档案馆室

档案馆室（精选9篇）

档案馆室 篇1

摘要：档案馆 (室) 是企业的核心部门, 而核心档案建设是企业档案馆 (室) 发展不可或缺的重要组成部分, 也是企业档案 (馆) 室为企业发展提供智力支撑和保障的基础, 是企业档案工作的中心环节。本文从企业发展的角度出发, 分析了企业档案馆 (室) 在核心档案建设中的差异化优势、工作性质及职能、服务现状及存在问题, 创新企业档案馆 (室) 在核心档案源建设中的一些思路、方法, 阐述企业档案馆 (室) 在核心档案建设中应发挥的作用。

关键词：企业档案馆 (室) ,核心档案,资源,差异化优势,建设

企业的档案馆 (室) 是企业的重点保密部门, 也可以说是核心部门, 核心档案则是企业改革、发展和稳定的重要组成部分, 是涉及到企业科研、生产和经营的系统工程, 直接关系企业发展的方向及科研、生产和经营的规模。企业档案馆 (室) 是核心档案建设的载体, 作为企业档案馆 (室) , 如何从企业发展入手以核心档案建设为基点, 分析企业档案馆 (室) 在核心档案建设中的差异化优势及存在问题, 探求为核心档案建设提供优质服务的方式与方法, 既是企业档案馆 (室) 围绕企业中心工作做好服务的切入点, 也是不断促进企业档案工作向前发展的出发点, 更是加强核心档案建设的立足点。

一、企业档案馆 (室) 目前存在的主要问题

随着全球信息化时代的到来, 网络化、数字化服务已成为企业档案馆 (室) 发展的必然趋势。目前, 企业档案馆 (室) 普遍存在以下问题:

1. 核心档案信息收集困难。

企业档案馆 (室) 多数还停留在别人交什么就收什么的被动局面, 工作缺乏积极性和主动性。企业档案馆 (室) 保管的基本上是企业生产过程中产生的文件材料, 但这些文件材料往往并不包括企业的核心档案, 其原因主要有以下几个方面:一是核心档案往往是企业发展的要点, 属于企业的一级秘密, 不愿意让外人看到, 因此他们宁愿保管在自己的资料室, 或者个人手里, 也不愿意交到档案馆 (室) ;二是企业档案馆 (室) “烦琐”的借阅手续让人望“借”兴叹, 觉得查起来麻烦, 用起来不便;三是缺乏对企业档案馆 (室) 的了解和信任。企业档案馆 (室) 在更多的企业里属于一个独立的职能部门, 并不隶属于某个公司、某个单位, 由于对企业档案馆 (室) 工作缺乏了解, 使得这些公司和单位对企业档案馆 (室) 能否保管好这些企业的核心档案持怀疑态度, 所以不想也不愿意拿自己核心文件材料“冒险”。

2. 馆藏档案数字化进程缓慢。

企业档案馆 (室) 档案资源已基本上实现了数字化建设, 但企业档案馆 (室) 受限于资金、技术、人员等因素的影响, 使得企业档案信息资源数字化进程缓慢, 数字化程度也不甚理想, 对企业档案的信息资源的验收、整理、加工、检索等工作仍停留在传统的方式, 与现代化数据库相比, 其检索、查阅不便更是显而易见, 也无法实现真正意义上的资源共享。

3. 人员素质亟待提高。

档案馆 (室) 工作人员对现代化设施、设备的使用与操控能力有待于培训和提高。同时在服务方式和理念上需要有一个根本的转变, 变被动式服务为主动式、跟踪式、反馈式服务, 全面提升为核心档案建设服务的能力, 为企业提供高效优质的档案信息服务。

二、发挥企业档案馆 (室) 的差异化优势

核心档案建设在企业档案建设中有着举足轻重的作用, 核心档案是企业档案资源建设的一部分, 也是企业档案信息资源建设的重要保障之一。企业档案馆 (室) 是为企业科研生产提供信息服务的中心载体, 特别是在核心档案建设过程中和企业一样具有重要性, 承担着同样的任务。

不同企业对核心档案材料的收藏模式各不相同, 大致可两种:分散收藏和集中收藏, 前者是将同一核心档案材料分散收藏于企业的各个部门, 甚至在同一部门又将不同类型的核心档案材料散于不同的处、科室。后者是将同一核心档案材料集中收藏于公司 (总部) 的资料室, 公司办公室等部门。这种撇开企业档案馆 (室) 的保管方式, 看似维护了企业的“秘密”, 但在企业改制、变革及发展过程中却往往会造成核心档案的丢失, 尤其是在企业人员变动的情况下更容易导致企业核心档案的泄密和失密。违反了企业保管核心档案秘密的初衷, 显然利大于弊。

将核心档案资源集中保管在企业档案馆 (室) 中, 对核心档案建设与发展都具有特殊的价值, 企业档案馆 (室) 相对各子公司和单位而言, 在核心档案资源建设方面兼有天时、地利、人和, 其差异化优势体现在以下几个方面:

第一, 企业档案馆 (室) 是专门负责企业档案收集、整理、鉴定、保管及利用服务的信息中心, 具有保管企业核心档案的资质和设施。

第二, 企业档案馆 (室) 具有丰富档案管理经验的高素质的人才, 不仅能齐全、完整地收集和保管企业核心档案的信息, 而且能够不断丰富企业核心档案的内容。同时, 还能根据核心档案的保管要求, 利用现有设施, 不断改善核心档案的保管环境, 使核心档案始终保存在一个良好的环境中。

第三, 企业档案馆 (室) 具有严格的档案管理措施及严密的档案借阅审批手续和保密制度, 不仅能确保企业核心档案的安全及企业的秘密, 也能长久地为企业科研、生产和经营提供良好的信息服务。抛开对密级档案的特殊要求, 其普通档案服务的一般程序:当需求者要利用某些档案时, 如果是该公司以外的人, 需要经过上级主管部门的审批, 然后是主管领导批准, 同时还要得到产生这些档案的单位或部门的同意;如果是本公司人员利用, 虽然不需要经过上级主管部门批准, 但一定要经过上级领导和产生这些档案的单位或部门的同意。

第四, 对于那些涉密核心档案, 企业档案馆 (室) 一般都是采用专人专库管理, 未经许可任何人不能擅入该库房, 即使是同一档案室的人员也要经过批准才能进入, 其档案服务也有严格的整套程序。

三、企业档案馆 (室) 核心档案建设的路径

企业档案馆 (室) 是核心档案建设的载体, 也是必不可少的保障体系, 企业核心档案资源建设的质量、数字化信息的收集、网络资源的利用、服务质量的高低直接影响核心档案的建设与发展, 必须明确企业档案馆 (室) 的性质, 深入分析核心档案发展现状, 以核心档案建设为中心, 充分发挥企业档案馆 (室) 信息资源优势, 并从以下几个方面强化企业档案馆 (室) 工作职能, 为核心档案建设提供服务。

1. 构建核心档案资源保障体系。

构建符合核心档案建设所需的馆藏环境及资源保障体系, 是一个系统工程, 应从这几个方面做起:

第一, 分析研究核心档案的目前管理现状, 为核心档案建设打基础。要做好企业档案馆 (室) 核心档案的建设工作, 首先要对企业现存核心档案的数量、类别、保存形式及利用现状等方面进行调研。掌握核心档案的分布情况。一是了解核心档案的级别 (秘密、机密、绝密等) ;二是了解核心档案的门类情况;三是了解核心档案的利用方向、特点、优势等。综合以上情况, 通过广泛调查和具体分析比较, 区分核心档案中资源建设的主要内容, 做到保证重点, 带动一般, 整体发展。在核心档案资源建设的过程中, 要确保企业核心档案内容全面系统、质量高, 专业特色突出, 具有前卫性、实用性;可随时了解和掌握核心档案产生的动向, 以及企业档案信息的需求等信息, 主动出击。其次是为核心档案建设提供充足的资金支持, 确保企业核心档案资源建设的顺利进行。

