项目文档管理办法

项目文档管理办法（共8篇）

项目文档管理办法 篇1

项目档案管理办法

一、总则

(一)为了加强项目档案的管理工作，维护项目档案的完整和安全，进一步规范项目档案日常管理流程，制定本办法。

(二)项目档案是指在项目进展的整个过程中产生的包括非电子文件、文本文件、声音文件、图形文件、多媒体文件等项目有关的文件资料。

(三)项目档案管理工作由档案管理人员负责，其主要职责是收集、整理、归档项目资料，并定期向项目经理汇报档案管理情况。(四)项目中的非电子文件在归档的同时，原则上可以转换成电子文件的需备份电子版，在内容、相关说明和描述上保持一致。(五)项目组成员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目经理整理后报文档管理人员存档。所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。

(六)项目档案分为项目管理文件、技术文件、商务文件，各类的收集范围见附表。

(七)建立档案索引目录，便于文件拷贝和查看。

二、文件收集

(一)收集范围：非电子文件、文本文件、影音文件、图形文件、多媒体文件等项目进展过程中的所有文件。(二)收集要求： 1.记录了重要文件的主要修改过程，有参考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，由档案管理员进行电子文件的转换工作。

2.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。4.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

三、文件归档

(一)归档时间：项目管理文件和商务文件一周归档一次。技术文件两周归档一次。特殊情况，根据项目需要调整归档时间。(二)归档要求：

1.有效性和完整性鉴定。归档前由档案管理人员对文件的有效性和完整性进行鉴定，查看文件是否破损、内容是否完整。2.文件分类。归档前对电子文件进行分类，有必要时对文件重新命名，参考附表归纳到所属类别。

3.纸质文件按照类别归档，以标签形式注明类别，及时锁入安全柜中。

4.文件分类后按照档案索引目录存入相应的文件夹。

项目文档管理办法 篇2

1 收集法规标准

项目文档管理工作核心准则即是相关国家法律法规和行业标准的要求。为保证项目文档管理人员能够掌握、熟悉相关法规标准及规范, 提高文档管理人员的业务水平, 项目文档主管部门组织收集、整理文档管理法律法规标准, 。这些法律法规标准涵盖了项目文档管理的各方面, 从宏观上看:《中国人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等, 具体业务上看:《档案工作基本术语》、《档案著录规则》等;工程竣工文件管理:《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等。特殊载体档案管理上:《磁性载体档案管理与保护规范》、《微缩胶片数字化技术规范》等;电子文档管理方面:《电子文件归档光盘技术要求与应用规范》等。特殊档案管理方面:《会计档案管理办法》、《审计机关审计档案工作准则》等。这些法律法规规范不仅是项目文档管理工作遵循的准则, 也是项目文档管理程序体系建立的基础。

2 建立管理程序体系

“凡事有据可依”——文档管理工作必须严格按照程序规定执行。项目文档主管部门参考国家法律法规和行业标准的要求, 结合项目建设特点, 建立了完善的项目文档管理程序体系。项目的文档管理程序体系主要分为以下四个层面:

第一层面是项目一级管理大纲, 根据质量保证法规和导则编制的《工程质量保证大纲 (设计和建造阶段) 》中对文件控制和记录管理提出了明确的要求。

第二层面是项目二级大纲程序, 根据《工程质量保证大纲 (设计和建造阶段) 》中对文件控制和记录管理的要求, 《文档管理大纲》具体阐述了项目文档管理组织机构框架、文档管理的目标、管理原则、构成体系;对文件管理、档案管理和资料管理的具体要求;文档保管和利用、文档信息化建设和文档安全保密的要求。

第三层面是项目三级工作程序, 项目文档主管部门根据项目一级和二级文档管理要求, 按文件控制、档案管理和资料管理分别制定工作程序。文件的编、校、审批, 文件的变更, 文件的收发控制, 工程通信管理等有专门程序规定分别界定。文件控制程序包括:文件的编审批、文件的变更、文件的编码规定、工程文件的收发管理、通信一般规则、文档的利用管理、记录的管理、电子文件的管理和文件的翻译管理。工程竣工文件的管理, 特殊载体文件管理也有专门的程序界定。其中包括:档案的分类和编码、文件的归档管理、工程竣工文件整理与归档、设备文件整理与归档、合同组卷办法、厂外建筑工程竣工文件整理与归档、文书档案整理与归档、特种介质整理与归档、射线胶片整理与归档、会计档案管理、文档的鉴定和销毁管理和文档库房管理。项目建设有关的国家法规标准、行业规范、操作规程, 专业参考书等都有专门的图书资料管理程序界定。

第四层面是部门内部文档管理程序, 主要包括文档控制用章管理、商务中心考核管理、档案工作突发事件应急处置预案、工程信函管理等。

以上四个层面对项目文档从产生、流转、保存利用、永久保存或销毁等全生命周期的各个环节都作了具体而严格的规定。

3 制定工作流程细则

为做好项目文档管理, 将文档标准化管理落到实处, 在收集法律法规标准、程序建立和完善的基础上, 项目文档管理处室组织梳理了文档管理所有工作流程, 按工作流程编写了相应的文档管理工作细则。这些流程和细则是项目文档管理程序的进一步细化, 是文档管理各具体岗位人员的日常工作中的工作手册。这些工作流程和工作细则得以扎实有效的实施, 为文档管理工作持续改进, 文档管理标准化、规范化进一步提升, 文件得到准确及时处理, 文件归档规范提供了技术保障。

4 开展专项培训建立对标指标

为提升项目内部文档管理人员业务水平, 项目文档管理处室对文档管理程序进行了逐一培训;开展项目入职人员的文档管理专业培训;组织编写了项目文员文档培训教材, 开展了项目文员文档业务知识培训和上岗培训。承包商文档管理方面, 项目文档管理处室组织参建单位进行文档管理的外部程序培训, 邀请专家到项目建设现场进行文档管理的培训, 还对承包商文档管理进行质保监查, 针对查出的问题督促其整改。项目文档管理人员要求有省级档案上岗资格, 每年组织新进人员参加省里组织的档案资格培训。

在提升文档管理水平和加强程序执行力同时, 项目文档管理处室还建立了文档管理对标指标, 根据工作质量来确定各项具体指标, 以保证文档管理工作符合程序制度要求。文件控制方面有准确及时完成工程文件的收发处理准确率、工程技术文件分发通知及时率、工程收函标题翻译准确率、工程发函回退率、工程发函编号出错率、文件信息著录差错率、文件借阅服务及时率、文件借阅归还率、文件鉴定与销毁准确率达。档案管理方涉及括各门类档案收集、组卷、整理符合法规标准和程序要求, 包括各类档案检查接收及时率, 库房日常巡检率, 档案信息著录差错率, 档案借阅服务及时率达, 档案借阅归还率, 档案鉴定和销毁准确率。以上这些对标指标的建立和有效实现, 切实保证了项目文档管理程序、工作流程和工作细则的执行。

5 推进文档标准合同化

为加强项目文档管理工作, 规范文档管理要求, 推进文档标准化管理, 在项目文档管理标准化管理实践经验基础上, 将文档标准化管理要求纳入新签订合同的文档管理要求中, 在合同中明确规定承包商在文档管理方面的职责、文件语言、数量、介质、格式、命名规则、文件提交要求和竣工文件/竣工图编制要求等。在合同执行过程中参加对承包商文档管理的质保监查, 在合同执行各阶段结算时, 将文件提交情况纳入合同支付中。在合同结束时, 将竣工文件的提交情况纳入到具体工程的完工证明中。通过以上三个环节的工作, 将文档标准化管理纳入到合同管理中, 保证项目文档要求贯穿项目始终的连续性和一致性。

标准化、规范化是项目管理的基础, 项目文档管理标准化、规范化随项目建设过程一并推进, 持续做好法规标准和各文档管理程序、流程、工作细则的内、外部执行, 进一步探索和实践文档管理标准化、规范化的管理方法, 为项工程建设、项目管理提供优质的文档服务。

摘要：核电厂建设周期长, 文件量大, 文档人员流通大, 项目文档管理需建立完善的制度, 严格有效的执行, 才能保证工程建设的需要、运行乃至退役的需要。本文针对项目文档管理建章立制、标准化管理进行了较为详细的阐述。

关键词：项目文档,管理程序,标准化,合同化

参考文献

高校科研项目文档的质量控制研究 篇3

关键词：高等院校科研项目文档质量控制

Abstract：The scientific research documents are the original records of the whole process of the research project.The quality control of these docu？ ments （such as the integrity， reliability and credibili？ ty of these documents） is very important.This paper analyzes the content and requirements of the quali？ ty control of university scientific research project documents.In view of the current situation of univer？ sity scientific research project documents manage？ ment and combine with the particularity of universi？ ty scientific research project document， and then puts forward the recommended measures of the quality control of university scientific research proj？ ect document.

