公文写作注意事项总结

公文写作注意事项总结（精选7篇）

公文写作注意事项总结 篇1

学习语言的目的是用来交流的,读、写、说无疑是学习语言的核心目的。写作能力既是英语教学的目标需要认真加以培养,也是学生进入社会后工作和生活中用到的一项技能。如何培养学生的英语写作能力, 笔者结合多年的教学实践认为, 可以从以下几个方面着手:

1.动笔之前,认真审题。 学生在动手写作前, 必须仔细阅读文章所给的材料, 清晰题目所设置的情境,以此确定写作的格式、题材以及要点。书信、日记、通知、人物介绍等都是写作的体裁。写作前,学生一定要审清题意。

2.罗列要点,组词成句。作为写作的一个重要依据, 内容完整是学生必须加以注意的。学生认真审题,弄清题意之后,应逐个把内容要点一个个罗列出来。看图作文中的要点最容易遗漏, 也最容易出差错,必须注意。列出要点后,通过认真回忆和思考,写出自己熟悉的与这一内容有关的词汇、短语、句型和其他有用的表达。然后尽量用这些确定好的材料组织成句。

3.打好腹稿,谋句成篇。内容要点组织成句, 并不是简单地罗列拼凑就可成文的, 那样的文章会显得“驴头不对马嘴”。首先,学生必须理清文章的脉络和层次,决定句与句、段与段之间应该如何顺畅地衔接,以保证层次分明,结构严谨。其次,根据句子结构和段落层次的实际需要, 添加必要的从属连词、并列连词等,并最终组织成文。

4.认真检查,全面核实。连句成文、完成草稿之后,并不是万事大吉了, 还要按照题目要求对短文进行全方位的检查。首先,对照题目所要求的内容和情境, 看内容是否已全包括进去。其次,看看文章中有没有语法错误。再次,检查单词拼写、字母大小写以及标点符号是否有误或遗漏、文章的词数是否合乎要求。

二、英语写作的注意事项

英语写作不同于汉语中的命题作文,它有着自己的鲜明特点。因此, 在写作过程中应注意以下几个方面:

1.写作要连贯流畅,尽可能多样化。 要用自己最熟悉、最有把握的词句写作,正确使用连词。要用多样化的句子结构和句型使所表达的语言流畅自然。

2.准确地道,灵活多变。书面表达十分讲究语言灵活地道。如果用汉语思维去写英语文章,肯定会闹出不少笑话。如“他已到了参军的年龄”, 不少学生翻译成“He has reached the age of joiningthe army.”这种表达方法虽不能说完全错误, 但至少不是地道的英语,合乎习惯的表达应该是“He isold enough to join the army”。

3.语法正确,用词得当。在写作不同题材和体裁的文章时,所用句式、时态、语言特征及用词也不相同。书面表达失分最多的是语法错误。因此,要特别留意动词的时态、语态、句型、句子结构及各种实词的表达,做到用词得当、合乎语法规则。同时,还要注意一些细微的语言要点,如固定短语、习惯搭配等。在写作时,要多从交际的角度考虑问题。以写信为例,要考虑写信的目的、写信人与收信人的关系、什么是对方已知的或未知的信息等。每写一句话,都要符合写作人的身份, 达到传递信息的目的。要掌握最基本的句子结构, 注意句子的连惯性和逻辑性,适当使用一些过渡词,同时注意避免过多的重复, 以便文章生动可读。

总之, 初中英语写作也是在语言表达能力达到一定程度时,对学生的一种拔高要求。英语书面表达要求学生不能逐词翻译文章所给材料,也不能随意发挥,天马行空。学生必须抓住文中所给材料的要求和信息, 用自己熟练的英语句子表达出来。一般而言,只要学生能把题中规定的要点全面表达清楚,同时做到语言连贯,行文流畅, 才是篇优秀的英语作文。

