办公室文件收发记录

办公室文件收发记录（精选9篇）

办公室文件收发记录 篇1

乌什县维吾尔医医院

一、办公室文件收发阅办制度

为了及时、准确收发和规范管理县委、县政府及相关部门下发的各类文件、资料，特制订办公室文件收发阅办制度：

1、各类文件、传真件的收发、传阅和批示必须做到及时、准确、完整、规范，严格按要求认真填写《文件签收登记表》。

2、要本着“谁领文件谁负责”的原则，按照文件下发单位的要求及时领取文件，对文件负责到底。

3、文件领回后，要对文件编号、登记，并在第一时间交送党政办主任阅示，并及时上报领导批示。如遇特殊情况当时未能批示，务必在下班前电话请示。

4、领导批示后，需传阅的文件，必须按时限要求传阅，并及时收回归档，登记在册；需交办的文件，及时呈送当事人办理，并登记文件去向，不得横传、推诿、积压；对一时不能办理的，要根据时限要求督促落实，不得以任何理由延误。

5、各类文件按年度、类别等认真分类归档保存，如需查找和借阅须经党政办同意。

6、对保管期限届满的档案重新逐卷进行鉴定，对仍有保存价值的档案应继续保存，对无需保存的档案进行销毁。

7、经鉴定同意销毁的文件，应在办公室主任和至少一名工作人员的共同监督下销毁。严禁将文件、资料和内部报刊在未经销毁的情况下当废品出售。

二、文件传阅、管理制度

1、办公室负责及时将中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及县直各部门等文件整理分类登记造册，主要领导签批意见送各分管领导传阅。

2、紧急文件及时登记、及时上报主要领导阅示，保证文件的时效性。绝密、机密、秘密文件按传阅范围登记造册，专卷传阅。

3、文件传阅要履行签字手续，送出文件、退回文件要清点文件数。领导与领导之间，各科室与部门之间文件不得横传，不得将文件夹内的文件随意抽出、复印或丢失。各领导将阅后的文件及时交回办公室，自觉遵守保密纪律，严防泄密事件发生。

4、办公室对传阅完毕的文件要及时清点、核对妥善保管。按照上级要求，做好中央、省文件年终清退工作；做好有查考利用价值文件的平时归卷、保管工作；做好年终文件的销毁工作。

三、办公室资料员管理制度

1、保持设备整洁，按时、保质、保量完成任务。

2、遵守工作纪律，加强自我学习，提高工作水平。

3、爱护设备，专人操作，不许无关人员随意操作电脑。

4、打印文件要做到高质量、低成本、少损耗；每次印制的文件，必须认真校对后才能印制。

5、各科室印制材料，必须有办公室主任签字，见签字后才准以印制。

6、所有资料未经负责人或办公室主任允许，不得私自外借。

7、以上制度自发布之日起执行。

四、文件收发、传阅管理制度

1、凡文件应在收文当天，使用专用登记本进行登记。

2、文件登记后，应及时送院办公室主任阅签。然后按照签批意见，分送有关领导阅示。传文要迅速，急件急送，不积压、不拖延，紧急文件应在24小时内催办完毕，并及时向有关领导汇报办理情况。

3、任何单位和个人不得自行传阅、复印文件。复印文件应经院领导批准，并登记复印份数，复印件按正式文件管理。

4、“三密”文件，领导传阅不出办公室，并及时归还，其他同志阅“三密”文件不出文件室，阅后归还要及时。任何人不得在住宅、家里阅读和存放“三密”文件。

5、“三密”文件、资料的清退、销毁、归档则由机要室按规定统一处理。

6、文件传阅和承办后，按文件内容分类整理立卷归档。

五、文件催办制度

1、一般情况下，有承办时限规定的公文，才需要催办。

2、公文传阅要迅速，急件急送，不积压，不拖延，紧急文件在24小时内催办完毕。

3、领导批阅后的文件，根据领导指示，送有关人员传阅或有关科室，并及时向有关领导汇报办理情况。

4、凡有明确规定限期办理的文件，承办人应及时办理，院办公室负责公文处理人员应定期或随时向承办部门或人员催询，限期完成。

5、催办人员可采取深入现场、召集会议、电话催询、制发催办单、函等方式及时了解情况，并记录在案，作为催办依据，及时采取措施克服障碍解决承办中遇到的问题，及时验收和注销。

6、催办人员要维护催办工作的权威性、严肃性和有效性。

六、信访制度

1、群众或患者给医院或未冠名领导的来信，由医院办公室干事签收、拆封、登记、交办相关科室，能直接答复的直接答复。

2、凡直接到医院办公室反映情况的人员，按职能科室分管范围，引导至有关科室接洽处理。

3、需各科处理的信访案件，转相关职能主管部门，由主管部门分流到科室处理。科主任或护长需认真组织查证，医院办公室督办落实各科室的信访件。一般情况6个工作天完成调查材料，7个工作天答复群众或患者。资料上交办公室存档。

4、反映方针、政策、领导作风的信件要送院长、书记或办公室阅处。院长亲收信件，由院长折封批办。来信涉及到两个或两个以上科室的问题，应由主要科室牵头，协同有关科室商讨处理。

