秘书人员的基本能力

秘书人员的基本能力（共13篇）

秘书人员的基本能力 篇1

秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。

一、秘书人员的基本能力所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。

（一）敏锐的观察能力。

（二）良好的记忆能力。

（三）丰富的想象力。

（四）科学的思维能力。来源：温州秘书网

秘书人员的基本能力 篇2

1 较好的文字秘书的素质修养,是做好秘书工作的重要条件

文字秘书作为领导的助手和参谋,一是记录和抄写;二是文稿起草。记录,有领导的口授记录,有接待来访者的记录,还有会议记录和电话记录等等;抄写,即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作,这是文字秘书应尽的责任。起草文稿,是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程,常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时,是领导亲自动手,秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实;有时,是领导口授主要内容,秘书记下后负责文字的加工整理;有时则是领导只口授一个要点,或者同秘书一起在讨论中形成一个要点,然后由秘书据此去收集材料、推敲观点,形成文字。这最后一种,领导只是出题目,而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改,则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是,在起草文稿的时候,文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考,而且可以在起草时直接把自己的想法写上去,形成初稿,让领导人去决断,而不是照葫芦画瓢,这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等,并使之成为群众性的行动。要达到上述目的,文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外,还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好,是一个文字秘书称职不称职的问题;品德修养、作风修养好不好,是一个文字秘书合格不合格的问题。因此,文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养,努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员,在自己的工作岗位上,不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋,同时,由其经手、处理的具有较高水平的文字材料,也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。

2 提高秘书职业能力的策略

2.1 加强秘书的创新意识

过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

2.2 培养秘书的竞争意识

目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多,这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。所以,秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率。

3 在市场经济体制下,秘书工作的服务应与市场机制相结合

建立社会主义市场经济体制,对秘书工作充分发挥服务功能提出了很高的要求。按照市场经济体制的要求,政府的职能主要是统筹规划,掌握政策,信息引导,组织协调,提供服务和检查督促。今后,党政部门的秘书工作基本也应从这些方面充分发挥参谋助手作用。

充分发挥参谋助手作用,核心问题是提高服务质量。那么,在市场经济体制下,秘书工作怎样进一步提高服务质量?这里关键的问题是要把对服务的要求与市场机制作用密切联系起来。应该承认,在以往经济体制下的秘书工作,为领导服务的质量还是很高的。但是应该看到,保证和维持那种水平的秘书工作的服务质量,主要依靠人们的政治自觉性和责任感,并辅之以规章制度的约束,而不可能重视市场机制对秘书人员行动的激励和制约作用。相反,许多应该通过市场机制起作用的,往往被所谓思想教育和规章制度替代了。然而,在市场经济体制下,单靠人的自觉性和一般规章制度的约束,来要求人们做好秘书工作是不全面的,不合理的,是难以持续地、全面地达到提高服务质量的。因此,在市场经济体制下,要把提高秘书工作的服务质量落到实处,除了高度重视人员素质、培养热爱本职的精神外,还要从注入市场机制方面多做文章。

摘要：秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外,还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求,就如何加强秘书人员的职业素养建设,提高业务能力,做一些探讨。

关键词：秘书,工作,问题,职业能力

参考文献

会“写”是秘书人员的基本功 篇3

博学多识是前提。读是写的源头，写是读的“终端”。一个人会“写”的背后，其实是知识积累、思想修养和实践锻炼的结果。作为秘书人员，必须是一个善于学习、勤于学习的人，努力学习党的路线方针政策和创新理论，学习与自己工作领域相关的东西，努力掌握马克思主义世界观、方法论，打牢理论功底，增加知识储备。这样，写起来才能旁征博引、信手拈来，有观点、有见解、有新意，真正能够打动人、吸引人、鼓舞人。毛泽东一生酷爱学习，无论是在炮火纷飞的战争年代，还是在任务繁重的建设时期，无论条件多么艰苦、环境多么恶劣，他都从未间断过读书。正是由这种长期勤于学习、善于学习、嗜书如命的良好习惯所奠定的坚实理论功底，才成就了他治党、治国、治军的雄才大略，同时，也使他成为一位下笔如有神的文章大家。

勤记善积打基础。“好记性不如烂笔头”“再淡的墨水也胜过最强的记忆”。一个人即使有很好的记性，也敌不过海量信息的轰炸。作为秘书人员，读书时要勤记、善积。我国著名数学家华罗庚说过：“聪明在于学习，天才在于积累。”如果说写好文章是一条很艰辛的道路，那么勤记、善积就如同这条路上的垫脚石，帮助你一步一步地走向辉煌、取得成功。勤记、善积可以增加知识储备，积累观点和案例，使你写作起来才思泉涌、妙笔生花，如行云流水、酣畅淋漓。勤记、善积贵在有心、上心、用心。读书、看报、开会、参加学习培训时，把看到、听到的一些精彩片段、精彩观点和名言警句随时记录下来，不仅能够积累有形的物质资料，还能积累无形的精神资料，使自己积累时发现值得重视、值得深入思考和研究的问题。这对提高写的能力和水平大有裨益。

潜心静思出灵感。如果说“读”作为写的源头和基础至关重要，那么比“读”更重要的则是“思”。“学而不思则罔，思而不学则殆”，说的正是这个道理。秘书人员一定要善于把学习与思考结合起来，坚持学以致用、用以促学、学用相长。对党的一些重大理论创新成果，要及时、深入、系统地进行学习、研究和思考，准确把握其观点、体系和脉络。对本地区、本部门工作中的一些重大问题、重要情况，特别是基层干部群众的生动实践、鲜活经验和工作创新，经常性地进行一些深入思考和理论概括，从而形成新的观点和见解，并在以后的文稿起草中充实进去。这样写出来的东西，不仅有“鲜”度，而且也有深度和高度。火花往往在“冷思考”中产生，观点往往在“踱方步”中形成。对初步形成的文字材料，还要善于“冷处理”，适当放几天，然后反复研究、思考，反复比较、推敲，反复提炼、升华，增强逻辑性和系统性，使文章更具有可读性和感染力。

多写苦练长本领。吉林大学教授孙正聿先生说过：“必须通过长期的、艰苦的学习和实践，才能够‘在游泳中学会游泳’。”知识靠积累，能力靠磨炼。作为秘书人员，既要勤于在“游泳中练习游泳”，又要多学、多悟，善于在阅读别人的文稿中感悟别人的写作之“巧”，善于在别人对自己文稿的修改中发现自己的写作之“拙”，以人之“巧”，补己之“拙”，久而久之，“写”的能力就会大有长进。另外，写作的过程不单是对文字的简单堆砌，还是对平时读书学习的收获、工作实践的体会、思考感悟的成果进行系统归纳、梳理的过程。经常性地进行这样的梳理、归纳，可以锻炼提高逻辑思维能力、文字表达能力，使自己的文章不仅文字流畅、文采斐然，而且条理清晰、言之有物、富有感染力和启发性。就像老舍先生所言，“才华是刀刃，辛苦是磨刀石，很锋利的刀刃，若日久不用石磨，也会生锈”；“熟才能生巧。写过一遍，尽管不像样子，也会带来不少好处。不断地写作才会逐渐摸到文艺创作的底。字纸篓子是我的密友，常往里面扔弃废稿，一定会有成功的那一天”。