公文写作应注意创新 篇2

关键词：创新；价值；主题

中图分类号：D631 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2015）08-0199-01

创新，使文章赋予新意是写作的价值所在。公文写作创新是指撰稿人在对工作有新的认识和见解的基础上，将“发现问题”、“分析问题”和“解决问题”的思维贯穿始终，突破传统约束，运用创新思维，探索新的思路和方法，创作出具有特定作用、并具有时代气息和美感的公文作品。如何提高公文写作质量、增加文章美感，增强公文的可读性，需要从以下几个方面注意进行创新。

一、提炼好观点，文章创新的核心

公文必须要有主旨，这是不言而喻的。没有好的观点就写不出好的文章，因此，文章的好坏必须从观点的提炼入手。整篇公文的主旨、小到对某一问题或某一现象只言片语式的评议都新颖独到显然不太可能，也没有必要。“主旨突出，观点明确”，是公文的首要要求。如总结、报告、请示、通报、专题工作会议纪要等都必须有明确观点，有时在一篇公文中还可能存在若干观点。为了提高公文的层次，体现公文的理论性、时代性，增强公文的说服力，公文完全可以袭用一些现成的观点，如党的路线、方针、政策，国家法律、法规、条令、条例，上级领导对某项工作的基本提法、政策口径、指示精神，以及广为人知的至理名言等。然而，每一次发文或涉及或解决的公务问题出现的背景、时间、领域及牵涉到的对象也是不同的，这就要求解决问题要因人而异、因地制宜，要有新思路、新方法、新举措，才能保证解决问题有新突破。公文写作中要培养作者善于逆向、多向思维和善于谋划、乐于总结、密切联系实际的能力，从共性中找出个性，从一般中找出特殊，提出新的、独到的见解，有效推动本单位或本部门工作的深入开展。

二、制作好标题，文章创新的突破口

俗话说：“看书看皮，看文看题。”一个好的标题，往往有统领全文、提示主旨、引起强烈阅读兴趣的作用。公文标题以表意准确，形式多样为要求，力求从形式的创新实现表意准确的突破。公文标题有大标题和小标题之分。对于请示、通知、报告等公文来说，标题格式是固定的，一般多采用“关于+事由+文种”的标题形式，基本没有创新的空间，只要简明扼要说清楚是什么工作事项就行了。但对于简报、信息来说，标题就是简报、信息的整体面目，用大标题概括全篇内容、揭示文章主题、强调工作成效，可在大标题下使用副标题、突出所反映的内容这一方式上进行创新，提炼特点，突出新意，使之醒目、新颖、生动、有吸引力，给人耳目一新之感，更容易引起读者的关注。使用大小标题的标题形式普遍存在于总结、调查报告、综合简报等公文中。公文中每个小标题都是对本段文字或下段文字的提炼和概括，如：十七大报告中用“必须坚持把发展作为党执政兴国的第一要务”、“必须坚持以人为本”、“必须坚持全面协调可持续发展”、“必须坚持统筹兼顾”作为小标题，直接指出了科学发展观内涵的四个组成部分。

三、整理好素材，文章创新的基础

素材是文章鲜活的生命，在公文写作中，新鲜的事例和数据就成了公文的血肉，可以有效的增加公文的说服力。善于选择有代表性、新鲜的素材充实到公文当中，不仅可以使公文的主题或观点得到充分论证，避免公文空话连篇、言之无物、枯燥无味，而且可以达到以事显理，以理服人的效果，更鲜明地突出公文的主题或观点。如单位的基本情况材料、业务数据汇总，历年的工作计划、总结，领导讲话稿、先进典型事迹材料、简报资料等等，这些真实的资料准确，可靠，完全可以直接加以引用。但并不是所有的资料都可以全文照搬，而是需要适当地调整、修改、完善以适合目前的公文。有的单位在制发阶段性的经常性、例行性工作的公文時，年年套用现成的例文，甚至原文照搬，只把年月日改动改动就发下去了。有的改动不全，标题上的年月日改了，成文日期上的年月日也未作改动，甚至有的正文里的年月日还是往年的，闹出大笑话。再如先进典型工作的上报、下发等环节，是需要把先进典型的事迹材料改写成不同的公文，不仅使用的文种不同，写作中的结构和表述都不相同。向上需要写出报告，详细说明先进典型的详细事迹，直接借鉴原材料即可，达到的是让上级了解的目的；向下需要写出通报或简报，侧重于先进典型的事迹经历、工作作风、工作成效，号召大家向先进典型学习，让公文的受众知道“学习谁，学什么”，达到教育引导的作用，因此，在写作中都需要在原有的事迹材料中进行加工整理，对材料进行理性提炼和思维创新。

