企业文档管理

企业文档管理（共12篇）

企业文档管理 篇1

文档作为一种信息资源, 是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作。同时作为与企业同步发展的无形资产, 在企业管理各方面具有十分重要的作用。规范化、科学化的档案管理, 是企业必须做好的一项基础性工作。近年来, 传统企业在经济大潮的推动下, 加快了办公现代化建设。酒钢集团公司 (下简称酒钢) 同样引进了大量先进的办公理念和办公手段, 譬如OA系统 (Office Automation办公自动化) 的广泛应用, 信息中心覆盖工作区域的网络化格局等, 尤其随着计算机技术的高速发展, 越来越多的职工享受到了信息“高速公路”的快捷便利。在信息化、网络化、自动化的理念日新月异的大变革下, 亟需加快推进文档管理现代化步伐, 迎接大数据时代到来。

1 企业文档管理现状

1.1 文档管理专业意识薄弱

相对发达国家而言, 中国文本档案专业及技术研究起步较晚, 发展时间较短, 文档管理的专业化和系统化建设进展缓慢。企业文档管理的现代化意识不强, 专业性程度不够等问题也比较突出。以酒钢技术档案管理为例, 集团公司级以上项目由技术中心统一进行建档管理, 而各分子公司的项目方案、过程控制、项目成果等大多由非专业的办公人员保管, 而且档案管理部门对技术项目信息更新不及时, 保存方式不合理, 暴露出信息缺失、档案不全等问题。问题根源在于:一是文档管理工作单一枯燥, 办公人员缺乏热情, 逐渐产生懈怠意识;二是从管理层面, 由于文档管理工作与生产工作相关度不高, 干部职工往往忽视其重要性。这些都影响着文档管理工作的专业化进程。

1.2 文档管理人才缺失

培养一支专业化的档案管理人才是实现档案管理现代化革新的关键。对于企业文档管理方面来说, 人才稀少, 除高校外, 企业内部专业人才储备不足, 随着企业信息化、自动化程度的提高, 文档管理的重要性日益凸显。目前, 企业内文档管理人员大多年龄较大, 日常工作中, 仍然沿袭陈旧的操作方式实施文档管理, 对文本纸质档案仅停留在收发整理的阶段, 对新知识和新方法的应用存在许多困难。其次, 随着各类档案的种类及内容复杂化、多样化, 加之缺乏资金及技术上的支持, 使企业往往选择继续使用原有的文本档案管理办法, 鲜有革新, 不利于适应社会的发展需求。

1.3 文档管理设备和技术落后

由于企业内部对于文档管理工作, 缺少资金支持, 导致整体水平落后, 对于现代化的管理设备以及文档管理技术理念、方法等都有诸多缺憾。设备技术的落后主要由以下原因导致:其一, 企业管理人员对文档管理事业的重视程度不够, 没有设立相应的管理部门及项目小组, 基层更是缺乏足够的支持;其二, 企业重视生产经营, 高额的文档管理现代化设备的引进和更新成为企业成本的较大负担, 导致软硬件设施脱离于企业发展实际需要。由于技术和设备的落后, 而文档管理本身工作量大, 程序复杂, 使得工作分工更为繁杂, 降低工作效率, 不利于企业的管理革新和系统升级。

2 企业文档管理现代化建设策略和方法

2.1 企业文档管理现代化特点

2.1.1 文件与档案的一体化管理

首先要明确文件与档案的关系, 简单来说, 档案就是进行整理归纳处理后的文件, 即系统化的文件。所以二者关系密不可分。分类集合整理形成档案是文件必经的过程, 文件的最重要的特性就是时间顺序, 而档案的重点在规律性的整理。

但在现代化的办公条件下, 由于电子技术的普及, 文件与档案的界限变得模糊, 所有的文件都经过了计算机初步有序的整理, 而且保存也变得简易, 分类浏览与分类检索都变得十分简易。除此以外, 文件归档更加快捷, 随时随地即可储存, 文件与档案变得更加密不可分, 形成一个有机的整体。同时, 将文档信息归纳入大数据系统里, 通过电脑便可以实现信息的快速分类和检索, 达到资源共享的目的。

2.1.2 企业内多部门的系统性配合

企业现代化的标志就是办公自动化, 与传统方式相比较, 档案的基本单位不再是卷宗, 而是独立的单个文件。当编辑一份文件时, 自动化的办公系统赋予文件独立的编号、单位、日期等信息, 这样直接归入档案管理, 减轻了管理人员对信息的整理、收集、排序工作, 体现了现代化企业管理带来的优越性。例如员工查询工资已成为手指一动就一蹴而就的简单行为, 对于人力资源部门而言, 一个人从入厂到退休, 不用再手写大量档案, 也不用建立时间为标签的卷宗, 只需要用电脑简单汇总, 便可以达到以前不可想象的快速便捷。电子文件较传统文件最大的特点就是, 文档管理不再只是档案管理人员的事情, 而是需要多方面协调配合才能完成, 如档案录入部门、系统设计部门、后台维护部门等多个部门, 这些部门只有密切合作才能共同完成档案建立, 保证数据的准确性、简易性。

2.1.3 文档管理趋向规范化、标准化

办公自动化的另一特征是网络化。文档的网络归档和纸质文件的归档共同组成了办公自动化环境下的文档归档管理工作, 文档管理更加趋向标准化的制度, 归档形式更加规范化, 加上网络化的特殊性, 贯穿于文件从产生到运转处理再到归档的各个流程。以酒钢培训中心所用的网络大学技能鉴定证书管理为例, 系统设计之初, 就要考虑到各个单位对不同岗位技能考试的安排、技能证书要求、人员信息准确与否等各个内容的兼容, 同时还要达到总机与各分子公司数据稳定共享, 以免出现人为错误。同时系统使用要符合各个层面管理人员的操作, 保证基层职工查询, 方便机关人员进行整理。所以网络化背景下, 文档管理系统整体在设计之初就要全面考虑, 不仅要明确各部分的职责所在, 做出统一部署, 还要明确归档流程和归档细节, 在系统设计中都要一一表现出来。

2.2 企业现代化文档管理建设策略和方法

2.2.1 树立现代化的文档管理理念

企业内, 上层思维策略决定下层执行方式, 自上而下, 提高全体干部职工对文档管理的重视程度, 对文档管理人员进行行为规范, 可以有效提高文档管理工作的效率。文件与档案作为企业信息的重要载体, 从诞生到归档, 内容涵盖了方方面面的发展历程, 甚至包括行业机密, 是一个企业重要的资产。只有改革传统文档管理观念, 实现思想上的转变, 才能更好地缓和当前文档管理机制和经济发展要求的差距, 为生产转型提供更强大的力量。

2.2.2 统一文档管理标准, 建立现代化文档管理制度

在现代化企业中, 统一的作业标准可以减少更多的无用工作量, 建立先进的、科学的、规范的适应企业实际的文档管理制度, 才能为文档管理的现代化进程起到实质性的规范和帮助。

首先要对文档管理工作体制进行改革, 保证专人专管, 统一领导的格局, 避免业务上的交叉导致文档管理出现偏差, 同时人员的专业化、专职化, 也保证了文档从编辑到归档整个流程清晰可控。在酒钢内部, 要大力提倡OA系统的广泛使用, 加大基层人员对OA系统的使用培训力度, 利用OA系统的各项功能, 使得文档的收发变得规范、可控。其次要制定标准化的作业流程。从文件流程中入手, 保证过程的合理化, 有专职部门进行监督, 保证最后文档的合法性、真实性、有效性。最后要对文档进行统一的格式规范, 对办公软件进行统一的兼容性测试。这样最大限度避免了中间出错, 同时确保了安全性。

2.2.3 搭建文档管理信息平台, 科学提高企业办公自动化水平

搭建文档管理信息平台是保证其信息化水平逐步提升的科学保障。随着大数据时代来临, 利用网络化信息数据库软硬件的自动编辑功能, 逐步将取代传统的纸质文档和人力手工管理模式, 提高文档管理效率和管理水平。为保证完整的信息化管理平台落地, 需要以下系统模块构建:

1) 设计自动化流程。文档处理系统是信息化平台的基础, 就是对文档的处理, 包括资料收集、整理、录入、归档等功能, 这一部分能够减少人工投入和时间成本, 从而提高文档管理工作的自动化流程。

2) 建立共享数据库。文档存储系统是信息化平台的核心, 文档的储存需要电子技术作强大支撑, 利用信息处理进行编目、分类, 必须要建立一个足够可靠的数据库, 便于以后的查找、验证和共享。

3) 设置加密系统。文档的保密和查询系统是信息化平台的重点。建立企业内部的加密系统, 是企业办公自动化必备的一项重点, 结合文档管理人员的和需求人员的实际情况, 进行权限分级, 保证企业文档的安全性。

2.2.4 引进文档管理设备设施, 提高文档管理人员技术水平

引进先进的文档管理设备, 是为了弥补企业硬件短板, 利用先进的设备, 能够最大限度保证文档管理的专业性。只有提高了文档管理相关硬软件设备, 才能有实力提高文档管理的现代化水平。同时要想提高办公自动化环境下文档管理的工作效率, 更重要的是提高文档管理队伍的素质。企业内的文档管理队伍需要定期充实自己, 在专业知识的武装下, 提高自己的思维能力和队伍的技术水平。而且其余配合部门的人员也要对文档管理有一定的了解, 这样才能形成完整的多部门联动格局, 才能为企业的长久发展提供动力。

3 结语

文档管理作为企业内部构建的重要部分, 更作为一个桥梁, 沟通了各个方面的工作, 同时也是企业文化的承载者, 这项工作与每位职工都息息相关。近年来, 企业的高速发展, 工作内容急剧增多, 文字数据以喷涌似的方式展现在我们面前, 如何更好的保存文档, 如何更便捷的查阅, 都逐渐让文档管理这项工作的重要性凸显出来。为了更好地利用文件档案使用价值, 要建立健全企业内部对于文档管理的相关制度, 加强文档管理队伍人才的培养, 从而提高企业现代化文档管理工作的质量, 保证企业长久的平稳发展。

摘要：随着经济高速发展, 现代企业管理模式趋向于办公自动化、信息化、网络化, 传统档案管理模式已无法适应企业发展需求, 人员构成、信息分类、档案保存等方面都发生着深刻变革。从企业文档管理现代化模式入手进行探究, 对传统文档管理与现代化文档管理方式方法进行比对, 结合企业实际, 提出一些建设性思考, 以期提高文书档案管理水平。

关键词：企业,现代化,信息化,文档管理

参考文献

[1]朱海嫔.浅谈文档一体化管理[J].办公室业务.2015-12.

[2]张丹丹.办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].经营管理者, 2012 (S1) .

[3]陆天丽.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].信息技术.2014.

[4]何爱青.文书档案的现代化管理[J].办公室业务.2015 (6) .

[5]王凤琴.信息时代的电子档案管理探讨[N].山西青年报.201508.

