公司物资采购管理规定

公司物资采购管理规定（精选8篇）

公司物资采购管理规定 篇1

XXX有限公司

物资采购管理规定

第一章总则

第一条为保证公司采购物资质量，节约物资采购成本，提高物资采购效率，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司物资采购全过程。

第二章物资采购供应职责

第三条公司的物资采购管理工作由市场部物资采购中心统一负责。采购物资包括公司生产所需原、辅材料、维护物资、维修物资、技改项目及其它非生产所需物资。

第四条所有物资的采购必须在公司发布的《合格供方目录》中选取供货方。

第五条市场部物资采购中心实行物资采购全过程各环节相互配合、相互监督、分段管理模式，生产计划与采购、质量检验与采购、价格审核与采购、合同审核与采购、货款支付与采购等职责分离。

第三章物资需求计划编制、审核与提报

第六条每月月初工艺计划部根据当月生产计划、设备维护维修需要以及管理需求编制物资需求计划，报公司分管副总经理审核。审核后的物资需求计划报市场部物资采购中心执行。

第七条物资需求计划中有专门技术要求的，技术质量部应提出最终技术条件，随物资需求计划一并报采购中心，在物资采购过程中技术质量部负责协同采购中心完成物资技术谈判、物资技术协议的签订和技术评定工作。

第四章采购计划编制与审批

第八条市场部物资采购中心对审批合格的物资需求计划进行库房清查。经查库确系不存在或库存不足的，由市场部物资采购中心分类编写物资采购计划，经市场部负责人、分管副总经理审核、总经理审批后送交财务部。

第九条生产急需物资经总经理批准后，采购中心可先询价采购，物资采购计划报批手续必须在三个工作日内补齐。

第五章供应商选择与考核

第十条合格供方的考核、评定及控制

市场部物资采购中心组织技术质量部、工艺计划部、生产部、财务部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选，建立公司供应商档案和台帐。

（一）合格供方的考核、评定过程

1.市场部物资采购中心根据公司生产物资现有供方和待开发的供方，在满足合同保证、供货能力、质量能力、资信能力的条件下进行摸底考察，提出初选供方单位。

2.市场部物资采购中心组织公司技术质量部、工艺计划部、生产部、财务部等部门对供方的质量管理体系认证资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、法人资格、企业规模、履约能力、企业资信、企业财务状况等相关能力等方面做出评价。

3.市场部物资采购中心组织评审小组根据综合评价资料或实地调查结果，进行分析、评审，确定合格的供方，报公司总经理或董事长批准。

（二）合格供方的控制

1.市场部物资采购中心在合格供方目录中选择供货方，并对合格供方的资金运作情况、执行能力等多方面进行动态管理。

2.市场部物资采购中心每年须组织评审小组进行一次合格供方的评定，对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的供方应予以肯定，继续进入本年的合格供方目录。

3.相关部门验证采购产品首次发现不合格品时，通知供方暂停发货，并按不合格品的有关规定处理，合格供方一年内两次出现不合格产品时，取消其合格供方资格。

4.合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则，及时供应性价比合理的物资，经查实一年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上，取消其合格供方资格。

5.合格供方与公司合作过程中，违反相关技术商务合同要求，出现产品质量问题、拖延交货时间影响我公司生产、技改的，应作好相应记录，由于供方的原因造成严重的质量责任事故，取消其合格供方资格。

6.每年的合格供方目录经批准后于 3～4 月公布。

7.重新进入合格供方的评定要求同新进入完全相同。

（三）合格供方资料管理

1.市场部物资采购中心将合格供方名单目录汇编成册、归档统一管理。

2.所有有关合格供方情况的活动必须记录存档并妥善保存。

第十一条公司其他部门不得指定供应商，审计监察室每半年检查一次，因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。

第六章采购价格的确定与控制

第十二条市场部物资采购中心密切跟踪市场行情，分析研究通用物资的成本构成与市场

价格变动趋势，建立价格数据库，作为确定采购价格的依据。

第十三条物资采购人员对包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购的总成本进行分析比较，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和采购的总成本最低原则确定采购价格。

第十四条公司审计监察室、财务部对采购价格的确定进行监督。

第七章采购合同审批、签订与执行

第十五条批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。市场部物资采购中心根据确定的供应商与价格，依照经法律顾问审定的标准采购合同文本拟订采购合同，认真审查产品名称、产地、规格型号、质量技术要求、数量、单价及总金额、验收准则、付款方式、交货时间、交货地点、运输方式、违约及处罚、质量异议处理、签约地点及质量管理体系要求等条款。公司对采购物资有特殊技术要求时，由市场部物资采购中心协同技术质量部对物资的特殊技术要求所涉及的技术协议内容进行审查，对合同项目涉及技术的先进性和可靠性或适应性承担实质性审查职责。

第十六条财务部合同管理人员对合同审查后，交市场部物资采购中心负责人、公司分管副总经理审批，最后送总经理（或董事长）签订正式合同。合同标的金额在 30万元以内的由总经理签订，并向董事长说明，其余合同均需由董事长或董事长授权的人员签订。

对重大和复杂合同，需报经法律顾问审查，再送公司分管副总经理审批。

第十七条财务部负责合同的管理，建立合同台账。

第十八条物资采购人员、合同管理人员跟踪并监督合同的执行情况，合同执行完毕及时核销。

第八章运输及保险

第十九条市场部物资采购中心与确定的供应商在签订采购合同中必须确定物资运输方式及运输发生途耗、毁损、丢失的相关责任，并根据不同的交货方式确定保险责任。对运输和保险中发生的异常情况，要分清责任，分析提出处理办法，并追究责任。

第二十条市场部物资采购中心按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。

第九章质检入库

第二十一条物资的入库验收须有物资采购人员、技术质量管理人员、库房保管员三方参加，按核准后的采购计划，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。

第二十二条所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品，应隔离、标识并做好记录，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。

第二十三条专业技术要求高的机器、设备及备件的入库验收由市场部物资采购中心组织相关采购人员、技术人员对设备的名称、数量、型号规格、随机备品备件、随机资料等逐项进行验收，完全符合合同中的各项要求后方能出具物资到货验收合格单。

第二十四条生产维修常用件、标准件由采购员、库房保管员进行数量和合格证的验证，做好物资入库记录，并对库存电子数据及时更新。

第二十五条物资的验收票据、合格证、计量单、机器设备随机档案资料等由采购员负责收集管理。全部技术资料由采购员负责交公司综合管理部档案管理人员归档管理。

第二十六条物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。

第二十七条物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处置报告，公司分管组总经理批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔等事宜。

第二十八条对符合要求的合格产品办理验收入库，限额内的数量损耗由财务部及时处理,无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。

第十章发票的审批

第二十九条市场部物资采购中心收到发票后，采购员持票到库房和保管员核对后在发票上经办人处签字，然后将入库单附后，交由物资采购中心负责人审核、公司分管副总经理审批后到财务部办理报销事宜。

第三十条财务部认真审核，根据业务内容进行相应的帐务处理。

第十一章货款支付、核算记账

第三十一条合同约定有付款方式的按合同约定付款；大宗、常用材料，当月供货，当月开票，隔月付款；低值易耗品按月结算付款。

第三十二条每月末市场部物资采购中心根据采购合同约定或公司相关的付款规定,编制月度付款计划。月度付款计划经公司分管副总经理根据月度资金会议决定审核批准后报财务部。

第三十三条财务部根据经过批准的付款申请支付款项，并进行账务处理。

第三十四条财务部应严格执行相关制度和规定，正确核算物资采购成本、库存成本，并进行相应的帐务处理；与仓库部门定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。

第十二章经营活动分析

第三十五条市场部物资采购中心定期汇总分析采购物资的数量、价格、质量状况、采购费用、供应商选择、需求计划的准确性、市场供应供需情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标。

第三十六条

第三十七条 第十三章 本规定由市场部负责解释。本规定自下发之日起施行。附则

公司物资采购管理规定 篇2

关键词：物资管理战略,集约化管理,集中管理,一体化

在本公司开展推进物资集约化管理的工作中,通过研究,本文提出的主要发展思路、目标和构想如下:

(1)物资管理总体战略目标:为了有效支撑公司的总体战略,提升物资管理的战略地位和管理水平,完成建设“一强三化”的总体战略目标,要建成“支撑作用强、理念科学化、管理现代化,资源最优化”的统一资源管理体系,为建设坚强智能电网,推动公司又好又快发展服务。