四、运用好语言，文章创新的灵魂

写作是语言的艺术，公文语言有别于其他书面语言，它不同于人们日常生活的口语和一般书面语。公文语言具备准确、简明、平易、庄重的特征。公文创新在很大程度上是通过语言创新来体现的。要实现公文语言的创新，首先可以通过适当地运用一些文学语言，增加公文语言的生动性，使公文写得富有文采，推动工作生机勃勃地向前发展。历史上曾有很多官员和文学家，虽然远离文学创作，却在公文中表现出文学才华，写过大量的优秀公文。如秦朝李斯所作的《谏逐客书》，诸葛亮的前后《出师表》、《答司马谏议书》，韩愈的《论佛骨表》、徐光启的《甘薯疏序》等都是非凡的古代公文文书。其次可以运用没有雷同的公文，更没有语言完全一样的公文详实准确的事实数据增强公文语言的生动性，如：国家审计署今天公告称，2007年至2009年间，1.5亿元廉租房保障金被挪用，2132户不符合条件的家庭获得租赁补贴或廉租住房，6个城市套取中央投资补助金6129万元。这类公文语言的使用就有效的增强了公文的生动性。再次就是可以短句、排比句式及对仗手法的运用来增加公文的鲜活性、生动性和美感。如在党的十七大报告中，运用了大量简明扼要的短句，如“立党为公、执政为民、求真务实、改革创新、艰苦奋斗、清正廉洁、富有活力、团结和谐”，“工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化”等，字句虽短，但意义深远，体现了政府工作的责任和决心。如，“旗帜就是方向，旗帜就是形象”、“反对霸权主义，维护世界和平”、“坚持科学发展，打造平安北京”等等。这类语言高度浓缩、意境广阔，给人一种精美之感。需要说明的是：公文的语言虽然有很大的创新空间，但必须坚持文字简练精辟，力求做到“要言不繁”、“惜字如金”，达到“增一分则肥，减一分则瘦”、“语不惊人誓不休”的效果。

公文写作注意事项 篇3

（一）纸型和字数

统一使用A4纸印制（除相关文件有特殊规定外）。每页22行，每行28个字。

（二）字体和字号

1.一级标题（题目），使用2号小标宋体;2.二级标题（即第一层次序号，正文的一级标题），使用3号黑体；

3.三级标题，使用3号楷体加粗； 4.四级标题，使用3号仿宋体加粗； 5.正文使用3号仿宋体。

附件：1.X X X(正文下一行左空两字）2.X X X 单位名称（附件下两行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

（三）层次序号

公文一般不超过四个层次。

1.第一层次序号“

一、”必须单独列行，句末不用标点符号。

2.第二层次序号“

（二）”原则上要单独列行（若字数原因，可占两行），单独列行时句末不用标点符号。

3.第三层序号“1.”一般不单独列行（用法参见第四、第五层次序号的使用）。如文章确实较长，也可单独列行，单独列行时句末不用标点符号。

4.第四、第五层次序号“（1）”和“①”一般放在段落前，不独占一行。

这种层次序号之后是本段标题，标题末用句号或冒号或空1字，其后接写正文，不另起一段。如果没有本段标题，则序号之后直接写正文。

（四）标点符号

1.标题

《国家行政机关公文处理办法》规定：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。比如“关于转发《中华人民共国国家通用语言文字法》的通知”中的《中华人民共国国家通用语言文字法》就用书名号。

而被批转(转发、印发)的请示、报告以及方案、意见、规定、决定等文件的名称在公文标题中出现时，不加书名号，例如：“关于印发环县教育系统迎接国家三类城市语言文字工作评估实施方案的通知”中的“环县教育系统迎接国家三类城市语言文字工作评估实施方案”就不用加书名号。

