公文主要文种

公文主要文种（精选5篇）

公文主要文种 篇1

公 告

一、公告的概念及用途

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。属于公开宣布的告晓性公文，它与其它告晓一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。

有些人不了解公告的用途和特点，以为在公共场所告知某项事情或向公众告明某项事情就得用“公告”，出现了一个地区内的事情用“公告”，一个单位内的事情也用“公告”。这种滥用公告的现象，必须纠正。

二、公告的特征

针对性和周知性。公告宣布的重要事项是需要广大人民群众了解、周知、遵守和执行的事项，是面向社会的。

严肃性和庄重性。公告的制定和发布机关一般是地位较高、影响较大的国家机关，涉及的内容关系到国家的政治、经济、军事、国家领导人行动等大事，由此决定了公告的严肃性和庄重性。

慎重性和单一性。公告宣布的事项一般都是重要事项，且发布的方式不是张帖，而是通过通讯社、电台、报刊发布，接受的对象是全世界、全社会。宣告者与被告者不一定具有隶属关系，由此而决定了公告内容的单一性。

三、公告的种类

发布性公告。依法颁布重要法律；宣布重要决定。如实施重要决策、召开重要会议等。告知性公告。告知出现重大人事变动，发生为世人瞩目的重要事件等。如告知领导人出访、重要领导人病危逝世。

关涉国内外有关方面的公告。依照国际法和国际惯例发布需国内外周知或遵守的事项。如要求有关方面在境外公海海域、空域于特殊情况下实行规避等。

四、公告的写作格式

公告包括标题、正文、签署和日期等。

标题（1）发文机关加事由加文种。如《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宁庆龄副委员长病情的公告》；（2）发文机关名称加文种，如《中华人民共和国国务院公告》；（3）事

由加文种，前加“关于”；（4）只写“公告”。

正文直述公告缘由，宣布事项。内容必须是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出执行要求。

签署写明公告发布机关全称。公告标题系发文机关名称加文种的，也可不写公告发布机关名称。

日期公告的年月日一般标在签署下一行。

一、通告的概念

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。

（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。

（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。

（四）通告不写抬头，无主送单位

三、通告的种类

周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。

四、通告的写作格式

通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。

署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。

通知的概念

通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

通知的种类

印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。

指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。

知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、对平级均可发送。

事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。

通知的写作格式

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文发文日期。

（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。

（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用

人员的具体职务即可。

一、通报的概念

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。

二、通报的种类

表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。

批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。

情况性通报。用于传达上级重要精神；沟通信息，互通情况，以推动本单位或全局工作。

三、通报的格式和写作要求

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。

正文表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

（一）主要事实。表彰性通报阿突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。

（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。

（三）提出要求。

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

一、报告的概念

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

二、报告的种类

综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。

专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。

三、报告的写作格式

（一）综合性报告的写法

标题事由加文种，如《关于1999年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《铜陵市人民政府关于1999工作情况的报告》。

正文把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

（二）专题报告的写法

标题由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

（三）回复报告的写法

标题与前两种报告大体相同

正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

四、报告的写作要求

（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。

（二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

（三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

公文主要文种 篇2

新中国成立以来, 党和国家在有关公文处理的法规中对公文文种的涵义与用途做出明确规定并经多次修正、补充而使之日趋完善。仅以国家行政机关公文文种为例:

1951年9月29日政务院颁布了《公文处理暂行办法》, 规定公文种类为7类12种, 即:

(1) 报告:对上级陈述或请示事项用“报告”。

签报:为报告的另一种形式。为简便迅速地处理某些重要事项, 由首长亲笔书写, 直接送上级首长批答, 不必经过普通公文手续, 只签名不用机关印信。

(2) 命令:颁布法律、条例、通则、决定、规定、办法或任免、嘉奖、惩戒、通缉、赦免以及指挥行政等均用“命令”。

(3) 指示:指导下级机关工作时用“指示”。

(4) 批复:答复下级的请示或报告事项用“批复”。

(5) 通报:对于使各机关 (不分上行、平行、下行) 周知的事项用“通报”。

通知:对于使特定的机关或人员知道的事项用“通知”。

(6) 布告:对人民公布关于法令性的事项时用“布告”。

公告:重大事件需要宣告国内国外周知时用“公告”。

通告:一般事件需要在一定范围内, 对人民或机关、团体通告周知时用“通告”。

(7) 公函:平行机关及不相隶属的机关行文时用“公函”。

便函:介绍、商洽、询问、催办等事项用“便函”, 只须个人署名或盖用机关长戳、圆章即可。

这是新中国成立后, 对公文种类及其适用范围的第一次界定。上述文种中不足之处是缺少“请示”。“报告”既用于向上级陈述事项, 也用于请示事项, 这在客观上可能是成为以后相当长时间内请示与报告相混淆的历史原因。