反复修改成华章。“文章不厌百回改，反复推敲佳句来”。文章写完后要反复进行修改。真正的扛鼎之作、传世之作，无一不是反复修改、精心打磨出来的。曹雪芹写作《红楼梦》“披阅十载，增删五次”，“字字看来皆是血，十年辛苦不寻常”。鲁迅先生写《藤野先生》，前后修改了一百多处。巴金更是“写到死、改到死”，努力“用辛勤的修改来弥补自己作品的漏洞”。毛泽东不仅是写文章的大家，也是改文章的高手，一生改过的文章无数。1963年，他在会见外宾时谈道，“写文章和写诗不经过修改是很少的。为什么要修改？甚至还要从头写？就是因为文字不正确，或者思想好，但文字表达不好，要经过修改。”毛泽东同志在七大闭幕式上的著名演讲《愚公移山》，其中的一些思想先是在1939年召开的延安庆贺模范青年大会上提到，后又在七大上的口头政治报告和结论中两次讲述，最后经反复修改，将愚公移山的故事写入七大闭幕词，成为七大文献中的点睛之笔和激励人们矢志奋斗的精神旗帜。可见，文章是写出来的，好文章则是改出来的。

总之，会写很重要，写好不容易，而真写又是个苦差事。东汉末文学家刘桢的诗句“驰翰未暇食，日昃不知晏。沉迷簿领书，回回目纷乱”，把秘书人员埋头文稿，忘记用饭，不知早晚，头昏眼花的状况描写得十分形象。难怪有人说，写材料不是人干的活儿。其实这句话只说对了一半。正确的、完整的说法应该是：写材料不是平常人、普通人、一般人干的活儿。真写材料的人、会写材料的人、材料写得好的人，都是那些有思想、有思路、有境界的人；都是那些有大格局、大智慧、大担当的人。写，虽很苦、很累，但苦中有甘甜、累中有快乐。这需要一种不写不快的兴趣，需要一种耐得住寂寞的定力，需要一种咬定青山不放松的执着，需要一种以苦为荣、以苦为乐的豁达，需要一种淡泊名利、超然物外的心境。只要有了这种兴趣、这种定力、这种执着、这种豁达、这种心境，自然就会身入其中、心入其中、情融其中，自然就能乐在其中、得在其中、成在其中。

著名新闻理论家、《人民日报》原副总编辑梁衡先生说过：“一个好的官员，如果他真的把工作当成一种事业；真的想为社会、为百姓干一点事；真的想探寻真理，研究规律，那他最后必定是一位政治家、专家、学者、思想家和文章家。”愿更多的秘书人员能够拿好手中的笔，以自己的激情和才华、责任和担当，把领导要求的、工作需要的以及个人的所见所闻、所思所想、所感所悟写出来。不必追求最后都成为“政治家、专家、学者、思想家和文章家”，但至少对工作是个促进、对社会是个贡献、对个人是个锻炼和提高。

既如此，何乐而不为呢？

秘书部干事基本能力培训策划书 篇4

一、活动背景

春来秋去，花开花谢。时光匆匆的从我们的指尖流过。新的一年开始了，我们秘书部也迎来了新的活力与激情——09新干事。他们自信张扬，充满激情，有着自己独特的思维……在他们身上有很多我们80后没有的东西。现在时间已经过了半个学期。在这个半个学期中，我们的干事都表现的很出色，他们的努力工作也得到了大家的肯定。但是做为秘书部的一员，他们在基本能力上还有待加强。会议记录、通知、工作计划等这些应用文都是我们秘书部成员必须要掌握的一些常用的应用文。如果能熟练的运用这些文体，在做秘书部的工作时那将是如虎添翼。所以我们联合地理科学系自律会秘书部和地理科学系大学生政治理论研究会秘书部，集三个部门的力量共同培训新干事。

二、活动目标

让参加培训的干事，能掌握并熟练的运用这些文体。达到培 训的预期目标。

三、活动对象：社团理事会秘书部干事、自律会秘书部干事，和大学生政治理论研究会秘书部干事。

四、时间安排

材料准备时间：2009年11月6日——12日

培训时间：2009年11月16日(如和其他活动冲突则另选时间)

五、前期准备

场地：于11月16日在教学楼教室

材料准备：由各个秘书部的正副部长分工整理秘书部常用的一些文章的格式、注意事项和写作技巧。

交流和修改：在2009年11月15号各个秘书部的正副部长在三堂三楼进行交流并修改材料中的不足，提供充

足的材料

宣传：请宣传部做一张海报贴在系宣传栏。

六、活动流程

1.参会人员到场就坐，并分发材料（18：50之前）

2.主持人宣布培训会开始，并邀请主讲上台。（19：00）

3.主讲开始为大家讲解各种文体的格式、注意事项和写作技巧。

4.留出时间给干事提问。

5.主讲讲完后，留时间和大家交流。最后让大家在三天内交一份自己书写的总结或计划。

6.主持人宣布培训会结束

7.散会（20：00之前）

七、效果评估

根据新干事交上的作品对本次的活动进行评价。并从中反映出培训的效果和是否要进行再培训。

八、经费预算

材料打印和复印：10元

九、结束语

活到老，学到老。现在这句话已被越来越多的人接受了。学习，让我们快乐，让我们更强。希望通过这次的培训干事们的基本能力能得到提升，并能熟练的运用于以后的工作中。

地理科学系社团理事会秘书部

市场人员基本能力要求 篇5

随着我国调查公司的大面积兴起，作为一个行业而言，由于准入门槛较低，所以在建立最初的行业秩序和行业准则上，各公司因对调查的理解不同，所以其执行的标准并不一致。同时也无法准确理解我国特殊的政治体系和意识形态下的调查业势必将在很长一个阶段中，处于一个相对混乱和复杂的状态。社会短期内的调查需求又使各公司的执业内容显得过于单一，并且风险很高，这在调查公司的能力提高上受到极大的限制。同样使调查从业人员的业务素质和个人品行参差不齐。作为一个市场调查人员，需要有良好的表达能力，阅读、书写和记忆能力，还要有良好的注意力分配能力、独立外出能力和自我约束能力。而人际交往能力，探测能力和减少拒绝率的技能更是现代市场调查人员必不可少的技能，除此之外，以下一些基本素质，也是成为一个合格市场调查人员的前提。