Keywords：University； Research project； Docu？ ment； Quality control

随着国家科研创新体系的建立，受资助的科研项目数量和经费呈现不断上升趋势，在此背景下，高校正成为承担科研项目的主阵地。科研项目的研究过程作为一种创造性活动，在其活动过程中形成的所有文档均具有重要的记录意义，确保这些文档的完整性、可靠性和可信性对于提高科研项目质量具有重要的参考作用。基于此，需要对作为高校科研项目证据、记忆的，伴随整个科研过程中所形成的文档进行质量控制。

一、高校科研项目文档质量控制的必要性

（一）高校科研项目档案的特殊性，要求对文档进行质量控制

1.文档形成时间分散，难以掌控的特点，要求对其进行质量控制。高校科研项目不同于其他项目，课题专业性强，研究周期长，特别是随着项目来源渠道的拓宽，以往立项时间的固定性正逐渐被打破，使得其随机性增强。同时，为确保项目研究成果质量，高校科研项目从立项到结项，每个研究节点都需要经过反复推敲论证，因此整个项目往往需要较长的周期。如此一来，导致高校科研项目文档形成时间节点分散随机，项目文档的收集、跟踪和管理难以掌控，最终致使项目文档的质量控制难度加大。

2.文档质量体现得不够直观，需要对其进行质量控制。与其他文档相比，科研项目文档质量的评价鉴定更为复杂。在对科研项目文档价值进行评价时，需要充分考虑其创新性、先进性、实用性、效用转换能力和社会效益，而这些质量评价和价值鉴定必须借助多样化的手段才能检验。加上科研活动本身就是一项探究性活动，是一个通过已知探索未知的过程。在这个过程中存在诸多不确定性因素，这些都会导致科研项目文档质量体现得不够直观，具体体现为：一是科研条件的不同，使得科研项目特别是人文社科领域的科研项目，其实现价值差异加大；二是科研项目的产出属于知识性产品，有时候其产出价值需要很长时间或被不同程度的物化后才能有所体现。

（二）高校科研项目文件数量急速增加，以及文档内容、载体形态日益多样化，要求对文档进行质量控制

随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，近年来高校科研项目来源渠道逐渐拓宽、经费不断提升，科研项目立项数量也在逐步增加。相关数据显示：在五大社科研究系统中，高校系统约占立项总数的85%。另外，从国家自然科学基金网站提供的相关数据来看，国家自然科学基金面上项目资助项目数、资助金额和单项平均资助金额也不断增加，其中项目资助金额超过2000万元的单位中，高校约占总数的80%。在这种背景下，形成的项目文档数量也呈现爆炸式增长趋势。同时，随着信息技术的迅猛发展，网络化和数字化技术手段的利用越来越频繁，文档记录载体不再仅限于文本化，电子化载体和其他载体在文档载体中所占的比例越来越大。此外，从科研项目来源渠道来看，由单一的纵向基金管理部门资助向多部门多层次横纵交叉的趋势越来越明显，记载研究活动和过程的文档内容、载体形态也逐渐多样化。在上述背景下，对这些科研项目文档进行质量控制，是确保其符合科研项目和文档管理规范标准的必然要求。

（三）“两头多，中间少”的管理模式，要求对文档进行质量控制

目前科研人员根据科研计划指南和委托方的需求，向项目主管部门或委托方递交项目申请，项目申请确立之后，科研人员取得资助并开展相关科研活动。期间，科研负责人对课题项目的执行过程进行管理和控制。最后，项目主管部门或委托方对项目成果进行验收。在整个申报立项、执行控制和结题验收的环节中，高校科研管理人员将主要精力专注于项目的立项和结题验收环节。这种管理模式，直接导致每一个科研项目最终留存下来的文档主要集中在项目立项和结项“两头”，而中间能够体现项目正常开展的文档较少，一定程度上造成科研项目管理过程与科研文档管理过程相分离。[1]由此可见，对高校科研文档进行质量控制，有利于改善科研过程中文档“两头多，中间少”的现象。

二、高校科研项目文档质量控制的内涵与要求

高校科研项目文档是高校进行科学研究活动的历史记录，是重要的知识资源。由于文档本身及其管理主体具有多层次性和多元性，为了更好地发挥最大效用，就需要对科研项目申请立项、开题、中期检查、结项验收以及永久保存或销毁的全过程中所形成的文档进行质量控制。其中，文档质量控制主要表现在要确保所有文档材料的完整性（成套性）、准确性和系统性，同时还需要确保整个过程中所形成的文档质量符合相应的规范要求。

（一）确保高校科研项目文档的完整性（成套性）

与其他文档相比，科研项目文档对完整性（成套性）的要求更高。科研活动的开展是一个具有周期性的运行过程，从项目立项到最后的成果验收是一个完整的体系。因此，确保科研项目文档的完整性就是要能够准确体现整个科研项目的运行过程，准确反映科研项目申报立项、执行控制和结题验收这三个阶段的连续性和各项研究活动的内在关联性，构成一个清晰完整的系统性体系。也就是说，围绕高校科研项目的展开，经费来源单位、项目依托单位、高校科研管理部门以及科研项目团队等各管理主体单位所形成的各个阶段、各个内容模块、各种载体的文件材料能够全面地记录科研项目的全部过程，并能够反映各阶段之间、各协作团队之间的内在联系。

（二）确保高校科研文档的长期可利用性，以便更好地开发利用档案信息资源

对于高校科研项目文档，既要确保当前可用，又要确保将来的永久使用。可以说，只有维护科研项目文档的长期可利用性，才能深入开发其利用价值，而这就需要做好科研项目文档的前端控制工作。冯惠玲教授曾提到，我国推行的文档一体化管理，实际上是前端控制思想的体现。[2]对于高校科研项目文档的质量控制，可以借助文档一体化的思想，实现从文档的形成、整理到保存归档的全过程管理，实现数据信息结构的一致化，文档数据著录的结构化、资料信息的一致化，查找利用的标准化，进而更好地开发利用档案信息资源。

（三）依托技术保障，进行顶层设计和规划

全面的设计规划和信息技术是相互配套、互为依托的。信息技术手段的介入，使原本的手工操作或以手工方式进行管理的模式向信息化、自动化模式转变，更好地实现从项目管理模式向过程管理模式转变。自上而下的顶层设计配套相应的信息技术手段，能够有效地减少文档“孤岛”现象的发生，确保文档的完整性，进一步提高科研项目文档的利用效率。

