管理心理学文档整理（通用9篇）
管理心理学文档整理 篇1
药品、毒、麻、精神药品管理制度 一、一般药品管理制度
1．临床各病区根据病种配备一定数量的药品基数，便于临床应急使用，工作人员不得擅自取用。
2．备用药应指定专人或专班次管理。根据药品种类与性质，如针剂、内服、外用、剧毒药分别定位，不得将不同规格的药品同放一盒、一瓶内，编号排列放置，每班查对交班，有登记。
3．定期检查药品质量，防止积压变质。如发生沉淀、变色、过期药、瓶签与药品不符，标签模糊或经涂改者，不得使用。保持药柜整洁、干燥、通风、特殊药品避光保存。
4．凡抢救药品必须固定放置在抢救车上，做到“五定一及时”，每班严格交接查对，保证应急使用。
5．贵重药品应有登记签收上锁保管制度。
二、毒、麻、精神药品管理制度
1．毒、麻、精神药品及毒性中药的品种范围应根据《中国药典》、《中华人民共和国药品管理法》及国家药政管理有关规定执行。
2．临床科室储备的毒、麻、精神药品，仅限该科室常用和急救用的品种，并建卡建册，实行“四专”：即专人保管、专柜加锁、专用处方、专册登记管理。每班交接，交接班时
帐物相符。用后凭处方、安瓿和登记本向药房领取。剩余药液须经两人查看弃去，共同签名。
3．毒麻、精神药品用量必须严格按处方限量执行。4．外出执行临时任务，确需携带毒、麻、精神药品时，需经医务部（处）同意，可预领一定基数，严格掌握使用管理，并填写登记清楚。完成任务后，凭处方、安瓿报销。
5．此类药品标签有明显标记，在标签显著位置上分别注明“毒”或“麻”的字样，定期检查以防失效、过期。
管理心理学文档整理 篇2
关键词就是在文章中能说明全文主旨,能反映文章的核心内容的名词和词组。读者通过对这些规范化的关键词识别,可以对整个文章有一个初步印象,从而做出是否继续花费时间来阅读文章内容的决定。
在查阅文献时,如果面对海量的文章,人们需要有一个初步的筛选,不可能通过逐一打开每篇文章来人工识别。此时,最好通过一种自动的方法,无论是面对已经存在的若干文档,还是用户实时上传的文档,都能自动提取出其中的关键词,甚至摘要信息,并自动把这些信息分类地保存到数据库。
技术准备及数据库设计
ASP.Net是建立在通用语言运行(CLR)上的应用程序框架,可通过它在服务器端构建功能强大的Web应用程序。.Net框架的类库、消息以及数据访问解决方案,可以无缝集成到Web,选择C#.net语言就可以完成本应用功能。
SQL Server是一个具备完全Web支持的数据库产品,提供强大的开发工具,在大大提高开发效率的同时,进一步拓展应用空间,能轻松实现Internet数据互联。
本系统的数据库表结构非常简单,只需要标识每篇文章的标题,文章所对应的若干个关键词。表结构如图1所示。
算法及编码实施
本系统需要引用MS-Office中的有关Word操作类,首先在Web应用程序的“解决方案资源管理器”中的“Bin”下面添加“Microsoft.Office.Interop.Word.dll”引用。
算法核心思想:遍历文档所存放的文件夹,分别打开每个文档,定位到文档内容中的“关键词:”位置,读取出所有关键字,拼凑成一个串;再把此串以“逗号”为间隔拆分到一个串数组中,根据字段名和关键字项来拼凑出SQL的插入命令串;最后执行此SQL命令,把每个关键词入库。
代码的核心部分如下:
测试结果
以50篇各学科的标准中文论文为实例,经过实验得到了比较理想的结果,如图2所示。
如果文档中的关键字是以非空格字符间隔,则需要对以上代码适当调整。
结论
文档管理系统入门 篇3
文档管理系统可以将制作的文档转换成电子格式，并加以组织管理，让需要这些文档的人更容易获取它们，从而减少文档数量。虽然早期文档管理系统被认为是只有大企业才享用得了的“奢侈品”，但如今有所降低的软硬件价格让几乎所有企业都能够获得文档管理系统的好处。
实际上，文档管理系统是由许多不同部分组成的网络；虽然起初看起来可能很复杂，但实际用起来其实很容易。
数据分两种类型：结构化数据(如数据库信息)和非结构化数据(如纸质文档)。文档管理系统让企业能够安全地捕获、转送、存储、管理和归档非结构化数据。虽然纸质文档是一种最常见的非结构化数据，但文档管理系统还可以存储和组织各种电子内容，如微软Office文件、传真、照片、音频、视频、PDF文档和网上内容。
文档管理系统可以进而让企业能够管理非结构化数据：把非结构化数据存储在单一存储库中，并按照“关键号”(如客户号码或员工ID)把这类数据联系起来。这对制作大量文档的企业来说特别重要，比如律师事务所或房地产公司。然后，只有授权用户直接通过文档管理系统，或通过企业的一个或多个应用软件，才可以访问文档。
文档管理系统不仅有助于安全地管理文件，还可以大幅降低运营成本，提高纸张文档和电子内容管理的效率。
由于以下诸多好处，文档管理系统还让企业能够迅速获得投资回报：
·降低了存储和检索纸质文档和电子内容方面的成本。
·减小了物理和数字存储空间。
·提高了整个企业的运营效率。
·增强了电子内容和纸质文档的安全性。
·增强了万一遇到灾难时的业务连续性(BC)能力。
·改进了法规遵从。
下面是文档管理系统的最基本的组成部分，通常通过企业的数据网络联系起来。请记住：仅仅根据纸质文档生成数字文件还不够；支持文档的存储、组织、安全、访问和及时处置也必不可少：
1、文档扫描仪是将纸质文件转换成数字格式的入口点，可以借助独立扫描仪、数字发送扫描仪或多功能打印机(MFP)来完成这种转换工作。市面上有大小、形状和速度不一的扫描仪，甚至还有专门针对特定应用环境(如支票处理)的扫描仪，所以与供应商一起确保：你选择的扫描方案最合适自己的需要。
2、文档捕获和索引软件与你的扫描和计算机系统协同运行，以简化捕获过程，并且确保存储的文档可以轻松找到。主要有三种捕获方式可供考虑：
设备捕获(Device Capture)要求用户在扫描文档期间对文档进行分类和命名，并且在企业内部执行文件命名标准，以此简化管理过程。
Zonal光学字符识别(OCR)让用户能够为他们最常用的表格和发票创建模板。通过简化数据的存储位置，ZonalOCR能够自动提取数据，识别文件，并将该信息发送到文档管理系统，从而减少手动工作量和错误。然后，用户可以搜索自己所需的具体文档，确信系统会返回正确的信息。
分布式捕获(Distributed Capture)把扫描和捕获设备放在纸张和数据进入企业的不同点。通过使用廉价的台式扫描仪、网络连接扫描仪和多功能打印机将文档馈送到系统文件，你就可以最大限度地提高投资回报，并且实现“无纸”办公环境。
3、文档管理软件又叫作企业内容管理软件，它是任何文档管理解决方案的核心部分。通过该软件，你就能减少电子文档的重复，实现高效检索，管理对系统中所存储的任何文档或内容的安全访问，从而确保只有授权用户才可以访问任何文件。由于每个文档都进行了存储和索引，现在对用户来说，企业的数据触手可及。此外，可以从企业内外安全地访问这些数据——为远程办公或经常去别的地方出差的那些人提供了灵活性。
4、当然，数据存储设备是存放文档的地方。贵企业的存储策略应该取决于贵企业的规模和性质；由于如今有众多存储系统可以使用，应该与供应商一起选择最适合自己需要的存储系统。另外别忘了备份系统，保护贵企业远离灾难性故障或主存储系统丢失。
你在为文档管理系统的这每一个组成部分考虑选择方案时。要注意适合、整合和兼容性等问题。购买的软件在硬件上可以很顺畅地运行吗?是否有专门的软件或硬件可能特别适合贵企业的特定业务?贵企业采用的索引策略在今后几年会不会很好地满足贵企业的需要，还是很快就跟不上贵企业的发展势态?在投入成本之前，务必要确信整个系统能够很好地协同运行。
管理心理学文档整理 篇4
姓名______________得分_______________
七、把下列成语补充完整、并选择一个你最喜欢的造句。（（）鸿遍野）草附木
妻离子（）（）而走险
志存高（）
（）上梁山
一、我会给带点的字选择正确的读音用‘’标出。押解(xiâ jiâ)枪棒(bàng bàn)还手(hái huán)
二、看拼音，写词语
lǐ cǎihài xīudānwùjīng yíng()()()()
三、比一比、在组词。
幕（）隔（）尊（）栽（）暮（）融（）遵（）载（）篇（）秦（）唯（）采（）骗（）泰（）谁（）睬（）
四、给加点选择正确的义项，将序号写在括号里。
道：（1）道路。（2）方向，途径。（3）道教。（4）方法，技术。（5）说。（6）线条。（7）量词。
微不足道（）火车道（）医道（）过一道关（）得道多助（）道观（）志同道合（）铅笔道儿（）
五、写出“站立”的几个同义词，并选词填空。
站立——（）（）（）（）
1、李白依然（）在江边，凝视着远方。
2、（）在黄浦江畔的东方明珠电视塔已经成为上海这个现代化大都市的标志之一了。
3我们伟大的祖国（）在祖国的东方。
4、同学们（）在烈士墓前致哀。
六、以下古代的称谓相当于现代的什么职业。郎中（）捕快（）乐师（）
八、根据课文的内容填空。
1.《林冲棒打洪教头》节选自写的。文中塑造了两个个性鲜明的人物，的林冲，的洪教头。
2.少年王冕虽然家境贫寒，但他，成了画荷花的高手，过上了衣食无忧的生活。
3.《黄鹤楼送孟浩然之广陵》中最能体现李白和孟浩然依依惜别之情的诗句是。意思是
