学校办公室收发文管理制度

学校办公室收发文管理制度（精选6篇）

学校办公室收发文管理制度 篇1

收发文管理制度

为规范文件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，特制定本制度。

一、收文

1、签收

上级部门或兄弟部门来文，均由负责公文收发的人员统一签收拆封。

2、登记

收发人员签收拆封以后，应用专用簿式本进行登记，登记来文机关、主要内容后送分管办公室领导签署批阅。

3、批办

分管办公室领导根据分工送相关领导审阅。并及时将文件呈传各领导阅示或阅知。

4、承办

根据主批领导签批的指示，收发人员将文件送有关人员或部门承办，并督促其从速办妥。

5、归档

办理完毕的来文，均应归档。

6、销毁

没有存档价值和备查必要的来文来信，或已办结的来信，均可在年终经过主管领导鉴别后进行销毁，并登记。

二、发文

1、拟稿

由分管领导指定专人或与某项工作有关的部门撰 写，并将拟好的文稿附发文稿纸送主要领导审核。

2、签发

审核后的文稿，经主要领导、分管领导、经办人签字后，方可签发。

3、制发

文件经签发后，方可正式打印、盖章、装订。

4、归档

文件加盖公章后，需一式两份连同原稿送综合办公室负责公文收发人员归档。

学校办公室收发文管理制度 篇2

关键词：办公自动化,文件管理

文件实际上是信息的一种载体, 这种信息的存储必须具有真实性和可靠性。而就目前的办公自动化技术来看, 已经可以在信息分散处理的过程中, 真实地对文件产生的整个过程进行记录和反映, 并且能够真确地将文件归入相应的档案数据库。在经过档案管理人员的整理核对之后, 使得这些电子文件形成电子档案。通过这样的管理可以最终实现满足企事业各项业务工作的需要的目的, 并且是以计算机高新技术的系统集成为手段, 坚持以安全保密的基本原则, 以规范化、标准化的有关条例为依据, 以文件的运行规律为导向, 以文件、档案信息一体化管理为主线, 构成了一个与机关传统文件、档案管理工作并存, 相互融合且又相对独立、完整的电子文件管理系统, 从而能够真正地有效实现对文件、档案纸质及信息的合理管理和充分利用。

一、企事业单位办公自动化文件管理的现状问题

(一) 文件管理水平落后

在企事业单位日常公文办理过程中, 文件处理办公人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 这些情况给档案人员归档工作以及其他人员对文档的利用带来了很多麻烦。

(二) 文件流传过程不规范

由于一些人为因素, 从而造成文件办理过程未按照相应业务程序要求执行, 而给办理部门造成文件信息陈述不清楚, 不能跟踪和督办, 最终造成不能及时向领导反馈办理结果。

(三) 文件信息不能交流和共享

企事业单位由于不能很好地做到信息资源的共享, 使得大量信息被闲置在文件柜中, 这种现象不仅反映了对资金和资源造成的、浪费, 并且同时造成在文件和信息查找过程中的阻碍。

(四) 文件传递技术落后

传统文件传递方式依赖的是邮政系统, 致使传送时间受距离长短的制约, 而且往往因为多种原因, 经常会造成文件丢失或接受时间延误的现象发生。

二、办公自动化下文件收发管理

(一) 收发文管理模块概述

在对企业文件管理中, 收发文件管理模块是所有办公自动化系统都具备的一项文件管理功能, 通常由以下模块构成, 收/发件箱模块, 批文模块。对于只有普通权限的用户, 他在收发文模块中没有对发文进行审批的权限, 而对于管理员身份进入的用户, 他们却具有能对所在部门的发文进行审批管理的权限。从新建发文到对发文进行审批的这个过程, 应用到了工作流的思想。所谓的工作流就是对一组人员为完成某一项业务所进行的工作转交 (交互) 过程的程序化描述。几乎所有的业务过程都可以用工作流形式来表示, 比方如办公自动化应用系统的核心应用-公文审批流转的处理、会议的管理等。对于每一项工作以流程的形式, 由发起者 (如文件起草者) 来发起流程, 经过本部门以及其他部门进行相应的必要的程序处理 (如签署、会签) , 最终到达流程的目标 (如发出文件、归档入库) 。

