档案管理系统实施方案

档案管理系统实施方案（共10篇）

档案管理系统实施方案 篇1

南京二期工程 档案管理实施方案

为认真贯彻落实《二期工程建设档案管理办法》和《二期建设工程竣工文件编制办法》，强化对项目文件的过程控制能力，确保项目档案齐全完整、内容准确、系统规范，真正做到档案管理与工程建设同步推进、纸质档案与电子档案同步建立、档案应用与工程管理同步见效，针对档案管理，特制定以下具体实施方案。

一、总体思路

坚持项目档案全过程管理理念，遵循“谁主管谁负责”、“管生产必须管档案”的原则，以落实项目法人负责制为核心，以建立健全管理制度为抓手，以强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节控制为主线，创新实践档案管理工作新思路、新模式、新方法，提升项目档案管理水平，使项目档案管理工作与工程建设同等重视、同步推进、同步落实，实现“建精品工程，创精品档案”的工作目标。并以项目档案工作的规范开展促进建设项目管理工作的优化提升，更好地为项目建设与管理服务。

二、档案管理组织体系及职责

档案管理组织体系是档案管理责任制运行的根本保障，组织体系须充分体现科学性、合理性和效能性。二期工程档 案管理组织体系分为三级：

（一）档案管理工作领导小组

领导小组由指挥部分管档案工作的副总指挥担任组长，各处室主要负责人为成员。主要职责为：全面部署和领导推进档案管理实施工作，审定档案管理制度，研究决策档案管理工作中出现的重大问题，审查归档资料，组织档案专项验收等。

（二）档案管理工作办公室

档案管理工作办公室是领导小组下设的日常办事机构，设在指挥部办公室，下设档案室。指挥部办公室主要负责人为档案管理工作办公室负责人，各处室分管负责人和档案管理员为成员。主要职责为：指导和推进落实档案管理实施工作，制定指挥部档案管理制度，检查项目部档案管理制度，组织培训交流活动，组织开展专项检查等过程控制活动，检查归档资料的真实性和完整性，承担档案专项验收的准备工作等。

（三）项目部档案管理工作小组

项目档案管理实行项目法人负责制。各施工、监理项目部进驻现场后必须及时成立档案管理工作小组，项目经理任组长，分管经理和档案管理员为成员。主要职责为：学习落实指挥部颁发的档案管理制度，制定项目部档案管理制度，落实档案管理实施工作，事先建立档案文件体系并确保文件及时归档，配合开展各项检查工作并及时整改，完成竣工文件组卷及自审，协助进行档案专项验收工作等。每个项目部 必须设专职档案管理员1名，并根据工程量的大小配备足够数量的档案管理专兼职人员。要求选派责任心强、有一定工作能力和经验的人员承担档案管理工作，项目部应建立激励机制，给予称职的档案管理员一定的报酬和奖励。

档案管理工作领导小组将定期和不定期地召开工作会议，听取档案管理工作办公室的汇报，研究部署档案管理推进工作。档案管理办公室定期召开工作会议、经验交流会议和专题研讨会议，总结推广好经验、好做法，分析研究档案管理面临的问题，并制定对策措施。项目部档案管理工作小组定期召开工作会议，检查档案管理实施工作落实情况，并及时向档案管理工作办公室上报总结报告。

三、档案管理制度体系

档案管理制度体系是档案管理运行的重要载体和基础，制度体系须充分体现完整性、实用性和指导性。二期工程档案管理制度体系分为二个层面：

（一）指挥部层面档案管理制度体系

指挥部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善：

1、档案管理工作领导小组、档案管理工作办公室职责；

2、档案管理员工作职责；

3、档案管理办法；

4、竣工文件编制办法；

5、档案管理实施方案；

6、培训交流制度；

7、监督检查和整改制度；

8、考核奖惩制度；

9、档案专项验收制度；

10、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。

（二）项目部层面档案管理制度体系

施工、监理项目部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善：

1、档案管理工作小组职责；

2、组长（项目经理）、分管经理、档案管理员工作职责；

3、档案工作流程和管理制度；

4、自检制度；

5、考核奖惩制度；

6、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。

指挥部对修改完善后的制度将以文件形式下发，项目部修改完善后的制度须在进场后的15日内报档案管理工作办公室备案审查。项目部须组织相关人员开展学习研讨活动，让每一个相关人员都能熟悉了解所在岗位的档案管理职责、档案工作流程、相关管理制度规定和责任要求。

档案管理工作办公室和各项目部需建立档案管理制度体系更新完善制度。一方面，当国家相关法律法规发生调整变化或上级提出新的相关管理要求时，当项目部组织结构、管理模式等发生调整变化时，都需对档案管理制度体系及时进行更新完善；另一方面，制度体系也必须在运行实践中不断加以补充、修订和丰富完善。

四、档案管理运行体系

档案管理运行体系是档案管理相关制度能否落实的关键，运行体系须充分体现针对性、全面性和强制性，涵盖档案工作的各个环节。二期工程档案管理运行体系包括六个方面：

（一）通过合同约束强化档案管理工作 指挥部在编制招标文件时，以建设项目档案工作质量与工程实体建设质量同等重视、目标要求一致、考核措施一致为原则，将严谨、规范、科学地开展档案管理工作作为体现投标人管理水平的重要组成部分纳入特殊条款中，并在评标分值设置中占有一定比重，以此强化投标人对档案管理工作重要性的认识。

建立档案保证金制度，在招标文件和合同中明确规定建设项目档案保证金条款和数额，以及返还条件。要求监理项目部把档案管理工作纳入监理工作程序和内容，既监理工程质量，同时也监理项目档案质量。

（二）加强档案管理培训指导和交流

各项目部对指挥部下发的档案管理制度须及时组织学习，并深刻领会。档案管理工作办公室在项目部进场后的15日内将组织开展集中培训活动，分管经理和档案管理员必须参加。培训内容包括国家、省市、行业有关档案管理法律法规和指挥部颁布的各项制度，竣工文件结构划分、编制要求和组卷格式，档案工作实施方案等。培训方式采取授课和交流相结合的方式，根据实际需要，聘请档案管理专家传授知识和经验，并进行互动交流。培训时间以参加培训人员掌握档案管理工作要点，能正常开展档案管理工作为止。要求参加培训人员积极准备，认真听课，大胆提问，确保培训活动达到提高档案管理人员业务能力的效果。

项目部在档案工作实施过程中遇到问题和难题时，须及时与档案管理工作办公室联系，档案管理工作办公室将及时 给予指导。同时，档案管理工作办公室需增强主动服务意识，经常深入项目部进行调研，组织交流活动，释疑解惑，并推广好经验、好做法。

鼓励档案管理人员参加档案管理机构举办的培训班、学术讲座、学术会议，开展业务调研和考察，并将新规定、好方法及时反馈档案管理工作办公室，以便进一步提高项目档案管理整体水平。

（三）建立项目档案“预立卷”制度

“预立卷”是指项目实施前，按照规定的归卷条款建立系列卷盒，并将项目实施前和实施中办理完毕的文件及时归入相应卷盒的工作。实行“预立卷”制度，可以预见性地做好平时文件暂存管理工作，避免文件缺失遗漏，极大地减轻项目后期文件整理组卷和归档工作量。