管理心理学文档整理 篇5
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《虞美人》导学案
编写：李均 审核：刘纯冰 分管领导：肖华明
【学习目标】
1、通过把握词中意象的特征,鉴赏李煜词深远的意境美和真挚的情感美
2、学习李煜 “把抽象的感情形象化”的艺术手法。
3、在诵读、品味的过程中，提高审美情趣，培养鉴赏能力。
【学习重难点】
1、体悟词的意境和语言。
2、了解词的韵律和章法。
【学习方法】
朗读法，问答法，讨论法
【自主预习】
一、关于李煜: 李煜能诗文、善书画、通音律,尤以词闻名。前期作品大都描写宫廷享乐生活、男女恋情，风格柔靡。后期则描写了思乡之情，亡国之恨以及对昔日生活的怀念,表现出浓厚的感伤情绪，在题材与意境上突破了晚唐五代以写艳主的窠臼。相传因在七夕之夜命歌妓唱此词，李煜被宋太宗赐酒毒死，所以本词也就成了他的绝命词。
二、关于词的知识:
1、词兴于隋唐，盛于宋代，是一种和乐可唱，句式长短不齐的诗体。词有定格，句有定数，字有定声每首都有一个曲词名称，叫词牌。可分为上下两段，叫“片”或 “阙”
2、词牌名:虞美人:相传虞美人花与美人虞姬有关。楚汉相争,西楚霸王兵败乌江,听四面楚歌,自知难以突出重围,便劝所爱虞姬另寻生路。虞姬执意追随,拔剑自刎,香销玉殒。虞姬血染之地,长出了一种鲜红的花,后人把这种花称作“虞美人”。后人钦佩美人虞姬节烈可嘉,创制词曲,就常以“虞美人”三字作为曲名,诉一缕衷肠。“虞美人”因以逐渐成为词牌名
三、前人评价: ①前人凭吊李后主诗云:“作个才人真绝代,可怜薄命作君主。”的确，作为“好声色而不恤国政”的亡国之君,李后主确实可悲可叹,但他给我们留下了许多惊天地泣鬼神的血泪诗章确实难寻其右……
②唐圭璋《李后主评传》指出:“他身为国主,富贵繁华到了极点;而身经亡国,繁华消歇,不堪回首,悲哀也到了极点。正因为他一人经过这种极端的悲乐,遂使他在文学上的收成,也格外光荣而伟大。在欢乐的词里,我们看见一朵朵美丽之花;在悲哀的词里，我们看见一缕缕的血痕泪痕。”
③王国维《人间词话》:“尼采谓一切文学,余爱以血书者。后主之词,真所谓以血书者也。
四、相关连接:
月：怀念亲人，怀念故乡之意。举头望明月，低头思故乡。
我寄愁心与明月，随风直到夜郎西。海上生明月，天涯共此时。但愿人长久，千里共婵娟。秦时明月汉时关。柳：同“留”，依依惜别之情。昔我往矣，杨柳依依。
今宵酒醒何处？杨柳岸晓风残月。长亭：送别之意。
长亭外，古道边，芳草碧连天。何处是归程，长亭更短亭。
寒蝉凄切，对长亭晚，骤雨初歇。
【合作探究】
1、“春花秋月”本是美好事物，作者为什么希望它结束呢?
2、讨论：“往事知多少”中的“往事”具体指什么?换句话说，李煜到底在怀念什么?
3、讨论：为什么词中两次提到“月”这个意象?联系我们读过的诗歌，“月亮”这个意象有什么特殊涵义吗?
4、欣赏品味：“问君能有几多愁?恰似一江春水向东流”。潼南一中高二语文选修一第三单元《虞美人》导学案
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【拓展阅读】
阅读李煜的《相见欢》完成练习：
林花谢了春红，太匆匆，无奈朝来寒雨晚来风。胭脂泪，相留醉，几时重？自是人生长恨水长东！
1、下面对于词句比喻的理解不恰当的一项是（）
A.以“林花谢了春红，太匆匆”比喻自己帝王生活结束之快。B.以“无奈朝来寒雨晚来风”比喻国破家亡，是由于外力的打击。
C.以“胭脂泪，相留醉，几时重？”比喻帝王生活一去不复返，企其重来之不可得。
D.以“水长东”比喻自己的愁苦将会象东流水一样滚滚东去，自己就能摆脱忧愁、自由无忧了。
2、下列对于词作内容理解不确切的一项是（）
A.词人通过描绘春残花谢的自然现象，抒写了人生失意的无限怅恨。这首词是李煜的早期代表词作之一。
B.词的上阕，描写在寒雨疾风的摧残之下，林花凋谢，春去匆匆。字里行间，寄寓着词人因感到人生短促，好景不长而产生的极度的哀伤。
C.词的下阕，抒写了好景不再的哀愁和人生痛苦的怨恨。D.这首词语言清新、情调哀怨，情景交融。作业
以“李煜,我想对你说”为题写200字左右的小片段。
《苏幕遮》导学案
【学习目标】
1、知识与技能：感受诗词创造的意象和丰富意境，品味诗意。
2、过程与方法：体会词中作者的情感变化。
3、情感态度价值观：培养鉴赏诗歌的能力。
【学习重难点】
1、在诵读中，领会诗歌意境。
2、通过“炼字”来提升学生鉴赏诗歌的能力。
【课时安排】1课时
【学法指导】诵读、品读、自学、合作
【知识链接】
一、宋词简介
宋词是中国古代文学的奇葩，历来与唐诗并称双绝，都代表一代文学之胜.唐诗的兴盛和发展，达到了古代诗歌史上的巅峰。词萌芽于隋唐之际，兴于晚唐五代而极盛于宋。广义来说，词本属诗之一体，然逐渐与传统诗歌分庭抗礼，经宋代无数词人于此倾注深情，寄托豪兴，驰骋才华，精心琢磨，创作出大量晶莹、灿烂、温润、磊落，反映时代精神风貌而且具有不同于传统诗歌艺术魅力的瑰宝，遂与唐诗如峰并峙。
唐宋之词，系配合新兴乐曲而唱的歌词，可说是前代乐府民歌的变种。当时新兴乐曲主要系民间乐曲和边疆少数民族及域外传入的曲调，其章节抑场抗坠、变化多端，与以“中和”为主的传统音乐大异其趣；歌词的句式也随之长短、错落、奇偶相间，比起大体整齐的传统古近体诗歌来大有发展，具有特殊表现力。曲子词、近体乐府、诗余、长短句之名由此而得。作词一般是按照某种乐调曲拍之谱填制歌词。曲调的名称如[菩萨蛮][蝶恋花][念奴娇]等叫做“词调”或“词牌”。
首先，词有大量不同音律句式的调和体，作者可以在极为广泛的范围内选择符合创作需要的词调。据清康熙时编的《词谱》所载，有 826调、2306体，还有好多尚未收入。古人按各词调的字数多少分别称之为“小令”、“中调”或“长调”。有的以58字以内为小令，59字到90字为中调，91字以上为长调。词调中除少数小令不分段称为“单调”外，大部分词调分成两段，甚至三段、四段，分别称为“双调”“三叠”“四叠”。段的词学术语为“片”或“阕”。“片”即“遍”，指乐曲奏过一遍。“阕”原是乐终的意思。一首词的两段分别称上、下片或上、下阕。词虽分片，仍属一首。曲子词与长短句，词初名曲、曲子、曲子词。简称“词”，又名乐府、近体乐府、乐章、琴趣，还被称作诗余、歌曲、长短句。归纳起来，这许多名称主要是分别说明词与音乐的密切关系及其与传统诗歌不同的形式特征。潼南一中高二语文选修一第三单元《虞美人》导学案
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二、知人论世: 周邦彦是北宋后期著名的婉约派词人，字美成，号清真居士。钱塘（今浙江杭州）人。历官太学正、庐州教授、知漂水县等。他少年时期个性比较疏散，但相当喜欢读书，宋神宗时，他写了一篇《汴都赋》，赞扬新法，徽宗时为徽猷阁待制，提兴大晟府。妙解音律，善于作词，作品多写闺情、羁旅，也有咏物之作。他的词富艳精工，自成一家，有“词家之冠”、“词中老杜”之称。有《清真居士集》，后人改名为《片玉
集》。
【自主学习】
1、给下列加点字注音。
燎．沉香（）消溽．暑（）侵．晓（）窥檐．．语（）小楫．（）芙蓉浦．（）
2、品读上片，回答以下问题。
问：上片描写了哪些景物？调动了哪些感觉器官？
3、读下片，回答下列问题
问：下片揭示了作者什么情感？（请找出依据）
问：上片的“景”与下片的“情”有什么关系？是通过对什么的描写将之联系在一起的？
提示：情与景的关系有“情景交融”“借景抒情”“见景生情”等
【合作探究】
要求：独立完成——小组讨论——选出最佳赏析——展示分享
1、“鸟雀呼晴，侵晓窥檐语”中的“呼”“窥”历来为人称道，你认为它好在哪里？请赏析。
【课堂检测】
一、运用炼字题解题法赏析下列诗歌。
无题 韩偓
水自潺潺日自斜，尽无鸡犬有鸣鸭。
千村万落如寒食，不见人烟空见花。
【注】自沙县抵龙溪县，值泉州军过后，村落暂空，因有一绝。
问题：请结合诗句谈谈首句的“自”和尾句的“空”字的艺术效果。
【拓展提升】
在下面横线处另补两个事例。
励志文档-自我管理 篇6
何谓自我管理
这是一个真实的故事。从前，有三个木匠，在教堂里干活。神父问他们两个问题：“你为什么工作？”、“你如何对待工作？”第一个木匠说：“我干活是为了养家活口。老板给多少钱我干多少事。”第二个木匠说：“我干活是为了将来成为师傅。老板交代什么事，我总是尽量做好。”第三个木匠回答：“我干活是为了实现心中的一个梦想，将来自己盖一座教堂。老板吩咐我任何事，我一定要超出他的期望值。”
二十多年过去，神父又找到了当年的三个木匠。他发现第一个木匠依然只是个木匠，靠手艺养家糊口，日子过得紧巴巴的；第二个木匠成为一家木器厂的主管；而第三个木匠成了亿万富豪，果真慷慨解囊在当地建了一座教堂。三个木匠的人生何以呈现不同的人生结局？原因就在于三个人的理想不同，价值观不同，对工作的态度不同，说到底是三个人的自我管理不同！
人生有时就这么神奇，种什么因，结什么果。贪图安逸，一生却总是与劳苦相伴；处心积虑赚钱，财富与他却总不沾边。往往总是那些有理想、有奋斗、有先付出精神的人，先苦后甜，梦想成真，实现了自己有价值的人生。理想的高度决定了人生的高度，自我管理的不同决定了命运的不同。
