公文写作文种（共7篇）
公文写作文种 篇1
关于表彰全省优秀农民工和农民工工作先进集体的决定
各市、县人民政府，省农民工工作领导小组各成员单位：
农民工是改革开放和工业化、城镇化进程中涌现的一支新型劳动大军，是产业工人的重要组成部分，是推动经济社会发展的重要力量。近年来，各地各有关部门和单位认真贯彻落实国家和省的决策部署，致力于解决农民工问题，取得了显著成绩，产生了一批农民工工作先进集体;广大农民工主动融入城市社会，积极投身江苏“两个率先”伟大实践，为促进经济社会又好又快发展作出了重要贡献，在各行各业涌现出一大批优秀农民工。
为宣传优秀农民工的突出业绩，树立农民工工作先进典型，激励广大农民工和农民工工作机构学习先进、自强不息、努力工作，进一步营造全社会关爱农民工、关心支持农民工工作的良好氛围，决定对王修小等100名优秀农民工、南京市宁工小学等30 个农民工工作先进集体给予表彰。
希望受表彰的优秀农民工和农民工工作先进集体发扬成绩、再接再厉，不断创造新的业绩。全省各地各有关部门和广大群众要以他们为榜样，深入贯彻落实科学发展观，解放思想，开拓进取，敬业奉献，扎实工作，为把江苏的明天建设得更加美好而努力奋斗。
根据《国务院关于解决农民工问题的若干意见》(国发?__?5 号)精神，对受表彰的100 名全省优秀农民工，根据本人意愿，准予其将户口由原籍所在地迁入就业地城镇落户。落户的具体手续，由优秀农民工所在单位或个人向各地县级以上劳动保障部门农民工工作机构申请办理。
附件：
1、全省优秀农民工名单
2、全省农民工工作先进集体名单
20__年_月_日
公文写作文种 篇2
一、报告与请示的混用
“报告”与“请示”是许多文秘人员常错用的两种文体, 该用“请示”的却用了“报告”或者使用“请示报告”这么一个不存在的文种情况现象十分突出。
例1、××市××区人民政府关于设立××市台商高新工业区的
请示报告
××市人民政府:
近年来, 我区积极利用区位优势, 不断改善投资环境, 努力提高服务水平, 外向型经济发展迅速, 形成了以市级××工业园区为龙头的工业发展布局……要求在我区设立××市台商高新工业区。特请示报告如下:
以上报告当否, 请批示。
二OO二年八月二十四日
例2、关于给予解决救灾款的报告
东政字 (2001) 06号
××县人民政府:
我乡地处本县边远山区, 又有少数民族居住, 是老、少、边穷乡。2000年遭受特大洪灾, 经济损失严重;今年又遭百年干旱, 水稻种植面积原计划五千六百亩, 实际只种二百八十五亩, 其中严重受害面积有一千多亩。所种烤烟、红薯一律未能收获。因干旱造成的直接经济损失达五十多万元。为此, 特向县人民政府请求拨给救灾款二十万元。
以上报告, 请批准
东山乡人民政府
二OO一年十月十日
这两篇例文最主要的错误在于把报告与请示并用、误用。从内容上来看, 例文1、2都是要求解决问题的, 需要上级答复或批准的, 文种都应该为“请示”。例文1却把请示与报告这两种文种混为一谈, 错误的并列使用, 标题中应删去“报告”二字;例文2是误用了文种, 标题应换成《关于拨发救灾款的请示》。
请示和报告有所不同。请示适用于向上级机关请求指示、批准。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时使用文种。党的机关行文时, 报告还用于向上级提出建议。在以下几种情况下, 要使用请示而不要用报告:属于上级机关明确规定必须请示批准才能办理的情况下;对现行方针政策、法律法规不甚了解, 有待上级明确答复才能办理的情况下;工作出现了新情况、新问题, 而又无章可循, 或有了处理办法, 但不知是否可行, 有待上级明确才能办理的情况下;因情况特殊, 难以执行现行规定, 有待上级重新明确才能办理的情况下;因本机关意见分歧, 无法统一, 难以开展工作, 有待上级裁决的情况下;事情重大, 但心中无底, 需要上级同意的情况下。
二、通告与通知的混用
通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。通告作为国家行政机关使用的一种重要公文, 一般有四个方面的特点:一是从制发单位来看, 它的使用者主要是行政管理部门, 国有企事业单位在其内部也可以使用通告周知有关事项及应遵守的事宜。二是从受文对象来看, 他主要面对的是一定范围内的单位和群众。三是从内容上来看, 通告既可宣布大家应该遵守的事项, 也可向人们告知需要知道的事项。四是从作用上来看, 它既对人们的行为具有法定约束行为, 也具有传达与告知作用。通知属于知照性公文, 它是转发上级机关或不相隶属机关的公文, 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项, 任免人员时使用的公文文种。
例1、中国证券监督管理委员会
国家经济贸易管理委员会
关于申请境外期货业务有关问题的通知
证监期货字[1999]14号
例2、天津市人民政府关于颁布
《天津市关于重大安全事故行政责任追究的规定》的通告津政发[2001]60号
各区、县人民政府, 各委、局, 各直属单位:
现将《天津市关于重大安全事故行政责任追究的规定》予以发布, 望遵照执行。
二OO一年八月十三日
例1是1999年10月巧日联合发文, 该文件是对不特定人的告知, 不应该使用“通知”, 而应该使用“通告”。例2是政府行政机关发布相关法规和规章的公文, 属于发布性通知, 因此应该将“通告”改为“通知”。
“通知”和“通告”的混用源于两者都具有知照性。但是在知照性这一点上两者有着明确的分工。“通告”的公布性表明“通告”是对不特定人的告知, 而“通知”的传达性表明“通知”是对特定人的告知。反映在公文行款上, “通告”由于是对不特定人的告知, 因而无主送项目, 而“通知”是对特定人的告知, 必须标明主送机关。
三、公报与公告的混用
公报是党的机关公文中的主要文种之一, 适用于公开发布重要决定或者事件。人大、行政、军事机关的主要公文文种中, 虽然没有公报, 但在公布一些重大事件以及外事活动情况时, 实际上也使用公报, 如统计公报、新闻公报等。而公告是向国内外宣布重要事项或法定事项时使用的文种。
例1、中国共产党第十六届中央委员会
第六次全体会议公告
(2006年10月11日中国共产党第十六届中央委员会第六次全体会议通过)
例2、国家测绘局关于启用
珠穆朗玛峰高程新数据的公报
根据《中华人民共和国测绘法》, 经国务院批准并授权, 国家测绘局公布珠穆朗玛峰高程新数据, 即日起在行政管理、新闻传播、对外交流、公开出版的地图、教材及社会公众活动中使用。
