公司报销付款管理制度

公司报销付款管理制度（通用9篇）

公司报销付款管理制度 篇1

财务付款和费用报销管理制度

一、目的：为了使财务付款及报销流程明晰化、规范化。

二、范围：适用于总部、分公司、各部门。

三、付款办法

⒈付款范围

商品类采购(指商品等)、办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品、花卉等)、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具等)、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出等)。

⒉付款凭证

付款时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。

3.付款流程

⑴付款人填写借款单或报销单，经各公司付款部门经理签认后，送各公司财务经理审批、各公司经理进行签核，至出纳员处领款，交财务中心会计账务处理。

⑵流程图

付款人→部门经理→财务部长→子公司经理→出纳员→会计

4.特别规定

（1）员工因公出差可以借差旅费。由出差人填写“借款单”，注明出差地点、时限、事由，并由部门主管批准，由财务部批准，到出纳处办理借款。

（2）出差较为频繁（如外围业务员）及业务费较多（如分公司经理），可采用定额备用金方式。其中各公司经理不超过5000元，业务员不超过1000元，当其岗位变动时或年终放假时扣回。

（3）当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再借款。试用期不足一月人员单独出差，不予借差旅费。特殊情况经部门主管同意可借不超过本人半个月的工资。

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（4）借款人员终结事务，在报销时扣回借款，当时不能扣回的，在本月开资时就借款总额一并扣回。

（5）大额借款（达到5000元）需经各公司总经理批准。

四、报销办法

1、差旅费报销办法

（1）员工出差交通工具标准为：火车硬坐、汽车普客、轮船三等舱位。在晚上8：00到次日7：00之间出差，乘车船超过6小时，可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。但同时扣减一夜住宿费补贴。

员工符合乘坐卧铺或豪华空调，轮船二等舱的，非主观原因未能乘坐的，可按硬坐车票或三等舱票价的40%发给补贴。

（2）各公司领导（含正副经理、部长）因公出差，所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销；远距离出差，可乘坐火车硬卧或经集团公司总裁批准可以乘坐飞机普通舱。如果员工与公司领导一起出差，所有与业务相关的开支均由公司统一支付。

（3）出差期间补助标准：集团公司内部所有员工为早餐10元、中餐20元、晚餐20元，即伙食补助50元/天，住宿标准120元/天；

出差到经济发达地区如深圳、广州、上海、南京等地，住宿标准可上浮30元/天。

出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在20公里以内（含市内），不享受伙食补助。

如果在公司食堂（含分公司食堂）就餐或在标准内报销餐费（不含对外宴请，宴请需要直接领导批准），则不享受对应伙食补助。

多人共同出差，同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。

（4）出差人员出差回来，凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票，时间上符合出差时限，中途不得绕路办其他事宜。

应优先选择出差地分公司宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负。

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2、办公用品、低值易耗品报销办法

（1）每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”，交各公司办公室汇总，提请各公司领导审批后购买。专业性、技术性强的物品，可委托相关人员购买。

（2）所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。

（3）购买后由各公司办公室有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据，经有关领导签字批准、财务审核后，予以报销。

3、固定资产购置费用报销办法

（1）各下属公司原则上没有直接采购固定资产的决策权。

（2）由各有关部门提出书面申请，并做出可行性分析报告，报集团公司各对口部门审核，报集团公司执行总裁和财务总监批准后，到各公司财务部开据支票购买。

（3）固定资产购买、安装、调试、验收合格后，主管部门应尽快将有关单据到各公司财务部办理报销手续。

（4）所购固定资产纳入集团公司，统一管理。

4、业务招待费报销办法

公司因工作、业务需要，经公司领导安排，接待客户及相关人员，本着不浪费的前提下，所发生的招待费，经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数，经各送死部门领导审核，报财务部长签字，经各公司总经理批准后，予以报销。

5、交通费报销办法

（1）原则上应优先坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。

（2）车票上需背书从哪里到哪里，做什么事，经部门领导审核，报主管领导签字批准后，予以报销。

6、通讯费报销办法

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（1）手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销。凡由公司委托银行代扣手机费的，在其工资中自动扣减相关费用。

（2）固定电话实行定额制。具有IP功能电话拨打长途时必须使用IP功能，如查出未使用IP功能，本次通话费全额扣除，自己负担。

7、其它费用报销办法

（1）采购物品报销时，除提供费用报销单外，还应提供经物品管理人员签字的验收单或入库单。

（2）未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由各公司经理酌情处理。

四、核签流程

经办人将相关的报销凭证备齐，经部门经理核签后，送至财务部进行稽核，然后送财务部签字、各公司经理进行批准，最后出纳员付款。

领款人→部门经理 →财务部长→财务会计→出纳员

五、注意事项

1、凭证填写要求

（1）应用蓝色或黑色签字逐项填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔；

（2）字迹要清晰，不得涂改。

2、发票规定

（1）通过银行结算(如：转账支票、电汇等)的款项，申请人在申请款项同时需向财务部提供详细的收款单位名称、帐号、开户行。

（2）公司员工采购商品所取得的发票必须符合税务局相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，并向有关领导报告。

（3）购货单位：要填写全称，应准确无误或者可以不填。

（4）发票日期：应如实填写。

（5）金额：大小写数字应一致、无误。

（6）发票上应清楚盖有“发票专用章”或“财务专用章”。如是增值税专

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用发票，必须符合国家有关规定。

3、结算规定

（1）财务总监对所有公司经济业务负审核和签署责任，分公司经理对分公司经济业务负审核和签署责任。当其超越权限或不符合制度规定签署时，财务人员有权拒绝报销付款，并以适当渠道反映。

（2）公司员工在其编制机构报销，对于新调人员，调入机构除调遣差旅费外不得报销调入人员调入前发生的一切费用。

（3）原则上由经办人本人报销费用，一事一报，严禁混合报销、伙同报销或代替报销。

（4）报销时须注明费用发生原因、地点，准确计算金额和单据张数或联系方式。

（5）费用报销在终结事由三个工作日内办完签字手续，固定时间财务报销。

（6）严格遵守各公司总经理一支笔制度，未按规定执行的，财务部不予以付款和报销。

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公司报销付款管理制度 篇2

一、日常费用报销的现状分析

1. 现行费用报销的现状

中支公司报销流程:中支内勤人员填写纸质报销单据, 经中支机构负责人审批后, 将纸质报销单据邮寄至分公司财务进行票据审核、预算审核和财务领导审批, 分公司财务人员负责将纸质报销单据送至相应归口管理部门审批, 经分公司财务负责人和总经理审批同意后, 进行账务处理和付款。