自我认识、认识自己是自我管理的前提。“我到底想要什么？”“、我能做什么？”、“我正在做什么？”是我们必须经常扪心自问的三个问题。一个人要实现自己的价值，就必须选对人生的战场。要懂得扬长避短，选择适合自己的岗位，发挥自己喜欢并擅长的本领，这样做起来才能得心应手，工作起来才会事半功倍。
我们要正确评估自己，自信而不自大，虚心而不自卑。我们不光要认识自己，还必须认识社会，认识我们所处的知识经济时代，把个人置于整个社会的大背景下，找准自己的定位，跟上时代的步伐。生命的意义就在于解读自己，解读世界，以追求智慧的方式探索人生，体验人生。
智慧是对人性、对自己以及对世界的洞悉，是在纷繁复杂的事务、千头万绪的选择面前从容取舍的能力；智慧又是历尽沧桑、看遍风云后的感悟。我们的知识象一叶扁舟，在无知的大海、神秘的汪洋中漂泊，惟有喜欢神秘、未知的人才能到达彼岸。身处21世纪一定要有21世纪的人生观和生活方式：有理想，有追求，有创造，工作生活化，学习生活化，活出生命的价值来！在为个人创造财富的同时，也在为社会创造财富。要能从眼前的工作看到自己未来的前途，看到能力提升的价值，用价值的力量拉动自己前进。把目前工作作为你成为职业经理人的桥梁、学校。
自我设计
1.自我设计的总体原则应当是先苦后甜。奋斗在前，就好比往银行户头里存款，有朝一日会加倍奉还；而享乐在前犹如从银行贷款，迟早是要连本带息偿还的。2.唤醒自己心中沉睡的巨人，自我设计而不要自我设限。
3.过去不等于未来，未来决定现在。正确的人生态度应当是总结过去，立足现在，放眼未来。
4.梦想是人生的推动器。
5.目标就是生命的价值与使命，明确的目标是引导我们走到底的力量。
6.目标具有开发力，订低了限制人的潜能发挥。
7.目标要公开，决心要公开，敢于公众承诺，接受监督，目标才能实现。
8.眼前只有一个目标，就是胜利。如果不把目标定在非胜不可，那努力就失去了意义。不管是工作、竞赛，还是信念，一切的一切都必须咬定“非胜不可”。
9.生命在于运动。有追求才会有幸福，有目标才会有兴趣，有兴趣才会有高效。
10.首先设计自己的良好形象，设计自己的角色定位，设计自己的人生理想和目标；其次规划好自己六年、三年的职业生涯；再次就落实到计划，分解到半年、三个月、月度工作和学习计划。
自我完善
1.一个人要有伟大的成就，就必须不断有小成就。能做好千万件小事，必能做大事。
2.管理人员要成为复合型人才，会想、会说、会做、会写、会教。
3.勇于自荐，勇于展示自我。
4.内心之门要自己打开，所有的改变都从自己开始。
5.成功没有捷径。品德与能力是基础，依靠循序渐进的磨练和个人修养的积累。
6.成功的秘诀之一就是多多求教于人。一个人能获得外人助力的大小，往往决定他的成就大小。成功者最能利用各种方法使人主动向他提供意见，并加以甄别，善加利用。
7.拖延是对惰性的纵容，一旦形成习惯，就会消磨人的意志，动摇信心，瓦解毅力，变得犹豫不决，甚至会怀疑自己的目标
自我修养
1.没有高素质，就没有领导力。
2.做人是做事的前提，做事是做人的延伸。
3.公正心是领导力。在现代管理中，不讲关系哲学，领导者没有“亲信”之说，没有亲友之分；如果说有，他也是把每个员工都当作亲人，把每位下属都视同“亲信”，帮理不帮亲，对事不对人。
4.德也是一种能力，一种控制情绪、控制惰性、控制欲望的能力。
5.世间没有坏人，只有目光短浅、没有理想的人。
6.监督是爱，放纵是害。
7.追求财富不是件坏事，关键是要凭借自己的劳动合理合法地获得。在金钱面前，要能管住自己。
8.基层员工要有责任心，中层员工要有上进心，高层员工要有事业心。
9.一件事没做完，无法安睡；一个问题没解决，茶饭不香。10.人要经常梦见工作（相关），如果一个月不梦见工作，证明你潜意识不在工作，证明工作在你心中没占据很重要的位置 自我批评
1.自我批评是一个人进步的阶梯，是一个人能否迈向成功的试金石，也是优秀人士、社会精英们的共同特点。
2.多数人总是习惯将指头指向别人，而很少朝着自己。如果我们总能把指头朝着自己，多一些自我批评，多一点自我管理，许多问题不攻自破，许多矛盾迎刃而解。
3.多一些当面指正，少一些背后议论。一个人如果不能接受当面指正，势必遭到别人背后议论。
4.看到别人的缺点，立刻反思自己有没有同样的缺点，用别人的缺点来照自己。
5.良药苦口利于病，忠言逆耳利于行。能够当面指出我们缺点的人，往往是最关心我们，对我们帮助最大的人。提倡当面相互指正缺点，勇于接受批评，不要怕难为情。
6.敢与强者比，惯与勇者赛，用自己的缺点和别人的优点比。
7.世间没有失败，只有暂时停止成功。犯错误也是人生的一笔宝贵财富，关键是要善于从错误中吸取教训，愈挫愈勇，跌倒了立即爬起来。自我激励
1.每天早上起来都要有一种积极向上的冲动，一想到工作就激动不已。
2.热情是一种感染力，在工作与人际交往中，你的热情会感染别人，别人也会报以相应的热情。
3.每天做一件实事，每月创新一件事。4.安逸使人退化，危机带来进步。
5.决心不是下一次就够用的，要天天立下决心！坚强的自我是决心的结果而非原因。6.下决心容易，守决心难。因为下决心只是说出一种希望而已，而守决心则需要时间与自己作斗争，与习惯作斗争。
7.信心是训练出来的。每天都要自我激励，自我肯定，每天说十遍“我是最棒的”。8.一个人如果不喜欢自己，他也不会真正喜欢别人。
9.自信是成功的源泉。自信建立在智慧之上，有多少智慧就有多少自信。自我反省
1.每天都要反省：今天我做了什么？做错了什么？成功就是每天进步一点点。2.凡事归因于内，习惯于从自身找原因。
3.自我管理，从浅层次看，是对自己行为的约束；从深层次看，是一个心态问题，是思维方式的调整。如果抱着打工的心态，自我管理无从谈起，工作就是消极被动的；如果你把自己当作企业的合作者，利用岗位创业，工作往往就会变成自动自发的。4.优秀的经理如同坐在火山口，而不称职的经理总是感觉太平无事。
5.“以其无私而能成其私”。一切以权谋私、贪赃枉法的行为，说到底都是短期行为，是鼠目寸光。今天的自律，今天对诱惑的拒绝，明天会带给你更美好的一切。6.一个人可以犯错，但不可以犯同样的错。7.要求别人做到的事，自己一定要做到；自己不想或不愿做的事，决不能强加给别人。
8.经常议论别人的缺点是自己最大的缺点。不能正视自己的缺点，特别容易看到别人的缺点，这就是大多数人热衷于议论别人的最大奥秘。
自我管理方法
1.每个人的一生中，可以有作为的时间只有一天，那就是今天。今天是我们唯一能把握的，唯一所拥有的。
2.仅有远大的目标是不够的，重要的是将所有的注意力集中在手头的工作上，不让其它琐事分散你的注意力。
3.如果你不爱动脑筋，请强迫自己每天思考点什么。用心、认真工作会促进你思考，解决问题也是思考，做完旧的事情才能有新的思考。
4.保持孩童的好奇心，保持旺盛的求知欲，每天多问几个为什么。
5.八小时内的不足要靠八小时外来弥补，人与人的差距往往就在于八小时外是否能够围绕工作广泛交流、交友、不断学习。
6.养成做事积极主动的习惯，善于找事做。
7.养成每天多做一点的习惯。恪守本份是不够的，还应该比自己份内工作多做一点，比上级期待的更多一点，这样可以给自我的提升创造更多的机会。
8.养成及时自动汇报的习惯，在工作的关键地方多向上级请示汇报。把上级的意见融入到工作中。
9.领导不在身边却一样卖力工作的人，最终会获得更高的回报。如果你对自己的期望比领导对你的期望更高，那么你永远不用担心会失去工作，也不用担心没有晋升的机会。
10.一个人若只是为薪金而工作，把工作当成谋生的一种手段，而缺乏长远的目光，最终只会被淘汰。
如何提高管理能力
（一）1.能力=技能×态度。我们要充分发挥自身能力，首先必须端正工作的态度，态度决定一切。
2.一个人做雇员时缺乏忠诚敬业的态度，这种习气必将影响他的前程，无论他从事何种行业，即使自己做老板，这种态度决不会改变。
3.多效多得。多从市场赚得利润，多为企业创造效益，个人才能多拿高薪。
4.没人提拔你，是自己提拔自己。要敢于表达自己的想法，勇于说服上级，勇于推荐自己。
5.何为诚实？诚实不光是指说真话。做一件事，做到十分，便是诚；如果只做到两三分，便是不诚。明知道应这样做，却又以为不这样做也可以，这也是不诚。
6.身处企业须时时反思：我该对谁负责？公司围绕市场转，每个人都必须对市场负责，对顾客负责，对企业效益最大化负责。不要刻意揣摩领导意图，不唯领导脸色行事。
如何提高管理能力
（二）1.如何提高能力？一是学，二是习。学是读书，习是多做事。“承担才能成长，付出才能杰出”。只有多做事，多挑担子，能力才会提高。
2.有些人埋怨领导不栽培他，不给他机会，但领导分配任务给他时，他又退缩、推诿，怕挑担子。其实，成长就在做事的过程中，机会就在勇挑重担中。
3.我们已掌握的知识，不在是我们的优势。知识也会折旧，昨天的知识未必适合今天的发展，只有在工作中不断的学习，更新知识，才不会落伍，才不至于被淘汰。学习才是硬道理！
4.和成功人士交朋友，和有水平的年长人士交朋友，向成功人士学成功的方法。
5.你的能力、修养和收入是你10个最要好朋友的平均值。
6.从生活中自身积累感悟和经验，从旁人的经历中汲取经验，从历史、从古人的经历中领悟经验。
