学校办公室固定资产及办公用品管理制度

2024-06-19

学校办公室固定资产及办公用品管理制度（精选9篇）

学校办公室固定资产及办公用品管理制度篇1

学校办公室固定资产及办公用品管理制度

一、加强学校办公室固定资产及办公用品的管理，控制用品规格及节约经费开支，所有办公设备、设施及用品实行统一限量规范购买，由学校办公室行政科负责。

二、根据办公用品库存情况及以往消耗水平，确定购买数量，进行定期购买。既要保证正常储备，又要防止积压。办公用品库存不多或有特殊需求的情况下，按照成本最小原则，报主任批准后可单独购买。

三、办公用品购置后由专人进行分类存放，填写物品清单，并进行定期整理，妥善保管。

四、凡金额达到 500 元以上的设备、设施需要进行固定资产登记，按照学校有关规定进行管理。

五、各科室根据需要领取办公用品。领取办公用品时需在《物品领取登记簿》上填写物品名称、数量、时间及领取人姓名，特殊物品领取写明用途。

六、按固定资产管理的办公用品报废时，要作好登记，并在学校固定资产管理部门办理手续。

七、纪念品、礼品等交际应酬用的物品，领取时要经主任、副主任授权批准。

八、全体工作人员要本着节约的原则使用办公用品，杜绝浪费现象。

九、所有办公用品不得拿回家私用。

学校办公室固定资产及办公用品管理制度篇2

一、教务档案管理存在的问题

教务档案管理是中职学校教学工作中最为重要的部分。它有以下几个不同意一般档案的特点:1.档案源头多样, 内容成分错综复杂。2.形式时间跨度大, 信息量丰富造成收集困难;3.使用范围广, 频率高。

(一) 教务档案存在着信息泄露的漏洞

教务档案管理办公自动化存在的第一个问题就是信息安全问题。这也是所有计算机应用领域存在的通病。原有人工的档案管理及办公的标准就是“先保密后服务”, 这样就会增大档案管理工作人员的工作量, 且影响其他相关联工作的正常运行。特别是对一些限制级别的档案或个人信息, 这些信息的遗失和泄露很容易影响档案人的工作和生活。比如说泄露学生的个人信息或学籍信息, 会被不法分子利用, 进行违法活动, 从而给学生带来不利的影响。同时, 缺少防火墙、入侵检测等安全设备的防护, 造成信息的泄漏。

(二) 用户服务监督与反馈机制折射出档案管理的缺陷

教务档案管理在现实生活中让被服务人对计算机﹑网络的接触多了, 和档案管理工作人员的直接接触少了。这种交流一方面而言, 是减轻了档案管理工作人员的任务量;但是从另一个角度看, 也减少了被服务人群对档案管理工作和档案管理工作者的监督, 这种小范围内的放任, 不利于档案管理工作者的成长进而阻碍自动化档案管理的发展进程。而现实中的自动化档案管理监督﹑意见﹑见解的反馈大多数时候是通过门户留言﹑电子邮件等方式操作的。门户留言操作的留言板块一般在门户平台上很难被找到, 使得被服务者即使想提意见或者见解都找不到地方写。而电子邮件反馈的不是被忽略就是敷衍式回复, 还有一些是等被服务者收到回复的时候, 都已经忘记自己还发过这么一份邮件了。因此, 教务档案的各项管理标准、法规、安全技术和制度的建立是一个系统工程。

(三) 教务管理人员技术素质显现的落后与问题

现代教务档案管理办公自动化的高效性, 技术性等特点也突显出一些亟待解决的问题。首先便是现代教务档案管理人员的技术素质问题。教务档案管理的办公自动化对工作人员本身的技术素质要求很高, 包括电脑硬件技术的了解﹑软件或操作平台的运用﹑信息检索和网络技术的水平等。这些技术是教务档案管理办公自动化发展的原动力, 也是对工作人员的硬性要求。当前不少在从事教务档案管理工作人员还停留在传统的专业技术知识和观念上, 对现代化管理技术的不适应, 不能运用现代高新技术工具, 缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识, 对自动化办公的档案管理知识知之甚少, 这一现状极大地制约了教务档案管理办公自动化的发展, 无法适应高速发展的经济社会的要求。

二、教务档案管理办公自动化的应对策略

随着社会信息化、自动化进程的广泛应用, 中职学校档案工作不仅是从内容到形式, 还是到从管理到开发利用, 都融进了新知识和高科技的成份。如何解决存在的问题, 这就要求还没有转变和没有完全转变观念的自动化办公档案管理人员的快速转变和适应。首先是档案管理工作人员培训和培养。现有的档案管理工作人员, 这就要求中职学校对人才培养的“供给关系”做出相应的调整, 为自动化档案管理工作岗位提供专业的工作人员, 同时要求中职学校为档案管理工作人员提供更多的培训学习机会, 帮助其适现代化教务档案管理工作。

(一) 大力加强信息安全保密措施

信息利用中采取有效的安全保密措施:一是根据教务档案所记录的信息对保密性的需求不同, 我们可以根据这个保密性的需求提出不同的档案保密级别, 通过不同级别档案的加密存储和查询。二是计算机的防火墙设置, 由于大量的信息存储在计算机数据库内, 这就需要建立一套严格的管理机制, 三是可以在系统登录时设置密码登陆环节;确保信息的机密性;最后是 (下转第167页) (上接第165页) 档案管理工作人员的监督检查, 共同维护档案信息的安全。在建立安全环境的同时加强对工作人员的职业服务特性要求, 使被服务人员在接受高效和谐的服务同时, 不用担心信息被泄露。

(二) 及时补救用户服务监督与反馈机制

建立健全相关的监督机制, 教务档案管理必须纳入教学管理制度和各级管理人员岗位责任, 作为考核教学质量和管理水平依据之一, 教学活动作为一个动态的行为过程, 要求监督体系必须日常教学管理。教务档案管理的监督, 这就要求自动化档案管理工作者先做好自身的监督, 多吸收好的见解。同时注重信息的反馈, 因为信息反馈者往往是自动化办公档案管理的使用者, 他们的意见往往就是管理者和研究者的突破点。作为档案管理者首先应该对留言板块标志的着重化, 不论是外观还是实用性。其次是对邮件等信息的采集回复和处理应该及时, 这个及时就是针对不同程度建议规定回复时间, 落实登记制度, 完善监督措施。

(三) 努力提高档案管理工作者的技术素质

随着现代高新技术在档案管理工作中的广泛应用, 计算机替代了传统手工操作成为档案管理自动化的重要工具。因此, 面对中职业学校的事业建设与发展的新形势, 培养一支高素质的技术人员队伍, 实现中职业学校教务档案自动化管理是十分重要的。档案管理人员是档案规范化管理的具体实施者, 不断提高档案管理人员的技术素质和文化水平, 是做好档案工作的重要保证, 档案工作人员不但要具备档案管理专业技术知识, 还需具备相关的科学文化知识及自动化管理技能。就应采用多种有效措施, 让档案管理人员参加岗位培训和专业技术培训, 同时鼓励档案管理人员向同行学习先进的管理方法, 扩大知识面, 能够及时学习档案领域的新思想、新方法和新技术。通过理论学习与技术培训相结合的方式, 使档案人管理员提高思想认识的同时, 又掌握计算机信息检索和网络技术的应用及保密技术的防护措施。促进档案管理工作者对教务档案信息电子化、数据化的自动化管理。只有掌握相关专业技术知识, 才能更好地从事档案管理工作。

三、结束语

由此可见, 随着中职学校各项事业的不断发展和进步, 档案工作者不但要具备过硬的理论文化素养, 更重要的是要以科学发展观来统领思想, 树立较强的工作责任心和事业心, 把中职学校教务档案建设事业推向一个新的水平。当下, 我国教育事业正处于发展的关键时期, 加快完善教务档案管理办公自动化的建设, 提高学校教学水平, 是中职学校亟需完成的任务。

摘要：中职学校的办学规模随着社会的发展日渐扩大, 学生人数的激增, 办学层次的不断丰富, 教务管理部门工作变得日益繁重。因此如何高效, 有序地进行教务档案管理成为了教务档案管理人员亟需解决的难题。在办公自动化系统延续和繁荣的浪潮下, 教务档案管理办公自动化应用也成为不可阻挡的趋势, 学校作为我国教育事业的主要推动力量, 其科学有序地进行教学活动, 将推动我国的教育事业迈上新的台阶。而学校的教务系统中档案管理作为学校运作中不可缺少的一环, 它的高速高效管理直接影响到学校的教学质量, 下面就应用办公自动化的教务档案管理问题谈一点粗浅的认识。

关键词：教务档案,办公自动化,应对策略

参考文献

[1]李瑞.新时期高校档案管理人员应具备的素质[J].办公室业务, 2012.9.

