学校办公室职能

学校办公室职能（精选5篇）

学校办公室职能 篇1

一、办公室工作的宗旨和职责

1. 办公室的地位和作用。

办公室是企业的核心要害部门, 是领导的参谋和助手, 是承上启下, 协调各方的枢扭, 是连接领导、机关、基层的桥梁, 也是对外的一个重要窗口, 工作态度与作风的好坏, 直接关系到组织的工作质量以及上级机关和社会各界对企业的评价。因此, 在党、政工作部门中具有特殊的地位和作用。所以, 这就要求办公室的全体工作人员要有强烈的事业心和责任感, 要热爱本职, 坚守岗位, 兢兢业业, 埋头苦干, 才能完成党政领导所赋予本部门职能范围内的各项任务。

怎样才能更好地承上启下, 协调各方, 当好领导参谋和助手呢?笔者深刻地认识到, 必须处理好三个关系: (1) 处理好局部和全局的关系。工作中, 有些在局部看来是可行的, 但是不符合全局的利益, 这就必须服从全局, 放弃局部, 并做好说服工作。 (2) 处理好原则性与灵活性的关系。办公室接待任务重, 关系比较复杂。一方面会议多, 既要认真贯彻执行上级部门和企业的有关规定, 又要把会开好, 让来宾满意。这就要求工作人员既要坚持原则, 又要有灵活处置, 实现预期的工作目标。实践证明, 正确处理好原则性与灵活性的关系, 是办实事、办好事、会办事的一条重要准则。 (3) 处理好日常工作与中心工作的关系。日常工作是天天都要做的, 带有常规性;中心工作, 是不经常做的, 带有突击性。当中心工作出现时, 就要集中力量, 全力把它做好, 但是, 也不能丢掉日常工作, 要二者兼顾, 以中心工作促进其日常工作, 去争取本室工作的整体效果。

2. 办公室工作的宗旨、方针与指导思想。

根据全面质量管理的理论和方法, 笔者认为办公室工作的宗旨、方针和指导思想应该是: (1) 工作宗旨:办公室的工作宗旨就是“服务”, 也就是为党政领导服务, 为机关服务, 为基层和职工群众服务。 (2) 工作方针:“参谋、助手、信息、协调”是办公室的工作方针。 (3) 指导思想:办公室工作的指导思想是“热情周到, 快速准确, 工作高效, 质量保证”, 以达到优质服务的目的。

办公室的工作人员要牢牢记住宗旨, 按宗旨办事。尽管工作繁多锁碎, 分工各异, 人手不够, 但都要团结一致, 密切配合, 努力服务。不论是领导的事, 各部门的事, 以及广大职工的事, 都积极去办, 不可推诿。在办事当中, 又视事的大小和轻重缓急, 再去一件一件的做好, 而且其间, 还要做大量的协调工作, 并要杜绝发生延办、错办、误办、不办的事故, 不折不扣地完成领导交办的任务。

3. 办公室的工作职责。

办公室是企业的综合办事机构, 负责处理企业日常工作, 具体职责如下: (1) 当好领导参谋和助手, 参加有关会议, 起草行政工作年度目标计划、季度工作要点、年终总结和其他行政文件, 作好大事记录。 (2) 负责组织、协调处理无明确单位管理的问题;检查、落实高层领导决定各方去办的事情, 并将催办的情况、问题、信息及时向领导汇报。 (3) 根据《机关公文收发实施细则》, 负责公文的收发、传递、批办、管理及归档。对部门上报或外复的函件、文稿进行政策性与文字性审查, 对文稿的质量负责。 (4) 根据领导的指示和《机关管理工作的若干规定》安排好全局性的各类会议, 做好会前准备、会议记录、会后纪要、决议的行文和执行情况的检查与督促。 (5) 负责印鉴管理、使用和用印监督。 (6) 负责对外接待工作。对持有介绍信和其他有关证件的省内外来宾, 要提供方便, 热情接待。 (7) 负责接待群众的来信来访。对群众来信来访要及时登记、分类、编号, 积极与有关部门联系处理, 并将办理情况向领导报告;将结果口头或文字告知本人。 (8) 负责撰写、编辑、寄发《企业简讯》。 (9) 负责报刊、杂志、函件的收发。 (10) 负责交通、通讯设施的管理。 (11) 做好领导交办的其他工作。