当然，在公文处理的实际中，顿号、书名号、括号和引号是公文标题中出现比较频繁的，有时候不好避免，这就需要具体情况具体分析了。

2.发文号

印发公文时，年份外的括号应该用六角括号“„‟”（一般在 插入菜单的“特殊符号”处选出键入），而不应该用小括号“（）”或方括号“[ ] ”。

3.正文

（1）并列连用书名号（或双引号）间一般不加顿号

①并列连用的书名号（或双引号）间是否加顿号，目前尚存在争议，但绝大部分专家认为，如果书名号（或双引号）的并列关系清楚，不会造成歧义，则不用加顿号。

②如果书名号之外还有其他文字会造成书名号的界限不清，则须加顿号号分隔。

（2）连接号和破折号

①连接汉字名词或地点名词，用“—”。

②文章注释中的纪年，前后两个年份之间用“—”。③文中如果强调的是时间起止概念，则用波浪线“～”。④文中的破折号应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（破折号一般在插入菜单的“符号”处进入“特殊字符”，选择两次“长划线”即可）

（3）相邻两个数字间的顿号

①相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。

②相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。

（五）其他

1.成文时间。成为时间一般以领导签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全，表示“零”的数字写为汉字数字“○”（一般在 插入菜单的“特殊符号”处选出键入），不用和阿拉伯数字“0”及英文字母“O”混用。

请示公文写作的注意事项 篇4

请示公文是一种下级向上级请求指示、批准的上行文，在社会正常的工作程序和结构中，与其他种类的公文一样，有着自己特殊的功用与意义。尤其在当今特定的历史时期，网络技术带来了人类社会的全面改变与发展，中国社会出现了许多从来不曾遇到的新情况、新问题，社会工作也面对更多政策明确规定以外的情况。请示公文的写作与运用,需要得到更新的认知与重视。在当下实际工作场景中，下级单位遇到超出自己部门职权以外的事务，需要上级批准,或涉及多个部门和地区的事情,需要上级协调，这样的情形已变得日常而频繁。

在新的形势和不断加快的社会节奏中，请示公文的写作与呈报，在量大的同时，必须注意到质的提高。为了让上级机关迅速了解请示的情况、知晓请示的意见、明晰请示者的立场，以便及时答复、批示或批准,需注意在写作中避免以下几种情况的出现：

一、因个性化写作而不遵守规范性

新媒介在人类社会生活中不断出现,写作更趋于个性化。但规范性是所有公文写作必须遵循的共性要求。为了便于工作事务的处理,提高工作效率，顺利完成社会机构间信息的交流与沟通，规范性能删简工作过程中的细枝末节，使有关人员能

将注意力集中到公文的核心部分——规范而格式化的公文内容与形式，帮助加快公务处理的速度。

对请示公文的写作来说，规范主要体现为遵守一定的格式。如按首部——标题及主送单位，正文，尾部——发文机关、日期的前后顺序排列；注意标题的两种写作格式：由请示单位、请示事由、文种组成,如《×市人民政府关于×××的请示》，或由事由和文种构成,如《关于寒假期间开展帮困活动的请示》；对应社会机构“上下”分层与“左右”平行结构的批准与呈转请示，都应包括理由、内容和结语三个主要部分。而在请示理由部分,注意简要阐述请示的背景或根据，概括请示事项，以“现„„报告如下：”作结；请示内容部分包含请示事项、阐明道理或事实等内容；请示结语部分另起一行空两格书写,常用“是否妥当，请批示”、“特此请示，请审批”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等语句。这些是任何有意个性化的请示行文，都应该遵守的规范体例。

二、因体现主观性认识而忽略客观性表达

请示毕竟是由围绕单位事务而由人写作的公文，所以其中的主观性必然存在。比如在文字的运用、句式的排列、段落的逻辑、语气的谦恭等，会因人而异。但请示是关于社会事务信息交流与联系的一种工作应用文，其表述与传递的内容的客观性——实际工作事务及处理，使得请示公文写作，是非虚构的、客观的；其上行文的“身份”，还使请示在行文中，需杜绝过