[2]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院院报, 2012.6.

[3]王晓燕.浅谈办公自动化管理在档案中的应用.经济论坛, 2011.12.

学校办公室固定资产及办公用品管理制度篇3

关键词：校办公室；管理；效率；岗位职责标准；统筹方法

伴随着办学规模的扩大和学生人数的迅猛增加，校办公室作为整个学校的综合办事机构，管理事务日趋多元化。校办公室如何从传统的管理模式向现代化的管理模式转变，解决办公管理过程中存在的问题，适应新形势的发展，是一项亟待解决的问题。

一、校办公室的地位及作用

1.校办公室是学校管理的参谋与服务员

办公室工作首先是为教工及学生提供服务的。它是校领导的参谋跟助手，是教学一线教师和学生的服务员，是学校学生工作的参与者。办公室需要尽可能为学校的一切工作提供便利。一次学校政策的传递，一次教师福利的领取，一次学生电话的接听，办公室工作人员的形象及服务态度是一个学校工作态度的体现。

2.校办公室是学校对外沟通的窗口

上到上级机关的指示，下到与家长的沟通，校办公室都需要认真对待。它是联络上下、协调左右、统筹全局、推动校内外工作正常运转的枢纽。它的工作节奏及人际关系的处理都可以对社会反映出整个学校的工作作风及精神状态。在办公室管理过程中，要采用高效的工作和优质的服务，将学校打造成有口皆碑的文化殿堂。

二、目前学校办公室管理工作过程中普遍存在的问题

1.岗位划分与职责不明确

办公室岗位众多，常见的有文书处理、档案管理、接待工作、会议安排、日程安排、人事关系、日常工作等。除了这些日常工作有专人安排外，还会有一些上级领导的临时安排或突发的事件需要人处理，比如员工有事请假了。如果岗位职责不明确，容易造成有的工作交叉重叠，有的问题出来了却无法第一时间知道谁适合处理的现象。只有确定了每个岗位的岗位职责，并形成规范，才能使办公室工作面面俱到，做到既无重叠又无空白。但是办公室工作既是专业的工作又是需要密切合作的工作。要是事情忙，分工不明确，将会导致错误频出，反而降低了效率。

2.统筹方法不到位，导致效率低，突发加班现象频出

办公室各类数据、报表纷繁复杂，上级突然来了紧急任务，需要加班加点弄完，这本是无可厚非的。但除了突发意外事件，其余频繁出现的加班都是可以避免的。办公室领导突然想起一件事情就毫无头绪地左右指挥。办公人员被领导一会儿支到东，一会儿支到西，结果只能是原有的工作计划思路被打乱，数据急中生错，有时一天的时间都用来电话回复解释了，本来紧急的一个事拖上一周也完不成。办公室领导应该有泰山崩于前而色不变的定性，要有自己的主见。办公室文秘人员应该能够根据事情的轻重缓急，做好合理的日程安排表，让领导轻松，让大家都跟着轻松。

3.信息化水平低

事物是发展变化的，跟不上社会发展的脚步，就面临着被社会淘汰的风险。经过调查，学校的办公信息化与企业的办公信息化水平整体相比，在很多方面还有很大差距。很多跨区办学的中学，各个办公室之间的联系是很多的。而一个时效性很强的信息或催收的材料，在总部与各个分校间的传递，往往通过邮件发送，电话通知，甚至是乘交通工具往返来实现沟通的。有时一个邮箱号发错了，电话号码换了，路上堵车了，这些都会导致工作的耽误。如果在企业，往往通过搭建一个公共的平台就能实现信息共享与传递以及材料的透明化审批。

4.办公室人员间沟通不足

沟通是从心灵上挖掘人的内驱力，为其提供施展才华的舞台。它缩短了人与人之间的距离，使员工能充分发挥能动性，让学校获得强大的发展原动力。沟通影响着工作的绩效。笔者经过观察发现，有些人办公桌上的文件分门别类，井井有条，而有些人的则随意摆放，次序凌乱。有些人电脑上的文件清晰明了，而有些人的电脑桌面文件此起彼伏。有些人找一个文件，需要花费很长的时间，而有些人则轻轻松松。有时一个突发事件领导认为张三适合解决而分配给张三处理，张三因为有其余事情未做完，但迫于领导压力而万分无奈地接受，结果郁闷了几天，工作效率也受到了影响。笔者认为这都是缺乏沟通的表现。

三、问题的解决办法

1.制订岗位职责标准，专业与协调并重

办公室领导者需要根据本室常态业务的构成、工作量及人员的配置，结合员工的专长、性格，制订各自的岗位职责标准。对每一个工作都应设置一个协调责任人，这样事情来了有专人接，工作量大而紧急的事情有人帮，员工有事请假了有人顶。领导和每个专职工作人员应加强自己的责任意识，明确了解自己及本室工作人员工作的业务网络，积极主动，保质保量，做到零缺陷、零损失，以营销人的姿态对待每一件事。每一个人都要做到：客户来了，属于自己的工作马上解决，不属于自己的工作告知其找谁能解决。领导切忌见谁逮谁，随意打断下属的工作。否则只会带来忙中出错，下属心里不满，得不偿失。

2.合理统筹安排，制订工作计划

当前的形势下，领导的工作往往是被安排在优先级的。领导说开会了，大家都得放下手中的工作听领导的安排。文件需要领导签署的，也得等领导开完会或出差回来才能完成。所以笔者认为领导的行程应该提前被下属知道。领导的秘书也该将其行程、日常会议安排提前一定的时间告知办公室的工作人员。办公人员根据领导的安排，合理安排自己的工作，该挤时间的挤时间优先搞完。这样可以避免类似某些材料领导等员工、某些材料员工等领导才能下班的无奈。

3.充分利用现代化工具给工作提速

笔者认为，现代化产物——智能手机和网络都能极大地提高工作效率。高像素的智能手机可以消除传真机的限制，直接将文件材料利用网络发送到指定的位置，而不需要坐上一两个小时的公交去递交材料。而利用网络视频结合多媒体进行视频会议，则可减少频繁的接待任务，降低食宿带来的高额消费及路程时间消耗。而利用网络、手机进行的流程化审批，则可避免领导出差了使事情长时间得不到批复耽误正常进程的状况。对一些长期可能用到的信息进行系统集成，可以让办公室的工作任务得到减负，腾出更多的精力应对那些精工细活。

4.加强领导与员工之间的沟通

领导需要正确认识自己的权利，积极树立自己的形象权威。权力是指一个人或一些人在某一社会行动中，甚至是不顾其他参与这种行为的人进行抵抗的情况下实现自己意志的可能性。而权威则是一个人在相信他或她施行影响的权力的合法性基础上要求别人服从的可能性。领导需要投射出有能力、真诚和对人关怀的感觉来树立权威。领导如果用权力要求教职工这样一个重感情的群体，他们会从内心里生出抵触情绪。正确的沟通方法为：在平等话语权的基础上，态度诚恳、顾及场合地沟通。沟通除了日常的情感交流外，还需要注意加强工作方法改进等方面的意见交换。领导与下属之间看到的问题，同事之间发现的问题，彼此都应有所反馈。领导对下属不闻不问，会让下属有一种被忽视的感觉，久之将形成负面情绪，反映到工作上。而下属看到领导的问题，因顾及领导的权威不予点破，只会让工作缺陷带到更高的级别，产生更严重的不良后果。团队之间不加强沟通，好的工作方法得不到发扬，小的缺陷将形成坏的工作习惯，严重影响工作效率的提高及团队的稳定发展。

校办公室是一个学校的信息中心、指挥中心。办公室工作无小事，事事皆大事，稍有不慎都有可能给学校带来极大的负面社会效应。每个人都应增强主动管理意识，持续改进工作方法，对现有工作查漏补缺，使工作做到快而准。领导需要从大局着手，指导下属细化每一项业务，竭尽所能为学校工作的运行与发展、为团队的稳健发展、为效率的提高保驾护航。

参考文献：

[1]邱元英.中学教育管理中的人际沟通问题研究[J].党史文苑，2009（7）.

