人事档案注意事项

人事档案注意事项（共8篇）

人事档案注意事项篇1

人事档案材料分类类注意要点

三龄两历：

1、年龄、工龄、党龄；

2、工作经历、学习经历

注：

1、地厅级以上的材料必须装档；

2、个人重大思想汇报不必须装档；

3、只要参加工作的必须填，未认可的也填，后面加括号备注“临时聘用”；

4、家庭成员：配偶、子女、父母必须填，妻子没工作可以备注“家庭妇女”；

5、挂编：必须填写编制单位，后面再加借调单位；

6、所有说明必须用党委函头纸填写，加盖党委公章；

7、档案原则上一般都按时间前后排序（除了党团材料）；

8、特殊时有处分材料，必须归入第8类；

9、辞退、开除的放入无头档案；

10、毕业之前参加工作均为实习。

一、履历材料：

1、1999年制的履历表必须补；

2、信息必须这回完整；

3、有组织审核章；

4、本人签字。

注：

1、履历表工资项不填；

2、当有曾用名时，可以在履历表盖章旁注明“经核实，某某此人与某某本人是同一人”。

二、自传材料：

1、自传材料必须是组织要求写得才存档；

三、考核、考察、鉴定材料：

1、1994年后考核材料必须装档（1994、1995、1996年的考核

表可以是说明）；

2、其他年限如果考核材料不齐全（考核表），必须补齐；

3、入编后考核必须由编制单位来考核。

4、扶贫材料、省级报告必须放入第3类；

5、入编的考核材料必须有单位、上级主管部门、省里的章（不

入编只有单位、上级主管部门的章）

注：

1、学习期间的考核材料放到学习材料里；

2、调查提纲——给组织的材料不入党；

四、学历、职称、科研、培训材料

（一）学历材料：

1、中专、大专、大学必须填（只有高中学历的，小学、初中必须填）；、2、干部身份必须有高中以上学历；

3、高中以下学历必须有高中毕业证；

4、国外的大学必须有中文学位、学历认证书；

5、1977年以后入学的必须有：（1）入学登记表

（2）毕业登记表、（3）成绩表

（4）毕业证书、学位证书

（二）职称材料：

1、逐级而来；

2、职称呈报表、评审表、认定表、证书必须有。

（三）科研材料：

1、学术材料被县级以上机关评定的均归档。

（四）培训材料：

1、一个月以上培训材料必须齐全；

五、政审、证明材料：

1、从2006年10月起，不再办理本人提出的认定出生日期的要求；

2、出生日期认定应根据档案中最早记载和本着认大不认小的原则认

定； 3、1992年7月23日前参加工作时间为县以上劳动人事部门参加工作时间认定；

4、从2008年1月1日以后从用工之日认定，认定应根据接收分配文件或转正定级审批表中参加工作时间认定；

5、知青时间应根据知青相关材料认定，从下乡插队之日算起；

6、军转干部的部队认定可以以部队认定日期为准；

7、回乡知青：参加工作时间应按照实际参加工作时间认定；

8、退伍士兵，军人参加工作时间以批准入伍之日算起（入伍登记表）；

9、招工：以招工登记表为准；

10、临时工以毕业后参加工作时间的时间为准。

六、党、团材料：

1、入团志愿书，入团申请书，退团材料；

2、入党志愿书；入党申请书，转正申请书； 3、1985年、1990年的要有填写的党员登记表（如没有，由干部所在单位出具证明放入）；

4、多写的申请书存最初和最末写的两份；

5、如入党志愿书丢失，两份材料四个章：入党介绍人、入党单位的证明材料、盖章、上级部门填属实并盖章；个人填入党志愿书并在内说明情况。

七、表彰奖励材料：

1、地厅级以上的奖励材料要齐全；

2、处级以上单位予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）

表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；

3、享受政府特殊津贴材料；

4、煤炭三十年荣誉证书等。

八、处罚材料：

1、上级的处分；

2、公安机关的处罚；

3、处分期间的调查：核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料；本人

对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书。

九、工资、任免、出国、会议材料

（一）工资情况的材料：

1、新增人员工资审批表；

2、转正定级审批表；

3、工资变动（套改）表；

4、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表；

5、工资停发（恢复）通知单；

6、享受政府特殊津贴的材料；

5、解决各种待遇问题的审批表、批复等材料。

注：

1、工资变动登记表应放工资类第一页（9-1-1）； 2、93年以来工资材料要齐全（93年、06年工改表必须要有）；

3、涉及金钱的放入工资里；

4、工资材料必须齐全（没有写说明材料）；

5、工资停发、恢复均有材料；

6、调整工资标准表、工资审批表、每年的晋升薪级审批表必须要有；

7、正常晋升薪级表可以只有10年的表，但表上必须体现07-10年的晋升薪级表。

（二）任免材料:

1、02年以后材料要齐全；

2、任免、调动、授衔等材料：干部任免审批表及相应考察（表现）材料；

3、招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；

4、辞职、辞退、罢免材料；

5、退（离）休审批表等材料；

注：

1、职务变动登记表应放任免类（9-2），中间的职务变动需有省里章；

2、人员死亡、调动正常工资进出审批表纯粹的放入任免类（9-2）； 3、97年以前的可以用文件或文书复印、任职通知代替；其后填写还要补考察材料（必须要有考察单位和日期），没有时间及文号的要补填，补填必须有补填标识。

（三）出国（境）材料：

1、因公（私）出国(境)审批表；

2、在国(境)外表现情况或鉴定等材料；

3、外国护照、外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

（四）会议材料：

1、党代会、人代会、政协会、团体代表会，民主党派代表会形成材料；

2、中央和地方各级党委委员（候补委员）简历；

2、人大常委会委员、政协委员简历或当选通知或证明材料；

3、代表登记表等材料。

注：省级及以上级别党代会必须要有材料。

十、其他材料：

1、体检和工伤材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料。

2、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

3、干部人事档案报送、审核情况的材料：干部人事档案报送单（说明材料）；

4、毕业生就业报到证（派遣证）；

5、人事争议仲裁裁决书（调解书）；

6、计划生育情况材料，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料；

7、干部家庭社会关系情况表等有参考价值的材料；

8、知青证书复印件、知青登记表、介绍安置知青登记表，9、其他说明材料如工资情况说明等。

人事档案注意事项篇2

关键词：人事档案材料,收集,注意事项

一、档案材料收集工作的重要性

随着社会的发展, 档案收集工作需要得到发展。在这个科学技术快速发展的时候, 档案工作只有顺应并跟上现代社会的发展, 才能更好地发展。国家信息资源工作要求档案工作管理手段的现代化和科学化, 这也是当下组织工作的需求, 通过及时并尽可能详细的干部信息的收集, 做到档案信息资源的准确性、完整性和规范性, 实现档案工作管理效率和管理水平的提高。

