加强公证处财务管理

加强公证处财务管理（共6篇）

加强公证处财务管理 篇1

一、引言

近年来, 伴随着我国行政事业单位改革的步步推进与深化, 财务管理工作已经逐步成为行政事业单位日常管理过程中的重点内容, 是关乎事业单位长远健康发展的关键因素。客观来看, 在不断摸索的过程中, 事业单位财务管理工作已经取得了很大进步, 但是同企业相比, 财务管理工作基础仍显薄弱。面对事业单位体制改革的大趋势, 事业单位需要尽快完善自身的财务管理体系, 切实提升财务管理工作水平, 以便帮助广大事业单位更好地适应新经济环境所带来的变化, 促进事业单位健康发展。对于不属于行政事业单位性质的公证处来说, 财务管理同样更是确保各项工作顺利运转的重要环节。从我国现有的情况来看, 我国公证处等事业单位都普遍存在资金来源分散、渠道多样等问题, 财务管理工作的压力也逐步增大。

二、公证处财务管理工作存在的主要问题

(一) 财务管理制度较为粗放

目前, 大多数公证处都存在财务管理制度粗放、落实不到位的情况, 导致财务管理的各项基础工作质量不高。我国财政部已经规定, 针对能够实现财务独立核算的企事业单位, 都应该严格按照《会计基础工作规范》、《会计法》等法律法规的规定, 积极整改自身的财务管理制度, 从而确立科学、完善的财务管理制度, 树立好良好的财务管理工作秩序, 将记账、报账、算账等财务基础工作进一步规范, 高标准、严要求, 提升财务会计基本工作水平, 才能够从根本上落实财务管理工作在公证处日常管理中的作用。然而, 从现有的情况来看, 实际工作中的建账、算账、记账等账务工作仍旧管理粗放, 不符合会计规定的情况时有发生, 审批层级模糊不清, 手续也不完整, 甚至滋生出徇私舞弊、违法乱纪等恶劣事件。分析这类事件的主要原因, 从思想上来说是有些公证处领导忽略了财务管理工作的相关性, 也未能从根本上重视起财务管理工作的核心作用, 未能积极发挥出财务管理工作的调节机制和杠杆作用, 仅仅将财务管理工作看作是管钱、保障的简单工具, 未能将财务管理工作同公证处各方面工作进行结合, 财务管理相关职能的体现程度很低, 不利于树立财务管理制度的限制性、严肃性。

(二) 资金管理基础工作薄弱

资金管理基础工作薄弱是目前公证处财务管理工作中需要被正视和解决的问题, 薄弱点主要存在于以下几个领域:首先, 由于受到传统管理理念的影响, 公证处的资金管理工作较为随意, 资金收付使用并没有严格的控制措施, 导致公证处部分应收公证费无法收到, 主要原因是由于自身没有及时进行资金清理而导致的。其中, 公证处内部人员借用单位资金用于办理各项事务, 但是却未能做到及时归还或销账, 账务问题层出不穷。财务人员在收到相关原始票据之后, 缺乏规范的处理流程, 导致票据信息不完整, 甚至不真实, 严重影响了财务信息的真实性, 容易滋生出贪腐现象。其次, 公证处缺乏对应收账款的严格管理。应收账款是行政事业单位财务工作中所要重点关注的内容, 模糊的管理制度将导致应收账款管理混乱, 一些应收账款由于不受财政监督的约束, 十分容易被别有用心的人利用, 从而成为滋生腐败的温床。最后, 公证处财务管理部门对于年终清理结算工作也处理得较为随意, 未能按照规定完成对单位各项物资、资金的盘点工作。当发现处在盘亏、盘盈的问题时, 也难以找到明确的原因, 账实不符的情况时有发生。

(三) 财务会计人员专业素养有待提升

公证处财务会计人员大多数都是科班出生, 接受过专业的财务会计知识体系训练, 但也有部分财务人员是从其他部门临时调配到财务部的, 因此财务人员专业素养偏低, 财务工作也存在着很多亟待规范的地方, 长此以往, 财务信息质量将受到严重影响。在日常财务工作处理过程中, 一些财务会计从业者由于专业知识不足、经验匮乏, 导致会计核算过程中容易出现纰漏和差错, 会计信息质量低下。客观来看, 准确、完整地记录会计信息是提高财务管理工作的基本前提, 如果财务会计信息不能对公证处的日常经济业务进行真实、客观、完整地反映, 任何财务管理工作都难以实施。然而, 目前我国各级公证处的会计核算水平还有待提高, 缺乏统一、规范地账目设置, 这些因素都阻碍着公证处财务管理水平的提升, 不利于账目处理流程的控制和监督。

三、完善公证处财务管理工作的主要措施

(一) 尽快完善公证处财务管理制度

要想提高公证处的财务管理水平, 需要尽快完善其财务管理制度。公证处应当从实际情况出发, 力争提高财务制度的执行和监督制度。我国各级公证处都应该从自身的情况出发, 严格遵守我国相关的法律法规, 制定出一套体系完备、科学高效的财务管理制度, 并在实务操作过程中不断调整, 从单位管理层开始, 从上至下, 严格按照制度切实执行。具体来说首先要针对公证处的实际需要科学设置岗位、配备人员, 在此基础之上, 进一步明晰岗位职责, 并逐步完善各职能之间的制衡机制;其次, 公证处还应当加强对原始票据的审核, 收到的原始票据应当及时完成审核并进行妥善保管。最后, 还应当重视对经费的管理, 尤其是要对各项支出项目进行严格保管, 充分发挥内部审计部门的监督作用, 切实保障公证处资产的安全与完整。通过对财务制度的不断完善, 使得公证处会计核算都能做到有据可依、有章可循, 提高财务会计信息质量和资金使用效益, 促进公证处整体管理水平的提升。

