办公环境规范

办公环境规范（精选8篇）

办公环境规范 篇1

滨湖项目部办公环境管理工作规范

1.办公室钥匙管理

办公室现有三把钥匙，行政主管处备份一份。其他两份钥匙在工作日由当日值日生各持一份，周末或法定假日由电话值班人员持有（值日生排班表见附件，值班排班表每周透明）；

2.办公区域卫生 2.1范围

2.1.1公共区域：包括会议室、公共走道、办公室接待区域； 2.1.2个人区域：包括员工各自所在区域的卫生；

2.2卫生标准

2.2.1保证地毯无果皮纸屑、无水渍、污渍及其它影响地面卫生的东西，保持地面整洁； 2.2.2保证桌面物品摆放整齐，桌椅无浮沉；

2.2.3保证会议桌椅，沙发，办公桌、文件柜外表面等无浮沉。2.2.4保证玻璃隔断墙的玻璃无明显灰尘、水渍等。2.3责任人

公共区域责任人---当日值日生 个人区域责任人---所在区域人员

2.4职责范围

2.4.1李玲玲负责检查所有区域的卫生状况；

2.4.2公共区域出现问题须及时提醒值日生清扫；

2.4.3个人区域出现问题应由所在区域人员及时清扫、处理；

3.会议室管理

3.1适用范围：大会议室及小洽谈室 3.2使用条件：

3.2.1申请使用会议室时，使用人须确定来访人数、使用时间并提前一天告知行政部；

3.2.1大会议室主要为接待重要访客或参会人员超过8人以上（含8人）的条件下时方可使用。

3.2.2小洽谈室一般为8人以下客户来访时使用。

3.2.2.1根据需求，小洽谈室应优先满足已预约客户使用。在满足预约客户的情况下，可接待其他来访客户。3.3使用责任人

3.3.1如果因接待客户使用，则使用责任人为接待客户人员； 3.3.2如果是参与会议的，则使用责任人为会议组织人员；

3.3.3若因接待客户使用后需跟随客户外出或特殊情况的可通知办公环境负责人和行政人员进行落实；

3.4使用责任人职责

3.4.1烟灰缸倒干净，纸杯使用后拿出会议室，桌椅摆放整齐，照明关闭，由使用责任人完成。3.4.2IT设备：投影仪关闭、空调关闭。3.4.3饮用水的准备：接待日值日生于会议接待前一天在行政部领取烧水壶。会议接待当天早晨将开水烧好。

3.5管理责任人及职责

3.5.1管理责任人：李玲玲

3.5.2职责

3.5.2.1资产安全：保证资产无损坏并不得随意搬移；

3.5.2.2会议室烟缸：使用人负责清理，行政人员及时检查，并及时协助清理。3.5.2.3桌面及地面卫生；

3.5.2.3.1使用人负责清理地毯，将会议椅摆放于固定位置，行政人员及时检查及协助清理。3.5.2.3.2桌面及地面无杂物堆放。

3.5.2.4笔、纸等办公设施应每日定时检查确保配备齐全，正常使用。

4.用电管理：

因目前滨湖项目部用电为先使用后付款，故最终结款方式待与滨湖项目部物业服务公司确定支付流程后，按照正常使用流程请款支付。待后期物业配套完善后，将根据实时情况跟进和完善用电管理制度。4.1 照明

4.1.1责任人：李玲玲 4.1.2职责

4.1.2.1在能够保证照明光线的情况下，尽量采用日光采光。对窗帘的使用状况及时检查并进行调节； 4.1.2.2上班期间结合窗帘的使用、天气状况，进行采光调节； 4.1.3工作标准：

4.1.3.1 无人员工作区域，关闭照明设施；

4.1.3.4会议室使用完毕后及时关闭照明设施；

4.1.3.7天气状况较差时，采光设施可根据需求开放；

4.1.3.8 以上如遇客户需要应以客户需求为第一，及时开启需求照明。

4.2空调（中央空调）4.2.1责任人：李玲玲 4.2.2职责：

4.2.2.1 开启空调需结合当日温度状态、人体感受进行开放，具体时间及标准：

4.2.2.1.1每年11月15日－3月15日，温度低于16度开启。开启时间为：8：30~17：30 4.2.2.1.2 每年5月15日－9月15日，温度高于23度开启。开启时间为：8：30~17：30 4.2.3 开启空调前需确认所有窗户关闭，前台处大门掩闭。空调开启时窗户不得开启； 4.2.4 无工作人员的区域，公共区域不得开启空调。

4.2.4.1有人员使用会议室可开启空调，人员离开后需及时关闭。

4.2.4.2下班前检查各区域人员状况，若所属区域员工离开则应及时关闭空调。4.3电脑

4.3.1员工离开座位1个小时之内，应及时关闭显示器。

4.3.2员工离开座位超过1个小时，应及时关闭显示器和主机。4.3.3中午用餐时间，在不用电脑的情况下应及时关闭显示器。

4.4吸尘器

4.4.1使用责任人：当日值日生 4.4.2职责：

4.4.2.1按照使用说明进行正确使用，对吸尘器的日常清理、保养。4.4.2.1.1使用后将吸尘器吸桶进行清理，保证无储存垃圾。4.4.2.1.2使用后放置固定位置。

4.4.2.1.3若当日值日生调休或其它原因不在公司的情况下，当日值日生应于值日前一天将值日生职责以及吸尘器的使用重点与次日值班人（使用人）进行交接，保证其能够正确使用，并通知管理责任人。4.4.3使用时间：

4.4.3.1每周周二、周五下午5：30以后使用，如遇有客户在规定使用时间来访，为避免使用时发出噪音影响客户，可与行政人员沟通，视当时情况调整使用时间。

4.4.3.2值日生排班表：值日生排班表将于一季度进行一次调整，具体调整情况将于调整前一周进行邮件透明。

4.4.4管理责任人：李玲玲 4.4.4.1职责

4.4.4.1.1资产安全：保证无人为损坏、丢失。

4.4.4.1.2对使用责任人使用的时间、使用方法和使用后的摆放进行监督和指导。4.4.4.1.3吸尘器系统由使用人负责清理，行政人员及时检查，并及时协助清理。4.4.5地毯卫生标准应参照本制度中“2.2卫生标准”的相关规定。

