电子白板管理制度

电子白板管理制度（精选8篇）

电子白板管理制度 篇1

交互式电子白板设备管理使用制度

电子白板设备是我校的现代化教学设施,是学校开展教学、教研等活动的重要场所，为保障我校电子白板设备的管理与规范使用,为提高电子白板设备的利用率、完好率切实有效的为教育教学服务，充分发挥现代化教育资源的优势，特制订本管理制度。

一、系统组成

交互式电子白板教学系统指教室的计算机、投影仪（含遥控器）、白板、感应笔和连接线及活动黑板等共同构成。

二、使用和管理制度

1、电子白板设备是学校开展电化教学的主要工具，任何人不得利用电子白板设备制作、复制、查阅和传播有害与不健康的活动；不得利用教室的计算机进行网络游戏、聊天、浏览不良网站等活动。

2、电子白板设备属于每个班级公物的一部分，各班班主任为本班电子白板设备的第一负责人，纳入各班管理与维护的范畴内。每学年初，班主任确定后到后勤处领取电子白板钥匙，学年末将钥匙交至学校，学年中班主任有变动的自行完成交接。班主任利用班会时间对学生进行教育，不能在电子白板上用尖锐的东西刻划；严禁使用感应笔以外的书写笔。特别注意严禁使用记号笔、水彩笔；严禁使用任何胶水、胶纸、胶布在电子白板上粘贴。

3.师生要对设备精心使用，杜绝野蛮操作，保证设备的完好率。如发生设备损坏，由责任人全额赔偿，若找不到责任人，则由班级赔偿；并根据政教处对班级、学生考核办法考核班级、学生。

4.每晌最后一个使用电子白板的教师使用后，应及时关机、关闭电源、放好电子笔、遥控器等器材，锁好电子白板，发现物品丢失，要及时追查，直到追查到下落为止。严禁学生脱离教师监护使用电子白板。

5.教室内，要保持室内优美环境，严禁随地吐痰和乱扔废纸脏物，教室要用清水拖干净，严禁扫地造成灰尘乱飞现象发生。保持教室良好秩序，严禁在教室内随意抛、扔物品，在讲台附近拥挤，以免造成不必要的损失。

6.使用黑板时，写字要尽量轻，严禁在黑板上用重物捣、敲等可能危害电子白板安全的动作。

7.定期检查维护设施设备，如有故障，要及时报告管理人员，不得随意搬运、拆卸设备。室内设备严格管理，未经学校领导批准，不能挪作它用或租借给他人使用。

8.注意安全，防火防盗，师生离开室内要认真检查各部分设备，特别是电源部分，关好门窗，切断电源，防止发生意外。

9.教室要设立《电子白板使用记录表》，由上课教师记载每天的教学内容和设备运行等情况。

10.其他相关事宜，由学校研究后再行制定。

电子白板管理制度 篇2

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.

浅谈班级电子白板的维护与管理 篇3

关键词：电子白板；维护；管理

开学初，学校对我们组的信息技术教师工作做了新的分工，除教信息技术课外，负责每栋教学楼班级电子白板管理和维护，作为一名信息技术教师，在切身感受到电子白板带给我教学上的方便以外，我也有责任和义务对学校的电教设备进行故障排除，同时为学校的白板使用者宣传白板的日常维护方法。这对我来说是一个严峻的挑战。通过半年来的学习、探究、请教、归纳，我将白板的维护和管理做一归纳总结。

一、电子白板

交互式电子白板集传统的黑板、计算机、投影仪等多种功能于一身，其强大的交互功能使老师、学生在保留传统教学优势的同时，自由整合多媒体资源，随即生成丰富多彩的信息化教学平台，将学习的资源无限扩大，它已经成为现代教学不可缺少的工具。利用特定的定位笔代替鼠标在白板上进行操作，可以运行任何应用程序，可以对文件进行编辑、注释、保存等，在计算机上利用键盘及鼠标可以实现任何操作。

二、交互式电子白板的维护

1.每班选一名学生做班级维护管理员。每个班级的每节课，任课教师都要使用白板，为方便教师使用，在高一年级开学初，每个班选一名学生管理电子白板，负责每天班级的计算机、投影、白板的开机、关机及白板的每节课后清洁工作，以保证正常的教学工作顺利开展。