企业文档管理 篇2

随着各单位信息化程度提高，各部门存在大量的文档数据，但大部分单位数据资源充分利用率不高，缺乏统一的整合利用，没有形成知识仓库，各部门的资源无法共享，一方面造成资源的浪费；另一方面有时会造成信息比较滞后、陈旧。怎样建立安全文档知识库，充分利用共享公司文档资源，提高工作效率实现公司文档管理。

企业文档安全管理系统：将个人文档，部门文档，公司文档，系统接入文档中的部分文档通过一定的规格和策略纳入知识库，从而在文档管理中心上形成整个企业的文档知识库。本产品已经通过了国家公安部、保密局、密码管理局、解放军信息安全测评中心等机构的检测及认证许可。

产品功能：

1、企业 文档集中管理、统一存放、统一授权。即保证了文档安全，也实现了文档的快速传输、共享，同时用户可以在公司范围内或出差在外地随时随地的查询重要文档信息。

2、企业内重要文文档的集中存储；用户只能通过系统提供的界面访问到被授权的文档

3、在企业文档管理系统中，不同员工或者不同部门之间的空间是逻辑隔离，.用户可根据集团组织结构制定文档分类体制，各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的文档分类，各单元之间既可共享文档、协同工作，也可独立管理自己的文档库。

4、强大的基于组以及角色的权限机制，屏蔽超级管理员权限，除了本人或经本人授权以外，任何人不能查看、更改、删除数据，确保企业重要数据的保密性、私隐性。

5、企业可以很安全和便捷的管理文档的存储，分发，打印和下载。

6、通过Raid＋hotspare磁盘冗余技术，防止因硬盘出现故障，导致数据丢失； 应用范围：

企业文档管理 篇3

【关键词】云存储；共享安全；桌面文档；分布式

1.前言

随着企业信息化建设的日益深化，大量的电子文档成为企业进行汇报、沟通交流、日常生产经营活动记录的重要介质。

文档在企业汇报交流过程中带来了巨大的便利，但从数据安全角度来看，文档中记录了企业较多层面的经营数据信息以及企业的日常生产活动。一旦文档外露，将给企业带来较大的经济损失或社会形象。而作为个人计算机桌面，同样存在有诸如硬盘故障、电脑丢失，导致个人数据内容不可修复或造成敏感信息泄露，特别是企业重要岗位人员及政府核心人员。

尽管每个企业处于自身管理需求出发，在文档安全需求层面做出了较多的工作，诸如：

（1）对企业重要岗位的文档进行安全备份，即不能被非法访问，又能方便拥有者进行编辑管理；

（2）有些企业通过服务器端的文档安全为重点，希望服务器端文档安全可靠，不被系统管理员泄露，不被黑客窃取文档等；

（3）有些企业通过文档的访问安全性进行管控，分类授权进行访问，对具有访问权限的文件才能打开。但员工外带文档进行技术交流将无法实现有效性安全监管；

（4）有些企业主要考虑对客户端的文档安全管控，主要从个人电脑中木马或个人主动把文件扩散。

如何有效解决上述企业文档安全管理的同时，又不会降低企业的工作效率和文档使用的方便性，是建设现代企业文档备份存储系统的新挑战，而云存储技术的应用将给企业文档安全管理带来全新的解决方案。

2.云存储概念

云存储是在云计算（cloud computing）概念上延伸和发展出来的一个新的技术。通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的技术，是一个以数据存储和管理为核心的云计算技术，保证数据的安全性，并节约存储空间。

云存储采用最先进的云计算技术、网络通信技术以及分布式文件系统技术，将廉价的、性能低下的硬件存储节点组织管理起来，提供高性能、高可靠、易管理的存储系，节约成本，根据实际需要，弹性选择配置，避免资源浪费，数据存储和传输更加安全可靠，访问速度更快更稳定。

云存储主要分为公共云存储、内部云存储、混合云存储三种类型。

传统存储相比，云存储有以下特点：第一，从功能需求来看，云存储面向多种类型的网络在线存储服务；第二，从性能需求来看，云存储服务首先考虑数据的安全、可靠、效率等指标，满足大规模用户、服务范围广、网络环境复杂多变等特点；第三，从数据管理来看，云存储系统要提供了类似于POSIX的传统文件访问和支持海量数据管理及公共服务支撑功能。由此，云存储架构可划分为4个层次，自底向上依次是：数据存储层、数据管理层、数据服务层以及用户访问层。

图1 云存储平台整体架构

（1）存储层：是云存储最基础部分。云存储系统对外提供多种不同的存储服务，各种服务的数据统一存放在云存储系统中，形成一个海量数据池，同类型的存储设备互连起来，实现存储设备的逻辑虚拟化管理、多链路冗余管理，以及硬件设备的状态监控和故障维护。

（2）管理层：是云存储最核心部分。通过集群、分布式文件系统和网格计算等技术，实现云存储中多个存储设备之间的协同工作，使多个的存储设备可以对外提供同一种服务，为上层提供不同服务间公共管理的统一视图。

（3）服务层：是云存储最灵活多变的部分。根据用户需求开发出不同的应用接口，提供诸如数据存储、空间租赁、公共资务、多用户数据共享、数据备份等服务。

（4）访问层：通过用户访问层，授权用户可在任何地方使用联网终端，按照标准的公用应用接口来登录云存储平台，享受云存储服务。

3.云存储技术方案

云存储系统在海量文件存储技术基础之上，从用户在客户端的文件创建、客户端存储、网络传输、服务端存储、客户端文件访问，到客户端文件透明加密防泄露等多个文件处理环节，进行各层面的安全防护，具有磁盘文件操作的便利性，同时满足了企业文档安全的需求。

3.1 重要岗位桌面文件的安全备份

利用云存储客户端程序在个人桌面虚拟出个人文件和群体共享的两个磁盘驱动器。用户将日常的桌面工作文件存入这两种类型的驱动磁盘中，这些数据会通过系统的自动同步功能，自动的上传到云存储的服务器端。当用户修改虚拟磁盘中的文件后，系统会自动查找修改部分的数据内容，并将修改的部分同步到云端，实现客户端虚拟盘文件和云端数据自动保持一致。当用户笔记本丢失时，通过系统个人登录认证，将云端文件同步到对应的磁盘驱动器中，同时防止了数据非法被盗。存在云端的数据，是经过云存储打散存储和分块加密处理，IT系统管理人员亦无法窥视到任何文件信息。

3.2 文档安全存储及传输安全技术

客户端采用虚拟盘技术保存客户端文件。用户对虚拟盘中的文件操作和Windows资源管理器一样。为提高系统访问效率，客户端实现云数据的读缓存和写缓存双向缓存。存储在虚拟盘中的文件数据切块、压缩和AES256加密等特殊技术的，只有通过云存储客户端的安全管控虚拟驱动结合用户身份认证才能还原，即便是黑客获取到加密盘文件，也无法还原内部存储的文件数据。文件在同步上传前被分割成多个小的数据块，每块压缩后经过AES256位加密存储，每块采用不同的密钥进行处理。网络传输中数据是经过压缩和加密，由此不用担心非法嗅探安全问题。

3.3 分享文档分类授权控制访问技术

客户端文件采用个人私密和群组分享进行授权访问管理。私密文件任何人无权访问，可通过设置进行分享；利用群组提供的文件目录分类访问授权功能，设置群组目录及群组中访问用户，以及每个用户的可创建、可读、可编辑、可删除等访问权限。

3.4 利用服务端冗余存储技术实现数据安全备份

防止服务端系统在存储磁盘硬件故障下的数据丢失问题，实现存储系统的高可靠性保障，通过双机热备或软硬容错技术提高數据的冗余能力。

4.总结

企业桌面文档云存储系统通过集中存储、实时同步、协同应用与安全管控等几方面简化存储体系，提升存储体验以及文档编辑、共享与同步，让企业的文件“形散神不散”，即使员工设备损坏、数据丢失、员工离职等都不会造成数据的流失，通过云存储的分布式自同步系统，在无干扰的情况下被同步到云端，保护了企业的无形资产，实现数据的集中统一管理，同时文件的共享使得流转、分发变得更顺利，提升了员工的工作效率和数据传播的安全性。

基金项目：大同煤业集团公司千万吨矿井群数字矿山信息化研究（编号：2013H010）。

企业电子文档安全管理分析 篇4

随着计算机技术在企业的大规模普及应用,企业的核心机密信息、代表企业知识产权和核心竞争力的研发图纸、设计资料、技术机密、客户资料,以及财务数据、报表等均以电子文档形式存在,如果管理不善,这些电子文档很容易传播和丢失。计算机泄密行为在信息技术发展的同时呈现上升趋势,企业中信息数据的泄露与丢失问题也愈来愈严重,给企业的数据安全带来了很大的威胁。据有关调查显示,企业机密泄露中30%~40%是由电子文件的泄露造成,一个恶意的核心机密泄露事件往往会给企业造成不可估量的损失,严重影响企业的发展。

1 电子文档泄漏的途径

造成企业数据泄露的原因很多,如黑客、木马、病毒等的入侵、员工无意或故意泄密、员工离职拷贝带走数据、存储设备丢失导致泄密、对外信息发布失控、外部恶意窃密等。企业内部电子文档外泄的方式主要有以下几种:

1)拷贝复制:通过软盘、U盘、硬盘、刻录机、光驱、移动硬盘等存储设备泄密;

2)数据共享:文件设成共享,通过网络环境,直接访问和下载;

3)黑客窃密:黑客利用技术手段进入计算机直接窃取各种重要信息;

4)利用互联网,通过邮件、网络通讯工具、FTP等泄密[1];

5)通过计算机端口、红外线、调制解调器、蓝牙等通讯设备泄密。

2 电子文档安全管理措施

据调查,国内企业对电子文挡很少采取保护措施,有保护的不到3%,一些机密的电子文件资料轻易就可以通过U盘、移动硬盘、电子邮件和网络通讯工具等途径泄密。

企业保障内部电子文档安全的方法主要有:

2.1 设置防火墙、入侵检测、防病毒等防护系统

这些系统只能解决来自企业外部的安全威胁,不能解决内部人员通过网络、U盘、移动硬盘把电子文档进行传播的问题。

2.2 采用禁用USB接口,拆除光驱软驱,限制上网等方法来控制文件的外传

这些方法都严重影响工作的方便性,并容易触发员工的抵触情绪。事实证明这种方法的效果并不好,重要的文件依旧会被泄漏出去。

2.3 使用文档加密软件

目前,文档加密产品主要分两大类:一类是采用文档格式转换加密;另一类是自动透明加解密。

1)文档格式转换加密产品可以控制文档的只读、编辑、打印、阅读次数等属性,但是文档的加密与否是由用户自己决定,只能对文档的传播途径进行防范,在技术和应用方面存在一定的局限。[2]

