办公自动化环境（共12篇）
办公自动化环境 篇1
作为医疗组织单位, 承担着我国医疗卫生组织的重任, 也是进行我国公共卫生服务的公益性单位, 医院的档案管理是其工作中不可或缺的重要组成部分, 有其特有的科学价值和存在属性。运用现代信息技术进行自动化档案管理, 实现档案管理的信息化, 能够使档案管理更加高效, 更加智能, 从而进一步加强为人民服务的工作理念和为人民健康负责的使命感和责任感。
一、卫生院档案信息化建设的现状
(一) 对档案的重要性认识不到位, 缺乏重视。据统计表明, 至今仍有些地区的卫生院没有设置专门的档案管理场所。领导对此也没有足够的重视, 资金支持投入不够, 没有安装或改进档案管理工作所需要的档案管理软件, 在日常工作中, 员工只能采用通用的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的进度和成效, 更使得工作人员对档案管理工作的热情消失殆尽。没有制定一套完善的档案管理制度, 使得档案工作人员在工作过程中没有一个准确的指导, 只能凭借一腔热血向前冲。另外, 卫生院档案管理模式的落后使得档案的分类、整理、归档都远远落后于其他领域, 随着档案事业的规模不断扩大, 数量也日益增加, 档案的内容愈加丰富, 传统的档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。
(二) 档案管理人员的专业素质和思想道德素质不足。目前, 大多数的档案管理工作人员是非科班出身, 工作与所学专业完全不对口, 加之部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练, 不仅会使档案管理工作出现安全隐患, 更严重地导致了档案管理工作的效率和成果落后。还有, 由于档案管理是一项枯燥无味的工作, 工作程序单一而且琐碎。一些工作人员出现工作积极性不高, 对工作缺乏热情, 敷衍了事, 为了完成工作而工作, 缺乏主动性, 进一步拉低了档案管理工作的效率。
二、实现卫生院档案信息化管理的对策
(一) 充分认识档案信息化管理的重要性, 加大支持力度。由于卫生院的档案信息化建设迫在眉睫, 这是卫生院实现可持续发展的必由之路, 也是其实现现代化管理的必要条件。卫生院的全体工作人员必须要认识到档案管理信息化建设的重要性, 增强自己的使命感和责任感, 积极投入到建设中去, 各部门也要正确认识和配合档案管理部门的工作, 促进其信息化建设的快速发展。
(二) 加强制度建设, 实现规范化管理。档案信息化管理是一套全新的管理模式, 没有前车之鉴, 缺乏一套系统化理论化的管理制度, 缺乏有效的指导。导致档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性, 使得档案管理信息化建设进度缓慢, 多走了许多弯路。因此, 政府及有关部门领导应尽快结合实际情况, 建立健全一套系统的档案管理信息化建设制度。制度应该囊括档案管理工作的各个方面, 使档案工作人员在工作中有法可依。合理科学地安排档案管理工作的流程。另外, 还要制定一套监督制度, 通过对档案管理工作的监督, 对档案的安全进行保护, 绝不能给不法分子可乘之机。从而保证档案管理信息化建设的顺利进行。
(三) 软、硬件配置齐全, 减少安全隐患。软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件, 只有拥有齐全的配置, 档案工作人员的工作才能顺利进行。政府及单位要舍得在这方面花钱, 为档案管理工作配备良好的计算机及其系统, 保证网络信息体系的顺畅无阻, 从而提高档案管理工作的效率。另外, 应邀请专业人士为卫生院的档案管理工作设置其特定的档案管理软件, 减少工作中不必要的程序和环节, 提高工作效率, 加快档案管理工作的力度。
(四) 加强档案管理人员队伍建设, 提高工作效率。首先, 卫生院应把引进专业的复合型人才提上日程, 并针对不同人员的特殊情况经常地规范化地进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等。不断更新他们的专业知识和技能, 锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度, 提高他们的信息专业化程度, 以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次, 档案管理工作是一项极其严密, 极其正式的政治工作, 它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质。应积极参与政治学习, 树立严谨的工作态度, 具备良好的职业操守。对档案管理工作要保持积极向上的工作作风, 对工作投入高度的热情, 提高工作效率。
三、结语
办公自动化环境下的档案信息化建设已经成为一种不可逆转的趋势, 也是时代发展的必然要求。它不仅能够进一步为公共卫生事业的服务作出贡献, 更是满足人们日益增长的需求的必要途径。所以卫生院应根据现存问题, 尽快实施有效措施, 保证档案管理信息化建设工作的顺利进行。
参考文献
[1]吴家云.关于信息环境下医院档案管理的思考[J].中国创新导报, 2010 (2) .