1、品德要求

要做事，先做人。只有德才兼备的人，才能称为人才。只有品德端正，别人才能尊重你，才能成为工作上值得信任的伙伴。

品德在客户开发和客户维护中的应用。客户是通过所接触到的具体人员来考察企业的形象、业务的素质、企业的层次。每一个调查人员都是同客户接触的第一点，是向客户反映调查公司的一面镜子，也是客户持续了解公司的渠道。客户也是通过对调查员工作的认可，来接受我们的服务。如一个专家型调查人员工作态度好、敬业、品德高尚，那么客户就能很快地接受我们的产品。

2、信心

信心对于调查员而言，应该包括三个方面：第一，是对公司的信心。第二，对工作目的的信心。第三，建立对自己的信心。

公司是调查员工作的平台，这个平台给你发挥才能的空间，为你提供最有力的支援，当自己的一切活动完全纳入公司整体行为时，会让你对成为团队中的一员而感到骄傲，时刻感到一种归属感和自豪感，只有对公司认同，才会具有忠诚的信念。调查员的信心是相信我们的工作是最优秀的，我们是在向客户提供最好的服务，而这种服务是解决客户问题的最好的办法。同时，作为一位敬业的优秀的调查人员，你必须相信你自己能做好，因为你必须克服一切困难，才能最好的完成你的工作。

3、思考习惯

要想成为一位优秀的调查员，必须随时观察身边每一个细小变化，做出相应的分析、总结，并不断提升对事物的敏锐感觉。思考是提高对事物认知力的唯一途径，勤于思考，习惯思考，才能改进我们的工作方法，才能更好的领悟事务的细微区别，才能提高自己看待事务的能力，做得更好。

4、持久力

持久力是一切成功的前提条件。坚持，是一种精神、一种态度，缺乏了这种精神、这种态度，任何事情都干不下去，起码是干不好的。持久的工作习惯，是调查人员必备的，同时也是一位专家型调查人员的资本。当我们遇到困难时，便要耐心的寻找解决的方案，并时刻调整应对的策略。

5、心理素质

调查工作充满各种挑战，工作中的挫折，现实环境的压力，均是无法避免的。没有良好的心理素质，没有开朗的性格是无法进行的。有许多调查人员在受到持续的挫折后，逐步对自己失去了信心，甚至掉队转行。调查人员必须具备良好的心理素质，胜不骄，败不馁。

良好的工作心理状态，还表现在优秀的调查工作中的心理承受力，心理伪装能力和随机处理事务的能力。只有具备良好的心理素质才能在具体的调查工作中产生良好的效果。

6、交际和反应力

一般说来一名优秀的调查人员，一定同时也是一名优秀的公关人员。因为在实际工作中经常会遇到不同层次的，不同职业的，不同地方的，三教九流的朋友。可以说你认识的人多就是资本，专家型调查人员必须有一博大胸襟来容纳一切人员。对于一名优秀的专家型调查人员来说，更是尽可能抓住一切时间、一切机会来交朋友。同时无论在社交或是实际的调查工作中，调查人员都要具备足够的机敏。调查人员应善于感受身边的任何信息，并据此做出足够的反应。

7、热情的工作态度

兴趣是工作的基础，才能是做好工作的基础，而热情是保证发挥才能的基础。一个人的能力可以发挥多少，不但取决于个人的基本素质，也同投入的热情多少有关。同时在团队工作中，热情也是可以相互鼓励，相互影响，从而带动大家对一个目标的共同努力。因此热情积极的工作态度是团队向上不可或缺的动力。

8、尽可能广泛的知识结构

调查人员在工作中需要同各行各业、各种层次类型的人接触。而调查过程中无论是测试性调查，还是同被调查方的直接接触，首先需要与对方有共同的话题作为切入点，认知感是使被调查方解除戒备的唯一途径。要找到使被调查方有认知感的话题，尤其是些专业性比较强的话题，便需要调查人员对相关专业知识有一定的了解。这种知识面对调查员来讲仅仅是广、博，而不一定要求深、精。因为我们没有时间、机会去做太深入的了解和研究。所以调查员的知识结构可以说是一种杂学的集合，大到上知天文，下知地理、新闻时事政治，小到甚至“打鱼摸虾”等。广泛的知识结构主要是为适应各类人群的共同话题。这在调查工作中会有非常实际的作用。

9、责任心

秘书人员的基本能力 篇6

一、“秘书”应认定为是一种职务

这是针对学术界有人提到的秘书是一种职位、职业、职称而言的。把秘书界定在一种职位、职业或职称上并非错误。但是界定在职务上更符合它的本义，最具实质意义。

二、秘书与领导者保持着尽小的空间

在“秘书”定义中，有不少关于秘书与领导空间位置的表述，大多为“秘书身处领导近身”等词句。应该说，它反映了一种客观状况，表明了秘书与领导保持着尽小空间的事实。但是，这种表述不全面，因为它仅仅从物质空间这方面描述了两者距离的接近，而忽视了他们在精神空间上具有着同样接近的另一面。

三、秘书“以文字材料的处理为主要特征” 在传统观念中，秘书常常与秀才联系在一起，什么是秘书--秘书就是搞文字工作的，写东西的。以后，秘书学科的建立，人们在理性的高度努力作出科学概括的时候，也始终没有忘记秘书的文牍性，只是把“制掌文书”与“事务处理”--一同作为了秘书的根本特征加以揭示。应当看到，这是认识上的一大变化，是客观对象发展的及时反映。然而，从理论上和实践中来分析，这一认识又存在着两个问题。

一是按逻辑学分析，“制掌文书”与“处理事务”这两个概念显然不相互排斥，而是交叉。

二是从实际状况看，“制掌文书”的表述不及“文字材料处理”的表述准确和全面。

四、秘书所做事情的全部是“信息和其他事务” 严密地说，秘书所处理的信息大部分也应归属事务工作的范畴；但还有一个层面，就是秘书的思想、智慧融入领导决策之中，即不少人称之为的辅助决策、参谋、智囊等等。

除了信息处理以外，秘书还有大量的其他事务工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和专著都努力想把这部分事务工作罗列清楚，但又总是得不到满意的结果。究其原因，是秘书为领导者服务这一特点所致。

五、秘书是为领导者提供服务的行政人员

这有三层意思，一是秘书所做的事情是服务性的，二是秘书服务的对象是领导者，三是秘书是行政人员。

至于秘书是“行政人员”的认定，实际上是对秘书的归属作出的描述。指出秘书是行政人员，一是可将秘书与技术类人员、管理类人员（严格意义上的行政人员），与体力劳动者区别开来；二是体现秘书工作是整个管理活动的组成部分的观点。

浅谈秘书应具备的基本素质 篇7

1 秘书工作的职能

服从领导, 当好参谋跟从领导, 这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手, 应当严格按照领导的指示和意图办事, 离开领导自行其是, 别出心裁, 都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥 (更多地限于建议、献策等方面) 。其中特别要注意, 不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见, 去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋, 就是要发挥参谋作用, 为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天, 尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念, 要提高参谋意识和能力, 明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