在此基础上, 于1957年10月3日国务院秘书厅印发了《关于公文名称和体式问题的几点意见》 (以下简称《意见》) , 对上述文种进行了第一次修订, 明确指出:“国家机关通常使用的公文名称, 应当以简化、确切和便利工作为原则。”依此原则, 《意见》仍规定公文种类为7类12种, 即: (1) 命令、令; (2) 指示; (3) 报告、请示; (4) 批复、批示; (5) 通知、通报; (6) 布告、通告; (7) 函。文种的数量不变, 但却做了较大的调整, 并进一步明确而具体地阐释了各文种的适用范围, 特别值得提出的是在这次修订中增加了命令、令、请示、批示文种。指出:“命令、令是上级机关对下级机关或人员发布的一种指挥性的文书”, 除有关规定可以发布命令的机关和人员以外, 其他的国家机关和人员不能发布命令。这一规定一直延续至今。《意见》还明确指出:“报告和请示必须分开使用, 报告中不能写请示事项, 但请示中可以反映情况, 陈述意见, 说明理由, 以便于上级处理。”请示与报告严格分开, 有利于提高办文办事的准确率, 这是文种演变过程中的一大进步。在这次修订中取消了“签报”、“便函”。

1981年2月27日国务院办公厅颁布《国家行政机关公文处理暂行办法》, 对公文种类进行了第二次修订。规定公文文种为9类15种, 即: (1) 命令、令、指令; (2) 决定、决议; (3) 指示; (4) 布告、公告、通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 报告、请示; (8) 批复; (9) 函。为适应国家经济建设和科研事业发展的需要, 在修订中增加了“指令”, 用于发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施和要求。除此, 还增加了三个重要文种:决定、决议、公告。

1987年2月18日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》, 对公文种类做第三次修订, 规定文种为10类15种, 即: (1) 命令、指令; (2) 决定、决议; (3) 指示; (4) 布告、公告、通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 报告、请示; (8) 批复; (9) 函; (10) 会议纪要。这次调整主要是增加了“会议纪要”。“会议纪要”用于传达会议议定事项和主要精神, 要求与会单位共同执行。会议纪要区别于会议决议、会议简报、会议记录等其他会议文件, 无固定行文方向, 用途广泛, 具有议决性、协议性、学术交流、信息报道等多种性质, 有一定的灵活性。但主要用于纪要备查, 因此, 不要求加盖公章。

1993年11月21日国务院办公厅对上述《办法》经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》, 将文种调整为12类13种, 即: (1) 命令 (令) ; (2) 议案; (3) 决定; (4) 指示; (5) 公告、通告; (6) 通知; (7) 通报; (8) 报告; (9) 请示; (10) 批复; (11) 函; (12) 会议纪要。在这次调整中, 为适应国家法制建设的需要, 增设了“议案”。与此同时, 为简化文种而取消了指令、决议、布告, 并将“报告”与“请示”分列为两类。

在深入调研和广泛征求意见的基础上, 国务院于2000年8月24日发布、2001年1月1日施行了《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) , 这是以国务院名义发布的第一个关于公文处理方面的法规性文件。对公文种类做第五次调整, 规定文种为13种。即: (1) 命令 (令) ; (2) 决定; (3) 公告; (4) 通告; (5) 通知; (6) 通报; (7) 议案; (8) 报告; (9) 请示; (10) 批复; (11) 意见; (12) 函; (13) 会议纪要。主要是取消了已长期不用的“指示”, 增加了“意见”。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法, 具有较大的灵活性与广泛的适用性, 集建议性、呈请性、指导性与商洽性于一身, 无固定行文方向。充分发挥“意见”的作用, 有利于广开言路, 集思广益, 加强机关之间的协商与协调。《办法》删除了“报告”用于提出意见或者建议的内容, 而更加有利于“报告”与“请示”严加区别, 使“报告”不夹带请示事项。《办法》发布后, 国务院办公厅印发了《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉的几个具体问题的处理意见》, 对“意见”文种的使用, “函”的效力以及关于“命令”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时如何区分的问题做了具体的阐释。《办法》的发布与贯彻实施推进了文种法制化的进程。

重温党与国家关于公文文种的法规及其不断修订完善的历程, 使我们进一步认识到规范文种, 维护法定文种准确性、严肃性的重要性与必要性, 也使我们更加明确应当按以下要求继续加强公文文种的规范化管理:

一、严格遵照党和国家关于文种选用的规定, 依法规范文种

首先, 制发公文必须标明法定文种。如转发公文, 不仅要标明被转发公文的标题, 而且应标明转发所用文种 (通知) , 更不宜用“说明”、“备案”、“材料”等词语代为文种;其次, 应按规定准确标明文种而不应错选, 如果在应当使用“请示”时而误用了“报告”, 就将得不到对方的批复;更不要生造文种。如将“报告”写成“汇报”或“汇报材料”, 将“请示”写成“申请”、“请求”或“请示报告”等。行文时漏写、错选或生造文种, 不仅会削弱公文的权威性, 而且会降低公文处理的准确率。

二、在法定权限范围内, 慎重使用命令、议案、条例、公告等文种

公文的制发主体是指依法成立并能够独立行使职权, 具有独立法律行为能力的组织及其负责人, 通常称为公文的法定作者。一般讲, 凡法定作者均可以自己的名义选用法定文种对外制发公文, 但有的文种有发文机关职权范围的限定, 在限定范围以外的法定作者则无权选用, 即不能越权发布不属自己权限范围之内的公文, 如:根据《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国地方各级人民代表大会和各级人民政府组织法》规定, 由国家主席、人大常务委员会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部部长、各委员会主任、地方各级人民政府及其职能机关与人员制发命令, 另外军事领导机关及其首长也可发布命令, 在此范围以外的其他单位和个人则不能发布命令、令。因此, 有些企业发布所谓的“厂长令”、“总经理任免令”是不恰当的;又如:“议案”适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。据此, 在行政系统内, “议案”只限各级人民政府使用, 其他组织在提请审议事项时则更适宜选用“提案”;再如:“条例”属法规性公文, 根据2001年11月16日国务院第321号令发布的《行政法规制定程序条例》规定:“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称‘条例’”。“条例”作为行政法规由国务院发布。《中国共产党机关公文处理条例》规定:“条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。”“条例”作为党内法规, 由党的中央组织制定。因此, 其他机关与组织不得制发“条例”。

三、在准确分析各文种用途及其相互间的联系与区别的基础上, 依据行文目的, 正确选用“请示”、“报告”与“通知”、“通报”等文种, 以免错选误用影响对公文的准确理解与办理

“报告”用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问;而“请示”则适用于向上级机关请求指示、批准。前者的行文目的是为上级机关了解下情、制定决策与指导工作提供参考, 而不要求批准或批复;后者则要求上级机关予以批复。两者虽均为上行文, 有许多不同之处, 但行文目的要求不同则是其最明显的区别点, 据此, 在行文时, “报告”中不得夹带请示事项;也不可用“报告”的文种呈报请示事项或在“请示”中汇报工作, 要防止两者的相互混淆。

又如:“通知”与“通报”虽均含有告知的意思, 并主要为下行文, 但两者性质与用途各异, “通知”多用于布置需办理或执行的事项, 要求受文者遵照办理, 而“通报”用于表彰先进, 批评错误, 传达重要精神或者情况, 旨在起到宣传教育、倡导或引起警觉与注意的作用, 因此, 必须将两者严加区别, 不宜用“通知”表扬好人好事批评错误, 当然也不宜用“通报”布置需办理、执行的事项。

四、依据行文的主要方向, 选择相应的文种

公文主要文种 篇3

关键词：公文处理;批复;规范化

Abstract： On the basis of "Party and Government Organs Document Processing Work Regulations"， the paper makes statistics of the State Council approved documents in selected period published in the “Gazette of the State Council”. By analyzing "approved" and "function" of approval documents frequency of use， type selection， structure characters and language requirements， as to whether the "notice" can be used as the approval documents， the paper discusses， guides and promotes the standard thinking of approval documents processing.

Keywords： Document processing;Aproval;Standardization

批复类公文是用于答复请示的公文种类，在党政机关应用广泛。根据2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），党政机关公文文种有15种，分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要。其中，“批复”适用于答复下级机关请示事项，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。由此可见，《条例》规定的15种法定公文中“批复”和“函”都具有批复请示的功能，但什么情况下用“批复”，什么情况下用“函”在实际应用中仍然存在不规范的现象。本文通过对《条例》施行三年来《中华人民共和国国务院公报》（以下简称《国务院公报》）所刊载的国务院批复类公文进行统计分析，进一步探讨批复类公文处理的规范化。