三、加强我国高校科研项目文档质量控制的建议

（一）建立统一管理的联合法规，建立健全科研项目文档管理规章制度

1.规范科研项目文档管理工作，提高文档管理质量，必须强调联合法规的统一性。针对联合法规统一性的要求，目前国际上有国际档案理事会颁布的通用性较强的《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》，国内则有《电子文件管理系统通用功能要求》。在实际操作中，对于国际和国内相关标准的采用，要注意保证数据著录标准化，管理标志的一体化。除了要确保规范或标准的统一性以外，还要保障相关文档管理政策法规的一致性。特别是在项目来源多元化、科研团队跨组织跨领域化的背景下，可以借鉴国外的经验，将科研项目文件看成是科研活动过程的有机组成，建立具有连贯性的国家法律法规、科研学术规范和文档管理联合规范，确保在科研活动运转流程中跨组织、跨领域、跨阶段的项目文档能够相互衔接、相互利用或反复利用。

2.建立健全科研项目文档管理规章制度。一是科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然归档程序是在科研项目研究活动结束后完成的，但是文档的收集和整理工作应伴随科研项目运行的全过程，相应的规章制度也要囊括到业务活动的方方面面，以确保各个业务环节的有章可循，有法可依。因此，相关制度内容应包括科研项目从立项到结项整个管理过程，明确所有科研项目文档归档的操作方式，如项目档案的立卷方式、归档时间、收集内容、整理方法、保管程序和提供利用等。[3]二是应加快电子科研文档管理规范的制定。在信息化建设的大环境下，更多的科研活动依托于电子信息化平台来进行，电子科研项目文档数量随着信息技术手段的应用急速增加，但目前国内并未有相应的管理规范，在电子科研项目文档领域还存在制度空白。

（二）各管理主体分工合作，各司其职

纵观整个高校科研项目文档管理过程和研究活动开展过程，完整的管理主体体系应包括国家科研项目经费来源单位、科研项目依托和承担单位、高校科研管理部门、科研项目团队以及档案管理部门。在确保相关体系完整的前提下，针对管理主体体系多元化、多层次的特点，各管理主体部门应有明确的分工与合作，并得到相应的法律授权。例如：科研项目依托单位或承担单位以及高校科研管理部门应对文档质量的保证和管理担负起责任的审查，相关的档案管理部门对科研项目文档的处置、保存或销毁以及利用应负有法律授权的重任。此外，还应立足高校本身，对高校系统内部涉及的各层级单位要明确相关的权责关系：高校科研管理部门应连同档案主管部门共同制定文档质量管理的总体规定和要求，同时对文档管理过程负指导、监督、检查和服务的责任；科研团队要对其承担科研项目的现行文档的收集、整理和保管负主要责任；科研人员要对科研实践活动中文档的形成负基本责任。

（三）应用知识管理方法，进行有效的质量控制

1.强调科研项目文档管理流程的一体化，以实现流程的最优。引入知识管理方法，实现流程的一体化，其主要体现在实现知识的增值和流程运行的循序渐进上，即科研项目文件的形成、流转、归档、保存或销毁的过程以知识流向为纽带，互为联系、互为依托，强调流程各环节之间的衔接性。同时，电子文档由于长期保存问题尚未有最佳解决方案，元数据丢失的情况或有存在，即“双套保管”在实际工作中可能都各自缺乏理应具备的原始性要素，有用性和原始性在遭受不同程度的损坏。[4]因此，在流程优化的过程中，要特别注意“双轨制”与“双套制”问题的解决。在对科研项目文档流程进行重组优化的过程中，可引入文档版本控制的模式，即一个文档可以有多个版本，每次修改完成之后的版本都要保存，以协调和减少“双套保管”带来的负效应。

2.强调文档管理信息系统平台与功能设计的一体化，以实现平台的最优。档案管理是文件管理的延伸和发展，文件管理和档案管理是一个统一体的系统工程。[5]在这里，平台最优主要是指科研管理系统与档案部门的档案管理系统从建设之初就能够在系统设计、系统结构以及系统管理等各个方面实现协同工作能力。在系统运行阶段，二者之间能够不断兼容、实现文件与档案之间的流传互通；在系统维护阶段，二者又能够做到自动化的无缝连接、共享维护文档、尽量减少人工操作。这样，就能够通过平台设计和功能的优化来提高科研文档的运转效率和利用率，最终促进知识的流动和共享。

（四）采用业务连续体管理模式

业务连续体管理模式是为解决科研项目过程与文件管理过程相分离问题而引入的新管理模式，它不仅强调科研项目文档全过程管理的连续性和完整性，而且更重视加强文件管理过程和业务过程的有机联系，是一种动态应对的科研项目治理模式。采用业务连续体管理模式就是将科研项目文件看成科研活动过程的有机组成部分。如图1所示。具体而言，科学研究的活动过程是一个开放的流动系统，为保证科研项目质量，在运行过程中运用组织、参谋、控制、协调和指导等手段对活动的各要素进行不同程度的干预，以确保科研项目高质量运行。[6]科研文档从生成到处置的过程要与科研活动过程相一致，原有的文件生命周期界限被模糊化，甚至被不同程度地切分，以融入科研项目的各项活动中，通过梳理科研项目文件的管理过程可以清晰地还原出科研活动的过程。在该模式中，对科研项目文档管理实施过程控制时，需要注意的是过程控制要求的不是管理和控制一个阶段、一次研究活动、一个版本的文件，而是全阶段、全活动、全版本地进行过程动态控制，因此要在科研项目开展的过程中，应尽可能地还原文档的原始性要素，从而实现对科研项目文档的质量控制。

*本文为中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）“高校科研项目文档的质量控制研究”（项目批准号：15XNE006）的项目研究成果。

注释及参考文献：

[1]安小米.面向知识管理的国家科研项目文件管理体系：模式分析与模型构建[J].图书情报工作， 2011， 55（14）： 98.

[2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J].档案学通讯，2014（2）：60.

[3]农燕玲.高校科研项目档案管理刍议[J].科技信息，2009（12）： 341.

[4]Schreier A A， Wilson K， Resnik D. Academic re？ search record- keeping： Best practices for individuals， group leaders， and institutions[J]. Academic medicine： journal of the Association of American Medical Colleges， 2006， 81（1）： 42.

[5]Stephens D O. The why and how of internation？ al records retention[J]. Information Management， 2005， 39（5）： 28.

项目管理计划书Word 文档 篇4

——做中国蛋类加工产业第一人

策划人：李冬林

班别：08行政管理二班

学号：200801202227

目录

一、项目背景···············································3

二、蛋类对人体健康的作用分析·······························3

三、蛋制品主要应用领域·····································3

四、指导思想···············································4

五、本计划书实施生产的产品如下·····························4

六、项目前景分析···········································5

七、主要任务和步骤·········································5

八、效益分析···············································5

九、产品发展计划···········································5

十、风险预测···············································

5蛋品加工项目计划书

一、项目背景

我国禽蛋资源丰富，品种多样，是生产和消费大国。特别是近几年来，伴随中国经济发展的脚步，家禽养殖业、禽蛋、加工业也轻舒猿臂、展翅腾飞。2003年我国禽蛋产量占世界总产量的43.1%，其中鸡蛋产量1988万吨，占世界总产量的37.9%，位居世界第一位，全国蛋鸡场达到1250个，增长17.9%，其集约化程度达30%；2004年，我国禽蛋总产量为2570.4万吨，人均占有量为18.13公斤；2005年我国禽蛋产量为2560.7万吨，占世界总产量的43%，人均占有量达 20公斤。而我国禽蛋加工却仅占蛋产量的0.2%，出口量占产量的2%。作为世界上最大的蛋品生产国，中国蛋品加工业和世界先进水平相比还有很大差距。中国的鲜蛋消费占到蛋品产量的90%以上。目前，中国蛋品深加工企业不到400家，大部分企业都在初级加工后就上市销售，有的甚至不加工就销售。我国的蛋品加工业，大多是从家庭的、手工作坊式的小企业发展起来的，人员少，规模小，力量弱，经不起风吹雨打。蛋品的加工必须走出传统。蛋品加工业有着广阔而深远的意义和价值。蛋品加工是增加禽蛋附加值的关键一环。鸡蛋的医药和食用功能有很深的值得研究的东西，就连蛋壳目前都已开发出多种高附加值有营养的产品来。蛋品业内应清醒认识，传统工业可以单枪匹马地去干，而现代工业必须按系统、靠先进技术和深入、广泛的合作来开发和实施。蛋品企业的发展有两个关建点：一是高新技术，二是拓展新的消费市场问题。通过高端技术，带动高端市场。通过高质量的产品，创出企业品牌。要选中蛋制品现代化生产方向，大力推广高新技术。在市场经济中蛋制品加工业只有在研究市场基础上，采用新技术才能获得新起步。