工作流程之间是可以相互连接、交叉或者循环进行的, 因而有时会出现一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点。另外, 工作流程也可以是跨单位进行的, 发生于相互间有业务关系的企事业单位之间, 便相应地会有单位对单位的流程。

工作流自动化的目标就是要协调组成工作流的人员、资源、事件、状态四大元素, 从而推动工作流整个的发生、发展、完成, 实现全过程并进行监控。信息技术不仅应该能对工作流全过程的所有信息和操作进行细致的描述和管理, 而且还应该主动推进工作流程的实现, 如及时地收回和赋予不同人员所负责工作事项的操作权限、并且对主动提示和催促工作人员处理某一阶段的功能予以实现, 从而从整体上提高工作流处理的效率。

工作流自动化有三种实现模式。即:基于邮件的;基于共享数据的;基于邮件和共享数据库结合模式 (即“群件模式”) 的。基于邮件的工作流应用, 就是通过邮件将数据表单从一个人邮箱传送到另一个人邮箱。其特点是模式简单。但是, 最大的弊病是无法对其实行监控。基于共享数据库的工作流应用, 可以克服上述基于邮件的工作流缺点。如信息单一存储, 自动处理, 安全性更好, 容易实现监控。但是, 工作流的驱动成了一个问题, 因为缺乏信息通讯机制, 无法主动通知有关人员进行下一步的工作。而基于邮件和共享数据库结合模式 (“群件模式”) 的工作流应用, 结合了上述二者的优点。通过数据库管理工作流信息, 通过电子邮件推动工作流程, 即所谓的“跟踪-通知”模型。基于群件的工作流自动化系统充分利用了邮件和数据库的特点。通过可开发的应用设计工具可以开发出包含并优于前两者模式的工作流应用。从信息技术的角度出发, 群件模式结合了“推”、“拉”技术, 对不同技术的优点予以发挥, 是理想的办公自动化流程处理模式, 使得办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

(二) 收发文管理及其流程设计

在本系统中用户可通过建立发文子模块新建一篇发文, 且可选择发文是否需要审批, 对于不需要审批的发文直接发送给邮件的接收者, 而对于需要审批的发文, 则邮件被转发给该用户所在部门的领导邮箱中, 部门领导可通过收发文管理模块下的批文子模块对该用户的发文实施审批工作, 同时系统以管理员身份给发件人发送一封邮件已被驳回的通知邮件。用户在收发文管理模块下可分别查看收件箱、发件箱、待批文件及它们的详细信息。

用户通过点击左侧功能菜单下的收发文管理模块, 或通过点击收件箱列表上方的[新建发文]按钮, 可链接到新建发文的页面, 新建的发文被自动转存到该用户的发件箱列表中。如果用户拥有系统设定的管理员权限, 则在收发文管理模块下待批文件处理子模块为可视, 用户可对该子模块下的待批文件进行处理;如果用户仅具有普通用户的权限, 则该子模块在左侧的功能菜单下为不可视, 这样就实现了对不同用户的权限分配。

(三) 浏览收发文模块的设计与开发

在该子模块中包含了一些下列功能:浏览收件箱, 以列表形式显示登录用户收到的发文;浏览发件箱, 以列表形式显示登录用户发送的文件。在收发文管理模块下的待批文件模块的实现与浏览收文模块的设计比较相近, 任何登录用户都可以在收文模块中查看到相应的内容, 而对于待批文件模块只对应于拥有一定的审批权限的管理用户开放, 且只能查看本部门员工发送的发文请求。本系统所实现的收件箱是通过查询数据表中发文的接收人为当前登录的用户名来实现的。在收件箱, 发件箱还有待批文件中可供查看该发文的详细内容。浏览收文子模块的逻辑流程。

