档案馆集成

档案馆集成（精选8篇）

档案馆集成 篇1

随着信息化技术的纵深推进,越来越多的应用信息系统被研发出来,并应用到业务工作管理中,办公自动化程度达到前所未有的水平。这些系统的运用和推广不仅改变了整个单位的业务流程,还不断地改变着信息的颗粒度。如何从各系统的碎片化信息中捕获具有保存价值的信息,并经规整后,以电子档案的形态来长期保管和提供利用,是数字档案馆急需解决的一大难题。文章从集成平台建设的角度,与同行一起探讨数字档案馆与应用信息系统互联互通问题。

一、集成平台建设必要性

大部分归档的电子文件源于各应用信息系统,脱离这些应用信息系统,数字档案馆便陷入无源之本。档案工作是各项业务工作不可分割的重要环节,不通过接口将档案工作纳入各项业务流程,档案工作将在信息化时代面临被边缘化的可能。此外,应用信息系统虽然有自己的数据备份机制,却没有电子文件的长期或永久保管机制,也缺乏信息利用与共享平台,而数字档案馆恰恰能弥补这些不足。建立两者间的集成平台,实现互联互通,对促进档案工作和业务工作的发展和提升均有重大意义。

二、集成平台主要功能

集成平台是数字档案馆与应用信息系统之间的桥梁,其主要功能在于帮助数字档案馆从各应用信息系统中捕获归档范围内的信息(包括电子文件及元数据),并按归档要求对捕获过来的电子文件进行规整,如格式归一、自动分类与编号等,再把规整后的电子文件传递至数字档案馆,完成归档流程。同时,在电子档案利用时,集成平台还能通过映射关系,对系统用户的利用需求进行解析,并在办理借阅手续后,将数字档案馆的电子档案信息传送至各应用信息系统,满足不同应用信息系统的电子档案信息获取与查阅需求。

1. 归档信息捕获。

归档信息捕获功能是指集成平台能根据数字档案馆已设定的归档范围,自动到指定的应用信息系统的特定流程中去捕获相应文档及元数据,并将应归档文档及元数据提取至档案集成平台。传统载体档案信息载体形式(如纸质、光盘、实物)相对固定,其原始信息和过程信息均在同一载体中,且是固化的,只要走完流程后归档,即能确保该份档案的真实性、完整性和有效性。而应用信息系统的信息则不同,是以碎片化形式存储于各业务流程和环节,在不同流程或环节出来的文档信息不一样,只有对归档范围中每一份文件的生成环境、生成条件及元数据进行定义,才能确保归档的电子文件符合真实性、完整性和有效性要求。

2. 归档信息规整。

归档信息规整功能是指集成平台能根据电子文件归档整理要求,自动对捕获的电子文件及元数据进行分类、组卷、编号、赋值、格式归一、划定保管期限、设定借阅权限等,并能将规整后的电子文件及元数据提交至数字档案馆归档。具体功能需求:(1)分类:根据档案分类方案设置分拣规则,及时将捕获的电子文件归入相应档案门类。(2)组卷:对同一门类中电子文件按年度、项目、专题、活动、人物、出版物等归集。(3)编号:根据档号编制规则,对已分类、组卷的电子文件自动编制档号。(4)赋值:包括属性信息转换和自动赋值。前者指根据字段间映射关系,对两个系统间元数据进行转换,确保应用信息系统中电子文件元数据能被数字档案馆识别;后者指根据电子文件来源、系统操作等背景信息,自动为电子文件某些字段信息赋值。(5)格式归一:根据归档文件格式要求,自动将归档电子文件转换统一版本格式,确保电子文件在数字档案馆能被打开和查阅。(6)划定保管期限与借阅权限:根据电子档案保管期限表的关键词,批量对归档的电子文件划定保管期限;依据电子文件密级、是否实行技术保护、归档单位、形成单位等字段信息,划定电子文件借阅权限。

3. 信息双向传递。

数字档案馆不是一座信息孤岛,亦非只进不出的信息黑洞,而应成为各应用信息系统电子档案的集中、长久保管与信息提供利用的基地。今后集成平台不仅要解决电子文件归档问题,更要重视系统用户需求,着力解决应用信息系统如何便捷获取数字档案馆中档案信息问题。为此,集成平台应具备根据应用信息系统提交档案利用需求,及时将相关档案信息传递至应用信息系统的功能。

三、集成平台开发

1. 集成平台开发模式。

集成平台建设主要有三种模式。一是单独建立数字档案馆与应用信息系统间的通用接口,二是在数字档案馆或应用信息系统设置专门的电子文件归档与利用功能模块,三是数字档案馆与各应用信息系统集成开发,即在两个系统刚开发时就全面考虑电子文件归档和电子档案信息调用的问题。在实际工作中,由于各应用信息系统开发时间不一致,第三种模式基本无法实现,而第二种模式则成本费用太高,建立通用接口往往成为集成平台建设的首选。文章重点从通用接口建设的角度谈谈如何开发集成平台。

2. 通用接口建设。

通用接口建设包括需求分析和软件开发两部分。从档案部门角度,我们关注的是如何结合通用接口功能和实际业务需求,在与信息技术人员沟通基础上,做出一份相对合理、可行的需求报告,并督促研发人员将这些需求落实到研发的通用接口中。

(1)清理归档数据。调研各应用信息系统及业务主管部门,摸清各项业务主要形成哪些关键性文件(文档),如表1,梳理这些文件的形成部门、形成系统、文档内容、生成节点、流转情况、归档部门等,据此来确定归档信息捕获范围及要求。特别应注意的是,在确定归档范围时,不仅要细化到每一电子文件中包含哪些文档,还应明确每一份文档包含哪些关键要素,如稿件关键要素为“正文+附件+修改痕迹”。

(2)制定归档整理规范。根据国家及行业制度、标准,结合实际业务需求,制定符合本单位的电子文件归档整理规范,如表2,为通用接口自动对归档电子文件进行分类、组卷、编号、赋值、格式归一、划定保管期限、设定借阅权限等提供依据。

(3)建立系统间映射关系。应用信息系统是为了方便某一项工作业务开展而专门研发的业务管理系统。由于行业间的差异性,专业术语存在与档案行业规定不一致现象,导致应用信息系统的有些字段与档案管理系统中字段不一致,如OA系统中“形成部门”与档案管理系统中“编制单位”的字段内容相同却叫法不一,导致有些元数据可能丢失。为了实现应用信息系统与数字档案馆的互联互通,应建立数据字典,对字段界定,并在数字档案馆的通用接口中建立字段映射关系。此外,由于不同系统间的文档支撑软件、版本等存在差异,可能导致数字档案馆提供的文档在应用系统打不开,从而影响系统用户利用档案信息。因而,通用接口不仅在归档环节要具有格式转换等规整功能,在档案信息提供利用环节,同样也应具备该功能。

(4)建立配套制度和业务标准。在开展通用接口建设同时,如表3,应以制度或标准的形式巩固建设成果,便于今后的电子文件归档与利用及接口功能完善。

四、集成平台应用

数字档案馆集成平台开发的关键在于以“系统用户”为中心、以“满足电子文件归档和利用”为落脚点。我们要做好前期调研,了解业务系统主要形成哪些关键性数据,明确这些数据在归档、管理及利用有哪些要求,并以制度或业务标准的形式将这些要求固化,落实到集成平台的研发中。在集成平台交付后,应实时维护,记录现用版本不能解决的问题,并添加到下一版本的集成平台研发需求中。

