移交技术（共9篇）
移交技术 篇1
当今,由于电子文件具有记录方便快捷,绿色环保等诸多优势, 所以,在各行政机关、企事业单位、档案部门等产生的电子文件可谓“且如箨龙,日拔千尺”,数量越来越庞大。而在数字化档案馆建设的今天,电子文件在社会各个领域发挥的作用也越来越大,我们如何把这些代表人类历史记忆的、具有重要价值的电子文件保管好,如何确保电子文件的长期保存和利用,是当今亟待解决的问题。
由于各立档单位所使用的系统各不相同,因此所产生的电子文件数据格式各异、种类繁多,并且在电子文件形成时,缺乏元数据信息,不能如实反映整个事件或活动的过程。因此在电子文件归档过程中,尤其是将来档案馆对这些电子文件数据进行移交和接收时, 如何确保数据的完整性、安全性、真实性及可用性等方面都存在较高的技术要求和一定的困难。
电子文件的移交与接收是档案部门、办公部门、文件管理部门、信息技术部门共同参与的活动,其产生的电子文件自身具有不稳定性、海量增长、来源异构等现实状况[1]57。为保证电子文件的顺利归档并提高单位的工作效率,建立规范统一的电子文件在线移交接收平台无疑为电子文件管理的顺利进行起到了巨大的推动作用。
本文旨在技术方面,以建立一个标准化、可扩展、安全高效的在线电子文件移交和接收平台为依托,分析其相关的技术问题,为最终实现电子文件的长期保存和利用奠定基础。
一、电子文件移交与接收平台设计概想
在参考了国际上先进的电子文件管理理论模型———OAIS参考模型及国家档案局颁布的《电子档案移交与接收办法》,本文对电子文件移交接收平台进行了系统框架设计,如图1所示。
为保证数据格式的一致性以及长期保存和利用,移交中心首先要将来源于不同网络系统中的原始电子文件转换为统一的数据格式,并收集电子文件的相关元数据,然后进行“四性”检测后,封装为XML格式的数据包,同时对封装的数据包进行数据加密和数字签名,最终形成SIPS(Submission Information Packages)提交信息包发送给接收中心(如档案部门的管理系统)。
接收中心将接收来的SIPS进行解包及“四性”校验等处理,形成AIPS(Archivail Information Packages)存档信息包,将元数据和原始电子文件保存到数据库中,用于永久保存。还要以DIPS (Dissemination Information Packages) 利用信息包的形式将所有或部分AIPS的内容通过利用中心呈献给用户。
该平台的数据实现是单向传递的,整个流程的重点就是如何形成SIPS及AIPS。该过程必须符合标准化的格式要求,以保证立档单位移交的电子文件符合各级档案主管部门的规定要求,如数据格式、元数据信息、相关过程信息、封装打包等方面。从而实现不同系统之间的无缝衔接,以实现电子文件的在线和规范化移交接收工作。
通过该系统流程来看,我们需要考虑的是:采用什么样的数据库来存储不同类型的元数据和原始数据信息、安全性问题、元数据采集以及如何保证数据能够正常访问等问题,下面将就该平台的相关技术问题进行探讨。
二、关键技术问题
1.电子文件统一格式转换。由于电子文件种类多样,格式各异, 为保证文件始终如一的显示效果,摆脱软硬件限制和长期的有效利用,必须选择通用的、非专用的格式,最好是符合国家规定的标准格式,以便用户在任何时候查到的文件信息与最初情况完全一致。国家档案局发布的DA/T 47—2009《版式电子文件长期保存格式需求》行业标准,可以作为电子文件长期保存格式的重要参考。电子文件长期保存格式选择的依据是:格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述、显示一致性、持续可解释、稳健、利于存储、支持技术认证机制、易于利用[2]39。因此本平台将开发专用的格式转换工具, 将所有文本类、图像类、图形类文件统一转化为PDF/A格式文件, 将所有音频类、视频类文件转化为FLV格式文件。
2.电子文件及其元数据的非结构化存储。在SIPS移交之前必须对元数据和所有文件进行备份,即使格式进行了统一转换,也要对所有的原始记录进行保存。另外接收中心也要对存档的电子档案进行存储,而在企业文档管理系统中常常含有大量的结构不确定的、类型各异的非结构化数据文件,如文件、报表、影像等。本平台主要采用非结构化数据库进行数据存储。非结构化数据库是面向大数据对象的存储,且不拘于对象数据的长度[3]50,可以利用数据库管理系统本身的一些功能进行统一管理,比如并发控制,容错,查询等,另外利用非结构化数据库还可以全面支持子字段、子记录、多格式的电子文件信息,且具有跨平台性及全文检索功能。因此无论是在存储上还是在资源的有效利用上,采用非结构化存储是首选的方案。
3.元数据采集。元数据除了包含对信息资源内容和属性的详细描述外,通常还包含了格式信息、转换方式、制作信息、保护条件、保存责任等内容的详细描述,是充分发挥数据作用的重要条件之一。本平台的元数据信息采集主要采用半自动化方式,首先由系统自动获取与文件真实性、有效性直接相关的元数据信息,比如:用户创建文件的时间,修改文件的时间,查看文件的时间等等。然后再采用手动方式将必须填写的内容、无法自动抽取的内容填写完整,特征层中的元数据由人工进行完成。
4.电子文件的“四性”检测技术。为解决文件在移交过程中容易被删除、被篡改、被盗窃等问题,必须在移交和接收过程中进行“四性”检测,主要是保证电子文件的真实性、有效性、完整性和安全性。因此本平台将提出以电子文件信息安全为核心的电子文件“四性”检测方案。电子文件的真实性是要保证电子文件的内容、结构和背景等信息经过移交及接收前后必须保持不变,通过验证数字签名的方式,可以对以上信息进行鉴定,确认与形成时一致。完整性即是检测封装包的结构、内容、背景、元数据等有无缺损。也可通过数字签名技术来保障电子文件的完整性。有效性是文件经过加密、压缩、传输、迁移及转换等处理后依然能够读取,可通过解析xml文件,若能被正确解析,即可保证文件能够正确读取。安全性可通过防火墙、权限控制、漏洞扫描等技术加强网络安全及访问控制,保护电子文件。
5.数据封装处理技术。数据封装就是将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程,以XML技术作为电子文件的封装技术,可以做到封装格式和计算机的软硬件无关,利于电子文件长期保存、交换和使用,实现电子文件的自包含、自描述和自证明[4]65等。本平台将开发专用的封装引擎,包含封装组件、签名组件、文件解析器、传输组件、应用程序接口和“四性”检测、导入数据等工具,以简便实用为前提,降低操作人员的门槛,节约成本。
将电子文件移交接收平台的应用模型建立在非结构化数据库上,是一种新的尝试,在学术上具有重要的研究价值,涉及多种技术,如:非结构化数据库技术、信息安全技术、封装技术、XML信息的传输、元数据技术、领域知识的理解等。如果基于非结构化数据库的电子文件移交接收平台得以建设,不但不会增加用户的负担,反而将大大简化工作流程,提高工作效能,并且本平台使大规模非结构化数据处理的能力、数字档案信息安全问题、跨系统类型和内容的检索、多单位协同的能力及可扩展性等问题都将得以解决,给企事业单位用户带来一定的经济效益和社会效益,也对继续研究和发展电子文件管理方面的内容具有重要的实践价值。
移交技术 篇2
1.l 为规范由客户投资建设且建成后无偿移交供电部门运行管理的中低压配网资产技术标准，本着安全、经济、实用、适度超前的原则，特制定本标准。
1.2 供配电设施的选型应执行国家有关技术规范和标准，采用运行安全可靠、技术先进、维护方便（免维护或少维护）、操作简单、节能环保型的设备，且选用的设备必须有国家权威检测中心提供的全系列的型式试验报告。禁止使用国家明令淘汰及不合格的产品。
1.3 合肥市区由客户投资建设且建成后无偿移交供电部门运行管理的中低压配网资产设备选型必须执行本技术标准，中压配网资产包括10kV架空线路、电缆线路、开闭所、箱式变电站、配电室、柱上开关、跌落式熔断器、杆架配变、高压电缆分支箱、户外式环网柜等配电设施及附属设施，低压配网资产包括380V/220V架空线路、电缆线路、低压电缆分支箱以及其他低压配电装置及附属设施。2 高压设备
2.1 配电变压器
2.1.1 配变应采用节能环保型、低损耗、低噪音变压器，接线组别为Dyn11，铁芯必须采用卷铁芯方式或使用非晶合金材料。开闭所必须采用SC（B）
10、SG（B）10型及以上干变，应带有外壳、温控、风机等装置，在潮湿环境中应采用环氧树脂整体浇铸型干变。油变应采用免维护、全密封的S11型及以上节能型变压器。
2.1.2 地埋式变压器应采用低损耗变压器，防尘、防水性能应达到IP68要求，应选用YDSB9-H(Z)型及以上产品。
2.1.3 箱式变电站适用于繁华地区及受场地限制无法建设开闭所/配电站，而又不允许安装柱上变压器的场所。住宅小区的建筑规划面积累计小于20000平方米，且现场不具备建设开闭所/配电站的条件下，可考虑采用箱式变电站。对于12层以上的高层建筑，一律不采用箱式变电站供电的方案；对于12层及以下的小高层建筑，原则上不采用箱式变电站供电的方案。箱式变电站的单台容量不得超过630千伏安，正常应使用单台容量500千伏安及以下的箱式变压器。箱式变电站应采用美式整体预制式箱变，或CSS-W型的同类产品或以上型号的欧变，且应具备以下功能：（1）高压应有二工位开关；
（2）低压出线间隔应为单列水平排列方式布置；（3）具有计量装置功能；（4）低压电容器应单列一室；
（5）低损耗、低噪音，满足国家技术标准要求；
（6）安装位置应与居民住宅保持足够距离，符合环保要求。
2.1.4 配电变压器均应安装低压无功补偿装置就地补偿。根据无功功率的需量及电能质量要求装配无功补偿装置，无功自动补偿装置应采用智能型免维护设备，具备自动过零投切、分相补偿等功能 2.2 10kV架空线路