中支内勤岗负责机构费用报销的票据验真和单据初审, 同时做好台账登记;分公司财务负责费用报销单据的复核、流转、账务处理、款项支付与归档等;分公司归口管理部门负责审核报销的合理性及合规性;费用报销的最终审批人是分公司总经理。

2. 现行费用报销流程的优劣

(1) 集中报销模式相比传统分权式报销模式优势如下: (1) 降低运营成本, 各分支机构仅需配备机构财务一名。 (2) 降低财务风险, 减少分支机构为追求规模导致违法违规行为的可能性。 (3) 提高财务数据真实性, 各分支机构费用审批流程的统一、完整, 核算口径的准确、一致。

(2) 集中报销模式也产生了新的问题: (1) 报销流程繁琐导致效率低下。在使用传统的纸质报销流程的基础下, 实行集中报销不仅增加了审批流程, 全人工处理的过程更是延长了报销时间周期。 (2) 人工管控导致预算管控相对滞后。预算系统与费用报销仍处于脱节状态, 财务人员无法实时掌控费用预算的执行情况, 造成预算余额数据和预算支出数据出现偏差。 (3) 邮寄形式传送报销单据增加凭证遗失风险。省级分公司与中支公司多分隔两地, 中支公司集中报销多需要以快件形式寄送原始报销单据, 使得原始报销单据遗失和财务信息泄露的风险不断增加。

相对于原有的分权式管控, 集中管控符合公司强化分支机构管控和加强财务管理的总体需求, 但凸显的问题很可能影响基层单位对集中式管控的积极性与能动性, 因此加强费用管理改造财务流程已刻不容缓。

二、员工自助报销的运用和流程设计

1. 员工自助报销的简介

员工自助报销是基于互联网络的在线报销流程, 公司员工可以在任何时间、任何地点提交费用报销申请, 相关审批权限人仅通过报销系统进行网上业务审批, 财务人员在报销系统内确认后可自动生成记账凭证, 并实现网上银行直接支付。员工自助报销具有如下优势: (1) 实现报销流程的标准化和规范化, 提高审批工作效率。 (2) 强化费用预算的控制手段, 使预算管控落到实处。 (3) 提高公司无纸化办公效率, 对于异地报销而言更是减少了票据遗失的风险, 提高费用报销程序的透明度。

2. 自助报销的集中化报销流程设计

(1) 集中化报销流程的管理组织结构

在集中化报销流程下, 省级分公司的费用管理组织架构主要分为四层:第一层是预算和费用报销的申请单位;第二层是预算及费用审批人, 主要包括费用归口部门及省级财务共享服务中心;第三层是系统运维与保障部门, 主要为信息技术部门;第四层是审计部门, 包括总公司或区域公司审计部门;第五层是省级分公司领导管理层。

(2) 集中化费用报销的流程再造

(1) 申请单位初始流程

费用报销经办人负责纸质费用报销单据的填制, 同时在员工自助报销系统中完成初始录入, 主要包括:一是经办人应对原始单据报销事项及报销票据的真实性、完整性负责, 系统录入报销事项应与纸质原始单据保持一致;二是注重报销费用项目的预算支出提示, 如已超出预算或预算不足, 则应终止报销, 严禁串用预算项目;三是相应的佐证材料务必齐全无误, 票据及相关佐证材料应完整无遮挡的平铺粘贴并完整无误地扫描进入自助报销系统。四是收款人信息及费用属性等信息应完整无误, 确保审批完成后自助报销系统自动准确完成资金支付并进行费用分摊。

机构财务对纸质原始单据进行初审, 并在员工自助报销系统中完成初审。主要包括:一是机构财务应对费用报销的准确性、规范性负责;二是做好报销原始票据的真伪复核和佐证材料的复核工作, 确保系统内数据与纸质原始单据一致;三是对自助报销系统内的费用预算情况及辅助核算情况进行初审, 确保费用项目性质和预算动支准确无误;四是纸质原始单据的编号与保管工作, 确保审批完成后附上完整的签批页并对原始单据归档。

机构审批权限人在自助报销系统内完成费用报销的审批工作。

(2) 省级公司审批流程

分公司机构会计等审核人员负责在自助报销系统中审核费用报销项目、费用险种性质及预算项目等信息是否符合要求, 对于需要相关权限部门会签的报销事项提请相关部门审批;相关权限部门以及省级分公司领导管理层依据归口费用职责在自助报销系统内进行审批。

(3) 审批结束的财务处理

分公司共享中心主管会计对自助报销系统内报销数据的财务处理结果复核, 并对报销费用会计科目使用的准确性、账务处理的及时性以及辅助核算的合理性负责;分公司共享中心资金岗对自助报销系统内经主管会计制单确认后的报销单进行电子支付;支付成功后由机构财务在自助报销系统内打印费用报销审批页, 并在财务系统中打印凭证页, 与纸质原始单据整理归档。

3. 集中化报销流程的管控重点

(1) 预算的管控。自助报销系统须事先导入预算数据, 因此预算的编制与配置显得尤为重要。当前公司推行全面预算, 以成本控制为基础, 以现金流量控制为核心。在费用预算在制定并下达后, 各成本中心在预算动支时, 应严格要求实际费用支出不得超出预算使用, 不得跨费用类型使用, 同时通过做好事前审批、事中控制、事后监督的方式不断加强预算管理。

(2) 报销过程的管控。自助报销系统均为自定义审批流程, 自动将费用报销人的报销申请传递至下一环节的审批人审批, 报销过程亦可进行一定调整, 如增加会签人员等, 但原则性的报销流程不得随意更改, 例如省略关键岗位审批;相关的审批人员应随时查询上级审批人员的意见和建议, 以便对该项费用动支作出独立判断, 确保费用支出真实、合规。

(3) 信息化的管控。为确保集中化报销流程的顺利实施, 需要建立强大的自助报销系统, 该系统起着信息收集平台的作用, 实现数据的收集、规范、共享和集成, 同时为公司的网银支付、财务系统对接提供有效的手段。为此, 除了开发完整的自助报销系统, 配套的扫描仪、服务器及数据库等均不可少, 其稳定性、开放性、易用性、安全性也至关重要。

三、总结

财务集约化是一项长期复杂的工作, 集中化报销流程仅仅是其中之一, 公司应结合自身的实际情况, 按照财务业务集中的程度逐步实施或设计, 从省级或区域集中模式逐步实现全国集中模式;通过费用报销的集中管控, 逐步改造实现人力成本集中管理、固定资产集中管理等等, 以全面改善公司的经营管理水平, 为现代化公司经营目标而努力。

参考文献

[1]赵亚娟.财务共享服务中心模式下我国保险业费用集中报销问题研究[J].经营管理者, 2013, (08) :239.