第二, 加大宣传力度, 做好核心档案收集工作, 为企业核心档案的建设造势。要做好企业核心档案的建设工作, 首先是加大企业档案馆 (室) 的宣传力度, 让企业的各个公司和单位领导放心地将那些“宝贝”交给企业档案馆 (室) 管理。企业档案馆 (室) 应通过让企业公司的单位领导参与或参观企业档案馆 (室) 的工作等方式, 让他们了解和认识企业档案馆 (室) 的管理方法、制度及保管措施, 让他们对企业档案馆 (室) 产生信任感, 从而使企业档案馆 (室) 在企业核心档案的建设过程中取得企业领导的支持, 为企业核心档案的建设铺平道路。其次在核心档案的收集过程中要做到系统全面, 在分析核心档案现存状况的基础上, 通过综合分析, 分别采取不同阶段、不同形式的收集方式。根据核心档案建设的要求及企业科研、生产和经营发展的状况, 确定合理的收集目标, 以满足企业发展的需求。

第三, 制订核心档案收集计划, 做到有条不紊地进行。依据收集目标, 经过前期的调研, 制订一套完整的切实可行的收集计划。做好核心档案建设的经费预算, 明确收集核心文件材料的范围和重点, 了解掌握企业核心档案在企业科研生产的重要性、保密性, 同时重视并加大光盘、磁盘、电子文件材料及网络信息资源的采集和收藏, 形成专业性强、覆盖面广的具有专业特色的企业核心档案体系。

2. 提升企业档案馆 (室) 核心档案管理水平, 为企业中心工作服务。

第一, 加强对核心档案的管理力度, 确保企业核心档案规范管理, 制定一套切实可行的企业核心档案管理办法, 统一规范查询、借阅、收集保管制度。加强企业档案信息的网络化建设, 努力提高企业档案馆 (室) 业务能力及管理水平, 及时做好核心档案收集整理, 以满足核心档案对企业科研、生产和经营的需求。

第二, 推出特色化信息服务。企业档案馆 (室) 工作人员要以积极主动的工作态度和科学方法, 与企业领导及科研、生产和经营单位保持紧密联系, 掌握核心档案产生的过程、发展趋势, 分析企业档案信息的需求特色与发展优势, 依托企业档案馆 (室) 的资源优势及网络信息资源, 对企业的科研、生产和经营采用不同的服务方式, 如项目研究跟踪服务、个性化信息反馈服务、数字化信息服务等。

第三, 加强企业核心档案的安全保密工作, 保证企业核心档案的完整安全。在网络环境下, 企业档案馆 (室) 既要做好利用服务工作, 又要保证核心档案的秘密不泄露, 就要不断的加强企业档案馆 (室) 的安全管理工作。所以除了需要采取相应的安全措施外, 还要不断完善各项管理制度, 严格查阅手续, 做好核心档案的安全保密工作, 确保企业核心档案的完整与安全。

第四, 提升档案人员的素质。要做好核心档案的资源建设工作, 档案人员必须具备熟练的基本技能。基本技能包括三方面内容:操作技能、管理技能、信息开发技能。这就要求档案人员不仅要努力学习, 而且要善于学习, 要根据档案工作的需要和核心档案建设的需要, 学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能, 特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用等。同时还要提高档案人员的大局意识、服务意识、创新意识, 让企业档案人员充分认识到企业档案管理的价值就在于为企业的科研、生产和经营提供服务, 为领导决策提供依据。没有良好的服务, 就失去了档案管理的价值和作用。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定企业档案工作好与坏的根本原因。因此, 应积极发挥档案人员的主观能动性, 积极开展职业道德教育, 完善服务方法, 提高服务质量, 主动、热情、及时、准确、全面、周到地为企业档案利用者服务, 为企业的中心工作服务。

档案馆室 篇2

（一）党委办公室文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指导类

（1）中共中央、农业部党组、省委、市委、农业厅的指示、决定、通报、规定和规章制度。（永久）

（2）换届党员大会的报告、决议、总结、代表及领导的讲话、讨论通过的决定、重要照片、候选人登记表和情况介绍。大会选举办法、选举结果和上级批复等。（永久）

（3）党委向上级机关的请示与批复。（永久）（4）党委传达贯彻上级文件精神所形成的文件材料。（永久）

2、计划、总结、报告类

（1）党委的工作计划、报告、总结。（永久）（2）党委关于对干部任免、处分的请示、决定等。（永久）（3）关于批准入党、转正、延期转正等所形成的材料。（永久）（4）全校党员名册、党员干部统计、组织建设统计、党费收缴及使用情况统计。（永久）

（5）党委会议记录。（永久）（6）对优秀党员、优秀党支部形成的材料和先进工作者先进事（7）关于加强思想政治工作队伍建设的报告、汇报。如党总支委的变动情况，党总支成员谈心活动所形成的材料等。（30年）

（8）关于加强师生员工政治思想工作教育的计划、报告、经验等。（30年）

（9）对落实知识分子政策所形成的文件材料。（30年）（10）民主党派、党外人士的人员名册情况、登记表。（永久）（11）收发文登记薄。（30年）（12）党委对群众来信来访及处理情况。

（重要的永久，一般的30年）

3、其它类：

（1）党员调入、调出介绍信存根。（10年）迹。（永久）（2）党委便函存根。（永久）

（二）校长办公室文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指导类

（1）国务院、国家教育部、省政府、省农业厅、省教育厅的重要指示、决定、批复、通知、通报、规定及各种规章制度。（30年）

（2）学校向上级提出的请求或上级的批复。（永久）

2、计划、总结、报告类

（1）本校的工作计划、报告、总结。（永久）（2）校长办公会所形成的文件材料及记录。（永久）（3）上级关于学校工作的决定、规定、通知和简报等。

（永久或30年）

（4）表彰先进工作者、先进集体所形成的材料和名单。（永久）（5）历史沿各、大事记。（永久）（6）综合统计报表。（永久）（7）发展规划和（学期）工作计划。（30年）（8）学期的统计表。（10年）（9）月份综合统计表。（10年）（10）与各有关单位签订的各种合同、协议。（永久或30年）（11）反映本校重要工作活动的图片。（永久）（12）档案移交、销毁清册。（30年）（13）校办公室收发文登记薄。（30年）（14）外事工作形成的文件材料。（永久或30年）（15）学校计划生育工作形成的文件以及领取独生子女证名册。

3、其它类

学校便函存根、介绍信存根。（30年或10年）

（三）人事科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指导类

（1）上级机关对本校人员编制、机构的设置、撤销、合并及改变机构名称、改变领导关系等的通知、批示、批复文件。（永久）

（30年）（2）市劳动局、保险公司、劳务市场的有关文件。

（永久或10年）

2、计划、总结、报告类

（1）人事或学期工作计划、报告、总结。（10年）（2）机构设置及人员编制方案。（永久）（3）教职工花名册；合同制工人的合同、保险手册。（永久）（4）评定职称所形成的文件、材料。（永久）（5）教职工调整工资形成的总结报告、批复。（永久）（6）教职工录用、转正定级所形成的材料。（永久）（7）教职工调入、调出、变动的报告、请示及批复等（永久）（8）教职工退休、退职、离休、死亡、抚恤等的报告、申请、请示及批复。（永久）

（9）劳动工资、干部统计年报。（永久）（10）教职工奖励、处分决定，经上级批准的。（永久）（11）教职工奖励、处分决定，本校批准的。（30年）（12）关于干部任免的决定、通知及有关文件。（永久）

3、其它类

（1）教职工定级、起薪、停薪介绍信、工资关系存根。（30年）（2）临时工使用情况的报告、请示。（10年）

（四）教务科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指示类

（1）省教委、农业厅、本校关于教务工作的通知、规定、指示、2、计划、总结、报告类

（1）教务科的工作计划、报告、总结。（30年）（2）教学大纲、教学计划、教师进修等材料。（30年）（3）科研报告、论文。（30年）（4）教学课程表。（10年）（5）学生成绩单。（永久）

3、其它类 通报等。（30年）

（五）基础科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指示类

（1）省教委、农业厅、本校关于教务工作的通知、规定、指示、2、计划、总结、报告类

（1）本科室的工作计划、报告、总结。（30年）（2）教学大纲、教学计划、教师进修等材料。（30年）（3）任课教师的考试、考查结果及其汇总表。（10年）（4）科研报告、论文。（30年）（5）学生实习、实验、调查所形成的报告。（10年）（6）教学课程表。（10年）（7）学生成绩单。（永久）（8）学生记分册、监考记录。（10年）

