商务英语信函写作

商务英语信函写作（共12篇）

商务英语信函写作 篇1

摘要：商务英语信函是国际贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式, 其撰写的水平对于一个企业的形象和业务有很重要的影响。商务英语信函的写作是有规可循的, 遵循原则和使用合适的技巧是完成商务英语信函的两个重要方面。

关键词：礼貌原则,体谅原则,完整原则,清楚原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文, 商务英语信函的内容固然很重要, 但表达方式同样重要。 商务英语信函的写作是有一定规范的, 即应遵循一定的写作原则, 采用一些写作技巧, 从而使商务信函表意准确, 语言流畅, 更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

(一) 礼貌原则

1.使用you-attitude。 对方观点:首先, 它表明作者站在读者的角度看问题, 体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意, 维护对方的积极面子, 建立和谐的关系;其次, you-attitude体现一种写作风格, 用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。 包容性词汇 “we”很适合表达礼貌, 维护读者的面子。作者使用we时, 实际上是强调“you”和“me”, 更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时, 作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心, 体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识, 巩固双方合作关系。 这些积极词汇可包括很多, 如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。 提问或解释原因是表达礼貌的方式, 表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中, 暗示说话者可以帮助听者, 或者反之, 由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。 主动语态将施为者置于句子开头, 直接传达施为者或作者的善意, 满足读者积极面子, 由此达到礼貌的目的。

(二) 体谅原则

商务英语信函写作强调信息沟通的效果, 不仅要关注内容的准确与完整, 还必须重视对方的反应, 要学会站在对方的角度思考问题, 只有这样才能获得满意的沟通效果。 首先着重强调对方利益。 在信函中, 对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。 其次应用肯定句代替否定句, 强调信息的准确性。

(三) 完整原则

信息完整对于商务英语信函的写作很重要。 一些在日常行文中常用的如 “the above-mentioned”, “the latter”, “respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用, 尽可能提供完整的信息, 使对方易于理解。

(四) 清楚原则

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。 一封词不达意的信会引起误会, 甚至造成损失。 清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。 在商务英语写作中, 对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。 其次, 应突出积极因素。 因为积极因素与消极因素相比, 更加能够吸引对方的兴趣, 激发对方热情, 能更容易获得认可。

(五) 正确性原则

正确性原则是多方面的, 其主要涉及对象是信函的内容、句法、标点和格式等, 还涉及专业术语和称呼等。 如果此类信函中出现诸如拼写错误、语法和标点之类的错误, 则会严重影响发信人的形象, 且使沟通效果大打折扣。 此外, 在用语方面也注意要求, 例如省略语“I’ll”这种表达明显过于随意, 在这类信函中一般应写作“I shall”, 一些省略和简写在商务信函中也不应出现, 应该补全句子成分。 商务英语中有一些特定的表达法, 它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同, 这也是商务英语的一个特征。 比如短语“on the terms andconditions”中的 “terms”和 “conditions”都可以表示条件, 在日常用法中没有必要两词连用, 但在商务信函中, 为求精确、严谨, 常成对使用。 再如“advise sb.of sth.” (通知某人某事) 中的“advise”, 在日常用法中一般不作 “ 通知” 解, 而表示 “ 劝告”、 “ 建议”等意思。 这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少, 如“offer”一般表示“提供”、“提议”等, 在商务里可指“发盘”、“报盘”;同样在保险业务中, “policy”指“保险单”, 而不是“政策”、“方针”, “average” 指 “ 海损”, 而不是 “ 平均的”、 “ 一般的”;“confirm”的基本含义是“确认”, 用在信用证前面时, 则表示“保兑”, 如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。

二、商务信函的写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易, 这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范, 具体表现在内容结构与语言运用等方面。

(一) 通常要选用常用的四部式的正文结构。 商务信函由四部分组成, 即引言、详情、应答和结束语。 第一部分的引言中, 不应开门见山地谈论事情, 而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西, 避免唐突。 第二部分详情, 应按照主次顺序分几个段落进行说明, 同时, 在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性, 通常将敏感事项的信息放在最后, 如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。 第三部分应答, 可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询, 也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。 在出现这类情况时, 可根据具体情况决定其是否应该留下。 第四部分一般是一些总结和结束句子, 有的纯粹是一句客套语, 这主要是注意一些称呼和问候问题。 此类信函中, 结束语必须对照全文内容, 以便自然不违和。

(二) 要善于使用商务信函中的习惯用法, 此类用法较多, 其一般和普通表达方法有明显差别。 其中包含很多约定俗成的套语, 在写信时需要查阅相关手册。

三、结语

商务英语信函的写作原则是信函不可磨灭的灵魂, 我们应该用一种尊重原则和守护原则的心态做这件事情, 而其写作的技巧, 则是日常写作都会用到的实用技能, 万变不离其宗, 可以灵活运用它, 也可以提出更加科学新鲜的方法去尝试。 原则与技巧也是信函写作的两项重要组成部分, 缺一不可。 随着国际化交流的深入, 商务英语信函的写作也应成为我们研究的方向, 为了更好地发展国家经济的全球化而努力。

参考文献

[1]卢振军, 孙俊霞.外贸活动中商务英语信函翻译探析[J].中国商贸, 2012 (09) .

[2]黄燕妮.大学商务英语信函写作中礼貌性原则的体现[J].产业与科技论坛, 2012 (06) .

[3]林雁峰.商务英语信函文体风格的探讨[J].语文学刊 (外语教育教学) , 2012 (07) .

[4]邵贵君, 侯凌霄.基于文化差异下的商务英语写作教学探析[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2012 (07) .

[5]喻旭东.英语商务信函中的模糊语言[J].淮海工学院学报 (社会科学版) , 2011 (17) .

[6]李菲.了解外贸信函语言特点, 写好外贸英文信函[J].企业家天地下半月刊 (理论版) , 2007 (03) .

[7]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].中国外资, 2012 (20) .

[8]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].国际商务财会, 2012 (11) .

[9]邱丽洪.贸易便利化时代商务英语函电的写作原则[J].长沙大学学报, 2011 (06) .

商务英语信函写作 篇2

1.Dear Mr/Mrs,Thank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

我们将尽快回信

你诚挚的2.Dear Mr/Mrs,We have today received with thanks information concerning transactions onthe New York Wheat Exchange which will be made full use of by our researchdepartment.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

期待与你进一步合作。

你诚挚的二、确认达成的协议 Confirming agreements reached

3.Dear Mr/Mrs,Last Friday, when we were discussing the problems of defectivecontainers.You suggested that I simply mail you a report each month on thenumber of return by customers rather than send the

defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first wantto make sure that I understand you correctly.If I don’thear from you within the coming week, I’ll assume that youapprove.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为你没有异议。

你诚挚的4.Dear Mr/Mrs,We write to confirm our agreement reached during ourconversation on 9th June about special discountson M-S Acoustical Partitions as describedon page 8of our catalogue.These prices will prevail through30 June.partition Regular Price Special pricedimensionEachEach(12 or more)4X4’US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern4x5’132 115.505x5’152.75129.85 We will be happy to receive your order.Yours sincerely

尊敬的先生/小姐，我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录第八页有描述。下列价格六月三十日前有效：声音隔板规格每只常规价每只特别价（12及以上）4X4’US$ 112.75FOB波恩 US$98.20 FOB波恩4x5’132 115.505x5’152.75129.85我们将很荣幸收到你的定单

你诚挚的5.Dear Mr/Mrs

As our telephone negotiation this morning was verybrief and proceeded so smoothly, I thought itmight be advisable to summarize the agreement:I offered US$56/kg CIF EMPYou asked for US$60I countered US$58/kgYou accepted the figureI look forwaqrd to signing the contract when we meetnext week.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：我报价为：US$56/kg CIF EMP，你还价为US$60，我让价为US$58/kg你同意这个价格。下周见面时我期待能签定合同。

商务英语信函写作 篇3

关键词：词块理论特点商务英语信函

近年来，随着中国对外经济贸易活动的逐渐快速发展， 商务英语被越来越频繁的使用， 所以有关商务英语的研究也逐渐地增加， 但对商务英语词汇的研究还不是很多。因此，如何迅速有效地让学生学会运用商务英语词汇是当前英语教师的首要责任之一。