“预立卷”的关键在于按照相应的法规和标准确定文件结构体系。指挥部颁布的竣工文件编制办法明确了竣工文件分为工程准备阶段文件、招投标文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等七个部分，并确定了部分、卷、册、分册、辑等五级结构体系及编号。

按照文件结构体系及编号，档案管理工作办公室承担工程准备阶段文件、招投标文件、竣工验收文件、科研文件等四个部分文件的卷盒建立工作，施工项目部承担施工文件、竣工图等二个部分文件的卷盒建立工作，监理项目部承担监理文件的卷盒建立工作。

由于项目施工标段较多，标准不

一、文件复杂，因此竣 工文件编制办法中对施工文件、监理文件、竣工图等文件的结构分解只到“册”层级。要求施工项目部按照文件结构体系和编号，根据实际情况，在进场后的1个月内完成施工文件和竣工图文件结构体系的向下分解和编号，建立相应系列卷盒，明确每个卷盒内的文件名，并及时报监理审核、档案管理工作办公室审定。同理，要求监理项目部完成监理文件结构体系的向下分解和编号，建立卷盒，报档案管理工作办公室审定通过后执行。

档案管理员对办理完毕的文件须及时进行收集、登记、整理，并归入相应的卷盒中。档案管理工作办公室将对卷盒的建立和平时归卷情况进行指导和检查，项目经理须将档案管理工作纳入日常管理工作中。在归卷运行中，项目部可根据实际情况对预立卷类目进行调整，但调整后的类目须报档案管理工作办公室审定批准。

（四）推行项目档案“首件制”

项目档案“首件制”是指通过对首件案卷完整性、准确性和系统性的确认，发挥首件案卷的示范作用，带动、推进和保障后续案卷质量的一种做法。后续案卷质量不能低于首件案卷标准。

各项目部通过执行 “预立卷”制度，在整理、归卷形成完整的首件案卷并完成自检后，报监理和档案管理工作办公室审核、审定。档案管理工作办公室在审查首件案卷符合竣工文件编制办法中的编制要求后，签发《首件案卷确认书》。如不符合要求，则提出整改意见并给予指导，项目部完成整 改后，再报监理和档案管理工作办公室审核、审定。确认后的首件案卷，作为其他案卷的归卷样本。

（五）强化项目文件的过程检查和竣工文件的分级审查 档案管理员在收集、整理项目文件时，必须强化自检力度，发现问题及时处理，确保归卷文件符合编制要求。施工项目部提交的工作报告中必须包含归卷文件自检结果。监理项目部须将对施工项目部归卷文件的检查纳入日常监理范围，发现问题及时下达整改通知书，每月提交的监理报告除包含本部门归卷文件自检结果外，必须说明对施工项目部归卷文件的检查结果。档案管理工作办公室每月组织一次专项检查，根据需要邀请外部专家参加，检查内容包括：项目部组织体系运行情况，管理制度执行情况，归卷文件的及时性、准确性和规范性，问题整改落实情况等。对检查中发现的问题下达整改通知书，检查结果通报各项目部。

施工文件、竣工图等竣工文件审查实行“四级审查制”，即施工单位自审、监理单位复审、指挥部审查、竣工验收委员会终审；监理文件实行“三级审查制”，即监理单位自审、指挥部审查、竣工验收委员会终审；其他竣工文件实行“二级审查制”，即指挥部自审、竣工验收委员会终审。在指挥部审查通过后，各项目部须及时向指挥部移交全套案卷。在竣工验收委员会终审前，指挥部将邀请专家对项目档案进行预验收，并召开档案工作专项会议，查漏补缺，及时整改，确保竣工档案真实、准确、完整。

（六）严格考核奖惩制度 各项目部须建立分级管理的档案责任制考核奖惩制度，将考核奖惩工作常态化，考核结果应与相关责任人的荣誉和经济利益挂钩。

指挥部档案管理工作办公室除建立档案管理考核指标体系外，将根据工程推进情况和档案管理工作实际，组织开展专项竞赛创优活动，同时在制定工程劳动竞赛目标、节点目标、质量目标等过程中增加档案管理内容，将档案检查结果与工程评优考核挂钩。

对在档案管理工作中作出突出贡献的项目部和个人，指挥部将给予适当的表彰与奖励，出具业绩证明。对违反相关规定，档案质量不达标，且整改不及时、不到位的项目部和责任人，将给予通报批评，并按规定给予相应的经济处罚。对于特别严重的，将不予返还保证金。

档案管理系统实施方案 篇2

一、办公室档案规范化管理的现状

(一) 对档案工作重视程度偏低。

一般来说, 企业只注重经营这一个“一线”业务, 却忽视了档案与后勤这一类型的“二线”业务, 档案管理人员往往是由企业其余的人员兼职, 而档案设施与库房等准备也不够齐全。

(二) 管理水平无法跟上发展要求。

由于企业档案制度健全度偏低, 缺少档案管理方面的有效措施, 使得档案人员无法及时掌握法规规范;甚至出现部分企业未进行各个部门资料的收集整理, 也就无法涉及档案的规范整理与利用。

(三) 繁多的档案门类, 制约管理效率。

在《工业企业档案分类试行规则》中, 企业的档案管理分为专门类、科技类、管理文书类等方面, 又设置有一级类目十个, 二级类目若干个, 但是各种档案立卷归档的方式有所差异, 因此, 很难掌握新门类档案的归档问题。

(四) 档案人员素质跟不上档案工作提出的要求。

总体来说, 大部分档案管理人员都属于“半路出家”, 绝大部分档案管理人员都达不到档案管理业务水平的基本要求, 更谈不上高水平管理。

二、办公室档案管理规范化的有效途径

面对企业档案管理工作规范化现状时, 提出以下几点措施, 能够让相关的人员认识到办公室档案管理工作规范化的重要性, 提升办公室档案管理效率。

(一) 规范档案管理程序。

管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时, 需要制定相匹配的工作流程, 并且在实际环节严格地遵守程序要求, 确保每一道工序都能做到真实、准确, 并且还有专门的负责人监督。另外, 尽可能简化档案管理程度, 在满足管理效率与管理质量的前提下, 简化工作程序, 避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。

(二) 紧跟时代步伐, 完善档案管理设施。

档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业, 都应该认识到只有投资才能有所回报。目前, 档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进, 这不仅能提高档案的安全性, 同时也避免纸质档案的过渡消耗, 并且相比传统的管理模式, 更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时, 应紧紧贴近时代潮流, 引入最新的管理方法与设备, 在培养人员实际操作能力的同时, 提升档案管理系统的应用能力, 确保工作人员将理论与实际相互联系, 提升档案管理工作效率。

对于企业而言, 只有认识到档案管理运转效率提升对企业发展的重要性, 能够及时地更新工作设备, 才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息, 最大化信息作用。当今社会强调智能化管理, 这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下, 审时度势、深入调查, 确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转, 确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合, 如此才能迎合可持续发展的要求, 为企业发展奠定物质方面的基础。

