采购与付款制度

采购与付款制度（精选9篇）

采购与付款制度 篇1

采购与付款财务制度

为了加强对公司采购和付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范经营风险，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度仅包括公司商品的采购与付款，公司采购固定资产、无形资产、日常办公用品等不在本制度范围。公司采购与付款行为涉及到关联公司，应遵循本制度规定。

一、采购计划和资金预算

1.采购部门采购商品要有采购计划和资金预算，采购部门根据销售计划、仓库库存定期（/季度/月度预算）编制采购计划和资金预算，由商城管理中心、财务部、总经理审批。

2.每月25日前提交下月采购计划及资金预算到财务部。

3.因发生未预计到的促销活动或销售增长需要增加商品采购，采购部门需要根据销售部门提供的销售增长预期追加采购预算和资金计划，由商城管理中心、财务部、总经理审批。

4.发生因销售未达到预期的情况，采购部门应根据销售及仓库库存情况及时调整采购计划和资金预算，避免多采购造成库存积压和占用资金。

5.财务部门依据审批后的采购计划和资金预算审核并支付货款。无计划的采购和无资金预算的支付申请财务部有权拒绝。

二、供应商及产品管理

1.商城管理中心会同相关部门筛选、审核供应商资质、产品资质及入驻要求后，报总经理审批。

2.商城管理中心负责将经过审批的供应商信息录入系统，内容包括：供应商名称、编号、地址、联系人、开票信息、付款信息、采购商品信息（名称、规

2.经批准后采购部向供应商下达《采购订单》并将《采购订单》录入到金葵花系统。金葵花系统采购订单应录入纸质订单编号，采购主管审核。3.采购部按照审核后《采购订单》编制《货物验收单》并转给仓库作为收货依据。

4.财务部每天审核当天录入金葵花系统的所有采购订单，是否和经审批盖章的纸质采购订单相符，是否有已审批的采购申请。

六、商品验收入库

1.仓库收到商品应首先核对商品、供应商送货单与《货物验收单》上的内容及要求是否相符，如品名、规格、数量、到货时间等，并检查商品及包装有无损坏。

2.仓库验收货物按公司规定执行。采购部参与验货的，由仓库和采购部门共同在《货物验收单》上签收。

3.验收合格的商品按仓库保管制度存放、保管。仓库应填写《货物验收单》一式多联，作为验收商品的依据。一联仓库保存、一联交给财务部门。验收后仓库应同时在金葵花系统上转采购开单，仓库主管审核。

4.验收货物不合格，仓库应及时通知采购部门作相应处理。已验收入库并在金葵花系统转采购开单的货物发生退货的，由采购部录入《采购退货单》，打印给仓库，仓库按单退货后进行系统审核，并在《采购退货单》，上签字，提交财务一份。

5.已支付供应商货款的商品发生退货，要先退回已付货款后采购部才能启动退货流程。

6.财务部按照仓库填写的《货物验收单》、《采购退货单》分别审核金葵花系统采购开单、采购退货是否相符，是否已由仓库主管审核。发生退货是否已支付货款，已支付是否退回。

制电子表格备查，内容包括供应商名称、金额，采购订单编号、预计发票提供时间等。

十、供应商对账

1.采购部应与供应商协定：每月核对往来账，1－3号供应商应提供上月销售对账单并与采购部核对。对账单提交财务部一份。

2.每月1－3号财务部应同时与采购部核对应付账款金额、和未收到的采购发票等。如发现问题应及时与供应商核对、确认正确无误。

十一、附则

1.本制度由财务部负责制定，由采购部、商城管理中心与财务部共同修订。2.本制度经公司审批后正式发布实施。

采购与付款制度 篇2

关键词：医院,采购与付款,内部会计控制

采购与付款是医院经营的重要环节之一, 对医院采购与付款开展内部会计控制, 是保护医院财产安全的重要措施。因此, 医院十分有必要重视采购与付款业务的内部会计控制。

一、采购与付款内部会计控制的目标

首先要保证财务报告的真实性, 和其他财务信息的可靠性, 防止一些人利用错误的信息作假帐。制定内部控制的牵制机制, 避免舞弊现象的发生, 尽量减少财务风险。在采购付款期间做好会计记录, 编制呈报表, 确保财务信息的可靠性[1]。在内部控制下, 保证医院资金的安全, 防止挪用公款、资金被盗等事情的发生。并完善医院的经营管理体制, 提高医院的工作效率。最后还要求各个部门划分明确的责任, 提供可靠的信息和完整的沟通, 提高经济的管理。

二、强化采购与付款内部会计控制的措施

(一) 规范采购与付款内部会计控制的基本制度

1. 岗位与职责分工控制制度。

建立采购与付款业务的岗位职责与分工制度, 明确各个部门岗位的责任与权利, 要求各岗位工作人员恪尽职守, 各岗位间互相加强监督与控制, 处理好采购与付款业务。

2. 授权批准控制制度。

医院采购用品支出与付款, 明确规定相关的工作人员, 禁止没有权限的机构参与采购与付款业务[2]。对于医院的重要采购任务, 要经过相关的专家进行审批, 加强采购的请购、审批、验收与入库凭证。采购的相关支出与付款应有专人审批, 采购时注意签好采购合同。

3. 请购与审批控制制度。

制定好相关的医用品的采购请购控制制度, 根据库存的数量及目前的需求量, 确定好请购的数量, 请购单需要使用部门的负责人签字, 清楚请购程序。做好采购的预算, 每次在采购前要了解物品的使用量和库存, 制定采购的预算, 对于超出预算的部分, 要经过相关负责人的审批, 在不办手续。同时, 建立请购的审批制度可以明确各项的程序顺利进行, 通过审批人的审查, 降低盲目采购现象的发生, 限制医院的各项采购事宜。

4. 采购与验收控制制度。

采购需要制定采购合同, 经过采购相关经管人审批, 而且采购部门不能进行物品的验收, 验收也要有专职人员进行, 建立完善的采购与验收的管理制度, 采购与验收要做好记录, 确保物资的数量与质量, 验收与入库要做好交接。