1.词块理论

词块法（Lexical Approach）的创始人Michael Lewis认为， 词汇的记忆和理解不是单个单词的简单相加，因为构成语言的是“语法化的词汇”（grammaticalized lexis），而不是“词汇化的语法"（1exicalized grammar），能够将词汇作为一个整体或“词块”（1exical chunks）的形式去理解和产出是语言习得的重要组成部分。在其著作Implementing the Lexical Approach中， Lewis将词块分为4 种类型： 一是单词和聚合词（poly words）， 前者指词典中以单独词条形式出现的单词， 后者一般是几个单独词组成的固定短语：如 on the way； in a word； back and forth。二是搭配词（collocations）， 指语言中共现的那些习惯搭配的高频词的组合， 如catch a cold； remind sb.of sth。三是固定表达（fixed expressions），指形式固定且具有语用功能， 多为口语交际套语、谚语等， 如how are you； not too bad。四是半固定表达（semi-fixed expressions）， 通常为非连续的结构性短语，广见于口语及书面，如：firstly...then...next...afterwards...finally。Lewis所倡导的词块教学法将词块作为语言教学的基本单位， 强调词块意识的树立， 词块辨认能力的培养， 重视词块的整理、记录及复习， 同时强调培养学习者的词块自主学习能力。

2.商务英语信函的词块特点

写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。所有需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解你所想说的内容。商务英语信函词块的语言特点如下：

（一）用词规范正式、朴素

商务英语信函往往用含义类似于近义的书面词汇替换普通词汇，例如用comment 替换advice，用Per 替换by。国际商务英语信函的主要功能是传递商务信息，因此除必须使用专业术语等手段来准确表达信息意图外，要求信函词语明白易懂，言简意赅，直达意图。除使用正式词汇的场合之外，此类信函很少使用各种修辞手法，文体风格较朴实平易。例如：“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

（二）表意准确，专业性强

商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在两个方面：一是商务英语词汇有大量的专业术语；二是商务英语词汇中有很多来自普通英语，却被赋予特定的专业内涵。

1）.大量的专业术语和缩略语，如：D/O （Delivery Order到港通知），DOC（document单据），C/D（customs declaration报关单）， CFR（cost and freight成本加运费价格）， 等，商务英语信函的涉外性决定了其专业术语或缩略语必须约定俗成、国际通用，不能任意更改替换，且这些专业术语意思明确、内涵特定，因此不可乱用滥用。例如：We regret being unable to quote on FOB basis， as it is our general practice to do business with all our clients on CIF terms.很遗憾，我方不能以船上交货报价，因为按照惯例我方与客户做生意通常报到岸价.

2）.具有独特专业内涵的普通英语词汇。如：在普通英语中，“credit”表示“信誉、声望”，而在商务英語中则表示“信贷，贷款”，如例句：The statement of total debits and credits is known as a balance.总的借贷报表称作借贷平衡表。

3.词块理论对商务英语写作的启示

（一） 培养商务英语信函词块意识

在实际的教学中，教师首先要渗透词块意识，指导学生搜索和辨认语言材料中的词块，然后模拟相关具体场景，对词块进行有意识的练习。其次， 在课堂教学中，教师不要采用传统的语法为中心的教学方法，而要以词块法为主，着重对相关专业词块进行辨认和理解，并熟悉其运用规律。

（二） 加强积累商务英语信函词块

在实际的真实语言交际环境里，人们所使用的不是一个个单一的词语，而是大量的具有语用功能的词块。所以在商务英语信函写作的过程中要学会发现并总结出最经常出现和运用的词汇搭配以及组合，分门别类地记录在本子上，便于记忆和运用。让学生们记住并反复操练使用，学会灵活运用信函词块。

（三） 加大训练商务英语信函写作

培养学生的词块意识有利于学生对商务英语信函整体结构模块的认识和写作能力的培养，因为当需要马上反应和写出地道、通顺的商务信函时，原本留在记忆里的一系列的语块就会不假思索的表达出来，而不再有必要对所输出的语块做仔细的语法成分分析。这样就能够把学生关注的重点导入对商务信函的整体结构上来。

综上所述，从商务英语词块的语言特点来看，词块教学有利于培养学生的语块意识，使学生能够有效运用到商务英语信函的写作中去。因此，我们要利用商务英语中词块的语言优势，不断培养学生的词块意识，加强积累和运用词块到商务英语信函的写作中，这样就能逐渐培养学生的自我学习英语的能力。

参考文献：

[1]Lewis， Michael.Implementing the Lexical Approach： Putting Theory into Practice [M].Cambridge：Cambridge University Press， 1997：137.

浅析英语商务信函写作技巧 篇4

其次内容清晰, 文字简洁也是商务信函的一大特点。“时间就是金钱”, 我想这句话应该也是很多商业人士的深深感悟。大多数商务人士每天有很多的商务信函要阅读处理, 有很多事情需要解决。简单明了的信函对于他们繁忙的头脑犹如一阵清风吹过, 而啰唆繁琐的信件必定让读者费劲头脑, 并有可能丧失阅读的兴趣, 而延误时间。因此英语商务信函务必追求内容清晰明了, 切中要点, 最好只有简单的寒暄然后直入主题, 让客户在最短时间就可以明白你所要阐述的意思并快速做出反应。如果信函开头过多寒暄, 会让对方失去阅读的兴趣。内容清晰应该包含两个方面, 第一在拟文前知道自己要写什么, 第二在读者看到之后知道你写了什么。如果一封信件中想要表达多个内容, 最好每一个单独的意思用单独的段落来表达, 这样更便于读者快速了解信件内容。文字的表达中还要注意不同文化的差异, 以免发生误解。尽量表达准确, 避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。英语作为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用, 而这些商务人员也不是每个人都精通英语, 因此在选词上应该尽量选择常规的表达方式和简单易懂的词汇, 避免使用复杂句式和晦涩难懂的词语。最好可以用最少的语言表达最为完整的意思。但不可一味追求简洁, 书信内容也要具体详实, 完整。

如果本可以用60个字便可以讲清一件事情, 却用了上百个字来反复说明, 读者定会厌烦, 商务信函应避免使用陈旧的客套和没有多余的词语, 不要反复强调一件事情, 避免啰唆。减少没有实际意义词语的使用, 不仅可以提高文章的清晰度, 反而还可以突出重点, 从另一个方面起到强调所要传递信息的作用。并且在对方看到简洁的段落时也更容易阅读, 从而提高了效率。在最近几年里, 商务信函的格式也发生一些变化, 不必过于正式, 但务须简洁, 也可以使用一些约定俗成的英文缩写。缩略语的使用也可使文章看上去更加简洁, 但对于商务英语缩写的掌握一定要准确, 以免引起麻烦。一些涉及时间和数字的表达不妨直接用阿拉伯数字表达, 这样不仅一目了然, 并且可以引起重视。要注意在英语句子以数字开头的, 应使用单词而不是数字。涉及金额的表述一定要明确易懂, 没有歧义。并注意在表述金额时加上金额的单位如RMB USD等。

再次完成一封成功的商业书信, 不仅要求写信人精通英语, 和外贸知识, 还应该通晓人的心理。贸易往来中, 追求利益是无可厚非的, 在进行商务信函磋商过程中遵循互利互惠的原则的同事应多从客户的角度行文, 突出积极的因素。在句式的使用上多加揣摩, 可以将对方所得利益放在句首, 这样读者对自己所得利益一目了然并且印象深刻。把积极因素放在句首更能激发对方的兴趣并得到认同, 当然对于其他事实情况不可避而不谈, 但可以弱化一些。商务信函是否能起到信息沟通的有效性很重要, 在发信后得到应有的反应信函才能体现其价值。在起草商务信函时只有站在对方的立场上思考和处理问题, 才能达到更有效的沟通。少使用否定的句子而多从正面强调积极的因素, 弱化消极的信息, 有利于更好的信息传达。

商务信函的信息要具体详实, 有头有尾, 讲清每件事情的起因结果。在表达一些时间, 数量时尽量使用具体数字, 避免使用含混不清、笼统的词汇。例如:“I will sent you the B/L soon.”不如改为:“I will sent you the B/L in one week.”Or“I will sent you the B/L before Sunday.”在后两种表达中时间变的明确, 信息就更有效。当然一定要在确保时间之后才可以这样说。在使用代词的时候, 更要指代明确, 以免产生麻烦。

最后在信函发给客户之前一定要反复检查是否有错, 因为商务信函往往涉及贸易双方的义务责任, 以及企业和个人的利益。一些不准确和错误的信息可能带来无法预料的麻烦和损失, 如果在写信函时遇到不确定的信息一定要积极核实。商务信函的质量好坏会直接影响到企业的形象, 信函写得好可能赢得新的业务, 有助于促进和发展与外贸伙伴的友好关系, 也可以及时消除误会解决问题。反之, 可能引发矛盾, 引起经济纠纷, 失去客户。