2.对班级管理员进行培训。高一的新生对交互式白板没有维护经验，组织高一年级班级的管理员开了一个培训会，从基础的正确开关计算机、投影，以及白板的校正、清洁、投影防尘罩的除灰等均给学生做了示范，讲完一个让学生来操作一下，并将学生在班级中常出现的问题，也提出来一一做了示范，通过这次培训，班级里白板每节课后干净了很多。一周后我再去班级检查，管理员日常维护做得不错，老师上课使用白板不灵敏情况下降了。

3.学校管理员要勤做计算机软硬件维护。我统计了一下，班级的白板从早上第一节课到下午第八节课，每节课中间只有早上和下午的大课间不使用，使用的频率高，对于学校管理人员来说，只能抽时间去班中维护，以保证课堂教学使用白板没有故障。特别是班级的计算机需要每周进行一次系统垃圾清理、相关文件的升级以及新软件的安装。只有做到勤清理，遇到计算机系统有问题要及时重装系统，这样才能保证班级的计算机运行不缓慢，白板、投影才能正常发挥作用。

4.白板管理维护勤做记录。管理每个班级的电脑维护需要勤做记录，以便于对故障原因进行分析和解决，每次在进行班级维护后我都做详细的记录，通过一段时间的维护和记录，查找到故障共同的问题，想出好的方法去解决，为自己的维护工作提供了很多便利，有些问题能让班级管理员解决的，只需交给他们，并定时去班里检查指导。

5.与班级管理员进行技术交流。在我维护的过程中，发现有些班级管理员对于本班白板、投影、计算机中常见问题能自己动手解决，有空时我让这些学生到其他班将自己的维护方法教给其他班管理员，通过交流，班级管理员也形成了一个维护小组，出现问题他们共同出主意想办法，共同为班级的白板维护提供好的技术支持。

三、交互式白板清洁保养

1.定期清洁。为了保证板面良好的显示效果，板面需要经常进行清洁。清洁之前，白板首先应退出系统，将投影仪转入待机模式，这样能更清晰地显示出污渍。如果电子白板使用频繁，最好一周左右清洁一次，这样能去除白板表面的粉尘和污渍，保持最佳的清晰度。

2.一般清洁方法：使用干净的软布进行清洁即可，所用湿布一定要拧干，不能有水流出，更不能让水从底框渗入板内，切勿用干布擦拭屏幕，以免产生静电电荷。

3.遇到难以清除的污垢，可以在小面积使用无腐蚀性的变性酒精、玻璃清洁剂，特制的白板清洁剂可以达到更好的清洁效果。将这类清洁剂喷到面板上，然后再用纸巾擦拭，避免使用腐蚀性的清洗剂、肥皂或原油产品进行板面清洁。

我校电子白板软件方面的问题并不是很多，不过随着时间的推移，会有更多的问题等待着我去解决，我也会继续搜集、整理问题的解决方法。相信通过和班级白板管理员的共同努力，能让交互式电子白板更好、更长久地为教学服务。