(二) 规范资金管理

资金管理水平直接影响着行政事业单位运行效率和工作效果, 必须按照我国相关法律法规的规定, 对自身的资金管理流程和办法进行仔细、深入、全面的优化和改革, 力争不断提高资金的使用效率, 充分发挥资金效用。具体来说, 各级公证处应当根据自身的业务性质和实际需要, 制定出切实可行的资金管理办法, 包括资金使用规范、流程、审批、复核等环节和具体细则, 促进有限资金的合理分配和科学利用。行政事业单位的资产主要体现为固定资产、专项资金、流动资金等项目。任何体制的公证处都应当做好定期的资产盘点工作, 如果出现盘盈、盘亏情况, 要及时查找原因, 寻找办法。与此同时, 公证处还需要定期制定资产预算管理制度, 将诸如资产年度、季度、月度资产管理预算的编制制定严格的时间表, 做好全面的、可操作的规划工作。在财务清理的过程中, 工作人员不仅需要核算账务处理的正确性, 还需要根据资产的实际状况及时调整, 提高财务会计信息的准确性, 帮助单位做出正确的财务决策。针对公证处的资金管理, 一定要将职责细化到部门和个人, 从而落实各项管理政策。

(三) 转变观念, 提升财务人员专业素养

各级公证处一定要及时转变管理理念, 积极打造一支专业素质过硬、职业道德高尚的财务会计人员队伍。随着我国社会主义市场经济建设的不断深化, 行政事业单位的改革步伐逐步加快, 公证处所面临的财务范围、理财手段、资产对象都将发生变化, 因此, 公证处的财务管理工作将面临一系列的挑战。为了提高公证处财务管理工作的专业性和技术性, 公证处亟需提高财务工作人员的业务素质。首先, 需要组织财务人员及时更新知识体系, 接受最合理的知识结构, 深入理解公证处财务管理的内涵与实质, 不仅要做好会计核算工作, 同时也需要不断精进管理工作, 提高整体管理效率。财务人员必须树立科学的财务管理理念, 要将工作重点从事后管理迁移到事前预测、事中控制, 力争为公证处的各项经济决策提供有力的支持。在对财务会计人员进行教育时, 需要将专业知识同法制、思想教育有机结合, 全面提升财会人员的综合素质。随着我国市场的进一步开放, 财务人员也要与时俱进, 树立起市场观念、风险意识、成本意识, 尽快提高自身的业务素养。

四、结语

随着我国经济实力、社会环境的不断变化, 行政事业单位与各类社会组织也在不断深化改革, 以便更好适应内外部环境的变化。公证处同样也面临着更加复杂的财务环境, 其财务管理工作也提出了更大的挑战。公证处应当正视自身财务管理工作存在的不足之处, 找准切入点, 采取有针对性的方案, 将每一项政策和规定都落实于日常的财务工作中, 提高公证处财务管理工作的效率和效果, 更好地为公众服务。

参考文献

[1]王大力.浅谈事业单位财务管理中的几个问题[J].企业改革与管理, 2015 (2) .

[2]刘淑娟.基于新形势下事业单位财务管理创新的研究[J].科技资讯, 2015 (7) .

[3]段滨秋.分析事业单位财务管理目标的实现[J].全球商业经典, 2015 (9) .

加强公证处财务管理 篇2

司发〔2014〕12号

各省、自治区、直辖市司法厅（局），新疆生产建设兵团司法局：

为推动公证工作适应新形势新任务发展的要求，切实满足经济社会发展和人民群众对公证服务的需求，现就进一步加强公证工作提出如下意见。

一、充分认识加强公证工作的重要性

1．公证制度是我国社会主义法律制度体系的重要组成部分，是一项预防性的司法证明制度，具有服务、沟通、证明、监督等功能，在维护人民群众合法权益、保障民商事交易安全、维护市场经济秩序、创新社会治理等方面具有独特的职能优势和重要作用。

2．党中央、国务院历来高度重视公证工作，近年来，对深化公证工作改革、健全公证制度、发挥公证在经济社会发展中的作用作出部署，提出明确要求，为公证事业发展指明了方向。各级司法行政机关、各地公证协会认真贯彻落实中央对公证工作的要求,深入贯彻实施《公证法》,大力拓展和规范公证法律服务，健全完善公证工作体制机制，加强公证工作管理，实现公证事业持续健康发展。

3．当前，我国正处于全面建成小康社会的关键时期。深化经济体制改革，健全社会主义市场经济体制，对公证工作提出新要求；创新社会治理,推进国家治理体系和治理能力现代化，赋予公证工作新使命；深化司法体制改革，促进社会公平正义，对公证工作提出新期待；保障和改善民生，满足人民群众日益增长的公证服务需求，对公证工作提出新挑战。公证工作要积极适应形势和任务发展变化的要求，根据公证服务需求新特点新趋势，全面加强自身建设，充分发挥职能作用，为服务经济社会发展作出新贡献。

二、加强公证工作的总体要求

4．指导思想。高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，全面贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神，认真贯彻落实总书记系列重要讲话精神和对司法行政工作的重要指示精神，坚持围绕中心、服务大局，坚持以人为本、执业为民，依法履行公证工作职责，进一步规范公证执业行为，切实加强公证

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工作管理，大力加强公证队伍建设，坚持和完善中国特色社会主义公证制度，推进公证事业全面发展，为促进经济社会发展、维护人民群众合法权益提供优质高效的公证法律服务。

5．基本原则。

——坚持党对公证工作的领导，切实把党的路线方针政策贯彻落实到公证工作中，努力推动公证工作服务于党和国家工作大局，维护人民群众合法权益。

——坚持公证工作正确方向，坚持公证制度作为预防性司法证明制度的基本定位，坚持公证活动不以营利为目的的价值取向，按照立足基本国情、遵循公证工作规律的要求，健全完善中国特色社会主义公证制度。

——坚持依法规范，树立正确的公证执业理念，推进公证执业规范化、标准化、信息化，完善公证执业准入、考核、监督机制，加强公证质量监管，确保公证活动依法、客观、公正。

——坚持改革创新，着眼于拓展服务领域、发挥职能作用，完善制度设计、大胆探索实践，积极推动公证工作创新，以创新思维和改革的办法解决工作中的困难和问题，不断推动公证工作实现新发展。

