恳。要充分考虑收函人的阅信心情, 留心原文的语气, 对其进行再现。

例6:We shall always be very happy to hear from you and will carefully consider any proposals likely to lead to business between us.

译:我们会很高兴地听到你方消息, 并慎重考虑能达成交易的任何建议。

2.2 商务信函的翻译实践

为使学生掌握商务信函的翻译技巧, 曾要求学生将一份关于纺织品的英文商务信函译成中文, 通过归纳和概括, 本文可以得出以下结论:

第一, 大部分学生对于汉语和英语信函的写作格式的差异有清楚的认识。上交的30份作业中, 有26份作业注意到了汉语和英语在信函写作上的不同, 能译成齐头式, 并且把原位于信件右下脚的日期调整到了信件的左上脚。

第二, 多数学生能基本掌握商务信函的格式化语言、专业术语以及特殊含义的复合词。如Re表示关于, 是一种约定俗成的用法。C.I.F.表示到岸价, quotation表示报价, commission表示佣金, 都是价格术语。除少部分学生不能掌握外, 大多数都能正确运用。

第三, 对于礼貌的原则, 所有学生都能在其翻译中得到体现。尽管翻译的答案可能和标准答案稍有不同, 但是在语气、用词方面都很好地表达了礼貌和客气。如最后一句话, “如蒙早日复信, 不胜感激。”不少同学就译成了“we are looking forward to your early reply.”虽然该表达不能完全表达需要表达的意思, appreciate比起look forward to更书面语和正式, 但总体上也体现了贸易一方的诚恳的态度和礼貌的用语。

3 提高商务信函写作与翻译水平的建议

英语商务信函自身的特点决定了其写作不同与一般的英语写作, 有其独特性。因此, 在商务信函的写作过程中更应该注意到汉语和英语两种不同语言的差异。在商务信函写作中, 中国学生很容易受到汉语的影响, 会想当然地进行写作, 缺乏对英语商务信函语言特点的把握, 应该尽量避免。

商务信函的翻译则对学生提出了更高的要求。学生不仅需要熟练掌握贸易的相关知识, 更要对英语和汉语两种语言的相同之处和不同之处有清楚的认识。在进行商务信函的翻译过程中不仅要注重语言因素, 还要注重非语言因素, 如文化、习俗、表达习惯等。

总之, 商务信函的写作与翻译, 需要阅读大量的商务信函以了解其各种不同的格式, 以及不同情况下的变体。应通过多接触表达地道的英语商务信函, 使学生能逐渐达到“熟读唐诗三百首, 不会做诗也会吟”的境界。

参考文献

[1]张佐成.商务英语的理论与实践研究[M].北京:对外经济贸易大学出版社, 2008.

国际商务信函写作 篇8

【关键词】商务英语 国际贸易 词汇语法 跨文化

有了国际间的商务交流，并在交流中使用英语做为中介语言或交流工具被称之早期的商务英语。商务英语能更直接让双方获得对方对于商品交易的诉求以及商品信息，贸易双方就商品进行必要的谈判和交流。应该说商务英语为国际贸易活动的产生提供了有利条件，国际贸易为商务英语提供了“舞台”。

一、商务英语的产生与发展

1.商务英语的产生。商务英语（English for specific purpose，以下简称ESP）的语言属性决定了它是英语语言的一个分支，是专门用途的英语。它是在国际贸易实践或者是区域贸易活动中产生的，有文字记载的商务英语交流是在5个世纪前就已经产生了。有学者认为是在15世纪末由威廉·卡克斯顿（William Caxton）于1483年左右发明的，在他位于威斯敏斯特（Westminster）的印刷厂中印刷出来的，是 一本小册子，这本小册子是他仿造当时在欧洲各国通行的法语小册子做成的。它采用了英语与法语双语对照的形式。手册中的英语与法语并没有相关的语法或法语语法信息，只是突出了在英语与法语语言在商务交流中的重要的交换信息，不可与现在含有语法及行业规范、文化差异特点的商务英语体系同日而语。

