Z032档案管理员工作标准

Z032档案管理员工作标准（精选7篇）

Z032档案管理员工作标准 篇1

Q/Z CS 032-2007

档案保管员工作标准

1范围

本标准规定了档案保管员的岗位与接口、权限与责任、岗位任职资格、工作内容与要求、检查与考核。

本标准适用于档案保管员岗位。岗位与接口

2.1 岗位性质

档案室主管公司的档案文书，是保护历史的重要部门，档案管理员是公司的C级岗位，受总办主任领导。

2.2 工作接口

主要业务协作部门有法务处、人事处、计财处、下属各企业财务部门、办公室。3 权限与责任

3.1 工作权限

3.1.1 对档案室的日常管理活动有指挥、决定权。

3.1.2 对公司档案管理有建议权。

3.1.3 对违反档案管理的单位和个人有权当面批评和通报批评，并呈总办作出经济处罚。

3.2 承担责任

3.2.1 对违背国家政策、法令和公司各项管理制度负责。

3.2.2 对档案管理室日常管理活动负责。

3.2.3 对由于领导不力，管理混乱所造成的损失负责。

3.2.4 对由于工作能力和素质因素未能完成工作职责和年度预算负责。

3.2.5 对下属的职业技能和职业道德负责。

4岗位任职资格

4.1 思想端正，工作认真，敢于负责，严人律己，处事公正，不循私情。

4.2 精通档案管理知识，熟练档案管理业务。

4.3 具有较强的组织培训能力和较强的沟通协调能力。工作内容与要求

5.1 工作内容

5.1.1 主管档案管理室日常管理活动，遵守公司各项规章制度。

5.1.2 建立档案管理室管理机构及岗位职责。

5.1.3 组织建立和管理好公司档案室。

5.1.4 建立和完善档案管理制度，包括财务档案、文书档案、人事档案、各类合同档案、Q/Z CS 032-2007

技术档案的立卷归档制度。

5.1.5 建立和完善档案保密制度，声象档案管理办法，档案分类标准及保管期限区分、文件及档案的立卷归档制度。

5.1.6 主管公司各下属企业、部门超出自管年限上交的财务、文书、人事、合同、技术等档案的集中、分类、登记和存放管理工作。

5.1.7完成领导临时交办的工作任务。

5.2 目的要求

通过建立、制订和完善档案管理制度，进一步做好公司档案管理工作，使企业逐步走上正常运行轨道。检查与考核

6.1 检查：每月按《总公司管理人员通用工作标准》和本工作标准内容对照检查一次，半年总结一次，年终交检查总结报告一份。

6.2 考核：按照《绩效与月考评工资考核办法》考评。

Z032档案管理员工作标准 篇2

一、档案管理和质量体系的关系

对企业来说, 质量管理贯穿于企业开发、制造、检测和售后服务的每一个环节。而企业档案是企业各种活动的直接记录, 它包括企业的市场营销、技术管理、产品生产、产品开发、人事管理、资产管理和质量管理等各个方面的材料, 并以书面、图纸、磁盘、电子媒体等形式保存下来。在企业进行质量体系评估过程中会产生和查阅大量档案, 因为质量评估活动需要的大量数据都是来自企业档案的长期积累。

二、质量体系评估需把好档案管理的几个关

1. 档案安全关。

安全是质量体系的重要元素之一, 档案管理的安全是企业安全生产的重要组成部分。档案室是防火重点部位, 虽然档案资料看起来没有企业的一些原材料那样可以明确的衡量价值, 但是档案的无形价值更高, 档案室出了事故同样是安全事故。档案室要配备专门的防火负责人, 采取有效措施防止火灾的发生, 保证文件资料的绝对安全。档案室要配备充足的灭火器材, 对器材经常进行检查, 以便于在急需的时候快速使用。管理人员要熟练掌握消防器材的使用方法。档案室要规范用电, 对线路进行经常化检查, 发现问题及时处理。档案室禁止使用任何与档案资料无关的用品, 尤其是一些容易引起火灾的物品。档案室内禁止吸烟, 以及销毁物品。