(2)物资管理体系建设:当前已经建立的两级物资管理体系能够有效地满足当前的物资集约化管理需要,结合未来发展趋势继续实施“三阶段推进法”的物资管理体系建设方案,即从两级集中采购平台逐步过渡到一级集中采购平台,远期发展到统一的虚拟与实体相结合的内部物资市场运作模式。

(3)物资计划管理:通过对物资计划管理现状的调研和诊断,要建设统一的全面物资计划管理体系,即不断强化计划管理的基础地位和龙头、主线作用,增强计划管理的前瞻性、科学性和决策参考功能,建立全面物资计划管理体系和两级全过程统计分析体系,实现物资计划管理与物资内部供应链各环节及公司其他职能部门的高效协同,建立一体化计划管理平台,实现计划管理的现代化和无纸化办公。

(4)物资采购管理:重点和核心在于采购创新,物资集约化改革以来全面创新了采购模式和采购策略,根据目前的现状继续加强“深化物资采购创新,强化集中规模采购,推进创新模式应用”的目标和两种采购创新方案,将采购管理创新作为物资管理全面创新的突破口,强化采购管理在内部供应链的核心地位,大力推进新型集中采购模式的应用,努力探索更加适应公司发展需要的新型集中采购模式,推进采购方式与采购策略的深度创新,实现采购管理的手段现代化。

(5)供应商关系管理:针对公司供应商关系管理体系建设不健全,缺少全国一体化的供应商管理平台、“共赢”意识淡薄的现状,基于共赢的新型闭环式全过程供应商管理体系目标,要进一步建立全国一体化的供应商管理平台,实现供应商的统一管理和分级管理,实现与供应商的双向互动与反馈,足进双方共同进步,共同发展。

(6)监造管理:进一步强化和全面推广属地化监造管理体系,强化监理管理在内、外部物资供应链之间的街接作用,实现内外部供应链的无缝对接,提升监造管理在物资质量和进度监控中的核心作用,依托国际公司及各级物流服务中心在全公司建立和推广一体化的属地化两级监造管理体系,提高物资供应链早期的监督水平,强化供货以来的质量和进度监控,提高物资需求单位的监造过程参与程度。

(7)仓储物流配送管理:传统的分散,孤立仓储配送模式已经不能适应新时期物资集约化管理需要,必须提升仓库的功能定位,通过优化仓储管理来降低公司整体库存水平,减少资金占用,强化发挥仓储管理在物资内部供应链中的桥梁作用,建设多种仓储模式并存的仓储模式体系,建设现代化物流配送中心,建立统一的仓储调度和管理体系,优化库存结构,最大限度地降低库存,盘活库存物资,确保公司物资供应的科学、合理:必须提高物流配送效率,强化物流配送在物资内部供应链中的纽带作用,建立适应公司仓储管理体系与现代化物流配送中心要求的多种物流配送模式构成的统一物流配送体系,建立统一调度中心,实现全国物流配送的高效协同,适度发展特殊领城的自管物流配送能力,适时进行必要的产业链延伸。

(8)标准化建设:物资标准化建设已经取得阶段性成果,但体系尚不完善,应用有待深化;必须夯实标准化建设在物资集约化改革的基础地位,建设涵盖物资采购标准、物资管理标准和物资操作标准的全面标准化体系,实现物资管理全过程、全业务的全面标准化,奠定集约化改革的坚实基础。

(9)信息化建设:物资管理信息化建设相对落后,ERP系统物资管理应用效率低,应用深度不够;必须强化信息化建设在物资集约化改革和物资内部供应链中的手段和平作用,依托SC-ERP工程进行物资管理模块的深度开发和应用,建设涵盖物资管理全过程,与公司其他相关职能部门相集成“横相集成,纵向贯通”的一体化共享管理平台,实现物资管理手段的现代化,提高物资管理的效率。

(10)应急物资管理:针对管理体系不健全,缺少系统的统一规划现状,必须强化应急物资管理在内部供应链中的应急保障作用,建立由核心供应商和网省公司共同参与,并将应急储备系统纳入的应急物资协同管理网络,构建一体化的应急调度管理系统,实现应急物资的快速响应,提高公司供电的安全性和可靠性。

○11废旧物资管理:改变过去废旧物资管理边缘化、分散化、松散化的现状,强化废旧物资管理在物资内部供应及全寿命周期管理中的闭环管理地位和退出机制建设,依托各级物流服务中心建立两级废旧物资统一管理体系,建立统一废旧物资管理制度,培养必要的统一处置力量,规范物资的退出管理,实现物资价值的最大化利用和残余价值的有效回收。

浅谈电力公司物资采购招标管理 篇3

【关键词】电力公司；物资采购；招标管理

一、前言

随着我国经济的快速发展，电力体制的有效改革，我国在电力方面的建设步伐明显提高，但目前电力方面的供电能力依然不足以满足人们在日常生活中对电力的需求，在此情况下，我国电力事业的发展遇到阻碍。因此，政府和电力公司及时采取有效措施，加大我国电网建设速度，增加电力工程项目，满足人们对电网的质量要求。所以在电力公司的物资采购中，常采用招标和非招标的其他形式，完成对招标项目的要求。

二、电力公司采购招标管理形式及内容

1.招标采购管理

招标人委托招标代理机构在指定媒介发布公告，邀请法人或者其他组织进行投标的公开招标。公开招标要求其招标的范围和项目的规模标准，必须符合国家相关法律、法规的标准，同时也要满足公司的有关规定。被邀请的特定法人或其他组织被招标人以投标邀请书的形式被邀请招标方式，视为邀请招标。其中，邀请招标必须按照国家相关法律、法规规定的规章制度进行严格要求。

2.非招标采购管理

非招标采购管理一般采用竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购及国家认定的其他采购方式四种。通过向两家及两家以上的供应商发出邀请，以谈判形式确定供应商的方式是竞争性谈判采购方式。单一来源采购，顾名思义是指向一家供应商发出邀请，进行直接谈判。询价采购方式，即向三家或三家以上供应商发出相关信息文件和询价文件，通过对多个供应商的报价对比确定供应商的采购方式。

三、目前电力公司物资采购招标管理中存在的问题

1.缺乏合理的工作目标

对电力公司而言，在目前的发展形势下，招标采购管理的主要目标之一，是保证物资供应、提高物资标准、从而滿足生产经营和电网改造的需要。但是就目前情况来看，许多电力公司在招标采购过程中，在采购模式上仍然采用传统的采购模式，沿用传统的采购思路，且由于缺乏对成本的控制，没有设立科学的采购目标等各种因素的影响限制，使电力公司在招标采购工作中，仅维持招标采购的保障作用，没能最大发挥招标采购的作用。

2.缺乏合理的设计流程

以传统招标采购工作为基础设计的电力公司现有的物资采购招标流程，虽然搭建了有关电子招标采购的公告平台、引进了物资采购招标管理的先进模式，但是由于其对某些环节的不够重视，使电力公司现有的物资采购招标流程的设计和执行方面仍不完善，缺乏合理性。

3.缺乏有效的工作模式

由于电力公司搭建的电子招标采购公告平台仅仅被用于进行信息的收集、相关项目信息的发布，其强大的招标业务应用系统未被升级，导致其更多的功能无法使用。因此，从事物资采购的工作人员只能继续采用传统的工作模式，手工完成核实信息、制定评标标准、公布中标结果等工作，大大降低工作效率。此外，解决人员的培训、推进相关合作部门的配合也是在建设推广物资招标工作中需要解决的重要问题。

四、针对电力公司物资采购招标管理的改善策略

1.确保招标采购的公平合理

电力公司要严格制定招标管理过程中的各项制度和规定，并加大制度的执行力，同时对投标人的基本情况进行仔细审核，对其资信情况、及对其是否能完成合同规定内容的履行能力进行分析，要坚定拒绝不符合条件的投标者。确保招标过程中的公平合理性。同时对内部工作人员的情况进行审核，严格管理内部人员，制定严厉的相关制度，避免公司内外部串通的情况出现，从而导致招标采购管理出现不公平的现象，进而影响电力公司的信誉。

2.加强非招标采购管理

对供应商评价机制进行完善，为供应商的选择提供参考依据，加强供应商管理和合同履行管理，是在非招标采购管理中应加强的管理机制。其中，关于国家对电力公司招标合同中有关签约履约的投诉处理的相关规定，或供应商的管理办法适用于电力公司非招标采购合同签约履约的违约问题，很好的保护了供应商及电力公司的权益。

3.建立招标评标专家制度

为保证招标工作的顺利进行，国家及电力公司应联合建立招标评标专家制度，以健全完善现有的专家评标标准，从而在公司招标活动过程中，加强对评标专家的监督管理，达到考察专家专业水准、避免发生专家评标腐败的现象，从而建造出一只高水平的公平公正的致力于为国家效力的评标专家队伍。

五、结论

综上所述，物资采购招标是在电力工程建设中非常重要关键的环节，整个电力工程的质量由物资质量直接影响。因此，电力公司应结合自身结构模式，针对自身发展情况，就招标采购管理模式和非招标采购管理模式两种模式进行准确选择。在物资招标过程中，如何保证招标的公平合理性，如何完善物资采购招标管理工作，是实现招标效果最优化的关键之处，其也是确保电力工程建设能否顺利进行，能否持续发展，能否满足人民日益需求的基础。

参考文献：

[1]周为旺.浅谈电力公司物资采购招标管理[J].科技与企业，2013，19：39.