珠穆朗玛峰顶岩石面海拔高程8848.43米。
参数:珠穆朗玛峰顶岩石面高程测量精度±0.21米, 峰顶冰雪深度3.50米。
原1975年公布的珠穆朗玛峰高程新数据停止使用。
特此公告
国家测绘局
二OO五年十月九日
例1属于党的机关公开发布的重要决定, 属于会议公报, 因此, 应该将公告改为公报。例2属于向国内外宣布重要事项, 属于公告文种, 因此, 应该将公报改为公告。
公告与公报具有相同之处也有不同之处。公告与公报的相同之处在于, 公告也具有告知对象的广泛性, 制发机关的级别高, 宣布的事项比较重大;但是公告与公报的不同点主要是:公告多用于宣布重大消息, 内容一般十分简要, 而公报一般是比较详细具体地报道某一重要会议或者重要事项的内容。另外也可以单独从公报的特点来区分两种的不同。公报具有以下特点:一是受文对象的广泛性。二是内容的庄重性。三是强烈的新闻性。四是制发机关的特定性, 它的使用者都是党和国家的高级机关, 一般机关不用公报发布情况。
四、函和请示、批复的混用
函是不相隶属机关之间商洽工作, 询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项时使用的文种。请示主要适用于向上级机关请求请示、批准。批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。它的内容除了直接回答所请示的事项以外, 无需涉及其他问题。作为答复性的下行公文, 它具有以下特点:一是专一性。它是专门针对下级机关“请示”这一文种使用的, 回答的问题是请示中的具体事项。先有请示, 才有批复, 又属被动行文。二是指示性。批复要对下级机关提出的具体问题进行答复, 往往要求下级机关将执行情况上报, 以便检查了解。因而, 从行文效能上看, 批复具有指示性。三是政策性。批复的本身往往体现了上级机关在这一问题上的政策精神。在现实中不重视“函”, 不能正确使用“函”的现象仍然存在, “函”的功能往往被“请示”和“批复”等文种所代替, 以致造成文种错用。
1、“函”具有“答复问题”的功能, 但不能代替“批复”
例1、国务院关于同意云南省撤销保山地区设立地级保山市的函
云南省人民政府:
你省《关于撤销保山地区设立地级保山市的示》 (云政发[2000]141号) 及有关补充请示收悉。现批复如下:
保山市的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置, 所需人员编制和经费由你省自行解决。
国务院
例1中根据行文内容来看, 属于对下级机关请示的答复, 应该使用批复。所以, 将“函”改为“批复”。依据《办法》之规定, “批复”适用于“答复下级机关的请示事项”, 这里明确指出了“批复”是答复请示事项的, 但现实使用中往往出现用“函 (复函) ”代替“批复”答复问题的情况。对这种“函”的答复可用“复函”也可以用“批复”, 这些提法是不科学的。为了维护公文的严肃性, 答复下级机关的请示问题只能用“批复”, 而不能使用函复。所以, 公文的实际运作, 公文的研究和教学, 都必须以《办法》为依据。
2.“函”具有向有关主管部门 (无隶属关系) “请求批准”的功效, 不应被“请示”所混用
例2、广州××局销售公司恳求批准函
××局销办函[1996]5号
广州××局:
我销售公司从去年十月成立以来, 国内商务运动日益增多, 经常有许多文件、合同、契约、材料需要复印, 为便于工作, 我们拟购置一台复印机, 请给予批准。
可否, 请批复。
广州××局销售公司 (盖章)
一九九六年一月十日
例2中采用的是一种函的文种, 在这里就不适合采用请示。这是因为函是“不相隶属机关”之间的请求批准的一种公文文种。这里的“不相隶属机关”, 除了机关之间不属于同一组织系统, 没有管辖与被管辖的隶属关系外, 还包括同级机关, 即同一组织系统的同层级的机关。因此, 这里的“不相隶属机关”排除了使用“请示”的隶属上级机关。换一角度说, 主送机关为上级机关时, 用“请示”而不能用“函”。主送机关为“不相隶属机关”时, 用“函”而不能用“请示”。
在这里, 我们只谈了几种比较易混的常用公文文种的辨析, 其实在日常的行政工作中, 我们还会遇到其他几种公文的使用。这就要求我们一定要按文件规定行文, 在行文前要考虑好行文目的、行文内容、行文对象等因素, 行文后要仔细审核, 确保文种的正确使用。
摘要：本文对公文写作中几种常见的文种进行了辨析, 通过举例论证的方法进行了详细的阐述, 以此来有效避免文种之间的混用现象发生, 达到正确使用各类公文文种的目的。
关键词：公文,文种,使用,辨析
参考文献
[1]房庆、李志祥、沙增斌, 国家行政机关公文格式国家标准应用指南[M], 北京:中国标准出版社, 2000。
[2]包锦阳, 八组容易混淆的行政公文文种辨析[J], 档案学通讯, 2009 (3) :36-39。
[3]宋球勋, 机关公文文种辨析 (上) [J], 徐州教育学院学报, 2001 (4) :112-114。
[4]魏文涛, 几种容易错用的公文文种的辨析[J], 龙岩学院学报, 2005 (23) :75-76。
公文写作文种 篇3
关键词：公文处理;批复;规范化
Abstract： On the basis of "Party and Government Organs Document Processing Work Regulations"， the paper makes statistics of the State Council approved documents in selected period published in the “Gazette of the State Council”. By analyzing "approved" and "function" of approval documents frequency of use， type selection， structure characters and language requirements， as to whether the "notice" can be used as the approval documents， the paper discusses， guides and promotes the standard thinking of approval documents processing.