于外显、强烈的主观色彩，避免让上级部门留下给其施压的印象，而影响到请示的及时批复。

不管是请示理由对背景和原因的简述，还是请示内容中事项与道理的提出、请示结语的使用，都应建立在真实、可信并可行原则基础上：背景及原因是客观存在的，而非想象与杜撰；请示的内容中，事项列举既是客观呈现，亦可在未来进行操作，道理的阐释则符合社会逻辑与规律，虚非假想而务实；请示结语要表达请示要求与目的等。虽然间以适当的主观性，比如在阐述请示事项与道理时，以言真意切而晓之于理，以深刻的认识而动之以情,有时能更容易打动上级，以获批复。但切记要把握好请示的客观性涵容,忌以掺杂过多感情性的主观描述与表达,扰乱了上级对请示事实及道理的判断，比如“我们认为”、“一定要”等语词的运用需谨慎，请示行文的主观性若引起上级部门的反感,会使请示的批准、转呈被耽搁,或不予批复而转回。

三、因注重详尽性陈述而缺少简要性概括

有时，不是每个请示都可用三言两语阐述清楚的。作为一个单位的设想和建议，当其请示内容的事项较为复杂，道理不易说清楚的时候，下级部门偏向于对事项及原因等，进行详细而周全的阐述，唯恐有所遗漏。当然，为了事项排列详细,运用分条分项的写法，采用事实和事理两类论据进行阐述，这都是可取的。因为具体、明晰的事项，周密而充分的说理,能使

上级对该请示引起重视，对请示的内容了然于心,从而下定决心答复、批示或批准。但详尽的陈述与表达，并不是动辄千言。为了得到快捷、有效的批准或转呈,请示更需要简明、扼要。请示要一文一事。一文多事，容易导致请示的重心不定。请示理由可用导语形式，一句话即予说明。

请示内容是请示公文的重心,写作时，要注意使用概括性的书面语言，有顺序、有层次地排列请示事项，要用简省而逻辑严密的文字阐明道理。

另外，简短请示中，其后不需要加上相关过渡语；请示内容可根据请示的情况有无条文可依据，是知会还是请示，而决定仅提出请示事项,还是包括阐明道理之两项等。这些对简要性的强调，无非是为了上级在面对越来越多的请示文件时，能更方便、更顺利，也更迅速地读完请示，做出批复。

公文写作注意事项总结 篇5

【导语】2018各省遴选考试在陆续进行，由于遴选考试信息非常繁多，中公公务员遴选考试网会及时公布最新的遴选考试信息，便于考生查阅。

1.请示应做到一文一事。

一个请示只能有一个请求事项，而不能有多个请求事项。这是因为，多个请求事项会给上级机关的批复带来不必要的麻烦，缺乏针对性和单一性，导致请求的事项不突出、不明确，不利于所请求事项的及时解决。另外，若请示多个跨部门、跨领域问题，也给上级机关指示和批准带来了公文处理上的难度，影响办事效率。

2.请示一般只写一个主送机关。

请示若有多个主送机关叫多头请示，多头请示会使受文的多个上级机关不便于批复，或者说无法批复。尤其会造成批复的结果不尽一致，容易把问题做成“夹生饭”，从而延误了问题的解决。一般情况下，请示不宜向上级机关的领导者个人行文。

3.请示的事项应当力求明确、简洁。

请求上级对什么问题作出指示、要求批准什么事项，必须清清楚楚、明明白白，不能模棱两可、含混不清、拖泥带水，不知所云。否则，上级机关很难做出指示或批准。

4.不能越级请示。

不允许越级请示。这是由各级机关的职责路线和职能所决定的。5.请示不能同时抄报下级机关。

秘书写作应注意的几个问题 篇6

一.理由过长。例如在撰写公文时, 语言要简练, 不能繁杂。特别是标题, 很多学生缺少对事件的概括力, 难以用简短、庄重的语言表达事件全貌。所以, 在拟定标题时会把某一区域地段由于某天开始停电停水而对居民生活造成不便、请居民提前做好准备的通知会用超长的标题罗 列出来, 有失公文的庄重和简洁。

