档案集成（精选8篇）
档案集成 篇1
摘要：档案信息的集成管理与集成服务是档案管理的大趋势,其研究的重要内容中之一是档案及档案馆集成管理。主要涉及档案集成化管理研究、社会档案的集成服务研究、档案馆集成服务实现研究三个核心内容。其成果将对档案及档案馆的管理整体上产生深远影响。
关键词：档案,档案馆,档案集成,档案馆集成,集成管理,研究,综述
档案集成管理是将先进的集成管理思想与理论引入到档案学研究领域中,通过对档案管理各要素的集成控制,发挥其竞争互补的作用,完善档案信息管理系统的建设;通过探讨传统档案管理与现代网络技术的结合与集成,实现档案资源数字化与档案工作信息化的社会要求,让社会更好地认识档案,让档案更好地走向社会,服务于社会[1]。
一、档案集成化管理研究
对于集成管理与档案管理的关系,湖北宏源电力工程股份有限公司李荣指出:“档案管理是保护和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。社会的正常运行、民族文明的传承以及经济文化的进步都依赖于档案管理工作的正常开展”[2]。铜陵学院凌群英主张应在政府信息公开背景下建立国家档案馆,横向集成各政府机关提供的主动公开的政府信息资源,纵向集成管理档案信息和政府公开信息资源的集成管理制度,并从理论、理念、立法、实践等方面分析了建立国家档案馆政府信息资源集成管理制度的现实意义[3]。广州市城市建设档案馆吴琳认为21世纪知识经济时代、数字化环境和信息化工作背景 下,城建档案最优化管理的发展方向应当是城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务,对档案工作者具有一定的指导作用[4]。
对于重点工程档案,广东省中山市城建档案馆周珺认为:重点工程项目投资大、工程类型复杂、建设周期长、参建单位多,长期以来,由于管理方法的不科学,造成了档案管理工作水平和档案质量的参差。集成管理和集成服务的理论,为工程档案的科学管理和档案质量的提高提供了理论和方法[5]。
对于电子档案,东南大学档案馆纪晓群、江媛媛、柳萍、张慧慧以《电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理》为题目讨论了电子档案与纸质档案集成管理问题,认为:电子档案与纸质档案各有所长、互为补充,都是档案大家庭的成员,完全能够和谐共存。对电子档案和纸质档案集成化管理,开展档案信息资源的集成服务,为用户提供融档案信息检索与档案提供为一体的一站式全程服务[6]。
二、社会档案的集成服务研究
山东中医药大学袁浩着眼于档案信息的本质特性,分析高智力老龄人才档案信息特征,综合运用档案价值理论和需要层次理论,研究提出:依据民生档案建构 " 以人为本" 的 " 老有所养 " 服务体系,健全完善健康档案信息建立多层次 " 老有所医 " 保障体系,运用教育活动档案资源构建适合老龄特点学乐相济的教育模式,利用专业技术档案搭建全方位多维 " 老有所为 " 支持系统,构建高智力老龄人才集成服务保障体系[7]。
上海师范大学人文与传播学院张会超、云南大学社科处杨毅在《民族档案资源集成管理引论》一文中指出:中华民族多元一体格局可以具体到政治一体和文化多元,中国领域内各族群发展过程中民族文化的固化则形成了丰富的民族档案,管理这些档案需要尊重其形成机制和分布状况,又要考虑到档案管理的发展趋势和档案利用的需求,民族档案集成管理随之产生;而档案资源的条理化和系统化需求促使民族档案集成管理不断深化,民族档案资源集成管理既立足于我国历史悠久、民族多元、档案分散的基本现状,同时又实现了民族一体、档案整合的目标和宗旨[8]。从国家层面上确立少数民族语言电子文件共享的整体战略和基础架构是当前我国民族地区档案管理迫切需要解决的问题。西藏民族学院管理学院公共管理系赵生辉在概要介绍少数民族语言电子文件共享现状的基础上,系统分析少数民族语言电子文件共享的需求,按照平衡多元性需求和一体性需求的思路设计出两次归档的少数民族语言电子文件集成管理体系、基于分布式数据库的跨地区共享体系、以国家通用语言文字为中介的多语种电子文件共享体系等技术架构[9]。
中国人民大学档案学院安小米从研究背景,研究目标、研究内容和拟解决的关键问题,研究方法、技术路线和创新之处,研究计划,研究意义及预期成果5个方面,介绍国家自然科学基金项目“城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究”的思路和体系[10]。从城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的含义、模式构想、思想与方法三个方面提出了城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架[11]。并采用文献研究方法,分析了知识管理研究中集成研究的趋势及开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的必要性,提出了开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的构想及其研究创新[12]。
三、档案馆集成服务实现研究
如何实现档案馆集成服务是档案及档案馆集成服务研究的重点之一。近年来,随着信息技术的日益发展和网络环境的逐步深化,社会公众对开放档案信息资源的需求日益强烈,传统档案服务与档案管理系统无法跟上时代的步伐,无法满足用户多元化、全面化和智能化的信息需求,制约了开放档案价值的实现。因此在传统档案服务方式不能适应时代发展的情况下,我们亟需一种集成的、高效的档案服务使用户获得全新的服务体验,实现用户与档案的全方位对接,将档案服务的作用和功能彻底发挥出来[13]。
集成管理思想是IT服务集约化的理论依据。中国人民大学信息资源管理学院薛四新、清华大学档案馆张利以服务型数字档案馆集成平台系统建设为例探讨如何通过IT服务集约化将集成管理思想应用到现代档案管理的各项业务活动过程中,实现现代档案管理理论与实践的融合[14]。
上海大学图书情报档案系冯厚娟从服务理念创新着手,指出档案馆信息资源集成建设之路。在档案馆信息资源集成建设系统内,对用户、档案资源、信息技术、档案馆功能和外部环境这些要素进行集成优化,动态、优化地构建档案馆信息资源集成建设体系[15]。
四、结语
在信息社会,档案信息的集成管理与集成服务是档案管理的大趋势,要实现这个目标还存在许多需要解决的问题,档案及档案馆集成管理就是其中之一。开展档案及档案馆集成管理研究,旨在探索社会信息化背景下保护档案的真实性、增强档案信息利用效力的技术架构和管理模式,其研究成果将对档案及档案馆的管理整体上产生深远影响。
试论档案馆信息资源的集成建设 篇2
关键词:档案馆 信息集成 档案信息资源 建设体系
档案信息集成服务,亦可称为档案信息资源集成式服务,或是“一站式”服务,即将信息集成服务理念应用于档案信息资源建设中,在数字网络环境下,通过对档案信息服务各要素进行集成与动态的整合,构建优化的档案馆信息资源建设与服务体系,使用户需求实现最大的满足。在档案馆信息资源集成建设过程中,对用户、档案资源、信息技术、档案馆功能和外部环境进行集成优化,以用户需求集成为中心,以馆藏档案信息资源集成为基础,以信息技术集成为驱动,以环境集成为依托,以档案馆功能集成为过程,动态地构建档案信息资源服务体系。