(三) 注意档案信息开发利用, 做好信息的反馈与收集。

开展档案管理是为档案的利用服务。在做好管理的同时, 档案管理人员还应调整原本被动的服务方式, 转变成主动出击, 完善档案的开发与利用, 可以编写《机构沿革》《大事记》等档案, 利用定期的分析、汇集相关的参考材料, 以便领导和相关部门在工作决策是有一定的参考依据。此外, 重视档案利用信息的反馈与收集。在日复一日的工作中, 档案人员从事了大量的工作, 而成果的利用、信息收集作为档案工作的延伸, 也能够成为最佳的工作成效证明, 因此, 注重信息开发利用, 就成为档案管理的核心。

(四) 提高档案管理人员的素质。

档案管理规范化工作的开展与办公室档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提高管理人员的基本素质, 就能规范化档案管理工作, 同样, 在档案管理工作规范化开展的进程中, 也能提高档案管理人员的基本素质。提升档案管理人员的综合素质, 不仅仅是专业素质与技术能力水平, 同时, 档案工作责任重大, 涉及到企业的机密, 思想品质也是档案管理工作开展不可或缺的一部分, 保持档案管理人员过硬的技术、高度的政治可信度也成为企业规范化档案管理必备条件。

三、结语

在国内企业的档案管理中, 办公室档案管理规范化是核心任务, 而规范化管理又具备积极作用。当然, 档案管理并非是档案部门人员努力就能提升效率的, 档案管理需要企业各个部门人员的共同努力, 才能提高档案管理工作效率, 确保企业档案可以更好的为企业服务。

摘要：在当前的市场经济条件下, 面对各种挑战与冲击, 只有做好档案规范化管理, 才能提升办公室档案管理效率。基于如此背景, 本文从办公室档案规范化管理现状入手, 介绍如何规范化办公室档案管理, 确保管理效率的提升, 希望对今后办公室档案管理有一定的借鉴意义。

关键词：办公室,规范化,档案,管理

参考文献

[1]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务, 2012 (15) :149-150.

电子档案传统安全管理方案 篇3

1.电子档案传统安全管理措施

1.1载体安全保护

第一保证电子档案载体的制成材料质量过关。硬件、软件、磁盘、光盘、输入输出设备、信道信宿、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和提供利用全过程的基础。电子档案制成材料主要有电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。第二保证电子档案载体物理上的安全。这是使其能够通过电子计算机的软硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。一般来说，电子档案最终的载体都是磁、光介质载体，这些存储载体的寿命直接影响到人类获取信息的期限。这些载体因为自身的脆弱性，对保管环境要求甚高，所以要增加投入，为其提供适合的、严格的保管环境。

1.2硬拷贝保护

硬拷贝管理其实质是电子档案的物理归档，在电子档案产生或接收时，打印输出硬拷贝(纸或胶片)，在纸质档案保管系统内管理，而将计算机系统内的电子档案删除。这种方法的优点是价格便宜，所需技术不多，有成熟的管理和保护方法来管理这些硬拷贝。但这种处理方法其实是纸质档案归档的一种变形，不仅失去了电子档案多途径、快速检索的特点，也损毁或破坏了电子档案的背景信息和完整性。

1.3电子拷贝保护

用脱机媒体拷贝电子档案，例如制作电子档案的磁带备份、光盘备份、磁盘备份，将这些电子备份保存在档案库内，形成电子档案。这种方法的优点是能保留数字方式对电子档案检索的特点，并能在一定程度上比较完整地保存电子档案的内容与背景信息，但电子档案所使用的磁性载体对库房环境要求非常严格，所以在管理上依然存在着很大的风险。

1.4“双套制”保护

以硬拷贝与电子拷贝双重备份方式来管理和保护电子档案，形成两种介质、同一内容的两套档案。国家档案局、中央档案馆颁布的《电子文件归档及电子档案管理办法》中规定：“具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档”。“双套制”既保存了电子档案的内容信息，又保存了电子档案应有的特点与作用。但“双套制”兼容了两者所投入的人力物力，成本较高，除此之外，在这种保护方法下，电子档案因为没有经过运行和处理，没有在现行期发生效力，没有相应的元数据，它的档案属性和证据力是不完整的，往往沦为纸质档案的数字化副本。

1.5双轨制保护

文件在生成、运转直到归档成为档案的过程中，纸质文件与电子文件共存联动，即两种版本的文件同步随业务流程运转，相辅相成，互为补充。实行双轨制的机构在文件进行运转程序时就形成电子与纸质两种版本，有关人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复的办理。在办理完毕后，双轨制大多导致双套归档。由于双轨制是纸质、电子全程共存，电子文件参与相关的事务处理，有完整的元数据，所以在此基础上电子文件逻辑归档和物理归档完成后会成为真正意义上的电子档案。因此可以说，双轨制比双套制要完善一些。但是双套制存在的弊端，也被双轨制继承下来。

2.電子档案传统安全管理措施的局限性

通过对电子档案传统安全管理措施的研究，笔者发现安全管理措施，只是传统保管措施针对数字化发展态势的一种延伸和改造，虽然能够起到一定的效果，但并不能从实质上避免风险。笔者认为电子档案传统的安全管理措施主要存在着以下五种局限性：盲目性、非系统性、低效率性、被动性和缺乏制度性。

2.1盲目性

作为电子档案的最终管理者，档案部门对于电子档案所处的风险没有进行更深刻的探究，没有从更深层次上发现风险发生的原因。对于所采取的措施只是“人云亦云”，进行简单的跟风，没有针对性，对于造成本组织电子档案风险的因素没有深入探究，甚至谈不上什么了解，对于所采取的应对措施更谈不上什么研究，对其用途更是“知其然，不知其所以然”。最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。

2.2非系统性

电子档案的风险往往并不是单一因素所造成的，除了内部因素外，还有外部因素。内部因素和外部因素两者相加，大大加剧了电子档案所遭遇风险的强度，而传统的电子档案保护措施，往往采取的是单一的防护措施，对于电子档案的保护会出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象，最终还是不能避免电子档案风险的发生。电子档案保护的过程是一个复杂的过程，对于其自身及其所蕴含信息的保护是一个系统性工程，非系统的、简单的防护措施并不能从根本上解决问题。

2.3低效率性

传统保护措施的低效效率性主要体现在对于电子档案的保护成本过高，而对于电子档案风险的防范并不能取得相应的效果，这之间不能形成一种正比关系，从而造成人力、物力、财力上的巨大浪费。在目前档案部门经费普遍紧张的情况下，这种投入与产出之间不成比例的现象，不能引起主管部门的重视，进而不能够刺激主管部门加大对于电子档案安全管理的投入。

2.4被动性

电子档案传统保护措施往往是被动而为之。对于可能发生的风险，囿于档案工作者自身信息技术方面知识的欠缺，对信息技术发展了解不足，而维护网络设备和相关系统的技术人员又往往对电子档案的知识掌握不足，两者之间这种信息鸿沟，使电子档案在风险发生之前往往不能采取有效的措施加以预防，只待风险成为现实之后，才采取相应的措施进行补救。

2.5缺乏制度性

电子档案的传统保护措施缺乏制度性主要体现在两个方面，一方面电子档案的安全管理在实施过程中缺乏制度和标准的保障，在实施过程中没有具体的操作程序可以执行，档案工作者在操作过程中，存在很大的随意性，在此期间，再次发生风险的可能性增加，风险的叠加，会给电子档案带来更大的危害。另一方面国家对于电子档案安全管理缺乏相应的法律法规进行规范。以往发布的相关法规一般都集中在信息安全方面，但是电子档案的安全管理有其特殊性，国家在此方面的关注度不足。

