材料采购及付款流程

2024-07-28

材料采购及付款流程（精选10篇）

材料采购及付款流程篇1

应付账款核对及付款管理

为了加强公司对生产物料采购的监督，往来款项的管理，配合生产、采购。特作出以下规定：

1、所有的物料都要写采购申请单，交总经理或相关副总审批，由财务审核后才能向相关供应商进行采购，并把采购定单交财务及仓库各一份。对于交仓库的一份不能有单价。

2、对于供应商送来的物料要先经品质部检验后，仓库再根据采购定单对供应商送来的物料的规格、型号、数量进行核对，对于超过采购定单上的数量及规格、型号不符的仓库要拒绝入库。并对符合定单要求的要及时填写入库单，并在二天内把供应商送货单及入库单送交给财务。

3、财务根据仓库送交的供应商送货单及入库单、采购定单及时入账

4、财务要在月底通知供应商在下月六号前把对账单传真过来，并在每月十五号前把所有的供应商的对账单核对完毕。

5、采购写付款申请书可到财务拿送货单、入库单等相关单据来申请付款，每次付款申请至少要提前一天通知财务，好让财务准备货款。采购不能擅自到仓库拿单。

6、采购要把供应商的付款要求用书面的形式的告知财务，财务要根据付款要求及时提醒总经理审批付款单据并安排付款。

7、对于月结单的付款，财务一般安排在星期六付款，但财务可根据资金情况进行调整。

8、财务每月都要做应付账款明细表交总经理，过一段时间后要做应付账款周报表给总经理，并做一份应付账款付款说明书、说明下一段时间要付的货款。

材料采购及付款流程篇2

一、ERP环境下的采购付款业务流程

通过分析与比较国内外很多学者对采购付款业务流程包含的关键活动的研究成果, 并与业界人士访谈, 本文归纳采购付款业务流程包含5个关键环节:采购申请→采购批准→验收入库→采购退回折让→发票校验→付款申请→付款。在ERP环境下, 企业业务流程实现了信息化改造, 采购付款业务流程各环节的具体活动表现出明显IT特征。一般情况下, ERP环境下采购付款业务流程如下图所示。

左图的采购付款流程共有9个关键活动, 涉及7种不同角色:业务员, 合同审批员, 物流专员, 应付会计, 财务经理, 业务部门经理和资金经理。采购付款业务流程各关键活动的执行角色、职责内容如表1所示。

二、ERP环境下采购付款业务流程控制的审计

为实现采购付款业务流程的控制目标, 我国《企业内部控制具体规范第2号———采购与付款》第三条规定:“企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中, 至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制, 并采取相应的控制措施: (1) 权责分配和职责分工应当明确, 机构设置和人员配备应当科学合理; (2) 请购依据应当充分适当, 请购事项和审批程序应当明确; (3) 采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰, 对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定; (4) 付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。”

ERP环境下采购付款业务流程的上述四方面的控制措施都会发生改变, 下面分析ERP环境下采购付款业务流程控制的新特征, 为的是进一步明确审计重点。

1. 职责分离控制措施发生变化。

企业采购与付款业务的不相容岗位一般包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审核;采购、验收与相关会计记录;付款的申请、审批与执行。ERP环境下, 这些职责分离通常利用ERP系统访问权限实现, 审计人员需要调阅被审计单位的业务流程设计、操作手册等文档, 通过访谈或现场观察等方式获取被审计单位的职责分离控制状况, 甚至还可以采集ERP系统权限数据, 开展数据分析, 直接获得审计证据。另外, ERP环境下除上述五个方面的职责分离外, 还新增一些IT岗位职责需要分离, 如ERP系统开发与运维岗位, 数据库管理员与ERP系统管理员, ERP系统管理员与操作系统管理员等等。这些职责分离是否有效也是审计人员需要重点关注的对象。

2. 请购、验收、发票和付款流程的控制重点发生转移。

手工环境下, 请购审批、付款审批通常采取管理者核对签字的形式。在ERP环境下, 人工的签字审核变成了由用户根据不同授权在ERP系统中的点击确认, 签字审核等审计线索消失了, 只要拥有访问权限的用户就可以审批请购单和付款申请单。这些审批环节的控制重心发生了转移, ERP用户权限控制变得举足轻重, 企业甚至可以制定合适的业务规范, 由ERP系统自动触发各类审批流程, 极大地减少审批漏洞。

同样, 商品验收入库环节, 手工环境下请购单、采购订单和入库单的人工核对变成了ERP系统的自动核对和更新库存会计科目;发票检验环节也由ERP系统自动核对供应商发票、请购单、采购订单和入库单的一致性, 并由ERP系统自动对超过规定容差的发票进行冻结, 并触发冻结发票的审批流程, 在审批通过之前, 严格控制该发票不被付款。

3. 新增供应商档案维护控制。

手工环境下采购商品的供应商选择主要凭借采购主管的经验, 对供应商的产品质量、交货期和信用等进行判断, 这种模式采购员的权限较大, 存在较大的供应商选择风险。而在ERP环境下, 企业通过建立供应商档案数据库, 定期评估和更新供应商信息, 甚至可以实现日常采购业务时由ERP系统智能选择供应商, 这些新措施使供应商的选择变得严密, 减少了采购腐败行为。这种情形下, 出现一个在手工环境下不存在的内部控制环节———供应商档案维护控制。企业可以指定专人负责建立和维护供应商数据库, 对供应商的基本信息、产品信息、历史交货业绩等信息进行维护, 还可通过定期评估供应商信用, 在ERP系统中剔除或新增合格供应商。

充分考虑ERP环境下采购付款业务流程控制的新特征, 本文建立表2所示采购付款业务流程控制的审计内容清单。

三、实践案例

某集团公司从20世纪90年代开始大规模信息化建设应用, 目前已实现主营业务及财务信息化一体化。该公司以生产资料流通为主业, 经营范围涉及国内外贸易、现代物流、流通加工等领域。

被审ERP系统为德国的SAP软件, 该公司已成功上线销售与分销 (SD) 、物料管理 (MM) 、财务会计 (FI) 、管理会计 (CO) 、财产管理 (AM) 、人事管理 (HR) 、项目管理 (PS) 等多个模块, 这些模块建立在统一的数据平台之上, 共包括约20 000张数据表, 字段超过200万个, 数据结构复杂。

本次审计围绕“安全性”和“可靠性”目标, 以被审计单位的SAP系统为审计对象, 重点评价系统可靠性, 提示系统运行的缺陷与漏洞, 促进企业完善和利用信息系统加强经营管理, 提高企业风险控制能力。结合本文的侧重点, 描述相关审计内容和具体过程如下:

1. 业务岗位职责分离审计。

如前所述, 根据《企业内部控制具体规范——采购付款》的规定, 采购付款业务流程的业务岗位至少有6个方面职责分离, 针对这6项要求, 项目组按如下步骤审查了该单位的职责分离情况: (1) 查阅被审计单位SAP系统的采购付款流程设计文档, 识别业务流程的关键风险点。 (2) 获得被审计单位的权限角色的字典文档, 并从SAP生产机中获得系统账户的权限信息, 分别导入SQL Server工具, 进行数据分析, 得到SAP系统权限职责分离审核测试结果。 (3) 根据关键职责分离控制要求, 进一步分析权限测试结果中的账户与用户信息, 得到审计结论。

审计结果发现:管理人员的账号权限普遍设置过大, 如财务经理有凭证预制、会计主数据维护权限;公司副总有库存管理、总账凭证预制和直接制证权限等。账号权限与职工岗位不相符:如岗位是总经理办公室的司机, 同时拥有采购订单审批和贸易合同执行权限。

2. 付款申请程序的审计。

根据该公司的内部管理政策, 提交付款申请的审批需考虑供应商的信用情况。项目组按如下步骤审查了付款申请功能模式的合理性: (1) 查阅被审计单位SAP系统的付款流程设计文档, 识别业务流程的关键风险点。 (2) 在SAP系统测试机上修改某供应商的信用数据。 (3) 运行付款申请功能模块, 结果发现该功能模块不能调用供应商信用数据, 后续的付款审批和付款执行都不由供应商信用数据控制, 进而得到审计结论。 (4) 在SAP生产机查询某个供应商的信用数据, 运行付款申请功能模块查询信用数据是否显示, 验证测试机上的审计发现。

审计结果发现:付款申请功能模块设计与开发存在错误, 不能实现供应商信用数据的自动控制。

3. 发票冻结审核的审计。

该事项的审计目标是被审计单位的发票校验控制是否有效。根据被审计单位的采购付款业务流程政策, ERP系统将自动冻结超过容差规定的发票, 并且控制该发票在解冻之前不被付款。

审计小组实施了如下审计过程: (1) 查阅被审计单位SAP系统的发票校验流程设计文档, 识别业务流程的关键风险点。 (2) 在SAP系统测试机上执行发票预制程序, 修改发票金额, 使之超过发票容差规定;调用冻结发票显示功能, 可以发现该发票被ERP系统冻结。 (3) 运行付款申请功能模块, 结果发现该功能模块不能调用发票冻结信息, 后续的付款审批可继续, 直至该被冻结发票被付款执行。 (4) 在SAP生产机查询出最近6个月的所有冻结发票数据记录, 以及付款数据记录, 执行SQL查询语句, 通过数据验证存在冻结发票被付款的现象。

审计结果发现:被审计单位的发票校验控制薄弱, 导致大量冻结发票被付款, 影响会计报表负债数据的真实完整性。

摘要：本文归纳ERP环境下采购付款业务流程的关键活动, 分析采购付款业务流程内部控制的IT特征, 明确具体的审计关注点, 并通过一个实践案例进行补充阐述。

关键词：ERP,采购付款业务流程,审计

参考文献

[1].景丽.网络环境下采购与付款循环的内部控制设计.清华大学硕士论文, 2005

材料采购及付款流程篇3

最终用户操作手册-FI21流程

版本：2.0 第二十一章-FI21_非采购性供应商应付款流程

1.流程说明

此流程描述因应不采用采购定单进行采购作业的供应商应付款作业的管理需要，于SAP系统中相应的作业处理过程。本流程所谓非PO采购作业，系在系统中不通过采购定单方式进行供应商付款的采购作业，用于依公司管理需求而予以预算管控的费用支出。

本流程涉及各专案业务部门、权责主管和财务部AP会计。业务部门对需要预算控制且在预算控制范围内的付款需求及其他付款需求填写原始凭证，交权责主管审核。AP会计根据经权责主管审核后的凭证判断是否需要追加预算，如果需要追加预算，转入预算修改流程，否则AP会计填写记帐凭证，在SAP系统中完成供应商应付款帐务处理。

注意事项: 1）本流程需审核其是否已建立内部定单并分配有预算金额，并依系统功能进行预算控制，对于未建内部定单的预算及超预算未获追加预算的费用，AP会计人员不得予以报支或以其他费用科目变通列支。

2）对于未取得采购发票的非PO采购预付款及其清帐作业，同于PO采购供应商之预付款及其清帐作业。

相关附件：供应商应付款原始凭证

2.流程图

FI21非采购性供应商应付款流程1/1非PO供应商付款需求是否需要预算控制NoYes业务部门是否已有预算Yes填制付款证明凭单付款证明凭单No预算创建流程权责主管审核No结束AP会计YesYes预算修改流程是否需要追加预算No填制记帐凭证帐务处理Tcode:F-43

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3.系统操作

3.1.操作范例

最终用户操作手册-FI21流程

版本：2.0

1、建立内部定单，用于管控华南一区主客管室差旅费，预算额为20,000.00元；

2、输入华南一区主管报支之差旅费发票，金额为8,000.00元；

3、查询内部定单报表，列示实际与计划之比较状况。

3.2.系统菜单及交易代码

1）建立内部订单

路径：会计控制内部订单主数据特殊功能订单创建

交易代码：KO01 2）设定内部订单计划

路径：会计控制内部订单计划成本和作业输入更改

交易代码：KPF6 3）设定内部订单预算

路径：会计控制内部订单制定预算最初预算更改

交易代码：KO22 4）费用报支

路径：会计财务会计应付帐款凭证输入其他发票-一般

交易代码：F-43 5）费用管控

路径：会计控制内部订单信息系统内部订单的报表计划/实际比较订单：实际/计划/变式

交易代码：S_ALR_87012993

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最终用户操作手册-FI21流程

版本：2.0 3.3.系统屏幕及栏位解释

1）建立内部订单

路径：会计控制内部订单主数据特殊功能订单创建

交易代码：KO01

选择订单类型为Z999-家具公司其他专项费用按进入下一画面

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最终用户操作手册-FI21流程

版本：2.0

栏位名称订单简要说明栏位说明

指内部订单编号，由系统自动给定

必选项，指该专项费用或资本化支出的主要内容

资料范例系统内定华南一区主客管室差旅费 F015 1002 公司代码业务范围必选项，指该笔专项费用或资本化支出在哪个公司下发生的。本例为广州分公司发生

必选项，指该笔专项费用或资本化支出在董事会还是家具事业部发生。就家具公司而言，只有家具事业部才会进行预算控制，本例选1002 必选项。由于该栏位对家具公司不适用，故采系统缺省值。必选项。指定费用归集对象对象分类成本中心申请