5、属于归口分工不清的问题，由办公室报告院领导批示相关科室办理。

6、医院公开投诉电话，值班人员24小时接听。设置投诉箱。办公室定期收集意见，整理后提交院领导传阅。自觉接受群众和患者的监督。

七、文件审批制度

减少公文数量，提高公文质量，按照《国家行政机关公文处理办法》和院长分工的原则办理公文审批。

1、凡是向医院、卫生和人口计划生育局上级部门的请示、报告工作，印发重要文件和答复重要问题，必须以医院党委或医院名义行文。召开全院性工作会议，印发一般的文件和答复有关问题，可以以院办公室及有关科室的名义行文。

2、以党支部名义行文，由党支部书记签发。以医院名义行文，经院办公室核稿后，按工作分工由分管院领导签发。上报卫生和人口计划生育局及上级有关部门的请示、报告须经院长签发，以院办公室名义的行文，由办公室主任签发。草拟文件涉及两个或两个以上科室业务时，主办科室负责人应请有关科室会稿，再送办公室核稿呈批。主批人审批公文应当签署明确，并写上姓名和审批时间。

3、医院各科室向医院请示、报告工作的公文，应由主要负责人或主持工作的负责人签发，送办公室登记，由办公室主任提出拟办意见，医院领导批示后交有关科室处理，按规定时间办理完毕，填写办理结果后送院档案室归档。

八、会议室使用制度

1、会议室由院务部统一管理，实行专人负责制。

2、会议承办人需认真填写“会议室使用申请单”，便于办公室安排和登记备案。会前由会议室管理员做好会场布置及设备调试。

3、除临床各科室主办的学术会议资料各自存档外，医院召开的会议资料由院办整理、立卷、存档。

4、会议结束后，由会议室管理员和清洁工负责打扫会议室，查收设备。

5、会议室使用费用摊销：除医院举行的各类会议之外，临床各部门主办的学术会议实行有偿使用，每季度由会议专管员汇总后，经部门领导签字确认后交经管科。

九、会议室管理制度

会议室是我院召开会议、研讨工作、接待来客的专用场所。为充分发挥会议室的使用效能，保障会议室的有效使用和会议的正常举行，特制定以下管理制度：

1、医院多功能大会议室统一由医院办公室负责管理，按照轻重缓急统筹安排使用。音控室、音频、视频、电脑等多媒体设备由信息宣传科负责管理、维护和添置。小会议室主要用于院领导办公会议、党委会议以及院领导召开的其他重要会议。

2、会议室只限本院内部使用，外单位借用会议室须经医院办公室批准，未经批准不得将会议室借给外单位使用。

3、为避免会议发生冲突，各科室使用会议室需提前说明，并注明事由，同意后领取会议室钥匙。

4、如需使用多媒体设备，请事先与医院办公室联系，以便派专人做好调试工作。使用多媒体设备过程中要严格按操作程序执行，切勿随意操作；使用结束后，应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备，严禁直接关闭多媒体系统的总电源。

5、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁，在会议室悬挂、张贴标语条幅，会议结束应及时清除，以保持墙面整洁。会议室用后应及时关好窗和空调，并锁好门，将钥匙交还办公室。未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用负责人承担相应责任。

6、信息宣传科负责对会议室的多媒体设备定期进行检查，发现问题及时通知相关部门进行维修、保养。会议室设备一概不外借，以确保会议室能够正常使用。

办公室文件收发记录 篇2

关键词：办公自动化,文件管理

文件实际上是信息的一种载体, 这种信息的存储必须具有真实性和可靠性。而就目前的办公自动化技术来看, 已经可以在信息分散处理的过程中, 真实地对文件产生的整个过程进行记录和反映, 并且能够真确地将文件归入相应的档案数据库。在经过档案管理人员的整理核对之后, 使得这些电子文件形成电子档案。通过这样的管理可以最终实现满足企事业各项业务工作的需要的目的, 并且是以计算机高新技术的系统集成为手段, 坚持以安全保密的基本原则, 以规范化、标准化的有关条例为依据, 以文件的运行规律为导向, 以文件、档案信息一体化管理为主线, 构成了一个与机关传统文件、档案管理工作并存, 相互融合且又相对独立、完整的电子文件管理系统, 从而能够真正地有效实现对文件、档案纸质及信息的合理管理和充分利用。

一、企事业单位办公自动化文件管理的现状问题

(一) 文件管理水平落后

在企事业单位日常公文办理过程中, 文件处理办公人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 这些情况给档案人员归档工作以及其他人员对文档的利用带来了很多麻烦。

(二) 文件流传过程不规范

由于一些人为因素, 从而造成文件办理过程未按照相应业务程序要求执行, 而给办理部门造成文件信息陈述不清楚, 不能跟踪和督办, 最终造成不能及时向领导反馈办理结果。

(三) 文件信息不能交流和共享

企事业单位由于不能很好地做到信息资源的共享, 使得大量信息被闲置在文件柜中, 这种现象不仅反映了对资金和资源造成的、浪费, 并且同时造成在文件和信息查找过程中的阻碍。