2.2.1 架空线路应采用全绝缘标准化设计，电杆一律采用自立杆方式，不得设置拉线； 2.2.2 导线应采用JKLYJ－240mm2交联聚乙烯绝缘导线，直线杆统一采用18米加强型砼杆，采用复合绝缘子，横担采用70mm×70mm×7mm角铁横担或预制燕翅式横担；
2.2.3 绝缘导线之间电气连接采用绝缘穿刺线夹或并沟线夹连接，连接处不准承力。支线T接一律采用并沟线夹。
2.2.4 绝缘导线机械连接应采用压接法连接，连接后应恢复绝缘保护层，不准缠绕连接，每相导线在一个档距内只能有一个接头，跨越道路、河流、铁路不准有接头。
2.2.5 架空线路档距市区45m以内，乡村55m以内;2.2.6 架空线路在首端、耐张、柱上开关两侧、T接处应安装10kV多功能故障寻址仪、穿刺接地环；
2.2.7 配电变压器、开关、电力电缆终端处所安装的避雷器采用氧化锌避雷器。架空绝缘线路应加装防雷击断线的避雷装置，避雷装置应按照产品安装规范要求安装；
2.2.8 跌落式熔断器采用PRW15-12/100A及以上型号或同等型号产品；
2.2.9 柱上开关应采用施耐德、ABB或国产ZW43－12/630－20及以上型号产品； 2.3 高压电缆
2.3.1 高压电缆应采用YJV22型三芯统包型交联聚乙烯绝缘电力电缆，并根据使用环境采用防水外护套、阻燃型。
2.3.2 附件要求：电缆终端应选用使用寿命长、安全可靠性高、安装方便的冷缩、预制式。地下水位较高的地段电缆中间头可采用热缩式，户外电缆头不得采用绕包式。
2.3.3 电缆载流量正常按额定电流的50％考虑，截面选择由设计选定，敷设电缆应有效地采取防火、防腐、防脏污措施。凡配网干线电缆，如环网设备的进线及联络电缆一律采用电缆选YJV22-400。
2.3.4 住宅小区内高压电缆的敷设方式应采用沟道敷设、排管敷设方式，电缆排管和电缆工井应做好防水措施，并按规定留有裕度，以确保电缆日常运行条件和方便维护检修。2.4 高压分支箱
2.4.1 高压分支箱应采用小容量插拔式或大容量固定连接式馈出结构的产品。
2.4.2 高压分支箱宜采用4单元，母线及馈出均应绝缘封闭，进出线均应配备带电显示器。
2.4.3 为缩小电缆网故障停电范围，缩短故障查找时间，高压分支箱进线宜加装负荷开关，进出线应加装电缆型故障寻址器。
2.4.4 高压电缆分支箱选用带有故障报警指示器、保护避雷器、带电指示器及试验用的电缆插座和检修用的接地插头。2.5 户外式环网柜
2.5.1 户外式环网柜的接线一般应为2路进线，3～5路出线，若采用负荷开关-熔断器组合单元，则其单元所供变压器容量不得超过1250kVA，若超过此容量应采用断路器。
2.5.2 户外式环网柜的选用原则：全绝缘、全密封、全充气【无油化】、免维护，如选用SAFE、8DA/B、FB/A、RM6、GAE、MINEX/GISELA。
2.5.3 开关柜内的母线、断路器、互感器等电气设备的选择，应充分考虑10千伏系统的短路容量，在设计选型时要认真校验，凡电气环网设备一律采用断路器，其额定电流为1250A，短路开断电流为31.5KA。
2.5.4 户外式环网柜进出线均应配备带电显示器，核相仪、并加装电缆型故障寻址器和凝露除湿监控装置。
2.5.5 为了实现配网自动化要求，每个间隔配有手动、电动操作机构，其中电动操作机构要求采用24V/48V DC电机。每组环网柜应配PT柜，PT柜内要求装配充电装置及直流电池；每单元应配自动化终端模块（RTU/FTU），该模块带有RS232接口和RS485接口，接口带光电隔离。2.6 高压柜
2.6.1 高压开关设备选型按开闭所的重要性分类，对于一类开闭所（指重要地区和枢纽地区的开闭所，担任重要用户的供电和转供负荷较大或变压器总容量在4000 kVA及以上 的开闭所），选用KYN28、ZS1、AMS、8BK20、PIX、ZSG型中置式开关柜或以上型号（配置VEP、VD4、HVX、VB1、3AH3、3AH2、3AE、SVP3、VA、E-VAC、W-VAC1断路器），并配置相应的数字式（保护和自动化综合装置）继电保护装置；对于二类开闭所（指转供负荷不大，用户类型多为二类用户或变压器总容量在2000 kVA及以上小于4000 kVA的开闭所），选用国内知名品牌、信誉度高、具有一定生产规模的国内厂家的设备【合电正泰、VB2、VY4A、VS1(常州森源)等型号断路器】，并配置相应的数字式（保护和自动化综合装置）继电保护装置；对于三类开闭所（指终端开闭所或变压器总容量在2000 kVA及以下的开闭所），可选用负荷开关环网柜。在公用线上T接的开闭所进线总开关及环网联络开关应设有保护装置，由变电所直供的开闭所，开闭所总开关不得采用环网柜及负荷开关。
2.6.2 户内式高压环网柜应选用小型化负荷开关，一般应采用负荷开关-熔断器组合单元，但其单元所供变压器容量不得超过1250kVA，若超过此容量应采用断路器。环网柜的选用原则：全绝缘、全密封、全充气【无油化】、免维护，如选用SAFE、8DA/B、FB/A、RM6、GAE、MINEX/GISELA。
2.6.3 开关柜内的母线、断路器、互感器等电气设备的选择，应充分考虑10千伏系统的短路容量，在设计选型时要认真校验，凡电气环网设备一律采用断路器，其额定电流为1250A，短路开断电流为31.5KA。
2.6.4 开关柜内的各种电气设备应选用具有先进性、适用性、通用性和安全性强的定型标准产品。开关柜必须具有机械五防功能，禁止使用注油开关。
2.6.5 开闭所必须具备两路电源，双电源接入系统的一、二类开闭所，应配置备用电源自动投入装置。
2.6.6 高压10千伏开关柜“三取二”闭锁应加设解锁压板，便于双电源切换倒电操作。2.6.7 高压开关柜内的断路器都应选择有带有485接口的智能型开关，以备远控。3 低压设备
3.1 380V/220V架空线路
3.1.1 架空线路应采用全绝缘标准化设计，电杆一律采用自立杆方式，不得设置拉线； 3.1.2 架空线路应采用JKLV－150mm2聚氯乙烯绝缘导线；应使用12m及以上杆塔，严禁使用预应力砼杆；横担采用63mm×63mm×6mm角铁横担；
3.1.3 下户线不得小于JKLV－50mm2，当负荷较大时应根据设计选择同型号大截面的绝缘导线；
3.1.4 架空线路档距市区45m以内，乡村55m以内;3.1.5 绝缘导线之间电气连接采用绝缘穿刺线夹，连接处不得承力。绝缘穿刺线夹应采用结构简单、安装方便、机械强度高、密封性好、电气连接可靠且不损伤导线的优质产品。
3.1.6 绝缘导线机械连接应采用压接法连接，连接后应恢复绝缘保护层，不准缠绕连接，每相导线在一个档距内只能有一个接头，跨越道路、河流、铁路不准有接头；
3.1.7 在线路终端零线应重复接地；
3.1.8 配变0.4kV线路出线首、末端均应装设穿刺接地环； 3.2 低压电缆
3.2.1 低压电缆应采用VV22交联聚乙烯绝缘电缆，并视使用环境采用防水外护套、阻燃型。
3.2.2 对于小高层及高层建筑表位电气连接，宜使用电缆穿刺线夹，如采用穿刺线夹方式供电的必须选用经国家级试验鉴定（灼热丝、垂直燃烧）合格的阻燃型线夹．低压电缆应使用ZR-VV22等阻燃型电缆。3.2.3 低压电缆终端头应采用冷缩式电缆附件。3.3 低压分支箱
3.3.1 低压分支箱应采用元件模块拼装、框架组装结构，母线及馈出均绝缘封闭。3.3.2 低压分支箱应采用纤维增强型不饱和聚酯树脂箱体。低压分支箱内置铜排加绝缘护套，配不饱和聚酯压制而成的PMC绝缘支架，出线采用熔断器保护。3.4 低压柜
3.4.1 低压开关柜应采用分立元件拼装框架式产品，并绝缘封闭（包括低压母线），一般应选用GCK、GCS型抽屉式开关柜。防护等级不低于IP31，低压为单母线分段带联络接线方式，在进线与母联开关之间应设置闭锁装置。
3.4.2 低压断路器和低压空气开关，应选择默勒、西门子、ABB、Schneider型号。低压框架式断路器应解除失压脱扣，电子式控制器（中文人机界面）具有微处理器，可在线整定，测量电流、电压，并具备“四遥”功能。低压分路采用塑壳断路器，额定极限短路分断能力达到50KA，配电子脱扣器，三段保护，电气寿命达7000次以上。4 计量表箱
4.1 各类计量表箱应按国家和电力行业相关技术标准制造，并经供电部门确认后使用。4.2 多层住宅楼房的电度表应集中装设在一层、二层走道内墙上的表箱内。高层住宅的计量原则：12层及以下的高层住宅且每层4户以下的采用底层集中装表，对于12层以上高层住宅，每6层设置一个独立计量间，采用分段集中装表方式。计量间不小于4平方米且具备自然采光条件。
4.3 计量表计集中安装时，应采用多户表箱，除满足该处居民用电计量需求外，应预留一只远程自动抄表装置表位。多户表箱不宜安装在户外。
4.4 单户住宅（含别墅）用电，应采用单户表箱。表箱宜安装在户外，便于抄表和维护，应具有防雨和防阳光直射计量表计等防护措施。5 直流系统
5.1 直流系统电压采用110V或220V，配置一组蓄电池和一套充电装置；充电装置采用高频开关电源模块，模块数量按N+1配置。
5.2 每个成套充电装置应有两路交流输入，互为备用，当运行的交流输入失去时能自动切换到备用交流输入供电，充电装置能自动恢复运行。
5.3 蓄电池采用阀控式密封铅酸蓄电池。直流屏中的蓄电池必须使用进口或同类国产品牌质量好的设备。
5.4 蓄电池容量应至少满足两小时的事故放电时间。
5.5 直流系统应具有绝缘在线监测功能和蓄电池巡检功能。
5.6 直流系统应设置数据通信口与所内监控系统进行通信，重要的报警信号应通过无源接点上送监控系统。6 配网自动化
6.1 配网设备应加装各类自动化终端，并满足合肥地区配网自动化技术要求，如柱上开关监控终端、开闭所及环网柜内开关监控终端、配变监测终端等。
6.2 配网设备应具有电网遥控接口，能采集不同的工况，具有遥控和遥测功能，能采集包括开关的状态、负荷电流及故障位置等参数； 7 附则
7.1 本技术标准自正式批准之日起执行。
7.2 由于产品更新换代较快，本技术标准所列产品型号将根据发展需要进行不断调整。7.3 本技术标准的解释权属合肥供电公司，归口单位为生产技术部。
引用标准
能源电[1993]第228号 《城市电力网规划设计导则》
