秘书角色意识的介绍

秘书角色意识的介绍（精选11篇）

秘书角色意识的介绍 篇1

1 秘书的角色定义

在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽，因此如何定位秘书角色成为其关键。而秘书的角色要从做人和做事做起。

在这个社会中，一旦走上岗位，去扮演一名秘书的角色，就必须明白自己作为公司的一员，要遵守公司的职业道德，这就是职业道德、职业伦理 ，也是秘书人员所必须遵守的。你可以因为理念不同而离去，那么即便是选择离开也要在位一天，遵守一天，职业道德是你作为一名秘书人员走上工作岗位要遵守的第一条游戏规则，要遵守职业道德必须做到以下两个方面：一要遵守职业道德，必须时刻维护公司的利益和顾客的权益。二要尽忠职守，维护工作岗位和工作伙伴的权益，不能吃里扒外。

其次，在人事问题上我们必须明白自己的身份，秘书职业只是领导工作的辅助人员，我们不能代替领导作出决策，这是很容易被忽视也是领导很忌讳的问题，所以不管你认为你的决策是多么的正确，领导的决定是多么的荒谬，我们能做的最多的只是在领导作出决策之前尽最大努力的提醒他，而不是你替他作出决定，即便事实证明你是对的，那你也休想再在他身边待下去了。

从你走进公司的那天起，你的角色就发生了转变，你已经不再是每天素面朝天，T恤、牛仔、运动鞋的学生，作为一名秘书人员，往往是以上司代表和企业发言人的身份与外界接触，秘书的整体形象象征了企业的形象，因此，塑造一个良好的秘书形象，不仅给人以好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。

 

秘书角色意识的介绍 篇2

国家的劳动保障部为了扭转这一现象, 特地开设了秘书资格证考试, 抬高了秘书这一行业的职业准入。考核的内容涉及文书写作、公关礼仪、档案管理、办公室自动化、办公室工作、法律与经济管理概论、外语等。基于秘书职业是企、事业单位管理中一份很重要的工作, 因此秘书的培养工作更为重要。

一、现今高职院校的秘书课堂存在的弊病

高职院校, 作为培养秘书的摇篮, 大都开设秘书课程。课程的设置也可以大体体现学校的办学特色, 力争培养应用型的人才, 希望学生走出学校, 就能直接上岗, 成为一名合格的秘书, 但是现实中的效果并不尽人意, 学生工作后也大都不能适应秘书的角色及工作。现在的秘书课堂大都重视的是理论的灌输, 教师的课堂也都着重于条条框框的讲解, 这使得学生很难产生秘书的角色意识, 他们不会融入其中, 更多地是从一个旁观者的角度去关注事态发展, 而非用专业的眼光去审视整个事件, 他们很难摆正自身的位置。身处学校, 他们的社会阅历也极为有限, 也很少有条件去进行实际的操作, 更甚少有老师指导理论上的知识要怎样运用于实际, 这也是高校秘书教学中一个最大的弊病。

二、学生对秘书的认识误区

在秘书课堂的第一节课, 大多数老师都会问学生, 认为“秘书”是一个怎样的工作?学生的回答大都也众说纷纭, 如端茶送水, 迎客送客, 打印文件, 为领导过滤电话, 起草文件等, 甚至更有甚者会说接送孩子, 送礼等, 这些回答集中地反映出学生多余秘书工作的一个大概认识, 简单的机械工作, 全能工作者, 领导的跟班、应声虫。学生把秘书的工作仅仅局限于这样的范围里, 这种认知是有很大的误区的。我们平时所了解的这些只是秘书工作的很小的一部分, 不能这样以偏概全, 用简单的事务性工作来代替复杂的秘书工作。秘书的工作涵盖很多方面, 这些仅仅是我们耳熟能详的基础工作。

三、解决问题的对策

(一) 从教材入手, 注意案例的使用, 培养秘书的角色意识

秘书教学中目前经常选用的教材是《商务秘书实务》。书中设置的练习大都是一些案例教学或是一些情景模拟, 这是一种比较间接的教学方法, 通过一个个具体真实的情景描述, 引导学生进行透彻的分析、思考, 让学生了解, 如果易地而处, 遇到这些情境我们应该怎么处理, 从而更好地理解理论知识。如果一味地依赖于理论知识, 缺乏实际操作, 只会使学生的思维越来越僵化, 在遇到特殊情况时, 完全不知如何反应或者是简单地从书本上照搬照抄, 根本解决不了实际问题。在这种条件下的学习, 并不能培养出适应性较强的专业型人才, 课堂教学只是学习的主要形式, 并不是唯一形式, 在秘书教学中我们可以将多种形式结合起来, 让学生充分地发挥主体作用, 让他们有更多的思维时间, 把理论运用于实践中。

例如, 在书中有这样的案例, 如果总经理在大礼堂举行年会时, 忽然停电了?学生会提出这样的建议:可以点燃蜡烛, 可以用麦克风通知大家紧急疏散, 完全忽视了这些应对策略的可行性, 他们只是凭借自己的已有经验进行判断, 也会有部分人, 应变能力不够强, 对于这样的突发事件, 学生可能认为领导吩咐怎么做就可以了, 而不去考虑作为秘书, 自己有义务第一时间处理各种突发事件。所以很多学生对于秘书这种职业的认知并不是很全面。它并不是一份仅限于表面的工作, 即使是偏重事务性、日常性的工作也不是每一个人你都能够胜任的。

学生比较喜欢活跃的课堂气氛, 所以对于一些案例, 可以让学生运用自己的知识架构进行改编, 然后在表演出来。比如, 在书中有这样的案例, 如果在工作中, 接到了恐吓电话、威胁电话、啰嗦电话、抱怨电话等, 我们应该怎么处理?学生这时候就会产生各种想法, 有利于刺激发散性思维。

因此, 对于教材的使用也是极有讲究的。秘书工作的理论知识必然是需要掌握的, 但是知识的讲授也要与时俱进, 不可能面面俱到, 必须有详有略, 重点问题重点讲解。理论最后是为实践服务, 所以要重视案例的使用。案例的解决方案也大都是前人的经验, 我们可以借用并融合现代社会的特点加以改进。在案例的讨论上, 可以多种方法结合起来, 首先小组讨论, 然后集中交流, 讨论出一套比较完备的方案, 这种头脑风暴式的研究方式, 可以让学生之间取长补短, 促进发散性思维的形成。案例的使用是为了更好地巩固知识, 切不可为了案例而案例, 它毕竟不是课堂的主角。

教材的使用方法也是多样的, 根据受众的不同, 我们也可以因人而异。如果是有过实习经验的, 可以偏重于讲授一些实际应用容易犯错误的理论和操作误区;如果是没有过实践经验的, 则要两者并重。