从业务发展需求来看,今后数字档案馆集成平台的处理对象将由“二维文档”升级为“三维图像”;支持关联词、关键词、叙词、主题词等多种语言标引和检索,信息解析与转换功能更加完善和智能;信息传递方面不仅能对归档范围内的电子文件进行捕获、规整和传递归档,还能通过映射关系和智能解析,将系统用户的档案利用需求转换成数字档案馆能识别的方式,并将符合利用需求将档案信息转换成应用信息系统能识别的方式,传递给系统用户利用。

摘要：数字档案馆集成平台包括归档信息捕获、归档信息规整和信息双向传递功能。集成平台共有通用接口、集成开发、个性接口三大开发模式。建设通用接口,做好调研,清理归档数据,明确归档整理要求,理顺系统间映射关系,以制度或业务标准形式固化成果。

关键词：数字档案馆,集成平台,通用接口,建设

档案馆集成 篇2

【关键词】电子档案；纸质档案；并存发展；集成化管理

伴随计算机信息技术的飞速发展，在档案管理工作中，计算机信息技术也获得了广泛的应用，让档案管理工作逐渐向着网络化、智能化方向发展，电子档案文件也因此应运而生，使得档案的保存与传送变得更加快捷与便利。它的出现给传统档案管理带来了巨大的冲击，打破了传统纸质档案单一的管理模式，在未来很长一段时间内，电子档案与纸质档案都将处于并存管理的状态[1]，因此如何在两者并存时期将两者之间的关系处理好，并做好相应的管理工作，是我们档案工作者当前需要积极探索与研究的课题。

1、电子档案与纸质档案管理现状

随着社会的不断发展进步，档案管理也从过去单一的纸质档案管理发展成当前的電子档案与纸质档案并存管理的局面，这是时代发展进步的要求。虽然电子档案具有传送与保存便捷的优点，但是并不能实现纸质档案具有的原始性、凭证性等本质属性，因此在未来很长一段时间内，电子档案并不能完全取代纸质档案，使得两者将处于并存状态。目前，档案主要可能存在以下两种情况[2]：一是出于办公或者其他业务的现实需要，会先在计算机中生成电子档案，再将电子档案转化成纸质档案予以保存；二是纸质档案数字化，即先出现了纸质档案，后来出于存储或者利用等方面的考虑，将纸质档案转化成电子档案。因此，当前电子档案与纸质档案的管理现状就是两者共同存放、共同管理。而运用集成化管理机制，既可以将纸质档案电子化保存，又可以将电子档案纸质化保存，使同一份文件的电子版与纸质版同时处于存储与可被利用状态，值得推广应用。

2、电子档案与纸质档案实现集成化管理的路径

2.1构建电子档案与纸质档案集成化管理机制。在电子档案与纸质档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前电子档案与纸质档案并存的局面，构建两者的集成化管理机制，统一电子档案与纸质档案的收集、归档以及借阅的管理，规范电子档案与纸质档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。

2.2档案工作人员应不断提升业务技能。电子档案的诞生，使得档案工作人员原本具有的技能已经不足以满足计算机信息技术与档案发展的需要。因此档案工作人员必须加强对现代计算机信息技术的学习以及运用。电子档案与纸质档案并存的局面使得当前的档案管理工作变成了一门汇集了档案学与计算机技术的融合性学科，传统的档案管理办法由于仅仅是针对纸质档案，因此已经无法适应当前档案事业发展的需要了。档案工作人员作为档案的管理者，必须积极介入到电子档案的形成与保管中来，能够熟练掌握互联网、计算机等方面知识，并能够将之运用在电子档案的制作、管理、使用以及维护过程中来，参与到电子档案与纸质档案的并存管理工作中，通过不断探索与总结电子档案与纸质档案并存管理的规律，运用电子档案与纸质档案集成化管理机制将档案管理推向更高层次。

2.3构建混合文件管理系统。为了真正实现电子档案与纸质档案的集成化管理，我们需要构建一个混合文件管理系统[3]。这里的混合文件管理系统就是指不仅能够储存与管理电子档案，又能够储存与管理纸质档案，将混合文件管理系统对不同档案文件的集成化管理功能充分发挥出来。首先，在混合文件管理系统中设置电子文件夹与非电子文件夹，并同时确保文件内部一切元素的协调性与共存性，运用统一的分类标准对其予以储存，确保文件夹内各个元素彼此之间一直保持着密切的联系；其次，针对同一份档案文件的不同载体，应当使用一样的档案号和题名，并在混合文件管理系统数据库对所选择的载体形式或类型进行详细标注。再次，对于电子档案与纸质档案两者的物理保存地质需要分别进行著录；最后，混合文件管理系统还应当具有档案借阅利用、档案文件自动解密、到期档案文件自动销毁等多种功能。总之，运用混合文件管理系统，能够实现对不同类型、不同载体的档案文件的同时管理，不需要再额外设置电子档案管理系统与纸质档案管理系统，既可以让电子档案实现良好管理，能够接收外部电子档案信息，并将之及时归纳进电子档案中，又可以符合纸质档案的管理需要，能够对各种载体的纸质文件予以综合管理及利用。比如许多高校当前运用的档案管理系统[4]就是属于混合文件管理系统，能够实现对学校各个方面的电子档案与纸质档案的综合管理。

3、结论

总而言之，传统的专门针对纸质档案的管理模式已经无法适应当前电子档案与纸质档案并存的新局势，为了满足不同载体的档案管理的需要，使电子档案与纸质档案实现和谐共处，使档案更好地为人们服务，对电子档案与纸质档案实行集成化管理势在必行。本文先介绍了电子档案与纸质档案管理现状，然后在此基础上，从集成化管理机制、档案工作人员、混合文件管理系统三个方面给出电子档案与纸质档案实现集成化管理的具体路径，希望能借此给予广大档案工作者一定参考借鉴，促进档案管理水平向更高层次发展。

参考文献

[1]张荣榕.浅析电子档案与纸质档案双轨道管理机制[J].办公室业务，2012（23）：149+151.

[2]纪晓群，江媛媛，柳萍，等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界，2013（29）：15-16.

[3]赵波.电子档案和纸质档案的集成化管理措施分析[J].黑龙江科技信息，2015（16）：174.