DL/T 599-1996 《城市中低压配电网改造技术导则》 电力工业部令[1996]第8号 《供电营业规则》 GB 50293-1999 《城市电力规划规范》 GB 50052-1995 《供配电系统设计规范》 GB 50053-1994 《10kV及以下变电所设计规程》 GB 50054-1995 《低压配电设计规范》 SDJ 206-1987 《架空配电线路设计技术规程》 DL/T 601-1996 《架空绝缘配电线路设计技术规程》 DL/T 602-1996 《架空绝缘配电线路施工及验收规程》 GB 50217-1994 《电力工程电缆设计规范》
《实用供配电技术手册》
《安徽省电力公司中低压城网技术导则》
《安徽省居民住宅开发项目供配电设施建设标准》（讨论稿）
科技档案移交管理分析 篇3
一、科技档案移交重要性
国家档案局1990 年发布的《档案法实施办法》规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20 年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10 年即向有关的县级国家档案馆移交。”
本部2000 年制发的《档案工作规定》也明确要求:“各单位文书处理部门必须按规定向档案部门移交收集保存的全部文件材料。各单位必须按规定向上级档案馆移交应由上级档案馆集中保管的档案。”可见,档案移交首先是基层档案管理部门重要职责,移交工作好坏直接反应档案管理水平。其次,科技档案移交到硬件设施更优越的上级档案馆统一管理,既缓解基层库存压力,又可妥善保护档案,延长档案使用寿命。同时,档案利用单位从本部门直接扩大到全系统,也利于科技档案得到更广泛的开发利用。
二、科技档案移交应遵循的原则
1.时间原则。列入移交的科技档案应为永久性质的档案资料,一般指在本单位最低保存和使用达20~30 年,具有历史价值的档案资料。根据科技档案现行作用的衰减规律,在使用期限超过30 年后,其现行使用价值已基本减至最低,此时移交,既不影响使用单位利益,又可兼顾到档案全局利益。
2.价值原则。科技档案的特殊性使得有些科技档案利用价值在相当长的时间内并未降低,如法规、方案、总结类型的档案,尽管试验任务已经结束,但成果申报或成果应用仍在持续,相关科技档案在科研学术中仍起着凭据和借鉴作用。因此,对满足移交时间的科技档案必须经过档案管理机关及使用单位认可,根据综合价值高低确定是否列入移交范围。
3.质量原则。列入移交的档案不应以数量为基准,和盘托出、不加选择地有多少交多少,应以质量为准绳,在严格鉴定使用价值和历史价值基础上,将原保存期限为定期、可靠性差、内容缺失严重、已不具备价值的过程性文档和临时性文档剔除,确保高质量档案被永久保存。
三、科技档案移交管理流程
移交工作分成两个阶段:一是移交准备阶段。包括熟悉各项移交制度和规定、掌握上级档案馆档案进馆要求、制定移交工作计划、明确移交责任分工、组织移交档案鉴定、生成移交档案目录等。二是移交实施阶段。包括装具(卷盒和保密柜/箱)准备、档案重新排列组卷、纸质档案技术整理、电子档案生成、移交说明、移交目录清单、卷盒装箱目录、移交档案交接、移交工作总结等。其中,纸质档案技术整理又包含对不规则档案的折叠裁剪、破损档案修复、档案页码标注及装订、保管单位封面填写、卷内目录及备考表填写等。
1.档案移交相关法律法规及档案馆档案进馆要求。制度和要求是工作基础和依据,是档案移交中心脉络,是形成高质量案卷前提保证,必须最先把握。明确移交任务后,应组织档案管理人员系统学习国家档案局颁发的 《档案法》、《档案法实施办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《科技档案目录数据库结构与著录格式》、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《档案装裱技术规范》(DA/T25-2000)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-
2002)等基本法律、法规和系列标准。在掌握基本法规制度,了解移交重大意义和实施要求基础上再梳理细化,学习上级档案主管机关制定下发的《科技档案管理办法》、《档案馆档案接收办法》、《科技档案整理技术要求》、《文件材料归档范围及档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》、《档案数字化技术要求(暂行)》等规章制度和操作标准,为制定工作计划和实施移交奠定扎实理论基础。
2.组织鉴定形成移交档案目录。由于科技文件归档前已经过鉴定,因此存在移交档案不需要再鉴定的错误思路。而事实上,科技档案在使用过程中会产生价值变化。如型号任务档案,任务结束后会对相关文件组织鉴定归档,但由于型号任务具有延续性和参数的不确定性,技术文件会不断变更、修改甚至换版,即便是文件已经归档,最终版本与归档版本仍有可能存在巨大差别。而一些设备、船舶随着升级或改造,当初归档的文件也有很多不再适用或废止,鉴于科技档案变化性特点,在移交前必须对初始鉴定时认定为质量不高、鉴定结果明显不好的档案和确定的保管期限进行全面审查、复核和调整性再鉴定。鉴定结束要形成鉴定报告,内容包括:鉴定背景、小组成员、工作概况、鉴定范围、鉴定方法、密级和保管期限调整情况、销毁数量等。鉴定后方可确定移交范围和目录、制定移交工作计划。
(1)鉴定原则。移交鉴定较初始鉴定要复杂些,它只能在初始鉴定结果的基础上进行,但却有其独特的价值与优势。特别是可以根据变化的社会需求,用新的眼光、从新的角度去认识、鉴别档案价值,可以在相当程度上缓解、修正初始鉴定不可避免的历史局限性,使鉴定结果更接近于客观、准确。在鉴定中应遵循以下原则。一是保管期限原则。文件归档鉴定是确保档案质量的第一个关键工作。档案移交鉴定可以依托当初鉴定结果,重点对定期文件和过程文件组织鉴定。二是使用频率原则。根据档案使用情况进行判别,在保管期限内使用频繁,尤其移交前5 年内仍有使用记录的科技档案,可以定义为“永久”档案上交。三是文件稀缺原则。科技档案移交时大部分已经失去现实使用价值,有时会被认为无存留价值而抛弃,因此,需要经验丰富的鉴定人员从历史发展观点进行甄别,对手写原稿、重大试验任务资料音像资料等可适当放宽鉴定条件。
(2)鉴定组织。档案寿命终审权和销毁权由档案形成单位直接决定。档案管理部门应先行拟制出满足移交时间要求的档案目录呈报上级档案管理机关,在上级档案管理机关组织指导下,由机关、科技部门、档案管理部门三方对移交目录进行审核,特别对密级较高的档案要逐份实物核对,检查借阅使用记录以确定其留存,形成移交档案目录经三方签字后作为移交档案依据。
(3)纸质档案技术整理。纸质档案整理是整个档案移交中最细致的部分,也是移交高质量档案的基础性工作。移交中往往面临大量老旧文件标识不清、破损严重、图纸资料折放不规则、案卷排列无序混乱等问题。能否移交记录全面准确、载体完整规范、整理清晰有序、配套电子档案齐备完好的高质量案卷不但取决于科技人员的努力,更取决于档案部门管理水平。为使移交案卷规范化、标准化,档案管理人员从全局考虑,依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《科技档案整理技术要求》,制定了档案移交作业指导书,对案卷文件载体、格式、计量单位、外形整理等进行规定,确保档案高质量。①分类与组卷。首先按照移交目录清理档案,对确定移交的案卷根据进馆要求分类和组卷。不同分类方式决定了不同组卷方式。本部科技档案在归档阶段就按照试验任务、科学技术研究、设备、船舶建造进行了大项目分类。其中,试验任务档案按照不同型号任务进行组卷;科学技术研究档案按照新科研与技改、成果与专利、学术技术交流、标准化建设进行组卷;设备档案按照设备研制、设备装船、使用维护、技术改造进行组卷;船舶建造档案按照前期论证、施工阶段、使用与维护、船舶退役进行组卷。分类方式清晰有序,因此移交时仍沿用原分类方式。各单位对文件分类方式各有不同,可结合本单位科技文件应用特点,在便于使用和查询前提下沿用或重新优化分类。组卷必须遵循“同一全宗、年度、保管期限的文字图表档案案卷,按内部组织机构的编制序列或问题的重要程度排列,有密切联系的文字图表档案排列在一起”[1]17原则,结合上级档案馆规定移交卷盒的尺寸标准,重新组成新的保管单位和案卷,同时用阿拉伯数字对保管单位和案卷编号以固定保管单位和案卷顺序。由于科技档案的配套性,在同一类别下组卷时应注意,同一成文单位按时间序列进行分装,既保证了科技档案连续和完整,档案来源也一目了然,便于查找。②修裱加固。按照进馆要求逐份检查档案,对破损档案进行修裱加固。即对纸张老化、破损、残缺档案修补、裱糊,字迹不牢易褪变、泅化的档案进行字迹恢复或复制加固。纸幅过大的档案要折叠成一般文件材料规格,纸幅过小的档案,要托裱在与一般文件材料纸幅相同的宣纸上。③标记。标记包括标注张号、档号章、卷盒及档案号填写。修补完毕的档案以件为单位标注张号,凡有文字内容的均须加注张号。用黑色铅笔按自然顺序逐张在翻口一侧正面下角编写,原有页号符合编写要求的可代替张号使用,不再重编。之后要逐件在封页左上角加盖档号章。内容包括:全宗名称、全宗号、保管期限、年度、案卷号、件号和张数。固定不变的全宗名称和全宗号等项目应刻制在档号章上,变动项目使用黑色铅笔填写。在一类卷盒处理完毕后,需对所有卷盒进行封面和背脊填写。内容包括:档案号、保管期限、组织机构或单位名称、年度、案卷号、卷内档案件数。填写字迹必须工整清晰规范。档案号是一组用字母和数字表示档案来源、类别、排列次序及相互关系的符号,供计算机档案信息管理使用,部分内容也可供检索工具或档案装具作标识使用。填写格式遵循 《科技档案整理技术要求》进行。④电子文档生成。电子文档包含全文信息文档和移交数据库信息两部分。全文信息文档是在标记完成并拆除原件固定金属物后,对非图纸类永久档案进行计算机扫描或缩微复制,制成与保管单位序目一致的电子档案。