Keywords： Document processing;Aproval;Standardization
批复类公文是用于答复请示的公文种类，在党政机关应用广泛。根据2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），党政机关公文文种有15种，分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要。其中，“批复”适用于答复下级机关请示事项，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。由此可见，《条例》规定的15种法定公文中“批复”和“函”都具有批复请示的功能，但什么情况下用“批复”，什么情况下用“函”在实际应用中仍然存在不规范的现象。本文通过对《条例》施行三年来《中华人民共和国国务院公报》（以下简称《国务院公报》）所刊载的国务院批复类公文进行统计分析，进一步探讨批复类公文处理的规范化。
1 分析样本的选取
国务院作为中央人民政府，是国家最高行政机关。国务院办公厅是行政机关公文处理的最高管理机构，国务院办公厅对《条例》有解释权，负责对国家行政机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。国务院和国务院办公厅所发的公文对各级机关公文处理具有示范作用。《国务院公报》是刊载国务院文件的权威刊物，按照《政府信息公开条例》应该公开的文件全部在《国务院公报》中刊载。本文以《党政机关公文处理工作条例》正式施行后三年的《国务院公报》（2012年7月～2015年6月）共105期作为研究对象，其中2012年7月～12月17期，2013年35期，2014年35期，2015年1月～6月18期。
2 批复类公文使用情况及分析
2.1 “批复”和“函”的使用频率。表1《国务院公报》2012年7月～2015年6月刊载国务院文件情况
从表1可见，《国务院公报》刊载的国务院公文主要是通知、意见、批复，其次为命令（令）、决定、函和通报共7种。在统计期内，《条例》规定的15种公文种类中，决议、公报、公告、通告、报告、请示、议案和纪要8种公文未见刊载。虽然《国务院公报》刊载的不是全部国务院公文，仅为主动公开的部分法规性、政策性公文，但是在统计期内517份公文中，答复请示的“批复”和“函”共85份，占刊载公文总量的16.4%。由此可见，“批复”和“函”已经成为国务院和国务院办公厅使用频率较高的公文文种。
2.2 “通知”的误用。表2《国务院公报》2012年7月～2015年6月刊载国务院批复类公文情况
从表2可见，国务院批复类公文使用的公文种类有三种，分别是批复、函和通知。以“通知”答复请示的文件7件，分别是：《国务院办公厅关于同意辽宁省县际间海域行政区划界线的通知》（国办函﹝2012﹞101号）、《国务院办公厅关于批准保定市城市总体规划的通知》（国办函﹝2012﹞144号）、《国务院办公厅关于批准绍兴市城市总体规划的通知》（国办函﹝2012﹞194号）、《国务院办公厅关于同意广东省县际间海域行政区划界线的通知》（国办函﹝2013﹞62号）、《国务院办公厅关于批准常州市城市总体规划的通知》（国办函﹝2013﹞86号）、《国务院办公厅关于批准新乡市城市总体规划的通知》（国办函﹝2013﹞93号）、《国务院办公厅关于调整河北衡水湖等4处国家级自然保护区的通知》（国办函﹝2014﹞55号）。
按照《条例》规定，“批复”和“函”可以用于答复请示事项，而“通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，因此“通知”没有答复请示功能，使用“通知”答复请示事项应属于公文文种的错误使用。另外，上述7份“通知”4份用于批准城市总体规划，而国务院2012年批准南昌市、2013年批准贵阳市和石家庄市、2014年批准长沙市和乌鲁木齐市、2015年批准珠海市和宁波市城市总体规划都是用的“批复”，分别见国函﹝2012﹞201号、国函﹝2013﹞44号、国函﹝2013﹞101号、国函﹝2014﹞45号、国函﹝2014﹞149号、国函﹝2015﹞11号、国函﹝2015﹞50号。同样内容有的用“批复”、有的用“通知”也有悖于公文的准确规范原则。因此，笔者认为，7份“通知”应使用“函”较为准确。
2.3 “批复”与“函”的选用。批复类公文最主要的特点有两个，一是行文的被动性;二是答复的针对性。[1]所谓行文的被动性和答复的针对性，主要指批复类公文必须根据来文请示事项进行答复，也就是先有请示才有答复，针对请示进行答复。那么，什么时候用“批复”、什么时候用“函”？我们知道，“批复”与“函”的主要区别在行文方向上，“批复”是下行文，即上级机关给下级机关的公文;而“函”是平行文，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。因此，对国务院提出的请示事项，以国务院名义答复是下行文，应选用“批复”，而以国务院办公厅名义答复是平行文，应选用“函”。都是向国务院请示，为什么有的用国务院“批复”答复，有的用国务院办公厅发“函”答复呢？应把握这样一个原则：请示事项如果涉及较重大的原则、政策性问题的，一定要用“批复”答复;一般的请求事项，可以用“函”答复。各级机关发文，以机关名义或以办公厅（室）的名义行文签发程序不同，以机关名义行文需要机关负责人或主要负责人签发，而以办公厅（室）名义行文，一般要求办公厅（室）主要负责人签发。对一般的请求事项，经机关批准或同意，可以由办公厅（室）发函答复。
2.4 批复类公文结构特点。“批复”与“函”的结构基本相同，均由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。[2]
2.4.1 标题。标题一般由发文机关名称+批复（或函复）事项+文种组成，根据请示内容，将公文主题简明扼要高度概括形成批复类公文标题，以说明全文主旨。如：《国务院关于左右江革命老区振兴规划的批复》（国函﹝2015﹞21号）、《国务院办公厅关于同意建立促进广东前海南沙横琴建设部际联席会议制度的函》（国办函﹝2014﹞12号）。有的函在文种名称前缀以修饰词“复”，更加鲜明地表明此文是针对请示事项的答复。如：《国务院办公厅关于湖南望城经济开发区升级为国家经济技术开发区的复函》（国办函﹝2014﹞24号）。统计期内《国务院公报》所刊载的11份批复类函，文种名称前有修饰词“复”的有6份，占54.5%，没有修饰词的有5份，占45.5%。