二、蛋类对人体健康的作用分析

（一）健脑益智。鸡蛋黄中的卵磷脂、甘油三脂、胆固醇和卵黄素，对神经系统和身体发育有很大的作用，可避免老年人的智力衰退，并可改善各个年龄组的记忆力。

（二）保护肝脏。鸡蛋中的蛋白质对肝脏组织损伤有修复作用。蛋黄中的卵磷脂可促进肝细胞的再生，还可提高人体血浆蛋白量，增强肌体的代谢功能和免疫功能。

(三)防治动脉硬化。美国营养学家和医学工作者用鸡蛋来防治动脉粥样硬化，获得了出人意料的惊人效果

（四）预防癌症。鸡蛋中含有较多的维生素B2，可以分解和氧化人体内的致癌物质。鸡蛋中的微量元素，如硒、锌等也都具有防癌作用。

（五）延缓衰老。鸡蛋含有人体几乎所有需要的营养物质，故被人们称做“理想的营养库”。

（六）蛋黄中含大量叶黄素，对预防视网膜色斑褪化有重要作用。

（七）鸡蛋被用于制作多种抗病毒疫苗的培养基。

（八）蛋黄有益于皮肤保养，因此蛋黄已经被添加到洗发露、护肤膏和其它化妆品中。

（九）从鸡蛋中可分离的多种病毒抗体。

三、蛋制品主要应用领域

（一）食品工业配料。鸡蛋具有优良的乳化特性、热凝固性、胶着性、起泡性等特性，称之为食品加工中的“多面手”。蛋制品是冷冻食品、面制品、肉制品、膨化休闲食品、高档糖果等产品的理想原料和添加剂。利用鸡蛋的乳化性，可加工蛋黄酱，色拉调味酱、汁、冰淇淋等。利用鸡蛋的热变性及凝固性，在火腿、腊肠、鱼糜制品等的生产中可用作黏结剂、面类的增强剂、食品的脱水防止剂。如今一些方便面厂家已开始利用鸡蛋这一特性增强面的弹性和韧性。另外，利用蛋白的胶着性，在鱼糜制品中能保持水产品的原有风味，用于畜禽肉食品可改善其弹性及质地。同时用在糕点、饼干、面包、面条及冷饮制品等食品的配料中，起调味、发酵、乳化作用。蛋白粉和蛋黄粉是将蛋白和蛋黄分开，可适应不同产品的需求，至于生产白煮蛋，嫩蛋黄还是硬蛋黄可以根据客户要求煮出来，然后去膜、去壳、切开、包装，成品出厂。

（二）连锁式餐饮店的发展为蛋品加工业提供了空间。同时宾馆后厨、单位中的食堂等也是重要的用户。

（三）其他许多方面都具有广泛的用途。禽蛋中的许多生物活性物质或有效物质其价值极高，在医药、临床医疗、营养、化工、生物、美容等领域发展的空间很大。比如: 溶菌酶的提取、卵磷脂的提取、特异性抗体(IgY)因子的分离与提取，采用发酵工程技术加工生产肽饮料等。更为重要的是，目前利用分子生物学的转基因技术生产功能性产品，在国际上受到极大的关注和重视。这类技术的成熟也将带来巨大的经济效益和社会效益。比如鸡蛋里还能提取出护肤品和减肥药的蛋白等。当今，一种可以从蛋黄中提取的高级补品“卵磷脂”风靡世界各国，被称为和蛋白质、维生素并列的第三营养素，它主要有8大功能：血管清道夫，肝脏保护神，糖尿病患者的福音，能有效化解胆结石，而且是胎儿、婴儿神经发育的必需品。卵磷脂可消除青春痘、雀斑并滋润皮肤，可预防老年痴呆症的发生，是良好的心理调和剂。卵磷脂的开发为鸡蛋的开发利用又开辟了一条新路，也为鸡蛋开发和科技的结合找到了新路。同时分别对蛋壳、蛋膜、蛋清、蛋黄进行深度开发，研制成蛋黄油、柠檬酸钙等制品，可广泛用于医疗、保健、美容食品等各个领域。

四、指导思想

鸡蛋加工确切地说应该是打开鸡蛋，将鸡蛋液制成液体蛋制品。就是人们最熟悉的打鸡蛋这个环节，却是一个利润丰厚的黄金产业。鸡蛋要按国际通用标准巴氏杀菌法消毒，而后用先进的工艺制成液体蛋。液体蛋不仅拥有鲜蛋所有的营养机能，而且拥有比鲜蛋更高品质、更便捷、更安全的特性，因此其成为需求最多的工业蛋制品原料。而这一产业在我国基本属于空白状态。

打开鸡蛋取蛋液是鸡蛋加工产业中的一个科技含量很高的环节。从原料蛋选择→蛋壳的清洗、消毒→打蛋、去壳→过滤→预冷→杀菌→冷却→包装，这一系列的工艺流程，全是在高科技、全自动的过程中完成。严格的生产质量标准、全不锈钢的流水线设备、一尘不染的生产车间，经严格培训的操作工人、专家级食品技术人员。这一切才能保证生产出一流的安全、可靠产品。从饲料原料的无药残污染到生产过程的安全、甚至要延伸到禽 蛋产品加工领域，避免重金属、有害添加剂及微生物的新污染，保证在进入消费阶段的无毒、无害和 优良的品质。

因此，禽蛋类产品从原料、专业生产、加工到消费的全过程控制是一项系统的工程，每个环节都不能出问题。这需要科学技术和全程的质量管理加以保证。

五、本计划书实施生产的产品如下

（一）巴氏杀菌全蛋液(适用范围：焙烤、餐饮和食品工业，可用于派、面条、饼干、蛋糕、甜食以及煎蛋等食品开发)。

（二）巴氏杀菌蛋白液(适用范围：焙烤、餐饮和肉制品工业。建议用量：每100克蛋清液相当于3只鸡蛋的蛋清)。

（三）巴氏杀菌蛋黄液(适用范围：冰淇淋、蛋黄酱、色拉、面条以及其它蛋黄类制品的开发。建议用量：每100克全蛋液相当于5只鸡蛋的蛋黄)。

（四）定制产品（可根据需要添加）(适用范围：焙烤、餐饮、肉制品、面条、饼干、蛋糕、冰淇淋、甜食、蛋黄酱、色拉以及煎蛋等食品开发。建议用量：根据客户需要)。

六、项目前景分析

将鸡蛋这种美味食品，提升为卫生、方便、美味、快捷，人见人爱的多种蛋制品。这是目前在我国鸡蛋供大于求严峻形势下，农业的养殖业，蛋品加工业甚至饲料业应看到和发现的市场带来新的亮点和卖点及机遇。此项目研发，充分考虑了生产上的可行性。固定资产投资较低，回报率较高，此项目技术可不断给市场制造出新亮点和新卖点，给生产和经营企业带来丰厚的利润回报，也给市场带来不少的惊喜。其产品一旦进入市场更易于被市场接受。这将使它具有旺盛不衰的生命力。

经过多年的研发，不断的求索。利用现代食品工程高新技术终于研发出一整套先进和完整的蛋制的加工技术和工艺。使用专门的蛋品机械设备，不仅取代了人工极其繁琐程序，同时还可以随意按市场需求和时间的先后顺序生产所需品种。因此，产品一经上市定会受到了消费者的青睐。