5. 付款控制制度。

医院对付款控制制度也要重视起来, 付款控制制度要求在支出与复核方面控制好。采购人员提供采购的发票, 提出资金支出申请, 说明资金的用途预算等, 经审核人员审核做好凭证。复核人员要对资金支出进行复核, 确定支出审批的程序, 资金的用途和相关事宜, 确定准确后办理手续。付款审核人员要仔细核对采购发票、验收单入库单等有关凭证, 审查是否属实, 是否符合规定后, 确定付款。对付款单注意保管, 办理好应付款项目的审批制度。与此同时, 还有必要制定退货管理制度。对需要退货的手续、原因、退货款等方面要先作出严格规定, 以便日后办理退货的程序的顺利开展。

6. 监督检查制度。

医院的审计定期对医院的采购与付款业务的相关事宜进行审查, 确保采购与付款制度的完整性, 对采购与付款业务的请购审批制度的建立情况和采购与付款相关的管理工作情况都要进行审查, 检查采购与付款的相关凭证单据开发、使用和保管情况, 不定时的对审查工作进行监督管理, 发现审查工作中存在的一些显著的问题, 对于检查的各个环节中的较难进行的工作要制定有效的措施加以完善。

(二) 走严格的采购与付款程序

1. 请购:

医院采购物资时需要经过请购人员填写请购单, 请购单要明确注明申请请购的物品名称、数量、规格及产品的质量相关要求和标准等。医院要加强采购业务的预算管理, 对采购项目办理相关的请购审批部门的审批手续。

2. 审批:

审批部门应根据医院的有关规定, 对请购项目进行审批, 执行其职责和权力, 对于符合规定的采购请购内容, 经常规程序给予审批, 对于重要物资的请购, 要经过相关部门的商议讨论, 最终决策是否给予审批, 相对于那些专业性较强的采购, 则需要医院的专家进行商议审批。

3. 采购:

请购申请经审批后则可以通过, 进行采购环节。采购部门要根据请购单的要求, 进行采购, 对采购的物资要严格走规定的程序, 按照要求均衡采购资金与采购质量要求及国家对采购的规定, 合理进行采购。采购部门还应与采购单位签订采购合同。

4. 验收:

采购物资运回到医院后要先进行物品的验收, 验收合格后方能入库。验收需要专职工作人员根据请购单上的要求, 对采购的物品名称、采购数量、质量要求、规格等进行验收, 同时做出验收报告与记录, 当然, 对于重要的或专业性较强的物资由专职人员验收。

5. 付款与付款审核:

对采购物资的发票、审核、验收等环节均通过后经进行付款与付款审核环节。财务部门要审核与采购相关的平整是否真实, 程序是否符合规定, 审核通过后, 将按规定对支出进行资金支付。支付资金要做好记录, 打印支付凭据单, 妥善保存, 以便账目审核。

三、结束语

针对医院的采购与付款业务的内部会计控制的分析, 医院在对请购、审批、采购、验收、付款等环节的控制加以完善, 确保医院财产的安全, 促进医院经济的发展。

参考文献

[1]李超.企业采购与付款的内部会计控制制度设计[J].科技信息, 2012, 11:473-474.

采购与付款制度 篇3

一、我国企业采购业务存在的问题

1.采购无计划

采购部门没有根据企业的实际需求情况或者根据已经经过批准的采购计划、采购申请单进行采购，而是盲目的采购或者不及时采购，造成物资大量积压或者供应脱节的情况。如某药厂引进新生产线时，采购部门为了维修方便，无节制的大批量采购了该产品线专用的备品备件。待到产品线淘汰拆除后，仓库里依旧存放着大量未被使用过的该产品线的备品备件，对公司的资金造成了极大的浪费。

2.供应商选择不合理

采购人员为了私人的利益在采购中没有进行招标议标或者询价比价等活动，而是直接选择有回扣的供应商，往往造成采购物资质量得不到保证，或者采购价格高于市场平均价格，致使企业利益受损。

3.虚报损耗，中途转移

采购部门或者物流部门为了中饱私囊，在运输的途中偷偷转移物资，而对公司上报谎称为途中损耗。

4.混淆采购成本

会计人员在会计记账中对采购成本没有很好的区分，确认的成本不能真实反映企业为采购物资而发生的费用或损耗。例如，在生产性的企业里，与原材料采购相关的运输费用、保险费用、合理损耗等，都需要计入采购成本。

5.验收不合规

采购人员、仓库人员玩忽职守或专业素养不够，不能顺利的完成物资验收，不能严格验收采购物资的质量和数量，诱发物资验收中的舞弊行为，造成伪劣物资滥竽充数，轻者损害企业利益，重者使伪劣产品充斥市场，损害消费者利益。

6.违规结算，资金流失

通常企业在收到采购发票后，根据发票金额授权会计签发付款凭单，出纳审核后支付划拨款项。如果没有严格的付款申请审批，可能会造成对同一笔采购业务重复付款，付款金额与发票不符或者误期支付失去客户信誉。

二、解决问题的有效手段——加强内部控制制度建设

在现行的管理模式下，我国很多企业虽然经过多年的逐步完善，已经建立了一些管理制度，但由于各种规章制度的设计大多流于理论，和企业的实际情况相脱离，使企业在实际工作中收效甚微。如引进的国际流行的招标方式、询比价方式时往往只是提及到相关概念，没有规范的操作流程，失去了招投标管理在企业采购中节约成本的应有作用。同时，内部控制的关键是任何人都不得拥有超越内部控制制度所规定的权力和权限，如果能做到这一点，就会大大减少采购中出现的各种问题。但实际上权力超越制度的传统理念使制度的执行过程往往被权力中断，这种症结在现代企业中相应规范制度缺失时显得尤为突出。当发生相关事项时，无制度来规范，无流程来参考，无权限来定责，使得采购管理显得紊乱无章，领导一支笔定事项。所以，加强内部控制制度的建设是势在必行的举措。

三、采购业务内部控制制度的建设内容

建设采购业务内部控制制度首先应了解采购业务不相容岗位，确保建设的内控制度得到有效运行。采购业务不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。考虑这些不相容岗位，采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面：

1.职务分离制度

采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、 审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：