系统缺省值 F0154078 按<保存>生成内部订单。

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2）设定内部订单计划

路径：会计控制内部订单计划成本和作业输入更改

交易代码：KPF6

最终用户操作手册-FI21流程

版本：2.0

栏位名称版本栏位说明

必选项。SAP系统设定中，在一个控制范围下所有计划只有在0版本中才会与实际（包括计划价格计算在内）进行比较，其他计划版本仅是供参考依据用，不作其他用途。因此对震旦中国而言，另外已事先设定了计划版本号Q1、Q2、Q3分别对应为：震旦中国第一次计划修正版、震旦中国第二次计划修正版、震旦中国第三次计划修正版。以便当正在使用之0版本计划修改前可以复制到另外版本中作备份。费用管控起始期费用管控终止期费用管控年度

费用管控依据之订单号

在成本控制范围中记录生成要素中的相关费用的会计科目

资料范例 0 从期间终止期会计年度订单成本要素 12 2001 100000087 5131020300 按<概览屏幕>进入下一画面

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版本：2.0

栏位名称成本要素总计划成本栏位说明

在成本控制范围中记录生成要素中的相关费用的会计科目费用管控限额

资料范例 5131020300 20000 按<保存>建立计划。

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3）设定内部订单预算

路径：会计控制内部订单制定预算最初预算更改

交易代码：KO22

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版本：2.0

栏位名称订单栏位说明

需要设定预算的订单编号

资料范例 100000087 按<初始预算>进入下一画面

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版本：2.0

栏位名称总体 2001 栏位说明

设定专项费用管控的总额分配至2001年的费用管控额度

资料范例 20000 20000 按<保存>设定订单预算。

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4）费用报支

路径：会计财务会计应付帐款凭证输入其他发票-一般

交易代码：F-43

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版本：2.0

栏位名称凭证日期凭证类型栏位说明会计凭证日期

以区分不同交易业务产生的会计记帐凭证。不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围，同一种记帐凭证编号连续

为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999” 发票入帐日期。记帐期间

为会计凭证之业务货币种类，本公司之记帐本位币为人民币（RMB），业务货币则有美元（USD）等

资料范例 2001/04/19 KR：供应商发票

公司代码 F001：震旦总部

记帐日期记帐期间货币/汇率

2001/04/19 4 RMB 文件名称：139974823.doc 文件准备: Eileen Liu 日期： 04/29/13 7:12 PM

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财务凭证编号凭证抬头文本记帐码帐户

会计凭证编号。同一种凭证类型、同一会计年度、同一公司代码的会计凭证编号连续。会计凭证摘要指定过帐的借贷方

指定总帐科目。对于员工费用报支，指定员工工号

系统自动编号王强差旅费报支 31：供应商发票 80000003

最终用户操作手册-FI21流程

版本：2.0 按键进入下一个画面。

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版本：2.0

栏位名称金额计算税额业务范围栏位说明报支金额

确定此项交易是否需要计算增值税

跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）现金折扣计算条件帐龄计算起始日会计项目凭证摘要

指定行项目的借贷方和科目指定总帐科目

资料范例 8000

1002：震旦中国办公家具

0001：无现金折扣的立即付款方式 2001/04/19 王强差旅费报支 40：总帐借方 5131020300：销售费用-事务费用-差旅费收付条款收付基准日期文本记帐码帐户

按进入下一画面

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版本：2.0

栏位名称金额税码成本中心栏位说明报支金额

商品流转过程中所应交之增值税税率

管理会计中组织结构的基本单位，用于归集成本/费用。其中成本中心前四位为成本中心所在公司代码费用管控依据会计项目凭证摘要

资料范例 8000

F0154078：华南区主管室 100000087 王强差旅费报支订单文本

按<模拟>进入下一画面。

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版本：2.0

栏位名称项 PK 业务范围栏位说明行项次

指定行项目的借贷方和科目

跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）科目编号。对于员工报支，指定员工工号

资料范例 1

31：应付帐款贷方 1002：震旦中国办公家具 80000003 王强 8000 帐户

科目简短说明科目短描述金额凭证金额。

按<保存>完成费用报支过帐

Dr:5131020300 销售费用-事务-差旅费 8000 Cr:2171030000 其他应付款-员工

8000 文件名称：139974823.doc 文件准备: Eileen Liu 日期： 04/29/13 7:12 PM

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5）费用管控

路径：会计控制内部订单信息系统内部订单的报表计划/实际比较订单：实际/计划/变式

交易代码：S_ALR_87012993

最终用户操作手册-FI21流程

版本：2.0

栏位名称栏位说明

资料范例 1001：震旦中国 2001 1 12 0 成本控制范围成本组织结构中的最高级会计年度从期间到期间计划版本费用管控年度费用管控起始期费用管控终止期

100000087 按<执行>进入下一画面

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最终用户操作手册-FI21流程

版本：2.0

栏位名称成本要素实际的计划栏位说明

资料范例

在成本控制范围中记录生成要素中的相关费用的会计科目 5131020300 实际发生的应管控费用计划管控的费用额度

8000 20000 文件名称：139974823.doc 文件准备: Eileen Liu 日期： 04/29/13 7:12 PM

员工借款及采购付款管理规定篇4

第一条

为规范和完善集团公司财务管理，确保资金安全及合理使用，减少资金损失，特制定本制度。

第二条

本制度适用于集团公司及各分、子公司。第三条员工借款范围：

1、个人因公出差开支备用；

2、采购专员零星采购支出；

3、日常办公、后勤、业务费等经常性的零星支出；

4、集团财务部外派出纳员备用金（此条款适用于机械制造公司、清沂山石化科技）；

5、其他员工个人借款情况。第四条

借款额度：

1、员工因公出差借款，按照预计出差天数、往返路费、住宿费等支出由本部门负责人核定借款额度。

2、采购专员借用的零星采购用款，单次不得超过2000元，超过2000元的材料采购，必须通过转账或支票方式支付，并由采购部持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序审批后，到集团财务部办理货款支付、结算手续。

3、外派出纳员备用金借款，根据清沂山石化、机械制造公司日常办公、零星采购需求，在合理使用范围内，按照不超过一个月零星支付所需现金量提出备用金借款申请，由集团公司进行审批。原则上额度控制在10万元至20万元以内。