(四) 文件传递技术落后

传统文件传递方式依赖的是邮政系统, 致使传送时间受距离长短的制约, 而且往往因为多种原因, 经常会造成文件丢失或接受时间延误的现象发生。

二、办公自动化下文件收发管理

(一) 收发文管理模块概述

在对企业文件管理中, 收发文件管理模块是所有办公自动化系统都具备的一项文件管理功能, 通常由以下模块构成, 收/发件箱模块, 批文模块。对于只有普通权限的用户, 他在收发文模块中没有对发文进行审批的权限, 而对于管理员身份进入的用户, 他们却具有能对所在部门的发文进行审批管理的权限。从新建发文到对发文进行审批的这个过程, 应用到了工作流的思想。所谓的工作流就是对一组人员为完成某一项业务所进行的工作转交 (交互) 过程的程序化描述。几乎所有的业务过程都可以用工作流形式来表示, 比方如办公自动化应用系统的核心应用-公文审批流转的处理、会议的管理等。对于每一项工作以流程的形式, 由发起者 (如文件起草者) 来发起流程, 经过本部门以及其他部门进行相应的必要的程序处理 (如签署、会签) , 最终到达流程的目标 (如发出文件、归档入库) 。

工作流程之间是可以相互连接、交叉或者循环进行的, 因而有时会出现一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点。另外, 工作流程也可以是跨单位进行的, 发生于相互间有业务关系的企事业单位之间, 便相应地会有单位对单位的流程。

工作流自动化的目标就是要协调组成工作流的人员、资源、事件、状态四大元素, 从而推动工作流整个的发生、发展、完成, 实现全过程并进行监控。信息技术不仅应该能对工作流全过程的所有信息和操作进行细致的描述和管理, 而且还应该主动推进工作流程的实现, 如及时地收回和赋予不同人员所负责工作事项的操作权限、并且对主动提示和催促工作人员处理某一阶段的功能予以实现, 从而从整体上提高工作流处理的效率。

工作流自动化有三种实现模式。即:基于邮件的;基于共享数据的;基于邮件和共享数据库结合模式 (即“群件模式”) 的。基于邮件的工作流应用, 就是通过邮件将数据表单从一个人邮箱传送到另一个人邮箱。其特点是模式简单。但是, 最大的弊病是无法对其实行监控。基于共享数据库的工作流应用, 可以克服上述基于邮件的工作流缺点。如信息单一存储, 自动处理, 安全性更好, 容易实现监控。但是, 工作流的驱动成了一个问题, 因为缺乏信息通讯机制, 无法主动通知有关人员进行下一步的工作。而基于邮件和共享数据库结合模式 (“群件模式”) 的工作流应用, 结合了上述二者的优点。通过数据库管理工作流信息, 通过电子邮件推动工作流程, 即所谓的“跟踪-通知”模型。基于群件的工作流自动化系统充分利用了邮件和数据库的特点。通过可开发的应用设计工具可以开发出包含并优于前两者模式的工作流应用。从信息技术的角度出发, 群件模式结合了“推”、“拉”技术, 对不同技术的优点予以发挥, 是理想的办公自动化流程处理模式, 使得办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

(二) 收发文管理及其流程设计

在本系统中用户可通过建立发文子模块新建一篇发文, 且可选择发文是否需要审批, 对于不需要审批的发文直接发送给邮件的接收者, 而对于需要审批的发文, 则邮件被转发给该用户所在部门的领导邮箱中, 部门领导可通过收发文管理模块下的批文子模块对该用户的发文实施审批工作, 同时系统以管理员身份给发件人发送一封邮件已被驳回的通知邮件。用户在收发文管理模块下可分别查看收件箱、发件箱、待批文件及它们的详细信息。

用户通过点击左侧功能菜单下的收发文管理模块, 或通过点击收件箱列表上方的[新建发文]按钮, 可链接到新建发文的页面, 新建的发文被自动转存到该用户的发件箱列表中。如果用户拥有系统设定的管理员权限, 则在收发文管理模块下待批文件处理子模块为可视, 用户可对该子模块下的待批文件进行处理;如果用户仅具有普通用户的权限, 则该子模块在左侧的功能菜单下为不可视, 这样就实现了对不同用户的权限分配。

(三) 浏览收发文模块的设计与开发

在该子模块中包含了一些下列功能:浏览收件箱, 以列表形式显示登录用户收到的发文;浏览发件箱, 以列表形式显示登录用户发送的文件。在收发文管理模块下的待批文件模块的实现与浏览收文模块的设计比较相近, 任何登录用户都可以在收文模块中查看到相应的内容, 而对于待批文件模块只对应于拥有一定的审批权限的管理用户开放, 且只能查看本部门员工发送的发文请求。本系统所实现的收件箱是通过查询数据表中发文的接收人为当前登录的用户名来实现的。在收件箱, 发件箱还有待批文件中可供查看该发文的详细内容。浏览收文子模块的逻辑流程。