七、主要任务和步骤

（一）面向社会筹集资金，主要对象是被国家大量征地的居民

(二)筹备组建企业，从筹备到试产6-8个月。

(三)可分期、分批投入资金、人员等。

(四)做市场应注意的问题

1、可采用多渠道并举(包括电子商务)的营销方式，并做好促销工作。力求尽快达到盈亏平衡点。尽快整合好进入主流渠道的各方面资源及配送体系。

2、协调好代理商。并不断逐步扩展形成销售网络，并细分好渠道和市场。

3、逐步推广市场，扩大市场份额(占有率)。

4、逐步树立品牌和企业形象。

5、进一步把市场细分做透，扩展和延深，并适时推出新产品。

八、效益分析

（一）资产投入约：400万元人民币

(二)年产量：约8000吨。

(二)投入产出比约1：5.5。

(三)投资利润率约25%。

九、产品发展计划

1、一个企业能尽快创业和发展，并立于不败之地，离不开四个要素。即：营销、资金、技术、团队使之形成一个企业创业和发展的平台及保证。具备了资源的同时要突出一个“快”字，快速占领市场，可避免一些不必要的竞争和消耗。

2、以上所述产品系面对目前国内城市的市场状况，把其产品定位在精装、高质、中等价格，不失为明智之举。

3、宜采用多个鸡蛋放在多个篮子中的策略。使其产品品种、规格、口味等呈多样化，从而形成强有力的市场冲击力，并可获得丰厚利润回报。

十、风险预测

（一）资金的筹集挑战：作为一名在校大学生，创业资金是本项目的首要问题。如何让政府支持自己的产业，如何能够得到各投资者的信任，都是继续解决的问题；

（二）生产资料的挑战：蛋类加工，在我国各生产业中刚刚起步。未来的一段时间内，任将面临着技术人员不足、生产设备落后的严重影响。同时，当今全球各种食品安全问题的层出不穷，食品安全将是企业发展的必要基石；

项目文档管理办法 篇5

宣传活动方案

（送审稿）

为大力宣传我市推进新型城市化工作的重大意义、主要任务和先进典型，进一步培育广大市民的城市意识，激发和调动广大人民群众关心、支持、参与城市发展的积极性和创造性，深入开展我市城市形象的推介活动，特制定本宣传活动方案。

一、组织领导

本次宣传活动在市推进新型城市化工作领导小组的领导下，成立宣传领导小组，由陈忠辉任组长，毛市甫、夏志强、李泉山任副组长，胡大华、朱建文、黄存光、蔡华、朱庆华、唐治国为成员，具体负责组织策划宣传报道和宣传调度安排。

二、参加单位

市推进新型城市化工作领导小组各成员单位。

三、宣传活动主题

围绕新型城市化，国家文明城市、国家卫生城市、国家森林城市创建与城市让生活更美好等主题开展宣传。

四、宣传活动时间

2010年8月12日—12月31日

五、宣传内容和方式

（一）总体宣传

1、宣传车街头宣传；

2、媒体（电视、网络、报纸）宣传；

3、广告横幅宣传；

4、社区黑板报宣传；

5、广场大屏幕宣传；6公交车、班线车车载电视宣传；

7、学校课堂宣传；

8、简报宣传；

9、短信信息平台宣传；

10、城管志愿者街头宣传。

（二）专项宣传

1、城市规划法规宣传。围绕三城三创；城市建设，规划先行；规划法定，违法必究等主题宣传，由市规划处负责实施。制作横幅8条，于8月25日—30日内制作悬挂在单位门前及城区各交通路口。宣传车流动宣传于8月20日起长期实施。

2、城管法规宣传。由市城管大队负责实施。围绕三城三创；城市管理个个参与，美好环境人人受益等主题，制作横幅8条，于8月20日—25日内制作悬挂在单位门前及城区各交通路口。宣传车流动宣传于8月15日起长期实施。

3、交通法规宣传。围绕三城三创；文明驾驶、安全出行等主题，由市交警大队负责实施。制作横幅8条，于9月1日—5日内制作悬挂在单位门前及城区各公交站点。宣传车流动宣传于8月20日起长期实施。

4、城市公交法规宣传。围绕三城三创；热忱服务、文明乘车；安全出行、拒乘黑车等主题，由市运管所负责实施。制作横幅8条，于9月10日—15日内制作悬挂在城区各公交站点。宣传车流动宣传于8月20日起长期实施。

5、殡葬新风宣传。围绕三城三创；移风易俗、绿色殡葬 ；破除丧葬陋俗、引导文明丧葬等主题，由市民政局负责实施。制作横幅8条，于10月10日—15日内制作悬挂在单位门前及城区各交通路口。宣传车流动宣传于8月20日起长期实施。

6、公共卫生知识宣传。围绕三城三创；城市化与健康；拒绝街头“三无”食品；公共食品安全等主题，由食品药品监督管理局负责实施。制作横幅8条，于10月25日—30日内制作悬 2

挂在单位门前及城区各交通路口。宣传车流动宣传于9月1日起长期实施。

7、城市环保法规宣传。围绕三城三创；节约资源、减少污染；保护碧水蓝天、共建绿色家园等主题，由市环保局负责实施。制作横幅8条，于11月5日—10日内制作悬挂在单位门前及城区各交通路口。宣传车流动宣传于9月1日起长期实施。

8、城市文化品位宣传。制作一部我市新型城市化宣传专题短片，推介我市城市品牌形象，由市宣传部负责实施，市电视台、市文化局、市旅游局、市建设局、市民政局、市交警大队、市城管大队、市运管所等单位配合。内容包括：我市城市新貌；三城三创宣传口号；经济建设项目进展；市民文明礼让；交通安全、出行安全温馨提示；东江湖主题歌曲；旅游资源宣传；殡葬改革新风等。于10月1日起在电视台、广场大屏幕、公交车以及班线车车载电视上长期滚动播放宣传。所需经费由市财政解决。

9、城市意识宣传。围绕三城三创；城市规划及发展战略；城市管理；融入城市、建设城市、共享城市；团结互助、文明礼让；讲究公共卫生，爱护公用设施等主题，切实提高市民城市意识。

（1）市教育局负责：制作横幅8条，于12月5日—10日内制作悬挂在城区各学校路段；联系协调，分批组织城区师生代表参观市工业园区、市污水处理厂、垃圾处理场活动，让师生了解城市的发展、运转和未来，提升师生的城市意识、环保意识；面向城区、中心城镇中小学以及市职业中专师生开展课堂宣讲，从9月1日起形成机制长期实施。

（2）唐洞街道办事处负责：制作横幅8条，于9月5日— 3

10日内制作悬挂在辖区各社区内；指导各社区每月出宣传黑板报1—2期，并长期实施。

（3）鲤鱼江镇政府负责：制作横幅8条，于10月10日—15日内制作悬挂在辖区各社区内；指导各社区每月出宣传黑板报1—2期，并长期实施。

（4）东江镇政府负责：制作横幅8条，于11月5日—10日内制作悬挂在辖区各社区内；指导各社区每月出宣传黑板报1—2期，并长期实施。

（5）资兴市经济开发区负责：制作横幅8条，于12月5日—10日内制作悬挂在各工业园区内。

（三）跟进宣传

1、城建项目建设进展情况；

2、城市管理整治进展（执法案例）情况；

3、先进典型推介；

4、市民意见反馈；

5、人大代表、政协委员视察督导情况；

6、市领导视察督导情况；

7、深入跟踪报道相关乡镇、单位部门表态承诺兑现及市民投诉处理情况。由市推进新型城市化工作领导小组办公室负责每月印发2期工作简报；联系市电视台每月制作2期“城管大整治、城建大会战”专题报道（东江湖在线栏目）及2-3期新闻报道（资兴新闻栏目），电视台要安排专人负责采访编辑事宜。各成员单位要大力协同配合电视台宣传报道工作。所需经费主要从城市维护费中安排解决。

