商务写作技巧

商务写作技巧（精选8篇）

商务写作技巧 篇1

商务信函写作技巧

(一)结构

国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：

1、信头(The Letter Head);

2、案号和日期(The Reference and Date);

3、封内地址(The Inside Address);

4、经办者行(The Attention Line);

5、称呼(The Salutation);

6、事由行(The Subject Line);

7、信的正文(The Body of Letter);

8、结束礼词(The Complimentary Close);

9、签名(The Signature);

10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);

11、附件(Enclosure);

12、抄送(Carbon Copy Notation);

13、附言(Postscript)

(二)格式

国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

1、齐列式。除信笺上部已印好的信头外，2、凡用打字机打出的部分均自

信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。

2、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。

3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式

格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。

(三)信封的写法

在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是|：1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号，最后写国名;5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。

如怀疑信件能否送交收件人，可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递，请退交……”

建立贸易关系

建立贸易关系(Establishing Business Relations)是双方业务往来的基础，要扩大贸易往来，就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业务关系。

建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。在现代经济生活中，后者由于传播速度快，扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法，都必须事先做好市场调研，市场调研一般着重这几个方面：1、该市场的商业习惯，海关条例，特别是习惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力，消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。

新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资金情况，经营能力、商业信誉等等。

建立贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。

建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的印象。

1、询盘

询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用)，等等。具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。

询盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务;卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象，可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。

询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的一种方法，也是了解市场行情的一种手段。

一般来讲，写询价函的`目的是为了解情况，而其读者又需马上了解信函的内容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信的开头就写出你想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。询价函一般包括：1、商品的大体情况(General Information);2、商品目录(Catalogue);3、价目单(Price-list)和数量(Quantity);4、样品或样本(Samples);5、款式、型号(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交货时间(Shipment)。

2、报盘、递盘、还盘和接受

报盘(Offer)又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。通常是一方先向另一方提出某种交易条件(如：商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等)，而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。卖方的Offer称为Selling Offer，买方的Offer，称为Buying Offer。报盘有实盘(Firm Offer)和虚盘(Non-firm Offer)两种形式。实盘又称“不可撤销的发盘”，指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件，并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。虚盘是卖方所作的非承诺性表示。往往附有保留条件，它没有买方只要接受就可以成交的权限。

还盘(Counter Offer)又称还价。指交易一方收到对方报盘后，不同意或不完全同意报盘中的内容，但又有意达成交易，为进一步洽商，便向对方提出新的条件，修改条件或其他要求，均称为还盘。

递盘(Bid)又称递价，出价。在商品交易中，如卖方手中货少，行市又看涨，或对当前市场情况不清楚，再则是不知买方有无诚意购买，卖方常要求买方先递价，连续收到各地客户递价之后，以便集中对比，然后决定与谁成交，这样比较主动。

接受(Acceptance)指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容，并同意据此订立合同的一种表示。接受一经发出，不能任意撤销。

3、订货

订货是买方向卖方提出的要求，要求卖方按定单所列的各项条件供货。定单的取得，大致有两种情形：1、经卖方报盘，或买方的还盘，最后由买方接受而成效，由买方制定定单发给卖方;2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品，直接定货(或称定购)。

定货可随时以书信的形式写成，亦可用事先印妥格式的定单。定单或定货书信一经卖方确认，一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。因此，它们的制定或撰号必须准确和清楚，以免引起不可更正的麻烦。

订货同询盘和报盘一样，可采用电话、电报或书信方式提出，以电话或电报方式提出者，通常均另以书面确认之。

另外，卖方接到买方的订单后应认收。认收时，最好重复一下订单的条件。有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。在这种情况下，可选用三种方法：1、送上代用品;2、还盘;3、拒绝接受。

采用送上代用品的方法要特别慎重，因客户可能对代用品不满意而拒收。如送代用品，事先未获得客户同意，其货物最好用试销方式，并负责往返运费。拒绝接受订单是在确实无他选择时再用。此种信函必须非常仔细缮写，而且要为友谊和今后交易留有余地。最好采用还盘的方法或劝说买主接受。

4、装运

装运(Shipment)，装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。它包括装运时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。就外贸而言，装运大多数由远洋轮来承担，即不定期货船或是定期班轮。随着国际贸易的迅速发展，集装箱的使用为公路、铁路和航空运输提供了高效率的运输形式，而且使海运的运费降低了一半。

装运时间，即装运期通常是指货物装上运输工具的时间或期限。在按FOB、C&F和CIF价格条件成交的情况下，卖方的装运时间以提单上签署的日期为依据，如提单日期在合同规定的装运期内，卖方就履行了合同的交货义务。但在FOB条件下，通常是由买方租船或派船或订舱位，如买方未能在合同规定的期限内履行派船或订舱义务，买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。

不管交易是按FOR、C&F还是CIF成交的，合同一般规定货物装运完毕后，卖方必须立即向买方发出装船通知(Shipping Advice)，其内容包括合同号(或订单)、商品名称、数量、货值、船名及启航日期等。对于按FOB和C&F成交的交易，买方收到卖方的装船通知后应立即办理保险，并准备接货。如因卖方未及时发出装船通知，致使买方未能及时办理保险，而在此期间货物在运输途中遭到的损失，应由卖方负责。

在对外贸易中，货物装运后，卖方必须向买方提供装运单据，作为履行合同并提取货款的依据。装运单据的种类和份数，在每笔具体交易中由买卖双方商定。

装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办，说明装船方式，包装规定和唛头等，称为“装运须知”shipping instructions.