档案管理工作方案 篇4

档案管理工作方案

为加强医院档案建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《档案法》的规定，结合实际，制定如下工作方案：

一、加强领导，明确职责

为保证档案达标工作顺利进行，决定成立档案达标工作领导小组。其成员组成如下：组长：杨承居，副组长：石宪华，成员：办公室工作员兼档案工作人员，负责具体操作和日常工作。

二、加强协作配合档案目标管理是医院整体工作一个不可或缺的一项重要工作，在各门类档案的收集过程中，各有关人员和有关科室要密切配合，大力支持，积极帮助，共同努力，确保完成医院档案目标管理任务。

三、工作步骤

第一阶段：准备阶段（时间：2013年3月1日至3月5日）

1、制定档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任。

2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。

3、制定和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大刚、保管期限表。

4、完善和添置档案的硬件设施，如：，调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防

虫设施和档案盒等。

第二阶段：实施阶段（时间：2013年4月11日至5月30日）做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责，即文书档案、人事档案、基建档案由办公室负责；会计档由财务科负责。

第三阶段自评自查，总结迎检。（2013年6月1日――10月1日）

对照《医院档案工作业务建设规范》的要求自我检查，做好迎接县局检查的准备。

四、几点要求

（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各科室要不折不扣、毫无保留地移交办公室集中管理。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题，由责任科室和责任人员承担相关责任；

（二）在收集整理工作开始之前，制定详细的计划，分段整理，按时完成；

（三）实行档案整理定期调度和通报制度。在档案交由本县档案局规范化整理之前，办公室对档案整理工作在办公会上通报档案整理进展情况。

档案管理情况整改方案 篇5

根据市招标投标监督管理办公室领导关于档案管理情况的批示，结合监察科对我办档案管理情况内部督查意见，按照当前我办档案管理实际，特制定如下整改方案。

一、加强档案存档制度管理。

由于我办现有档案存放设施和场地有限，造成大量招标投标档案堆积，根据实际情况，建议只保留中标人投标资料，其他投标人资料保留3个月被查。

二、及时处理过期投标资料。

对于非中标人的投标资料，及时与市档案管理部门联系，移交部分资料。能采用其他方式处理的及时处理，尽快腾空档案管理设施和场地。

三、加强档案资料分类管理

为便于各类招标投标资料的管理和检索，按照房屋、市政、交通、水利、国务、政府采购以及内部管理资料等反别建立档案登记表，确保管理和检索的方便和科学性。

四、督促相关单位尽快报送资料

在我办开标的部分项目由于各种原因，尚未报送相关资料，我科将进行一次内部检查，针对未报情况，督促相关单位报送相关资料，并将资料报送情况纳入招标代理机构季度考核内容。

五、结合软件开发情况，加强档案管理

下一步，我科将进一步结合我班开发的业务软件，将有关档案管理部分情况融合进去，进一步加强我班档案管理的制度化和科学化。

档案管理系统实施方案 篇6

城乡居民健康档案管理服务项目实施方案

为认真贯彻落实中共中央、国务院深化医药卫生体制改革文件精神，积极推进医改工作，促进基本公共卫生服务均等化的实施，根据实习生卫生厅、财政厅人口和计划生育委员会《关于促进我省基本公共卫生服务逐步均等化的实施意见》（陕卫办发„2009‟332号）文件要求，制定我县2010年城乡居民健康档案管理服务项目实施方案如下。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实《中共中央国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》，以科学发展观为指引，以人人享有基本医疗卫生服务为目标，以人的健康为中心，提高城乡居民对公共卫生服务的可及性，改善城乡居民健康状况，缩小城乡差异，促进社会和谐。

二、工作目标

通过实施城乡居民健康档案管理服务项目的实施，逐步在全县建立统一、标准化得居民健康档案，实施农村社区健康报告制度，利用健康档案，规范、科学的记录城乡居民的健康状况，加快信息化建设，实行动态管理，到2010年底，以疾病防治、健康保护、健康促进等为重点的健康管理体系在城乡居民中基本建立。具体目标是年度辖区内：

（一）健康档案建档率≥90%；

（二）健康档案合格率≥90%；

（三）健康档案使用率≥90%。

三、服务对象 辖区内常住居民，包括居住半年以上的户籍及非户籍居民。以0～36个月儿童、孕产妇、老年人、慢性病患者等人群为重点。

四、服务内容

（一）居民健康档案的内容

居民健康档案内容包括个人基本信息、健康体检、重点人群健康管理记录和其他医疗卫生服务记录。

1.个人基本情况包括姓名、性别等基础信息和既往史、家族史等基本健康信息。

2.健康体检包括一般健康检查、生活方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等。

3.重点人群健康管理记录包括国家基本公共卫生服务项目要求的0～36个月儿童、孕产妇、老年人、慢性病和重性精神疾病患者等各类重点人群的健康管理记录。

4.其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊记录、会诊记录等。

5.农村居民个人健康档案上增加家庭成员基本信息和变更情况,及家庭成员主要健康问题,社会经济状况,农村家庭厨房、厕所使用,禽畜栏设置等信息。

（二）居民健康档案的建立

1.辖区居民到乡镇卫生院、村卫生室接受服务时，由医务人员负责为其建立居民健康档案，并根据其主要健康问题和服务提供情况填写相应记录。同时为服务对象填写并发放居民健康档案信息卡。

2.通过入户服务（调查）、疾病筛查、健康体检等多种方式，由乡镇卫生院、村卫生室组织医务人员为居民建立健康档案，并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录。3.将医疗卫生服务过程中填写的健康档案相关记录表单，装入居民健康档案袋统一存放。农村地区以家庭为单位集中存放保管。并录入计算机，建立电子化健康档案。

（三）居民健康档案的使用

1.已建档居民到乡镇卫生院、村卫生室复诊时，应持居民健康档案信息卡，在调取其健康档案后，由接诊医生根据复诊情况，及时更新、补充相应记录内容。

2.入户开展医疗卫生服务时，应事先查阅服务对象的健康档案并携带相应表单，在服务过程中记录、补充相应内容。

3.对于需要转诊、会诊的服务对象，由接诊医生填写转诊、会诊记录。

4.所有的服务记录由责任医务人员或档案管理人员统一汇总、及时归档。

5.农村地区建立居民健康档案可与新型农村合作医疗工作相结合。

五、服务流程

（一）确定建档对象流程图

服务对象分类确定建档对象否到机构接受服务者您的健康档案信息卡？调取服务对象的健康档案更新档案内容您是在本辖区常住么？已经建档复诊是您建立过健康档案吗？尚未建档还不想建立0～36个月儿童辖区重点管理人群孕产妇首诊新生儿访视产后访视您愿意建立健康档案吗？（解释健康档案作用）同意建立预约建档即时建档建立健康档案老年人入户服务、疾病筛查等携带相关材料做好建档准备否慢性病患者重性精神疾病患者入户前责任人员检查受访者是否建立了健康档案是责任人员调取并携带受访者健康档案入户服务更新档案内容