六、工作要求

1、加强领导，落实责任。各责任单位部门要确定一名领导主抓推进新型城市化宣传工作，确定专门的新型城市化宣传专干，要实行严格的目标责任制。各责任单位要及时上报工作进展 4

情况材料。宣传工作要贯彻“大整治、大会战”活动始终，常抓不懈。

2、主题鲜明，与时俱进。各相关责任单位部门要坚持立足现实，与时俱进，锐意创新，整合我市城市形象因子，将城市形象信息综合地表现出来，构筑我市城市品牌形象理念，使人民群众对我市城市定位产生清晰、明确的印象，引导全市人民理解政府，支持政府，配合政策的执行，服务城市品牌发展战略。

3、督查到位，严格奖惩。市新型城市化办要加大对各有关单位部门推进新型城市化宣传工作开展的督查力度，鼓励各有关单位部门向各级各类刊物投稿，扩大宣传声势。通过严格督查，进行一月一汇总，一月一通报，奖优罚劣，保证城市化工作顺利推进。

各单位部门要把推进新型城市化工作作为一项重要工作来抓，通过制定详细的宣传方案，掀起宣传新型城市化工作的热潮。全方位、深层次、多角度地宣传新型城市化工作的重要意义以及新举措、新动向。通过广泛宣传，使我市加快新型城市化的战略举措家喻户晓，人人皆知，形成全社会都来关心、支持、参与新型城市化建设、管理的浓厚氛围。

项目建设经验材料文档 篇6

倾力推进富平县中心粮库项目建设

富平县粮食局

富平县地处关中平原东北部，总面积1242平方公里，耕地110万亩，辖17个镇、7个管区、总人口80多万。全县粮食种植面积近年来稳定在130万亩左右，年粮食产量保持在45万吨左右，占全市总产量的1/5，居全省前列，是全国粮食生产先进县、食品安全示范县和全省产粮大县。现有国有及国有控股粮油企业4户，粮食加工、转化企业14户，年粮食加工转化能力达到60万吨，非国有粮食经营实体多达90余户，粮食流通异常活跃，全县各经营主体年经营粮食达150万吨。

2011年，我们紧抓《陕西省粮油仓储建设规划（2010—2020）》启动实施的难得历史机遇，结合我县仓储设施实际，放大现有资源资产优势，着眼壮大行业发展实力，创新思路，超前谋划，积极争取，狠抓落实，倾力推进富平县中心粮库迁建项目的实施。截止目前，项目已经完成了项目选址、勘界放线、地形地貌测绘、地质勘察、环境影响评价、节能减排审核、可研评审、初设评审、土地征用等工作。

根据会议安排，现就富平县中心粮库迁建项目筹备筹建的具体做法汇报如下：

一、抢抓机遇，超前谋划，全力争取项目落户，1富平县中心粮库隶属县粮食局国有独资公司—富平县合兴粮业有限公司管理。公司总仓容12.5万吨，但由于建设年代久远，趋于危房，且分散于全县13个库点，加之城关粮库地处县城中心位置，仓容为7.5万吨的仓房均为50-60年代建设的“苏式”仓，已远远不能适应社会发展的要求。面对经营无银行贷款、储粮无安全保障、建设无资金来源的“三无”窘境。我们积极转变思想观念，创新经营模式，寻求合作发展，盘活了资产，搞活了经营，取得了成效。但仓储设施陈旧濒危的现状无力改变，就在我们左右为难，缺乏壮大发展的关口，《陕西省粮油仓储设施建设规划（2010-2020年）》启动实施，无疑为我们注入了一剂强心剂。面对良好发展机遇，我们积极向省市粮食局、发改委及县委、县政府汇报，提出了利用位于县城中心位置、具有较大开发价值的原城关粮库进行资产置换的办法赢取资金，建设一座高标准、超一流的中心粮库的设想，得到了各级领导的充分理解和大力支持。2011年6月，省委书记赵乐际来富调研粮食收购工作时，在听取省局和县政府有关我县粮食工作及仓储设施建设汇报后，明确指示“要改善仓储环境，搞好粮食储备，发挥粮站作用，保证粮食供应，把粮食仓储设施建设当作确保粮食安全、社会稳定的大事做好，省、市、县各级要给予大力支持”。随后，省市发改委、粮食局遵照赵书记指示精神，决定建设富平县中心粮库，县政府及时召开专题会议，将建设富平县中心粮库工作摆上议事日程，并决定由富平县合兴粮业有限公司负责筹备筹建。

二、创新理念，真抓实干，倾力推进项目进展

建设中心粮库是粮食流通体制改革后，我县粮食事业科学发展的难得机遇。为了把握好这一发展机遇，我们将着眼点放在了如何促进县域粮食持续增产、农民不断增收；如何改善全县粮食仓储条件，增强粮食储存能力；如何促进县域内外粮食合理流通，实现产销区对接；如何建设坐落渭北，面向全省乃至西北的继西安之后的又一个粮油交易枢纽中心等等这些问题。带着这些问题，我们开门纳谏，科学论证，首先在全系统开展了“项目如何定位，事业如何发展”大讨论活动。其次赴市进省，虚心向相关专家学者请教。三是积极向省市县领导汇报，听取指导意见。经过反复调研，反复论证，确定了“立足当前，放眼长远”的项目定位原则和“高标准、高起点”的项目建设目标，拿出了富平县中心粮库迁建项目的初步规划意见。随即我们委托国家粮食储备局郑州科学研究设计院编制《富平县中心粮库迁建项目可行性研究报告》，设计在富平县王寮镇双杨村省道106南侧投资1.51亿万元，分两期建设占地103.3亩、仓容6万吨（其中储备粮仓3.7万吨、物流周转仓2.3万吨）、建筑面积3.2万平米（其中拱板平方仓10栋，建筑面积1.44万平米、综合办公楼2060平米、综合贸易楼3600平米、培训服务楼7000平米、其余配套建筑4940平米），集粮油收购、仓储调运、检验检测、物流配送为一体的现代化新型粮食仓储物流中心。

为了加快项目建设进度，以期尽早投入运营，我们一是成立

了富平县中心粮库迁建项目工作领导小组，并抽调专人，下设专门工作机构，明确了任务，落实了责任，为项目的顺利实施提供了组织保障。二是提请县政府召集经发、住建、环保、国土等相关部门及有关镇主要领导，召开项目建设协调会议。在协调会议上，县政府明确要求各相关部门、镇要打破条条框框，大力支持项目建设，尽可能提供一切方便条件，很快住建部门通过了项目选址审核，国土部门通过了项目用地预审，环保部门通过了环境保护预审，王寮镇人民政府制定了项目用地征用办法及补偿标准，并积极实施，截至目前，征用土地工作已经结束，为项目的顺利实施调动了一切积极因素。三是多措并举，多渠道筹措项目所需资金。由于该项目所需资金除申请国家和省市扶持补助资金外，大部分资金采取把原城关粮库现有土地及地面附着物出售的办法来解决，项目启动资金无从着手，我们就向县政府请示，得到了县政府的大力支持，从县财政预借启动资金700万元，为项目的顺利实施打破了制约瓶颈。四是积极全面向各级领导及时汇报项目进展情况，得到了大力支持。省局王成文局长、市粮食局李建民局长等省市局领导多次过问，并提出了许多建设性意见；省发改委朱昱处长、省粮食局闫国强处长、市发改委、粮食局等处（科）室领导和县委县政府主要领导多次深入现场、亲临一线指导项目选址、规划、设计等工作，协调相关部门解决问题，奠定了项目前期工作顺利进行的强大基础。五是项目工作人员根据项目进展情况及下一步工作需要，主动联系协调有关部门，自觉