二、干部人事档案材料收集工作中存在的问题

第一, 信息不完整, 手续不齐全。作为档案的物质基础, 材料是档案工作正常运行的根本, 内容和数量上的不完整对档案应用作用的发挥也会产生一定的影响。干部人事档案全面的记录每个干部的形象, 为了能够更好地表现每个干部的全貌, 档案材料应该是充实并具体, 从各个方面来反映, 比如说干部的人才类型、管理能力、专长、学历材料、参加工作时间等等, 只有精准并实际的信息才能反映出实际情况。

第二, 材料内容不集中, 管理手段缺乏规范性。在干部档案工作中, 材料收集是关键的一个环节, 是实现档案内容的丰富性的一个有效手段。通过档案管理人员主动索要收集档案材料是现行的主要的手机方式, 由于狭隘的收集渠道、规章制度的宽松和部门数量过多, 干部人事档案常常不能及时的收到业务相关的材料, 加上片面的材料内容, 很难真正全面的反映一个干部的相关信息。

第三, 缺乏档案意识, 业务水平低。档案意识淡薄的情况是普遍存在的, 从事基层档案工作的工作人员多数学历不高, 且缺乏业务意识, 对待档案管理工作也不够严肃认真, 这些种种情况都在一定程度上阻碍了档案管理事业的发展。

三、干部人事档案材料收集的注意事项

1. 要注意把握干部人事档案材料的形成规律

干部人事档案材料的形成具有连续性、广泛性、实践性和因果性等特点。连续性是因为虽然每个干部的个人经历有所不同, 但是其档案材料的形成是对着个人情况的变化而连续变化的, 这就形成了干部档案材料的连举行。相关人事活动就会有相关的档案材料产生, 而人员活动又和人事管理工作密不可分, 因此干部人事档案材料是广泛存在的。干部人事档案材料是按照一定时间顺序发生并记录的, 这就是其时间性。组织人事工作的记录信息是干部人事档案的形成依据, 人事档案就一定和相关的工作一一对应, 这便形成了干部人事档案工作的因果性。只有熟练掌握干部人事档案材料的形成规律, 其收集工作才能具有针对性。通过对其形成规律的把握, 有针对性的进行收集工作, 掌握工作的主动权, 避免被动和盲目, 提高工作效率。

2. 要注意准确掌握干部人事档案材料的收集范围

要做好干部人事档案的收集工作, 首先要正确认识干部人事档案材料收集范围。干部人事档案的材料主要包括十类, 分别是履历材料;自传材料;鉴定与考核材料;学历学位、职称、科研和培训材料;政审材料;党团材料;奖励材料;处分材料;工资、任免、出国、代表等材料以及其他参考材料等。因此, 在收集过程中要掌握好人事档案材料的收集范围。干部人事档案工作要求相关工作人员必须具备一定的能力, 能冷静并细致的对突发情况进行分析, 对收集工作的特点有准确的把握。为了保障干部人事档案的全面性和完整性, 相关人员在进行收集工作的时候应注意内容的广泛性。除了干部的共性材料, 还要确保干部的动态材料的收集, 要收集干部的各方面表现材料, 比如说政治表现、才能表现等。干部人事档案中人员的年龄、参加工作的时间以及入党的年龄等都是非常重要的材料, 要准确收集人员的相关材料, 另外, 干部人事档案工作的侧重点应当与当前的经济工作和各方面的改革需求相结合, 有目标、有重点的展开收集工作, 为组织人事工作提供依据。

3. 要注意掌握干部人事档案材料的质量要求

第一, 材料的真实性。只有具备真实性, 干部人事档案才能够真正的发挥作用。组织在考察、选拔人才的时候, 主要的依据就是干部人事档案, 因此, 干部人事档案的材料不需具备真实性、可靠性和客观性。一旦干部人事档案材料失去了真实性, 那么组织人事工作就会将错误的信息作为依据, 极有可能给工作带来一定的影响和危害。其中, 人事档案资料中要保证人员年龄、工作时间、入党时间以及学历材料的真实性, 确保档案的真实性。

第二, 手续的完备性。干部在不同阶段的不同方面的真实情况的反映在一定程度上取决于干部人事档案材料手续是否完备。在日常工作中, 因为工作人员的疏忽或者是其他原因, 导致有的材料某些部分的遗漏, 也有可能有的材料其本身的不确定性而导致没有正式的结论。如果材料手续不完备, 那么材料是否被审批就不够明确, 如果将这样的材料归档, 那么干部人事档案的质量将会受到严重影响, 其实用价值也将会降低, 同时也会干扰干部人事工作的正常运行。

第三, 材料的完整性。只有完整的干部人事档案材料, 才能真正的全面的将干部的个人情况反映出来。所以对于多页、多份构成的材料, 其收集过程一定要小心, 不能遗漏。人事档案材料涵盖了十大类材料, 包括人员的学历材料、履历材料、考核奖励等材料, 档案收集时要完整的收集人员所有资料, 保证资料的全面和完整。

第四, 材料书写的规范性。干部人事档案是会被永久保存的, 如果其速写不够规范, 将会影响其真实性。所以, 干部人事档案管理人员必须具备高水平的业务能力, 准确掌握干部人事档案材料的质量要求, 才能更好地完成该项工作。

4. 要注意采取灵活多样的收集方法

在进行干部人事档案材料收集的时候, 如果采取正确的方式, 就会在很大程度上提高工作效率。收集干部人事档案材料的方法主要有两个:宣传鼓动的方式和制度约定的方式。

第一种方法主要是通过发布文件、召开会议等形式对干部人事档案进行宣传, 争取大众的支持。鼓励人员自觉填写或者提交相关资料, 包括学历、履历以及其他材料。第二种方法就是按照干部人事档案材料的形成规律, 固定收集的步骤和程序, 形成相关的准则, 实现收集工作的科学性和有序性。

参考文献

[1]范一航.信息时代对干部人事档案管理思考探析[J].兰台世界, 2013, (29) :48-49.