2016报销和付款操作指引资料 篇3

为规范和指引各单位费用报销及付款操作，明确相关人员责任，特制定本指引。

一、原始票据规定

各项目经营过程中所有涉及产品购销、资产购置、业务推广、项目后续维护、差旅、办公及业务接待等经济活动，所发生的财务收支结算业务，一律凭国家和公司认可的合法票据作为财务核算的原始依据。

（一）原始票据分类：

1、增殖税专用发票；

2、产品销售普通发票；

3、服务行业专用发票（广告、咨询、餐饮、旅业）；

4、运输企业专用发票及票证（汽车、火车、轮船、飞机）；

5、特殊行业规定的专用票据（银行、邮电、保险）；

6、财政部门印制的行政事业单位专用收付款凭据；

7、国家规定的其他票据；

8、公司内部自制的结算票据（工资单、转账通知单、资产入出仓单、内部使用的收付款凭据等）

（二）原始票据填写规定：

1、增值税专用发票应包括的内容：购货单位全称、法定地址、税务登记号码、开户银行及账号、购置产品、货物名称（凡名称用英文或数字代码的一律应写明中文名称）、规格型号、数量、单价、增值税率、税额、大小写金额以及供货方单位名称、地址、税务登记号码、发票或财务专用印章、经办人等

2、除增值税发票以外的其他票据包括的内容：发票名称、客户详细名称、商品或服务项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位名章；

3、汽车、火车、轮船、飞机专用票据包括内容随行业定；

4、所有发票必须复写或电脑打印，票据不得涂改，字迹必须一致，大小写必须一致，按照发票规范的填制要求填写并签名、盖章，对发票格式不能列明详细资料的，必须附详细的货物清单。

5、增值税票、运输票开出的日期与付款日期必须是为180天有效期内。

6、业务费发票除了用于业务招待费、岗位业务费以外，原则上不得用于其他费用报销。特殊情况凭报告报销。（商品或服务项目尽量少涉及业务费，）

二、单据粘贴规定

1、所有单据的附件必须收集完整，附件资料与相应的发票归集在一起，排列顺序从上到下依次为发票、业务报告、合同文件、价格文件、验收或入库凭证和其它附件资料；

2、票据必须正面向上粘贴，增值税发票必须用大头针或曲别针钉装，其它发票和附件资料用胶水粘贴整齐，粘贴位置以单据左上角为准，向右、向下厚度均匀，不得将发票内容覆盖，也不得用钉书机钉装。粘贴的票据不得超出单据所覆盖的范围，超出部分需裁剪或折叠整齐。各财务中心必须严格把关单据粘贴，不符合要求的单据必须退单重贴。

四、机械费付款规定

1、一次性使用的机械台班费如需要当天使用结束时就付款的，需要在使用机械台班前就预报好需要付款的情况，在付款时需要对方提供机械台班使用单、机械费发票（最好是增值税专用发票）、收款收据。

2、长期使用的机械台班，需与对方签订机械台班使用合同，平时作好台班使用记录，每次使用后要求对方出具机械台班使用单，签字后各留一份，每月核对往来，按月或按季度付款，付款时需提供机械台班使用单、对账单、五、材料付款规定

（一）材料月度付款

1、各单位每月27日前提交《付款审批明细表》，按照合同/协议结算并注明付款方式，经财务部长审批后3个工作日将付款计划导入SCP系统，便于供应商查询，出纳每月15日前按计划付款完毕；

2、为提高付款效率，月度付款原则上只安排当月应付帐款余额不低于一万元的单位，当月应付帐款余额不足1万元的累计到以后月份再付；

1、特殊情况付款：对于以下几种情况，可以根据实际情况列入月度付款计划，但各产品公司财务必须在每月27日前知会财务部并报送书面资料： 1）小额付款，即金额不足1万元的付款； 2）已签订终止协议的供应商清算余款； 3）因特殊原因需暂时调减其付款金额。

（二）货到付款

付款资料要求：发票、材料入库单、采购合同（或免招标申请、紧急采购申请单）。

（三）预付材料款

1、为降低风险，原则上不对供应商预付货款。特殊情况需预付货款的，必须提交书面申请，经财务部部长同意后方可办理（经销商指定供应商或生产急需小批量的材料、条码和菲林采购预付款除外）；

2、预付款必须签订合同，合同必须载明确定的数量和金额以及预付款的条款；

3、付款资料要求：预付款申请、采购合同（或紧急采购申请）、审批 报告；

4、采购部门在收到材料后，必须督促供应商在15日内开具发票并提交财务入账，以核销相应的预付款。超期核销的，财务部门将通知人力资源中心在其工资中扣除。

八、劳务费付款规定

九、退还保证金规定

1、退还保证金必须提交收据原件；

2、已终止合作关系的供应商退还质量保证金，需提交《供应商业务结算单》、收据原件和合同复印件，如果是分次退还，第一次退款时复印收据一份，由财务在复印件上注明未退金额，作为第二次退款依据。

十、付款流程跟踪

为跟踪各项付款单据的流转和付款情况，保证业务的正常进行，特对各项付款审批和查询做出如下规定：

（一）财务管理部在共享中心中按照分权及授权情况建立各项付款的审批流程，选择路径为：财务共享中心各项报销或付款流程；

（二）出纳分工：

1、出纳的分工：何少霞负责电饭煲、商用厨房，冯淑婷负责电磁炉、炊具、电子公司，韩少娴负责饮水设备，周敏宁负责职能部门生活国际；

（三）各经办人不能确定流程节点人员时，请与对应会计人员咨询；

（四）现金付款或材料月度付款计划不需要启动电子审批流程；

（五）对于紧急付款的，经办人在启动流程时要予以说明，同时在提交实物单据时告知出纳人员。紧急付款仅限于严重影响正常经营活动的情 况；

（六）出纳人员每天下班前从资金系统中将未付款单据清单提交给各专业负责人，并对未付款单据跟踪情况。对提交后正常付款10个工作日及紧急付款2个工作日未付出的款项，要提交未付款明细及说明给项目经理审核；