2. 档案库房环境控制关。

我国处于亚热带和温带地区, 尤其是东部沿海, 降水比较多, 所以说保持库房的相对湿度, 对档案管理是很关键的。研究表明, 档案室库房的空气相对湿度越大, 纸张中含水量越多, 档案就容易生虫、长霉, 以及容易造成字迹扩散。一般情况下可以在档案室放置除湿设备, 降低档案室内湿度, 创造档案保存的最佳环境。一般档案库温度应该控制在14~24℃±2℃, 相对湿度范围45~60%±5%。档案室工作期间可以将温度保持在18~28℃, 相对湿度在40~60%, 在此温度和湿度下不仅仅可以保证在档案室进行拍照、拷贝、校对等活动的进行, 而且可以保证档案的有效保存。

3. 档案质量关。

企业产品的质量管理是企业工作的重中之重, 但对档案的质量管理也不能忽视。加强档案质量管理需要档案管理员的积极参加, 在现代科学管理的基础上进行全过程质量保证体系建设, 保证形成高质量的档案。在档案质量管理中需要全体档案管理员参加, 各部门积极配合, 严格按照有关标准完成资料移交、收集和整理工作, 尤其是对电子文档及时传输、积极归档。在档案质量管理的过程中执行全程控制方针, 从档案的收集、整理、编研到开发利用都需要引入质量管理。防止走过场, 特别是要防止为认证而认证, 质量认证的目的是最终提高组织质量管理水平, 而不仅仅是为了企业形象的宣传。

三、质量评估中档案员配合工作的内容

1. 准备执行相关文件、标准。

档案员在配合进行质量评估外审的过程中, 需要积极配合相关部门准备相关文件。文件的准备包含两部分内容, 一部分是对一般基本资料准备, 也就是平时管理中的资料, 比如各项管理标准等文件, 另外是对特殊资料的准备。档案管理员主要是配合管理者代表, 在管理者代表的提议下准备一些非常规资料。准备资料的标准是按质量手册中职能分配和部门职责的要求进行, 准备资料标准也是以质量管理体系文件为准。在档案员准备资料的过程中, 积极参阅质量管理体系文件, 随时准备调整。对资料进行更改需要有效进行沟通, 对其中有变动的, 积极地提供改进证据, 进行配套使用。

2. 迎审问题回答。

资料需要整合在一起, 分类放置, 电子版文件和记录等应该放在同一个目录中, 以便快速提取给审核员。对属于档案部门的问题, 积极进行解决, 不能推脱, 对存在的问题, 需要勇于承认, 尊重审核员, 平等对话, 不能争吵, 以免引起冲突。对于提出的问题, 由相关人员回答, 无关人员不要回答。在回答中尽量的做到少说、多听、多看和多想。对有争议的问题需要冷静进行思考, 想办法和审核员进行有效沟通。也可以事先准备一些问题, 以便于快速回答。

3. 相关记录表格的提交。

档案员必须提前准备各种表格记录, 比如《温湿度登记记录》、《消防设施检查记录》、《档案查借阅记录》, 这些都是认证时随时要抽检的资料。温湿度管理对库房保持适合档案储存环境具有非常重要的作用, 温湿度记录情况可以反映档案管理中的科技因素, 对温湿度进行记录、整理和规律总结, 也可以有效提高档案管理水平。消防检查记录可以对消防情况进行明确反映, 可以体现出档案管理中对消防工作的重视程度。另外, 档案移交、档案销毁和档案借阅的记录, 可以对档案的来龙去脉有效展示出来。提供档案的各项精准记录, 对质量评估的顺利进行具有良好的推动作用。

参考文献

[1] .牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育, 2010.12

[2] .高金娥.浅谈关于档案管理员素质建设的几点思考[J].科海故事博览, 2010.8

Z032档案管理员工作标准 篇3

关键词：社区网格化管理；网格员；思想政治教育

中图分类号：D630 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2016）11-0214-01

社区网格化管理依托统一的城市管理以及数字化的平台，将社区管理辖区按照地理空间、户数等划分为单元。各个单元“格”相互联系，相互融合，信息共享、资源整合形成一张张的“网”，通常称之为“网格”。通过网格政府能够主动发现居民的问题并提前处理，把各类居民问题处置于萌芽状态，从而为居民提供更优质的公共服务。

一、网格化管理及网格员工作常态

城市建设中新兴的一种信息化的管理，由网格员通过手机软件将城市物件、部件连接起来，上传至信息管理平台，以实现城市信息共享、资源共享。

“社区网格化服务管理实行定人、定岗、定责、包片的制度”。每单元网格一名网格员，每社区配备相应的网格员，每区建立网格化服务监管中心。网格员通过手机软件将事件内容、过程、成果等上报于网格化服务监管中心，由中心统计事件情况和将需协助处理的事件转交给相应部門。社区网格化工作改变了传统的独立工作模式，各“网格”信息共享，实现信息互动。