电子白板教室使用管理制度 篇4

为保障我校电子白板设备的管理与规范使用，以及提高电子白板设备设施的完好率、利用率、切实有效地为教育教学服务，充分发挥现代化教育资源的优势，特制定本制度如下：

一、教室白板设备的管理责任人

主要责任人：班主任、该班的全体同学

责任：制定本班的多媒体管理制度，管理本班电子白板设备的使用、故障及时上报、责任事故

情况说明、培养至少一名学生协理员。

次要责任人：学科教师

遵守电子白板正确使用方法，支持班主任的管理方式，理解和帮助学生协理员的工作。协理员： 设岗位学生一人（掌管钥匙/保持设备整洁）

认真学习电子白板的注意事项，有责任制止任何人错误操作电子白板，每天负责监督或者亲自开启关闭电子白板系统，管理电子教鞭、电子笔，及时向班主任汇报白板故障。

二、设备的使用

1、正确开关机，严格按照操作规程操作使用。管理好易失件电子教鞭、电子笔。

多媒体开机顺序：插上电源插头→打开电脑→按“系统开”键打开系统→按“投影开”键打

开投影

多媒体关闭顺序：按“投影关”键关闭投影→按“系统关”键关闭系统→关闭电脑→待投影

仪电源信号灯停止闪烁后拔掉电源插头。

2、突发情况处理：如果发现设备有冒烟、焦味、爆裂、火花或者其它异常现象，马上断开总电源，及时汇报，等待处理，绝对不能自行再试。

三、电子白板设备设施的维护与管理

1、教师在使用交互式电子白板系统时，应严格执照有关规定操作设备，因违规操作造成设备损坏，按学校的有关规定予以赔偿。

2、学生不经允许不能使用电子白板系统，学生不能在电子白板上摸和画，更不能用尖锐的的东西在硬件设备上刻划；

3、如发生设备人为损坏，由行为责任人全额赔偿，若找不到责任人，则由班级赔偿；

4、注意安全，防火防水防盗，师生离开教室时要认真检查各部分设备，特别是电源部分，关好门窗，切断电源，防止意外事件发生；

电子白板多媒体教室管理使用制度 篇5

班级电子白板多媒体教室（主要指交互式电子白板、投影仪、教室机及相关音响设备）是学校为推进课堂教学手段现代化、提高教育教学质量所配备的重要设备，全校师生均有使用、维护和监督的责任和义务。为保证各班级多媒体设施的正常运行，充分发挥设备作用，提高设备利用率，经学校研究，特制订本管理办法：

一、各班主任是班级多媒体设备的第一责任人，对班级电教设备的保管、使用负首要责任。

二、各班主任需指定班干部或有责任心的而学生负责保管教室终端机柜锁匙，并负责登记使用情况及设备开关机工作。

三、任课教师必须经培训后方可使用多媒体设备上课。教师要熟悉操作多媒体设备要领，严格遵循操作规范。

四、任课教师使用班级电教设备时，要随时注意设备（包括教室主机、投影机、电子白板等）的运行情况，一旦出现故障，应立即报告学校信息管理中心，并填写多媒体设备故障表，以便信息管理中心及时联系派人处理。

五、师生使用过程中，不得传播、复制、编写病毒程序，严禁利用电子白板教室网络发布、浏览、下载、传播反动、色情、暴力及反动的信息。

六、禁止安装与教学内容无关的软件，不得利用电子白板教室从事与教育教学无关的活动。

七、各任课教师使用电教设备后，应及时关机、关闭投影机、关闭电源、锁好教室主机，保管好投影机遥控器，鼠标和键盘。

八、学期末班主任要将本班级多媒体设备管理使用情况表上交信息中心，以便安排维护维修，并方面更换班主任后的交接手续。

北流市…….镇初级中学

电子档案管理制度 篇6

为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：

一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责

1． 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中

2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式

1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。

2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3． 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：

序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

三、电子文件的移交与保管

1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用

1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。

浅谈电子政务及电子文件的管理 篇7

由于电子政务是网络时代的产物, 网络技术、计算机技术、现代通讯技术等高新技术共同编制出一张笼罩全球、具有超强功能的网络, 将人类“网罗”进一个前所未有的数字化世界。在这样一个所谓的“赛博空间”, 谁都得换一种方式思维、换一种方法工作。网络时代赋予档案工作更新的内涵和空前的发展机遇, 档案工作者的管理对象从有形实体扩展至虚拟空间, 因此, 管理方式也必将从传统模式转换为网络模式。

要求档案工作者要深刻理解电子政务中“虚拟现实”的内涵。“虚拟文件”并不是“来无影去无踪”的管理对象, “虚拟环境”也不是“虚无缥缈”的空间。电子文件应当与传统的纸质文件具有相同的本质, 都是社会记忆的载体, 只不过在载体形式上有着根本的区别。可以说电子文件是数字化的“物质载体”, 它的管理也一定有规可循。不要因为我们用肉眼看不到它, 或者现在还没有掌握它的规律, 就困惑, 就茫然。

事实上, 电子文件的产生与过去的甲骨、竹简、钟鼎和纸质文件在其本身功能和管理目标上, 都是有相同之处的。只不过前者是文件记载的信息与其载体是依附在一起的, 并且是看得见摸得着的。而后者是信息与载体可以分离, 并需要机器设备才能解读。现代的高科技把有形变成了无形, 把现实变成了虚幻, 这是科技进步的结果。正如科学家约翰·皮林 (Jean Perrin) 所说的“科学是以简单的无形代替复杂的有形”。

我们要正确认识电子文件的电子证据问题。过去之所以人们对纸质文件坚信不疑, 其根本原因是人们对所谓“原件”坚信不疑。长期以来, 在许多人的意识中, “原件”是一经生成, 无论是载体还是附着其上的信息内容及各种标记都是未曾改变的原始的文件。原始性使得文件在现行工作中具有特殊的凭证、依据作用, 最可靠、最具权威性, 是公认的法律证据。