4. 抓住工作的重点。

当今信息技术的飞速发展, 给办公室的工作提出了新的使命。按照ISO9001标准的要求, 办公室的工作重点应由侧重办理事务向参与决策方面转变, 由资料管理向提供信息方面转变, 由应付矛盾向组织协调方面转变, 由被动接办向主动承办方面转变。怎样由被动到主动, 由事务到参与呢?抓好信息工作至关重要。

在收集信息工作方面, 基本的做法是: (1) 观察法。这是获取信息最基本的方法。工作人员在日常工作中, 应随时注意各方面的情况, 要进一步了解它的发展过程和与其相关的部分, 以及这件事与其它事物的关系, 以期发现与掌握它的本质特征。 (2) 阅读法。就是通过上网查找、阅读文件、资料、报纸、书刊, 以及收听广播、收看电视等方式来收集企业所需要的信息。 (3) 调查法。这是收集、获取信息最常用的重要方法。实践证明, 采取普遍调查、重点调查、典型调查等方式, 收集信息, 是行之有效的。

在收集信息的思想方法上, 工作人员还应特别注重信息的真实性、时效性、系统性、全面性等, 以避免挂一漏百, 顾此失彼, 出现片面性。当然, 在收集信息时, 也不可事无巨细, 面面俱到, 包罗万象。

二、实行规范的服务

在工作中, 办公室应始终把规范化服务作为自己的行动准则和追求的目标。

1. 强化质量意识。

办公室应从“人”的思想教育和业务学习着手, 严格要求, 严格管理, 严格纪律, 严肃办事, 不断提高办公室成员的整体素质, 实施规范化的服务, 保证其党政领导的意图和企业工作目标的实现。

2. 讲求办事效率。

办公室的工作特别具有计划性和时效性。工作人少事多, 且涉及面广, 往往处于高速与超负荷运转, 稍有疏忽, 都会给单位造成影响, 所以, 时间观念和效率观念显得尤为重要。

3. 规范常规性工作。

对大量的、重复的办文、办事、办会等日常事务工作, 做到逐步规范化:

(1) 办文。收文按照签收、登记、批办、传阅、承办、催办等程序运转;发文按照规定的《企业发文工序管理表》工序办理;撰稿应把好文字关、政策关, 并在格式及层次上符合规定要求。 (2) 办会。办公室应有组织、有领导地去做好会务, 并把会议的服务工作尽力纳入规范化:做好会前准备;做好会间服务;做好会后工作。 (3) 办事。原则是坚持实事求是, 一切从实际出发;注重调查研究, 讲求实际效果;区分轻重缓急, 分清一般工作和中心工作。方法是直接办理;协调办理;催促办理。要求是周密、周到、快速、准确、讲求时效性;胸怀全局, 要有忍辱负重, 委曲求全的精神;多请示、汇报, 准确表达领导意图;不搞形式主义, 不做表面工作, 注重实际效果。

三、加强制度管理

实践证明, 要实施科学管理, 制度带有根本性、稳定性和长期性。为此, 办公室同其他科室一样, 应逐步建立健全一套完整的规章制度和以质量为核心的工作保证体系, 使办公室的工作走上制度化的轨道, 其工作方向是:

1.推行目标管理。根据企业的发展规划和年度目标, 办公室应编制《目标管理图》和填写年度目标横向展开表, 并按照全面质量管理PDCA循环的四个阶段八个步骤, 推行目标制定、目标展开、目标推进与目标保证, 最终达到目标指标的实现。2.建立岗位责任制。编制“办公室工作职责”和主任、副主任、秘书、机要收发人员、网络工作人员、汽车驾驶人员、值班人员等的岗位职责及《办公室工作标准》和《人员工作标准》, 并按《标准》进行考核、评价与奖惩。3.完善管理制度。根据企业实际, 应制定《机关管理的若干规定》《机关公文收发实施细则》《保密范围和密级划分》《加强长途电话管理的有关规定》《关于工作质量信息反馈的暂行办法》《车辆管理和收费办法》等相关管理制度, 做到有据可依, 有章可循, 以克服工作的随意性, 增强办事的科学性。4.编制标准化表格。从企业管理的需要出发, 应制定标准化系列表格, 如《工作日志》《传阅文件清单》《信件登记表》《会议通知单》《签到表》《会议记录》《电话记录》等各种表格, 对于工作、会议、考勤、电话、通讯方面的工作做到标准化。5.要搞好通讯建设。交通、通讯均是现代文明的标志。加快交通、通讯的建设对企业加强联系、传递信息、统一指挥、提高效率有着极其重要的意义, 特别是现代通讯, 对于流动分散、跋山涉水的公路勘察设计企业来说, 尤为重要。为此, 必须加大投入, 建设现代交通信息系统, 应适应企业发展的需要。

摘要：作者根据多年工作的实践, 从设计企业办公室工作的宗旨职责、规范服务、制度管理等方面谈认识, 以期提高设计企业办公室的服务质量和效率。

关键词：设计企业,办公室,职能

学校办公室职能 篇2

一、负责组织董事长办公会、行长办公会、每周碰头会和其它全行综合性会议。

二、负责公文处理和运转。

三、负责起草行主要领导的讲话。

四、负责文书档案管理。

五、负责总行整体对外宣传工作。

六、牵头组织有关部室做好保密工作。

七、负责全行信息工作

八、负责行报编辑、发行工作。

九、负责对外接待工作。

十、负责公车管理。

十一、负责行政公章管理。

十二、牵头组织有关部室做好网站管理工作。

十三、牵头组织有关部门做好舆情监测和处置工作。

十四、负责综合协调和督办工作。

十五、负责食堂管理。

十六、负责图书室、阅览室。

十七、负责南楼客房、健身活动室的管理。

十八、行主要领导交办的其它工作。

如何更好的发挥办公室职能 篇3

一、办公室职能发挥的关键

(一) 关键是要吃透“两头”

1. 吃透上头。

“吃透上头”就是首先要对组织领导方针政策有一定的了解, 并且能够较好地把上级组织政策和基层的实际情况相结合, 这样对做好办公室职能才有保障。只要了解了这些方针政策, 对以后的工作是有很大的帮助的, 如果是新手的话, 这样是有利于更快的掌握办公室职能的核心的。

2. 吃透下头。

“吃透下头”就是除了深刻到了解上级组织方针、政策外, 还要熟知下级基本情况, 要想更好地办公室职能还要在这其中了解组织基层工作的热点、难点问题。

3. 吃透中间。

当“吃透上头”和“下头”是远远不够的, 其中关键还是要吃透中间。办公室中间工作无非就是要准确理解领导意图、对领导的工作思路要有清晰的认识、工作方法要正确、对于工作中的特点要准确把握, 要有更深的领悟, 不能局限于表面。

(二) 开展好调查研究

针对以上组织上、中、下的关系、任务等能够清楚的认识, 就要开始用实际行动去做到以上的“三头”——对组织方针、政策有一定的了解, 熟知组织基层基本情况以及领导意图、要求、方向, 这样有利于调查研究工作的开展。此外, 要开展好的调查研究, 就必须在这之前做好充分的准备以及充分的前提工作。首先, 需要明确调查的意图、调查的目的、调查的范围、调查中会出现的问题以及解决问题的对策。

(三) 转变办公室服务理念

服务态度是最能体现办公室工作人员的亲和力和工作态度, 是否能够胜任和做好当前工作的基本标准和关键。然而, 要做好办公室职能, 就应该有时时刻刻都能转变自己对他人服务的态度。变被动为主动服务:被动的态度不仅是在学习中会给学习造成不良的影响, 同样在工作中也是如此。主动的为他人服务, 会给他人带来温馨和快乐的笑容, 同时也会拥有一颗好的心态和一种好的心情去面对一天当中工作上所遇到的工作麻烦。其次, 要变单一服务为全面服务。在当今社会快速发展, 办公室服务也不应该满足于当下社会现状, 摆脱单一而传统的办公室职能模式, 而全面的办公室职能发挥需要我们进一步的对服务理念的改革与转变。最后, 变一般服务为优质服务。办公室职能发挥效果如何关键取决于办公室服务的优质化, 只有更好的提升个人的职业素质, 才能更好地发挥出办公室职能, 才能全面深化办公室职能模式的创新与发展。