(四) 批文审批模块的设计与开发

以管理员身份进入的用户, 可以在收发文管理模块下打开待批文件列表, 该列表问本部门用户的新建发文请求, 对于一般的公务性邮件, 用户可以不必经过审批而直接发送给邮件的接收者, 而对于比较重要的公务邮件, 则需要经过本部门领导审批后才可发送, 有必要的对于有些更加重要的公务邮件还需经过更高一层的领导审批后才能进行发送, 这是因为其设计原理差不多, 在本系统中就只考虑部门领导为最终的审批者。

三、总结

当前办公自动化系统与企业的正常运转已经密不可分, 而且办公自动化系统的开发要越来越适应企业的具体需求, 企业的这种个性的需求也应当会在今后办公自动化系统的开发过程中越来越受到重视, 企业要从实际情况考虑, 做到理论与实际相结合, 以达到提高工作效率, 节省企业投入的目的。

参考文献

[1]赵六奇.论办公自动化与档案管理[J].探索思考, 2011 (10) .

收发文件管理制度 篇3

第一条为使机关的公文处理工作规范化、制度化，根据有关文件规定和工作需要，特制定本制度。

第二条办公室文件收发、管理工作在秘书长的领导下进行，由秘书科承担，各专委会和办公室其他科室配合。

第三条办公室秘书科确定专职人员负责文件收发、管理工作。

第四条办公室设立文件收发和保管的档案室。档案室按有关要求配置相应设备。

第五条文件收发、管理工作，必须严格执行《国家保密法》及相关法律、法规。

第二章收文处理

第六条签收。外单位送交的公文，统一由办公室秘书科负责签收。非紧急、特殊情况，不得直接送交市政协领导。签收公文要认真检查包装是否完整，核对投递单上收文单位和编号与文件袋上的收文单位和编号是否一致，逐件清点，发现问题，及时采取处理措施。

第七条登记。秘书科对当日收到的公文要及时逐件进行分类、登记。登记应将公文标题、发文字号、发文机关、密级、份数、收文日期及传递办理情况逐项填写清楚。急件随到随登记，立即分办送阅。收文登记本和存入电脑的文件目录应视同机要件保存。

第八条分送。秘书科对当日收到的公文登记后，送分管领导提出拟办意见。凡涉及到安排市政协领导出席的重要会议、重要活动，送秘书长阅批协调。

第九条拟办。办公室分管领导根据公文内容，提出公文办理意见。需提出办理意见的文件主要是：(1)上级机关主送本机关、并需要贯彻落实的文件;(2)本机关所属部门主送本机关的请示件;(3)平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，也要提出阅读分发意见。做好拟办工作，要认真研究来文的内容和发文机关的要求，周密考虑适宜的处理方案，拟办意见应简明扼要。

第十条传阅。需主席、副主席、秘书长阅批的.公文及信件，由秘书科及时送交主席、副主席、秘书长阅批，领导阅批后，秘书科及时取回办理。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时作的批示，要及时落实或交办。

第十一条批办。政协领导、秘书长对公文进行批示，提出办理意见。办理意见应当简明，并指明承办部门或承办人，紧急公文应注明办理时限。

第十二条承办。凡需要市政协贯彻执行的公文，由办公室或专委会承办。

(一)承办公文应按照即来即办的原则，正确区分轻重缓急有序办理，不得延误、推诿。办理结果要及时向领导汇报反馈。

(二)对需要转发贯彻执行的公文，办公室要根据领导的指示草拟转发文件，并按照发文程序审批。

(三)对只需要知晓内容、了解情况的公文，在公文处理单上签名即可。

(四)公文承办完毕，承办人要在来文处理单上注明承办结果、承办人和完成时间。

第十三条催办。办公室秘书科对领导批示或转交有关部门办理的公文，应当及时催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。对逾期未办的公文，要查明情况和责任。需要催办的公文主要有以下几类：一是需要答复的上级机关对市政协的公文;二是向政协联系工作、商洽事务的公文;三是各县(市)区政协向市政协的请示、报告类公文;四是市政协转交办理，需要对方回复的公文。

第十四条立卷。公文办结后应及时将公文底稿、文印件和有关材料整理立卷。

第十五条归档。公文归档应根据公文的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，并便于保管、查找和利用。归档文件应设立两套案卷、及时移交档案室。

第三章发文处理

第十六条对以办公室名义制发的文件，要认真做好审核、登记、送印、施印、分装、传递、归档工作。

第十七条公文签发

(一)《政协株洲市委员会文件》、《中共政协株洲市委员会党组文件》，经秘书长审核并签署意见后，由主席、党组书记或其授权的常务副主席、党组副书记签发。涉及其他副主席分管的工作，须经分管副主席审阅后，再签发。

(二)经常委会议和主席会议通过的向市委、市政府提出的建议案，经秘书长或分管副秘书长审核后，由主席或其授权的常务副主席签发;转送有关部门的调查、视察报告，经分管副秘书长审核，分管副主席审阅后，由秘书长签发。

(三)《政协株洲市委员会办公室文件》、《政协株洲市委员会办公室便函》、《政协株洲市委员会办公室专报》，经分管副秘书长审核并签署意见后，由秘书长签发。

(四)市政协与市委、市人大、市政府联合发文，经分管副主席或秘书长审核并签署意见后，由主席签发;市政协办公室与市委办公室、市人大办公室、市政府办公室联合行文，由分管副秘书长审核并签署意见后，由秘书长签发。