参考文献

[1]汤军, 商务英语典型礼貌语言机制初探[J], 外语教学, 2007。

商务信函写作规则 篇5

写信的原则(writing principles)已从原来的3(conciseness, clearness, courtesy)发展到目前的7个“c”：

completeness, clearness, concreteness, conciseness, correctness, courtesy,consideration)

实例

dear sirs,

with reference to your letter of april 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of copper wire as per your offer sheet no.8/070/02b. please go ahead and apply for your export license. as soon as we are informed of the number of the export license we will open the l/c by cable.

copper wire

大意：

关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8/070/02b号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。 一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

要求书信的“完整”， 理由有三：

1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果;

2.一封完整的`书信，有助于建立和表达友善关系;

3.一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(lawsuit);

有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(complete and effective)而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整，建议用五个“w”来检验，即：who, what, where, when 及why(包括how)。例如:在定货的信中，必须明确说明“需要什么商品(what you want)、何时需要(when you need the goods) 、货物发到何地何人收(to whom and where the goods to be sent) 、如何付款(how payment will be made) 如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘，不能理赔等)应说明理由，为什么(why)

clearness(清楚)

(一).避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉as to the steamers sailing from hongkong to san francisco, we have bimonthly direct services. (从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次?不明确。因此，最好清楚明白地说明”一个月两次“还是”两个月一次“：

(a)we have two direct sailings every month from hongkong to san francisco.(每月两次直达船)(b)we have semimonthly direct sailing from hongkong to san francisco.(每半月一次直达船)(c)we have a direct sailing from hongkong to san francisco every two month.(每两个月一次直达船)

(二)注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a) please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible; b) please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter. 以上两句中的”“修饰的内容不同：a) 你们要求我们尽快做些什么。b) 请尽快告诉我们。所以a) 可译成”请告你们要我们为此尽快做些什么“;? b) 可译为”请尽快告知，你们要我们为此事做些什么"。

(三)注意代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。例句：不好：they informed messrs.john & smith that they would receive an answer in a few days. 较好：they informed messrs. john & smith that latter would receive an answer in a few days.

浅析商务信函翻译策略 篇6

关键词：商务信函；标准；翻译策略

一、引言

随着经济全球化的深入，越来越多企业、部门直接参与对外贸易。跨国贸易使得商务英语函电成为贸易双方传递信息、业务沟通、加强联系的重要手段。商务函电的内容直接影响业务往来双方是否决定继续商业活动、双方的经济效益，因此，准确的传递英语商务信函信息显得尤为重要。

二、商务信函翻译的标准

（一）准确传达信息

商务信函是正式、准确，且用词精确。商务信函翻译的目的是帮助收信人理解发信者的要求，以决定是否继续与发信者继续交易、合作。翻译的准确性直接影响着双方的利益，因此，译者在翻译的过程中，要保证完整的传达原文信息。例如，“no later than”， “before”， “within”等表达时间限制的词应准确的翻译，避免双方因交货、装运时间等问题而导致冲突。

（二）礼貌委婉的传达信息

商务信函礼貌委婉，且使用特定词汇与句型，使商务英语信函严肃，具有法律效力。例如，为了避免主观性，在英语商务信函中大量使用被动语态。中国向来是礼仪之邦，在中文商务信函中，大多用类似文言文以表达礼貌与严肃性。“盼赐早复”，“前肃寸函”，“唯迄今”，“尚希查明赐复”等常常出现在中文商务信函中。

三、商务信函翻译策略

虽然商务信函属于正式文本，翻译时准确传达信函信息是首要任务，任何信息的增减都将导致双方的冲突，但是由于英汉商务信函在用词、句型、格式等方面的不同，在翻译的过程中，译者需采取调整、增译、减译策略来保证信息准确的传达。

（一）重复

在商务英语信函的翻译重复来句子中的主语、宾语等保证信息的准确性。

We pleased to receive your bank cheque for $1，345 yesterday. It has been credited to your account， which is now completely clear.贵方寄来的1345美元银行支票已经收到，至感欣慰。我方已将此款计入贵方账户。贵方账目已经结清。

（二）调整结构

在英语商务信函中，大量使用被动语态、否定句来表达主观性，及发信人对收信人的尊敬，而在中文的商务信函中，更多使用主动语态和肯定句，因此在翻译的过程中，需要调整句子的结构。例如：

It is not a very old or large account， so why not sent us your check today？

这并不是一笔大数目，请即结清该账。

（三）省译

英语商务信函中，由于英语语法结构、句型完整、意思准确等要求，需要重复部分词，在翻译成中文的过程中要省去。

1、省略代词。在英语句子中，代词是不可或缺的，但是在中文中，即使省去部分代词，信息不会丢失，也不会影响信息传达的准确性，相反，能更好的满足中文商务信函的礼貌要求，在翻译英语商务信函的过程中，可将部分代词省略。例如：

As soon as I opened the package，I noticed that they are poor in material and not in accordance with your original samples.唯拆视之下，发现该批制品，工料粗劣，与前送样品，完全不符。

2、省略连词。英语中的长句结构紧凑，英语中连结词出现频率较高，为更好的传达复杂的信息，商务信函大量使用长句。中文很少用到连接词，句与句之间的逻辑关系可通过词的顺序来表达。在翻译过程，可省去部分连词。例如：

In condition that you reduce your price to some extend， we will lay the order.你方降价，我方便下订单

3、省略同义词。英语商务信函使用约定俗成的同义词来表达准确性和正式，例如：“null and void（无效）”， ， “true and correct（正确）”， “final and conclusive（最终）”，在中文翻译中，要将此类同义词中的其中一个省略，仅译其中一个。

We shall be obliged if you will kindly make it a check on behalf of us and furnish and provide us the information needed. 若贵公司能代我方在这方面进行调查，提供有关信息，则不胜感激。

（四）增译

1、增加连词。在英语中，使用动词分词形式和不定式来表达目的、条件、结果，但在在翻译成中文的过程，也要根据分词和不定式在句子中的含义，增加表达目的、条件、结果的连词传达主句和从句之间关系的连词，符合中文习惯。

Having extensive connection withJapanese manufacturers as well as sufficient capital at our disposal， we are confident we can execute orders at the lowest prices.由于我公司与日本制造商有着广泛联系，加上有足够可供支配的资金，我们相信，我方能以最低廉的价格满足贵方的订货要求。

2、增加量词。英语可用名词的单复数形式来表达货物数量的多少，而中文的名词没有单复数形式，因此，在把英语名词的单复数翻译成中文时，要加上量词。例如：

We confirm supply of the prints at the prices stated in you letter and arranging for dispatch next week by passenger train. 我方确认你方来信的价格供应各种印花棉布，并正安排下周由客运列车装出。

3、增加时间。英语课通过动词的时态来表达时间，因此，在某些情况下，省略了时间，在翻译成中文时，要根据时态标明时间。

we are planning to pack the products and ship it to you as stipulated.我们已在准备将订货装箱运送。

四、结论

商务信函作为国际交流贸易的重要手段，中英商务信函语言特点的区别要求在进行商务英语信函汉译的时候，译者应根据实际情情况，采取调整句式结构、增译、减译等翻译策略，以保证准确的传达信息，避免对方因对关键信息理解错误而导致冲突。（作者单位：广西财经学院商务外国语学院）

参考文献：

[1]房玉靖，刘海燕. 2012. 商务英语翻译教程[M].北京：清华大学出版社.

[2]杨怀恩. 2007.经贸英语翻译技巧[J].北京：中国科技翻译（1）

商务英语信函的写作与翻译浅析 篇7

1 商务信函的语言特征

1.1 商务信函的词汇特征

第一, 选词力求礼貌客气, 多用书面语、谦辞、敬语, 充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。

第二, 多用here、there、where及after、by、under、to、with等复合副词与古体词。

第三, 用词准确、专业。英语词汇中同义词很多, 在书写商务信函时要注意根据语境要求体现语义差别, 力求选词精确、用词得当。

例1:For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable at sight upon presentation of shipping documents.

译:所订货物的付款方式, 我们要求凭装船单据, 以保兑的, 不可撤销的即期信用证支付。

例2:Tea:firmer.Strong demand prevailed at the weekly auction where prices gained up to ten pence per kilo in places.