电子文档生成依据《电子文件归档与管理规范》标准执行。移交数据库信息是在所有移交档案整理完毕后,对科技档案管理系统数据库进行修改,增加保管单位级信息,利用上报数据生成功能形成移交档案系统数据和系统全库备份数据,连同全文信息扫描数据和纸质档案整体移交。⑤档案装订。本部使用双股白棉线以件为单位进行装订。对数量过多、过厚和精装、平装等不便装订在一起的档案单独装订,作为该件档案子件。装订要牢固,保持档案原貌,整齐美观,不掉页、倒页,不压字,不损坏档案,不影响阅读。⑥卷内目录及备考表。利用科技档案管理系统生成、打印每个保管单位卷内目录和文件级备考表供查找档案使用。内容包括:文字图表档案目录页数、文字图表档案件数、张数、附注、立卷人、检查人签名及立卷、检查日期等。附注中填写本卷档案数量、质量状况;整理情况和真伪考证等需要说明的问题。与卷盒内档案核对无误后,由立卷与检查人员确认签字、装订后置于卷内档案前与正文一起移交。⑦档案移交说明、文字图表档案总目录和档案交接登记表。移交档案清理完毕后要编制移交档案全宗说明、移交档案总目录和交接登记表。全宗说明包括立档单位概况和全宗档案移交概况两部分。立档单位概况主要介绍单位名称、驻地、历史沿革、职能、内部机构和所属单位变动情况;单位结构、领导任职及变动情况;主要工作任务、重大活动和事件等基本情况。此部分由上级档案管理机关负责撰写。全宗档案概况主要介绍立档单位科技档案分类和组织方法;档案收集、鉴定和整理情况;档案保管质量情况;移交科技档案内容和数量;移交类目表;科技档案柜号与卷盒对照表;需说明的问题等,此部分由科技档案管理部门撰写。总目录包含目次表、保管单位级目录、保管单位级备考表、保管单位文件备考表、保管单位文件级目录、电子档案目录。档案交接登记表是移交档案时履行交接手续的工具书,内容包括:移交某立档单位某年永久或定期文字图表档案检索工具汇集本数、磁盘张数。其中包括文字图表档案类别数、卷盒数、文件总件数;照片档案目录本数,底片张数,样片张数;录音档案目录本数,录音带盘数;录像档案目录本数,录像带盘数;附注、移交单位、移交人、接收单位、接收人;交接年月日。所有材料一式三套,经移交双方确认签字并加盖单位公章,随档案移交上级档案馆两套,本单位至少保存一套。⑧移交档案工作总结。档案移交工作中会出现很多问题,由于两次移交间隔时间长,不及时总结会造成工作方法和经验缺失。总结不但是对移交上级档案馆准确、完整、系统和规范化的高质量科技档案经验的积淀,也是做好本单位档案管理工作必要环节。移交总结除介绍移交背景、工作计划、实施流程、移交成果外,更应侧重于移交工作中存在的问题和解决方案、上级档案馆对本次移交工作的评价和建议、制档单位对后续移交工作的意见和建议等。
四、移交工作中需注意的问题
1.移交制度和标准要清晰。没有制度和标准,就无法保证移交档案质量。以往移交工作中,在没有透彻了解移交各项制度规定和上级档案馆接收标准的前提下就匆匆开展工作,导致在卷盒规格、档案号章制式、页码标注、主题词提炼、电子数据库信息录入格式等方面产生很多问题,而随着档案清理完毕,往往某一个标准执行不准确就需要将前面已经完成的项目逐条更正,不但做了大量重复性工作,费时费力,还反映了档案管理上的漏洞和粗糙。
2.鉴定工作要细致。鉴定是移交必须先行完成的工作,也是质量保证的关键环节。由于早期存留的档案有很多项目填写不规范,文件撰写要素缺失严重,在鉴定时应以同期类似收文进行查证,尽可能补齐时间、成文单位等基本要素;对一些题目不能准确反映内容的档案,鉴定人员应仔细阅读原文,将内容补到题目中,以利系统检索。由于移交时间跨度长,全宗号也会发生变化,应按照同一时期内全宗号一致原则进行组卷。同样,成文单位名称也存在相同问题,有的同一单位名称会多次变动,应保持同一时期成文单位名称统一,并在备注栏中说明。
3.保证移交档案齐全完整。科技档案具有系统性和齐套性,移交时也要尽量保证完整。为此,档案管理人员仔细检查了机关及科技部门鉴定后仍有使用需求的档案,将其中影响成套或系统性的档案复印留存,原件上交以保证移交档案齐全完整。
4.移交数据库维护。科技档案移交后,应在档案数据库管理系统中标注移交时间和移交档案馆名称,以备日后查询时明确去向。
参考文献
[1]文书档案管理办法(文字图表档案整理).中国卫星海上测控部,2000.
移交方案doc 篇4
一、工程移交
1、目的
为确保移交环节的顺利实施，我司编制此移交方案，结合现行法律法规规定及本招标文件要求，就移交的内容、程序等进行补充说明。确保交出位于广东省佛山市南海区黄岐的广佛出口放射线二期（南海段）工程BT项目资料齐全、功能完善、施设良好、设备运行正常，满足设计、符合使用要求的建设项目。
2、职责
2.1项目管理公司负责工程竣工移交的组织工作。
2.2道管处、管理公司、施工单位、专业分包等各方协调组织办理竣。2.3工程移交的各项手续并确保所移交的各项内容完整、客观、准确。2.4施工单位负责竣工资料的编制和移交，包含竣工图，设备相关资料。2.5施工单位协同各专业分包及材料供应商向道管处提供成套设备的使用规范。2.6施工单位协同管理公司负责按技术协议规定的要求组织技术、设计、采购等部门消除缺陷，达到长期、稳定、连续运行的各项指标。
2.7施工单位负责设备单体试运行、系统分部及整体试运至24小时试运组织、协调和组织工作，道管处及管理公司现场进行监督和试操作。2.8施工单位负责做好调试期间的配合及验收工作。
2.9施工单位负责项目移交前的技术性能指标的验收、评估并将相关资料移交给项目管理公司。
3、移交程序 3.1、工程预验收
3.1.1.施工单位各个专业的专业工长配合道管处组成分专业小组，带领各专业技术以及现场负责人等进行现场移交。各方按照各自的移交清单分别按照片区进行单体验收，每个片区验收合格后进行汇总。
3.1.2.各方按照各自提交的移交方案清单分别按照分片区进行分单体验收，并签字确认。每个片区验收合格后进行汇总。
3.1.3.各个专业的验收分为子单位工程验收、分项移交、分部移交、相关系统运行需要现场抽查调试以确认。
3.1.4.施工单位负责组织各专业施工单位对预验收提出的不合格进行汇总、整改消缺、由业主验收确认。
3.1.5.项目消缺合格后，由总包部门向管理公司提出调试申请，总包协同各专业技术配合调试操作。
3.2、工程验收程序 分项工程
3.2.1.施工合同中明确规定由施工单位负责的单项调试由总包组织各专业分包和厂家技术人员实施。3.2.2.分部工程验收
A.单项工程调试确认合格后进入分部工程移交。
B.由施工单位协同管理公司分专业（分多个部门进行统一调试，组织调试队实施分系统调试，并做好相应记录）。
C.分部工程移交由道管处、管理公司、监理、施工单位及相关厂家技术人员现场见证，并做好相应记录。
D.由管理公司及道管处负责接受该单项工程的负责人监督验收分部工程施工质量。E.分部工程如遇系统调试由运营调试人员负责操作。3.3.单位工程移交
A.分部工程确认合格后进行单位工程移交程序。
B.单位移交由道管处、管理公司、监理、施工单位及相关厂家技术人员现场见证，并做好相应记录。
C.施工单位负责组织实施，管理公司负责施工单位保运队组织调动及运营人员操作、巡检设备。
D.由管理公司及道管处负责接受该项目负责人监督验收汇总整体工程验收记录。E.单位工程如遇系统调试由运营调试人员负责操作。
4、工程竣工移交程序
4.1分部工程验收及移交由总包施工单位报业主或监理人员同意后，确认签署移交单，宣布该分部工程移交结束，对暂时不具备条件但不影响安全运行的项目，由总包施工单位报业主或监理人员确定负责处理的单位和调整时间，另行整改，直至各分部（各专业）工程移交结束汇总完成分项工程。4.2分项工程完成后，组织进行工程资料移交。
4.3移交完成后一年内，因设计、设备、施工原因出现的所有问题，由施工单位及各专业分包协调各部门处理。
4.4环保验收参见相关部门出具的证明材料。
二、档案资料移交 交竣工验收
（1）单项工程完工后，由施工方在取得监理工程师同意后通过项目公司向道管处提交验收申请，道管处接到申请后5日内应根据单项工程种类组织设计、监理、施工、管养等单位对单项工程进行交（竣）工验收。
（2）单项工程验收合格后，项目公司应按相关规定及时向相关行政主管部门
备案。
单项工程验收不合格，项目公司应组织施工方按照验收结果进行整改、修复或返工，在完成上述工作后，项目公司应再次向道管处提交验收报告，道管处在收到上述报告后5日内再次组织有关部门对单项工程进行交（竣）工验收。
（3）单项工程通过验收当日即进入保修期，其中立项为市政工程的，保修期（缺陷责任期）为两年，立项为公路工程的，保修期为五年，含两年的缺陷责任期。
（4）本款就单项工程交（竣）工未尽事宜，以道管处《业务管理手册》相关规定为准执行。2 交付
单项工程交（竣）工验收合格当日，投资方应将该工程交付给道管处，单项工程交（竣）工验收通过之日或双方约定的其他时间，投资方通过转让该单项工程项目公司股权的方式将单项工程移交给道管处或南海区政府指定的第三方。3 视为交付
道管处在本项目单项工程未经交（竣）工验收或交（竣）工验收未通过之前不得使用。道管处使用上述未经交（竣）工验收或未通过交（竣）工验收的单项工程，视为道管处接收该单项工程，自该日起开始计算回购期并向投资方支付该单项工程回购款。
道管处提前使用而视为单项工程已经交付，但该单项工程按照设计施工图尚未完成施工任务的，并不免除投资方和项目公司按照该单项工程设计施工图继续完成投资和施工的义务，如投资方和项目公司未能在施工工期内完成该单项工程投资和施工任务，视为投资方和项目公司违约，道管处有权按照本协议约定向投资方主张违约责任。4 质量保修书
4.1 投资方应在单项工程内全部工程移交给道管处的同时，向道管处提交《质量保修书》。
4.2 提前使用的单项工程，提前使用部分自投入使用之日起计算缺陷责任修复期及或保修期，其他部分自该单项工程全部通过交（竣）工验收之日起计算缺陷责任修复期及或保修期。5 资料的编制