(五)各专委会需以办公室名义发的文件，应送办公室按程序签发。

(六)签发文件或修改文稿一律使用钢笔或毛笔，要签署本人的姓名、意见和时间。文件起草人、核稿人、翻译人、打字员、核对人员也要在文件底稿上签名。

第十八条登记。秘书科要设立专门的发文登记本，对已经领导审签的文稿进行登记。登记的项目有：发文字号、文件标题、秘密等级、分发范围、印刷份数、送印日期。登记前，应仔细检查领导签发的手续是否完备，文件版式格式标注的项目有无遗漏和差错，附件是否齐全，办文程序是否正确。

第十九条送印。对拟印的文件作好登记后，文件起草单位要及时送文印室，付印时要履行文稿交接手续。文稿的校对工作，由文件起草单位负责。

第二十条施印。除会议纪要和有特定版头的普发性文件以及铅印的文件外;其他文件都应加盖相应的印章。文件施印必须压盖文件署名和成文日期，印痕平正。

第二十一条传递。文件的传递可根据不同情况，分别采用内送和外投的方式，发办公室领导和内部单位的文件一般采用内送方式;受文单位较远的采用外投方式，一般通过邮政部门投递到受文单位，也可由文件起草单位派专车、专人直接送达。

第二十二条归档。文件发出后，文件管理人员应将领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理，定期归档。

第四章文件管理

第二十三条文件的阅读传达。文件的阅读传达应严格按发文机关的要求执行。如需扩大阅读传达范围，必须经发文机关批准。

第二十四条文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的文件，须经文件制发机关同意，并请示保密机关。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。翻印，复印的文件按正式文件一样管理，不得任意扩大阅读范围。

第二十五条文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需向上级机关写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文机关批复授权后方可汇编。经批准汇编的文件，汇编本应按编入文件的最高密级标注密级，并按机要文件进行管理。汇编文件只发组织，不发个人。

公司文件收发管理制度 篇4

文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理

一、收文的管理与公文的签收

1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。

二、公文的编号保管

1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

三、公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。

四、文件的传阅与督办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。4.文件阅完后应交收发员切忌横传。

5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。

6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。

五、发文的规定

1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。

3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

六、发文的范围

1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.总经办、行政办公室下发文件主要用于：(1)公布公司规章制度

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项

(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定(5)发布相关奖惩决定和通报(6)其他相关重大事项

3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定

(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。

5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

七、发文程序规定

1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿

2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写

3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级

4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿

5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责 6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚 7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发 8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印 9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名

10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。

八、文件的借阅和清退

各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。

借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

文件的立卷与归档范围

1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档

(1)上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复(2)总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、报表等

(3)高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录(4)总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品(9)单位日志和大事记

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

九、立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。

2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完。

十、文件的销毁

1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。

关于做好文件收发工作的几点思考 篇5

文件收发是机关综合部门工作中至关重要的组成部分，它承载着重要文件和重要信息载体的传递收发、上传下达以及保存管理等的重要作用，具有高度的政治性、安全性、程序性、时效性、准确性和规范性要求。做好文件收发工作，是确保重要信息安全、有效贯彻落实决策部署和提升机关综合部门管理水平的客观需要。本文将就如何做好文件收发工作谈几点思考。

一、提高认识，增强责任，是做好文件收发工作的前提

文件收发工作具有不可替代的作用。党的路线方针政策、中央和审计署的重大决策部署能否更快更好的贯彻落实到位，首要的前提就是要让文件信息载体及时准确、安全保密的传达到位。收发工作承担着上级机关来文处理中最关键的传递、办理、管理，以及本级机关文件的登记、分发、流转等任务，其水平和质量高低，能够真实直观地反映出机关管理水平。同时，对文件的传达、贯彻。落实有着直接的保障作用。因此，收发人员能否深刻认识到这项工作的极端重要性，不断增强责任感和使命感，牢固树立政治观念和大局意识，显得十分重要。

二、把握规律，科学管理，是做好文件收发工作的基础

一般人认为，文件收发工作每天处理文件的收发传递，没有什么技术含量。事实上只有从事这项工作，把自己沉在其中，才能体会到它的事无巨细、纷繁复杂、高标准以及严要求。文件收发工作有其特殊性，表现在：一是繁杂，涉及点多、面广、线长，就像一锅大杂烩，不下点苦功夫，难以找出头绪，理出道道；二是细碎，例如文件管理从传递前、传递中、传递后到清退销毁整个过程涉及的细节较多，每一个不起眼的细微环节出了问题，都有可能酿成大错；三是应急，文件收发工作急事多，限制多，一方面每份文件都有严格的办理时间，另一方面需要处理很多急件，收发人员常常在节假日或者下班时段尤其夜间接到急件通知，需第一时间接收文件并快速处理，因此常常被“套牢”，个人活动受到限制；四的涉密，文件收发工作属于核心涉密岗位，接触和涉及的涉密事项多，知密多，风险大，责任重，精神高度紧张。因此，文件收发人员应当认清这项工作的特殊性质，掌握收发工作规律，探索出一条适合本单位实际情况的科学化、规范化和精细化管理的路子，才能为做好文件收发工作打下坚实的基础。