(1)生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。

(2)由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。

(3)物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。

(4)物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。

(5)采购人员应与负责付款审批的人员相分离。

(6)审核付款人员应与付款人员相分离。

(7)记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

2.请购单控制制度

在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制《采购申请单》的方式提前通知物资保管部门，《采购申请单》有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。

3.审批控制制度

根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由总经理审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续，并报审批人审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。

4.订货控制制度

采购部门提供附有供应商相关信息的调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的合格供应商。由其组织生产或销售部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、仓储和会计等有关部门，以备合理安排生产、 销售、收货和付款。企业对物资采购如有可能采取招投标形式，以增加现有供应商的竞争意识。

5.货物验收控制制度

企业所采购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资证。验收合格后出具 “质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议。

验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、 技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，及时向供应主管书面报告。

采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后进行账务处理。

6.货款支付控制制度

由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后，财务部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核确认无误后，财务部门将之连续编号，并及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明細账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人按照约定的付款日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批 后方可办理货款结算与支付。

7.会计稽核与对账制度

它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。

四、总结

采购付款管理制度 篇4

第一章总则

第一条为了加强（以下简称“公司”）合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。

第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务应注重防范下列风险:(一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；(二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；

(三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。第四条公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。第二章采购管理组织机构

第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。

第六条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是：

(一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书；采购付款管理制度(二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；(三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；(四)配合物资采购、监造和检验；

(五)负责职责范围内的其他有关工作。第七条公司采购管理的具体目标是：

(一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营；(二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失；(三)尽可能实现采购物资的标准化；(四)发展优质的供应商合作伙伴；(五)加强公司各部门之间的合作；

(六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。

第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则：

(一)请购与审批岗位分离；

(二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离；

(三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；(四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；(五)采购、验收与记录岗位分离；

(六)付款申请、审批与执行岗位分离。第三章需求及采购管理

第九条公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求，不符合规范要求的，应退回重报。

第十条在实施物资采购过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求。

第十一条物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核。采购付款管理制度 第十二条物资采购执行遵循“先利库，后采购”的原则。对于满足需求条件的物资，公司采购归口管理部门先平衡利库，后进行采购，加快库存物资周转，提高库存物资利用率。

第四章选择和管理供应商

第十三条公司采购归口管理部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每年年初组织相关部门人员对上各类供应商的供货情况进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。

第十四条采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品质量情况，掌握合格供应商的保障供应的资信动态。发展新的合格供应商，并对该供应商建立供应商档案，作为进一步考察评估的依据。供应商档案包括，供应商基本信息，供应商资信档案，供应商所提供的资质证明、价格表及相关资料等。

第十五条每批物资供应结束后，采购人员应及时将供应商供应的质量、及时性等实际表现记录于供应商资信档案，作为定期进行供应商评审的资料。

第十六条采购人员每年复查一次供应商基本信息，更新原有资料内容。供应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理，未经采购归口管理部门负责人批准，不得随便查阅。

第十七条采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况下，应当更换供应商：

(一)原有供应商在定期评审中被淘汰；

(二)原有供应商不能满足物资需求变化的需要；(三)原有供应商拒绝供货；

(四)新供应商的物资更适合公司的需求。

第十八条物资使用部门、生产技术管理部门必须将设备、物资使用过程中出现的问题及时反馈给采购归口管理部门，采购归口管理部门应及时做好产品质量的记录工作。采购付款管理制度 第五章采购价格管理

第十九条采购归口管理部门执行采购时，应优先与公司合格供应商名录上的供应商联系购买。如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员应进行充分的市场询价调查，并作好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为三年。

第二十条需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、谈判，达成初步意见后由采购部门签订正式合同后进行物资采购。

第二十一条需进行现场零星物资采购的，采购人员应2人或2人以上同行，在物资市场了解物资价格及供应商基本情况，要做到货比三家、优质优价、承诺良好的售后服务。采购归口管理部门负责人应根据物资采购的数量、规格等对价格进行审查。第二十二条采购归口管理部门、公司内部审计机构应当独立地进行定期或不定期的市场信息调查，检查采购人员市场询价的真实性和合格供应商供货的价格情况，对购买活动进行评审，监督采购价格执行。

第二十三条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。第六章合同和采购供应管理

第二十四条采购价格确定后，应与供应商签订采购合同，签订合同的具体规定，按照《合同管理制度》执行。

第二十五条采购人员必须取得合法的发票，并且尽量取得增值税专用发票。采购人员应向供应商索取合格证明、使用说明及供应商名片等资料。采购物资到达公司后，主管采购人员应及时到达仓库，对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与采购申请单所列内容一致。

第二十六条采购归口管理部门应充分研究各类物资的历史需求数据规律、货源紧缺状况、采购生产周期等因素，协助物资仓储管理部门确定最佳安全库存。第二十七条仓库管理员应定期报送库存物资报表，反映现有库存物资的名称、规格、单价、数量、储存位臵和区域等信息，配合采购归口管理部门根据物资库存状况平衡利库后安排具体采购。采购付款管理制度 第二十八条对需要监造的物资，应择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向生产技术部等部门通报。第二十九条仓储部门负责物资接收的组织管理，按照合同、技术协议和有关产品标准进行清点、查验，对到达的物资及时卸车、入库、开箱检验。一般常规物资的验收由仓库保管员、主管采购人员等进行；大宗、大型、重要物资和非常规、特殊物资验收由生产技术部、提出物资需求的运行/建设部门技术人员、仓库保管员、主管采购人员共同进行。验收完成，主管验收人员要填写验收记录凭证，验收记录凭证要明确表述验收状态。第七章采购付款管理

第三十条采购物资未经验收人员验收合格，确认数量、质量、价格、规格型号完全符合采购订单要求，并完成入库手续，不得办理采购付款。第三十一条采购付款流程如下： 采购货到付款

采购人员提出付款申请（付款申请须附有采购合同、入库单、发票）—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。采购预付款

采购人员依据采购合同提出付款申请—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。第八章附则

第三十二条本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行。第三十三条本制度由公司董事会负责解释和修订。