如果从一港至另一港无直达船，那就需要转船。为了避免今后可能发生争议，卖方应先征得买方同意。因此，在合同中或信用证中必须制订“允许转船”的条款。

装运涉及面很广，包括报关、预定舱位、租船等等。通常书写有关装运的信函有几种目的：催促早日装运;修改装船条款;寄发装船通知;寄送装船单据等等，趁通知买方货已装船的机会，卖方还可表达进一步发展业务的愿望。

发出装运通知，可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F价格条件下，一般须以电报通知买方，以便买方办理保险和准备派船接受。

交出装运通知，意味着合同的具体实现，虽然还不是交易的终结，但对买卖双方都有重要意义。因此，除通知船已出运，以及在FOB条件下货物备妥通知买方派船以外，还可以利用这个机会，在通知出运的同时，向客户表示完成合同的愉快心情和继续发展贸易的良好愿望，也可以对买方的合作表示感谢，还可以进一步开展推销活动等等。

5、支付

当今世界的贸易活动中，国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。卖方获得一定的债权，买方负有一定的债务。这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结算。为实现债权债务的清偿，卖方收入货币，买方支付货币，这些收付均通过一定的支付方式来实现。现在用得较多的国际贸易支付方式有三种：即汇付、托收和信用证。

(一)汇付(Remittance)

汇付是指付款人(买方)根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人(卖方)的支会方式。参与汇款业务的有四个当事人，他们是：付款方、收款方、汇出行、即受付款方委托汇出的款项的银行、汇入行，即受汇出行委托，解付汇款的银行。如由付款方主动向收款人汇付，称为顺汇法;如由收款方开出以付款人为抬头的汇票，主动向付款方索取，叫做逆汇法，又称出票法。汇款时买方(付款人)可采用信汇、电汇、和票汇三种形式。

(二)托收(Collection)

托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。即出口商(卖方)开出以进口商(买方)为抬头的汇票，委托卖方所在地银行(托收行)通过它在买方所在地的分行或代理行(代收行)，代为向买方收款。托收业务中涉及的当事人有：委托人(出口商或收款人)、托收行，代收行和付款人(进口商)。委托人与托收行之间、托收行与代收行之间都是委托代理关系，托收行和代收行对于会款人是否付款不承担责任。托收是建立在商业信用上，风险较大。托收分为光票托收和跟单托收。

(三)信用证(Letter of Credit, 简写 L/C)

买卖双方进行贸易结算时，除非买方具有无可置疑的信誉或买卖双方有着特殊的关系，否则，卖方不愿接受付款交单或承兑交单。因为卖方担心买方最后拒绝付款赎单，这时卖方虽然仍是货主，但他可能收不到货款，在承兑交单项下，买方已拿到单据，最后因某种原因无力支付，卖方就会受到严重的损失，所以，进行国际贸易交会时，更多地采用信用证的方式。

信用证是以银行信用为基础，付款由银行担保。它是由进口地银行应进口商(买方)的请求，开给出口商(卖方)一种保证支付货款的书面凭证。在这种凭证中开列了买方购货所规定的条件，如货物的品种、规格、数量、发货凭证等，只要卖方按所列条件会货，就有权凭此证向开证行或其指定的银行取得货款。

商务写作技巧 篇2

其次内容清晰, 文字简洁也是商务信函的一大特点。“时间就是金钱”, 我想这句话应该也是很多商业人士的深深感悟。大多数商务人士每天有很多的商务信函要阅读处理, 有很多事情需要解决。简单明了的信函对于他们繁忙的头脑犹如一阵清风吹过, 而啰唆繁琐的信件必定让读者费劲头脑, 并有可能丧失阅读的兴趣, 而延误时间。因此英语商务信函务必追求内容清晰明了, 切中要点, 最好只有简单的寒暄然后直入主题, 让客户在最短时间就可以明白你所要阐述的意思并快速做出反应。如果信函开头过多寒暄, 会让对方失去阅读的兴趣。内容清晰应该包含两个方面, 第一在拟文前知道自己要写什么, 第二在读者看到之后知道你写了什么。如果一封信件中想要表达多个内容, 最好每一个单独的意思用单独的段落来表达, 这样更便于读者快速了解信件内容。文字的表达中还要注意不同文化的差异, 以免发生误解。尽量表达准确, 避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。英语作为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用, 而这些商务人员也不是每个人都精通英语, 因此在选词上应该尽量选择常规的表达方式和简单易懂的词汇, 避免使用复杂句式和晦涩难懂的词语。最好可以用最少的语言表达最为完整的意思。但不可一味追求简洁, 书信内容也要具体详实, 完整。

如果本可以用60个字便可以讲清一件事情, 却用了上百个字来反复说明, 读者定会厌烦, 商务信函应避免使用陈旧的客套和没有多余的词语, 不要反复强调一件事情, 避免啰唆。减少没有实际意义词语的使用, 不仅可以提高文章的清晰度, 反而还可以突出重点, 从另一个方面起到强调所要传递信息的作用。并且在对方看到简洁的段落时也更容易阅读, 从而提高了效率。在最近几年里, 商务信函的格式也发生一些变化, 不必过于正式, 但务须简洁, 也可以使用一些约定俗成的英文缩写。缩略语的使用也可使文章看上去更加简洁, 但对于商务英语缩写的掌握一定要准确, 以免引起麻烦。一些涉及时间和数字的表达不妨直接用阿拉伯数字表达, 这样不仅一目了然, 并且可以引起重视。要注意在英语句子以数字开头的, 应使用单词而不是数字。涉及金额的表述一定要明确易懂, 没有歧义。并注意在表述金额时加上金额的单位如RMB USD等。