译:茶叶:较坚挺。普遍强劲的需求使每周茶叶拍卖行的价格每公斤涨了10便士。

其中所提及的ordered, confirmed and irrevocable letter of credit, firm, auction都是商贸术语, 在汉语中要根据语境译为“预订”、“保兑的, 不可撤销的信用证”“坚挺”、和“拍卖行”。

1.2 商务信函的句式特征

第一, 句式完整, 多用复杂句。由于英语是一种型合的语言, 主要依靠语法手段来表明其句法之间的关系, 因此, 不管是何种形式的省略都不常见, 而汉语是一种意合的语言, 主要利用语义来表明短语和句子之间的逻辑关系, 因此, 如果在语言环境中意义清楚的话, 几乎任何成分都可以省略。在翻译过程中, 应注意两种语言的区别。

例3:Because of the softness and durability, our cotton bed sheets and pillowcases are rapidly becoming popular, and after studying our prices you will not be surprised to learn that we are finding it difficult to meet the demand.

译:由于质地柔软、耐用, 我们的棉质床单和枕套倍受欢迎。谅你在研究我方价格之后, 自然会感到我们难以满足市场需求的原因。

第二, 肯定句多, 否定句少。肯定句使人感到委婉, 而否定句则使人感到生硬。在商务贸易中, 应多用肯定句, 使收函方见信后心情愉悦, 从而促进交易的进行。

第三, 多用固定表达的套语。写作商务信函, 可将某些套语应用到不同信函之中, 既可显示出信函的正式性, 同时又不失礼貌。

例4:We look forward to……

Thank you for your letter of+date……

1.3 商务信函的语气特征

商务信函的语气, 应力求礼貌、客气、委婉, 从而树立来函方的良好形象, 提高贸易的效果。在书写商务信函时, 要多用情态动词、被动语态和虚拟语气。

2 商务信函的翻译原则和实践

英语商务信函翻译是涉及贸易活动中不可缺少的部分, 翻译的质量更是直接影响到贸易双方的利益。一旦出现谬误, 必然会影响贸易双方的交往合作, 进而引起相关的经济纠纷乃至法律诉讼等一系列严重的问题。

2.1 商务信函的翻译原则

第一, 使用书面语言, 力求简洁规范, 采用公文文体;力求正式, 不可过于日常;要注意翻译时格式的变化。

第二, 运用地道的商业用语, 表现信函的商业风格。

例5:Some of the clauses in your L/C No.57 are not in agreement with the stipulations of the S/C.

译:你方第57号信用证中的一些条款与销售合同的规定不符。

第三, 注意细节, 力求完全, 避免错译漏译。翻译时对日期、数量、金额等细节要给予足够的重视, 万不可错译或漏译。

第四, 语气礼貌诚恳。要充分考虑收函人的阅信心情, 留心原文的语气, 对其进行再现。

例6:We shall always be very happy to hear from you and will carefully consider any proposals likely to lead to business between us.

译:我们会很高兴地听到你方消息, 并慎重考虑能达成交易的任何建议。

2.2 商务信函的翻译实践

为使学生掌握商务信函的翻译技巧, 曾要求学生将一份关于纺织品的英文商务信函译成中文, 通过归纳和概括, 本文可以得出以下结论:

第一, 大部分学生对于汉语和英语信函的写作格式的差异有清楚的认识。上交的30份作业中, 有26份作业注意到了汉语和英语在信函写作上的不同, 能译成齐头式, 并且把原位于信件右下脚的日期调整到了信件的左上脚。

第二, 多数学生能基本掌握商务信函的格式化语言、专业术语以及特殊含义的复合词。如Re表示关于, 是一种约定俗成的用法。C.I.F.表示到岸价, quotation表示报价, commission表示佣金, 都是价格术语。除少部分学生不能掌握外, 大多数都能正确运用。

第三, 对于礼貌的原则, 所有学生都能在其翻译中得到体现。尽管翻译的答案可能和标准答案稍有不同, 但是在语气、用词方面都很好地表达了礼貌和客气。如最后一句话, “如蒙早日复信, 不胜感激。”不少同学就译成了“we are looking forward to your early reply.”虽然该表达不能完全表达需要表达的意思, appreciate比起look forward to更书面语和正式, 但总体上也体现了贸易一方的诚恳的态度和礼貌的用语。

3 提高商务信函写作与翻译水平的建议

英语商务信函自身的特点决定了其写作不同与一般的英语写作, 有其独特性。因此, 在商务信函的写作过程中更应该注意到汉语和英语两种不同语言的差异。在商务信函写作中, 中国学生很容易受到汉语的影响, 会想当然地进行写作, 缺乏对英语商务信函语言特点的把握, 应该尽量避免。

商务信函的翻译则对学生提出了更高的要求。学生不仅需要熟练掌握贸易的相关知识, 更要对英语和汉语两种语言的相同之处和不同之处有清楚的认识。在进行商务信函的翻译过程中不仅要注重语言因素, 还要注重非语言因素, 如文化、习俗、表达习惯等。

总之, 商务信函的写作与翻译, 需要阅读大量的商务信函以了解其各种不同的格式, 以及不同情况下的变体。应通过多接触表达地道的英语商务信函, 使学生能逐渐达到“熟读唐诗三百首, 不会做诗也会吟”的境界。

参考文献

[1]张佐成.商务英语的理论与实践研究[M].北京:对外经济贸易大学出版社, 2008.

现代采购信函的商务写作技巧 篇8

改革开放以来,特别是加入世界贸易组织以后,我国与世界各国的经济交往日益频繁,对外经济合作日渐加强。因此,培养一大批既熟练掌握外语,又通晓国际商务知识,并善于进行跨文化交际的国际商务人才已成当务之急。在国际商务人员必备的诸多技能中,商务信函写作是其中一项重要的技能,也是商务活动得以顺利开展的重要保证。一封好的商务信函(busi nes s letter)能够在促进贸易、增进友谊和获得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美传达信息的信函才是完美的信函。因此,在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的:Consideration(体谅)、Correctness(正确)、Complet e n e s s(完整)、Co n c r et e n e s s(具体)、Conciseness(简洁)、Clarity(清楚)、Courtesy(礼貌)。这七个原则是商务信函写作最基本的指导原则。同时,在商务信函的写作中,要掌握一定的写作技巧,才能顺利完成商务信息的交流。

2 现代采购信函的特点

2.1 现代采购信函应该是“索取函”

它索取的可能是一种产品,一项服务,一项专利,一个观念……因此,在写作时候,要牢记你是在与读者进行交谈。这种交谈成功与否,你的目的是否实现,关键取决于商务信函中信息的表达方式和内容。如何把你的思想,清晰、准确地表达给“读者”,产生情感上的共鸣是商务信函的首要任务。

2.2 现代采购商务信函的写作要重点突出,简明扼要

“时间就是金钱,效率就是生命”,商务信函要尽可能地避免使用花哨、华丽的词藻。因此,商务信函的写作,首先,要把握简洁、扼要的特点。其次,掌握好简洁的表达内容与有效率的分寸。如果在书写商务信函时,开头就唐突地说出交易需求,也会显得冒昧而令对方不明所以。最后,好的商务信函还应体现以下特点:易读易懂,语气真诚友好、客气,评阅简短、朴实,自然或生动、有趣、有吸引力,内容清晰、准确、具体行文正确、完整、不花哨。

3 现代采购信函的写作原则

3.1 体谅

体谅对发信人和收信人之间保持进一步联系至关重要。发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。简言之,体谅就是要做到为对方着想,移情于对方,在人性层面上来理解对方。此外,体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度,要强调“你”的态度而不是“我”的或“我们”的态度。

3.2 正确

现代商务信函必须写的正确,因为其牵涉到双方的权利和义务,而且它还是商业单据的凭证。正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。

3.3 完整

现代商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况,或是回答来信所提出的全部问题和要求。一封完整的现代商务信函不仅可能会带来预期的结果,还可能建立起更好的商务关系。

3.4 具体

现代商务信函必须写得生动、具体和明确,要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。在写现代商务信函的过程中,应尽量运用具体的事实和数字,选择形象的及通过想象所创造的字和词语,一般使用主动语态来陈述内容。

3.5 简洁

所谓简洁,就是指要言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。在书写英文现代商务信函时,要摒弃那些陈旧的商业术语,做到简洁明了。通过去掉不必要的词和冗长的句子,保留有效、简洁的事实信息,就可把最重要的信息呈现给对方。

3.6 清楚

采购商务信函应使读者一目了然,没有晦涩难懂或容易产生误会之处。在确定了所要写的内容后,选择使用简短、熟悉和口语化的词语,构建简单、有效的句子和段落来清楚地表达目的,避免使用产生歧异或意义不明确的词汇。如有需要,可以使用样例、插图以及其他在视觉上有助于理解的东西。

3.7 礼貌

礼貌在采购商务信函中有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与目前客户的业务关系,也有助于结交新的业务伙伴。在现代商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,在撰写商务信函时,应避免使用可能激怒、伤害对方的言词或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上,考虑到对方的愿望和背景,做到互惠互利。

4 现代采购信函的写作技巧

4.1 多使用主动语态

主动语态能够更自然和准确地表达写信人的本意,收信人会觉得更生动,并有一种面对面谈话的亲切感。

以下样函采用过多被动句式,显得软弱乏味:Pleas ebe advised that the L/C should be opened by the end of May.Your prompt reply would be highly appreciated.