——坚持分类指导，立足我国经济社会发展及公证业发展不平衡的实际情况，根据公证机构不同管理模式特点，实施分类指导，增强工作指导的针对性、有效性。

三、依法履行公证工作职责

6．认真办理涉及经济活动的公证事项，促进社会主义市场经济健康发展。紧紧围绕使市场在资源配置中起决定性作用提供公证服务，促进劳动、知识、技术、管理、资本等要素自由有序流动、科学合理配置，推进完善现代市场体系。紧紧围绕完善宏观调控体系、调整经济结构、实施区域发展战略、深化重点领域改革、推进城镇化建设和国家及地方重大工程、重点项目提供公证服务，促进转变经济发展方式。积极为各类市场主体提供公证服务，规范交易行为，预防经营风险、维护市场主体的合法权益。积极做好涉及经济活动的公证服务，认真办理合同协议、招标投标、拍卖、提存、抵押登记、电子商务、公司事务等公证业务，促进和保障市场经济活动依法有序进行。

7．认真办理涉及公民权利义务的公证事项，维护人民群众合法权益。坚持以人为本、执业为民，把全心全意为人民服务落实到公证工作的每一

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个环节，为人民群众提供热情、周到、方便、快捷的服务。积极做好涉及公民人身关系、财产关系、家庭关系的公证服务，认真办理婚姻、收养、遗嘱、继承、抚养、赡养、监护、劳务、财产分割等公证业务，为公民个人处置财产、确认权利、维护权益等提供公证法律服务。完善便民、利民、惠民的工作措施，推动建立为老、残、病、弱等当事人服务的绿色通道，健全对社会困难群体的减免公证收费政策，推动公证服务向城乡社区延伸，加快构建覆盖城乡基层的公证法律服务体系。

8．认真办理涉及社会和谐稳定的公证事项，促进实现社会公平正义。充分发挥公证工作预防在先的特点和方便群众、贴近基层的优势，围绕土地承包、企业改制、土地征用、房屋拆迁、劳动关系、环境保护等社会矛盾易发多发领域，贴近人民群众就业就学、医疗养老、社会保障等民生利益诉求，提供及时、有效的公证服务，从源头上预防矛盾纠纷的发生。认真办理拆迁补偿安置、入学派位、彩票发行、保障房分配、医疗纠纷赔偿、小汽车摇号等公证业务，维护和保障人民群众的合法权益，促进社会和谐稳定，维护社会公平正义。

9．认真办理涉外涉港澳台公证事项，促进对外开放与交流合作。积极适应经济全球化新形势下，国际国内要素有序自由流动、资源高效配置、市场深度融合的发展态势，努力为我国参与国际经济合作提供公证服务。认真办理合同协议、公司章程、营业执照、知识产权、法人资格、股权证书、票据拒绝、不可抗力、海损事故等公证业务，为我国企业及个人对外投资、招标投标、对外贸易、诉讼仲裁、承揽工程、劳务合作等提供服务。认真办理自由贸易区建设、密切内地（大陆）与港澳台经贸关系、内陆沿边开放涉及的各类公证业务，为促进自由贸易区建设、构建全方位开放新格局提供优质高效的公证法律服务。积极为人员往来提供公证服务，认真办理学历学位、职务职称、亲属关系、有无违法犯罪记录等公证业务，为公民个人出国出境考察学习、就业谋职、旅游探亲、继承财产提供服务。

四、规范公证执业行为

10．树立正确的公证执业理念。教育引导广大公证员和公证管理人员牢固树立依法执业的理念，严格履行法定的公证职责，严格依照法律法规办理公证事务，严格遵守执业规范和标准，自觉维护宪法和法律的权威。牢固树立执业为民的理念，把维护人民群众合法权益作为公证工作的出发点和落脚点，坚持把人民群众满意作为检验公证工作成效的根本标准，全

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心全意做好服务群众的各项工作。牢固树立质量至上的理念，全面、准确把握提高公证质量和信誉的内涵和要求，将公证质量意识真正融入公证执业理念中，体现到公证服务和公证管理工作中。牢固树立诚信执业的理念，自觉加强以公信为重点的职业道德建设，切实维护公证公信、促进社会诚信，营造守信光荣、失信可耻的社会氛围。

11．推进公证执业规范化、标准化、信息化建设。规范服务行为，优化工作流程，强化执业技能，提高办证效率，改善服务设施，全面提升公证服务品质，真正把优质高效的要求落到实处。规范服务秩序，鼓励和倡导公证机构通过提高公证质量和服务水平进行公平竞争，严禁以贬损其他公证机构及公证员或者支付回扣、佣金等不正当竞争手段争揽公证业务，形成良性竞争的执业秩序。规范和细化办证标准，进一步健全公证受理、审查核实、出证审批、立卷归档、争议处理、责任追究等各环节的工作标准和要求，完善操作规程，提高公证执业标准化水平。建立完善公证综合管理信息系统，积极推广应用信息化手段，逐步实现办证信息录入、办证流程控制、办证质量监管等在公证信息平台上统一操作、规范运行，对办证全过程进行跟踪监督，不断提高公证质量和工作效率。

12．完善公证执业准入、考核、监督机制。强化对公证执业活动全过程监督，建立涵盖执业准入、日常监管、考核评价、奖励处罚等方面公证执业监管体系。健全执业准入制度，严把公证员队伍“入口关”。完善公证机构和公证员执业考核制度，对于考核连续不合格的公证员，探索淘汰退出机制。建立科学的行业评价指标体系，完善公证执业水平评价机制，实现有效监督。建立健全公证不良执业记录披露制度，及时在公证行业内并面向社会公布公证违法违规执业信息，形成重质量、讲公信的公证执业导向，使公证工作进一步取信于民、取信于社会。完善执业奖惩机制，健全公证执业惩戒的法规规章和行业规范，细化处罚依据，完善惩戒程序，依法依规惩处各类公证违法违纪行为。