7.真正的能力是调集现有的知识，学以致用，把知识变成能力，把能力转化为效益，创造价值。
8.学习经验应树立为我所用的观念，重要的不是经验本身，而是为我们提供哪些借鉴。
9.没有经历，不可能有能力，经历先于能力。经历的积累在于用心，得过且过的人生没有经历可言。
10.所谓规律，就是万事万物之间的联系。人的能力就体现在能洞悉事物之间的联系，掌握规律，用于发明创造、改造世界。
11.群众的智慧是企业发展的源泉。提倡以理服人，而不是以权压人，凡事服从真理。有好的思路和方法的员工就是企业的英雄。如何提高管理能力
（三）1.从某种角度来说，市场经济就是沟通经济，我们应乐于人际交往。人脉的关键是多交往，见面三分亲。
2.要有先付出的精神。付出总有回报，世事都有因果关系。
3.助人就是助己，不要计较一时得失。今天播下助人的种子，明天回结出甜美的果实，最终收益的还是你自己。
4.要培养自己外向型的性格，主动与人交往，走路要快，性子要急！
5.与比自己水平高的人交朋友。“近朱者赤，近墨者黑”，与高人相处是提升自己最快的途径。研究别人的优点，见贤思齐，很快那就会成为你的优点。
6.认识他人，理解他人，这是达到良好人际关系的基础。遇事多从对方的角度着想，善于聆听能帮助你更多地理解他人。
7.工作不可能十全十美，因此我们看待工作的视角应该是：对待自己要追求完美，对待现实、对待他人要有宽容心。
8.处好人际的秘诀是：微笑、赞美、包容、正直、诚信、双赢。
如何提高管理能力
（四）1.自我实现的过程实则是一个活到老、学到老的过程，是一个每天都自我激励、自我反思、不断总结、不断进步的过程。没有一夜脱胎换骨的奇迹，只有铢积寸累的渐变。2.要争取高薪必须清楚你能创造多大价值。做每件是都力求超出上级的期望值，超过同级的劳动表现，超越自己原有的水平。
3.要用爱心来管理。爱心能传递力量，爱心能鼓舞士气，爱能改变一切。但这中爱决不是袒护，不是溺爱，批评就是爱！我们要的是让员工承受风雨、经历挑战，在艰难困苦中成长的强者之爱。
4.爱能让同事成为知己，让朋友成为骨肉。
5.乐观来自坚定的信念，乐观来自高尚的情操，乐观来自对生活的热爱。
6.所谓积极心态，不仅在看待事物上，更多的体现在看待自我与他人的态度和方式上（多看自己和别人的优点）
7.消极的人如同一匹十二缸的发动机，只有两缸输出，其他十缸都消耗在噪音和摩擦上。
8.困苦丰富了人的灵魂，磨难锻炼了人的品格，艰辛铸造了人的智慧。
信息时代文档一体化管理浅析 篇7
关键词：信息时代文档一体化管理
0引言
“文档一体化管理”，就是将文件管理与档案管理这两个管理环节衔接起来，纳入一个管理系统中，通过采取计算机辅助管理等手段，在文件管理完毕随时随地进行文件整理归档。它强调的是查准率和检索速度的提高。在实际工作中，人们也愈来愈感到要实现信息管理的连续性、一致性、经济性，文档一体化系统是不容忽视的重要环节。为了把计算机上有保存价值的文件、数据以适当的形式转到脱机保存的介质中，从而减轻计算机硬盘的负担和保持文件的安全性，电子文档的一体化管理已得到整个档案界越来越多的关注，文档一体化管理成为了档案工作的必然趋势。
1文档一体化管理的积极意义
文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有机地结为一体，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案人员的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。概括的说来，文档一体化管理的积极意义有以下几点。
1.1方便档案信息网络化传递借助于现代化通信技术与网络技术，档案信息可以远距离无障碍传递和交流。档案人员可以建立不同形式、不同程度的网络，一般单位都使用局域网。局域网把分布各地办公室的计算机连接进来，具有办公信息分布处理和信息共享的特点，从而实现档案信息资源共享。
1.2提高文件编目的准确性和组卷质量办公自动化管理的超前控制，把档案工作的要求贯穿到文件产生、运转、处理、归档的整个流程中，由于文件产生于管理人员手中，他们比档案人员更了解文件材料产生的来龙去脉，从而提高了档案的分类号、人工辅助标引主题词、摘要等项目的准确性，提高了归档材料的价值性，使案卷质量得到了有力的保证。
1.3提高信息检索效率档案信息检索问题是档案手工管理的难题，如何从浩如烟海的档案文件中及时、准确地查询用户需要的信息，一直是档案管理者梦寐以求的事。计算机能准确地将搜寻指针定位到符合检索特征的信息上，迅速、多方位地查询到需要的信息，并能按各种不同的形式打印输出，提高工作效率。
2实施文档一体化管理的思路
2.1统一标准标准化是支撑文档一体化建设的重要手段，也是文档一体化管理实现互联互通、信息共享、安全可靠的前提。国家档案标准化管理部门应尽早制定电子文档一体化业务流程技术标准体系和规则，提出电子文档格式、版式的法定要求，以保证电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑移交，实现档案目录信息，原文和元数据的计算机网络规范化管理。各机关也要针对国家标准，结合自身业务特点，制定本机关电子公文文档一体化业务流程，分别对文件、档案、文档交换三个方面建立文档安全管理标准体系。一是应尽快建立和完善标准统一的文档一体化管理平台；二是档案部门和标准化部门尽快联手制定文档一体化管理的技术标准体系和规则，如电子文档的格式、版式的法定要求，文档一体化管理的业务流程等；三是开发自动转换软件，以适应当前文档一体化管理“双轨制”，即利用通用软件技术，实现不同标准间的自动生成功能。将不同手段形成的数据、版式，通过软件自动转化成统一的电子文件格式，保证纸质文件与电子文件的一致性，使文件从生成到归档整个生命周期中，实现电子公文统一传输、保存、管理与利用，从而有助于文档一体化管理的实现。
2.2建立文档管理体制一个单位的档案部门在行政关系和业务关系上，分属于不同的部门。就国企而言，档案工作在业务上更多地由地方档案机关领导，而文件管理则由国企办公室负责。这就使得在现实工作中,主管办公室的国企领导者更多地把目光集中在文件管理的层面，档案部门难以“越权”对文件管理部门进行规范管理和业务指导，造成文档分离，如文件登记与档案著录，就缺乏统一指导和监督机构。对此，为实现档案一体化，首无要建立统一的管理机构，负责管理文书工作和档案工作，能在体制上解决文档同步管理问题。规范部门职责，同时要赋予档案部门一种新的职权，统一协调和指导从文件到档案的各环节的工作。确保档案管理职责渗透到各部门，使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机衔接在一起并在掌握控制之中。
2.3提高档案管理员的综合素质长期以来，有关单位档案管理人员全靠手工检索、管理档案，习惯于传统简单的手工管理方式，计算机技术应用较少，再加之受经济条件所限制，实行计算机管理档案的单位较为有限。这就要求档案管理人员平时在刻苦学习专业知识的同时还要努力学习计算机应用技术，以适应社会进步的需要，以便更好地开展单位文档一体化计算机管理工作。如广西电力公司，组织了专门力量编写操作手册式的机关电子文档管理指南，并开展专门的实践性培训，使从事档案工作者快速掌握电子文档管理的基本概念、技术和方法，使大家能完成基本工作任务。同时，针对电子文档技术发展更新快的特点，也要抓好专业技术骨干的理论研究和指导能力培训。通过两个方面的努力，从整体上提高档案工作人员应对电子文档管理新任务的能力，为电子文档管理奠定知识基础。
2.4加强立法文档管理一体化改革需要政策法规的保障，为了规范文件和档案的管理，我国曾制定了一些管理原则和规范，以协调“归档”前的文书工作和“归档”后的档案工作之间的一致性，这些原则和规范对加强我国文书工作及档案工作发挥了积极的影响，但要保证文档管理一体化的实现还有距离，因而有必要对我国文档管理一体化实行专门立法。如：法国政府意识到，要使档案信息安全运行和传递，就需要加强必要的法律建设，以其作为档案信息安全的第一道防线。1985年通过刑法修正案，将非法使用计算机和损害档案资料的行为规定为犯罪，并就档案信息立法中的一些专门术语作了严格定义，以杜绝罪犯玩弄技术术语逍遥法外的现象。
随着互联网络的迅猛发展和广泛应用，档案信息安全问题变得日益严峻，计算机黑客的入侵、网络病毒的泛滥、档案信息的泄露、网络事故等，既会造成难以弥补的经济损失，也会破坏和扰乱正常的社会经济秩序和人们的正常工作和生活，严重的甚至威胁着各企业、事业单位、国家机关等。目前，网络黑客对计算机系统中高度敏感的保密档案信息的攻击和窃取正在日益上升。面对如此严峻的档案信息安全问题，政府必须要进一步完善相关的政策法规，以保电子档案信息的安全。
3结语
综上所述，文档一体化管理实际上是一场以技术革命为中心的全面改革，具有强烈的前瞻性和必要性，也显示出很大的可能性。而作为文档专职管理人员，要做的工作还很多,关键是不断地提高自身的修养，不断地总结经验。随着时代的发展,科学的进步，对信息化管理要求越来越高，这项工作对档案管理员来说，任重而道远。
参考文献：
[1]胡均兰，卢月梅.文档一体化管理初探[J].中国高新技术企业.2009年第6期.