然而, 电子文件已不再有“原件”的概念。这是因为:电子文件必须要机器来识读, 致使“眼见为实”失效。电子文件增删容易且不留痕迹, “原价”状态很难保留。电子文件可脱机保存在其它磁盘、光盘等载体上, 或发送到网络上, “原件”已不具备实际意义。由于系统不断升级, 读取设备不断更新, 即使保存原件也是徒劳的;网络平台上电子文件的生成与传输实际上是数码的逻辑组合, 可以说电子文件在产生一开始和传输过程中, 本来就不是什么原件。如电子邮件的传输就是先将信息拆散打包经由不同的路径传送, 然后在另一端重组整合。因此, 实体文件的“原件”概念, 事实上载电子文件中是不存在的。

但是, 这不等于说电子文件不具备原始性。对电子文件而言, 重要的不是它的原件形态, 而是对复制件内容原始性的认证。这就是认识电子文件证据性的出发点, 也是电子文件管理保护的切入点。显然, 对电子文件的制作过程、生效程序和管理方法进行有效的规范是非常必要的。

目前, 虽然也有了通过对产生电子文件的计算机做出规定、通过认证信息提供者与记录制作者的可靠性等方法判定电子文件的证据价值, 但这毕竟是一种“头疼医头, 脚疼医脚”的谨慎临时应对措施。电子政务要想从根本上解决这一问题, 需要围绕电子文件的生命周期建立起一整套法律法规。

借助以上的认识, 电子政务中电子文件的管理就要彻底改变过去传统档案管理中滞后的文件管理观念和方法。变“过去时”为“将来时”, 把电子文件的管理延伸到电子文件产生前, 即所谓的“前端控制”。其核心内容就是在电子文件产生之前, 档案工作者就要对系统建设提出建议。

同时, 通过立法授权档案部门监督指导有关单位按法定标准生成和传输电子文件。这样就使系统在电子文件产生时, 甚至在文件产生之前就对电子文件进行归档范围的划定、文件价值的鉴定、信息保护形式的选择以及其他有助于认证电子文件凭证性的背景材料等有关记录。目前全球档案界已就电子档案“前端控制”观点达成了相当广泛的共识, 并且正在结合各国不同国情和文化背景制定相应的实施策略。

电子白板管理制度 篇8

按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2014年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》（京档发[2014]3号）（以下简称《办法》）。本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。

一、适用范围

（一）实施范围

本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其他组织参照执行。

（二）工作范围

《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。

（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设

《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模式、使用范围和功能边界。

1.建设模式

运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。

2.使用范围

覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。

3.功能边界

起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。

二、名词释疑

本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归档”的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。

（一）电子文件

按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副本，二是用于纸质文件起草工作的电子版。上述两类数据并非电子文件，今后在工作中应注意区分。

（二）电子档案

电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至长期保存阶段均统一称为电子档案。需要注意的是在电子文件定义中给出的两类容易混淆的数据：传统载体文件的数字化副本统称为传统载体档案数字副本，应纳入档案数字资源管理体系，但不可称为电子档案；用于纸质文件起草工作的电子版不可归档为电子档案，也不可向同级国家综合档案馆移交。

（三）统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密

1.统一管理：对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

2.全程管理：对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

3.规范标准：制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。endprint

4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

（四）在线归档和离线归档

1.在线归档：在不脱离计算机运行环境的情况下，利用互联网络，将电子文件的管理权限由形成部门向档案部门移交的过程。

2.离线归档：将电子文件拷贝至移动硬盘，由形成部门向档案部门送达移动硬盘的过程。

三、电子文件归档工作要求

限于篇幅，本部分仅对《办法》第二章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表

本《办法》第七条规定，电子文件形成单位应制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核。市档案局近期正在加紧起草《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》（以下简称《指南》），用以指导电子文件形成单位编制本单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表。在《指南》印发前，电子文件形成单位暂时参照国家和我市有关传统载体文件的规定，界定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。

（二）电子文件的实时归档

本《办法》第八条规定，已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。已经实现信息系统全程管理的表述具有以下三层基本含义：

1.信息系统支撑电子文件全部办理、流转环节。这里指的主要是电子公文，对于数码照片和声音、影像类等依托于拍摄、录音设备形成的文件，或是由其他系统直接产生的无需经过公文流转程序的文件，也可实施在线归档。