(二) 搭建实训平台, 增加实训课程

现在很多高校设置了专门的礼仪实训课教室, 秘书课堂也可以向其靠拢, 多增加一些实训课程。秘书, 是各企业、事业单位对外沟通的一座桥梁, 所以他们的言行举止会影响到别人对企业、事业单位的整体看法。因此, 教师要充分利用校内的各种资源, 延伸课堂教学, 让他们的一言一行都符合秘书这个职业身份。例如, 餐桌礼仪、涉外礼仪、馈赠礼仪、签约礼仪、座次安排、递发名片、介绍礼仪、着装技巧、商务谈判沟通技巧等, 这些都是秘书的必修课, 但是在课堂上都是难以实现的, 也不是单一的理论讲解就可以渗透到行为中去的, 所以可以有的放矢地安排一些实训课程, 进行专门辅导, 提高秘书各方面的素养。其次, 随着信息社会的突飞猛进, 打印机、传真机、复印机、办公操作系统的使用也成了秘书工作的必要技能。这些特殊的技能除非实地演练, 否则也是很难获得的。

实训课程一方面给学生提供更多的练习机会, 一方面学生之间还可以相互监督, 相互纠正, 避免很多不必要的错误, 使学生在以后的工作生活中可以更快地进入角色, 完成好工作。

(三) 为学生提供与专业对口的实习机会

各高职院校应该与企业相联系, 建立起完备的实习机制, 定期安排学生下企业。只有增加实践的机会, 才有可能让学生有实战性的经验, 才能让他们更快地进入角色, 更深入地了解他们所要从事的行业。简单的纸上谈兵并不能培养出一名合格的秘书, 高职院校的终极目标就是要培养实用型的人才。现今社会的新陈代谢速度非常快, 如果不能融入这个大熔炉, 那么所学知识都是无用的。课堂上所传授理论的更新速度远远比不上实习时所接触的新鲜血液, 通过实习, 也可以找出自己身上存在的不足, 再回校继续深造, 这样的学习会更有目标、更有活力, 更有效果。因此, 为学生提供与专业对口的实习机会是非常有必要的, 无论是对于学生亦或是实习企业都是一件双赢的事情。

(四) 激发学生的学习兴趣, 培养多方面技能

除了一些有职业规划的学生外, 很多学生大都不了解自己的专业, 不明确自己的职业走向, 所以也没有高昂的学习兴趣, 在课堂上完全不会与教师互动, 无法融入课堂。针对这种情况, 我们要激发学生的学习兴趣。首先, 要让学生明白他们现在所学与以后从事的职业息息相关。同时课堂上讲授的内容必须贴合我们的实际生活, 不能脱离太远, 更不能太过理论化, 让学生产生无趣的感觉, 失去学习兴趣。经常到他们进行一些实践活动, 例如, 根据课本中的一些真实的案例, 让他们从秘书的角色进行修改并进行表演, 亦或是从礼仪举止方面进行强化训练, 学生一般都会喜欢这种比较活跃的上课方式。

秘书作为企业对外的一张名片, 作为领导的执行者, 得力助手, 各方面的要求都是比较高的, 必须是高素质多技能的专业人才。因此, 作为一名秘书, 首先必须具备一定的基础能力, 包括语言能力, 组织能力, 沟通能力等等。其次是应用能力。现在的多元化社会, 计算机以及多媒体运用是必不可少的, 基本的办公软件, 如word, excel、powerpoint等都是必须的, photoshop、财务软件等也是一种必备技能, 再放宽一点, 心理学, 管理学, 档案学, 文学等都必须有所涉猎。最后, 秘书的言谈举止, 待人接物, 都会对周围的环境和个人产生极大的影响。

秘书角色意识的介绍 篇3

关键词：教学秘书 角色定位 服务意识

教学工作是高等学校的中心工作，教学管理是高校管理工作的核心内容之一，教学秘书是高校教学管理活动各环节最基层的实践者和具体执行者。其工作特点就是日常事务琐碎繁杂，任务原则性强，另一个突出的特点是服务对象的特殊。教学秘书的服务对象主要有领导、教师、学生和教学工作本身。由此可见，教学秘书在整个工作中面对的都是有思想有感情的人，而且大多都是知识水平比较高的知识分子和性格特点鲜明突出的大学生，这无疑很大程度地提高了教学秘书工作的难度，使教学秘书在工作中应树立鲜明的服务意识，在服务理念下，努力实现将教学秘书工作做到科学化，人性化，规范化。

一、院（系）教学秘书的角色定位

教学秘书作为高校基层教学管理队伍中的主体，工作在教学管理的第一线，接触与教学相关的各类群体，决定了他们在教学管理中需要扮演多种角色。

1.在工作中担任着基层管理及执行者角色。教学运行管理是按照教学计划实施，是教学活动最核心、最重要的管理，它包括以教师为主导、以学生为主体的教学过程的组织与管理；以校、院系教学管理部门为主体的教学行政管理。在教学管理工作中，教学秘书具体的工作有：学籍管理、考试管理、教学档案管理、教学异常工作的处理、排课、教材的征订、调停课处理等有关教学运行的具体工作，每项工作执行和完成都需通过教学秘书的组织和执行。

2.服务角色。教学秘书工作都是以教学活动为中心的直接管理者，因此，教学秘书是以服务教学活动为中心，服务于教师、学生的。任课教师工作在教学一线，是学校教学工作的主力军。但只有教学秘书的密切配合才能保证其教学工作的顺利进行。在开学初，教学秘书要准备好各种教学相关材料，向教师发放课表、教材、教学检查的各种记录表，如系领导教学巡查表、教师教学日历、学生教学日志，听课记录表、开新课教师的申请表、教研活动记录表等。学期中要配合教学主任进行期中教学检查，做好师生座谈记录。期末要组织老师出试卷，安排教师监考，试卷的发放和回收以及教师的试卷分析，协调教研室主任完善出题试卷的规范。还要对下一学期的教学计划进行安排，征订教材，合理安排教师的课表，在所有的工作中，都要做到兼顾老师的各种实际情况，比如家里路途远近、年龄和家庭，尽力满足老师的需要，做好服务工作。

3.参谋角色。教学秘书是院（系）教学管理的组织协调者。教学任务的完成是由很多部门共同承担的，要保证教学活动的正常进行，日常教学管理工作要与多个部门打交道。院（系）与教务处之间、各院系之间；其中必然牵涉到与院（系）领导、实验室主任、教研室主任以及任课教师之间联络。教学秘书的助手参谋作用具体体现在协助教学院长制定专业培养计划，另外，教务秘书还要接待校内外师生来访、处理突发教学事件，等等。总之，一切与教学有关的工作教学秘书都必须参与。