“网格员工作职责是民情信息采集、居民事务代办、矛盾纠纷劝调、特殊人群帮教、治安群防群控、政策法规宣传”。 网格员需处理居民计生、医疗、居住、就业、失业、养老、户籍管理等问题。网格员每天都在与居民打交道，深入居民生活，切实了解居民需要，及时解决居民困扰，让居民居住放心，生活舒心。

二、加强网格员思想政治教育的必要性

网格化管理工作作为新兴模式，政府在观念和认识上太陈旧，机制不健全，加强网格员思想文化建设是有必要的。

（一）保障不足使网格员思想偏差。

传统行政模式根深蒂固，新兴模式的网格工作，在社区自治机制不健全的情况下，仍是政府主导，保治安重管理轻治安的思想观念还未消除。网格员工作涉及广，与综治办、计生局、城建局等职能部门都有交接，但网格员没有执法权利，遇到棘手问题只能汇报上级，这使得网格员的工作滞后，一定程度上影响网格员思想行为。而且，政府未颁布网格管理工作相关条例，仅依靠城市的《街道办事处条例》等极少数的管理办法，在为居民服务过程中会出现各种各样的问题，现有的法律、法规显得有些吃力，使得网格员工作开展困难重重。

（二）网格管理站缺乏思想文化建设。

“基层工作是建立在群众工作的基础之上、群众工作是统揽工作的总阀门。”网格员作为行政单位与群众桥梁连接的第一人，政府观念陈旧没有意识到网格员基层群众根基。网格员处于无人管状态，综治办几名管理员根本顾不了几百人。社区只管分配任务，而不管网格员日常生活，不顾网格员思想文化素质。若网格员本身具有丰富的思政理论，熟知党的方针和路线，工作将会开展得更加顺利。

（三）网格员文化素质不足。

招聘的网格员中年妇女偏多，大多是高中文化，学历偏低，在思想认识上达不到要求，网格员的素质与新兴的网格化信息系统工作要求存在较大差距。同时很多网格员没有意识到自己工作的重要性，认为自己只是把事件上传，确保网格不出事就完成工作。缺乏意识，“社区各网格格间、职能部门间协调工作时难免出现偏差，造成信息传递不准确，在工作中出现职责混杂、定位不清晰”。

三、加强网格员思政工作的对策

健全网格员工作制度，保障网格员福利待遇，丰富网格员思想文化建设是开展网格员思政工作的重要方面。

（一）资金补助，制度完善。

政府相关部门、财政部门应专项预算推行网格化管理工作经费，划拨资金给网格管理部门，专项资金用于网格员党建思政工作方面。有了后方保证，网格员更好的开展居民治安建设、精神文明建设、信息收集、政策法规宣传等重要工作。

完善相关工作条例，使得网格员工作更加有法可依，有理可寻。一方面约束居民行为，另一方面匡正网格员行为，这对于保障社会和谐是至关重要的。另外，要打通网格员晋升渠道，为网格员谋福利。福利保障和制度保障是扶正网格员思想的第一步。

（二）加强网格员的思想政治教育，丰富精神文化。

“思政工作是党的优势和优良传统”，社区网格化管理是治理理论应用于社区的一次实践性探索，是一种新兴的管理模式。政府要将党建的中心下沉于社区党建，社区要承担网格员思想政治教育工作。社区应多组织思想政治教育座谈会、讲座等活动，可聘社区党建顾问让网格员学习理论知识，。“社区思想政治工作要立足于以人为本”，要关心网格员的日常生活，更要关注网格员思想状态。对网格员思政教育要做到三点：一是，对口帮扶教育，社区工作人员与网格员一对一教育。二是，社区执行网格员思政教育工作，街道办不定期抽查。三是，不仅抓理论教育，更要丰富网格员精神文化。丰富社区文化，丰富网格员精神文化，从而提高网格员精神境界。“社区文化建设对精神文明建设也有不可低估的作用”。