5.门窗管理

5.1责任人：当日值日生； 5.2职责范围

5.2.1正常情况下，开窗时间一般为每天两次，分别为：8：10-8：25；12：20-12：50；

5.2.1.1 开窗应及时响应客户需求，非极端天气（严寒、酷暑）开窗可视天气及温度情况有效调节，应与客户及时沟通，及时开启门窗，保持通风。

5.2.1.2 开窗视温度而定，以体感温度舒适为宜，若温度低于10度，开窗时间缩短至10分钟。5.2.2空调开放期间：每天开窗一次8：10-8：25；

5.2.2.1 每日早8：00~8：30期间，开窗为8：10分~8：25分。5.2.3值日生负责下班后门窗关闭及总电源关闭。

6.饮用水管理 6.1饮水机：

6.1.1责任人：李玲玲 6.1.2职责：

6.1.2.1桶水的购买，水票的管理和使用。

6.1.2.1.1一次性购买水票100张，待不足10张，申请购买。6.1.2.1.2每次使用签字登记。

6.1.2.2一般来访时（3人以内的来访）客户饮水供应。

6.2烧水壶

6.1责任人：当日值日生； 6.2职责：

6.2.1会议接待日值日生需保证水瓶中随时有热水可以提供，接待前烧好开水； 6.2.2清理装水的垃圾桶；

6.2.3 四人以上（含四人）客户来访时，协助前台为客户供应饮用水。

7.办公室用餐管理

由于办公室铺设地毯，环境较为特殊，所以原则上不允许在公司内用餐或吃零食等。但鉴于前期员工餐厅未开始运营，员工就餐不便，故暂时允许员工在公司就餐，待后期餐厅正式营业后，用餐时间公司只允许一名值班人员于公司就餐，其余人员就餐问题由员工在公司外自行解决。7.1公司用餐：

7.1.1用餐时间：中午12：00—13：00 7.1.2用餐地点：一号洽谈室，如有客户使用或预约借用等情况，可在个人工位进行用餐。

7.1.3用餐卫生标准：因公司地面为地毯，用餐时间需在用餐位置的桌面、地面铺设桌布或报纸等。7.1.4用餐铺设报纸或餐布由当日值日生于用餐前5分钟准备，餐后垃圾由当日值日生处理。7.1.5用餐时若将油渍、饭汤等滴撒于地毯，需根据公司相关处罚条例进行处罚，同时要负责污渍的及时清理工作。

7.3.2.1地毯清理方法：

A溅洒在地毯上的液体应以白色柔纸吸干。（在上面多铺几层，轻轻擦拭，然后轻踩，重复此步骤，直到擦拭物饱和为止。）

B粘稠的东西则应以平滑物，如汤匙，轻轻刮起来。C固体或粉末状的东西用吸尘器处理。

D过于顽固污渍需使用地毯清洁剂清理，具体清理方法参照使用说明。

8.各职能人员主要职责： 8.1值日生：

8.1.1钥匙传递，前一天下班关闭电源锁门，第二天开门、开启电源；

8.1.2每日早8：10到岗后及时进行办公室内通风，同时打开饮水机，有接待时需保证水壶内有开水； 8.1.3对办公区域公共区域进行检查并打扫卫生，同时当日值班期间负责4人（含4人）来访时，协助前台茶水准备；

8.1.4用餐前5分钟对用餐地点的桌布、报纸铺设。8.2行政人员：李玲玲

8.2.1负责办公室空调开启关闭控制；

8.2.2负责办公室资产状态检查及日常照明管理； 8.2.3负责办公室日常办公环境检查；

8.2.4负责对值班人员钥匙传递监督及备用钥匙管理； 8.3监督检察人员：王磊

8.3.1负责对办公室卫生状况进行监督检查及考核； 8.3.2负责监督检查办公室环境；

8.3.3负责办公室资产状态、空调合理开关等事项的监督、检查；

9.奖罚措施

9.1除用餐处罚制度特殊外，以上责任人在及公司其他所有员工，检查过程中一经发现上述违规情况，当事人罚款5元/次，行政服务管理责任人付连带责任，罚款10元/次，如在后期检查中上述责任人重复出现同样情况，处罚金额在原有金额上递增2倍。

9.2用餐处罚：违反用餐制度，用餐时若将油渍、饭汤等洒在地毯，根据以下规定进行处罚：

首次违规罚款20元；第二次违规罚款30元；第三次违规罚款50元，除罚款外，还需及时清洁就餐区域的卫生。

9.1.4处罚方案由行政部出具，责任人直接到财务交纳现金。

9.2以上责任人，以半年为截点统计，经检查对以上制度无违规违纪行为的，每半年奖励一次，每次奖励50元/每人。

该管理规则的执行权及解释权归行政部，财务部根据行政部开具的处罚方案执行.

办公环境规范 篇2

随着移动4G和移动互联网的发展,越来越多的企业办公已经开始或正在考虑将自己的业务系统、办公系统拓展到移动手机、平板电脑,使随时随地办公成为可能。

但随之而来的数据安全也不容小觑,笔者近年来一直从事国内大中企业的移动信息化工作,在移动平台上对接实施了数家大中企业的业务系统、办公系统、对在企业移动化安全领域有一定认识,并总结了一些通用的规范,值得推介。

二术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

1移动终端Mobile Terminal

便携式、可移动的计算设备。

注:移动终端包括智能手机、平板、笔记本电脑,具备无线上网功能。

2大中企业移动办公系统Mobile e-Government System

利用移动终端,随时随地通过无线网络访问大中企业办公系统进行网上办公的应用系统。

3移动设备管理Mobile Device Management

针对移动终端设备,提供从设备注册、激活、使用到废弃等全生命周期的管理,如设备配置管理、安全管理、资产管理等,简称MDM。

4移动应用管理Mobile Application Management

针对安装在移动终端上的应用软件的分发、安装、使用、 监控、升级和卸载等过程和行为进行全面管理,简称MAM。

5移动内容管理Mobile Content Management

针对利用移动终端访问、存储、传输或处理的数据文件进行管理,如文件类型管理、文件访问操作权限控制等,简称MCM。

三缩略语

3G:第三代移动通信技术(3rd Generation Mobile Commu- nication Technology)

4G:第四代移动通信技术(4th Generation mobile commu- nication technology)

API:应用程序编程接口(Application Programming Inter- face)

APP:应用(Application)

BMP:图像文件格式(Bitmap)

CA:认证中心(Certificate Authority)

CSV:逗号分隔值/字符分隔值(Comma-Separated Values)

GIF:图像互换格式(Graphics Interchange Format)

GPRS:通用分组无线电业务(General Packet Radio Service)

HTML:超文本标记语言(Hyper Text Mark-up Language)

IPSec:IP安全协议(Internet Protocol Security protocol)

PNG:图像文件存储格式(Portable Network Graphic format)

PDF:可携式文件格式(Portable Document Format)

SD:安全数码卡(Secure Digital card)

SDHC:高容量安全数码卡(Secure Digital High Capacity card)

SM1:SM1分组密码算法

SM2:SM2椭圆曲线公钥密码算法

SM3:SM3密码杂凑算法

SM4:SM4分组密码算法

SSL:安全套接层(Secure Sockets Layer)

TF/Micro SD:微型SD卡(Trans-Flash/Micro SD)

TLS:传输层安全(Transport Layer Security)

UKey:USB钥匙(USB Key)

URL:统一资源定位符(Uniform Resource Locator)

USB:通用串行总线(Universal Serial Bus)

VDI:虚拟桌面基础架构(Virtual Desktop Infrastructure)

VPN:虚拟专用网(Virtual Private Network)

WAP:无线应用协议(Wireless Application Protocol)

WAPI:无线局域网鉴别和保密基础架构(Wireless LAN Authentication and Privacy Infrastructure)

Wi-Fi:无线保真(Wireless-Fidelity)

WLAN:无线局域网(Wireless Local Area Network)

XSL:可扩展样式表语言(e Xtensible Stylesheet Language)