一、用户需求集成
档案馆信息资源建设要明确以用户为中心的服务核心,用“以人为本”作为判断标准,审视档案工作的方向、重点和成效,审视档案馆基础设施和信息服务能力建设。
1.用户的管理
用户需求集成首先需要对用户的含义进行界定。以用户为中心不能只考虑到当前的用户,此“用户”应是大范围的、包含未来的,档案工作的远瞻性也要求档案信息资源共享应以历史大局的需求为导向,为整个历史的发展进程提供服务。故而在集成整合档案信息资源时要考虑档案资源的长远价值,对潜在的、长期的用户进行预测,对用户信息进行集成管理。
2.需求的集成
用户需求集成管理是档案信息资源建设“以人为本”思想模式的一个重要表现。要推进档案馆信息资源建设,便要了解用户,需要对用户需求状态进行跟踪,建立并维护与用户達成的契约,建立对用户需求的可测试标准体系等。可借鉴图书馆建立一个专门的信息服务咨询台或是虚拟档案信息咨询服务中心,直接与用户接触,向用户提供馆内的资源和服务的基本信息,协调不同的服务机构满足用户的需求,或设立专门的部门与人员,分析较复杂的用户需求。建立用户需求管理部门,制定明确的服务协定和完善的服务规范,畅通读者信息反馈渠道。①
二、馆藏档案信息资源集成
馆藏档案信息资源集成是档案馆信息服务建设的物质基础。学者毕建新、张照余曾从标准、技术和组织管理层面对档案信息资源集成进行了阐述,②笔者认为档案信息资源共享之资源集成最基本的内容是档案信息资源的集成。
1.资源的有效
“有效”的资源是档案信息资源集成整合的第一步。档案信息资源集成整合时不仅要讲究数量上的“合”,更要注重质量上的“合”,要保证对公众提供的档案信息资源都是有实用价值的,要保证整合时档案信息资源的可用性与可开放性。故要做到以下两点:一要及时对馆藏档案进行解密降密,保证可开放档案资源的内容与范围更新。 二要紧随时代特征和社会民生潮流,筛选符合当代社会需求与时代主题的档案资源,继而进一步挖掘档案知识内涵,丰富档案内容,实现档案信息资源有效共享。
2.集成的有效
手段的有效是档案信息资源有效集成的重要步骤。在进行馆藏资源结构调整时,不能盲目地、不切实际地强调馆藏档案结构上的完整,因为从全国档案馆藏分布实际来看,即使是综合档案馆内的馆藏档案也不可能是真正的综合,这是由我国特殊的政治体制以及档案事业体制决定的,如城建档案馆与综合档案馆之间的矛盾等。在整合档案信息资源时要分析社会对档案信息的需求,分析信息用户的特征,继而针对性地整合优化馆藏档案信息资源,一要丰富和优化馆藏内容和结构,建构平民化的档案馆藏;二要加强特色馆藏的建设,并通过一系列专题服务形式进行开发利用的工作,以实现多元一体化的服务模式。
三、信息技术集成
信息技术集成要敢用、善用新技术,利用网络技术构建一个虚拟环境,营造一个虚拟共享平台。在这个数字环境中,用户通过各种功能界面,通过安装网络搜索引擎,获取电子档案资源及其他信息资源。然而对各种信息技术,也不能盲目地应用。
1.敢用新技术
档案界在谈到现在网络技术对档案工作的运用时多用“新”这个字眼。实际上这个“新”只是相对于档案工作的传统手段而言的,而这些媒体、网络、计算机技术在计算机行业、其他学科领域以至图书馆学领域都早已被运用。面对现在科技的发展及社会发展的压力,档案学科需要这些网络通信技术来提升自己的工作效率,故面对这些“新”技术,我们要敢于去利用,去构建档案信息资源的共享场所,拓展档案工作的空间。
2.善用信息技术
档案信息资源开发利用离不开网络技术的驱动,善用信息技术要用集成的思想管理这些信息技术,包括技术集成与档案网站集成。信息技术集成指除了拥有获取电子资源的软件外,还应安装各种软件,提供一致、快捷的用户界面和简明详细的电子版使用指南。在充分利用数字档案馆资源的基础上,加强一站式搜索引擎、知识导航、虚拟参考咨询、虚拟社区档案、专题论坛、培训课程与预约系统等内容的建设。③档案网站集成指档案馆要在《全国档案信息化建设实施纲要》的指导下,加强自身的信息化建设,实现政府上网工程,进一步在总体上加强馆际间的网络建设,实现彼此间的联网工作,从而实现彼此间档案信息资源的共享。目前,全国基于互联网的档案网站已逾千个,且都直接或间接地链接在一起,供登录者了解馆藏范围,检索档案文件的目录信息。这种方式被称为“网站集群”。④
四、服务环境集成
服务环境集成即要把档案信息资源建设放入社会各种环境中,对各个环境综合分析,获取档案信息资源建设的有利因素,进而采取相应措施,联合其他外部环境力量共同推进档案馆的信息服务建设。
1.环境的集合
在信息化及档案信息化这一大时代背景下,档案信息资源集成建设面临着各种外部环境。一是近年来政务信息环境的形成为档案信息资源共享建设提供了客观的条件。二是国家法制法规如《中华人民共和国信息网络国际联网管理暂行规定》、《互联网电子公告服务管理暂行规定》等的逐渐建立为档案信息资源集成建设提供政策环境。三是国家网络基础设施的不断改善以及数字化技术、数据库技术、网络通信技术、多媒体和超文本等技术的发展为档案信息资源集成建设提供了技术支撑环境。
2.协同共建
我国档案馆信息资源集成建设的要素和措施纷繁复杂,既包含档案工作的专业范围,又涉及了管理学、计算机技术等领域,实际操作时须把这些因素紧密结合起来考虑。不仅要认识到这些措施的重要作用,还要弄清楚它们之间的关系,使其能够和谐共处,共同发挥作用。
2008年5月1日《政府信息公开条例》的正式实施,为综合档案馆向公共档案馆转型提供了一个良好的契机。档案部门参与了政府信息公开工作,成为政府部门公开政府信息的场所,拓展了档案服务工作的领域。档案馆借此机遇向公共档案馆转型,更加突出其服务性、公共性和开放性,更加体现出档案部门所应该具有的文化价值。因而我们应借此时机,发挥协同理念的思想内涵,加强与政府部门的合作,共同做好政府信息的公开,服务社会。同时,社会用户也是档案馆信息资源集成建设体系中的重要部分。要以人为本,从用户需求出发,以丰富的档案信息资源满足用户的需求。并建立用户反馈机制,对档案馆的服务质量进行评价,形成档案馆与用户的互动,最终在档案馆信息资源集成建设这一动态服务环境中,档案馆、政府部门与社会用户三者协同合作,共建共享,共同推动档案馆工作向前发展。
五、档案馆功能集成
功能集成是信息共享空间理念⑤的理论基础之一,它是一种使相关多元信息有机融合并优化使用的理念。国内相关公共档案馆建设也应用了功能集成的理念,且取得了一定的成效。如2004年4月建成的上海市档案馆外滩新馆便是集决策参考、展览教育、社会课堂、咨询利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流、文化休闲等八大功能为一体的一种新的服务窗口。
现要将档案馆信息资源建设看成一个功能集成的过程,将档案馆的各种功能,如档案保管、档案研究、存史资政、展览教育、社会课堂、咨询利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流、文化休闲等,通过依托整合的档案资源基础,先进的技术驱动,优化构建档案馆的服务模式与体系。通过功能集成,实现档案馆的集成化“一站式”,将信息开放存取环境中的档案信息资源系统与服务体系进行无缝式链接,实现档案管理与利用工作“管理无缝隙,服务无边界”的新要求。
注释:
①⑤任树怀,盛兴军.信息共享空间理论模型建构与动力机制研究[J].中国图书馆学报,2008(4):34-40.