二、教学秘书在工作中应树立服务意识

服务意识，是在与一切利益相关的人的交往中所体现的为其提供热情、周到、主动的服务的观念和愿望。高校教学秘书作为学校基层中最直接的管理人员，是决策者的助手、参谋和执行者，管理从本质上讲也是服务，因此，教学秘书的工作性质就决定了其工作是为教学服务的，工作的内容就是配合领导安排好各项教学工作，目的是为教师和学生提供帮助，顺利完成各个教学环节。教学秘书应认清自己的角色位置，拥有良好的服务意识是对教学秘书从业人员提出的基本要求，因此，培养服务意识在教学辅助工作中至关重要。

1.注重心理调节，保持工作热情

较多人认为，教学秘书工作没有技术含量，所做的事情都是些琐事、小事，因此，担任教学秘书工作时间一长，特别容易出现倦怠现象，缺少工作热情，并对工作产生厌倦，很难持续做好本职工作，更别提把工作当做事业来做。内因规定了事物发展的基本趋势和方向，是事物发展变化的根据，人的意志对环境具有培养工作热情，首先要热爱教学秘书的工作，在工作中寻找乐趣，把枯燥的工作变幻思路，把它当成自己生活的一部分，逐步建立起对工作的责任感和使命感，爱岗敬业。在工作中遇到不顺心的事情时，教学秘书要善于调节自己的心态，提高心理素质，加强对工作的认识，树立光荣感与自豪感，胸襟开阔，在平凡的工作中实现自己的人生价值。

绝大多数成功都始于源源不断的工作热忱，只有真正的热爱工作，才能注重细节，臻求完美，不断面对创新与挑战。作为教学秘书，要善于调节、控制自己的情绪，使自己保持稳定、乐观的心境，要豁达宽容，要用积极向上的工作态度、任劳任怨的服务精神感染学生和教师，形成宽松愉悦的工作环境。在任何情况下，一定记得保持微笑，保持一颗平和的心态。

2.增强服务意识，强化合作意识

教学中，教师的主导作用和学生的主体作用是整个教学环节的核心，到位的服务意识是以承认教师和学生是主体为基础的，坚实地承认这一点是一名合格的教学秘书不可忽视的。在日常工作过程中，尽量满足师生员工的合理要求，有效处理好每一次的突发事件，为教师、学生营造出良好的教学、科研和学习环境。

教学活动不是一个院系能独立完成的工作，需要各职能部门间的密切配合，教学秘书与学院各部门、教研室、教师、学生都有着千丝万缕的联系，每个接到的任务紧靠一个人埋头苫干、闭门造车的方式是绝对行不通的。要与跟教学有联系的所有部门和个人密切沟通，及时传达各类信息，才能共同完成教学工作。因此，在工作过程中教学秘书要想做好工作，就需要强化合作意识，加强沟通联系，提高效率，通力合作。教学秘书要有着较强的组织能力和较强的亲和力，培养良好的人际关系，尽力营造出一个和谐融洽的工作氛围，以更好地合作共事。

三、总结

高校教学秘书在教学管理工作中起着上传下达的作用，是教务管理部门与教学单位的桥梁，是师生联系的纽带。管理水平的高低，直接影响着教学质量的高低和人才培養质量的好坏。每天处理繁杂的事情，教学秘书很难沉下心来思考如何才能将工作做好。认清角色定位，树立服务意识显得尤为重要。因此，教学秘书要不断更新思想，以人为本，时刻用一颗服务的心去处理日常工作中的人和事，在工作中不断创新，促进高等教育事业的发展。

参考文献：

[1]黄乐燕.高校教育管理的创新模式探析[J].中国校外教育，2012，（8）.

[2]熊红菊.论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境[J].淮北职业技术学院学报，2011，（10）.

[3]赵秋爽.浅析高校教学秘书角色定位和素质提升[J].南昌高专学报，2011，（5）.

[4]任光敏.高职高专系级教学秘书角色定位及素质能力探讨[J].北京电力高等专科学校学报，2012，（6）.

秘书角色意识不强的社会因素 篇4

一些秘书人员在同普通人员的交往中，打着领导的招牌，自吹自擂，摆出一副能办大事的面孔，居高临下，故弄玄虚，得意忘形，以此博取对方的崇拜，满足个人的虚荣心。

一些秘书人员在同掌权的领导干部交往中，未来个人利益表现得过于亲昵，利用工作之便，以关心为由将私心包藏其中。这些秘书人员善于察言观色，精于心理分析，惯于逢场作戏，往往超越现实中的自我本色。

一些秘书人员利用秘书部门的窗口桥梁作用，以博取交往对象的重视。他们往往以能在工作中接触到内部情况和核心机密作为资本或筹码，迎合下级单位领导干部的某种心理，讲一些不该讲的话，违反保密纪律。

秘书人员作为领导的服务人员，其角色必须控制在社会组织为他规定的范围之内。秘书人员要实现自我，就必须将自我意识融入角色意识之中，在角色中体现自我。应当把追求跨越跟高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美的秘书形象上来。秘书人员不论能力多强、智商多高，都应把强烈的自我实现的动机完全融合在角色意识之中，在规范的角色位置上塑造出鲜明的角色形象，在角色形象中展现独特的自我，这样的自我实现也就达到了新的境界。

秘书人员只有强化角色意识，才能更深刻地认清自己的职业身份，认准自己的角色地位，在自身角色的规范下开展工作，更好地位领导服务。

秘书人员的认同意识，是基本的工作意识，是每个秘书工作者所必备的。认同意识的培养好人运用，应该是主动的、积极的，并且是具有创造性的。秘书人员必须积极主动地增强自己的认同意识，创造性地工作，更好地位领导服务。

论高校办公室秘书的角色转换 篇5

随着知识经济全球化和信息技术的普及化,高校办公室秘书应重新定位自己的角色意识,提高角色素质,实现角色的转换,以适应形势的发展.本文就高校办公室秘书如何转化自己的`角色定位、如何提高自身素质做了详细的论述.