（七）各单位将出纳提交的未付款清单转给相关人员，也可以自行在资金系统中查询审批或出款情况，原则上出纳人员不接收各经办人或供应商的查询；

（八）会计管理中心每月对出纳人员跟踪付款情况纳入月度绩效考核。

十二、本指引由财务会计负责修订和解释，自发布日起执行。

附件

财务票据整理和粘贴要求

在日常报销工作中，经常发现有一些票据粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐，或者是把票据粘贴在报纸上，这些都给会计报销的后续工作（会计合计金额、稽核、装订、会计档案保管等）带来很大的不便，尤其是耽误报销者的时间，鉴于上述情况，我们将财务票据粘贴要求规范如下，希望大家配合执行。

一、票据整理、粘贴要求

1、分开需要粘贴的票据和不需要粘贴的票据。对于集中较多票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。其中差旅费应单独填写差旅费报销专用凭证，单次出差须形成回形路线。如有替代发票，请在填报时按发票信息填写报销单，再用便签条注明替代的是哪个业务。

2、将需要粘贴和不需要粘贴的票据分别分类，同类票据（如餐费类、出租车票类等）应集中在一起。

3、粘贴票据的纸张大小：应用和支出凭单同样大小的结实的白纸（使用过的纸亦可，外露部分应保持洁白），不要用报纸或比较薄的信纸粘贴，粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围。

4、粘贴要求：粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下、左右起止的顺序均匀粘贴，确保粘贴后依然平整。其中，车票的粘贴如下图。

5、粘贴在一张纸上的所有票据作为一张附件计算，并将合计金额写在右下角。

图 1 火车票的粘贴

图 2 车辆通行费发票的粘贴

图 3 出租车票的粘贴

如图：靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票，不得集中在中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外。

6、按照上面的粘贴好后，填单报销，齐右上角粘贴在如上图已整理好的发票正面，注意粘贴面不要过大而影响发票的有效性。

二、注意事项

1、不要将票据颠倒放置、粘贴；不要用订书机订票据。

2、粘贴票据只能用适量的胶水，不能用固体胶棒粘贴。

3、对于粘贴不规范的票据，请自行重新粘贴。

4、票粘贴纸为A4纸；图中左侧空白区域为装订区，宽度为1cm，高度为A4纸宽度，请注意票据的金额及其他主要信息不要贴到直角区域（如图一已经盖住票据信息，审核将核减该发票金额）。

5、粘贴系统打印出报销单时请注意对齐左上角

6、发票和收据及其它凭证分开粘贴，分开汇总报账。

三、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：

1)阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报账金额为12345元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.00元。

2)大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”并用圆圈圈住ⓧ，在数字是0的位置填写汉字“零”。例如，报账金额为￥2034.50元，则大写数字栏内填写：

ⓧ拾ⓧ万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分

3)汉字的数字大写标准写法为：

壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾

佰 仟 万 元 角 分

四、报账流程

1、认真整理、粘贴发票，正确规范填写发票粘贴单↓

2、所属项目费用业务负责人签字↓

3、项目经理签字↓

4、报经理审批，持领导签过字的发票粘贴单到财务，由财务负责报账审核的会计逐项审核发票↓

著名地产公司工程付款管理制度 篇4

万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日 合众不动产投资管理中心 工程付款管理作业指引 1.目的: 为了加强对项目工程付款的管理，规范工程付款作业流程，提高项目资金管理能力。2.适用范围: 公司所有在建工程项目的工程付款管理作业。包括策划合同、设计合同、工程施工合同、材料采购合同及其他合同等。

3.操作方法及流程 付款满足的一般原则: 已经签订有效的工程合同;满足合同中要求的付款条件;所有请款工程内容及工程量需符合形象进度的要求。3.2(付款时间要求: 3.2.1.承包商每月25日前向监理公司递交本月进度款申请资料(上月25日至本月24日的工程进度款申请)。3.2.2.次月1日下班之前项目经理部向财务部申报本月资金计划。

3.2.3.次月15日财务支付工程款。(原则上每月只办理一次工程款审批，如果需要在月初或月末支付，需要项目部经 办工程师通过邮件向财务负责人、主管领导报告，获审批同意后才可执行，并同时抄送给项目成本人员和成本部经

理。)3.3(操作流程: 万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日

万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日

万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日 万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日

万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日

万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日 万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日 4.工程付款类别及相应资料组成: 4.1.预付款

当达到合同约定的付款条件时，承包商报送预付款申请资料交监理公司审核，预付款申请资料必须包

括: a.工程(材料)进度完成情况确认表;b.合同原件及复印件;(也适用于直接支付进度款的首次付款)c.帐号资料证明;d.其他需要提交的证明资料。

所有预付款申请资料必须提交一式两份，并且两份资料须完全一致。进度款 4.2.承包商按照合同约定完成相关工程进度，承包商报送进度款申请资料到监理公司审核，进度款申请资料包括: a.工程(材料)进度完成情况确认表;b.合同中关于付款的相关页面复印件;c.工程量清单(连电子版本);d.帐号资料证明;e.各类扣款单复印件;f.奖励通知单复印件;g.违约索赔单复印件;h.已经通过成本部复审的签证结算累计汇总;i.已经通过成本部复审的签证结算书封面;j.确认工程造价之预算;k.其他款项往来证明;l.形象进度照片;m.其他需要提交的证明资料;所有进度款申请资料必须提交一式两份，并且两份资料须完全一致。4.3.材料款

承包商以材料签收单为依据，报送材料进度款申请资料到监理公司审核，材料款申请资料包括: a.工程(材料)进度完成情况确认表;万科,重庆,房地产有限公司 编号 VK-CQ-CB-02 密级 秘密 名称 重庆万科工程付款管理作业指引 版本 A/1 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日 b.合同中关于付款的相关页面复印件;c.材料款申请表;d.累计材料供应清单;本月原始送货单;e.f.已经审定的签证单结算书封面;g.扣罚款，奖励单等往来款项证明;h.帐号资料证明;i.发票。所有材料款申请资料除 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日

5.1.2.1.合同编号、名称及承包商名称正确性，如果遇到公司更名，收款单位和合同约定单位不一致时，需

要注意一定要求对方提供委托书，工商局的证明资料等查对核实后方可办理支付。5.1.2.2.若承包商无法满足合同约定的相应质量、安全及技术等要求，项目工程师视具体情况给予适当扣减