2.4.2 主送机关。通常，“批复”或“函”把报送请示的机关作为主送机关。如：《国务院关于同意设立中国（杭州）跨境电子商务综合试验区的批复》（国函﹝2015﹞44号），是针对浙江省人民政府和商务部报送的《关于设立中国（杭州）跨境电子商务综合试验区的请示》的批复，主送机关就是浙江省人民政府和商务部。但有的请示事项，除批复报送请示的机关外，还需要其他机关办理，因此往往把报送请示的机关和相关机关同时作为主送机关。如：针对原铁道部关于报请审批中国铁路总公司组建方案和公司章程的请示，《国务院关于组建中国铁路总公司有关问题的批复》（国函﹝2013﹞47号）的主送机关是交通运输部、财政部和国家铁路局。统计期内《国务院公报》所刊载的92份批复类公文中，仅把报送请示的机关作为主送机关的有65份，占70.7%，把相关机关也作为主送机关的有27份，占29.3%。
2.4.3 正文。批复类公文的正文一般包括三个部分，即批复引语、批复意见和尾语。
批复引语主要说明本文是针对某机关什么请示给予批复。要先引来文标题，来文有发文字号的，后引发文字号，再以承启语“现批复如下”、“现函复如下”引入批复意见。如：《国务院关于国家应对气候变化规划（2014年～2020年）的批复》（国函﹝2014﹞126号），针对发展改革委的请示，正文开头写道：“你委关于报送《国家应对气候变化规划（2014年～2020年）》（送审稿）的请示收悉。现批复如下。”以“函”文种回复，按照《条例》规定：“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文。……需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”也就是说，上级机关可以直接使用“批复”答复下级机关，政府职能部门经授权可以使用“函”答复不相隶属机关向自己上级机关的请示，但一定要注明“经政府同意”、“经政府批准”、“经政府领导同意”之类的过渡语。如：主送教育部的《国务院办公厅关于同意调整外语中文译写规范部际联席会议制度的函》（国办函﹝2014﹞92号）开头是“你部《关于调整外语中文译写规范部际联席会议名称、职能及成员单位的请示》（教语信﹝2014﹞5号）收悉。经国务院同意，现函复如下”。
批复意见是针对请示事项所作的答复，如有必要，同时提出要求。根据内容需要，批复意见可以有三种结构形式：其一是与批复的对象合为一个段落，采用“一段式”（见例文1）;其二是与批复的对象分为两个以上段落，不设条目，采用“多段式”（见例文2）;其三是批复意见分为若干条目，采用“条文式”（见例文3）。
例文1
国务院关于同意设立“全国交通安全日”的批复
国函﹝2012﹞195号
公安部：
你部《关于将12月2日设立为“全国交通安全日”的请示》（公部请﹝2012﹞83号）收悉。同意自2012年起，将每年12月2日设立为“全国交通安全日”。具体工作由你部商有关部门组织实施。
国务院
2012年11月18日
例文2
国务院关于同意建立国务院自由贸易试验区
工作部际联席会议制度的批复
国函﹝2015﹞18号
商务部：
你部关于建立国务院自由贸易试验区工作部际联席会议制度的请示收悉。现批复如下：
同意建立由国务院领导同志牵头负责的国务院自由贸易试验区工作部际联席会议制度。联席会议不刻制印章，不正式行文，请按照国务院有关文件精神认真组织开展工作。
附件：国务院自由贸易试验区工作部际联席会议制度
国务院
2015年2月7日
例文3
国务院关于同意存款保险制度实施方案的批复
国函〔2015〕60号
人民银行：
《中国人民银行关于报请审定〈存款保险制度实施方案〉的请示》（银发〔2015〕60号）收悉。现批复如下：
一、同意人民银行商有关部门提出的存款保险制度实施方案，请人民银行会同有关部门按照《存款保险条例》等法律法规规定认真组织实施。
二、存款保险基金由人民银行设立专门账户，分账管理，单独核算，管理工作由人民银行承担。在存款保险基金积累较为充足且其他条件成熟时，可按程序设立独立机构，履行存款保险职能。
三、人民银行要会同有关部门按照党中央、国务院决策部署，根据职责分工，加强协调配合，形成工作合力，确保存款保险制度平稳出台和有效运行。重大情况及时报国务院。
国务院
2015年3月20日
从统计期内《国务院公报》所刊载的92份批复类公文看，批复意见答复请示的“批复”或“函”中，批复意见主要采用“条文式”，占75%，这种方式层次清楚、逻辑严密、直观明了，便于准确执行。
批复类公文的尾语可以用“此复”、“特此批复”、“特此函复”作为结束语，也可以不用尾语，体现此类公文语言简练的要求。统计期内《国务院公报》所刊载的92份批复类公文均无尾语。
2.4.4 落款。公文落款包括发文机关署名和成文日期。发文机关署名要署发文机关全称或者规范化简称。国务院所属机构的规范化简称依据《国务院办公厅秘书局关于印发国务院机构简称的通知》（国办秘函﹝2013﹞12号）确定，省级以下政府机构简称，参照国务院机构简称，一般由各级政府办公厅（室）发文明确。不规范的机构简称会影响公文的权威性和严肃性。常见的错误简称有：发改委、人社厅（局）、住建厅（局）、卫计委、交通厅（局）、药监局等，应简称为发展改革委、人力资源社会保障厅（局）、住房城乡建设厅（局）、人口计生委、交通运输厅（局）、食品药品监管局等。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
2.5 批复类公文语言要求。批复类公文既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，表示的是上级机关的结论性意见，应体现发文的权威和执行力，因此，在语言使用上多用“要、必须、严格、不得”等指令性语言。批复类公文用语力求简明扼要，用语精练，严谨准确，不累赘，不重复，绝不能用有歧义的词语，要用最少的文字，准确严密地表达丰富的内容。
3 结语
批复类公文是上级机关答复下级机关请示事项的重要公文类别，使用频率较高。从《党政机关公文处理工作条例》出发，通过对近三年《国务院公报》刊载的国务院批复类公文进行统计分析，笔者认为，批复类公文可以使用“批复”和“函”两类文种，“批复”是以机关名义上对下的下行文，“函”是以机关办公厅（室）名义对请示机关的平行文，批复类公文又有其特定的结构特点和语言要求，准确把握批复类公文的特点和要求必将促进公文处理的规范化，提高执行效果。
参考文献：
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法定公文文种：批复 篇4
有请示必有批复。一些大公司、大企业和联合体，往往领导层次较多，中下级机关经常向上级机关请示工作，这样上级机关就需要给予批复。
[文体概念]
批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的公文。它与指示不同：指示是上级机关主动行文，指示下级机关和企事业单位做什么事情；批复是上级机关被动行文，对下级机关请示的问题作答复，指示下级机关应该如何做。它与批示也不同：批示的使用面较宽，上级看到一些材料或文件做。它与批示也不同：批示的使用面较宽，上级看到一些材料或文件，认为带有普遍性，就可以写批语下发，下发的范围也较广。批复的使用面较窄，只是根据请示的问题作答复，它与复函很近似，尤其是在写法上基本相同。不同之处在于：复函一般不具备行政约束力，也不一定是上下级论文；批复则是上级对下级行文，具有较强的约束力。有时被请示的单位对某个问题不好回答，便责成其下属部门代为答复，这种情况应注明：“受xx委托”或“经xx同意”的字样。