四安全保障移动办公系统基本结构

为使一个移动办公移动具备基本的信息安全保障系统主要应由移动终端、通信网络、移动接入区和服务端四部分构成,其基本结构如图1所示。

1移动终端

处于大中企业移动办公系统的用户侧,多在组织办公场所外部使用,也支持组织办公场所内部使用。

2通信网络

位于移动终端与企业网络之间, 以移动蜂窝网络、 Wi-Fi或WAPI等公共无线网络连接移动终端,以互联网/ 专网或局域网等方式接入企业网络。

3移动接入区

处于企业网络边界侧,一般包括网络边界防护设备,如防火墙、网关设备,以及用于接入区与服务区进行企业应用控制或数据交换的应用前置系统等。

4尧服务端

指企业网络的核心服务区域,包括与移动接入区安全隔离设备(如防火墙、网闸等)、组织原有的企业办公系统, 以及为适用移动设备访问而建立的移动应用支撑系统。

五大中企业移动办公系统安全框架

1系统主要安全风险

大中企业移动办公系统的安全风险存在于移动终端、 通信网络、移动接入和服务端四个方面。系统面临的主要安全风险见表1。

2系统安全技术框架

基于对大中企业移动办公系统的安全风险分析,大中企业移动办公系统的安全技术框架应包括移动终端安全、信道安全、接入安全和服务端安全四部分,涵盖了对移动终端、信道、 接入和服务端的具体安全技术要求,如图2所示。图1中的基础设施如边界防护或安全隔离设备不包含在图2范围。

(1)移动终端安全:移动终端在基本配置上应根据企业系统的安全级别支持如下安全客户端的安装和运行,包括VPN客户端、MDM客户端、MAM客户端和MCM客户端等,支持软硬件形式的数字证书的安装与使用,具备身份认证、数据加密存储、安全防护、运行环境隔离等安全功能。

(2)信道安全:应通过构建VPN隧道满足移动终端从公共无线网接入企业网络的传输安全技术要求。

(3)接入安全:应在企业网络边界侧构建接入区,以满足移动终端安全接入要求,以及与企业网络核心服务区的安全隔离,包括接入认证网关、MDM平台和应用前置,以支持移动设备的接入认证、安全管理、以及后台企业系统的安全隔离和前置功能,如虚拟化前置、页面适配、接入区与核心区的数据交换等。

(4)服务端安全:在企业网络的核心服务区加强对移动应用和移动数据的安全控制管理,包括对移动应用进行控制管理的MAM平台、对移动内容进行控制管理的MCM平台。

六移动终端安全要求

1基本配置

移动终端的基本配置要求包括:

(1)应支持数字证书的安装和运行;

(2)应支持VPN客户端的安装和运行,以及在线升级;

(3)应支持MDM客户端的安装和运行,以及在线升级;

(4)应支持MAM客户端的安装和运行,以及在线升级。增强要求包括:

(5)应至少具备一个SD插槽或USB接口,支持硬件密码卡(如TF/Micro SD卡)或UKey形式的数字证书;

(6)应支持MCM客户端的安装和运行,以及在线升级;

(7)应支持虚拟化客户端的安装和运行,以及在线升级。

2数字证书

移动终端应支持使用软件形式的数字证书。

增强要求包括:

(1)应使用硬件密码卡或UKey等安全介质存储数字证书;

(2)硬件密码卡或UKey应支持国密算法。

3VPN客户端

VPN客户端与VPN服务端通讯,在公共无线网络上构建企业数据传输的安全信道,具体要求包括:

(1)VPN客户端启动时,应作为网络通信的唯一通道;

(2)支持软件形式的数字证书。

增强要求包括:

应支持硬件密码卡或UKey。

4MDM客户端

MDM客户端与MDM平台通讯,实现对移动终端设备的安全管理,具体要求包括:

(1)应开机自动运行,保持对移动设备的实时监测;

(2)应支持移动终端设备的注册和登录管理;

(3)应支持设备运行状态收集上报,如设备标识、位置信息、固件版本、系统版本、网络类型、用户信息等;

(4)应支持MDM服务端管理策略执行,包括终端设备锁定、整机远程擦除、出厂设置恢复、数据擦除、ROOT检测、策略更新、SD卡检测等;

(5)应支持将企业办公数据远程备份至服务端;

(6)应具备防卸载机制,当MDM客户端被卸载时, 企业应用客户端及本地办公数据将被自动擦除。

5MAM客户端

MAM客户端与MAM平台通讯,实现对移动应用的安全管理,具体要求包括:

(1)应开机自动运行,保持对移动应用的实时监测;

(2) 应支持移动办公应用及第三方应用信息收集上报,如程序标识、名称、版本、平台、开发商等;

(3)应支持MAM服务端管理策略执行,包括应用分发、安装、卸载、应用黑白名单设置等;

(4)具备防卸载机制,可与MDM客户端联动,当MAM客户端被卸载时, 执行终端设备锁定或信息擦除策略。

6MCM客户端

MCM客户端与MCM平台通讯,实现对移动办公数据文件的安全管理,具体要求包括:

(1)应开机自动运行,支持自动更新升级;

(2)应支持移动办公数据文件信息收集上报,如文件名称、格式、大小、版本、更新时间、所有者、分发条目、分发状况等;

(3) 应支持MCM服务端管理策略执行,对PNG、JPG、GIF、BMP、PDF、DOC、DOCX、XSL、CSV、TXT、HTML等格式数据文件进行分级标记管理,仅符合标记等级的数据文件可由移动终端访问、处理和传输;

(4) 具备防卸载机制,可与MDM客户端联动,当MAM客户端被卸载时,执行终端设备锁定或信息擦除策略。

7身份认证

移动终端在身份认证方面的要求包括:

(1)应支持设置开机口令,开启移动终端时进行口令认证;

(2)应支持屏幕锁定口令,移动终端空闲时间达到设定阈值时锁定屏幕;解锁时应进行锁定口令认证;

(3)访问企业应用和本地企业数据之前应采用数字证书进行身份验证;

(4) 在限定时间段内多次连续尝试身份验证失败,应锁定系统;

(5)认证信息应加密存储。

增强要求包括:

认证信息应采用硬件密码卡或UKey加密存储。

8数据存储

移动终端数据存储方面的要求包括:

(1)企业数据应与个人数据隔离存储;

(2)企业数据应加密存储,采用的加密算法应符合国家密码管理局的相关规定。

增强要求包括:

企业数据不应存储在手持式移动智能终端上,如手机和PAD。

9安全防护

移动终端的安全防护要求包括:

(1)应支持对病毒、木马的查杀,拦截恶意软件的攻击;

(2)应支持对系统漏洞的修复;

(3)应支持移动办公应用关闭时及时清理缓存页面等临时文件。

此外, 笔记本电脑在安全防护方面应符合GB/T 30278—2013第7章规定的核心配置基本要求。

10运行环境隔离

移动终端的运行环境隔离要求包括:

(1)应采用沙箱等隔离技术保证企业办公应用与个人应用运行环境的有效隔离;

(2)应在运行结束之后及时清除临时文件等剩余信息。 增强要求包括:

应采用虚拟化技术实现用户界面和运行环境的隔离, 保证企业应用和企业数据仅在服务端运行和存储,移动终端仅作为显示和输入输出设备。

七信道安全

信道安全的具体要求包括:

1、移动终端通过移动蜂窝网络GPRS/3G/4G或Wi-Fi、 WAPI等公共无线网络接入企业网络时,应采用VPN方式接入;

2、应支持SSL/TLS、IPSec等网络安全协议;

3、应支持应用级VPN,在应用启动时自动启动VPN。通过应用专属的安全隧道,实现多企业应用之间的安全隔离。

八接入安全

1接入认证网关

接入认证网关的要求包括:

(1)应支持国密局规定的密码算法;

(2)密钥协商数据的加密保护应采用非对称密码算法(如SM2),报文数据的加密保护应采用对称密码算法(如SM1或SM4);

(3)应支持SSL/TLS或IPSec等网络安全协议;

(4)应支持基于用户账户和权限分配的细粒度访问控制,支持仅授权用户才能访问特定资源;

(5)应支持网关运行情况的集中监控。

2MDM平台

(1)设备管理

MDM平台的设备管理要求包括:

1应支持移动终端首次使用前注册到MDM平台,支持建立设备序列号、证书序列号、人员和手机号码等绑定关系;

2应支持移动终端设备信息统计,包括硬件、网络、系统、应用、位置及用户信息等;

3应支持远程对移动终端设备进行注销、禁用和锁定管理;

4应支持基于用户进行管理,支持一个用户绑定多个移动终端设备,支持通过用户分组和关联角色进行管理控制;

5应支持限制或者禁用移动终端硬件模块功能,如摄像头、录音、蓝牙、麦克风等。

(2)安全管控

MDM平台的安全管控要求包括:

1应支持对移动终端的安全准入检查,不合规设备不应注册;

2应支持与接入认证网关联动,不合规的移动终端不应接入;

3应支持对移动终端的软硬件环境、运行状态及安全事件的持续监控、安全审计及预警;

4应支持针对终端违规行为采取有效控制措施,包括限制访问、警告、锁定、禁用、系统还原、数据擦除等;

5若检测到移动终端有ROOT行为,应立即锁定终端;

6应支持对移动终端允许使用的地理区域进行限制;

7支持远程禁用或重新启用移动终端。

(3)安全审计

MDM平台的安全审计要求包括:

1应支持对移动终端的企业应用访问操作进行审计;

2应支持对移动终端的设备状态变化及用户违规行为等安全事件进行审计;

3审计日志应记录事件发生时间、对象、描述和结果等。

3应用前置

为适配移动终端显示方式,应支持企业办公系统WEB应用到WAP应用的转换,或采用其他页面适配方法。

增强要求:

(1)应采用虚拟化技术如虚拟桌面、虚拟应用等,实现企业办公应用及数据的安全隔离。

(2)可采用数据摆渡等安全隔离技术,进行企业办公网络接入区与核心区的安全数据交换,如网闸等网络隔离设备。

九服务端安全

1MAM平台

(1)资源分类管理

MAM平台的资源分类管理要求包括:

1应支持远程推送安装移动企业应用到指定的移动终端;

2应支持对移动企业应用的安装、使用情况进行统计;

3应支持对移动企业应用的版本管理,并可回退至指定历史版本;

4可通过建立企业移动应用商店实现对移动企业应用的统一发布、更新和管理。

(2)应用访问控制

MAM平台的应用访问控制要求包括:

1应支持移动应用黑白名单策略,并设置移动企业应用的用户访问权限;

2应支持远程监控和管理移动终端上安装的企业应用,包括应用安装、更新和删除等;

3删除移动企业应用时应同时擦除应用数据;

4移动企业应用不应在未认证的移动终端中安装和运行;

5应支持违规自动处理,自动向使用者和管理者发出警告;

6应支持将沙箱等安全容器推送至移动终端默认安装,增加应用访问的安全性。

(3)企业应用客户端(APP)安全管理

对企业应用的安全管理要求包括:

1可设置专门应用商店提供企业应用发布、下载及更新服务;

2支持对移动企业应用进行安全扫描,阻止含恶意代码和严重漏洞的应用发布至应用商店;

3支持对移动企业应用进行安全防护和加固,防止受到恶意程序的破坏、破解和篡改。

2MCM平台

MCM平台的要求包括:

(1)应支持JPG、GIF、BMP、PDF、DOC、DOCX、XSL、CSV、 TXT、HTML等多种格式文件的导入、上传、发布和下载;

(2)应支持企业办公文档的分类管理,并设置用户访问权限,如读写、拷贝,下载等;

(3)应支持向移动终端自动分发或推送企业办公文档;

办公室档案规范化管理新探 篇3

办公室档案管理的规范化对企业机关单位的工作效率具有直接的影响，因而可以从实现办公室档案管理的规范化入手，规范办公室的管理，提高档案管理的效率。办公室档案管理是一个系统性的工程，从档案立卷到移交，从阅读档案到保管档案都需要管理人员的细致和耐心，档案管理包括装订档案、封皮、加盖印章、保存等程序，任何一个环节均不能出现错误。由此可见，加强办公室档案管理的规范化迫在眉睫。

就目前我国国内的档案管理工作来看，办公室档案管理的规范化已然成为一项非常重要的工作内容，同时也是档案工作管理至关重要的一个环节和步骤。因为办公室档案管理具有较高的专业性、机密性和政策性的特点，所以实现办公室档案规范化的管理就显得十分艰巨。在现今的市场经济条件下，办公室档案管理的规范化对办公室整体的工作效率具有重要的影响，基于此，本文主要结合办公室档案规范化管理的特点，分析了档案规范化管理存在的问题，并提出了几点建议。

1.办公室档案规范化管理的基本情况

规范化的办公室档案管理能够对单位的办公室日常工作产生深刻地影响，对工作的效率重要的作用。办公室档案管理是一项系统性的和需要管理人员的耐心和细致工作，从档案的立卷到移交、查阅到保管都离不开工作人员的细致，并且档案的装订需要使用办公室专用的装订封皮，在封口处加盖印章，准确填写封面上的信息。同时，办公室档案要按照归档的日期进行分别归档，还要在档案的盒上记录相关的信息，有利于日后档案的查找。在进行年终归档工作时，要把一年的档案进行整体封存，除去活页账簿的空白页，但是对于有名称却没有内容的空白页则不可去除，而是应该完整的予以保留。此外，档案的移交需要单位指定专门的档案管理部门，办公室档案要定期移交档案管理部门进行统一管理，移交过程要坚持规范化，交接人员和在场监督人员都需要对移交过程进行全程的记录，并且需要在记录上签字确认且盖章。

2.办公室档案管理的特点

2.1重点是对资料的收集和保存。办公室档案规范化的管理过程中，收集和保存资料是重点内容。档案总体来看是对事件、人物和过程的真实记录，并且具有历史价值和纪念意义，为后人提高一些借鉴和应用。在办公室档案规范化管理的过程中，应该把管理的重点放在档案本身以及相关资料的收集和保存中，尤其是对文件、书报等资料的收集，之后对这些进行系统的分类保存和整理，运用信息化的手段进行数据的备份及管理。