档案馆集成 篇3

关键词：档案,档案馆,档案集成,档案馆集成,集成管理,研究,综述

档案集成管理是将先进的集成管理思想与理论引入到档案学研究领域中,通过对档案管理各要素的集成控制,发挥其竞争互补的作用,完善档案信息管理系统的建设;通过探讨传统档案管理与现代网络技术的结合与集成,实现档案资源数字化与档案工作信息化的社会要求,让社会更好地认识档案,让档案更好地走向社会,服务于社会[1]。

一、档案集成化管理研究

对于集成管理与档案管理的关系,湖北宏源电力工程股份有限公司李荣指出:“档案管理是保护和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。社会的正常运行、民族文明的传承以及经济文化的进步都依赖于档案管理工作的正常开展”[2]。铜陵学院凌群英主张应在政府信息公开背景下建立国家档案馆,横向集成各政府机关提供的主动公开的政府信息资源,纵向集成管理档案信息和政府公开信息资源的集成管理制度,并从理论、理念、立法、实践等方面分析了建立国家档案馆政府信息资源集成管理制度的现实意义[3]。广州市城市建设档案馆吴琳认为21世纪知识经济时代、数字化环境和信息化工作背景 下,城建档案最优化管理的发展方向应当是城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务,对档案工作者具有一定的指导作用[4]。

对于重点工程档案,广东省中山市城建档案馆周珺认为:重点工程项目投资大、工程类型复杂、建设周期长、参建单位多,长期以来,由于管理方法的不科学,造成了档案管理工作水平和档案质量的参差。集成管理和集成服务的理论,为工程档案的科学管理和档案质量的提高提供了理论和方法[5]。

对于电子档案,东南大学档案馆纪晓群、江媛媛、柳萍、张慧慧以《电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理》为题目讨论了电子档案与纸质档案集成管理问题,认为:电子档案与纸质档案各有所长、互为补充,都是档案大家庭的成员,完全能够和谐共存。对电子档案和纸质档案集成化管理,开展档案信息资源的集成服务,为用户提供融档案信息检索与档案提供为一体的一站式全程服务[6]。

二、社会档案的集成服务研究

山东中医药大学袁浩着眼于档案信息的本质特性,分析高智力老龄人才档案信息特征,综合运用档案价值理论和需要层次理论,研究提出:依据民生档案建构 " 以人为本" 的 " 老有所养 " 服务体系,健全完善健康档案信息建立多层次 " 老有所医 " 保障体系,运用教育活动档案资源构建适合老龄特点学乐相济的教育模式,利用专业技术档案搭建全方位多维 " 老有所为 " 支持系统,构建高智力老龄人才集成服务保障体系[7]。

上海师范大学人文与传播学院张会超、云南大学社科处杨毅在《民族档案资源集成管理引论》一文中指出:中华民族多元一体格局可以具体到政治一体和文化多元,中国领域内各族群发展过程中民族文化的固化则形成了丰富的民族档案,管理这些档案需要尊重其形成机制和分布状况,又要考虑到档案管理的发展趋势和档案利用的需求,民族档案集成管理随之产生;而档案资源的条理化和系统化需求促使民族档案集成管理不断深化,民族档案资源集成管理既立足于我国历史悠久、民族多元、档案分散的基本现状,同时又实现了民族一体、档案整合的目标和宗旨[8]。从国家层面上确立少数民族语言电子文件共享的整体战略和基础架构是当前我国民族地区档案管理迫切需要解决的问题。西藏民族学院管理学院公共管理系赵生辉在概要介绍少数民族语言电子文件共享现状的基础上,系统分析少数民族语言电子文件共享的需求,按照平衡多元性需求和一体性需求的思路设计出两次归档的少数民族语言电子文件集成管理体系、基于分布式数据库的跨地区共享体系、以国家通用语言文字为中介的多语种电子文件共享体系等技术架构[9]。

中国人民大学档案学院安小米从研究背景,研究目标、研究内容和拟解决的关键问题,研究方法、技术路线和创新之处,研究计划,研究意义及预期成果5个方面,介绍国家自然科学基金项目“城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究”的思路和体系[10]。从城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的含义、模式构想、思想与方法三个方面提出了城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架[11]。并采用文献研究方法,分析了知识管理研究中集成研究的趋势及开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的必要性,提出了开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的构想及其研究创新[12]。

三、档案馆集成服务实现研究

如何实现档案馆集成服务是档案及档案馆集成服务研究的重点之一。近年来,随着信息技术的日益发展和网络环境的逐步深化,社会公众对开放档案信息资源的需求日益强烈,传统档案服务与档案管理系统无法跟上时代的步伐,无法满足用户多元化、全面化和智能化的信息需求,制约了开放档案价值的实现。因此在传统档案服务方式不能适应时代发展的情况下,我们亟需一种集成的、高效的档案服务使用户获得全新的服务体验,实现用户与档案的全方位对接,将档案服务的作用和功能彻底发挥出来[13]。

集成管理思想是IT服务集约化的理论依据。中国人民大学信息资源管理学院薛四新、清华大学档案馆张利以服务型数字档案馆集成平台系统建设为例探讨如何通过IT服务集约化将集成管理思想应用到现代档案管理的各项业务活动过程中,实现现代档案管理理论与实践的融合[14]。

上海大学图书情报档案系冯厚娟从服务理念创新着手,指出档案馆信息资源集成建设之路。在档案馆信息资源集成建设系统内,对用户、档案资源、信息技术、档案馆功能和外部环境这些要素进行集成优化,动态、优化地构建档案馆信息资源集成建设体系[15]。

四、结语

我国档案集成管理研究现状述评 篇4

我国档案集成管理研究最早开始于对文档一体化管理的理论关注和实践探索。2002年航空企业开始了技术图档动态管理电子化集成系统的框架模型的构建和实践探索, 2003年以城建部门、档案部门及其档案研究人员为主体, 共同启动了“城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究”自然科学基金研究项目, 但这一阶段的研究对象仅限于某一专门种类的文件和档案进行有机整合和有效集成。直至2004年, 在奥地利维也纳召开的第十五届国际档案大会上, “integration或integrated”即“集成”一词在多个报告会和专题研讨会上被提及, 目录集成、数据集成、信息集成等成为数字档案馆建设和档案网络互操作性研究的重要内容;文件与档案集成管理系统、集成管理项目等成为电子文件管理问题或文件管理最佳实践专题报告会的若干议题;文件和档案集成化管理软件系统成为软件商产品营销的理念[1]。

总的来说, 我国档案集成管理大致可分为两个阶段:2002年至2003年为档案集成管理的萌芽时期, 是集成管理在档案研究领域的初步探索与应用;2004年至2011年为档案集成管理的初步发展时期, 档案管理部门及其研究人员在档案集成管理的实践探索基础之上进行经验总结, 并开展了关于档案集成管理概念的内涵与外延、档案集成管理原则与方法、档案集成管理标准与规范、档案集成系统构建模型等众多方面的热烈讨论, 特别是在城建档案、电子文件和高校教学档案三个重点研究领域构建了较为系统的理论研究体系, 并进行了开创性的实践探索活动, 为档案集成管理的深入发展奠定了坚实的理论和实践基础。

二、我国档案集成管理产生的原因

1. 理论发展。

(1) 信息资源管理思想的引入。信息资源管理 (Information Resource Management) 一词最早出现在20世纪70年代末、80年代初, 其内涵就是将信息看做是任何组织的一种必不可少的资源, 其本质就是信息与其相关因素的集成或协调。20世纪90年代开始, 档案理论界中开始引入了信息资源管理的思想, 人们也开始将档案作为一种信息资源来看待, 将档案本身及其相关人员、技术、设备和资金等众多因素作为一个整体来进行研究, 这就为档案的集成管理奠定了一个良好的思想基础[2]。 (2) 文件生命周期理论、文件连续体理论和后保管模式的探究。文件生命周期理论核心在于将从文件到档案看做是一个完整的生命过程, 将文件管理和档案管理看做是一个系统的工程, 要求对其进行全程管理和控制, 这就是文档一体化最初的理论基础。然而, 随着电子文件的产生, 传统的文档管理模式已经不能满足现实的需要, 人们开始重新对文档管理模式进行探索和研究, 一种强调文件自身运动和文件管理活动连续性和整体性、打破传统文档管理界限的文件连续体理论, 一种强调文件形成过程及其背景的新来源观、要求整体把握档案形成过程与其现实效用之间的广泛联系来实现档案价值的宏观鉴定理论, 一种注重档案知识服务的后保管模式便应运而生了, 这就为档案的集成管理奠定了一个坚实的理论基础。 (3) 知识管理理念的客观要求。从1993年起档案领域对知识管理开始进行初步关注, 到其后对其基础理论的探讨, 到现阶段对知识管理理念在数字档案馆等领域的尝试, 整个探讨和研究过程都离不开文件管理、档案管理和信息管理的有效集成。文件业务流的集成、档案信息和数据的集成、档案管理系统功能的有效集成等都是实现档案知识管理的前提和基础, 在知识管理理念不断深入影响的情况下, 客观上也要求加强对档案集成管理理论的研究和实践探索。