1  分析样本的选取

国务院作为中央人民政府，是国家最高行政机关。国务院办公厅是行政机关公文处理的最高管理机构，国务院办公厅对《条例》有解释权，负责对国家行政机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。国务院和国务院办公厅所发的公文对各级机关公文处理具有示范作用。《国务院公报》是刊载国务院文件的权威刊物，按照《政府信息公开条例》应该公开的文件全部在《国务院公报》中刊载。本文以《党政机关公文处理工作条例》正式施行后三年的《国务院公报》（2012年7月～2015年6月）共105期作为研究对象，其中2012年7月～12月17期，2013年35期，2014年35期，2015年1月～6月18期。

2  批复类公文使用情况及分析

2.1  “批复”和“函”的使用频率。表1《国务院公报》2012年7月～2015年6月刊载国务院文件情况 

从表1可见，《国务院公报》刊载的国务院公文主要是通知、意见、批复，其次为命令（令）、决定、函和通报共7种。在统计期内，《条例》规定的15种公文种类中，决议、公报、公告、通告、报告、请示、议案和纪要8种公文未见刊载。虽然《国务院公报》刊载的不是全部国务院公文，仅为主动公开的部分法规性、政策性公文，但是在统计期内517份公文中，答复请示的“批复”和“函”共85份，占刊载公文总量的16.4%。由此可见，“批复”和“函”已经成为国务院和国务院办公厅使用频率较高的公文文种。

2.2 “通知”的误用。表2《国务院公报》2012年7月～2015年6月刊载国务院批复类公文情况

从表2可见，国务院批复类公文使用的公文种类有三种，分别是批复、函和通知。以“通知”答复请示的文件7件，分别是：《国务院办公厅关于同意辽宁省县际间海域行政区划界线的通知》（国办函﹝2012﹞101号）、《国务院办公厅关于批准保定市城市总体规划的通知》（国办函﹝2012﹞144号）、《国务院办公厅关于批准绍兴市城市总体规划的通知》（国办函﹝2012﹞194号）、《国务院办公厅关于同意广东省县际间海域行政区划界线的通知》（国办函﹝2013﹞62号）、《国务院办公厅关于批准常州市城市总体规划的通知》（国办函﹝2013﹞86号）、《国务院办公厅关于批准新乡市城市总体规划的通知》（国办函﹝2013﹞93号）、《国务院办公厅关于调整河北衡水湖等4处国家级自然保护区的通知》（国办函﹝2014﹞55号）。

按照《条例》规定，“批复”和“函”可以用于答复请示事项，而“通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，因此“通知”没有答复请示功能，使用“通知”答复请示事项应属于公文文种的错误使用。另外，上述7份“通知”4份用于批准城市总体规划，而国务院2012年批准南昌市、2013年批准贵阳市和石家庄市、2014年批准长沙市和乌鲁木齐市、2015年批准珠海市和宁波市城市总体规划都是用的“批复”，分别见国函﹝2012﹞201号、国函﹝2013﹞44号、国函﹝2013﹞101号、国函﹝2014﹞45号、国函﹝2014﹞149号、国函﹝2015﹞11号、国函﹝2015﹞50号。同样内容有的用“批复”、有的用“通知”也有悖于公文的准确规范原则。因此，笔者认为，7份“通知”应使用“函”较为准确。

2.3 “批复”与“函”的选用。批复类公文最主要的特点有两个，一是行文的被动性;二是答复的针对性。^[1]所谓行文的被动性和答复的针对性，主要指批复类公文必须根据来文请示事项进行答复，也就是先有请示才有答复，针对请示进行答复。那么，什么时候用“批复”、什么时候用“函”？我们知道，“批复”与“函”的主要区别在行文方向上，“批复”是下行文，即上级机关给下级机关的公文;而“函”是平行文，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。因此，对国务院提出的请示事项，以国务院名义答复是下行文，应选用“批复”，而以国务院办公厅名义答复是平行文，应选用“函”。都是向国务院请示，为什么有的用国务院“批复”答复，有的用国务院办公厅发“函”答复呢？应把握这样一个原则：请示事项如果涉及较重大的原则、政策性问题的，一定要用“批复”答复;一般的请求事项，可以用“函”答复。各级机关发文，以机关名义或以办公厅（室）的名义行文签发程序不同，以机关名义行文需要机关负责人或主要负责人签发，而以办公厅（室）名义行文，一般要求办公厅（室）主要负责人签发。对一般的请求事项，经机关批准或同意，可以由办公厅（室）发函答复。

2.4  批复类公文结构特点。“批复”与“函”的结构基本相同，均由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。^[2]