再次完成一封成功的商业书信, 不仅要求写信人精通英语, 和外贸知识, 还应该通晓人的心理。贸易往来中, 追求利益是无可厚非的, 在进行商务信函磋商过程中遵循互利互惠的原则的同事应多从客户的角度行文, 突出积极的因素。在句式的使用上多加揣摩, 可以将对方所得利益放在句首, 这样读者对自己所得利益一目了然并且印象深刻。把积极因素放在句首更能激发对方的兴趣并得到认同, 当然对于其他事实情况不可避而不谈, 但可以弱化一些。商务信函是否能起到信息沟通的有效性很重要, 在发信后得到应有的反应信函才能体现其价值。在起草商务信函时只有站在对方的立场上思考和处理问题, 才能达到更有效的沟通。少使用否定的句子而多从正面强调积极的因素, 弱化消极的信息, 有利于更好的信息传达。

商务信函的信息要具体详实, 有头有尾, 讲清每件事情的起因结果。在表达一些时间, 数量时尽量使用具体数字, 避免使用含混不清、笼统的词汇。例如:“I will sent you the B/L soon.”不如改为:“I will sent you the B/L in one week.”Or“I will sent you the B/L before Sunday.”在后两种表达中时间变的明确, 信息就更有效。当然一定要在确保时间之后才可以这样说。在使用代词的时候, 更要指代明确, 以免产生麻烦。

最后在信函发给客户之前一定要反复检查是否有错, 因为商务信函往往涉及贸易双方的义务责任, 以及企业和个人的利益。一些不准确和错误的信息可能带来无法预料的麻烦和损失, 如果在写信函时遇到不确定的信息一定要积极核实。商务信函的质量好坏会直接影响到企业的形象, 信函写得好可能赢得新的业务, 有助于促进和发展与外贸伙伴的友好关系, 也可以及时消除误会解决问题。反之, 可能引发矛盾, 引起经济纠纷, 失去客户。

参考文献

[1]汤军, 商务英语典型礼貌语言机制初探[J], 外语教学, 2007。

细论商务英文写作的礼貌技巧 篇3

关键词:商务；英文信函；写作；礼貌原则

礼貌是国际商务信函的一个重要原则。一封彬彬有礼的书信能使你在对方的心目中树起一种良好的职业道德形象。有时为了显示礼貌与人情味，加上一些语气和语句也属于商务书信写作的一种策略和技巧。

一、使用礼貌语言。

在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。

例如： a) Your order NO．85 for l00，000 yards of Cotton Prints Art．NO．1002 is rejected．

b) We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO．85 for 100，000 yards of Cotton Prints Art．No．1002．

后一句比前一句恰当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

二、使用委婉的语气。

在商务交流中，双方难免会有分歧．为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气，在商务英文信函写作中，

1.模糊词汇的运用

可以适当使用语义模糊的词汇，如：We are afraid..., we would say..., we may say..., we think..., it seems to us..., we suggest..., as you are aware, as we need hardly point out..., please..., it will be highly appreciated that if you can…

例如：I m afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”．

2.疑問句的运用

当我们要求对方做写与生意有关的事情时，我们用疑问句更好。句子听起来更礼貌。

例如：Make payment by confirmed irrevocable L/C.

We request you to make payment by confirmed irrevocable L/C.

Could you make payment by confirmed irrevocable L/C.

第一句不合适，因为听起来像命令。第二句在礼貌方面也不妥当。第三句值得推荐。原因很明显，它体现了礼貌，也表示了对对方的尊重。

请求对方做某事时，可以用问句来表示写信人的客气，如：Could you please send us recent updates of. 另外就是使用套句，如：We would be grateful if you could please send…

三、避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

例如：We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return. 在此句中，如果把recommend 该为advise 的话，就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

再如：According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year. 作者用According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

四、使用表示感谢的词语。

要善于及时并随时表达你的感谢之情。尤其有时候在批评对方工作不到位时，为避免对方过于没面子，可以先对对方所作出的努力给予肯定和感谢，而后再提及不足之处。

当然，写作时在应用礼貌原则时，很重要的一点就是要把握交际原则，掌握好“礼貌”与“卑恭”之间的度。在语气上既要显出你的热情，礼貌与周到，又要做到不卑不亢，从容自然。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

参考文献:

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1995.

[2]陆墨珠.Communicating in International Business. [M].北京：中国对外经济贸易出版社，2004.

[3]王元歌.商务英语信函写作[M].北京：北京大学出版社，2007.

高级商务公文写作技巧训练 篇4

为什么商务公文写作水平有那么大的的差距？为什么领导总是对你做的计划不满意？为什么说所谓写你所作，做你所写是职场者的素养的体现？为什么文学功底好却不能写出好的商务公文？

在科学技术迅猛发展、企业竞争日趋激烈和信息时代高速发展的今天，商务文书已成为政府机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文写作的好坏直接影响企业对外的形象，对内的信息传达的准确度；商务文书是记录企业运营的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保障因素；高效规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理水平的标志，同时也是衡量评价员工任职能力的重要尺度之一，是管理者不可忽视的基本功；因此培养员工提高各类商务文书写作及对各种商务文书的基本原则、格式、技巧及写作规范，从而把握科学、精准的表达能力，提高企业的持续竞争力，提高员工个人的职业能力，公文写作值得企业及职业者的高度重视。