2. 现实推动。

(1) 图情档一体化趋势的影响。近年来, 不同学科间的学术交流与合作越来越频繁, 各学科在不断深化自身研究的基础之上寻求知识的融合、思维的碰撞和思想的火花, 在图书、情报和档案学研究领域, 其知识管理和集成管理理念已经得到广泛认可和应用, 其一体化趋势已经势不可挡, 这就为档案的集成管理提供了一个良好的学术环境。 (2) 档案信息化工作的发展要求。随着信息技术的发展, 档案服务对象也在不断扩大, 人们对档案信息的需求也越来越广泛, 人们对档案信息服务的方式和质量也越来越关注, 特别是随着档案信息化工作在全国的开展, 数字档案馆、电子文件一时间成为了档案领域的新宠。如何实现电子文件与传统纸质文件的有机结合与管理、如何实现电子文件和数字档案馆的有效管理与服务、如何将分散的档案信息有效整合成有用的档案信息资源都成为了档案领域探讨的热门话题。正是在这样的背景下, 开始了对档案领域的集成管理的探讨。

三、我国档案集成管理研究热点内容的分析

目前, 档案集成管理研究既有理论层面的探讨, 也有实践层面的探索。其中, 理论层面主要包括档案集成管理概念的内涵与外延、档案集成管理原则与方法、档案集成管理标准与规范、档案集成系统构建模型等内容, 而实践层面的主要以城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究的实地调查报告, 绍兴档案局开展的“区域性电子形式政府文件集成管理的建设与研究”项目等为代表。特别是在城建档案的集成管理、电子文件的集成管理以及高校教研档案的集成管理三个方面研究成果颇为丰富。

1. 城建档案的集成管理。

集成管理在档案管理的最初探究是在城建档案管理领域。城建档案的集成管理始于中国人民大学档案学院与中国城市科学研究会城建档案信息专业委员会、浙江大学信息资源管理研究所、英国利物浦大学档案研究中心共同合作进行的“城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务研究”项目, 这个长达三年的项目主要着眼于城建文件、档案信息集成管理与集成服务的理论体系研究、具体实施方案的探讨以及方法应用和对策研究[3]62, 其项目研究成果不仅限于理论层面含义、标准规范等内容的探讨, 还涵盖了具体的实践层面的系统设计与评估等内容, 不仅为城建档案领域的集成管理研究树立了良好的典范, 而且为2009年连云港市城建档案馆的城建档案集成管理信息系统的研究和开发、2010年东莞市数字城建档案管理平台的建设提供了有益的参考和借鉴。

2. 高校教研档案的集成管理。

高校教研档案的集成管理是档案集成管理的另一个研究热点。在高校教研档案领域, 侧重于从理论层面对高校教研档案集成管理模式及其管理系统的内涵、目标、组织形式、功能模块、运行机制等方面进行研究和分析, 特别是功能模块和运行机制讨论较为热烈, 例如, 2011年高斌升发表《高校档案资源集成管理模式研究》一文, 文中认为高校教研档案管理系统应实现信息资源、过程、技术和服务集成;2011年胡志富和王雅琴在《高校科研档案集成管理模式研究》一文中共同提出从目标指引、利益驱动、制度保障、管理促进、沟通协调五个方面入手, 建立科研档案集成管理模式的“五轮驱动机制”[4]39。虽然高校教研档案的集成管理的理论层面讨论较多, 但与高校教研的实际情况结合还不够紧密, 目前, 仅有以连红为研究主体的基于《高校教学档案系统开发集成管理模式研究》课题是针对国内高校二级学院档案管理实际来展开讨论的。因此, 笔者建议在高校教研档案的集成管理研究方面应将已有的理论成果应用于实际教学科研档案的管理实践之中, 以不断提高高校教研档案的管理质量和水平。

3. 电子文件的集成管理。

电子文件作为信息时代的产物, 是信息技术应用于文书档案工作的新形式, 但由于其自身固有的特点以及自身存在安全性与可靠性问题, 使得电子文件的管理与利用工作中存在众多问题。为解决这些问题, 档案工作及档案研究人员运用集成管理理念, 开展关于电子文件集成管理的标准规范的分析和探讨, 例如, 2006年安小米、郑向阳进行的基于集成模式的电子文件管理最佳实践规范建设;开始对基于元数据的电子文件集成管理与服务进行研究, 并提出了多种电子文件集成管理模式与集成管理系统的建设构想与实践探索, 例如2006年绍兴市档案局进行的电子文件集成管理模式的探索、2011年刘波提出的基于SOA的数字档案管理系统集成研究等。这部分的研究重点更多的是集中在技术层面, 主要涉及了技术框架、应用框架、实验方法 (基础设施建设、标准规范制定、应用系统开发建设、数字资源建设) [5]等多个方面, 这就对档案工作者及档案研究人员的信息技术知识和水平提出了更高的要求, 也预示了电子文件的集成管理研究的合作化趋势和方向。

四、对我国档案集成管理研究状况的评价

经过十年的理论研究和实践探索, 档案集成管理已经取得了一定的成果, 但从整体上来看尚处于初步发展阶段。

值得注意的是:首先, 档案集成管理研究的视野不够开阔。一方面缺少对于国外档案集成管理研究的重视, 目前仅有2篇文章对国外城建档案集成管理实践和电子文件集成管理规范有所关注, 吸收和借鉴国外关于档案集成管理的研究成果和经验教训, 将更有利于未来我国档案集成管理研究的顺利进行。另一方面, 也缺少对于国内同行业集成管理研究的关注, 例如图书馆学领域的“中国高等教育文献保障系统—CALIS系统”就是以实现图书文献的集成管理和信息资源共享为目标建立的文献保障系统, 其长达十多年之久的建设和管理经验也必将为档案集成管理研究提供有益的借鉴。其次, 档案集成管理的理论有待于进一步系统化和完善。通过将已有的研究成果进行系统梳理和补充完善, 使档案集成管理理论更加系统和有序, 从而更好地去指导档案集成管理实践工作。再次, 档案集成管理理论研究和实践结合不够紧密, 已有的研究成果尚未得到有效的应用和检验。众所周知, 理论不仅可以指导实践、促进实践工作的有效开展, 更可以在实践中使自身得到不断修正和完善。相信只有理论和实践的完美互动, 才能使档案集成管理研究工作不断前进。

参考文献

[1]中国科学技术协会.第十五届国际档案大会及其学术动向[EB/OL]. (2004-10-1) [2012-5-25].http://www.cast.org.cn/n35081/n35668/n35773/n36990/10220315.html) .

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[3]安小米.城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究[J].图书情报工作, 2004 (5) .

[4]胡志富, 王雅琴.高校科研档案集成管理模式研究[J].浙江档案, 2011 (9) .