4、其他临时借款根据实际情况核定金额。第五条

员工借款、备用金管理规定：

1、借款人仅限于集团公司内部人员，不包括试用期内员工和借调员工。

2、按照“谁借款，谁使用，谁归还”的原则，不允许代替他人借款或以他人名义借款。

3、能够转账结算的业务不得故意采取现金借款方式结算。尽量减少现金结算，确保资金安全。

4、业务人员出差必须填写《出差申请单》，经部门负责人审核后报分、子公司负责人批准。业务人员凭审批后的《出差申请单》填写《用款申请单》，签字后到财务支取借款。

5、借款人所在部门负责人及分、子公司负责人应当严格审核借款人借款用途、借款金额的合理性及借款的必要性。

6、同一借款人前账不清，后款不借。

7、各公司核算会计应当对借款及时进行账务处理，并在每月10日前将上月各公司员工借款明细表发送给借款人所在部门，以便核对和及时催还。

8、对于借款次数频繁的借款人，还款期限根据借款时间、还款情况分别确定，对于超过一个月的借款，借款人没有提供书面说明原因的，集团财务部将从该借款人的工资中扣除，不再另行通知。

9、涉及借款人调动（含集团各公司间调动、离职、辞退、开除等）时，必须先将未还款借款全部还清，未经集团财务部签字证明该调动人员已还完借款的，人力资源部门不能为其办理调入、调出或其他手续。

10、出纳备用金的额度应严格按照分、子公司日常零星支出所需现金量进行控制，集团财务部外派出纳员为备用金管理直接责任人。结算处处长及财务负责人负管理责任。

11、分、子公司日常业务现金使用需求增加时，可向集团公司申请增加备用金额度；当备用金连续两个月出现较大剩余时，集团财务部应及时减少备用金额度。

12、出纳应严格控制备用金支付，除临时、零星采购及日常差旅费借支外，其余物资采购工程付款等大额支出均应编制资金支付计划。

13、集团财务部对出纳备用金定期进行实地盘点，每月最少一次，并编制《现金盘点表》。

14、分、子公司未经批准私自扩大备用金使用范围的，将上报集团公司，由集团公司视情节轻重进行处理。

15、备用金一律不准用于工程项目付款。否则按借支金额的10%处罚相关责任人。

16、出纳不得以无任何审批手续的借款凭证为依据进行付款，私自借款的，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。

17、执行出纳备用金制度的公司，借款人为出纳员本人，报销时由集团财务部付讫现金，借款滚动使用。出纳员调离岗位时，由集团财务负责人负责监交办理备用金交接手续。第六条

费用报销管理规定：

1、业务人员出差返回公司后十日内凭《出差申请单》及差旅费报销单到财务部办理报销手续，及时结清欠款。

2、员工出差返回公司后一个月未到财务部办理结算手续的，取消当次出差的差旅费补助。

3、驻外业务人员原则上每月报销一次，各驻外人员应及时填报报销单到财务部办理结算手续。

4、员工出差期间，公司费用标准内住宿费实报实销，住宿费须提供住宿清单，酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用不予报销。

5、出差期间车船费应按公司差旅费报销规定如实报销。车船费、交通费、停车费、过路过桥费等报销凭证背后需注明时间、路程起始点。

6、业务招待费、礼品费必须统一填制交际费申请单，申请人与批准人不可为同一人，交际费申请单单独保管。报销时除提供发票外，应另外附单详细说明招待时间、地点、对方人员、己方人员、事由等信息。特殊情况须填写签呈，由集团董事长、总经理批准方予报销。非公务招待一律由个人承担。

7、公司员工因工作需要参加各种会议或培训的，应在报销凭证后面附单详细注明会议性质、内容、会议地点、会议天数、参会人员（培训同上）。会议、培训期间举办单位包含食宿的，取消会议、培训期间住宿费、餐费补助标准。

8、零星物资采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票及验收入库单一并作为报销原始单据；不需入库的物资，除经办人在凭证上签字外，必须交给使用人员进行验收，在十日内按报销程序办理报销手续，若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则财务人员有权拒绝报销。

9、其他日常办公费用报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。

10、所有费用支出必须要有正规发票，对收据、白条财务人员有权拒绝报销。

11、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分，内容不真实的情况下签字准予报销的，将对审核人及审批人处以违规报销金额的10%罚款。

12、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销。对已经报销的除要求退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额2倍的罚款。

13、财务人员在收到报销单据后应审核报销单是否填写、粘贴规范；是否经过有效批准；所附附件是否合法合规，对不符合要求的应及时退回报销人并向报销人说明退回理由。第七条

付款管理制度：

1、预付款性质的汇款，由经办人填制用款申请单并注明收款单位、账号、项目内容、金额，有合同的附已审批的合同复印件，走汇款审批程序。经办人负责催收发票并办理相关财务入账前手续。没有签订合同以及合同中没有注明发票开具节点的，发票催收期为两个月。如超期发票未到将对经办人处以汇款金额5%至10%的罚款，财务不再另行通知。

2、利用发票进行付款的，原则上超过10000元的发票应先办理签字审批手续后财务入账处理。付款根据提报的资金计划批准后，通知收款单位开具收款收据进行付款；10000元以下的发票以开票日期为准，一月内如果批准付款的，以发票为依据进行付款。一月内付款没有批复的，发票一律交到财务进行入账处理。

3、工程类、设备类、质保金原则上一律根据各相关部门提报的资金计划进行付款。依据为内审处出具的工程进度款支付定案单、结算发票及合同复印件。涉及设备类、质保金付款的除提供相关结算资料外，要有设备部门及使用部门出具合格意见财务方能根据资金计划进行付款。