[2]汤珊红.信息化环境下医院档案管理管理创新的对策[J].科技资讯, 2010 (1) .
办公自动化环境 篇2
【中文摘要】随着计算机和网络技术的迅猛发展,基于工作流的办公自动化技术在企业里逐渐普及。办公自动化的实现需要依靠工作流这一关键技术。本文以张家界航院办公自动化项设计和开发为背景,使用Lotus Notes/Domino群件产品作为开发平台,设计了符合学院特点的工作流,并应用到办公自动化系统中,具体工作如下；
1、针对工作流的概念、参考模型、工作流管理系统以及基于XPDL的流程建模型语言进行了综述。并最后通过工作流平台的对比,确定使用Lotus Notes/Domino群件产品进行张航工作流系统的设计与开发。
2、基于张航学院的办公自动化系统的需求,设计了体系结构、功能结构以及数据库设计。完成了工作流系统设计,并讨论了远程办公实现方案。
3、重点分析了基于XPDL的办公流程的设计与实现,并给出了具体应用实例。通过部署、测试与分析,证明了系统的有效性。
4、讨论了在张航学院办公自动化系统的安全性设计以及在张航办公自动化系统中的应用。最后,总结了全文的工作,并展望了本课题未来的研究方向,提出了需要进一步研究的问题。
【英文摘要】With the rapid development of computer and Network technology, workflow-based office automation technology becoming more common in the enterprise.Implementation of Office Automation technology rely on the key technology-Workflow.This paper has the background of design and development of OA project of Zhangjiajie Institute of
Aeronautical Engineering, which based on Lotus Domino/Notes R7 groupware.Research and design features of a consistent workflow Institute and its application to the Office Automation System, including the following special work:1.For the concept of workflow, reference model, workflow management systems and processes based on the model language XPDL reviewed.And finally after the comparison of workflow platform, determine to put Lotus Notes/Domino groupware products into the design and development of Zhang Hang workflow system.2.For the demands of office automation system of Zhang Hang Institute, the system structure, functional structure and database have been designed.The workflow system design have been completed, and the remote office implementations have been discussed.3.Emphatially analized the design and implementation of office procedure which based on XPDL process, and advanced some specific application examples.Through the deployment, testing and analysis proved the effectiveness of the system.4.Discussed the security design and the application of the office automation system in Zhang Hang Institute.Finally, the conclusion and the developing trend were put forward.【关键词】办公自动化 工作流 Notes/Domino XPDL 工作流引擎 【英文关键词】OA Workflow Notes/Domino
XPDL Workflow Engines 【目录】基于工作流的张航校园网OA系统的设计与开发3-48-9现状10ABSTRACT4
第一章 绪论8-12
摘要
1.1 引言1.2 OA的定义和发展9-101.3 国内外OA的研究
第二章
2.2 1.4 课题的提出与研究的内容10-12工作流技术综述12-31工作流参考模型14-171414-15
2.1 工作流技术概述12-142.2.1 工作流参考模型结构2.2.2 工作流参考模型中涉及到的数据2.2.3 工作流参考模型中的组件15-17
2.3.1 工作流管理系统的定义
2.3.3 2.3 工作流管理系统17-2017-182.3.2 工作流管理系统的功能和特性18工作流管理系统的分类18-2020-2621-22