[2]涂云凌.探究电力公司物资采购中的招标管理[J].科技与创新，2015，24：53.

[3]鲁明.浅谈电力物资采购招标的两种模式[J].科技信息，2010，27：136+17.

公司物资采购财务管理制度 篇4

目 录

第一章 总则

第二章 采购原则

第三章 物资采购价格管理

第四章 合同签订与内部审核

第五章 采购物资入库及出库管理

第六章 资金付款及报账管理

第七章 有关责任

第八章 附则

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一、总则

为了进一步规范物资采购行为，加强物资采购监督管理，根据国家要求，为提高公司经济效益，特制订本制度。

本制度是对公司购买材料、工具、配件、五金电器、劳保用品、办公用品等物资的财务行为的基本规范。

二、采购原则

2.1 物资采购按照采购金额的大小，实行分级分权管理。

2.2 除项目施工有特殊要求或仅有唯一供货单位外，其余每一物资采购均应选择三家以上的供货单位实行比质比价，同等产品比质量，同等质量比价格，同等价格比信誉，严格价格和质量监督。

供货单位选择和采购价格的确定，应做到公开、公平、公正，不搞个人特权和人情交易。

三、物资采购价格管理

3.1 公司对大宗原辅材料、定点采购材料应逐步实行招标采购管理。选点定点原则及具体做法按公司财务管理制度文件执行。

公司对非定点采购材料、零星采购材料，年累计采购金额较大的，也应尽量实行招标采购。

3.2 公司成立专门的招标评审工作机构，由采购、质量、技术、财务部门及相应的副总经理共同负责招标工作。各部门在招标管理中的职责如下：

3.2.1 采购部门负责提供招标单位资料，拟定招标方案。

3.2.2 工程、设计部门依据采购部门提供的招标单位资料，从技术、质量角度对招标单位的物资（产品）能否符合要求进行论证，并做出鉴定意见。

3.2.3 财务部门着重进行价格论证，在满足技术、质量要求的前提下，选择最低价位的供应商。

共6页

第2 页 3.3 经相应部门论证后，招标金额在10万元以下的物资采购，由招标评审机构集体讨论确定中标单位，招标金额在10万元以上的，由招标评审机构提议交总经理办公会议批准实施。

3.4 各责任部门应加强对中标单位管理，如发现中标单位擅自更改技术、质量要求和价格，必须及时向分管副总报告，后果严重的，应取消定点资格。

3.5 为确保采购物资优质优价，公司对已经定点采购的单位，也必须每年进行审定，不搞终身制。需要对招标采购单位和招标采购物资作调整的，由采购部门及相关部门提出调整意见，按同样的决策程序和管理权限执行。

3.6 对不具备招标条件的物资采购、非定点的物资采购、零星采购物资按采购金额的大小，重点进行价格控制与管理：

3.6.1 同一型号规格一次采购金额在1万元以下或年累计采购金额在10万元以下的物资,由采购部门负责人批准后采购。

3.6.2 同一型号规格年累计采购金额在10--20万元的物资，由采购部门提出三个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，确定采购价格。当意见不一致时，由分管财务副总经理最终决定。

3.6.3 同一型号规格年累计采购金额在20万元以上的物资，由采购部门提出三个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，报财务副总经理批准后采购。

3.6.4 同一型号规格年累计采购金额超过100万元的物资，按上述程序审核后，由财务副总经理提交总经理办公会议决定，批准实施。

3.7 为了保证物资采购工作及时、正常进行，凡价格方案应由总经理办公会议确定的，则应在一周内给予答复；其余的则应在三天内给予答复；财务部门应与各采购部门认真配合，确保及时采购。

四、合同签订与内部审核

4.1 凡已进行招标采购的物资必须签订合同；非招标采购物资、非定点采购物资、零星采购物资在同一供货单位年内采购金额满20万元以上的，也应签订合同。如事先不能确定的，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相应手续。

4.2 合同由采购部门负责对外签订，但在签订之前，必须执行公司内部的合同签订审批规定。即由采购部门填制内部合同审批单，内容包括供货单位名称、共6页

第3 页 采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等，采购部门按照管理权限逐级送审、签字，经批准后方能对外签订合同。

4.3 合同正本其中一份应由财务部门保留。

五、采购物资入库及出库管理

5.1 物资到场后必须由采购部门组织相关使用部门进行联合验收，合格后方可入库。

5.2 对不合格物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。

5.3 对收存入库物资进行核算、清点后，由仓库管理员出具入库或收料单。入库单或收料单一式三联，仓库留存一联作为登记仓库帐用、交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。

5.4 循环使用物资入库填写入库单，消耗性使用物资入库填写收料单。5.5循环使用物资出库填写出库单，消耗性使用物资入库填写领料单。

5.6物料出库必须要有出库单或领料单，出库单或领料单由领用人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准，所有字签完以后交由仓库发货。

5.7出库单或领料单一式三联，领用部门自己留存一联作为部门留底，供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库，一联作为仓库出库记账用，另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。

5.8 领料人于物料出库时发现问题，未及时当场处理的，则该物料视为合格。5.9以旧换新的物资一律交旧领新；

5.10对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备，仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”，记录各使用部门在用情况，并于每年年底盘点一次相互核对。

5.11销耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”，经有关技术人员进行查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”上签字认可后，入库并做好记录和标识。“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”一式两份，仓库留存一份作仓库报损销帐用，报财务一份作为财务报损销帐用。

共6页

第6 页 5.12对消耗性物资有消耗定额的，仓库保管员应协调相关部门控制发放，物资管理部门（如财务部）应严格控制签字。

六、资金付款及报帐管理

6.1 根据采购资金用款的特殊性，采购部门可在规定的资金使用计划内，先向财务部门申请用款。待该项物资发票报帐时，再进行审核。

6.2 财务部门在报帐时，应当对原始单据进行审核，经审核无误后方能报帐。具体审核内容如下：

6.2.1 有无书面合同。

6.2.2 合同是否有授权签订的批准手续。

6.2.3 报帐发票的单位、物资名称，数量，单价等是否与合同规定相符。6.2.4 无合同的付款事项是否符合公司相应的规定。

6.3 对审核不符合规定的付款，财务部门可以拒绝报帐。财务人员在报帐中发现问题的，应及时报告或协调处理，以便严格制度，落实责任。

6.4 财务和物资采购部门应同时对报帐物资进行基础数据管理，将每一采购物资的型号规格、供应商、采购单价等基础数据列入微机管理，为比价采购积累资料。

6.5 审计部门应负责对重要采购事项进行监督审计，审计报告直接对董事长（总经理）负责。

七、有关责任

7.1 公司经营者及其高级管理人员应当认真执行本规定，支持公司采购部门、价格监督部门履行职责。

7.2 公司责任部门、责任人员、及责任部门负责人应当按照本制度要求，结合公司实际情况，在执行中不断完善物资比价采购管理。

7.3 凡违反本制度，损害公司利益，造成公司资产流失的部门和人员应当承担相应的责任：给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；对弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

八、附则

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第6 页 8.1 本制度适用于公司本部，全资、控股公司可参照本制度制定适合本企业的相应管理规定，经批准后实施。

8.2 本制度由公司财务部门负责解释。

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公司废旧物资管理规定 篇5

为了规范公司废旧物资管理，最大限度地维护公司利益，经研究，决定对无利用价值的废旧物资管理规定如下：

一、废旧物资范围：

第一类：无利用价值的边角料、余料、设备备件、工模具、刀体、废品、塑料制品等 第二类：无利用价值的废旧纸箱、纸花、木板等

二、公司对废料实行统一管理，各部门无权擅自处理外卖。

1、第一类废旧物资由制造部统一回收。各部门无利用价值的废旧物资：普通钢质边角料、余料、刀体等由本部门运至公司Ⅰ号回收点；普通钢质废品经品质部认可后由制造部搬运工运至公司Ⅱ号回收点；塑料制品等由本部门运至公司Ⅲ号回收点；设备备件由本部门拆卸后按铜件和铁（钢）件分类交到制造部库房；工模具、刀体由本部门直接交到制造部库房。