3、其它类

（六）专业科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指示类

省教育厅、省农业厅、本校关于工作的通知、规定、指示、通报等。（30年）

2、计划、总结、报告类

（1）本科室工作计划、报告、总结。（30年）（2）专业课教学大纲、授课计划、实验教学计划、专业课教师进修等材料。（30年）

（3）任课教师的考试、考查结果及其汇总表。（10年）（4）学生实习、实验、调查所形成的报告。（30年）（5）毕业实习鉴定表、毕业论文、实习周记。（30年）（6）学生计分册、监考记录。（30年）（7）教学日志。（30年）（8）试卷分析表。（30年）（9）教研活动记录。（30年）通报等。（30年）

（七）学生科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导批示类

（1）省教育厅、农业厅、本校学生管理工作的通知、规定、指示、通报等。（30年）

（2）关于学生奖惩工作的请示、通知、批复等。（永久或10年）（3）学代会文件。（30年）

2、计划、总结、报告类

（1）学生名册、学生证发放名册。（永久）（2）学生休学、退学、复学、留级的申请及批示。（永久）（3）学生管理登记薄。（永久）（4）毕业生合影、照片及说明。（永久）（5）班主任工作情况。（30年）

3、其它类

学生工作便函。（30年）

（八）招生就业办公室文书立卷归档范围及保存期限

1、领导批示类

省教育厅、省农业厅、本校招生就业工作的通知、规定、指示、通报等。（30年）

计划、总结、报告类

（1）学生招生、毕业、就业方案、计划、报告、总结等。

（30年）

（2）招生录取审批表。（30年）（3）毕业生毕业证审核登记表、学历证明存根。（30年）

（九）培训科文书立卷归档范围及保存期限

1、或学期工作计划、总结、报告。（10年）

2、举办各种培训班的指示、计划、报告、总结及上级的批复。

（永久）

3、培训班学员登记表；培训合格学员、结业学员名册。（永久）

4、培训学员结业照片。（永久）

（十）后勤科文书立卷归档范围及保存期限

1、后勤科工作计划、报告、总结。（30年）

2、后勤科房屋管理、调配、使用、移交等规定。（30年）

3、各种物质、设备的调拨、报废等清册、报告及批复。（30年）

4、固定资产登记表、清册。（永久）

5、基建工作计划、报告、总结。（30年）

6、基建施工合同、验收报告等。（永久）

7、基建报表、统计材料等。（30年）

8、关于基建工作的计划、规划、报告、予决算情况总结及上级批复。（永久或30年）

9、征用土地形成的文件材料。（永久）

10、各基建项目的工程图纸。（永久）

（十一）保卫科文书立卷归档范围及保存期限

1、上级有关安全保卫工作的指示、规定等。（30年或10年）

2、保卫科或学期工作计划、报告、总结。（30年）

3、保卫科管理的治安案件材料。（永久）

4、保卫科安全保卫、防火、防盗等工作形成的文件材料。（10年）

（十二）财务科文书范围及保存期限

1、关于学校基金的请求、报告、总结。（30年）

2、财务预决算情况及上级批复。（永久）

3、上级和本校有关财务工作的规定。（30年或10年）

（十三）膳食科文书立卷归档范围及保存期限

1、上级和本校有关膳食工作的规定、制度。（30年）

2、膳食科工作计划、报告、总结。（10年）

利用室藏档案 服务水库移民工作 篇3

为切实做好移民村土地争议工作，陡河水库管理处下大功夫做好水库初建、续建和震后修复工程征占土地档案的利用工作。

水库综合档案室中原来所藏工程档案是以单个工程为单位进行归档整理的，其中涵盖土地征占、工程设计、土地补偿、移民补助、工程施工、竣工验收等等，其内容具有以下三种特性：①、内容综合性强。在水利工程建设中往往会牵涉到农业、工业、交通、电力、通讯、市政、生态环境等各个方面，再加上水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、气象等专业联系紧密，由此而形成的水利工程档案也就具有多元性和很强的综合性。②、形成周期差异大。根据不同的工程效益、水文地质条件、河床演变情况、险情隐患以及其它因素所确定的水利建设工程，周期长短悬殊较大。一般的岁修工程通常仅需要几个月即可完成，而大型的河道、水库、闸坝建设，则需要几年或更长的时间才能完成。施工周期长短不同，就必然使得相应工程建设中有关档案的形成周期产生很大差异。③、文书与科技档案相互渗透。水利工程实施是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因此而形成的业务性文书与工程档案联系紧密，甚至相互渗透、相互交叉。文书档案不仅是档案的前期活动记录，而且明显具有文书科技档案一体化的趋向。这些特性影响了单笔土地征占数据的查找，为了更有利于移民工作的开展，把历次征地情况搞清楚，使移民处置工作变被动为主动，我们对室藏文书、科技档案进行了全方位的编研规整工作，整理形成完善系统的移民征占土地档案。

土地征占编研规整工作方法主要分两步：①查阅、收集有关建设征地的资料，并把收集到的资料进行对照、分析，最后经过详细的统计，把所有关于移民土地征占、补偿的资料挑选出来，单件复印。②从综合的各项征占土地材料中以单个移民村为单位，进行分类整理，编制了32个村共计32册《**村历次征占土地情况统计》。

经过编研规整全面系统地弄清了库区、工程建筑等几大类占用土地数量及基本情况，达到了细目清楚，一目了然，因此大大方便了解决移民上访问题档案材料的快速准确查找。原来档案室中所藏移民档案是根据时间和工程项目的先后进行组卷的综合性较强的案卷，查找单个村庄的单笔土地赔付情况比较麻烦，自从做了此项单个村历次征占土地情况统计后，避免了为查找一个数字要翻阅所有卷宗的情况，有效的应对了多次移民上访问题的解决，为维护社会稳定提供快捷有效服务。

开平区双桥乡一个行政村的村民多次到陡河水库集体上访，要求解决征占土地问题，情绪十分激烈，曾发生围堵水库管理处大门，致使管理处无法正常办公，是一件非常棘手的疑难信访问题，一方面是国家利益，另一方面则是群众的切身利益。为彻底弄清情况并从根本上解决上访村民所提问题，水库档案管理人员配合移民处置工作小组的同志们查阅大量历史档案，并从《历次征占土地情况统计》中查找数据，弄清了移民反映问题的历史背景、详细情况、具体数据等等，以此为凭证对村民所提问题予以详细耐心的答复，做到了有理、有据、有节，使得上访村民在档案凭证面前不得不承认这些历史事实，心悦诚服，消除了争议，实现了息诉罢访，从而进一步密切了库群关系。

无数档案利用的实例使我们更加深刻的认识到：档案不仅仅是历史发展的真实记录，更是今天和今后的宝贵财富，也是水务部门搞好日常管理和各项工作的重要基础。作为一名档案管理人员，一定要更好的管理、开发、利用档案，使其更好的服务于水利事业的更好更快发展。

档案馆室 篇4

1 档案效益的类型

1.1 根据企业档案馆 (室) 所藏档案的作用分为社会效益和经济效益。

1) 社会效益。所谓社会效益, 主要是指通过利用档案信息解决社会问题和促进社会进步等方面所起的作用。例如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1~6号老机组, 并利用1~4号机组场地建设2台1 000 MW超超临界机组。2×1 000 MW机组 (上大压小) 建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖, 我公司邀请中电建协专家组对公司百万机组进行两次创优咨询检查, 专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法 (2013版) 最新标准, 对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查, 相关参建单位给予密切配合。2013年7月27~28日, 中国施工协会专家组来公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查, 专家们高度肯定了我公司2×1 000 MW机组 (上大压小) 建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1 000 MW机组 (上大压小) 建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求, 通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中, 我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案, 档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。再如为了减少二氧化硫排放量, 保护大气环境, 完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划, 我公司在7#、8#机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案, 为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。7#、8#机组安装脱硫装置后, 每年可减少二氧化硫排放12 145 t, 脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率, 烟尘排放浓度可进一步降低, 改善当地大气环境质量, 因此, 项目具有显著的环保效益。