（二）居民健康档案管理流程图

居民健康档案的建立核查填写内容的完整性、准确性填写个人基本信息表填写健康体检表居民健康档案室一般人群复诊者居民健康档案的使用和维护必要时更新个人基本信息询问病情，并填写接诊记录建立健康档案填写各相关服务记录表填写档案封面核查归档复诊或随访0～36个月儿童调取档案重点管理人群孕产妇是否需要转、会诊否老年人慢性病患者填写相关重点人群管理记录表是填写转、会诊记录表填写居民健康档案信息卡发放给居民重性精神疾病患者到机构复诊者或随访者出示居民健康档案信息卡，调取复诊者健康档案。入户服务或随访重点管理人群由责任医务人员调取管理对象健康档案。

六、服务要求

（一）健康档案的建立要遵循自愿与引导相结合的原则，在使用过程中要注意保护服务对象的个人隐私。

（二）乡镇卫生院、村卫生室应通过多种信息采集方式建立居民健康档案。健康档案应及时更新，保持资料的连续性。

（三）统一为居民健康档案进行编码，采用16位编码制，以国家统一的行政区划编码为基础，以乡镇(街道)为范围，村（居）委会为单位，编制居民健康档案唯一编码。同时将建档居民的身份证号作为身份识别码，为在信息平台下实现资源共享奠定基础。

（四）按照国家专项服务规范要求记录相关内容，记录内容应齐全完整、真实准确、书写规范、基础内容无缺失。各类检查报告单据和转、会诊的相关记录应粘贴留存归档。

（五）健康档案管理要具有必需的档案保管设施设备，按照防盗、防晒、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等要求妥善保管健康档案，指定专（兼）职人员负责健康档案管理工作，保证健康档案完整、安全。

（六）加强信息化建设，应利用计算机管理健康档案。

（七）积极应用中医药方法为城乡居民提供中医健康服务，记录相关信息纳入健康档案管理。

七、保障措施

（一）加强组织领导，明确职责任务

为保证项目顺利实施，成立由卫生局王忠毅局长任组长的镇安县城乡居民健康档案管理服务项目工作小组（名单附后），负责项目的领导、组织、协调、监督工作。各乡镇卫生院要成立相应机构并安排专职办公人员，负责做好项目宣传、调查摸底、信息采集、基本信息录入及档案管理和更新工作。

（二）严格规范管理

按照项目要求，省财政将按照每人10元给予本项目工作经费补助，为严格经费管理，保证工作质量，确保群众真正受益，重点做好以下几个方面的工作：一是提高认识。各乡镇卫生院要将这项工作纳入重要议事日程，加强领导，落实责任，明确任务和指标，合理安排进度，认真组织实施。二是提高服务能力。各单位要结合当地和本单位实际，健全管理制度和工作流程，严格操作，规范服务，保证信息采集的真实性和准确性，确保录入质量。三是要加强项目宣传。各乡镇卫生院要召开好职工和乡村医生会议，层层宣传动员，让广大农村居民了解建立健康档案的内容和好处，动员广大群众积极踊跃参加。四是建立健全绩效考核制度，完善考核考评体系和方法，保证任务落实和群众受益。同时，加强对项目执行情况的监督管理，严厉查处弄虚作假行为，让广大人民群众得到更多的实惠。

档案管理系统实施方案 篇7

企业档案管理的难题:

第一, 企业档案管理缺乏后续更新。在企业中, 档案管理部门在刚开始进行档案管理的时候非常认真, 还能及时的对企业人员档案以及设备档案等进行及时的分类和整理、更新。这个时候的档案管理是比较到位的, 也能为企业的发展提供决策依据。但是, 随着企业的不断发展, 企业的管理人员趋于稳定的时候, 这时候档案管理的更新就显得有些乏力。

第二, 企业档案管理制度有待规范。其不规范的表现主要由几个方面:首先是档案更新不是特别规范;其次是档案管理人员素质有待提高。再是是企业档案管理人员的制度不是特别合理, 领导的重视度有待加强。

第三, 企业档案管理的信息化程度有待提高。随着信息化在各个行业的深入, 给企业发展带来了很好的机遇。但是企业的档案管理没有很好的适应企业的网络化管理, 这就阻碍了档案管理的持续更新。

1. 档案管理责任的规范化

企业档案管理的规范化, 就需要不断明确企业中涉及到档案管理的领导层、部门管理人员以及档案管理人员的责任, 要针对档案管理的各个环节进行逐个分析, 保证责任到人, 形成良好的档案管理体系, 要以档案专职管理人员为主要骨干, 企业主管领导为负责人。要明确责任体系中成员的责任和义务, 做个每个环节都有专人管理, 明确考核办法, 对于工作达标的人员给于奖励, 出现差错的人员给于处罚。除此之外, 随着信息化的不断发展, 电子档案也变得越来越多, 是企业档案管理的重要组成部分。之前传统的归档范围已经不再适应新时期的发展需要, 企业档案工作人员需要重新装核定新的归档范围, 只有结构合理, 门类齐全的档案资源才能更好的满足信息使用者利用档案信息资源, 这些工作的开展都要具体到人。因此, 建立档案管理责任体系, 是进行档案管理规范化的重要组成部分。

2. 档案管理制度的规范化

由于企业的具体情况不同, 就需要建立一个科学、完善的管理体系。要对企业档案实施综合管理, 建立一个统一的管理制度, 实施统一保管, 这样能更全面的开发利用档案, 保证档案是完整的。在档案管理人员的配置上和硬件设施的配备上都要有一个相对统一的要求, 这样能提高每一个部门对于档案管理的精确度, 避免设施的浪费。企业要不断完善相关管理制度。在文件归档和移交的时候要明确, 保证资料的完整性。要建立严格的档案借阅制度, 这样能防止丢失和损坏档案。还要加强档案室管理制度, 要保持档案室里面干净、温度和湿度都适宜, 建立防水防盗措施, 从根本上保证企业档案的安全。企业要建立严格的奖惩制度, 对于那些不认真提交相关档案信息的部门, 要给于相应的处罚, 这样的规章制度, 就从细节上保证了档案管理工作的开展。

3. 实施档案网络化管理

作为企业管理的一个组成部分, 档案管理要建立新型服务管理, 随着信息化的发展, 给传统的档案管理带了一系列挑战, 档案管理要走一条创新制度, 管理人员要具备创新意识, 实施档案工作的网络化管理, 这是企业档案管理发展的一个必由之路。档案信息检索的现代化, 是信息资源开发的一个重要手段, 检索工具越先进, 就越能节省检索时间, 档案的利用价值就能越高。档案实施网络化管理能很好的解决档案管理比企业日常工作需要落后的矛盾, 能不断适应企业的现代化管理。信息技术为企业档案管理信息化提供了很好的基础, 从而使企业的档案管理更加科学化。企业档案管理工作属于一项专业技术比较强的工作, 这就要求工作人员在具备了专业技术知识的同时, 还要掌握一定的现代化技术。企业档案整理工作相对比较繁琐, 劳动的强度比较大, 运用现代化的技术手段服务档案整理工作, 会起到很好的效果。比如, 可以针对档案整理的时间进行排序, 这样方便以后的检索。因此, 这就要求档案管理人员要及时学习和培训, 增加自身的计算机应用能力, 熟练运用新技术和新知识来加强企业档案管理工作。