五、加强公证工作管理

13．完善公证工作管理体制。完善司法行政机关行政管理、公证协会行业管理、公证机构自我管理相结合的公证管理体系。完善“两结合”管理体制，司法行政机关要依法加强对公证工作的监督、指导，强化制定政策法规、行业规划、标准规范、执业监管和改善执业环境等职责；公证协会要强化行业自律管理，依法、依章程履行指导业务、规范执业、维护权益、—4—

行业惩戒等职责。建立健全司法行政机关公证工作管理机构与公证协会之间的重要决策会商、重要情况沟通、重要信息共享工作机制，提高公证管理工作水平。

14．科学合理配置公证资源。坚持统筹规划、合理布局，继续依法做好公证机构设置、布局调整工作。以满足公证服务需求为导向，完善公证机构设置和公证员配备制度，形成动态调整机制。加大对公证资源不足地区政策扶持，通过考试、考核任职、选派公证员驻点执业、设立分支机构、开展公证行业志愿服务活动等方式，解决欠发达地区公证机构人员短缺问题。

15．完善公证机构管理运行机制。继续贯彻落实2000年国务院批准的《关于深化公证工作改革的方案》和《公证法》，坚持行政体制公证机构改为事业体制的方向，坚持公证机构依法设立，不以营利为目的，依法独立行使公证职能、承担民事责任的属性定位。认真贯彻落实中央有关文件要求，积极做好事业体制公证机构分类工作。探索建立符合公证行业特点的法人治理结构，健全决策、执行和监督机制，提高公证机构自我管理、自我发展的能力。

16．加强公证机构建设和管理。加强公证机构组织建设，做好对选任公证机构负责人的监督指导工作，强化公证机构及其负责人对本机构公证人员的管理责任，建立和完善公证机构岗位责任制，明确和落实公证机构内部各类人员的岗位责任。加强公证机构业务建设，建立健全公证机构内部学习培训制度，严格公证业务受理、审批、出证管理，加强公证业务质量监督，建立完善重大疑难公证事项会商机制，加强公证文书档案管理。加强公证机构制度建设，建立健全公证机构人员管理、业务管理、财务管理、收入分配、资产管理等内部管理制度。加强公证机构场所和基础设施建设，健全便民服务措施，更好满足公证工作发展需要和群众办证需求。

17．加强公证工作管理力量建设。健全司法行政机关特别是市、县两级司法行政机关公证管理机构，选配公证管理人员，为依法全面履行指导监督职责提供有力保证。加强地方公证协会建设，充实办事机构人员力量，完善管理制度，健全议事规则，提高自律管理能力。加强公证管理队伍教育培训工作，全面提高管理人员综合素质，进一步增强依法履职的能力。

六、加强公证队伍建设

18．提高公证队伍综合素质。按照总书记提出的“政治过硬、业

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务过硬、责任过硬、纪律过硬、作风过硬”的要求,大力加强公证队伍职业化、专业化建设，努力建设一支信念坚定、执业为民、敢于担当、清正廉洁的高素质公证队伍。始终把思想政治建设放在首位，坚持用中国特色社会主义理论体系武装公证队伍，教育引导广大公证员进一步坚定中国特色社会主义的道路自信、理论自信、制度自信，牢固树立社会主义法治理念，积极践行社会主义核心价值观。加强业务素质建设，结合实际，开展多层次的业务培训、岗位练兵等，加强重点和新兴公证业务研究及经验交流，全面提高公证队伍的业务素质、岗位技能和执业水平。加强职业道德和执业纪律建设，引导广大公证员进一步增强大局观念、法治观念、诚信意识、责任意识，恪守职业道德和执业纪律，在执业活动中切实做到忠于法律、客观公正、诚信为民、勤勉尽责。

19．充实和发展公证员队伍。坚持从通过国家司法考试人员中选拔、任命公证员，依法有序充实和发展公证员队伍。欠发达地区公证机构无法招录到通过国家司法考试人员的，可以按有关法律规定通过依法考核任职的方式补充公证员。建立健全申请公证执业人员实习管理制度，完善实习登记、培训管理、考核监督，确保新任公证员具备合格的品行操守、业务素质和执业能力。

20．加强公证教育培训体系建设。完善公证教育培训管理制度，把公证员参加教育培训情况作为执业考核的一项重要内容，并记入执业档案。将公证人员教育培训纳入司法行政队伍教育培训总体规划，科学制定公证员教育中长期培训规划，统筹做好任职前培训、职业培训、专项培训等工作。完善全国公证员教育培训大纲，规范培训内容。实施公证人才培养工程，建立公证专业人才评价机制，加快推进公证队伍的职业化、专业化。

21．加强公证行风建设。积极培育和弘扬公信为民的良好行业风尚，做到尽职履责、廉洁执业、热情服务。积极开展公证行业文明创建活动，大力表彰先进个人和先进集体，充分发挥先进典型的引领示范作用，树立公证行业良好社会形象。针对群众反映的公证服务中存在的突出问题，组织开展公证行业服务窗口整治活动。建立健全公证行业行风社会监督机制，加强对公证执业活动的社会监督。

七、加强公证工作领导

22．完善公证业发展的保障政策。积极加强与有关部门沟通协调，推

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动出台促进公证业发展的政策措施，加大公证业发展的政策保障力度。探索建立公证机构更为灵活的人员和编制管理政策，实现公证员配备方案与事业单位编制管理相互衔接。结合公证行业特点制定公证机构绩效考核指导意见，建立健全符合公证服务属性、体现岗位绩效和分级分类管理的绩效工资制度。推动建立符合公证服务公益属性的税收政策，建立健全符合行业特点的公证机构会计核算制度。完善和落实公证从业人员社会保障政策，确保待遇水平平稳过渡、合理衔接，保持国家规定的待遇水平不降低。根据经济社会发展和公证业发展的要求，改革完善公证收费制度。