(四) 树立良好办公室形象

树立良好的形象是每一份工作, 每一个员工应该拥有的职业道德和基本素质。一个好的形象是一个公司和企业的脸面, 良好的形象是一个人走向成功的开始, 办公室良好的形象就是在于办公室工作人员要着装得体, 不着奇装异服, 清爽的面孔, 必要时可以画一点淡妆, 以表示对人们的尊敬, 端正的五官以及亲和的语言, 都是良好形象中的重中之重。

(五) 充分发挥办公室团体优势

一是对上司领导:要充分发挥好参谋助手的作用, 帮助上司领导排除工作中的困扰, 做好参谋和助手这一职能。二是对同一层次的同事:要充分发挥好运转枢纽的作用, 办公室人员对于与自己平起平坐的同事, 要做好一个良好运转枢纽的作用。三是对下属:要充分发挥好桥梁纽带的作用, 办公室职能同时还有联系着上司领导和同事下属的一根纽带, 要做好“中间人”, 才会得到更多的关怀和信任。四是对公司以外的人员, 要充分发挥好“窗口”的作用, 一个公司是否能够走得更加长远, 是否能够越来越向更好的方向发展, 是否能够越来越成功。首先取决于办公室职能的发挥, 是否具有一个办事流程有条不紊, 办事能力强, 办事效率高的办公室。

(六) 不断完善和提高职员的技能

首先, 要把领导重视作为搞好办公室工作的先决条件:有了领导的重视, 就应该可以积极的发挥自己的努力和优势, 积极做好办公室职能。其次, 把勤奋学习作为办公室自身建设的第一要务。“活到老, 学到老”是一个千古不变的名言警句, 勤奋学习不仅要为个人知识与技能的完善与发展, 同时也是扩宽自己视野, 提升自身内涵和修养的有效途径。最后, 把甘于奉献作为办公室人员必须具备的职业精神。无论这份工作是否是自己所感兴趣的, 但是若你从事了办公室工作, 就应该拥有一颗甘于奉献的心来为组织服务。

二、总结

笔者针对目前对办公室职能发挥现状的基础上, 提出如何更好地发挥企业办公室职能, 如何成为一名优秀的办公室职员, 办公室职能是组织未来发展的关键, 也是组织必须不断建设与完善的组织结构, 随着信息技术的不断发展, 办公室职能发挥要以科学技术为核心, 以完善办公室管理制度为保障, 以高尚的职业精神为引领, 以创新理念为灵魂, 不断提高自身的素质和职业技能, 才能更好地发挥出办公室的职能。随着时代不断进步, 为了办公室也许会朝着更加多元化的方向发展, 对于传统办公室模式一种革新与发展。

摘要：随着社会不断发展与进步, 办公室职能也不断完善, 对于办公室工作产生了重要影响, 也提出了新的要求。办公室工作具有复杂性、综合性的特点, 不仅要承担企业战略决策, 而且也要掌握公司日常的发展。可以认为做好办公室所有工作是非常困难的。文章针对目前办公室发展的现状, 来探究应该如何更好的发挥办公室职能。

关键词：办公室,职能,技能,创新精神

参考文献

[1]李清莲.实施“四五四”形象工程充分发挥办公室的职能作用[J].河北企业, 2008, 11:29-30.

[2]贾太杰.新形势下进一步发挥办公室职能作用[J].河南电大, 1996, 04:46-48.