学校办公室固定资产及办公用品管理制度篇4

为了贯彻执行勤俭办公的方针，加强机关内部的科学管理，“买好、用好、管好”固定资产和办公物品，防止办公用品的积压和浪费，保证公有财产安全、完整，充分发挥物尽其用的效能，确保我局各项工作有序进行，结合本局的实际情况，特制定本办法。

一、固定资产的标准

根据《行政事业单位财务规则》，固定资产是指：(一)单价在800元以上(含800 元)，耐用时间在一年以上的一般设备；(二)单价在2000元以上(含2000元)，耐用时间在一年以上的专业设备；(三)单价虽然未达到规定标准，但耐用时间在一年以上大批同类的物资[一次性购买在十件以上(含十件)，单价在400元以上(含400 元)，两者条件同时具备的]。只要符合上述条件的，均应作为固定资产。

二、管理职责

(一)局办公室财务人员承担和行使全局的固定资产管理职能。

1、负责全局固定资产的调研并制定具体的管理办法，对局内固定资产管理工作进行指导、检查、考核、监督。对科室、中队的固定资产的管理工作进行指导，检查各科室、中队配发的固定资产的管理使用情况。

2、负责执行本固定资产采购预算，编制下一固定资产采购预算。

3、负责局机关固定资产的政府采购申报、调配工作；对单位固定资产购置进行审核、调配。

4、固定资产使用状况技术鉴定的管理。

5、固定资产维修、报废、淘汰、处置的管理。

6、定期组织全局的固定资产的清查工作。

7、其他与固定资产管理工作相关的事项。

(二)局机关各科室、中队、食堂应对其使用的固定资产的安全与完整负管理责任。

(三)做好本科室、中队、食堂固定资产明细账的登记工作，对内部人员变动而引起的固定资产变化，应及时填报《固定资产清点交接表》并报办公室备案。

(四)固定资产的个人使用者应对其使用的固定资产的安全与完整负直接责任。

(五)个人使用者在日常使用中，应做好基本的维护和保养，对损坏的固定资产

1所造成的直接经济损失，经鉴定系使用责任人使用不当的，使用责任人应按经济损失的百分之百金额赔偿；因使用责任人保管不当造成设备遗失或被盗的，经认定，使用责任人应按尚可使用设备年限价值的百分之八十金额赔偿。

三、固定资产的日常管理

(一)固定资产采购

固定资产采购方式以政府采购为主，询价采购为辅。

1、局机关财务人员对列入政府采购目录的固定资产，必须通过政府采购中心采购，如遇特殊情况需询价采购的，需报经采购办审批同意后才能进行。局机关对未列入采购目录的固定资产，按规定程序申报局长审批后，由局办公室集中采购。

2、局属各科室、中队需购置固定资产的应填写《固定资产(办公用品)添置(更新)申请表》，注明品名、规格、数量等具体要求，交局办公室备案。

3、各科室、中队下需购置的固定资产，应在当年10月30日前书面报办公室，以便于列入下的预算。

(二)固定资产领用

局办公室财务人员对采购的固定资产进行验收入库后，通知各申领科室、中队到办公室办理领用手续，填制《固定资产领用登记表》一式二份，一份办公室财务人员记账留存，另一份由申领科室、中队留存，并以此为依据，记入科室、中队的固定资产台帐。

(三)固定资产登记管理

1、局办公室财务人员负责建立本局机关固定资产台账，对购置物品进行验

收，并按《固定资产领用登记表》登记录入计算机固定资产管理软件中，台账应详细记载固定资产的名称、数量、型号、品牌、购置时间、单位价值、使用部门等内容，进行动态管理。

2、局办公室财务人员对本单位无偿调入或受赠的固定资产，按调拨单上的价格入账，无价格的参照同类价格入账；无同类价格参照的，应由局长办公会估价入账。

3、局各科室、中队安排专人负责本科室、中队固定资产的管理，并登记本科室、中队的《固定资产明细账》，同时还应主动了解掌握本科室、中队的固定资产使用情况，如有变化，及时向办公室反映，便于加强动态管理。对照相机、摄像机、电脑等贵重物品，有指定专人使用的，由使用者负责保管，无专人使用的，必须指定专人保管，并明确责任，不得外借。

(四)固定资产调拨和收回

1、局机关内部因人员调动或其他原因涉及固定资产调拨的，在一个工作日内由调出科室、中队的专管员填写《固定资产清点交接表》(一式三份)，经该科室负责人同意并签字并报办公室，经办公室财务人员初审，报局长审核批准后，调入、调出科室、中队和办公室财务人员各持一份《固定资产清点交接表》，并在一个工作日内调入和调出科室、中队的专管员做好固定资产台账的登记工作。

2、局机关职工因退休、退养或工作调动、调离时，对其使用和保管的固定资产，需与原科室、中队专管员办理固定资产清点移交手续，并填制《固定资产清点交接表》，一式三份(由专管员、办公室、局财务人员各执一份)，由办公室上报局长审核签字后备案，办公室财务人员凭此表予以办理退休、退养、调动、调离等相关手续；收回的固定资产由各单位按工作需要进行分配使用。

(五)固定资产的清查、盘点

局办公室财务人员组织各科室、中队至少每年对本部门的固定资产进行一次清查盘点，对盘盈、盘亏的固定资产应填制《固定资产盘盈、盘亏登记表》。对于盘盈、盘亏的固定资产，应书面说明原因，无正当理由的，由科室、中队专管员查明原因，由使用科室、中队负责人签署意见，交办公室财务人员审核，报局长审批，并报相关财政管理部门批准，才可调账。

(六)固定资产使用状况的技术鉴定

局属各科室、中队需修理、报废、淘汰的固定资产由使用者填写《固定资产报废鉴定表》，计算机、网络设备及打印机等信息化设备由专业部门鉴定；其他固定资产(办公家具除外)报局办公室，由局办公室财务人员请相关的专业人员进行鉴定。

(七)固定资产的维修

经鉴定后，确需维修的固定资产，由办公室审财务人员核报局长同意后，送选定的单位进行维修。在保修期内的由保修单位维修，定点维修的固定资产由定点的厂商负责维修，维修项目属于政府采购项目的，按政府采购的规定执行，房屋、空调等其他零星维修由局办公室根据实际情况，可采用招标、议标、指定等办法确定维修单位，维修后由使用者和局相关的技术人员进行验收。