2) 经济效益。所谓经济效益, 是指档案馆 (室) 为物质生产部门和科研 (知识) 生产部门提供的档案资料, 在这些部门得以广泛应用, 从而节省投资, 缩短科研、生产周期, 增加利润的作用。例如我公司7#锅炉长期排烟温度高, 低负荷时再热汽温低, 锅炉效率大大降低。我公司工程技术人员从2001年开始到综合档案科调阅大量的科技档案, 对该问题进行研究论证。最后形成了7#炉降低排烟温度、增加再热汽温的改造方案, 把原光管省煤器改造为螺旋鳍片管省煤器并增加了受热面积, 低温再热器进行了改造, 在水平烟道增加了再热器管束。同时把再热器炉顶联箱进行了更换。通过改造达到了预期的目的, 使排烟温度和再热汽温均达到了设计值, 年经济效益显著。

1.2 从开发利用看分为直接效益和间接效益

1) 直接效益。所谓直接效益, 是由企业档案馆 (室) 直接开发和利用档案资源所获得的社会效益和经济效益。例如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1~6号老机组, 并利用1~4号机组场地建设2台1 000 MW超超临界机组。目前, 关停1~6号机组的申请已通过上级主管部门审批, 机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1~6号机组拆除与出售过程中, 档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志到公司档案室查阅了1~6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案, 并以档案为重要依据, 编制机组拆除方案, 使机组拆除工作顺利进行。在1~6号机组设备拆除后的出售工作中, 作为购买方的山东金佰生物技术有限公司, 把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案, 表示满意。正是由于1~6号机组设备档案保存的完整齐全, 并可以与1~6号机组整体发电设备出售同时移交, 为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据, 使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1~6号机组设备。由此可见, 完整齐全并管理良好的档案, 在徐电公司1~6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则, 1~6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥, 使机组设备变废为宝, 为企业赢得了可观的经济效益。随着企业档案馆 (室) 工作人员的文化素质和专业水平的提高, 档案的直接效益将会与日俱增。

2) 间接效益。所谓间接效益, 就是企业档案馆 (室) 把档案信息传递到企业决策人员和科技人员手中, 再由他们进行决策或创造出知识产品和物质产品而获得的效益。例如我公司从1994年开始探讨对4台125 MW和4台200 MW机组全面改造方案, 我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案, 利用科技档案卷次共800余卷, 从1997年至2001年, 先后对8台机组进行了现代化技术改造, 改造后的机组各项经济技术指标, 达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造, 不仅延长了机组的寿命, 使老机组焕发了青春, 大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平, 增强了企业实力, 对于企业参与市场竞争, 迎接新世纪挑战, 无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中, 以汽机通流部分改造为重点, 对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造, 热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调, 使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高, 并取得明显的综合经济效益。

近年来, 我厂累计利用档案材料7 000多卷次, 创直接经济效益2亿多元, 而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性, 解决了多起经济纠纷, 创造了良好的社会效益。

1.3 根据档案的保存时限分为当前效益和长远效益

1) 当前效益。所谓当前效益, 指档案利用者利用档案资料及情报信息, 解决了生产、科研中的难题而获得的社会效益和经济效益。

2) 长远效益。所谓长远效益 (又称潜在效益) , 是档案资料的载体及其内容在生产、科研工作中所起到的长远性的或不易叫人简单核定出来的社会效益和经济效益。这种效益不如档案所反映出来的当前效益那么明显, 立竿见影, 而需经过较长时间的量变过程而达到质的飞跃。

1.4 根据档案信息的作用分为正效益和负效益

1) 正效益。所谓正效益, 是档案馆 (室) 所提供的档案资料及情报信息适应形势的需要, 有利于企业精神文明和物质文明建设。

2) 负效益。所谓负效益, 是档案馆 (室) 所提供的档案信息不准确等, 对企业的生产、科研等起着一种消极的破坏作用。

2 企业档案馆 (室) 效益评价指标及其计算方法

一般地说, 档案馆 (室) 效益的评价指标, 可概括为人类社会活动过程中劳动消耗与劳动成果的比较, 它可用下面的基本公式来表示:

经济效益: (劳动成果—劳动消耗) /劳动消耗。

如用A代表档案馆 (室) 效益, 用B代表档案利用效果, 用C代表档案提供利用的劳动消耗, 代入上述公式可表示为:

A: (B—C) /C

开发利用科技档案是促进科研成果转化为现实生产力的主要手段。计算开发利用科技档案所创经济效益, 在于定量分析, 科学评价科技档案在经济建设和科技活动中的地位和作用。

档案馆室 篇5

作者：新密市白寨镇档案室 来源：国家档案局 更新时间：2014-4-24 国家档案局办公室关于印发全国数字档案馆（室）建设推进会文件的通知

作者：国家档案局 来源：

档办发„2013‟6号 2013年10月21日

各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局：

全国数字档案馆（室）建设推进会于2013年10月10日在江苏省太仓市召开，现将国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在会议上的讲话印发给你们，请结合实际贯彻落实。

国家档案局办公室

2013年10月14日 在全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话（2013年10月10日）杨冬权

这次会议的主要任务是：交流我国数字档案馆（室）建设的经验，明确今后数字档案馆（室）建设的目标和任务。上午，我们现场看了江苏太仓市和苏州工业园区的数字档案馆（室）建设情况，刚才，又有8个单位介绍了经验，对我们启发很大。下面我讲3个问题：

一、为什么要召开这次会议

数字档案馆（室）是数字时代或者说大数据时代档案馆（室）的发展方向，是现代的新型档案馆（室），是对传统档案馆（室）的升级，是“第二代”或“升级版”的档案馆（室）。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆（室）。可以说建设数字档案馆（室），是实现我国档案工作现代化，把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。

尽管国家档案局在2005年就提出要建立一批数字档案馆，但到目前为止，全国真正建成的数字档案馆（室）并不很多。像江苏这样的经济发达省份，到目前全省也只有5A级数字档案馆、室各3个，4A、3A级数字档案室各4个，其他省份可想而知。这种状况很难让人满意。2012年，一个中部省份的县级档案局长同我说，在他们那里，档案馆（室）如果不把档案数字化，就无法同其他部门对接，因为各部门日常办公传送的都是数字形态的东西，都通过电子网络传送，纸质或其他非数字形态的根本不好使、不对接。这席话道出了建设数字档案馆（室）的迫切性、必要性和实用性，也增加了我推进全国档案数字化的决心。因此，我在去年底召开的全国档案局长馆长会议上，提出了2020年全国档案馆档案数字化数量比2010年翻两番的硬指标，目的就是要强力推动档案数字化工作，扎实推进数字档案馆（室）建设。

这个指标提出后，不少同志对该不该这样提、能不能实现还有顾虑、有疑问。为了用事实打消疑虑，统一思想，推进档案数字化工作，我开始注意档案数字化工作的先进典型。很快，我看到太仓市实现档案馆和进馆单位档案室档案百分之百数字化的消息，当即决定今年在太仓开现场会，让全国都来看现场、学先进，树信心、鼓干劲，让大家都像太仓一样，下决心、花力气去推进档案数字化工作，加快数字档案馆（室）建设。

看了太仓，我同大家一样，感到震撼、震动，也感到骄傲、光荣。感到震撼、震动，是因为太仓从1999年开始，就一步一步、扎扎实实地搞档案数字化工作，而且十几年不改变，就像总书记说的那样，一颗钉子钉下去，一张蓝图画到底，在全国率先实现了全市 “两个百分百”的目标，使档案数字化工作在全国走在了前列，成为了模范。他们做的已超出我的想象，因为我想，单把馆藏档案全部数字化目前是可以实现的，以前已有过个别的先例，但同时把所有进馆单位档案室的档案也都数字化，甚至再过几个月就将把全市的村级档案也百分之百数字化，这是很不容易、很难实现的。感到骄傲、光荣，是因为像太仓这样在一个县级行政区域内做到“两个百分百”的，在世界各国中也是先进、走在前列的，属于不多见的奇迹，可以代表“档案强国”的水平，值得各国档案界学习，值得中国档案工作者骄傲。