三、从严要求，入心入行，是做好文件收发工作的关键

文件收发工作责任大、使命重。收发人员必须时刻坚持高标准，做到坚守原则、从严管理，将制度和规范记在心上，落实在行动上。首先，要时刻坚守“安全保密”原则，《党政机关公文处理工作条例》将“安全保密”确定为公文处理工作四项基本原则之一，安全保密也是文件收发工作的重中之重，是检验文件收发工作质量的首要标准；其次，要时刻坚守“准确稳妥”原则，每一类文件的传递传达的对象、范围和途径都不同，只有确保了一一对应，准确无误，才能做到安全保密，确保贯彻落实，真正实现零差错、零延误、零失散的目标；再次，要时刻坚守“快速高效”的原则，对于紧急事项，要健全完善本单位紧急文件应急处理机制，快速反应，迅速行动，确保第一时间传递到人，传达到位。对于非紧急事项，要做好登记管理，提高办理效率，缩短办理周期，避免拖延、压滞等现象；最后，要时刻坚守“规范标准”的原则，将每个处理环节的流程固化，形成规范化、标准化操作，并适时根据新情况、新问题进行修改完善，既可以避免处理环节的遗漏差错，又保证了工作不因人员变化及个人主观意志不同而造成混乱。

四、强化培训，锻炼队伍，是做好文件收发工作的保障

办公室收发员演讲稿 篇6

曾有人将办公室的工作用“烦琐”一词高度概括，把办公室同志比喻为老黄牛，我觉得这是一种赞美，一种肯定。老黄牛是一种精神，一种难能可贵的奋斗精神，她不是碌碌无为，不是不思进取，更不是软弱无能，而是爱岗敬业、是忠于职守、是无私奉献。她贵在勤勤恳恳、踏踏实实，贵在任劳任怨，服从大局。我愿做这样的一头老黄年月，我从学校毕业后，被分配在工商所，涉世之初的我凭着满腔热情投入了工作中。年月，市局竞聘，我被调到办公室从事具体的收发工作，说起收发，收收发发，这是一项谁也不想干更不愿长干的工作，没有轰轰烈烈的事迹，只有平平淡淡的忙碌，有人甚至这样描述：好事轮不到，烦事少不了，一天到晚跑，经常还吃力不讨好，该岗位上的人员变动可谓是来也匆匆，去也匆匆。尽管如此，我还是怀着服从组织分配的心情，高兴地踏上了这个工作岗位。随着市办公地址的搬迁，取送文件的任务变不更为艰巨。来回公里的路程使我每天得在公交车上月过一个多小时的时光；冬冷夏热，风雨无阻，有时一天耳来回好几趟，这本文转载自对于一个有晕车症的我来说，不可谓是—件不辛苦的事。记得那是一个梅雨季节，天下着潆潆细雨，我骑车寄信从邮局回来不久，肖主任说有份紧急材要马上报送市府财贸科，我急冲冲地将材料送了过去坐车返回行至中村小区时，我的呼机响了起来，一看言，是办公室打来的，叫我立刻到机要局取一份机密；件，我连忙在中村小区下了车，又返回到市府大楼。送：了紧急材料取回了机密文件，回到办公室还不到分钥市委办又一个电话通知：立即去领取机关干部读书报‘会的座位票。这时已经快到下班时间了。我坐在车工听着收音机里宋祖英的《今天是个好曰子》，望着窗外濠潆细雨，心里久久不能平静，我感到了辛苦，感到了：丧，感到了挫败，更感到了不公与委屈„„。

诸如此类事情经常发生，我也不只一次地思考着：难道这就是我用武之地吗这就是我的人生舞台吗这就是我的理，和抱负吗我还是原来那个意气风发的我吗但是，边发生的不少人和事却让我改变了看法，重新审视了己，调整了自己，走出了那片困惑。悄悄地朝身边看土办公室从事秘书、财务、基建、后勤工作的同志，哪位不勤不言苦、任劳任怨的“老黄牛”哪位不在自己的岗位亡默默无闻地奉献着这是一个多么平凡而又伟大的“老黄牛”集体呀，我为我的困惑感到惭愧，为能在这样一个集体中成长、工作而感到自豪和骄傲年，局里要开展档案市级达标活动，变档案的科室分散管理为综合档案室集中管理，办公室把这项任务交给了我。针对当时局里的情况，我撰写了一篇题为《档案达标升级之我见》的文章，对我局的档案达标工作提出了一系列建议和意见。诚如所料，要将分散于十几个科室的几千卷档案在短时间内集中规范管理，决不是一蹴而就的事情。为了尽量节省经费，办公室人员承担了大量的工作，从领导、秘书到打字员，从一盒装订针的购买到整室密集架的调试，从枯躁乏味的装订案卷到废寝忘食的编写材料，经历了整整四个月的曰曰夜夜，终于建立了真正意义上的综合档案室，完成了达标任务，结束了我局档案管理“分散化”、“麻袋化”的历史。这其间所经受的辛苦、所体验的委屈、所承受的压力，在此时化作了欣慰的泪水。我的工作也得到了领导和同事们的肯定，被评为市局优秀公务员；××年月，又被党组织吸收为一名光荣的××党员。经常有人善意地提醒我说：“小李，你年纪轻，别在这个岗位上呆太长时间了，又辛苦又没前途。”是的，知我者谓我心忧，不知我者谓我何求 从年至今，我从事收发工作已经步人了第六个年头，在工作中，经常会碰到一些不被理解的冤枉事，我曾气馁，也曾流泪，但我想到更多的是工商人的一份责任，收发是工商事业的窗口，是文件传输的驿站是××事业不可缺少的一部分，虽然是一个普通得不能再普通、平凡得不能再平凡的工作岗位，但是越普通的岗位越需要一颗平常心，越平凡的工作越需要毅力和耐心，只要我在这个岗位上一天，就有责任干好一天。在办公室里碰到的都是些细微小事，从来不曾惊天动地，以后也不会留芳百世，但我明白：只有把这点点滴滴的平凡工作努力做好，我的人生才能永恒，平凡才能孕育出伟大。