2.信息系统具备电子文件网络在线归档的功能。

3.信息系统具备在线的电子档案存储、管理和利用的功能。

（三）电子文件的数据类型

本《办法》第十条规定了电子文件的数据类型和归档格式，各数据类型所代表的含义如下：

1.文本文件：指采用文字处理软件生成的，记载字、词、数字或符号等字符信息的文件。

2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，以结构化的数据形式记录的文件。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。

4.图像文件：指采用数码照相机、扫描仪等设备拍摄或扫描生成的静态图像文件。

5.影像文件：指采用数码摄像机、视频采集卡等设备拍摄或采集生成的，可同时记录声音、动态影像等信息的文件。

6.声音文件：指采用数字录音设备生成的，记录语音等声音信息的文件。

（四）电子文件的形式变化

本《办法》第十一条要求确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何变化。

（五）涉密电子文件的在线归档

按照本《办法》第十二条的规定，涉密电子文件可以在线归档。但是必须注意，用于涉密电子文件在线归档的信息系统必须为涉密信息系统，且该信息系统所能承载的文件密级等级必须与在线归档的涉密电子文件的密级相匹配。在涉密信息系统建设方面，国家有相应的标准。

四、电子档案移交与接收工作要求

限于篇幅，本部分仅对《办法》第三章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的移交时间

与传统载体档案形成满20年向国家综合档案馆移交的要求不同，电子档案应在归档后4年内向市或区（县）档案馆移交。4年指的是最长的移交年限，市和区县档案行政管理部门可以根据本地区实际，在4年内选择合适的时间间隔设为电子档案的移交年限。此外，待北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行后，亦可实时移交。

（二）电子档案移交与接收的主要工作

本《办法》并未对电子档案移交和接收过程的各项工作进行详细规定，市档案局目前正在加紧起草《北京市电子档案移交与接收办法》，移交与接收相关工作的具体要求将在该文件中进行规定。

（三）电子档案的移交介质

本《办法》明确规定了电子档案离线移交使用移动硬盘作为数据的存储介质，这与我市过去使用光盘移交电子档案的要求有所不同。用于离线移交工作的移动硬盘必须为电子档案移交工作专用，该移动硬盘平时不得用作他处，不能存储任何与移交工作无关的数据。在线移交的相关要求将会在《北京市电子档案移交与接收办法》中进行规定。在北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行前，统一使用离线移交的方式开展电子档案移交工作，暂不执行在线移交。

（四）机构改革过程中电子档案的处置工作

按照《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）规定，机构撤销或合并后档案室所藏的电子档案应向相应级别和类型的档案馆移交，或向合并后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自处置或销毁电子档案。

五、电子档案的保管工作

限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的异质备份工作

本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异质备份的要求。这里存在三个主要问题：异质备份的范围、异质备份的方式、异质备份的可执行性。

1.异质备份的范围：《办法》中规定的是“重要的电子档案”，这就意味着并非所有馆藏电子档案全部需要做异质备份，而是要求市和区县档案馆根据自己的馆藏结构，甄选部分重要性较高的电子档案进行异质备份。endprint

2.异质备份的方式：考虑纸张的成本，市档案馆目前使用缩微胶卷作为电子档案异质备份的载体，区县档案馆可以参照执行。这里需要强调的是，异质备份指的并非数字数据在不同的数据存储介质中的备份，如在硬盘或磁带中备份一套电子档案并非异质备份，异质备份特指档案信息在不同的信息承载媒介中的备份，如电子档案异质为缩微胶卷副本或是纸质副本。

3.异质备份的可执行性：由于数据文件、图形文件和图像文件等多种电子档案是无法异质为缩微胶卷副本或纸质副本进行备份的，因此馆藏电子档案中能够进行异质备份的仅仅是一部分，结合异质备份的范围问题，再次强调市和区县档案馆电子档案的异质备份并非针对全部馆藏，而是针对重要的、且能够进行异质备份的部分电子档案。

（二）电子档案保管的总体要求

电子文件形成单位和市、区（县）档案馆，应当配备电子档案存储、检测、备份、迁移、恢复、安全防护、销毁、利用等设备设施，完善保管环境条件，有效实施规范管理，维护电子档案的真实、完整、可用和安全。