当然，也许有人会说，太仓在中国东部沿海，是经济发达地区，有钱，能办成这样的事，但经济欠发达地区没钱，可能学习不了。正好几个月前，我到内蒙调研，在伊金霍洛旗档案馆，看到了又一个档案数字化工作的先进典型。这个旗既是民族地区，又属西部地区，但他们从2008年开始，只用了5年时间，就把馆藏共500万页纸质档案和资料还有声像档案全部数字化，并在局域网上进行目录检索和全文查阅。这次会上，我们也特请他们来介绍经验，目的是告诉大家民族地区、西部地区的县级档案馆是怎样实现档案数字化的。刚才介绍经验的几个单位中，一史馆代表了馆藏量巨大的中央级档案馆，他们现在的数字化工作规模，是世界各国档案馆中少有的，再有三四年时间，他们将把馆藏1000万件纸质档案全部整理并数字化，那将又是一个世界奇迹；北京市档案馆代表了省级档案馆，而且是馆藏量居省级前几名的大档案馆，他们将在两三年后，把馆藏200多万卷档案全部数字化。湖北十堰市档案馆，代表了中部地区的地市级档案馆，目前他们已把馆藏近15万卷档案的95%以上都数字化了，不久即可100%数字化。太仓市和伊金霍洛旗档案馆，则分别代表东部和西部的县级档案馆。这样，我们各级档案馆都有范例，东、中、西部都有可学的榜样。此外，还有中央级、省级机关数字档案室建设和在全市范围内全面实现电子档案接收等方面的先进经验。因此，我们这次会议推出的是一群榜样、一批先进，目的是引导各级档案馆（室）学习先进，按照这些单位已经做到的赶快去做，不要再畏难不前、止于观望。我们这次会议的目的就在于树立一批可供学习的数字档案馆（室）建设先进典型，倡导各级档案馆（室）以实际行动开展数字化，实现“数字转型”“数字升级”“数字换代”，在全国档案系统形成“数字导向”，推动建成更多的数字档案馆（室），让我国档案事业实现适应时代的、跨越式的“数字崛起”，成为真正的档案强国。

二、我国数字档案馆（室）建设的基本情况

（一）宏观管理稳步推进

2002年以来，国家档案局先后发布了《全国档案信息化建设实施纲要》；发布了《档案事业发展“十一五”规划》，提出了“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标；印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，明确数字档案馆（室）建设的具体内容；发布了《档案事业发展“十二五”规划》，提出要“加快数字档案馆建设步伐”。同时还陆续制定了一系列相关标准，为数字档案馆（室）规范建设提供了保障。

（二）创新实践全面展开

1.数字档案馆（室）建设列入了各级政府工作规划。各级档案部门推动数字档案馆（室）建设纳入政府工作或信息化工作规划中，写入本级档案事业发展规划。各地的数字城市、城市记忆等大型项目中也都有数字档案馆（室）方面的内容。2.数字档案馆（室）基础设施建设不断加强。全国副省级市以上档案馆基本完成“三网一库”基础设施建设，部分档案馆（室）还进行了文档一体化、电子文件归档管理、电子档案管理、电子档案移交接收、电子文件中心、中心机房等系统和软硬件建设。北京市65%的市属单位办公自动化系统具有电子文件归档管理功能，77%的市属单位使用电子档案管理系统。天津市档案馆改建了“三网一库”，基于互联网的全市档案信息共享平台满足了人民群众“在家看档案”的要求，基于政务网的电子档案接收报送平台也建成使用。吉林省档案馆建成以局域网、公务网、互联网为平台，以电子文件归档管理系统为核心，以档案目录中心、文档管理系统、档案网站信息发布为支撑的基本体系。江西省档案馆建设了三网网络综合布线系统、软硬件与安全集成项目、电子档案接收管理系统、声像电子文件（档案）采编系统。辽宁省档案馆开发了省直机关电子文件接收与归档平台，并在70家省直机关试点单位进行推广，30家单位的电子文件顺利完成在线归档。四川21个市（州）档案馆中，多数具备了数字档案馆所必需的基础设备和网络平台。云南各新建馆普遍规划和建设100平方米以上的标准化中心机房，设臵电子文件中心、电子档案查阅场所，布设标准规范物理隔离网络。

3.馆（室）藏档案数字化工作日益深入开展。在中央和国家机关中，目前已有中央统战部、审计署、水利部、海关总署、新华社、国家统计局、国家林业局、国家食品药品监管局等单位完成了室藏全部档案的数字化，其他单位也正在开展档案数字化工作。总之，搞的是多数，不搞的是少数。另据2012年的调查显示，全国副省级市以上档案馆都已开展传统载体档案数字化，已数字化档案占馆藏总量的比例大幅提高。至2012年底，北京市和各区县档案馆共完成纸质档案数字化8759.5万页，接收电子档案约48TB（万兆字节），市档案馆已完成纸质档案数字化4397万页，占馆藏63%。上海17个区县档案馆档案数字化共超过3.6亿页，占馆藏50%以上，部分区县达90%以上，民生档案数字化率全部达100%。山东全省档案馆重要档案数字化已达30%。长春市档案馆采用“常用先扫、现用现扫、以用定扫”的“三扫”模式，档案数字化共319万页。江苏全省共完成纸质档案数字化1.2亿页。浙江全省有30%以上档案馆已完成一半以上档案数字化。云南全省已完成9172万页档案数字化，仅省档案馆就完成3277万页，富源县档案馆的90%档案已完成数字化。4.档案目录和专题档案数据库不断完善。长春有11个档案馆建立13个民生档案数据库，已共享民生电子数据1217万条。宁夏回族自治区档案馆建设档案目录、重要档案、多媒体档案数据库，采集《宁夏新闻联播》视频28600分钟。山东全省馆藏档案案卷级目录的75%、文件级目录的65%已进入数据库，录音、录像等多媒体数据库也已建立。江苏全省共完善各类电子目录9000万条，照片档案数字化52万幅，音像档案数字化39万分钟，涉及经济建设和民生专题数据库30多种。乌鲁木齐市档案馆为政府部门和社会公众提供开放档案目录及政府公开信息的在线查询服务，并建立珍贵档案数据库、照片档案数据库、音（视）频档案数据库、光盘档案数据库。云南省档案馆整合全省民生档案资源，建立民生专题数据库群，逐步实现民生档案“跨馆查档、就近出证”。天津档案馆档案信息资源库目录数据达880万条，各区县档案馆电子档案目录累计862万条。

5.档案信息服务普遍开展。天津全市可供“一站式”查询的档案信息达473万条。浙江省档案馆网上发布开放档案资料目录24万条，开放档案及资料81万页，累计访问量达480余万次。河南建成档案信息网站87个，加快了开放档案目录、已公开政府信息网上查询步伐。湖北省档案馆网站总访问量已达1800多万人次，覆盖40多个国家和地区。长春市档案馆公布非密档案目录116万条，档案20万页，开展档案网上惠民工程，使153个社区具备了查询政府公开信息和开放档案信息的条件，每年发生远程查档出证案例达300件以上。辽宁省档案局建成档案网站信息资源共享平台，实现14个市网上新闻、档案目录及现行文件的异地共享，现已发布开放档案目录200余万条、政府公开信息目录15万条、开放档案5万多件，照片39914张。成都市提供档案查询服务，仅2012年就实现电子查询利用4万人次。云南省档案馆开通网络查阅档案平台，极大地缩短了查档时间，4年来为群众提供关系其切身利益的档案证明6181页。

6.档案数据异地备份工作成绩显著。根据国家有关部门“分保”“等保”工作要求和国家档案局提出的“实施重要档案异地备份制度”的总体要求，全国部分副省级市以上档案馆完成涉密信息系统分级保护工作、非涉密信息系统等级保护工作、重要档案异地备份工作，并积极部署实施辖区内各级档案部门的安全工作。福建已建立43家市、县（区）档案馆数字档案在省馆异地集中备份机制。湖北开展了市州档案馆向省馆的电子档案数据备份工作。辽宁省档案馆与各市签订“电子档案异地备份存储协议”。云南全省147个综合档案馆全部建立重要档案异地异质备份制度，78%的综合档案馆完成异质异地备份协议签署工作，互结为重要档案异地备份基地。北京市建立了本地、同城、异地备份体系。