开展工作，而且根据项目进展情况，打破常规工作时限，加班加点，昼夜兼程，确保了项目前期工作顺利推进。

三、健全制度，落实责任，聚力抓好项目管理

目前，富平县中心粮库迁建项目前期工作基本结束，开工建设在即，为了确保将粮库建成一流水准设施、一流精品工程、一流安全项目，我们将从以下几方面扎实做好工作。

一是加强项目施工安全管理。正确处理质量、安全、进度

三者的关系，坚决做到进度服从于质量，质量服从于安全，尤其要对重点部位和关键环节加强指导和现场监管，严防各类施工安全事故的发生。

二是加强项目质量管理。树立“百年大计，质量第一”的思想，建立和落实工程质量领导责任制、项目法人责任制和工程质量终身制度等制度。要对建设项目开展经常性自查和排查，加强项目全过程质量监管，严防死守，确保工程质量。

三是加强项目财务和资金管理。严格执行有关规定，对项

目资金开设建设资金专户，实行专人管理、单独建账、单独核算、专项使用，确保项目资金专款专用，无挤占、挪用等现象出现。

四是严格项目招标投标制。对项目的土建施工、设备采购、工程监理等将严格按照《招标投标法》等法律法规的规定，按照“公开、公正、公平”的原则进行招标投标，择优选择施工单位、供货单位和监理单位。绝不以任何名义、任何形式干预项目的招投标活动，不以任何方式推荐设计、施工和建立队伍，推荐设备

和材料厂家，不收取礼金和礼品。

五是认真做好档案记载。从项目建设一开始，就指定专人，认真做好项目建设有关档案、资料、照片等收集和整理工作，以备日后查找、使用和存档，也为项目验收做好准备工作。

虽然我们在项目建设工作中取得了一定成绩，但距离上级的要求还有不小的差距，我们决心以贯彻落实这次会议精神为契机，学习兄弟县市的经验和做法，继续解放思想，更新观念，增添措施，真抓实干，不断推进项目建设有新突破、上新水平，粮食工作有新进步、上新台阶。

项目文档管理办法 篇7

IT项目中, 由程序构成的软件产品本身就是文档, 而在其实施过程中则产生更多的诸如调研问卷、实施计划、变更计划、IT测试、项目培训等文档。对这些文档的有效管理有助于提高IT项目实施的成功率, 保证甲乙双方的项目顺利交接, 为IT项目后期的开发、维护和升级提供技术保障。

一、IT项目中数据文档建设和管理存在的问题

IT项目实施过程中的数据文档管理通常指除了程序之外的一切文档, 如需求文档、调研文档、培训计划等。但在IT项目实施过程中甲乙双方又容易重视程序文档而忽视其他文档, 这就容易产生以下问题: (1) IT需求文档缺失、不规范或维护不善。需求文档是IT项目中的核心文档, 是关于IT需求和建设的指南针。在IT项目建设中软件公司为了拿到项目在签约前给了用户很多承诺, 但在签约后则在需求文档撰写上采取符合其利益方式, 能规避的就规避, 能口头承诺的就不写入需求文档。甚至在需求文档完成之前就开始程序开发工作。这样的结果必然是与客户IT项目需求相差甚远, 最终可能导致项目反复修改, 既延误工期又浪费资源。另外IT需求文档的规范或维护不善主要体现在以下几个方面:项目变更后未及时更新需求文档或作备注说明;需求文档含糊其辞, 空话套话多;只注重宣传软件的长处而不告知客户可能存在的问题或风险等。需求文档中的这些问题需要客户本身加强对其的研究、判断, 特别是要紧密结合公司的实际需求。 (2) 技术文档缺失、不规范或维护不善。IT项目中甲乙双方的人员流动性一般都比较大, 技术文档的完整性直接关乎IT系统后期的开发和维护以及升级。但IT项目中的技术文档的最大特点就是版本和内容一成不变, 不能针对特定的IT项目及时制作出技术文档, 这样技术人员在理解和运用中费时费力, 而技术的复杂性、软件工具的不断升级又会导致技术文档的不断“过时”, 这可能给软件开发人员以错误的引导。另外, 技术文档不规范或维护不善 (如丢失) , 伴随核心员工的离职, 以前使用的方法和思想就难以成系统的保留下来, 这会大大提高后期的开发维护成本。 (3) 测试文档。IT系统的测试有着严格的制度和规范, 如需要遵循黑盒、白盒测试方法, 要设计测试案例、编写测试文档和测试说明。但在IT项目实施过程中, 测试文档一般都不健全, 如没有测试设计案例和计划、文档编写不规范、测试结果管理不善等。对测试文档进行有效管理能大大减轻测试工作量, 提高IT项目质量。 (4) 其他问题[2]13。如不能针对特定项目编写文档, 而是套用在其他项目中使用的模板, 生搬硬套, 既可能水土不服也可能内容上出现偏差。文档管理和规范没有规则和流程, 同样类型的文档多人编写, 格式和思路不一, 风格多样。另外就是文档具有生命周期, 其可能经过初始、修改、审定的循环过程, 谁修改、怎么修改应该有所记录, 以便追查和交流沟通。再者IT项目中的文档往往具有一定的关联性, 需要采用正确的目录方法进行保存和维护, 方便其他员工查看。

二、IT项目中数据文档建设和管理的改进

1. IT项目初期拟定详细的文档编写规划。

IT项目中的文档编写主要是确定谁在什么阶段编写出何种文档, 并对文档的修改、审定等作出说明。 (1) 编写什么文档。IT项目在前期调研、实施、测试、使用等各个阶段, 有不同的文档且有些文档必须出具。 (1) 前期的需求文档, 它是IT项目的核心文档, 需要非常明确地指出客户的需求, 不能套话、空话, 需求一定要落地, 否则最后会和客户需求出现差别并对IT项目实施造成风险。 (2) 设计文档, 特别是详细设计。该文档是需求文档如何落实需求的一种解释性说明, 并对资源要素提出要求, 对风险和困难提出应对方式。详细设计里面包含逻辑概念设计、物理结构设计、数据库设计等等, 这些设计文档主要用户甲乙双方实施IT项目过程中的技术规范和标准, 是实现客户项目需求的基础条件, 是甲方安排资源、实行资源调配的参照条件。 (3) 变更文档。项目实施过程中因为各种资源变化或客户需求变化, IT项目需求也会出现变化, 这种变化务必使用文档的形式进行固化, 作为甲乙双方合作的基础。 (4) 其他重要的文档还包括测试文档 (单元测试、集成测试、系统测试、测试案例和计划等等) 、培训文档、会议纪要等等。 (2) 确定文档的编写规则[3]75。IT项目中的文档众多, 必须遵循以下规则:命名规则 (如文档名称+编写日期+版本号) 、文档的存放路径, 以及文档编写格式和模板的存放路径等。在项目实施过程中, 所有文档编写的格式规范都需要遵循项目开始设定的这些规则, 这样才能保证风格如一, 保证文档的可阅读性、可查性。另外编写规则还必须确定:谁编写、修改后的版本规定以及修改信息的标注等。编写人一般由负责该部分的员工担任, 如需求分析可由项目负责人在搜集各个部门需求之后撰写, 设计文档由实施人员撰写, 测试案例由甲乙双方探讨后共同撰写等。文档修改后的版本号变化与修改信息也必须有明确的规范, 一般需要注明何人在何时修改的何内容, 并由撰写人根据修改内容确定版本号的修改。编写规则中还需要注明编写时机、完成时间要求、控制和维护规则等。