如果改成主动语态,就能营造出友善和灵活的气氛:Could you please open the L/C by the end of May?Thanks.

4.2 使用浅白、通俗易懂的词汇,避免使用艰深晦涩的词汇

商务英语中使用艰深晦涩的词汇,不会让书信显得正式、严肃,反而会令收信人阅读过程延长,理解出现偏差,难以迅速准确地回复。英语是全球通用的语言,为确保不同国家的人士明白书信的意思,应多使用通用的词汇,以达到自然顺畅,撰写快捷,简洁明了,又不失商业味道的效果。

4.3 提问要客气、直截了当,避免使用含糊、过于古旧、迂腐的语言

客气明了地提出问题,不但给人亲切感,更令收信人产生需要回答的心态。并且,直截了当的询问能便于收信人回复。

4.4 力求正面肯定地谈论问题,避免使用让收信人反感的词语

写信人要顾及收信人的感受和要求,尽量从正面与对方讨论问题。避免使用如:fail,wrong,inadequate,stupid等词语,这些词语给人一种居高临下的教训感觉,甚至涉及侮辱人格,容易使收信人产生反感。

5 结束语

采购是贸易过程中重要的一个环节。写好采购商务信函是进行现代商务沟通的一个重要的技能。要完美传达采购商务信息,写信人必须坚持现代商务书信写作的七大原则。在具体的商务信函的写作中,写信人还必须灵活运用各种写作技巧,体现出商务书信的写作风格,只有这样,顺利的商务沟通才能完成。

参考文献

[1]管春林.国际商务英语写作[M].杭州:浙江大学出版社,2006:8.

[2]葛萍,周维家.外贸英语函电(双语)[M].上海:复旦大学出版社,2007:2.

[3]赵银德.外贸函电[M].北京:机械工业出版社,2006:7.

论商务英语中销售信函的写作技巧 篇9

整个商务交往过程可以划分为建立商务关系—销售—询盘—回盘—还盘—索样—订货—付款—生产—包装—出货—保险—押汇等环节, 销售是整个过程的第二步, 作用举足轻重。书写销售信函能力至关重要, 因为好的销售信会帮助公司获得利润、扩大市场份额、提高商业形象和名誉, 而水平低劣的销售信则会让公司损失很多订单和机会。从中, 我们不难发现销售信函书写的重要性。因此, 笔者主要探讨商务英语写作中销售信函的写作技巧。

二、销售信函的写作技巧

究其本质, 销售信函是一种特殊的商务信函, 其目的主要是扩大业务、说服消费者购买产品。这跟广告在很多方面不谋而合, 如“服从你的渴望” (雪碧) 、“成功之路, 从头开始” (飘柔) 、“汾酒必喝, 喝酒必汾” (汾酒) 、“众里寻他千百度, 想要几度就几度” (伊莱克斯冰箱) 、“人类失去联想, 世界将会怎样 (联想 ) 、“我们的光彩来自你的风采” (沙宣洗发水 ) 、“放低偏见, 你会有出色发现” (柯尼卡) 等。两者都是要尽力推销自己的产品, 让消费者对产品有全面详细的了解、有购买的欲望并进一步付诸实践。

一般来说, 在写作销售信函时, 我们提倡要尽量遵守AIDA原则 , 也称“爱达”公式。 它是国际推销专家海英兹·姆·戈得曼总结的推销模式, 是西方推销学中的重要公式, 具体指一封成功的销售信函必须把买方的注意力吸引或转变到产品上, 使买方对销售信函推销的产品产生兴趣, 这样买方的欲望随之产生, 尔后再促使其采取购买行为, 达成交易。AIDA实际上是四个英文单词的首字母。A为Attention, 即吸引客户的注意;I为Interest, 即引发客户的兴趣;D为Desire, 即激发客户的欲望;最后一个字母A为Action, 即鼓励客户采取购买行动。销售信函的写作一般分为四个步骤。

1.介绍促销商 品 , 使买方产 生兴趣。这时 , 卖方需要对自己的产品进行详尽的介绍, 包括销量、性能等方面。例如, 本公司的产品深受广大消费者的欢迎、销量非常好、品质优良、价格公道、设计精美、颜色匹配、规格齐全、温暖舒适等。

2.比较商品 , 体现本商 品的优势 。在这个步骤中 , 卖方通过将产品和其他厂商同类产品的比较, 凸显出自己产品在质量、工艺、价格、式样等方面的优势, 让买方先心动, 继而行动。

3.提出优惠 条件。在进行商务合作时 , 当交易量达到一定数量时, 如5000件或10000件, 可以给予买方一定程度的优惠。因此, 在第三个步骤中, 卖方可以提出相应的优惠条件, 进一步激发客户对产品的兴趣。

4.劝导客户 最终行动。 销售信函最重要的目的及最终目的就是成功地说服买方下订单, 购买其产品。因此, 最后这个步骤不可或缺。在信尾, 卖方要力劝买方采取相关行动, 如邀请买方代表访问卖方的公司, 并参观其厂房, 对卖方有更多实质性的了解, 或下试销性订单, 促成双方之间的合作。

另外, 笔者在此分享一些销售信函中常用的短语。

首先, 在介绍产品销量时, 可以采用以下短语:have a good market (畅销 ) , sell fast/ well和enjoy good sales (销路好 ) , meet with warm reception (很受欢迎 ) , 等等。此类短语较多 , 写作时只需掌握其中一种即可。

其次, 在介绍产品性能时, 可以使用以下七个短语:superi or in quality, reasonable in price, skillful in craftsmanship, elegan in style, matching in colour, novel in design, complete in specification (质量上乘、价格合理、工艺精湛 、式样美观、颜色匹配、设计新颖、规格齐全) 。总体来说, 以上七个短语放之四海皆准, 适用所有产品。

最后, 在向买方提出优惠条件, 即提供折扣时, 可以借鉴以下表达:give/allow/offer/grant sb.a XX% discount (给某人打折) 。此处需注意, 中文及英文的表达在很多方面都存在巨大差异, 如此处如果说give sb.a 40% discount, 其汉语意思并非是打四折, 而是打六折。因此, 在学习英语时, 读者一定要对此类中英文表达及文化上的差异细加揣摩、究其原因, 并最终牢牢掌握。

三、结语

不难看出销售信函在商务应用文写作中的地位, 以及对于卖方的重要性。因此, 在销售信函写作的过程中, 一定要仔细斟酌、多加思量、注意措辞。另外, 在书写销售信函时, 我们还应注意一切从买方角度出发。这是商务写作7C原则中一个非常重要的原则:体贴原则。即尽量站在买方角度考虑他们的各种 愿望、要求 、兴趣和困 难 , 行文中尽 量采用第 二人称“您”而非第一人称 “我”或“我们”。 如“祝贺您 ! 您所订的产品已经开始生产了”和“我们非常高兴地通知您我们已经开始生产您所订的产品了”。买方肯定乐于看到第一种表达, 因为第一句话重点突出买方, 这会让他们感到自己很受关注。另外, 信函正文要简洁全面, 每段最好包含一个主题, 在首段就要吸引客户的注意力, 行文中尽量避免晦涩的用词, 以便客户阅读。

摘要：商务英语写作中的销售信函的写作非常重要, 这类信函的写作能力直接影响公司的销售业绩、与潜在买方的业务关系、公司的整体形象和声誉等。本文主要讨论销售信函写作时需要遵守的原则、写作的四个步骤和关键短语等, 以期让读者认识到销售信函写作的重要性, 并能快速掌握这类商务信函的写作技巧。