费用：2000元每人

2009年12月26日 — 2009年12月27日（上海）

课程收获

1.学习掌握公文的基础知识、特点和一般格式；

2.掌握常用公文文种的操作规范和写作技巧；

3.熟练掌握运用不同文种达到既有的目的；

4.了解公文使用中常见的错误；

5.提升学员文字沟通能力；

授课特色：

通过小组现场讨论,做案例实战演练,使学员在互动中掌握日常商务公文写作的特殊规律性，掌握撰写的方法,及时发现问题解决问题，收到良好的培训效果。

培训对象：

文秘、各级助理、办公室主任、行政人员、各级主管、新提拔的、从专业人才转型到管理者、进一步想提高写作水平的、晋升到高层管理以及其它预备管理人员；其它希望培养和增强写作规范和水平的人员；

课程大纲

前言：商务公文在工作中的作用？

如何使用公文提升执行力

第一章 商务公文基础知识概述

▽商务公文的特点和写作规范

▽商务公文的分类和写作程序

▽信息收集的基本方法和原则

案例讨论：短文提炼---提纲法

▽公文的一般格式

▽不能犯的错——“三明治”

案例讨论：常用公文文种混淆、套用、并用

▽如何树立“读者为尊”的思考模式

▽勇敢说“NO”的处理技巧

第二章 商务公文的结构层次

◇构造公文的层次结构

◇塑造公文的身材---结构

◇反向思考，求证发文目的◇草拟提纲，运用纲要法

◇几种不同结构对比

◇巧设过渡转折—姿态优雅

◇如何提高筛选信息的能力

◇首尾呼应 有始有终

◇公文形象塑造，巧手妙用：

精---公文的发文主旨

气---公文的正式程度

神---公文的核心思想

韵---公文的线条结构

第三章商务公文的构成要素—语言

◇不同公文文种的用词特点

◇结构词的正确使用

◇名称的使用规范

◇专业术语的正确使用

◇用印的使用规范

◇如何甄选主题词

第四章公务及商务文书写作常见病例

●公文结构层次序号错误

●数字的使用错误

●计量单位使用错误

●标点符号使用错误

●名称规范与译名的使用

●特定词和文种的正确应用

案例讨论：不易发现的病语错句

第五章常用的公文写作的技巧

→通知

→请示

→报告

→批复

→会议纪要

→函

→简报

分项练习：范文改错

→计划

→总结

→巧用图表表达目的现场演练：根据材料巧用图表表达目的→述职报告

↓把握情感表达分寸

↓调整感性与理性比例

↓几种不同论述方法比较

↓确定整体文章的风格

↓鹤立鸡群 不同反响

案例：优秀范文赏析

第六章公文管理规范

●发文处理

●收文处理

●公文管理流程

●范围设限规则

●归口管理规则

第七章常用涉外商务公文处理的方法和写作技巧

●涉外传真、邮件的基本格式

●一般涉外商务信函的写作技巧

●正确使用语言表达撰写者情绪

●常用英文信函范文赏析

●常用涉外信函用词一览表

【讲师简介】张译文女士

毕业于陕西师范大学外语系本科，西安交通大学管理学院（工商管理）&澳洲格林威治大学（市场营销）MBA硕士;曾被授予美国PPT国际职业培训师认证、香港国际管理学院企业高级咨询顾问资格认证；中国高级管理咨询顾问；企业专案辅导和改善顾问专家&高级讲师；曾获深圳杰出企业咨询顾问专家称号；

多年担任内外资企业管理高层职务经历。五年企业管理咨询辅导工作，熟悉企业家和经理人的思维模式以及工作心态，深知他们的辛劳和困惑；需求和期望；

企业咨询 五年来曾对遍布华南珠三角及周边地区、华东及周边、福建、陕西、山西等十多家企业进行企业诊断、项目改善、专案辅导&改善、企业薪酬设计、组织架构优化、构建培训体系等企业咨询辅导；尤其擅长企业专案辅导和流程改善；对企业变革与管理、营销策划及团队建设与管理、国际营销、品牌推广及运营管理等都具有扎实、丰富的实践操作能力和经验；能抓住企业存在的实质问题进行有效改善，有很强解决问题的能力。

曾辅导过的企业有英国STI咨询管理机构、香港康龙实业股份公司、美国三立集团、美国ASHER机构等大型集团公司、深圳招商物流、深圳LYD高科技股份公司、陕西明道化工材料股份公司、福建龙泰铸造有限公司、广东佛山罗安金属制造有限公司、广东佛山新源陶瓷股份集团、苏州特丽斯电源机构、南京上元红木家具公司。

主讲课程：《高级行政文秘职业化训练》、《管理沟通艺术和关系协调》、《外贸实战操作技巧》、《公文写作》、《大客户开发服务与管理》、《会议绩效管理》、《商务礼仪与宴请技巧》。

课程特色：以启发、案例分析、行动学习、互动交流等多元化的方式让受训人员积极参与、分析、总结，从而在互动中得到提升；培训风格语言精练、生动活泼、内容充实、注重学员对技能的实际运用能力的提升。

咨询培训过的企业有：

英文版电子商务信函写作技巧 篇5

1)跟新买家建立联系

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2)对新买家要求建立业务联系的.回复

Dear Mr. Jones:

We have received your letter of 9th April showing your interest in our complete

product information.

Our product lines mainly include high quality textile products. To give you a general

idea of the various kinds of textiles now available for export, we have enclosed a

catalogue and a price list. You may also visit our online company introduction at

Http://xxxxxxxxxx.icxo.com which includes our latest product line.