进度款甚至停付进度款等处罚措施;5.1.2.3.核实申请当月完成的工程量是否与现场当月24日截止的形象进度一致(超出合同承包内容或施工范围

部分是否在付款申请资料中提交补充预算、指令单、变更单或签证结算书)，并在付款申请资料的汇总表及

工程量清单中签名确认并逐项注明，不许签署如“同意按照合同付款”等模糊性的审批意见。工程

进度可以用形象进度完成百分比来表示，但必须有详细的进度描述，如模板完成至 编制 刘丛胜 修订 审核 批准 生效期 2008年 月 日 6.1 帐号资料证明

6.2 工程(材料)进度完成情况确认表;6.3 完工工程量清单 6.4 结算对帐单 6.5 结算协议清单

公司费用报销管理制度 篇5

一、目的

为了加强公司财务管理，强化费用控制。

二、适用范围

河北XXX——费用报销管理。

三、职责

1、财务部负责制度的制定；

2、各部门负责按照制度执行。

四、费用报销规定

1、费用报销审批权限：

公司的费用开支均由各部门经理负责审核，财务部核实，但最终批核权由总经理审批。

2、如遇总经理外出，又急需于支付时，可按下列情况处理：

费用在500元以下的，经部门经理审批后，财务部可予以先行报销；

费用在500元以上的，先由部门经理向总经理报告，再由总经理口头（电话）或书面（传真、E-mail）指示财务人员先行处理。

以上两种情况，财务部必须待总经理回来时，再将有关单据交给补签。

3、具审批权限的人员，不得签涉及自己的费用，其费用则由其上级主管人员负责签批。

4、所有的费用开支必须先获享有审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。

五、费用报销流程：

1、当费用发生后，受款人必须在三天内填写有关的报销凭证，并办妥本部门的审批手续，再送往财务审核，超出3日的费用不予报销，责任自负。

2、.财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据，重点要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务部应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门经理及总经理知晓。

3、由受款人按规定填写好《费用报销单》，交部门经理审批；经财务部审核无误的单据，由财务部送给总经理签批。

4、财务部在收到经获总经理，部门经理（500元以下）批核的单据时，应当尽快，足额地支付有关款项给受款人，并在费用统计表上签收领取金额款项。

5、受款人到财务部领取款项，在收款时，应当面点清款项，并在费用统计表上相应领取的金额栏内签字确认。

六、借款事项：

1、当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单。

2、借款时写清借款的理由或用途，当日借款金额在500元（含）以内的经部门经理审核、审批。借款金额超过500元时，除完成以上程序外，还须上报至总经理报准后方可支付。

3、借款人在办妥相应的事项后，应及时办理报销手续，尽速与财务结算清楚。

4、借款人在财务处已有借款没有还清时财务部有权拒付二次借款。

5、当借款人不及时结清借款之项目时，财务部有权从薪资中抵扣。

七、重点费用有关规定：

1、工资： 每月15日为薪金发放日。

①、薪资计算周期，每月1日至最后一日为一个月周期，每月25日后入职当月不发放薪资，计入下一个月薪资内。

②、公司行政部在每月6日前，将上月各部门员工的“考勤工资”上报财务部。

③、财务部在每月10日前，将所有员工的工资计算完毕，并交总经理签批。

2、交通费用及其他费用报销规定：

员工在市内交通费及其他费用根据实际情况，由经手人到行政部申领报销单据，经部门经理核实批准签字后，按经手人提供的合法发票实报实销。

3、交际应酬费：

①、一般人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应当掌握分寸，发生金额在100元以下，事先须经部门经理同意。如发生额在200元以上/餐次的，必须先获总经理的批准。

②、一次的金额应控制在人均50元以内，如发生额在500元以上的，必须有证明人签字。

4、市内交通费： ①、经部门经理批准，因公外出的车费、油费（仅限公司车辆）可实报实销；

②、无特殊事由交通工具均以公交车、地铁为主；如遇紧急情况和恶略天气可以乘坐出租车。

④、其他特殊情况，总经理批准。

5、费用报销的有关规定：

①、每次报销费用，必须在事项结束起3日内完成，特殊情况一周内完成，过期财务部可不予报销。

②、有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写，具体要求如下：

●报销凭证一律使用黑色水笔或钢笔填写：

●报销人姓名一律使用中文字书写，字体要清楚。

●所属部门按报销人所在部门的名称填写：

●填报日期按填写当日的日期填写：

●附件张数按所附单据数量填写：

●大、小写金额必须填写一致，不得涂改：

●发票、收据必须分开填写有关“费用报销单”；

●凡涉及购物或非本人事项的报销，必须有本部门同事作验收或证明人的签名；

●如填报未符合上述要求，财务部有权要求经办人重新填报。

●所有费用报销，必须凭“发票”或“收据”为原始凭证，如确实无法取得原始票据的，须以“支付证明单”代替，并必须注明未能取得票据的原因。

●如遇有票据丢失的，将视同没有发生费用，相关的损失由票据丢失人承担。

●所有票据必须真实，如发现作弊时，财务部将按票面金额的两倍处罚当事人。

6、关于办公用品的采购及维修：

①、各业务部门及各分部所需采购办公用品必须于每月10日前上报行政部，由行政部进行审核汇总，上报总经理审批。

②、行政部根据审批采购计划，填写“借支单”，到财务部借支采购。

③、所采购的物品必须统一保管，领用物品时填写领用表。

④、办公设备的维修，要求事先申请到行政部备案，由行政部负责，请专人维修及购置维修所需物件，各部门无权自行处理。

7、其它

7．1本规定由财务部制订并归口管理；

7．2本规定将会根据公司实际情况随时修订；

7．3本规定自签发之日起实施。

财务部

从责任角度谈加强高校暂付款管理 篇6

一、高校暂付款的特点

1. 涉及的面广:

高校暂付款分为教育事业类和科研事业类暂付款。教育事业类暂付款包括工资暂付、福利费暂付、公费医疗暂付、购置费暂付 (包括固定资产、图书购置) 、网络工程建设、实验室维修、基建工程、校园绿化暂付款以及备用金、师资培训、出国访问、结转自筹基建、单位发展基金等项目暂付款项等, 科研事业类暂付款包括科研合作费、职工差旅费、实验材料、仪器设备暂付款等。

2. 单笔金额大, 总额大:

以前高校暂付款项一般是金额较小的备用金借款以及差旅费的借款, 目前高校暂付款中结转自筹基建、单位发展基金、工程款、科研协作费、进口仪器设备等借款金额大, 以某重点师范大学至2005年底暂付款清理所列资料为例, 共有654笔暂付款没有报账, 合计金额达4 128万元。其中:5万元以下的借款共534笔合计452万元, 仅占应收及暂付款的10.95%;5万元~10万元的借款共51笔合计396万元, 占应收及暂付款的比率是9.59%;而10万元以上借款的共69笔合计3 280万元, 占应收及暂付款的比率是79.46%。大多数高校年末暂付款总额以亿元以上, 以某省属211学校近几年暂付款金额为例, 2007年末暂付款12 209.9万元, 2008年37 244.24万元, 2009年11 699.29万元, 2010年16 384.5万元, 2011年26 352.99万元。