2.商务英语的发展。商务英语首先发韧于社会实践，它涵盖的范围非常广，包括技术转让、国际旅游、海外并购、商品贸易、文化交流等。可以说只要存在国际贸易的行业或商品活动就有商务英语的交流。同时，商务英语信函也不是传统意义上的“信笺”的含义，它的内涵更广更多。可以是商务报告、合作介绍、电子邮件、国际文传、产品说明、购销合同、投资意向、商业广告、谈判纪要、外贸单证等等。这些信函在文本语言及使用规范都各具特色，特别是不同的信函方式所使用的语言及各式都各不相同。

二、商务英语的实践应用

1.商务英语的作用。做为国际通用的贸易语言，商务英语在建立业务关系上具有非常重要的作用。试想，出口商和进口商之间互不相识的情况下，如果不能够很好的得到商品的说明、信息，如何才能够实现交易。因此，商务英语此时的作用就十分明显，能够使进口商和出口商相互了解、取得联系的渠道。商务英语信函可以是介绍本公司的主要产品、主营业务以及表达与贸易商或潜在贸易伙伴合作的愿望等。建立业务关系信函和回复建立业务关系的信函要表达的诚挚、有礼貌，以便给将来的合作伙伴留下良好的印象。

2.商务英语信函的价值。商务英语信函的价值在于，可以在出口商与进口商之间架起一座相互理解和了解商品的桥梁，让双方在了解、互利、互惠的基础上完成交易，从而为企业的贸易活动顺利进行提供帮助。同时，商务英语信函是国际贸易的载体和传播媒介。目前，国际贸易种类繁杂，交易细节事无巨细，经济形势风云变换，文化差异多种多样，商务英语信函写作与翻译工作的就是要用专业的语言和描述将这些信息给双方以准确传递，以促进交易的实现。从经济学的角度上来说，商务英语信函为交易双方提供了高效、省力、便捷的沟通渠道。而高效的商务英语翻译及简明扼要的商务英语信函，能够为企业提高经济效益和获取利润。

三、商务英语信函的词汇、语法特征

商务英语由于是一门专门服务于国际贸易活动的语言，并应用于相关专业领域、专业技术和特殊的政治经济语境之下的英语。那么它就有它自身的特殊用法（语法）和固定的词汇，这是客观现实要求的必然要素，是商务英语内在的特征。当然，商务英语由于其本质是英语语言，就一定具有英语语言的通性和使用规律，并不是商务英语由于具有独特性就可以摆脱英语固有的用法、写法而特立独行。而它具有的独立性又决定了商务英语信函有自身的词汇和语法特征，主要有：

1.由于商务英语信函的产生来自实践，为商务活动提供服务。因此，商务英语信函的词汇会更加丰富和更能够直达实践中需要表达的意思。也就是说商务英语信函要完成对商务实践活动的服务，就要不断完善和改变自身词汇和语法，以满足多种多样的商务活动特点。同时，由于文化的相互融合与差异，使得商务英语信函在实践过程中（语言在交流过程中会因文化差异而改变，文化在交流过程中会产生迁移）不断确立了自己的体系，既具有行业特点又具有通行用法。

2.商务英语信函的语法特征表现在常常使用被动语态。例如，商务英语信函的最重要的作用是给与对方以详细、准确、可查的说明等内容。因此，不管是出口商还是进口商总是愿意主动的发起邀约，以显示诚意。在英语语言中，主动语态的使用所强调的是动作的发出者，或者说是动作的具体执行者，而被动语态强调的是所做动作的承受者。在国际商务英语信函写作中一般不会使用很强烈的主动语态，而是尽可能的使用被动语态，这样可以不强调信函内容的执行方，而是合作的态度，主要突出双方签订的合同、协议等规定的职责。如：

A.You did not lace any order from us for the last two month.

两个月以来你方未向我方订货。

B.No order has been laced from us for the last two months.