秘书工作是以领导工作为轴心, 要紧紧围绕这一轴心, 进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动, 要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作, 能够分清工作的轻重缓急, 主动排除干扰中心工作的事项;三是研究领导工作的思路, 分析领导的意图, 并加以理解、完善和落实, 四是积累和储存有关工作资料, 该记住的要记熟, 该保存的要保存。有了这四个方面的基础, 工作中才能与领导者有一致的认识, 才有共同情感和语言, 商量工作时, 补充和修正的意见, 才能提到点子上。

日常工作中, 要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项, 明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等, 按计划列出个明细运行图。

2 要做好秘书工作, 必须具备以下基本素质

首先, 要有扎实的文字功底。秘书作为领导的助手和参谋, 一是记录和抄写;二是文稿起草。记录, 有领导的口授记录, 有接待来访者的记录, 还有会议记录和电话记录等等;抄写, 即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导攥写稿件使之能腾出时间去做其它工作, 这是秘书应尽的责任。起草文稿, 是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程, 常常是由领导和秘书合作进行的。有时, 是领导亲自动手, 秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实;有时, 是领导口授主要内容, 秘书记下后负责文字的加工整理;有时则是领导只口授一个要点, 或者同秘书一起在讨论中形成一个要点, 然后由秘书据此去收集材料、推敲观点, 形成文字。这最后一种, 领导只是出题目, 而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改, 则都由秘书单独负责。特别需要指出的是, 在起草文稿的时候, 秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考, 而且可以在起草时直接把自己的想法写上去, 形成初稿, 让领导人去决断, 而不是照葫芦画瓢, 这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等, 并使之成为群众性的行动。

其次, 要有一个敏锐的政治头脑。一是坚定的政治头脑。文秘工作涉及到的每一个方面, 政治性都很强。在很大程度上, 代表着一个部门的主张, 反映着本部门的形象, 连接着单位和职工的切身利益。对事关政治性的问题, 善于从政治上观察、分析和处理问题, 在大是大非面前头脑清醒, 旗帜鲜明, 立场坚定, 不随波逐流、人云亦云。二是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高, 预测、把握和解决问题的能力就越强。

三是辩证的思维头脑。随着改革的深入和社会生活的变化, 人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革, 办公室秘书应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。四是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风, 也是职业道德, 工作纪律。办公室秘书想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情, 都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二, 不夸大、不缩小, 真实地反映客观事物的本来面目。五是精明的效益头脑。在工作措施上, 要以最少的投入争取最好的效果, 用最短的时间做更多的事情。

第三, 要有一套过硬的功夫。一是勤奋好学的功夫。在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感, 对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知欲。要养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的学习习惯。二是深入实践的功夫。办公室秘书要深入到征收管理的主战场和基层最前沿, 主动、积极地与人交往, 与方方面面的同志交朋友, 建立工作友情, 不放过每一个调查对象、线索、情节, 真正从实践中获取新知, 收到实效。三是善于领悟的功夫。办公室的工作是与人打交道的, 是学院的窗口和纽带。好的悟性是一个日积月累的过程, 可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯、思维方式和活动规律;在接受任务时, 充分听取要求和主张, 尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映, 做到准确, 有原则性;严谨, 有逻辑性;独到, 有精辟性。四是精于表达的功夫。口头表达和书面表达能力, 是机关干部的基本功。特别是文字水平, 是一个工作人员素质的综合反映, 是办公室秘书的最基本要求。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、归纳、总结等复杂过程, 使文章具有“真、实、准、启”的特点, 让大家听后或看后能受到教育和启迪。“说”和“写”同样重要, 办公室秘书都要加强锻炼, 力求做到精雕细刻、千锤百炼, 工作上人人都能“打通关”, 个个都是“多面手”。

第四, 要有一种务实的工作作风。一是对事业有春天般的热情。爱岗敬业, 任劳任怨, 执着地追寻它, 尽力地干好它。二是对他人有大海一样的胸怀。做好秘书工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人, 就会走出世俗, 接近崇高。这是秘书的美德。三是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短, 是衡量办公室秘书是否成熟的重要标志。知己所长, 是要保持一种乐观向上的自信心, 而不是感到高人一等。知己所短, 是要不断反省自我, 扬长避短, 取长补短。要坚持正确的思想导向, 大力提倡埋头苦干, 任劳任怨的奉献意识。要通过默默无闻的工作, 实现自身的价值, 赢得社会的尊重。

3 结语

在建设有中国特色社会主义宏图大业中, 各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书, 才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同, 行业各异, 其秘书意识与气质不能不具备, 不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养, 秘书功能才能得到最佳发挥, 秘书职能才会高效运转。因此, 秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时, 必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

摘要：现代秘书岗位是一项综合性工作岗位, 对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。要做一名合格的秘书, 必须具备扎实的文字功底, 敏锐的政治头脑, 刻苦的学习态度, 较强的交际能力, 熟练的协调技术, 务实的工作作风。

关键词：秘书,素质

参考文献

[1]廖金泽.秘书参考/中国秘书大全.上海:海天出版社2004年[1]廖金泽.秘书参考/中国秘书大全.上海:海天出版社2004年

秘书人员的基本能力 篇8

关键词：新时期；秘书人员；必备；技巧

随着我国改革的深入、开放的扩大，社会对秘书的需求量越来越大，同时也越来越受到人们的重视。为了更好地完成社会对秘书人员赋予的新时期使命，秘书人员除了必须具备一定的素养外，更应注重在长期训练和工作实践中所积累的技巧，这样才能使之成为适应社会发展的复合性人才。

一、工作中的人际关系

秘书工作在上下级、部门与部门、领导与群众之间起着枢纽、桥梁、联系、协调的作用，其工作性质决定了秘书工作的影响尤为重要。秘书人员在工作中建立良好的人际关系，不仅可以与其他人协调一致，而且还可以获得他人的支持和帮助。同时，秘书人员处理好人际关系，对秘书人员的工作情绪、日常心境有着较大影响。在和谐、融洽的人际环境中工作，会使人们感受到心情舒畅愉快，促进身心健康。因此，良好的人际关系有利于秘书人员建立良好的人际环境。

（一）秘书与领导者的关系

在秘书的工作交往中，同领导建立良好的关系，对秘书来说是至关重要的。秘书与领导的关系主要表现为：组织上的上下级关系，地位上的主从关系，工作上的服务关系，人格上的平等关系。然而，又由于秘书与领导者的特殊的业缘关系，形成了秘书与领导人际关系的独特性。即便如此，秘书在与领导关系上并没有天然的鸿沟，相互之间往往是相互制约、相互影响的。