2、第二类废旧物资由公司办统一回收；各部门无利用价值的废旧纸箱、纸花、木板等由本部门运至本部门的垃圾存放区，再由公司办清洁工统一收集运至垃圾库。

3、各部门不得随意乱堆、乱放，部门内对废料管理按5S标准执行，且不得私藏、私卖废料物资，若发现，按价值的5~10倍给予处罚（但罚款金额最低不得少于50元/次），对检举者以罚款金额的50%给予嘉奖。

①各部门无利用价值的废旧物资：边角料、余料、刀体等运至回收点时必须从里往外堆码，不得乱堆乱放，违者罚款20元/次。

②对各部门将废料物资运往各回收点过程中不得随意丢弃，或因不可避免的少许遗留物资也必须清扫干净，违者罚款20元/次。

4、无利用价值的设备备件回收：设备备件由本部门每月20日前交到制造部进行称重（每月一次），公司办监称，并在计量单上签字确认（一式两联），监称人员监称由各部门通知，若发现有弄虚作假者，将视情节轻重，给予相关责任人50~200元/次的罚款。各部门保留一联，制造部将另一联计量单传递财务部。财务部按部门回收金额的50%奖励各部门，并报人力资源部执行。

5、无利用价值的废旧物资外卖处理由制造部或公司办称重，公司办监称，并在计量单上签字确认（一式两联），监称人员监称由购买方通知，购买废料方购买废旧物资时必须每次过皮重，保卫部可随机抽查，若发现有弄虚作假者，将视情节轻重，给予相关责任人50~200元/次的罚款，对购买方将按价值的5~10倍给予罚款。购买方凭计量单到财务科交费，可每月进行结算一次，制造部或公司办将另一联计量单传递财务部，制造部凭计量单给购买废旧物资方开具物资出门条后到财务部签盖和制造部保管签字，以此作为物资出门凭据。

三、公司废旧物资外卖责任部门：制造部、公司办

四、公司废旧物资定价：

1、外卖定价：根据市场行情，由外卖责任部门每隔半年至少应进行一次竞标定价。价格报财务部长审核、经总经理批准方可执行（具体执行价应传递财务部）。

2、内部定价：根据市场行情，每隔一年至少应进行一次定价。价格报财务部长审核、经总经理批准方可执行（具体执行价应传递财务部）。

五、在公司购买废旧物资方必须完善相应的合同或协议手续（合同或协议期限暂定半年）。并缴足保证金，具体金额由制造部与购买方商确，以确保其认真履行购买职责

六、保卫部在门卫放行执勤过程中必须认真检查，严格按公司物资出门管理相关规定执行，凡可以外卖废旧物资绝对杜绝无手续或手续不齐出门；在出渣放行过程中，对可以外卖的废纸板、纸花、木板等绝不允许流失。如发现有与购买方或出渣人员联合舞弊者，视情节轻重，将分别给予责任人50~200元的罚款，情节严重者，按盗窃处理。

七、以前若有与本规定不同之处，一律以本规定为准。并从下发之日开始执行，有不尽之处，由制造部修正、完善并解释。

八、解释权属制造部。

公司物资采购管理规定 篇6

2012行政物资采购管理

专项审计报告

根据公司审计计划安排，监察审计部于2012年6月11日至6月21日对公司2012上半年行政物资采购管理实施了内部专项审计。本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，最大限度地降低行政物资采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益，现将本次审计情况报告如下：

第一部分：审计依据、范围及程序方法

一、审计依据：

1、《A公司审计工作规定》；

2、《A公司2012审计工作计划》；

3、《A公司行政物资采购管理办法》；

4、《A公司办公设备及办公用品管理办法》；

5、《A公司固定资产管理制度(修订）》。

二、审计范围：2012发生的公司各部门所需办公设备及办公用品、劳保用品、生活后勤服务消耗性材料的物资采购管理，属以前签署的合同在本执行的，一并追溯查阅到以前。

三、审查程序和方法：主要采用审阅法、现场查看法，并辅以询问，审核相关会计档案、月度资金计划、采购计划、合同招投标等资料：

（1）查阅、熟悉公司行政物资采购管理方面的相关制度文档。（2）查阅行政物资采购事项相关的计划审批单据、付款凭证、验收记录、采购合同等资料。

（3）查阅行政物资采购事项的出入库管理台帐。

（4）查阅采购部门货比三家记录、招投标资料、出库领用单据。（5）现场查看库存办公用品、办公设备及后勤物资等，查对相关台帐。（6）实地访谈相关采购仓管人员，了解行政物资采购申领及采购保管方面遇到的实际问题和诉求。

第二部分

审计了解到的情况与发现的问题

经过本次行政物资采购管理内审，我们了解到公司行政物资的采购主要分成4块，一块为办公用品（日用文具类）及后勤消耗性物资，此类物资由综合管理部总务人员负责采购；一块为办公设备及电脑耗材类，此类物资由信息中心负责采购；一块为办公设备（会议设备类）及办公家具，此类物资由综合管理部后勤管理人员负责采购；另一块为劳保物资，由物资供应部采购员负责采购。

经查，公司各部门办公用品（日用文具类）、劳保物资采购的管理执行情况较好，月度计划申报审批执行方面较为规范，但在申请的表单格式上与制度规定有所出入。在办公用品的申购领用上，各部门均能够本着按需申请、适用节约的原则进行申请，综合管理部总务人员能够认真填制日常文具类办公用品出库单并要求相关领用人签字；在办公设备的申购审批与采购控制方面，信息中心能做到在预算总额内进行采购并合理进行配置；在劳保物资的采购上，物资供应部能做到按计划货比三家询价采购，在办公设备（会议设备类）的申购审批与预算采购控制方面，公司2012基建投资计划及零星固定资产购置均无预算，属预算外采购事项，缺乏相关审批手续。

公司行政物资采购管理在运行上总体是健康的，但在采购计划、货比三家、出入库、验收管理、资金计划方面还存在这样那样的缺漏弊端，尚待完善和修正，现将本次行政物资采购管理各环节现状及存在的具体问题汇报如下：

一、公司现有行政物资采购管理的制度

目前公司在行政物资采购管理方面涉及到的制度有： 1）《A公司行政物资采购管理办法》——综合管理部颁发； 2）《A公司办公设备及办公用品管理办法》——综合管理部颁发；3）《A公司固定资产管理制度（修订）》——财务资产部颁发；4）《A公司物资采购管理制度》——物资供应部颁发。

本次行政物资采购管理专项检查，我们发现公司各部门包括制度制定部门成员对行政物资采购管理办法、办公设备及办公用品管理办法条款规定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣贯执行不到位的现象。经查阅以上行政物资采购方面的制度及条款，我们发现这些制度存在明显缺陷需要进行修订整合：

1、制度发放范围明显有误：公司制度汇编上册第135页内容显示，《A公司行政物资采购管理办法》发放范围仅限于：董事长、总经理、副总经理、综合管理部，根据该制度条款第二条“本办法适用于本公司公司各部（室）所需办公设备及办公用品、公司所需一切劳保用品、生活后勤服务消耗性材料的物资采购管理”，而该制度第五条、第七条、第八条、第十五条内容均需各部门配合填报《行政物资采购计划单》或是《行政物资追加计划单》或是配合办理固定资产相关手续，所以本制度的适用范围应是全公司各个部门。

2、制度内容明显有缺失：《A公司行政物资采购管理办法》第三章第8条规定了成立行政物资采购工作小组，但该小组的工作职责、工作内容在通篇制度内找不到其他任何有关该小组的相关内容。形成对比的是《A公司办公设备及办公用品管理办法》规定了办公设备、办公用品采购评审小组及其成员，并在该制度第七条第三小点第二、第三款规定了该小组的工作职责内容，规定由评审小组对包含产品信息、供应商信息的市场调研报告进行评审，确定供应商并进行谈判，建议综合管理部对《A公司行政物资采购管理办法》相关条款进行完善，加强行政物资采购工作小组的监督领导职责条款，使该机构的存在及作用真正落到实处。