两个月以来我方还没有收到任何订货单。

使用英语中的被动语态主要是避免失礼或显示出咄咄逼人的态度，会造成对方反感，让对方产生傲慢无礼、自大狂妄的印象。而在国际贸易中一定要委婉、含蓄的来表达自己的观点，但不能失去原则和必要的商业要求，只是使用被动语态可以给对方留有自尊或给自己留有余地，以缓和商业竞争中的紧张严肃的氛围。

四、商务英语信函的文体特点

商务英语信函首先表现在信函内容需要准确表达信函中涉及行业的特点。如本文第二节示例，食品的特点和钢铁的用词特点不同。就是商务英语信函需要具有鲜明的专业性。商务英语各行各业不同的语境要求使用不同的词汇来准确表达，同时表达不同的语义，在翻译过程也要特别注意。

其次，商业英语信函无论在写作还是翻译过程中因为涉及的内容事关重大、需要承担责任。这要求撰写商务英语信函的文本内容逻辑严密、用词准确、符合规范、责权明了。具有很强的严密性，表达的意思和内容没有第二种解释。所以，商务英语信函中会大量的使用术语或者是不会产生歧义的词汇。同时，考虑到文化差异，还要为对方的是否接受充分考虑。

最后，商务英语信函具有简洁性，由于商务活动就要讲究效率，时间就是商机，时间就是效益。因此，商务英语信函写作要简洁明了，要有针对性和目的性以及准确性，不能拖泥带水，冗长拖沓。商务英语信函中的格式用语就要求不能够过度的延误所要表达的初衷或内心认识。例如，

Dear Sir I Madam，

Some persons in your company has comment?ed about products of our company publicly in an unfair way yesterday.Today，this unfair comment is reported in the newspaper which greatly affects the good image of our products and company.We feel sorry about all this.

So，we strongly request that you issue a state?ment to clarify all the unfair comments，make an apology to us in public within three days and compensate one million dollars for our loss.If not，we will resort to legal solution.

Burton

文中的“clarify pklaera/fai]澄清、说明”“resort[n'zort]B3 求助于、诉诸于”就是较为典型的商务英语信函的用词及语态。

五、跨文化对商务英语信函写作与翻译的影响

在商务英语信函写作与翻译过程中，跨文化的影响非常大。由于汉语是高语境文化，英语是低语境文化，从高低语境文化的转变（翻译）过程一定会出现文化迁移和语义差别。同时，由于汉语更注重表达整篇意义，英语则注重上下文逻辑。因此，商务英语信函的文本写作与翻译中常常出现双方互不理解的表达内容。另外，中国商务人员由于语言文化的固有影响，喜欢迂回、谦和的来说明问题、解决办法、最终结果。会用一些比喻和其他实例来辅助说明。而西方的商务人士则更喜欢就事论事，喜欢使用明确的指令语言来说明造成问题是谁，如何解决。因此，造成中英商务商务人员对信函内容交流不畅，中方认为对方傲慢，对方认为中方心虚，产品不过关等等，则就会影响国际贸易活动的顺利进行。因此，无论中英两方，在写作商务英语信函之前，要了解双方的语言文化背景，加强中英词汇的积累，理解在特定语境下的词汇运用。

商务英语是国际商务活动中的桥梁和纽带，商务英语信函是必要的商务文本。商务信函涵盖内容广泛、形式多样、责任重大。因此，商务英语信函的写作与使用，要求商务翻译人员掌握英语语言的通用功能的同时，还要掌握专业用语及其用法。在翻译和写作中将跨文化因素考虑其中，掌握这门功能性的英语工具，就能为国际贸易活动更好的服务。

参考文献：

[1]蔡惠伟.外经贸函电教程[M].上海：华东理工大学出版社， 2007.

[2]檀文茹.实用商务英文写作[M].北京：石油工业出版社，2002.

商务英语信函写作的简洁原则 篇9

随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：

Completeness（完整）Concreteness（具体）Correctness（正确）Conciseness（简洁）Clearness（明晰）Courtesy（礼貌）Conscientiousness（诚意）

这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。

我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。

在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。

一、压缩篇幅，删繁就简。

（一）3W式结构。

一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter?(第一部分)；What’s the detailed reason?(第二部分)；What do you expect your reader to do?(第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。

1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：

例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。

在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。

2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如： 例（３）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs.Lund, our accountant.We are not able to settle any of our outstanding balance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。

3、第三部分(What do you expect your reader to do?)：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：

例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。以上例（１）、（３）、（４）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。

当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。

（二）避免客套罗嗦、语义重复。

如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（cliché）和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如：

例（５）：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days.And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。）

本句由４２个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：

Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.(如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。)例（６）: With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为：

We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。

二、给“臃肿”的段落“瘦身”。

在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第７６页）如：

例（７）：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency.Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France.以上这封信只有一段，共有两句话。第一句39字，第二句66句。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点： １． 伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证； ２． 这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消； ３． 希望对方随时告知有关情况。