4、零星工程类及个人用工结算必须提供工程类或者劳务、服务类性质的发票，否则财务将不予进行结算。

5、紧急情况下的资金支付。对于公司发生的无法按计划申请的紧急资金支付，在集团领导同意下可进行临时资金支付申请。申请后3日内必须补办审批手续。第八条特别注意事项：

1、各种票据是财务报销、付款的凭证，下列票据财务不予报销：

a、内容填写不全，字迹不清或有明显改动迹象的票据；

b、无加盖财务专用章的收款收据或无加盖发票专用章的发票；

c、数量、单价、金额不明确的票据；

d、名称必须是公司全称。

2、所有财务单据一律用黑色签字笔填写，否则视为无效票据。第九条

附则：

1、本规定自下发之日起执行，解释权、修订权归集团公司财务部。

公司付款业务流程篇5

付款相关财务制度

一、适用范围：

适用于除报销外的一切付款，包括购买材料、低值易耗品、固定资产等的所有采购付款。

二、流程说明：

（一）流程图

（二）分类说明：

（1）应付款项

1、经办人需填制《资金申请单》并签字，将《资金申请单》与该货物的采购发票、入库单附在《资金申请单》后，交给部门经理审核。

2、部门经理根据业务状况进行审核，签字确认后交还给经办人。

3、经办人将部门经理审批过的《资金申请单》交给财务经理，财务经理根据公司的财务状况进行审核，签字确认后交还给经办人。

4、经办人将财务经理审批过的《资金申请单》交给总经理，总经理审核通过并签字后交还给经办人。

5、经办人将总经理审批过的《资金申请单》交至财务部，财务部付款，在《资金申请单》上签字确认，并在财务系统中做相应账务处理，如付款登记、相关日记账等。

（2）预付款项

1、经办人需填制《资金申请单》并签字，并将《资金申请单》与该货物的采购合同附在《资

金申请单》后，交给部门经理审核。

2、部门经理根据业务状况进行审核，签字确认后交还给经办人。

3、经办人将部门经理审批过的《资金申请单》交给财务经理，财务经理根据公司的财务状

况进行审核，签字确认后交还给经办人。

4、经办人将财务经理审批过的《资金申请单》交给总经理，总经理审核通过并签字后交还

给经办人。

5、经办人将总经理审批过的《资金申请单》交至财务部，财务部付款，在《资金申请单》

供应商预付款流程篇6

此流程描述因应供应商预付款作业的管理需要，于SAP系统中相应的作业处理过程。

本流程注意涉及采购部主管、采购部采购人员、财务部主管、财务部应付款会计、财务部出纳等岗位。采购部采购人员根据实际业务需要，填写暂支款申请单，经采购部主管、财务主管核准后，由财务部应付款会计填写记帐凭证，在SAP系统中进行应付款帐务处理，并开具付款票据。当预付款记帐凭证在SAP系统中过帐完毕后，银行出纳人员需依采购部门经办人员指定之付款日办理付款手续，并取得回单确认。注意事项： 1）对于有预付款支付比例要求的采购合同，银行出纳人员在编制会计凭证前，需予以审核，以避免支付有违合同条款及公司预付款支付权限的款项。

2）采购部门经办人员办理预付款作业时，需指定预定之清帐日期，以便财务部门进行预付款的状况跟踪。

相关附件：付款票据，暂支款申请单

2.流程图

FI19供应商预付款流程1/2采购部门预付款需求填写暂支款申请单暂付款申请单核准No结束Yes审核Yes填写记帐凭证预付款帐务处理Tcode:F-48开具付款票据ANo财务部结束 FI19供应商预付款流程2/2通过票据支付经办人领取票据并送达供应商取得供应商回单供应商回单财务部A付款票据用印通过银行支付送交银行取得银行回单银行回单 3.系统操作

3.1.操作范例

1)库存类供应商预付款:预付上海富佳家具有限公司货款,金额10000 2)非库存类供应商预付款:预付上海嘉水纯水公司货款，金额1000 3.2.系统菜单及交易代码

1)库存类供应商预付款:预付上海富佳家具有限公司货款,金额10000 路径:会计财务会计应付帐款凭证输入预付定金预付定金

交易代码：F-48 2)非库存类供应商预付款:预付上海嘉水纯水公司货款，金额1000 路径:会计财务会计应付帐款凭证输入预付定金预付定金

交易代码：F-48 需要更多的流程，请到

3.3.系统屏幕及栏位解释

1)库存类供应商预付款:预付上海富佳家具有限公司货款,金额10000 路径:会计财务会计应付帐款凭证输入预付定金预付定金

交易代码：F-48

栏位名称凭证日期凭证类型栏位说明会计凭证日期

以区分不同交易业务产生的会计记帐凭证。不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围，同一种记帐凭证编号连续

公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”

记帐日期记帐期间货币/汇率预付定金入帐日期。记帐期间

为会计凭证之业务货币种类，本公司之记帐本位币为人民

2001/03/10 3 RMB 资料范例 2001/03/10

KZ：顾客预付款

F001：震旦家具总公司

栏位名称栏位说明

币（RMB），业务货币则有美元（USD）等

财务凭证编号会计凭证编号。同一种凭证类型、同一会计、同一公司代码的会计凭证编号连续。

凭证抬头文本会计凭证摘要

供应商：帐户指定总帐科目。对于供应商应付款，指定供应商

供应商：特别总对于预付定金类特殊事项，采用特别总帐标志指定过帐科帐标志目

银行：帐户银行科目编号

银行：业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）

银行：金额交易事项金额按键进入下一个画面。

资料范例

系统自动编号

预付富佳货款 10000072：预付货款-富佳家具

V：库存预付定金

1111010100：工商银行

1002：震旦中国办公家具

10000

栏位名称金额业务范围栏位说明预付定金金额

跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）

文本会计项目凭证摘要

预付富佳家具货款资料范例 10000

1002：震旦中国办公家具

按<模拟>进入下一画面

需要更多的流程，请到

栏位名称项 PK 业务范围行项次

指定行项目的借贷方和科目

帐户科目编号

1111010100 工商银行-RMB 10000

栏位说明

资料范例 1

50：总帐贷方 1002：震旦中国办公家具

科目简短说明科目短描述金额凭证金额

按<保存>产生记帐凭证退出。

Dr:1171010000预付货款-国内货款 10000 Cr: 1111010100 工商银行RMB

10000

2)总务类供应商预付款:预付上海嘉水纯水公司货款，金额1000 路径:会计财务会计应付帐款凭证输入预付定金预付定金

交易代码：F-48

栏位名称凭证日期凭证类型栏位说明会计凭证日期

资料范例 2001/03/10

以区分不同交易业务产生的会计记帐凭证。不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围，同一种记帐凭证编号连续

KZ：顾客预付款

公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”