人事档案注意事项篇3

关键词：人事档案人事改革关系作用

Display dossier function boost personnel system reform

Hu Haitao

Abstact:Personnel labor and allocation system reform of tobacco industry in Liaoning province has already begun to spread gradually.In order to conform to the trend of reform and the need of developoment,pesronnel archive management as a supporting role has to advance with the time.During this period,to recognize the status of pesronnel archive,to clear the relationship between this reform and pesronnel archive and to play the role of personnel archive has become a basic job which can keep this reform going smoothly.

Keywords:Pesronnel archive Personnel labor and allocation system reform Relationship Effect

【中图分类号】F272.92 【文献标识码】A【文章编号】1009-9646(2008)12-0060-02

人事档案管理是人力资源管理中的一项基础性的工作。此项工作看似简单，但在辽宁省烟草行业正在推行的人事用工分配制度改革（以下简称人事改革）中，它却有着不可替代的作用！如何充分地挖掘人事档案的作用、最大限度地体现人事档案的价值，是每一个人力资源工作者都必须思考的问题。

1.结合实际、深入分析人事档案管理现状

在日常的企业管理中，人事档案管理是一项经常容易被人忽视的工作，由于它长期以来都得不到人们足够的重视，所以使得这项工作一直都没有太大的起色。究其原因主要有以下几个方面：

从工作的性质上来看，人事档案管理工作具有一定的保密性，在人事档案管理中档案材料是绝不允许外泄的，而且档案管理者也绝不允许透漏档案的内容，这种性质使得人事档案管理工作好似与外界隔了一座墙，逐渐脱离了群众，变成了一项相对独立、封闭的工作。

从工作的内容上来看，人事档案的管理内容具有较强的针对性，面对着比较单一、死板的档案材料内容，总会让人感觉这项工作比较枯燥乏味，容易使人丧失对这项工作的兴趣。

从工作的方式上来看，人事档案管理工作的方式具有相对的固定性，操作起来显得比较简单，这种传统而又死板的管理方式给人的感觉就好似谁都可以轻松地胜任这项工作，让人觉得这项工作缺乏挑战性。

从员工的角度来看，由于员工一般是不会接触到人事档案的，长此以往的疏远使员工渐渐地淡化了对人事档案的意识，觉得人事档案与自己日常工作无关，于是他们就很容易产生“事不关己，高高挂起”的态度。

种种原因使得人们一直以来都缺乏对人事档案管理工作的关注和重视，忽视了对人事档案信息的利用，没能真正地发挥出人事档案的利用价值，这在一定程度上会有碍于我省人事改革的实施。

2.端正态度，正确认识人事档案的作用

为了加强对人事档案的管理，必须要让员工从态度上重视人事档案的管理工作、从思想上认识到人事档案的重要作用，为此就必须要让员工真正地了解什么是人事档案。所谓人事档案，是指在人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案^［1］。人事档案，就好像一部摄像机^［2］，它会全面而真实地记录下一个人的成长过程、学习经历、工作历程，甚至是生老病死，它无所不包，如影随形，甚至比我们自己更了解我们。

这种特有的历史记录功能使得人事档案拥有了特殊的作用。对企业来说，人事档案可以为企业提供大量、动态、真实、有效的原始资料和数据。从人力资源开发的角度来看，企业可以通过利用人事档案，清楚地了解到员工过去的地工作轨迹^［3］。为了做到知人善任、选贤举能，尽可能全面、准确、公正地了解员工，企业通常会将员工的考察现状与其档案材料中所记载的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机地结合起来，从而为人员正确地选拔和配置提供重要的参考作用。此外，人员的任用结果又会形成新的材料再次归入到人事档案中，并为企业下一次的人员变动提供重要的依据。

对员工来说，人事档案可以帮助员工获得其应有的权益。从档案本身所衍生的一些职能来看，它涉及到员工方方面面的利益，比如组织关系的确认、工资奖金的发放、社会保险的办理、转正定级的审查、技术职称的申报、退休手续的审批、政审材料的提供以及证明材料的出具等等事宜，都需要由人事部门从人事档案材料中寻求依据。人事档案材料的真实性、原始性是其他任何材料都不可代替的，所以它在作为一种凭证时具有较强的法律效益^［3］，可以用来为个人的切身利益服务。

正确认识人事档案的作用，不仅可以使员工提高对人事档案工作的重视程度，还可以使企业加强对人事档案工作的管理力度，而且更可以为正在推行的人事改革做好前期的铺垫和准备工作。

3.抓住联系、认清人事改革和人事档案之间的关系

人事档案作为企业的一种信息资源，对企业的发展和前进起着重要的推动作用。目前，辽宁省烟草行业正在推行的人事改革就与人事档案有着非常密切的关些。以这种信息资源为切入点，可以从两个方面分析它们的之间的关系：

从改革实施的角度来看，人事改革是信息资源的利用者。在改革的进程中，每一步都很重要，其中有一个关键的环节叫做信息公示，特别值得大家关注。所谓信息公示就是将员工的年龄、工龄、烟龄、学历、职称、职务、任职时间等基础信息张榜公布。这些信息资源所提供的最基础的数据和凭证对此次改革尤为重要，能否正确地利用这些信息资源成为此次改革的关键，首先它们会直接地影响到改革中套档定级的制定；其次它们会不同程度地影响到岗位和绩效基数的设计、影响到个人工资待遇的计算、进而会影响到整个企业工资总额的核算；再次它们还会影响到员工对改革信心和态度、甚至会影响到整个改革实施的稳定。

从档案管理的角度来看，人事档案是信息资源的提供者。在改革中对员工信息的公示恰恰体现了人事档案的作用和价值。从人事档案的形成来看，只有它才能完整、准确、详细地记录下一个人过去的学习经历和工作轨迹，所以这些信息资源最初都应该是来源于人事档案的，也就是说人事档案是这些信息资源的源头。作为信息资源的载体，人事档案所提供的信息关系到员工岗位等级的高低、工资待遇的多少，所以在改革中，如果任何人对所公示的信息有质疑的话，人事部门都必须谨慎对待，并派专人对人事档案记录的信息进行比较核对，而且最终的结果通常还要以人事档案所记录的最原始的信息内容为主。