(四) 批文审批模块的设计与开发

以管理员身份进入的用户, 可以在收发文管理模块下打开待批文件列表, 该列表问本部门用户的新建发文请求, 对于一般的公务性邮件, 用户可以不必经过审批而直接发送给邮件的接收者, 而对于比较重要的公务邮件, 则需要经过本部门领导审批后才可发送, 有必要的对于有些更加重要的公务邮件还需经过更高一层的领导审批后才能进行发送, 这是因为其设计原理差不多, 在本系统中就只考虑部门领导为最终的审批者。

三、总结

当前办公自动化系统与企业的正常运转已经密不可分, 而且办公自动化系统的开发要越来越适应企业的具体需求, 企业的这种个性的需求也应当会在今后办公自动化系统的开发过程中越来越受到重视, 企业要从实际情况考虑, 做到理论与实际相结合, 以达到提高工作效率, 节省企业投入的目的。

参考文献

[1]赵六奇.论办公自动化与档案管理[J].探索思考, 2011 (10) .

学校办公室收发文管理制度 篇3

关键词：校办公室；管理；效率；岗位职责标准；统筹方法

伴随着办学规模的扩大和学生人数的迅猛增加，校办公室作为整个学校的综合办事机构，管理事务日趋多元化。校办公室如何从传统的管理模式向现代化的管理模式转变，解决办公管理过程中存在的问题，适应新形势的发展，是一项亟待解决的问题。

一、校办公室的地位及作用

1.校办公室是学校管理的参谋与服务员

办公室工作首先是为教工及学生提供服务的。它是校领导的参谋跟助手，是教学一线教师和学生的服务员，是学校学生工作的参与者。办公室需要尽可能为学校的一切工作提供便利。一次学校政策的传递，一次教师福利的领取，一次学生电话的接听，办公室工作人员的形象及服务态度是一个学校工作态度的体现。

2.校办公室是学校对外沟通的窗口

上到上级机关的指示，下到与家长的沟通，校办公室都需要认真对待。它是联络上下、协调左右、统筹全局、推动校内外工作正常运转的枢纽。它的工作节奏及人际关系的处理都可以对社会反映出整个学校的工作作风及精神状态。在办公室管理过程中，要采用高效的工作和优质的服务，将学校打造成有口皆碑的文化殿堂。

二、目前学校办公室管理工作过程中普遍存在的问题

1.岗位划分与职责不明确

办公室岗位众多，常见的有文书处理、档案管理、接待工作、会议安排、日程安排、人事关系、日常工作等。除了这些日常工作有专人安排外，还会有一些上级领导的临时安排或突发的事件需要人处理，比如员工有事请假了。如果岗位职责不明确，容易造成有的工作交叉重叠，有的问题出来了却无法第一时间知道谁适合处理的现象。只有确定了每个岗位的岗位职责，并形成规范，才能使办公室工作面面俱到，做到既无重叠又无空白。但是办公室工作既是专业的工作又是需要密切合作的工作。要是事情忙，分工不明确，将会导致错误频出，反而降低了效率。

2.统筹方法不到位，导致效率低，突发加班现象频出

办公室各类数据、报表纷繁复杂，上级突然来了紧急任务，需要加班加点弄完，这本是无可厚非的。但除了突发意外事件，其余频繁出现的加班都是可以避免的。办公室领导突然想起一件事情就毫无头绪地左右指挥。办公人员被领导一会儿支到东，一会儿支到西，结果只能是原有的工作计划思路被打乱，数据急中生错，有时一天的时间都用来电话回复解释了，本来紧急的一个事拖上一周也完不成。办公室领导应该有泰山崩于前而色不变的定性，要有自己的主见。办公室文秘人员应该能够根据事情的轻重缓急，做好合理的日程安排表，让领导轻松，让大家都跟着轻松。