3、行政物资采购执行的相关制度内容有重叠、条款有冲突：《A公司行政物资采购管理办法》——综合管理部颁发和《A公司办公设备及办公用品管理办法》——综合管理部颁发，都对办公设备及办公用品的计划、采购、领用方面进行了规定，但在一些条款方面有冲突，如：关于计划采购方面，后者第8条规定“各部门……次年要采购的行政物资须在当年10月15日前填写《行政物资采购计划单》上报综合管理部”，后者第7条第3款规定“每年12月20日前，综合管理部根据本办公需要发放、使用及库存情况，提出次年的计划采购申请报分管领导审批”，两条规定相矛盾；再如前者第5条规定“各部门将需采购的单件2000元以上….（2000元以下直接报综合管理部）于每月25日前填报行政物资采购采购计划单……”，后者第7条第四款第三小点规定“每月25日前将下月所需的零星易耗办公用品单价在1000元（含）以下的填写采购申请表……”两个条款限额及填写表单规定有矛盾，亟待修订。

4、《A公司固定资产管理制度（修订）》个别内容因实际情况发生变化等原因需要进行修订，如：1）该制度制定时制度内涉及的企划公关部、总务人资部、技术设备部名称都已变更，应适时进行修订制度；2）制度内提到的“购置零星固定资产新增报告单”，实际表单格式上的名称为“购置零星固定资产购置新增报告单”，两者不一致也应进行调整修订。

二、行政物资采购的计划申报审批方面

1、办公用品（日用文具类）的采购计划审批

除电脑耗材外的日常办公消耗用品采购计划，各部门均能按制度规定进行计划申报审批手续，但计划申报单格式五花八门，综合管理部未对此进行统一明确，一些部门个别月份计划申报不及时，个别部门因理解有误甚至错填计划申报单据。

公司日常消耗的办公用品（日用文具类）单价通常较低，都在2000元以下，大多数部门都能按制度规定，在每月25日前及时填报《办公用品计划需求表》，直接报综合管理部总务人员进行采购，但各部门计划申报表单格式五花八门；个别部门、个别月份计划申报审批送达不够及时，如：2012年4月办公用品计划采购申报，人力资源部报送的为2012年2月的办公用品计划需求；个别部门因理解错误，导致计划单所属时间填写错误，如：2012年2月办公用品计划采购申报，生产操作部填报成2012年1月办公用品计划需求表，填报时间为2012年1月30日（填报不及时）；调度室填报成1月办公用品计划需求表，填报时间为2012年1月25日，以上明显存在理解错误，2012年1月底填报的应是2月份所需办公用品的采购需求计划，不可能是1月的需求计划申请，每月办公需求计划都是必须提前在上月进行计划申报的。

2、办公设备及办公用品（电脑耗材类）的采购计划审批

办公设备：固定资产购置范畴的办公设备采购，《购置零星固定资产新增报告单》填制日期滞后，个别预算外采购无申请报告，缺少董事长审批手续，财务部门把关不严，无预算、预算外审批手续不全的都不应予以支付款项应退回补办后予以办理；非固定资产购置范畴的办公设备采购，此类物资的采购计划申报，信息中心均未能要求需求部门填制采购计划申请审批单后进行采购，属无计划采购行为，财务部门不应当给予报支相关费用。

电脑耗材：主要是一些打印机消耗的墨盒、碳粉，鼠标，键盘，内存条，显示器等；此类物资的采购计划申报，信息中心均未能按制度要求需求部门填报《行政物资采购计划单》，只要有库存，需求部门未进行计划申报就可随时领用到，若没库存，信息中心现场核实后未参与下月行政物资采购汇总，一般在当月就直接购买入库，此类物资在采购管理方面缺乏计划性。

根据制度规定，属固定资产购置范畴内的“单位价值2000元以上，使用年限超过2年的”办公设备，公司日常采购的一般为电脑、打印机，通常达到固定资产标准，现行做法是每年下半年编制下预算时，由需求部门先报给综合管理部，再由综合管理部按类别进行汇总至财务部门进行综合平衡后列入财务预算。在内各部门通过申请报告或内部公文形式向公司领导申请进行采购，获批后提交综合管理部进行采购。根据《A公司固定资产管理制度(修订）》第七条第二款规定“各部门购置固定资产时应填写“购置零星固定资产新增报告单”（见附表一），并按审批程序逐级批准（经办人--部门主管--企划公关部--财务资产部--总经理或授权副总经理），经批准后办公生活设备交总务人资部统一购买、生产经营用设备交技术设备部统一购买”，目前各部门都是在固定资产办公设备采购结算付款时才填制的，时间明显滞后于制度要求，零星固定资产购置新增报告单应在购前进行申报审批。个别预算外办公设备（固定资产）采购，无申请报告，缺少董事长审批手续，购建日期明显早于零星固定资产购置新增报告单，如：2012年5月24日银付141#记载购买福州台江区鑫鸿升电子公司HP打印机，使用存放地综合楼检疫室，购置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”，零星固定资产购置新增报告单日期为2012年5月8日。

非固定资产购置范畴的办公设备采购，需求部门未按制度规定填制《行政物资采购计划单》，如：2012年2月16日银付80#记载购买福州台江区鑫鸿升电子公司中控及信息中心机房用2台显示器。

3、劳保用品的采购计划审批

公司劳保用品的计划申报由劳保归口管理部门人力资源部根据预算通过设备管理系统进行计划申报，经相关领导审核批准后由物资供应部进行采购，未按《A公司行政物资采购管理办法》规定，另行填报《行政物资采购计划单》进行采购计划申报。

4、后勤消耗性物资的采购计划审批

经查，公司后勤消耗性物资的采购未按《A公司行政物资采购管理办法》规定，提前填制《行政物资采购计划单》进行计划采购审批，后勤消耗性物资都是由总务人员会同办公用品一同进行采购，属无计划审批采购，与制度相违背。

三、行政物资采购的管理程序方面

1、公开招投标、邀请招议标方面：经查，截止2012年6月30日，公司行政物资采购单笔采购金额均未超过10万元，不需通过华电招标网进行公开招标邀请招议标采购。

2、货比三家询价议价采购方面： 2012年上半年，公司不需招投标的单笔采购金额在2-10万元的物资采购共计8笔，其中仅有物质供应部负责的劳保用品采购事项5笔，经办人员按制度规定做到货比三家进行询价采购，其余3笔行政物资采购均未按制度要求进行货比三家（详细情况见本报告附件一）。

3、收集供应商资料进行市场及产品调研、比质比价择优采购管理方面：经查，公司综合管理部负责的单批次2万元以下的行政物资零星采购事项，均未进行货比三家调研择优采购，物质供应部负责的行政物资采购（劳保采购）较为正规，多数比质比价签订合同进行商谈后进行采购。

4、对已确定的供货商资质审查、价格质量变化的掌控方面：除大额的签订合同的行政物资采购遵循合同招投标议价商谈程序外，其余未签订合同的零星行政物资采购事项，均未能按制度规定对已确定的供货商审查有关资质证明材料，未能及时掌握其价格、质量变化，如：办公用品（文具类）的采购供应商“鼓楼区光辉办公用品经营部”已多年未进行更换，未货比三家，且供应商的产品价格变化、质量变化等均未及时进行整理收集。

5、单价在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物资采购管理：综合管理部、信息中心负责采购的符合制度规定标准的办公设备（电脑、打印机、会议设备、空调等）均能按《A公司固定资产管理制度(修订）》规定办理相关手续；但综合管理部经购的另一些办公家具类物资（沙发、办公桌）单价在2000元以上、使用年限超2年，虽符合固定资产标准，但都未办理固定资产新增报告单手续，财务部门直接列支到当年管理费用-办公费中。

6、办公用品（文具类）行政物资采购计划统筹安排不合理，影响办事效率，同一月份内多次购物，浪费人力、物力资源，不利于降本增效。

（个案详见本报告附件一）。

四、行政物资采购的验收入库、结算与领用、台帐管理方面

各类行政物资采购普遍存在无验收文字记录、入库单填写不规范、结算不及时、不符合岗位不相容原则，具体情况如下（个案问题详见本报告附件一）：

1、办公用品（文具类）及后勤消耗性物资采购：

1）无验收记录：办公用品入库有入库单，有采购、保管、确认签字，但缺少文字验收记录核对型号规格及数量等信息情况，无相关验收人签字，后勤消耗性物资也均无验收记录。

2）入库单填写不规范：办公用品（文具类）许多入库单无品名、单价、数量、金额等内容，一些入库单只有耗材名称、入库数量、单价、总价等信息，没有厂家、规格型号信息，“采购、保管、确认”三栏均无人签字，制票人仅填写姓，未填写全名；后勤消耗性物资到货未进行验收未填制入库单。