秘书应有身己独立的人格，绝不盲从。秘书的高尚人格也可以对领导起一定的潜移默化的影响，甚至制约作用。那么秘书该如何自理好与领导的关系呢？秘书在协调工作中，一定要摆正位置。必须做到心中有数，努力做到尽职不越位，办事不越权，帮忙不添乱，绝不能擅自打着领导机关和领导同志的旗号自理问题。领导交办的事项需要督办落实，及时办理。秘书人员一定要发挥好助手作用，积极为领导排忧解难。秘书人员在领导身边工作，要时时留心，处处在意。要随时保持清醒，做到脑勤、手勤、腿勤，凡事想在前、做在前、服务在前。更重要的是服务时要从小事着眼、从细节入手，慎之又慎。不论做什么事都要井井有条，忙而不乱，具有高度的责任心。

（二）秘书与群众的关系

秘书人员只有密切联系群众，反映群众利益，才能当好领导的参谋和助手。在现实生活中，有时还会出现领导意图和群众利益相互矛盾的情形，作为秘书人员，必须努力协调二者之间的关系，把对上负责与对下负责一致起来，对领导负责与对群众负责一致起来，真正起到领导联系群众的桥梁和纽带作用。现实中，有一些秘书人员群众观念淡漠，不关心群众利益。在他们的头脑里，装的都是领导者的情况，满脑子都是领导，成天围着领导转，只会往上看，不会向下看，对群众的感情十分淡漠，对群众反映的情况和问题满不在乎。因此，在新的历史条件下，有必要强调秘书人员树立群众观念的问题。

那么秘书人员应该如何与同事愉快地相处？最起码的条件就是先了解对方。每位同事的成长背景和工作习性都不同，我们应通过日常交谈，了解他们的这些情况。最重要的是与同事打成一片，虽然单位里每个人工作任务有所不同，但共同目标是搞好工作，秘书应善于和同事合作，彼此支持。秘书与任何同事之间，要保持等边距离，一视同仁这样才不会赢得了这位同事的友谊，却引起了另一位同事的反感。还要注意并欣赏同事的优点。每位同事都有优点，应充分肯定，并在适当时候对之赞美，不可妒忌。真心地关心同事，才能取得他们的好感。秘书居于领导与同事之间，这个角色实在不好当，稍有不慎重，即会引起同事议论。因此，要时刻谨慎小心，不可喜形于色，而应在各方面严格要求自己，博得更多的好感。

二、培养良好的工作习惯

秘书人员更多的时候在办公室工作，所以在办公室要保持良好的工作习惯。这对于塑造一个秘书人员的形象是很重要的。秘书在办公室的工作琐碎、繁多，所以制定一个有效的工作计划是很必要的。一份好的工作计划将会使办事效率大大提高，这样能显示出工作能力，取得领导的信任和嘉奖。秘书人员保持良好的工作习惯主要体现在：

办公环境要时刻保持清洁。办公桌的表面要干净，抽屉里不要摆得乱七八糟；公司的备用品不得随便借用，会被认为是公私不分，其结果会招致大家的反感；另外不管有什么事，绝对不允许无故缺勤。因私事而缺勤早退时，要提前向领导报告，并必须得到同意。

另外，在组织中工作，为了完成一项工作，应以领导的想法为想法，最好能够站在比领导更高处去考虑，制定出良好的计划。作为秘书人员，要使自己成为直属领导者的代言者、代笔者。秘书平时就必须以领导的心态去考虑事务，并且善于观察领导者的日常言行，将其言行举止的优点记下来，经过日积月累，领导的思想、信念、习性及其所关心的事物便会自然而然地浮现在脑海里。这么一来，就可以找出最能表现领导想法的言词，成为领导的真正“智囊”。

值得一提的是，制定的计划要有张有弛。如今领导人工作的一个特点就是“忙”，几乎是无所不包，千头万绪。所以，作为领导者的助手，为领导者安排工作日程是秘书人员的一项很重要的工作内容，它要花费秘书的一大半精力。在安排工作日程时，要考虑这项工作的轻重缓急，各项工作之间的联系，特别是要考虑如何提高工作效率。但是，又不能只顾工作的效率，还必须考虑领导本身对工作的承受能力，所以要讲究张弛。

三、打造秘书人员的礼仪形象

新时期秘书人员的礼仪形象如何，不仅仅是个人形象问题了，它直接涉及和影响到秘书所代表的组织的整体形象和利益。因此，秘书人员要十分注重自己的礼仪形象，为树立良好的组织形象做好“门面”和“窗口”。

（一）仪表举止要大方得体

一个人的外在形象直接影响着别人对他的印象，穿着得体的人给人的印象就是好。包装一副好形象，对于处在激烈的生存竞争中的现代人格外重要。许多意想不到的职位、公差等机会都会因为他大方得体的形象而降落在他头上。而这些机会就可能成为他事业腾飞的第一步。怎样讲究仪表以利于打造秘书人员的形象呢？众所周知，人的长相是遗传的，无法改变。人靠衣装马靠鞍，三分长相七分妆。所以，讲究仪容美，实际上就是讨论打扮。值得秘书人员牢记的一点是，良好的个人形象不是漂亮的形象，而是合适的形象。秘书的形象应当强调专业，不能太花哨，否则就会有不好的嫌疑。那么该如何让秘书人员的仪容更得体呢？具体应注意以下几个方面：打扮要与个人的体征相协调；打扮要与周围环境相协调；女性秘书人员不能穿过于艳丽、时髦的服装。男性的服装应该端庄、稳重，显示男子汉在事业上的追求。

与仪容相比较，秘书人员应更加讲究举止。如果某个秘书外貌很好，但是举止粗野，就成为了名副其实的"绣花枕头"。金玉其外，败絮其中一样让人们并不会感兴趣，甚至反感。秘书人员的行为举止要力争做到高雅脱俗，规范美观，合乎体统，符合身份，适应场合，并且能够体现出对对方的尊重、友好与善意，从而培养良好的举止风度。

（二）优雅的气质和修养

气质是指人的相当稳定的个性特点，如活泼、直爽、沉静、浮躁等，是高级神经活动在人的行为上的表现。气质对于秘书人员的实践活动具有较大的影响。在秘书礼仪形象的诸多因素中，气质是一个很重要的方面，不同气质类型的秘书有不同的特征,因而给人的印象也就不同。

多血质的秘书主动灵活、交际力强，但缺乏持续性，兴趣易转移，安排重要任务不能不考虑到这一点。胆汁质的秘书热情、认真、果断，但容易感情冲动，影响工作的开展。粘液质的秘书遇事沉着冷静，长于实干，稳定性强，但往往反应较慢，动作迟缓。抑郁质的秘书敏感心细，一丝不苟，但性情孤僻，优柔寡断。这些不同气质性格对秘书活动各有优势，秘书人员应该根据个人的气质，通过不断调节，使自己的气质更适合于秘书工作。人的气质虽然带有生而有之的特点，但在后天的社会化过程中，还是能够被意志所控制的。秘书人员加强气质修养，就是要通过培养各种能力而弥补自己的气质缺陷，同时能充分发挥自己的气质优势，更积极主动去开展工作任务。只要秘书人员具有明确的意识，有坚强的意志，是一定能够克服各种不良的气质倾向，培养出优雅的气质。