(八)固定资产报废、处置

1、拟报废、淘汰的固定资产的审批。经鉴定后需报废、淘汰的固定资产，由鉴定人在《固定资产报废鉴定表》上签署建议报废、淘汰意见后，科室、中队负责人将鉴定表和书

面报告交局办公室，由办公室财务人员报送局长审批，根据

管理权限，原值单价在一千元以下的固定资产，按局长意见

处理，单价在一千元以上(含一千元)的固定资产，由局办公室财务人员报局长审批，再上报市财政局审批，并按终结审批意见处理。

2、报废、淘汰的固定资产的处置。局机关经批准报废、淘汰的固定资产，由局办公室财务人员登记造册后，报经局

长批准，报废的固定资产按市财政局要求处置，有残值收入的须缴财务入帐。对固定资产管理使用中涉及违纪违法的，由局党总支派专人调查处理。属于擅自占用、使用、处置固

定资产的，按原价赔偿，触犯法律的，移交司法机关追究有

关法律责任。

四、办公用品标准：包括办公需要而购买的低于固定资产规定价格以下的易耗物品

(一)办公用品的采购

1、列入《XX政府采购目录》的办公用品采购，均按照政府采购管理规定办理，其余办公用品采购由本局自行

办理。

2、政府采购。办公室财务人员根据工作和今后单位发展需要，填写《XX局政府采购预算表》，并按审批权限进行审批，经局长办公会议同

意后报政府采购中心，一般按月实施采购。

3、自行采购。属政府采购范围以外的办公用品由局办

公室统一采购和管理。其中，低值易耗品落实专人(2人)

购买，开具正式发票，并附销售单位盖章的物品清单。

4、采购程序：所在科室、中队填写采购申请表，经局办公室审核，低值易耗品由局办公室直接采购，其他报局长

审批。

(二)办公用品管理

1、易耗物品指固定资产以外的办公用品。

2、易耗物品由办公室派专人(2人)采购后，办公室落实专人保管，保管员要根据购买发票和物品清单做好登记。

3、工作人员需要办公用品时，由本人到办公室填写《办公物品领用单》，签名登记后领取。如所需物品无库存，可向办公室申请购买或填写《办公物品领用单》签字盖章后，凭单到指定地点领取。

4、工作日志、笔记本、稿纸、墨水、胶水、铅笔、大头针、回型针、装书钉由办公室按每季度发放一次。

5、日常办公用品(如扫帚、拖把、抹布、茶叶、水杯等)，由办公室不定期统一发放。

6、办公室保管人员要定期将易耗物品的库存情况、领用情况进行统计。

7、物品入库前必须及时认真组织验收，办理入库手续，验收时必须注意，物品质量和数量的检查，发现问题应立即根据有关规定向供货或运输单位提出，并及时办理退、换或赔补手续。

8、入库的物品保管应该科学化，做到定位存放，存入有序，零整分开，帐物对号，便于收发和检查。对贵重稀缺物品应加强集中保管，精确计量和记载，并应定期进行查对。

9、物品的发放制度应根据日常消耗和维修需要，对常用的和专用的物品可限量颁发，物品的发放必须由局长审批，专人保管发放，建立物品明细帐和领用登记簿，对多余

不用的物品，也应办理退库手续，及时登记造册，对贵重物品的领用应严格控制和监督，对其领、用、剩、废、耗的数量必须详细记录，从严执行审批制度。

10、单位对在用物品应建立定期抽查制度，并在每年全面清查一次，清查结果报主管领导审核备案，对于短缺、丢失、损坏的由财务人员审核，根据短缺、丢失、损坏物品的帐面全额进行经济赔偿。

办公固定资产管理制度篇5

一、目的

为了加强固定资产的管理，掌握固定资产的构成与使用情况，使固定资产可发挥其正常使用功能，消除闲置固定资产，避免浪费。同时使固定资产得到安全保护，防止遗失或被窃，确保公司财产不受损失，特制定本制度。

二、适用范围

1、固定资产的管理范围：指使用期限超过一年的房屋建筑物、机械设备、电子设备、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，也应作为固定资产管理。低值易耗品，归入流动资产类。

2、固定资产类别、折旧计提年限、净残值率：房屋及建筑物，折旧计提年限20年、净残值率10%；机器设备折旧计提年限 10 年、净残值率10%；运输工具，折旧计提年限10年、净残值率10%；计算机设备，折旧计提年限5年、净残值率10%；办公家具及设备折旧计提年限5年、净残值率10%。

三、管理机构及工作职责

公司的财务部和办公室是固定资产管理的职能部门，审计部是固定资产的监督管理。

1、财务部主要职责

⑴、依照国家有关固定资产管理的法律、法规和方针政策，对固定资产实行会计核算；

⑵、年终与固定资产管理部门对账、盘点。对发生的固定资产盘盈、毁损、报废及盘亏，经总经理审批后再进行会计处理；

⑶、负责权限范围内固定资产的购建、提入折旧、盘盈盘亏、转让、租出、报废、报损、报毁等会计处理的审批；

⑷、编制固定资产购建预算；

⑸、负责动产、不动产、受赠取得的处理。

2、办公室主要职责

⑴、制订并组织实施公司固定资产管理的具体办法； ⑵、负责固定资产的管理，搞好固定资产的分类，统一编号，建立固定资产档案，登记账卡，负责审批并办理验收、调拨、报废、封存、启用等事项；

⑶、办理固定资产入库、领用、内部变动、处置、大修手续；

⑷、负责行政办公、生活等方面的各类未用、在用、停用的固定资产的管理。

⑸、负责监督使用部门，对固定资产的使用、管理，确保设备完好，提高利用率；

⑹、年终前和财务部对固定资产进行清理盘点，与财务部门和固定资产使用部门对账，使账账相符，账物相符。

3、审计部的主要职责

⑴、监督固定资产购建预算执行情况的审计、检查； ⑵、监督固定资产使用情况，动产、不动产、受赠取得的处理严肃财经纪律，对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除固定资产的行为和破坏固定资产的现象，提出问责，上报处罚意见；

⑶、监督固定资产清理盘点执行情况； ⑷、负责提交公司固定资产审计报告。

4、固定资产使用部门主要职责

⑴、固定资产使用部门应设立负责专管理员或兼职管理员对 2

所使用的固定资产进行登记、维护、管理。建立固定资产明细帐，固定资产调出、变更、处理必须经行政办公室、财务部批准，未经批准，不得擅自调动，更不能自行外借和变卖；

⑵、严格执行技术操作规程和维护保养，确保设备的完好、清洁和安全使用；

⑶、对闲置固定资产及时退回固定资产管理部门； ⑷、建立规范的固定资产日常管理台账；

⑸、定期组织年终与固定资产管理部门，进行固定资产的盘点、对账，做到帐、卡、物三相符。

四、固定资产的管理

（一）购置

1、各部门因工作需要按预算增加固定资产，应填写《固定资产购置申请表》，后附不少于三家的采购报价单，签署完毕的《固定资产购置申报表》，交由办公室统一购买；

2、购置固定资产原则上应有两人以上参与，购买时要货比三家，保证质量；

3、为某项投资计划而购置的固定资产，应另附固定资产计划书或合同书，阐明计划名称、编号、拟购置固定资产名称、规格、厂牌、数量、使用目的、预期效果、需用日期、购置预算金额等送管理部门审查；

4、相关合同经行政、财务等相关部门及律师审核，领导核准后方可购置。

5、重大项目固定资产的购置，按董事会批准的立项项目固定资产清单和建设投资概算购置。项目概算外，需增加建筑物、建筑面积以及设备行固定资产时，由总经理根据董事会的授权审批。

（二）验收

1、固定资产购入时，由行政办公室会同使用部门办理验收、交接手续；

2、需要安装的固定资产和建设工程等基本建设项目完工交付固定资产时，由工程部负责工程质量的验收和编制工程决算，工程验收合格后与行政办公室及使用部门办理交接。财务部确定固定资产的原价。

（三）领用及归还

1、固定资产采购后由办公室填制《固定资产领用单》并编制固定资产编号贴制标示，分配至使用部门或使用人，并在《领用单》上签字，送办公室固定资产管理员进行出入库登记，《领用单》一式两份，办公室和领用部门各一份；