23．改善公证执业环境。抓住国家立法及有关部门制定行政规章的契机，积极提出立法建议，推动确立法定公证事项，强化公证法律效力。会同有关部门切实解决公证机构在核实证明材料过程中遇到的困难和问题，加强公证执业权利保障。会同有关部门打击提供虚假材料骗取公证书违法行为，建立工作联动机制。健全和规范公证赔偿基金制度，完善公证执业保障机制。

24．加强公证理论研究。着眼于完善中国特色社会主义公证制度，深入开展理论研究，加强事关顶层制度设计和公证业发展的战略性、全局性、前瞻性问题的研究，着力解决公证工作改革发展面临的重大问题，增强公证工作指导的科学性、有效性，推动工作发展。

25．加强公证宣传工作。加大公证宣传力度，综合运用广播、电视、报刊、网站、微博、微信等多种形式，广泛宣传我国公证制度和公证工作，使广大人民群众进一步增强公证法律意识，更加自觉地在民商事活动和社会交往中运用公证手段实现和维护自身权益，为公证事业发展营造良好社会环境。

八、认真做好组织实施工作

26．加强领导。加强和改进公证工作事关公证事业持续健康发展，涉及面广、任务繁重。各地司法行政机关要高度重视，切实履行工作职责，积极发挥职能作用，在当地党委、政府领导下，精心做好组织实施工作。在工作推进过程中，积极加强与有关部门的协调配合，确保各项工作顺利进行。

27．稳步推进。各地司法行政机关根据本意见，结合本地实际情况，制定具体实施办法，细化工作要求，明确任务分工，明确路线图、时间表，落实工作责任制，确保各项工作任务落到实处。

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司法部 2014年8月6日

加强公证档案管理工作的对策 篇3

一、把握好公证档案归档的各个环节

首先, 按照时间段对公证文书材料进行收集、归档。其次, 将收集完毕的公证档案材料, 按规定的顺序进行整理、装订, 组成文件汇集成案卷。整理和归档是公证档案的一项关键性的基础工作, 其质量的好坏是衡量公证档案管理水平的重要标志。搞好公证档案的整理、归档需把握以下4点:1.组卷。对于每一件公证事项, 应按年度和1证1卷、1卷1号的原则立卷。组卷时, 必须遵循公证档案的形成特点和规律, 按照国家档案立卷的原则和要求, 对所积累的每份公证文书材料进行分门别类的检查, 对拟归卷的材料做适当的调整, 为最后形成卷宗做好准备。检查和调整的重点:归卷的公证材料是否齐全完整, 对破损的材料要进行修补或复制, 剔除重复、多余的材料;归卷的公证材料的排列顺序是否得当, 并保持一定的联系;归卷的公证材料是否有保存价值, 并初步确定保管期限;归卷的公证材料数量是否合适, 材料数量太多则酌情分卷, 反之则合卷。2.排列、编号。组卷的公证档案材料排列顺序, 应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅, 根据国家档案局的有关规定和要求, 应将公证书排在首位。对组卷的材料, 除卷宗封面、卷内目录和卷底外, 均由阿拉伯数字逐页编号。3.编目、装订。按照卷内公证文书材料的排列顺序, 逐项填好卷内目录。填写时, 应将每件文书材料的题目名称, 承办人姓名、年月日一一填写清楚, 并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明, 应逐项填写在备考表内, 并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间;填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期;案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料, 避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物, 然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查, 对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后, 应在活结处封签, 并在起封线上加盖立卷人名章。4.及时归档。公证事项办结后, 办证人必须在3个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交, 办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷, 在归档时加盖密卷章。公证档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案, 应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等, 逐盘登记造册归档。公证档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密, 可把密卷保存的公证档案单独编制案卷目录。

二、严把公证档案保管与销毁关

保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据, 公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期3种。凡属于需长远查考、利用的公证档案列为永久保存;凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案, 列为长期保管, 保管期限为60年;凡属于较短时间内需要查考、利用, 作为证据保存的公证档案, 列为短期保管, 保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则, 是鉴定公证档案保存价值的依据, 同时又决定档案的保管期限。保存价值越大, 保存期限就越长;保存价值不大, 保存期限就较短。对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情, 必须根据《公证档案管理办法》的程序处理, 避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法, 是公证档案管理工作中具有普遍指导意义的原则, 公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法, 坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为, 使公证档案管理在法律的框架内健康运行。

三、严格遵循借调与查阅制度

公证机关应严格执行保密制度, 建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案, 它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点, 同时还具有诉讼上的证据作用, 可作为证据在诉讼中被法院直接采用, 所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续, 并限定借阅期限。公证处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要借阅公证档案应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的, 应出具正式查卷函件, 经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼代理的需要, 向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明, 经公证处主任批准后, 可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的公证档案, 要及时催还。归还时如发现公证案卷被拆、文件短缺、增删、污损, 应立即追查。公证机关办结公证事项、出具公证书, 就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的, 公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前, 我国经济体制的改革在进一步深化, 原来经过公证的经济合同, 合同当事人需变更或补充原合同内容的, 也需要查阅公证档案。因此, 公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时, 公证实践证明, 公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证档案, 如果泄密, 就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失, 使当事人的合法权益受到损害, 进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守公证保密制度是十分必要的。

四、逐步提高公证档案管理人员的专业技能

提高公证档案专业化管理水平是推动公证事业和谐发展、持续发展、跨越发展的基础和保障。随着贯彻落实《中华人民共和国公证法》和公证机构体制改革的深入进行, 公证工作对档案管理人员的专业化程度提出了新标准, 各公证机构应当设置公证档案管理岗位, 配备专门公证档案管理人员。各级司法行政机关和公证档案行政管理部门要认真研究公证档案管理人员的专业化培训问题, 加强管理, 制定措施, 逐步实行“持证上岗”制度, 公证档案管理人员经培训后, 参加统一考试, 取得从业资格后, 方可从事公证档案管理工作。公正档案的专业化管理, 为公证档案规范化、科学化管理水平的提升, 提供了人才保障和智力支撑。