第三十四条本制度自公司董事会通过之日起实施。采购付款管理制度

采购与付款业务流程 篇5

一、供应商的选择与管理

1、采购部门人员填写供应商基本信息表

供应商网络建设由采购部门负责，初选择供应商时，采购部门应索取供应商资质证明：税务登记证副本复印件（国税）、营业执照副本复印件，如果是新增的供应商，供应商还需提供样品，由质检人员/技术人员/生产人员（或第三方）测试出具测试报告，然后采购部门人员填写供应商基本信息表。

2、采购、生产技术、财务部门评审供应商

采购部门人员填写供应商基本信息表完后，采购部主管召集采购经办人、工程技术人员、质检人员、财务会计等开会讨论或现场评审，从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，所有参加评审的人员在供应商评审表中签字确认。

3、单位负责人或其授权人评定供应商

分管副总经理对供应商评审表的各项信息进行综合评定，并参考综合评审意见，最终确定合格供应商，并在选定的供应商的评审表中书面签字确认。

二、材料采购

1、计划员填写申购单

计划员根据生产销售计划/项目需求情况，通过查实库存原材料、在途材料，成品存量和最低库存量，计算出采购需要量，填写请购单，然后交分管领导复审。

2、复审申购单

分管领导复审复审申购（表）单的采购材料名称、采购数量是否正确，复审无误在申购单/采购申请表上签名确认。

3、采购员与供应商拟订合同/订单

采购员根据审核的申购单从合格供应商名录挑选出进行供应商比质比价后，选择质优、价廉的供应商（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），同时拟订采购合同。

4、采购部经理审核合同/订单

采购部主管审核拟订的采购合同/订单，审核内容包括：所选供应商在合格供应商名录之内（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），采购的产品名称、规格、数量等是否与申购单相符，单价是否合理与市价相符等。

5、分管副总经理合同审核

为了确保采购合同/订单的合法、准确、有效，分管副总经理需对合同条款完备性、合同主体、合同内容等是否合法正确进行审查，审核无误后报总经理审批。

6、总经理合同审批，董事长批准执行。

总经理对分管副总经理审核内容是否正确进行复核签字后报董事长批准执行。

7、采购经办人/经理与供应商签署合同/订单

采购经办人/经理依呈签结果，作为授权代表与供应商签署采购合同/订单，并进行采购，并提交一份财务备案，用作安排付款和会计核算。

三、固定资产采购

固定资产采购由需求部门根据工作需要提出申请，经与公司领导沟通同意后、采购过程参照材料采购 执行。

四、货物入库

1.收料员进行收料清点

仓库是原材料数量验收主管部门, 供应商送货到指定放置地点（如待检区）后，收料员将申购单和供应商提供的送货单进行核对，在确认申购单和供应商送货单品名、规格一致情况下清点数量，清点数量确认无误后在送货单上签字。

2.收料员通知检验员检验

对需要检验的原材料（指生产性原材料），收料员收料后，收料员通知检验员进行检验对

于不合格的，填写检验报告反馈采购部门，由采购部门与供应商协商处理方法以及要求供应商改进。

3.仓管员办理入库

验收合格的，仓管员填制入库单。入库单连续编号。入库单至少一式三联，仓管员（收料员）一联，交财务一联、，采购部一联，入库单需由仓管员（收料员）签名确认并据之办理材料入库并登记库存管理台账。采购部门收到物控部门库单需统一存放，并与日后供应商递来发票核对，确认无误后，送会计部门。

四、付款与应付账款管理

付款

采购付款结算流程 篇6

为规范采购对账、付款流程，加强财务核算监督，保证供应商货款支付的及时、准确，经公司研究决定特制定本规定，具体事宜通知如下：

一、先到货、后付款的账期定义

1、月结60天：整月内货到公司经检验合格入库后，此批货物票到签收日起60天内为结账期。

2、月结30天：整月内货到公司经检验合格入库后，此批货物票到签收日起30天内为结账期。

3、半 月 结：半月内货到公司经检验合格入库后，此批货物票到签收日起15天内为结账期。

4、日结：货到公司经检验合格入库后，此批货物票到签收日起X天内为结账期。

5、如有不同账期方式，按以上定义内容以此类推。

二、预付账款流程

1、采购合同

预付账款方式的结算适用于大宗货物采购，采购处与供应商签订供销合同，并要求供应商提供截止上批到货的对账明细单，确认无误后采购处填写汇款申报单送财务部审核。

2、请款

财务部审核采购处提供的合同、对账明细单及汇款申报单无误后报送总经理审批。

3、付款

财务部按购销合同的约定安排付款。如合同有约定定金，则先付定金，其余按照每批次实际经检验合格入库数量付款。

4、发票

采购处要保证在货到之日5 内，让供应商将合格的增值税发票邮寄到公司财务部核销。

以上规定自 年 月 日起执行！

XXXX有限公司

二O一二年二月二十三日

主题词： 采购付款结算

主送：财务部、采购处、仓库、行政部存档

采购与付款制度 篇7

一、A公司的采购及付款业务

A公司是位于某市高新园区内的一家服装制造公司, 创建于1991年。是一家集设计、开发、生产、销售于一体的服饰公司。公司具有世界先进工艺的生产流水线48条, 年生产能力530万件 (套) 。A公司生产产品需要采购布料、皮料等材料。其采购和付款流程, 如下所述:

(一) 采购业务流程

(1) 使用部门提出采购申请, 填写采购申请单之后, 交给采办员。申请单一式三联, 分别交给生产部门、采购部门和供应商。接着由采办员将申请单交给采办部门的采办主管进行审批。审批合格后, 由采办员选择分供方。

(2) 在选择完分供方之后, 接着进行三级审批, 分别是由采办主管、主任或事业部经理、公司分管部门或中心管理部门进行审批。合格后, 由采办员进行询价、收报价、比价、谈判、确定中标方。

(3) 在确定了中标方之后, 采办员将价格报给使用部门, 使用部门对报价进行审批, 审批完成后由甲填写物资订货审批表或者起草合同 (同时, 合同号由分公司或上级公司编制) , 再进行一次三级审批, 分别是主任或事业部经理、中心管理部门或公司分管部门、分公司或上级公司的审批。审批完成后, 最后由采办员进行到货验收, 填写验收单, 验收单一式两联, 分别交给财务部门和验收部门保管。对于验收过程中发生的异常情况, 负责验收的人员在验收完毕后通知有关部门, 并作出处理。