按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：

It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran.We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语，也没有改变原来句子的意思或者表达方式，只是按照意思将其恰当地划分了段落。较之原文，修改后的信函读起来比较清楚易懂，看起来也很简练，更加容易让人接受。

三、句子精练，避长就短。

句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。（摘自檀文茹《实用商务英文写作》第９页。）

一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be there(我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。

通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：

（一）按照意思拆分复合句。

长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：

例（８）：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子： １、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。

Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways.First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24.Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.２、用项目符号来划分。

Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways: ● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or

●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.(二)将一些支离破碎的简单句整理组合。

一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。”（摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第３３页）。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下，如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：

例（９）：①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.②Thank you very much.③That’s just what can fulfill our order plan.④So we are pleased to place an order.⑤And we have enclosed our order sheet with this letter.这些单句在表达上并没有什么问题，而且也非常连贯，可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下：

Thank you for your samples you sent to us on November.We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.原来的五个单句共用了44个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25个，压缩掉了19个词。可能对于一篇小说或者散文来说19个词并不算什么。可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉19个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行。

(三)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。

例（１０）：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.Concise: During his speech he talked about securities.例（１１）Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations.Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.例（１０）和例（１１）中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替，同为＂在．．．里＂的意思；on the question of 可以用about来替代，同为＂有关．．．，关于．．．＂同理,例（１１）中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢？

四、词汇运用，力求简明。

词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达；②善于运用动词，而不是那些“make类动词+名词”的表达方式；③尽量避免意义重复的修饰词；④避免使用陈旧的商业术语；⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。

（一）用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。

英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如： 例（12）：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.(我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100台。)如果此句中的endeavor用try来代替,approximately（大约）用about来代替，utilize 用use来代替。即使不删减任何一个单词，只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词，就会减掉17字母。或许有人认为这17个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间。可是，大家要知道，这只是一句话可以节省的，如果每句话都能减掉17个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟悉的，对于读信人来说，更加易于理解。

（二）善于运用动词。

笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence结尾的词前面加上make类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如： 例（13）：We have made shipment of your order No.632.（我方已经交运你方的632号订货）

例（14）：He put forward the suggestion that she draft the document.(他建议她起草那份文件)例(13)中的“made shipment ”可以用shipped代替都是“用船运输”的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.（三）避免不必要的重复。

必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。

例（１５）：We have begun to export our machines to the foreign countries.(我们已经开始向外国出口机器。)例（１６）：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.（一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。）

例（１５）中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个

to the foreign countries（向外国），不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成： We have begun to export our machines.（我们已经开始出口我们的机器。）

例（16）是一个复合句，第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成：

Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改，例（１５）就压缩掉了4个词，例（16）由原来的15个词压缩到了修改后的13个。

（四）避免使用陈旧的商业术语（commercial jargon）。

每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。

英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”（《牛津英汉词典》第８００页），例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。

例（17）：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示，“麻烦您……”或者“请您……”，基本上相当于“please”。可是如果把它们独立地分出来，恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人？既然这样，写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢？修改后的句子为： Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.（五）善于运用缩略词和缩略语。

在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.1.表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如: 8:00am 表示上午八点.4:25pm 表示下午四点二十五分.9:20pm 表示晚上九点二十分

2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如: WTO(World Trade Organization)代表世界贸易组织 UN(United States)代表联合国

ISO(International Standard Organization)代表世界标准化组织 3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如: TV(Television)电视机 CD(Compact Disk)激光唱片机 HDTV(High-Definition television)高清电视 VCD(Video Compact Disc)视频高密光盘

4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如：

CAF=Cost And Freight（…named port of destination）成本加运费（……指定目的港）DAF=Delivered At Frontier(..named place)边境交货（…指定地点）

当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。

五、结语。

我国古代文人讲求“惜墨如金”。英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著《哈姆雷特（Hamlet）》中借Polonium之口说过“言以简洁为贵”。这两句话同样适用于商务信函写作，因为一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件，如果他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件，很可能将其搁置一边，等自己较为空闲时再去阅读。所以写信者要在写作一封商务信函时，要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函“瘦身”，删掉罗嗦、无用的东西。用短词、写短句、作短文。