[2]傅冬梅.文档一体化管理问题探讨[J].山西档案.2007年第1期.
班级管理作业 文档 篇8
陈祖文10092310171
“高中生活”在已经走完了高中或正在经历高中生活的同学来说似乎是一个令人听之不愉的词。这样的现象普遍的存在就说明了我们的高中生活是极为痛苦，让人不堪回首的。那么，到底是什么原因导致了我们的高中生活是如此的痛苦呢？是老师？是自己？还是其他的一些原因呢？
我想，造成这个问题的原因并不是单方面的，而是多方面的。一个人的生活大部分是由自己决定的，但是，我们不是孤立而存在的，我们和这个世界发生了各种各样的联系，所以我们的生活就不免会受到我们所生活的社会和周围的人的影响。首先，作为一个学生，我们更多的把结果放在了考试的成绩上，我们来学校的一切目的就是为了学会考试，就是为了在考试中胜出，所以，我们在学习的时候，凡是考试要考的内容我们便拼命的学，而凡是考试不涉及到的东西我们花哪怕是一分钟得时间也觉得太浪费。而老师呢，凡是要考的就拼命的教给学生，用尽手中的一切权利强迫学生记住，不考的内容却是只字不提。所以其结果是学生变成了一个考试的机器，老师变成了一个教书的机器。
社会是进步的，我们的教学却止步不前，所以，教育才出现了今天这么严重的问题。谁都知道中国的教育出现了问题，中国的教育需要变革，但是到底从什么地方下手却是一道难题。我们不能期望在短时间内通过调整制度来改变我们的教育，因为调整制度是一件尾大不掉的事情，那么，我们只能寄希望于教师和学生的身上了，只有从教师和学生的身上入手才是最有效最快速的方法。首先，我们要彻底的改变教师和学生那种唯考是学和唯考是教的思想观念，要让学生懂得学习的目的不仅仅是为了考试，而我们更应该要先学会做人，孔子说：“弟子入则孝，出则悌，谨而信，泛爱众而亲仁。行有余力，则以学文。”可见，“学文”在孔子看来还不是教学的最主要的目的。那么，我们的教师也不能仅仅是局限于考试范围啊，教师不仅要传到授业解惑，而且还要以身作则，为学生树立学习的榜样，我们的老师往往都要求自己的学生学习那些离我们很远的模范事迹，而自己的行动却是非常的令人吃惊。教师也不能天天把考试挂在嘴上，让学生提心吊胆的过着每一天。
文档管理的方法 篇9
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）
编写 吴金林
一、档案整理几个概念
(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围
（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理
（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理。
1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。
4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。5）以“件”为单位档案整理的适应范围：
（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。
（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。6）按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。
二、档案分类、档号编制
（一）档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
（二）档案的分类和大类设置办法
1、大类的设置
原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
2、各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
1）保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。
此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。
2）保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按问题（如综合、政工、业务）分类。
此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。
以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。
以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
3）问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司）。
此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
4）年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的。
此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。
3、科技档案采用种类或保管期限——年度分类法。（种类有基建、设备、科研等）
4、会计类档案采用类别——保管期限——年度分类法或年度——类别——保管期限的分类方法。类别有凭证、账薄、报表、其他。
5、声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法；载体有照片和磁性2种
6、实物档案一般采用年度或类别——年度分类法，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
（三）档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制
1、全宗号的编制
全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.2、目录号编制。
填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案。
2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。
3）目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。
3、案卷（件）号、页号
1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，若超过1000卷要重新编制目录号、案卷号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号。
2）件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3）页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷（件）内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。卷（件）内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。页码的编写都是双面有字的记2面，空白页不计数。
页号的位置：整卷装订的案卷，页码应编在文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的归档文件，页码应编在每份文件的右下角、背面左下角编写页号。
我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。单份装订的文件，有文件阅办单的，编页号从阅办单开始。打印件已经编有页码的可不必再编，底稿页码接着正稿后面的页码数字续编。
整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。
三、档案整理的质量要求：
（一）组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。
1）归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；
2）收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集；
3）文电合一；
4）底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档；
5）有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档； 6）附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
1）时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的．分年度时．以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。
遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；
跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；
跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；
跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；
法规性文件放在公布或批准的年度。
（2）专门年度，以专门年度为一年。如学校的教学档案。
（3）没有标明落款日期的文件材料．应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少．形成的文件可以不分年度．放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。存在时间长的必须按年度立卷。
2）来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
3）内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。
按问题组合要注意以下几点：
（1）同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。
（2）综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类。如档案局的一份年度工作总结，一份涉及档案法制、业务指导、科教问题的文件均归入综合类。
（3）文电应合一组卷。
（4）单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。
（5）不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。
（6）在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4）正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案类
根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开。鉴定时把握四句话：以我为主（即本机关形成的文件都应存档、占档案的大头，且永久为多）、以人为本（即涉及个人的材料除了县级以下的奖励、警告以下的处分都是永久保管）、重视执法（凡是跟行政执法有关的多是永久），本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高。结合我县实际，我对8号令分级别，分期限进行了梳理，如下：
（1）上级机关文件：上级主管机关和各级党委、政府及职能部门关于本机关机构设置、研究本机关工作的会议纪要、人员任免、人员编制、县级以上对本机关或人员的表彰及本机关起草的由它印发的重要业务文件等；省部级以上机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件，省部级以下机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要事由文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等；上级机关对本机关重要业务问题的批复等永久保管。
省部级以下机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般事由文件；参加上级机关召开重要业务工作会议主要材料（如领导报告）、上级机关比较重要的文件、各级党委政府有关本行业一般业务的文件30年保管。其他要贯彻执行或查考的文件及明传电报 10年保管
（2）本机关重要文件永久保存。
一是反映机关主要历史面貌和主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议、局务会记录、会议纪要，党代、人代、政协会、工青妇代会、工作会议和专题会议材料主要件（指请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要）；本单位编辑、编写的大事记、组织沿革、年鉴等；本单位机构设置、撤并、名称更改、人员编制、组织简则、印信启用和作废等；年度和年度以上的计划、总结、汇报、统计材料； 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 ；代表本单位参加上级工作会议的重要典型发言、经验介绍，本机关制定的方针政策性、法规性业务，中长期规划、纲要等；联合行文中本局为主的重要性文件； 重要业务（方针政策法规性）问题的请示及批复（含上级对本级、本级对下级）；出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的重要文件材料（指发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等）；人大政协机关的提案答复材料。
二是机关行政及事物管理、行政执法活动的重要文件材料。如： 行政管理工作制度、程序、规定，行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料（指固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等，不动产、自然资源的所有权、使用权的确认，20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件）；机关事物管理中形成的房产、土地所有权和使用权的文件材料，与有关单位签订的重要合同、协定、协议、议定书（指涉外、金额巨大、时效性长、涉及面广）等文件材料，国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）重要文件材料（机关房产、机动车等价值相对较大，使用寿命周期较长的），职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续；财务审计结论、决算报表、本单位制作的工资发放表；有领导重要批示和处理结果的信访材料；档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的重要材料 ；行政处罚、处分、复议、国家赔偿重要件；执法检查情况汇总、通报、整改通知等。
三是机关人事管理、纪检活动的文件材料。如：人事任免、奖励材料（县级以上）、处分材料（警告以上）、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料，复员军人安置；人事考核、职称评审；职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等。纪检、监察工作中形成的重要综合性报告、调查材料（党员受到党内违纪处分）；一把手述职、述廉建设总结。
本机关一般性文件定期保存。
其中30年的有：一是反映机关一般历史面貌和一般职能活动的文件：如党代、人代、政协会、工青妇代表大会的一般件（重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等），本机关召开工作会、专题会、承办国际性会议、大型展览会、博览会的一般件（典型材料、代表发言及交流材料、简报、新闻报道），本机关为协办会议的主要件 ；职工会议记录，年度以下的综合性汇报材料；中心组学习计划、日程、领导讲话、会议记录；上级机关或领导检查、视察本地区或本机关工作时形成的一般文件及本地区或本机关的工作汇报材料；代表本单位参加上级工作会议的一般事由性典型发言、经验介绍；本机关起草的一般业务文件，代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 ；出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的一般件（出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录），本单位对人大的交办函、政协的提案及领导的批示所做的答复；本级简报，报纸、期刊、上级简报中有自己单位的重要信息等。
二是机关行政及事物管理、行政执法活动的一般文件材料：20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料；机关财务预算，机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料；机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料；职工住房分配、出售的规定、方案、细则；职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 ；重要接待工作的计划、方案；其他有处理结果的信访材料；机关办理事业单位登记、机构代码、物价年检、年审文件材料；行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的一般文件材料。
三是机关人事管理、纪检活动中形成的人事工作制度、规定、办法等文件 ； 受县级以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件，受到警告处分的 人员处分材料 ；纪检、监察工作中形成的一般综合性报告、调查材料；党支部会议记录，个人述职、述廉建设总结。