We look forward to your specific enquiries and hope to have the opportunity to

work together with you in the future.

Sincerely,

John Roberts

Company:XXXXXXX

ADD:XXXXXXX

TEL:XXXXXXXX

FAX:XXXXXXXXX

EMAIL:XXXXXXXXX HTTP://WWW.XXXXXXXXXX

3)向老客户介绍公司的最新产品信息

Dear Mr. Jones:

We have refreshed our online catalog at xxxxxxxxxxx.com, and now it covers the

latest new products, which are now available from stock.

We believe that you will find some attractive additions to our product line. Once you

have had time to study the supplement, please let us know if you would like to take the

matter further. We would be very happy to send samples to you for close inspection.

We will keep you informed on our progress and look forward to hearing from you.

Sincerely,

John Roberts

Company:XXXXXXX

ADD:XXXXXXX

TEL:XXXXXXXX

FAX:XXXXXXXXX

商务写作技巧 篇6

Write in English every day

This is the most important tip to improve your writing skills in English. Start by thinking of a theme, for example, you could start writing a diary of something that happens to you every day, you can write a few lines of a story each day or you could write emails to your friends in English. This might be difficult at first but the more you continue, the easier it will become and you might even end up enjoying it!

Improve your vocabulary

Having a wide range of vocabulary is very important when you’re writing in English. An excellent way to improve your vocabulary is to read as much as possible. If you read books, newspapers or magazines in English, you will learn many new words and common English idioms. Remember to write down the new words and expressions you read and their meanings so you can learn them.

Ask someone to check your writing

If you’re studying at an English language school, you could ask your teacher to check your writing for you. Otherwise, why not ask a friend or relative who speaks English? I’m sure they’d be happy to help! You might even be able to do a writing language exchange C find an English person who is learning your language and write letters or emails to each other (you can write in English and they can write in your language). When you send a reply, you can also send their letter back to them with corrections and they can do the same for you!

Use a dictionary

You might feel that using a dictionary when you write is ‘cheating’ but think again C it is actually a great way to improve your vocabulary and practise using words and phrases that you’ve heard but haven’t used before. Remember to ask someone to check your writing to make sure you have used the vocabulary correctly.

Write about different topics

If you write about the same thing every day, you could become very bored and you might end up using the same words and phrases over and over again! It is a good idea to find different topics to write about as this will help to widen your vocabulary and will be much more interesting for you. Writing about something you read in a newspaper or watched on TV is a good starting point.

Check your writing carefully

After you have written something in English, you should always read it again, either straight away or the next day. When you do this, you will probably see a few mistakes that you didn’t notice when you were writing it. Remember to check the spelling, grammar and vocabulary C have you used a particular word many times? Can you think of another way to say it?

Do your homework

If you have classes at an English language school, your teacher probably gives you writing homework to do. It is really important that you do all your homework as your teacher knows your level of English and will be able to give you good advice on which parts of writing you need to improve most (e.g. vocabulary, spelling, grammar). This is extremely important if you are planning to take an English language exam.

Write to your friends

Do you have friends who speak English (e.g. people you have met in your English classes)? If so, you should definitely practise your writing with them! There are many ways to do this C using social media (Facebook, Twitter etc.), sending emails, writing text messages, chatting on Skype etc. The best thing about writing to people who ?are also learning English is ?that you can correct each ?other’s mistakes!

Write a blog

It doesn’t even matter if no one reads it, but writing a blog is a great way to practise writing in English. Set yourself a goal (e.g. upload one blog article a week) and start writing! The great thing about a blog is you can write about absolutely anything and there’s a chance that you might even help or entertain someone who reads it!

Don’t be afraid to make mistakes!

外贸企业商务函电的写作技巧 篇7

一、商务函电写作注意要点

写信时要记住:内容要清晰、有效、完整,采用专业的、对话式的语气;要使用常用的、简单的词语以便读者轻松读完;删除任何与主题无关的信息;确保回答读者的所有问题;语气友好客气,就像你与客户进行面对面交谈一样。要注意避免冗长地说明写信意愿这样的常见错误。很多信函不能直接切入正题,否则既浪费读者的时间,又增加读者遗漏或误解文中要点的可能性。因此,读者应该在开篇两句话汇总就了解到必须阅读这封信的原因。

二、如何写好商务函电

外贸函电的写作具有专业性、结构性和灵活性。针对外贸函电的这些本质,笔者从以下方面谈谈如何写好商务信函。

(一 )称呼语 。

1.问候语中不要缩写对方的头衔 , 且全部名称和头衔都要拼写正确。名称后可以加上一个冒号或逗号,但是逗号显得更温和,更友好。如“Dear Senator Collins,/Governor ballam”。

2.“亲 爱的先生或女士 ”和 “致有关人员 ”的表达方式现在已经不使用了。

(二 )过渡语 。

1.过渡语向读者表明观点之间的相互联系 , 有助于增强写作连贯性,这样使读者流畅地读完所有信息,如“Furthermore,also,similarly,equally significant”。

2.当过渡词语或词组出现在句首时 ,其后经常 (尽管并非都是如此)要跟随一个逗号。如“In addition to those changes,we also ...”