办公室部门职能 篇4

办公室是公司的“枢纽”部门，是协调机构、承上启下，沟通内外，联系各方的重要组织。办公室的主要任务就是服务上级机关，服务公司领导，服务公司员工,涉及的工作内容比较广泛、繁琐，在公司发挥着重要的作用。

一、部门职责

1、协助公司高层制定相适应的管理制度、岗位职责，并推进制度实施；

2、协助人事部门对部门以及员工的考核工作；

3、负责公司相关文件的编写、出台、下发；

4、负责对外宣传工作，编撰公司对外宣传材料、编辑公司最新动态新闻并网上发布；

5、负责公司领导的对外接待工作；

6、负责公司法务工作；

7、负责党群工作及党费的收缴；

8、负责工会工作，推动公司企业文化的建设；

9、负责总经办会议及公司领导召开的会议的组织和会议记录工作，整理必要的会议纪要并依据公司领导的批示来贯彻落实。做好各部门部门会议的备案工作。

10、负责公司资质证书、营业执照、安全许可证等大件维护（年检、延期、变更）；

11、负责ISO 的管理体系所涉及的工作；

12、负责各类人员证书的维护（注册、延期、变更），做好员工的考证报名工作；

13、负责公司的印章管理工作；

14、负责各类证书的存档及出借工作；

15、负责配合上级部门完成公司相关的荣誉申报；

16、负责公司的档案管理工作，图纸、行政协议、公司发文等资料的存档；

17、负责处理来电来信来访相关工作；

18、负责公司人员出差机票的订购及报销，高铁票的报销；

19、负责来萧客户及办事人员的酒店预订； 20、负责车辆维修及保险工作。

二、工作要求

1、做好公司管理制度的编辑出台，贯彻落实管理规定，落实岗位责任制。

2、督促各部门做好相关工作备案，提供年末考核依据；

3、文件制定既符合法律法规及上级机关的规定，又体现领导的意图；

4、依据公司实际情况做好简介的更新，简讯的及时编写及网站上传；

5、做好对外来宾的接待策划、现场调度工作；

6、处理涉及公司的债权债务的相关法律事宜，协助其他部门合同的制定，防范法律风险，协调法律纠纷及劳动争议；

7、做好新党员的培养，党群活动的安排，党费的收缴工作，传达贯彻落实上级党组织的工作要求及安排；

8、组织安排工会活动，建立企业文化，关爱员工，体现组织的温暖；

9、做好总经办会议的通知发送及会议记录工作，做好各部门月度会议计划及记录备案工作；

10、保证公司各大件证书的有效性；

11、保证ISO 的有效性以及延期资料备案；

12、保证员工个人证书的有效性，完成各时间段内部员工考证报名；

13、负责公章的管理，检查印章审批程序，提出异议和拒用；

14、做好各类证书出借登记工作，有据可依；

15、根据上级机关单位发布的文件要求，参与申报公司相关的荣誉，提供相应的备案材料；

16、收集接收公司所有部门的相关存档资料，做好立卷归档、借阅登记工作；

17、做好来电来信来访接收的及时性，依据要求完成相关事件处理工作；

18、保证公司出差人员订票的信息正确，不延误其工作进程，完成差旅费的报销工作；

19、保障来萧人员住宿安排，完成相关费用的报销工作；

试论办公室的协调职能 篇5

一、办公室的协调职能主要体现在:

1. 协调上下关系

上级领导机关的各种指示和文件精神很多是通过办公室传递的, 企业据此拟出相应的贯彻执行的办法;下属单位的工作情况和请示事项需要办公室收集和转达, 通过了解和调查研究后, 及时向领导进行综合反馈, 便于领导作出科学决策。

2. 协调办公室与领导的关系

办公室工作人员要时刻体察领导在想什么, 要与领导保持工作上的和谐, 取得领导信任, 建立良好的上下级关系, 这样自己所提出的想法和建议才能被领导采纳。

3. 协调领导成员之间的关系

一个企业有若干领导班子成员, 每个领导分管工作不同, 并且有时由于工作繁忙或外出而见面的机会少, 沟通交流的也少。这样各自的工作进展情况往往就要通过办公室进行中间传递, 采取通报、组织领导班子会议等各种方式, 使领导掌握全面情况, 保证企业整体目标的实现。