（三）建立专业化团队，落实业务培训。

每个社区成立网格员管理站，由专人任站长，站长负责跟进网格员工作。新进网格员要求大专以上，集体培训考试合格后再由老网格员带新网格员一对一学习。鼓励能者竞聘，引进先进理念。鼓励大学生任职网格员，为网格化事业注入新鲜血液，实行队伍年轻化、专业化。综治办引进专业人才到社区为网格员授课，解决网格员操作问题，确保每名网格员都会使用社区E通，每名网格员都具有处理事件的能力。防止在工作中出现因不会操作软件而出现的工作思想情绪。

参考文献：

[1]齐九根 城市社区网格化管理模式研究[D] 西南财经大学2013

[2]南充市嘉陵区网格员工作手册[Z] 南充市嘉陵区综治办 2015.6

[3] 胡雄 群众工作是基层工作的总阀门[J] 中国乡村新发现 2012.4

[4]高孟翔 我国城市社区网格化管理问题研究[D] 河南大学，2013.5

[5]罗辉 论基层电力企业如何提高思政工作水平[J] 人才与教育，2013.20

[6]林宁 万巧姣 抓好三个环节，做好社区思政工作[J]政工研究动态 2000.24

[7]谢品仁 社区文化建设若干问题的理性透析[M] 电子科技大学出版社 2014. 9

材料员工作标准 篇4

1.1 本标准规定了华能北京分公司（电厂）检修部备品备件、材料员岗位的任职条件，工作内容与要求、责任与权限、检查与考核。

1.2 本标准适用于华能北京分公司（电厂）检修部备品备件、材料员岗位的工作。2 任职条件

2.1 爱岗敬业，有事业心和责任感，敢于进行批评与自我批评，坚持原则。

2.2 具有电力或物资大专及以上学历，经济或工程助级以上专业技术职务资格，电厂五年生产工作经验和二年以上材料管理经历。

2.3 熟悉主要生产过程和机、炉、电、热控主要设备构造、规格性能等。2.4 接受过有关设备，材料供尖的系统培训。

2.5 掌握物资计划、审批、采购、结算程序和资金财务管理知识。

2.6 熟悉材料消耗定额标准，掌握一般备品、备件和材料的性能、规格、用途和技术特性以及保管知识。

2.7 能指导班组做好材料消耗记录，熟知经济核算工作，能正确提出本单位材料、备件、工器具使用、消耗情况的分析报告。3 工作内容与要求

3.1 遵纪守法，执行政策，勤奋踏实，深入基层，履行职责。

3.2 制定的材料计划、管理制度，符合政策性、规范性、科学性、实用性要求。3.3 编制规划、计划周密、科学，符合实际、以及企业达标、升级的要求。

3.4 注意材料综合平衡，各项指标要做到科学合理，有利于生产活动均衡、协调地进行；有利于人、财、物资源的合理利用，提高效益。经常深入生产实际，协调处理有关问题。3.5 深入基层，及时掌握各专业材料计划执行情况，并提出改进意见。对各专业的计划执行情况，月终后提出公正合理、正确的评价意见。

3.6 本岗位人员应严格执行本工作标准，并接受上级业务部门和部导检查和考核。3.7 按厂有关规章制度和部工作计划完成情况检查和考核。4 责任与权限 4.1 责任

4.1.1 备品、备件、材料员在部主任和分管副主任的领导下，负责本部备品、备件材料工器具等物资管理工作。业务上接受有关职能部门的指导。

4.1.2 贯彻执行上级和本单位有关物资管理、经济核算方面的方针、政策和制度。

4.1.3 协助各专业工程师编制大、小修、更改工程和日常维护的备品、备件、材料和工器具计划。

4.1.4 根据实际需要，按照节约，先进的原则，按照备品、备件材料消耗定额进行设备材料计划的定额管理，并进行跟踪监督。

4.1.5 建立信息档案，把各班组的备品、备件材料计划和领用情况、库存及消耗情况、市场供应情况等，纳入档案管理，随时为生产需求提供信息。

4.1.6 建立备品、备件材料工具的领用和发放帐卡。负责备品、备件、材料、工器具的领用和发放工作。4.2 权限

4.2.1 结合生产实际情况定期向部主任报告备品、备件、材料的各方面情况，并提出合理的建议。

4.2.2 对超定额消耗，有权进行调查核实。对浪费现象有权向部领导反映情况，直至拒绝发

放。

4.2.3 根据生产需要，有权对备品、备件材料计划进行适当修改或提报补充追加计划。4.2.4 对在检修工作中修旧利废、节约材料的先进集体、个人、有权总结事迹材料，并提出奖励建议。