综上所述, 随着经济的不断发展, 全球化的趋势越来越明显, 企业面临着残酷的市场竞争。档案可以为企业发展提供决策依据, 增加决策的科学性, 提高企业的竞争能力。因此, 档案管理在企业管理中的地位越来越突出。而信息化的发展又给传统的管理模式带来了新的挑战, 这就需要企业管理者重视档案管理, 认清形势, 实施科学有效的措施, 进行规范化管理, 解决档案管理中的难题, 保证档案管理工作更上一个台阶。

摘要：企业档案管理是企业发展的一个原始记录, 也是一个最权威的凭证, 是企业管理的重要组成部分。要认真研究当前形势, 根据档案的种类, 调整归档范围, 不断完善制度建设, 建立具有自身特色的档案, 为档案使用者开展特色服务, 从而更好进行企业档案管理, 充分发挥档案管理在企业发展中的作用。本文就规范化档案管理的相关内容作了阐述。

关键词：企业档案,规范化管理,内容

参考文献

[1]马素萍.关于加强新时期档案人员专业教育培训工作的思考[J].北京档案, 2011 (9) [1]马素萍.关于加强新时期档案人员专业教育培训工作的思考[J].北京档案, 2011 (9)

[2]金立荣.王丽华.浅谈数字影像技术在企业档案管理中的应用[J].现代档案, 2010 (6) [2]金立荣.王丽华.浅谈数字影像技术在企业档案管理中的应用[J].现代档案, 2010 (6)

关于法制化的档案管理方案探讨 篇8

关键词：法制化；档案管理；档案管理工作者；档案管理部门

1.前我国档案管理工作的弊端简析

根据传统的档案管理工作规定我们可以知道对于档案管理工作者以外的或是相关机关以外的人员是无权翻阅档案室的档案的。但由于我国的特殊国情以及不良的社会风气导致了我国部分人群总是通过一些特殊渠道从而获得他们的档案、造成他人隐私的泄露。此外，我国的一些公民因其流动频繁从而厌烦时常的档案登记或是档案转移手续，最终放弃对国家档案的提交。当然，不排除一些公民是因为在档案托管所托管费的拖欠而造成他们档案丢弃或遗失。正是因为目前我国档案管理工作者工作意识的不足，以及我国公民对于档案管理遗意识的匮乏从而造成我国大量信息的丢失，从而不利于国家对人员的管理。根据上述可知，对于档案管理工作而言，其法制化是不可或缺的一项制度支柱。

2.于法制化的档案管理方案探讨

2.1强对档案管理的法制宣传

加强对档案管理的法制宣传，营造档案管理的法制氛围要求我国各级档案管理部门经常性地、有规律的组织档案管理宣传工作，尤其是要加强法制建设在档案管理中的宣传。为此，各级管理部门可以组织相关咨询活动、发放资料宣传或是法制化档案管理的知识普及等活动，以此来进一步提高档案管理部门工作者的法制化思想。其次，各级档案管理部门还可为其工作营造一个法制化的环境来提高档案工作者的工作参与度，以及工作自觉性。此外，帮助档案管理工作者树立正确的档案管理行为也是宣传法制化档案管理工作中必不可少的一项环节。正是因为当代多数档案管理工作者缺乏档案管理的法制精神而造成了他们工作中不可避免的失误，最终对各档案管理部门带来不必要的损失。由此可知，一些档案管理工作者在进行档案管理工作中时常出现一些违法行为，并不代表出自他们的意愿，而是缺乏法制化管理的后果。因此，对于加强档案管理工作过程中法制化宣传的加强是不容忽视的。

2.2强法制化档案管理的体系建设

在法制化的档案管理工作中加强法制化的档案管理建设体系设明确了档案管理的系统性，也要求了档案管理工作的科学性以及严谨性。当然，在加强档案管理工作过程中光靠宣传的加强仍是无法将其彻底进行的，这也离不开国家各种法律、法规的相关规定。档案管理工作不可避免的涉及到人们的各种信息以及隐私，因此，对其的管理程度也荣放松。但由于我国许多档案管理工作者缺乏相关的法制意识，这也就需要我国档案管理体系的强制约束。

2.3大对档案管理违法的惩处力度

在对档案管理工作的法制化过程中最关键的莫过于执法环节的设施。众所周知，若是一个国家光有一部完整的法律体系，而缺乏强有力执法队伍的监督，那么该法的实行能力必然远远不及其预计效果。因此，对于档案管理的违法惩处而言，各级档案管理行政部门应联合各级监察部门对日常的档案管理工作进行严密的监督。当然，执法部门可以采取定期或不定期的检查方式，其检查内容可是整体检查或也可是专项的检查。不过，执法部门对于那些未按照法制化工作的档案管理工作者则应该采取相应的惩处措施，并对其违法行为予以通报批评，最后监督其改正错误的管理方法。确保档案管理工作者做到依法工作以及执法人员的“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”。

2.4强对法制化档案管理工作中执法工作者的培养

档案管理法律的最终实现离不开相关执法工作人员对其的执行程度，因此，加强对法制化档案管理工作中执法工作者的培养，离不开对一批专业性强、职业素质高的执法工作者的培育，从而才能最终保障档案管理工作的法制化。当然，对于档案管理工作的执法人员而言，他们不仅仅要了解有关档案管理的相关法律法规，对于我国其他的涉及到档案管理的各种行政法规也应扎实掌握。对于档案管理工作而言，其工作范围不仅涉及到管理工作的实施，更是涉及到公民隐私的保护，因此，在对其的管理过程中不仅仅容易触犯档案管理的相关法规，涉及到公民的行政法律也不容忽视。

3.结

总而言之，对于档案管理工作的公平公正而言，其法制化的实施是至关重要的。根据档案管理的定义我们可知，档案管理对于我们公民甚至是我们国家都是具有重要意义的，这也就导致了其管理工作中谨慎、依法的必要性。当然，法制化的档案管理工作必不是天生形成的，而是需要依靠档案管理工作者的依法實施，以及执法工作者的严格执法实现的。再加上，当代我国因为许多档案管理工作者法律意识的匮乏而造成我国部分档案信息的缺失、造成不良影响。因此，对于我国档案建设以及档案管理工作而言，其法制化的强制实施不失为规范档案管理工作的一项重要措施。

参考文献

[1]王信功.电子文件的产生及其对档案管理的影响[A];西部大开发 科教先行与可持续发展——中国科协2000年学术年会文集[C];2000年

[2]王灯.如何正确理解档案管理与利用的理论思考[A];贵州省档案学会纪念建党80周年学术交流会论文集[C];2001年

档案管理系统实施方案 篇9

干部人事档案达标升级整改实施方案

在省、市、县委组织部的关心指导下，在局领导的高度重视下，经过干部人事档案管理人员的辛苦工作，我县教育系统干部人事档案目标管理工作取得了良好的成绩，10月12日顺利通过了贵州省委组织部人事档案达标验收组一级达标验收，得到省委组织部的充分肯定和高度评价。但是，省委组织部在肯定成绩的同时也指出了问题，我县教育系统干部人事档案目标管理工作与省委组织部的要求还有差距，对此，10月18日局务会议针对干部人事档案目标管理达标升级整改工作进行了专门研究布置，现依据省委组织部达标验收组的反馈意见，结合局务会议精神拟订我县教育系统干部人事档案工作目标管理整改实施方案如下：