3）许多采购事项费用结算及入库登记均不及时：许多采购事项未按制度规定现场填写物资采购验收单，入库填制不及时，一些入库单甚至跨月合并汇总填列，费用结算多月合并汇总结算，根据财务部2012年3月6日银付17#凭证记载，2011年12月1日购置的办公用品费用甚至跨年结算。

4）入库单财务结算联次提交错误：财务部门结算凭证后附的入库单均为“第二联

交付货单位”，非财务结算联，财务部门把关不严。5）各部门办公用品的领用与核算不能匹配，财务部门全面预算管理-办公费部门预算管理没有真正落到实处：各部门人员领用办公用品时，办公用品保管人员在现场及时填制了出库单并要求领用人员签字，但所有出库单联次均在仓管员处保管，出库单财务联未移交财务部门作为出账和核算各部门办公用品的依据。

公司2012开始执行全面预算管理，财务部门根据综合管理部审核意见将办公用品办公费预算额度在各部门间进行了分解，但在进行办公费账务核算时财务部门未按部门进行辅助核算，也未另外建立台账另行登记各部门发生的费用，各部门办公费全面预算管理执行情况无法获得。财务部门仅按上月公司管理人员、生产人员、销售人员、基建人员人头数比例，简化分摊办公用品费用，不以各部门实际领用的办公用品核算各部门的办公费用，财务账套核算的金额与各部门实际领用金额无法匹配，数据无说服力，预算管理不到位。

后勤消耗性物资出库领用均未填制出库单，宿舍区维修消耗的五金配件，在财务结算时未能提供缺陷报修申请单、领用人签字确认的出库单，物资是否真正出入库面上无法核实。

6）未登记出入库台账：公司所有办公用品的日常出入库结存管理，仅有出入库单，办公用品仓储保管人员没有进行台账登记管理，也就无法直接查询到相关办公用品账面库存数量，不利于实物监管盘点；后勤消耗性物资出入库亦未登记台帐。

7）办公用品的采购、入库、保管、出库为同一人，不符合职务不相容原则：入库时虽有其他人确认签字，但经询问了解到实际工作中确认人（验收人）因工作繁忙没有查看实物就签字的现象也偶有存在，管理存在漏洞。

2、办公设备及电脑耗材采购：

1）无验收记录：非固定资产采购范畴的办公设备及电脑耗材到货有入库单，入库单内有采购、保管、确认签字，固定资产采购范畴的办公设备填制了固定资产新增报告单但无入库单，以上物资到货，均无“数量、规格型号正确无误，包装完好、外表无破损”之类文字验收记录。

2）个别入库单填写不规范：多数电脑耗材入库单内容不全：电脑耗材入库单只有耗材名称、入库数量、单价、总价等信息，没有厂家、规格型号等信息。

3）个别采购事项入库不及时：a）综合管理部门未按制度规定，现场填写物资采购验收单，入库填制不及时，一些入库单跨周填列；b）2012年4月18日银付89#凭证记载：办公家具采购分批采购、分批入库，但发票及入库单资料显示一次性采购一次性汇总入库，入库结算不及时造成面上一次性采购金额偏大，计划申请审批单审批时间2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，发票时间2012年3月22日，入库单日期2012年3月26日（以上个例详见附件一）。

4）出库领用无领用人签字：电脑耗材及办公设备出库，均未填制出库单要求领用人签字。部分办公设备（固定资产采购事项）采购申请单使用人与实际使用保管人不相符，未按《A公司固定资产管理制度(修订）》规定，办理内部调拨单手续。

5）信息中心经购的大部分电脑耗材及非固定资产采购范畴的办公设备采购事项，入库单上记录的采购、保管、验收入库人员，违反不相容原则（个案详见本报告附件一）。

6）个别办公设备（固定资产采购事项）未及时办理结算转固手续：如：2012年3月23日银付126#凭证，记载购买调度中控用空调，申请日期为2011年12月19日，购买安装日期为2012年1月20日，发票结算日期为3月20日，固定资产新增报告单日期为3月19日。

7）办公设备（办公家具）购置入库结算不及时：2012年上半年仅一次汇总结算办公家具采购事项，经查，综合管理部后勤管理人员未办理出入库登帐手续，出库单一式三联都在综合管理部保管，领料单日期为2012年3月27日，领料人错填为采购人，实际领料部门领料人未签字确认，“发料人”一栏空白。

3、劳保用品采购：

1）无验收记录：所有劳保采购事项均无验收记录，5万元以下的劳保采购事项到货均未通知相关部门（人力资源部）一同验收后再入库。

2）需联合验收的采购事项到货未进行联合验收：2012年公司单批次采购超5万元的劳保采购事项共1次，物资供应部采购人员未按制度规定组织财务资产部、纪检监察室、计划需求部门一同参加联合验收。

3）个别入库单手续不齐全缺少相关人员签字：如：2011年12月30日转账68#凭证，购福州开发区莱茵丝制衣有限公司橙色冬装衣裤（2012付款结算事项，属追溯审计采购事项），收料单中有3张签字审核手续不全，“部门领导审核”一栏空白，财务审核把关不严、未及时发现（2011年12月25日收料单共2张、2011年12月27日收料单1张）。

4）所有劳保领用出库单据，均未提供给财务部门。

5）个别劳保采购事项金额虽不大未签订合同，但费用结算支付滞后时间较长，对改善资金周转情况意义不大且影响公司对外形象。

第三部分

审计建议

为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采购管理专项检查发现的问题，我部提出以下方面几点整改建议：

一、及时修订和完善相关行政物资采购管理制度，修改不合理不科学的条款，增加考核条款以约束不遵守制度的人员和责任部门，节约公司人力物力资源，提高制度操作性、科学性。

1、针对本次检查发现的公司行政物资采购管理办法的缺陷问题及制度重叠等问题，建议综合管理部尽快将《A公司办公设备及办公用品管理办法》汇总修编入《A公司行政物资采购管理办法》，同时补充完善相关条款，从各方面完善原有《A公司行政物资采购管理办法》：

1）扩大制度适用范围至公司所有部门。

2）结合参照《A公司办公设备及办公用品管理办法》第四条、第七条相关内容，补充完善原有《A公司行政物资采购管理办法》中行政物资采购工作小组的工作职责、工作范围，真正发挥工作小组监督管理职能，进一步节约和控制成本，提高公司经济效益。

3）结合《A公司办公设备及办公用品管理办法》，将两个制度进行合并修编成新的行政物资采购管理办法，调整统一不同表单填制金额起点范围，并补充库存盘点、库存保管人员移交管理条款、考核管理条款等。

4）规范、统一不需填报《行政物资采购计划单》的日用小额低值易耗品性质的办公用品、办公设备、电脑耗材、后勤消耗物资的计划需求申请表格式，同时统一规定计划申请单除部门领导签字外，各部门还应加盖本部门公章。

5）针对采购经办人员入库验收、办理发票结算不及时、各部门领用办公用品不及时现象，建议规定入库结算时限范围，固定每月各部门办公用品领取日期，实行常态化管理，对违反者予以一定的考核，提高约束力和办事效率。

6）鉴于劳保物资的采购包含生产人员生产劳保用工器具及保护用品，劳保采购在预算范围内由人力资源部在设备管理系统进行申购审批手续已成习惯做法，劳保采购在合同谈判、货比三家、招议标等方面已较为规范，且采购责任部门非综合管理部，已移至物质供应部，建议从行政物资采购管理范畴剔除，并严格完善相关验收记录，严格执行验收入库管理环节，执行物质供应部制定的《A公司物资采购管理办法》进行采购。

7）明确规定收集供应商资料进行市场及产品调研的间隔期限，统一明确调查表单格式，对已确定的供应商可按不同时期按列填报相关产品单价资料，以便进行对比；对未确定的供应商可按同类产品价格进行比对。收集信息进行调研会花费一定的订货采购调研成本和人力，对于常用的单价较小价格较为稳定的办公用品、食堂宿舍后勤消耗物资，建议较长时间半年或一年进行一次调研，金额较大、价格变化幅度较大的电脑耗材、计算机、打印机等物资，建议按季度或按此购买时进行调研。

2、修订《A公司固定资产管理制度(修订）》，对制度内涉及的相关部门名称进行修订，对购置零星固定资产购置新增报告单格式名称进行统一，避免称谓前后不一，增加制度的严密性。针对所有有预算的固定资产采购事项，在采购当年需经公司领导进行审批，预算外的采购事项也经公司领导审批，不利于公司领导区分加以审批，建议另外设计表单，从表名上鲜明明确预算外采购申请审批表，以便公司领导根据工作实际需要进行审批，不影响生产经营的预算外采购项目可以延至下预算进行采购，促进节约资金使用成本、生产成本。