②④毕建新,张照余.基于共享网络的档案信息资源集成研究[J].湖北档案,2008(9):12-17.
③王梦.基于信息共享空间视角的公共档案馆建设[J].兰台世界,2009(3):11-12.
档案集成 篇3
1 分析电子档案与纸质档案并存的可能性
随着我们的电子技术、信息技术、电子与信息技术已逐渐应用于档案, 但这并不意味着他能够取代纸质档案, 因为孩子是档案电子档案与纸质档案、互斥问题不存在。电子档案的现代化理念, 利用先进的电子信息技术, 但这仍然无法取代的档案。档案纸可以记忆的发展历史, 记录着人类的历史、现实和历史。事实的本质属性, 电子档案与纸质档案是相同的, 对经济和社会的发展, 人类社会的历史, 各种形式的关系, 新的和旧的文件, 所以这两个应用程序中, 不负和继承, 是向量形式简单的意识形态的观点, 管理电子档案与纸质档案管理存在的共同文件, 两者的档案。在一些常见的电子档案与纸质档案但也有个性, 而两者和谐共存, 应对其采取的综合管理。
2 电子档案与纸质档案的集成化管理措施
电子档案与纸质档案之所以能够共存, 在一定程度上有赖于我国国情, 电子档案与纸质档案具有一定的共性, 然而也存在差异, 因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理, 它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行, 集成化管理正是在这一形势下应运而生的, 其根据电子档案与纸质档案的特点, 制定了一系列集成化管理措施, 以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析:
2.1 建立混合文件管理系统, 发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能
所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件, 又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能, 那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹, 同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性, 在储存过程中运用统一分类标准, 使文件夹内各元素之间保持密切联系。
对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名, 所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注, 同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统, 既能够满足纸质档案的管理要求, 对各种载体的纸质文件进行上传, 同时还能够实现电子档案的良好管理, 接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等, 并将其实时归纳到电子档案中。另外, 混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能, 不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现, 不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统, 该系统不仅要对办公系统公文进行管理, 还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。
2.2 建立档案管理系统与业务系统的标准接口, 对两者进行一体化管理
要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中, 就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口, 首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档, 将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中, 对其进行动态化管理, 及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况, 这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次, 它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理, 电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统, 能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号, 同时还要共同使用相同的分类标准, 从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式, 应将系统首页上方的动态生成相应的归档章, 归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写, 将与电子文件相应的纸质文件打印出来, 此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置, 档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了, 不需要再逐项填写, 大大减少了纸质档案归档与管理的工作量, 对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。
2.3 集成服务平台, 建立电子档案与纸质档案, 提供一体化的服务
服务集成所谓解冻文件管理控制、结果控制文件的管理服务和用户的集成控制, 以满足用户的不同需求档案和提高效率的文件管理流程, 达到最大效应的结果文件管理。管理整合电子档案与纸质档案进行深入研究, 以充分利用档案信息资源的各种形式, 为用户提供综合服务, 在很短的时间内, 以便用户可以找到并查阅档案信息资源类型不同形式的电子文件的信息和各种纸质档案和文件创建档案综合服务平台, 建立用户配置文件的通知标准的网站, 一个全面发展的一体化服务, 也可以提供在线咨询服务, 远程用户, 实现档案信息远程查询预约、特殊服务, 文件浏览网络资源和服务电子档案全文检索等服务。并使用权限管理技术, 与用户和文件信息, 这样当用户利用网络信息资源导航系统管理需求, 根据用户角色快速确定内容, 用户可以咨询机构, 并响应, 实现电子档案与纸质档案综合管理和提供服务的集成的双重影响文件的用户。
3 结论
总之, 存在一些共性特征电子档案与纸质档案的档案之间, 继续使用传统的管理模式已无法适应今天的需求管理多个文件的形式, 因此, 为了满足不同形状的档案的管理;和便于管理, 应采取整体管理。管理信息系统是基础, 保护电子档案与纸质档案的和谐共处, 对于维护安全和电子档案与纸质档案的真实性。不仅如此, 看档案实施管理和集成的电子纸, 允许用户以不同形式的档案信息咨询, 实现完整的一站式服务, 提高服务质量。
摘要：纸质档案与电子档案同属档案的范畴, 两者各有所长, 是档案的重要组成部分。对电子档案与纸质档案进行集成化管理, 能够发挥纸质档案与电子档案的共同作用力, 为档案信息资源提高集成化服务, 丰富档案信息资源, 从而为用户提供档案信息检索与提供的一体化服务, 使档案管理符合现代化发展要求, 满足用户对档案信息资源的多元化需求。基于电子档案与纸质档案集成化的优越性, 本文对电子档案与纸质档案的共存性进行了分析, 并提出了电子档案与纸质档案的集成化管理措施。
关键词：电子档案,纸质档案,共存性,集成化管理,措施
参考文献
[1]纪晓群, 江媛媛, 柳萍, 张慧慧.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界, 2013, 7 (29) :233-235.
[2]杨金萍.如何利用好电子档案及电子档案的应用和管理[J].民营科技, 2012, 11 (48) :99-101.