参考文献

[1].姚伟鸣.周苏平.对公证档案管理的理解[J].中国公证, 2010.06

[2] .陈亚雪.关于新形势下加强公证档案管理工作的若干思考[J].办公室业务, 2013.07

[3] .张兆利.刘军民.提存公证可避免欺诈发生[J].湖南农业, 2010.03

公证档案管理办法 篇4

第一条 为加强公证档案的科学管理，统一公证档案管理工作制度，根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》和《关于机关档案保管期限的规定》以及公证机关的实际情况，制定本办法。

第二条 公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。保管、整理好公证档案是公证机关的重要任务。

第三条 公证档案必须由公证处集中统一管理，并由专人负责。

第二章 管理体制和人员配备

第四条 公证处应配备专职或兼职档案管理人员，根据条件逐步设立档案机构。

第五条 公证处的档案工作受同级和上级司法行政机关档案机构指导，业务上受同级地方档案行政管理部门的指导和监督。

第六条 公证档案管理人员应由坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策，忠于职守、严守法纪、热爱公证档案工作，具有高中以上文化程度和一定专业知识的人员担任。

公证档案管理人员应保持相对稳定。

第七条 公证档案管理人员的任务是：

（一）收集、整理、保管和统计本处的档案，做好档案的接收、移交和登记，并开展档案利用工作。

（二）指导、督促和检查公证人员对公证文书材料立卷归档；

（三）进行档案鉴定；

（四）接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查，定期汇报档案工作情况；

（五）收集与公证业务有关资料；

（六）完成领导交办的有关档案工作的其他任务。

第三章 档案的接收和整理

第八条 接收档案时，档案管理人员应按照《公证文书立卷归档办法》的要求，检查案卷质量，对符合要求的予以接收，并办理档案移交手续。

第九条 对接收的公证档案，按国内民事、涉外民事、国内经济，涉外经济的类别和、保管期限等编写归档顺序号，填写检索卡片、档案目录登记簿、档案收进登记薄。

第十条 在编号、登记后的档案封面一左上角应盖上“归档”章，以区别未编号、登记归档的案卷，并按类别、、保管期限放进专门的档案柜保管。

第四章 档案的借调与查阅

第十一条 公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续，并限定借阅期限。在期限内因特殊情况不能按期归还的应办理延期手续。

第十二条 本公证处的公证人员因工作需要，履行借阅登记手续后，可以借阅公证档案。第十三条 同级或上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。

第十四条 人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的，应经同级司法行政机关批准。借出时要交点清楚，办理正式借据，并限期归还。

借出的档案不得转借其他单位或人员使用。

第十五条 除人民法院、人民检察院和有关国家机关外，其他单位和个人一般不得借调和查阅公证档案。因特殊情况必须查阅的，须由公证处报经同级司法行政机关批准。

第十六条 律师因诉讼代理的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明，及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，经公证处主任或副主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证所记录的与当事人谈话笔录。

第十七条 凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。

第十八条 凡经批准允许查阅的公证档案，可以摘抄或复印所查阅的内容。

第十九条 对查阅或借出的公证档案，要及时催还。还回时如发现案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向本处领导汇报并及时追查。第二十条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的秘密。不得超越制度向任何人提供档案或扩大利用范围；不得向他人泄露档案的内容。

第五章 档案的保管期限

第二十一条 公证档案的保管期限规定永久、长期和短期三种。

凡属于需要长远查考、利用的公证档案，列为永久保管。

凡属于在相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为六十年。

凡属于在较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期为二十年。

第二十二条 公证档案的保管期限，从公证事项办结或终止后的下一年起算。

第二十二条 下列公证档案，列为永久保管：

1．收养证明；

2．解除收养证明；

3．出生证明、死亡证明；

4．结婚证明、离婚证明；

5．亲属关系证明；

6．继承权证明；

7．有关财产转移方面的声明书证明；

8．赠与证明；

9．房屋买卖证明； 10．析产证明、产权证明；

11．遗嘱证明；

12．学历证明；

13．提存证明

14．宅基地使用权证明；

15．商标注册证明；

16．公司章程证明；

17．涉及到不动产的证据保全证明。

第二十三条 下列公证档案，列为长期保管。

1．受过或未受刑事处分证明；

2．职称证明；

3．国籍证明；

4．营业证书证明；

5．抵押、担保证明；

6．招标投标证明；

7．联营协议证明；

8．中外合资、外资企业证明；

9．申请专利的有关证明；

10．劳务合同证明；

11．清点遗产证明；

12．证据保全证明；

13．房屋搬迁协议证明； 14．房屋租赁证明；

15．涉及到不动产的副本、节本、译本、影印本与原本相符证明；

16．履行期在十六年以上的农林牧副渔各业承包合同证明；

17．履行期在十六年以上的其他合同证明；

18．用于诉讼的有关证明。

第二十五条 下列公证档案，列为短期保管：

1．生存证明、健康证明；

2．定居证明；

3．未婚证明、无配偶证明；

4．委托书、委任书证明；

5．授外人员劳动保险让明；

6．副本、节本、译本、影印本与原本相符证明；

7．现场监督证明；

8．商品成份证明；

9．技术标准证明；

10．企业承包、租赁证明；

11．生产经营责任制证明；

12．执行许可证明；

13．保管遗嘱或其他文件证明；

14．履行期在十五年以下的农林牧副渔各业承包合同证明；

15．其他履行期在十年以下的合同证明。

第二十六条 凡终止的公证事项所形成的档案，列为短期保管。第二十七条 公证处复查公证事项所形成文书材料，应与原公证档案合并保管；由司法行政机关复查的，应将其复查结论存入原公证档案内，其保管期限均与原公证档案相同。复查后作出撤销公证书决定的，其公证档案与复查材料或撤销公证书的决定和通知合并重新列为短期保管，其保管期限从原公证档案保管期限起算时间开始计算。