(二) 付款业务流程

(1) 到货验收合格之后, 采办员着手准备付款的工作。首先由采办员填写付款申请单, 填写完之后进行二级审批。先由采办主管进行审批, 审批合格之后由中心管理部门或公司分管部门进行审批。

(2) 二级审批结束后, 由采办员统计采购数据, 同时将付款凭单联通供应发票及时送交财务部门。财务部门收到只附供应商发票的付款凭单后进行账务处理, 完成采购报销的工作。最后由采办员进行资料备份存档工作。

二、从内部控制角度对A公司采购和付款业务进行分析

公司的采购和付款业务主要有请购、采购、验收和付款四大阶段, 下面就从这四个方面对A公司的采购和付款业务进行分析。

(一) 请购阶段

请购采购过程的起点。A公司主要请购的是布料、皮料等生产资料。在这一过程中, 可设立采购申请单制度。生产部门根据年度计划等填写需要采购资料的数量等信息。采购单应一式多联, 以供采购部门、财务部门以及供应商等使用。A公司设立了采购申请制度, 同时其申请单是一式三联。请购阶段, A公司设立了一定内部控制制度。

(二) 采购阶段

在采购阶段, 主要的工作有确定供应方、确定供货的价格以及何时订货等。在这一过程中要主要存在不相容的职务分工。对于供应方的选择和确定、询价和供货商的确定、采购和验收工作均不可以由一个人同时进行, 否则容易出现徇私舞弊的行为。而A公司却将这几项不相容职务, 同时交给了采办员来进行, 这样会造成缺少对采办员工作的牵制, 从而出现中饱私囊的现象。

对于确定供应方的工作, 应该设立资质审查制度以及汇报制度, 防止内部关联企业进入给公司带来损失;同时对于选拔的结果要及时向上级报告。通过汇报制度, 可以有效减少在选择过程中的舞弊行为。而A企业并没有建立相应的汇报制度, 只是建立了单一的审批制度, 存在下级部门收取贿赂选择关联企业, 同时上级在不了解供应方真实情况的前提下, 做出错误判断的可能性。

对于何时订货的问题, 应该设立多方参与的机制。这里的多方参与是指在涉及范围之内的多方, 通过集思广益, 以及根据成本效益的原则, 确定订货的数量、运送的方式等等一系列的问题。A公司将订货的工作全权交给采办员, 难保不发生舞弊的行为。

同时应该和供应商签订采购合同, 为了保证采购的资料质量合格, 结算方式合理, 在合同签订过程中, 应该有物资的使用部门和财务部门一起参与制定。A公司将合同的起草交由采办员负责, 由于采办员不能完全照顾到其他部门的利益, 可能出现考虑不周, 而使合同存在漏洞的可能性。

同时《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》也规定了, 企业的采购业务应当集中, 避免多头采购或分散采购, 以提高采购业务效率, 降低采购成本, 堵塞管理漏洞。企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。而A公司并没有做出类似规定, 时间久了很可能因为管理漏洞出现效率低下、成本增加的情况。

除此之外, 对于审批报价的工作也不应该由使用部门来进行, 由于使用部门缺少相关的专业人员, 对于报价的审批工作不能很好的完成, 可能会影响物资的质量。在一定程度上来说, A公司在采购阶段采取了一定的内部控制措施。

(三) 验收阶段

在验收阶段, 应该充分保证验收人员的独立性, 即验收人员应独立于申请采购部门、采购部门和财务部门, 这样才能验收工作顺利公正的进行。企业可以建立验收抽查制度以及与供应商签订相关退货协议来对验收阶段的工作进行内部控制。在经过独立的验收人员验收之后, 合格的产品进行入库工作, 填写入库单等, 不合格的产品则根据退货协议, 将其退给供应商, 并且根据《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中的规定, 验收过程中发现的异常情况, 负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告, 相关机构应当查明原因并及时处理。在生产资料入库之前, 应该对已经验收的生产资料进行抽查。对于抽查不合格的产品, 除了退货之外, 应该对验收人员采取惩罚制度。A公司的验收工作仍然由负责采购的人进行, 不能很好的保持验收人员的独立性, 存在发生舞弊的可能性。

同时还可以采取多种方法共同验收的制度。通过不同的方法对同一件产品的验收, 比对验收的结果, 判断其是否符合公司的需要。为了保证物资的质量, 还可以聘请相关的生产技术专家进行物资的验收, 并且企业还应该制定相应的制度, 如采取验收产品挂钩制度, 即生产技术专家验收多少产品, 在保证质量的前提下, 给专家相应比例的报酬。通过类似方法提高专家们的工作积极性。而A公司将产品交由采办人员验收, 由于其专业知识程度有限, 不能很好的保证购买物资的质量, 一定程度上会影响后期的工作。因此, 在验收阶段, A公司的内部控制措施存在漏洞。

(四) 付款阶段

在付款阶段, 企业应该采取措施加强对该项工作的管理, 完善整个付款的过程。要严格审核相关的预算、合同、凭证等内容, 在审核无误后, 按照签订的合同选择合适的付款方式。

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中的规定, 企业应当加强采购付款的管理, 完善付款流程, 明确付款审核人的责任和权力, 严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容, 审核无误后按照合同规定及时办理付款。

A公司在采购流程中, 对于采购规模的大小问题, 采购员会通过采办主管、主任/事业部经理或者中心管理/公司分管部门来审批, 但是在付款流程中却只有采办主管和中心管理/公司分管部门审批的工作, 两个流程不能做到一一对应, 会造成工作的紊乱。此外, 在付款业务中, 财务部门根据只附有供应商发票的付款凭证即进行账务处理, 可能因无法核实采购工作的真实性, 从而出现错误的账务处理。而对于在采购业务过程中发生的凭证、记录、资料等的真实性没有相应的部门进行审核。由此可以看出, A公司在这一阶段的没有建立良好的内部控制制度。