关键词：商务英语,销售信函,写作技巧

参考文献

商务英语信函写作 篇10

一,关于礼貌的语用研究

美国哲学家Grice在二十世纪六十年代后期提出了合作原则。Grice认为在所有的语言交际活动中,说话人和听话人之间存在一种默契,一种双方都应该遵守的原则,他称之为会话的合作原则,这条根本原则可以具体体现为四条准则:数量准则、质量准则、关联准则和方式准则。数量准则规定了我们说、写时所传递的信息量;质量准则规定了说、写内容的真实性;关联准则规定了所传递的信息要切题;方式准则则在表达方式上提出了要求,即简明扼要、不含糊、不嗦。遵守所有这些准则,人们就可以以最直接的方式、最高的效率进行交际。但是,这些规约常常为了顾全对方的“面子”,不冒犯他,而故意被违反。而有关“面子”的研究可以追溯到上个世纪五十年代。当时有不少语言学家和社会学家注意到语言运用中的礼貌现象。其中,E.Goffman从社会学角度提出了“面子”问题,他说,人们在交往中无时无刻不涉及“脸面工作”。一方面,人的行为受到面子的约束,另一方面人们也期待他人对面子给予考虑(刘润清)。一九七八年,英国学者Brown和Levinson合写了《语言应用的普遍现象:礼貌现象》的文章,第一次对礼貌、面子这一问题进行了系统的探讨。他们认为面子实际上是一系列只有他人才能满足的想法和希望。面子可分为两类:积极面子和消极面子。积极面子指人们的自我形象及个性,即在交际活动中,人们希望自己的形象和个性得到保持,希望自己的言论、思想或行动得到肯定和赞赏。消极面子指人们希望有自己的地域权、行动权、不被打扰的权利,希望在社交活动中自己的自由不受到侵犯。几乎所有言语行为都是威胁面子的。例如,不同意或者批评威胁积极面子,而命令、请求则威胁消极面子。礼貌就是理性人为减少面子威胁所采取的策略行为。他们提出了五种礼貌策略,根据纠正的程度从强至弱依次为:1)放弃实施威胁面子的行为;2)间接性策略;3)消极礼貌;4)积极礼貌;5)威胁面子的行为是赤裸裸地公开的。其中经常使用的有积极礼貌策略、消极礼貌策略和间接性策略。积极礼貌策略包括三个类型:1)宣称双方共同点(包括说话人对听话人的赞赏、兴趣和观点方面的认同等);2)表示双方互相配合;3)满足听者或读者的需要。消极礼貌策略也包括三个类型:1)不强求(给听话人自主,他可以不接受说话人的观点或要求);2)向听话人道歉(表明无意在感情或行动上伤害听话人);3)寻找借口(避免对方因欠情而产生尴尬,维护对方消极面子不受伤害)。间接礼貌策略:避免直言不讳,不直接触及对方的面子。

在Goffman和Brown&Levinson的研究及Grice的合作原则的基础上,英国著名语言学家G.N.Leech提出了礼貌原则”。这一原则共分六条准则:1)机智准则;2)慷慨准则;3)赞誉准则;4)谦虚准则;5)同意准则;6)同情准则。Leech的礼貌原则被认为是“拯救”了合作原则去解释为什么人们经常故意违反合作原则,时而拐弯抹角,时而声东击西。在言语交际中,人们往往首先考虑的不一定是合作,而是礼貌问题。正如刘润清所说的:礼貌原则实际上具有更大的约束力(1987)。

二、运用礼貌原则和策略指导商务信函的写作

商务信函作为商务沟通的方式之一,负载着三个重要使命,即:使参与方之间完全互相理解;引出所需要的回应;同时建立良好企业形象及合作关系。要达到良好的沟通,这三者之间互相制约,缺一不可。而这三个目的的达到都与礼貌、得体的书写方式密不可分。在商务信函的书写中有一个公认的7C原则,即:周到(consideration)、礼貌(courtesy)、清楚(clarity)、简明(conciseness)、具体(concreteness)、正确(correctness)、完整(completeness)。其中有两个原则,即周到和礼貌涉及到礼貌策略的使用。根据Brown和Levinson的面子说,从商务书信的书写人角度来说,他应该尽量避免伤及收信人的积极面子和消极面子,也就是说他应采取积极面子策略和消极面子策略来维护收信人的面子。

根据所传递的信息性质可将商务书信分为好消息、中性消息、坏消息及劝说信,其中好消息和中性消息信函被称为日常信函。因为这两种信函主要传递一些令人愉快的信息以及中性的、通知性的信息,并不过多涉及礼貌策略的运用,因此不在本文讨论范围之内。本文将聚焦于劝说信和坏消息书信来分析一下各种礼貌策略的运用。

劝说信的目的通常是写信人打算通过此信说服收信人做某件他尚未考虑的事或可能给他造成不便的事。因此从本质上来说,劝说信属于“请求”这类言语行为,它内在侵犯了交际者的消极面子。而坏消息书信主要指对各类请求的拒绝信,这类书信从本质上来说,表达了写信人对收信人观点的不同意,威胁了收信人的积极面子,因此在书写时,应采取归纳式,即先以中性或积极的表达开头来作为缓冲,然后解释拒绝的原因,在解释清楚之后再提出拒绝,并且最好为对方提出建设性的建议或替代方法,最后以积极的语言书写结尾。在具体的策略的使用上,应尽量使用积极礼貌策略来通过表明自己与收信人之间的某些方面的共同之处来满足对方的积极面子。

下面,笔者选取了一种特殊的信函——买方要求卖方折价的信。之所以说其特殊,是因为它具备拒绝信和劝说信的双重特点,买方不同意卖方的报价,可视为拒绝;买方要求卖方折价,可视为劝说。因此,这类书信中,写信人应该灵活运用各种礼貌策略以达到有效、得体的沟通。

Dear Sirs

We write to thank you 1for your quotation of 20th March and the samples of the LTZ Trimming Edge Cutters you enclosed.

After carefully examined the samples you mailed,we feel quite satisfied 2 with the quality of your goods and the way in which you have handled our inquiry.It would be profitable for both of our two sides 3if a long-term business relationship could be established.

However,our marketing research reveals that the prices you quoted appear to be on the high side even for the tools of this quality because goods of similar quality are being sold at the prevailing levels,three percent lower than your present ones.Some of our clients feel worried that accepting such an offer would only leave them with a small margin of profit on their sales.

May we suggest 4 that you could 5perhaps 6make some allowance,say,two percent off your quoted prices?We feel confident 7that the revised ones would help introduce your products into our local markets.And you could 8 also rely on a large volume of orders from us if our customers see increasing benefits from their deals.

Please9 kindly inform us of your decision as soon as possible because we need your information to work out our import schedule by the end of this month.

Yours faithfully

该函件的前三个自然段从内容上来看为拒绝信,威胁到了收信人的积极面子。因此写信人运用了一些积极礼貌策略,如:一开篇写信人就表示出对对方的关注(1 thank you),然后在谈及对方产品的质量和对方处理询价的方式上表达对他们的认可与肯定(2 quite satisfied),并且用了both of our two sides来突出他的“聚焦合作”的意愿,使函件读者产生“互惠”的共鸣感,这样双方有了共同利益基础和共同语言。在使用了这些积极礼貌策略之后,写信人再提出对方报价略显偏高,收信人就不会感到太唐突,挽救了他的积极面子。

在第四自然段中,写信人向收信人提出了折价的请求。这时,收信人的消极面子收到了威胁,因此,写信人使用了一些消极礼貌策略,如:“给予受信人行动的自由,不强求”,写信人使用了“规约性间接表达”(4 may we suggest;5 you could;8 you could)。写信人还通过不忽视收信人的方式强调了收信人的“行动自由”(6 perhaps)。为了使强加最小化,写信人借助了规约性礼貌标记词(9 please)等等。以上这些策略的使用,从最大程度上减小了对收信人的强加,充分给予他行动的自由,满足了他的消极面子。

三、结论

综上所述,在商务书信特别是拒绝信和劝说信的书写过程中,写信人应充分考虑收信人的利益、处境和感受,遵守礼貌原则,使收信人的利益、对他的赞扬和同意达到最大化,运用积极礼貌策略和消极礼貌策略满足和维护收信人的积极面子和消极面子,以达到良好的沟通并建立持久、互惠的合作关系,这对企业经济利益乃至国家经济的可持续发展都具有重要的意义。