2.4 基于XPDL的工作流模型
2.4.2 XPDL结构
2.4.4 过程模型2.4.1 XPDL发展20-212.4.3 包定义及重定义22-23定义中的组成元素及属性23-24实现24-26
2.4.5 过程控制模式的XPDL
2.5.1
2.5 工作流开发平台的选择26-30开发平台的对比27-28简介28-30
2.5.2 Lotus Notes/Domino群件产品
第三章 张航OA系统
2.6 本章小节30-31需求分析及设计31-5331-33描述31-33
3.1 张航OA系统需求分析
3.1.2 系统需求
3.2.1 基3.2.2 系统3.1.1 校园网网络拓扑结构
3.2 张航OA系统体系结构33-35
33-34于Lotus Notes/Domino的工作流体系结构
框架结构34-35功能模块35-36
3.3 系统功能35-383.3.1 系统整体
3.3.3 学
3.3.2 模块接口关系36-37
3.4 数据库设计院组织结构与办公人员角色37-3838-413.4.1 Domino数据库设计原则39-403.4.2 数据库设计内容40-4141
3.4.3 张航OA系统数据库组成3.5.1 模型库3.5.3 过程模型实例3.5 张航OA系统工作流设计41-50
3.5.2 流程配置44的设计41-44化与客户机接口44-5050-52
3.6 对远程办公的支持
50-51
3.6.2 基于
第四章 3.6.1 基于VPN的解决方案B/S开发的解决方案51-52张航OA系统部署与实现53-6653-54
3.7 本章小节52-53
4.1 张航OA系统部署4.1.1 Lotus Notes/Domino部署53-54
4.2 公文办理模块的实现
4.1.2 系统的安装与配置5454-624.2.1 公文办理工作流程分析54-564.2.2 公文发文工作流程XPDL定义56-58设计58-6060-61
4.2.3 公文办理模块数据库
4.2.4 过程模型的建立和过程配置4.2.5 工作流具体流程61-62
4.3 关系数据库
4.5 访问模块的实现62-64本章小节65-6666-71
4.4 系统测试与维护64-65
第五章 系统安全分析与设计
5.2 Lotus 5.1 系统安全需求描述Notes/Domino安全机制6666-68
5.3 网络安全设计
5.5 应用程序安全设5.4 系统安全设计68-70
计7071-725.6 本章小节70-716.1 全文总结71
致谢76-77
.......第六章 结论与展望6.2 研究展望71-72主要研究成果77
办公自动化环境 篇3
关键词：办公；自动化；行政
一、现代办公自动化系统的主要特点
现代办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
二、现代办公自动化系统的应用范围
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。
办公自动化在企业事行政管理中的应用包括以下内容：
（一）公文档案管理
公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。
（二）公共信息管理
公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建设、信息发布等功能，内部用户可通过本系统平台，查询政府内部相关资料，以及相关动态信息。
（三）论坛管理
论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源，实现讨论发布、信息交流、信息共享，达成共识等功能。
（四）会议管理
协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频、非视频会议相关的各种资源的管理。
（五）任务管理
任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务，任务管理子系统的目的在于规范工作的目标，领导对任务能进行实时管控。
（六）知识管理
知识管理解决方案可以实现如下功能：文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日志管理、文件回收站等。
（七）邮件管理
个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件，邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能，并支持邮件转协同。
（八）人事管理
主要包括组织机构管理和部门管理，内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流程，考核和合同管理。
（九）车辆管理
办公室及下属单位拥有一定数量的车辆，车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。
（十）物品管理
物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。
（十一）设备管理
设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理，按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。
（十二）督办管理
每一个任务（包括公文处理、个人任务、部门任务等）一般都有一个标准的办理时间，甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间，如果超过这个时间，可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。