一、突出重点，进一步加强干部人档案审核整改工作

档案内容的审核整改工作，是加强档案内容建设的主要形式，既是解决以往干部人事档案工作中存在的问题，也是进一步对今后干部人事档案工作的规范；既是对以往干部人事档案工作质量的一种检验，也是做好今后干部人事档案工作的重要保证；既是管档单位的一项重要职责，也是对广大干部负责的具体体现。为加强干部人事档案管理，加快干部人事档案工作信息化建设，更好地为干部工作提供优质服务，顺利通过省委组织部的复查，中央组织部门的抽查，本次档案审核整改工作着重从以下几个方面 1

进行：

（一）查缺补漏，确保档案内容齐全完备

把干部人事档案材料缺漏放在审核整改工作的重要位置，要严格按照《干部人事档案收集归档规定》及省委组织部干部人事档案达标验收组的反馈意见，认真审查每一卷档案，查出所缺材料，认真收集应归档材料，充实完善档案内容，把体现干部人事制度改革成果，反映干部德、能、勤、绩、廉等情况的材料（如考核、职称评聘、任免表等），及时收集归档，切实做到应收尽收，提升干部人事档案的利用价值。

（二）严格鉴别，确保档案信息准确真实

要按照《干部档案工作条例》和《干部档案材料收集归档规定》，认真甄别材料的真伪，判定材料的保存价值。属于归档的材料应真实完整，文字清楚，对象明确，手续完备，信息准确。不属于归档的材料范围的材料，经过鉴别后，从档案中撒出，及时退回或严格按照程序销毁。对姓名中出现的同音字进行说明，对民族、出生年月、参加工作时间不一致而漏认定的案卷实事求是地进行认定。完善《干部履历表》、《工资表》等表格中各项内容的填写，确保干部人事档案内容能够真实地、全面地、准确地反映出干部工作历史的真实情况。

（三）规范整理，确保档案案卷整齐规范

1、合理加工在职档案。要按照《干部档案整理工作细则》对收集材料错装材料进行分类、排序、编目、技术加工，做到分类

准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。

2、规范退休、死亡、离职、开除档案。将退休、死亡、离职、开除档案装订成册，装入档案盒，分单位上架保存。

3、清理出工人档案。

二、规范管理，进一步加强干部档案日常利用工作

干部人事档案是干部成长轨迹的真实记录，它记载了干部成长、进步的过程，是组织人事部门考察、使用干部，培养、发与人才的重要依据材料。管理好干部人事档案，随时提供利用，是每一个档案工作人员应尽的职责，人事档案室要从以下几个方面做好干部人事档案日常利用工作：

（一）做好日常管理工作。做好干部人事档案的日常查（借）阅、档案接收转递、材料整理鉴别、档案保管保护工作。在收集工作中认真鉴别，严防涂改撤换；在保管工作中注意保密，严防失密泄密；在保护工作中防微杜渐，消除安全隐患。

（二）加强制度建设。利用制度对管理进行监督，努力做到有章可循，有章必循，建立干部人事档案管理部门与档案材料形成部门之间的联系网络，及时收集新的档案材料。在材料的收集、鉴别、转递等方面，进一步建立完善责任制度，加大移交档案和归档材料的审核鉴别力度，把好干部人事档案材料入口关，确保档案材料完整真实，切实解决好形成干部人事档案材料不认真、不规范，送交档案材料不及时、不完整等影响干部人事档案工作

质量的问题。

（三）要增强纪律观念，坚持原则。做到材料不符合要求不归档，查阅不符合规定不提供，不自带档案，不管理自己和亲属档案，坚持公道正派，敢于抵制不正之风，增强政治意识，明确工作重点，找准服务方向。

（四）充分利用干部人事档案。干部选拔要充分发挥干部人事档案作用。所以，要认真做好干部任前档案审核，实事求是地对干部“三龄一历”等基本信息进行确认，要把干部人事档案作为开展干部监督工作的有力武器，善于利用干部人事档案信息加强干部选拔任用工作的监督，要善于识别伪造的档案材料和假档案，为选拔用人把好关，防止“带病上岗”和“带病提拔”。

三、安装监控，进一步加强干部档案保护保密工作

干部人事档案的保护保密工作是档案管理工作的重要组成部分，是做好干部人事档案工作的有力保障，是做好服务工作的前提条件，是提供准确信息的重要保障。为了做好干部人事档案的保护保管工作，我局将进一步做好八防（防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物）工作，安装监控设备，加强干部人事档案管理人员与干部人事档案整理人员的保密意识，确保干部人事档案安全，做到不丢档，不泄密。

四、严格要求，保证干部人事档案案卷的整改质量

各单位要按照教育局的统一安排部署，落实责任，强化措施，精心组织，周密部署，扎实抓好整改工作，确保干部人事档案整

改任务落到实处。

(一)加强领导，强化措施。加强组织领导，结合实际制订整改方案，落实整改责任，保障经费投入，强化整改措施。主要领导与分管领导要亲自抓，亲自过问，协调解决好整改中的具体问题，确保整改工作顺利进行。

(二)加强宣传，提高意识。充分利用局务会议、培训会议等多种形式，加大宣传教育力度，提高涉档人员的思想意识，提高干部人事档案整改质量。

(三)明确分工，落实责任。拟出目标责任状，层层签订（教育局局长与档案室人员签订，档案室人员与各单位抽出的档人员签订），确保干部人事档案整改工作落实到位。

(四)突出重点，全面整改。各有关单位要按照整改方案，突出重点，全面整改，认真核查，坚决消除干部人事档案中存在的各种问题。

档案管理系统实施方案 篇10

第一条 为管理办法支行会计档案管理，维护支行会计档案的安全完整，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》及《安徽**农村合作银行会计基本制度》中关于会计档案管理的有关规定，结合辖区支行实际特制定本办法。

第二条 支行会计档案是支行会计工作的重要内容，也 是会计档案工作的组成部分，是支行各项业务活动和财务收支的记录及核算依据，是支行成长发展历史和农村经济部门资金活动的重要资料，在一定时期内起着事后查考的重要作用，也是查处经济案件的法律依据。支行财务领导小组加强对会计档案管理，认真执行会计档案的分类、立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，建立专用库房，明确专人负责（出纳人员不得兼管会计档案），确保会计档案无火烧、无虫蛀、无鼠咬、无霉烂、无破损、无丢失，做到存放有序、科学管理。

第三条 支行会计档案是支行各项业务活动的会计记录和重要史料。会计档案包括会计凭证、会计帐簿、财务会计报告及其他会计资料。

第四条 会计档案整理方法

1、支行及其营业网点的会计档案按会计分开，分别整理，每年的元月1日至12月31 日为一个会计。

2、将支行的会计报表、会计帐簿、会计凭证以及会计工作密切相关的文件、资料等会计档案分类整理。

3、每类按会计档案规定的保管期限分为永久、十五年、五年三个期限。

4、将分好的会计档案分别打号、装订、粘贴封面。

5、按会计档案管理要求填写封面，档案盒文字内容。

6、登记档案登记簿，入库柜保管。

第五条 会计档案整理的规定 1.会计档案分类

支行会计档案是指会计凭证分类、会计帐簿、会计报表等会计核算专用资料和会计工作密切相关的文件资料，会计档案的整理首先是分类，分类是整理工作的中心，应按帐、簿、表、证文件分别整理。2.会计档案的打号