浅谈档案信息服务集成管理研究 篇4
一、档案信息服务集成背景介绍
用户对档案信息的查询需求是推进档案信息服务集成的最为本质的要求。当今信息技术的快速发展, 使得互联网、通信技术、以及云存储技术等相互融合, 形成了全新的当今生态系统网络。这使得用户希望通过这种生态网络有效获得档案信息, 也即在线、实时获得全部相关的信息, 这就要求各级档案部门顺应技术趋势, 加快档案信息服务系统建设。
此外, 针对档案专业本身的信息化建设, 比如政府办公自动化、档案业务流程管理信息化、复杂业务异构系统环境、文件及档案管理系统与现代信息管理系统间的整合等, 都迫切需要建立一个现代信息集成服务体系与之相匹配。
二、档案信息服务集成管理优势分析
档案信息服务集成的突出优势是相较于传统档案提供及利用服务而言的。传统的档案提供及利用服务主要是针对传统的纸质档案而言, 用户利用的效果不佳, 且利用档案的手续非常繁复。而档案信息集成服务则从根本上进行了改变, 档案信息服务集成将档案、文件的用户需求与业务管理有机衔接起来, 通过建立集成了异构的数字资源的检索系统, 通过建立数字化咨询信息系统等个性化的服务, 从而实现了档案信息资源的有效集成。信息集成服务的全面性、即时性、准确性、个性化等特点与优势更好的展现了现实背景下档案提供利用工作的指导思想, 更好地为档案用户服务, 为各类社会活动、社会文化等资源的存储与共享提供了有效保障。
三、档案信息服务集成管理体系的构成
(一) 实施标准化管理, 制定各类档案的专业标准, 是档案信息服务集成的前提
目前科学技术发展迅速, 需进一步推动档案工作的标准化体系建立, 使档案部门真正具备与现代技术进步相适应的标准化信息管理, 包括统一的专业术语定义、统一的数据交换方式、信息分类编码、功能设置、通讯规程、支撑系统与环境等, 这些基本标准的制定是实现档案利用开发的前提, 特别是现在档案资源信息服务集成管理的基石。只有真正在档案工作内部建立起一套统一的标准和规范行为准则, 建立了一种信息可以自由流通的共享平台, 才能在各档案部门形成开放信息联盟, 将原本看似孤立的各类档案文件有机的联系起来, 从而成为十分重要的档案信息资源。没有完善的档案标准化体系, 档案信息的集成服务就无从谈起, 就成了无源之水, 无本之木。
(二) 整合档案文件资源, 形成信息资源集成系统, 它为档案信息服务集成管理提供可利用的载体
档案文件资源主要包括两大类, 传统档案与电子文件。为了适应新形势下档案提供利用方式的发展, 按照档案信息服务集成管理的要求, 对传统档案与电子文件进行整合管理, 形成符合条件要求的信息资源, 为档案信息服务集成管理提供可利用的载体。这就要求我们对传统档案进行数字化处加工, 对电子文件进行数据导出, 建立格式统一的, 标准规范的数据库, 规范馆内乃至馆际数字档案馆信息资源, 形成真正意义上统一的档案信息资源集成系统。
(三) 做好信息服务的质量管理, 档案信息服务集成管理的主要目标
这主要可分为两个部分:一是业务质量管理, 即提供档案信息服务各流程中的业务质量管理, 大致包括档案信息检索平台的构建, 档案信息检索管理, 档案信息复制与备份管理, 档案编研成果管理等等。这些业务流程与管理大多有异于传统的档案提供利用, 主要是建立在虚拟网络环境中档案信息提供服务利用, 应该自信息资源形成之初即加强对整个工作流程与各项业务统一全面的质量管理, 特别是信息服务中安全性保障, 检索服务中各项数据统一性与准确性, 主动服务中利用与宣传等等。二是服务质量的管理。也即, 我们除了要确保所提供的档案资源信息的质量, 还需注重对用户提供有效的档案提供服务。有效的含义包括:是否为用户提供了足够的他所需的有用档案资源信息;在提供对应档案资源信息时是否真正给以方便快捷的服务;以及是否以积极主动的态度为用户利用档案的行为提供服务等, 这些都是档案信息服务集成管理的主要目标。
(四) 计算成本管理, 为档案信息集成服务提供最有力的支持
档案信息服务集成管理体系中关于成本的计算与管理也是不可或缺的。档案信息服务成本中除传统的人力、工作成本外, 还包括新体系构建过程中的沟通成本、创新成本和导入成本等。比如导入成本, 即技术成本, 主要是指人们对档案信息服务进行集成化管理时, 需要购置的硬件设备和软件系统, 具体比如计算机网络系统、服务器等各种必须的硬件设备, 各种管理软件以及相应的数据库、信息库等软件设备。创新成本指在档案信息集成过程中, 由于各种创新活动的不同步、不协调, 在重组创新集成体系所面临的障碍与阻力时所必须支付的成本。沟通成本指在档案管理与提供利用的过程中档案集成系统内外沟通与交流时所花费的费用。把握信息服务的成本种类, 计算与设定总的目标成本, 平衡与分解各具体成本, 对各类成本实施有效的过程控制, 保证最终目标成本的实现, 可以为档案信息集成服务的开展提供有力的支持与保障。
四、档案信息服务集成管理的实现
首先, 实现现代档案资源的信息服务集成更新现有观念, 也即从传统的思维模式中跳开, 用系统的思维方式看待新的档案工作流程、理解集成化的档案管理信息系统以及档案集成服务模式。唯有如此, 才能推进档案事业的快速发展。其次, 实现档案资源的信息服务集成还必须要充分掌握技术。因为档案信息服务集成是以集成各类异构数据资源和现代技术的实现为前提。只有当我们有效掌握了文本、数据、图像和声音的多媒体数据库、数据仓库和云存储等技术, 建立强大的集成计算环境, 才能使信息集成服务的实现成为可能。最后, 要进一步提高档案人员的综合知识体系结构。要实时培训、扩充自身的知识结构, 成为集成服务体系的主导者;要做好自身角色定位的转换。从被动管理者转变为信息利用审计和决策咨询的提供及服务者。
参考文献
[1]贾洪生周国富.网络环境下信息服务的新趋势集成服务[J].情报杂志, 2003 (11) .
[2]李宝山.集成管理——高科技时代的管理创新[M].中国人民大学出版社.
[3]梁孟华.基于全面质量管理的档案信息集成服务研究[J].档案学通讯, 2011 (01) .