二.写作时的标题与理由不分。例如通告的标题是对全文主要内容的概括。具体到实践, 就是“某时停水停电通知”。至于“某某路段要进行水电管线检测”则是引发“不便”的理由, 应在正文的通告中体现出来, 而不是出现在标题中。很多学生却混淆了这方面, 因此拟出例如“某市某区由于水电管线检测而停电停水造成居民生活不便的通知。

三.文中的上下逻辑性不够严密。在正文中极有可能会出现逻辑上的混乱。例如, 在通告写作中由原因转向具体事项时, 中间要有连贯性的句子, 常用“特通告如下”, 这是公文格式规范性的要求。但有的学生要么根本没有过渡句, 非常随意地写出“公布如下”、“说明如下”等。

综上所述, 作为政务文秘专业的大学生, 应该擅长于写作, 公文等就是其中最常见的写作。公文是处理日常事务、通知 情况、记录活动、总结经验的重要工具。这需要加强写作者理论修养、美学修养、道德修养、组织纪律性修养等方面提出了很高的要求。这需要:

一.好人品, 即先会做人再会做事的道理。秘书写作要求作者顾全大局、实事求是。

二.写作者要具备一定的理论基础、认识能力、政策水平、阅历深度、文字功底等水平, 因为秘书写作内容涉及面广, 与各行各业的工作都有密切关系。掌握多方面的知识、熟悉行业行规, 提高文字表达能力, 是写好文章的保证。大学生要通过具体的写作实践, 领悟到学识广泛、博览群书的重要性, 从而使写作得心应手。离开这些基本要求, 写作就成了无源之水、无本之木。

三.要养成良好的写作习惯。现在许多大学生的写作能 力欠缺, 因为他们不再自己构思, 而是到图书馆找到相关书籍后大段抄袭, 或者到网络上下载 、复制, 然后合成文章, 长期下来, 既丧失了写作能力, 又使学生养成投机取巧、不诚信的坏毛病, 难以提高职业素养, 影响到学生人格的发展。一旦真正写作时便会出现语言混乱、文体不规范, 思维混乱, 思想浅薄等。

因此, 提高写作能力的几个主要方法便是:

首先, 旺盛的写作热情, 要以发自内心的专一面对写作。要通过多写多练, 使学生恰当地运用语言把心中所想的内容表达出来, 将写作知识转化为实际的写作能力, 诚如刘勰所言:“心生而言立, 言立而文明, 自然之道也。”强化创新品质与创新意识作为人类的一种特殊的社会实践活动, 写作是一项复杂的脑力劳动。应用写作和秘书写作也不例外, 不能照抄照转, 人云亦云。

其次, 要从笼统地提倡“多写多练”到建立起科学 的写作训。练体系的转变。秘书写作课不是简单的工具课, 要写出高质量的文章, 不是翻几本参考书, 学会几种格式, 依葫芦画瓢就能做到的。写作训练的关键, 是具有科学性、系统性和可操作性, 变封闭式的模仿为开放式的实际操作。还可以建立实践教 学基地, 带领学生走出教 室 , 到机关、企事业单位去调查研究, 收集、整理素材, 完成整个写作活动;或建立写作模拟课堂, 创设情境, 使学生置身 于一种“真实”的职业工作 环境中 , 布置“职业工作”, 让其扮演不同的职业角色, 用心体会不同角色的心态及其对工作要求的影响, 协调配合, 培养团队精神。

教师在教学设计上要重点突出实践操作环节, 体现出连续性和循序渐进性, 使学生在写作实践中丰富发展各种感觉和智能。同时, 引导学生养成深入思考的习惯, 例如阅读名著 、搜集资料、虚心听取他人意见、反复修改完善的习惯等。鼓励学生在参加社团、班级活动中, 抓住机会进行写作实践。开展社会调研活动、讲述写作心得、、投稿、办报刊、参加征文比赛等, 提高学生学习写作的积极性和能力。