浅谈档案信息服务集成管理研究 篇5

一、档案信息服务集成背景介绍

用户对档案信息的查询需求是推进档案信息服务集成的最为本质的要求。当今信息技术的快速发展, 使得互联网、通信技术、以及云存储技术等相互融合, 形成了全新的当今生态系统网络。这使得用户希望通过这种生态网络有效获得档案信息, 也即在线、实时获得全部相关的信息, 这就要求各级档案部门顺应技术趋势, 加快档案信息服务系统建设。

此外, 针对档案专业本身的信息化建设, 比如政府办公自动化、档案业务流程管理信息化、复杂业务异构系统环境、文件及档案管理系统与现代信息管理系统间的整合等, 都迫切需要建立一个现代信息集成服务体系与之相匹配。

二、档案信息服务集成管理优势分析

档案信息服务集成的突出优势是相较于传统档案提供及利用服务而言的。传统的档案提供及利用服务主要是针对传统的纸质档案而言, 用户利用的效果不佳, 且利用档案的手续非常繁复。而档案信息集成服务则从根本上进行了改变, 档案信息服务集成将档案、文件的用户需求与业务管理有机衔接起来, 通过建立集成了异构的数字资源的检索系统, 通过建立数字化咨询信息系统等个性化的服务, 从而实现了档案信息资源的有效集成。信息集成服务的全面性、即时性、准确性、个性化等特点与优势更好的展现了现实背景下档案提供利用工作的指导思想, 更好地为档案用户服务, 为各类社会活动、社会文化等资源的存储与共享提供了有效保障。

三、档案信息服务集成管理体系的构成

(一) 实施标准化管理, 制定各类档案的专业标准, 是档案信息服务集成的前提

目前科学技术发展迅速, 需进一步推动档案工作的标准化体系建立, 使档案部门真正具备与现代技术进步相适应的标准化信息管理, 包括统一的专业术语定义、统一的数据交换方式、信息分类编码、功能设置、通讯规程、支撑系统与环境等, 这些基本标准的制定是实现档案利用开发的前提, 特别是现在档案资源信息服务集成管理的基石。只有真正在档案工作内部建立起一套统一的标准和规范行为准则, 建立了一种信息可以自由流通的共享平台, 才能在各档案部门形成开放信息联盟, 将原本看似孤立的各类档案文件有机的联系起来, 从而成为十分重要的档案信息资源。没有完善的档案标准化体系, 档案信息的集成服务就无从谈起, 就成了无源之水, 无本之木。

(二) 整合档案文件资源, 形成信息资源集成系统, 它为档案信息服务集成管理提供可利用的载体

档案文件资源主要包括两大类, 传统档案与电子文件。为了适应新形势下档案提供利用方式的发展, 按照档案信息服务集成管理的要求, 对传统档案与电子文件进行整合管理, 形成符合条件要求的信息资源, 为档案信息服务集成管理提供可利用的载体。这就要求我们对传统档案进行数字化处加工, 对电子文件进行数据导出, 建立格式统一的, 标准规范的数据库, 规范馆内乃至馆际数字档案馆信息资源, 形成真正意义上统一的档案信息资源集成系统。

(三) 做好信息服务的质量管理, 档案信息服务集成管理的主要目标

这主要可分为两个部分:一是业务质量管理, 即提供档案信息服务各流程中的业务质量管理, 大致包括档案信息检索平台的构建, 档案信息检索管理, 档案信息复制与备份管理, 档案编研成果管理等等。这些业务流程与管理大多有异于传统的档案提供利用, 主要是建立在虚拟网络环境中档案信息提供服务利用, 应该自信息资源形成之初即加强对整个工作流程与各项业务统一全面的质量管理, 特别是信息服务中安全性保障, 检索服务中各项数据统一性与准确性, 主动服务中利用与宣传等等。二是服务质量的管理。也即, 我们除了要确保所提供的档案资源信息的质量, 还需注重对用户提供有效的档案提供服务。有效的含义包括:是否为用户提供了足够的他所需的有用档案资源信息;在提供对应档案资源信息时是否真正给以方便快捷的服务;以及是否以积极主动的态度为用户利用档案的行为提供服务等, 这些都是档案信息服务集成管理的主要目标。

(四) 计算成本管理, 为档案信息集成服务提供最有力的支持

档案信息服务集成管理体系中关于成本的计算与管理也是不可或缺的。档案信息服务成本中除传统的人力、工作成本外, 还包括新体系构建过程中的沟通成本、创新成本和导入成本等。比如导入成本, 即技术成本, 主要是指人们对档案信息服务进行集成化管理时, 需要购置的硬件设备和软件系统, 具体比如计算机网络系统、服务器等各种必须的硬件设备, 各种管理软件以及相应的数据库、信息库等软件设备。创新成本指在档案信息集成过程中, 由于各种创新活动的不同步、不协调, 在重组创新集成体系所面临的障碍与阻力时所必须支付的成本。沟通成本指在档案管理与提供利用的过程中档案集成系统内外沟通与交流时所花费的费用。把握信息服务的成本种类, 计算与设定总的目标成本, 平衡与分解各具体成本, 对各类成本实施有效的过程控制, 保证最终目标成本的实现, 可以为档案信息集成服务的开展提供有力的支持与保障。

四、档案信息服务集成管理的实现

首先, 实现现代档案资源的信息服务集成更新现有观念, 也即从传统的思维模式中跳开, 用系统的思维方式看待新的档案工作流程、理解集成化的档案管理信息系统以及档案集成服务模式。唯有如此, 才能推进档案事业的快速发展。其次, 实现档案资源的信息服务集成还必须要充分掌握技术。因为档案信息服务集成是以集成各类异构数据资源和现代技术的实现为前提。只有当我们有效掌握了文本、数据、图像和声音的多媒体数据库、数据仓库和云存储等技术, 建立强大的集成计算环境, 才能使信息集成服务的实现成为可能。最后, 要进一步提高档案人员的综合知识体系结构。要实时培训、扩充自身的知识结构, 成为集成服务体系的主导者;要做好自身角色定位的转换。从被动管理者转变为信息利用审计和决策咨询的提供及服务者。

参考文献

[1]贾洪生周国富.网络环境下信息服务的新趋势集成服务[J].情报杂志, 2003 (11) .

[2]李宝山.集成管理——高科技时代的管理创新[M].中国人民大学出版社.

[3]梁孟华.基于全面质量管理的档案信息集成服务研究[J].档案学通讯, 2011 (01) .