2.2档案的种类较为冗杂。办公室档案的种类比较多，整理起来是十分不便和复杂的。办公室档案的管理包括了很多的方面，会计档案、合同、协议以及行政管理档案等，还包括录像、录音等形式的电子档案，所以办公室档案的种类是十分丰富并且冗杂的，对这些档案进行合理和及时的分类，便于管理和日后的查找，会提高工作效率，促进办公室档案管规范化的实现。

3.办公室档案管理存在的问题

相当多单位的办公室档案管理普遍存在一些问题，亟需解决和处理。首先，在部分企业机关对办公室的档案管理工作缺乏应有的重视，并且对档案管理的制度持轻视的态度，相关的档案管理制度得不到贯彻和落实，出现了形同虚设的情况；其次，办公室档案管理部门的工作人员整体素质较低，档案管理工作在人们眼中看来是比较轻松的工作，所以档案管理人员的文化水平和专业水平不能满足工作的需要，甚至很多人员都是通过走后门或者由退休人员担任档案管理人员，他们的能力参差不齐，容易在管理工作中出现一些不必要的失误，不利于办公室档案规范化的实现；再次，一些单位机关对档案管理工作不够重视，在档案管理中会产生经济问题，很多办公室档案管理过程中，缺少硬件设施为档案的管理带来很大的困难，设备不能实现智能化和信息化管理，操作人员受到工作条件的限制，这便无法实现办公室档案管理的规范化。

4.办公室档案规范化管理的重要性

4.1有利于提高单位和部门的管理水平。办公室档案是对一个企业和单位经济业务往来和人事变更的记录和反映，档案还保留了一些史料和证据，对档案管理工作进行规范化管理，有利于更好的为单位和社会服务。而且如果单位或者企业与社会的其他部门产生业务联系和沟通时，档案则成为双方互相了解最为直观和简便的方法。所以在办公室档案管理的过程中，实现规范化可以促进整个部门和单位的工作效率，实现档案管理的科学性和准确性。

4.2丰富现代管理手段。就目前来看，我国的档案管理工作以及开始实现信息化和数字化，但是整体来看依然处于起步阶段和基础性的水平，计算机档案管理有利于实现档案管理的科学化和系统化，对现实档案管理的规范化有重要的作用。档案管理是搜集资料、整理资料、利用资料等全程的服务，在整个过程中，通过计算机进行控制，提高工作效率，丰富了现代管理的方法和手段。

4.3有利于提高工作人员的素质。标准化的办公室档案管理工作，能促进档案管理人员素质的提高和专业化水平的加深，在档案管理的人员选择上，要选择责任心比较强、政治立场鲜明、业务水平比较高的工作人员。办公室档案的规范化管理会促使工作人员学习档案管理的知识，促进管理人员综合素质的提高。

5.实现办公室规范化管理的措施

5.1促进档案程序化管理的规范化。办公室档案管理的规范化首先进行的就是管理程序的规范化，这是最为明显的特点。在进行办公室档案程序化管理的过程中，档案的立卷、存档和调档等工作，需要制定出严格的工作流程，并且在管理程序日常的工作中进行严格的执行和监督管理。这样可以保证档案资料日常工作当中严格按照流程执行，确保真实和准确。此外，还要对档案管理的程序进行适当的简化，这是在保障管理质量和效率的基础上，简化办公室的管理程序，避免浪费不必要的精力和时间。

5.2加强对档案管理意识的宣传力度。首先就要深化档案管理意识，使单位的领导干部认识到规范化管理的重要性，把办公室档案规范化管理纳入到领导干部的日常工作之去。其次领导干部应该对办公室档案管引起足够的重视，对办公室档案管理工作进行支持，为办公室档案管理工作提供支持；其次还要根据实际情况和办公室档案管理工作的特点，进行管理工作的宣传，培养领导干部档案规范化管理的意识，为办公室档案管理打下良好的基础。

5.3提高档案管理人员的素质。档案管理与管理人员的综合素质是相辅相成的，因而可以通过提高管理人员的素质和能力，来实现办公室档案的规范化管理，而且还是办公室工作效率提高的表现。档案管理的工作人员，不仅要注重档案管理专业素质和技能的提高和发展，还要求管理人员具有较强的综合素质，尤其是在档案管理的工作中，需要选择人品优良、专业技术过硬以及政治立场鲜明的人员。

5.4注重理论与实践的结合。理论与实践的结合，应立足国内档案管理的现状，对参考国外先进的技术和管理理论，组织单位人员一起探讨，举行研讨会，提高档案管理的全民意识，并且要让管理人员定期参加培训，掌握计算机技术、数字化管理技术和智能技术等，保证现代办公室档案管理工作的正常运行。比如在新农合的发放和收取中，就运用了计算机技术和互联网技术，对档案进行管理。通过这些措施，来科学的保存相关的数据和档案，为客户提供及时准确的信息资源，提高新农合的工作效率。

6结语

综上，办公室档案管理工作是我国档案管理中的重要内容之一，对任何一家企业和机关单位均有不可忽视的影响。办公室档案的规范化管理，对单位工作的效率有着决定性作用，因此，要积极建立完善的管理制度，提高管理人员的综合素质，实现档案管理的智能化和信息化，并且要重视办公室档案的管理工作，为实现规范化管理制定详细的措施，从而促进企业综合素质的提高，提高单位的整体实力和竞争力。

办公环境规范 篇4

浙政办发〔2008〕59号

为认真贯彻落实“创业富民、创新强省”总战略，积极推进全面小康六大行动计划，促进和优化经济发展，根据有关法律法规和政策规定，经省政府同意，现就进一步规范完善环境影响评价（以下简称环评）审批制度提出如下意见：

一、规范完善环评审批制度的总体要求

（一）充分认识规范完善环评审批制度的重要意义。规范完善环评审批制度，是贯彻落实科学发展观、从源头上防止环境污染、加强环境保护的必然要求，是加强和改善宏观调控、深化行政审批制度和投资体制改革、优化经济发展环境的必然要求。各级政府和有关部门必须充分认识规范完善环评审批制度的重要性，进一步加强领导，明确权责，规范程序，提高效率，严格依法依规，切实做好环评审批管理工作。

（二）规范完善环评审批制度的指导思想。坚持以科学发展观为统领，认真贯彻执行行政许可法、环境影响评价法和《建设项目环境保护管理条例》（国令第253号）、《浙江省建设项目环境保护管理办法》（省政府令第166号），坚持依法依规审批，严格建设项目环境准入，加强环评、技术评估、监理和环评审批机构队伍建设，着力提高环评审批管理服务水平，促进环境保护和经济社会协调发展。