3.信息化水平低

事物是发展变化的，跟不上社会发展的脚步，就面临着被社会淘汰的风险。经过调查，学校的办公信息化与企业的办公信息化水平整体相比，在很多方面还有很大差距。很多跨区办学的中学，各个办公室之间的联系是很多的。而一个时效性很强的信息或催收的材料，在总部与各个分校间的传递，往往通过邮件发送，电话通知，甚至是乘交通工具往返来实现沟通的。有时一个邮箱号发错了，电话号码换了，路上堵车了，这些都会导致工作的耽误。如果在企业，往往通过搭建一个公共的平台就能实现信息共享与传递以及材料的透明化审批。

4.办公室人员间沟通不足

沟通是从心灵上挖掘人的内驱力，为其提供施展才华的舞台。它缩短了人与人之间的距离，使员工能充分发挥能动性，让学校获得强大的发展原动力。沟通影响着工作的绩效。笔者经过观察发现，有些人办公桌上的文件分门别类，井井有条，而有些人的则随意摆放，次序凌乱。有些人电脑上的文件清晰明了，而有些人的电脑桌面文件此起彼伏。有些人找一个文件，需要花费很长的时间，而有些人则轻轻松松。有时一个突发事件领导认为张三适合解决而分配给张三处理，张三因为有其余事情未做完，但迫于领导压力而万分无奈地接受，结果郁闷了几天，工作效率也受到了影响。笔者认为这都是缺乏沟通的表现。

三、问题的解决办法

1.制订岗位职责标准，专业与协调并重

办公室领导者需要根据本室常态业务的构成、工作量及人员的配置，结合员工的专长、性格，制订各自的岗位职责标准。对每一个工作都应设置一个协调责任人，这样事情来了有专人接，工作量大而紧急的事情有人帮，员工有事请假了有人顶。领导和每个专职工作人员应加强自己的责任意识，明确了解自己及本室工作人员工作的业务网络，积极主动，保质保量，做到零缺陷、零损失，以营销人的姿态对待每一件事。每一个人都要做到：客户来了，属于自己的工作马上解决，不属于自己的工作告知其找谁能解决。领导切忌见谁逮谁，随意打断下属的工作。否则只会带来忙中出错，下属心里不满，得不偿失。

2.合理统筹安排，制订工作计划

当前的形势下，领导的工作往往是被安排在优先级的。领导说开会了，大家都得放下手中的工作听领导的安排。文件需要领导签署的，也得等领导开完会或出差回来才能完成。所以笔者认为领导的行程应该提前被下属知道。领导的秘书也该将其行程、日常会议安排提前一定的时间告知办公室的工作人员。办公人员根据领导的安排，合理安排自己的工作，该挤时间的挤时间优先搞完。这样可以避免类似某些材料领导等员工、某些材料员工等领导才能下班的无奈。

3.充分利用现代化工具给工作提速

笔者认为，现代化产物——智能手机和网络都能极大地提高工作效率。高像素的智能手机可以消除传真机的限制，直接将文件材料利用网络发送到指定的位置，而不需要坐上一两个小时的公交去递交材料。而利用网络视频结合多媒体进行视频会议，则可减少频繁的接待任务，降低食宿带来的高额消费及路程时间消耗。而利用网络、手机进行的流程化审批，则可避免领导出差了使事情长时间得不到批复耽误正常进程的状况。对一些长期可能用到的信息进行系统集成，可以让办公室的工作任务得到减负，腾出更多的精力应对那些精工细活。

4.加强领导与员工之间的沟通

领导需要正确认识自己的权利，积极树立自己的形象权威。权力是指一个人或一些人在某一社会行动中，甚至是不顾其他参与这种行为的人进行抵抗的情况下实现自己意志的可能性。而权威则是一个人在相信他或她施行影响的权力的合法性基础上要求别人服从的可能性。领导需要投射出有能力、真诚和对人关怀的感觉来树立权威。领导如果用权力要求教职工这样一个重感情的群体，他们会从内心里生出抵触情绪。正确的沟通方法为：在平等话语权的基础上，态度诚恳、顾及场合地沟通。沟通除了日常的情感交流外，还需要注意加强工作方法改进等方面的意见交换。领导与下属之间看到的问题，同事之间发现的问题，彼此都应有所反馈。领导对下属不闻不问，会让下属有一种被忽视的感觉，久之将形成负面情绪，反映到工作上。而下属看到领导的问题，因顾及领导的权威不予点破，只会让工作缺陷带到更高的级别，产生更严重的不良后果。团队之间不加强沟通，好的工作方法得不到发扬，小的缺陷将形成坏的工作习惯，严重影响工作效率的提高及团队的稳定发展。