二、加强制度宣贯和学习，提高制度执行力，实现降本增效。新的行政物资采购管理办法制度修编出台后，建议综合管理部加强本部门审批、采购、管理相关人员对制度的学习，以身作则，并在全公司范围内进行宣贯和学习，特别是对各部门管理员进行宣贯和学习，以便提高行政物资采购管理办法的执行力，提高行政物资采购管理的经济效益，达到降本增效的目的。

三、严格执行行政物资采购管理办法各环节条款

1、严格按规定填报表单，进行采购计划申请审批手续。

2、严格执行计划申报时限条款，超过每月25日未及时申报下月办公用品采购事项的部门，视为无采购需要。错过申报时限补报的采购事项，无特殊原因一般不予采购，由该部门向其他部门先行借用自行解决；有特殊原因的，由公司领导特批后进行采购，但对需求部门应予以适当的考核作为惩处。常用的办公用品、电脑耗材各部门应自行根据实际工作需要，预留适当合理的库存，以免影响使用，但不得造成浪费。

3日用零星办公用品、办公设备、办公家具、电脑耗材、后勤消耗性物资采购，、综合管理部采购人员应做好相关商品比质比价工作，掌握供应商产品价格质量变化情况，货比三家择优低价采购，节约采购成本。

4、综合管理部应严格执行制度内有关资金计划申报条款。办公用品、办公设备、电脑耗材、后勤消耗物资均属行政物资采购范畴，应按制度要求统一汇总金额，各口径采购经办人员不得各自为政，未经汇总报经综合管理部领导审批后进行采购，超2万元以上的，应按制度规定汇总填报《行政物资采购计划单》经相关机构、部门及公司领导批准后，在每月月底前申报下月资金计划，经资金计划平衡会平衡后，在下月份执行采购。

5、综合管理部各类行政物资的采购管理安排应科学合理，无特殊原因，每月应一次性采购完毕各口径物资，避免一个月内多次往返福州或连江采购，造成人力物力资源浪费。

6、综合管理部应严格办理物资到货验收入库手续：组织相关需求部门及物资保管人员进行验收，填写验收记录，并现场填制入库单，采购人与验收人不得兼任、采购人与保管人不得兼任，单批次采购或单件采购价格超5万元的大额采购物资入库必须经财务部门、监察审计部门、需求部门、综合管理部联合验收。

7、严格办公用品、办公设备、电脑耗材、食堂宿舍后勤消耗性物资的出入库领用手续，领用必须有领用人签字确认手续，出入库单应提供一份给财务部门作为预算执行管理和财务核算的依据，相关人员签字必须填写全名，不得只填写姓氏。

8、签订合同的行政物资采购，特别是有延期支付处罚条款的，采购经办人员应严格根据合同约定，及时办理结算手续进行付款，未签订合同的，应按双方口头约定期限进行付款，应尽量避免给公司形象造成不良影响。各采购经办人员、合同签订商谈经办人员应与供货商协商，争取最大付款时限，节约公司采购资金占用成本。

四、建议财务部门加强财务基础工作管理，根据《会计法》、公司财务管理制度以及其他相关制度规定，严格认真审核各部门各项开支，无资金计划、无审批手续、预算外采购审批手续不全、报销单据不全的各项支出一律不得支付，同时结合公司全面预算管理，做好各项费用按部门进行账务核算或登记台帐工作。鉴于年初伊始，财务部门未按部门核算要求设置办公费部门辅助账，现已有发生额，远光财务软件无法中途设置办公费部门辅助账的情况，建议财务部门另行建立EXCEL文件资料，在综合管理部协助下，根据出库单领用人、领用办公用品单价、领用数量等历史数据，按部门进行一一登记，这样才能取得各部门办公费累计发生数，全面预算管理——部门办公费预算管理才能真正落到实处，提供的数据才能真正令人心服口服。

以上整改建议若有错漏之处欢迎指正。因限于此次行政物资管理审计的重点、范围，审计抽查和详查的概率影响，审计工作无法触及所有方面，因此在审计报告中未必揭示所有问题。

监察审计部

二0一二年六月二十九日

公司物资采购管理规定 篇7

物资质量监督的主要方式有监造、抽检及服务于产品全寿命周期管理的活动。地市供电公司质量监督的主要方式是抽检。抽检是指项目单位依据公司抽检大纲、抽检作业规范、项目单位与供应商签订的技术协议、供货合同以及国家有关标准, 利用检测设备、仪器, 对所采购物资在批次产品中随机抽取一定比例的数量进行有关项目检测, 确定物资质量的活动。

抽检管理是物资质量监督的一项基础性管理工作, 加强抽检管理有利于强化供应商产品质量意识, 不断提升电网物资质量。地市供电公司将抽检管理作为物资重点管理工作, 通过抽检计划编制、抽检物资取样与检测、抽检数据的统计、分析和评价, 开展对问题供应商不良行为同质量问题联动, 实现了物资质量全过程管控, 提高了入网物资质量, 保障了电网安全经济运行。

二、电力物资质量监督工作的现状及亟待解决的问题

目前, 电网物资的种类繁多, 供应商数量庞大, 行业竞争激烈, 企业技术水平参差不齐, 加之集中采购范围不断扩大, 部分地域性强的供应商的原有市场规则被打破、固有利益受到影响, 客观上导致了激烈的价格竞争和潜在的产品质量问题。

传统的电网物资质量管理, 主要以到货验收、现场交接试验, 以及大型设备的监造等方式为主, 具有良好的效果, 但其涉及的物资范围有限, 开展的检测项目较少。抽检对于物资品类多、数量大, 检测技术复杂, 不宜大量开展检测的项目或物资, 具有明显的优势, 是地市供电公司电网物资质量管理的重要手段。

通过对市、县供电公司质量抽检管理现状的调研发现, 各单位存在的共性问题:

1.质量监督管理体系建设有待加强。地 (市) 、县公司“专业横向到边、层级纵向到底”的物资质量监督网络体系不够健全, 部分县公司质量监督专责人员缺失, 公司各职能部门的沟通协作机制, 上下贯通、横向联动的质量信息共享平台不够完善, 需要进一步加强对物资进行全寿命周期质量管控, 将电网物资质量从“品质保证级”提升至“质量预防级”, 建立健全“专业横向到边、层级纵向到底”的物资质量监督网络体系。

2.试验检测能力不足。部分检测试验单位如缺少空、负载测试仪、镀锌层测厚仪等设备, 不能按照省公司要求完成抽检规定的检测项目开展试验, 导致抽检发现问题偏少。试验人员对试验标准掌握不严。抽检试验标准是按照合同和技术协议的要求为标准, 部分单位以国标为标准, 试验结果高于国标时就认定为合格, 导致部分问题漏报。

3.对供应商质量管控能力不足、社会诚信度下降, 威胁电网物资质量。企业内部参与质量监督人员分布广, 信息保密、不良行为处置存在风险。

三、地市公司物资质量抽检管理实践的主要做法

1.建立市、县分级实施的物资质量管理网络, 全面落实项目单位质量监督和供应商质量保证的主体责任

地市供电公司根据国网及省公司对物资质量管理工作的总体要求, 成立了物资质量监督工作领导小组, 供电公司主管领导任组长, 相关部门负责人成员, 并在物资供应中心设物资质量监督工作领导小组办公室, 进行常态化管理。同时成立了基层质量监督小组, 涉及物资供应中心、基建部、运检部、试验所、监理公司、农电部、检修公司、各县供电公司的专业人员, 进行日常具体的质量监督管理工作。

2.坚持中标批次、中标供应商及物资品类“三个百分百”全覆盖的要求, 做到质量监督工作“全覆盖”, 需要多部门、多层面的高效协同

物资、运维、基建、营销、信通以及各县公司等部门定期会商质量监督工作, 形成物资部牵头, 各专业部门鼎力支持、齐抓共管的良好氛围。严格落实省公司抽检、送检计划, 根据批次中标结果, 结合合同履约情况, 编制地市供电公司配网工程物资抽检计划, 下达农网物资抽检计划, 并要求线缆类、变压器等物资集中送到第三方试验机构进行专项抽检, 达到中标批次、中标供应商及物资品类“三个百分百”全覆盖。