2)自动透明加解密产品则利用动态加解密技术,采取智能化思想和灵活的安全策略对文档生成和传播的整个过程进行保护,在不改变用户使用习惯和原文件格式的前提下实现文档的安全共享,能有效防止用户通过电子邮件、移动设备、复制、剪切、拖拽,打印、截屏等途径泄密重要数据,是市场发展的主流。采用这种产品,在正常使用时,计算机内存中的文件是以明文形式存放的,但硬盘上保存的数据却是加密状态,如果没有合法的身份、访问权限和正确的安全通道,所有重要的文件都是以密文状态保存。对于非法得到的未经解密的文档,打开后也只是乱码文件,确保了数据无论何时、何地、何种状态下都处于安全状态,做到“事前防御、事中控制、事后追溯”。这种产品能保证数据的机密性,同时又能在企业内部实现数据共享和交换。

以上各种安全措施各有利弊,相对来说,自动透明加解密产品较好。企业应根据自身的实际情况采取相应的安全措施,有条件的话,可采取多种措施相结合的办法,这样才能更好地保证企业电子文档的安全。

3 加密软件的实施

目前,越来越多的企业在了解了加密软件的应用价值后也准备在企业内部进行部署。加密软件的实施涉及面广,既要考虑安全性,又要考虑方便性,影响因素很多,下面就加密软件实施的要点做一些分析。

3.1 选择合适的加密软件厂商

目前,加密软件市场是种类繁多,给企业选择造成一定的难度。由于数据安全产品直接涉及到日常办公和核心数据的安全,在选择时需要特别谨慎,应当从数据安全厂商的研发实力,软件的功能性、安全性、稳定性、兼容性和易用性等方面综合考虑。企业应仔细甄别,千万不要选产品不可靠,没有研发实力,无售后保障的产品。

1)要有资质,“涉密信息系统产品检测证书”、“商用密码产品销售许可证”、“计算机信息系统安全专用产品销售许可证”和“软件产品登记证书”等资质证书是必须要有的。

2)要测试产品的性能。可以搭建环境测试软件的安全性和稳定性,测试加密软件与企业用到的管理软件(如OA、杀毒等软件等)和应用软件(如各种CAD软件)的兼容情况,测试软件的各种功能(如加解密功能、外发管理、U盘管理、复制、截屏等),观察有无蓝屏和死机现象,有无打不开和破坏文件的情况。

3)软件操作要简单,容易上手。软件要容易操作,人机对话环境要好。软件操作简单不等于软件简单,软件要求有比较强大的功能的。

4)要了解加密软件厂商有无本地用户,有无同行业的用户,有条件的话可以去这些案例企业了解软件的应用状况。

3.2 加密范围要适度

企业在确定加密文件类型的时候一定要注意:只有企业重要的、核心的资料及文档才需要加密。加密文件类型不宜过多,过多容易造成工作不便,影响工作效率,甚至有可能影响到计算机的正常运行。

3.3 领导重视

领导重视并支持也是加密软件成功实施的重要因素。企业领导层对加密软件要有正确的认识。需要管控的企业核心电子文档在企业内部交流不受影响,外发就需要领导层进行授权或审批,未经解密的管控文档在企业外部是无法使用的,有效地保护了企业内部核心重要文档的安全。这样就会影响到一些人的利益,从而阻挠加密软件的实施,这时就需要领导的大力支持,否则加密软件很难顺利实施。领导自身也应严格执行企业电子文档安全管理的相关规定,给员工做好表率。

3.4 员工的引导和培训

做好对员工的引导和培训,让企业员工要理解加密软件的意义。由于加密软件的管控,未经解密的文件脱离企业加密环境无法使用,正常的对外交流会增加一个审批的流程,改变了员工原有的工作方式。而要适应新的工作方式需要一个过程,因此员工很容易产生抵触情绪,影响工作。这就需要企业在内部加强信息安全管理的宣传培训,强调个人利益要服从企业整体利益。

3.5 建立健全数据安全管理制度

企业只有建立健全科学完善的数据安全管理制度以及运行操作规程,采取真正有效的数据安全防护技术,才能在激烈的信息竞争中占据一席之地。企业内部电子文档安全管理要立足于终端,从源头抓起,才能从根本上解决电子文档的安全问题,真正有效地满足企业安全管理的迫切需求。没有科学合理的管理手段,加密软件的实施很难取得成功。

4 结语

在全球信息化浪潮不断推进的今天,企业采取必要的措施对核心数据进行保护,为企业的核心竞争力保驾护航,是刻不容缓。采用加密软件就是其中一项有力的措施。实施加密软件是一项系统工程,涉及到的内容很广,影响的因素也很多,涉及到电脑、网络、文档资料、工作流程、管理制度等多个方面,需要企业从实际需求出发,以企业自身条件为基础,循序渐进,才能取得较好的效果。

参考文献

[1]蒋克美.企业电子文档安全解决方案[J].经济视野,2012(7).

企业文档管理 篇5

一、主要任务与目标：

（一）主要任务 在商学院规定的毕业论文撰写期间内，根据师生共同商定的毕业论文选题《科教设备制造企业存货管理问题研究》，综合运用本科阶段所学财务管理专业知识和相关学科知识，撰写一篇具有一定的理论价值和应用价值、篇幅不少于8000 字的毕业论文。

（二）目标 论文的主要目标是在阐明存货管理对制造企业重要性的基础上，结合具体案例分析和总结科教设备制造企业存货管理问题以及原因，并提出相应的解决对策。

二、主要内容与基本要求：

（一）主要内容 本文属于根据学到的财务管理理论知识结合科教设备制造企业存货管理的实际问题的应用型论文，对提高科教设备制造企业存货管理水平，增强企业的盈利能力具有现实意义。（1）存货管理的相关理论基 论文的具体研究内容主要集中在以下三个方面：（2）科教设备制造企业存货管理现状、问题以及原因；础；（3）改善企业存货管（1）通过具体的案例对科教设备制造企业存货理的对策和建议；本文的重点是：（2）对提高科教设备制造企业存货管理管理存在的问题以及原因做全面的分析；水平提出相应的对策。本文的难点和创新之处也主要在于此。

（二）基本要求

1、严格按照毕业论文撰写进度和计划，完成文献资料的收集、开题报告的撰写、外文文献的收集和翻译和毕业论文的撰写等项工作。

2、开题报告应反映该课题的最新发展成果与研究动态，力求层次清晰、格式规范。

3、外文文献应与毕业论文密切相关，外文文献译文应忠实原文、语言流畅。

4、毕业论文应结构完整、观点鲜明、论证充分、思维严密、内容充实、格式规范，力求有所创新。在阐明存货管理对制造企业的重要性时要公允、周全、中肯；总结科教设备制造企业存货管理现状以及存在的问题时一定要根据科教设备制造企业的实际；在分析总结科教设备制造企业存货管理存在问题的原因时需要一定的实证资料。在针对目前科教设备制造企业存货管理存在的问题提出相关建议时，一定要具体，一定要有所创新，不能泛泛而谈。

5、论文写作过程中要自始至终保持认真的态度，尊重老师，积极探讨。

三、计划进度： 2010.10.08—2010.11.22 完成毕业论文选题 2010.11.23—2011.01.10 完成文献综述、开题报告及外文翻译 2011.01.11—2011.03.11 完成毕业论文初稿 2011.03.12—2011.05.03 毕业实习，修改论文 2011.05.04—2011.05.12 毕业论文定稿

四、主要参考文献：1 任红煜.制造业企业存货管理与优化.财会通讯200912:P151.2 吕海珍.中小企业存货管理策略研究.商场现代化20099:P47-48.3 刘 焕 峰 陈 绚 王 亮.企 业 物 流 周 转 与 存 货 管 理 的 关 系 研 究.商 场 现 代 化200733:P98.4 李静.谈中小制造企业库存管理.合作经济与科技，200916:P105-106.5 谢韶春.存货管理物流系统操控策略——一种基于供应链分析框架的物 流理论阐释思路.产业与科技论坛200610:P78-79.6 李静.中小制造企业库存管理措施.中小企业管理与科技201011:P38-39.7 王 海 燕.存 货 管 理 中 的 现 金 流 优 化 思 考.中 国 乡 镇 企 业 会 计200812:P321-322.8 张新民.企业财务报表分析案例点评.浙江人民出版社2003：P35-50.9 李 世 忠.生 产 制 造 企 业 规 范 化 管 理 操 作 范 本.人 民 邮 电 出 版 社 2007 ： P303-307.10 林汉川邱红.中小企业管理.北京：高等教育出版社2006：P314-317.11 郭阜平张大中.制造企业会计实务.北京：中国财经经济出版社2003： P49-53.12 陈树影.企业财务管理实务问题释疑.北京：经济管理出版社，2009：P30-34.本科毕业设计（论文）文 献 综 述 题 目 科教设备制造企业存货管理问题研究

一、前言部分 企业存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货是企业日常经营活动中的一项重要流动资产，一般占有较大比重，企业存货管理利用情况的好坏，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作，直接关系到企业的经济命脉，是企业财务成本管理的重要对象企业存货对企业的资金占用水平、资产运作效率乃至企业的生存与发展都起到举足轻重的作用，所以降低存货成本已经逐渐成为企业的“第三利润源泉”。然而，目前的一些中小制造企业对存货管理的重要性认识不足，库存管理比较粗放，水平较低，存货占用了大量资金，使企业资金短缺问题更为严重，同时使得企业资产周转速度偏低，影响了企业的资产收益率，相对于大型制造企业而言，中小制造企业在存货管理上尤其显示出了不足。许多中小制造企业的库存管理工作大部仍是靠手工，完全凭经验和存货使用功能为依据进行存货的分类管理，仅仅在库内存货的量上进行控制，没有意识到存货的积压会减少企业的流动资金，从而影响企业的利润。因此有必要提高中小企业存货管理水平，在充分发挥存货作用的同时降低存货成本，使存货效益和存货成本实现最佳结合，使存货量在满足生产经营需要的同时

达到最低。本文以科教设备制造企业为研究对象进行综述，主要围绕企业存货管理存在的问题以及解决这些问题的对策进行。

二、主体部分一 国外对于制造企业存货管理问题的研究 西方国家对于存货管理问题的研究较多，特别是对存货管理模型的研究比国内进步很多。尤其是发达的市场经济国家，因为市场体系完善、企业发达，管理经验丰富，理论研究相对成熟。但是国外专门对于中小企业存货管理问题的研究较少。约瑟夫和戴维（1985）认为存货的主要作用是能够通过生产和流通提高企业的盈利能力，而过多地持有存货会增加企业的成本，因此利用准时制生产方式能够有效地进行存货的管理，提高企业的生产力水平。塔斯金和福阿德（2007）在他们的文献中指出：在制造业中，存货通常占企业总资产的很大一部分，企业要想取得利润，保持竞争力，就必须做好存货管理。存货管理与供应链管理有着密切的关系，两者必须相互配合，协调作用，这样才能把多级供应链下的存货管理得最优。