（三）秘书的社交礼仪

秘书人员具有良好的社交礼仪修养可以提高自身素质和实力，使自己在社会交往中左右逢源，在尊重他人的同时也赢得他人的尊重，建立起更加融洽的人际关系，使自身的工作环境和生存环境更为宽松。秘书人员因其职业本身的特点，需要进行广泛的社交活动。因此，合格的秘书人员必须具备丰富的社交礼仪知识，以帮助树立自身良好的社交形象。

1.握手礼仪

握手是秘书日常工作中最常见的礼节，是沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式，也是现代交际和应酬的礼仪之一。与女性握手最需把握的是时间和力度，应等对方首先伸出手，男方只要轻轻地一握就可；与长者贵宾握手时，也应等对方先伸手自己才可伸手去接握，否则就有些失礼。握手时，身体可稍稍前倾，以示尊重；与上级领导握手时，应等对方有所表示后才伸手去接握，否则会被视为不得体。当遇到几位都是她的领导时，应尽可能按其职位的高低顺序握手。如领导职位相当，则应按照长者、女性、其他人的顺序分别握手；与同辈、下级握手时，要表现出热情和诚意，应面带微笑，正视对方的眼睛，切忌用指尖相握或敷衍了事，更不能在握手时漫不经心，使对方感到你的态度淡漠。

2.谈话礼仪

交谈是秘书活动必不可少的内容，了解谈话过程中应注意的礼仪问题，对秘书而言是非常重要的。他不仅有利于结交新朋友，还能通过融洽的交谈增进彼此的了解，建立起持久、稳定的关系。开始交谈时的寒暄是十分必要的。如果一见面就“开门见山”，容易使人觉得生硬，让人感到突然，势必影响交谈的效果。在交谈过程中，态度要诚恳，这样容易使人接受，让对方感到亲切自然。交谈时还要注意精神集中，用平等的谈话态度对待对方，以示尊重。

3.电话礼仪

电话因其使用方便、快速及时的优点成为现代社会交往的主要方式之一。接听电话也是秘书工作的基本内容之一，秘书人员要学会树立自己良好的电话形象，它能真实地体现个人的基本素质。电话接听礼仪首先需要注意时间的选择。打电话的时间，除紧急事件以外，一般不宜在早上七点以前、用餐时间和晚上十点以后。电话交谈的时间一般控制在五分钟之内。如果事情很多，则要先征询对方是否方便。如果对方此时不便，就应另约时间进行联系。其次要使用文明的语言。由于语言是交谈的唯一载体，因此在接听电话时要特别注意使用文明的语言。而且一般来说，应由打电话的一方提出结束谈话。最后还要注意接听的语音语调。由于打电话时看不到彼此的表情，对方主要是通过语音语调来感受对方的态度。语音过高、语气过重，会使人感到生硬和冷淡；语音过轻、语调过低，会使人感觉无精打采，没有生气；语调过长又显得懒散拖沓；语调过短则显得过于敷衍且不负责任。一般说来，语音要柔和，语气要适中，语调要均匀，让对方感到亲切自然。即使在自己心情不佳、情绪烦躁时也要控制自己，切忌让不好的情绪影响工作，使对方感到不舒服。

总而言之，随着现代社会人际交往的日渐增多，人们对个人的礼仪也倍加关注。由于秘书人员的职业特征对秘书人员的个人礼仪提出了更高的要求。虽然秘书人员的个人礼仪涉及的可能只是穿着打扮、举手投足之类的细节小事，但作为社会文化的一部分，它可能直接影响到整个组织的形象。新时期不仅仅需要的是知识渊博的秘书人员，更需要的是内外兼修的秘书人才。

参考文献：

［1］杨蓓蕾.现代秘书工作引导[M].上海：同济大学出版社,2004.

［2］陈合宜.秘书学[M].广州：暨南大学出版社,2005.

［3］吕世平.商务秘书理论与实务[M].北京：水利水电出版社,2006.

秘书人员的思想作风 篇9

一、全心全意为人民服务秘书人员的工作特点是繁重、琐碎、常居幕后而又责任重大。秘书人员经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；辛勤工作，有时却得不到别人的谅解，得不到社会的承认。这就要求秘书人员能任劳任怨，不为名利，甘当无名英雄。种种事实说明，没有一颗全心全意为人民服务的心，做不了一个好的秘书。

二、对党对人民负责秘书人员做工作不仅要对组织、对领导负责，更重要的是对党、对人民负责。这就要求秘书人员敢于坚持原则，而不是无原则地盲目服从，唯唯诺诺。在领导意志和党的意志相抵触之时，要秉承的党意志；在集体利益、个人利益与国家、人民利益发生矛盾时，有服从国家利益、人民利益。本着这种精神，秘书人员对一切错误行为或不正之风不能包庇、怂恿，而应敢于直谏、规劝。秘书人员不仅要当领导的助手，也要做领导的挚友。

三、密切联系群众秘书人员不论职位高低，归根结底都是人民的勤务员，不能高高在上，自以为是。任何时候，秘书人员都不能脱离群众，而只是联系群众、依靠群众，许多工作脱离了群众是寸步难行的。

四、谦虚谨慎秘书人员在行政机关工作，常在领导身边，有机会受组织和领导委托，到下级单位传达领导指示、检查工作、听取汇报等。秘书人员应注意谦虚谨慎，平等待人，对上对下都要宽宏大量，对上要尊重，对下要谦各，决不盛气凌人。

五、实事求是实事求是是做好一切工作的基本条件。

六、踏实细致，一丝不苟秘书人员做工作必须脚踏实地、耐心细致，一丝不苟，否则容易酿成大错，后悔莫及。

定义秘书的几个基本问题 篇10

一、“秘书”应认定为是一种职务这是针对学术界有人提到的秘书是一种职位、职业、职称而言的。把秘书界定在一种职位、职业或职称上并非错误。但是界定在职务上更符合它的本义，最具实质意义。

二、秘书与领导者保持着尽小的空间在“秘书”定义中，有不少关于秘书与领导空间位置的表述，大多为“秘书身处领导近身”等词句。应该说，它反映了一种客观状况，表明了秘书与领导保持着尽小空间的事实。但是，这种表述不全面，因为它仅仅从物质空间这方面描述了两者距离的接近，而忽视了他们在精神空间上具有着同样接近的另一面。

三、秘书“以文字材料的处理为主要特征”在传统观念中，秘书常常与秀才联系在一起，什么是秘书--秘书就是搞文字工作的，写东西的。以后，秘书学科的建立，人们在理性的高度努力作出科学概括的时候，也始终没有忘记秘书的文牍性，只是把“制掌文书”与“事务处理”--一同作为了秘书的根本特征加以揭示。应当看到，这是认识上的一大变化，是客观对象发展的及时反映。然而，从理论上和实践中来分析，这一认识又存在着两个问题。一是按逻辑学分析，“制掌文书”与“处理事务”这两个概念显然不相互排斥，而是交叉。二是从实际状况看，“制掌文书”的表述不及“文字材料处理”的表述准确和全面。