第二十七条 公证处总登记簿册列为永久保管。

第二十八条 对未规定保管期限的公证档案，须由公证处比照上列档案保管期限的规定提出保管期限的意见，并报上级司法行政机关批准后执行。

第六章 档案的鉴定和销毁

第三十条 对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由公证处主任、档案管理人员和公证员组成鉴定小组共同进行。

第三十一条 经鉴定，对仍有保存价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应进行登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，以书面批准后予以销毁。

第三十二条 被批准销毁的公证档案，应将公证书留下一份，按、类别整理立卷，并同销毁报告的批件、档案销毁清册一起，划为永久保管。

第三十三条 为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。

第七章 档案的统计和移交

第三十四条 公证处应建立公证档案的统计制度，对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定向有关上级机关和档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计表。

第三十五条 直辖市公证处列为永久保管的公证档案，在本处保存二十年；其他公证处列为永久、长期保管的公证档案，在本处保存十年，保存期满后，连同案卷目录（一式三份）和有关检索工具、参考材料，一并向同级地方档案馆移交。对移交的档案，一律填写档案移出登记簿。

第三十六条 公证处设置变更时，应对公证档案进行清理，并按下列办法处理：

（一）撤销的公证处的档案，应向同级地方档案馆移交或由同级或上级司法行政机关代管；

（二）一个公证处划分为几个公证处的，其公证档案由一个公证处代管或向同级地方档案馆移交；

（三）几个公证处合并为一人公证处的，各个公主处的档案应移交给合并的公证处，或分别向同级地方档案移交；

（四）公证处撤销或合并时，没有办理完毕的公证事项，可移交给新的公证处继续办理，并作为新的档案加以保存；

（五）一个公证处的部分业务划给另一个公证处的，其档案不得移交。接受业务的公证处因工作需要，可以借阅或复制。

第八章 档案的保管和防护 第三十七条 公证档案室应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。要购置必要的档案柜、消防器材、去湿机、空调等设备，并逐步采用先进技术，提高档案的管理水平。

第三十八条 档案室要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案室周围存放易燃物。

第三十九条 随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。

第四十条 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向领导汇报，并积极查找。

第四十一条 档案人员调动工作的，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。

第九章 附则

对加强公证机构建设的点滴想法 篇5

新中国成立以来, 公证制度在国家的经济建设中发挥着积极带动作用。但是在随后的一段时间, 由于国家的法制建设没有得到应有的重视, 致使我国的公证制度一度被予以弱化, 甚至发展到了接近被取消的悲惨地步。1978年以后, 在强化民主和法制建设形势的影响下, 在改革开放政策的呼唤下, 公证工作开始逐渐回归到了社会的主流, 并于1982年颁布了《中华人民共和国公证暂行条例》, 这部具有里程碑性质的中国第一部公证法规, 确保了公证制度的科学建立和公证工作的健康发展。2005年8月28日, 在第十届全国人民代表大会第十七次会议上, 通过了《中华人民共和国公证法》, 使这项制度真正上升到了法律层面, 使公证工作确实实现了真正的有法可依。

但是, 从十年来的实践来看, 我们又感到在公证工作的开展上, 还应当借助全面深化改革的东风, 进一步科学审视我们的公证机构的建设问题。比如, 按照《中华人民共和国公证法》的有关规定, 全国成立中国公证协会, 省、自治区、直辖市成立地方公证协会, 二者属于社会团体法人, 是公证业的自律性组织。司法行政部门依法对公证机构、公证员和公证协会进行监督、指导。这样的规定看是赋予了公证部门实有的公证权力, 但是在实际的运行中却容易使人感觉“司法部门就是公证部门的太上皇”的错觉, 特别是司法部门对公证机构及公证人员的不当行为有处置权的规定, 久而久之公证部门也在内心当中默认了“司法部门的领导地位”, 而协会的作用只能成为摆设。这种现象是有悖于立法的初衷, 是不利于公证工作的健康发展的, 是需要加以进一步科学规范的。

二、对开展公证机构改革的探讨性想法

在探索公证制度改革的呼声中, 有的业内人士建议成立专门的独立于司法部门之外的国家机关, 理由是公证机构行使的是国家的公权作证, 所以就应当由国家的专有部门来行使。有的业内人士认为公证既然带有一定的法律性质, 那么就应当归口到法院, 在法院的内部成立专门的部门来开展公证。有的业内人士认为在深化改革中实现简政放权, 就应当授权于特定的人群, 将公证权交由具有资格的人员以个人的名义代为行使, 等等。无论是哪一种想法, 都说明业内人士对此项问题的关注程度, 说明了我们现行的公证办法确实存在应当进一步完善的地方, 为此, 开展必要的公证制度改革也到了刻不容缓的紧要关头。

(一) 进一步明晰政府职能部门的应有作用

既然我们希望把公证机构建设成为社会性的组织, 那么就应当以“用人不疑疑人不用”的胸怀, 把司法行政部门从所为的监督、指导的尴尬的地位中解脱出来, 使司法行政部门成为真正的代为国家授予公证权的把关部门。在这个把关的过程中, 司法部门应当履行这样的职责, 一个是对公证机构资质的认定责任, 也就是由司法部门负责, 对申请成立的公证机构, 按照法律的有关规定, 开展必要的条件审查和复核, 对于符合法律规定的, 由司法部门代表国家发给其相应的资质证书, 并定期实行资质的复核工作。一个是由司法部门负责对公证从业人员的资格授予、培训提高、资格复查等项工作, 为公证工作的健康发展提供有力的人力资源保障。目的就是把司法行政部门从不必要的琐事中剥离出来, 使司法行政部门成为名副其实的代为国家把关的主体部门, 以保障国家公证的科学健康发展。