F001：震旦总部

记帐日期记帐期间货币/汇率预付定金入帐日期。记帐期间

为会计凭证之业务货币种类，本公司之记帐本位币为人民币（RMB），业务货币则有美元（USD）等

2001/03/10 3 RMB

栏位名称栏位说明

财务凭证编号会计凭证编号。同一种凭证类型、同一会计、同一公司代码的会计凭证编号连续。

凭证抬头文本会计凭证摘要

供应商：帐户指定总帐科目。对于供应商应付款，指定供应商

供应商：特别总对于预付定金类特殊事项，采用特别总帐标志指定过帐科帐标志目

银行：帐户银行科目编号

银行：金额交易事项金额

银行：起息日银行借款开始计算利息日

需要更多的流程，请到

资料范例系统自动编号

预付上海嘉水货款 11000089：预付货款-嘉水纯水

A：非库存预付定金1111010100：工商银行

1002：震旦中国办公家具

1000 2001/03/10

按键进入下一个画面。

栏位名称栏位说明

资料范例

金额预付定金金额 1000 业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）

1002：震旦中国办公家具

文本会计项目凭证摘要预付上海嘉水货款

按<模拟>进入下一画面

栏位名称栏位说明

资料范例

项行项次 1 PK 指定行项目的借贷方和科目 50：总帐贷方

业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）

1002：震旦中国办公家具

帐户科目编号 1111010100 科目简短说明科目短描述工商银行-RMB 金额凭证金额 1000 按<保存>产生记帐凭证。

材料采购及付款流程篇7

公司一般选择把关键设备的维修进行外包，因为维修商的规模经济效应，能够在关键设备的维修中为企业节约成本。而一般设备的维修维护则会选择自修。

为加强我公司设备维修的管理工作，强化责任，提高工作实效，合理控制费用，确保设备维修质量及及时性，特将我公司维修现状予以描述并提出建议意见。

图 1 设备自修处理简单流程图

图 2 设备外包维修处理简单流程图

一、自修

1.现状

1.1没有相应的设备维修审批表。一方面不便于设备维修工作的统计，另一方面付款时缺少规范化的依据。

1.2流程脱节，仅是付款工作。大部分情况下维修部门自行跟供应商联系订购备件，维修后提供发票报销。

1.3 提供的采购申请单不规范。产品名称、规格型号不明确，不便于理解，因基本为款到发货，一旦采购产品不符合维修需求时，退货繁琐，造成大量时间浪费。

1.4 采购员采购备件时，不了解配件的相关特性及在设备上的功用，拟价空间小。

1.5 付款依据无法统一规范化。由于对有些采购配件的不了解，会采取网上查询并订购，以便提高采购效率，而网上订购无法提供财务所要求的购买凭证。

2.弊端

流程不固定，不便于管理、责任不明确、工作效率低，费用控制困难。3.建议

由维修部门自行采购的配件自行跟踪付款，这样由专业人员负责整个流程更好些。若确实有需要采购部采购的配件，相关部门需提供设备维修审批表、规范的采购申请单，便于付款依据的统一以及采购效率的提高。

二、外包

采购与付款循环审计篇8

第二节采购与付款循环的控制测试第三节

采购与付款循环的实质性程序

第一节采购与付款循环概述

一．采购与付款循环涉及的主要业务活动：

（一）请购商品和劳务：填写请购单，主管人员签字审批

（二）编制订购单：采购部门据经过批准的请购单发出订购单。订购单需正确填写并经过被授权的采购人员签名。正联送交供应商。副联送交企业内部验收部门，应付凭单部门和编制请购单部门。

（三）验收商品

（四）储存已验收的商品存货：可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。

（五）编制付款凭单：由应付凭单部门编制。这项功能的控制包括：

1.核对供应商发票内容与相关验收单，订购单是否一致，确定供应商发票的正确性;2.编制有预先编号的付款凭单，附上支持性凭证； 3.独立检查付款凭单计算的正确性；

4.在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称；

5.由被授权人员在凭单签字，所有未付凭单的副联保存在未付凭单档案中。

（六）付款

（七）会计记录

二．采购与付款循环涉及的主要凭证和会计记录：

（一）请购单

（二）订购单

（三）验收单

（四）购货发票

（五）付款凭单

（六）转账凭证

（七）付款凭证

（八）应付账款明细账

（九）库存现金日记账和银行存款日记账

（十）卖方对账单

第二节采购与付款循环的控制测试

一．采购与付款循环的内部控制

（一）适当的职责分离：利于防止产生错误。单位应确保采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约，监督。这些岗位包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审批；货物的采购与货物的验收；采购，验收与相关会计记录;付款审批与付款执行；应付账款的记录与付款执行。

（二）请购控制：一般情况请购单由负责资金预算部门审批;临时物品购进，由使用者部门负责人审批，并由资金预算部门负责人同意。

（三）订货控制：

（四）验收控制：由独立于请购，采购和会计部门的人员担任，检验收到货物的数量和质量。

（五）应付账款控制：应付账款记录由独立于请购，采购，验收和付款的人员执行；应付账款的入账必须在取得和审核必要凭证后进行；每月月末核对应付账款总账和明细账余额是否一致；每月将应付账款明细账与客户的对账单进行核对。

（六）付款控制：

二．采购与付款循环的控制测试

（一）记录对内部控制的了解

（二）请购商品或劳务的内部控制测试

（三）订购商品或劳务的内部控制测试

（四）货物验收的内部控制测试

（五）应付账款的内部控制测试

（六）付款业务的内部控制测试

第三节采购与付款循环的实质性程序一．应付账款的实质性程序

（一）应付账款审计目标

1.确定资产负债表中记录的应收账款是否存在； 2.确定所有应当记录的应付账款是否均已记录；

3.确定资产负债表中记录的应付账款是被审计单位应当履行的现实义务； 4.确定应付账款期末余额是否正确；

5.确定应付账款已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报。

（二）应付账款的实质性程序

1.获取或编制应付账款明细表，并与其它有关账目核对 2.执行实质性分析程序 3.函证应付账款

4.查找未入账的应付账款 5.其它测试程序

6.检查应付账款在财务报表上的披露是否恰当二．固定资产的实质性程序

固定资产定义：指企业为生产商品提供劳务出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个一个会计的有形资产。

固定资产确认条件：1.与该固定资产有关的经济利益很可能流入企业

2.该固定资产的成本能够可靠地计量

（一）固定资产审计目标

1.确定资产负债表中记录的固定资产是否存在 2.确定所有应记录的固定资产是否均已记录

3.确定记录的固定资产是否由被审计单位所有或控制 4.确定固定资产的计价方法是否恰当 5.确定固定资产的增减变动记录是否完整 6.确定固定资产的期末余额是否正确

7.确定固定资产是否已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报

（二）固定资产的实质性程序

1.获取或编制固定资产和累计折旧分类汇总表

2.实施实质性分析程序：方法（1）计算固定资产原值与期末产品总产量的比率（2）计算累计折旧额与固定资产原值的比率，与以前同期水平比较；（3）计算本期计提折旧额与固定资产原值的比率，与以前同期水平比较；（4）比较本期各月的固定资产修理及维护费用，与以前同期水平比较；（5）比较本期与以前各期固定资产的减少和增加;(6)分析固定资产的构成及增减变动情况，与相关信息交叉核对； 3.实地检查固定资产