我司按照佛山市档案局联合发布的《关于印发<佛山市公路建设项目档案工作指南>的通知》（佛交[2008]529号）规定及道管处规定的相关要求编制施工文件和交、竣工图表。各分部（项）工程的竣工图（含道管处要求格式的竣工图全部电子版）须在有关工程完工后在道管处规定的时间内提交监理人审查，在工程竣工验收前，项目公司须完成施工资料规范组卷、编目以及经监理人审查合格的竣工图，将经审查合格、完整的竣工文件装订、打码、贴盒并连同对应的电子文档（质保资料
为PDF格式，竣工图为CAD格式）移交道管处，配合道管处完成项目档案验收后，按档案部门要求的套数移交相应竣工文件（包括晒蓝图）。
我司在向佛山市南海区城建档案管理部门提交上述文件的同时，向道管处提供相同的一份资料备存，竣工档案资料的整理、提交应符合相关行业交（竣）工验收办法。项目公司在单项工程交（竣）工验收合格之日后三个月内向道管处移交项目竣工档案资料，完成竣工档案专项验收手续。
三、BT项目移交 回购期
本项目单项工程的回购期分别为五年，自单项工程交付使用之日为回购期的起计日。
各单项工程若有因征地拆迁等非投资方及施工方原因无法按照约定单项工程工期（含道管处批准的延期工期）完成投资建设任务的，按照以下方式处理：
（1）已完成部分单独验收结算，自验收合格之日起开始回购；
（2）因征地拆迁等原因无法施工部分工程，在本协议约定工期届满后一年及以上（含一年），若完成拆迁工作，则投资方应选择继续完成该部分工程投资及施工任务，在交（竣）工验收合格后开始回购；或者经道管处同意，也可放弃该单项工程部分工程的投资及施工任务，由道管处重新选择投资方及施工方。2 回购价款组成及计算
2.1 单项工程回购价款的组成
单项工程回购价款=项目公司股权转让价款+项目公司对投资方的债务； 项目公司股权转让价款=项目公司注册资本金+单项工程建安费建设期利息+单项工程回购期利息+单项工程投资回报；
项目公司对投资方的债务=单项工程建安费-项目公司注册资本金； 交（竣）工验收合格后，双方按照本协议附件5进行结算。2.2 单项工程建安费建设期利息（B）
（1）利息计算基数：建安费建设期利息按单项工程分别计算。建安费建设期利息以道管处委托的施工过程造价咨询单位审核的每月建安费（An）作为预支付的计算基数，道管处每半年计算并预付一次利息。
我司及施工方每月计量的检验批或分项工程须达到质量验收规范的合格要求，并提供相关质量合格证明材料。如发生不合格的检验批或分项工程，该检验批或分项工程须待提供合格证明后方可计入验收合格当月的工程量并按协议约定计算建设期利息。工程变更须按有关规定办理报批，变更工程按当期实际完工的合格工程量计量，但需待变更审批完成后方可支付变更工程建设期利息。
（2）利息计算时长：每月20日前，由项目公司对每计量月的建安费（An）进行汇总并报监理人、道管处，道管处在每月28日前进行审核，自计量月之次月1
日开始计算建设期利息，至单项工程交付之日的时间段。按月计算，不足一个月的，按日如实计算。
（3）利率的确定：按中国人民银行公布的同期银行贷款基准利率（三年至五年）计息。
（4）单项工程建安费建设期总利息（B）=∑每计量月建安费建设期利息（Bn）。（5）单项工程建安费建设期利息在结算后进行调整，调整方法为：根据经南海区财政局审核确定的工程建安费核定实际应付建设期利息，在最近一期回购款支付时点，将实际应付各期利息与前期已预支付的各期利息的差额之和合并计算支付。
2.3 单项工程回购期利息（C）2.3.1 回购期起计确定：
单项工程支付回购款的期限为五年，自单项工程交付之日为回购期的起计日，道管处开始支付单项工程回购款。
2.3.2 利息计算基数=单项工程建安费－至上季度末道管处累计已支付的单项工程回购价款（不含利息和投资回报）；
2.3.3 利息计算时长：3个月，不满3个月的，按日如实计算。
2.3.4 月利率的确定：中国人民银行公布的当期银行贷款基准年利率（三年至五年）/12。
2.3.5 当季度的回购期利息（Cn）＝利息计算基数×月利率×利息计算时长。2.3.6 单项工程回购期利息（C）=∑每季度的回购期利息（Cn）。
如利息起计日暂未确定单项工程建安费，则以道管处委托的中介机构确认累计已完成的单项工程建安费－至上季度末道管处累计已支付的单项工程回购价款作为基数预支付利息，利息差额在工程建安费确定后最近一期回购价款中调整。
2.4 单项工程投资回报（D）
2.4.1 投资回报按照单项工程分别计算，本项目年投资回报率为投资方在投标文件中载明的百分率。
2.4.2 单项工程投资回报计算基数=单项工程建安费-至上季度末道管处累计已支付的单项工程回购价款（不含投资回报及回购期利息部分）。
2.4.3 当季度的投资回报（Dn）=投资回报计算基数×年投资回报率/4 2.4.4 单项工程投资回报（D）=∑每季度的投资回报（Dn）3 单项工程回购款的支付
本项目单项工程自交付给道管处之日为单项工程回购期的起计日，道管处开始支付单项工程回购款。
3.1 每个自然季度支付的回购款=A/M+Cn+Dn，三年至五年内道管处分别于下一季度首月的20日内计算并支付当季度的回购款，M为本项目回购款支付期数（正常
情况下M=20）。
3.1.1 单项工程建安费（A）及单项工程建安费建设期利息（B）支付（1）单项工程建安费按照第4.3款进行计算。
（2）单项工程建安费（A）在回购期内每自然季度支付（A）/M。
（3）单项工程建安费建设期利息（B）在建设期内每半年支付一次，支付时间为产生建安费建设期利息的当年七月及次年一月。
3.1.2 单项工程建安费回购期利息（C）支付
（1）单项工程建安费回购期利息（C）按照双方商定进行计算。
（2）单项工程建安费回购期利息（C）在回购期内每自然季度予以支付。3.1.3 单项工程投资回报（D）支付
（1）单项工程投资回报（D）按照双方商定进行计算。
（2）单项工程投资回报（D）在回购期内在每自然季度予以支付。4 单项工程建安费审定前后回购款的支付
如单项工程交付之日起至单项工程建安费审核确定之日存在时间差，双方同意自单项工程交付之日起至单项工程建安费审核确定之日止，在每一个自然季度首月的20日内，道管处按以下计算办法支付工程回购款：
每自然季度应支付的单项工程回购款=累计确认的单项工程建安费×5%+（累计确认的单项工程建安费-至上季度末累计已支付的单项工程建安费）×中国人民银行公布的当期银行贷款基准年利率（三年至五年）/4+（累计确认的单项工程建安费-至上季度末累计已支付的单项工程建安费）×投标函所载明的年投资回报率/4。
在单项工程建安费确定后，按本协议约定的原则计算每一期的回购金额。在单项工程建安费确定后的最近一期支付时点，将当期的回购金额及前期回购金额的差额（即此前各期已支付的单项工程回购款与各期实际应付单项工程回购款的差额之和）合并计算支付给投资方。若单项工程交付之日起至约定支付首期回购款之日止不足一个自然季度的，则据实计付。最后一期回购款的计付期限不足一个自然季度的，则据实计付。
道管处还须支付因道管处不按照本协议约定履行义务，投资方可以取得的损失赔偿总和，减去因投资方及或项目公司违反约定义务而由道管处从回购资金中直接扣减的违约金或损失。5 单项工程回购
道管处无条件、不可撤销地、完全地回购项目公司投资并建设符合设计要求的单项工程。
道管处有权在回购期内以签订补充协议书的方式对本项目单项工程进行提前回购，提前回购合同条款参照依据原则如下：
（1）计算回购期利息的利率不予调整；
（2）投资回报率不予调整；
（3）调整后的回购期限在补充协议中确定；
（4）调整回购期限内的回购款支付期数在补充协议中确定。6 回购款支付程序
道管处通过佛山市南海区财政局支付回购款。
投资方每次收取道管处支付的回购价款时，向道管处出具与收取款项等额的有效票据。
如何实现电子文件移交制度化 篇5
电子文件移交是档案部门、办公部门、文件管理部门和信息技术部门共同参与的活动, 而各部门权责不清, 因此, 构建良好的组织管理和责任管理机制, 实现电子文件移交的制度化, 将是降低工作成本、提高工作效率的重要途径。电子文件移交的组织管理机制, 需要明确电子文件“向谁移交”、“如何移交”以及“移交后由谁管理”;而电子文件移交的责任管理机制, 则是要进一步明确“移交的主导部门是谁”、“移交之前谁负责”、“移交之时谁负责”、“移交之后谁负责”。电子文件的移交, 是文件管理部门向档案部门的移交。移交之前, 办公部门负责电子文件的产生及其格式的标准化, 文件管理部门则承担整理、维护和鉴定电子文件的责任。电子文件的移交是在档案部门和文件管理部门的共同参与下完成的。移交的方式以离线移交和在线移交为主, 移交时间多在电子档案形成之日起5年内。电子文件移交至档案部门后, 档案部门成为管控和维护电子文件的主体, 其他部门有查询和利用电子文件的权利, 但无权更改和删除其中的信息。此外, 文件管理部门仍有责任继续保存电子文件一段时间, 起备份和参考的作用。
电子文档归档及移交体系的建立 篇6
1 电子文档归档及移交体系建立的原则与要求
电子文档的归档及移交管理, 应遵循单位活动中产生有价值电子文件归档的原则。为了有效确保以及维护业务数据电子文档的真实性、完整性、保密性和长期保存性, 确保归档电子公文得到科学的利用和有效的保管, 电子文档还应遵循业务数据电子文档归档及移档体系全程管理和文档一体化管理原则。该体系保证电子文档内容的完整性和数据结构的安全性, 保证在处理数据时流畅, 精确。
1.1 归档要求
文件形产生单位或信息采集部门定时向相关档案部门提交经过鉴定的电子文档, 并按照电子文档管理规定的格式将文件存至安全无病毒的符合保管期限要求的脱机载体上, 以确保源文件的真实性, 安全性和可利用性。
1.2 移交要求
相关部门应对已归档的电子文件按照有关规定进行检验。检验合格后, 如期将电子文档移交至档案保管部门, 进行集中保管。在已联网, 确保环境安全的情况下, 在网络上可进行已归档的电子文件的移交和接收工作, 但仍需办理相应手续。
2 电子文档归档体系建立时应注意的要点
2.1 鉴定