2.4.1  标题。标题一般由发文机关名称+批复（或函复）事项+文种组成，根据请示内容，将公文主题简明扼要高度概括形成批复类公文标题，以说明全文主旨。如：《国务院关于左右江革命老区振兴规划的批复》（国函﹝2015﹞21号）、《国务院办公厅关于同意建立促进广东前海南沙横琴建设部际联席会议制度的函》（国办函﹝2014﹞12号）。有的函在文种名称前缀以修饰词“复”，更加鲜明地表明此文是针对请示事项的答复。如：《国务院办公厅关于湖南望城经济开发区升级为国家经济技术开发区的复函》（国办函﹝2014﹞24号）。统计期内《国务院公报》所刊载的11份批复类函，文种名称前有修饰词“复”的有6份，占54.5%，没有修饰词的有5份，占45.5%。

2.4.2  主送机关。通常，“批复”或“函”把报送请示的机关作为主送机关。如：《国务院关于同意设立中国（杭州）跨境电子商务综合试验区的批复》（国函﹝2015﹞44号），是针对浙江省人民政府和商务部报送的《关于设立中国（杭州）跨境电子商务综合试验区的请示》的批复，主送机关就是浙江省人民政府和商务部。但有的请示事项，除批复报送请示的机关外，还需要其他机关办理，因此往往把报送请示的机关和相关机关同时作为主送机关。如：针对原铁道部关于报请审批中国铁路总公司组建方案和公司章程的请示，《国务院关于组建中国铁路总公司有关问题的批复》（国函﹝2013﹞47号）的主送机关是交通运输部、财政部和国家铁路局。统计期内《国务院公报》所刊载的92份批复类公文中，仅把报送请示的机关作为主送机关的有65份，占70.7%，把相关机关也作为主送机关的有27份，占29.3%。

2.4.3  正文。批复类公文的正文一般包括三个部分，即批复引语、批复意见和尾语。

批复引语主要说明本文是针对某机关什么请示给予批复。要先引来文标题，来文有发文字号的，后引发文字号，再以承启语“现批复如下”、“现函复如下”引入批复意见。如：《国务院关于国家应对气候变化规划（2014年～2020年）的批复》（国函﹝2014﹞126号），针对发展改革委的请示，正文开头写道：“你委关于报送《国家应对气候变化规划（2014年～2020年）》（送审稿）的请示收悉。现批复如下。”以“函”文种回复，按照《条例》规定：“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文。……需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”也就是说，上级机关可以直接使用“批复”答复下级机关，政府职能部门经授权可以使用“函”答复不相隶属机关向自己上级机关的请示，但一定要注明“经政府同意”、“经政府批准”、“经政府领导同意”之类的过渡语。如：主送教育部的《国务院办公厅关于同意调整外语中文译写规范部际联席会议制度的函》（国办函﹝2014﹞92号）开头是“你部《关于调整外语中文译写规范部际联席会议名称、职能及成员单位的请示》（教语信﹝2014﹞5号）收悉。经国务院同意，现函复如下”。

批复意见是针对请示事项所作的答复，如有必要，同时提出要求。根据内容需要，批复意见可以有三种结构形式：其一是与批复的对象合为一个段落，采用“一段式”（见例文1）;其二是与批复的对象分为两个以上段落，不设条目，采用“多段式”（见例文2）;其三是批复意见分为若干条目，采用“条文式”（见例文3）。

例文1

国务院关于同意设立“全国交通安全日”的批复

国函﹝2012﹞195号

公安部：

你部《关于将12月2日设立为“全国交通安全日”的请示》（公部请﹝2012﹞83号）收悉。同意自2012年起，将每年12月2日设立为“全国交通安全日”。具体工作由你部商有关部门组织实施。

国务院

2012年11月18日

例文2

国务院关于同意建立国务院自由贸易试验区

工作部际联席会议制度的批复

国函﹝2015﹞18号

商务部：

你部关于建立国务院自由贸易试验区工作部际联席会议制度的请示收悉。现批复如下：

同意建立由国务院领导同志牵头负责的国务院自由贸易试验区工作部际联席会议制度。联席会议不刻制印章，不正式行文，请按照国务院有关文件精神认真组织开展工作。

附件：国务院自由贸易试验区工作部际联席会议制度

国务院

2015年2月7日

例文3

国务院关于同意存款保险制度实施方案的批复

国函〔2015〕60号

人民银行：

《中国人民银行关于报请审定〈存款保险制度实施方案〉的请示》（银发〔2015〕60号）收悉。现批复如下：

一、同意人民银行商有关部门提出的存款保险制度实施方案，请人民银行会同有关部门按照《存款保险条例》等法律法规规定认真组织实施。

二、存款保险基金由人民银行设立专门账户，分账管理，单独核算，管理工作由人民银行承担。在存款保险基金积累较为充足且其他条件成熟时，可按程序设立独立机构，履行存款保险职能。

