xz办公用品管理及申请流程

xz办公用品管理及申请流程（共2篇）

xz办公用品管理及申请流程 篇1

佛山市英朗服饰有限公司档案编号:XZ—0002 办公用品管理制度

为规范管理好公司办公用品的申购,入库,保管,发放,使用,报废,盘存,交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本条例制度.一,办公用品的分类: 按使用的性质分为底值易耗品和高值保管品两类

其中底值耗品主要有:圆珠笔,记事本,大头笔,尺子,便签本,涂改液,铅笔,橡皮擦,复印纸,打印纸,笔芯,夹子,粉笔,裁床划粉,莹光笔,电风扇,线插板,插排,订书机,计算器,电话机,装订机档夹,裁床剪刀,印泥,报销单等价值较底的物品;高价管理品为电脑,复印机,相机,办公桌,文件柜等价值较高的物品.二,办公物品的管理自然部门, 公司办公用品的管理部门为人事行政部,行政部须在本月1-5日前将本月办公用品计划及上月办公用品的费用表上交公司总经理审核.办公用品费用表分常规和非常规两大类,常规的办公用品为日常耗用的底值易耗的费用,月初须由各部门主管制订相应的办公用品计划.当月支出应当限定在月初的计划经费之内,如有超支的,需要列出超支的原因,超支巨大的需作书面解释,非常规费用对应高值管理品一项,高值管理品不调月度计划,根据实际需要情况通过正常审批程序购置.人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总经理审核.三办公用品的申请.办公用品的采购或者领用申请需要填写<办公用品申请单>.公司办公用品的申请资格人为主管级以上管理人员,各级管理人员应当根据自己部门的办公需要.及时

提出申购申请,普通员工的办公用品需要应当向本部门主管提出,由主管统一进行申请.四,办公用品的审批.在填写<办公用品申请单>后,申请人应当将申请单交有审查批准权的部门负责人审查批准,审批人是办公管理费用控制的责任人,其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任.公司赋予部门经理级以上的管理人员一定的价值范围内的办公用品申购权,根据不同的层级,划分出不同的类别办公用品的审批权.业务主管和部门经理负责审批属于底值易耗品的申请.五.办公用品的采购.填写的<办公用品申请单>在得到批准后,应当交到公司人事行政部由人事行政部门统一采购.人事行政部门应当做好供应商的建档工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较,尽最大可能控制好办公用品的采购成本.人事行政部将根据公司日常办公需要,对一些常用的办公用品进行批量购买,在办公室保持一定的库存,以保证正常办公需要的及时满足,提高供给效率.六,办公用品的入库管理, 在供应商送来所购的办公用品后,应由人事行政部统一签收,保管和发放,人事行政部应当编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管,财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字,确认无误的付款.七,办公用品的保管.备用的办公用品由人事行政部统一保管,公司为人事行政部划定相应的存放区域,实行封闭保存.由各部门申请的办公用品应当及时发放.发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录,明确领用部门及领用人.领用日期.对于大件管理品实行保管责任制,实行使用人,领取人,保管责任人三合一的办法,对保管责任进行归属.人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品

目录.现阶段的大件管理品范围暂定为:电脑及其配件,电话机,电风扇,计算器等.对保管责任进行归属.对因个人工作失误,非正常使用而对办公用品造成重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担相应的损失部份的赔偿(责任认定分三个级别,含完全责任,一般责任,轻微责任,分别对应80%/50%//20%的损失赔偿比例.损失的计算按历史采购成本计算.根据人事行政部事先公布该类办公用品的使用年限,在计提折旧后得出.如存在产品更新换代,市面购置价值降底的,也可以直接按重置成本计算,两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择

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一、传统办公用品采购与发放流程中存在的问题

在对办公用品采购与发放流程管理制度进行探究之前, 我们首先要对现行的办公用品采购与发放流程管理制度进行探究。从现行的办公用品采购与发放流程管理模式来看, 企业办公用品的采购与发放管理过程中, 还存在着以下几个方面的问题, 首先, 在办公用品的采购与发放过程中, 一些企业长期沿袭以纸质审批为主的管理方式, 这就使得企业办公用品管理部门的主管领导和企业高层管理人员无法对办公用品的使用情况进行实时掌握, 这就会对企业办公用品管理效率的提升带来不利影响。第二, 在办公用品的采购与发放过程中, 办公用品的出入库和发放工作都是通过手工方式完成的。办公用品的出入库需要进行手工核算, 这就让办公用品管理工作呈现出任务量大、查询统计相对困难的问题。除此以外, 在进行手工核算的过程中, 办公用品管理人员的工作调动可能会导致办公用品台账丢失的问题, 这就为办公物品流失问题的产生埋下了伏笔。第三, 在企业办公用品的采购过程中, 企业办公用品采购计划性不强、虚报办公用品价格、节俭意识淡薄、赊账购买等问题也成为了企业办公用品采购过程中需要解决的问题。