3.注意选用正确的过渡语。例如 “不是所有人都能参加 ,而且我们总是会见面”表达不恰当,因为该句中“而且”一词表示对两种观点给予同等的重视。“但是”或“然而”用在这里更合适,它们表达转折含义。如果不能确定某个词或词组是过渡性词语还是其他词性,请记住过渡性词语的一个特点,即过渡性词语总是可以放到句子中的另一个位置且不改变句子的含义。

(三 )结束语 。

结束语应该反映信函的性质、你与读者的关系和你的个性。正式用语有“Cordially,Sincerely,Respectfully”,专业但更友好的表达方式如“Regards,Yours truly,With warm regards,Kindregards”,友好的结语有“Best wishes,All the best,Warmest wishes,Thanks for your help”。“sincerely(真诚地 )”和“kind regards(致意 )”是最常用的结束语 ,它们适用于任何情况。

(四 )自我介绍 。

1.不要试图讨好读者以便给对方留下好印象 , 这样会违反职业道德。不要写成自传,有关你本人和你的背景方面,只要向读者说明重要、相关的细节即可。

2.快速提出自己的观点 。 如果想与读者会面 ,在开篇头两句就应该明确提出。 如“I would like to learn more about ...”。

3.如果是双方共同的的熟人把你介绍给读者 , 应该提及该介绍人的名字。如“Judy Palmer,an acquaintance/colleague,passed along your name”。

(五 )介绍他人 。

1.你是在请人给自己帮忙 ,可能会占用对方的时间。所以要礼貌地提出请求。 如“I would appreciate it if you would take afew minutes to talk with ...”。

2. 对这个人 的背景或 者他在社 会上的杰 出地位表 示赞扬。这是一种良好的姿态,可以使自己的请求更有说服力。如“Your years of expericence will provide significant insight.”

(六 )宣 布政策变动 。

1.清晰地描述相关政策 、解 释其必要性 。 如 “The new policy will take effect on ...”或 “The reason for the new change is ...”。

2.如 果政策有变 ,就明确指出新旧政策之间的差异 。

3.向顾客说明他们如何从中获益。如“The new policy willprovide customers with ...”。公司客户的疑问可以在哪里得到解答,如“If you have questions,please call ...”。

(七 )宣布价格上涨 。

1.价 格上涨前写信告知客户是一种礼貌 , 会让对方感到受到重视。 如“We regret that we must ...”。

2.解释涨价的原因。如“Because of rising costs ...”。有可能的话,要乐于帮助因涨价而遇到问题的客户。如“Pls call us orwrite with questions.”。

3. 有时提及 涨价的背 景可以缓 和这一消 息的影响 。如“We have seen a significant rise in the cost of our key raw materials.”

(八 )邀请出席 。

1.并 非所有活动都需要正式的要求 。 在比较随意的活动中,用便笺卡或者信纸手写一份邀请函即可。

2.提供活动的具体细节 , 包括时间、日期、 地点和得体的着装。要知道出席人数的话,就附上回执函和一个贴好邮票并写好地址的信封。

3.在写信封或信里的称谓时 , 可以不按传统的“福兰克·史密斯先生和夫人”格式。可选的方式有:“福兰克和朱迪·史密斯”、“朱迪和福兰克·史密斯”,以及“朱迪·约翰逊和福兰克史密斯”。

(九 )询问价格信息 。

1.提供任何必要的细节以使读者清楚地了解你的需求 。

2. 告 诉 读 者 你 需 要 相 关 信 息 的 原 因 。 如 “We are in themarket for ... And would appreciate a catalog and price list.”

3.仔细编辑信件 ,确保其中包含所有你需要的信息。

(十 )回应要求。

1.开篇明确表达您做出的回应和能提供的服务。如“Lastweek,you wrote asking for ...”或“Here is the information youasked for.”

2. 提供任何必要解释以确保对方能清楚地理解。如“Letme clarify the enclosed information”。

3.回复信件是一个展示优质客户服务的机会。由此可以塑造良好的形象。 采用礼貌、专业、对话式的语气,如:“Pleaselet me know if I can help in some other wey.”

(十一 )感谢信。

1.感谢信的基本内容要提及对方的礼物或表态 , 可以讲述一些细节。要说明你对礼物用途的打算,对方的表态带来的帮助,或者你从会面中得到的收获。如“Thank you for your gift(name it)/help/contribution/participation/strong effort.”

2.商务上的感谢函往往有助于建立忠诚 ,做出承诺 ,表达热情。如”My deepest thanks for ...”。

3.感谢函通常仅限于表示谢意及与此相关的情况。其他信息和你的近况不在此列。

三、外贸函电写作技巧

(一 )表达清晰。

商务信函最重要的质量要求就是表达清晰。文章缺乏调理、句子结构混乱、用词不准确、拖沓冗长等各种写作问题纠结在一起,浪费公司大量的时间和财力。为了帮助读者顺畅地读完你的文章,可尝试采用以下技巧。

1.选择合适的格式。大多数内容应该按重要性从大到小叙述,以一个概括性的段落开篇,其中包含读者必须了解的基本内容,随后叙述相关细节。

2.控制段落的篇幅以适于阅读。每段只专注一个主题 ,句子之间使用连接词以便观点之间的过渡。多数段落都应控制在2到4句话之内,或者是5行文字之内。冗长的段落对于读者来说难以对付。可以考虑在段首使用主题句概括本段的主旨,便于读者阅读。

3.打造清晰、直接的句子。 句子结构和长度各不相同 ,但是绝大多数句子都要围绕以下关键点构造:主语、谓语和宾语(如果谓语动词有宾语的话)。如果读者不明白主语和谓语,就无法理解整个句子。如果你把主语和谓语放在句子前部,读者就能很快理解句子。多数句子长度都应该在12个到20个词,但是有的会长一些,有的会短一些。