人事改革与人事档案是相互对立的统一体，人事改革需要依托于人事档案提供的信息来稳步推进改革的实施，人事档案需要借助于人事改革搭建的平台来逐步实现档案的价值。

4.加强管理，充分发挥人事档案的辅助作用

现阶段的人事改革对人事档案材料的收集、管理和利用提出了更高的要求，是对人事档案管理工作的一次严峻的考验。为了充分发挥人事档案的作用、确保此次改革的能够逐步推进、稳步实施，人事主管部门应从以下几个方面加强对人事档案的管理工作。

从制度方面，要加强档案管理的制度建设。制度建设是确保人事档案管理工作稳步提升的前提。辽宁省烟草行业应该针对人事档案管理工作建立起一系列统一、规范的管理制度，使上下级部门能够协调一致、步调相同，同时还应在此基础之上制定出科学、标准的工作流程，从而通过各种制度和流程共同来规范和管理档案从业人员的工作行为，最终提高人事档案管理的工作效率和工作水平，为人事改革做好制度上的铺垫。

从思想方面，要转变原有的陈旧的观念。原有的思想侧重于把档案当作一种机密性的文件，强调的只是保管和保密，而忽略了档案作为一种信息资源的利用价值。如今我们应该树立以人为本的观念，从认识人的本性、关心人的需要、尊重人的价值等角度出发，最大限度地发挥人事档案提供信息资源的作用，从而来满足个体在社会中自我发展的需要，最终实现人事档案的核心价值^［4］，为人事改革打牢思想上的根基。

从操作方面，要加大基础工作的管理力度。在信息收集方面，人事档案管理者要积极调动相关部门来主动配合档案材料的收集工作，遇到新材料必须要随时补充归档；在材料整理方面，人事档案管理者要对收集的所有材料信息进行认真地甄别，根据材料的内容逐一分类，并严格按照人事档案装订要求进行装订整理；在档案利用方面，人事档案管理员要在做好保密工作的前提下加大对档案材料查阅、借用、出具证明等功能的利用，最终为人事改革开拓信息资源的多种利用途径。

从技术方面，要加强信息化技术的应用。目前辽宁省烟草行业在人事档案管理方面信息化水平还不高。在办公自动化逐步普及的基础上，我们要加快对人事档案信息化的建设，通过计算机技术，建立起一套完整的人事档案信息管理系统。利用各种信息手段真正实现档案材料从文字，到声音，再到录像的多样化，同时充分发挥多媒体技术在信息采集、维护、检索和利用方面的作用^［4］，从而最大限度地挖掘人事档案的作用，为人事改革寻求信息技术上的支持。

总之，人事档案管理是一项长期的系统工作，而人事改革则是一项阶段性的目标任务。人事档案管理应该抓住改革这个契机重新走入人们的视线，让企业和员工在改革中逐步地认识到人事档案管理的重要意义和巨大作用。人事档案管理作为改革中的一项辅助性工作，同样也需要与时俱进，需要不断地吸收新办法、新经验、新技术，从而为推动人事改革的稳步前进、实现人事档案管理的规范化、信息化打下坚实的基础。

参考文献

［1］朱玉媛.现代人事档案管理［M］.北京:中国档案出版社,2002.14

［2］中国劳动律师网.档案-最熟悉的陌生“人”.http://www.linfuming.com/laodong/dazy/lfm0021.htm

［3］苟小娟.HR必知——人事档案的作用［J］.成都人才，2008，(2)

人事代理相关事宜,以及注意事项篇4

1、什么是毕业生人事代理答：毕业生人事代理是指政府人事部门所属的人才交流机构，本着充分尊重毕业生自主择业的原则，高效、公正、负责地为各类毕业生解决在社会主义市场经济条件下所遇到的人事管理方面的有关事宜。它是一种新型的人事管理方式，它的实行，对深化人事制度改革，实现人才社会化管理和服务都具有重要意义。

2、哪些毕业生应该申请实行人事化代理？答：凡通过双向选择，已同外资企业、股份企业、乡镇企业、私营企业、民办科技，教育、医疗机构、各种中介机构等非国有单位和实行聘用制的国有企、事业单位签订就业协议的毕业生；择业期内暂未落实就业单位，目前正在择业的毕业生；准备复习考研的各类毕业生等，均应实行人事代理。

3、毕业生办理人事代理需经过哪些程序？答：根据毕业生的不同情况，毕业生人事代理手续办理程序也有所不同，具体程序分别是：（1）择业期内已联系到接收单位的毕业生持由接收单位签单的《就业协议书》到市人才中心，由市人才中心审核后签署人事代理意见；毕业生将《就业协议书》送交所在学校，由学校统一到有关部门办理《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》，并将毕业生档案经市大分办转交市人才中心；毕业生持《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》到接收单位办理户口迁入手续，接收单位无集体户口的，可直接落入

市人才中心集体户口。（2）择业期内暂未联系到接收单位或准备复习考研的大专以上毕业生持《就业协议书》到市人才中心，由市人才中心审核签署人事代理意见（学校也可集中为毕业生办理人事代理手续）；毕业生将《就业协议书》交所在学校，由学校统一到有关部门办理《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》，并将其档案经市大分办转交市人才中心；毕业生持《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》、身份证等材料到市人才中心报到，签订人事档案管理合同，户口落入市才中心。（3）择业期内已就业，现要求派到市人才中心实行人事代理毕业生和由省外院校被派到本省二次择业的毕业生持《毕业生就业报到证》（改派的还须提供原接收单位或省辖市人事局同意改派的证明）到市人才中心，由市人才中心出具接收函；凭市人才中心的接收函和原《毕业生就业报到证》直接到省大分办办理改派手续，并凭新的《毕业生就业报到证》将毕业生档案转交市人才中心；持新的《就业报到证》、《户口迁移证》、身份证等材料到市人才中心报到，签订人事档案管理合同，户口迁入市人才中心。