[使用范围]
在企业机关中，批复的使用范围很广。它的使用范围与请示相对应，换句话说，请示有多大的使用范围，批复就有多大的使用范围。
[分类情况]
批复大体可分两种类型：一是阐释政策的批复；二是批准下级无权决定的问题的批复。前者如《财政部、轻工部关于卤井更新资金问题的批复》就带有很强的政策性。后者如《国务院关于同意辽宁省调整锦州市与锦西县行政区域界线给辽宁省人民政府的批复》
[主要特点]
批复的主要特点是针对性、及时性和指示性。批复是针对下级机关的请示而写的，下级请示什么问题，上级就批复什么问题，不能离开所请示的问题谈及其它，所答非所问；也不能含糊其辞、模棱两可，同意就是同意，不同意就是不同意。所以，它是公文针对性最强的一个文种。
及时性是批复的另一个特点。批复请示件应当十分及时，因为下级有问题解决不了或无权解决，才向上级请示，有时所请示的问题非常紧迫，所以上级批复请示件要讲究及时性，否则就要误事。如果对请示的问题实在没有时间研究，应该先去函电告知请示单位，否则长期拖压，不予批复，超过一定时限，下级就会认为默许了。这将会给工作带来被动局面。
所谓指示性，就是说上级对下级请示的批复，有一定权威性，下级必须照办，不允许顶着不办，这是民主集中制原则在公文处理中的反映。批复这种文种的指示性或指导性是比较突出的。
[篇章结构]
批复的篇章结构可分标题、主送单位、正文和落款四部分。
标题。批复的标题大体有两种标法：一是公文规范标题法，如《中共中央对〈关于在职工中开展读书活动的报告〉的批复》。二是由五种成分组成的标题，如《国务关于同意辽宁省调整锦州市与锦西县行政区域界线给辽宁省人民政府的批复》。该类标题由发文机关名称，批复意见，事由，受文机关名称和文种这五个成分组成。这类标题虽然复杂，但表述清楚、严密。如果标题中不写受文机关名称，通常在公文主送单位处（即标题的左下方、正文之前）写明受文机关名称。或者在标题下方写明发文年月日和对某机关的批复字样，并用括号括上。
主送机关。标题中有受文机关（即主送机关）的，可以不写，或者在标题下括号内标明者也可以不写，否则要写主送机关。
正文。批复的正文一般由三部分组成。一是批复依据，或叫告知情况。写“x年x月x日请示收悉”，或“x发[19xx]x号请示收悉”等文字，告知请示单位发来的请示件收到了。有的还写“研究，现批复如下”。这就构成了批复的依据，即针对某请示件作出答复。二是批复如下内容。即对请示的问题表明态度，同意或不同意，批准或不批准。如果有的同意，有的不同意，要分别讲清楚。如果对请示的问题不同意，一般应写明不同意的理由。有的因情况不明，决心难下，也可以写“暂不予批复”，但一定要用电话或函件告知对方。批复内容一定要写得明确、具体、准确，不可含糊其辞。三是结语。一般用“此复”、“特此批复”作结语。有的批复的正文，还写几句希望、要求之类的话。
[例文简析]
例文一
财政部、轻工部关于卤井更新资金问题的批复
xx省财政局、xx省盐务局：
财政局xx号、盐务局xx号请示收悉。
一、为了维持x盐简单再生产，充分发挥老企业的潜力，同意按照盐的产量提取卤井更新资金，提取标准暂按每吨盐x元x角，自19xx年1月1日开始执行。按固定资产（注：盐井除外）计算和提取的基本折旧基金仍按统一规定办理。
二、按照产量提取的卤井更新资金，必须用于打更新卤井，做到专款专用。不得用上述资金搞基本建设项目的卤井工程，凡属新增生产能力的，应由基本建设投资安排。
三、所需材料、设备请报xx省计委统筹按排。
四、原则同意你们所拟定的暂行办法，请你们根据上述要求修订，并报两部核备。
希切实地管好用好这笔资金，发挥这笔资金的作用，注意总结经验，以不断改进这项工作。
此复
19xx年x月x日
这是一篇写得比较规范的批复。
标题采用规范公文标题法，由发文机关、事由和文种三部分组成。因为标题中没有写受文单位，故另起行顶格按一般公文写上了主送单位。
其正文有批复依据，告知了“财政局xx号、盐务局xx号请收示悉”。有批复内容，共分四条，皆表述明白，条理清晰，准确具体。有希望和注意的问题，表示领导机关对此问题的关注。最后以“此复”结束了全文。在落款处写明了发文日期。此批复是带有政策性的批复。
例文二
国务院关于同意辽宁省
调整锦州市与锦西县行政区域界线
给辽宁省人民政府的批复
1982年8月13日（82）国函字168号
1982年2月21日请示悉。同意你省将锦西县的南票镇和沙锅屯公社合并改设为南票区；葫芦岛镇和稻池公社的稻池、玉皇阁、齐家屯、毛家屯、茨山、南荒地、跃进8个生产队以及先锋、望海寺和渔业队合并改设为葫芦岛区，均划归锦州市领导。
这篇批复更有典型性。它属于答复下级无权决定的问题一类批复。此批复的标题由五个成分构成。标题之下注明发文日期，标出了发文号。发文号，有的用年代号、机关代号和顺序号的排列顺序表示，此批复就是如此。这里同我们在“概述”中讲的略有不同。
此批复的正文因比较简单，采用了一段到底的写法。但批复依据和批复内容都有。第一句话告知情况，第二句话是批复内容。态度明朗，表述清楚。
例文三
中共中央
对《关于在职工中开展读书活动的报告》的批复
中共全国总工会党组：
中央同意你们《关于在职工中开展读书活动的报告》。
职工读书活动的兴起，不是偶然的。它是在我们党和国家实现了历史性的伟大转变，正全面开创社会主义现代化建设新局面的形势下，广大职工群众和青年积极向上的表现，它反映了“祖国要富强，中华要振兴”的历史需要，反映了我们国家在前进、时代在前进的不可抗拒的历史潮流。
掌握马克思列宁主义、毛泽东思想和现代科学文化知识，是社会主义现代化建设事业的迫切需要。开展读书活动可以使整个工人阶级的素质----政治觉悟、道德品格、文化水平以及其他各方面的知识和技能得到搞高，成为社会主义现代化事业的完全合格的建设者。上海工人首倡并正在向许多省、市、自治区展开的振兴中华职工读书活动是自觉地进行自我教育、掌握政治理论和科学文化知识的好办法，是加强和改进职工思想政治工作的好形式。它有利于部育有理想、有道德、有文化、守纪律的职工队伍，加速工人阶级知识化；有利于社会主义物质物质文明和精神文明的建设；也有利于促进社会风气的根本好转。
从群众的需要出发，由群众自觉自愿地开展活动，同时给以正确的组织和有力的引导，是我们党进行群众工作的优良传统。职工读书活动兴起，对全国的工人运动、工会工作、共青团的工作，都有很大的启示，对党的宣传教育工作也有很大的启示。组织职工读书活动，是一项重要的群众工作，又是加强和改进党的宣传教育工作和思想政治工作的一项重要措施。各级党、群组织要切实加强领导。充分发挥工会、共青团和各宣传、教育部门的作用，组织出版、报刊和图书馆、文化馆、文化宫、俱乐部等各有关单位通力合作，把越来越多的职工吸引到读书活动中来，并不断总结经验，使职工读书活动扎扎实实、持久不懈地健康发展。