三、流程优化建议

(一) 采购阶段

⒈在A公司中, 向供应商进行生产资料的询价和确定中标方, 生产资料的选择、确定和验收, 生产资料的使用和审批报价等工作不应该由同一人或部门进行。根据不相容职务分离的原则, 可以将这几项工作做一下处理:

(1) 将供应商的选择和确定的工作分成两个人或部门进行。原先这两项工作都是有采办员来进行, 优化后将中标方的确定交给采办主管来完成。

(2) 由于仅由使用部门来进行审批报价会影响到采购物资的质量, 所以对于供应商的报价审批引入第三方专家来进行, 同时使用部门和财务部门也要参与到审批报价的工作中去, 确保获得最优的报价。

(3) 因为到货验收不应由采购方来进行, 所以引入了仓储部门, 有他们负责对货物的验收。除此以外, 也要充分发挥第三方专家的作用, 适当的向他们咨询, 最终获得质量最符合公司要求的物资。

⒉A公司规定, “对于验收过程中发生的异常情况, 负责验收的部门或人员应在验收完毕后及时通知有关部门”, 这一做法不恰当。根据《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中的规定, 验收过程中发现的异常情况, 负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告, 相关机构应当查明原因并及时处理。此时, 采办员可以向上级审批部门, 即主任/事业部经理反映, 以得到及时的处理。

⒊在到货验收之后, 应增加一项货物使用情况调查的阶段, 通过对货物使用的跟踪调查, 及时对物资的使用情况进行反馈, 可以在第一时间发现遗漏的不合格品, 并于供应商进行沟通, 进行退换货或其他处理工作。

(二) 付款业务流程

⒈根据A公司目前的情况, 应新添加一级的审批制度, 使得付款的审批层级与采购业务一一对应, 有利于工作的开展, 减少工作中可能出现的紊乱情况。

⒉在付款业务中, 如果只凭供应商发票这些相关信息, 而不与订购单、验收单等进行核对的话, 就可能出现无法核实采购工作的真实性, 从而出现错误的账务处理。此情形下, 可以将会计记录、仓储信息以及供应商反馈的资料汇总整理交到财务部门, 可以多一个角度确认相关财务资料的真实合理性, 从而确定合理的付款方式, 保证公司资金得到最优化的使用。

⒊在采购业务过程中发生的凭证、记录、资料等的真实性没有相应的部门进行审核, 而对于凭证、记录、资料等的真实性的审核, 可以有效的减少舞弊现象的发生。可引入内审部门, 对付款业务中的相关资料进行后续审计, 让内部审计部门参与到该项工作中来, 发挥内部审计的监督作用, 从而进一步保证财务资料等的合理性和真实性, 避免舞弊情况的出现。

四、研究结论

根据国内大多数企业在采购与付款业务中普遍存在的现象, 结合A公司的情况, 企业在加强内部控制规范企业采购与付款业务行为的过程中, 应注重以下几点。

(一) 在企业采购与付款业务中, 存在许多不相容职务, 如向供应商进行生产资料的询价和确定中标方等。根据不相容职务分离原则, 要将这些工作交由不同的人或部门进行。

(二) 建立健全的反馈制度。对于在采购和付款业务中出现的问题, 如材料验收问题等, 可以得到及时反馈解决。同时, 在解决问题的过程中, 也要进行跟踪调查, 及时反馈进度以及遇到的障碍等。

(三) 在采购与付款业务中, 要合理设置公司的职能部门, 相关联的工作做到职能一一对应, 使得工作有条不紊的进行下去。

(四) 设置明确的结算制度。在结算时, 相关凭证应进行多方汇总, 保证核对一致后, 才能进行下一步的付款工作。

(五) 有条件的企业应引入内审部门, 并充分发挥内审部门的作用。对于相关凭证、记录、资料等, 由内审部门进行审计。除了后续审计外, 内审部门还可以进行跟踪审计。

摘要：企业的生产经营过程包括供、产、销三个阶段, 其中采购与付款业务是整个生产经营活动的起始点。这一过程出现问题, 将会严重影响企业的生产经营活动。目前国内很多企业的采购与付款业务存在, 诸如不相容职务并存、结算违规操作等问题。本文以A公司的采购和付款业务流程为例, 从内部控制视角进行分析, 对其采购和付款业务流程的缺陷及风险进行了识别, 并以此为基础提出了增值性优化建议。

关键词：内部控制,采购与付款业务,优化

参考文献

[1]林立兴.浅析企业采购与付款业务的内部控制[J].中国商界, 2009 (7)

[2]傅桂林.企业采购与付款业务内部会计控制探讨[J].工业会计.2003 (3)

采购与付款制度 篇8

关键词：集中采购；内部控制；建设；应用

我国的政法采购办法实施10多年来，对于政府执政能力和效率的提升起到了一定的促进作用。对于高校而言，作为一种按照政府采购办法实施技术物质资料采购的单位，在近些年的采购管理方面，也探索了许多有效的办法。但是，当前高校的集中采购中还是存在内部控制制度建设方面的缺陷，给了一些人士违法违纪的漏洞。为此，研究优化和加强高校集中采购内部控制制度的建设，并将相关研究理论运用于实际中，使高校集中采购事宜能够高效运作，形成一套规范、完整和系统的控制机制。

一、高效建设集中采购内部控制制度的意义

（一）保证高校采购项目有序进行的需要

在高校推行集中采购，能够使各个有物资和技术资料需求的部门能主动按照采购周期制定合理的采购需求计划，同时，集中采购负责部门会组织政策的制定、预算的编制、采购方式的确定和最终承包商的确定、款项支付工作，在这个过程中，需要其他许多的高校部门参与，由集中采购负责部门对相关事宜进行协调，能够提升办事的效率。同时，加强对集中采购的内部控制，能够使各职能部门和采购负责部门参与人员的权利和义务进行规范，约束住许多人的行为，保证采购的规范和高效。这样的制度建设，最终还是能够保证高校采购项目有序进行，提升各部门对办学物资和技术资料的管理。

（二）有效防范集中采购风险

由于集中采购活动涉及到的资金金额较大，而且项目内容较多，涉及到学校多个部门和较多的人员，通过集中采购内部控制制度，能够减少集中采购信息和其他管理信息的泄露，使得学校在集中采购过程中能够占据有利地位，并保护学校资产的安全，促进资金的高效利用。