4、毕业生办理人事代理手续后享受哪些待遇？

答：毕业生办理人事代理手续后，可以放心地到省内外一切用人单位工作。市人才中心保障毕业生的合法权益，毕业生可以享受到和国有单位工作人员相同的人事待遇，如办理转正定级、初定职称、保留干部身份、计算工龄、调整档案工资、职称资格考评、出国政审、党员管理、代办社会保险、户口迁入、出具以档案材料为依据的相关

人证明等。

5、人事代理毕业生见习一年期满后，转正定级如何办理？答：委托人事代理的应届毕业生见习一年期满后，市人才中心按国家规定转正定级。转正定级虽然对在非国有单位工作意义不大，但是转正定级后意味着干部身份的正式确定，如果变动工作调入国有单位，转正定级将作为享受有关待遇的主要依据。

6、人事代理毕业生可以初定职称吗？答：国家规定，全日制普通院校毕业生，见习一年期满后，经考核合格，即可在转正定级的同时办理初定专业技术职务手续，不需要再进行评审。具体规定是：中专毕业生见习一所期满，定为“员”级职务；大专毕业见习一年期满，再从事本专业技术工作二年，定为“助理”级职务；大学本科毕业见习一所期满，定为“助理”级职务；硕士学位获得者从事本专业技术工作三年，定为“中级”职务，博士学位获得者定为“中级”职务。人事代理毕业生可于见习期满的当月，向市人才中心申请办理相应职称（职务）初定手续。如果毕业生在择业期内不办理人事代理，将影响资历的认定、待遇的提高和就业的机会。

7、人事代理毕业生可以调整档案工资吗？答：根据国家规定，国家机关、事业单位调整工资时，凡是在市人才中心管理人事档案并保留干部身份的人员，本人符合国家规定的升级条件，可按照国家规定的调资政策核定其增资额，记入本人档案。据市场调查，许多单位招聘人员核定工资，是以档案工资为依据。

8、人事代理毕业生党组织关系怎么办？答：人事代理毕业生中的中共党员，其组织关系可以随之转到市人才中心流动党员党支部，并在该支部参加党员活动。毕业生在校期间入党后未转正的，由流动人员党支部按照党章规定负责办理有关手续。

9、人事代理毕业生的工龄如何计算？答：毕业生凭《毕业生就业报到证》在市人才中心报到后，有聘用单位的，从报到之日起开始计算工龄。工龄可以说明资历，工龄是毕业生进入国有单位享受工资晋升、职务变动、退休、保险等待遇的依据之一。

10、人事代理毕业生怎样参加养老保险？答：接收单位统一参保的，可通过单位办理新增投保手续；接收单位没办养老保险或暂无联系到接收单位的，本人可持身份证，人事档案管理合同到市人才中心办理开启缴费手续，缴费标准按许昌市统筹办核定的当年标准，在最低与最高标准之间由个人选择确定

11、人事代理毕业生可以考研吗？答：可以。在研究生招生报名阶段，市人才中心可以为代理人员出具考研证明；录取阶段，凭录取学校调档函或录取通知书，办理人事关系，工资关系及档案转递手续。

12、人事代理毕业生怎样办理婚姻登记手续？答：持双方户口本、居民身份证、现工作单位或原工作单位开具的未婚证明到市人才中心，由市人才中心审核后开具《婚姻状况证

明》，本人持《婚姻状况说明》到所在区县民政部门办理结婚登记。

13、人事代理毕业生怎样申请计划生育指标？答：持本人户口本、结婚证、《一孩生育审批表》（居委会先盖章）到市人才中心，由市人才中心审核加盖计生专用章后，持审批表到所在办事处、乡（镇）申办生育证。