（三）规范完善环评审批制度的基本原则。

——依法依规原则。严格依照法律法规和政策规定进行建设项目环评审批，禁止越权审批、违规审批。

——公开公平原则。坚持公众参与，及时向社会公布环评审批事项、内容、条件、程序和时限，以及办理的进展情况和结果，接受社会监督。

——高效便民原则。规范统一环评审批要求，不断规范和优化环评编制、技术评估、监理和环评审批工作流程，建立完善相关制度，精简审批环节，提高审批效率。

——权责一致原则。对因环评、评估、审批或监理不当导致环境污染事故和相关群体性纠纷的，按照“谁编制、谁评估、谁审批、谁监理，谁负责”的要求，依法依规对环评机构、技术评估机构、行政审批部门和监理机构及其相关责任人进行责任追究。

二、规范环评审批要求

（一）坚持建设项目审批的总体要求。各级政府和有关部门在建设项目审批中，要严格依据主体功能区规划、城乡规划、土地利用总体规划、海洋功能区划、生态环境功能区规划等各类规划，认真落实产业政策、清洁生产、节能减排等有关规定和要求，共同把好建设项目准入关，为建设项目环评专项审批创造更好的环境和条件。

（二）制订重污染行业环境准入政策。省级环境保护行政主管部门要会同有关部门按照国家有关行业准入的要求，根据我省产业结构调整优化升级和环境功能达标的需要，抓紧制订出台我省重污染行业环境准入政策，提高重污染、高能耗项目环境准入门槛，落实生态环保和节能减排的强制性、约束性要求。

（三）落实污染物排放总量控制和减排要求。环评审批要认真落实国家和省制定的污染物排放总量控制计划和减排要求，按照“同区域削减替代”、“增产减污”的原则，通过削减污染物排放总量腾出环境容量，既保障必需的建设项目，又确保实现污染减排计划。对重污染行业和太湖流域、钱塘江流域等重点流域，要执行从严的同区域削减替代政策。

（四）加强规划环评管理。对经济技术开发区、高新技术产业开发区，以及工业园区、工业功能区等工业项目集聚区域的开发建设规划，和依法由省和设区市政府及有关部门负责审批的专项规划，要依法开展规划环评。已完成环评的规划中的具体建设项目和已完成环评的整体建设项目中的单个建设项目，其环评内容可适当简化。

（五）完善公众参与机制。除法律法规规定需要保密的外，各类建设项目的环评和环评审批，必须公开有关信息，征求公众意见。要进一步规范公众参与的形式、程序、内容和要求，保证公众参与的客观性、公正性、代表性、有效性和公众的满意度。省级环境保护行政主管部门要制定社会公众依法有序参与环评和环评审批的具体规定和办法。

三、优化环评审批管理

（一）明确环评审批权限。各级政府和环境保护行政主管部门必须严格实行建设项目环评审批分类分级管理。对于国家明确由省以下环境保护行政主管部门审批的，除国家规定必须由省级环境保护行政主管部门审批以及国家和省严格限制的、对生态环境敏感的、属重污染行业的、选址或环境影响跨设区市行政区域的建设项目外，原则上由市、县（市、区）环境保护行政主管部门审批。省级环境保护行政主管部门要进一步提出分级审批的实施方案，报省政府批准后实施。根据各地污染物总量减排指标完成情况、环境功能达标情况和环境质量改善情况等，经省政府批准，省级环境保护行政主管部门可以调整相关地区和相关行业的环评审批权限。根据国家环境保护行政主管部门的规定，省级环境保护行政主管部门可结合实际，采取相应的区域限批、行业限批和企业限批措施。

（二）简化环评审批程序。自2008年10月1日起，省级以下环境保护行政主管部门负责环评审批的建设项目，取消环评大纲的编制和报批。建设项目环评文件在报环境保护行政主管部门审批前，需行业主管部门预审或相关部门审核的，环境保护行政主管部门应当会同各相关部门共同召开环评文件专家审查会组织审查，切实简化程序，提高审批效率。各相关部门原则上不再单独召开环评文件汇报会、审查会或组织专家审查等。各级环境保护行政主管部门要健全环评审批工作联系单制度，积极做好建设项目环评前期服务工作，提前介入，主动指导，及时提供咨询服务，并以工作联系单的形式将有关信息和要求及时告知项目业主单位和相关部门，避免决策失误和盲目投资。

（三）缩短环评审批时限。原则上，在环评委托单位及时全面提供真实资料的前提下，环评机构编制环境影响报告书在90个工作日内完成，编制环境影响报告表在30个工作日内完成。负责审批的环境保护行政主管部门在受理建设项目环评文件及相关资料后，应在法律规定的时间内，进一步缩短审批时限。原则上，环境保护行政主管部门受理环境影响报告书、环境影响报告表、环境影响登记表后，应分别在20个工作日内、10个工作日内、3个工作日内作出审批决定。特殊项目的环评审批按法定时间要求执行。省级环境保护行政主管部门应就此进一步作出明确规定。

（四）完善环评审批公开制度。各级环境保护行政主管部门要积极推行政务公开，以互联网、审批大厅、行政服务中心等为载体，公开环评审批事项的依据、内容、条件，以及办理程序、时限和结果，对建设项目环评审批实行“一次性告知”、“一站式服务”、“一条龙审批”的窗口式标准化管理。要加快环评审批电子政务建设，积极运用信息化手段提高审批效率。

四、加强环评审批和服务机构队伍建设

（一）加强环评审批和技术评估机构队伍建设。各级环境保护行政主管部门要选派政治素质好、专业技术精、工作能力强、熟悉产业政策的人员充实到建设项目环评审批岗位和技术评估岗位。各设区市环境保护行政主管部门要加快建立环评技术评估机构，着力提高技术评估人员素质，充分履行环评文件技术审查等非行政职能。加强环评审批和技术评估人员作风建设和廉政建设，规范行政审批和技术评估行为，督促技术评估机构严格按照有关规定合理收取评估费用。有条件的地区，要积极推行环评技术评估政府购买服务的方式。要建立健全环评委托单位全过程监督环评、技术评估和环评审批的相关制度。

（二）加强环评机构队伍管理。各级环境保护行政主管部门要加大对环评机构的指导、监管和考核力度，加强行业自律，规范环评机构从业行为，严格执行相关收费标准，不断提高环评文件编制质量。要严格执行《国家发展和改革委员会、国家环境保护总局关于降低畜牧业生产建设项目环评咨询收费加强环评管理促进畜牧业发展的通知》（发改价格〔2008〕8号）的规定，对所有畜禽养殖、屠宰环节的建设项目，督促环评和技术评估机构实行减半收取环评咨询费。要积极开放环评市场，促进公平竞争，积极探索并加快推行环评文件编制招投标制度，促进环评市场有序健康发展。要强化对环评机构和从业人员的责任追究，对环评服务质量差、乱收费，因环评文件严重失真失实导致建设项目严重污染环境的，环境保护行政主管等部门应视情节轻重，采取公开曝光、通报批评、限期整改、建议国家环境保护行政主管部门吊销资质等措施，对有关单位和责任人进行处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（三）加强工程环境监理机构建设。各地要按照《浙江省建设项目环境保护管理办法》（省政府令第166号）的规定，对可能造成重大环境影响的建设项目，实施工程环境监理。通过强化工程环境监理，督促建设单位依法落实各项污染防治和生态保护措施。要积极培育和发展工程环境监理机构，加强工程环境监理队伍建设。开展建设项目工程环境监理的单位必须具备相应的资质条件。省级环境保护行政主管部门要会同有关部门，就工程环境监理实施范围和监理机构的资质条件作出具体规定。