（十三）移动OA办公管理
移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起，集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具；为实现信息沟通和资源共享，尽量节省投资，应对终端手机有较高的兼容性，不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。
通过办公室自动化系统，办公室工作人员能1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理； 3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。
三、办公自动化的意义
（一）办公自动化系统是行政办公室不可或缺的工具。在信息时代，办公自动化系统已经取代了工业社会的笔墨纸张，使办公室各项工作的效率更高，质量更优。
（二）办公自动化系统有效降低了办公室的工作成本。行政办公室的工作成本可以定义在各项工作过程中，投入的人力，财力和物力。
（三）办公自动化系统提高了办公室的工作效率。在经济和信息全球化加快发展的形势下，工作绩效已经成为市场竞争中的一个极其重要的竞争因素。
办公自动化环境 篇4
一、开发平台的选择
.NET平台技术门槛低，由于.NET的集成工具很好地消除了技术的复杂性，.NET平台上的软件开发相对较容易;Java本身较为复杂，不易学习掌握。因此，本设计采用Microsoft.NET的C#语言来开发。
二、开发语言（C#）的介绍
C#是一种最新的、面向对象的编程语言，具有高效性、安全性和可扩展交互性的特点，支持现有的网络编程新标准，且能消除大量的程序错误，对版本的更新提供内在的支持，降低了开发成本。
三、使用技术的比较
开发网络办公系统的技术主要分为3大类：基于C/S结构的应用程序开发、结合C/S结构和Web技术的复合应用程序、基于B/S结构的动态网页技术。
1. C/S结构系统。传统开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加入中间件的三层或多层结构，在OA早期是标准的系统模式。但随着计算机技术和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公的需求，逐渐在被取代。
2. C/S+Web技术。为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取。但具有一定的局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好地解决。
3. B/S结构系统。就B/S结构的开发，具体技术又有多种选择：JSP+J2EE,ASP+IIS,Microsoft.NET+ASP.NET Framework,PHP+Apache。JSP技术具有良好的跨平台性，加上J2EE功能十分强大，但是J2EE的布置使开发成本显得略高，而且没有良好的安装界面;PHP技术是早期动态网页技术中的强手，但JSP技术与ASP技术的不断更新，使得PHP技术稍微落后于ASP技术;ASP技术类似于PHP技术，开发简便、快速，加上IIS的功能支持，是比较简易快速的开发技术;ASP.NET是ASP技术的替代技术，在Microsoft.NETFramework的强大支持下，可以使用C#，VB,Javascript三种语言来编写代码，采用预先编译技术，使代码安全性得到加强，且易于服务器的维护，成本相对较低，开发周期较短。
四、ASP.NET关键技术的应用
1. ASP.NET数据访问ASP.NET通过ADO.NET访问数据库，为企业提供底层数据支持。它采用业界标准的XML作为数据交换模式，使网络上的不同系统都能相互运作。ADO.NET中的两大组件是.NET Data Provider和DataSet。
(1).NET Data Provider用于连接数据源，执行并返回结果，包括3个核心对象：Connection对象，用于连接数据源;Command对象，用于对数据源执行指定的命令，如存储过程;DataReader对象，用于从数据源返回一个仅向前的只读数据流。
(2)DataSet是ADO.NET的核心组件，专门用来处理从数据源获取数据，而不管底层的数据库是什么。用户可将DataSet视为一个虚拟的数据源，在这个数据源中存在许多的Data Table对象，用户可以自定义DataT-able来显示数据，也可以通过将不同数据源中的数据存放在不同的DataTable对象中，这一方式将这些数据整合在一个DataSet中。
2. ASP.NET的安全性管理技术ASP.NET有着强大的安全机制，能保障企业信息的安全。
(1)UrlAuthorizationModule(系统提供的HTTP模块)使用在Web.config中配置的授权规则(具体来讲就是
(2)也可使用.NET角色(以声明或编程方式)确保调用者被授权访问所请求的资源或执行所请求的操作。
(3)Windows身份验证，根据每个应用程序的具体情况，在应用程序的Web.config文件中配置，如：
五、结语
本文简述了在.NET框架下办公自动化系统的设计与实现方法。该系统可以满足各企事业单位根据各种实际需要和实际业务流程定制办公自动化系统的应用要求。它减少了手工劳动，并且解决了时间和空间的局限问题。
参考文献
[1]Mark Spenik.SQL Server2000数据库管理员指南[M].刘谦,苏建平,译.北京:机械工业出版社,2002.