10年保存的有：各种会议讨论未通过的文件，本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会 的 次要件（委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排），本机关为协办会议的一般件（典型材料、代表发言、交流材料、简报），职工业务学习、政治学习记录 ；年度以下的计划、总结、统计材料 ；一般活动的总结、一般问题的调研材料；本级情况反映、工作信息等；党、团、工会工作活动中形成的情况反映、工作简报 ；联合行文本局协办的一般性文件；一般业务问题的请示与批复、批示（含上级对本级、本级对下级）； 行政管理工件中形成的备案文件，人事考察及备案材料 ；财务经费请示及批复、月度报表、从工资发放中心拿回来的工资发放表、劳动情况月报、医保、社保、公积金余额报表 ； 一般接待工作的计划、方案；与有关单位签订的一般合同、协定、协议、议定书（金额小、临时性、事物性）等文件材料；国有资产管理一般文件（指 设备价值相对不高，使用寿命周期相对较短，若干年后就要淘汰、重新更换的）；没有处理结果但需要保存信访材料；档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的一般材料（如成立领导小组、保卫安全检查、调查记录）；与上级及各部门签定的年度责任状。
（3）同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
（4）下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年；一般的保存10年。
B、会计档案。
（1）会计凭证：保管15年。
（2）会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
（3）会计报表：决算报表永久保管（包括文字分析），会计月报表保管15年。
（4）其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
C、科技档案。基建、科研：永久。设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久或长期。
F、业务档案保管期限按上级要求办。(二)外形要求
1、装具要求。
（1）采用由县档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。
(2)购置合适的装订工具。比如用于装订“案卷” 的手枪式电钻、用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等，用于起订书针的起订机、装卷时用于固定档案不动的夹子（4个以上)，以及剪刀、棉线、浆糊或胶水等。
2、填写案卷或档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，其他项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。
3、案卷或文件装订要求。
案卷或文件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
1）在装订前,已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整，复制要在保持原貌的前提下进行。
2）必须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对于装订成册不便拆封的书籍，刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
3）装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。4）对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。
5）对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料，应将它们粘贴在A4纸上。
6）空白纸张必须抽除出去。
7）以„件“和以”卷“整理档案的具体装订要求：
（1）单份文件装订。
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
永久保管的卷内文件应逐件用三孔一线的装订方式，如果文件页数多，可以装在文件左侧的正中间，如果文件很薄，可以装在左上角，也可采用缝纫机轧边等方式，装订时以文件的左侧为装订边。
30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订，五页以下可用胶水粘贴左上角。10年期限的文件，可不拆钉，保持原貌。
装订时文件正本与定稿为一件(正本在前,定稿在后)；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件(正文在前,附件在后)；原件与复制件或手抄件为一件(原件在前,复制件在后)；附件页数多，也可各为一件；具有保存价值的文件处理单（指有领导签具意见）应与正文作为一件，文件处理单在前，文件在后；转发文与被转发文为一件(转发文在前，被转发文在后)；
外单位的来文与本单位的复文为一件(复文在前,来文在后)；本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件，但须排列在一起；
会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订；
报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件。
未装订的式样同一的表格，以一定的单位(如部门或时间等)组合，可装订在一起作为一件，如先进审批表、工资审批表、统计年报等；介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。
（2）整卷装订的案卷。
装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐。文件纸张相差不大的（如学籍档案）应将右、下侧对齐；文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页，可只对齐左侧、下侧。采用三孔一线的方法装订，棉线要勒紧结牢，结头打在背面。
（3）不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入档案袋或档案盒内。
（三）排列编目要求
1、归档文件的排列。
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。上级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级。上级文件按同一文号集中排列；本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他（或党群、行政、业务、其他）的事由顺序排列。
1）同一事由的归档文件排列
内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上级、本级、同级、下级分别排列，不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列；综合类文件按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序排列。
2）不同事由的归档文件排列．
（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只需将不同事由的文件，按其形成时间或办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素，这种方法比较简单，较使用于实行“随办随归”的机关。如一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。
（2）按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。如县档案局永久文件先排会议记录、全县档案工作会议材料、工作计划、总结、综合性年报，再排政工方面的人员任命、增加工资、职工退休、干部、党员花名册、年报等，然后是业务方面的民生档案工作意见等。
（3）按事由具有的共同属性分别集中排列
a、一个事由，几个作者，可先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可先将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。
b、一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。如基层上报的工作总结、统计、年报、花名册。
c、非诉讼案件材料，按决定（或批复）----报告---调查旁证----个人交代材料等顺序排列。（4）按文件的共同特征交叉组配排列。若一组归档文件，反映了不同的作者、不同的问题、不同的文种或不同的地区等，则可层层细分，分级排列。可按“作者----问题---名称----时间” 交叉组配排列。
3）密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后
4）对具有保存价值，但因特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。
2、盖归档章
归档章一般采用红色或黑色印泥，盖在归档文件首页上端居中偏右的的空白处，再逐件编写归档章有关项目。一个单位归档章加盖的位置应统一；归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；若归档文件前有文件处理单(或办文单)，归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。归档章式样如下： 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。
1）全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号。由县档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。如下图中的“11”是档案局的全宗号。
2）年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007“
3）保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”，“30年（2008年以前为长期）”，“10年（2008年以前为短期）”。
4）件号：件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从“1”开始逐件编号，永久,30年,10年分别编顺序号。
馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要，机关档案室不用填。
5）盒号：档案盒的排列顺序号。
6）页数：每一份归档文件的页数。
7）机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。（我县这栏可以不填）
3、卷内文件或归档文件编目。
编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长297mm宽220mm），我县统一印制成红色。各单位应在县档案局统一购置，不能用白纸印。
填写归档文件目录项目时．应使用耐久的书写材料进行填写，且字迹必须工整，美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录，目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒，另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册，以便查找和向档案馆移交之用。
卷内文件目录放在卷首，归档文件目录放置在归档文件的最前面。填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下：
1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别：
（1）卷内文件目录第一栏是顺序号，归档文件目录第一栏是件号。
顺序号是卷内文书材料依其排列先后填写的序号，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从“1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序，第二卷数字不能相连；
件号，即文件的排列顺序号，填写室编件号。原则上一份文件编一个件号，登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，应看作是一份文件的两个部分，只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本，只编一个件号；重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号，但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制，同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。
（2）
卷内文件目录第六栏是页号，归档文件目录第六栏是页数
页号，即填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号，止号要与文件最后页的页码相符。每卷都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。
页数，即填写一件文件的总页数，用于统计和核对。每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。
2)责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
（1）责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，如“邵东县档案局”，不能使用“本局”等含义不明，难于判断的简称。
（2）联合发文填主办者和“我”（我指立档单位名称）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字。（3）对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须用（“）”标出领导职务；
（4）未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写；
（5）另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者；
（6）花名册、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准；
3)文号：填写文件制发机关的发文字号。
（1）文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能随意删减、省略、落字。如有明显错字，注意改正，可用三排编写。
（2）文号中的年度要用[ ]括起，如“邵档发[2008]10号”。（3）少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。
（4）文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。
4)题名：即文件标题。填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。明显的错字，注意改正。目录题名中如漏了《 》和“ ”的，要增补。目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。
填写题名须注意：
（1）应按文件上的标题填写，不得随意更正，但责任者栏填了作者，则可在题名中省略作者，如《邵东县委办 县政府办关于加强民生档案工作的意见》，责任者栏已经写了“邵东县委办 县政府办”，那么题名栏只需写“关于加强民生档案工作的意见”；若正题名能反映文件内容时，则可省副题名；并列题名在需要时与正题名一并抄录；重要的附件题名也应抄录．外加“【 】”，以防漏检。会议文件中的领导人讲话材料，正、副标题最好录齐。
（2）文件没有题名或题名含义不清．不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“[ ]”号，以区别于文件原有标题，方便检索。例如文件标题是“通知”、委托书”、“支持信”、“承诺书”、“确认函”、“抵押书”、“公证书”、“协议书”、“申请书”、“便函”子样的，必须根据文件内容拟写一条简捷的题名，并加[ ]；批转性通知只引用发文字号的，也应根据文件内容重新拟写标题；只写了“工作动态”、“情况反映”、“简报”、“会议纪要”、等字样的，必须补录齐全文件上的实际题名。
（3）永久保存的会议记录必须拟出每次会议的内容，期次、时间，一次会议做为一件，但可以按原状以本为装订单位。会议题名外加“[ ]”；（4）针对性文件题名，如任免、调配、奖惩、出访、优秀人员批件等人事方面的文件材料，涉及本单位人员，其人员名称照实抄录，针对本机关的人名附在题名后，并加“（）”，上级研究本单位有关工作的会议纪要等，必须在原题名后用“（）”标出研究内容等;
（5）批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，本是一份文件的两个部分，虽然只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以作为副标题另外占行书写。重要文件的定稿、草稿 与历次修改稿只编一个件号，但其题名可以分别占一行登录；
（6）相同的文件标题，如工作计划、总结和报表不能打省略号 ；
（7）干部调动介绍信、党团组织关系存根、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等一本为一件的，必须写出每个人员的姓名，一行可多写几个名字。一般被批准单位这方面材料少可以一人为一件。较多则6人为一件，题目必须在干部调动介绍信后面用“（）”标出6个人的姓名。
各种题名的具体写法如下：
5)日期：目录日期必须是印章所盖处或文件形成时的日期。
（1）多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间。
（2）一份文件有几个时间特征的，以具有法律效力的为准。
（3）几份文件为一件的，以正本为准，回复性以复文为准。
（4）对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写，外加“[ ]”。实在不清楚月日的用4个0代替。如2008
0000。
（5）具体填写日期项应用8位阿拉伯数字写明年度、月、日。用2行排列 如2008
0802。
6)备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
（1）文件中的漏页、跳页和作废页次，需在备注中注明；
（2）
有重复的文件需在备注中说明；
（3）传真件需在备注中注明；
（4）文件有破损，影响了文件内容的需在备注中注明；
（5）文件秘级应在备注中注明；
（6）只有请示没有批复的，注明缺批复；
（7）只有复印件缺原件的，注明缺原件。