4.检查固定资产的所有权或控制权 5审查固定资产的增加 6.审查固定资产的减少

7.检查固定资产维修保养费的处理 8.检查固定资产的租赁

9.检查固定资产的抵押担保情况

10.检查固定资产是否已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报

三．累计折旧的实质性程序

（一）累计折旧的审计目标

1.确定折旧政策和方法是否符合企业会计准则的规定 2.确定累计折旧增减变动的记录是否完整

3.确定折旧方法的使用是否前后期一致，计算是否正确 4.确定累计折旧的期末余额是否正确

5.确定累计折旧在财务报表上的披露是否恰当

（二）累计折旧的实质性程序 1.获取或编制累计折旧分类汇总表

2.检查被审计单位制定的折旧政策和方法的恰当性 3.实施实质性分析程序：方法：

（1）对折旧计提的总体合理性进行复核。用应计提折旧的固定资产乘本期的折旧率（2）计算本期计提折旧额占固定资产原值的比率，与上期比较；

采购与付款管理制度篇9

1总则

1.1 目的为了加强对公司采购与付款的管理与控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规，结合本公司的业务特点和管理要求，制定本制度。

1.2 适用范围：本制度适用于子公司的所有商品采购与付款业务。

1.3 管理部门：本制度由公司财务中心组织并监督实施，各业务部门部门配合实施。2岗位分工与授权批准

2.1 公司必须建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。不相容岗位至少包括：

（1）采购与审批；

（2）供应商评审及确定；

（3）采购合同的订立与审计；

（4）采购、验收入库与相关会计记录；

（5）付款审批与付款执行。

2.2 公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。并且根据具体情况对办理采购与付款业务的人员定期进行岗位轮换。

2.3 公司必须对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

2.4 审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

2.5 公司对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

2.6 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

2.7 公司必须按照采购、审批、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强采购订单（或采购合同）、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

3采购与审批管理

3.1公司必须建立采购与审批的管理制度，对采购合同确定、供应商选择等作出明确规定，确保采购过程的透明化。

3.2公司必须加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理采购手续；对于超预算和预算外采购项目，应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理采购手续。

3.3 公司必须建立严格的采购审批制度。

格式采购合同（或采购订单）的授权批准流程：合同订立人填写《采购合同》或“采购订单”，经部门经理确认，公司负责人审核，商务专员审核，财务负责人审核即可。

非格式采购合同（或采购订单）的授权批准流程：合同订立人填写《采购合同》或“采购订单”，经部门经理确认，公司负责人审核，商务专员审核，财务负责人审核，法律顾问审核（重大经济合同或非正常贸易），最后报总裁审批。对于超预算和预算外采购项目，严格按照《预算管理制度》中的审批流程及审批权限进行审批。付款管理

4.1 公司必须按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和公司现金管理制度的规定办理采购付款业务。

4.2 公司财务部门在办理付款业务时，应当对采购合同、采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

4.3 公司必须建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

4.4 公司必须加强应付账款和应付票据的管理，由商务专员按照约定的付款日期、付款金额等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

4.5公司必须定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。商务专员应定期与公司核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理，处理不妥及时汇报。监督检查

5.1 公司必须建立对采购与付款管理和控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

单位监督检查机构或人员应通过实施实地检查采购与付款业务的管理与控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

5.2 采购与付款管理与控制监督检查的内容主要包括：

（一）采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

（二）采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

（三）应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

（四）有关合同、单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查合同及凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

5.3对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，单位应当采取措施，及时加以纠正和完善。

6附则

6.1由本制度由集团财务中心负责编制，解释权、修改权属集团公司财务中心；

4采购与付款内部控制制度篇10

第一节总则

第一条为了加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行为，付款是指支付与上述物资有关的款项的行为。

第三条采购与付款内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第四条请购依据应当充分适当，请购事项应当明确，所有采购与付款事项应当严格按照本流程执行。

第二节分工与授权

第六条公司采购与付款业务相关人员职责：

（一）生产总监，负责以下工作：

1、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同制定公司采购预算。

2、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同审批公司大宗商品的采购工作，包括确定供应商、洽谈采购合同等。

3、对采购部提供的合格供应商名单进行审批，并报总经理审批。

4、组织和管理公司物资采购及保管工作，确保物资采购正常进行。

5、制定并贯彻执行本部门和下辖各岗位职责和规章制度，确保采购物资和原、辅材料的质量符合公司标准。

（二）采购部主管，负责以下工作：

1、按照采购计划，与财务总监共同审批各部门的采购申请单。

2、按各部门的采购申请单，按时、保质、按量采购价格低、品质好的商品。严格执行公司对各种商品库存量的规定，防止商品积压造成不必要的损失。

3、监督和做好物资的验收工作。所有物资必须由使用部门、仓库管理员、采购员、质检部进行验收。不需要质检的物资，质检部可不参与。严格把好品种、数量、质量和价格关，督导及配合仓库管理员做好签收、进仓及保管工作。

4、经常进行市场物资行情调查，搜集市场新资料，及时了解货源供求和价格动向，对供应商的资质、信誉、供货的质量保证能力进行调查和评审，并向生产总监、总经理提供合格供应商名单，所有采购应在经总经理批准的合格供应商中采购，在非合格供应商中采购需事先经公司总经理批准。

5、严格执行财务制度，及时办好结账报销工作，采购物资以及有关费用开支必须取得有效的报销凭证，并在当月报销入账。

（三）仓库管理员，负责以下工作：

1、负责与采购员、质检员、物资使用单位指定的负责人做好入库商品的验收工作，填写验收单。

2、所有库存物资必须做好其收入、发出、盘存记录手续，建立完备的物资薄记，收、发货凭证、单据齐全。

3、随时掌握库存物资动态，对低于最低库存量的物资及时提醒生产部主管等相关部门领导进行申购，并报知生产总监。

4、必须具备一定的商品知识，正确处理物资的储存保管方法，做好物资的防火、防潮、防腐、防鼠、防盗窃，以保证所保管物资的完整、完好及安全。

5、定期进行清仓盘点，按时完成月度仓库盘点表及其他报表。

（四）采购员。按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施招投标或询比价程序，跟踪供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议，合理建议付款安排并及时催收货物和增值税专用发票。