2、对直接购入、自建完工、集团调入、接受投资、盘盈、接受捐赠、融资租入的固定资产由财务部及办公室应建立固定资产台账，将固定资产标签粘贴于固定资产上；

3、财务凭办公室开的出入库凭证予以报销，并自使用日的下月起计提折旧；

4、员工离职时须将领用的全部固定资产交回公司，依据人力资源部员工离职通知书，由办公室人员按固定资产帐明细清点，有短缺者按价赔偿，办公室应及时协调财务部进行帐务处理。

（四）保险、保管

1、管理部门办公室对所经管的固定资产按本公司的保险管理政策办理投保；

2、投保作业按《财物保险管理作业办法》规定办理；

3、容易搬动的固定资产，使用部门应按放置场所分别填写《固定资产存放明细表》一式二份，填写该场所内所有容易搬动的固定资产编号，名称、数量、安全维护人员姓名等资料，以利管理。

4、《固定资产存放明细》除一份自存于使用单位外，另一份应由使用部门张贴于该场所墙壁适当的位置，以便查核。

5、重要设备的保护，应由使用部门制作标示门牌，悬挂显眼位置，以明职责。

（五）调拨、出租、外借

1、固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨，需填写《固定资产调拨申请单》，一式三联，送移入部门签字，确认后交办公室，办理转移登记。第一联由办公室留存，更新固定资产卡片，第二联送移入部门，第三联送移出部门；

2、注意固定资产编号保持不变，填写清楚新的使用部门和新的使用人，以便监督管理；

3、未经办公室同意，各使用部门无权办理设备转移及处理，一经发现，将追究部门负责人及经办人的责任；

4、固定资产拟出租或外借时，办公室应将租借事由、内容条件、归还期限、保持原状义务、附属设备明细等经总经理核准，并签订契约后据以办理。

(六)闲置的处理

固定资产因产品停止生产、加工工艺变更，设备更新等原因而闲置时，使用部门应以《闲置固定资产处理单》提报闲置原因和设备现状连同该设备履历资料经财会部门填记帐面价值，并拟订处理对策后，经总经理核准，据以实施。

（七）让售（有偿转让）

1、固定资产的让售由行政办公室会同财务部将让售或有偿转让固定资产名称、规格、数量、原取得日期、金额、帐面残值、现状及让售（有偿转让）理由，并根据其利用或参考市价订出让售底价，经总经理核准后，据以办理让售；

2、固定资产的让售（有偿转让）以登报公开招标为原则，如因特殊情况需采用其他方式处理时，应将理由和让售（有偿转让）条件报经总经理核准后办理。

(八)维修

1、由办公室负责对各项固定资产实施定期和不定期的保养及整修售后维修服务。使用部门联系办公室，统一组织售后维修服务，如产生费用的计入使用部门办公经费；

2、财务部对固定资产的大修理费用（指一次性修理费用在5000元以上的），应分期摊销计入期间费用，不得调整资产原值。对固定资产的中小修理（指一次性修理费用在5000元以下的），则在发生当月直接计入期间费用。

（九）报废与折旧

1、固定资产的报废与折旧按财务规定执行。公司的固定资产报废处理时，须使用部门提出申请，填写设备报废单一式三份由财务部门将其净损失上报总经理批复后，办理报废相关手续。

2、符合下列条件可申请报废：

①、超过使用年限，主要结构陈旧，精度低劣生产率低，耗能高，而且不能改造利用的；

②、不能动迁的设备，因工房改造或工艺布置改变必须拆除的；

③、腐蚀严重无法修复或继续使用要发生危险的；

④、绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值的； ⑤、因事故或其他自然灾害，使设备遭受损坏无修复价值的；

3、凡经批准报废的固定资产不能继续在生经营中使用，财务部门与使用部门要及时作价处理。处理后的固定资产由行政办公室和使用部门一起办理固定资产的注销手续，对外处理报废固定资产时由行政办公室提出处理意见，总经理批准，变价收入上交财务部；

4、凡停用三个月以上的固定资产由使用部门封存、保管；

5、闲置设备和封存设备启封后，由使用部门填写启封单，行政办公室同意后，方可使用。

五、固定资产清查

1、公司办公室和财务部对固定资产进行定期或不定期的清查（每年终至少清查一次），固定资产清查主要是通过对固定资产实物盘点进行帐物核对，以便真实地反映其实有数量和分布情况。如有盘盈盘亏还应查明原因；

2、固定资产清查的程序：固定资产全面清查时，由公司纪委、办公室、财务部、审计部组成清查小组，编制《固定资产盘点表》，经查核后确定出固定资产盘盈盘亏数额，经有关人员签字或盖章后，财务部进行有关的帐务处理；

3、遇有下列情况，应当对有关固定资产进行全部或部分的临时清查。

①、固定资产的人员调动工作；

②、因机构、业务变动，办理财产交接；

③、固定资产发生非常损失事故；

3、对固定资产进行清查以前，财务部门必须检查有关财产增减变动的凭证是否齐全，如有尚未入账的会计事项，应当及时入账，主动与固定资产管理、仓库以及其他有关部门核对各项固定资产的收、付记录，做到清查前的账目相符；

4、在清查以前，行政办室及使用部门应当将所经管的固定资产进行整理，对尚未点验入库和应当调拨出库的固定资产，尽可能做好入库和出库手续，避免发生重点、漏点等差错；

5、固定资产清查应当逐一点清实物，包括查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修、报废和转让等情况是否正常等等。发现没有入账的固定资产，应当查明原因，及时入账。在清查中发现毁损情况，应当查明毁损的程度、原因和责任以后，在清查表内加以注明，并提出处理意见；

6、盘点表需由财务部门、使用部门及办公室审核确认，财务部并根据总经理签署的意见，对盈亏及时进行帐务调整；

7、审计部清查中发现清查出的固定资产短缺和盈余，经查明核实以后，经资产清查小组审核，报公司领导集体审批。

六、奖惩

（一）在固定资产管理工作中成绩突出者，可给予一定的物质奖励；

（二）固定资产保管人、使用人玩忽职守，违反有关固定资产管理规定及操作规程，造成固定资产损失者，应予赔偿。赔偿数额依据损失大小和责任大小确定，同时追究其相关领导的责任；

（三）造成重大固定资产安全事故，依据国家安全法规和公司有关管理规定，对相关责任人进行纪律处分和经济处罚，并追究相应的法律责任。

中学办公室资产设备管理条例篇6

学校办公室的资产设备，是学校办公室运作的物质基础和必备条件。为了加强资产设备管理，防止国有资产流失，提高设备使用效率，保障学校各项工作的正常开展，根据上级有关规定，结合我校实际情况，制定本条例。

第一章总则

第一条学校办公室资产是指家具、电脑设备、复印机、传真机、电话等由学校配置的办公设备。

第二条办公室资产设备管理坚持科学规范、责任到人、配置合理、效益优先的原则。

第三条资产设备管理主要任务是：完善管理体制；健全规章制度；明晰产权关系，落实管理责任；合理配置固定资产；保证固定资产安全、完整。

第二章资产设备管理

第四条学校办公室要设置、登记资产设备总账及分类明细账。

第五条按使用人建立“固定资产设备使用情况登记表”；明细账簿应按品种设置账户，按类设置汇总账页，反映各种各类固定资产的数量和金额，固定资产设备使用情况登记表内要反映设备名称、规格、型号和财产编号等。一物一表，由使用人员签字承担保管责任。

第六条固定资产增加、处置，由学校办公室负责资产设备管理工作人员如实填写相关凭单，报资产管理处备案，并由使用人签字，作为记录依据，分别记入有关登记表。()各登记表应妥善保管，不得随意涂改。

第七条资产设备使用人员发生变动，应及时办理交接手续，变更固定资产使用登记表记录。学校办公室负责资产设备管理工作人员应定期核对账、表、物，保证账账、账表、账物相符。

第八条建立和完善固定资产设备损失赔偿制度。对造成固定资产损坏、丢失的直接责任人应追究其相关责任。

第三章资产设备的使用和维护

第九条建立健全学校办公室资产设备保管和维护制度。落实好安全防护措施，做好防火、防盗、防爆、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作。