中共中央
1983年6月10日
这篇批复的正文，在写法上不同一般。它没有告知情况部分，起笔便表明态度，“中央同意你们《关于在职工中开展读书活动的报告》”。然后用了一个自然璺充分肯定了在职工开展读书活动的历史必然性，接着又用了一个自然段，更充分而具体地高度评价了读书活动，认为它“是群众自觉地进行自我教育、掌握政治理论和科学文化知识的好办法，是加强和改进职工思想政治工作的好形式”。同时又用“三个有利于”概括了职工读书活动的作用。最后，用了一定篇幅写了指示性批语，要求各级党、群组织要切实加强领导，各有关部门通力合作，并且不断总结经验，使职工读书活动扎扎实实、持久健康地发展。由此可见，中共中央对这一新生事物抱以极大的政治热情，给予了充分的肯定和关注，这便是该批复独具的特征。
通过这篇批复的阅读和分析，我们也应该体会到，公文并不是“无情物”，也并不象有的同志所说的那样“枯燥无味”。公文写作既需要遵照一定写作规范，但也可以根据不同内容。作一些必要的调整。它完全可以写得生动一些，并且能够引起读者的兴味。
[文病问诊]
批复写作经常出现的毛病仍然昌古板、枯燥的问题。象例文三那样充满激情、生动活泼的批复毕竟是很少的。另外，有的批复也有不够严肃、不够慎重的情况，甚至个别领导对请示中提出的意见，以不屑一顾、讽刺挖苦的态度对待。这都是不应该的，也是必须避免的。
[练习指导]
1.到你比较熟悉的领导机关，征得有关同志的同意，借一份“请示”件，代为写一份批复。写后再把该单位的“批复”件借来，把别人写的和你写的两份批得对比分析一下，找出自己和别人写作上的优缺点，然后再重写一份。
2.找一份在写作上不规范或者有毛病的批复件，按照规范化要求，把它修改好。
批复
批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的文件。限于针对所请示事宜的专门批复，它只要针对所请示的问题作出明确的回答即可。行文比较简单。一般先引述来文的编号和题目，然后答复同意与否；如果对请示中所提供选择的答复意见均不满意或意有未尽，应写出领导机关自己的意见。请示如果有抄件，批复应抄送同样的单位。目前在实际执行中，对报告也有用批复的。
【参考例文一】
对《xx路上禁止重型卡车和大型客车行驶的请示》的批复
XX区人民政府：
(xx)x字第xxx号来文收悉。经与有关部门研究，同意你们提出的意见，自一九八x年x月x日起，xx路禁止重型卡车和大型客车行驶。请做好设置标记和必要的说服动员工作。实行中有何困难和问题，望及时报告。
此复。
抄送：xx市人民政府工交办、xx市城建局、xx市公安局交通处
xx市人民政府
（公章）
一九xx年x月x日
【参考例文二】
中共中央对《关于在职工中开展读书活动 的报告》的批复
中共全国总工会党组：
中央同意你们《关于在职工中开展读书活动的报告》。
职工读书活动的兴起，不是偶然的。它是在我们党和国家实现了历史的伟大转变，正全面开展社会主义现代化建设新局面的形势下，广大职工群众和青年积极向上的表现，它反映了“祖国要富强，中华要振兴”的历史需要，反映了我们国家在前进、时代在前进的不可抗拒的历史潮流。
掌握马克思列宁主义、毛泽东思想和现代科学文化知识，是社会主义现代化建设事业的迫切需要。开展读书活动，可以使整个工人阶级的素质---政治觉悟、道德品格、文化水平以及其他各方面的知识和技能得到提高，成为社会主义现代化事业的完全合格的建设者。上海工人首倡并正在向许多省、市、自治区展开的振兴中华职工读书活动，是群众自觉地进行自我教育、掌握政治理论和科学文化知识的好办法，是加强和改进职工思想政治工作的好形式。它有利于培养有理想、有道德、有文化、守纪律的职工队伍，加速工人阶级知识化；有利于社会主义物质文明和精神文明的建设，也有利于促进社会风气的根本好转。
从群众的需要出发，由群众自觉自愿地开展活动，同时给以正确的组织和有力的引导，是我们党进行群众工作的优良传统。职工读书活动的兴起，对全国的工人运动、工会工作、共青团的工作，都有很大的启示，对党的宣传教育工作也有很大的启示。组织职工读书活动，是一项重要的群众工作，又是加强和改进党的宣传教育工作和思想政治工作的一项重要措施。各级党、群组织要切实加强领导。要充分发挥工会、共青团和各宣传、教育部门的作用，组织出版。报刊和图书馆、文化馆、文化宫、俱乐部等各有关单位通力合作，把越来越多的职工吸引到读书活动中来，并不断总结经验，使职工读书活动扎扎实实、持久不懈地健康发展。
中共中央
一九八三年六月十日
公文文种的分类 篇5
正确选择并在公文上标明文种，将会给公文的形成和办理带来便利，并有助于维护公文的严肃性和有效性。
我国行政系统通用公文文种体系中包括有：条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪要等，它们性质不同，各有特定的适用范围。
选择公文文种的依据主要有三个方面：一是看作者与主要受文者间的工作关系;二是看作者的法定权限;三是看行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
公文写作文种 篇6
一、做好准备
”巧妇难为无米之炊“.只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，”十步九回头“,写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出”高屋建瓴，势如破竹“的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？
一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：”志高者意必远。“写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地”言志“,做到文意深远。另一方面，”读书破万卷，下笔如有神“,作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。
二要掌握领导意图、语言风格。所谓”领导意图“,就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了”尚方宝剑“,就知道写些什么了。”语言风格“就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求我们通过参加会议等多种途径掌握领导的语言风格。
三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现，才能保证上级指示精神的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。