4.2.5 每年根据厂下达的大、小修、更改和维护计划。协助各专业工程师，编报备品、备件、材料和工具计划报厂部。

4.2.6 负责日常生产维护材料计划编报工作，每月报物资部。4.2.7 小修备品、备件材料计划在开工前一个月编制审批完毕。

4.2.8 大修备品、备件、材料计划在开工前45天编制审批完毕。主设备解体后补报追加计划。

4.2.9 每月上报日常维护材料消耗汇总报表。大、小修结束上报备品、备件、材料消耗汇总报表。

4.2.10 备品、备件、材料工器具消耗情况总结汇总报告，在次年报送有关部门。4.2.11 收集整理各班组填报的备品、备件、材料计划、协助各专业工程师审定所有材料计划。

4.2.12 接受物资部专业人员的业务指导，按照部领导和上级有关部门要求开展工作。4.2.13 不定期协同班组检查核对备品备件、材料库存实物和帐目。5 检查与考核

5.1 本标准的执行情况由检修部主任进行检查和考核。

5.2 本标准按《华能北京分公司（电厂）综合承包管理办法》进行检查与考核，并相应进行奖惩。

5.3 按本标准和检修部的具体考核细则进行检查与考核。

本标准自发布之日起实施 本标准委托检修部负责解释

本标准由规章制度建设领导小组提出 本标准由检修部负责起草 本标准主要拟稿人：郭振锁

核 稿：王云荣

司磅员岗位工作标准 篇5

1、坚守工作岗位，不擅离职守，不迟到、早退，不得中途串岗、溜岗以及做与工作无关的事。

2、熟练掌握磅秤的操作规程及有关仪器、仪表、电脑、打印机的使用方法。

3、4、严把计量关，工作细心、认真负责，不弄虚作假。

做好磅秤的日常维护工作，搞好磅面清洁卫生，检查磅底无异物，确保磅秤的准确无误。

5、车辆过磅时，检查车辆是否停在磅秤中间位置，车上人员必须全部清理下车，待显示数据稳定后，方可确认数据。

6、与保安人员共同维护过磅车辆秩序，保证车辆有序过磅，对于有车辆撞坏花杆的，当班过磅员要及时对该车辆进行罚款、严重者按价赔偿，并做好相应记录。

7、仔细核对过磅车辆车号及相关信息，确保准确无误方可打印磅单，并加盖过磅专用章。

8、对于所有出厂物资，严格按照公司﹝2013﹞9号文件

关于规范物资出厂的通知执行，严把物资出厂关。

9、当天完成的磅单及交易数据及时交到部门办公室。

10、认真填写岗位相关记录，记录应及时、准确、清晰和完整。当班记录当班完成。

11、磅秤及相关设备出现异常时要及时处理并查明原因，做好设备异常处理记录，不能自行处理的要及时反馈班组，积极联系磅秤厂家技术人员进行指导处理或亲临现场处理。

12、认真做好仪器设备清洁卫生，保持工作环境整洁、物品摆放整齐。

13、检查各备品备件是否充足，对欠缺的物品应及时报备。

14、服从部门及班组的工作安排，认真完成部门安排的各项工作。

检修分公司工作处劳资员工作标准 篇6

本标准规定了检修分公司工作处劳资员的岗位职责、岗位技能、工作目标、工作内容、检查与考核规则。

本标准适用于检修分公司工作处劳资员岗位的工作。规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

Q/CDT-I××TP 38002-2009《一般管理人员通用工作标准》 《经济责任制具体方案》 《电业安全工作规程》

《××集团公司安全生产工作规定》 《岗位规范》 岗位职责

3.1 岗位关系

3.1.1 本岗位主要对处长、副处长、处长助理、劳资主管负责。3.2 责任

3.2.1 承担Q/CDT-I××TP 38002-2009《一般管理人员通用工作标准》中3.2条所规定的责任。3.2.2 承担因本人工作失误所造成的直接责任。3.3 权限