第十条对资产设备的检修工作应做到及时、经常。对电脑、复印机等贵重设备要定期检测，确保精度和性能完好，防止事故发生。对办公家具等应定期检查修缮，确保使用安全。

第十一条购置电脑、传真机等贵重设备过程中形成的各类文件材料应及时收集、整理、归档，由专人妥善保管。

第十二条学校办公室资产设备一般不得出借，确需出借的，应由借出部门或单位提出书面申请，资产管理处审核，学校办公室负责人同意，并办理相关借出手续。对收回出借的资产设备，要认真勘验，登记在册。

第十三条建立学校办公室资产设备使用情况检查和考核制度，对长期闲置、利用率低下的资产设备，应移交资产管理处，进行校内合理调配，提高利用率。

第四章资产设备的处置

第十四条处置学校办公室资产设备要符合以下程序 :

（一）经学校办公室主任确认需要处置的资产后，向资产管理处提出处置申请，并填写“资产设备处置申请单”。

（二）由资产管理处组织有关人员进行资产设备技术鉴定。

（三）资产管理处同意进行处置。

（四）学校主管校领导签署意见。

（五）根据批复将该资产设备移交资产管理处。

第五章附则

学校办公室固定资产及办公用品管理制度篇7

我校属于电力高级技工学校, 是由徐州发电有限公司主办的一所职业技术学校和培训中心。这种职业技术学校 (培训中心) 办公室档案的管理不仅是一项基础性工作, 更是一项繁琐的日常工作。档案真实的记载着学校的各项工作或活动的最原始记录。不仅是学校教育教学工作的业绩, 还是学校教科研和管理工作中存在的经验教训的积累。办公室档案的管理不仅承载着学校办学与建设的发展, 更肩负着不断推进学校教育教学质量提高的重任。如果能充分提高办公室档案管理工作效率, 一方面能帮助我校有效的提高教育教学服务质量, 另一方面还能提升我校的办学水平。

二、我校办公室档案管理工作中存在的问题

档案管理要求必须依照全面、真实、客观的原则来反映学校的整体管理水平和教育教学状况。但是, 当前在很多中等职业学校的档案管理中存在着管理观念陈旧、管理方法单一、管理水平较低等问题, 这些问题决定了中职学校档案管理的落后性和局限性, 这是亟待解决的问题。

(一) 管理观念落后, 存在对档案管理工作不够重视的现象

多年以来, 我校对办公室档案管理工作并不十分重视。这也是很多中职学校存在的共性问题。上至学校领导, 下至学校各管理部门都对档案管理工作不够重视。很多人认为, 档案管理就是简单的对材料的保管, 只要有人管就行, 在学校的基础工作中几乎可以忽略不计, 只要是档案材料管理好, 不出现丢失现象就行了。因此, 学校不论是从机构的设置、人员的调配, 还是学校对档案管理的资金投入和硬件建设都已经不能继续满足学校档案管理工作进一步发展的需要。这种陈旧的管理模式, 保守的观念, 缺乏创新的管理意识, 都为学校的档案管理带来了困难。

(二) 档案管理人员缺乏应有的业务素质

由于职业学校的档案管理工作不被学校的领导所重视, 因此, 对档案管理人员在配备上也不够认真, 很多职业学校档案管理人员基本是在学校无法担任其他岗位、或是即将退休的人员。有的职业学校并未设置档案管理这一专职岗位, 而是由单位的教学或管理人员担任兼职。这种状况使得职业学校的档案管理人员并不专业, 没有受过档案管理专业知识培训, 缺乏应有的档案管理专业知识。这样的人员队伍根本不能很好的胜任本职工作。对于档案的收集、合理分类、定期整理、及时归档、妥善保管、正确使用等管理工作并不能落实到位, 对于对档案实施信息化管理、对档案信息及时开发利用更是很难做到。这些都将严重制约职业学校档案管理的规范化建设和信息化建设, 影响着档案工作的进一步发展。

(三) 对档案管理缺乏数字化管理

随着全球信息化建设的不断发展, 各中职学校逐渐实现了办公的信息化。例如:公文档案的纸质文件逐渐向着与电子介质相结合的方向发展。再例如:档案管理的手段和方法也朝着办公自动化的方向发展。因此, 职业学校的档案管理工作必须做到与时俱进。但是就目前的实际情况而言, 很多职业学校的管理手段存在着比较落后的现象。手工操作中仍需要大量的抄写工作, 抄写时间长、速度慢、工作效率低下, 这与逐渐发展的档案信息化管理是格格不入的。同时, 档案管理工作的落后也不利于现代职业学校的健康、持续发展。

(四) 不健全的档案管理制度使落实不到位

领导的不重视导致对档案管理的宣传及贯彻均不到位。很多职业学校的老师、领导、管理人员对我国《档案管理法》中的内容并不了解。尤其是对档案管理法中的规定的法律责任并不明确。对于日常发生的档案资料不能及时、主动地收集、移交, 甚至谈不上自觉地依法实行保护。很多职业学校的档案管理工作领导小组更是形同虚设。使档案管理工作困难重重。

(五) 落后的基础设施建设严重影响档案资料的完整性

随着我国教育制度的不断改革, 中职学校的发展竞争压力不断加大。我校作为徐州电力高级技工学校, 是我国国家级重点中等职业学校和电力高级技能人才的培训基地。我校集学历教育、函授教育、职业培训为一体, 为我省电力系统培养了一大批优秀人才。但是由于学校办学经费的不足, 对档案管理的投入就十分有限。学校基础设施的落后、陈旧使得档案管理的硬件设施不达标。这已经不能满足现代中职学校档案管理的有效使用和发展的要求。

三、中等职业学校档案管理的重要性

随着我国社会主义市场经济的发展, 作为一名在中职学校工作多年的档案管理人员, 深知规范档案管理工作的重要性。档案管理的规范化建设不仅是我国社会主义市场经济发展的客观要求, 更是为了适应经济全球化发展对中职学校提出的新挑战。

(一) 是为了遵循新时期对中职学校管理规律的要求

马克思主义表明:任何事物发展和运动都遵循一定的规律。同样, 中职学校的教学管理也同样具有规律性。中职学校在贯彻并执行党的教育方针的同时, 必须坚持正确的教育理念, 培养符合新时代教育理念发展的要求。为我国培养出富有时代特性、具有创新精神、适合新时期需要的社会主义建设者。根据新时期中职学校教育教学的要求, 必须加强对学校各部门档案管理工作的规范化建设, 这是一项具有重要意义的基础性工作。

(二) 是为了满足维护中职学校正常教学秩序的要求

随着我国教育体制改革的不断推进, 各中职学校必须将教学改革作为本学校的核心工作, 把提高学校的教学质量视为学校生存的关键。学校不仅要认真研究新的教学管理规律, 不断更新和改进教学管理工作, 提高学校的教学管理水平, 还要对学校的教学环境进行创新与改造, 研究并组织学校教学部门及时进行教学改革, 全面调动全校师生的积极性, 将培养高质量优秀人才的培养计划深入人心。这些工作的实现都离不开对学校各职能部门档案管理的规范化建设和支持。

(三) 是为了满足全面提高中职学校教育教学管理工作效率的要求

在教学管理上, 中等职业学校的管理与其他同级别学校的管理存在着差别。我校作为电力职业技术培训的专业学校, 在教学管理中更突出了规范性、刚性, 但是在弹性管理和宏观管理方面的管理理念十分匮乏。例如:多年的教学管理一直延续着学校的教务部门来承担主要的教学环节的管理方式, 而学校各部门只有实行档案管理规范化才能不断提高对中职学校教学环节管理、学籍管理、日常教学管理、教学质量管理等全部过成的管理。