人事档案管理篇5

范围

本标准规定了XXXXXX的管理职责、管理内容与要求、检查与考核。

本标准适应于XXXXXX人事档案的管理工作。

引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

中共中央组织部关于印发《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目

标管理考评标准》的通知(组通字［1996］55号)。

关于转发中共江苏省委组织部《江苏省1996-XX年干部人事档案工作规划》的通知(组厅

字［1996］36号)。

国电公司关于印发《国家电力公司干部档案工作八项制度》的通知(人建［1998］48号)。

《干部人事档案材料收集归档规定》。

管理职责

3.1 主管劳动人事工作的局长对人事档案工作负领导责任。

3.2 工作由局劳动人事部负责。

3.3 专职负责工作。

管理内容与要求

4.1 基本任务

4.1.1 负责接收、征集、整理、立卷、编目和统计本局形成的人事档案。

4.1.2 负责对形成人事材料的局属各部室的归档工作进行业务指导和检查。

4.1.3 负责人事档案材料的鉴定、保管、保密、查阅和传递、检查核对等管理工作。

4.2 人事档案材料的收集途径和范围

4.2.1 通过局党委工作部、劳动人事部收集职工在吸收、聘任、调配、转业退伍安置、任免、办理工资待遇、政审等工作中形成的档案材料。

4.2.2 通过局党代会、职代会、工会、共青团等代表会议的部门，收集代表、委员登记

表和个人政绩材料。

4.2.3 通过局劳动人事部收集职工受教育的学生(学员)登记表，考生登记表，学习成

绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩表，学习鉴定

等材料。

4.2.4 通过局劳动人事部收集专业技术资格评定、认定、确认审批材料和工人技师资

格审批材料。

4.2.5 通过局党委工作部收集在组织建设中形成的批准为正式中国共产党党员的志愿书

、申请书、自传、登记表等材料。

4.2.6 通过局党委工作部收集在共青团建设中形成的入团志愿书、申请书、登记表等材

料。

4.2.7 通过局长工作部、局工会、党委工作部等部室收集表彰活动中形成的先进工作（生产)者、劳动模范等的登记表、先进模范事迹、嘉奖通报等材料。

4.2.8 通过局纪检监察室、劳动人事部等部室收集形成的处分决定、本人检查、上级批

复、个人对处分决定的意见等材料。

4.2.9 通过局审计稽查部收集形成对职工经济工作中的评价、处理意见等材料。

4.2.10 通过局安全生产部、生产科技部及本人、报刊杂志等途径收集本局职工的发明、科研成果及有重大影响的论文、著作等的目录．

4.2.11 通过局劳动人事部、工会收集职工更改姓名、民族、出生年月、国籍、入党入团

时间、参加革命工作时间等有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级

批复及职工离、退休审批材料等。

4.2.12 通过局工会、安全保卫部等部门收集死亡职工的悼词、公开报道、非正常死亡的调查报告等材料。

4.2.13 人事档案具体归档范围按中共中央组织部制定的《干部人事档案材料收集归档规

定》执行。

4.3 归档要求和时间

4.3.1 凡需要归档的人事材料，由各主管部室负责收齐，确认无误后，填写移交清册一

式二份，经部室领导审签后，交局人事档案室归档。

4.3.2 凡需要归档的人事档案任何人都不得擅自保存，更不得据为已有，必须主动向局

人事档案室移交。

4.3.3 各部室移交人事档案时，必须详细填写登记表一式二份，连同归档材料一齐送局

人事档案室。

4.3.4 专职接收归档人事材料时，须按照归档登记表的项目，逐份逐页地

进行核对，检查无误后，签字盖章，其中，一份归档登记表留存档案室备查，另一份退回，由

归档部门保存。

4.3.5 归档材料必须是办理完毕的正式文件材料，材料齐全完整真实，文字清楚，对象

明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 归档材料必须手续完备，经鉴别不属归档范围的材料，要分别情况予以处理。

4.3.7 对伪造的材料要追究责任，严肃处理；对应销毁的材料要详细登记，经分管局领

导审查批准；对应转出的材料要办理转递登记手续。

4.3.8 人事档案材料的载体，应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。

4.3.9 凡归档人事材料的撰写必须符合要求，文字必须是铅印、计算机打印、胶印、油

印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复

写纸书写。

4.3.10 归档材料必须是原件，除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件

存档。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一个月内移交局人事档案室，移交份数一般为

一份(省公司管理的局级领导需二份)。

4.4 鉴别与转递

4.4.1 认真鉴别、判定人事档案的真伪，做到不错归、错销。

4.4.2 从本局职工姓名的异同(即：同姓同名，同姓异名或异姓同名)上鉴别人事材料

是否是该职工的材料，避免张冠李戴现象发生。

4.4.3 按照人事档案十大类(即：履历、自传、鉴定、学历、政审、党团、奖励、处分、待遇、其他等类)的内容，鉴别其是否属于人事档案归档范围。

4.4.4 以《干部档案工作条例》及《企业职工档案管理工作规定》为准绳，以审查结论

为依据，以案情缘由为线索，鉴别归档材料是否符合材料清理的有关政策。

4.4.5 剔出归档材料中的重份、内容重复、不能说明问题和没有价值的材料，使归档材

料更精练。

4.4.6 通过政审材料和处分材料的构成以及每份材料的内容，鉴别归档材料是否完整。

4.4.7 检查归档材料的审查、批准、签署、盖章、落款等手续，鉴别归档材料手续是

否完备。

4.4.8 职工因工作调动需要转递人事档案的，应在10天内办理转递手续，避免因时间

拖久，产生“无头档案”。

4.4.9 对转出的人事档案要认真地检查核对，按有关要求整理合格，装订成册，不得

扣留材料或分批转出。

4.4.10 人事档案转出后，须在档案名册注明何时转向何处，以便备查。

4.4.11 转出的人事档案要仔细填写《人事档案转递通知单》，与档案一道密封，加贴

密封条并盖密封章，通过机要交通或派专人转递，不准邮寄或交本人自带。

4.5 人事档案的整理

4.5.1 人事档案的整理必须规范，按照《干部档案工作条例》、《职工档案管理工作

规定》的方法和程序，对归档的干部、职工个人材料进行鉴别、分类、排列、编目、装订，使

之系统化、条理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，须按计算机档案管理程序的要求，依姓氏笔画的顺序，逐卷、逐