3.3.1 有权对奖金发放和劳动工资政策的执行情况进行监督、检查；对公司各项奖励制度有解释权；对不按规定发放的奖金有拒付权；有权纠正违反劳动工资政策的行为。

3.3.2 有权审核各单位各种劳资报表，对未按要求执行和上报的有权提出考核意见。

3.3.3 有权查阅与本专业工作相关的资料和文件；有权要求相关单位（处室）和岗位提供必要的资料和数据。

3.3.4 有权检查基层单位考勤、加存班管理、奖金分配情况，对弄虚作假的有权提出考核意见。3.3.5 有权对职工违反劳动纪律情况提出考核意见。岗位技能

4.1 基本条件

4.1.1 执行Q/CDT-I××TP 38002-2009《一般管理人员通用工作标准》中4.1条所规定的基本条件。4.1.2 具有中专及以上文化程度或取得本岗位培训合格证书。4.1.3 从事本专业工作一年及以上。

4.1.4 身体健康，无妨碍本岗位工作的病症。4.2 专业知识

4.2.1 掌握国家和上级主管部门劳动工资方面的政策、规定。4.2.2 熟悉劳动人事、劳动工资、企业管理的基本知识。4.2.3 了解劳动经济学、统计学、财务会计等相关知识。4.2.4 熟悉本企业的生产过程、组织机构设置和岗位构成。4.2.5 熟悉国家各项相关政策；熟悉现代企业管理知识。4.3 工作能力

4.3.1 能够正确理解有关政策和文件精神，并起草劳动人事、劳动工资方面的规章制度。4.3.2 能依据国家劳动人事、劳动工资政策和上级要求，制定具体工作方案。

4.3.3 有一定的组织协调能力、语言和文字表达能力，能撰写常用公文、专题分析和专业技术总结。4.3.4 能够熟练应用计算机进行本专业工作。工作目标

5.1 依据厂、公司各项规章制度，在上级主管领导下，做好劳动人事、工资奖金、劳动保护、劳务派遣等管理工作。为公司管理工作提供业务保证。工作内容

6.1 周期性工作

6.1.1 在工作处主管处长及劳资主管的领导下,负责考勤管理、消费基金管理、劳动保护管理、劳务派遣工管理的具体业务工作，并对基层单位进行业务指导。6.1.2 每月10日前完成考勤、加存班审核、统计工作。

6.1.3 每季首月15日前完成公司经济活动分析中有关人力资源分析、工资基金分析工作。6.1.4 每月按时发放工资、奖金、加班工资、各种津补贴。

6.1.5 每月按时做好劳动人事、消费基金的统计工作，及时上报各种统计报表。6.1.6 定期组织劳动纪律执纪组检查工时利用率、劳保用品使用及劳动纪律情况。6.2 非周期性工作

6.2.1 负责考勤管理、消费基金管理、劳动保护管理、劳务派遣工管理等具体业务临时性工作。6.2.2 负责工资基金计划、申请、报批、分配使用和审核工作。6.2.3 负责所分管业务规章制度、办法拟定或修改工作。6.2.4 负责所分管业务的调查分析工作。

6.2.5 负责搜集劳动人事、消费基金、劳动保护、劳务派遣等方面的问题，为领导决策提供信息。6.2.6 完成领导交办的其他临时性任务。检查与考核

7.1 按照本标准及公司《检修分公司经济责任制考核方案》进行检查和考核。

7.2 本标准的执行情况由处长、副处长、处长助理进行检查、考评，并对本岗位进行相应的奖罚。

Z032档案管理员工作标准 篇7

一、档案管理和审计工作关系

档案管理和审计工作是紧密联系在一起的, 首先档案管理是审计工作进行审计的前提条件之一, 审计部门进行审计的过程中档案材料是重要的依据, 规范和有效的档案管理可以促进审计部门在审计管理的过程中实现有据可查, 真实和有效的档案资料对审计部门工作形成积极的支持作用。其次, 审计部门的审计也可以对档案员积极的进行档案管理提供动力的支持, 因为有审计部门对档案管理的高标准和严要求, 所以说档案员在进行档案管理的过程中具有积极进取的严要求。审计部门的审计也可以为档案员的档案管理提供参照范本, 审计标准在一定的意义上可以为档案管理的标准制订提供参考。在审计过程中形成的审计报告、审计通知、工作底稿, 以及交换意见稿等审计资料对企业的档案管理来说是具有重要意义的, 其中的部分内容甚至于是涉及企业发展机密的, 需要档案管理严格保管。档案管理员积极的配合审计部门, 是档案管理员进行档案管理的主要任务之一。