4. 协调各职能部门之间的关系

由于各职能部门工作分工的不同, 或种种原因, 会存在工作推诿的现象, 这种情况下, 办公室就要从及维护全局利益出发, 出面做好协调工作, 求同存异, 避免部门间扯皮或内耗。另外办公室的性质决定自己也处于各种矛盾的中心, 因此办公室在处理各种矛盾时, 要秉公办事, 严于律己, 宽以待人。

二、在协调工作中应坚持以下几项基本原则:

1. 坚持按章办事, 有序运行的原则

遵守办公室内部制定的各项规章制度, 它是办公室各项工作正常有序运行的最基本的保证。协调内部各项工作, 都要为实现办公室的总体目标和任务来服务, 让局部服从全体。

2. 坚持做好各项服务的原则

办公室不仅要为公司服务、为各项工作的正常开展服务, 也要为公司同级各部门服务。

3. 坚持参与不干预、参谋不决策、管家不当家、到位不越位的原则

应处理好“主”与“辅”的关系, 摆正协调者的位置, 找准协调工作的切入点做到既尽职尽责, 又不越位越权, 既要积极主动, 又不越俎代庖。

4. 坚持服从全局的原则

在工作中, 各职能部门的局部利益和整体利益可能不完全一致, 这就要求办公室综合协调, 灵活地处理各种关系, 坚持全局性原则, 从大局出发, 从长远利益出发, 理顺各种关系, 从而保证各职能部门在各项工作中互相配合, 上下衔接, 形成一个整体, 把认识统一到大局上来。

三、如何做好协调工作

1. 搞好办公室内部协调

办公室的协调功能不只是对其他各职能部门, 也包括办公室内部的协调, 而且办公室内部协调是整体协调功能的基础。这就要求我们首先要保持各个环节之间的严密衔接配合, 保证突击任务的完成;其次要随时掌握工作发展情况, 及时解决运转中出现的新问题, 同时注意促进运转中各环节之间的交流配合;再次把各类素质不同的人才, 根据工作任务的要求, 合理组织和使用, 既发挥骨干作用, 又使新手得到锻炼和培养, 提高整体的工作效率。

2. 兼顾工作与学习

“活到老, 学到老”, 学习是永远不能搁置一边的, 因此要在学习与工作的结合上下功夫。我们要克服两种倾向:一种是认为学了没有用, 即使学习了, 也不能学以致用;另一种是光干不学, 借口忙于工作而不去学习。对办公室人员来说, 学习就是工作, 认真学习是觉悟, 是责任, 也是能力。只要有利于促进协调工作, 提高工作水平, 就一定要学。通过学习善于对日常工作中的实际问题进行理性思考, 使理论与实践更好地结合起来, 这样才能使协调工作有新的突破。

3. 提前介入和准备, 为做好协调工作未雨绸缪

需要准备的:一是在重大决策和贯彻实施前;二是在重要活动的组织安排前;三是在重大会议的召开前;四是在重要工作的部署前。一定要坚持提前介入, 超前准备。做到“未雨绸缪”, 事前预测。同时还要根据工作进展的效果, 进行事中监督, 及时协调。对于重大工作, 事后要总结, 要讲评, 哪些方面、哪个环节做得好, 哪些方面、哪个环节做得不好或不够到位, 要分析原因, 以利于改进工作, 符合科学发展观的要求。

4. 摆正位置, 不能越权

办公室工作人员在工作中, 要忠于职守, 尽职尽责, 要摆正领导与办公室工作人员、领导工作与办公室的关系的位置, 要把握一条“界限”, 即讲究办事流程, 逐级反映工作中的问题, 不越权处理事物或呈报事项, 不能越权、越位, 不能干预领导工作。要坚持做到尽责不越职, 出谋不决策, 参与不干预, 在正常情况下绝不超越职权范围处理事务, 绝不过问不该知道的事情。

参考文献

[1]祁跃辉.如何做好办公室工作《.人事管理》.2000, (2) .

[2]王金家.谈办公室主任之“道”《.秘书工作》.1998, (10) .