二○○八年九月十六日

规范办公电脑使用制度 篇5

1、各位教师要养成良好的文件管理习惯，每人应在办公电脑内的d盘或e盘建立相应的以本人姓名命名的文件夹。所有个人的文件都应存储在自己的文件夹内。

2、凡要安装软件都要经过信息中心相关审核，方可给予协助安装。

3、为了不影响各位教师办公，请不要随意更改计算机名和ip地址。

4、设置了网络共享文件夹后，请在使用完毕后，及时将共享属性取消。

5、请各位老师在下班离开办公室前，将计算机所有设备的电源关闭（包括主机、显示器、插座）。

6、为了保证网络的通畅，未经网络中心同意，请不要任意搬动计算机及其附属设备。

7、各办公室电脑出现故障请到信息中心按程序报修：

①在校登陆校园网http://，在外登陆http://。

②点击“计算机报修”填写报修单

办公规范管理制度 篇6

第一条 为规范公司办公管理，特制订如下规定。

第二条 办公仪表规范

着工装，左胸适当位置佩戴公司徽章，其它应遵守员工守则四、五、七条相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款50元；各部门负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。员工一月累计违反规定人次超过三人次，该负责人亦应罚款100元。

第三条 办公室规范

1、办公桌：案头用品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。

2、座椅：靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。

3、文件柜：保持文件放置整洁无杂物，顶上不得堆置文件。

4、节约办公资源，严禁铺张浪费。

第四条 语言规范：

1、交往语言：您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。

2、电话语言：您好、请问、稍等、谢谢、再见。

3、接待语言：您好、请稍候、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。

第五条 行为规范

1、坚守工作岗位、不串岗、脱岗、离岗。

2、上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。

3、办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。

4、上班时间，不要在办公室化妆。

5、接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过5分钟。

6、不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事，不要随意使用其它部门电脑，私客不经领导允许不准用公司电脑。

7、未经部门经理批准，不得索取、打印、复印其他部门资料。

8、严格遵守考勤制度，不得代人打到。

10、严禁在办公室吸烟，违者罚款50元。

11、请假要有假条，特殊情况，事后补假条。

12、因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向 人力资源部通报。

13、无工作需要，不得擅自进入机房，财务室、会议室、接待室。

探析办公室档案管理规范化的对策 篇7

在(医疗机构)新农合经办机构办公室的档案管理中,其在进行规范化管理过程中还存在着各种各样的问题,使得在办公室中对档案管理难以发挥出档案作为一种信息资源所具有的作用,而规范档案的管理则可在一定程度上充分的发挥出档案的信息资源作用,从而实现医疗机构经济效益与社会效益。因此,本文对在(医疗机构)新农合经办机构办公室中档案管理的规范化对策进行探讨,为有效的利用档案资源做好准备工作。

2提高(医疗机构)新农合经办机构档案的管理意识

2.1档案管理必须与时俱进

要想使(医疗机构)新农合经办机构办公室中的档案管理工作与时俱进,就必须不断的提高管理员自身的思想道德与业务水平。就目前来说,缺乏专业性、学历低与等,直接导致资料的长期积压与不归类整理,进而使得档案的保存、查找与利用都比较困难,乃至无法充分发挥档案的重要作用[1]。

2.2树立安全管理档案的意识

安全管理档案是对档案实物的防范,其主要包括:注意防火、注意防盗、注意防潮等。电子档案则需要注重设备系统以及网络的安全运行,做好档案的备份,相关的工作人员在调取或提供档案之后需要将其保管好。此外,还要加强对档案管理人员的业务水平加以培训,使其能更好的胜任这份工作。

3对档案信息资源进行开发利用的途径

3.1加强对档案信息资源的源头管理加强源头管理是指在档案进行开发利用时的一些构建工作,首先,进一步提升相关人员的处理水平,对档案信息资源的质量严格把关。进而使得档案信息资源的利用价值得以提高。对于已经搜集汇总的档案,档案管理工作人员需要科学保存,以此来保证档案信息资源具备完整性与可用性。并且只有加强对档案信息资源的源头管理,才能实现优良的循环系统,进而为用户提供及时准确地的信息资源。加强源头管理需要医疗机构档案管理部门来完成,各个科室也必须协调配合,年终考评中加入各个科室档案管理的工作水平,也是一种提高(医护人员)新农合经办机构工作人员积极性和责任心的手段。第二,进一步提高工作人员的综合素质能力。并加大资金的投入,才能充分的开发并利用档案信息资源。

3.2抓住重点,大力突破

对于(医疗机构)新农合经办机构档案的管理方式要与时俱进,档案管理人员需要依据具体情况来抓住重点、大力突破。首先,应进一步加强信息化的构建,并加快对档案管理信息化的构建进度。以专题分类与流程简化以及网络建设、通过突破重点来完成经济效益与社会效益的双赢。第二,对(医疗机构)新农合经办机构的档案信息管理建立自动化的办公系统。若档案都记录在一个系统,那对档案的管理也将变得简单化。规范化的电子文件归档与管理流程能够保证档案信息资源的完整性,进而实现档案管理的数字信息化以及系统化[2]。

3.3由点及面,层层递进

加强对(医疗机构)新农合经办机构办公室档案进行管理需用长远的眼光来看待,是否有完整科学的制度来充分开发利用(医疗机构)新农合经办机构档案的信息资源,(这与医疗机构的经济效益与社会效益有着一定的关联。)由点及面、层层递进的进行档案管理工作,可以持续发展(医疗机构)新农合经办机构的档案管理事业。首先,各科室应展开建设档案资源信息化的工作。第二,在推进档案资源信息化的建设中不断的总结经验,理清思路与创新管理方式。第三,要一步一步完成档案信息资源的建设,不能急于求成。以此让(医疗机构)新农合经办机构的档案管理工作得以科学持续的发展。

3.4加大物质与技术的保障力度

档案管理的一些工作环境与存储空间以及设备等都是物质的保障。专业性较强的工作人员、具备先进的专业技术与计算机技术的人才是技术的保障,能够为档案信息管理提供更好的服务,物质保障、技术保障都不可缺。想要确保档案管理工作具有长效性,必须在档案的管理上加大物质与技术的投资。

3.5完善档案信息与资源的开发利用体系档案建立的目的是为(病人)参合群众以及各定点医疗机构提供服务。所以,档案管理工作人员的义务便是进一步开发并利用档案信息资源。对于档案信息的搜集以及整理,管理人员起到很大的作用。档案信息资源的开发与合理利用是档案管理工作的最终目的。档案工作人员对信息资源进行搜集整理、编辑加工是档案被合理利用的关键。

4结语

综上,对于(医疗机构)新农合经办机构办公室的规范化管理,必须从源头抓起,在实际工作中不断规范管理行为,并创新管理方式,从而有效的规范办公室的档案管理,为(医疗机构)新农合工作的有效顺利开展奠定扎实基础,并充分的发挥出档案管理的重要作用,实现经济与社会效益双赢。

参考文献

[1]黄睿一.医疗机构办公室档案管理的特点及其应用研究[J].办公室业务.2013,42(21):414-416.