文件学习记录表1 篇7

学习日期：

2014.12.10

主持人：XXX 题目：关于加强道路交通安全管理工作通知 参加学习人员：全体驾驶员

为了维护道路交通秩序，有效遏制重特大交通事故，保障国家和人民群众生命财产安全，根据有关法律法规和省政府关于在全省开展道路交通安全综合整治的决定精神，现就加强全省道路交通安全管理通告如下：

一、严格落实道路运输企业主体责任

(一)道路运输企业、场站必须严格履行交通安全主体责任，配备专职交通安全员和动态监控人员，开展日常交通安全隐患排查整治，建立健全安全生产各项管理制度，保障道路交通安全。

(二)对无证、无资质从事交通运输生产经营建设行为，依法予以取缔，追究法律责任；对超资质范围生产经营建设行为，依法上限处罚，责令停产停业整顿，列入重点监管名单，公开曝光。

(三)对道路运输安全条件达不到要求、管理混乱、存在重大安全隐患的企业，依法责令停业整顿，整改不达标的取消经营资质。

(三)严禁营运客车夜间(22时至次日6时)在三级以下(含三级)山区公路运行，凡违反相关制度规定的客运车辆一律停运整改；情节严重的，按照存在重大安全隐患吊销道路运输证。

(四)严格落实凌晨2时至5时停车休息或接驳运输制度，凡违反相关制度规定的客运车辆一律停运整改；情节严重的，按照存在重大安全隐患吊销道路运输证。

二、严格危险货物运输安全管理

(一)所有在用的液体危险货物罐车必须加装紧急切断装置。从2015年1月1日起，没有加装紧急切断装置且无安全技术检验合格证明的罐车，一律不予年审，并注销道路运输证。

(二)对托运人委托的承运人不具有危险货物道路运输资质、承运车辆所装载的危险货物与道路运输证所标注的经营范围不符等非法行为，立即责令改正，并对托运人处10万元以上20万元以下的罚款，没收违法所得；拒不改正的，责令停产停业整顿；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

(三)严格落实危化品运输车辆零时至5时在高速公路和国道上禁止通行的规定，违者，一律按照有关法律法规予以处罚。

三、严格交通安全违法处理

(一)对记满12分的大中型客货运车辆违法行为人名单，通过新闻网站、广播、电视、报纸等媒体予以曝光。

(二)对机动车累计有20个以上未处理的违法信息，或者违法信息记录的违法行为记满12分的，通知车辆所有人、管理人后必须在一个月内接受处理，否则不允许上道路行驶。

(三)营运车辆、校车、危化品运输车辆有3个以上未处理的违法信息，且经通知超期一个月不接受处理的，暂停营运，消除安全隐患。

(四)鼓励交通参与者通过书信、电话、微信、上门等各种方式，举报严重交通违法违规行为，主管机关一经查证属实，即可兑现100元至1000元的奖励。

四、严格农村交通安全管理

(一)对农村客运线路和车辆通行状况不符合安全运行条件的，一律停运整改，整改后仍不能满足条件的，坚决取缔。

(二)农村群众出行要乘坐具备资质的农村客运车辆，严禁乘坐三轮汽车、低速载货汽车和超员车辆。

(三)严禁三轮汽车、低速载货汽车等车辆违法载人和面包车违法超员载人、非法营运，违者，依法从严处罚。

(四)严禁无牌、无证、拼装、改装或者已达到报废标准的机动车上道路行驶，违者，依法从严处罚。

药品经营管理记录性文件目录 篇8

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JW-W-01（0）药品经营管理记录性文件目录 JW-W-02（0）锦江区诚意堂大药房文件清单 JW-W-03（0）质量管理文件封面