(四) 是为了满足中等职业学校教学管理实现信息化的要求

随着全球信息化技术的普及和运用, 信息化发展已经逐步成为社会发展的重要内容, 信息资源更是成为我国国民经济和社会发展的战略性资源。信息具有产业化、经济化、社会化的发展特点, 也是我国经济发展的战略产业。这就在客观上要求中等职业学校在对在校学生的过程管理、政策法规的实施、学校各专业的建设、学校各方面人才的招聘及应用、教育教学科研成果的管理等方面重视档案管理的信息化建设和发展。学校不仅是各种信息的源头, 更是各种信息最大的实践群体。随着教育改革的不断推进, 学校的信息化管理越来越普遍, 这使得原有的管理方式也发生了变化, 这也就要求中职学校必须加强对教学管理中各种信息的使用, 加强对信息的预测, 为学校领导做出准确的决策和判断提供数据依据。因此, 管理的信息化要求学校各职能部门必须加强档案工作的管理, 为信息化管理奠定基础。

四、完善中职学校档案管理的具体措施

由于档案管理工作在实际工作中具有十分重要的作用, 我们必须加强对我校办公室档案工作的管理, 提高档案管理工作效率。

(一) 转变观念, 强化档案管理意识

就中职学校目前的发展状况来看, 不断建立和完善中职学校办公室档案管理工作十分必要。针对目前很多中职学校对档案管理存在的管理意识淡薄、管理理念陈旧落后的现状, 必须及时扭转学校管理者的思想观念, 强化学校领导者及管理者的档案管理意识。学校领导者必须改变过去对档案管理工作的错误认识, 更新管理观念, 将档案管理工作纳入到学校的常规工作中来, 做到组织、措施的到位。我校可以根据具体情况, 在我校成立档案工作领导小组, 制定出明确的岗位职责及目标, 对目标进行层层分解后将责任安排到每位工作人员。可以将档案管理的实现状况纳入到工作绩效考核中, 逐步在学校内部形成档案管理井然有序、遇到问题不互相推诿、杜绝学校内部各自为政现象的出现。同时, 还必须加强对《档案法》的宣传, 利用校园中的各种宣传渠道对学校内部进行宣传。例如:可以在学校内部组织座谈会、知识竞赛、举办相关的展览等形式进行各种短期性的强化宣传, 加强学校教职工及领导者的档案管理意识。

(二) 加强对档案管理工作人员的业务培训

中等教育教学改革在我国不断深入的同时, 也对学校档案管理人员提出了较高的要求。这就要求中职学校必须配备一支具有高业务素质的档案管理人员队伍。在对档案管理人员的配备上必须做到精心挑选, 选择具有档案管理专业知识、较高的思想觉悟、较强的责任心、对中职学校的办学特点和办学规律十分了解、具有较强的档案业务能力的高素质人员来担任学校的档案管理工作。在档案管理人员业务能力的培养及培训方面, 学校要及时为档案管理人员提供学习和培训的机会, 例如:业务能力的强化培训、相关管理软件使用的培训, 争取保证在岗人员的业务娴熟、管理到位。另外, 档案管理人员必须加强自身的学习。不断加强档案管理理论和管理软件知识的学习, 不断提高自身的业务素质和水平, 以适应不断变化的环境和档案管理工作的要求, 提高工作效率。

(三) 加强档案管理的信息化建设

中职学校目前传统的手工方式下的档案管理已经不能再适应现代档案管理不断发展的要求, 计算机的普及和信息化程度的提高也要求中职学校必须改变传统的档案管理模式。创新档案管理模式, 实现档案管理的信息化建设已经成为各中职学校档案管理工作发展的方向。中职学校必须首先创新管理模式, 依据中职学校发展的特点, 结合现代信息技术的特点, 在中职学校实现档案管理的信息化。学校可以在学校内部设立行政管理档案、党群管理档案、教学管理档案、人事管理档案、学生学籍管理档案等档案管理软件系统, 并对其进行统一管理。档案实质上是信息的载体, 加强档案管理的信息化建设就是要求学校必须利用计算机等现代化设备, 对档案信息进行收集、整理、传递、加工, 将原本静止的档案信息通过现代化的信息技术管理手段转化成电子档案信息, 提高学校档案管理工作效率。另外, 还可以在学校建立电子档案数据管理中心, 利用校园网络等对电子信息进行网上传送, 对各种档案信息实现管理的一体化, 在校园内部实现资源的共享。

(四) 实现规范化档案管理

中职学校的档案管理工作必须实现其规范化, 依据《档案法》中的规定, 结合本校的实际管理状况, 制定出符合本校实际的档案管理制度。一方面, 制定出明确的岗位职责, 对档案管理试行目标化, 使学校内部各部门和全体教职员工真正重视档案的收集、整理、归档等工作。另一方面, 根据学校的具体档案管理状况制定出《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定制度》等。而学校的各部门必须积极配合档案管理工作中信息资料的收集, 以保证档案资料的真实、完整、规范。

(五) 加大对档案管理工作硬件设施建设

学校档案管理工作效率的提高离不开硬件设施的建设, 这也是对档案管理工作质量的基本要求。中职学校要想提高档案管理的工作效率就必须加大对档案管理工作基础设施建设的投入, 将档案管理工作纳入到学校的基础建设规划中。例如:防火、防盗、防虫、防潮等设施的配备, 保证档案资料的安全。

总之, 中职学校的发展离不开档案管理这项基础工作。为了适应中职学校发展的要求, 必须制定工作标准, 加强档案管理的信息化建设, 对档案管理工作实行科学管理, 不断提高档案管理工作效率, 使档案管理工作在中职学校中发挥更重要的作用。

摘要：多年来, 职业学校办公室档案的管理工作对于保存学校的光辉历史、促进学校的教育教学水平的提高、管理水平的提升起着至关重要的作用。随着我国教育改革的推进, 职业学校也迎来了扩招的高峰期, 学校的档案管理工作也就成为学校各项工作顺利开展的前提条件。如何在新时期使职业学校办公室档案管理工作更加有效, 将是办公室工作人员必须迎接的挑战。

关键词：职业学校,办公室档案管理,工作效率,提高

参考文献

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[5]单艳梨.浅谈档案管理的网络化及其保护[J].现代商场:企业技术开发 (学术版) , 2011 (30) .

学校办公室固定资产及办公用品管理制度篇8

关键词：二级部门办公室能效因素对策

一、高校二级部门办公室在日常管理工作中的地位与作用

高校二级机构办公室是高校各二级单位从事日常事务管理的科室，是每个部门的“心脏”，是负责上传下达的枢纽，是沟通学校与部门的桥梁。在我国高等教育改革不断发展壮大的形势下，高校原有的传统管理模式发生了较大的变化，即管理权由集中逐渐下移到二级部门。这种情况下，作为二级部门的“心脏”，办公室的地位与作用就越来越重要。

（一）高校二级部门办公室在日常管理工作中的地位

1.高校二级部门办公室在部门的管理系统中居于中心地位。它在行政上受部门负责人的直接领导，在业务上受学校相关职能部门的指导。办公室按照部门负责人的意图和要求组织开展本部门的工作，帮助领导在教学工作、科研工作、社会服务等方面进行协调、管理。可以说，各二级部门能否高效、有序地运作是一所大学有序、高效运行的关键。

2.二级部门办公室居于部门管理系统的窗口地位。上级部门及其他同级单位的文件、通知会直接送达办公室，同时又要根据不同需要，整理、搜集本单位的相关材料，并按要求送达不同的部门。另外，还需要接待来人来电来访，并根据其内容解决不同的问题。

（二）高校二级部门办公室管理工作的重要作用

1.参谋、助手的作用。二级部门日常工作中所涉及的教学、科研和管理工作情况十分复杂，稍有不慎就会酿成重大事故，这就要求办公室工作人员不仅要熟悉党和国家的大政方针，更要对学校、部门的各项政策、制度烂熟于心，随时掌握部门教学、科研等方面的基本情况。这样，才能准确无误地掌握第一手资料，随时为部门领導及其他相关部门提供准确、详实的信息。