（8）会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中，方便查阅。
需要说明的内容较多，在备注栏加注“*”，具体内容填在盒（卷）内备考表中
（四）归档文件装盒及书写要求。
1、归档文件的装盒
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时．应按照分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是：
（1）不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒；分机构（问题〕的情况下，不同机构（问题）的归档文件原则上不能放入同一档案盒。
（2）装盒时应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损，也不能太空。档案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三种。
（3）档案盒是归档文件的装具。档案盒可竖式摆放，也可横式摆放。
2、档案盒书写要求。
1）封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），如“邵东县档案局局”。为了美观标准，我县今年统一刻章盖印，不再用毛笔书写。2）档案盒盒脊应根据不同的摆放方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。项目有:全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。前三项的填写照归档章，刻章盖印。问题栏可以用铅笔标明该盒档案事由，如“上级党群、行政管理”，方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”号连接；馆编件号待档案移交进馆时再行编制。盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。
《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。为方便档案室管理，我县规定档案室统一用铅笔编制填写盒号。
（五）档案卷皮书写要求。文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(长×宽)
1、封面项目有：立档单位名称、类目名称、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限。
1）立档单位名称。全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“湖南省人民政府人事局”“简称为“湖南省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。为了美观标准，我县今年统一刻章盖印，不再用毛笔书写。
2）类目名称填写大类名称，类目名称指全宗内文件中分类方案的第一级类目名称。即按组织机构分类的，填写组织机构名称；按问题分类的，填写问题类别名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。如法规档案、学籍档案、教学档案，我县这项也可不填；
3）案卷名称即案卷标题，拟写案卷标题要求文字简练通顺、标点正确，标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成，要求高度概括卷内文件材料，如“县教育局下发的关于党群，行政管理方面的决定、意见、通知”；填写时要求根据题名字数的多少排列匀称，位置要适中醒目。
4）时间即文件起止日期，按卷内最早一份文件和最晚一份文件的形成日期填写；
5）页数填写该卷档案的总页数；
6）保管期限填该卷档案鉴定的保存期限。如鉴定为“永久”二字，长期、短期类推。
7）封面的右上角有一个框，其项目有全宗号、目录号、案卷号三项。具体填写见前面档号编制。
2、档案卷皮背脊项目有：全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、年度、保管期限。填写同封面，案卷标题下要先竖直写出立档单位简称，如“县档案局”，再空两格按照案卷封面上的案卷名称从左至右竖直填写，字数多可缩写，如“县档案局会议记录、工作计划总结、岗位责任制”。
（六）填写卷末或盒底备考表。每卷卷尾或盒底应放置备考表，备考表项目包括：盒（卷）内文件情况说明、整理人、检查人和日期，说明卷（盒）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。去年开始县档案局已将备考表印制在文书档案盒底。
1、盒（卷）内文件情况说明要求填写盒（卷）内归档文件需要说明的情况，包括该盒（卷）内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充移出、销毁等情况。
2、整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任；
3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部机构负责人联署。
4、日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。
备考表放置在档案盒的最底层。去年开始县档案局已将备考表印制在档案盒底。
（七）编制立卷说明或归档文件整理说明。
各立档单位在整理完毕当年的档案后，必须编制立卷说明或归档文件整理说明，打印6份，4份放永久档案的归档文件目录册里，置于索引的前面。一份放全宗卷里，一份存档。立卷说明或归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。
1、立档单位基本情况。其具体内容主要有：
1）立档单位的名称、成立时间、职能范围、录属关系；
2）内部机构的设置情况，主要工作活动和指标任务完成情况，与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。机构人员情况要写出立档单位本年度内机构职能和人员编制的调整变动情况和现状,机构职能的调整和主要领导的变动须写出依据，即列出文件名与文号。
2、归档文件情况。其具体内容有：
1）归档文件的总份数，各机构或问题类目的归档文件的份数，各种保管期限的归档文件份数；
2）本单位重大活动形成的文件材料归档情况；
3）有无复制件等情况；
4）各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况；
5）本单位未办理完毕的重要文件材料情况。
3、归档文件整理情况。主要内容有：
1）归档文件整理的组织形式及分工情况；
2）归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；
3）选择的分类方案、排列、编号方法；
4）重要归档文件的状况等。
（八）案卷排列及编制案卷目录、全引目录。
1、案卷各部分的排列格式：
1)使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。
2)使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：
软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。
2、案卷的实体排列：依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、级别、组织机构（或问题）的排列方法。如长期类可按“上级文件”，“本级综合、政工”，“本级业务文件”，“下级总结、报表”的顺序排列。
3、编制档案案卷目录。我县主要按保管期限编制案卷目录，这样可以分柜保管，日后移交进馆时可作移交目录，避免重复劳动。即把同一年度的案卷分为永久、长期、短期卷，三类分开排列各编一本目录。其方法是每一种保管期限的案卷按组织机构（或问题）排列，并编制案卷目录。案卷号以本机关建立年度第一本案卷为开始，连年连排从“1”开始统一编一个流水号。
案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。案卷目录由案卷号、级别、案卷题名、年度、页数、保管期限、目次、备注等组成，应对照案卷封面上的内容准确填写。案卷目录可以多年编成一本。
4、编制档案全引目录
全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。这里的案卷目录中有一项“目次”栏，它是该卷档案目录在该本全引目录中的位置标识。卷内文件目录右上角的小方框里有4个项目：全宗号、目录号、案卷号、页号。全宗号、目录号、案卷号照该卷档案背脊项目填写，页号的填写方法为每本全引目录从“1”开始按照“案卷”卷内文件目录的排列顺序，用阿拉伯数字编写，并将该卷档案目录的首页数字填写在“目次”栏。全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，若干年度编一本。档案全引目录文书档案打印一式5份，其他档案各打印一式3份。
5、填写案卷目录和全引目录背脊
背脊项目有目录号、案卷号、全宗名称、起止日期。目录号见档号编制，案卷号填写本册目录的起止案卷号，全宗名称填立档单位名称。起止日期填本册目录中案卷的起止年度。
（九）编制盒号目录和归档文件目录册。
1、编制盒号目录
盒号目录即归档文件目录索引。内容有盒号、保管期限、年度、问题、页次。盒号须按照归档文件的分类方案和排列组合顺序，逐盒从2001年《实施归档文件整理规则》起；从“1”开始编写大流水号，；期限填写该盒档案的保管期限；年度填写该盒档案的形成年度；问题栏要标出该盒档案起止件号和内容（如上级文件、综合、政工），内容用“（）”括起，表明未分问题；如果是分问题的，则件号在后，用“（）”括起。页次是指归档文件目录纸排列在该本归档文件目录册的位置，每册从“1”开始编写流水号。
2、编制归档文件目录册
2）归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。这里归档文件目录右上角的小方框里有4个项目：全宗号、问题、期限、页号。全宗号、问题、期限的填写照该盒文件背脊项目填写，页号的填写方法为每本目录册从“1”开始按照归档文件和盒号的排列顺序，用阿拉伯数字编写，并将该盒档案目录的首页数字填写在“页次”栏。
归档文件目录册必须用档案局制作的专用归档文件目录夹单独装订成册。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的档案要求制作5套，以后2套随档案移交给档案馆，另2套自己查阅。10年期限的档案制作一套目录就可以了。
3）归档文件目录夹的填写：
（1）封面的填写：封面项目有全宗名称、年度、保管期限、问题4项。全宗名称填写立档单位的全称或规范的简你。年度填写档案的形成年度；保管期限填写永久、30年（或长期）、10年（或短期）；问题填大类名称。可以打印。
（2）背脊的填写：背脊项目有全宗名称、年度、保管期限、问题。填写同封面。
（十）档案排架。
1、排架顺序：从左至右，从上至下排列。
2、档案实体一般可按文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、音像及电子档案、实物档案等大类顺序分柜分隔排列。
3、各大类内按下列顺序排列
1）文书档案按保管期限、年度分别排列。即把同一大类的档案首先按保管期限分开，然后按年度排列，再将同一年度的档案按级别、问题、重要程度顺序排列。实施8号令之后即2008年形成的档案，30年接原来的长期盒号，排列在长期档案之后，10年接原来的短期盒号或案卷号，排列在短期档案之后
2）业务档案多的单位按二级类目排列。不多的按年度排列。
3）科技档案按科研、基本建设、设备等二级类目分别排架。
4）会计类档案按财务报表、会计账簿、会计凭证等二级类目分别排架；在二级类目中分别按年度顺序排列。
5）实物档案应按分类方案排列顺序上架
各种专门档案的整理方法
一、业务档案的整理 ㈠业务档案的范围：主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。比如审计局的审计档案，民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案，人民法院的诉讼档案、仲裁档案，县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案，县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案，各医院的出生档案、病历档案、疾控中心的计划免疫档案、防疫档案，县公安局、派出所的户籍档案、案件档案，县经管局的土地承包档案，县林业局的山林定权发证、退耕还林档案，县教育局、各学校的学生档案、教学档案，县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案，县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案，县住房公积金管理中心的公积金贷款，提取档案，县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案，县物价局的物价管理档案，县环保局的环境监测档案，县残联的残疾人档案，县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案，县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案，县劳动和社会保障局的劳动仲裁档案，县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。这些业务档案特别重要，很多都是民生档案，必须收集到档案室统一管理。
㈡业务档案的整理方法： 各单位形成的业务档案必须按照《怎样整理好档案》课程中第三大点“档案整理的质量要求”规范化整理、编目、装订，并编制全引目录或案卷目录。以软卷皮装订的案卷档案（如公证处的公证档案、工商局及国土局的法规档案）和以档案袋为单位保管的业务档案（农合办的医保档案）必须装盒，并规范填写档案盒背脊项目，所有档案不得直接裸露在档案架上。如有些医院的病例档案到目前为止都没有装卷、装盒，自成立以来的档案不是捆扎成堆就是直接都裸露在档案架上，98年形成的病例档案都已经发黄、变脆，离保管期限30年还有很远就快无法使用了，这是对档案、也是对以后的利用者极不负责任的做法，虽然档案盒要点成本，但这些投入是必须的,同时各医院必须将应该永久保存的出生病历档案分出来重新整理，跟婴儿出生证明一起编号，编制检索工具，方便服务民生。业务档案的具体整理办法上级主管部门有规定的按上级要求整理，如审计局的审计业务档案，法院、检察院的诉讼档案，公安局的户籍、案件档案、纪检会的案件处理档案，公证处的公证档案，工商局、质量技术监督局的法规档案等，其上级都有具体整理要求，因此案卷整理就必须严格照规定执行。对于上级没有具体要求的业务档案，各单位应该请档案局的同志前去指导，由档案局的业务指导人员依据其档案形成特点和价值制定整理方案。如农合办的医保档案、计生局的生育审批档案就是在档案局有关同志的指导下，将档案规范整理编目。财政所的民生档案整理方法：各乡镇财政所的民生档案主要分三种，一是纳税登记表、二是农民信息网资料、三是农民补贴档案。对于这些重要资料，必须以村为单位组卷，并编写卷内目录，再装入档案盒，统一编制盒号，填写好封面和背脊，编制案卷目录和全引目录。业务档案硬卷皮、软卷皮和硬卷盒如下图；
二、会计档案的整理方法
会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。主要包括：①会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；②会计账薄：总账、明细账、日记账（银行日记账、现金日记账）、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账（公积金、养老金明细账）；③财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；④其他：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此项也可放在全宗卷内）。
会计档案整理工作的内容主要包括：分类、立卷、排列与编目等环节。根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门按照本单位会计档案分类方法承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。
（一）会计类档案分类有2种方法：会计部门将当年年度的会计凭证、会计账薄、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账薄、报告等几种主要形式进行分类。通常采用
1、采用种类——保管期限——年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
2、年度——类别——保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
（二）会计档案的立卷方法：
1、会计凭证的立卷方法：会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷，每卷厚薄要适中（3cm左右）。凭证卷装订前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章，然后装入会计凭证盒，并填写好凭证盒封面。
2、会计帐簿的立卷方法：会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。帐簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的种类进行，一本帐簿为一卷。对于活页帐簿，保留已使用过的帐页,编制页码,去除空白页,撤掉帐夹，用会计档案封皮装订成册。对于死页帐簿，应该保持原来面目,不必折去空页,编制页码后用会计档案封皮装订。帐簿装订时,应有卷内文件目录和备考表。封面应填写齐全,平整,并注明所属年度及帐簿名称。封皮上除了全宗号、目录号、案卷号外,其余都由财务部门填写。
3、会计报表的立卷：会计报表是按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表与季度、月份报表分别组卷。本单位的报表与下属单位的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数,下边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。在整理会计报表时,可能会遇到一些文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，应为会计报表的组成部分，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。订前要编制页码，填写卷内文件目录及备考表，去除金属物，用会计卷皮装订。工资表、银行对帐单等整理方法参照会计报表。