（三）存在问题

一是宏观管理不够到位。国家层面上相关指导性文件和标准规范出台相对滞后，档案信息化标准体系、数字档案馆（室）建设标准体系不够健全。一些地方对数字档案馆（室）建设内容认识不清，项目管理经验少，实施方案与资金分配不合理，功能定位不清楚，系统建设低水平重复。二是统筹发展不够到位。各地电子文件管理和数字档案馆（室）建设水平参差不齐，很多单位重视数字化设施的建设而轻视数字档案内容的建设，以致空有数字化系统而无数字档案内容；数字档案资源的来源还主要依赖于对存量档案的数字化；数字档案资源的利用尚停留在基于目录的简单查询共享，缺乏综合的数据挖掘和深度整合；对增量电子档案的管理尚未建立起有效的体制，未将电子文件管理纳入档案法规的范畴；电子档案科技研究不够深入，尚未解决确保电子档案真实、完整、长期保存、可靠利用等关键问题。三是安全防范不够到位。一些单位监管不到位，涉密和非涉密档案信息混合管理，未进行有效划控，存在降密使用和泄密风险；带密级信息、敏感信息未经严格审查，公开上网提供利用；对合作公司的背景审查、设备检测、人员政审不到位，存在数字档案被合作单位拷贝留存、传送的情况和风险；优盘、硬盘使用混乱，公私不分，内外不分，登记不明。四是队伍建设不够到位。对专业性人才的引进、使用、培养不够。

三、我国数字档案馆（室）建设的目标和主要任务

当前，随着信息技术的飞速发展和互联网络的无限延伸，数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习、生活和娱乐，数字不再只和计算有关，更使人的生存方式发生了巨变，我们已不可逆转地进入了大数据时代。纵观档案发展史，从简牍到电子，档案工作无不是适应科技发展而不断更新档案管理内容和手段才获取更大发展的。面对大数据时代的机遇与挑战，我们必须全面推进数字档案馆（室）建设。

大数据时代在不断改造传统产业的同时，也对传统档案管理模式提出了挑战。在数字信息技术环境下，电子载体和数字传播方式的异军突起，信息处理方式的变革，电子文件的爆炸式增长，使得档案的传统载体形态开始向数字形态过渡，档案管理和利用的主要环境逐渐向电子环境迁移。传统档案馆（室）必须向数字档案馆（室）转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

我国数字档案馆（室）建设的目标是：用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系，使各级各类档案馆（室）能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交；县以上各级国家档案馆基本建成数字档案馆，能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案，对馆藏传统载体档案全部数字化，实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用；县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化并实现数字化利用。

为了实现这一目标，我们必须重点抓好以下几项工作：

（一）按照“存量数字化”的要求，大力推进传统载体档案数字化

各级档案馆（室）的现存档案，目前大多还是传统载体而非数字形态的，因此，数字档案馆（室）建设的首要任务，就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。这是一场硬仗，是一项工作量巨大的艰难任务。但是，这项任务早晚都得完成。不完成这项任务，档案馆（室）就不能实现转型升级，就必然要在大数据时代落伍，就肯定不能跨进现代化的门槛。

传统载体档案数字化，对档案馆（室）有着多方面的作用和意义。

第一，它是确保传统载体档案安全的保障。传统载体档案在数字化后，将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案的安全。把传统载体档案数字化，实质上是向数字化要安全，用数字化保安全。

第二，它是实现档案精细化、自动化管理的基础。在数字化之前，必须对传统载体档案进行文件级编目、录入计算机，逐卷、逐件、逐页地编号，破损的加以修裱，卷折的加以展平等等，这些基础工作完成后，可使档案达到精细化管理和自动化检索。实际上，数字化带动了档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善，使档案管理水平得到全面提升。2008年，我们提出在档案馆（室）业务工作中实施“数字化带动”战略，道理就在于通过数字化能全面提升档案馆（室）各项工作水平。第三，它是实现为人民群众便捷服务的最好途径。数字化档案的最大优点在于它可以通过网络传送，实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用；同时还可以通过大数据技术，对档案信息进行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏单位的整合，并进行自动检索，可以说，数字化使档案利用以最新的手段、在最大的范围发挥出最大的效益，它使任何人都可以不用到档案馆（室）去，而只通过网络，就可以非常便利、迅速地利用、复制到档案。在当今技术条件下，没有任何其他办法比这更便利于档案利用、更能有效地进行档案信息资源开发。任何一个档案馆（室），如果不把传统载体档案数字化，那么，要想最便利迅捷地为最广大人民群众提供利用，要想最充分地整合、开发档案资源，都将只是一句空话、一个传说。把传统载体档案数字化，实质上是向数字化要便捷服务，用数字化促便捷服务。

档案馆室 篇6

一、来源数据库

从样本的来源数据库看,29篇文献分别来自中国学术期刊网络出版总库、特色期刊、中国优秀硕士学位论文全文数据库、中国重要报纸全文数据库4个数据库。期刊文献占比超过80%。见表1。

二、学科

从样本文献的学科分布看,涉及到档案及博物馆、计算机软件及计算机应用、图书情报与数字图书馆、企业经济、宏观经济管理与可持续发展5个学科。见表2。

以5个学科的文献量计算,共有43篇次,超过实际29篇文献14篇,文献有48.28%较高学科交叉性。

三、研究层次

从研究的层次看,29篇文献涉及到基础研究(社科)、行业指导(社科)、职业指导(社科)、政策研究(社科)、工程技术(自科)、其他6个不同层次。具体占比情况见表3。

从文献的大类看,社会科学24篇,占82.76%;自然科学2篇,占6.9%;其他3篇,占10.34%。研究明显偏重于社会科学领域。

四、发表年度

从文献发表的年度看,文献最早发表于2003年,至2016年共14年。年平均发表文献均2篇。最高发表10篇,最少0篇。详细情况及占比见表4。

从趋势上看,相关研究整体上看是一个时断时续,波幅不断增大,波动中不断升温的过程与趋势。14年间,有6年没有文献发表。2014年达到了顶峰。2015年到2016年明显下滑态势(参见图1)。

五、关键词

从文献涉及的前40个关键词看,共使用69次,涉及使用频率在2次以上的有9个。内容主要集中在数字档案馆、层次分析法、绩效评估、档案信息服务质量、评价、DSGA法、评价方法、BSC、信息安全等方面。从关键词看,大部分内容与研究主题有着相当密切的关系。具体内容见表5。

六、结语

从样本的来源数据库看,29篇文献来自4个数据库。期刊文献占比最高。从样本文献的学科分布看,涉及5个学科,有较高学科交叉性。从文献发表的年度看,文献最早发表于2003年,年平均发表文献均2篇,从趋势上看,相关研究整体上看是一个时断时续,波幅不断增大,波动中不断升温的过程与趋势。从研究的层次看,涉及6个不同层次,研究明显偏重于社会科学领域。

从文献涉及的前40个关键词看,共使用69次,涉及使用频率在2次以上的有9个。内容主要集中在数字档案馆、层次分析法、绩效评估、档案信息服务质量、评价、DSGA法、评价方法、BSC、信息安全等方面。从关键词看,大部分内容与研究主题有着相当密切的关系。

摘要：为了解数字档案馆(室)评价研究的现状,运用统计分析的方法,对样本文献的来源数据库、学科、年度、层次、关键词分布情况进行了定量分析。

档案馆室 篇7

一、档案数字化建设工作存在的问题

(一) 档案数字化宏观管理不到位。就档案馆 (室) 数字化建设而言, 从国家层面上讲, 相关指导性文件和规范化标准的出台相对滞后, 档案数字化标准体系不健全;领导者及档案工作人员缺乏对档案数字化建设工作内容的研究与了解, 存在认识上的偏差, 参与程度不够, 把关不严, 质量差;资金使用不合理, 缺乏管理经验等, 致使档案数字化宏观管理不到位。