三、人民银行要会同有关部门按照党中央、国务院决策部署，根据职责分工，加强协调配合，形成工作合力，确保存款保险制度平稳出台和有效运行。重大情况及时报国务院。

国务院

2015年3月20日

从统计期内《国务院公报》所刊载的92份批复类公文看，批复意见答复请示的“批复”或“函”中，批复意见主要采用“条文式”，占75%，这种方式层次清楚、逻辑严密、直观明了，便于准确执行。

批复类公文的尾语可以用“此复”、“特此批复”、“特此函复”作为结束语，也可以不用尾语，体现此类公文语言简练的要求。统计期内《国务院公报》所刊载的92份批复类公文均无尾语。

2.4.4  落款。公文落款包括发文机关署名和成文日期。发文机关署名要署发文机关全称或者规范化简称。国务院所属机构的规范化简称依据《国务院办公厅秘书局关于印发国务院机构简称的通知》（国办秘函﹝2013﹞12号）确定，省级以下政府机构简称，参照国务院机构简称，一般由各级政府办公厅（室）发文明确。不规范的机构简称会影响公文的权威性和严肃性。常见的错误简称有：发改委、人社厅（局）、住建厅（局）、卫计委、交通厅（局）、药监局等，应简称为发展改革委、人力资源社会保障厅（局）、住房城乡建设厅（局）、人口计生委、交通运输厅（局）、食品药品监管局等。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

2.5  批复类公文语言要求。批复类公文既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，表示的是上级机关的结论性意见，应体现发文的权威和执行力，因此，在语言使用上多用“要、必须、严格、不得”等指令性语言。批复类公文用语力求简明扼要，用语精练，严谨准确，不累赘，不重复，绝不能用有歧义的词语，要用最少的文字，准确严密地表达丰富的内容。

3  结语

批复类公文是上级机关答复下级机关请示事项的重要公文类别，使用频率较高。从《党政机关公文处理工作条例》出发，通过对近三年《国务院公报》刊载的国务院批复类公文进行统计分析，笔者认为，批复类公文可以使用“批复”和“函”两类文种，“批复”是以机关名义上对下的下行文，“函”是以机关办公厅（室）名义对请示机关的平行文，批复类公文又有其特定的结构特点和语言要求，准确把握批复类公文的特点和要求必将促进公文处理的规范化，提高执行效果。

参考文献：

[1]张南平.答复类公文的特点、写作模式与文种辨析[J].应用写作，2010（9）：16.

[2]龚仕文.批复类公文的写作格式与要点[J].应用写作，2005（7）：14.

公文文种意见 篇4

一、指导思想

全面贯彻党的和十八届三中、四中、五中全会精神，深入贯彻系列重要讲话，特别是今年以来两次针对黑龙江发展所作重要讲话精神，紧紧围绕“五位一体”总体布局和“四个全面”战略布局，牢固树立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，按照党中央、国务院精准扶贫、精准脱贫决策部署，以脱贫实效为依据，以群众认可为标准，建立严格、规范、透明的贫困退出机制，确保以前，现行国家扶贫标准和省扶贫标准以下农村贫困人口实现脱贫销号，贫困村脱贫出列，贫困县脱贫摘帽，如期实

现脱贫攻坚目标。

二、基本原则

——坚持实事求是。注重脱贫质量，防止虚假脱贫，对稳定达到脱贫标准的要及时退出，新增贫困人口或返贫人口要及时纳入扶贫范围，确保贫困退出反映客观实际、经得起检验。

——坚持分级负责。实行省负总责,市(地)、县(市)分级负责，层层抓落实的工作机制。按照省制定的退出标准和程序，市(地)、县(市)制定本地脱贫规划、年度计划和实施办法，抓好组织实施和监督检查。市(地)扶贫开发领导小组负责督促指导、抽查核查、审核评估、备案登记等工作。县(市)党委和政府对贫困退出负有主体责任，负责汇总数据，甄别情况，具体落实，确保贫困退出工作有序推进。

——坚持规范操作。严格执行退出标准和退出程序，切实做到程序公开、数据准确、档案完整、结果公正。贫困人口退出必须实行民主评议，贫困村、贫困县退出必须进行审核审查，退出结果公示公告，让群众参与评价，做到全程透明。强化监督检查，开展第三方评估，确保脱贫结果真实可信。