关于档案集成管理的发展及构建 篇5
关键词：集成管理,档案,发展
科技推动了社会的发展与变革, 对文件档案进行集成管理是时代的产物, 随着集成在人类认识与改造自然的实践中的广泛应用。集成管理理论, 是管理学的先进理论, 集成管理突出了系统协作思想, 推动了技术创新和制度的融合, 对文件档案实行集成化管理, 有重要的实践意义, 因此文件档案集成管理的重要性非常大。
一、集成和档案集成
集成, 是指利用现代信息网络与通讯技术为前提, 以系统论和管理理论为基础, 将特定系统的若干要素联结在一起, 使之成为一个统一整体的过程。其主要内容技术、系统、管理, 因此是一个对系统各要素进行创造性组合的过程。
档案信息资源管理与档案信息化概念的提出, 使档案工作又走上了一个新的台阶, 档案集成理论对档案集成起到指导作用。当信息服务进入更高的自动化应用阶段时, 对档案信息系统的构建提出了更高的要求。它要求档案信息管理能够提供集成化的系统界面, 给档案信息系统的发展以积极的推动力, 实现档案信息的综合管理与综合查询。
管理的核心在于对现有资源的有效整合。而集成管理是将集成思想创造性地应用于管理实践的过程, 国家管理机器的正常运转民族文明的传承以及经济与社会的进步都与档案工作紧密相联, 以利于优化和增强管理档案的有序性。随着社会信息化程度不断提高, 档案管理应不断提高自身的管理水平, 实行档案文件质量控制、前端控制, 以更好地为社会建设发挥作用。
集成管理思想直接得益于系统管理的有关成果, 其发展大致可分为三个阶段, 将系统思想引入管理之中, 突出了系统协作思想, 开创了将系统思想与管理实践相结合的先河;集成体现了系统思想指导, 技术创新管理的内部要素集成思想开始形成, 从而使集成的思想在科技管理实践中得到广泛应用;并要从而使集成的思想和原理在科技管理实践中得到推广和应用;计算机技术的飞速发展与普遍应用, 使集成管理充分发挥人类和计算机各自的优势, 给集成管理理论带来了质的飞跃, 为集成管理的研究提供了有益的借鉴, 促进了国民经济信息化。档案集成思想的形成与发展就是信息化进程中的发展必然, 给档案事业的发展带来了新的机遇, 为档案集成管理奠定了基础。
二、档案集成管理的发展及构建
随着社会主义市场经济的发展, 档案集成管理的发展提出了经济效益上的要求, 档案领域的发展要求实行档案标准集成。对档案集成管理的发展提出了经济效益上的要求。而档案信息系统在社会各个体系中所处的位置非常重要, 它需要站在整个社会系统的高度, 对人才资源进行有效集成。计算机网络技术的普及和应用, 为档案集成管理发展的技术背景提供了有力支持。大量集成实践的出现, 为档案集成管理与档案集成系统提供了有效模式, 科学研究的发展成为档案集成管理发展的学术背景。
档案集成管理的特点:
非线性相干性。即对档案进行管理各环节间的相互作用是相互制约, 相互耦合的非线性关系, 档案管理的各个环节在同一集成体中处于不同侧重的状态;
动态开放性。在当今信息技术迅速发展的形势下, 随着外部环境的变化, 集成单元自身发生进化, 档案集成管理系统只有保持同样动态开放的态势才能能够有效地运转;
和谐有序性。档案集成过程中融入了很多智能、策略和知识等软性要素。这些要素为为各要素的聚合减少了磨擦, 使整个集成体达到和谐有序的境地;
柔性化。即以非强制性的软性手段和方式推动档案管理, 其中强调人在集成管理中占据的重要地位, 并增强了高科技化的管理手段和工具, 促进了管理效率的极大提高;
基于知识平台的集成管理。在知识经济时代, 档案集成管理是以信息科技智慧为代表的知识体系, 是基于知识的平台, 实现在整体优化下的局部最优。
档案集成管理的主要内容包括:
数据和信息集成。即信息集成和数据集成, 档案系统信息集成, 这是整个档案集成管理的基础。采用电子化、数字化、网络化、信息化等现代化管理手段, 使数据文件结构的设置满足管理上的需要, 促进档案事业新的深层次的发展。
功能集成。它将需要的若干系统的功能进行整合, 进行档案系统战略策略集成、档案系统工作标准和规范的集成、档案系统的组织结构集成、档案系统管理集成和档案系统信息服务集成。战略与策略的确立具有指示性的作用, 档案信息化工作中也需要多项专业标准, 而档案系统的组织结构集成实质上是一种内部知识联盟, 另外领导行为模式应有所创新, 其核心目标是学习和创新, 以综合利用现代信息技术, 实现整体功能的优化和质的跃变。
过程集成。过程集成管理是档案文件集成管理的核心。它包括文件与档案管理业务流程集成, 各种档案综合管理与服务系统集成, 实现档案文件的前端控制与全程管理, 从根本上提高进馆档案的质量。
人和组织的集成。人是系统中最为重要和活跃的因素, 首先是对各类档案人员的协调工作, 其次是对人与组织集成管理。选择合理的文化取向, 以集成的视野分析人与组织质量, 更好的实现档案系统中人的集成。
技术集成。从计算机技术和网络技术的角度出发, 档案集成管理必须要以现代化的技术手段为前提, 为用户抵御内部和外部的网络攻击提供技术保障, 使档案系统适应将来发展的需求。
系统间多学科集成。对档案集成系统来说, 多学科间的集成是其发展的主要趋势。图书、情报、档案的集成是科学发展的必然, 它对档案集成系统有着十分重要的影响。要不断地寻找选择自身的最优功能点, 利用网络技术, 加强三者之间的协调与合作, 为用户提供集成的一站式服务。
因此, 档案人力资源集成管理要制定具体措施:要编制科学的人员管理计划, 树立以人为本的指导思想, 合理配置人力资源。建立有效的激励机制与培训机制, 引入竞争机制和人员流动机制, 提高档案集成管理效果。
参考文献
档案集成 篇6
一、集成管理理念
集成管理是一种全新的管理理念, 它随着信息技术的发展, 围绕高科技时代的行业特点, 成为自然科学、社会科学领域中广泛使用的词汇, 强调对技术、管理、组织等进行集成, 是改造自然的社会实践行为, 从而使各行各业能够适应科技日新月异的需求, 达到整体最优的效果, 实现超速成长, 形成相互优势互补、匹配的有机体, 并推动经济增长方式的集约化。
集成的一般特征表现为:公共属性、互异性、动态性、无序性和整体优化性。其中公共属性是指集成要素所要满足的约束条件;互异性表现为此部分与彼部分不同;动态性是由特定目标驱动的创造性过程;无序性是指集成要素在满足公共属性的同时, 又具有时间, 空间、心理上的无规则分布;整体优化性指的是通过集成主体有意识、有选择地对集成诸要素进行优化、整合, 从而达到和实现整体功能增倍。
集成思想是集成管理的理论基石, 集成管理是高科技时代的一种管理创新, 集成管理的对象是要素的集成活动, 是一种以系统论为指导的具体的整合性管理思想及方法。通过整合集成元素间的各种关系, 使传统的资源存量实现最大程度的优化重组, 其基本过程包括计划、组织、指挥、协调、控制。集成管理的特点包括管理目标具有超常的企图、管理要素更加广泛、管理系统的边界日益模糊、管理手段强调兼容、适应。