3. 账龄长, 有坏账、呆账存在:

高校的暂付款作为流动资产的一部分, 应是可以在一年内变现或耗用的资产, 具有周转快、变现能力强的特点。但是一些工程项目的暂付款涉及完工后审计等工作, 大型固定资产的购置款涉及政府采购、仪器验收等工作, 客观上存在还款时间长的问题。除此以外目前大多数高校都存在大量三年以上未核销借款。以某大学为例, 三年以上的暂付款金额达到6 200万元, 其中:十年以上未清理暂付款达279笔, 二十年以上未清理暂付款达113笔。有部分借款由于借款人在工作岗位变化, 甚至借款人已经退休或者死亡, 或者单位负责人已变化, 责任不清等原因已经了形成呆账、坏账。长期拖欠必然是虚增高校资产, 造成账实不符的现象。

4. 科研事业类暂付款比重较大:

随着中国教育事业的不断发展和规模的扩大, 近几年大多数高校向研究型大学发展, 科研活动将日益增多, 承担的科研项目和筹措的科研经费也在呈现出大幅度增长趋势。在科研经费逐年增加的同时, 科研合作的预付以及大型设备的购置预付款、实验材料、调研差旅费等借款业务频繁。科研业务类借款在整个暂付款中占较大比重。

二、高校暂付款管理采取的措施

1. 大多数高校由财务部门制定了管理办法:

高校一般对借款原则按“前款不清, 后款不借”、“一事一借, 一事一清”进行规定[1], 对还款期限做了规定, 但是由于借款人有各种各样的理由, 高校的借款原则和还款报销的时间难以执行。对借款人资格做了规定:高校规定暂付款的“借款人”必须是学校的在编教职工, 学生不得向财务处借款, 但是有的高校科研业务频繁, 研究生也可以办理科研经费的借款。对各类借款的金额限定和大额借款的审批程序做了规定, 但是超预算、超规定的借款时有发生。

2. 对逾期不还的借款采取不定期催报及部分扣款的办法:

财务部门利用账务处理系统对暂付款进行了分析, 催报, 在对已超出规定期限未清账的, 于年中或年末进行书面通知工资到借款人, 教育事业类借款超时未还款报销的由工资管理人员扣借款人的奖金, 科研事业类借款未还款报销扣课题负责人的校内津贴。在高校财务部门的努力之下, 暂付款的清理工作起到了一定的成效, 但是部分借款人及时还款报销的意识不强, 经费负责人对于督促清理暂付款的责任认识不清, 加上高校没有配套的暂付款清偿管理责任的办法等问题的存在, 关于暂付款管理中各种责任问题有待进一步探讨。

三、基于责任角度加强高校暂付款管理的对策

1. 财务部门作为工作重点, 进行审核入账把关、账龄分析、定期催报的责任:

财务人员要按照会计职业道德的要求, 不能徇私舞弊, 对于要办理的借款进行借款理由、借款金额、审批程序做出严格把关, 对前欠借款的偿还情况进行清查, 严格按照暂付款管理办法的规定进行新的借款。现行高校财务制度中虽然没有坏账准备金的提取方面的规定, 但每一个会计期末必须由专人对于高校应收及暂付款进行账龄分析, 通过财务软件系统进行应收及暂付款的汇总, 及时将借款信息按部门归类, 在校园网上通知应还款的信息。将汇总的借款资料打印成册, 交到各单位办公室通知到本人或利用通信技术与财务软件的结合将未还清的借款通知本人及项目卡负责人。财务软件的前台核算与校园网络的后台管理连为一体, 使借款人能够利用校园网络查询到借款信息。

2. 借款人树立偿还借款的意识, 及时还款的责任:

无论是预算资金、预算外资金以及科研经费拨款形成的各项暂付款, 都属于国有资产的一部分。暂付款的及时偿还, 有利于资金运作, 促进高校教育和科研事业的有序进行和发展;暂付款的核销, 是借记教育事业支出或科研事业支出科目, 贷记暂付款, 可以减少因暂付款而虚增的资产, 有利于会计信息的真实性。借款人必须树立及时清欠意识, 认真领会学校关于暂付款的管理规定, 在规定的时间内履行报销手续, 杜绝非法占用公有资源。财务部门可以在全校范围内, 对应收及暂付款项管理实施细则进行宣讲, 让全体教职工全面了解具体管理中的各项条例以及深层次上对财务风险的有效防范。

3. 各部处、学院负责人加强教育事业类资金暂付款管理的责任:

学校下拨的教育事业经费一般是按照用途分不同经费卡管理, 暂付款的审批程序应严格按照“一支笔”制度执行, 杜绝一卡一个负责人审批的管理方式。建立经济责任制, 暂付款的追收作为各部处、学院负责人一项工作任务, 在其年度工作考核、在职经济责任审计的时候作为一项工作指标, 进行绩效评价。尤其是在其离任的时候必须完成清理并办理好下一任领导的移交工作, 确实不能结清的要就未尽事宜与下一任负责人作好移交与确认工作, 并商议解决的办法及进行备案, 避免出现因前任与后任互相推卸责任, 一些借款长期挂账, 不能清理现象存在。建立责任追究制度, 借出的现无法收回的公款, 要追究审批人和借款人的相关行政、经济和法律责任[2]。

4. 科研经费负责人履行“课题负责人”制度, 加强科研事业类借款的清理责任:

高校科研经费的借款, 按照国家“课题负责人”的规定, 由课题负责人主管签名, 课题参与人或研究生办理借款。但是科研经费是主管部门依托高校是国家经费, 所有经费的管理必须符合财务制度, 课题负责人要按照各类科研经费的管理办法以及财务制度的规定, 认真履行借款手续, 对于大额借款, 要严格履行学校的各项审批手续, 经学院领导和学校主管领导的审批。财务部门应实时将欠款情况通知到借款人及课题负责人, 及时通知有关人员到财务部门办理结账手续。对于科研设备购置款、论文版面费等及时做好发票的催收及相关手续的办理, 及时入账。除了科研经费收入与课题负责人的薪酬挂钩以外, 其年未暂付款的清偿情况应作为计算薪酬的依据之一。

5. 管理部门相互配合, 监督暂付款清理的责任:

暂付款项的管理控制是一个系统工程, 需要高校内部各部门之间的相互协调、相互配合、相互监督[3], 高校应收及暂付款管理除作为财务处的工作重点以外, 应该上升为学校各管理部门工作的一部分, 形成以财务处为中心, 各部处相配合的监督管理机制。教育事业类资金借款人一般只能是学校职工, 人事处要做好师资培训、出国职工安家费等借款的清理, 在职工离校、离职时应收及暂付款的清理工作, 没有清理借款的职工不能办理离校、离职手续;加强医药费借款的清理, 职工出院之后家属领取抚恤金前必须结清医药费的借款。资产设备处及时办理有关固定资产的政府采购、验收手续, 促进仪器设备预付款的及时结账。

科研处负责监督科研经费的借款清理, 没有还清借款的科研经费, 不应办理借题手续, 杜绝有些科研经费负责人在结题前突击借款的现象。研究生在科研过程中的借款作为办理离校手续的重要一部分, 在财务部门清欠、盖章之后研究生处才能办理其离校手续。

审计、监察处在做有关经费负责人经济责任审计的同时做好暂付款的清理和移交监督。组织部门、纪检监察部门协助财务部门工作, 对于存在故意拖延冲报或情况特殊又无书面说明的给予通报批评, 以严肃财经纪律。

管理好高校暂付款, 合理利用资金并保证资产的真实、安全, 促进资金流动, 任重道远。需要全校上下的共同努力, 使有限的教育资金、科研经费发挥好作用, 促进教育、科研事业大力发展。

摘要：高校暂付款在经过近几年的清理之后仍然存在金额大、账龄长等特点。增加各层面加强暂付款管理的责任感, 将经济责任制度制定到暂付款管理办法之中, 是提高高校资金的利用率、解决暂付款长期、大额挂账的重要途径。财务管理人员要将暂付款管理作为工作重点, 履行严格审核及定期催报的责任;借款人要提高及时偿还借款责任意识;经费负责人有履行追回欠款的经济责任;其他管理部门有相互配合监督的责任。

关键词：责任,高校,暂付款,管理

参考文献

[1]高等学校财务制度讲座编写组.《高等学校会计制度》讲座[M].北京:中国人民大学出版社, 1998:61.

[2]苏运法, 张玉彪.高校暂付款清理的对策研究[J].教育财会研究, 2011, (2) :20-22.

分公司贸易财务收款付款制度 篇7

xx办字（20）第003号

——————— ★ ———————广xxx公司贸易财务收款、付款制度

一． 收款制度

1、公司目前结算方式，财务部制定内部收款流通凭证，对于预收账款的结算形式，开具蓝底收款凭证，对于送货收款的形式，开具绿底流通凭证，绿底流通凭证一式两联。

2、对于预收货款，业务人员收到货款后，应在当天交到财务部，财务人员出具蓝底收款收据，以此作为出库证明。对于送货收款，财务人员发货前开具绿底流通凭证，凭证一式三联，第一联交于计划部，计划部审核后交于业务员，作为财务部出具的出库证明，第二联财务部留存，第三联保管员留存，业务人员持计划部及财务部审核后的绿底流通凭证，到仓库办理出库。业务员在收到到货款后（收到客户货款时，必须有两人以上在场，互相监督），若是现金，则应在客户陪同下将货款存入银行。若是支票，必须进行反存，并在24小时内将绿底流通凭证、收货款凭证、出库单、磅单同时交到财务部，财务以此作为结算依据，同时注销内部绿底流通凭证。对于未注销的凭证，应追究相关责任人。绿底凭证必须经公司经理签字生效，经理不在，业务员或仓库驻在人员须电话联系经理，征得经理同意后方可生效。

3．公司收到货款

公司收到银行承兑汇票时，通知xx总公司财务部，并在当天传递给xxx公司。若是支票或现金,到帐后，将货款电汇到xxxx公司，并将电汇凭证传真件传到总公司,以便总公司财务部查收。

二、付款制度

１．采购付款

内贸部负责人应填写借款单,由经办人、部门负责人签字，然后由财务部主管会计审核签章，由主管经理签字, 业务人员须向出纳员出具收款收据，出纳员方可办理付款手续 ,借款单填写应规范、项目齐全、金额大小写一致，对于涂改的借款单主管经理应不予签字，对于金额较大、需紧急支付且主管经理不在的情况，要由主管经理授权人签字并电话通知出纳方予付款，做到专款专用，不得占用货款。对于收款单位名称、帐号、开户行发生变化，业务员必须及时变更，否则由此造成的汇票无法解付、发生退回的情况需由业务员承担责任。

2、向xx公司回款

由内贸部负责填写项目完整的借款单一式两份，由主管经理签字，财务主管签字，出纳员方可办理付款。

3、运费、港杂费等付款项目

内贸部负责人将签定的合同交财务部一份备案，取得发票后，由经办人、部门负责人签字，由主管会计审核签字，经理签字，业务人员须向出纳出具收款收据，出纳员办理付款。

4、办理退款由业务员填借款单，经主管经理签字，财务部会计审核，最后由财务主管签字，出纳员方可办理退款。

二○

年 月

日

主题词: 广州公司 收款

付款

制度 抄报:李殿喜、李伟、杨萌、黄国政、刘仁仲、初岩、张晓峰、张震 抄送：计划部、财务部、广州公司

公司费用报销制度 篇8

为了明确公司财务管理级次，强化公司的财务纪律，提高公司工作效率，落实各部门和各级管理责任人的职责、权利关系，现结合国家相关法律和公司的实际情况制定本制度

一、费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公

司一切事项报销的单据均需取得合法的凭证。

二、单据整理要求：报销人报销前必须整理好各类单据，首先对单据的类

别、时间、批次、项目进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘贴在费用报销单的后面，并在附件中注明单据的张数

三、预借款的要求：公司员工因工作需要事前预借款的必须填写借款单，写清借款原因，预借款金额和还款日期，借款单要有部门负责人，总经理，财务负责人签字后才能放款。

四、报销单据传递时效的要求：财务人员根据做账的及时性，以及配比性，掌握好各项报销的时间，原则上各项单据必须在发生结束后按照正常流程操作，当月发生的必须当月报销。

五、报销费用的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条和

其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，必须有总经理和财务主管共同认可，同时做到财务操作的安全合法。

六、公司各阶层员工，在上述流程中因操作失误，给公司带来损失风险的，根据情节大小有总经理办公室负责责任追究，并讨论决定

山东xxxx文化传播有限公司

浅谈无现金报销制度 篇9

关键词：无现金,报销

根据教育部、财政部《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》的精神, 高等学校应逐步改变传统的资金收付方式, 借助银行卡、网上银行等先进手段, 大力推行资金收支业务的电子划转, 最大限度地减少现金流动。学院从2005年升格为高职院校, 无论从规模到办学质量都有质的飞跃。资金运转频繁, 现金在日常办公中发挥着重要作用。但同时也带来了诸多不便, 给监管也造成很大困难。笔者认为无现金报销制度必将取代原有的现金报销体制, 使财务管理水平更上一个台阶。