——坚持正向激励。贫困人口、贫困村、贫困县退出后，在攻坚期内国家和省原有扶贫政策保持不变，支持力度不减，留出缓冲期，确保实现稳定脱贫。对提前退出且经国家认定的贫困县，省委、省政府给予通报表扬和奖励。

三、退出标准

(一)贫困人口退出。贫困人口退出以户为单位，主要衡量标准是国家标准贫困户年人均纯收入稳定超过国家扶贫标准、省标准贫困户年人均纯收入稳定超过省扶贫标准，且吃穿不愁，义务教育阶段的家庭学生无因贫辍学，参加新型农村合作医疗，大病得到救助，住房安全有保障，实现饮水安全。

(二)贫困村退出。贫困村退出以贫困发生率为主要衡量标准，统筹考虑村内基础设施、基本公共服务、产业发展、集体经济收入等综合因素。原则上贫困村贫困发生率降至2%以下，贫困村的中心屯通水泥(沥青)路，通宽带、通广播有线电视，有卫生室、有医生，有文化活动场所。

(三)贫困县退出。国家级贫困县和省级贫困县退出以贫困发生率为主要衡量标准。原则上贫困县贫困发生率降至2%以下。

四、退出程序

(一)贫困户退出

1.民主评议。由村“两委”组织召开具有广泛代表性的村民代表大会进行民主评议，按照年度贫困户退出计划，初步评议出拟退出贫困户名单。

2.核实认可。经村“两委”、驻村工作队和第一书记核实，得到拟退出贫困户认可。对贫困户是否应退出有异议的，由村“两委”、驻村工作队和第一书记组织村民代表再核实确认，拟定贫困户退出名单。

3.村内公示。拟退出贫困户名单在村内公示，公示时间不少于7天。

4.公告退出。经公示无异议后，公告退出，并在全国扶贫开发信息管理系统贫困人口中销号。

(二)贫困村退出

1.调查核实。县扶贫开发领导小组组织相关部门，按照年度贫困村退出计划，对拟退出的贫困村入村调查、摸底核实，拟定贫困村退出名单。

2.乡(镇)公示。在乡(镇)所在地公示，公示时间不少于7天。

3.公告退出。经公示无异议后，公告退出，由县扶贫开发领导小组报市(地)扶贫开发领导小组和省扶贫开发领导小组备案，并在全国扶贫开发信息管理系统中进行脱贫出列标注。

(三)贫困县退出

1.贫困县申请。贫困县扶贫开发领导小组根据本县贫困发生率情况，提出退出申请，报市(地)扶贫开发领导小组。

2.市级初审。市(地)扶贫开发领导小组根据贫困县退出申请，组织相关力量，对照贫困县退出标准，对贫困县退出进行初审并组织第三方评估，结果报省扶贫开发领导小组。

3.省级核查。省扶贫开发领导小组根据市(地)扶贫开发领导小组初审结果，组织相关力量，对拟退出的贫困县进行核查。

4.公示征求意见。省扶贫开发领导小组核查确定贫困县退出名单后，在省级主流媒体或政府门户网站上向社会公示征求意见，公示时间不少于7天。

5.上报审批。公示无异议的，国家级贫困县由省扶贫开发领导小组审定后，向国务院扶贫开发领导小组报告。省级贫困县由省扶贫开发领导小组向省政府报告。

6.评估检查。国务院扶贫开发领导小组将组织中央和国家机关有关部门及相关力量对国家级贫困县退出情况进行专项评估检查。省扶贫开发领导小组将组织有关部门和相关力量对省级贫困县退出情况进行专项评估检查。

7.批准退出。经国务院扶贫开发领导小组专项评估检查，符合退出标准的国家级贫困县，由省政府批准退出。经省扶贫开发领导小组专项评估检查，符合退出标准的省级贫困县，由省政府批准退出。

五、退出后的扶持政策

贫困人口、贫困村退出后，在攻坚期内可继续享受国家和省扶贫相关政策。防止出现边脱贫、边返贫现象，切实做到贫困户、贫困村稳定脱贫。

贫困县退出后，在攻坚期内国家和省原有扶贫政策保持不变，并对率先脱贫摘帽的贫困县，以砍块到县财政扶贫资金予以适当奖励。各市(地)可结合本地实际，制定相应奖励政策，鼓励贫困县率先脱贫摘帽。

贫困县退出后，解除《国务院扶贫开发领导小组关于建立贫困县约束机制的通知》和《黑龙江省人民政府扶贫开发领导小组关于印发〈黑龙江省贫困县约束机制实施意见〉的通知》中规定的相关约束事项，从退出的次年起不再参与贫困县考核。