集成管理的起因在于高科技的发展与影响, 当今科技在社会的作用也越来越大。集成管理产生是由于知识经济发展的需要, 使集成管理成为现代企业管理的一门新兴学科, 国际市场的开放使消费者有更多的选择, 只有对人力资源进和有效的集成, 才能实现人力资源的优化配置和合理使用, 进而提高各行业适应市场竞争的能力。集成管理的运作机制以系统论为基础, 其内在运作机制主要有整体优化、多维旋进、连锁互动、裂化重组、模糊控制和虚拟联盟。
集成服务建立在联通的基础上, 它强调用户满意、管理效率高、服务总效益最大化, 它是建立在联通的基础上, 通过一个具有交互功能的公共服务平台对信息进行组织与管理。集成管理与服务是最优化管理理念和最佳实践模式, 集成管理是集成服务的基础, 实现的一个管理与服务优化整合和双赢, 使集成管理达到目标。社会信息化程度的加深、电子技术的进步、信息科学的发展是集成服务产生的主要原因, 息冗余问题是集成服务出现的动力, 人们信息消费意识的增强是信息集成服务出现的外在因素。
二、信息化角度下的高校档案管理
信息社会也称信息化社会, 信息社会不同于农业社会和工业社会, 信息资源成为经济发展和社会进步的重要保障, 全民信息化的意识和技能全面提高。信息社会的高校档案管理面临巨大的挑战, 具体表现为:知识信息量剧增, 高校校园网的建设也在积极进行, 导致档案数量快速增涨、载体更加多样化;网络化对高校档案现有管理模式具有很大的冲击, 高等学校电子文件重要的信息资源管理势在必行, 电子文件便成为校园网建设和发展的必然产物;档案信息的需求与供给之间的矛盾进一步激化, 信息时代结档案人员的素质提出了更高的要求, 档案信息化建设会引发更多的经费问题, 在全球化趋势下, 人们对档案信息的利用越来越依靠昂贵的系统和机器设备, 要求档案工作人员在某方面是信息专家。
档案信息是指档案所包含信息, 档案信息是信息资源家庭的重要成员, 档案信息的开放需要公开的信息立法来保障;信息社会要求有适合形势发展的开放的档案利用制度;档案信息的利用与安全之间的矛盾日益激化。
而随着档案信息的不断发展, 高校发展对档案信息管理的新需求也有了更多的内容。随着高等学校规模扩大, 学生数量剧增, 高校组建、合并, 势必给档案管理提出新的课题, 高校教学改革给档案工作带来挑战, 高校扩大招生规模, 致使档案数量剧增, 高校基建、教学、科研、管理等方面产生的档案数量也迅速增加, 高校基础设施成倍增长, 这对档案工作提出了新的要求。高校内部体制改革了给高校档案工作带了新的情况, 使档案工作面临严峻考验。
高校档案信息是学校发展中不断积累形成的重要信息资源, 高校档案是在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的, 高校档案信息指的是高校档案所包含的信息。具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的组合。高等学校的档案信息管理正在不断发展壮大, 它全面系统客观地记载着该校的过去和现在, 有着极强的现实指导意义, 并会对未来产生长久影响, 它对高校自身的建设和发展起积极的作用, 全面系统客观地记载着该校的过去和现在, 为国家经济建设和社会发展做出贡献。
高校是知识传播、生产和转化的主要力量, 高校档案信息的特性具有一切信息所具有的特征, 高校档案信息具有权威性、凭证性, 其内容宽广, 门类众多, 信息量丰富;高等学校是科学发展的前沿领域, 直接反映学校整体工作的各个环节, 科技含量高, 知识性强。知识属性是高校档案的主要属性之一, 高校人才荟萃, 文化信息资源丰富, 所以高校形成的档案又具有系统性和完整性。
高校档案信息的作用。高校档案是整个档案信息资源中的重要组成部分, 它是高校管理工作的查考凭证和重要依据, 是学校进一步提高教学和科研水平的重要基础, 是高等学校开展教学评估的根本依据, 是编写校史、校志的最可靠的实际材料。高校档案信息可以为国家培养人才服务, 高校档案信息还具有社会教育功能, 并为高校党政工作的正常进行提供真实的查考凭证, 充分利用己有的教学和科研档案信息, 将社会职能发挥得更加完全, 为国家人才工程提供有效的服务。
现在, 高校档案管理取得了一些成果。档案工作法制建设基本配套, 业务标准、规范基本具备, 实现了集中统一管理;档案工作网络严密, 全国高校档案工作团结协作、协调发展, 有中国特色的高校档案事业框架已基本形成, 为高校档案工作持续发展打下了坚实的基础。高校档案管理现有模式主要有高校档案传统管理模式, 高校电子文件的管理。高校档案信息管理存在的问题表现为高校档案馆馆藏档案结构单一、档案信息分散、缺乏沟通, 横向联系很少;工作人员素质有特提高, 队伍也不稳定, 高校档案管理自成体系, 档案信息利用率不高。信息资源利用、管理手段等和地方档案部门在档案信息服务方面存在许多不同之处。
在信息社会的背景下, 档案管理的专业化、规范化问题突出, 档案的数量激增, 载体形式各异。这使现有档案管理体制面临的挑战:即档案工作领导体制及面临的挑战, 如权力的高度集中;档案工作体制及面临的挑战, 如文件与档案分开来进行管理。
三、高校档案管理的集成模型构建
信息化已成为世界社会经济发展的大趋势。参照一般的管理信息系统的建模方式, 高校档案信息管理集成模型在传统档案管理模式基础上进行。
模型构建的信息来源参照国内外档案管理领域的集成运作情况, 分析到集成管理是信息资源管理的核心, 而信息机构的信息化建设为档案信息的集成管理提供了机遇, 集成管理是档案信息化建设逐步向纵深发展的结果, 它要求高校档案信息服务必须提供一个集成化的系统界面, 以实现档案信息的综合管理和综合查询。
高校档案管理集成模型的目标是将集成思想创造性地用于高校档案信息的管理过程, 模型的设立主要能达到管理目标多元化、管理视域极其宽广、管理要素多种多样化和管理方法灵活多变。
高校档案管理集成模型的指导原则是指按照系统论的要求, 对档案馆的各要素进行合理搭配, 取长补短, 综合协调, 即整体优化原则;高校档案信息具有动态的性质, 即动态开放原则;动态开放原则, 它是整体优势的放大;过程性原则。强调集成要贯彻实施到高校档案管理活动的全过程;多元化原则指的是高校档案管理的集成模型要因地区、因学校的类型而异;是各类优势互补、优选、组织以达到效果最大化的主动行为;集成模型的效益原则是指要注意对其全过程的投入产出比进行分析, 力求效益最大化。
然后根据高校档案管理集成模型的指导原则, 将高校档案管理集成模型分成集成模块、过程集成模块、技术集成模块和服务集成模块。