四、秘书所做事情的全部是“信息和其他事务”严密地说，秘书所处理的信息大部分也应归属事务工作的范畴；但还有一个层面，就是秘书的思想、智慧融入领导决策之中，即不少人称之为的辅助决策、参谋、智囊等等。除了信息处理以外，秘书还有大量的其他事务工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和专著都努力想把这部分事务工作罗列清楚，但又总是得不到满意的结果。究其原因，是秘书为领导者服务这一特点所致。

秘书人员的基本能力 篇11

关键词：高校,行政,秘书,信息素质

当今社会是一个知识爆炸的社会, 也是一个竞争激烈的社会。在此基础上, 也是一个需要各行各业人才的社会。于是, 现在的高等教育的发展, 也逐渐转向专业化、科技化、现代化。同时, 我们也可以发现, 现在很多高校所设的专业里, 都配备有专门的行政秘书专业, 而他们主要负责的是做好各类行政资料文件的收发与传递等工作。能够在有限的时间内有条不紊、极具效率并且准确地去完成上级领导所布置的任务, 同时也能够及时无误地向上级领导提供或者汇报有效的、富有针对性的信息。这些也是作为行政秘书人员所具有的前提条件。相反, 如果不能及时有效地向领导提供或者汇报有效的信息, 不仅不会引起领导的特殊关注, 而且还会给领导帮倒忙。所以, 提高工作效率是高校行政秘书人员必备的信息素质条件。

一、行政信息素质的意义

随着信息素质这一概念的提出, 加上人们对其认识的不断深化, 信息素质其本身的内涵与外延也在逐渐地丰富与发展。同时, 在此基础之上, 也促使人们不断地对各行各业中的行政秘书人员进行定义与培养。在当今这个信息爆棚的时代, 高校的行政秘书要做好自己的本职工作, 不仅要具备高尚的职业道德素质和高超的专业技能, 还应具备一流的信息素质。

1. 获取信息的意识。

高校中的行政秘书人员, 在工作中应该对工作能够具备一种超强的嗅觉, 能够快别人一步去感知它的存在。强烈的信息意识具体体现在对信息的获取是否有一种特殊的洞察力、敏锐力以及感受力等。进而言之, 就是在获取信息方面的敏感度。假如, 高校行政秘书人员对信息的获取意识很薄弱, 不能及时去理解、分析信息, 对信息没有丝毫的敏感度, 对信息的开发与利用程度也不是很高, 那么, 这样的行政秘书人员就不能充分发挥其作用, 就会影响领导层的管理工作, 对工作的效率与进度也是大大的不利。长此以往, 就会造成决策的失误, 工作的紊乱, 甚至是造成不可挽救的损失。

2. 理解、分析信息的能力。

秘书电话礼仪：基本礼仪 篇12

(一)重要的第一声

当打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心 里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象，在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给 对方留下完全不同的印象。同样说：“你好， 这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象”的意识。

(二)要有喜悦的心情

打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的.变化， 所以即使在电话中，也要抱着“对方看着”的心态去应对。

(三)清晰明朗的声音

打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 “听”得出来，

如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因 此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

(四)迅速准确的接听

秘书人员的基本能力 篇13

一、细心事务性

有道是, 细节决定成败。细心既是一种个性特质、一种心理素质, 更是一种难能可贵的工作态度。秘书工作无小事。做好秘书工作, 关键在于从细处着手, 从细处着想。秘书工作大多都是一些琐碎、繁杂、细小的事务, 做对了都是小事, 因为无论办得多么出色, 在外人看来都是理所当然的, 但万一出了差错, 却事关重大, 影响深远, 尤其是关键时刻或重要内容出现了差错, 那就是原则性的大事。所以, 秘书要有“尽小者大, 甚微者著”的思想, 坚持从大处着眼, 小处着手, 力求把工作做实、做好、做精、做细。

细心体现的是一种脚踏实地的工作态度。细心源于认真, 认真始于负责。曾有一秘书人员, 由于工作疏忽大意, 在起草文书时将泰国“总理”写成了泰国“总经理”, 结果差点因此丢了饭碗, 真可谓“差之毫厘, 谬之千里”。“天下大事必作于细, 天下难事必作于易”, 所以秘书只有养成细致严谨、一丝不苟的工作作风, 才能及时发现工作中的死角或者遗漏之处, 消除隐患或减少不必要的损失;才能遇事周密考虑与精心安排, 使领导完全放心;才能对起草的文书认真检查, 反复核对, 确保其准确无误。

“泰山不拒细壤, 故能成其高;江海不择细流, 故能就其深。”秘书工作事多量大, 十分繁杂, 而且要求甚高, 秘书人员只有在工作中不断学习, 注重细节, 改变心浮气躁、浅尝辄止的毛病, 把大事做细、把小事做实, 这样才能把日常工作中的大事小事办好办妥。

二、耐心服务性

俗话说“心急吃不了热豆腐”, 这正说明耐心是成功的关键因素之一。俗话说, 小事成就大事, 细节成就完美。秘书工作繁杂琐碎, 而且很多日常事务工作都是程序化的, 时间一久, 可能就觉得工作枯燥乏味, 便会产生一些不耐烦的情绪和心理。其实恰恰就是在完成这诸多琐碎、重复与序化的工作过程中, 秘书人员的职业素养才得以充分展现。比如秘书人员面对客户的抱怨, 能够耐心倾听, 既不轻易打断客户的叙述, 也不批评客户的不足, 而是鼓励客户倾诉, 让他们尽情宣泄心中的不满。当秘书耐心地听完客户的倾诉与抱怨后, 他们发泄的欲望得到了满足, 那时就能比较自然地听进你的解释和道歉了, 这样后续的工作就会好做很多。还有在接打电话、接待来访或者与他人交谈时, 秘书面对的可能是形形色色的人, 尤其是遇到带有怨气或者特别啰唆甚至是脾气暴躁的人, 秘书的耐心聆听将显得尤为可贵和重要。因为这样不仅能让对方感受到你深厚的职业素养和对他的尊重, 而且作为秘书本人, 只有耐心面对当下的人和事, 才能领会对方想表达什么, 明白问题的症结所在, 下一步该采取什么措施解决, 这样就可达到双赢的目的。

有人说, 只要有超凡的耐心和细心, 成功就不再成为一种奢望。的确如此。秘书工作的特点之一就是服务性的广泛性, 所以, 秘书要树立服务意识, 拥有耐心品质, 这样遇事就不会心浮气躁, 冲动鲁莽, 而是心平气和, 沉着冷静, 以顽强坚毅的精神克服工作的琐事繁杂及遇到的困难和挫折, 化解工作中的矛盾和隔阂, 不断提升自身的意志品质和心理素质。