（二）国内对于制造企业存货管理问题的研究 现有国内研究文献，对制造企业存货管理的论述颇多，许多关于制造企业存货管理的文章对企业存货管理存在的问题以及原因都做出了相应的分析，并提出了解决问题的对策。现就对国内学者对于存货管理问题进行简要的综述：

1、存货管理的相关理论基础 任红煜（2009）指出：存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等，是企业的重要资产。存货管理的好坏，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作，是企业财务成本管理的重要对象。存货作为企业物流的重要成份，其成本降低的潜力比任何其他市场的营销环节要大得多，由此看来，降低存货成本已经成为“第三利润源泉”。吕海珍（2009）认为，存货是企业赖以生存和发展的基本元素，是企业重要的流动资产。存货管理在于一方面保证企业生产经营的需要，防止存货的不足；另一方面加速存货参与周转，缩短存货周转时间，从而避免占用过多的资金。杨海峰（2010）指出：存货管理的一般方法通常包括 ABC 控制法和零库存管理法。ABC 控制法是根据存货的重要程度，将存货分为 ABC 三种类型，通过此种方法，可以有效控制存货库存，加速资金运转；零库存的概念就是企业平时的库存为零或接近于零，只有销售上有了合同才开始购买材料及生产，零库存管理可以降低存货储存过程中的各种费用，如仓储费、管理人员工资等。

2、制造企业存货管理的状况 刘焕峰（2007）指出，物流周转速度的改变对企业存货管理的有效性有巨大的影响，利用物流资源降低存货成本已成为企业获取利润的重大来源。我国现阶（1）注重了内部物流系统的整合，忽视了段存货管理在物流方面存在若干问题：（2）注重了存货实物形态的管理，忽视了存货物流价企业外部物流资源的利用；

（3）注重了运用数学模型和会计账簿等手段，忽视了物流模型值链形态的管理；的运用。吕军科和殷少明（2008）分析认为：企业内部存货管理不善，缺乏一整套有关存货管理的规章制度，有了制度也不能很好的执行；有些企业的会计核算起不到监督作用，账实严重不符；有的企业对新税制下存货的核算缺乏认识和了解，在购进环节不按规定取得增值税专用发票，增加自身税负，从而增加成本费用。由于企业存货管理存在一系列问题，导致了企业产品滞销，效益低下，最终走向亏损边缘。李静（2009）分析认为：目前，仍有相当数量的中小企业对信息化促进企业发展的作用、效果以及政府支持信息化建设的政策措施了解不够，虽然有许多中小企业具有接入互联网的能力，但用于业务应用的只占少数，由于信息化程度低，且信息不能共享，中小制造企业经常出现账实不符的情况，库存管理者要及时完整地了解信息十分困难。吕海珍（2009）指出：目前，企业内部控制制度还不健全。据调查，大多数中小企业都没有设置内部审计机构，即使设有内部机构的企业，其职能也严重弱化。存货实物控制存在严重缺陷，大多数中小企业既无规范的存货管理规则，也没有相应的存货盘点制度，忽视存货的仓储和保管，领用与报废环节的控制，造成大量的浪费，采购材料环节，往往由一个人完成，采购入库价格，一般都由采购员口说为凭，使采购工作无章可循，提供了暗箱操作的温床，增加了营私舞弊的可能性。

3、改善企业存货管理的对策 对于改善企业存货管理存在的问题分别从物流、信息流和资金流这三个方面提出一些解决对策，比较有代表性的文献如下： 谢韶春（2006）指出：要提高企业物流管理系统的执行能力与效率，从而确保存货管理目标的实现，（1）可以实施以下操控策略组合： 按照供应链价值理论，（2）改变采购方式，革新供需合作模式；建立现代物流管理信息系统；（3）集中（4）建立配送机制，为生产线提供优质服务；控管，压缩库存；（5）充分发挥第三方物流作用，提高企业竞争力。王海燕（2008）指出：存货管理中的现金流动作为企业资本运动的动态表现，可以综合反映企业生产经营活动的主要过程和主要方面，在经营活动现金流量管理中起

着至关重要的作用。因此，通过建立和完善存货全过程管理的理念和制度，进行存货的分类细化管理，节约资金占用，实施现金流预算管理，及时把握现金资源需求，增加销售现金流入，寻找新的利润增长点，加强内部管理，拓宽融资渠道等措施来实现对存货流转中的现金流进行优化管理。王芳（2009）指出要建立存货管理责任制度，规范采购人员、会计人员和库存管理人员的行为，使他们明确自身的权利和义务，对企业负责；同时，提高存货管理的科学性，存货采购决策应充分考虑各个部门的建议，对存货进行合理的分类管理；并且还要加强存货的风险控制与防范，确定合适的安全库存量，建立物流中心或者配送中心，实施库存的集中控制，实施供应链管理，达到使供应链总成本最小。李静（2010）指出：中小企业库存管理存在信息化程度低，信息不能共享的问题。鉴于中小制造企业的资源有限，可根据自身业务流程，建立起企业的存货管理信息系统，实现存货管理信息共享。

三、总结部分 总之，从以上众多学者对于制造企业存货管理问题的研究成果看来，世界各国对于制造企业存货管理问题的研究非常关注。对此，我们要有一定的深度认识。本综述根据国内外各位学者对于制造企业存货管理现状以及原因的描述，转述对于改善制造企业存货管理问题对策的看法，使大家对于目前国内在这个领域的研究以及其成果有了一个较为全面的认识。通过阅读、研究国内外专家学者的理论研究，我们可以发现该领域研究存在以下几个方面的问题：

（1）在研究内容方面，侧重于对企业存货管理普遍存在的问题的研究，提出一些相应的参考性措施，很少联系单个企业存货管理实际存在的问题，进行重点详细的研究；（2）大部分是对我国中小企业存货管理的研究，而着重对中小制造企业尤其是家具制造企业存货管理问题的研究相比之下显得极少。正因为国内外专家学者在中小制造企业存货管理方面还存在上述问题，所以，就有了该篇论文。在写作本论文的时候，笔者把研究方向定在处于加速发展的中小制造企业上。从存货的物流、信息流和资金流三个方面出发，对科教设备制造企业的存货管理问题以及原因进行全面分析，并提出相应的改善措施。主要参考文献1 任红煜.制造业企业存货管理与优化.财会通讯200912:P151.2 吕海珍.中小企业存货管理策略研究.商场现代化20099:P47-48.3 杨海峰.谈企业的存货管理.财经界20104:P104.4 刘 焕 峰 陈 绚 王 亮.企 业 物 流 周 转 与 存 货 管 理 的 关 系 研 究.商 场 现 代 化200733:P98.5 李静.谈中小制造企业库存管理.合作经济与科技200916:P105-106.6 吕 军 科 殷 少 明.加 强 企 业 存 货 管 理 提 高 企 业 效 益.当 代 经 济200810:P115.7 谢韶春.存货管理物流系统操控策略——一种基于供应链分析框架的物 流理论阐释思路.产业与科技论坛200610:P78-79.8 李静.中小制造企业库存管理措施.中小企业管理与科技201011:P38-39.9 王 海 燕.存 货 管 理 中 的 现 金 流 优 化 思 考.中 国 乡 镇 企 业 会 计200812:P321-322.10 王芳.中小企业存货管理问题浅析.现代商业200920:P170-171.11 李 世 忠.生 产 制 造 企 业 规 范 化 管 理 操 作 范 本.人 民 邮 电 出 版 社2007:P303-307.12 林汉川邱红.中小企业管理.北京:高等教育出版社2006:P314-317.13 郭 阜平张 大 中.制 造 企 业 会 计 实 务.北 京 : 中 国 财 经 经 济 出 版 社2003:P49-53.14 郑维.制造企业库存管理现状与研究.现代商业20092:P10.15 谭佳梅.浅论企业存货的内部控制.会计之友200830:P66.16 孙华宇.中小企业加强存货管理的有效途径.当代经济20073:P30.17 范 娟.西 秦 公 司 存 货 控 制 研 究.西 安 : 硕 士 学 位 论 文 西 北 大 学2009:P16-30.18 王 利 敏.中 小 企 业 存 货 管 理 中 存 在 的 问 题 及

对 策.经 济 师200912:P219-225.19 孙华宇.中小企业加强存货管理的有效途径.当代经济

20075:P30.20 李彬.企业存货的内部控制研究.现代商业201012:P121.21 A Taskin Gu¨mu¨s and A Fuat Gu¨neri Turkey 2007.“Multi-echelon inventory management in supply chains with uncertain demand and lead times: literature review from an operational research perspective”.IMechE Vol.221 Part B: J.Engineering Manufacture.June pp.1553-1570.22 L.Joseph David P.1985.“Just-In-Time Inventory Control: A Subset of Channel”.Journal of the Academy of Marketing Science Vol.13 No.3 pp.124-133.本科毕业设计（论文）开 题 报 告 题 目科教设备制造企业存货管理问题研究

一、论文选题的背景、意义

（一）背景 随着改革和发展的不断推进，浙江省中小企业经济总量大幅增长，经济实力明显增强，中小企业已成为浙江省经济和社会发展的活跃细胞，在浙江省经济社会发展中起着举足轻重的作用。但受国际金融危机的影响，浙江省的工业企业特别是中小企业的发展经历了前所未有的困难。虽然国家和地区政府出台了刺激经济发展的各项积极政策，工业发展的外部环境已有回暖迹象，但是国际

经济危机余波未散，中小企业的发展形式仍不乐观。作为我国国民经济的支柱产业，制造业是我国经济增长的主导部门和经济转型的基础，作为经济社会发展的重要依托，制造业是我国城镇就业的主要渠道和国际竞争力的集中体现。目前，对于中小制造企业来说面临生产经营资金紧张，资源要素成本大幅上升，用工成本增加等主要问题。随着市场竞争的日益激烈，在企业管理的其他环节降低成本的潜力已经不大，而降低存货成本仍有较大空间。企业的存货是企业日常经营活动中的一项重要流动资产，其管理利用的效应情况直接关系到企业的经济命脉，对企业的生存和发展都起到举足轻重的作用。所以，降低存货成本已经逐渐成为企业的“第三利润源泉”。在这种背景下，本文选择科教设备制造企业存货管理问题作为研究对象。

（二）意义 存货是企业赖以生存和发展的基本元素，是企业的重要资产，在制造企业中，存货占流动资产的很大一部分。目前，许多中小企业在存货管理方面存在许多问题，这些问题不但影响企业资产的流动能力、资产管理的效率和盈利能力，也不同程度地制约着公司的发展。理想的存货管理是企业成功运作的关键。通过总结和分析科教设备制造企业存货管理的现状，发现企业存货管理存在的问题，并提出相应的解决对策对降低企业的平均资金占用水平，加快存货的周转速度，提高企业的经济效益具有一定的理论和现实意义。具体意义如下：