(二) 进一步明确自律性组织的积极作用

既然在法律的层面上确定了公证协会的性质和地位, 那么我们就应当确保协会在实际的公证工作中发挥出应有的积极作用。一个是应当使协会成为统筹协调各个公证机构的主导性组织。就是应当由各地方协会负责对范围内公证部门的监督和指导, 对于违反相关规定的, 有权按照法律的规定做出相应的处罚。比如, 对于符合吊销执照或资质的, 协会有责任建议当地的司法部门采取必要的措施, 以确保国家公证权的真实性与合法性得到真实的体现。再比如, 对于构成犯罪的, 协会有责任向相关部门进行反映, 确保及时准确追究不法人员的法律责任, 确实维护好公证领域的依法公正。这样协会的监督作用才会真正地落在实处, 才会使各个公证部门、公证人员对协会怀有敬畏心理, 增强协会的权威性, 强化自律组织在行业中的主导性地位。

(三) 进一步强化从业人员的责任作用

把公证处改建成为以从业人员为责任主体的公证事务所, 成为私营化单位, 由具有一定资质的公证人员以个人的名义负起责任来, 就是要把司法部门从中彻底解放出来, 把公证事务所推向市场, 让它们在市场的竞争中完善自我, 以提高公证对民众的服务水平, 增强公正的工作效率。

摘要：由于公证能够引导和规范公民的民事法律行为、调整市场经济的有效运行, 在有效预防纠纷和减少诉讼上展现良好功能, 为此, 其在维护社会稳定中发挥着不可或缺的作用。所以, 构建科学合理的公正运行体系, 成为了社会可持续发展的紧要问题。本文在此方面的探讨立意于具有参考使用价值, 与业界同行切磋。

加强公证处财务管理 篇6

关键词：档案管理,公证处,信息化

一、公证处档案管理的意义

(一) 为公证事项提供有力证据

随着我国的经济发展人们的法律意识也越来越强烈, 公证的业务类型与业务量都不断拓宽, 根据我国《公证法》的规定, 合同、继承、委托、婚姻、拍卖、出生、学历等等都属于公证机构办理的业务范围, 这也决定了公证处档案管理的难度性。这些经过公证的行为, 一般出现违背法律或损坏社会利益的事, 就可以通过查阅公证档案来获得强有力的证据。我国的《民事诉讼法》也规定了经过公证的法律文书、行为, 人民法院应当认定为事实证据。在现实生活中, 一旦遇到纠纷就可以通过公证资料进行解决, 这样可以为广大公民提供法律保障, 还能够提高办事效率。

(二) 通过宣传强化群众的法律意识

我们国家正在建设现代化的法制社会, 法制宣传最有效的就是鲜明的案例。我们可以对公证处的档案进行整理, 定期挑选出典型的案例向广大群众进行宣传教育。提高公民的法律意识, 同时也让公民更多地了解公证的作用和程序。最后, 公证处档案的管理对于公证活动的规范化发展也有推动作用。

二、提高公证处档案管理水平的策略

(一) 完善档案管理制度

任何一项工作想要得到稳定长久的发展都要有一个完善的制度, 档案管理也是如此, 公证处的档案管理相比一般企事业单位的档案管理更具有复杂性也更重要, 制度的完善更加重要。单位应该从制度上规范档案管理工作, 档案管理的人员安排、档案的分类、电子档案管理、档案的安全工作等都需要作出明确的规范, 新的归档材料要及时补充完整, 要定期对档案进行检查, 保证档案管理工作的有序性。只有建立一个完善的档案管理制度, 才能让档案管理工作走向正规。

(二) 提高档案管理人员的素质

公证处的档案管理对于管理人员的知识、技能要求都比较高, 并且要求档案管理人员具有一定的职业道德。但是, 由于近几年事业单位的改革导致档案管理工作也出现了一定的混乱, 部分管理人员对于档案管理工作一知半解, 导致档案管理问题百出。由于公证处的档案管理具有较强的专业性, 我们有必要保证管理人员的素质, 单位在选拔时就要严格要求, 上岗后要定期培训。公证处的档案管理人员不仅要懂得相应的档案管理知识, 还要有法律常识, 懂《公证法》等相关法律, 最好能够擅长计算机技术, 方便档案电子化的工作进程。通过培训不断更新他们的专业知识, 让他们适应时代的发展, 培养他们的职业道德, 让他们能够更好地做好本职工作。

(三) 改善档案管理的工作环境

档案管理的工作环境包括政策环境和硬环境设施, 要做好档案管理首先要从领导做起, 提高档案管理的意识, 加强对档案管理工作的重视, 只有领导重视了, 下面的工作才能开展开。从领导到工作人员都要明确自身的责任, 提高对于工作的认知程度。在工作环境上, 要加大对档案管理工作的投入, 如果环境太差一方面不利于档案管理的安全性与完整性, 另一方面也不利于工作的开展。尤其是对于工作设备的投入, 包括档案管理室、管理柜、电子计算机等设备的投入, 尽快实现档案管理的信息化进程。

(四) 提高档案管理的服务能力

档案管理最重要的意义就是让这些档案发挥作用, 在现代化的今天, 档案的资源共享也被提上了新的议程。档案的资源共享是建立在信息化的基础之上的, 通过联合目录的创建使得多个部门都能够更方便更快捷地查阅档案, 实现信息的互通。当一个案件发生时, 如果需要调阅档案, 查询纸质档案必然需要一定的时间, 电子档案的调阅就能够在第一时间提供证据支持。但是, 档案的资源共享必须要重视阅览权限的控制。公证处的档案涉及到的利益群体比较广泛, 有些牵涉到公证人的个人信息, 因此, 要严格控制阅览权限, 防止信息的泄露。提高档案的服务能力还包括对档案的研究, 我们可以通过对档案的研究总结公证工作中存在的问题, 使得公证工作朝着更加规范化的方向发展。

综上所述, 公证处的档案管理是一个复杂而又及其重要的工作, 在事业单位改革脚步不断前进的今天, 档案管理工作的改进也要得到应用的重视。我们要从思想上、行政上提高对档案管理工作的重视, 从人员管理、工作环境等各个方面提高档案管理水平。

参考文献

[1]马润慧.浅谈新时期公正档案的作用[J].职业, 2013 (21) .

[2]马文娟.新时期事业单位档案管理之我见[J].大江周刊, 2012 (10) .