3.加强物资质量检测能力建设

各级物资质量检测中心, 增加了检测人员及试验设备, 进一步提升了物资质量检测能力, 加强与社会第三方产品检验检测机构的协作。地市供电公司物资供应中心依据相关规定, 对相关专业检测机构进行了考察, 从中选出满足质量检测要求的检测机构。这些专业检测机构技术水平较高, 拥有先进的检测设备和专业技术人员, 并设立了对外联络人员和联络信息, 为质量监督工作顺利开展奠定了坚实的基础。地市供电公司物资供应中心分别与这些检测机构签订了试验检测服务协议。

4.加强培训, 进一步规范监督抽检行为

由于在实际工作中各类物资的配送地点不同, 致使物资质量监督工作存在线长、点多、面广的特点, 物资配送地点包括市县物资仓库以及各个生产工地现场, 物资接收人员对物资质量监督工作缺乏必要的专业知识, 各物资需求部门及县公司物资管理部门按照公司关于电力物资监督抽检工作的相关大纲、规定的具体要求, 加强对电力物资监督抽样和检测人员的培训, 进一步规范监督抽检行为, 确保电力物资质量监督抽检工作的合法性、科学性、公正性和真实性。

5.注重质量问题信息及时收集, 加强质量问题闭环管控

地市供电公司物资供应中心采取直接面向基层物资需求单位的方式开展物资质量问题信息收集工作, 基层物资需求单的质量监督人员在发现物资质量问题是可依据简化后的《质量问题情况说明》表并附问题产品照片, 填写既定的信息即可反馈给市公司物物资供应中心, 市公司物资供应中心经过进一步核实, 采取不同的处理策略。

对于一般质量问题:敦促供应商对问题进行调试修复、退换货处理, 并全面排查和整个同批次产品。对于重大质量问题:公司除依合同扣减质保金、追究经济补偿责任外, 还将依据《供应商不良行为处理细则》采取限制授标、暂停授标、扣减评标分值、黑名单等处理措施。建立重大质量问题专题分析会制度, 物资部门牵头, 公司项目主管部门、技术支撑机构、供应商参会研究讨论, 共同分析质量原因, 明确责任单位, 完善整改处理措施。明确具体整改负责人、时限、计划、措施和其他处理意见。跟踪整改完成情况, 以项目单位确认的整改验收单销号, 确保整改落实闭环。

6.协助县公司开展自主抽检工作

由于县公司试验技术力量相对薄弱, 开展物资特殊试验较为困难, 往往无法及时发现物资设备的内在质量问题, 不能确保质量问题及时发现报送, 而通过送检方式不但需求时间长、而且成本较高。针对此情况, 物资供应中心主动联系周边具备相应资质的设备生产企业级相关检测机构, 最大程度解决了县公司对物资特殊试验无法开展实施的难题, 使县公司物资质量监督工作成绩及工作效率有了较大幅度的提高。

四、总结

地市供电公司按照省电力公司下达的月度抽检计划, 认真落实“三个百分百”的要求, 实现物资抽检覆盖率100%及质量问题上报及时率100%。持续强化与专业部门的横向协同、加强与省物资公司和县公司的纵向联动, 抽检工作取得了良好的效果, 抽检能力和检测水平不断增强, 发现出产品质量问题数量不断增加, 抽检问题能够及时、快速、准确的传递到物资供应中心, 为物资部门联系厂家进行设备整改预留了充裕的时间, 确保了工程施工进度。通过强化抽检管理和质量问题的闭环管控, 不断提高电网物资的质量水平, 使得进入电网的产品能可靠运行。

参考文献

[1]孙萌, 武兰民.加强电网物资质量抽检管理[J].中国电力企业管理, 2014, (23) :104-105.

[2]肖汉明.浅析物资质量监督全过程管理[J].农电管理, 2013, (3) :33-34.

公司物资采购管理规定 篇8

【关键词】电力物资；库存；优化管理

一、引言

对于大多数的电网企业，传统的仓储运作模式仍然是现目前最常见的库存管理模式，缺少完善的管理机制、先进的管理观念，加重库存压力和库存成本。我国电力事业正处于发展阶段，各方面的改革也正在进行着，电网企业目前面临的问题就是怎么有效降低库存管理成本，进而实现企业的经济效益的提高，然后实现企业自身竞争力的提高。与其他行业不同，供电公司在进行物资存储管理的时候具有一定的特殊性。

二、电力物资的关键需求特性分析

在电力公司，物资主要消耗在大规模的维修项目、日常维护工作、内部订单和各类抢修项目。在进行电力企业物资库存管理方案的设计的时候，要充分认识到其需求的特殊性，主要有表现为：重要性、不确定性、流动性和紧急性。

首先是物资重要性。根据ABC分类的原则对物质的重要程度进行一定的区分。A类主要是指经济价值高或者是具有广泛需求的物资，一般来说此类物资的品种和数量都比较少。B类物资在各方面都保持比较均衡的状态。C类主要价低而量多、种类多的物资。

其次是物资具有不确定性。物资的需求本身不具有规律性，进而在推测需求的时候就不好把握，这就表现出物资的不确定性。比如说抢修物资，依据历史数据来判断需求是不现实，还需要更多影响需求的线索。所以，就用途的角度来说，抢修物资具有较高的不确定性。因为具备一定的计划性，因此相对于抢修物资，大修物资的不确定性相对较低。

然后是物资的流动性。流动性主要是根据一定需求，对物资进行流转，在速率方面具有一定特性。在对物资的流动性进行评估的时候，对出库数量进行直接的累加并不客观，因为单位不一致，对单位从重量、长度和数量单方面进行分类。

最后是电力物资的紧急性和替代性。部分物资必须与客户是时间需求相对应，这就表现出物资的紧急性，其判断依据一般建立在抢修中物资的重要程度。通过对不同的用途需求的满足程度，展现物资的替代性。

三、供电公司库存管理优化方案

1.库存管理优化目标

在进行库存管理的时候，存在这样的矛盾：增加库存量对应资金成本的加大，同事是企业也会承担更大的风险，减少库存量虽然降低了风险，但是同时也将会影响企业的正常运营。所以供电公司在进行库存管理改革优化的时候，应该明确目标：始终保持库存量的合理性，避免过剩或者是不足的情况，既能够满足正常的运营需求，又能够实现物资的灵活周转，实现企业运营效益的稳定增长。

2.库存物资分类方法改进

供电公司物资库存存在种类多样化、规格多样化和价格多样化的特点，根据实际情况，库存量和客户的需求也会有所不同。在供电公司的电力物资中，各类库存物资存在各方面的差异，有的量少而价高，有的量多而价低。因为资源有限，所以相对于其他种类的物资库存，企业可能会有针对性的对部分物资库存予以高度的重视和管理。根据企业的业务范围，按照库存物资的重要程度，进行不同程度的管理，对重要库存物资进行重点管理，实现对有限资源的最大化利用。

本文采用的方式是ABC库存分类管理，通过分析库存物资的技术价值和经济效益，进行物资分类，对不同种类的库存物资进行不同的管理。通过对供电公司库存物资进行ABC分类分析，得到72类物资的具体分类情况。所以，对于A类物资，应该强化其库存管理，具体的：对A类所有物资种类进行编号；在进行物资需求量的预测的时候，慎重；增加进货次数，减少每次的进货量，在满足生产需求的基础上尽可能的降低库存成本，提高资金周转率；加深与供应商之间的交流，尽可能的简化订货流程；根据企业的实际情况设置一个库存量安全点，一旦库存量低于安全点，企业运营既有可能出现异常，应该及时调整改进；强化采购的审核制度。

3.库存需求预测方法改进

对于供电公司，相关物资的需求量会随着实际情况的变化而发生变化，具有较大的不确定性，在进行电力物资需求量的预测的时候，通常只能对历史订单提供的相关数据进行分析。

根据ABC分类库存管理方法，A类物资是重点管理类型，在对此类物资进行预测的时候，应该予以高度重视。物资需求量预测可以从定性和定量两个方面考虑。根据供电公司的实际运营情况，从定性的角度进行物资需求量预测。首先，对电力物资详细的消耗情况了解最深的应该是工程度和检修部的工作人员，充分利用他们的实际经验，进行小范围内的需求预测，然后将各个地区、各个部门的预测情况进行总结归纳，构建出大初始方案，然后将各个部门的管理人员召集起来，分享、探讨各自所在部门总结的经验，在初始方案的基础上，建立具有一定可靠性的需求量预测方案。最后，对之进行一定的优化，让预测结果更具有实际意义，进而提高库存需求量预测的准确度。

参考文献：

[1] 覃浩笛，莫宏达.“聚力”打响电网建设攻坚战[J].广西电业.2016（Z1）.

[2] 徐新民.浅谈电建企业常规物资的零库存管理[J].现代商业.2012（28）.