2.1.1 应该鉴定电子文件的真实性、完整性、有效性, 之后确定密级、归档范围和划定保管期限。
2.1.2 电子文件的归档范围应包括相应的背景信息和元数据, 并按照国家档案归档规范执行。
2.1.3 划分电子文件保管期限。参照国家关于纸质文件的归档移交处理办法划分保管期限。
2.2 检测
档案部门在进行应归档, 移交工作时, 应对电子文件的基本内容进行检测。硬件环境的是否有效, 及其信息的记录格式, 是否感染病毒等都属于检测范围。
2.3 归档
应按照鉴定标识进行电子文件的归档。此过程一般两步, 首先对实时进行的归档做逻辑归档, 之后定期完成物理归档。归档时, 要充分考虑电子文件的技术因素, 如:技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等。在归档工作中, 若将电子文件是从网络直接转到档案部门, 存储位置式和格式不做改变。
3 电子文档移交体系建立时应注意的要点
3.1 移交、接收检验
3.1.1 电子文档产生单位在提交文件和档
案部门接受文件之前, 双方均应该对每个载体进行检测, 完全合格后才可归档。
3.1.2 检验项目如下:
载体有无划痕, 是否清洁;其文件上是否携带有病毒;查看电子文件的登记表、软件、说明资料等证件是否属实。
3.1.3 单位或政府档案部门应按照规定对归档或移交的电子文档做逐一验收。
对于其中不合规范者应勒令其退回发送单位重新制作, 并再次对其进行检验。
3.2 移交手续
电子文件验收合格后, 填写《归档电子文件移交、验收检验登记表》并签字, 盖章。检验登记表一式两份, 档案部门自存一份, 另一份交予电子文件形成单位。
4 电子文件归档移交体系优化措施
(1) 归档, 移交电子文档保管方面; (2) 归档载体应作防写处理。避免擦;划、触摸记录涂层;单片载体应装盒, 竖立存放, 且避免挤压; (3) 存放时应远离强磁场、强热源, 并与有害气体隔离; (4) 环境温度选定范围:17℃-20℃;相对湿度选定范围:35%-45%。
4.1 电子文档体系健全措施
电子文件归档体系是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新管理模式。为了保障文档能够及时归档, 并被安全的存储已备今后使用, 单位, 政府各单位应将该体系列入发展规划当中, 重视其发展。
4.1.1 建立电子文件网络归档专用系统。
将本单位档案部门的计算机与其他电子文件生成源计算机连成一体, 建立专用计算机电子文档归档, 移交网络系统, 这样, 就能及时把各种电子文档通过专用系统传递给档案部门, 再有档案部门进行筛选有保存价值文档进行储存。同时, 各部门要通力合作, 将文档, 音频, 视频各种格式的文件统一交由档案部门处理。
4.1.2 将电子文档归档移交等一系列业务交由计算机与信息管理部门负责。
计算机与信息管理部门技术优势明显, 条件便利, 具有处理电子文档相关工作的充足的经验。再者, 该部门负责具体实行规划、统筹电子文档活动, 开发集中统一的信息管理系统。
4.1.3 档案部门必须对所有电子文档产生
的、有一定价值的电子文档进行脱机存储, 软磁盘、优盘等移动存储设备是存在病毒以及被盗取风险的, 所以不允许该类移动存储设备作为文件长期储存的载体, 脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘, 一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
4.1.4 对于特殊的加密电子文档, 归档时, 应在解密后进行脱机保存。
在存储电子文件的载体或者装具上注明检索表示, 方便查找, 调用。在装载了国家级要文件和重大机密电子文档的脱机载体或其它工具上, 还应当标注相应的保密级别与保密期限, 并按照国家相应的保密法律法规的规定进行管理。
采取何种电子文件归档及移交途径并不是最重要的, 最关键是要关注电子文档的真实性、完整性、有效性与安全性。于此同时, 档案部门及相关联部门必须积极参与其中, 通力协作, 保障电子文件归档及移交体系的正常运行。
4.2 建立电子文件归档管理的质量体系
4.2.1 保证电子文档的真实性。
无论电子文档的归档格式与其生成、发送或接收的格式是否相同, 档案部门都必须能够将原先发送或接收文件的源文件复原, 能够记录电子文档生成, 发送, 归档的全过程, 保证其文件的绝对可靠。此外, 对电子文件的形成、记录, 归档也要实行有效的监控, 保证管理工作的连续性且能够得到电子文档的发送、接收时间。
4.2.2 保障电子文件的完整性。
在确保电子文档及对应的纸质或其它不同形式的文件存在的同时, 还应确保应归档的电子文件全部归档, 电子文档形式的文件应与其他形式文件载体同时归档, 并切实保证其在格式, 内容, 相关说明及描述上的完全一致。
4.2.3 保障电子文件的有效性。
必须保证随时能够调出电子文档中的任意内容, 能有效地再现电子文档中所记载的内容, 一些机密或重要电子文件要保证气长期有效性, 还要保证随着存储脱机载体软、硬件的升级换代及时做好文件的迁移工作。
4.2.4 保障电子文件的安全性。
按照相关规定, 经过文件鉴定后, 将上一年的电子文档于次年6月向单位档案部门进行归档移交。有条件的单位, 可在文件形成的三个月内, 办理相关手续, 将其向本单位档案部门进行在线移交。
5 结语
建立有效的电子文档归档, 移交体系能够很大程度提高单位或政府部门档案资料的安全性, 可利用性以及真实性。由于受种种条件的制约, 目前该体系的建立工作仍是目前档案部门面临的一个重要课题, 如何规划发展还是一个亟待解决的难题, 但是, 困难与机会并存, 我们要有勇于创新的精神, 抓住机遇, 迎接挑战, 做好自身工作, 以确保电子文档归档及移交体系的有效使用
摘要：本文在对电子文件归档及移交的市场调研的基础上, 探讨了当前电子文件归档及移交体系普遍存在的问题和解决方法, 出了其体系建立的方法。
关键词：电子文件,归档及移交体系,解决措施
参考文献
[1]电子文件归档与电子档案管理办法, 2000.1.
[2]安信天元企业内部业务数据电子文档处理、交换、归档和信息安全, 2007.6.
移交技术 篇7
关键词：建设-移交,基础设施建设融资,BT模式,项目所有权
在基础设施建设中, 融资难问题长期存在。随着投融资体制改革的逐步深入, 我国在基础设施投资方面逐渐放松管制, 基础设施建设融资渠道逐渐多元化。在政府性公共项目建设中主要的融资方式有“建设———经营———转让”模式 (以下简称BOT, Build-Operate-Transfer缩写) 和基础设施开发“建设一移交”模式 (以下简称BT, Build-Transfer缩写) 。BT模式做为BOT的一种演变, 在我国大型基础设施建设中广泛运用, 优势突显。在实践中, BT模式的运行及其合法与否、BT项目移交前所有权归属、合同的履行等方面存在较多的法律问题, 有待进一步探讨。
一、BT模式的运行方式
BT模式, 即基础设施开发的“建设———移交”, 是指是指政府或其授权的项目发包人通过招标方式确定项目投资人 (中标人, 以下简称BT投资人) , 在项目建设期内, 发包人无需向投资人支付任何费用, 由投资人承担项目的资金筹措和工程建设, 项目竣工验收后移交给发包人, 由政府或发包人按合同约定支付对价、获得建成项目, BT投资人从中获得合理回报收益的一种项目融资模式。 (1)
在基础设施建设亟待发展但资金紧张的背景下, BT模式和BOT模式均是投资人从政府那里获得的特许权利, 进行项目融资建设, 缓解政府投资压力。BOT模式较之BT模式, 多了营运环节 (Operate) , 而BT模式是直接移交给政府, 弥补了BOT运作程序复杂、谈判时间久、适用范围有限的弊端, 可以提高工程管理水平、缩短工期、提高工程质量。实践中, 部分城市基础设施是不适宜交由私人经营, 不用于收益盈利的, 不能用BOT融资, BT由此产生。BT模式主要适用于公益性、非经营性的基础设施项目及公用事业项目。同时, BT项目工程涉及范围广, 耗资巨大, 由投资人自行融资、建设并承担风险, 竣工后直接移交政府, 有利于提高项目运作效率和质量, 也有利于项目监管, 因此BT项目要求投资人应具备雄厚的实力, 不仅能保证承接项目正常建设完工, 并且能在剔除高昂融资成本后获得较大利润。BT项目的发起人是政府或授予其设立的相关机构, 目前较常见的就是一些专务于基础设施建设的政府公司 (项目业主) , 负责对项目建设特许权进行招标, 选择符合条件的投资人。开发项目期间, 发起方承担项目合法性审批手续的办理, 并参与监督。BT投资人负责项目整体的融资、管理、建设, 竣工后移交给发起人, 由发起人在约定期限支付对价。
在实践中, BT项目的具体运行主要有四种情形, (2) 第一种情形:投资人仅承担投资职能, 由投资人设立具有法人资格的项目公司, 并由项目公司作为建设单位或由项目公司选择符合施工建设资质的施工承包商对项目进行建设。本文认为, 项目公司选择施工承包商可以通过二次招投标方式或者协议方式。如果在初次招投标选择投资人时明确要求二次转让必须招标时不得采取协议转让, 未要求转让必须招投标的情况下可以直接协议约定;第二种情况:投资人仅承担施工职能, 设立项目公司进行融资;第三种情况:投资人符合施工建设资质的且有融资能力, 可以直接承担项目的融资和施工建设两方面职能;第四种情况:由BT投资人设立项目公司专门负责项目的融资与施工。
二、BT模式的合法性分析
BT模式作为一种新型的政府性公共项目建设融资的模式, 对加快和改善公用基础设施发展起着重要的作用, 目前, 对于BT模式合法与否问题, 争论焦点在于BT模式是否等同于带资承包。