四要了解实际情况。各级机关的任务，就是要做好中央和上级精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯”照抄、照搬、照传“的毛病，就容易发生”言之无物，空话连篇“的弊端。这是公文写作的大忌。
五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取”统-分-统“的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。市委、市政府的秘书部门比较常用。
二、谋篇布局
文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主题后，就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其”首位开阖，繁简奇飞，各极其度。“
（一）基本要求
一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾对应，通篇一体。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏，曲折变化。”文似看山不喜平。“文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，反映了客观事物的错综复杂和发展变化，同时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，必须合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。
（二）基本内容
文章的结构包括内部结构和外部结构两种。
1、内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里，称之为”线索“;议论性、说理性文体里，称之为”脉络“.不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。思路是线索和脉络的基础；线索和脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索，如《项链》以项链这一事物为线索，《红楼梦》以爱情悲剧为中心线索等，线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物，构成严谨的艺术整体。作为我们行政机关，平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循”提出问题--分析问题--解决问题“的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。
2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的主要内容包括：一是层次和段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头和结尾。古人语”起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余。“所以”虎头龙尾“是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现目标去努力奋斗。
（三）如何谋篇布局
要锻炼思路。谋篇布局是思路的表现形式，所以，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说：”写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。“只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲，或打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想，吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图和吃透”两头“的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，每一层意思用哪些材料也要考虑清楚。比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。
三、语言的锤炼
准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。
准确。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。
简洁。毛泽东同志说：”文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警，使他们一看起一个印象。“公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。
鲜明。公文，表达要清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。还要简洁易懂，不能用那些华丽而不易懂的辞藻；不能用那些自己生造的语言；不能有”学生腔“、”文学腔“;不讲空泛的”普通话“,多讲实实在在的”地方话“,多用群众语言。
有文采。我们说，一般情况下公文的语言风格讲究简洁、平实。但并不是说一定要形成那种干巴生硬、缺乏生气的八股文章。古人讲：言而无文，行之不远，就是这个道理。马克思《共产党宣言》中开篇一句：”一个幽灵，共产主义的幽灵在欧洲游荡“就极其生动；毛泽东的著作，唐诗、宋词、汉文章信手拈来，恰到好处，各种排比句、比喻运用自如，使所要表达的思想更深刻、更生动。所以，我们在追求内容到位的同时，也要努力写出富有文采的好文章来。
四、日常公文写作需注意的几个细节问题
1、公文写作的标题。标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立，一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严谨、相互照应。公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题和以偏盖全，又要求语言简洁精练，有些公文，比如讲话的语言必须体现领导同志的感情色彩和风格要求。在公文写作中，有时公文的内容较多，人们看起来、听起来，留下印象的内容并不多，所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题，所以公文好的标题或标题群，能引人入胜，起到事半功倍的效果。