一、无现金报销制度内容

无现金报账是指在报账过程中利用网络信息技术将原来的现金付款方式改为通过银行卡转账支付的方式。这种报销方式不必排队领款、缩短报账时间、减少现金风险。它的主要内容是:

(一) 填写转账信息。

借款或报账人员在会计核算科办理报账手续前, 需在借款单、经费报账单或者差旅费报销单上填写转账信息。收款人为我校在职教职工的, 可填写教职工本人人员代码, 系统将会直接关联其本人的银行工资存折;收款人为在职教职工以外人员的, 需填写其在宜兴市办理的银行卡卡号 (存折号) 或直接持卡在报账时刷卡。

(二) 确认转账信息。

借款或报账人员在会计核算科办理完审核手续后, 需到结算科出纳窗口认真核对转卡支付受理通知单上的转账人姓名、卡号 (账号) 、支付金额等信息 (提供银行卡号支付的, 受理通知单上只显示卡号和金额, 无姓名, 所以请务必提供收款人正确卡号) 并签名确认;待出纳人员通过系统向银行发送支付信息, 并由银行确认交易成功后, 报账人即可领取通知单存根联离开。

(三) 转账金额查询。

账款到账时间为办理完报销手续的次日。到账查询方式有三种:一是凭本人身份证到银行柜台开通网银查询版, 自己在网上查询发生额和余额 (无年费、无风险) ;二是到银行柜台或柜员机查询;三是办理短信到账提醒服务 (需要各单位向银行提供本单位职工姓名、银行卡号、手机号集中办理) 。

二、无现金报销制度优点

1、简化报销流程, 提高工作效率, 缩短了报账人员的等待时间。随着我校跨越式发展, 经济总量不断增长, 财务报销业务日益繁忙, 教职员工及学生普遍需要较长时间才能办理完业务。使用无现金报销, 能有效地改善此现状。

2、减少相关的现金风险, 加强内控机制。采用无现金结算, 可以进一步完善内控机制, 规避涉及现金的各类风险, 如假币风险、差错风险等, 也减少了报销人员携带、保管现金的风险。

3、无需预约。由于无现金结算不涉及现金, 是通过财务系统与银行网络对接实现资金划转, 所以采用无现金报销的师生无需事先预约现金, 可以直接到财务处办理报销业务。

4、推进资金结算方式的变化。无现金结算方式是目前金融机构等单位已经普遍采用的先进的、安全的结算方式, 是财务管理改革的必然趋势。在国内高校中也已经开始引入无现金报销服务, 如浙江大学、苏州大学、四川大学、重庆大学、山东大学等, 得到了广大师生的欢迎。

三、无现金报销制度的补充说明

无现金报账的支付方式改变了传统意义下的现金支取, 报账的师生不能直接领到现金, 认识上还存在着一些顾虑, 需要我们财务人员和师生作进一步沟通。网络系统运行时间短, 在实际操作中也存在一些问题, 这有待于进一步完善网络系统。

1、有些老师不理解, 担心报销款项划入银行卡怕影响个人所得税的计税标准, 不想打卡, 财务部门应采取多种形式加大宣传力度, 对个计税问题需要解释清楚。无现金转账系统不涉及个人收入, 不影响个人所得税, 各类人员经费仍按原方式发放, 不通过该系统转账。这样打消他们的顾虑, 使无现金支付方式得以顺利推广。

2、审核录入时的银行卡信息有误, 或者经办人提供的银行卡号有误, 这导致出纳在打卡时出现打卡失败。这种情况一方面审核人员在录入时要仔细核对严格把关, 根据经验判断, 对有疑义银行卡先进行核对, 确保提供的银行卡信息正确无误:同时在审核完成后, 应提醒前来报销人员再核对银行卡信息, 确定无误后签字, 并留下联系方式, 这样可以减少打卡失败的情况。

3、由于网络问题, 在银行卡信息都正确的情况下也会打卡不成功。这是系统原因造成的, 目前弥补的方法是解锁后重新打卡。应不断联系软件开发部门和银行共同把网络维护好, 有必要在前期试运行的基础上, 对财务无现金报账系统进行了进一步的升级和优化。另外每天报销结束后出纳及复核人员再仔细核对是否每一笔无现金报销打卡都成功, 若不成功则查找原因后分析处理。

4、有的教师急于用现金, 因此经常有老师抱怨打卡后, 还要去银行取钱不方便。这种情况下, 可以与银行联系在校内增设自动机以方便师生取款。有的老教师对新生事物接受较慢, 报销款项入银行卡后习惯上去银行临柜取钱, 甚至不习惯在自助柜员机上取款, 这一方面需要我们审核人员对其进行解释沟通, 让大家体会到无现金报账的优势。

5、由于条件限制, 师生无法及时查询报账款项是否及时打入银行卡。很多老师反映报销款项打入银行卡时查询不方便。他们原来习惯了领取现金, 无现金报账后第一反应就是我的银行卡上是否相应准确地打了报销款, 这就需要财务部门会同银行等部门增强这方面的硬件建设, 在报销大厅或附近多设银行查询系统, 以便让报账的师生及时查询入账情, 当然开通银行手机短信服务的持卡人亦会即时收到短信提醒服务。

高校无现金报账是一种趋势, 在已实施的高等校中取得了一定的成效, 深得广大师生的欢迎和支持, 财务部门需要认真对待, 并不断总结, 不断完善这一举措, 相信会给广大师生提供更大方便。无现金财务报账制度, 可以理解为借助强大的网络资源, 通过财务转账POS系统为使用单位自身及持卡人提供快捷的报销、转账结算服务。财务人员在办公室即可实现资金划转和报销, 既可节省财务人员的人力, 又可最大限度降低提取大额现金的在途风险。目前无现金报账制度已在一些行政单位、企业事业单位施行, 并且取得初步成效。在高校建立无现金报账制度可以最大程度地减少现金支付结算, 强化资金动态监控, 从源头上堵住现金支付漏洞, 规避现金风险, 简化资金划拨, 节省人力物力, 从而完善财务制度。

参考文献

[1]、刘大勇;李翠霞;关于企业内部控制制度的研究[J];商业研究;2008年05期

[2]、刘晓霞;;浅谈财务制度中的内部控制[J];内蒙古科技与经济;2011年04期