（三）会计档案的排列与编目
会计档案的编号要便于管理、查找、鉴定销毁，通常可以根据案卷排列的方法，按类别各编一个大流水号。会计档案经过装订和排列以后，都要填写案卷目录，作为会计档案最基本的检索和统计工具。案卷目录的编制方法通常分别编制凭证、帐簿、报表三本目录，案卷目录填写项目有：归档日期、案卷号、案卷名称、起止年月日、起止号次、册数、保管期限、备注、销毁日期。
三、声像档案整理
（一）照片档案的整理方法 照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。
1、照片的整理。
照片一般采用的分类方法是年代——问题分类法，即在全宗内把照片先按年代分开，再在每个年代内按问题进行分类。照片档案较少的单位，可直接按问题分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。照片经过分类后，应分别排列存放，每类内按时间顺序排列。
照片分类后，再按类将照片组合成案卷，一般情况下，一类内容一卷，内容相近的可组成一卷，照片数量少的，一年的照片也可以组成一卷。卷内排列一般按时间顺序或重要程度排列。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。另外，在每张照片的背面也应写明上述各种号码，以便查找后归还。
照片的编号，应先编每卷的卷号，再编卷内照片的顺序号。
在完成案卷整理后，还要编制案卷的卷内目录，填写备考表、案卷目录，以利于查找利用。（案卷目录中需要说明的项有照片号和照片题名，照片号即案卷内照片的顺序号，照片的题名即文字说明改成照片名称，不超过50个字）
2、底片的整理方法。按年度、尺寸或内容等分类后，再按底片收到的先后次序流水编号即可。底片号在编写时，应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边外。
3、照片文字说明的成分与要求。照片文字说明是补充反映照片内容的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白画面上所反映的内容、时间和地点。一般，每张照片都要编写文字说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。事由即照片影像所反映事件、事物的情由；时间即事件的发生和照片拍摄的时间；地点即被摄物所在的具体地点；人物即照片上主要人物的姓名、身份；背景即对揭示照片影像主题具有一定作用的情况；摄影者即照片的拍摄单位和拍摄人。这六个要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。
随着数码相机技术的不断发展，很多单位都使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目录保存到计算机上，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。
（二）磁性载体档案的整理与编目 磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代－问题进行分类。
1、录音带、录像带档案的整理以自然盒为一卷，在一般单位，录音录像档案形成的量不大，内容也比较单一，可暂不分类整理。录音录像档案较多的单位，如广播电台、电视台等，可按内容进行分类，通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育等分为若干类别。如果数量多，还可以再分属类。分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开，把机密的与一般的分开，把不同版种区别开来（原版、复制版、播出版）。档案部门对验收并须入库的录音录像档案，应登记入册。如果数量少，只需建立总登记簿即可，按收到的先后次序入册即可。登记的项目包括：编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况（消磁情况、模版质量）、数量备注等。编号采用流水编号或分类号——类流水号。如档案数量多，可先进行分类，然后建立分类登记簿，登记项目如上。经过登记的录音录像档案应装在特制的盒内或套内，在盒套外面贴上标签，上面注明题目（内容）、讲演人、录制日期、卷（盘）数、编号、带长、时间等项内容。盒内还附有文字材料，并统一编号。
2、软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录，归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。
四、科技档案的整理与编目
科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。科技档案的整理方法：一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。
㈠分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。①工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。②型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。③课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。④专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。⑤地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。⑥时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。
以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——型号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。㈡案卷组织与排列
1、案卷组织。案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：①按结构组织案卷、②按子项或子课题组织案卷、③按工序或阶段组织案卷、④按专业组织案卷、⑤按问题组织案卷、⑥按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。
2、科技文件材料的排列要注意以下几点：①基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。②设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。③案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。④图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。⑤图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后。⑥有译文的外文资料的排列。译文在前，原文在后。
（三）案卷编目 案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。
案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编号及填制案卷内科技文件目录，填写备考表，装订案卷以及装盒、填制案卷封面和脊背标签，编制科技档案总目录、分类目录。
1、编号及填制卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录，其项目有编号及填写卷内文件目录。
（1）编号。案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
（2）案卷内科技文件目录的编制。案卷内科技文件目录，其项目有：①序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序；文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或主要责任者或个人的姓名；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；日期，指该份文字材料图样的编制日期；⑥页号应填写每件科技文件材料的首页上标注的页号。
卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。
2、填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。
3、装订案卷以及装盒、填写案卷封面及背脊。
(1)装订时科技文件材料都要折叠为统一的A4 幅面、取掉金属物，将下侧、右侧对齐，用装订条将卷内目录和科技材料夹在一起三孔一线装订，并在卷内目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号，再放入科技档案盒内。图纸折叠方法：
(2)填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。封面的内容项目，主要由3部分组成。
①案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成：一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）等科技文件。三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确。不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列；同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。
②案卷的管理性内容项目。共4个：立卷单位，填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责人；编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，密级是根据保密规定填卷内文件材料的最高密级。③档号项。包括档号，即本案卷的科技档案号，由目录号或分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号。(3)填写案卷脊背标签。脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有保管期限、案卷题名，填写同封面。档号填写实例：县检察院的基建档案永久第一卷，其档号为25—J—001。
4、编制科技档案总目录、分类目录
科技档案总目录，是科技档案登记总帐，是按照科技档案归档时间的顺序，以案卷为对象进行登记，也称流水账。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。
五、归档实物的整理方法
归档实物的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
（一）整理要求
一是归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。二是 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
（二）整理方法
1、鉴定。一是 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
2、分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。⑴按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。⑵按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
3、排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种： 格式①：全宗号—实物—件号。
格式②：全宗号—实物—年度—件号。
格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。
4、编号 根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1），再编制归档章项目。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。如下图： 长×宽=55×16mm 全宗号：同文书档案
实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“S”。年度：填写实物形成或获得的年度。
类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
5、编制实物档案目录
实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。目录用纸A4型
图2: 实物档案归档目录 题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
材质：实物的制成材料。
型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。年度、类别、参见号：见归档章
备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
6、编制目录封面
实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文件目录夹，方便查阅统计。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目。
（三）保管
实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。
六、电子档案的整理：
电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。
（一）归档要求
1、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档（逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档随时归档），定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档（物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行），并按档案管理的要求进行登记。
2、归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。
3、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》。归档电子文件应逐件编目。
4、文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。
5、档案馆（室）应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（二）归档方法
1、一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。
2、推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。
3、存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等。如下图：
归档电子文件登记表(2)
4、信息组织结构
每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。
（1）说明文件。文件名：README。文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。例如： 2005年党员年报：2005年教育系统党员年报。
（2）归档电子文件登记表。文件名：REGISTER。文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。
（3）归档电子文件目录。目录名：DATA。目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。
（4）对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。
（三）电子文件的归档标准
电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：
1、字处理文件。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
2、图像文件。TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
3、图形文件。图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。
4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。
5、声音文件。WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
6、多媒体文件。多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。
7、数据库文件。DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
8、超文本文件。超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性，信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。
9、计算机程序。计算机程序可以作为电子档案直接存储。计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。
10、数据文件。数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。
（四）电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式三套，一套封存（C）、一套供查阅利用（Y）、一套异地保存（S）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。存储电子档案的光盘应放入光盘档案盒中存放，条件好的单位要求购置防磁柜存放，以有利于更好地保护电子档案。