另外, 高校档案管理的集成模型的构建需要建立完善的保障体系, 其运作要有一个长远规划, 模型的运行要因时因地而异。各个学校的具体情况不同, 集成模型的运行也不能一概而论, 同时要加强模型运行中的人本管理。
参考文献
[1]毕强、史海燕:《信息集成服务模式研究》, 《图书情报工作》, 2004, 9。
档案数字化管理系统集成与应用 篇7
关键词：档案,数字化,功能
1概述
在档案管理的过程中,存在着大量的历史纸质档案,并且日常运作过程中还在不断的产生这种档案。传统的纸质档案管理模式,由于占用的存放空间大,保管的成本高、保存年限短,易磨损,查找利用困难,不能满足高效运作和降低成本的需求。因此,作为信息化一个很重要的构件,一套纸质档案的档案数字化集成管理系统存在将很大程度上加大信息化的程度。
当前计算机技术、网络技术、人工智能技术以及存储技术的发展日臻成熟,为档案的档案数字化集成管理提供了坚实的技术保证。这些先进技术的应用必将给纸质档案管理带来革命性的变革。
档案数字化集成管理系统就是在这样的背景下产生的。该系统采用先进的图像处理、分布式计算、分布式海量存储、数据库以及人工智能OCR识别等技术,广泛考虑了各个行业档案管理和利用的现实要求,运用最新的软件设计理念和软件工程规范开发的文档档案数字化管理平台。
2系统要解决的问题
2.1集中、高效、安全和长久保存历史档案。
2.2实现信息的高度共享档案信息的集中高效管理。
2.3提高组织的服务水平。
2.4增强企业的运作效率。
3主要功能
3.1纸质档案的库房管理。
3.2纸质档案的快速高质量数字化。
3.3档案信息的自动化提取。
3.4档案数字化影像的安全存储。
3.5影像的高效集中管理。
3.6快速的本地/远程查询。
3.7和业务系统的紧密集成。
4系统特点
自动识别技术加速档案档案数字化的速度和精度
OCR文字识别技术、条码识别技术这两大领域技术可以在很大程度上节省人员的手工操作,提高信息录入的速度。同时,由于先进技术的采用,可以在识别的过程中录入更多的信息,提高了信息化的精度。
4.1高度抽象的业务模型造就系统通用性
档案数字化集成管理系统采用多层的分布式计算环境,高度抽象和考虑了其各个目标行业的需求情况,因此具有很好的通用性。该系统在某一个特定行业领域只需要简单的定制,即可满足用户的需求。
4.2内建的稳定性设计理念
档案数字化集成管理系统的整体结构的设计上,采用了很多加强系统可靠性的技术,系统天生就融进了稳定性的理念。下面就分别介绍一下,系统在设计中系统稳定性和可靠性的考虑:
归档服务———该服务在设计时,被设计成可冗余的服务,如果要提高系统的稳定性和可靠性,系统中可配备多台归档服务,由于系统的良好调度,在所有归档服务器都正常运转的时候,可平均分担扫描控制台提交的影像文档,当有某台归档服务器由于故障不能运转时,系统会在剩余的归档服务器中均匀分担故障服务器的任务。保证了系统的稳定性。
应用逻辑服务器———同样可以采用前面所说的冗余技术,来保证系统的稳定性和可靠性。
文档仓储服务器———数据在光盘刻录的过程中,可以采用刻备份盘的策略来保证数据的可靠性,从而提高系统的稳定性。
4.3灵活多变的系统配置方式提供高度可伸缩性
由于档案数字化管理系统所处理数据的数据量具有线性增长的特性。所以在系统结构上是具有高度灵活的可伸缩性。这方面主要表现在:
文档仓储服务层次,由于采用了分布式网络存储技术具有高度的可伸缩能力,随着系统数据的增长,可以非常方便的添加文档服务器来适应这种数据的增长。
应用逻辑服务器,在有大规模的用户访问的时候,可以通过添加新的应用逻辑服务器,来平衡系统的负载。以保证系统的响应能力。
归档服务器,同样采用了分布式计算和负载均衡技术,在扫描的数据量增长的情况下,来通过多个归档分布和合作的方式来保证系统的数据处理能力。
4.4科学的流程和结构设计保证了系统高效性
档案数字化管理系统在档案档案数字化的流程设计上以及系统体系的设计上充分保证了系统运行的高效性。这种高效性包括人员的高效性和设备的高效性两个方面:
4.4.1人员的高效性———由于系统的业务流程的设计上采用了高度分工协作的流水线模式,系统中的各个角色各司其职。从而使得系统处于最高效运行的状态,另外这种精确分工的流程设计原则,也降低了人员的培训成本和培训时间。
4.4.2设备的高效性———由于系统采用分布式计算环境,在这个环境中彼此协作,可用通过有效的设备配置比例,来使得系统中的所有设备都处于高效运行状态,从而最大限度地保护了系统的投资。避免了计算资源的浪费。
4.5丰富的管理工具提升系统可管理性
系统先进和丰富的日志体系、强大的用户管理系统,带来了一个精确的角色分工和管理体系。可以在随时管理和监控系统的运行情况和人员的操作情况。可以及时发现问题及时纠正,从而提高系统的运行质量和效率。
4.6友好图形界面,轻松维护系统
档案集成 篇8
一、以资源为基础, 实现基于资源集成的档案信息集成服务
1. 从提供信息的广度上来说, 要实现基于资源共享的档案信息集成服务。
档案信息集成服务的目的是充分发挥资源集成优势, 为用户提供全面、完整、丰富的档案信息。为此, 档案馆必须扩大信息采集范围, 加大信息整合力度, 通过提高校园档案信息的覆盖率与共享度, 来满足最广泛用户的基本信息需求。首先, 将档案管理系统与各职能部门业务系统无缝地连接起来, 集成整合活跃于其中的各类档案信息, 提高馆藏档案信息的时效性;其次, 加快馆藏纸质档案的数字化进程, 进一步提高馆藏档案的数字化比重;第三, 广泛采集互联网中有关本校及校友的新闻宣传与报道, 以此作为馆藏档案信息的有益补充;第四, 开辟在线征集渠道, 向校内外用户广泛征集有价值的档案信息, 推动网下信息资源向网上信息资源的转化;最后, 将从各种渠道采集而来的各类档案信息进行条理化、有序化集成。当然, 档案信息采集范围的扩大必然使得具有分布、异构特质的信息大量堆积, 将所有这些信息都以统一的数据结构物理地存储在档案馆, 无论从技术实现角度还是存储维护角度来说, 都会给档案馆带来难以承受的负担。因此, 档案馆要逐步从“拥有资源”向“共享资源”的方向转变。一方面, 利用数据仓库统一的物理存储环境, 集中管理和维护需要永久或长期保存的各类档案信息, 另一方面, 利用中间件技术的物理分布、逻辑集中机制, 共享各个业务系统中的各类信息资源。通过二者的并行运行, 形成虚实结合的档案信息资源中心, 并在此基础上搭建档案信息共享平台, 统一检索口径, 扩大检索范围, 拓宽检索渠道, 实现图文声像等各类档案信息的一次性获取。
2. 从提供信息的深度上来说, 要实现基于知识集成的档案信息集成服务。