校办公室是一个学校的信息中心、指挥中心。办公室工作无小事，事事皆大事，稍有不慎都有可能给学校带来极大的负面社会效应。每个人都应增强主动管理意识，持续改进工作方法，对现有工作查漏补缺，使工作做到快而准。领导需要从大局着手，指导下属细化每一项业务，竭尽所能为学校工作的运行与发展、为团队的稳健发展、为效率的提高保驾护航。

参考文献：

[1]邱元英.中学教育管理中的人际沟通问题研究[J].党史文苑，2009（7）.

公司收发文签批权限管理规定 篇4

(试行)

一、收文

（一）党委文件

1、报党委书记签批文件

（1）集团公司转发市委重要文件 ①市委领导批示；

②重要事项决策和安排的文件；

③要求主要负责人参加的市委重要会议通知； ④市委会议纪要；

⑤市委领导视察、各类检查等重要性接待工作通知； ⑥市委目标任务通知；

⑦有关党内法规、干部任免、传达上级机关指示的各项通知。（2）集团公司转发市国资委党委文件

①布置工作、提出开展工作原则和要求相关通知； ②规范党组织工作、活动和党员行为的各项规章制度； ③商洽工作、询问和答复问题的重要性函件。（3）集团公司文件

①布置工作、提出开展工作原则和要求相关通知； ②党群机构设置、调整、人员编制等方面决定及通知； ③党员干部考察、考核、任免、政审决定。

2、报党委副书记签批文件（1）集团转发市委一般性文件（2）集团转发市国资委党委文件

①表彰先进、传达精神、交流情况等的通报； ②商洽工作、询问和答复问题的一般性函件。（3）党委的其它文件

（二）纪委文件

1、报党委书记签批文件

纪检与监察工作的规定、决定、通报、会议记录、纪要等。

2、报纪委书记签批文件

（1）一般性信访、维稳工作文件；（2）纪检与监察工作计划、总结。

（三）行政文件

1、报董事长签批文件（1）证券监管机构文件

（2）集团公司转发市政府重要文件 ①市政府领导批示； ②有政府领导批示的信访；

③要求主要负责人参加的市政府重要会议通知； ④市政府会议纪要；

⑤市政府领导视察、各类检查等重要性接待工作通知； ⑥市政府目标任务通知。

（3）集团转发市级各部门、各区（市）县文件 ①对兴蓉各类请示事项的批复； ②市国资委对兴蓉的人事任免通知； ③各类资金计划安排通知；

④各类审计通知、报告、征求意见书及法律事务相关文件； ⑤各类目标任务；

⑥政府投资项目计划、重点项目计划及调整计划； ⑦城建资金资金计划； ⑧资金拨付相关文件； ⑨外事工作相关文件。（4）集团公司重要性文件

①集团公司重要事项和安排的文件； ②集团公司对股份公司有关事项的回复意见； ③各项目标任务。（5）各子公司重要性文件 ①境内、外投资请示；

②组织机构设置、撤并、名称变更、岗位职责设计、人员编制、印章刻制等各类请示或报告性文件；

③项目建设招、投标、比选等相关报告； ④固定资产新增、处置、调拔等文件。

2、报总经理签批文件

（1）集团公司转发市政府一般性文件 ①市政府政府令； ②工作总结工作安排通知；

③要求分管领导参加的各类会议通知； ④除董事长签批外的其它相关文件。

（2）集团公司转发市级部门、各区（市）县文件 ①监事会工作相关文件； ②各类调研、监督检查会议通知； ③会议纪要；

④各类意见、条例、规定、通报等规范性文件； ⑤各类表彰奖励文件； ⑥公益事业相关文件； ⑦一般性接待工作文件。（3）集团公司一般性文件 ①各类调研、监督检查会议通知； ②会议纪要；