所有会计档案按序时方法第一页至最后一页逐张逐页打号。依左边装订的传票帐簿在右上角编号，依上边装订的对帐单等，在下边中央处打号。3.会计档案的装订、排列

会计档案整理装订后称案卷。案卷装订是为了固定与保护卷内文件，避免散失或损坏。案卷装订必须结实、美观；装订前应把金属物去掉，宽大的纸页要折叠整齐、压平；装订线有文字的应加边，残破的文件要糊裱，并把文件的底边和靠装订线的一侧墩齐，装订时一般打三孔，用蜡线绳装订，线头结在传票的背后，装订力求不掉页，不压字，不访碍阅读。案卷的排列，是先将一年形成的案卷按保管期限分开，然后再将不同保管期的案卷组织机构或时间序列排列。案卷排列后，再统计一份顺序号。4.案卷的加封及文字的填写

案卷的封面目录用较好的纸张、使用钢笔或毛笔，使用碳素墨水或兰黑墨水认真填写，字体要工整、清楚。

案卷封面的全宗名称或机关名称填写支行的全称。类目名称或帐簿按会计档案的分类填写，如月报表、季报表、年报表、××帐、××簿等；类目名称下的空格填写本卷装订的所有类别目录；日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号，归档号按要求填写；立卷人指所整理的会计员或记帐员，检查人指所整理的行长、副行长或会计主管，帐簿封面上的会计主管、记帐人按本的行长、副行长或会计主管。会计凭证贴脊背重新整理排列卷号。立卷时间统一定为所整理的次年元月。5.档案目录号

(1)文书档案目录号：永久1号、长期2号、短期3号；本行制定的管理办法为永久，上级行社下发的管理制度为长期，其他文件和简报及本社一般资料为短期。

(2)会计档案目录号：凭证4号、帐簿5号、报表类永久6号，季报(半年报)7号，月报和其它报表8号。6.会计档案目录号，案卷号的排列

(1)报表：月报、季报、年报应分别装订，填写目录号。(2)帐簿编号：以按科目顺序排列小流水号。排列顺序为总帐、现金日记帐、各科目分户帐。

(3)帐簿案卷号：每十年按保管期限分别排列大流水号(不含永久保管的帐簿)。

(4)凭证案卷号：以每一整理分别按时间顺序排列小流水号。

(5)报表案卷号：每十年保管期限按种类、类别排列大流水号(不含永久保管的报表)。

(6)属于永久保管的报表、帐簿卷号，分种类、类别排列大流水号。

(7)各科目分户帐装订一般不超过200页，超过 200页的应分册装订，但剩余部分较少的可装订为一本，按实际页数打号。

第六条 会计档案保管期限：会计档案的保管期限：根据其资料保管的价值分为永久和定期两类。定期保管又分为十五年和五年保管两种。保管期限的计算，自档案所属的次年算起，即从会计终了后的第一天算起。

（一）永久保管的会计档案有：

1.支行决算报表及汇总全辖的支行决算表，附表及决算分析资料(包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表等、决算说明书、固定资产表等)； 2.支行实收资本、股本金分户帐； 3.存贷款开销户登记簿(包括储蓄存款)；

4.客户挂失申请书、登记簿、补发存单、存折、收据及帐销案存的清单或资料；

5.会计档案保管登记簿和档案销毁清单； 6.机构撤销、合并交接清册； 7.房屋购建的契据(包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等)； 8.需要永久保管的其他会计档案和有关资料。

（二）十五年保管期限的会计档案有： 1.综合核算和明细核算的各种帐、簿、卡； 2.凭证及附件；

3.支行的月(季、半年)报表及汇总全辖支行的月(季、半年)报表。

4.结算专用印章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿。

（三）属于五年保管期限的会计档案有： 1.计算机运行日志； 2.计息科目余额表；

3.辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表(包括全部附表、决算分析资料)；

4.支行本身汇总分理处、储蓄所日报、月报表； 5.密押、代号使用和保管登记簿；

6.行内往来、本行往来及同业往来的对帐及查询，查复书；

7.支行分理处的交帐清单(册)； 8.会计主管人员移交清册(单)； 9.各种不定期报表。

会计档案虽保管期满，但帐务上尚未清，需要继续清查的应予延长保管期限，在没有具体规定或通知前，不得随意销毁。第七条 支行应设置专用会计档案保管库(柜)，建立“会计档案保管登记簿”，(逐项编号、登记、入库保管应定期鉴定，按规定的年限分类整理，进行登记)严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证其完整无缺。支行分理处、储蓄所的会计档案原则上应在次年第一季度抄列清单(册)送管辖行集中保管，使用时向管辖行调阅。

切实加强计算机档案管理。计算机是支行业务活动的组成部分，借助电算化进行了业务经营和会计核算，有关凭证、帐、表、文件等及备份软盘都是重要的会计资料，必须按会计档案管理，妥善保管。磁介质档案每年翻录一次，实行双备份，做好防磁、防火、防潮和防尘工作，并在备份盘(盒)上注明时间和内容，以备查考。重要磁介质档案打印出书面档案，是原始数据必须装订保管，保管年限按会计档案的管理规定执行，不准外借，严防丢失和泄密。

第八条 建立“会计档案调阅(查)登记簿”，并按规定内容做好详细记录，由会计主管和经办人员共同签章，以备查考。会计档案一律不准外借，防止丢失和泄密。内部调阅会计档案，应由调阅人出具申请，并经会计主管人员批准方可调阅。调阅档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用后必须及时归还；公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有县以上主管部门正式公函，经支行行长批准方可查阅；查阅时支行应有专人在场陪同，代办查阅，不准将档案交给查阅人放任不管，查阅人对处理的案件所需要的证据和有关资料可以抄录、复制、照相，但不得将原件抽出借走。调阅(查)会计档案的申请及公函，应由经办人员和会计主管共同签章，并专夹保管，以备查考。

第九条 档案的移交和销毁

（一）支行的会计档案移交按上级有关文件规定执行。因工作需要对单位会计人员进行调整的，必须抄列清单经监交人员签字确认后交出所有会计档案。

（二）已满保管期需要销毁的会计档案，应由县本行负责销毁。销毁前必须造具“销毁会计档案清册”，报经县本行批准后进行。销毁时应由县本行行长或指定专人负责监销，并注意保密和安全，严防散失或发生疏弊。销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章并报上级主管部门备案。如有未了帐项待查，可对必须保留部分的会计档案延期销毁。

第十条 对会计档案管理的奖罚：

（一）造成火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂的，将对支行行长罚款100-200元，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（二）对未指定有专人管理，造成以上损失的，对责任人罚款200-400元，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（三）对未按以上条款规定造成其它意外损失的，对责任人触犯每条罚款50元。情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。