(二) 档案数字化统筹发展不到位。档案馆 (室) 数字化管理工作不能适应现代经济模式的发展需求, 管理体制过于单一, 各地区建设水平参差不齐;数字档案信息资源主要来源于对存量档案的数字化, 不能做到档案增量电子化, 综合数据接收体系不健全;业务基础建设不完善等, 致使档案数字化统筹发展不到位。

(三) 档案数字化建设基础设施薄弱。档案数字化信息资源管理网络系统不健全, 不能实现资源共享;设备较为简单、落后, 多数档案馆 (室) 使用的是单机版管理软件, 甚至有的还不兼容, 不能满足新时期档案数字化建设要求以及社会对档案信息利用的需求。

(四) 档案数字化建设存在安全隐患。档案馆 (室) 开展数字化工作存在着严重的安全隐患, 多数档案部门将涉密和非涉密的档案集中管理, 在档案数字化过程中, 将档案发包给软件公司或临时聘用人员, 进行档案数字化录入、扫描与整理, 缺乏有效监管机制, 档案实体安全和数据安全存在隐患;档案利用制度不健全, 监管不到位, 存在着不同程度的降密使用和泄密风险。

(五) 档案数字化管理人员素质不高。缺乏既懂得档案管理工作规范, 又熟练掌握计算机、档案管理软件等现代信息技术的综合型专业人才。长期以来, 受“看摊守业”的理念影响, 档案管理人员队伍建设落后, 人员编制少, 年龄偏高, 观念陈旧, 对设备操作较为生疏, 缺乏相应的专业技术培训, 有些档案行政管理部门连一年一度的档案专业培训都不搞, 致使有些档案管理人员不懂档案, 新技术、新设备不能够很好使用, 严重影响了档案数字建设进程。

二、加强档案数字化建设管理的对策

(一) 加强档案数字化宏观管理工作。随着档案数字化、信息化建设水平的不断提高, 要有效利用网络平台, 通过公开档案信息、网络查询等方式, 向社会提供及时、准确、高效、便捷的档案信息利用服务, 充分发挥档案馆 (室) 保存和利用档案信息资源的基本功能和社会职责。档案行政管理部门要进行统一的整体规划和布署, 加大对档案数字化建设的宣传指导力度, 提高对档案数字化建设的认识;领导者要对档案馆 (室) 现状进行认真了解、分析、研究, 制定切实可行的规范、标准, 建立严格的档案数字化管理制度, 加强领导并参与其中, 为加强数字化建设提供各种保障和支持, 以实现档案数字化的宏观管理。

(二) 加强档案数字化系统建设。档案数字化建设工作应着眼于整个系统, 做到纵向与横向的各个环节都能达到一定水平, 通过网络连结, 发挥整体优势, 以提高档案数字化管理系统的综合服务能力。首先, 要着力开展对传统载体档案的数字化工作, 将馆 (室) 藏现有的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化, 以实现存量数字化的要求, 加快档案管理方式的转型升级。其次, 要全面开展对原生电子档案的归档、整理、接收工作, 以满足增量电子化的要求, 从而提高档案数字化的整体管理水平。再次, 要加强档案业务基础建设, 一是做好新形成档案的整理归档工作;二是做好存量档案的规范化整理工作;三是做好存量档案电子目录的微机录入工作。

(三) 加强档案数字化软硬件设施建设。软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提, 所以, 要加大资金投入, 购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施;要加强档案数字化管理软件的研发利用工作, 不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设, 以适应档案数字化建设的要求。

(四) 加强档案数字化安全体系建设。随着计算机网络技术的迅速发展, 档案信息安全问题日益凸显, 档案数据安全问题应引起高度重视, 档案馆 (室) 开展数字化工作, 要严格按照国家的规范标准, 制定相应的安全保障制度和措施, 通过各种手段和技术, 提高抗风险能力, 建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系, 从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。

(五) 加强档案数字化管理人才队伍建设。在开展档案馆 (室) 数字化过程中人员素质起着相当重要的作用, 现代档案管理人才引进和培养是关系到档案数字化建设成败的关健环节。首先要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才, 进行档案数据管理和系统维护, 确保档案数据的开发利用和安全。二要合理配备和使用现有档案工作人员, 利用他们已有的档案管理经验开展数字化工作, 能够提高工作效率, 少走弯路。三要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训, 不断提高他们业务素养, 以实现档案数字化提供利用方式和手段的转变。

总之, 档案数字化建设对提高档案管理水平具有极其重要的现实意义, 它是建设以数字信息资源为基础, 安全管理为保障, 远程利用档案信息为目标的数字档案馆 (室) 体系的基础。

参考文献

[1]冯晓莉.数字档案建设对档案信息服务的影响及对策[J].档案学研究, 2010 (4) .

[2]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理, 2013 (1) .

档案馆室 篇8

1 档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发, 计算机在档案工作中的应用, 主要是编目和检索两个方面。要实现这两个方面的应用, 必须首先对档案文件进行预处理或称前处理。

1.1 依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征, 将其中具有检索意义的各个信息如:

文件标题, 责任制, 文种, 文本时间, 文件字号, 保管期限, 密级, 档号, 缩微号, 类、项, 目等摘出, 制成档案的二次文献卡, 它是文件中有信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析, 选择和记录的过程作著录。著录是信息输入计算机的前提。当前, 全文存贮, 有赖于高密度的存贮介质, 如光盘、缩微胶片等, 在这些存贮技术尚不能应用之前, 必须首先将档案文件加工处理成二次文献, 输入计算机, 实现非全文线索检索。著录质量的高低, 直接影响到检索结果的好坏, 为是计算机系统具有一定的兼容性, 建议建立档案目录中心, 著录应依据统一的原则, 具有统一的著录项目, 统一的著录格式, 统一的著录顺序和统一的标示符号。

1.2 通过对档案原文的审读和分析, 确定文件的主题内容, 并

用规范化的主题词, 将其主题内容表达出来, 这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。

案件检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统;档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案当存贮档案信息时, 档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来, 使之形成代表文件主题的概念, 并选择主题词, 把这个概念标识出来。然后, 纳入检索工具和检索系统。当检索档案时, 档案检索人员也首先对检索的课题进行主题分析, 把它所涉及的检索范围确定下来, 使之形成若干能代表检索目的的概念, 并把这些概念转换成主题词。随后, 从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件。从而找到利用者所需的档案文件。由此可见, 主题词的沟通存贮和检索这两个过程以标引人员和检索人员双方思想的桥梁。

对档案文件进行主题标引, 必须依据统一的档案主题标引规则进行, 它是个需要花费大量劳动, 付诸多时间的工程。因此, 必须在引进计算机前着手这方面的工作, 否则, 计算机将因等待输入数据而无法顺利进行。

2 专业技术人才的准备

专业技术人才是应用计算机编目检索前的准备工作的重要方面, 计算机内贮存的信息是人赋予它的, 是靠人输进去的, 在档案馆 (室) 实现计算机管理, 人是一个重要因素, 需要一批懂档案管理业务又通计算机技术的"两栖人才", 因此, 必须首先做好档案部门计算机专业人才的准备, 它包括:

2.1 计算机应用软件人员的准备

档案馆 (室) 选择有一定数字的逻辑思维能力的工作人员, 进行计算机原理及应用软件方面的培训。是他们学会计算机高级语言, 学会操作和作用机器。

2.2 计算机主题标引人员的准备

档案馆 (室) 应选择有一定语言文字能力的档案工作者, 学习和研究档案主题标引的方法和原则, 使他们懂得主题词的性质和选词原则, 学会作用汉语主题词表, 学会依据档案主题标引规则, 正确分析主题内容, 正确选择主题词标识, 这样才能保证主题标引工作的质量。

2.3 全体档案工作者, 无论是领导还是具体工作人员, 都应积极扫计算机盲。

档案工作者是信息工作者, 在将来的信息社会中不懂信息的现代化处理, 定会后患无穷, 因此, 要通过各种形式介绍档案工作标准化的内容, 普及标准化的知识。

浅谈水利行业档案特藏室建设 篇9

一、水利档案特藏室建设的必要性

2001 年全国档案局馆长工作会议提出“:各级国家档案馆尤其是副省级市以上档案馆可以尝试建立档案馆特藏室,将特别珍贵、重要档案集中保管,采用先进设施、设备,对重点档案实施特殊保管和提供利用。”水利行业档案特藏室建设必要性如下:

1.建立特藏室是国家实行档案分级管理的要求。《档案法实施办法》第三条明确规定“,各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理”,即在馆藏全部档案无法都处于理想保护状态的前提下,对不同等级的档案实施不同的保管条件。建立特藏档案室是合理配置有限的档案管理资源的重要举措,也是对此项规定的具体落实。

2. 建立特藏室是水利部有关档案工作规范化管理的要求。2013 年,水利部办公厅为全面提高水利档案工作规范化管理水平,保障水利档案工作可持续发展,使档案工作更好地服务于水利事业,在部直属各单位启动了档案工作规范化管理综合评估,对申请单位档案工作进行量化赋分,以确定其档案工作是否达到相应等级,水利档案规范化管理等级分为特级、一级、二级、三级共四个等级。依据评估标准,作为特级单位的必备条件,必须完成档案特藏室建设。

3.建立特藏室有利于高标准保护珍贵档案,进一步提升档案利用水平。限于经费不足,目前水利行业档案保管、保护的标准与最大限度延长档案寿命的要求还有差距,库房温湿度控制设备没有长年启动,难以保证库房恒温恒湿。大部分水利行业档案馆馆藏中,珍贵、重要的档案与一般档案混杂在一起,未处于最理想的保护状态。每次调卷使用时,对纸质档案损害较大。建立特藏室,既有利于珍贵档案集中保管,更有利于这部分档案信息资源的开发和利用。

二、水利档案特藏室建设方案

特藏室不同于普通的馆藏陈列室,其技术要求比普通陈列室严格得多。它所藏展的只是馆藏档案中特别重要和珍贵的一小部分,不考虑入选档案之间的联系,可以打破档案全宗等原有保管序列的界限,不具有专题性,一般情况下陈设的档案也不需要像普通陈列室一样定期更换,对接待对象和入选档案的利用均有严格限制。水利特藏室的建设应体现水利档案特色,对入选档案进行深入研读,发掘其背后的故事,提炼其蕴藏的内涵,对破损、珍贵的档案进行修裱和高仿真制作,选取适当方式对特藏档案进行陈列与展示。建设方案包括以下四个方面:

1.档案征集。拓宽收集渠道,从源头上保证特藏室建设的动态与活力。水利档案馆可结合自身特藏室建设要求,拟定相关各类实物档案征集办法,大力加强档案收集、征集工作,确保重要、珍贵档案的齐全完整。在日常档案收集归档工作中,有针对性地对领导人题词、批示、委领导工作笔记、公务外事活动馈赠礼品、各种荣誉档案、稀缺珍贵的资料、磁盘音像等特殊载体的档案工作,主动指导,把特藏室建设在收集阶段这一重要的基础工作环节做扎实。同时,加强散存档案的征集力度,通过制定计划、多种途径调研、明确征集范围等各种艰苦细致的工作,把系统内、地方上或散存于个人手中的不同历史时期、各种文化层面、形态载体各异的重要珍贵档案,采用征集、捐赠、寄存、购买等灵活多样的方式方法,尽可能地集中保存在档案馆内。对实物档案进行摸底调查,将相关实物档案进行登记并报送水利档案馆,接收系统内单位移交的印章、锦旗、获奖证书、铭牌等实物档案,开展治水名人档案收集工作。通过建设特藏室,促使档案馆走出传统收集档案的圈子,用全新的眼光发现档案,用有效的方法积累档案。

2.档案筛选。在开展对外征集档案的同时,组织专人对馆藏档案进行筛选。档案筛选的原则是:立足馆藏,以时间为主线,“高龄”档案优先,把档案的形成时代与反映内容相结合,适当考虑档案载体的多样性,丰富特藏室的视觉效果。组织专人进行档案筛选工作,依照“时间”、“内容”、“载体”三大标准,对照档案目录逐条查阅,逐步缩小范围,挑选出最具代表性、最有价值的,以及对治水开发有重要意义的水行政管理、流域规划、工程建设等方面的档案。

(1)时间标准。优先检选馆藏中的“高龄”档案,确保每一类档案中时间最早的案卷能够入选。同时结合工作阶段,保证重要工作、重要阶段形成时间最早的案卷不会遗漏。

(2)内容标准。以反映水利工作方面的内容为主,除重要工作、重大事件中直接产生的,具有典型性、标志性、首创性工作的档案外,与流域治理开发直接相关,或时间久远,或存量稀少,或来之不易,可不受档案形成单位和载体所局限(如复印件、照片翻拍、抄录等),也可入选[2]23。

(3)载体标准。因已有专门的声像档案库,因此入选载体不包括光盘类和磁记录档案。对老照片、各类奖章奖状、印章等,参考前述标准检选,同时在特藏室内设置专门区域,展陈不同河段泥沙标本和大型水利工程坝址岩芯样本,通过珍贵档案载体的多样性体现治水文化的鲜明特色[2]24。

3.档案高仿真制作。特藏室入选档案形成于不同年代,多以纸质为主,纸型各异,文字大小、排版样式以及装订方法也不尽相同,为便于观众阅读观赏,同时有利于保护原件,方便长期展示,对部分档案或档案中的局部内容采取高仿真件的形式制作放大,在特藏室大厅陈列展出。

4.档案数字化。为保护特藏档案载体,提供多样的利用方式,同时便于海量呈现馆藏档案资源,需要对特藏档案和馆藏“高龄”档案和孤本档案等进行数字化。数字化内容包括档案全文扫描、OCR识别和全文数据备份光盘制作等。可通过建立电子档案翻页书及电子档案触摸系统等多种途径,提高特藏档案展示效果。

三、水利档案特藏室建设应注意的问题

水利档案特藏室建设的目标旨在进一步改善档案保管条件,使馆藏珍贵档案得到更为妥善安全的保管;通过珍贵档案的集中展陈,直观地体现馆藏水利档案的专业特色;彰显水利工作文化内涵和历史底蕴。在建设过程中,应注意解决好以下问题:

1. 特藏档案入选标准有待完善。特藏档案的概念是2002 年由国家档案局首次提出,近几年在档案界引起广泛讨论和尝试,尚没有明确的定义和标准。特藏对象是特别珍贵和需要特殊保护的档案,突出一个“特”字。怎样的档案才能入选特藏档案还需要国家出台相应的规定,明确入选标准,使特藏档案的挑选做到有据可依。总之,要将历史悠久、价值珍贵、特色鲜明、保管不善的馆藏档案纳入特藏范围,根据馆藏实际制定适合自己的标准。同时可借鉴图书、文物界的宝贵经验,按照时间、稀缺和独特性等原则来判定[3]30。

2.严格管理,保障安全。特藏室建设时要充分考虑档案安全和现场实际,配备适合的消防、监控、安防等设备设施,同时针对特藏室制定安全管理措施。特藏室建成后要明确专人负责,严格管理,定期巡检。

3.加快复制件和仿真件制作,慎重利用。可根据各馆自身的技术基础,对特藏档案进行复制或制作仿真件。利用时只提供复制件,不提供原件。借阅时,必须认真履行严格的借阅制度,藏品只能在有监控设备的专门阅览室阅览,任何人不得以任何理由将特藏档案带出馆[4]40。

总之,水利行业档案特藏室的建设是一项系统而又精致的工程。在项目建设过程中,应该合理规划,突出水利特色,严格挑选能够彰显本行业本单位特色、具备重大保管利用价值的珍贵档案,做好特藏室建设的规划设计工作。同时,应挑选技术实力强大、建设经验丰富的合作伙伴进行施工建设,保证特藏室建设做到内容与形式的完美统一。

参考文献

[1]黄项飞.对我国档案馆特藏建设的若干思考,湖北档案,2004(7).

[2]许元.综合档案馆特藏档案的鉴定和挑选,湖北档案,2004(8).

[3]林莉.谈特藏档案的选择标准,山西档案,2004(6).