办公环境规范 篇8

[关键词]OA协同办公；规范化；企业管理

[中图分类号]TP317.1

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）05—0141—01

前言

OA办公系统是企业内部管理与互联网科技联合在一起的科学管理和办公的方式，其最终的目的是提高工作效率，规范化企业管理。OA办公系统在诞生之后也经历了多次的更显换代，从最初的数据处理阶段，到自动化工作流阶段，最后发展到今天的整合了移动办公的协同OA办公系统。OA协同办公形式的多样化，使得企业办公更为的快捷和方便，人们可以运用手提电脑，甚至是手中的移动设备，随时随地的完成管理和办公。OA协同办公的诞生给企业的规范化管理也带了的全新的意义。

一、OA协同办公系统的基本概念

OA（office automation）是一种办公自动化的系统，通过互联网来实现企业管理和办公的自动化，以提高企业的办公效率和管理能力。OA系统的工作范畴可以涉及到企业除生产以外运营当中的方方面面事项，包括日常行政工作中的文字处理、决策审批、工作会议、档案管理等等。新一代的OA协同系统更是利用了工作流原理，将企业内部的信息进行共享，实现企业全员协同办公。OA协同办公系统也结合了移动互联网的优势，实现员工办公的随意性和便捷性。使用的对象不同，OA系统的作用也不同，对于企业普通的员工来说，OA协同办公系统是一个高效的工作处理系统，OA能够提供方面使用的办公工具和良好的办公环境；对于企业职能部门的管理人员来说，OA能够提供准确精炼的业务数据，用于陕速的处理部门问题和提出新的发展措施，来防范运营风险；而对于企业的领导层来说，OA是一个面向全员的决策系统，系统中能够调取来自于企业各个方面的数据资源，提供可靠的决策参考。

二、传统企业管理模式下的问题分析

随着企业自身的发展，拓展多省业务，开立分公司已经成为一种趋势。然而在传统的企业管理模式下，总公司与分公司之间的管理总是存在许多的问题。其一是沟通时效性差，分公司都是分布在全国的各个地方，与总公司之间只能通过电话、邮件和传真的形式进行工作的交流，而这种沟通的实时性差，费用高，并且产生大量的纸张浪费；其二是总部发布的政策无法统一有效的下达到各个分公司或者是职能部门，造成分公司工作进度的滞后；其三是分公司的预算管理和资金运作无法及时上报总公司，造成总公司在进行资金运作的时候缺乏实时的资料，不能及时掌握各分支机构的财务状况，从而不能有效的进行财务决策；其四是审批流程的繁琐和复杂，分公司需要填写规定的表格，通过专门的口径将申请递交总部，而总部也需要走一个完整的流程之后，才能进行答复，一旦流程中的某一关键人脱节，不在岗位，缺少重要签批，流程便停滞，使得审批流程越加漫长，降低了工作的效率。

三、OA办公系统埘于规范企业管理的意义

（一）简化办公事务，提高办公效率

文件处理是企业办公过程中最常见的一项工作，尤其是企业的领导层，每天都要收到来自于各个部门各个分公司提交的文件，例如工作报告、业务进展及人事审批等需要进行处理的文件。而这些文件可以通过OA协同办公进行事项类型以及重要性的分类，便于领导者快速反应和处理，并在OA中直接的阅读和处理，方便快捷，无需纸质的文件递送流转。OA协同办公系统的事项文件的分类功能能够极大的减少人工收集递送以及分类的人力，减轻了企业员工和领导者的工作负担，让繁杂的审核确认工作简单化处理，留出更多的时间用于企业的经营和决策。而OA协同办公是基于互联网数据访问，企业的领导者无论是否身处公司，只要有互联网，甚至是手机互联网，都能够及时的查看到需要审批的文件，部门的业绩情况以及单个员工的工作情况，并通过手持互联网设备实时的发送通知和任务，提高企业管理的效率。

（二）统一管理模式，打造总分协同

总分机构之间需要建立一套统一规范的管理模式，来进行协同办公。对于一个特定的工作事项，在总公司和分公司之间必须统一一个工作流程，并在OA协同办公中设置默认流程图，员工在进行流程的操作时可以清晰的了解到工作信息在流程中的流动过程，并在以后的工作当中严格按照流程来执行某项工作。因此流程的规范化是企业协同办公的核心。而在目前的分公司管理发展中，总分之间的管理模式处于脱节状态，各个分公司及职能部门的发展情况不一样，所采用的制度建设也会有地域的差异。因此在总公司和分公司之间规范一个统一的工作流程制是建立协同办公平台的关键所在。这同时也需要加强总分之间的沟通，并通过OA系统来模拟流程的运作，建立标准化的OA运作，但在使用系统的过程中，仍然可以通过发起流程的员工和部门，以及流程发起的初始选项来智能化安排流程的走向。智能化和标准化流程制度的统一是OA协同办公的优势。

（三）交互企业信息，实现无缝办公

企业文件和档案的管理也是分支机构众多企业的一大难题，总公司—般对于分公司文件的归档工作都会下发相应的要求，但各分支机构的情况不同，工作的失误以及人员的流失总会导致部门文件的丢失。不利于企业关键数据的统计工作。另外总分之间的经常会涉及到文件的查找以及数据的调取工作，如果通过原有的管理方法，会耗费大量的人力物力用于文件和数据的查找上，最后通过传真或者邮件的形式发出。而在通过OA协同办公之后，文件的信息会按照严格的归类并存档，总公司和分公司的员工都可以在一定的权限下通过类别查找或者是单个流程项下查找的方式，来快速的获取文件信息，实现总分信息的无缝交互和共享。

四、OA办公系统在企业管理中的发展趋势

OA协同办公系统在与企业规范化管理的有机结合当中，也在不断的发掘自身的问题和管理工作的需求，寻求更为人性化、快捷化、易用化的高效办公方式。OA协同办公系统在未来的发展中，主要面向两个个方面进行探索，一是人机交互的方向转换，在进行OA办公时，都是由人主动向OA提出工作要求，提出信息查找要求等等，OA系统仍然处于信息存储和初级的统计阶段，在未来的企业管理当中，OA应当发挥其智能系统的优势，转换人机交互的既定模式，实现系统主动管理的交互理念；二是打造个性的门户平台，目NOA协同办公系统的门户界面基本是统一的，企业上至领导下至普通员工，都需要登录一个相同的办公界面，在通过二三级菜单来获取自己的工作信息，OA应该开发自定义的门户模块，按照不同的部门、职级和岗位，并设定相应的权限，只有获得权限的用户才能够在门户上添加模块，或者系统可以根据员工信息智能的进行模块设定，为每一位员工提供个性化的集成界面，需要关注的工作内容一目了然，极大的提高了管理工作的效率。

参考文献

[1]曹静，OA办公系统在办公室管理中的应用[J]工会博览（理论研究），2011（12）

[2]贾欣；屈若卿；巩宇，通用网络办公自动化（简称OA）系统的重要性[J]数字技术与应用，2012（12）