资源共享使用户获取档案信息的广泛性与全面性得到了保证, 但如何从浩如烟海的档案信息中清理出有价值的档案线索, 进而得到综合的、集成的、有决策支持的档案信息, 对于缺乏档案理论基础的普通用户来说, 往往束手无策。基于知识集成的档案信息集成服务能很好地解决网络信息资源浩瀚而获取有效信息困难的矛盾[2]35。档案信息共享平台中的原始档案信息数量庞大、来源不同、结构各异、形式多样、表述不一, 其中的组织无序性、信息冗余性严重影响了档案信息的利用效果。为了帮助用户从单一的原始信息获取转变为综合的知识发现, 可以从以下两方面提高信息服务的知识集成性。从信息资源组织角度, 可将原始信息按照档案类别、内在特质和内容价值进行鉴别、清理、关联与重组, 进而进行深度分析、综合加工, 识别和创造新的知识, 形成综合性的富含知识的增值档案信息产品。从信息资源利用角度, 通过分析用户信息需求和问题缓急, 融入用户决策过程, 在题录检索与全文检索的基础上, 增加关联检索、数据挖掘等功能, 针对检索问题提供较全面的信息解答, 并协助用户通过相关分析和处理, 将隐藏在海量信息资源中更为全面而深入的信息内容转换为知识 (体现为解决问题的具体方案) , 最终以集成化的形式统一呈现给档案用户。
二、以技术为手段, 实现基于技术集成的档案信息集成服务
迅猛发展的网络通信技术和计算机技术, 把原本孤立、封闭的档案馆推向了网络化、集成化的新境地。首先, 数字校园建设从根本上消除了“信息孤岛”现象, 它通过构建逻辑上的集合体, 很好地实现了各个独立、自治业务系统彼此间的无缝链接和相互协作, 有力保障了多类资源的有机结合与广泛共享, 这为档案信息集成服务搭建了畅通的网络平台, 营造了良好的信息集成环境。另一方面, 信息采集与传播技术、信息推送技术、并行搜索引擎技术、知识挖掘技术等具有智能性和集成性的信息服务技术不断涌现, 这些新技术的综合化、集成化运用, 为档案信息服务的内容更新、功能扩展与能力提升提供了全新的技术支持。因此, 档案馆有必要将先进的信息技术成果融于档案信息服务之中, 通过全面构建信息技术的支撑与保障体系, 实现服务流程的简化、服务手段的优化和服务方式的创新, 进而实现基于技术集成的档案信息集成服务。
宏观上, 通过引入计算机、网络、通信、多媒体、存储等系统支撑技术以及各种信息应用技术, 为档案信息集成服务搭建基础技术平台;通过各种集成服务关键技术的整合与综合运用, 建立异构系统之间的互操作, 实现分布式网络存取和多方位资源链接。微观上, 通过动态数据库访问技术、服务中间件技术、资源元数据获取技术、资源选择与结果整合技术, 从纷繁复杂的档案资源中搜集、获取、整合、处理信息, 并以用户定制的方式呈现检索结果, 实现档案信息集成检索;利用信息过滤技术和数据挖掘技术, 以面向用户的方式发现并处理沉淀于历史数据中的知识信息, 实现档案信息的知识化利用;通过智能代理技术和信息推送技术, 帮助用户表达个性化信息需求, 根据用户兴趣多渠道搜集档案信息资源, 根据用户自定义准则确定信息组织途径与呈现方式, 利用代理通信协议把加工过的信息按时推送给用户, 实现信息服务的智能化与个性化;利用数据加密、访问控制、网络病毒防治和防火墙等技术, 确保档案信息的真实、完整、可靠和安全, 实现信息获取的绿色与畅通。
三、以用户为中心, 实现面向用户的档案信息集成服务
档案信息服务从本质上讲是个性的, 因为用户需求信息的主要目的是利用信息解决自己特定环境下的特定问题, 有效的档案信息服务是针对具体用户个人的问题、环境、心理、兴趣等特征来实现[3]126。因此, 只有面向不同时期、不同用户的不同需求, 才能提供准确、到位的档案信息服务。有的用户初次体验档案信息服务, 对于如何有效利用档案信息资源茫然不知, 他们希望能够通过网络获得实时的疑问解答。此时, 可以开展在线参考咨询服务, 设立用户实时服务网络系统, 集中解答用户的各种疑难问题。这种互动式的信息服务不仅可以及时了解用户的需求动向, 也可以在无形中扩大档案用户群体。有的用户对档案的分类体系有一定的了解, 也掌握了所需信息的相对具体的检索条件, 他们希望能够直接进入相关主题进行信息检索。此时, 可以通过人工或智能软件对档案信息资源按档案信息的门类划分 (如文书、科技、会计等) 、信息内容之间的相关性 (如主题、关键字等) 或信息的结构特征 (如文本、图片、视频等) 进行合理组织, 并通过统一的用户界面对其提供信息查询和浏览[4]20, 实现专业导航服务。有的用户对自己分管的业务和相关事务有强烈的专题建设需求, 此时, 可以在安全保密前提下集中进行信息的收集、筛选和整理, 一次性或定期不断地将符合需要的最新信息推送给用户, 实现信息定制与信息推送服务。还有的用户需要通过遍历和分析个人研究领域的历史档案, 获得有针对性的决策支持。此时, 可以充分发挥用户的主观能动性, 为其提供一个自主自助汇编档案信息的服务平台, 并在此基础上对汇编信息进行知识的二次开发和重组, 从中提炼出具有研究价值和决策支持性质的信息, 实现信息提取与知识给予的互动式个性化服务。
四、以网站为依托, 全面实现档案信息集成服务
在数字校园环境下, 档案馆网站是实体档案馆在数字空间的真实反映, 是馆藏信息资源得以充分展示和利用的重要窗口, 也是档案信息集成服务能够全面展开和实现的信息门户。依托档案馆网站搭建面向用户的集成化信息服务平台, 将分布的资源和分散的服务有机融合, 灵活调度信息资源, 合理配置服务流程, 通过基于资源集成的档案信息集成服务、基于技术集成的档案信息集成服务以及面向用户的档案信息集成服务三者间的纵横整合与优势互补, 全面实现档案信息集成服务。
首先, 对馆藏资源和共享资源按照档案门类进行主题归类、属性划分、关联设置和信息加工, 建立多层次、全方位、有序化的档案信息资源导航系统, 提供权威可靠的信息导航。其次, 建立集成信息检索平台, 提供集成信息检索机制, 通过单点登录和一次性用户认证, 方便用户从统一的检索界面实现跨业务系统的信息检索。第三, 融合多种信息服务手段, 构造多元化的信息服务体系, 实现全文检索、跨库检索、定题服务、信息推送和实时参考咨询的综合性集成化服务。这样, 用户在集成化信息服务平台上, 能够通过后台信息资源保障体系、信息技术保障体系与信息安全保障体系的协同工作, 在前台得到“一站式”的综合化、多元化与个性化的档案信息集成服务。
摘要：本文从信息资源、信息技术与用户需求角度出发, 提出三种档案信息集成服务模式。通过建立以档案馆网站为依托的集成化信息服务平台, 全面实现档案信息的集成化服务。
关键词：数字校园,档案信息,集成服务
参考文献
[1]周永红.信息集成服务的含义、发展与主要类型[J].情报理论与实践, 2007 (5) .
[2]李家清.资源共享环境下的信息服务模式变革[J].图书情报知识, 2003 (5) .
[3]胡秀玲.服务经济与图书馆服务的变革[J].图书馆建设, 2002 (2) .