③各类意见、条例、通报等规范性文件； ④各类表彰奖励文件； ⑤公益事业相关文件； ⑥一般性接待工作文件。

（4）各子公司一般性的请示、报告性文件

3、报分管领导签批文件

（1）集团公司来文已明确分管领导阅办文件；

（2）已由董事长或总经理签批并明确分管领导牵头办理的相关工作后续文件；

（3）分管业务范围内的一般性文件；

4、行政综合管理部部门负责人签批文件

（1）需要公司高管及各部门传阅的集团公司及外单位一般性文件；（2）已有明确承办单位、部门或责任人的集团文件。

（四）工会、共青团文件

分别报工会主席、团组织负责人签批。

二、发文

（一）党委文件

1、党委书记签发权限

（1）报集团党委的重要性文件，及回复下级单位党委重要性文件；（2）规范党组织工作、活动和党员行为的各项规章制度。

2、党委副书记签发权限

（1）报集团党委、公司党委一般性文件；（2）回复下级单位党委一般性文件。

（二）纪委文件

1、党委书记签发文件

纪检与监察工作的决定、通报、会议记录、纪要等。

2、纪委书记签发文件

（1）一般性信访、维稳工作文件；（2）纪检与监察工作计划、总结。

（三）行政文件

1、董事长签发权限

报集团公司或外单位的请示、报告类等重要性文件；对子公司重要性请示的批复。

2、总经理签发权限

报集团公司或外单位的请示、报告类等一般性文件；对子公司一般性请示的批复；分管领导权限范围内的重要性文件、资料。

3、分管领导签发权限

公司内部分管业务范围内的一般性文件和资料。

（四）工会、共青团文件

1、工会主席签发权限 报各级工会组织相关文件。

办公室收发人员工作职责 篇5

二、文件分类登记：来文盖上印章后，分类登记，无论是急件、平件都需要随到随登，及时分送。收文要按编排，注意准确，不要出现空号、重号。要求分类准确，按收文要求逐项登记清楚。

三、送领导阅批：将来文先送局长阅批，然后再送分管批阅，最后送承办人员。

四、文件传阅工作：根据领导批示意见，分别送有关人员阅文，要认真在传阅登记簿上进行登记，阅文的同志要在登记簿上签字，以便查找，阅后及时交回，防止丢失。密级文件要在办公室阅文，防止丢失、泄密事件的发生。

五、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及时提供利用，并注意防潮、防虫、防火、防盗、防止丢失、泄漏。每逢节假日、年终前要将文件核对清点，发现短缺，及时查找，确保文件的安全。

六、文书材料的归卷和立卷工作：当年来文，待文件结束后，即可抓紧时间分类装订成册。

七、发文：负责打印材料的校对、印制、装订。要进行发文编号登记。

学校办公室收发文管理制度 篇6

一、文件

1.收文。存在收文不及时，文件过夜的现象（发生会议通知漏收，给局工作带来被动）；文件处理标签与内容不符，错字多字漏字等；附件未收集完整即呈阅；拟办意见未能做到准确合理； 2.传办。传看不及时，等领导阅文现象突出；涉及时限反馈、报送名单等未能及时准确；未告知分管领导、科室主要负责人直接传具体经办人；领导批示后涉及办公室阅知的未能有效反馈。

二、档案

1.文件归档不够及时

2.归档文件分类不能做到清晰准确

3.照片档案、实物档案方面，思想上不够重视，平时未能及时收集，整理归档较少。

4.人事档案上未能和组织人事科沟通协作，导致部分干部人事档案资料不够完整。

三、保密

1.对于收到的各级各单位的密级文件要妥善保管，传阅过后及时归。

2.日常工作中产生的废纸要收集整理，由办公室统一销毁，不可私自作废品处理。