1、随着制造业机械化、自动化和智能化的不断提高，在企业管理的其他环节成本降低潜力不大的情况下，降低存货成本已经成为企业的“第三利润源泉”。目前，一些中小制造企业对于存货管理的重要性认识不足，把存货管理仅仅作为作业层的一部分，管理比较粗放。随着市场竞争的日益激烈，企业如何从一个战略角度来进行存货管理，使企业各环节协调一致，对于提高企业的市场竞争力，增强企业的盈利能力都是十分重要的。

2、有助于提高科教设备制造企业的存货管理能力。本文通过对科教设备制造企业存货管理现状的分析研究，结合所学知识给出了改善企业存货管理的对策和建议，这有助于增强企业对存货管理的认识，提高企业存货管理水平，在充分发挥存货作用的同时降低存货成本，为企业持续发展创造有利条件。

3、有利于提高企业的经营管理和决策水平。通过对科教设备制造企业存货管问题的研究，有利于我们总结经验教训，正确认识管理中存在的不足，从而逐渐明确自身的定位，树立独特的有别于竞争对手的优势。

（三）文献综述

1、国外对于制造企业存货管理问题的研究 西方国家对于存货管理问题的研究较多，特别是对存货管理模型的研究比国内进步很多。尤其是发达的市场经济国家，因为市场体系完善、企业发达，管理经验丰富，理论研究相对成熟。但是国外专门对于中小企业存货管理问题的研究较少。约瑟夫和戴维（1985）认为存货的主要作用是能够通过生产和流通提高企业的盈利能力，而过多地持有存货会增加企业的成本，因此利用准时制生产方式能够有效地进行存货的管理，提高企业的生产力水平。塔斯金和福阿德（2007）在他们的文献中指出：在制造业中，存货通常占企业总资产的很大一部分，企业要想取得利润，保持竞争力，就必须做好存货管理。存货管理与供应链管理有着密切的关系，两者必须相互配合，协调作用，这样才能把多级供应链下的存货管理得最优。

2、国内对于制造企业存货管理问题的研究 现有国内研究文献，对制造企业存货管理的论述颇多，许多关于制造企业存货管理的文章对企业存货管理存在的问题以及原因都做出了相应的分析，并提出了解决问题的对策。现就对国内学者对于存货管理问题进行简要的综述：（1）存货管理的相关理论基础 任红煜（2009）指出：存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等，是企业的重要资产。存货管理的好坏，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作，是企业财务成本管理的重要对象。存货作为企业物流的重要成份，其成本降低的潜力比任何其他市场的营销环节要大得多，由此看来，降低存货成本已经成为“第三利润源泉”。吕海珍（2009）认为，存货是企业赖以生存和发展的基本元素，是企业重要的流动资产。存货管理在于一方面保证企业生产经营的需要，防止存货的不足；另一方面加速存货参与周转，缩短存货周转时间，从而

企业文档管理 篇6

定期保存给文档上份“意外保险”

都说“天有不测风云”，文档也同样，由不可预测的原因造成文档意外关闭在所难免，但是，如果措施得当，那造成的损失就可以忽略不计。

点击“工具→选项”，在打开的“选项”窗口中，点击“常规与保存”标签，在“常规与保存”标签下将“定期备份、时间间隔”调到最小即可（见图1），这样即使文档意外关闭，文档恢复后造成的损失也是最小了。

(1)

返老还童给逝去的文档“备份管理”

Windows有个“系统还原”大家都知道，WPS也有类似的功能——“备份管理”，当WPS遇到意外关闭时会自动生成备份文件并保存，即使文档资料已删除也可还原。

在工具栏上点击“视图→任务窗格”，在打开的“任务窗格”窗口中，点击“新建文档”右侧的下拉三角，选择“备份管理”，在打开的“备份管理”窗口中，显示了我们最后一次保存的备份文档（当用鼠标指向此文档时，在右侧即可显示一个下拉三角，点击下拉三角，即可执行“打开、或删除”，也可查看文档属性），在窗口下方，点击“浏览”即可打开WPS的文档备份文件夹，在备份文件夹中列出了所有的损坏文档记录（见图2），选择并打开要恢复的文档即可。删除隐私用“最近文档管理”毁踪灭迹

(2)

(3)

打开最近的文档都会列出操作记录，如果在文档记录中有我们不想为人知晓的个人隐私怎么办？

企业文档云化管理必要性 篇7

一、企业文档云化管理必要性分析

1.1资源共享趋势的要求

文档云化管理,主要是由云技术数字档案管理应用程序、计算机专用网络安全防火墙等构成。在实际工作中,将数据流的形式作为基础,充分利用平台内部拥有的资料信息,挖掘其中的资源,从而满足企业未来发展需求。通过文档云化管理,档案部门能够避免档案管理系统软件多样化而引起的信息孤岛问题,将多个部门的档案资料汇集到一起,并通过云存储技术共同存储一个中心,形成以档案部门为核心的信息共享池。企业员工在需要时,能够随时获取相互间的资料,最大程度上满足用户信息需求,避免文档资源浪费问题的产生。

1.2节约成本的途径

成本控制始终是企业日常管理工作的重点。众多档案部门能够分享由云技术平台提供的基础设施,减少了企业个体投入,能够为企业节省更多资金和精力。另外,云技术建立在传统计算机技术基础之上,是多项技术整合的具体表现形式,当企业引入文档云化管理模式后,依旧能够享受到原有文档管理工作的运算服务,且能够避免服务器访问受限的影响。不但如此,企业不需要花费更多资金购买高级别服务器等相关硬件,兼顾控制成本与效率提升双重目标。因此企业开展文档云化管理工作非常势在必行。

1.3文档安全的保障

云技术模式当中,“云”中包含了大量服务器,形成了一个共享平台。因此即便其中某台服务器出现了故障,依旧不会对文档管理和利用产生不良影响。其他服务器能够在最短时间内代替故障服务器,并将其中的数据完全拷贝到本台设备当中。通过重新启动服务器,继续获得相应的服务。在此基础上,企业档案管理工作能够真正意义上实现无间断、安全服务,避免传统文档管理工作中硬件故障等问题,为企业文档管理有效性的提升奠定了坚实的基础。

1.4缓解人员匮乏的方法

档案信息化改革趋势不断深化,企业档案管理工作对高素质、信息化人才需求量越来越大。但是该方面人才数量并不多,难以满足企业档案管理需求。而文档云化管理模式则能够有效缓解这一问题[1]。云的另一端具有专业管理人员对系统软件及硬件进行维护,能够为企业档案管理带来更多便利。可见,企业文档云化管理之必要性非常明显,是企业顺应时代发展趋势的具体表现,也是提升自身实力的重要途径。

二、企业文档云化管理应用相关建议

结合上文中企业文档云化管理必要性,笔者认为企业在实践中可以从以下几个方面入手:

第一,做好规划和准备。企业要结合自身IT需求,对文档云化管理模式的引入做出详细的规划和准备,如企业预期目标、选择的供应商等。按照详细的规划开展工作,能够确保文档云化管理积极作用的有效发挥。

第二,落实安防工作。文档中含有很多企业的机密信息,因此做好安防工作非常必要。详细来说,首先要对现有安防管理设备性能进行分析,同时将云技术作为基础框架,明确其中存在的问题、可能预见的风险等,最终做好综合性评估。其次企业应针对不同的云模型等进行分析,明确适合自己的云模型,合理选择路线[2]。通常来说,当前公有云较适合大型企业,而私有云更适合中小型企业。最后针对现有安防漏洞进行完善和调整,为企业文档管理工作提供保障。只有这样,才能够加快企业发展进程,避免受到不良因素的影响。

第三,选择方案。选择云技术作为文档管理核心技术,势必要对IT管理体制进行调整。因此企业管理者应对IT基础设施进行针对性调整。如部门人员数量等,实现对现有资源的优化重组,从而推进企业文档管理工作持续发展。

结论:综上所述,云技术自身具有灵活性、便捷性等优势,在文档管理中的应用将成为未来企业管理工作改革的必然趋势。因此企业应及时了解云技术,结合企业文档工作特点,坚持合理原则,将二者有机整合到一起,深入挖掘文档资源,不断提高企业文档管理水平,从而促进企业又好又快发展。

摘要：文档作为参考与利用价值并存的智力资产,其见证了一个企业从创立至今的全过程,其中包含着企业全体员工的智慧和付出。随着信息时代的到来,越来越多的企业开始引入计算机技术,实现对企业文档的信息化、现代化管理,以此来深入挖掘文档中有价值的资源。但面对海量数据的冲击,单纯依靠计算机技术远远不够,云技术的出现给企业文档管理带来了契机。文章将对企业文档云化管理必要性进行深入分析和研究,并提出企业文档云化管理应用相关建议,希望能够帮助更多的企业实现文档云化管理。

关键词：企业文档,云化管理,必要性

参考文献

[1]刘嫔兰.云计算在企业单位档案管理中的应用研究[J].今日中国论坛,2013,(07):38-39.

石油企业文档一体化管理与应用 篇8

一、文书处理与档案工作的关系

文书处理包括文件的收集、登记、运转、承办、催办以及文件的收集整理、立卷和归档。文书工作的全部过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书处理的基础上对档案进行收集、整理鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用, 所以说, 文书工作是档案工作的基础, 档案工作是文书工作的延伸和发展, 两者有机地结为一体, 才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。由于文档一体化有共同之特点, 一是信息上的连续性, 二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件, 他们的源头、户头都有一致性, 都可以用统一标准进行管理, 做到即输进库。基于二者之间的关系, 开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合, 充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 避免档案部门的重复劳动, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体, 为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目, 使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等。这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。

二、文档一体化管理的必要性

(一) 有利于改进和保证文件的质量, 进而保证了档案的质量。有利于实现文书、档案工作的规范化和标准化。

(二) 有利于协调合作, 共同做好文件档案的转化工作。文书档案是同一事物的两个不同阶段, 实现由文书阶段向档案阶段的转化, 需要一个“关节点”, 这便是文件的“归档”, 要做好文件的归档工作, 需要文书部门和档案部门两方面的共同努力。实现文书档案一体化的管理, 使档案工作与文书处理二者相互结合, 从而共同做好文件档案的转化工作。

(三) 改变分散管理体制, 健全文书处理制度。文书处理工作通常作为办公室或秘书工作的一项工作内容, 工作人员身兼数职, 流动性大, 造成单位文书工作的混乱, 带来文件的撰写、收发、办理、保存等整个产生和运转过程中的诸多问题, 又给文书工作的后续工作——档案管理工作造成一系列的后患。所以, 文书、档案一体化的管理, 是改变上述现状, 解决问题的有效途径。

(四) 随着企业的快速发展, 办公自动化要求文档一体化管理。目前大多数企业都实现了办公自动化, 公文处理、档案管理都使用计算机管理, 让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来, 这使档案工作效率大大地提高。以前档案部门只能被动地提供单一、零散、原始的信息, 要想改变这一现状, 适应形势发展的需要, 使文件在现行阶段就能很好地发挥作用, 就必须进行文档一体化管理, 使文件在现行频繁利用之中做到相对集中、有序, 建立必要的检索、编目, 形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统。