JW-W-04（0）文件更改申请单

药品经营管理记录性文件目录

JW-W-01（0）-----JW-W-50（0）

JW-W-01（0）药品经营管理记录性文件目录

JW-W-02（0）锦江区诚意堂大药房文件清单

JW-W-03（0）质量管理文件封面

JW-W-04（0）文件更改申请单

JW-Z-01（0）-----JW-Z-60（0）

JW-Z-01（0）医药商品购销质量保证协议

JW-Z-02（0）首营企业审核表

JW-Z-03（0）首营药品经营审批表

JW-Z-04（0）首营品种档案内容记录表

JW-Z-05（0）供应商档案表（供应商详细信息）

JW-Z-06（0）合同台帐（供应商供货合同汇总）

JW-Z-07（0）药品抽送验单

JW-Z-08（0）质量管理部抽样送检药品登记表

JW-Z-09（0）药品质量处理通知单

JW-Z-10（0）商品质量复检通知单

JW-Z-11（0）药品质量档案表（医药商品质量档案;）

JW-Z-12（0）药品停售通知单

JW-Z-13（0）质量查询登记表（医药商品质量查询登记）

JW-Z-14（0）用户访问（质量投诉）处理卡

JW-Z-15（0）用户访问（客户投诉）处理登记表

JW-Z-16（0）顾客投诉处理卡

JW-Z-17（0）《药品不良反应报告》填表说明药品不良反应报告表 JW-Z-18（0）企业培训教育档案

JW-Z-19（0）培训教育规划

JW-Z-20（0）员工培训教育方案

药品经营管理记录性文件目录

JW-Z-21（0）员工培训教育登记表

JW-Z-22（0）培训教育记录及考核

JW-Z-23（0）《药品经营质量管理规范》培训效果评价调查表 JW-Z-24（0）企业健康档案

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JW-Z-26（0）

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办公室文件收发记录 篇9

一、文件部分

（一）卫生质量体系文件：

如果已经做过ISO系列的认证，可提供认证体系的文件。

应包括但不限于下列基本内容：

1、卫生质量方针和目标

2、组织机构及其职责（要同时附组织机构图）

3、生产、质量管理人员的要求

4、环境卫生的要求

5、车间及设施卫生的要求

6、原料、辅料卫生的要求

7、生产、加工卫生的要求

8、包装、储存、运输卫生的要求

9、有毒有害物品的控制

10、检验的要求

11、保证卫生质量体系有效运行的要求

（二）保证卫生质量体系有效运行的相关文件： 应包括但不限于下列基本内容：

1、原料、辅料、添加剂安全卫生控制

2、加工用水、食品接触表面、有毒有害物质、虫害防治等控制

3、关键工序的操作和监控

4、不合格品的控制（标识、记录评价、隔离、追溯等）

5、产品标识、质量追踪和产品召回

6、厂房、设施、设备维护保养

7、计量、监控设备校准

8、人员培训

9、内部审核、管理评审

10、文件和资料控制

11、质量检验及实验室管理

12、食品安全防护计划

（三）保证卫生质量体系有效运行的相关空白记录： 例如：原辅料、包装材料验收及检验记录；水质日常检验报告或记录；洗涤、消毒、杀虫及有毒化学品领用记录；消毒剂配制、浓度监测记录；人员日常卫生检查记录；食品运输工具、工器具清洗消毒记录；班前班后卫生清洁记录；半成品、成品检验记录；设备维修保养记录；计量、监控设备校准记录；检验设备校准记录；仓库温湿度记录；不合格品原因分析、纠正、处理记录；产品质量追踪、召回涉及的记录；职工培训记录；内部审核、管理评审记录及报告等。

（四）需评审HACCP体系的还要提交相应体系文件

（五）产品相关资料：

1、申请卫生注册登记产品的说明书和生产加工工艺资料

2、分别列出原料、辅料、食品添加剂名录（种类、供应商、使用方法等）

3、原料、辅料、食品添加剂供应商资质证明

4、洗涤、消毒、杀虫及有毒化学品清单

5、成品检验标准

6、产品有特殊要求的还需提交相关材料

二、图纸部分

（一）厂区平面图

（二）车间平面图

（三）车间人流图

（四）车间物流图

（五）供、排水图

（六）供、排气图（安装通风换气装置企业）

（七）产品工艺流程图（标明关键工序）

（八）除鼠图

三、照片部分

主要包括以下各部分照片：

1、公司大门；

2、厂区全貌；

3、更衣室照片；

4、工人洗手消毒照片；

5、各工序生产时的实际照片；

6、工器具清洗消毒设施；

7、内、外包装间生产动态照片；

8、原料库、辅料库、成品库码垛照片；

9、化学药品库；

10、实验室照片。

四、相关证明：

营业执照、卫生许可证、组织机构代码证、质量体系认证证书复印件

五、企业需准备的其他材料（现场评审时）：

（一）“第一项

（三）”对应生产管理的实际记录（新申请注册企业可提供试生产或内销产品记录）

（二）原、辅料验收标准

（三）水质检验报告

（四）员工健康证

六、换证复查企业还需准备以下材料（现场评审时）：

1、企业出口与监督检查记要簿（红本）;

2、进出口食品包装容器、包装材料检验结果单

3、出口食品企业自检项目表单

4、食品生产企业出口食品备案表(包括：出 口 食 品 备 案 表、产品备案表、食品检测实验室情况备案表、使用食品添加剂情况备案表)

5、产品标签备案材料

6、CIQ标签领用/核销清单