2.协调、沟通的作用。二级部门办公室是沟通学校与部门、部门与部门、部门与广大师生以及部门与学校外部一些机构之间的媒介，是负责管理本部门人事、行政、文字、信息及其他事务的中心。因此，办公室工作人员必须在沟通、协调上下功夫，协调对内、对外的关系，加强与师生间的沟通，解决工作中的矛盾、冲突，力求在部门内营造一个宽松、和谐的工作氛围。

3.检查、督促的作用。高校二级部门办公室是学校和部门决策制度执行的监督检查机构。学校在给各二级部门发出指令后，指令的执行和监督的任务就落在了二级部门办公室身上，要保障指令的顺利完成，在检查、督促学校指令的过程中就要严格以制度为准绳，以事实为依据，发现问题及时处理、纠正，以避免重大发生的问题。

4.前沿、窗口的作用。二级部门办公室是为教学和广大师生服务的前沿阵地和窗口。作为办公室工作人员，我们既要端正工作态度，明确自己的工作职责，又要增强服务意识，提高服务效率和质量，耐心、细致地为学校、教职工和广大学生提供细致、周到的服务，切实帮助他们解决在教学、科研以及学习生活中遇到的各种问题和困难，从而达到为教学、科研等工作服务的目的。

二、制约办公室管理能效的因素

虽然办公室在高校二级部门中的重要性日益凸显，但随着高校招生不断扩大，因二级部门办公室的职责职能有所增加，其在日常管理中的短板也开始暴露。若不能高效、有序地发挥其职能和作用，就会影响整个高校的管理与运行。

（一）二级部门办公室管理人员队伍建设存在问题

1.办公室管理人员水平参差不齐，编制配备不合理。首先，管理人员水平参差不齐。很多高校对办公室的工作人员没有严格的学历及职称要求，入职的门槛比较低，大多二级部门办公室的工作人员是直接留校的学生、引进人才的家属及其他一些转岗的人员。他们在教育程度、专业知识结构、能力结构的总体水平上层次不齐，工作经验和管理水平千差万别，工作责任心和工作态度亦有所差别，这些都是直接影响办公室工作高效有序开展的重要因素。其次，办公室管理人员编制配备不合理。在很多高校，二级部门的办公室工作人员从严格意义上来说一般只配备一名工作人员，一些机构比较小的部门根本就没有专职的办公室管理人员。而他们的工作范围对内要负责管理部门内部的人、财、物、文、研，对外涉及文件的起草和收发、资料的搜集整理、各种材料的上报、各种检查的准备。要一个人高效有序、面面俱到地完成以上的各项工作，基本上是不可能的。

2.业务能力不强，缺乏系统的专业知识培训。办公室管理是一门高深的学问，是一项专业性很强的工作。其工作人员需要接受专业的培训体系，掌握相关的技能才能具有从事该项工作的素质，以满足高等教育新形势的需要。但现在大部分的高校都没有对系统培训办公室工作人员有足够的重视，缺乏行政人员培训机制，把重点放在了培养专职教师的培训上，以提高教师职称、学历及教学水平。而由于办公工作任务繁重，工作人员平时忙于处理各种事务性工作，需要随时接待来人来电，解答各种问题，这样一来，他们除了参加各种规定学习之外，几乎没有自主学习时间和环境。

（二）管理观念滞后，缺乏行之有效的机制

办公室工作人员结构相对比较稳定，很多人在办公室管理工作上一干数年，且很多常规工作有其固定的模式，因此相对固定的位置和工作内容，形成了传统的思维定势和工作模式，导致工作机制过于程式化，他们习惯按经验或是约定来处理问题，缺乏灵活变通，不擅长在实际工作中学习，不能按照新的情况和问题制定出与时俱进的工作计划和提出建议，不善于在变化的环境中以人为本，高效快速、开拓创新地工作。在实际工作中，二级部门办公室的工作往往处于被动状态，工作主要靠上级部门和领导的指示，通过行政命令指导工作和处理问题，计划和有针对性的工作能力不强。究其原因，主要是缺乏完善的管理制度，没有明确的工作职责和范围，缺乏有效的评价体系和办公室工作激励制度，缺乏自我评价的标准、方法，导致工作人员在无序的状态下工作，很难提高工作水平。

（三）办公室管理工作得不到应有重视，缺乏合理的评价机制

尽管二级部门办公室工作的重要性毋庸置疑，但在很多高校，二级部门办公室被当成部门可有可无的附属机构，其工作人员的辛勤付出也往往得不到足够的重视，认为他们的从事的工作轻松且没有任何技术含量，劳动量和劳动效果是无法和教学一线的教师相比，是高校里的“二等公民”。

此外，二级部门虽然明确规定办公室及其工作人员的职能职责，但由于没有有效的监督与评估机制，无法根据每个人的工作能力、工作效率及工作态度进行客观公正的评价，不能根据评价进行必要的奖惩，且大部分高校现行的分配制度在很大程度上是跟教学和科研挂钩的，导致办公室管理人员的工作量和收入分配不成正比。同时，受工作岗位的制约，他们在职称、职务的晋升上也受到很大的影响，工作热情受到打击，这些因素导致办公室管理人员抱着“干与不干一个样，干多干少一个样”的消极心态面对工作，极大地影响了部门办公室的工作效率和工作质量。

三、解决制约因素的策略

（一）加强建设高校二级部门办公室管理队伍

高校二级部门作为一个基层管理组织，其工作纷繁复杂，面对部门的“人、财、物、文、研”要做到心中有数，忙而不乱，这就在办公室管理人员的选拔上提出了很高的要求。首先，要选用年轻的、有工作热情、热爱本职工作的高学历人才补充到工作队伍中来;其次，要加强对办公室管理人员业务培训，提高他们的管理能力、协调能力、公文处理能力和服务决策能力，从而提高二级部门办公室的整体工作能力和工作水平，更好地发挥其服务职能。

（二）加强并完善管理制度的建设

俗话说“没有规矩，不成方圆”，要建立一个规范，高效的管理体系，我们必须首先制定与其配套的一系列管理制度。建立明确的岗位责任制，明确每个位置的具体工作范围和目标，实现事事有人干，人人有事干，改变过去无人事干、互相推诿的情况。建立完整监督、奖惩制度，在工作人员履行职责的同时加强监督，监督、检查学校及部门的指令是否得到不折不扣地执行，对在履职过程中出现的问题及时处理，奖优罚劣，以增强办公室管理人员的竞争意识。

（三）改进办公管理人员考核制度，加强激励机制建设

高校现有的薪酬制度和职称晋升制度对管理岗位工作人员来说没有任何吸引力。受校内岗位设置和职称晋升制度的影响，绝大多数办公室管理人员在职称评定、职位晋升、学历深造等方面处于非常被动的地位。他们不能通过职称的晋升来提高他们的社会地位和收入水平，亦不能通过行政职务的升迁提高行政级别。这对办公室管理人员的工作热情、工作态度和工作效率有极大的影响。因此，高校领导者和相关的主管部门需要针对这一人群制定专门的考核、奖励制度，以人为本，为管理人员在专业技能培训、学历深造、职称评定及职务升迁方面制定切实有效的管理办法，为高校办公室管理人员创造更好的发展条件，提高他们的薪酬待遇和社会地位，使办公室管理人员能热爱本职工作，安心本职工作，从而消除对职业的倦怠感，在工作中不断地改革创新，更好地履行职责，从而推动高校各项事业的和谐发展。

参考文献：

[1]易琳.论高校二级院系办公室管理人员工作现状、原因及应对策略[J].教育理论研究，2013（26）.

[2]王桂香.加强与规范高校二级部门办公室管理的思考和对策[J].科教导刊，2013（23）.

[3]蔡荣荣，胥亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能研究[J].邢台职业技术学院学报，2013（1）.

[4]赖华红.高校二级学院办公室管理与建设问题分析及优化策略[J].办公室业务，2013（1）.