件、逐个字段地输入微机。

4.5.3 案卷装订前，应拆除卷内每份文件的装订金属物，整平、裱糊褶皱和破损的材料。

4.5.4 案卷装订时，按“封面——目录——卷内文件——封底”的顺序分箱排架。

4.5.5 案卷装订后，一律使用标准档案装具装袋，在填写好装具脊背各栏项目的内容后，按“姓氏笔画——编号”的顺序分箱排架。

4.6 人事档案的保管、保密

4.6.1 为确保人事档案的绝对安全，须使用门窗较坚固的专用档案库房，配置专用铁

质的档案柜。

4.6.2 人事档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14°C～24°C之

间，湿度控制在45%～65%之间。

4.6.3 库房内每个铁质档案柜中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵

蚀。

4.6.4 依据档案库房通风去湿(降温)原理，不定时地开启库房门窗，保持库内空气清新

，防止有害气体对档案的腐蚀。

4.6.5 档案库房的门窗必须密封无损，库房门窗开启后，须随时注意关闭，防止老鼠入

库危害库存档案。

4.6.6 严禁在库房内吸烟和摆放易燃物品，正确使用电器设备，保证用电安全。

4.6.7 每月定期对库藏档案进行清理检查，若发现有破损或载体变质的档案，要查明原因

并及时进行修补或复制。

4.6.8 管理人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容。

4.6.9 任何人不准携带档案材料进入公共场所，个人不准私自保存他人的档案材料。

4.6.10 人事档案库房为我局机要重地，无关人员不得入内。

4.6.11 档案管理专职每天下班前须对库房进行安全检查，节假日须做好安全防范工作。

4.7 人事档案的提供利用

4.7.1 档案管理专职须按姓氏笔画编制人事档案案卷目录检索工具，积极为人事工作服

务。

4.7.2 凡本局需查阅人事档案者，必须是中共党员，查阅前应填写查阅登记表，在查阅

室查阅，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

4.7.3 查阅人事档案时要注意爱护，保持案卷的整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。

4.7.4 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料，确因工作需要从档案中取证的，必须

经有关领导同意后，方可办理，复制的材料不得给无关人员观看，用毕自行销毁。

4.7.5 本局人事档案一般不外借，特殊情况需外借的，可由借用单位写出借阅报告，经

本局分管领导批准后方可借用，借用档案一般不超过三天，用后及时归还。

4.7.6 借用的人事档案必须妥善保管，要严格保密，不准交给无关人员和职工本人翻阅

，用毕及时归还。

4.7.7 本局任何职工不得查阅本人及家属的人事档案。

4.7.8 档案管理人员接待阅档时，要先清点材料，后拿出，收回档案时要清点，再归档。

4.7.9 每月检查一次借出档案的退回情况，逾期不还者要及时催回；每年年底进行一次

档案总核对工作，将不该管的档案转到有关单位，应管档案及时索要。

检查与考核

人事档案注意事项篇6

一、干部人事档案审核整理工作中的重点

(一) 落实档案审核目标责任制。可成立干部档案审核整理工作领导小组, 由素质高、责任心强、具有一定干部档案管理经验的人员组成。明确任务, 责任到人, 确保干部人事档案审核工作做到事事有人负责, 环环有人把关。此外, 对于审核人员出现质量把关不严、丢失损毁材料、甚至涂改档案内容的, 进行严肃处理, 确保高标准、高质量地完成干部人事档案审核整理工作。

(二) 落实审核人员培训管理制。加强对审核人员的培训工作, 不断提升其档案业务水平。并要求审核人员必须严格执行干部人事档案保密工作有关规定, 落实“三严禁一严守”纪律要求, 即:严禁泄露干部人事档案相关内容, 严禁将档案材料私自带出干部人事档案室, 严禁将与审核整理工作无关的人员带入审核整理室, 严守各项工作纪律。

(三) 落实归档材料审核把关制。对补充、查找来的干部履历表、年度考核登记表、学籍档案、职称材料、入党志愿书、表彰奖励、工资审批表等入档材料, 按照干部档案整理相关要求, 仔细查看、对照鉴别, 严格把关, 杜绝不规范、不完整和虚假材料归档。

二、干部人事档案审核整理应注意的问题

(一) 档案审核要审细、补全。在干部人事档案的审核过程中, 需要做好以下几点:一是审核档案材料是否完整、齐全, 档案内容是否真实客观。二是审核档案材料手续是否完备, 档案中是否有混装、错装的材料。三是审核档案整理是否满足相关要求, 并且按照档案记载的情况认定干部的“三龄一历”, 补充并完善档案中不完备的手续和不齐全的材料, 同时鉴别和归档整理补充收集到的档案材料。

(二) 档案材料收集要齐全、完整。干部人事档案能够将一个人的经历、表现和成长轨迹记录并反映出来, 是考察一个人的重要方法。若缺失了某份应归档的材料, 会导致组织人事部门作出不公正或片面的判断。所以, 要归档好缺少的档案材料, 认真填写《缺少材料登记表》, 材料收集、档案审核和信息反馈工作必须同时开展。此外, 要对补充材料的内容和送交时间作出规定, 单位与个人要一起收集, 让收集到的材料更加完整。同时还要逐份审查、准确鉴别档案中的新旧材料, 确保档案材料的齐全完整。

(三) 档案材料鉴别要准确、真实。做好档案材料的鉴别工作, 有利于保障档案内容的完整性与真实性, 这是干部人事档案管理工作中的重点。因此, 档案管理人员要认真负责, 细致审查每份归档材料, 提高鉴别的准确性。对于出现的私自涂改材料的情况, 要仔细检查其真实性, 避免出现弄虚作假行为, 保证干部人事档案准确无误。此外, 如果出现手续不完备、填写不规范、材料被涂改、材料有重复等情况, 则不予以归档, 让档案材料更加真实准确。

(四) 档案整理要分类准确、编目无误。为切实提高干部人事档案的质量, 不仅要做好档案材料的收集与鉴别工作, 还要做好以下几点:一是要分类准确, 从档案材料的分类要求出发, 合理进行分类排列, 避免出现错装、误装的情况。二是要编目无误, 根据格式编写好类号页, 同时保证其与干部档案目录相符, 不能出现漏码和重号。三是在整理档案材料时, 要仔细认真地对其进行技术加工, 不能让档案材料出现损伤和混装。在对加工档案材料整理过程中, 需要根据规定的标准尺寸进行补贴和剪切, 其装订要精美大方, 装订要符合规定要求, 之后才能入库保存。

(五) “三龄一历”审核确定要细致、严格。人事档案是考察干部的重要依据, “三龄一历”的认定, 与每个人的根本利益密切相关。档案管理人员在审核确认“三龄一历”时, 必须坚持实事求是的原则, 逐项进行。“三龄一历”指得是出生时间、参加工作时间、入党时间和学历学位。但是从填写的干部人事档案材料信息中可知, 存在着前后不一致的问题, 其中所填写的出生时间、参加工作时间、入党时间和学历学位等信息尤为混乱, 这些无疑增加了审核确定的难度。因此, 在认定“三龄一历”的过程中, 档案管理人员不能怕麻烦, 要多次进行审核, 并根据相关规定进行认定, 保证认定结果的真实性和准确性。

三、结语

总之, 干部人事档案的审核整理是一项繁琐、系统的工作, 需要档案管理人员保持严谨的工作态度, 并具备一定的专业知识技能, 善于处理工作中的问题。此外, 档案管理人员还要积极对待工作, 将每个工作环节做细, 只有这样才能够让干部人事档案更加真实和完整, 并为组织人事部门提供重要的决策依据。

摘要：本文主要从干部人事档案的审核、材料收集、材料鉴别、整理、审核确定5个方面探讨了干部人事档案审核整理应注意的问题。

关键词：干部人事档案,审核,整理

参考文献

[1]翟福贞.鉴别、整理干部人事档案应注意的问题[J].兰台世界, 2013 (4) :115.