4.恰当使用被动语态。虽然主动结构更加直接简短 ,但有时被动结 构更适宜 。如 :We have a new benefits policy.It wasapproved yesterday by the CEO.“It”(它 )是个代词 ,指代“policy”(政策)。将“It”放在第二句的句首,可以保持意义的连续,使读者把第二句和第一句联系起来。如果将第二句改为主动语态,主语是“首席执行官”,这样就没有连贯性。这种句子之间的逻辑连贯比主动结构更重要。

5.言 简意赅 。 删除那些无助于表达思想的词语 。

错误用语:on a monthly basis (按月),various kinds of projects(各种类型的方案 ),in the near future(在不久的将来 )

正确用语:monthly(每月),projects(方案),soon(不久)

6.注意形容词和副词 。 要 特别注意以 “ly”结尾的词 。 删除修饰词或者表现力更强的词取而代之。

错误用语:really upset(相当烦恼),highly unusual(非常不同寻常),ultimate goal(最终目标)

正确用语:angry(恼火),rare(罕见),goal(目标)

7.使用具体的词汇。使用流行术语是懒惰的表现。 不要使用陈词滥调,而要选择那些更熟悉、更具体的词汇,有助于读者“一目了然”。

错误用语:initiative(措施)、functionality(功能性)

正确用语:program (计划)、plan (规划)、project (项目)、goal ( 目标 )、tactice ( 战术 )、campaign ( 活动 )、capability or features(能力或特点 )

8.把修饰性短语改为单各的修饰词 。 提高效率的方法之一是将前置性短语缩减为单一的形容词。

错误用法:We have a directive form management to considerthe opinions of employees.我们得到管理方面的指示 ,要求考虑员工的意见。

正确用法:We have a management directive to consider employees’opinions.我们有考虑员工意见的管理指示。

9.避 免在其他词语前面堆积过多的修饰词 , 这样显得句子笨拙。

错误用语 :The Defense document security service markingguide国防文件保密服务标记指南。

正确用语:A guide to marking classified Defense documents标记指南—用于国防文件分类。

提示:避免这种结构的方法是找出访在句尾的名称(“指南”),将其移至句首,把修饰词放在它的后面。

10.避免在主语和谓语前放置冗长的介绍性的词语。读者读到主语和谓语的时间越晚, 越可能跳过开头部分而急于寻找主题。

错误用法:Recognized worldwide by the advertising industryfor his creative influence on the Chrysler Corporation’s successfulbrand advertising,and for his vision behind the most creative commercials in the world,Gary Topolewski earned the award. 由于加里·托普莱温斯基在克莱斯勒公司成功的品牌广告上发挥的创造性影响及其对世界上最具创造力的广告的远见卓识,他获得了全球广告界的认可,赢得了这一奖项。

正确用法 :Gary Topolewski earned the award.He has beenrecognized worldwide by the advertising industry ... 加里·拖普莱温斯基赢得了这一奖项。他获得了全球广告界的认可……

提示:此句的主要意思包含在主句“加里·托普莱温斯基赢得了这一奖项”。将其移到段首成为独立的句子,这是一种重塑句子结构的方法。

11.主语和谓语之间不要放置过多词语 。

错误用法:The report about the company study that was doneto determine the relationship of dollars spent on employee education to improved performance is summarized below.这份报告将公司所做的用于确定员工培训的成本与业绩改进之间关系的研究总结如下。

正确用法:The report summarizes the study that was done todetermine ...本报告总结了一项研究 ,是为了确定……

提示:读者需要确定主语和谓语,以理解句子含义。原句中,读者看到“报告”之后要在主谓之间的大量信息中跋涉,急于找到报告的具体内容,然后不得不回头重新阅读本句。

(二 )注意语气 。

1.要婉转、坦率。要理解读者,不要进行尖刻的批评或讥讽。人们喜欢诚实和真挚,尤其是对于管理者来说,要勇于道歉。

2.正确使用代词。常规的或正面的信函中可以采用 “您”和“您的”, 但是涉及纪律或分歧的信函中一定要尽量使用“我”或“我们”。

3.要有建设性。你的态度越积极 ,就越有可能得到想要的结果。对方阅读你的信件,就是在字里行间观察并倾听你的人格。你想要给读者留下什么样的印象?

4.措辞恰当。词语的解读因人而异 。你认为无害的词或词组,读者可能对此会有完全不同的联想。诸如“失败”、“疏忽”、“邋遢”、“粗心”、“你怎么能……”等措辞都可能引起对方的愤怒。

(三 )确定恰当的文体 。

1.对话式的写作显得更自然。你所写的句子应该就像你在大厅里或是在电话里和对方谈话时所用的句子一样。 如果你在写作中使用呆板的措辞,就会显得乏味和做作。

2.注意不要急于“留下好印象”。 通常读者的印象来自作者付出额外的努力而使得信件令人难忘, 而非逢迎讨好所能做到。

3.避免使用呆板的陈词滥调。这些词语会疏远你和读者的关系,此类句子“谨此逢高会议延期”可改为“会议延期”即可,你并不是在提供建议。“请在附件中看到”可以转换为“内附”、“以下有”、“附件是”,词组“应您的要求”在你谈话时绝对不会使用,在书面信息中不必以此开头。

4.礼貌而简短地结尾。不要在结尾部分包含无用的信息 ,结尾处只需要简单的话语,诸如“您如果有疑问,请随时来电或致函”即可,不必写“在您方便时”。

四、结语

目前外贸英语函电教学还处于发展和完善阶段, 需要各高校英语教师不断探索和实践。因此, 必须根据本课程的特点,不断完善课程体系设置,促进函电理论教学和实践教学的协调,努力改进教学方法,精选教材,提高师资水平,使外贸英语函电教学趋于完善。