三、文档一体化管理的可行性

随着油田企业信息化建设的推广, 各业务系统产生了大量的有保存价值的电子文件, 成为企业宝贵的信息资源和无形资产, 档案信息化逐渐成为信息时代档案事业发展过程中一项基础性工作。为适应油田企业发展的需要, 河南油田档案馆于2000年开展档案信息化建设的研究探索, 于2005年7月开始使用OA办公自动化系统。于2007年投资40万元, 率先在中石化系统建成河南油田档案信息化管理系统, 为档案信息化快速发展奠定了一个比较好的基础。2011年1月, 我们牢牢抓住中石化档案信息化建设试点的历史机遇, 建立起了中石化档案管理系统。经过6年多的探索, 河南油田的档案通过OA办公自动化系统这个平台和档案管理系统, 实现了文档一体化管理, 即纸质档案和电子档案一一对应。其流程是:部门文书将处理完毕的电子文件按《归档文件目录》中的各项参数填写完整, 将文件发送给具有归档权限的档案人员, 档案人员将这份电子文件送到档案管理系统归档。档案人员在档案系统中收到部门文书的电子文件后, 按照《河南石油勘探局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》, 对文件的类别 (党群工作类、行政管理类、经营管理类和生产技术管理类) 、保管期限 (永久、定期30年、定期10年) 进行档案分类, 并对文件进行价值鉴定, 确定无误后, 档案人员便可将这份文件归档, 文件便在《归档文件目录》中自然生成一个件号, 随后档案人员通知部门文书此份电子文件的类别、保管期限及件号, 部门文书用铅笔将电子文件的类别、保管期限及件号轻轻地写在有红头、红章的纸质文件上, 部门文书将这些纸质文件交到档案室, 档案人员按照类别、保管期限在纸质文件的右上角盖上归档章及件号, 就形成了纸质文件和电子文件一一对应。借助OA办公自动化系统, 使文件达到随办随归, 实现了河南油田文书档案的一体化管理。

四、“文档一体化管理”有待进一步完善

(一) 文书、档案工作的标准化程度较低。标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。在企业各部门中, 由于职能分工不同, 决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同, 在文书处理过程中, 文件格式错乱, 文件载体不耐久而造成文件的残缺不全, 字体难以规范, 制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度, 使文件部门的成果不能被档案部门直接采用, 要重新编目、著录、标引等, 重复劳动浪费了人力物力。

(二) 建立一个文件管理和档案管理为一体的综合管理系统。目前河南油田文书管理和档案管理还是各自独立管理软件, 文书处理使用OA办公自动化系统、档案管理使用中石化档案管理系统, 两套管理软件还没有上到同一平台, 如建立一个以计算机信息管理为核心, 集公文处理和档案管理为一体的综合办公自动化系统, 从文书处理过程就直接按照《河南石油勘探局文书档案分类表》 (ABCD四大类) 分类, 在文件处理同时就可以按档案管理收集, 次年初纸质文件和电子文件按档案保管期限稍加整理, 即可形成档案, 能真正达到“文档一体化”管理。

(三) 电子文件的真实性问题解决。使用OA办公自动化系统处理文件时的签字、签名, 由档案人员打印, 难以确定文件的真实性, 使得档案的原始性和法律凭证受到很大的冲击, 如由签字人员确认, 这大大地增加了工作人员的工作量, 因此我认为加快电子文件的立法工作是唯一最终办法。

(四) 优化队伍结构, 提高人员素质。档案人员的素质高低, 是影响文档一体化的重要原因之一。文档一体化管理模式是集信息处理、业务流程、知识管理与服务于一体的知识管理模式, 要求档案管理人员必须既要熟知现代档案管理业务, 又要了解文书处理基本知识, 熟练掌握计算机技术及网络知识, 能独自开发、使用、维护档案管理软件, 进行档案信息编辑、存储、检索、利用等工作。档案管理人员的培养可从三个方面着手:一是创造有利条件, 引进人才, 并留住人才;二是通过引进竞争和激励机制, 破除职务终身制, 采取竞争上岗的方式, 给人才晋升的机会, 从中选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实档案工作岗位;三是要重视和积极组织在职培训工作, 尽快使档案人员由过去的单一的专门型向综合的通才型转变。档案人员积极参加各种档案培训、讲座、业务交流, 学习档案专业知识理论、现代化管理知识, 掌握计算机的操作技能。档案人员更要树立终身学习的理念, 改善自己的知识结构。要在干中学、学中干, 运用新知识分析和解决工作中出现的各种新问题, 提高驾驭现代技术的能力, 使自己的知识和技能满足工作的需要, 适应新的变化, 能够在文档一体化方面掌握主动权, 从而适应文档一体化管理的要求。

摘要：文章对在企业办公自动化管理中如何实现文档一体化管理与应用进行了探讨。

关键词：文档,一体化,管理

参考文献

①王俊娥.关于文书处理与档案工作一体化管理之我见[J].陕西档案, 2005, 05.

②谢明生, 陈玲霞.信息化环境下企业文档一体化的策略探讨[J].兰台世界, 2006, 18.

③余青雅.对文档一体化管理的思考[J].兰台世界, 2006, 08.

④胡杰.谈电子时代的文档一体化管理[J].秘书之友, 2002, 02.

企业文档管理 篇9

随着信息技术的发展, 现代企业的电子图形文档的数量和种类日益增加, 特别是人力资源管理部门, 掌握了大量的员工证件、证书及公司资质等文档的电子版本, 频繁的查询、存储和打印占用了大量的工作时间。如何管理这些文档, 提高利用率, 已经成为现代企业亟待解决的问题[1]。电子图形文档管理 (EDM) 是产品数据管理系统 (PDM) 的基础, 在国外是相当热门的技术之一, 国内刚处于起步阶段, 但已经受到了广泛的关注[2]。但是, “目前管理的系统在开发过程中须投入大量的人力、财力和物力, 而且系统运行所要求的硬件设置投资达上百万元”[3]。鉴于企业要实现图形文档的高效管理需要付出高昂的成本的现状, 本文提出低成本建立企业电子文档管理系统的思路, 在实际中进行了应用, 取得了良好的效果。

2 现状

企业在管理实践中会积累大量的电子图形文档, 这些图形文档可分为员工和企业两类。员工文档包括身份证、学历学位证、职称证、各类职业资格认证、获奖证书等的扫描件;企业文档包括企业资质证、企业文化相关图片、企业图形文档产品 (如设计图纸等) 、企业图形资源 (如广告图标资源、幻灯片模板等) 。图形文档类别构见图1:

企业无纸化办公越来越普及, 通过扫描仪、数码相机、电脑等设备, 每天都会产生大量的电子图形文档。随着企业的发展和时间的累积, 电子图形文档数量也在剧增。据统计, 一般中型企业的电子图形文档数量都在万份以上, 而且还在不断增加中。通常, 这些图形文档没有进行良好的管理, 而是分散存储在企业各个部门的电脑中。资料分散、类别复杂、数量巨大是当前企业内部电子图形文档的共同特点, “不仅需要较大和较好的场所来存储大量的图档, 还需要多人进行维护管理”[4]。这也造成了使用上的难度。比如“产品设计人员在进行新设计需要参考旧产品的资料时, 只能根据头脑中的印象手工翻阅查找。若要借用原设计, 就要找出蜡底——晒出蓝图——修改蓝图——描图——晒图。这使得企业现有技术资源的利用显得困难重重”[5]。

目前图形资源的管理和使用存在以下难点: (1) 对图形文档的拥有者而言, 查找和拷贝的工作将会占用其工作时间, 导致工作效率下降; (2) 没有按照文档的重要程度进行权限的分配管理, 导致重要资料易泄露, 常用资料难共享; (3) 对物理距离较远的单位 (如外地的分公司) , 获取资料的难度较大; (4) 因分散存储, 导致查找的时间较长, 搜索的难度较大且容易遗漏; (5) 管理上的软硬件投入较大。

但大多数企业还未意识到这个问题, 对电子图形文档的重视程度不够, 在使用图形文档的时候, 常常陷入无休止的查找、询问和拷贝的情境, 耗费了大量的时间成本。企业未重视这个问题的原因可能如下: (1) 没有意识到图形文档的管理和工作效率之间的关系; (2) 没有统计过图形文档的数量; (3) 没有专项资金投入; (4) 没有合适的工具来管理; (5) 没有专门的部门或员工管理这项工作。若能建立一套图形文档管理系统, 对这些文档进行系统的管理, 并且不增加额外成本, 将能良好的解决这个问题。

3 需求分析

3.1 基于网络的服务器结构

现在大多数企业都建有内部电脑局域网。局域网是小型的互联网络, 因物理距离近, 传输带宽足, 而且具有互联网络的特点, 是搭建图形文档管理系统的理想环境。通过局域网搭建图形文档管理系统具备以下优势:

(1) 数据传输速度快。因局域网内带宽充足, 数据传输的速度很快, 特别适合图形文档这类大容量文件的管理。

(2) 适合搭建服务器。局域网具有互联网的特征, 因此可在局域网搭建网站, 通过网站来实现对图形文档的管理。局域网内所有的终端电脑通过浏览器即可进行文档处理。目前企业管理中广泛应用的办公自动化系统 (OA) 即采用这种形式。

(3) 无需增加软硬件投资。利用现有的局域网搭建系统, 软硬件环境都无需改变, 这会减少资金投入, 是实现低成本建立电子图形文档管理系统的重要保证。其布局及网络结构见图2。

3.2 功能需求分析

电子图形文档管理系统至少应具备图形文档的存取功能、管理功能和权限管理功能。

(1) 存取文件的需求

存取功能需要实现图形文档的浏览、搜索、上传和下载功能。最轻松的方式是, 用户打开网络浏览器 (IE) 即可进行浏览, 无需安装其他软件。此外, 用户可以实时浏览电子图档的内容, 看到缩略图、原始图, 可以下载图形文档。此外还应具备搜索功能, 能够让用户按照文档标题、标注、评论等信息进行搜索, 这样能方便快捷的找到目标文档。有上传权限的用户还可以上传文档, 可以单个文件上传, 也可以批量文件上传。文件上传是非常重要的功能, 这个功能使得图形文档的搜集不是来自某个员工, 而是来自一个群体。通过这种方式, 能够迅速收集大量的资源, 扩大图形文档的来源, 降低搜集的难度。

(2) 文档管理的需求

文档管理是对图形文档的查阅、删除、添加、结构设计。图形文档上传之后, 如何管理这些文档, 是需要解决的问题, 管理系统应该能够对图形文档进行分类、分级管理, 能够在赋予权限的情况下删除文档。在设计图档结构时, 可根据文档的类别进行多级设计, 示例见图3、图4。

(3) 权限管理的需求

权限管理是非常重要的功能, 若权限功能不完善, 会导致图形文档资源的滥用, 也会使一些需要保护的资源不能得到有效的保护。对权限的需求可以分为两类:一类是核心权限。包括上传和下载图形文档、查看和编辑图形文档、查看和编辑文档结构、添加和删除用户、分配用户权限等;二类是附加权限。包括查看和编辑图形文档的评论、打印文档、插件管理等。