六、工作要求

(一)切实加强领导。各市(地)、县(市)党委和政府要高度重视贫困退出工作，加强组织领导和统筹协调，认真履行职责。地方各级扶贫开发领导小组要层层抓落实，精心组织实施。贫困户和贫困村脱贫由县(市)扶贫开发领导小组负责抓好落实，贫困县脱贫摘帽由市(地)扶贫开发领导小组负责抓好落实。地方各级扶贫部门要认真履职，当好党委和政府的参谋助手，协调有关方面做好调查核实、公示公告、备案管理、信息录入等工作。贫困退出年度任务完成情况纳入省对市(地)、县(市)扶贫开发工作考核。

(二)制定退出方案。各市(地)、县(市)要按照本实施意见的要求，因地制宜制定贫困退出具体方案，明确实施办法和工作程序。退出方案要符合脱贫攻坚实际情况，既要看减贫数量，更要看脱贫质量，不提不切实际的指标，防止片面追求脱贫进度。

(三)完善退出机制。贫困退出工作涉及面广、政策性强，要在实施过程中逐步完善。要做好跟踪研判，及时发现和解决退出机制实施过程中的苗头性、倾向性问题。要认真开展效果评估，确保贫困退出机制的正向激励作用。

常用公文文种的特点 篇5

一、“条例”“规定”“办法”间的区别

“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽;内容高度概括;有效的时间与空间范围广阔，稳定性强;对制定与发布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”(见1987年4月21日国务院发布的《行政法规制定程序暂行条例》)党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”(见5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》);一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和发布机关的地位无严格限制;所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些;内容详尽具体，针对性强;一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”规范性公文(内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善)，也可以是“执行的”规范性公文(直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明)。但从实际使用情况看，规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些;针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性;除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。

二、“决定”与“命令”的区别

“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用;在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点;在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。

三、“指示”与“命令”的区别

“指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”;在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务;在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。

四、“指示”与“决定”的区别

与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定;其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些;“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性;“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处置具体问题，甚至变通执行某些具体要求。

五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别

与“命令”“决定”“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化(这也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因)，告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格(批转)、生效(发布)扩展有效范围(转发)的程序。

六、“批复”与“指示”(或指示性通知)的区别

“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性?上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较专指单一;“批复”只用于回复请示的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。

七、“通报”与“通知”的区别

“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为;有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求;发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。

八、“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作;“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微;“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛 ，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

九、“通告”与“公告”的区别

“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛;“公告”的事项更加重大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容;“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限;“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。

十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别

“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密;直接公开，即制成之后直接公之于众，而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达;“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制;“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项;“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。

十一、“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此;“通知”中的规则更带有政策性而非规范性，因而稳定性不如规范性公文;“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分，而这些成分在规范性公文中一般没有;“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力;“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程;“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。

十二、“请示”与“报告”的区别

“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达指示，请求其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问，不能带有“呈请”事项;“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文;“请示”必须是形成于事情发生之前

公文写作的基本要求

重难点内容提示

(一)行政公文的概念和特点

1、行政公文的概念

公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。

另一种解释是公文在党政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

还有一种解释是公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有直接效用和规范体式的文书。

广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。它不仅多到了数不胜数的地步，而且随着社会发展的脚步，总是不断地有新的文体产生。

狭义的公文，是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。这两大类公文的文种彼此多数相同或近似，也有一些区别。这些公文文种都是在机关工作中使用频率较高的。

2、行政公文的特点

一是法定的作者

行政公文是由法定的作者拟制和发布的。所谓法定的作者，指的是依据法律和有关规定成立的能够行使职能的组织或单位。有的行政公文以国家领导人或机关首长的名义发布，这并不代表个人，而仅仅是制发机关领导人行使自己职权的一种表现，行政公文所反映的也应是领导人所在机关或组织的集体意图。

二是严格的政策性

行政公文的政策性是由其反映的内容决定的。国家制定的一系列政策、法律法规都是以行政公文的形式下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。各级行政机关、团体、企事业单位行文时，必须与国家的方针政策相一致，以严格保证国家各项政策的贯彻落实。

三是法定的权威性

行政公文是由行政机关、团体、企事业单位及其领导人，为了特定的目的而制作和颁发的，其法定的权威性主要体现在：一是国家政权赋予发文机关或单位法定的地位和职权;二是国家从法律和行政措施上对行政公文的权威性给予可靠的保证，要求受文者的思想、行为受到文件的约束、规范、做到令行禁止;三是行政公文的内容的合法性，能够代表着最广大人民群众的根本利益。

四是体式的规范性