早期政府项目建设过程中也存在融资困难的问题, 当时普遍实行带资承包 (资金垫付) 制。带资承包, 指政府选择项目公司承揽该项目, 项目公司承接工程, 除了按照正常的招投标程序进入外, 还有一个前提条件, 就是项目公司先带资入场, 垫付工程款, 等工程竣工验收合格以后, 政府才支付款项。带资承包过程中, 项目工程的总承包商把项目转出, 一手转二手, 政府的资金压力最终由实际施工公司承担, 同时多次转包易使工程造价超概算, 超出部分又难以落实, 最终导致很多建筑公司的工程款拿不到, 而且是自己垫付的工程款拿不到, 大量拖欠工程款问题出现。为此, 国家建设部等四部委2006年发出了《关于严禁政府投资项目使用带资承包方式进行建设的通知》, 规定“政府投资项目一律不得以建筑业企业带资承包的方式进行建设…用BOT, BOOT, BOO模式建设的政府投资项目除外。”但该通知并未提及BT模式, BT的合法性有待探究。
本文认为, BT模式合法, 与带资承包不同。首先, BT投资人负责整个项目的融资、建设风险, 并考虑成本和收益管理, 统筹经营, 权衡利弊, 尽量降低风险, 相较于带资承包仅仅垫资施工更注重风险控制、成本管理, 可以避免因多次转包超出工程预算最终无力支付的情况, 也能更好的保证项目工程的进度和质量;其次, BT投资人将整个项目如期竣工后无瑕疵的移交给政府, 政府交付合理对价给投资人, 对价中包含项目成本和投资人的投资回报, 不等同于带资入承包工程仅支付工程价款的情形。再次, BT项目建设中是否存在带资入场的情形, 应当考虑具体实践中项目融资资金的来源进行定性区分, 投资方要规范具体运作方式, 杜绝不规范的做法。最后, 投资人对建设项目建设、融资相关问题承担责任, 即在项目具体建设施工中存在带资入场, 是由投资人承担责任, 最终工程款拖欠时, 由投资人承担责任, 并不是政府。同时, 投资人作为基础设施的中标人自身的实力雄厚, 可以避免或者足以承担由带资入场带来的问题;
一方面要杜绝带资入场的建筑工程模式, 另一方面要解决大型建设工程资金的问题, 这都是围绕着融资的问题进行探究。从国家政策层面的鼓励、地方政府颁布BT模式相关的管理办法、指导意见或通知来看, (3) BT模式本身并未违背相应的法律法规, 且BT模式在融资建设的优越性突显, 受到广泛推崇和支持, 具有存在的价值, 应当保留并不断规范和完善。
三、BT模式项目的所有权归属
在基础设施建设项目中运用BT模式有必要明确BT项目移交前的所有权归属。
关于BT项目的产权认定, 一种观点认为BT项目由投资建设方享有所有权, 政府回购该项目, 支付价款后, 项目工程为政府所有, 属于买卖合同关系, 项目工程包括立项、工程、配套工程、土地使用权都发生转移, 等全部建完再完全转回。亦有观点认为, BT项目合同属于建设工程施工合同, 项目所有权始终未发生转移, 项目所有权由发起人所有, 即政府或政府授权的公司享有项目的所有权。
本文认为, BT项目合同为建设工程施工合同, 政府采购标的是BT投资人提供的建设工程服务, 而不是项目的所有权。发起人享有项目所有权。理由是:第一, BT项目都是基础设施建设项目, 涉及所在地的重大公共利益, 项目土地是由政府通过征收集体土地转为国有土地后划拨或者将国有土地划拨取得, 如果将项目工程移交前界定为投资人或项目公司所有, 那么划拨土地使用权转让需缴纳土地出让金、必然涉及增值税费等问题, 会增加工程成本, 再从房地不可分离角度来看, 建设工程无法独立于土地使用权, 成为可以买卖的标的。建设项目竣工也会在移交过程中产生许多困难, 例如需要繁琐的所有权登记变更手续和巨额的税务负担等。第二, 假设土地使用权转让, 项目工程归投资人所有, 投资人工作焦点将不是建设工程的筹备, 而是物尽其用, 以土地使用权进行抵押融资, 并大力宣传公司中标的消息, 提升公司形象, 筹谋增资事宜等, 最终导致建设进度缓慢也可能会导致项目被再次转让, 或者进行其他处分, 导致BT项目的初衷无法实现, 项目难以建成。第三, 若项目由政府所有, 由政府监督工程进度和质量、承诺竣工移交后支付相应价款, 一般来讲, 政府的履约能力和信用度是最有保障的, 只要BT投资人依照《BT投融资建设合同》如期完成建设项目, 预算款即可支付。若工期延误违约造成预算款项无法按期拨付, 可依照《合同法》的规定依照过错程度承担合同约定的违约金, 并主张权益即可。
综上, 为了更好的开展基础设施建设, 保护BT投资人的利益, BT项目所有权归政府是最佳的选择。在明确法律关系和所有权归属后, 可以此来处理BT项目风险转移, 责任认定等问题。
BT项目的履行中, 项目参与各方应提高法律风险的防范意识, 对易引发争议的问题明确约定, 避免纠纷产生。项目发起人应具备合法的主体地位和授权资格, 项目投资方应规范不合法行为, 按期完成项目, 逾期承担违约责任, 同时政府应树立良好信用, 如约支付对价, 共同促进公共基础设施建设。同时, 建议立法部门出台专门法律法规, 规范并引导BT模式健康发展。
参考文献
[1]季诺等.房地产法律实务与发展若干问题研究[M].北京:法律出版社, 2014:37-54.
[2]席敏, 张婉君.我国基础设施建设中BT模式研究[J].经济纵横, 2005, 11:20-22.
[3]王闯.关于BT投资模式的探讨[J].财政研究, 2005, 11:40-42.
[4]杜亚灵, 唐海荣.合同治理对BT项目投资控制的案例研究[J].北京理工大学学报 (社会科学版) , 2012, 05:71-77.
[5]彭春莲, 白莉.BT模式下政府与投资人法律关系及争议解决探析[J].新疆社会科学, 2013, 05:96-101.
移交技术 篇8
一、电子文件归档与移交体系的构建要求
电子文件归档与移交体系的构建应该以单位或机构活动中产生的有利用价值的电子文件的归档为主要原则,并尽量确保电子数据及相关电子文档的真实性、可靠性。 此外,电子文件的归档与移交体系构建还应遵循业务数据的电子文档归档及移交的全过程管理以及文档一体化的原则, 进而在保证业务数据完整性的同时,确保其具有较高的安全性[1]。 根据上述原则,对电子文件的归档要求作出如下规定:信息采集部门或电子文件的形成单位在对文件的安全性、完整性和真实性进行全面鉴定之后,定期将其提交给有关档案部门, 并以电子文件管理所规定的格式将其存放在无病毒,且安全性较高的脱机载体上。此外,还需保证此脱机载体符合电子文件的保管期限,进而确保源文件自身的真实性与可利用性。 同理,根据电子文件的归档与移交体系的构建原则,对电子文件的移交体系的构建要求作出如下分析:相关部门需要按照有关规定对已经归档的电子文件进行检验,待检验合格后,将电子文件及时移交给档案保管部门, 并由档案保管部门对电子文件进行集中保管。 当计算机处于联网状态且确保其所处网络环境相对安全的前提下,在网络中便可进行归档电子文件移交与接收工作。
二、电子文件归档体系与移交体系的构建要点
1.归档体系构建要点。
( 1) 鉴定 。 对即将归档的电子文件进行鉴定主要包括以下三方面内容:1应对电子文件的真实性、有效性、完整性进行全面鉴定,对于内容夸大不真实或部分内容残缺的电子文件,应返回文件形成阶段的各个部门,在重新整理文件内容后提交给文件归档管理部门进行鉴定。 在通过鉴定后,确定出电子文件的密级以及归档范围和保管期限。 2在归档范围方面,应该将源文件的背景信息和元数据纳入其中,并以国家档案的归档规范进一步去确定电子文件的归档范围。 3对电子文件的保管期限进行科学划分[2]。 电子文件的保管期限是文件归档中的重点工作,其不仅关系着电子文件的可利用性,而且对于冗余档案的清理并规范归档管理也具有重要的作用。 在划分电子文件的保管期限时,相关部门必须参照国家关于纸质文件归档以及移交管理办法中对文件期限划分的方法,进而对电子文件进行有效划分,确保其具有较强的可利用性。
( 2) 检测与归档 。 城市档案部门在进行电子文件的归档与移交工作时,应该对所形成或采集到的电子文件的工作内容进行全面的检测。 此外,还应对支持存储、分类或移交电子文件的硬件环境进行检测,并确定各部分硬件的功能以及信息记录的形式与格式。 在软件环境方面,除了对软件的性能和质量进行检测外,还需对其运行环境进行检测, 在确保当前运行环境中无病毒威胁后, 再进行电子文件的进一步归档工作[3]。 在归档时,需要以鉴定标识作为依据进行相应的归档工作。 在对当前,即实时进行的文件作出逻辑归档后,还需定期对其展开物理归档。
2.移交体系构建要点。
( 1) 电子文件的移交与接受检验 。 在电子文件的形成单位提交文件与档案接收部门接收文件前,形成单位与档案接收部门均应对携带档案的每个载体进行检测,检测的具体内容包括:载体是否存有划痕且是否清洁、电子文件中是否携带病毒以及电子文件的说明资料是否属实等。
( 2) 移交手续 。 在档案接收部门对所接收的电子文件验收合格后,应及时填写《 归档电子文件的验收、检验登记表》 一式两份, 并在签字盖章后,一份留存档案部门自行管理,另一份则需传至电子文件的形成单位,做好备份。
三、建立健全的电子文件归档与移交体系的有效措施
1.建立健全的电子文件体系 。
( 1) 基于电子文件网络归档的专用系统的构建 。 首先 ,将本单位档案部门的计算机同最初的档案形成部门的计算机相连,进而建立起专门的计算机电子文件归档与移交系统,通过此种做法来实现基于专用网络系统的电子文件由形成部门向档案部门传递的全过程。 其次,对于档案部门而言,其通过对所接收的电子文件进行分析,进而筛选出具有较高利用价值的各类文件进行储存[4]。 而对于统一单位负责电子文件归档与移交的不同部门而言,需要加强彼此合作,进而将以视频、音频、图像、文档等各种形式存在的电子文件统一传递给档案部门进行处理。
( 2) 基于计算机与信息管理部门负责的电子文件归档 、 移交工作。 与其他部门相比,计算机与信息管理部门在数据处理、档案分析与档案归类等工作方面具有明显的技术优势,加之对文件处理的条件较为优越, 且具有电子文件归档与移交方面的丰富经验,故将电子文件的归档与移交工作交由计算机与信息管理部门负责具有较强的可靠性。 此外,在电子文件体系的构建过程中,计算机与信息管理部门还负责规划执行、电子文件的统筹活动以及高度集中的统一信息管理系统的开发等工作。