（三）集中采购过程中反腐败的需要

对于高校而言，参与集中采购的物质和技术资料大多数具有“公共产品”属性，而且采购的规模大和數量多。按照“有限理性经济人”理论，在高校实行集中采购项目时，会存在一些部门或者是人员因为小团体或者自身利益而出现对国家、学校利益损害的行为。建立高校集中采购内部控制制度，能够利用授权批准、不相容职务分离等控制，使集中采购项目运行中出现的走后门、拿回扣、预算人为放大和假招标等不法行为得到有效的减少甚至杜绝。

二、高校集中采购内部控制制度的建设

（一）优化集中采购的控制环境

控制环境是在高校集中采购项目进行过程中，能够产生影响的内部控制的各种因素的总称。这些因素主要有机构设置、决策机制、职权与责任、领导者和工作人员的思想和业务素质、监督措施和影响集中采购业务的各种外部关系等。对于高校集中采购项目而言，内部环境是建立和实施内部控制的基础。因此，单位应当尽可能的做好内部环境的优化，如单独设置内部控制职能部门或者确定内部控制牵头部门，负责组织协调内部控制工作；建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制；实行关键岗位责任制，确保不相容岗位相互分离，并通过定期或不定期岗位轮换排查工作中存在的问题与隐患；加强对领导者和工作人员的素质控制等，从而保障集中采购内部控制制度的有效执行。

（二）分析和评估集中采购各环节存在的风险

在对集中采购内部控制制度建设时，对高校集中采购过程中的各项采购风险进行评估，然后制定相应的风险控制条例，使采购风险降低，提升内部控制制度的有效性。首先对集中采购的业务流程进行梳理，明确业务环节。其次分析各环节可能存在的风险点，进行风险评估，然后结合各风险的实际情况，制定切实可行的风险控制制度。具体而言，主要做好预算过程的风险评估、招标文件和投标文件的风险评估、供应商信用风险评估和合同风险评估这四方面的工作，然后结合各风险的实际情况，制定切实可行的风险控制制度，使得集中采购项目进行时，能够有效稳定应对各种问题。

（三）对集中采购的程序和要点进行控制

集中采购内部控制，主要是通过控制内部活动来实现内部控制的目标。因此，在构建高校集中采购项目内部控制制度时，需要结合集中采购日常工作的要点和环节进行制定。首先，要对程序性的工作制定出相应的管理办法，然后在制度层面，明确各职能部门的分工，最后，要对制度的执行情况进行说明，使得制度能够得到有效执行，保证制度在集中采购项目进行过程的每一个环节能起到效果。

（四）建立集中采购内部控制评价机制

高校审计部门应定期对建立的集中采购内部控制制度的设计和运行的有效性进行检查，分析查找内部控制缺陷，提出改进建议并读出落实整改。一方面可以防范风险，及时堵塞管理漏洞，另一方面有利于持续地完善集中采购内部制度，使其发挥更大的作用。

三、某高校图书集中采购项目应用实例

在某高校，由于学生数量较多，对于教材、资料等方面的需求较大，而且图书馆也在不断加强图书数量和内容方面的建设，为此，对于集中采购的图书项目，数额巨大，而且图书的种类比较繁多。为了实现对集中采购的内部控制，保证集中采购项目的有序进行，按照该校制定的集中采购项目内部控制制度相关的内容，对采购项目进行控制。在组织政策的制定、预算的编制、采购方式的确定和最终承包商的确定、款项支付工作方面对各个内容进行单独的控制，尤其是对进行计划审批、招标环节和付款环节等方面的授权批准权限进行严格控制，要求相关经办人先学习控制制度然后再进行工作，严禁未经授权的机构和人员办理相关不相容岗位业务，重大或特殊项目的业务实行集体决策与审批。从图书采购各个环节和图书资料的质量检查等方面综合评价此次采购，相关专家一致给出优秀评级，这次图书集中采购项目的高效完成，正是由于执行了严格的集中采购内部控制制度的相关要求，说明内部控制制度作用十分有效。

总结：

对于高校而言，集中采购项目多，构建一套行之有效的内部控制制度，并将这些制度的具体内容应用于实际的采购工作中，不仅能够提升采购项目的有效性，还能提升相关人员的工作水平，促进日后采购项目的正常高效开展。（作者单位：四川美术学院）

参考文献：

[1]钟永泉，曾文冰，余乐俊.试论高校集中采购内部控制制度的构建[J].实验室研究与探索，2011，09：379-381.

[2]钟永泉，赵邦枝.高校集中采购内部控制制度的构建与探索[J].实验技术与管理，2009，12：146-148.

[3]赵帅.高等学校内部控制问题探讨[D].西南财经大学，2013.

员工借款及采购付款管理规定 篇9

第一条

为规范和完善集团公司财务管理，确保资金安全及合理使用，减少资金损失，特制定本制度。

第二条

本制度适用于集团公司及各分、子公司。第三条 员工借款范围：

1、个人因公出差开支备用；

2、采购专员零星采购支出；

3、日常办公、后勤、业务费等经常性的零星支出；

4、集团财务部外派出纳员备用金（此条款适用于机械制造公司、清沂山石化科技）；

5、其他员工个人借款情况。第四条

借款额度：

1、员工因公出差借款，按照预计出差天数、往返路费、住宿费等支出由本部门负责人核定借款额度。

2、采购专员借用的零星采购用款，单次不得超过2000元，超过2000元的材料采购，必须通过转账或支票方式支付，并由采购部持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序审批后，到集团财务部办理货款支付、结算手续。

3、外派出纳员备用金借款，根据清沂山石化、机械制造公司日常办公、零星采购需求，在合理使用范围内，按照不超过一个月零星支付所需现金量提出备用金借款申请，由集团公司进行审批。原则上额度控制在10万元至20万元以内。