摘要：本文从语用学的角度分析了在撰写英语商务信函时如何运用礼貌策略达到有效的沟通，既传递了信息又不伤及对方的“面子”，从而建立和保持与外商良好的商务关系。

关键词：商务信函,礼貌原则,面子,礼貌策略

参考文献

[1]Leech,G.1983,Principles of Pragmatics,CUP,Cambridge

[2]Brown,Penelope,and Levinson,1987,Politeness:Some Universals in Language Use

[3]陆墨珠：2002，Communicating in Internatbnal Business．中国对外经济贸易出版社

商务英语信函写作 篇11

关键词：报忧类 商务英语信函 人际功能

商务英语信函是当前在商务英语应用中的一个主要的领域，随着国际商务合作程度的不断加深，合作双方在彼此商务信函往来方面的发展也不断的频繁。商务英语信函的种类有很多，不同的商务英语信函所具有的人际功能也存在着一定的差别。因此，本文主要以报忧类的商务英语信函为研究对象，分析其人际功能表达的内涵以及具体的提升路径。

一.报忧类商务英语信函的基本内涵

商务英语信函，从表达诉求的不同将其进行了不同层面的划分。在诸多的商务英语信函种类中，报忧类的商务英语信函在最近的信函写作中的比重在不断的加大。所谓的报忧类的商务英语的信函，从其字面的意思上来看是一种内在主观情绪的表达。在表达的过程中，围绕合作中出现的某一时间，一般都是一些具有一定负面影响的事件来进行相关担心及关注情绪的表达。因为，报忧类的商务英语信函在表达的过程中具有比较突出的人际功能，所以，在进行写作表达的过程中，需要遵循下列的规范或者要求。

首先，语言的委婉性。无论是对于自身利益的维护还是对于对方损失的关切。在进行报忧类的商务英语信函的写作与表达的过程当中，要注意语言表达的委婉性。因为只有从语言修辞的角度来进行相关观点的陈述其所具有的语言的表现力及价值才会更加的彰显。

其次，意图的明确性。在进行报忧表达的过程中，要通过简洁的语言来对在自己的表达意图进行明确的展示。要避免过于繁冗的文字铺垫，在做到语言得体的基础上，最大程度的将自己的中心思想进行表达。当然，在表达的过程中要注意礼貌性原则的使用。

再次，表达的真实性。从人际表达的属性上来看，报忧类的商务英语信函是带有一定的情感传递诉求的。因此，在情感的表达过程中，情感表达的真实性是最基本的要求。任何带有一定的功利心的表达，虽然在文字之间可以进行一定方向的隐藏，但是，一些事情在信函之外的现实社会中都会最终呈现出事物的最终面目。所以，在报忧类信函的写作与表达中做到真实性是一个基本的也是一个最为重要的要求。

最后，写作的正式性。作为商务英语信函的一种，报忧类商务英语信函在写作的过程中，要符合一般的商务英语信函在语言、格式、内容及表达方面的较为统一性的要求。这些要求具有一定的普遍性，因此，在今后的报忧类的商务英语信函的写作过程中，要从形式到内容上做到正式性。这也是商务英语作为一种专业英语的基本诉求。

总之，在报忧类商务英语信函的写作与表达中，需要从语言的表达，格式的呈现以及内容的真实等诸多层面来进行提升，当然，在这个过程中要注重彰显其作为商务英语信函的应有的人际功能的表达。

二.商务英语信函的人际功能

在探讨报忧类商务英语信函人际功能的表达之前，有必要从宏观的角度来探讨商务英语信函的人际功能。所谓的人际功能，就是个体在社会环境中与他人之间进行的一种互动。这种互动从本质上来看，可以划分为两个层面的互动。一种是信息的交换或者共享。另一种是在双方情感方面的互动。商务英语信函作为一种正式的应用文，其在日常的使用过程中，进行信息交换或者分享的人际功能表现的比较突出。但是，这并不意味着其在进行情感表达方面的功能比较弱化。因为，在商务合作领域，两个不同的合作方，建立长期的合作关系，除了在利益方面存在着很大的交集之外，双方在长期的合作过程中所建立起来的信任感也是其今后开展更大范围合作的一个基础。在促进双方贸易关系不断向前发展的过程中，各种不同类型的商务英语信函所扮演的角色也存在着一定的差异，但是，无论不同的商务英语信函在表达中存在着怎样的差异，其最终的落脚点或者是归宿都是基本一致的。那就是最大限度的促进商务合作双方关系的和谐发展。

所以，在进行商务英语信函的表达过程中，要在改善与提升贸易双方的人际关系作为一个主要的工作方向。只有在方向层面进行不断的强化与提升，商务英语信函在人际方面的价值与功能才会得到最大程度的彰显。当然，在这个过程中，一方面要从商务英语的一般要求出发避免在语言的表达方面出现一定的偏差。另一方面，要从商务英语信函的自身属性与特点出发，有针对性的进行人际功能的提升。

三.报忧类商务英语信函的人际功能的发挥策略

报忧类商务英语信函是商务英语的主要内容与素材。从理论的层面上来看，报忧类商务英语信函主要包含着两个方向的内容。一个是正式的文本。这种相对比较正式的文本主要出现在官方的相关资料，随着网络媒体及网络平台的出现，报忧类商务英语信函的发布渠道也更加趋向于广泛化与多元化。另一个方向是非正式报忧类商务英语信函，这种文本大都通过私下的形式来进行表达与使用。

首先，报忧类商务英语信函使用的标准性。这一点是从商务英语的专业性角度而言的。在商务英语的表达中，虽然在报忧类商务英语信函的内容方面存在着一定的差异性。但是，在表达方式的统一性方面还是有着比较高的要求。因此，从这个层面上来看，在报忧类商务英语信函的商业过程中，尽量做到报忧类商务英语信函的标准性是一个重要的出发点与落脚点。

其次，报忧类商务英语信函的进步性。在进行报忧类商务英语信函的写作过程中，有两个因素一直是处在一个动态的变化过程之中的。一方面是报忧类商务英语信函的阅读者，他们在文化背景、心理以及风俗习惯等诸多方面都存在着一些具体的差异，因此，对报忧类商务英语信函需求也是存在着一定的不同之处的。另一方面，在商务不断发展的过程当中，一些具有一些时代特点的报忧类商务英语信函也在逐渐的出现。因此，从这两个层面出发，报忧类商务英语信函需要不断的与时俱进，才能在今后的人际功能的发展中更好的适应的发展诉求。

最后，报忧类商务英语信函的差异性。在报忧类商务英语信函中进行必要的差异化处理，也是为了彰显各自的语言及文化层面的特色。在报忧类商务英语信函的基本要求中曾经提到，要注意表达的礼貌性。这一点就意味着在进行表达的过程当中，保留并展现出原有文化的特色与魅力是多么的重要。因为，从心理学的层面上来看，照顾到报忧类商务英语信函阅读者这种内在的心理诉求，进行语言的异化处理，其在人际功能价值才会更加彰显。

四.报忧类商务英语信函的人际功能的发挥中需要注意的问题

首先，突出礼貌。商务贸易是当前经济发展的主要内容，由于贸易双方在沟通的语言层面存在着一定的差异。这就要求在进行沟通与洽谈的过程当中，需要借助一定的商务语言来进行沟通与互动。从英语的语用层面来看，这就需要商务英语来发挥作用。作为英语的一个重要的发展分支，商务英语信函在形成与发展的过程当中逐渐形成了自己的一些语言风格与语体特色，并且这些特色实践的过程当中更具有了一些时代与人文的发展特点。例如，更加注重商务英语信函语言在词汇选择与句法表达中的礼貌性原则与合作性原则。

其次，表明立场。在报忧类商务英语信函中一个非常突出的一点是将信函使用语言所要表达的基本意义诉求进行了很好的诠释。特别是将语言所要传递的个人情感及情绪进行主要的凸显。这一功能意义的实现是报忧类商务英语信函所要表达的重要出发点。在这一基础上投诉着个体的语言符号特征就得到了强化。同时，需要突出的是，在功能语法意义的角度来进行的报忧类商务英语信函的撰写，表达的内容要比表达的形式重要。换句话来说，所要宣泄的情绪与要提出的不满意见要比语言措辞本身的意义重要。