作 者：段芳萍  作者单位：西南师范大学,重庆,400715 刊 名：重庆职业技术学院学报 英文刊名：JOURNAL OF CHONGQING VOCATIONAL & TECHNICAL INSTITUTE 年，卷(期)： 12(3) 分类号：B46 关键词：高校秘书   角色意识   角色定位   角色转换   角色素质  

秘书角色意识的介绍 篇6

一角色理论简介

角色理论是一种阐释社会关系对人的行为具有重要影响的社会心理学理论[1]。该理论认为人在社会关系中的地位，即人的社会角色，规定了人的社会行为。作为一个社会人，每个个体都扮演着不同的角色，但这并非一成不变。同一个体在不同阶段随着自身的年龄、受教育程度、阅历的不同，所扮演的角色会随之变化。即使是同一个体在同一阶段，由于所处环境、面对对象的改变，所扮演的角色也会跟着变化。所以说，每个人都处于一个矛盾、统一的角色集合中。在高校这一特定环境中，学校通过规章制度或口头传达秘书的各种工作职责，规定了部门赋予秘书的权利和应该履行的义务，这实际上是一种部门对个人的“角色期望”[2]，当然这是一种外部“角色期望”，期望该个体在学校里履行好秘书的职能。作为秘书，能否切实履行好自身职责范围的工作，即做好角色扮演，首先必须要进行角色领会，形成角色定位并具备角色能力，其次还应将“角色期望”内化，内化的程度越高，秘书工作的开展就越成功。当然，在角色内化过程中会遇到自身扮演各种角色的矛盾与冲突，所以如何顺利切换角色、有效化解各种角色内及角色间冲突是做好秘书工作的切实保障。

二高校秘书的角色定位

角色理论认为，个人能否善于扮演角色，首先在于角色学习及领会角色的程度如何。角色学习应包含两方面内容：一是形成角色观念;二是具备角色能力。所谓角色观念是指个体在特定的社会关系中对自身所扮演角色的认识、态度和情感的总和。具体来说，角色观念主要包含以下几方面内容：一是个体对自身所处地位的认识，即角色地位观念。二是个体对自身所扮演的角色行为模式的认识，即角色行为观念。三是个体对自身所扮演的角色应具有的思想和行为的特色与风格方面的认识，也即角色形象观念。由此可以看出，只有形成上述角色观念后，才能使个体对自身所扮演的角色有充分的认识，从而形成准确的角色定位。

作为高校秘书这一角色而言，首先他处在一种中间人、传递者的地位，大部分情况下，他并不是学校中各项事务的决策者。因此他办事的出发点就是要把领导发出的指令，加以自身理解，配以合理手段，顺利传达给每一位相关人员，保证领导的意图得以实现。同时，在领导与师生的管理互动方面，还要及时把师生对上级决策的反应，加以自身的分析、总结反馈到领导那边。这种互动的反应可以是言语的，也包括教学及其他活动中的各种数据指标。实际上，高校秘书对自身所处地位的准确理解也有助于角色义务观念的形成。高校工作职责的确立并非一定要明文规定，何况制度订立时，限于高校办公室工作的繁杂性及当时形势的独特性，在随后的工作验证中会发现或许考虑的并非那么周到，所谓百密一疏，但是只要高校秘书对自身所处地位的认识足够准确，在面对复杂问题及新问题时，依然可以从自身所处地位入手，开展有序、高效的工作。其次，高校秘书在具体活动环节的实施上还要注意行为模式的表现，注重角色形象。高校秘书作为信息的传递者与反馈者，实际上起到了疏通各类人员与各级部门关系的作用，当面对大量的信息互动及沟通合作时，必须心思缜密，做事考虑周全，遇到各种情况都要冷静对待，戒骄戒躁，牢固树立管理、服务育人观念，才能被他人认可此角色，并接受这一角色做出的相关角色行为。

三高校秘书职能支撑体系

内部支撑体系包括职业道德素质、业务素质、心理智能素质等几方面。职业道德素质是职业的生命，高校秘书的职业道德主要表现在这几个方面：忠于职守，热爱本职工作，要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导和教师做好各项工作，要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职;兢兢业业，甘当无名英雄，不计个人得失，要有吃苦耐劳甚至委屈求全的精神;谦虚谨慎，办事公道，热情服务，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作，做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力;遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。

业务素质应该具备这几方面的能力，首先是办事的能力，秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力，办事能力包含口语表达能力，要口齿清楚，表达准确，懂得说话艺术;交际能力，一个秘书如果善于交际，见面就熟，容易接近，容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高，就容易协调各方面的关系;应变能力，在实际工作中，有时候跟原来的计划和方案有变化，甚至大相径庭，这时候要能迅速作出调整，原则不变，灵活处置，以达到预期目的;理解和领会能力，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力，关键要听得快，听得清，记得牢，反应快。其次要有扎实的文字处理能力，秘书几乎整天与文字打交道，娴熟的文字处理能力是秘书人员的基本功，是具有较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识、及时的现实资料信息、较强的分析问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，是一种综合性能力，秘书人员文字处理能力的形成和提高，须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践[3]。再者要熟练掌握使用办公自动化设备的技能，随着时代的发展，先进的办公设备在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，必须熟练掌握办公自动化设备的使用、保养和简单的维护，会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话机、复印机、传真机等，学会用电脑起草、修改文件以及档案资料检索，缩微摄影技术，熟练使用办公自动化软件，如Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access，使用Email收发邮件等，并可以使用一两种计算机语言进行简单的编程。

心理智能素质是指完成高校秘书工作应具有的心理、智能、智力方面的潜在和显现的能力，是情商的具体体现，首先要有坚毅的意志和随和的性格，在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废。能关心集体和关心群众，性格方面要豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感，培养良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。要有完善的知识结构，完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。要有随机应变的能力，高校秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的人员是做不好秘书工作的。要具有很强的思维能力，记忆能力，语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力，很强的记忆力是秘书人员必备的基本功，为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记事。另外还要具有反省能力，要能及时总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足，常常自省的人，容易开发智能和增长才干。

外部支撑体系包括社会认同、人际尊重、单位肯定等。社会认同是社会成员共同拥有的信仰、价值和行动取向的集中体现，是一种集体观念在行动上或情感上的表现。体现在社会群体或高校教职工群体对高校秘书工作的认识和理解程度。人际尊重是指高校秘书工作联系的特定的人群对秘书工作人员的劳动和人格的尊重，高校秘书人员经常默默无闻地做着看似打杂的小事，但对高校的正常运转起着至关重要的作用，理应得到社会的认同和教师的尊重。单位肯定是指高校秘书工作在高校领导中的地位和重视程度，只有高校领导认识到秘书工作的好坏与高校提高教学质量、开展教科研、促进服务社会有直接关系，是建设和谐高校的一个重要方面，而切实落实好高校秘书人群的诸如工资待遇、职称晋升、福利待遇等方面的措施，让高校秘书人群感到高校秘书工作确实得到了单位的肯定，对本职工作有种自豪感和归宿感，能踏踏实实、心甘情愿、一如既往地做好本职工作，这是外部支撑体系的重要条件。

总之，高校办公室是在学校领导直接管理下的综合办事机构，是一个集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门，在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置。秘书职能实现的是否健全，关乎办公室功能发挥的是否有效。因此秘书人员应该积极进取，努力提高自身的各方面素质，为高效完成秘书工作创造条件，而高校管理层必须肯定秘书职位的重要性，给予秘书人员足够的重视，认真落实秘书人员各方面的待遇，建设和谐的高校文化。秘书职能发挥的是否理想，完全取决于秘书角色扮演的是否成功。高校秘书只要清晰地认识角色定位，具备良好的角色职能支撑并恰当处理角色冲突，才能将其职能演绎得无比精彩。

参考文献

[1]乔纳森特纳.社会学理论的结构 (下) [M].邱泽奇, 译.北京:华夏人民出版社, 2001.