4、其他临时借款根据实际情况核定金额。第五条

员工借款、备用金管理规定：

1、借款人仅限于集团公司内部人员，不包括试用期内员工和借调员工。

2、按照“谁借款，谁使用，谁归还”的原则，不允许代替他人借款或以他人名义借款。

3、能够转账结算的业务不得故意采取现金借款方式结算。尽量减少现金结算，确保资金安全。

4、业务人员出差必须填写《出差申请单》，经部门负责人审核后报分、子公司负责人批准。业务人员凭审批后的《出差申请单》填写《用款申请单》，签字后到财务支取借款。

5、借款人所在部门负责人及分、子公司负责人应当严格审核借款人借款用途、借款金额的合理性及借款的必要性。

6、同一借款人前账不清，后款不借。

7、各公司核算会计应当对借款及时进行账务处理，并在每月10日前将上月各公司员工借款明细表发送给借款人所在部门，以便核对和及时催还。

8、对于借款次数频繁的借款人，还款期限根据借款时间、还款情况分别确定，对于超过一个月的借款，借款人没有提供书面说明原因的，集团财务部将从该借款人的工资中扣除，不再另行通知。

9、涉及借款人调动（含集团各公司间调动、离职、辞退、开除等）时，必须先将未还款借款全部还清，未经集团财务部签字证明该调动人员已还完借款的，人力资源部门不能为其办理调入、调出或其他手续。

10、出纳备用金的额度应严格按照分、子公司日常零星支出所需现金量进行控制，集团财务部外派出纳员为备用金管理直接责任人。结算处处长及财务负责人负管理责任。

11、分、子公司日常业务现金使用需求增加时，可向集团公司申请增加备用金额度；当备用金连续两个月出现较大剩余时，集团财务部应及时减少备用金额度。

12、出纳应严格控制备用金支付，除临时、零星采购及日常差旅费借支外，其余物资采购工程付款等大额支出均应编制资金支付计划。

13、集团财务部对出纳备用金定期进行实地盘点，每月最少一次，并编制《现金盘点表》。

14、分、子公司未经批准私自扩大备用金使用范围的，将上报集团公司，由集团公司视情节轻重进行处理。

15、备用金一律不准用于工程项目付款。否则按借支金额的10%处罚相关责任人。

16、出纳不得以无任何审批手续的借款凭证为依据进行付款，私自借款的，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。

17、执行出纳备用金制度的公司，借款人为出纳员本人，报销时由集团财务部付讫现金，借款滚动使用。出纳员调离岗位时，由集团财务负责人负责监交办理备用金交接手续。第六条

费用报销管理规定：

1、业务人员出差返回公司后十日内凭《出差申请单》及差旅费报销单到财务部办理报销手续，及时结清欠款。

2、员工出差返回公司后一个月未到财务部办理结算手续的，取消当次出差的差旅费补助。

3、驻外业务人员原则上每月报销一次，各驻外人员应及时填报报销单到财务部办理结算手续。

4、员工出差期间，公司费用标准内住宿费实报实销，住宿费须提供住宿清单，酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用不予报销。

5、出差期间车船费应按公司差旅费报销规定如实报销。车船费、交通费、停车费、过路过桥费等报销凭证背后需注明时间、路程起始点。

6、业务招待费、礼品费必须统一填制交际费申请单，申请人与批准人不可为同一人，交际费申请单单独保管。报销时除提供发票外，应另外附单详细说明招待时间、地点、对方人员、己方人员、事由等信息。特殊情况须填写签呈，由集团董事长、总经理批准方予报销。非公务招待一律由个人承担。

7、公司员工因工作需要参加各种会议或培训的，应在报销凭证后面附单详细注明会议性质、内容、会议地点、会议天数、参会人员（培训同上）。会议、培训期间举办单位包含食宿的，取消会议、培训期间住宿费、餐费补助标准。

8、零星物资采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票及验收入库单一并作为报销原始单据；不需入库的物资，除经办人在凭证上签字外，必须交给使用人员进行验收，在十日内按报销程序办理报销手续，若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则财务人员有权拒绝报销。

9、其他日常办公费用报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。

10、所有费用支出必须要有正规发票，对收据、白条财务人员有权拒绝报销。

11、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分，内容不真实的情况下签字准予报销的，将对审核人及审批人处以违规报销金额的10%罚款。

12、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销。对已经报销的除要求退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额2倍的罚款。

13、财务人员在收到报销单据后应审核报销单是否填写、粘贴规范；是否经过有效批准；所附附件是否合法合规，对不符合要求的应及时退回报销人并向报销人说明退回理由。第七条

付款管理制度：

1、预付款性质的汇款，由经办人填制用款申请单并注明收款单位、账号、项目内容、金额，有合同的附已审批的合同复印件，走汇款审批程序。经办人负责催收发票并办理相关财务入账前手续。没有签订合同以及合同中没有注明发票开具节点的，发票催收期为两个月。如超期发票未到将对经办人处以汇款金额5%至10%的罚款，财务不再另行通知。

2、利用发票进行付款的，原则上超过10000元的发票应先办理签字审批手续后财务入账处理。付款根据提报的资金计划批准后，通知收款单位开具收款收据进行付款；10000元以下的发票以开票日期为准，一月内如果批准付款的，以发票为依据进行付款。一月内付款没有批复的，发票一律交到财务进行入账处理。

3、工程类、设备类、质保金原则上一律根据各相关部门提报的资金计划进行付款。依据为内审处出具的工程进度款支付定案单、结算发票及合同复印件。涉及设备类、质保金付款的除提供相关结算资料外，要有设备部门及使用部门出具合格意见财务方能根据资金计划进行付款。

4、零星工程类及个人用工结算必须提供工程类或者劳务、服务类性质的发票，否则财务将不予进行结算。

5、紧急情况下的资金支付。对于公司发生的无法按计划申请的紧急资金支付，在集团领导同意下可进行临时资金支付申请。申请后3日内必须补办审批手续。第八条 特别注意事项：

1、各种票据是财务报销、付款的凭证，下列票据财务不予报销：

a、内容填写不全，字迹不清或有明显改动迹象的票据；

b、无加盖财务专用章的收款收据或无加盖发票专用章的发票；

c、数量、单价、金额不明确的票据；

d、名称必须是公司全称。

2、所有财务单据一律用黑色签字笔填写，否则视为无效票据。第九条

附则：

1、本规定自下发之日起执行，解释权、修订权归集团公司财务部。