二、办公用品采购与发放流程的管理措施

(一) 在企业办公用品采购过程中建立定点采购制度。定点采购制度是一些政府机关针对办公用品采买过程中可能出现的舞弊现象而采取的对办公用品采购进行规范的制度。针对企业办公用品管理中存在的问题。在企业的办公用品采购过程中, 定点采购的方式也是对办公用品采买流程进行规范的有效措施。在对这一措施进行应用的过程中, 企业可以通过招标的方式, 通过对参与竞标的供应商的资金规模、经营业绩、供货能力和服务承诺等多种因素进行综合考虑的方式, 对定点供应商进行确定, 通过这种方式的运用, 企业可以通过办公用品集中采购的方式获得一些最优价格, 这就可以在一定程度上起到节约企业管理成本的作用。

(二) 构建信息化的办公用品采购发放流程。通过前文的论述, 我们可以发现, 定点采购制度是对企业办公用品采购工作进行规范化的有效措施。随着计算机技术的发展, 在办公用品采购发放流程的构建过程中, 企业可以通过构建信息化的办公用品采购发放流程的方式, 办公用品管理中存在的一些问题进行解决。在构建办公用品采购发放流程的过程中, 华能安源电厂构建了一套较为完整的信息化办公用品采购发放管理流程。通过对该公司的信息化办公用品采购发放管理流程进行分析, 我们可以发现, 该公司的信息化办公用品采购发放管理流程主要由办公用品申请管理流程, 办公用品审批管理流程、办公用品管理流程、办公用品库存管理流程和系统管理流程等多个流程组成。在系统分析领域, 该系统定义了申请人、审批人、办公用品管理员和系统管理4个角色。其中, 办公用品申请管理流程主要用办公用品采购申领流程、领用申领流程、发放申领流程和年度领用定额申请流程等多个部分组成。例如, 在办公用品采购申领流程的应用过程中, 办公用品的申领人首先要在系统中通过新增采供申请单和采购申请明细单的环节, 生成电子申请单和电子采购申请明细单。在确认无误以后, 申领人要在系统中对电子申请单和电子采购申请明细单进行保存, 申领人在系统中提交申请单和明细单以后, 审批人就可以通过计算机系统的应用, 在管理系统中生成审批任务单。在审批环节, 审批人利用电子系统同意采购申请以后, 电子管理系统会在对相关信息进行保存以后完成采购申领单的审批。在采购申请未被同意的情况下, 系统会将电子申请单重新退到申领人手中, 申领人就可根据审批人意见, 对采购清单进行修改, 对电子采购清单进行重新提交, 也可以在系统中结束本次采购申请。在领用办公用品的过程中, 申请人在电子管理系统中首先要通过新增或修改申领单和领用申请明细单的方式, 在系统中生成办公用品电子领用申请单和电子领用申请明细单。在确认无误以后, 申领人要在系统中对电子领用申请单和电子领用申请明细单进行保存。在申领人完成电子领用申领单和电子领用申领明细单以后, 审批人可以让计算机系统根据申领人提交的信息自动生成任务审批单。在审批环节, 电子领用审批明细单信息化审批流程也与采购流程的审批过程相似, 在电子申领清单未被批准的情况下, 申领人可以在对申领单和申领明细进行修改以后进行重新提交, 也可以在申领批准未被批准的情况下, 在系统中取消本次申领。可以说这种电子手段的运用, 对办公用品的管理效率的提升起到了促进作用。

三、结语

办公用品的采购与发放问题是企业成本管理中面临的一项重要问题, 信息化管理模式的构建, 是促进办公用品管理效率提升的有效措施。因此企业在对办公用品管理过程中, 应该从本单位实际情况入手, 对信息化的管理手段进行应用, 以实现自身管理效率的提升。

摘要：办公用品的采购与发放流程管理工作, 是企业日常管理工作中的一个重要组成部分, 本篇文章主要从传统办公用品采购发放流程中存在的问题入手, 对办公用品采购与发放流程管理制度问题进行了探究。

关键词：办公用品,采购流程,发放流程,管理制度

参考文献

[1]易洪波.华能安源电厂办公用品管理系统的研究与分析[D].云南大学, 2015.

[2]张海涛.办公用品定点采购制度的实践与思考[J].中国政府采购, 2009 (08) :53-54.