三、虚心综合性、全面性

满招损, 谦受益。要做一名优秀的秘书人员, 不仅要有强烈的服务意识和较强的工作能力, 而且要有谦虚好学的学习态度。由于秘书的工作内容既广又杂, 再加上在这个信息瞬变的时代, 知识更新之迅速可谓前所未有, 所以作为一名助手和参谋, 秘书只有善于观察、处处留心, 不断“充电”, 勤学习、勤思考、勤总结, 取人之长, 补己之短。“三人行, 必有我师”, 秘书要能时刻意识到尺有所短, 寸有所长, 在工作中要能向他人不耻下问, 虚心请教, 忌自以为是, 妄自尊大;在成绩面前要戒骄戒躁, 虚怀若谷, 忌恃才傲物, 嫉贤妒能;在同事面前要准确定位, 忌居高临下, 目中无人, 狐假虎威。虚心万事能成, 自满十事九空。秘书工作的范围较广, 综合性较强, 只有抱有谦虚的态度, 才能在需要时得到大家的支持和帮助, 才会在本职岗位上游刃有余, 将工作做得更好。

四、进取心辅助性

秘书工作的特点之一就是被动性, 那是否就意味着领导交代什么就完成什么的秘书就是好秘书呢?并非如此。虽然秘书在工作中要服从领导, 处于辅助、被动地位, 但这不等同于秘书在领导面前只能唯唯诺诺, 俯首帖耳, 毫无主见, 不敢越雷池半步。这样, 秘书人员的主动性和创造性就无从发挥。

每个人都有实现自我价值的愿望, 对于秘书来说也是如此。工作中的进取心, 是秘书前进的动力, 进步的保证。所以, 秘书人员要在工作中不能固步自封, 因循守旧, 要善于发挥主观能动性, 比如在日常工作中, 能正确领会领导意图, 及时补充领导思想盲区, 帮助领导打开思路, 激活思想, 辅助领导进行科学决策;遇事能够独立思考, 另辟蹊径, 敢于打破常规, 创造性地开展工作;能够在认真分析、掌握规律的基础上, 预测下一步的工作情况, 及早提出工作中可能出现的问题, 使领导思想上有所准备, 工作上统筹安排, 做到防患于未然……

拿破仑曾说, 进取心是一种极为难得的美德, 它能驱使一个人在被吩咐应该去做什么事之前, 就能主动地去做应该做的事。可见, 秘书只有拥有一颗进取的心, 才能在工作中化被动为主动, 将自身作为领导助手和参谋的职能发挥得淋漓尽致, 使自己的人生斑斓多姿、丰富多彩。

五、平常心辅助性

平常心是我们在日常生活中对周围事情的一种心态, 它是有一定修养后才具备的“人生常态”, 属于一种维系终身的“处世哲学”。由于秘书的特殊地位, 拥有一颗平常心就显得更为重要。

首先, 对待褒贬要有平常心。工作做好了, 面对领导的表扬, 要有宠辱不惊的心态。做错了或是没做好, 面对领导的批评, 也不必垂头丧气。而是要把表扬作为搞好工作的激励, 把批评作为改正缺点的动力, 虚心接受, 认真总结教训, 努力把工作做好。

其次, 对待个人名利地位保持平常心。面对名利得失, 秘书要能看淡、看透, 超然物外, 泰然处之, 不好高骛远, 不心浮气躁;不以物喜, 不以己悲, 要能知足常乐, 任劳任怨、甘当配角、无私奉献。

再者, 与人交往中要保持一颗平常心。秘书人员在与领导、同事及客户等相处的过程中, 要能够一视同仁, 平等对待;要多一分宽容和理解, 少一份抱怨和指责, 这样才能热情而不失冷静, 殷勤而不失分寸, 谦虚而不失自信;才能成事而不沾沾自喜、居功自傲, 失败而不意志消沉、萎靡不振;才能不卑不亢、不骄不躁;才能做到理智、乐观、豁达, 想得开, 放得下, 以出世之心, 做入世之事。

三毛有诗云:平凡简单, 安于平凡真不简单。秘书作为一名既普通又特殊的工作人员, 只有树立正确的世界观、人生观、价值观, 拥有一颗平常心, 正确对待功名利禄, 远离各种诱惑和干扰, 摒弃嫉妒与浮躁, 甘做一名幕后英雄, 这样才能在平凡的岗位上做出不平凡的贡献。

当然, 秘书的平常心与进取心并不矛盾。秘书要以进取心做事, 以平常心做人。事能知足心常乐, 人到无求品自高。保持一颗平常心, 秘书便可快乐做事, 开心做人!

六、责任心

责任感是一种态度。一个人未必什么都会做, 但是, 当他做任何事情都很认真、很负责的时候, 他就有可能凭借这种态度战胜困难, 发挥自己的最大潜能。因此, 责任心是做好人、做好事的思想基础。

松下电器创始人松下幸之助曾说:“我要求我的员工要像企业家那样思考, 不能只像个被雇来干活的人。”这也就是要求员工首先有责任感。做其事, 尽其责。忠于职守、勤勉尽责是一名工作人员起码的职业操守和道德品质。只有具备了强烈的事业心和高度的责任感, 才会把岗位职责、分内之事时刻铭记于心;才能在工作中积极主动, 未雨绸缪;才能勇于创新、与时俱进, 将工作做得尽善尽美、精益求精。

有责任心的人能充分意识到自己工作的重要性, 认真对待工作中的每一个细节。对于秘书来说, 有了责任心, 才能对工作一丝不苟、耐心细致;才能忠于职守, 严守机密;才能在琐碎繁杂的事务面前不厌其烦, 乐观进取;才能积极主动地处理各项事务, 为领导工作出谋划策, 提高工作效率;才能具有战胜困难、履行职责的强烈使命感, 并以坚忍的意志和豁达的精神承受种种挫折和磨难, 始终保持乐观进取的精神;才能在工作岗位上不断进取、勤奋工作, 充分发挥自身潜能, 创造更大的价值;才能以主人翁的心态想事做事, 为自己的领导、团队和单位分忧解愁, 对自己所承担的工作尽心尽力, 并能在出现问题时勇于承担, 不逃避, 不推诿。可以说, 责任心就是秘书人员强大的工作动力, 责任心就是他们发挥创新能力的一个必要条件。秘书人员能否做好本职工作, 与其是否具有高度的责任感密切相关。

总之, 有了细致的工作作风、耐心的意志品质、谦虚的美德、进取的意识、平和的心态及认真负责的态度, 秘书定能尽心尽力, 锲而不舍, 克服种种困难, 做好本职工作, 为领导提供高效优质的服务。

摘要：作为领导的助手和参谋, 秘书人员不仅要有广博的知识和较强的能力, 更要有细致的工作作风、耐心的意志品质、谦虚的美德、进取的意识、平和的心态及认真负责的态度, 即:细心、耐心、虚心、进取心、平常心和责任心。