档案馆集成 篇6

一、集成管理理念

集成管理是一种全新的管理理念, 它随着信息技术的发展, 围绕高科技时代的行业特点, 成为自然科学、社会科学领域中广泛使用的词汇, 强调对技术、管理、组织等进行集成, 是改造自然的社会实践行为, 从而使各行各业能够适应科技日新月异的需求, 达到整体最优的效果, 实现超速成长, 形成相互优势互补、匹配的有机体, 并推动经济增长方式的集约化。

集成的一般特征表现为:公共属性、互异性、动态性、无序性和整体优化性。其中公共属性是指集成要素所要满足的约束条件;互异性表现为此部分与彼部分不同;动态性是由特定目标驱动的创造性过程;无序性是指集成要素在满足公共属性的同时, 又具有时间, 空间、心理上的无规则分布;整体优化性指的是通过集成主体有意识、有选择地对集成诸要素进行优化、整合, 从而达到和实现整体功能增倍。

集成思想是集成管理的理论基石, 集成管理是高科技时代的一种管理创新, 集成管理的对象是要素的集成活动, 是一种以系统论为指导的具体的整合性管理思想及方法。通过整合集成元素间的各种关系, 使传统的资源存量实现最大程度的优化重组, 其基本过程包括计划、组织、指挥、协调、控制。集成管理的特点包括管理目标具有超常的企图、管理要素更加广泛、管理系统的边界日益模糊、管理手段强调兼容、适应。

集成管理的起因在于高科技的发展与影响, 当今科技在社会的作用也越来越大。集成管理产生是由于知识经济发展的需要, 使集成管理成为现代企业管理的一门新兴学科, 国际市场的开放使消费者有更多的选择, 只有对人力资源进和有效的集成, 才能实现人力资源的优化配置和合理使用, 进而提高各行业适应市场竞争的能力。集成管理的运作机制以系统论为基础, 其内在运作机制主要有整体优化、多维旋进、连锁互动、裂化重组、模糊控制和虚拟联盟。

集成服务建立在联通的基础上, 它强调用户满意、管理效率高、服务总效益最大化, 它是建立在联通的基础上, 通过一个具有交互功能的公共服务平台对信息进行组织与管理。集成管理与服务是最优化管理理念和最佳实践模式, 集成管理是集成服务的基础, 实现的一个管理与服务优化整合和双赢, 使集成管理达到目标。社会信息化程度的加深、电子技术的进步、信息科学的发展是集成服务产生的主要原因, 息冗余问题是集成服务出现的动力, 人们信息消费意识的增强是信息集成服务出现的外在因素。

二、信息化角度下的高校档案管理

信息社会也称信息化社会, 信息社会不同于农业社会和工业社会, 信息资源成为经济发展和社会进步的重要保障, 全民信息化的意识和技能全面提高。信息社会的高校档案管理面临巨大的挑战, 具体表现为:知识信息量剧增, 高校校园网的建设也在积极进行, 导致档案数量快速增涨、载体更加多样化;网络化对高校档案现有管理模式具有很大的冲击, 高等学校电子文件重要的信息资源管理势在必行, 电子文件便成为校园网建设和发展的必然产物;档案信息的需求与供给之间的矛盾进一步激化, 信息时代结档案人员的素质提出了更高的要求, 档案信息化建设会引发更多的经费问题, 在全球化趋势下, 人们对档案信息的利用越来越依靠昂贵的系统和机器设备, 要求档案工作人员在某方面是信息专家。

档案信息是指档案所包含信息, 档案信息是信息资源家庭的重要成员, 档案信息的开放需要公开的信息立法来保障;信息社会要求有适合形势发展的开放的档案利用制度;档案信息的利用与安全之间的矛盾日益激化。

而随着档案信息的不断发展, 高校发展对档案信息管理的新需求也有了更多的内容。随着高等学校规模扩大, 学生数量剧增, 高校组建、合并, 势必给档案管理提出新的课题, 高校教学改革给档案工作带来挑战, 高校扩大招生规模, 致使档案数量剧增, 高校基建、教学、科研、管理等方面产生的档案数量也迅速增加, 高校基础设施成倍增长, 这对档案工作提出了新的要求。高校内部体制改革了给高校档案工作带了新的情况, 使档案工作面临严峻考验。

高校档案信息是学校发展中不断积累形成的重要信息资源, 高校档案是在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的, 高校档案信息指的是高校档案所包含的信息。具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的组合。高等学校的档案信息管理正在不断发展壮大, 它全面系统客观地记载着该校的过去和现在, 有着极强的现实指导意义, 并会对未来产生长久影响, 它对高校自身的建设和发展起积极的作用, 全面系统客观地记载着该校的过去和现在, 为国家经济建设和社会发展做出贡献。

高校是知识传播、生产和转化的主要力量, 高校档案信息的特性具有一切信息所具有的特征, 高校档案信息具有权威性、凭证性, 其内容宽广, 门类众多, 信息量丰富;高等学校是科学发展的前沿领域, 直接反映学校整体工作的各个环节, 科技含量高, 知识性强。知识属性是高校档案的主要属性之一, 高校人才荟萃, 文化信息资源丰富, 所以高校形成的档案又具有系统性和完整性。

高校档案信息的作用。高校档案是整个档案信息资源中的重要组成部分, 它是高校管理工作的查考凭证和重要依据, 是学校进一步提高教学和科研水平的重要基础, 是高等学校开展教学评估的根本依据, 是编写校史、校志的最可靠的实际材料。高校档案信息可以为国家培养人才服务, 高校档案信息还具有社会教育功能, 并为高校党政工作的正常进行提供真实的查考凭证, 充分利用己有的教学和科研档案信息, 将社会职能发挥得更加完全, 为国家人才工程提供有效的服务。

现在, 高校档案管理取得了一些成果。档案工作法制建设基本配套, 业务标准、规范基本具备, 实现了集中统一管理;档案工作网络严密, 全国高校档案工作团结协作、协调发展, 有中国特色的高校档案事业框架已基本形成, 为高校档案工作持续发展打下了坚实的基础。高校档案管理现有模式主要有高校档案传统管理模式, 高校电子文件的管理。高校档案信息管理存在的问题表现为高校档案馆馆藏档案结构单一、档案信息分散、缺乏沟通, 横向联系很少;工作人员素质有特提高, 队伍也不稳定, 高校档案管理自成体系, 档案信息利用率不高。信息资源利用、管理手段等和地方档案部门在档案信息服务方面存在许多不同之处。

在信息社会的背景下, 档案管理的专业化、规范化问题突出, 档案的数量激增, 载体形式各异。这使现有档案管理体制面临的挑战:即档案工作领导体制及面临的挑战, 如权力的高度集中;档案工作体制及面临的挑战, 如文件与档案分开来进行管理。

三、高校档案管理的集成模型构建

信息化已成为世界社会经济发展的大趋势。参照一般的管理信息系统的建模方式, 高校档案信息管理集成模型在传统档案管理模式基础上进行。

模型构建的信息来源参照国内外档案管理领域的集成运作情况, 分析到集成管理是信息资源管理的核心, 而信息机构的信息化建设为档案信息的集成管理提供了机遇, 集成管理是档案信息化建设逐步向纵深发展的结果, 它要求高校档案信息服务必须提供一个集成化的系统界面, 以实现档案信息的综合管理和综合查询。

高校档案管理集成模型的目标是将集成思想创造性地用于高校档案信息的管理过程, 模型的设立主要能达到管理目标多元化、管理视域极其宽广、管理要素多种多样化和管理方法灵活多变。

高校档案管理集成模型的指导原则是指按照系统论的要求, 对档案馆的各要素进行合理搭配, 取长补短, 综合协调, 即整体优化原则;高校档案信息具有动态的性质, 即动态开放原则;动态开放原则, 它是整体优势的放大;过程性原则。强调集成要贯彻实施到高校档案管理活动的全过程;多元化原则指的是高校档案管理的集成模型要因地区、因学校的类型而异;是各类优势互补、优选、组织以达到效果最大化的主动行为;集成模型的效益原则是指要注意对其全过程的投入产出比进行分析, 力求效益最大化。