（三）电子档案的定期检查

在电子档案定期检查的要求中，有两个问题需要重点说明：一是抽样率的计算方法；二是在定期检查过程中发现问题如何采取补救措施。

本《办法》规定，人工抽检存储在脱机载体中的电子档案，抽样率不低于电子档案总量的10%。这里的电子档案总量指的是电子档案总件数，而非总页数。

在定期检查过程中发现问题应当如何采取补救措施呢？对于在线数据出现问题，应使用本地脱机备份数据恢复；对于本地脱机备份数据出现问题，应使用异地备份数据恢复；对于异地备份数据出现问题，使用本地脱机备份数据恢复。简言之，在线数据、本地或异地备份数据出现问题时，应使用本地或异地备份数据进行恢复，不能够使用在线数据恢复本地或异地的备份数据。

（四）电子档案的异地备份工作

电子文件形成单位的异地备份工作在《办法》中规定的较为详细，这里仅对市和区（县）档案馆的异地备份工作进行说明。市和区（县）档案馆的异地备份地点分为两个，一是北京市信息安全容灾备份中心，二是陕西省档案馆。市和区（县）档案馆在上述两个地点开展的异地备份工作均由市档案局（馆）统一承担，各区（县）档案馆仅需按照市档案局（馆）的通知要求及时报送需备份的电子档案即可。

（五）电子档案的脱机备份载体

本《办法》对本市电子文件形成单位和市、区（县）档案馆选型电子档案脱机备份载体方面，做出了新的要求。即今后统一使用磁带或硬磁盘，硬磁盘包括移动硬盘和硬盘。由于不再将光盘列为备份介质，各单位应注意及时调整。至于是使用磁带，还是使用硬磁盘作为备份介质，各电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应根据本单位的设施设备情况进行选择。此外，无论使用磁带还是硬磁盘作为备份介质，均应在满4年后进行介质更新，即将全部备份数据迁移至新的磁带或移动硬盘中。

（六）电子档案的保管环境

电子档案的保管环境应具备防尘、防磁场干扰、防电磁泄漏、防机械振动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）、防霉变、防有害生物、防火、防水、防盗条件，进行必要的温度、湿度控制。具体要求参照国家相关标准即可。

（七）电子档案保管的其他要求

电子档案的管理措施和保管环境除了应按照本办法第二十一条执行，还应达到《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）第二十五条的要求，具体如下：

1.所有设备、设施、软件系统及各种载体应性能优良、运行稳定可靠，有利于保持数据的长期可读性。

2.对发生数据损毁的电子档案，一经发现应及时采取有效措施进行数据恢复。

3.保存涉密电子档案的载体，应选择安全保密的场所，配备必要的保密防护设施。

4.按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，保存电子档案的场所应该封闭，存储涉密电子档案的信息系统应与其他信息系统实行物理隔离或采取符合保密标准要求的安全隔离措施，应按照系统保存的密级和安全等级最高的电子档案执行信息安全与保密管理制度。

5.销毁电子档案应履行审批手续。销毁涉密电子档案，应进行监销并保证其内容不可恢复。

6.电子档案应根据技术与管理的发展变化，及时进行不同信息系统平台间、不同信息载体间的迁移。

六、电子档案的利用工作

限于篇幅，本部分仅对《办法》第五章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的计算机检索目录制作标准

由于电子文件的特性，在归档时均应以“件”为单位。因此，电子档案的计算机检索目录层级也应达到“文件级”。并且，计算机检索目录与电子档案原文应有效链接，在信息系统环境下，可通过计算机检索目录准确定位并提取电子档案原文。

（二）电子档案利用的登记和审批流程设计

在利用系统的设计过程中，应按照《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发[2006]11号）的要求设计利用登记和利用审批流程，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。

（三）电子档案的原件封存问题

本《办法》明确了电子档案封存保管要求，电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应将馆室藏电子档案制作一套专门提供利用的版本上传至利用系统，电子档案的原始归档数据不得提供利用。

七、《办法》的施行时间和文件更新问题

本《办法》自2014年2月7日起施行，由于《办法》按照信息技术的发展，对一些旧要求做出了新的规定，电子文件形成单位、市和区（县）档案局（馆）需要认真学习，逐步按照新的要求调整本单位的相关工作。同时，为了避免本市在电子文件归档和电子档案管理方面的多份文件在具体工作要求方面的冲突、以及在新的信息技术环境下更新相关规定，在本《办法》施行当日废止了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发[2004]14号）、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》（京档发[2007]2号）。

以上为《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》中需要重点解读的内容，各相关单位理解以上内容，就能准确、全面的把握和执行《办法》，做好电子文件归档与电子档案管理工作。