摘要：秘书写作是文秘专业学生未来面对的主要工作。因此既要分析该专业学生在写作中会遇到的普遍问题, 又要研究其提高写作能力的方法, 这是培养专业人才的重要手段。

应用文写作两注意 篇7

与文学作品写作不同的是，应用文写作有规律和模式可循。在学习中注意以下两个方面即可。

一、换位思考

文学作品的写作过程是，作者有了生活体验，或受到命题材料的启发，产生了写作的欲望，在命意的范围之内按自己的立场、观点对所掌握的信息进行加工和创造。而应用文则不同，它的写作是被动的，是属于“听将令”的遵命文学。它在生活中要按照实际需要，在考试中要按照一定的情景需要，体现别人的意图。所以，在写作时就要学会思维，要能站在别人的角度来考虑问题。比如在一份产销合同中有这样一个条款：“甲方负责水果的包装和运输，其包装费和运输费均由乙方负责；各类水果按质论价。”如果学生不会换位思考，只从语法上看是找不出问题的。但是如果站在当事人的角度就会发现这份合同有很大的漏洞：条款中只说包装而没有规定包装的具体要求，没有规定运输的时间和地点，没有规定产品质量和价格标准，这都为以后的经营埋下了隐患。再如2009年高考北京卷的“现场解说词”的写作，虽然学生没有实际参加这个游行，但是也要设想自己在队伍前面，这样写出的解说词才有现场感。

二、学习固定程式

虽说是文无定法，但应用文在文种、格式和语言上都有固定的模式。如通知、通告等公文开头一般都要求写行文根据、目的或意义；主体部分用来叙述基本事实，或阐明性质意义，或者提出措施、要求等等；结尾部分则是执行要求或申报请求等。学生读了例文能记住每种文体的格式，依样写作即可。

此外，应用文的程式性还体现在语言上。应用文语言的程式性主要表现在词语的定型化和位置的固定化。

词语的定型化是指应用文的语言有一些是固定短语。位置的固定化是说有些词语的使用位置是固定的。如在文章或一段的开头多用“据、根据、依据、按照、本着(……的原则)、查、鉴于、悉、为了……特、……现……如下”等引出下文。用来作为过渡，或对上文进行总结，或对自己的观点进行阐述多用“为此、故此、据此、综上所述、总而言之、有鉴于此、由此可见”等。通知的结尾多用“特此通知”，命令的结尾多用“此令、毋违、以上命令由……执行、白……起施行、不得有误”，决定的结尾多用“自……起实行、特此决定”，请示的结尾多用“当否、请批复、请批复为盼、请审批”，报告的结尾多用“特此报告、请批示”，商函的结尾多用“特此函告、特此函复、此复、请即见复为盼、请示复、……为盼、……为荷、此致、谨致谢忱”等。

常见的一些词语还有以下几类：

请示用语：用来提出请求或希望。如，祈请、拟请、恳请、烦、希、希即、希予、尚祈、务盼、切盼等。

征询期复用语：用来征询意见或期望对方予以答复。如，妥否、当否、能否、是否可行等。

感盼用语：深表谢意、谨致谢忱、以……为感(用于平行文)、以……为盼、切盼。

令知用语：责令、责成、务必、严禁、不得等。

告诫用语：不得有误、毋违、切切等。

见解用语；应、理应、确应、应予、应将、应以、均应、本应、准予、特予、不予、同意、不同意、我们认为、以为、可行、宜等。

目的用语：特此、此复、以资鼓励、以利……、以便等。

报送用语：呈请、呈报、呈送、呈上、报送、送达等。

颁行用语：颁发、公布、下达、批转、转发、执行、遵照执行、认真贯彻执行、参照执行、暂行、试行等。

核查用语：审核、审定、审议、核发、核销、查询、查收、备查。

专业术语：责成、签署、备案、咨询、核准、肇事、取缔、查获、听候等。

按照程式化的要求，应用文一般不使用流行的俗言俗语，极少用口语；多用双音词，少用单音词。如口语单音词“住”、“打”、“拦”在法律文书中则要改成“居住”、“殴打”、“阻拦”。在应用文中不说“做小买卖的”，而说“个体商业者”；不说“攒钱”，而说“积累资金”。因为“做小买卖的”、“攒钱”是口语，显得不严肃。