二、一项一卷档案管理职责范围

(一) 一项一卷档案管理概述

档案管理中的一项一卷管理, 是来自于我国历史上的“一事一案”的基本档案管理做法, 也就是在档案管理过程中的一种积极立卷管理的方法。一项一卷主要是在档案管理的过程中以一个事件, 或者是以一个问题作为主线来进行材料管理, 在进行材料管理的过程中是不受文件的多少, 以及页数限制的, 主要是针对一项内容都可以单独组成一卷, 并且在文件比较多的情况下可以组成多个卷宗。一项一卷管理可以有效的规范和细化档案管理, 尤其是在档案管理的全过程中, 可以实现对资料的有效管理, 尤其可以提高资料管理中的痕迹化管理水平, 规范烟草企业在工程投资、物质采购和宣传促销等项目中实现信息资料的收集和管理。一项一卷的管理对在工程投资, 物资采购和宣传促销等项目的实施过程中可以实现对资料的积极和有效整理。

(二) 一项一卷档案管理职责

档案管理员在进行一项一卷的管理过程中, 需要对工程投资物资采购, 以及宣传促销等过程的项目实施进行全过程的资料收集和管理, 在收集和管理的过程中形成对审计、财务和纪检等部门的积极配合。档案管理员在进行一项一卷管理过程中需要积极的与企业项目实施负责人进行交流, 促进其将项目的资料集中在归档档案中留存, 以便于备查。在一项一卷的档案管理过程中, 档案员需要积极接受企业审计部门的监督检查。

(三) 一项一卷档案管理范围

针对工程投资项目的一项一卷资料, 包括企业在生产、经营、仓储、办公、科研、教育和多元化等领域的固定资产投资和信息化建设项目工程管理的申报审批资料, 也就是管理项目的申请报告书, 以及批复等基本的资料。其中项目的概算资料、招标合同的签订、项目的变更, 以及项目竣工和验收等资料及非公开招标的资料等都需要积极的进行一项一卷收集管理。

在物资采购管理的一项一卷资料, 包括生产材料、生产配套物资、物流配送物资、设备零配件和其它物资等采购项目的资料, 收集需要保存项目申请审批, 包括项目立项的主要审批材料, 采购方案的审批材料。还需要保存包括项目预算、招标、合同签订、项目调整、项目验收入库、非公开招标项目的记录材料等, 以及在项目实施的过程中应该收集的其他各种资料。

在宣传促销项目的管理过程的一项一卷资料, 是指企业通过一定媒介直接或间接地介绍企业、产品、提升形象、促进产品销售活动所进行的宣传和促销项目的资料, 需要档案员收集保存项目的申报审批资料, 立项的申请资料, 以及采购方案等资料。还包括项目的预算资料, 包括年度预算, 以及概算表等。招标资料、合同资料、项目的调整资料, 以及项目的验收和评估资料, 非公开招标项目的其他记录资料, 以及项目在实施过程中需要收集的资料等。

(四) 一项一卷档案管理要求

项目实施部门的档案员在一项一卷管理过程中首要的是需要做到按期归档, 对工程验收竣工性项目, 一般需要在30个工作日内完成一项一卷的归档工作。物资采购的归档日期是在采购活动结束后10个工作日内完成一项一卷的归档工作。宣传促销项目归档的时间要求也是在10个工作日内完成归档工作。对一项一卷的管理工作需要进行分别的管理, 也就是在档案的管理中要求专人进行保管, 不能伪造、变更、隐匿, 保存的期限是15年。在以电子形式进行保存中, 需要根据目录的要求积极进行相关资料的收集和整理, 以电子的形式在计算机内部进行备份管理。纸质进行管理的一项一卷资料需要做好目录, 按顺序放置于相应的档案盒内, 档案还需要进行相应的编号备案。在一项一卷的管理过程中需要突出的是统一管理, 以统一的封面、目录、格式、装订等促进按顺序的整理收集和装订有关材料。在保管存放管理上, 项目实施部门保管存放复印件, 原件移交专业档案室保管。

三、档案员配合审计一项一卷档案管理对策

(一) 突出重点, 确保管理实效

档案管理员在配合审计工作进行一项一卷的档案管理中, 一定要明确自己需要管理的工作范围, 确保在档案的管理中可以起到实效。首先需要在管理的过程中明确一项一卷管理的范围, 因为对不同的企业, 尤其是对烟草企业来说在档案的管理中需要明确重点, 档案员在进行一项一卷的管理过程中, 关键是对管理中的问题进行动态化的处理, 也就是对企业的物资采购、工程的监督和宣传促销等项目可以从档案管理的角度配合审计部门工作, 工作不管是内部审计, 还是在外部审计的过程中明确和重点性的一项一卷管理都可以对审计部门形成积极的支持, 形成档案管理过程中的监督作用强化。