[2]郑杭生.社会学概论新修[M].北京:中国人民大学出版社, 2003.

秘书角色意识的介绍 篇7

关键词：高校；行政秘书；角色定位；素质要求

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）12-0026-02

高校院（系）行政秘书既是校级职能部门与院系之间的桥梁，又是联系院领导和广大师生的枢纽，该职务在学院的发展建设中起着重要的作用。行政秘书在保证学院日常工作的正常运转、部门内部及部门之间的工作协调合作、学院整体合力的发挥中起着不可或缺的作用。随着高校管理不断走向成熟，对行政秘书的工作提出了更高的要求。行政秘书必须在充分了解自己角色定位的基础之上，不断提高自身修养以达到相关的素质要求，才能服务好教学和科研，服务好教师与学生，实现自己的岗位价值。

一、高校院（系）行政秘书的角色定位

高校行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者，在院（系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。本文从服务性、创造性、时效性和机密性这四个方面来阐述行政秘书的角色定位。

1.服务性。行政秘书是秘书职业的一个分支，因此，服务性是行政秘书工作的主旋律，作为行政秘书，首先必须明确该岗位的服务性地位，培养为领导服务、为教师服务、为学生服务的意识，才能用心服务大家，最终体现这一职业的特殊魅力，让人觉得这一工作的伟大、神圣与受人尊敬。

2.创造性。创造是时代的要求，也是工作可持续发展的要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充，这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，秘书工作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新方法、新手段，促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观察问题，以新理念来思考问题，以新方法来处理问题，只有这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。

3.时效性。秘书工作像新闻工作一样要追求时效性。所谓秘书工作的时效性指事件发生（获取信息）与处理（下传信息）之间的时间差。时间差越短，则时效性越强。

4.机密性。秘书工作是领导旨意的具体实施，也直接接触一些机要文件，所以知道秘密的时间最早，掌握的秘密最多。因此，秘书必须要有保密意识，在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心，做到不该问的不问，不该看的不看，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。严格按照制度和保密守则办事，以免带来一些可预料的后果。

二、高校行政秘书的素质要求

高校行政秘书要想提高自己的工作能力，适应行政秘书角色要求，必须不断提高自身的素质修养。高校管理具有学术性特点，这就要求高校行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外，还需要了解该院系的专业知识，才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。

1.思想政治素质。政治思想素质是行政工作的宗旨，过硬的政治思想素质是能出色完成各项工作最基本的要求。第一，行政工作需要政治的方向性明确，在按照学校各项规章制度办事的同时，也一定要贯彻党的路线、方针和政策。高等学校的行政秘书思想政治立场必须坚定，懂得国家有关政策、熟悉学校的工作方针和政策，认真学习领悟相关领导的讲话精神。第二，学校行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌，事业心和责任心是必不可少的。同时要不断地在工作中充实自己，完善自己，形成良好的职业道德规范：作风严谨、乐于奉献、恪守职责、爱岗敬业、提升自身的业务能力和工作效率、热心为广大师生服务、为人谦虚、平等待人。

2.文化和心理素养。要做一个合格的高校行政秘书，科学文化以及专业知识素质是必备的条件。只有具备了真才实学，才能适应不断变化的工作和社会需求。行政秘书是高校院系的办公人员，在掌握与办公室相关的管理知识的同时也要具备一定的与办公室工作相联系的知识，更要注重在管理知识方面的积累，特别是针对与高校相关的教学、科研和行政方面管理知识和心理知识的积累。作为行政秘书要积极学习，丰富网络和信息知识，提升计算机办公和运用网络知识的能力，这样才能使行政秘书的工作功效卓著。高校学院的办公室工作对应面广泛，事务繁杂，临时性和突发性的事情经常发生，多种矛盾容易转移到行政秘书的身上，行政秘书会承担很大的心理压力。所以，高校行政秘书只有具备健康良好的心理素质才能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作。第一，要意识到行政秘书工作不是简单的重复性工作，不是熟练就可以做好的，作为秘书，要树立信心和积极的心态，这样才能有工作的勇气、激发潜能和毅力，形成恰当的自我意识和正确的价值判断。第二，要养成对人、对事、对物的平常心态，在工作中保持热情真诚的心态。最后，行政秘书要具有坚定的意志，对待工作中的困难要坚定、坚强，遇事沉着冷静有耐心。

3.业务技能素质。文化知识决定着工作的能力，能力技术是文化知识在实际应用中的具体体现。行政秘书要具备将自身文化修养转化为实际工作中的能力的素质。主要包含以下几方面的能力：语言表述能力，协调合作能力，组织管理技能和办公室业务技能。①语言表述能力。为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流在行政秘书工作中占有很大一部分的比例。语言表述要做到清晰明了、言简意赅、贴切自然。同时具备一定的外语交流和沟通能力，更会令行政秘书的工作得心应手。②协调合作能力。行政秘书工作接触到的部门广泛，与各方面沟通和合作是工作中不可或缺的。院系内部，要协调与领导和广大师生员工的关系，并要与其他办公室成员合作完成部分工作；要协调和上级职能部门、其他院校、合作单位等的关系。行政秘书要熟知社交礼仪，这样才能在协调和合作过程中，营造出和睦融洽的工作氛围。③组织管理能力。行政秘书要能够独立地完成自己所分管的一个方面的工作。秘书工作人员要肩负责任，能妥善处理职责范围内的工作和任务，遇到紧急情况和突发事件，能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法。行政秘书要培养创新思维，不断发现实际工作中的新问题，用创新思维提供解决问题的方案。

高校院（系）行政秘书的主要工作是：协助领导处理政务和日常事务，为领导决策提供参考。行政秘书既是领导的参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键，过硬的业务素质是做好行政秘书工作的保障。高校行政秘书必须把握好自己的角色定位，不断提高自身业务素质，才能适应校发展的需要，更好地为广大师生员工提供服务。

参考文献：

[1]周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009，（11）.

[2]陶敏.高校二级学院办公室秘书的角色意识[J].新探索，2010，（28）.

[3]陈曦.浅析高校二级学院行政秘书工作[J].东京文学，2011，（9）.