然后根据高校档案管理集成模型的指导原则, 将高校档案管理集成模型分成集成模块、过程集成模块、技术集成模块和服务集成模块。

另外, 高校档案管理的集成模型的构建需要建立完善的保障体系, 其运作要有一个长远规划, 模型的运行要因时因地而异。各个学校的具体情况不同, 集成模型的运行也不能一概而论, 同时要加强模型运行中的人本管理。

参考文献

[1]毕强、史海燕:《信息集成服务模式研究》, 《图书情报工作》, 2004, 9。

档案数字化管理系统集成与应用 篇7

关键词：档案,数字化,功能

1概述

在档案管理的过程中,存在着大量的历史纸质档案,并且日常运作过程中还在不断的产生这种档案。传统的纸质档案管理模式,由于占用的存放空间大,保管的成本高、保存年限短,易磨损,查找利用困难,不能满足高效运作和降低成本的需求。因此,作为信息化一个很重要的构件,一套纸质档案的档案数字化集成管理系统存在将很大程度上加大信息化的程度。

当前计算机技术、网络技术、人工智能技术以及存储技术的发展日臻成熟,为档案的档案数字化集成管理提供了坚实的技术保证。这些先进技术的应用必将给纸质档案管理带来革命性的变革。

档案数字化集成管理系统就是在这样的背景下产生的。该系统采用先进的图像处理、分布式计算、分布式海量存储、数据库以及人工智能OCR识别等技术,广泛考虑了各个行业档案管理和利用的现实要求,运用最新的软件设计理念和软件工程规范开发的文档档案数字化管理平台。

2系统要解决的问题

2.1集中、高效、安全和长久保存历史档案。

2.2实现信息的高度共享档案信息的集中高效管理。

2.3提高组织的服务水平。

2.4增强企业的运作效率。

3主要功能

3.1纸质档案的库房管理。

3.2纸质档案的快速高质量数字化。

3.3档案信息的自动化提取。

3.4档案数字化影像的安全存储。

3.5影像的高效集中管理。

3.6快速的本地/远程查询。

3.7和业务系统的紧密集成。

4系统特点

自动识别技术加速档案档案数字化的速度和精度

OCR文字识别技术、条码识别技术这两大领域技术可以在很大程度上节省人员的手工操作,提高信息录入的速度。同时,由于先进技术的采用,可以在识别的过程中录入更多的信息,提高了信息化的精度。

4.1高度抽象的业务模型造就系统通用性

档案数字化集成管理系统采用多层的分布式计算环境,高度抽象和考虑了其各个目标行业的需求情况,因此具有很好的通用性。该系统在某一个特定行业领域只需要简单的定制,即可满足用户的需求。

4.2内建的稳定性设计理念

档案数字化集成管理系统的整体结构的设计上,采用了很多加强系统可靠性的技术,系统天生就融进了稳定性的理念。下面就分别介绍一下,系统在设计中系统稳定性和可靠性的考虑:

归档服务———该服务在设计时,被设计成可冗余的服务,如果要提高系统的稳定性和可靠性,系统中可配备多台归档服务,由于系统的良好调度,在所有归档服务器都正常运转的时候,可平均分担扫描控制台提交的影像文档,当有某台归档服务器由于故障不能运转时,系统会在剩余的归档服务器中均匀分担故障服务器的任务。保证了系统的稳定性。

应用逻辑服务器———同样可以采用前面所说的冗余技术,来保证系统的稳定性和可靠性。

文档仓储服务器———数据在光盘刻录的过程中,可以采用刻备份盘的策略来保证数据的可靠性,从而提高系统的稳定性。

4.3灵活多变的系统配置方式提供高度可伸缩性

由于档案数字化管理系统所处理数据的数据量具有线性增长的特性。所以在系统结构上是具有高度灵活的可伸缩性。这方面主要表现在:

文档仓储服务层次,由于采用了分布式网络存储技术具有高度的可伸缩能力,随着系统数据的增长,可以非常方便的添加文档服务器来适应这种数据的增长。

应用逻辑服务器,在有大规模的用户访问的时候,可以通过添加新的应用逻辑服务器,来平衡系统的负载。以保证系统的响应能力。

归档服务器,同样采用了分布式计算和负载均衡技术,在扫描的数据量增长的情况下,来通过多个归档分布和合作的方式来保证系统的数据处理能力。

4.4科学的流程和结构设计保证了系统高效性

档案数字化管理系统在档案档案数字化的流程设计上以及系统体系的设计上充分保证了系统运行的高效性。这种高效性包括人员的高效性和设备的高效性两个方面:

4.4.1人员的高效性———由于系统的业务流程的设计上采用了高度分工协作的流水线模式,系统中的各个角色各司其职。从而使得系统处于最高效运行的状态,另外这种精确分工的流程设计原则,也降低了人员的培训成本和培训时间。

4.4.2设备的高效性———由于系统采用分布式计算环境,在这个环境中彼此协作,可用通过有效的设备配置比例,来使得系统中的所有设备都处于高效运行状态,从而最大限度地保护了系统的投资。避免了计算资源的浪费。

4.5丰富的管理工具提升系统可管理性

系统先进和丰富的日志体系、强大的用户管理系统,带来了一个精确的角色分工和管理体系。可以在随时管理和监控系统的运行情况和人员的操作情况。可以及时发现问题及时纠正,从而提高系统的运行质量和效率。

4.6友好图形界面,轻松维护系统

档案馆集成 篇8

一、以资源为基础, 实现基于资源集成的档案信息集成服务

1. 从提供信息的广度上来说, 要实现基于资源共享的档案信息集成服务。

档案信息集成服务的目的是充分发挥资源集成优势, 为用户提供全面、完整、丰富的档案信息。为此, 档案馆必须扩大信息采集范围, 加大信息整合力度, 通过提高校园档案信息的覆盖率与共享度, 来满足最广泛用户的基本信息需求。首先, 将档案管理系统与各职能部门业务系统无缝地连接起来, 集成整合活跃于其中的各类档案信息, 提高馆藏档案信息的时效性;其次, 加快馆藏纸质档案的数字化进程, 进一步提高馆藏档案的数字化比重;第三, 广泛采集互联网中有关本校及校友的新闻宣传与报道, 以此作为馆藏档案信息的有益补充;第四, 开辟在线征集渠道, 向校内外用户广泛征集有价值的档案信息, 推动网下信息资源向网上信息资源的转化;最后, 将从各种渠道采集而来的各类档案信息进行条理化、有序化集成。当然, 档案信息采集范围的扩大必然使得具有分布、异构特质的信息大量堆积, 将所有这些信息都以统一的数据结构物理地存储在档案馆, 无论从技术实现角度还是存储维护角度来说, 都会给档案馆带来难以承受的负担。因此, 档案馆要逐步从“拥有资源”向“共享资源”的方向转变。一方面, 利用数据仓库统一的物理存储环境, 集中管理和维护需要永久或长期保存的各类档案信息, 另一方面, 利用中间件技术的物理分布、逻辑集中机制, 共享各个业务系统中的各类信息资源。通过二者的并行运行, 形成虚实结合的档案信息资源中心, 并在此基础上搭建档案信息共享平台, 统一检索口径, 扩大检索范围, 拓宽检索渠道, 实现图文声像等各类档案信息的一次性获取。