（五）出纳员。办理按照经审批后的付款申请单办理货币资金支付业务；

（六）会计。负责稽核采购申请、付款申请与验收单等是否相符，审批手续是否齐全等。并依据验收单、发票、付款申请单等原始单据填制记账凭证。可根据需要参加物资验收。

（七）财务总监。负责与生产总监审批采购申请单、付款申请单。第七条公司根据具体情况（一般不超过三年）对采购主管进行岗位轮换。采购人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法。严禁收受商业贿赂行为。

第三节请购与审批流程控制

第九条公司采购部门应根据不同物资的具体消耗情况制定主要物资最低库存量，对低于最低库存量的物资应当及时提出采购申请单。无采购申请单的物资，仓库不得验收入库，财务部不得给予报账。

第十条公司物资采购权由采购部集中行使，未经公司总经理授权，其他部门一律不得自行采购。

第十一条公司物资采购原则上都要签订购销合同（在所在地市场购买的零星物资除外），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素，合同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。

第十二条公司建立供应商档案制度，由采购部负责维护。在选择供应商时，应当考虑的主要因素包括：

（一）价格

物美价廉的商品是每个企业都想获得的。各个供应商提供的价格连同各种折扣是最明显的比较，价格的高低是选择供应商的一个重要指标。

（二）质量

质量的选择应根据实际情况而定，公司应用最低的价格买到最适合本企业的质量要求的产品。

（三）服务

选择供应商时，服务也是一个很重要的考虑因素。例如，更换残次品，指导设备使用，修理设备等。类似这样的一些服务在采购某些项目时可能会在选择过程中起到关键作用。

（四）位置

供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急定货与加急服务的回应时间等都有影响。当地购买有助于发展地区经济，形成社区信誉以及良好的售后服务。(五)供应商存货政策

如果供应商的存货政策要求自己随时持有备件存货，拥有安全库存则将有助于突发事件的解决。

生产总监每季度对档案中的供应商进行一次业绩评价，以便确认合格供应商，优胜劣汰。

第十三条请购与审批流程：

1、制定采购计划。公司采购计划由采购部会同生产部、财务部，根据下月物资的消耗情况并结合相关物资的实际库存制定，报生产总监、财务总监、总经理批准后执行。

2、提出采购申请单。公司凡需要购买物品的均需要填写采购申请单，相关部门负责人签批后交给采购部门进行采购。

3、审批。采购申请单首先由部门领导审核签字，生产总监在采购计划内审核批准，在采购申请单上签字，对大额的非经常性物资采购应当及时向总经理汇报。对超出采购计划的采购申请报财务总监批准，如果超出计划，应当经公司总经理批准。

4、确定供应商。采购部根据需求说明在供应商档案中选择成绩良好的供应商，通知其报价，或登报公告等方式公开征求供应商，采取竞标、邀标等方式确定供应商。

5、核价、签订供货合同。确定可能的供应商后，由采购部主管与其进行价格谈判，金额超过十万元的采购合同生产总监应参与谈判。公司财务部、审计部应定期到市场了解价格，并根据政府公布的市场价格及其它价格信息进行核价，对于公司长期使用的物质财务部应根据实际对市场的调查制订物资采购价格限定表。价格谈妥后，应办理定货签约手续。公司采购合同由生产总监或总经理签署，合同签署程序按照《合同管理办法》执行。

6、合同追踪。合同签订后，为保证供应商的如期、如质、如量交货，采购部主管应依据合约规定及时督促供应商按规定交运，如发现对方有违约现象，及时向生产总监报告，以便控制违约后果。

第四节采购与验收流程控制

第十四条公司采购的物资内容包括原材料、半成品、成品及低值易耗品。

（一）原材料、半成品、成品采购的要点

1、遵照采购部的工作方针及工作原则开展工作，以市场为导向，做到价比三家，货比三家，保质、保量、保供应。

2、严格执行采购计划，根据物资使用部门的使用要求，保证质量和数量，不超计划采购。

（二）低值易耗品采购的要点

严格执行采购计划，质高、价低，及时满足供应。

第十五条所有物资验收应有采购员、仓库管理员、物资使用部门、质检部（根据物资检验需要）进行验收。

第十六条参加验收的人员应严格把关，不得徇私舞弊、弄虚作假，发现问题及时上报生产总监或审计部。

第十七条采购与验收流程：

1、发出订单。采购部根据物资管理使用部门提出的采购申请单向已签定合同的供应商发出订单，订单应当明确交货的时间、地点。若合同已约定上述事项的，可不再单独发出订单。

2、验收。物资到达后，应当由采购人员、仓库管理员、物资使用部门、质检部（根据物资检验需要）一同对供应商提供的物资进行现场验收。所有参加验收人员应当在验收单上签字。验收单一式三联。一联由采购部自存，一联交财务部，一联交供货单位。如果验收时发现有不符合要求的原料，由物资使用部门负责人填写退货单并注明退货原因，当即退货，并通知采购员补买。

3、登记库管账。仓库管理员对仓库保管的货物登记收、发、存明细账。

4、制单。会计根据现场验收确认的验收单以及供应商提供的发票编制记账凭证。每月底，会计应当将本月已验收入库但发票未到的采购物资暂估入账。供应商提供发票时再红字冲销。

5、记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证，生成账簿。

6、对账。会计应当每月按原材料大类与采购部门核对本月的出入库金额和月末余额。

第五节付款流程控制

第十八条公司按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和本流程的规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计准则的规定进行核算和报告。第十九条按合同约定需要预付购货款的，由采购人员提供合同复印件并填写付款申请单，注明付款事由、合同编号、项目编号及名称、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号等，按批准物资采购的权限经财务总监、总经理批准后，交出纳办理预付货款业务。

第二十条公司每月末由会计与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。

第二十四条采购付款流程：

1、申请。采购物资结账由采购人员填写付款申请单，经生产总监审核，交财务总监、总经理依次审核、批准。

付款申请单后应当附上采购申请单，验收单、合法发票、合同等原始单据。

2、限额内批准。生产总监、财务总监、总经理根据其职责、权限和相应程序对付款申请单进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，批准人应当拒绝批准。

3、审核。会计应当对批准后的货币资金付款申请单及其附件进行审核，审核货币资金付款申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关合同或证明资料是否真实完整、合法合规，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后，由审核人在货币资金付款申请单上签字并交由出纳人员办理支付手续。

4、支付。出纳人员应当根据审核无误并经审核人员签字的付款申请单，办理货币资金支付手续。

5、制单。会计应当根据审核无误的支付申请编制记账凭证。

6、记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证，生成账簿。

第六节监督检查

第二十五条公司审计部、财务部在各自职权范围内对本公司的采购与付款内部控制情况进行检查监督。

第二十六条对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：