权限分配应灵活, 既可以按用户分配权限, 也可以按文档的结构分配权限, 还可以按系统的功能分配权限。按用户分配权限, 系统应能既按用户来分配权限, 也可根据用户的角色来分配权限。比如可以给“张三” (单一用户) 分配浏览权限, 也可以给“人力资源部” (用户角色) 分配浏览权限;按文档的结构分配权限, 是指根据系统内文档的结构来分配, 比如可以给用户分配浏览“身份证”的权限, 但不给“学历证”的权限, 这样用户就只能看到身份证, 而不能看到学历证;按系统的功能分配权限, 指对不同的用户分配不同的浏览、上传、打印、改变文档存储结构等功能的权限。权限管理结构见图5。

(4) 扩展性需求

扩展需求是指附加功能, 比如浏览图形文档时的背景颜色、布局方式、能否反映幻灯片、直接打印等等。优秀的管理系统应具备良好的扩展性, 能够根据需要进行功能的扩展。

3.3 成本收益分析

满足上述需求分析的管理系统, 如果能够正常实施和运作, 那么企业所付出的成本是极少的, 直接成本几乎可以忽略。硬件方面, 管理系统所需要的服务器可以利用公司内部的闲置电脑, 或与邮件服务器、打印服务器共用一台电脑, 只要接入公司内部网络即可, 无需额外增加硬件投入;软件方面, 操作系统采用现成的Windows系统, 图形文档管理系统在开源软件中选型, 在软件投入方面也没有产生费用。

系统建成之后, 企业可以获得的收益有2个方面, 一是因为节约了大量查找、咨询、扫描、打印、拷贝的时间, 而节约下来的时间成本;二是因为利用系统对图形文档进行集中管理, 扩大了资源搜集的覆盖面, 因此迅速且持续的收集起来的各类图形文档资源, 这形成了企业的无形资产。

通过应用图形文档管理系统, 企业内部的大量的、与日俱增的图形文档就能够得到有效的管理。用户只要打开浏览器, 不用挪动位置, 不受地理位置的限制, 即可查阅公司的图形文档, 这使得图形文档的利用率得到了极大的提高。这些宝贵的资源得到了有效的利用, 也提高了相关人员的工作效率。例如人力资源部常常因为员工频繁来查找资质证书而焦头烂额、疲于应对, 而现在这些工作转移给了员工自己, 他们可以打开浏览器自己查找证书, 这使得相关人员从这项事务性工作中解脱出来。

4 管理系统的选用

目前市面上有多款开源图形文档管理系统可供选用, 这些软件遵循开源软件协议GPL, 附有源代码, 可以免费使用和开发。这类系统有:Galley、Easy Gallery、PHPYou、Devil等等。笔者所在企业选用了Gallery, 这款软件由国外开发, 通过Windows+PHP+MySQL即可搭建, 能够满足上述全部需求, 且具有中文版本。使用至今, 系统中已经8千多份图形文档, 在企业招投标、资质申请、办理各类证件、职称评审等方面得到了大量应用。

参考文献

[1]朱德康.企业级图档管理-信息化的基础[J].中国制造业信息化, 2006, (11) :64-65.

[2]刘中合, 李邦明, 王瑞雪, 刘贤喜.一种基于W eb的电子图档管理系统的设计[J].机械工程与自动化, 2006, (2) :59-61.

[3]陈冰, 杜兆年.中小型企业工程图档管理系统的应用[J].阀门, 2000, (3) :34-36.

[4]刘学艳.计算机办公信息系统实用指南[M].北京:人民邮电出版社, 1997.

企业文档管理 篇10

近年来, 我国科学技术发展迅猛, 档案管理工作发展较快, 传统的手工操作方法工作重、效率低, 已不适应当前文档管理工作的要求, 在信息化建设的大背景下, 文档一体化采用科学的档案管理体制和管理方法, 实现文书运转的高效率和档案管理的高质量, 是石油企业的文档管理现代化的必然选择。大庆油田是我国目前最大的油田, 也是世界上为数不多的特大型砂岩油田之一。就目前而言, 如何实现油田企业文档一体化管理是大庆油田关注的焦点。因此, 研究实现油田企业文档一体化管理的有效途径具有十分重要的现实意义。鉴于此, 笔者对如何实现油田企业文档一体化管理进行了初步探讨。

1 实现油田企业文档一体化管理的现实意义

实现油田企业文档一体化管理的现实意义, 主要表现在有利于提高油田企业工作效率、有利于发挥文档工作整体优势、有利于规范油田企业档案管理和有利于实现档案管理的现代化四个方面, 其具体内容如下:

1.1 有利于提高油田企业工作效率

实现油田企业文档一体化管理, 有利于提高油田企业工作效率。油田企业文档一体化管理, 改变了传统的以手工记录的方式管理文档, 文档一体化使文书管理和档案管理的联系更为紧密, 利用计算机进行文档管理, 把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入一个统一的系统中, 与此同时, 协调好文书人员和档案人员对文档进行管理, 避免了传统文档管理在人力、物力资源方面的浪费, 减少了不必要的工作环节, 因此有利于提高油田企业的工作效率。

1.2 有利于发挥文档工作整体优势

实现油田企业文档一体化管理有利于发挥文档工作整体优势。在石油企业文档管理中, 文档管理是一项系统的工作, 如果不使文书管理和档案管理结合起来, 不能发挥文书管理和档案管理的整体优势。在油田企业文档管理中, 利用文体一体化管理则有利于发挥文档工作整体优势, 具体说来, 文档一体化管理中, 档案部门对文书部门提出具体要求, 文书部门为档案部门的工作奠定基础, 二者共同致力于油田企业, 可以起到事半功倍的效果。

1.3 有利于规范油田企业档案管理

实现油田企业文档一体化管理还有利于规范油田企业档案管理。对石油企业而言, 文档一体化管理使得油田文档管理工作更加规范, 油田企业文档从形成开始到立卷归档, 都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范, 这样不仅可以有效保证文件质量, 而且还为档案工作的标准化、规范化奠定坚实的基础。由此可见, 文档一体化管理对油田企业档案管理起到了规范的作用。

1.4 有利于实现档案管理的现代化

实现油田企业文档一体化是实现档案管理现代化的必经之路, 因此对石油企业具有重要的意义。伴随着油田企业现代化建设的推进, 对油田企业文档管理也提出了新的要求, 要求油田企业在文档管理上采用现代化的管理手段进行管理, 文档一体化管理较好地适应了油田企业现代化建设的需要, 加快了油田企业文档管理现代化的进程, 对油田企业的影响巨大。

2 实现油田企业文档一体化管理的有效途径

在深入了解实现油田企业文档一体化的现实意义的基础上, 围绕推进油田科学发展、和谐发展这一主题, 大庆油田实现文档一体化管理的有效途径, 可以从以下四个方面采取措施, 下文将逐一进行分析。

2.1 更新油田企业档案管理观念

更新油田企业档案管理观念, 是实现大庆油田文档一体化管理的有效途径之一。在大庆油田文档管理中, 必须重视对信息的管理, 更新文档管理观念。长期以来, 大庆油田文档管理人员受传统的手工文档管理模式的影响, 在具体的文档管理工作中没有意识到利用现代化的管理手段实现文档一体化管理的重要性, 使得文档管理的效率低下。因此, 大庆油田档案管理相关部门要教育、引导档案人员更新观念, 重新认识现代企业制度下油田档案工作的真实意义, 并紧紧围绕大庆油田生产经营管理的实际情况进行文档一体化管理。

2.2 转变油田企业档案管理方式

转变油田企业档案管理方式, 是实现大庆油田档案一体化管理的重要环节。大庆油田文档一体化管理在管理方式上, 应变实体管理问信息管理。具体说来, 大庆油田文档管理传统的模式是以实体档案为管理对象的手工作业管理, 这样的管理方式不仅影响了文档管理工作的效率, 而且制约着文档管理工作水平的提高, 实现油田企业文档一体化管理以信息为管理对象, 利用计算机对档案信息进行管理, 可以大大提高大庆油田的文档管理工作的效率, 使文档管理工作为大庆油田的发展提供更加全面高效的服务。

2.3 建立油田企业档案管理系统

建立油田企业档案管理系统, 也便于实现大庆油田的文档一体化管理。在大庆油田文档管理中建立油田文档一体化管理系统, 是大庆油田文档管理工作赖以生存和发展的需要, 是高效开发、合理利用档案信息资源的有效途径, 也是适应、服务、推动油田改革发展的必然要求。大庆油田文档管理系统的建立, 可以最大限度地实现油田档案资料信息资源的经济效益和社会效益, 为大庆油田创新发展, 提供高效优质快捷准确的档案信息服务。

2.4 提高档案工作者的综合素质

提高档案工作者的综合素质, 在实现大庆油田文档一体化管理中必不可少。由于信息技术的发展进步促进了档案载体的变化, 赋予了大庆油田文档管理工作新的内涵, 因此对大庆油田的文档管理工作者也提出了更高的要求, 要求具有较高综合素质档案工作者搞好文档信息的开发利用工作。在大庆油田文档一体化建设中, 提高档案工作者的综合素质, 可以通过定期开展对现有的档案管理工作人员的培训, 建立起一支适应档案管理现代化需要的档案管理队伍, 为大庆油田档案事业发展提供智力支持。

3 结束语

总之, 油田档案是油田开发建设中必不可少的参考和依据。油田企业文档一体化管理是一项综合的系统工程, 具有长期性和复杂性。在大庆油田文档管理中, 实现油田企业文档一体化管理的有效途径, 应更新油田企业档案管理观念、转变油田企业档案管理方式、建立油田企业档案管理系统、提高档案工作者的综合素质, 只有这样, 才能不断提高油田文档管理水平, 进而推进大庆油田又好又快地发展。

参考文献

[1]黄艺.浅谈办公自动化与文档数字化管理的结合[J].科技创业月刊, 2010 (1) .[1]黄艺.浅谈办公自动化与文档数字化管理的结合[J].科技创业月刊, 2010 (1) .

[2]王晓明.基于电子政务条件下的文档一体化研究[J].山东商业职业技术学院学报, 2008 (4) .[2]王晓明.基于电子政务条件下的文档一体化研究[J].山东商业职业技术学院学报, 2008 (4) .

[3]杨凤玲.办公现代化趋势下的文档一体管理刍议[J].青海师范大学学报 (哲学社会科学版) , 2010 (1) .[3]杨凤玲.办公现代化趋势下的文档一体管理刍议[J].青海师范大学学报 (哲学社会科学版) , 2010 (1) .

[4]赵屹, 陈晓晖.电子文件中心:路在何方-电子文件文档一体化管理机构构想[J].档案学研究, 2011 (5) .[4]赵屹, 陈晓晖.电子文件中心:路在何方-电子文件文档一体化管理机构构想[J].档案学研究, 2011 (5) .