再次，尊重差异。中西之间在表达礼貌方面是存在着一定的差异的。无论是通过肢体语言来进行表达，还是通过口头语言或者是书面语言来进行表达，都需要在这个过程中，从商务英语交流对象自身的语言特色及文化理念出发，避免发生经常见到的在商务英语沟通与表达中的一厢情愿的事情。例如，在商务英语的沟通中，双方对于沟通中存在的一些文化差异是影响其正确使用礼貌这一原则的重要影响因子，所以，应该从减少沟通中的文化差异入手，来进一步的发挥礼貌原则在商务英语沟通中的使用价值是今后商务英语在应用过程中所需要注意的一个重要问题。

最后，在商务英语沟通中，特别是书面沟通中，大量使用委婉语与谦词。委婉语是中西所有的语言体系中一个重要的词汇组成部分，也是一个重要的语言特色。在商务英语的沟通与表达中，难免会不经意间进行一些话题的讨论与表达。例如，某一公司的经理去世。关于人的离世，在商务英语中会根据对象的不同来进行一种委婉的表达。这种表达就体现了委婉语的使用。关于谦词的使用也是商务英语沟通中一个重要的表达。所谓的谦词就是贬低自己来抬高别人。通过这种语言表达方式技巧的使用来达到一个很好的商务沟通效果。

商务英语在部分意义的使用性上往往会根据不同的贸易内容发生变更，而商务英语在其功能语法上对于人际关系的分析则更加充分的表达了当前商务英语在商务贸易中发挥的实际作用，一定程度上来说当前的商务英语的运用也在对着时代的变化不断发展，通过实际之中的商务实践不断增多，商务信函的案例的研究数量增加，在其内容的发展上显然会有更进一步的变化，在人际语境的交流上会更加细分其相关的要求和区别，这一点还有待于未来的相关内容的不断增强来促使研究更加深入。

参考文献

1.刘件福；外贸英语函电的语言特征及教学探析——兼论英语基础教育与英语应用写作能力培养之间的关系[J]；广东外语外贸大学学报；2003年04期

2.刘件福；外贸英语信函中的表情功能[J]；广东外语外贸大学学报；2004年04期

3.魏国平；商务英语函电的文体特征[J]；北京第二外国语学院学报；2005年06期

商务英语信函写作 篇12

随着我国对外开放的不断深化及加入世界贸易组织(WTO)，我国与世界其他国家的商务活动日益频繁。因此，作为世界通用语言的英语扮演着越来越重要的角色，人们开始努力学习英语，努力和世界接轨，这已经是大势所趋。

商务英语信函是以英语为语言工具，以书面为表达形式，以商务活动为写作内容，以达成商务活动为目的的从事国际商务活动过程中的重要环节之一。当代世界，国际竞争日益激烈，通讯手段日新月异，利用商务英语信函传递商务信息越来越引起人们的重视和兴趣。因此，学会商务英语信函的写作就显得非常重要。要学好商务英语信函，不仅要有良好的英语功底，而且要注意合作原则在信函写作中的作用。

二﹑合作原则概述

美国语言哲学家Grice提出，言语交际双方都有相互合作，取得交际成功的愿望，为了确保交际顺利进行，交际双方必须共同遵守一些基本原则，诸如真实、充分、关联、清楚等。他在会话含义的理论基础上提出了言语交际的合作原则。合作原则是指使你所说的话，在其所发生的阶段，符合你参与的交谈的公认目标和方向。合作原则包括四个准则，即质的准则﹑量的准则﹑关系准则和方式准则。根据合作原则，质的准则要求所说的话力求真实;量的准则要求说话人所说的话应包含交谈所需要的信息，不应包括超出需要的信息;关系准则要求说话人所说的话之间有关联;方式准则要求说话人的话清晰。

三﹑在商务信函写作中运用合作原则的案例分析

合作原则是关于指导使用语言的最基本原则，因此具有普遍性。也就是说，只要使用语言进行表达(口头和书面)，就可以使用合作原则为指导原则。作为书面交际手段之一的商务英语信函写作也是语言使用的重要组成部分，所以，合作原则也可以用来有效地指导商务英语信函写作，有助于交际双方有效地进行国际商务活动沟通，建立和维持良好的贸易关系，顺利完成贸易活动。

（一）质的准则

根据合作原则质的准则的定义，进行商务英语信函写作时，主要是指商务信函的内容要正确，符合实际情况，确定品名、价格、数量、型号和交货期等信息方面的正确性。以上内容涉及交易双方的权利和义务，如果出现不正确的地方，就会导致不必要的麻烦，使交易双方产生摩擦，甚至导致合作关系的破裂和交易失败。请看下面卖方给卖方的报盘：

1.We offer you 1000 cups at US5 per cup CFR Vienna September shipment, payment by sight L/C subject to you acceptance by June 20.

在例1中，目的地术语错误，维也纳市不是港口城市，但CFR只能适用于海运，因此该术语后面只能跟港口名。该信息不准确，违背了质的原则，术语使用错误，不符合商务报盘的要求，应该为：

2.We offer you 1000 cups at US5 per cup CTT Vienna September shipment, payment by sight L/C subject to you acceptance by June 20.

(二) 量的准则

根据量的准则的定义，在进行商务英语信函写作时，应该用尽可能少的文字表达交易活动所需的全部信息。不能用过多的文字表达同一个意思，否则既浪费对方的时间，又容易使对方抓不住信函的主要内容，反而降低工作效率。请看下面一个例子：

3.A worker made a mistake, and he mistook the box and replaced it.Therefore, he missed the ship.We offer our sincere apologies for the delay.

例3中，卖方首先说明一个员工拿错盒子，继而更换盒子，导致错过发船时间，最后表示道歉。事实上，对于买方来说，他并不关心货物推迟到港的原因，而只会关注货物能否按照事先约定时间准时发货和准时到港，因为这关系到自身的根本利益和立场。阅读这些解释货物晚到的文字会浪费信函接受者的时间，降低工作效率，不利于双方贸易关系的维护。因此，卖方应该在信函中增加一段，着重强调弥补买方的损失，挽救贸易关系，使贸易活动不受影响。例3可以直接改成:

4.We offer our sincere apologies for the delay.

(三) 关系准则

关系准则在商务英语信函写作中表现为信函的各段落，以及涉及同一商务活动的信函必须有内容上的联系，也就是说，同一信函的各个段落包含的信息必须有关联，而且为实现某一交易活动而撰写的信函之间必须也存在内容上的一致性。信函之间的关系可以通过写在正文开头的一些文字或者涉及的合同号、信用证或信函日期联系起来，例如:

5.Thank you for your enquiry dated April 4th, asking us to offer 5, 000 metric tons of rice.

6.Your offer of June 4th and the samples of the cotton shirts have been received with thanks.

例4和例5日期都写在信函的开头，发挥着信函和信函之间信息桥梁的作用，也很好地避免使信函阅读者回忆或寻找上次信函内容要付出的努力，从而有利于贸易活动双方的信息沟通顺畅.

(四) 方式准则

方式准则体现在商务英语写作时，主要指关系整个交易活动的信函内容要表达清晰，避免语义的晦涩难懂和歧义，也就是要尽量使用符合行规的常用的术语，这样便于交际双方理解，有利于贸易活动的进行。一封含义不清晰、内容难懂的商务英语信函往往会使对方产生曲解，给交易双方带来不必要的麻烦甚至是经济上的损失。例如：

7.We now offer you 100 tons of rice for shipment at$300 per ton CIF Tokyo.

例7中，有两处语义模糊，第一是报盘中的重量单位是“吨”。因为世界各国对“吨”这一重量单位有不同的概念，如果不具体说明，就会引起误会，导致贸易纠纷。第二是货币符号概念的歧义。$虽然被普遍被理解为美元，但是它也可以被理解为加元或澳元等。因为各国汇率的不同，商品实际价格的不同，所以，报价时应该确定货币符号, 可以把这段文字改为：

8.We now offer you 100 metric tons of rice for shipment at US$300 per ton CIF Tokyo.

四、结语

合作原则是人与人通过语言(书面和口头)进行交际的指导原则，具有普遍性。在国际商务活动中，尤其是商务英语信函的写作过程中，必须遵循合作原则，认真对待交流活动中的每一个环节。只有这样，才能减少贸易纠纷和障碍，使得商务交际活动得以顺利地进行，实现预期的交易目标。由此可以发现，将合作原则应用于商务英语信函写作中，规范商务英语信函语言的使用，从而指导商务信函的写作实践，是一件非常有意义的工作。合作原则对商务信函写作新的启示有待于我们进一步研究。

参考文献

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