2. 从提供信息的深度上来说, 要实现基于知识集成的档案信息集成服务。

资源共享使用户获取档案信息的广泛性与全面性得到了保证, 但如何从浩如烟海的档案信息中清理出有价值的档案线索, 进而得到综合的、集成的、有决策支持的档案信息, 对于缺乏档案理论基础的普通用户来说, 往往束手无策。基于知识集成的档案信息集成服务能很好地解决网络信息资源浩瀚而获取有效信息困难的矛盾[2]35。档案信息共享平台中的原始档案信息数量庞大、来源不同、结构各异、形式多样、表述不一, 其中的组织无序性、信息冗余性严重影响了档案信息的利用效果。为了帮助用户从单一的原始信息获取转变为综合的知识发现, 可以从以下两方面提高信息服务的知识集成性。从信息资源组织角度, 可将原始信息按照档案类别、内在特质和内容价值进行鉴别、清理、关联与重组, 进而进行深度分析、综合加工, 识别和创造新的知识, 形成综合性的富含知识的增值档案信息产品。从信息资源利用角度, 通过分析用户信息需求和问题缓急, 融入用户决策过程, 在题录检索与全文检索的基础上, 增加关联检索、数据挖掘等功能, 针对检索问题提供较全面的信息解答, 并协助用户通过相关分析和处理, 将隐藏在海量信息资源中更为全面而深入的信息内容转换为知识 (体现为解决问题的具体方案) , 最终以集成化的形式统一呈现给档案用户。

二、以技术为手段, 实现基于技术集成的档案信息集成服务

迅猛发展的网络通信技术和计算机技术, 把原本孤立、封闭的档案馆推向了网络化、集成化的新境地。首先, 数字校园建设从根本上消除了“信息孤岛”现象, 它通过构建逻辑上的集合体, 很好地实现了各个独立、自治业务系统彼此间的无缝链接和相互协作, 有力保障了多类资源的有机结合与广泛共享, 这为档案信息集成服务搭建了畅通的网络平台, 营造了良好的信息集成环境。另一方面, 信息采集与传播技术、信息推送技术、并行搜索引擎技术、知识挖掘技术等具有智能性和集成性的信息服务技术不断涌现, 这些新技术的综合化、集成化运用, 为档案信息服务的内容更新、功能扩展与能力提升提供了全新的技术支持。因此, 档案馆有必要将先进的信息技术成果融于档案信息服务之中, 通过全面构建信息技术的支撑与保障体系, 实现服务流程的简化、服务手段的优化和服务方式的创新, 进而实现基于技术集成的档案信息集成服务。

宏观上, 通过引入计算机、网络、通信、多媒体、存储等系统支撑技术以及各种信息应用技术, 为档案信息集成服务搭建基础技术平台;通过各种集成服务关键技术的整合与综合运用, 建立异构系统之间的互操作, 实现分布式网络存取和多方位资源链接。微观上, 通过动态数据库访问技术、服务中间件技术、资源元数据获取技术、资源选择与结果整合技术, 从纷繁复杂的档案资源中搜集、获取、整合、处理信息, 并以用户定制的方式呈现检索结果, 实现档案信息集成检索;利用信息过滤技术和数据挖掘技术, 以面向用户的方式发现并处理沉淀于历史数据中的知识信息, 实现档案信息的知识化利用;通过智能代理技术和信息推送技术, 帮助用户表达个性化信息需求, 根据用户兴趣多渠道搜集档案信息资源, 根据用户自定义准则确定信息组织途径与呈现方式, 利用代理通信协议把加工过的信息按时推送给用户, 实现信息服务的智能化与个性化;利用数据加密、访问控制、网络病毒防治和防火墙等技术, 确保档案信息的真实、完整、可靠和安全, 实现信息获取的绿色与畅通。

三、以用户为中心, 实现面向用户的档案信息集成服务

档案信息服务从本质上讲是个性的, 因为用户需求信息的主要目的是利用信息解决自己特定环境下的特定问题, 有效的档案信息服务是针对具体用户个人的问题、环境、心理、兴趣等特征来实现[3]126。因此, 只有面向不同时期、不同用户的不同需求, 才能提供准确、到位的档案信息服务。有的用户初次体验档案信息服务, 对于如何有效利用档案信息资源茫然不知, 他们希望能够通过网络获得实时的疑问解答。此时, 可以开展在线参考咨询服务, 设立用户实时服务网络系统, 集中解答用户的各种疑难问题。这种互动式的信息服务不仅可以及时了解用户的需求动向, 也可以在无形中扩大档案用户群体。有的用户对档案的分类体系有一定的了解, 也掌握了所需信息的相对具体的检索条件, 他们希望能够直接进入相关主题进行信息检索。此时, 可以通过人工或智能软件对档案信息资源按档案信息的门类划分 (如文书、科技、会计等) 、信息内容之间的相关性 (如主题、关键字等) 或信息的结构特征 (如文本、图片、视频等) 进行合理组织, 并通过统一的用户界面对其提供信息查询和浏览[4]20, 实现专业导航服务。有的用户对自己分管的业务和相关事务有强烈的专题建设需求, 此时, 可以在安全保密前提下集中进行信息的收集、筛选和整理, 一次性或定期不断地将符合需要的最新信息推送给用户, 实现信息定制与信息推送服务。还有的用户需要通过遍历和分析个人研究领域的历史档案, 获得有针对性的决策支持。此时, 可以充分发挥用户的主观能动性, 为其提供一个自主自助汇编档案信息的服务平台, 并在此基础上对汇编信息进行知识的二次开发和重组, 从中提炼出具有研究价值和决策支持性质的信息, 实现信息提取与知识给予的互动式个性化服务。

四、以网站为依托, 全面实现档案信息集成服务

在数字校园环境下, 档案馆网站是实体档案馆在数字空间的真实反映, 是馆藏信息资源得以充分展示和利用的重要窗口, 也是档案信息集成服务能够全面展开和实现的信息门户。依托档案馆网站搭建面向用户的集成化信息服务平台, 将分布的资源和分散的服务有机融合, 灵活调度信息资源, 合理配置服务流程, 通过基于资源集成的档案信息集成服务、基于技术集成的档案信息集成服务以及面向用户的档案信息集成服务三者间的纵横整合与优势互补, 全面实现档案信息集成服务。

首先, 对馆藏资源和共享资源按照档案门类进行主题归类、属性划分、关联设置和信息加工, 建立多层次、全方位、有序化的档案信息资源导航系统, 提供权威可靠的信息导航。其次, 建立集成信息检索平台, 提供集成信息检索机制, 通过单点登录和一次性用户认证, 方便用户从统一的检索界面实现跨业务系统的信息检索。第三, 融合多种信息服务手段, 构造多元化的信息服务体系, 实现全文检索、跨库检索、定题服务、信息推送和实时参考咨询的综合性集成化服务。这样, 用户在集成化信息服务平台上, 能够通过后台信息资源保障体系、信息技术保障体系与信息安全保障体系的协同工作, 在前台得到“一站式”的综合化、多元化与个性化的档案信息集成服务。

摘要：本文从信息资源、信息技术与用户需求角度出发, 提出三种档案信息集成服务模式。通过建立以档案馆网站为依托的集成化信息服务平台, 全面实现档案信息的集成化服务。

关键词：数字校园,档案信息,集成服务

参考文献

[1]周永红.信息集成服务的含义、发展与主要类型[J].情报理论与实践, 2007 (5) .

[2]李家清.资源共享环境下的信息服务模式变革[J].图书情报知识, 2003 (5) .

[3]胡秀玲.服务经济与图书馆服务的变革[J].图书馆建设, 2002 (2) .