秘书的职业素养介绍 篇8

一、知识素养

知识素质是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。由于秘书日常工作琐碎繁杂，要求秘书人员成为综合性人才，广泛涉猎，既有过硬的专业知识，又要有广博的知识面。

第一、基础知识。包括政治、文学、法律、历史、地理等相关知识，虽然这些知识看似可有可无，但却在无形中散发出魅力，有助于人际关系、工作能力的提升。比如时事政治相关知识，秘书人员在公文写作过程中，应该结合国家有关政策规定起草文件，了解相关领域规范，忌与政府政策、国家大政方针相抵触。

第二、专业知识。在许多高等学校教育中，秘书专业的专业基础课程包括：公文写作、档案管理、秘书实务、秘书礼仪等课程，笔者非常认同，秘书人员的“笔杆子”、参谋助手的作用都需要扎实的专业技能知识，是秘书人员知识素养金字塔的底基。其中，写作能力最为

单位、领导所看重，政府机关、事业单位日常公文写作，企业、团体的宣传报道，会议、活动的策划，演讲等都需要秘书能够挥洒自如。 第三、辅助知识。包括餐桌礼仪、接待导游、外语翻译、风俗习惯等，这些知识都需要秘书人员的用心积累，丰富的辅助可能会弥补基础、专业知识的不足，帮助领导分担不必要的负担，让领导能够更专心地处理重要的事物。比如，在酒席上，需要秘书人员能够营造和谐融洽的氛围，使来客宾至如归，同时适当的替领导挡酒，为领导及来客添杯换盏，介绍菜系等都属于秘书人员应该做的事情。

二、能力素养

能力是直接影响活动的效率，是活动顺利完成的个性心理特征。企业高层管理者都希望找到一个具备全面能力的全才型秘书，来减轻负担更好的辅助开展工作。因此，要求秘书人员具备多种能力，包括文字表达能力、外语能力、应变能力、逻辑思维力等，以下按照重要性来总结秘书人员应具备的能力素养。

第一、组织协调能力

秘书起上传下达的桥梁作用，是联系各部门和领导之间的使者。一方面，在领导决策前，秘书人员需要通过与各部门沟通，了解各部门情况信息，为领导决策提供信息咨询。另一方面，在领导作出决定后，需要各部门共同去执行，并跟踪执行情况及时反馈。这些都需要秘书人员具备较强的组织协调能力，与各部门保持良好的关系。 第二、记忆力

记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反应。秘书所从事

的工作是事务性工作，需要细心和记忆能力。公司人员名单、项目客户名册、领导的日程安排、领导临时交办的事都需要有强大的记忆力去完成，稍有差池就会酿成大祸。

第三、应变能力

面对突发情况，要求能及时做出反应，快速应对。秘书人员直接服务于领导，因此秘书人员工作涉及面广，需要陪同与各种各样的人打交道，而在工作中常常会出现一些意想不到的事情，需要秘书人员能够灵活应变。面对领导的含糊其辞时，需要秘书根据领导心里特征进行揣摩做出反应;当领导不想接待某位来客时，需要秘书委婉的替领导挡驾圆场;面对领导的意气用事，需用秘书运用语言艺术进行进谏。

第四、逻辑思维能力

逻辑思维能力是指正确、合理思考的能力。无论是说话还是秘书写作，都需要秘书具有较强的逻辑思维能力，能够条理清晰、准确无误的表达思想。日常工作中，秘书人员的思维习惯会影响其行为能力，能够按照领导日常行事风格来为领导服务，往往能得到领导的信赖。尤其在秘书写作过程中，虽然秘书写作具有法定性、严肃性和简洁性，但并不影响合理逻辑思维的发挥。

三、角色定位

秘书人员作为辅助服务型人员，既不是人们眼中的“花瓶”角色，也没有被人敬仰的“位高权重”地位，秘书人员要摆正自己的位置，明白自身角色。

论秘书意识与气质的修养 篇9

古时君王视秘书为股肱之臣。当今领导人用秘书如左膀右臂。秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但是，仅仅具备这些基本的素质，还不是合格的秘书人才，还不能说是一个精明能干的秘书。秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导配合默契，使领导得心应手，并达到心领神会，挥洒自如的境界，仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还必须具备和培养良好的秘书意识和气质。自我意识与角色意识的对立统一唯物主义认为，存在决定意识。人们的自我意识是在社会实践中产生的发展的，它表现愿望、意向、兴趣、理想、信念等。自我意识的高层次表现为一种丰富性动机，就是在社会生活中不断推进提高的自我实现的精神支柱，每个人在进入自我实现的某个阶段以后，又会出现新的更高的自我实现的追求。这种时时更新的自我意识总呈膨胀之势。秘书是人在社会组织中担当的一种角色。其角色意识又必须控制在社会组织为他规定的规范之内。也就是说，他不是在自己选定的环境下创造，而是在他直接碰到的环境下创造。因为秘书在社会组织中不是领导者、指挥者、决策者，仅仅是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手。他仅仅服务于领导工作，活动于幕后。作为处于从属辅助地位的秘书，必须听命于人，只能在受控的前提下施控。这种受规范控制的角色意识制约着呈膨胀状态的自我意识，而强烈的自我意识能在一定条件下促进、推动角色意识，这就是自我意识与角色意识的对立统一。在这种对立统一的发展过程中，自我意识与角色意识始终是互相渗透、互为因果的。秘书要实现自我，首先必须冲出自我，在“无我”中实现自我并达到“超我”。融自我于角色，角色中见自我。任何自我实现不可能在角色之外达到，一个人必须全力塑造丰满的角色形象，才能真正达到自我实现。在戏剧舞台上，锣鼓一响、音乐声起，演员就各自完全进入自己的角色。演员所塑的声情并茂，维妙维肖的角色形象就是他在戏剧舞台上的一种自我实现。在秘书岗位上扮演秘书角色，就要像演员塑造角色一样，把追求、跨越更高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象上来。要彻底摈弃“身在曹营心在汉”或“这山望见那山高”的心态，使强烈的自我实现的丰富性动机完全融汇在角色意识之中。在角色意识中溶化了强烈的自我意识，那么从属性的被动工作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的角色形象，其自我实现也就达到了新的境界，也就是在角色形象中展现了崭新的独特的自我。隐个性于共性，共性中显个性。个性，是指一个人在他内在生理素质的基础上，在一定的社会条件下，通过社会生活的实践锻炼与陶冶，逐步形成的观念、态度、气质与习惯等，它是一个人比较稳定的生理、心理素质和社会行为特征的总和。是一个人在人与人相互接触中表现出来的性格倾向。共性，是人在社会生活中能够配合他人的行为，适应群体生活的共同要求，符合群体行为规范的性格倾向。心理学家认为，只要不是病态，任何个性都是可爱的。这是从宏观角度对社会构成与发展而言。而从微观角度，对适应某种社会规范而言，个性是要服从于共性的。作为秘书，不仅要个性服从于共性，而且还要使自己的个性巧妙地溶合于共性，具有最大限度的可压缩性，刚柔相济，富有弹性。在任何情况下，在任何环境中，不但能顺应群体共性，尤其还要顺应其服务对象的独特个性。能使个性泯消于微观而显现于宏观，是运用掌握个性维度的上乘境界。人们生活中看不到有什么个性的人，往往是最有个性的人。对秘书来说，自负清高，目中无人是狭隘危险的个性；点头哈腰，奴颜卑膝是令人恶心、没有出息的个性；而有礼有节、不亢不卑、自信自谦、能屈能伸，才是一个正派秘书所应该具有的个性。一个有作为的秘书，有志献身于与自己的服务对象共同为之奋斗的事业，他在工作中为了事业和工作的需要，为了适应所在群体的共性和服务对象的个性而压抑个性、牺牲自我，任劳任怨、埋头苦干，不计名利，委屈求全，这种没有“个性”的个性，不正是一种高尚可贵的“个性”么？以角色建自我，无形中求有形。不论是默默无闻还是惊天动地，人总是表现自我，总是在建造一种自我。有人认为，秘书只是桥、舟、烛，只能渡送他人淹没自己；只能照亮他人，毁灭自己，不能实现辉煌的自我。认为“秘书是艘破渡船，只把别人送上岸。渡了一船又一船，自己还在河这边”，怀着自我实现难以满足的满腹怨屈，生出怀才不遇、有志难展的种种牢骚，这是一种狭隘的“唯我”之见。自古以来的秘书虽然一般都名不见于经传，利不显于俸禄，但其中胸怀大志而成大业者大有人在。舍远而观近、避古而论今，毛泽东同志在党的第三次代表大会以后曾担任党中央秘书，邓小平同志则在党的八、七会议时任过党中央的政治秘书。他们后来都成为叱咤风云、扭转乾坤的一代英杰。田家英作为毛主席的秘书，虽没有在政治舞台上抛头露面，而其秘书的铮铮风骨却万人敬仰，流传千古。以此观之，他们是在扮演的角色中，一步一步地实现自我，是在冲出自我时达到“超我”，堪称我们秘书工作者的楷模。