[5]杨征.档案编研工作在网络环境条件下的深化与拓展[J].中小企业管理与科技 (上半月) , 2008 (2) .[5]杨征.档案编研工作在网络环境条件下的深化与拓展[J].中小企业管理与科技 (上半月) , 2008 (2) .

[6]陈玉茹, 孙毅.面向版本管理的虚拟文件夹技术研究及在图文档管理中的应用[J].电脑知识与技术, 2008 (28) .[6]陈玉茹, 孙毅.面向版本管理的虚拟文件夹技术研究及在图文档管理中的应用[J].电脑知识与技术, 2008 (28) .

新形势下做好文档管理工作的建议 篇11

关键词：文档管理人员；文档管理；建议

收稿日期：2011-03-17

作者简介：王莹（1967-），女，黑龙江哈尔滨人，黑龙江省宏观经济研究所副研究馆员，研究方向：档案管理。

一、目前文档管理工作存在的问题

1.档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规则。由于对档案管理工作的重要性认识不足，在实际工作中往往存在走过场，应付检查，短期行为较多，造成档案工作的规则不健全，缺乏应有的长期性和连续性。

2.档案管理工作缺乏制度化的管理程序。一是在档案收集不规范，制度不健全；二是档案整理不规范，在立卷过程中没有完全按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内资料漏失现象比较普遍；三是档案综合管理力度不够，表现在自设资料库，给档案的综合管理造成困难；四是档案利用不规范，档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按时归档管理，在某种程度上给单位今后的工作带来了一定的影响。

3.档案管理工作缺乏办公自动化的先进手段。首先表现在技术上没有更新改造，跟不上日益增长的档案利用需求其次表现在人的素质不高，操作不熟练，没有发挥出先进设备的先进作用。

二、做好文档管理工作的条件

1.文档管理工作的前提条件。文档管理工作水平高低的前提条件是各级领导高度重视。一是从硬件设施、软件管理各方面提供便利的条件，从上至下形成重视档案管理的风气；二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节，对档案管理中存在的问题及时提出改进的意见。三是把加强和规范文档管理工作纳入全年的工作计划中并认真落实。

2.文档管理工作的基本条件。文书管理规范化是做好档案工作的基础。在实际工作中，公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理。尤其是在办公自动化迅速发展的今天，文书工作的处理程序与档案管理紧密联系在一起。比如在文件形成的初期，就要对文件进行鉴定、分类以及归档编号等，这样可以减少重复劳动，降低差错，同时也能大大提高办公效率。

3.文档管理工作的保障条件。制度完善是做好文书档案管理工作的重要保障。制度是规范人们行为的准则，在进行文档管理工作中，应始终坚持用制度规范人的行为，规范文档管理。一是认真学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”。二是根据部门工作实际，制定相应的“公文处理实施办法”。三是将“公文处理实施办法”列入部门“规章制度手册”的首位，并组织部门工作人员学习。

4.文档管理工作的关键条件。档案管理离不开档案管理人员，档案管理人员的素质直接影响着一个单位档案事业的发展。档案管理工作的特点是非常繁琐和枯燥无味，这就要求管理人员具备较高的政治素质和很强的责任心，同时具有丰富的知识和适应档案管理的新技术。这样才能与时俱进地搞好文档管理工作。

三、做好文檔管理工作的建议

1.推进档案管理工作的规范化和标准化。公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发质量直接影响档案的质量和档案工作规范化、标准化的质量。因此，在公文制发中必须解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，也为档案工作实现规范化和标准化管理打下坚实的基础。

2.牢固树立为社会服务的理念。档案管理工作是一项辛苦细致的工作，档案管理人员必须树立为社会服务的理念，要有无私奉献的精神。同时，档案管理工作又是一项专业性、政策性强的工作，这就要求档案管理人员必须具备良好的职业道德，坚持原则，严守秘密，忠于职守。档案提供利用的效率如何，要看提供的资料是否齐全。因此，档案管理人员在工作中一定要端正工作态度，树立服务理念，尽可能提高档案的利用率。

3.做好档案管理的细致工作。一是定制度。除依据“国家行政机关公文处理办法”制度规定外，还有结合实际情况，制度本单位的公文处理办法、文档管理办法、声像档案管理办法等规章。二是详记录。按收发文的不同的种类分别进行登记，按程序进行，环环相接，可避免因记忆问题而产生的漏记、漏发。三是分好类。按机构分四类:政府类、上级类、本单位文件、其他。四是备好案。依据工作需要，每季度或半年做一次备案表，可根据记录内容进行打印，避免因笔体不同带来工作不便。五是存好档。根据平时所做的记录和分类情况，将文件分别装入档案盒或装订成册，按时间顺序放入档案柜备查。

企业行政机关文档一体化管理系统 篇12

虽然说文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段, 但究其实质, 二者同源一体。可以说没有文书工作就没有档案管理工作, 文件是档案的基础, 档案来源于文书, 文书工作的质量决定着档案工作的质量, 档案是文书的变体、精华以及归宿。因此, 文件管理和档案管理的物质对象是一致的, 也是统一的。

结合对企业行政机关文件、档案一体化管理的认识, 综合多方对文档一体化的理解, 电子文档一体化管理的含义概况言之, 可以科学地定义为:为实现企业行政机关现行文件乃至馆藏档案管理的高效和优化, 从系统论的角度出发, 借助计算机及网络技术, 在文件生命周期理论的指导下, 对企业行政机关文书工作和档案工作进行统筹规划、科学管理, 实现文档管理的系统化、规范化。

具体而言, 这一含义包括四个方面的内容:系统思维是文档案一体化管理的科学指导思想, 以计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以从技术方面保障文件、档案一体化管理。

2 企业行政机关文档一体化管理的意义

在企业行政机关实现文档一体化管理有利于最大限度地开发文件和档案信息资源。通过文档一体化管理, 人们不但可以通过办公自动化系统, 了解到现行的文件信息, 而且可以借助超文本的链接方式查询到相关的档案信息。如此一来, 大大提高了企业行政机关信息的共享程度, 也便于最大限度地开发和利用文件与档案信息资源。

文书工作与档案工作进行规范街接, 这是企业行政机关办公室的主要工作之一, 也是提高档案质量的基础工作。

随着企业行政机关向电子政务的迈进, 电子公文在企业行政机关的管理中正发挥着日益重要的作用。相比于纸质文档, 无论在形成过程、物理形式、还是存储特性等方面, 电子文档的都与其有着本质的区别。所以, 在当今网络时代, 应及时、适时地建立起新型的文档管理规范。

企业行政机关文档一体化管理适应了文件和档案工作的改革要求和发展规律, 有利于提高机关文件和档案管理的工作效率和管理水平。可以说, 文档一体化体现了企业行政机关管理信息网络化程度及其行政管理水平。

3 企业行政机关文档一体化管理中存在的问题

虽然企业行政机关文档一体化管理具有重要的意义, 但在其实际施行中, 现状却不尽如人意, 影响文档一体化管理的实施即其存在的主要问题有:

3.1 缺少统一的标准和制度

由于长期以来文件工作和档案工作沿用的一直都是文件和档案工作分开管理体制, 文书、档案工作各自为阵, 文件和档案部门在文档一体化管理问题上总是不一致。这种不一致及矛盾不但影响了文档一体化管理进程的实现, 而且造成档案服务于社会工作职能滞后。

3.2 文档一体化管理软件具有局限性

目前已有的文档一体化管理软件中, 有很大一部分还停留在模拟手工文件管理的水平上。这就导致了如今文档一体化管理软件出现了如下一些共性问题, 如低水平重复, 功能雷同;档号不统一, 导致可读性差;通用智性差, 且安全性低, 科技含量少, 检索质量也不高。

3.3 文档一体化管理队伍整体素质偏低

在文档一体化管理中, 文档管理人员不但要精通文件及档案的管理业务, 而且要能熟练操作计算机等现代办公设备。可是大多由职工家属或随调人员等组成的文档管理人员不仅缺乏文档管理的专业背景而且知识结构老化。不仅如此, 文档管理人员还更换频繁。加之文档人员的学习培训、进修提高的机会又偏少, 所以在企业行政机关的文档一体化管理中, 两者都懂的专业人员寥寥无几。

3.4 企业文档一体化管理案例试析

随着中国海油信息化进程的持续推进, 信息化手段在日常办公、行政管理、公文处理等领域的运用已经日渐深入。为了更好的提升海洋在文件处理方面的效率与规范性, 进一步推动企业政务办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化, 海洋石油总公司于2009年启动文档一体化系统建设项目, 并于2011年1月正式发文向二级单位推广系统。

2013年中海石油化学股份有限公司海南基地开展了文档一体化管理系统的建设工作, 实现了体系化公文管理。该项目完成了服务器配置、系统搭建、系统配置等工作, 实现与化学公司总部系统实现对接, 实现了与兰台系统、OA系统进行集成, 完成收发文件的实时归档及发布并在海南基地OA上集成系统入口。2013年8月30日系统正式上线运行。文档一体化系统的建设, 有力的支持海南基地的办公现代化、信息资源化、传输网络化, 实现海南基地文件处理的全面信息化。公司文件的收、发、归档等完全实现线上流转, 真正实现了无纸化办公, 并且可以即时发送文件到各所属单位, 减少了中间传输环节的时间和成本。缩短了发文审核、会签、签发、排版、分发和收文登记、拟办、阅批时间, 由原来的公文处理全流程办理时间2个工作日时缩短为现在半个工作日即可完成。海南基地全年大约收发文300余件, 公司级会议纪要100余件, 全年节约600个人天的工作量, 可节省36万元的人工成本。

文档一体化管理系统实现了上级与下级单位、平行单位间的公文传输, 大大提高了公文传输的效率。文档一体化管理系统使用流程图形化跟踪技术, 实现审批流程操作过程的可追溯性。根据用户需求快速地对软件系统进行调整, 降低了软件开发、部署实施和维护过程中的成本和风险。区别于以往公文系统与档案系统的割裂性, 文档一体化管理系统实现了文档自动归档到档案管理子系统的功能, 提供用户对档案进行著录、编研、销毁、借阅和查询等操作。

目前, 文档一体化管理系统已在总公司及十四家二级单位获得良好运行并也同时得到了用户的充分认可, 特别是在中海石油化学股份有限公司海南基地获得了良好应用。

综上所述, 企业行政机关文档一体化管理具有重要意义, 但其现状却仍有隐忧。做好文档一体化管理, 仍任重道远, 需要我们为之付出努力。

摘要：文档一体化, 即文件档案管理一体化, 是企业行政机关文档管理的规范化体现。在我国当前文档管理工作中, 文档一体化的科学管理管理不仅有利于树立合理的文档管理理念, 而且通过采用先进的技术手段有利于建立统一的文档管理体制。本文作者依据多年工作经验, 对企业行政机关文档一体化管理系统研究分析, 以便和同行切磋、交流。