(二) 细化管理, 促进工作落实

一项一卷档案管理需要以档案管理的办法和标准为基础, 在管理的过程中需要细化管理, 还需要在管理的过程中实现体系化, 以及实现规范化。其中以金额作为进行一项一卷管理的根本性界限是具有积极意义的。一项一卷管理要坚定的贯彻“装盒、入档和上架”的管理制度, 并且在档案盒上清晰标明保存的时间, 以及实施的部门。同时在管理的过程中逐步形成管理范式, 积极的在工作中总结一项一卷归档的规范, 在进行档案收集和管理的过程中, 档案管理过程需要在封面设计、目录格式、资料内容等方面实现标准化和统一化, 只有在积极的设计形成本单位个性归档格式的情况下, 才可以实现企业档案管理中的“整齐划一, 方便调阅”, 为审计部门的审计工作做好积极的协助。

(三) 对接审计, 优化工作流程

审计工作涉及到档案管理的内容比较多, 其中涉及到管理流程也比较复杂。所以档案管理员在积极配合审计部门工作的过程中需要保证档案材料的真实性、完整性、有效性, 目的是促进日后全面的通过审计验收做好准备。所以在应对审计部门的档案管理中需要专门的档案管理员负责, 在工作中收集、整理、立卷、装订和制定目录。要求在规定的期限内实现档案材料的有效和快速归档。在档案的管理中需要根据企业的特点, 尤其是对烟草企业来说要把握根据企业的特点, 积极的保存审批文件、预算文件, 以及各种验收和存档文件等。在管理的过程中积极的建设审计档案查阅制度, 对审计相关的档案要进行合理的管理和使用, 在没有经过批准的情况, 对有些档案材料不能进行查阅, 以及复印等, 更不能借出。因为在管理的过程中需要职责明确, 制度执行到位的情况下, 才可以基本的做到在配合审计部门档案管理的过程中做到一项一卷, 实现“安全存放、有效保存、便捷调阅”。

(四) 自评他评, 推进专业管理

对于档案管理积极的自我评估, 在此基础上才可以快速的提高一项一卷的档案管理工作。在对档案管理的评估过程中, 需要积极的做好案卷的质量, 健全管理流程, 强化管理机制, 实现在管理中质量和效益的并重。在档案管理员的管理过程中积极做好案卷的自查工作, 尤其是对于一项一卷的质量需要高标准、严要求。档案管理员在自我管理的过程中需要做到“自查”标准明显高于“他评”的标准。在外部评价中积极的履行行业标准, 针对评分的细则, 档案管理员需要积极的进行管理, 将外部评价的过程作为自我提高, 以及精细化和求实效的过程。档案管理员在案卷的管理过程中以“一项一卷”形成对质量的有力和有效的管理, 对于发现的任何问题不掩盖、不遮蔽, 面对问题向先进的典型学习, 对存在的问题进行深入的剖析, 合理的进行改进和阐释。

四、结论

档案管理员的岗位是一个极为重要的岗位, 不仅仅在企业重要档案资料的保存管理中发挥重要的作用, 档案员档案管理工作还是企业内外部审计的重要支持。在档案管理中积极的推进一项一卷管理可以促进档案管理上水平, 还可以促进档案管理在配合审计部门方面形成监督推动作用, 促进企业在项目建设中保持高速增长。

摘要：档案管理是企业管理中的重要一环, 一项一卷档案管理工作是档案管理员积极做好档案管理, 配合审计部门做好内外部审计的重要方式之一。一项一卷档案管理可以促进档案管理工作上水平, 对烟草企业项目建设起着监督作用。

关键词：档案员,审计部门,一项一卷

参考文献

[1]闫亚民.审计档案管理刍议[J].山东档案, 2012 (3) .

[2]耿芳, 加强审计档案管理的思考[J].科技信息, 2010 (28) .

[3]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学, 2011 (1) .

[4]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究, 2011 (6) .

[5]覃兆刿, 罗琴.企业内部控制与企业档案管理的相关性分析——基于《企业内部控制基本规范》的档案话题[J].档案学研究, 2012 (2) .