秘书角色意识的介绍 篇10

关键词：教学秘书角色定位基本素质

随着我国高等教育改革的深入和教育理念的创新，教育管理亦朝着信息化趋势发展，这对高校教学管理队伍建设提出了新的要求。作为高校教学管理队伍成员之一的教学秘书，既是各项教学活动的计划者和组织者，又是执行者和控制者，是连接学校教务部门与院（系）两级教学管理工作的主要桥梁和纽带。因此，高校教学秘书工作是高校教学管理工作的重要组成部分，是实现教学管理规范化的重要保证。

一、高校教学秘书的角色定位

我国多数高校都实行校、院（ 系） 两级管理模式，校级教学管理工作主要体现在宏观的规划，院（ 系） 级教学单位作为办学的主体和基础，既是各项教学活动的计划和组织者，又是执行和控制者。换言之，院（系）级教学单位既承担着教学改革、科研活动、学科建设、师资队伍建设等重要任务， 又要负责组织日常教学活动， 维持教学秩序， 进行学生管理等具体教学管理工作。因此，高校教学秘书需对自己的角色进行准确定位。

1.基层管理者

院（ 系） 教学管理是高校教学管理的基层，内容涉及教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理、学生学籍管理、考试管理、教学文件及档案管理等各个方面。教学秘书协助院（ 系） 分管领导管理教学方面的日常事务， 保证教学工作的正常开展，充当高校教学实施中的具体操作者和基层管理者。

2.参谋和助手

目前，多数高校的校—院（系）两级教学管理体系中负责教学工作的领导都是“双肩挑”人员，在主管本院（系）教学工作的基础上还要承担教学、科研任务。因此教学秘书在组织落实大量的教学管理日常事务过程中，应将教师、教研室的工作情况，教学成果和学生成绩及时汇总分析并向院（系）领导汇报，为领导决策提供相关依据，起到参谋助手的作用。

3.积极的协调员

作为学校教务部门与具体教学单位之间的联络员，教学秘书是教学管理信息传递、反馈的重要渠道，起着上令下达、下情上奏、协调各部门以及师生之间关系的作用。既要将学校教务部门的精神、决定传达给院（系）、教师和学生，又要及时汇总院（系）教学管理情况、教学运行中出现的问题、师生的意见和建议反馈给教务部门，便于学校做出科学的决策。

4.师生服务者

教学秘书，是高校教辅人员的重要成员之一，应树立为全体教师和广大学生服务的理念。在日常教学管理中，多与任课教师进行沟通，应酌情考虑教师提出的具体要求，尽可能多给教师提供工作上的便利；组织落实学生的日常教学和管理工作，深入贯彻以人为本的教学理念，帮助解决学生在日常学习中碰到的困难。

二、教学秘书素质提升途径

目前国内整个教学秘书队伍的综合素质普遍不高，从学历层次、专业水平、知识结构等各方面都难以符合现代化教学管理的需要。继明确教学秘书的角色定位之后，提高教学秘书综合素质就成了当务之急。

1.培养良好的政治思想素质和高尚的职业道德

教学秘书要自觉把提高政治思想素质、加强职业道德修养作为自己终身学习的任务之一。教学秘书工作内容繁多，在教学管理中承担多种重要角色，工作时必须站在一定的思想高度去看待和思考问题。此外，提高职业道德修养，培养兢兢业业的工作态度也很重要。教学秘书工作是一项计划性强、内容琐碎的综合性服务工作， 工作量大、内容繁杂、常有突发情况发生，若没有无私奉献、全心全意为师生服务的思想，是难以胜任的。学校则应给教学秘书多提供一些培训机会，明确教学秘书工作的服务宗旨，真正担负起管理育人、服务育人的重担。

2.開阔视野，提升知识理论水平

教学秘书作为高校教学管理工作的重要成员之一，首先需要掌握高等教育学、大学生心理学、教育学法规等高校管理的基础知识，了解本院（系）各专业的教学内容、教学特点、教学规律，熟悉本院（系）教学计划的内容和特点、各专业主课程内容、课程体系设置的原则。随着高等教育改革的深入，还需通过访学等途径有意识地学习现代教育管理理论和相关学科知识，掌握现代教育的规律以及教学管理的成果及经验， 完善知识结构，提高理论水平，理论联系实际，才能真正胜任新时代高校教学秘书工作，确保实现教学管理的科学化、规范化和现代化。

3.创新工作方法，与时俱进

在信息技术飞速发展的今日，学校教学管理模式也朝着办公现代化、信息化、网络化、数字化发展，对教学秘书的工作方式和服务手段也提出了新的要求。教学秘书除了掌握计算机操作系统、文字和数据处理软件、院（系）教学管理软件、校园网外， 还应该懂得传真机、复印机等电子设备的使用，才能适应新形势，快速准确地处理办公事务，为广大师生提供快捷优质的服务。