摘要：外贸英语函电属于专门用途英语当中的一种,是一门将外贸实务与外贸英语相结合的综合课程。作者结合外贸企业经验和实际教学经验,针对高职高专院校外贸英语函电课程教学中存在的问题,就如何写好商务函电、提高教学质量、强化效果进行了分析。

商务写作技巧 篇8

【关键词】写作教学；写作技术；传授；写作技巧；培养

【中图分类号】G642 【文献标识码】A

一、前言

对于写作技术的传授和写作技巧的培养一直是一个值得关注的问题，在写作教学中，存在着知识的传授和能力的训练，二者是一个互相结合的过程，是由模仿和练习写作技术进而形成写作技巧的过程。所以，对于写作技术和写作技巧在写作教学中的地位和关系的研究就显得尤其重要，以下进行探讨。

二、写作技术与写作技巧的概念

（一）写作技术

写作技术就是在写作中需要用到的一些技能和方法，并且要有一定的熟练程度。对于写作技术的把握通常情况下是通过模仿和强化获得的，对于写作技术的训练是在写作训练中比较重要的内容，其中包括对整个文章进行模仿写作，还有对一些比较具有特点的语段或者句子进行仿写，并体会其表达效果。要向模仿的目标迈进，通过模仿，将其中的技术学习到，所以写作技术在一定程度上具有机械性的特点，这是学习者需要接受的，尽管对知识的掌握程度和学习者的学习能力有着密切的关系，但是这一点是最基本的属性。

（二）写作技巧

写作技巧是建立在写作技术的基础之上的，是对写作技术的灵活运用，并适当地添加一些自己的想法，具有创新性，可以说，没有写作技术就没有写作技巧，写作技巧是通过反复地写作而从中取得的，在对写作技术的训练中形成的一种能力和素养，并能够灵活使用，形成一种自觉性。

要掌握写作的技巧，就要有相应的写作基础，并且在日常的学习和生活中重视积累，这样在写作中才能够有话说，形成一种支撑。

学习者对于写作技巧的把握和形成在一定程度上显示着写作的成熟程度。所以，技术和技巧两者之间还是存在着很大的差别的，存在阶级性，并且密不可分，是相互联系的，但是我们也不能够将二者混淆。

三、目前写作技术传授与技巧培养存在的不足

在当前的写作教学中，对于写作技术的传授还存在着一定的问题，在整体的写作教学中，难以凸显出写作技术的概念，其实写作技术和写作技巧是不可分割的，在目前的写作技术传授和写作技巧的培养中，写作技术一直占据着主体地位，写作技巧涉及得比较少。

在上文中，对写作技术的掌握进行了阐述，主要是依靠模仿和训练进行强化，在操作方面也比较简单，教学中难度也不大，不需要非常复杂的前期准备，所以写作技术比较普遍地存在于写作教学当中，但是只停留在表面，并没有深入到本质，长时间下来慢慢地也在一定程度上造成了人们对这两个概念的混淆。

四、写作技术传授的方法

在写作技术的教学当中，要坚持写作技术的传授，但是又不能够单纯地只涉及写作技术方面。应试作文已经在一定程度上对写作教学中的写作技术方面规范了一个标准，确定了一个导向，所以在对写作技术进行传授的过程中，要充分地将各种有效的方法运用起来，为学习者形成写作技巧奠定基础。

可以在实际的教学活动中建立共同学习，共同成长的模式，使用合理的方法将学习者的知识面拓宽，对写作技术和写作技巧之间的关系和区别加强领悟，要将知识和能力有效联系起来，并使之升华。

五、培养写作技巧的措施

写作技巧是一种综合性素质的培养，不仅要有充分的写作基础，还要有一些写作之外的相关能力，比如生活能力、思想能力等，在进行写作技巧的培养时，要注重对学生各方面能力的培养，以使学生具备写作的技巧。这种培养是比较复杂的，需要课堂上的内容丰富一些，需要准备的东西也相对来说比较多，比较难以操作。

写作技巧的培养过程，是对学习者写作方面运用能力和创新思维的培养，要在反复练习的基础上形成写作的技巧，这样学习者就能够在自己的文章中将所学到的技术和技巧灵活运用进去，形成属于自己的写作风格，提高了写作的水平。

六、总结

写作技术是在写作中能够熟练地运用技能和方法，而写作技巧是能够在运用写作技术的基础上增加属于自己的富有创造性的东西。写作技术是通过教师进行传授的，可以称之为传承，而写作技巧则是通过写作技术内化而来的，是和写作者的综合能力紧密联系的，并且是与众不同的，所以在对写作技术的传授和写作技巧的培养二者是截然不同又相互对应的。

参考文献

[1]兰雪芬.感悟写作过程 建立写作自信——渐进式写作教学的思考与实践[A].中国新时期思想理论宝库——第三届中国杰出管理者年会成果汇编[C]，2009.

[2]蒲加龙.授之以“鱼”，不如授之以“渔”——浅谈初中写作教学的几点心得[A].中国当代教育理论文献——第四届中国教育家大会成果汇编（上）[C]，2010.

[3]徐晓博.满园春色关不住，一枝红杏出墙来——让学生作文语言彰显个性[A].校园文学编辑部写作教学年会论文集[C]，2012.

作者简介：陈常锋 ，男，1972年生，汉，本科， 教师。