2. 对IT项目文档进行阶段性审查。

为保证IT项目实施过程中各类文档的有效编写和维护, 保证项目知识的有效传递和转移, 需要对文档进行阶段性审查, 这种审查既是项目沟通的必要, 也是项目文档质量保障的必要。 (1) 审查时间和审查人。不同文档的审查时间显然不一样。对于核心的需求文档, 需要甲乙项目负责人对其认真审查, 确保IT需求与企业要求一致, 否则会出现大的方向性的偏差。一般而言在大框架写完之后就需要进行第一次审查, 确保无问题之后再继续编写。而对于设计文档, 需要甲乙双方的负责人结合需求文档进行审核, 以确保软硬件条件能满足需求文档中的要求, 如对服务器环境、输入输出工具 (打印机、手持机、扫描仪等) 、电脑台数等的要求。设计文档的审查一般在项目开始之前进行, 并在项目需求或计划发生变更之后对其进行再次审查。至于测试文档、培训文档、维护文档等一般在IT系统使用之前进行, 参与人员可以扩大至甲方的业务人员, 这是由业务的复杂性所决定的, 而业务人员能根据各种情况列出测试案例, 从而保证IT项目的可用性。 (2) 审查内容。IT项目的不确定因素很多, 因此对文档内容的审查需要细致。对重要文档需要重点审核, 如测试文档中的案例是否足够?是否考虑到所有的逻辑情况?需求文档中的需求是否满足当前需要同时又考虑到足够的未来的业务需求?设计文档中关于硬件的采购是否考虑到资金压力, 服务器负载能力是否足够?另外, 涉及需求变更时, 相关联的文档也要一起审核, 如需求文档变动会引起设计文档的变动, 对后期的测试文档也有影响。再者需要审查文档是否合乎规范, 如文档名称、版本确定、文档修改是否有标注等。总体上看, IT项目文档的审查本质上也是一项沟通的工作, 使甲乙双方能对项目的细节了解更加清楚, 这更加有利于项目的推进, 也大大有利于后期IT的维护和管理。而且, 对于那些套用其他项目模板的IT文档, 审查显得尤为必要。

3. 借助各种工具实现对IT文档的管理。

IT项目中的文档内容纷呈, 形式多样, 样式复杂, 且各有自身其生命周期, 而且这些文档分散在甲乙双方不同员工的电脑里面, 员工都有对其进行修改和备注的能力与要求。因此在IT项目中统一、有效的管理各种文档并不容易。因此可以借用各种工具进行维护和控制。 (1) VSS文档管理工具。其主要用于版本控制, 该工具可以控制各种文档查看、修改、上传、保存等, 也能记录任何修改行为同时确保文件可以恢复到旧版本。当然VSS能通过树状目录方式指引使用者快速搜索、定位各种IT文档, 而且对文档类型 (二进制、图像、视频、声音文件等) 没有限制。考虑到项目中可能存在各个模块或小组, 可以通过组管理的方式保证这些文件的相互隔离性[4]53。 (2) 文档分类工具。严格意义上文档分类的工具来自于经验或一般意义上的要求。对IT项目中的文档进行分类是进行后续管理的前提。文档的分类方式多样, 按照提交方式可以分为常规文档和项目归档文档, 签字项目组成员可以相对自由地查看、修改, 但后者需要项目经理对其进行确认并归档。按文档的流程性可以分为日常管理文档和项目流程管理文档, 前者包括项目报告 (如个人或小组周报、项目周报、项目简报等) 、会议纪要、重大问题跟踪、项目管理模板、数据质量管理、问题反馈表等, 后者则与业务流程和项目流程紧密相关, 如关于业务流程改造的建议、流程调研文档、基础数据编码文档、项目确认书、实施报告等。对于甲方技术人员而言, 还必须关注项目开发、应用开发流程文档, 如项目计划、业务需求说明书、模块、应用开发文档、数据需求说明书、系统测试文档、详细设计文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护日志等。

参考文献

[1]姚禾.组织级项目管理的有力工具—项目文档管理系统[J], 项目管理技术, 2009 (3) .

[2]郭树雄, 建设项目文档管理程序分析[J], 中国档案2011 (6) .

[3]李金峰, 项目文档管理纳入合同管理的思考与实践[J], 档案时空, 2012 (8) .

信息化中电子文档的管理 篇8

一、电子文档的特性

1.电子文档应用发展的阶段性。办公自动化的应用是不断发展变化的过程，在不同的应用发展阶段，电子文档承担的角色分别是：草稿性电子文档（计算机只起打字机作用）、辅助性电子文档（纸质文件为主，电子文档为辅）、正式电子文档（电子文档为主，纸质文件为辅）、无纸化电子文档（使用中完全取消纸质形式的电子文档）。

2.信息的非人工可读性。传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人类可直接借助自身器官如眼睛、手来进行识读，而电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，迄今为止人类尚无法凭借自身的器官进行识别。

3.电子文档的系统依赖性。电子文档的使用需要依赖于一定的软硬件系统。原因在于电子文档在存储过程中需要编码，在信息检索和阅读过程中需要解码，而这一切均要借助于一定的软硬件系统，否则电子文档既无法产生也无法阅读。

4.电子文档的设备依赖性。由于信息技术的飞速发展，一般的信息设备如计算机几年后就可能被淘汰，而一些耐久性的电子文档载体如光盘等在适宜条件下也许可以保存几十年甚至上百年。因此若干年后有可能出现虽然有保存完好的光盘等电子载体，但无法找到相应的读取设备。

5.电子文档载体的无信息性。从远古的岩石、甲骨、竹简到纸张，文件载体的意义远远大于“承载物”这一项，它和记录于其上的外部特征如字迹、签字、印章等不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明人”。但电子文档可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，而信息形态无任何变化。此时载体仅仅成为某一个特定时刻文件内容的承载物，无法固定用以鉴别文件原始性的外部信息，很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，哪个是“副本”，从而直接影响到如何才能保证电子文档的真实性、可靠性和完整性。

6.电子文档的易更改性。对电子文档具有一定权限的人可以对其任意增加、删除、修改，而操作者本身不留任何痕迹，所以为保证电子文档的安全、正确和完整需要解决一系列技术难题。

二、电子文档在档案管理中亟需解决的问题

1.如何确认电子文档的法律凭证地位。传统文件原件的法律凭证地位不容置疑，然而电子文档的技术特点却迫使人们不得不放弃这种观念：一是电子文档在载体上的存储和记录方式人工不可直接识读；二是很难确认电子文档的真伪；三是对电子文档的修改几乎不留痕迹。上述这些原因都可能使电子文档的法律地位难以确认。

2.如何保证电子文档的可读性。电子文档的系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐：一是由于不同的机构甚至同一机构的不同部门往往安装和使用不同的软硬件系统，系统彼此不兼容所导致的信息交流不畅和社会活动越来越复杂，机构协作、文件传递越来越频繁之间的矛盾；二是软硬件迅速过时并被淘汰的现状和档案（具有永久利用价值的文件）作为历史真实记录要求永久保存之间的矛盾。如果电子文档的可读性问题不能得到有效的解决，必将极大阻碍电子文档在档案中的利用价值。

3.现电子文档的长久保存。电子文档的常见载体有硬磁盘、软磁盘、光盘、磁带等。由于受磁场和外界条件的影响，这些存储载体可能会消磁、老化和自然损坏，从而损坏或彻底破坏载体上记录的信息。另外由于设备的不断更新，原先使用的存储媒体可能已不被使用或得不到技术支持。如早期曾广泛使用的5.25英寸的高密或低密磁盘，现在已基本淘汰。还有一个原因就是现有的计算机系统很容易受到计算机病毒的攻击，这些都是在档案管理工作中经常碰到而急需解决的问题。

三、对策

1.对电子文档法律效力问题的解决。目前我国对电子文档的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文档记录应当对该部门的活动具有凭证作用。

2.对电子文档可读性问题的解决。由于电子文档具有系统依赖性和设备依赖性，所以在管理电子文档的时候，必须考虑是否需要档案室因此而购置相应的软件和硬件，这些软件和硬件现在市场上是否存在，价格是多少，软件的著作权保护期限及硬件的使用寿命有多长，软硬件是否易于使用，软硬件的技术支持是否迅速可靠，软硬件相关的材料是否齐全等问题。