4.提高工作能力，提倡深入教学第一线

教学秘书要深入执行学校教务部门下达的教学任务，应具备一定的驾驭工作的能力和开拓创新的精神，才能使教学管理工作跟上教学改革的步伐，实现与时俱进。为了能更好地组织开展院（系）教学管理工作，教学秘书应抽出时间深入到教学第一线，积极开展调查研究，主动从办公室走进课堂，定期召开师生座谈会，听取教师、学生对教学工作的意见及建议。教学秘书要及时总结，善于发现并解决教学工作中出现的问题，做好教与学的协调工作。

三、小结

高校教学秘书作为教学管理的基层人员，是落实教学管理工作的具体实践者，也是连接学校教务部门、主管领导和教师等工作人员之间的桥梁。随着我国高等教育改革的深入、教育理念的创新，高校教学秘书必须转变观念，对自己的角色进行准确定位，着力提高政治思想素质，用先进的现代教育管理理论充实自己，创新管理理念和工作方法，努力实现自身发展目标，在提高教学质量、稳定教学秩序、深化教育改革中发挥积极的作用。

参考文献：

[1]艾娇.论新时期高校教学秘书的角色定位及工作职责[J].管理，2011（2）.

[2]徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报，2005 （3）.

[3]王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究，2004（3）.

[4]陈文贵， 杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J] .天津职业技术师范学院学报， 2002， （12）.

秘书角色意识的介绍 篇11

关键词：教学秘书,角色定位,素质要求

目前,多数高校都实行校、院(系)二级管理模式,教学秘书作为院(系)教学管理队伍中最基层的管理人员,是各项管理措施最直接的执行者,是教学管理工作中不可缺少的角色。因此,教学秘书应对自己所扮演的角色进行准确定位,强化服务角色意识,努力提高自身素质,全面履行岗位职责,提高教学管理效率、管理水平和管理质量,为保证高校教学有序和谐的运行做出应有的贡献。

一、高校教学秘书的角色定位

作为秘书群体中特殊一族的高校教学秘书应该了解并掌握高校的独特管理规律,准确为自身定位,在工作中充分领会三种身份。

1. 教学管理者与教务执行者。

高校各项教学任务都经由院(系)教学管理体系负责贯彻执行,教学秘书发挥了重要作用。教学秘书主要从事教学管理与教务执行工作,虽关涉对象只包括本院(系)的教师与学生,但工作内容十分具体,通常为:教学计划管理、教学基本建设管理、教学运行管理、教学质量管理、教学文档及档案管理、考试管理等多个方面。

由于高校二级教学管理体系的负责人通常要担负除了院(系)教学管理工作,还要负责教、科研等任务。因而,教学秘书就显得尤为重要,一方面可以参与教学管理工作,另一方面可以参与教务执行工作,分担繁杂的教学管理日常事务。

2. 关系协调者与工作筹划者。

教学秘书的工作性质和工作内容决定了其中间纽带作用、上传下达、沟通各方的角色地位。教学秘书不仅接触教务处,更多的是与本部门领导、辅导员、教师、学生等多重人员打交道,还要与其他院(系)教学秘书相互配合协调工作,做好学校整体教学运行工作,教学秘书是各种错综复杂关系的协调者。

教学秘书是教学管理中的工作筹划者,需要做好领导的助手参谋,合理安排工作,增加工作经验,积极参与交流;能够听取领导的工作意向,及时传达指令,以确保工作正常运行;能够广纳声音,及时反馈管理与教学中存在的情况和问题,协调各方关系,确保良好的工作局面。

3. 教师服务者与学生志愿者。

教学秘书工作主要围绕教学活动展开,其服务对象是鲜活的、感情丰富、思想独立的教师与学生个人。在教师群体中,有知识结构、职称结构、年龄结构、学历结构、学缘结构、地域结构的差异;在学生群体中,有脾气秉性、家庭背景、教育环境、地区特色的区别。教学秘书必须培养个人的服务意识,按照教学规律的要求与教学资源的现状,充分利用教学活动资源,成为教师的朋友与学生的顾问。

二、高校教学秘书的素质要求

明确教学秘书角色后,在实际工作践行三种素质和三种能力,切实提高教学秘书的综合素质,就成为了决定其职业发展与工作走向的重要问题。

1. 努力提高思想道德素质。

教学管理人员的素质直接影响着高校教学管理水平,而良好的思想道德素质是确保其职业道德与行事准则的重要标尺。要求教学秘书紧扣时代脉搏,了解政治形势与社会发展规律,顺应时代发展,不断提升自我、完善自我。

2. 努力提高科学文化素质。

现代信息技术高速发展,科学文化成为个人素质的重要组成部分,为适应社会进步、科学发展的大趋势,高校教务管理方法在不断更新,现代化办公成为日常工作的主要形式。教学秘书需要掌握娴熟的计算机应用能力,熟练运用word、excel处理日常教务管理材料文件,熟练运用校园网记录数据、发布信息等。

3. 具备专业化知识结构及业务素质。

无论做任何一种工作,都需要相应知识体系作为支撑,即专业化的知识结构,教学秘书更是如此,只有掌握教学管理工作的规律,熟悉相应问题的处理方法,才能在工作中做到得心应手。多数教学秘书所拥有的专业背景和知识储备未必符合其在职学院,这就要求教学秘书有再学习的能力,积极通过多种学习渠道,加强对工作院(系)学科与专业特色的了解,才能更好胜任工作,不做教学管理的“局外人”。

4. 具备良好的组织协调能力。

教学秘书在处理繁杂工作的同时,还需要和各个职能部门不同人员联系。需要教学秘书具备良好的组织协调能力、应变能力和语言表达能力,能够构建良好人际关系网络能力,以及合作意识和团队精神。

5. 具备不断创新的能力。

教学秘书的工作应与时代发展相顺应,做到革故鼎新,推陈出新,要具有前瞻性及预见性,创新方式方法,坚持“积极进取,开拓创新”顺应现实变化与发展,及时调整工作,规避问题,打破束缚,与时俱进。

6. 具备较好的管理能力。

教学秘书作为教学工作的主要参与者和服务者,对教学工作能否顺利进行起着至关重要的作用,使得教学秘书必须具备较强的管理能力。

总之,高校教学秘书需要找准定位,提高素质,注重自我认知与自我发展,成为顺应新时代、新形势、新要求的优秀的高校教学管理人才。在日常工作中时时刻刻用行动去证明、去领会、去应用三种身份、三种素质、三种能力,相信一定可以将教学工作做得有声有色,保证教学管理工作的良好运行。

参考文献

[1]冯会廷,郑志彬.浅析高校教学秘书在教学管理中的作用及素质要求[J].中外企业家,2011(06).

[2]仲甜甜.浅谈商职院校教学秘书应具备的素质[J].学理论,2011(22).