试析人事档案代理制度篇7

关键词:档案代理知情权服务意识

1995年国家人事部首次提出“人事代理”, 这是人事管理大胆改革的举措,是为了适应社会主义市场经济的发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。与之相关的代理人员的人事档案管理工作由人事代理机构负责,则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化,改变了人事档案纯属单位所有的弊端。但是随着人事代理制度的进一步推行,人事档案在代理的过程中逐渐出现了一些问题。如何使人事档案代理制度更加完善,是摆在我们面前的一项新任务。

一、目前人事档案代理过程中存在的问题

1.代理人员对人事档案重要性认识不足

有些人事代理人员对人事档案的重视程度不够,认为只要有一份好工作就行了,档案可有可無,对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪都不清楚,还有的认为自己的档案不在本人所属的单位,而由档案代理机构管理,觉得不放心,甚至有些人还认为自己和非人事代理人员不一样, 没有归属感。代理人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障,代理人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案代理工作带来负面影响。

2.人事代理机构对代理人员的档案材料补充、收集、更新缓慢

社会实践活动日新月异,人事代理人员的经历不断变化,其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。而目前的状况是人事代理机构对代理人员的档案补充、收集、更新缓慢。各类代理人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、奖惩、工资晋升等方面形成的材料十分丰富,如果这些材料收集工作不到位、不及时,就会导致许多归档范围内的材料流失,破坏人事档案的完整性。自2004年以来,我单位对招收的200多名医务人员实行人事代理,在查阅这些人员的人事档案时,我们发现不少人员的档案材料中缺少年度考核表、转正申请表,晋升工资表,资格考试报名表等原单位材料,大多数有的只是学生档案、人事代理人员关系托管表等材料,而且大多数档案是散装的,很容易造成材料丢失。这不仅给我单位的聘用工作带来很大的困难,而且直接影响了代理人员的职称评定、工资套改等。

3.人事代理机构与用人单位职责不明确,档案管理制度不健全

人事代理机构与用人单位工作职责不明确,在具体操作实施时不能落实协调机制,就会造成衔接工作的断层。这在不同程度上影响了代理人员的人事档案管理,以致不能充分发挥人事档案的作用。代理机构档案管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放,代理机构与用人单位衔接不紧,对代理人员的档案重接收,轻开发利用,档案大多以原有结构存在,而且档案装订不及时,档案材料散乱无章、杂乱无序,利用极不方便。由于人事档案是个人成长经历的真实记载,具有连续性的特点。如果代理机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时, 用人单位对个人的情况就会“一无所知”,从而延误相关工作。例如在我单位2008年招收的医务人员中,有一位同志在原单位入了党,成为预备党员,这在档案中有记载,但是代理机构没有及时把信息提供给我单位,所以该同志预备党员预备期的正常转正就受到了影响。

4.人事档案代理机构未能转变服务观念

现如今部分人事档案代理机构始终未能转变“你求我”的观念,对代理人员动向掌握不明,与代理人员缺少沟通联系,有高高在上的思想,服务态度过于生硬。用人单位和代理机构之间常常在材料收集、归档时产生误差,因为档案存在代理机构,用人单位管档人员对档案内容缺乏了解,而代理机构在接收用人单位转来材料时基本不审不看,责任心不强,服务意识差,这就造成档案内容不全或信息偏差,严重影响了档案信息质量。很多具体繁琐的事务让用人单位档案员代办,如催缴代理费、催促代理人员回学校或生源地转递学生档案、代理人员流向汇报、转正定级通知等。

二、加大对人事档案代理中存在问题的整改力度

1.提高对人事档案的重视程度,实现人事代理人员的知情权

切实执行现有规章制度,大力宣传人事档案代理机构及其职责范围,将有关人事档案代理政策和规章制度让代理人员知晓,让更多的人知道人事档案代理机构及其职责,人事代理人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等,让更多的人事代理人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案代理机构的人才能享受到某些应有的待遇,如身份保留、工龄连续计算、转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向代理人员公开,实现公民知情权,让当事人对自身的档案状况有清晰的了解,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变代理人员对档案的神秘感和漠视感,增强代理人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.及时收集代理人员的档案材料,全面准确真实地反映其个人现实情况

如何全面和及时地收集材料,是档案工作的重中之重。代理机构与用人单位要注意沟通信息,建立健全人事档案信息交换联系制度,建立人事档案材料收集网络,代理机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位,定期联系,用人单位对代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终和代理机构进行档案移交, 以保证代理人员的人事档案真实性和完整性,全面、准确、真实地反映代理人员的现实情况,以提升人事档案的利用价值。

3.明确代理机构与用人单位的职责,规范档案管理的操作程序

代理人员的人事档案管理工作须由用人单位和人事档案代理机构合作才能完成。所以这就要求双方在管理工作上观念要有所转变,用人单位要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作,人事档案代理机构也不能仅仅停留在档案保管上,双方都要在档案管理方面做好协调工作,着力解决职责不清、代理范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题,弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是用人单位的职责。制定出可操作的具体措施,明确人事代理机构和用人单位的职责范围、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递、与代理人员和用人单位定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依,规范管理,使人事代理人员的人事档案管理逐步实现法制化、规范化和科学化。

4.增强服务意识,提高档案管理人员自身素质,优化人事档案代理机构的服务质量

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。档案管理人员是人事档案工作的主体,必须熟悉国家人事政策和法律法规,了解人事代理制度,掌握人事档案专业知识和业务技能。档案管理人员一定要不断提高自身素质,切实转变工作作风,增强服务意识,提高服务质量,特别注重解决或多或少地存在的官僚思想和居高临下、服务态度生硬等现实问题,由现在的被动式服务向主动服务转变,不断拓展、延伸服务功能,主动与用人单位及代理人员沟通、联系,搭建一个双方充分了解的平台,营造一个和谐的工作环境,为用人单位和人事代理人员提供优质、方便、快捷、高效的服务。

5.实现代理人员人事档案信息化管理,发挥人事档案的信息功能

人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段,人事档案代理机构在处理好开发利用和保密的前提下,建立代理人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接,实现网络共联,凭借网络优势,以现代化的网络化管理模式,实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询,提高实际利用率,实现信息共享,向企事业单位和政府决策等提供人事代理人员的基本信息。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事代理人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

实行人事档案代理制度是人事制度改革过程中的新事物,这项制度的出发点是正确的,关键要进一步细化措施,分清职责,规范操作。只有如此,才能真正发挥人事档案代理制度的优势,打造坚实的人才服务平台,为企事业单位的改革和发展服务。

参考文献:

1.丁忠利.高校人事代理工作浅议[J].铜陵学院学报,2004(4).

2.潘中喜.人事代理与高校用人制度改革[J].北京广播电视大学学报,2005(2).

3.杨健.医院人事档案代理业务的思考[J].兰台世界,2007(11S).

4.马惠珍.高校人事档案代理制度的探索[J].中国教师,2009(S1).