( 3) 基于脱机储存的电子文件管理 。 当档案部门接收到电子文件的产生部门所传递的相关文件后,对其中具有较高利用价值的文件实施脱机存储。 在存储过程中,需要确保其存储环境的安全。 由于软磁盘以及优盘等移动存储设备具有较高的病毒和数据信息盗取风险,因此在实际的电子文件体系建设过程中,并不允许此类设备充当电子文件存储的载体[5]。 故在载体的选择方面,需要按照优质次序依次排列为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘和硬磁盘。
2.建立健全的电子文件归档管理的质量体系。
( 1) 确保电子文件的真实性 。 无论电子文件归档的格式是否同其形成、传输或是接收的格式相同,对于档案部门而言,其必须具备将最初发送或接收的源文件进行复原的能力,并且能够对电子文档的生成、传输、发送、接收与利用的全过程进行准确记录, 从根本上确保文件具有较强的真实性和可靠性[6]。
( 2) 确保电子文件的完整性 。 在保证电子文件以及与其对应的纸质文件分别以电子形式和纸质形式同时存在的基础上,还应保证所要归档的电子文件全部归档。 而在归档时间方面,要求电子文件的归档时间应该与其他形式( 纸质) 文件的归档时间保持一致,并仔细核对不同形式的文件格式、内容与相关说明,以确保电子文件本身的完整性。
( 3) 确保电子文件的有效性 。 电子文件的有效性主要表现在以下两个方面:第一,内容上的高度统一。 档案部门在进行电子文件的调用时,要严格核对所调文件的任意内容能够对电子文件中所记载的全部内容进行重现。 而对于部分具有较高机密或极其重要的电子文件还需保证其长期有效性;第二,文件迁移的匹配性。 所谓文件迁移的匹配性是指随着相关脱机载体软、硬件的不断升级,存储在原脱机载体软、硬件中的资料也应发生相应迁移,进而使得档案部门可以及时调用经升级后迁移到脱机载体软、硬件中的电子文件,确保文件具有较高的可靠性[7]。
( 4) 确保电子文件的安全性 。 确保电子文件安全性的做法如下:档案鉴定部门按照国家及地方有关规定,在对电子文件生成部门所提交的文件进行鉴定后,将上一年的电子文件在本年度的6月份向档案部门进行归档并移交 , 从整体上确保电子文件本身的安全性。
本文以电子文件归档与移交体系的构建作为研究对象,通过对其归档与移交体系构建的要求进行分析得知,无论是电子文件的归档体系还是其移交体系的构建, 均应保证文件本身的有效性、完整性、安全性以及可利用性。 在此基础上,本文从建立健全的电子文件体系及电子文件归档管理的质量体系两方面对电子文件归档与移交体系建立的有效措施展开了深入研究。 可见,未来加强对基于电子文件归档与移交体系的构建方法的研究与应用力度,对于保证城市建设档案的完整性与安全性并有效推动我国城市化建设具有重要的历史作用和现实意义。
摘要：本文以基于电子文件归档与移交体系的构建作为研究对象,通过对电子文件归档与移交体系的构建要求进行分析,在结合体系构建要点的基础上,对电子文件归档与移交体系的有效方法展开了深入研究。
移交技术 篇9
项目档案资料是项目建设、管理过程中形成的, 具有保存价值的各种形式的历史记录, 是工程建设、管理、运行、维护、改 (扩) 建等工作的直接依据和参考材料, 也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。项目竣工资料作为工程档案的重要组成部分, 其重要的地位同样不容忽视。真实、详细的竣工资料是工程的直接反映, 为审计、纪检和司法机关提供可靠依靠, 促进了社会主义物质文明和精神文明协调发展, 为国家和社会创造经济效益和社会效益。
1 铁路建设工程项目竣工资料的编制
竣工资料的编制工作应由建设单位负责组织, 施工单位负责编制, 接管单位档案部门负责指导协助, 各部门之间在竣工资料的收集、整理、归档、移交的四个环节中必须相互协调, 保持一致才能使得此项工作顺利完成。
1.1 竣工资料编制内容
竣工资料的整理就是在对应归档的文件材料、图表、声像等资料在完整收集整理的基础上, 通过科学的筛选、系统的整理、编目将其内容和成份确切揭示出来的一项工作。竣工资料整理的关键在于程序优化, 遵循项目技术文件材料的形成规律。
(1) 技术文件资料:文件资料、施工图纸按立项、设计、施工、竣工四个阶段分类划分, 对设计、施工、竣工阶段的技术文字材料、图表等先按单项工程分开, 应按照技术文件材料的自然形成规律, 进行有次序有联系的排列。
(2) 竣工图纸:是重要的技术竣工资料, 竣工图必须与实际情况相符。编制竣工图必须在施工过程中及时做好隐蔽工程的检验记录, 整理好设计变更文件, 以确保竣工图的质量。
(3) 工程照片:应以本项目的建设活动为主, 选用具有查考价值的照片归档, 尤其是具有首次历史意义的照片资料。文字说明一般要简短明了, 不超过200个字, 内容包括:事由、时间、地点、人物、背景、职务、摄影等六要素。
(4) 收集整理工作完成后, 根据文件材料、图表、图纸的多少组成若干个保管单位, 每个保管单位不宜太厚, 一般不超过20mm, 但在特殊情况下, 为保持资料的完整性, 有的可以稍微超出一点。编目工程内容分为编制页号, 卷内目录、案卷目录、备考表、竣工资料号、案卷封面等。
1.2 竣工资料编制要求
(1) 建设单位在开工前根据项目规模对项目施工过程中产生的文字材料规定详细的归档范围和内容, 开工后在第一时间按照接管单位竣工资料部门的要求, 成立专门的机构, 指定专人负责, 监督、指导、组织各参建单位做好文件材料的形成与积累工作。
(2) 各施工单位要规定将这项工作纳入到施工技术管理工作中, 并在各级技术管理部门都应有专人负责, 同时各单项工程的技术负责人要将形成的各种检查证、试验报告、原材料出厂合格证等原始纪录按照工程项目的内容分门别类放置, 以防文件材料的散失与损坏并随时接受各级相关部门的指导与检查。
(3) 建设项目在办理竣工验收前施工单位就应编制好已完工程的全部竣工资料, 并须保证达到相关部门的验收标准并有足够的份数, 经初验工作组审查确认其达到齐全、完整、准确的要求后送接管单位并按照相关规定送各级竣工资料部门归档。
2 铁路建设工程项目竣工资料的移交
2.1 竣工资料移交程序
(1) 工程竣工资料编制完毕, 由监理单位确认完整、准确后, 向建设单位提出初验申请, 并按要求填写竣工资料初验申请表。
(2) 在办理工程验收之前30天, 由建设单位协调组织, 质量监督部门、监理单位、竣工资料接管部门组成验收小组。确认竣工资料齐全、完整、准确后, 统一编号、统一移交。
(3) 各分包单位须将文件资料按归档要求进行整理, 并在法律签署完备后交总包单位汇总, 统一组卷, 由总包单位进行统一排序并编排流水号。
(4) 向铁路部门移交竣工资料, 应全部为底图, 符合标准后装入底图简, 移交目录、卷内目录放置底图简外。
(5) 向城建部门移交的竣工文件应按照工程所属城建的标准及归档要求进行编制, 由建设单位组织移交。
(6) 因特殊原因导致不能按规定时间移交的工程, 施工单位应以表格的形式上报建设单位、竣工资料接收单位, 同时注明未完工程名称、位置、未完工量、预计完成时间。
(7) 施工单位的竣工资料应在整体工程验收前60天, 向各级竣工资料管理部门进行移交后, 将接收回执返回建设单位。
(8) 竣工资料移交程序为:监理单位对所辖施工单位的竣工资料进行检验, 确认无误 (签章) →维修使用、接管单位移交 (签章) →各相关单位竣工资料移交 (签章) →铁路部门竣工资料移交 (签章) →城建竣工资料移交 (签章) →竣工资料移交证明书 (原件) →工程竣工报告 (原件) 、移交目录, 一式3份向建设单位移交。
2.2 竣工资料移交要求
(1) 移交工作列入招投标文件。建设工程招标时即将施工竣工资料的移交列入招标文件, 作为招标的一个条件, 在投标文件中明确归档方案, 收集整理移交的措施。中标的施工单位须把竣工资料移交的押金交财务处, 竣工资料完整归档后方可退还押金, 从而取得竣工资料管理的主动权。
(2) 移交工作的质量监督体系建立。建设工程项目竣工资料工作是整个建设项目管理的重要组成部分, 也是监理工作的一项重要内容, 监理单位要对竣工资料原始材料的形成、积累、整理进行检查和监控, 确保原始材料的真实可靠。在施工过程中, 建立建设工程竣工资料的质量评估体系, 并将竣工资料材料列入质量评估中, 在工程竣工验收时, 竣工资料材料的完整情况也作为验收的标准。
(3) 分段移交模式的运用。建设工程的竣工资料可以分段移交, 尤其是周期很长的大型工程, 更应分期移交, 否则时间过长竣工资料整理归档很困难。基建部门可按照工程的分段情况移交竣工资料, 有的项目即使某方面的验收未通过, 也可以先归档。建设部门如需要使用已归档的资料, 可以利用竣工资料的形式再拿回来使用, 这样既解决了大型工程竣工资料保存困难的问题, 也保证了工程中对原始资料的查阅利用。
3 结语
铁路建设项目竣工资料是科技竣工资料的重要组成部分, 竣工资料的编制和移交不单纯是简单的资料竣工资料的管理, 它需要资料管理员有相关的的业务知识能力。资料的完整与移交既能保证技术资料的完整, 同时也对工程的施工质量起到了反监控作用。只有认识到竣工资料的编制和移交工作的重要性, 才能针对施工工序编制切实可行的控制和管理方案, 从而对工程质量起到了积极的保证作用。
参考文献
[1]郎芳.浅析铁路竣工资料编制和归档的要求及方法[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2013 (13) .
[2]孙燕.铁路竣工资料编制和归档的要求及方法[J].科技致富向导, 2011 (23) .
[3]唐成练.如何应对铁路竣工文件编制中存在的问题[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2012 (16) .