2、公文写作的观点。好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点是写不出好公文的。所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识，深刻领会上级政策，经常调查研究了解当地实际，多上下结合深入思考来提高自己的”悟性“,身在外而心在内，虽不是领导，但多从领导的角度来思考问题。同时，在执笔时，注意要以工作为中心，以思路为纽带，把多个观点、观点群有机联系起来，做到主次有位、先后有序，既前后园合，又错落有致。
3、资料、语言方面的取舍。修改过程中的取舍。对于初稿，一定要进行修改，通过缜密的思考，根据公文的性质，进行语言锤炼，看看哪些材料可以去掉，哪些必须保留，哪种表达方式更为精妙和符合领导语言风格。对于引用的材料，关键把握一点：拿来主义，以”有用“为原则，吸其精华，去其糟粕。简单的引用，无疑于一件单色的衣服补上了一块花补丁，补丁虽好，但影响了整体的和谐。所以，对借鉴的材料一定要加以认真改造，根据公文主旨和文章的逻辑结构，对引用的材料进行再加工，与实际情况结合起来，与公文的整体逻辑结构和语言、语气统一起来，做到天衣无缝、锦上添花。
4、提倡自己动笔写文章。随着电脑的普及、电子政务的发展，无纸化办公成为办公室发展的趋势，但动笔仍然不可或缺。从健康的角度考虑，长时间坐在电脑前，对眼睛、肌体的健康无疑会造成很大的伤害，需要动笔。从思考的程度考虑，动笔写作时作在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头和结尾。古人语”起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余。“所以”虎头龙尾“是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现目标去努力奋斗。
五、如何谋篇布局
浅析通知文种的功能及使用规范 篇7
一、通知文种功能的变迁
通知作为法定公文使用时间较早。1942年制订的《陕甘宁边区新公文程式》中设置了主要公文、辅助公文各五种, “通知”为第五种辅助公文。建国后, 相沿设置通知文种。1951至2012年颁布的历次公文处理办法中, 通知都被列为法定公文文种。
1951年9月, 由政务院秘书厅颁布的《公文处理暂行办法》中通知用于传达“对于使特定的机关或人员知道的事项”, 是当时法定文种中最为单一的文种。
1957年10月, 国务院秘书厅颁布了《关于对公文名称和体式问题的几点意见》, 通知文种的功能扩展, 包括:“上级机关对下级机关通知应该知道或者办理的一般事项”;“发布某些行政法规”;“对下级机关工作有所指示, 按照内容不适宜于用命令或者指示发布的”;“国务院和各部、各委员会以及地方各级人民委员会的秘书工作部门, 传达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示”;“平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项”共五项。
1981年2月, 国务院办公厅修订形成新的《国家行政机关公文处理暂行办法》规定, 通知用于“传达上级机关的指示, 要求下级机关办理或者需要知道的事项, 批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文”。对通知文种的功能界定更加明确, 语言表述更清晰, 在当时较有争议的是取消了“发布行政法规和规章”的职能。
1987年2月颁布的《国家行政机关公文处理办法》中, 通知文种的功能变化主要有两个方面:一是恢复了“发布行政法规和规章”的文种功能;二是精简了“传达上级机关的指示”功能。
1993年11月, 国务院办公厅修订《国家行政机关公文处理办法》, 通知文种“适用于批转下级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。”此次修订扩展了通知文种“批转”的对象范围, 同时精简了通知文种的“转发”功能。
2000年8月颁布的《国家行政机关公文处理办法》中, 通知文种恢复了“转发上级机关和不相隶属机关的公文”功能, 同时“批转”的对象范围也有所修订。
2012年4月, 新颁布的《党政机关公文处理条例》规定, 通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项, 批转、转发公文。”将“批转下级机关的公文, 转发上级机关和不相隶属机关的公文”精简为“批转、转发公文”, 体现了语言的精准性。
二、通知文种的使用规范探析
2012年颁布的《党政机关公文处理条例》中, 通知文种的功能可分为两大方面:一是发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项;二是批转或转发公文。在实际应用中, 通知可分为发布性通知、指示性通知、批转性通知和转发性通知, 每一类通知都有其特定的使用规范。
(一) 发布性通知。
此类通知的主要功能是将某一事项或公务传达给有关单位或有关人员。公文标题中多使用词语“印发”, 例如:《国务院关于印发服务业发展“十二五”规划的通知》。
需要注意的是, 发布性通知主要用于将非法定公文以“通知”的名义进行发布, 而意见、公告等法定公文文种是可以直接发布的。
(二) 指示性通知。
此类通知应兼有指示和通知的双重特点, 一方面要传达重大精神和事项, 以便于收文机关及相关人员知晓;另一方面, 要明确提出相关要求, 有助于收文机关具体执行和办理。
指示性通知的内容必须具有鲜明的执行性, 这是与意见文种功能的重要区别。新《条例》中规定, 意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”, 而通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项”, 因此, 在撰写指示性通知时, 内容上一般应包括行文目的、所涉事项的分析 (性质、内容、意义) 、要求 (方法、时间限制、反馈信息等) 以及号召等部分。
(三) 批转性通知和转发性通知。
此类通知是以通知文种作为载体来行文, 属于载体型通知。批转性通知和转发性通知的行文目的都是利用通知文种来引导某些已经成形的文件, 使之能够顺利地流转。在写作中, 两类通知都是以需要运载的文件为核心, 并对其意义、作用、执行要求进行必要说明。
在批转性通知和转发性通知的撰写中, 所需批转或转发的文件与批准或转发意见都属于正文内容, 所需批转或转发的文件不能以附件的形式发布。新《条例》中规定, 附件是“公文正文的说明、补充或者参考材料”, 而批转或转发的文件属于公文正文的一部分, 故批转或转发的文件应直接写于批转或转发意见之后。