办公自动化 篇5
工作流概念起源于生产组织和办公自动化领域，是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的一个概念，目的是通过将工作分解成定义良好的任务或角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控，达到提高工作效率、更好的控制过程、增强对客户的服务、有效管理业务流程等目的。尽管工作流从已经取得了相当的成就，但对工作流的定义还没有能够统一和明确，不同学者从不同角度对工作流做出了不同的定义.工作流属于计算机支持的协同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一个群体如何在计算机的帮助下实现协同工作的。
工作流的具体应用
1.关键业务流程：订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等
2.行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。
3.人事管理类：员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。
4.财务相关类：付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。
5.客户服务类：客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。
6.特殊服务类：ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。
许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流软件，使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。
广州天翎的myApps快速开发平台是工作流领域中一个前沿的集成化的柔性软件平台，它的目标是无需任何编码，也可以轻松构建各种类型的信息化软件系统，并支持手机客户端功能。客户可以方便地通过它构建适合自身企业需求的协同、CRM等软件系统。
Workflow Workflow是一个灵活可扩展的基于流程和状态的工作流引擎。它的目标是满足可以想象的所有工作流程，从企业级的业务流程到小范围的用户交互流程。通过使用可插拔和分层结构，可以方便地容纳各种工作流语义。
以下以报销流程为例说明工作流模块的使用，报销单据凭证处理都是在财务系统完整的，但是财务系统一般不支持所有员工在财务系统中录入报销单据数据（如发票号码、金额等），同时由于财务软件是产品化的软件，很难进行大的改造。因此实现每个员工填写报销单据，并由上级领导审批报销单据，最后由财务进行审核，需要一个报销管理。报销管理单据的维护、审批处理，信息简单，可以直接用表单定制和工作流管理模块定制出来，包括填写报销单据、直接上级审批、领导审批等流程节点，就像一般的办公自动化系统实现的功能。领导审批完成之后，启动一个业务流程（采用 BPEL 进行编排），将单据数据自动写入财务系统（只需要财务系统提供写入单据 Web 服务）。由于财务系统无法进行大的改造，在财务审批、财务入账环节，采用消息流程节点处理方式，由财务系统提供一个查询单据状态的接口，这样财务人员就可以在待办任务中看到报销单据的待办，财务人员通过单点登录，点击待办任务进入财务系统进行操作，报销单据的填报者则不需要进入财务系统，在报销系统中就可以看到报销单据的整个流程的状态，这样既可以实现整合所有流程，又对财务系统本身不会造成大的影响。
办公自动化发展
办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，最后实现提高决策效能的目的。
第1代OA：硬件配置阶段
第2代OA：数据处理自动化阶段
第3代OA：C/S架构下的工作流自动化阶段
第4代OA：无障碍工作流自动化阶段
第5代OA：协同工作型办公自动化（KM1代）
第6代OA：协同发展型办公自动化（KM2代）
第7代OA:移动OA
三大发展阶段起步阶段
（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过
程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。应用阶段
（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。发展阶段
OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。OA办公自动化系统软件的发展历程大致经历了以下四个阶段：
第一阶段：文秘型OA软件
时间段：1980年—1999年
特点：MS OFFICE、WPS、Lotus1-2-3等单机版的应用软件，以办公文件和档案管理为核心，基本实现无纸化办公。
第二阶段：流程型OA系统
时间段：2000年—2005年
特点： C/S形式的OA办公系统应用软件，以工作流为核心，实现了大多数流程管理如公文流转、流程审批、业务流转等的自动化。
第三阶段：协同型OA系统
时间段：2005年—2009年
特点：以B/S形式的OA办公系统应用软件为主流，以协同办公为理念，结合了Internet、工作流、表单系统、即时通讯和SOA等多种技术和手段，实现了协同办公、协同政务、协同商务等多种协同应用。
第四阶段：平台型OA系统
时间段：2009年—未来
特点：OA系统架构于综合的协同应用平台之上，充分利用了支撑平台强大的技术优势，实现了企业信息化高级阶段下的更高需求——综合的协同管理平台。
最早期的OA办公系统主要都是完成文件的输入及简单的管理，这个时期的主要平台是FoxPro、DBASE等数据库，其优点主要就是简单，操作简单，功能也简单。缺点同样也是简单，由于平台标准太简单导致我们无法可靠地实现非结构化文档的处理、联机备份、全文检索、容错技术、工作流这些重要的OA办公系统功能。这个时期主要的成就就是实现了文档的共享及简单的查询功能。
OA办公系统真正成熟并得到广泛应用是在Lotus Notes、Microsoft Exchange出现了以后，它提供的工作流平台及非结构化数据库的功能使我们可以很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流这些重要的OA办公系统功能，OA办公系统应用进入了实用化的阶段，但随着管理水平的提高，Internet技术的出现。单单实现文档管理和流转已经不能满足我们的要求，我们的领导和员工希望能够获取更广泛的信息来源。
现代办公自动化系统设计 篇6
关键词：工作流；办公自动；Lotus Domino/Notes体系结构；系统设计
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 03-0000-02
Design of Modern Office Automation System
Deng Na1,Ding Xun2,Tan Xu2
(1.Hunan Vocational and Technical Institute of Modern Educational Technology Center,Changsha410004,China;2.Hunan People's Broadcasting Station,Changsha410007,China)
Abstract:With the demand of nowadays office automation system,completely analysis each key link of the work flow,and chose Lotus the Domino/Notes architecture to be the platform who had the sole construction documents database and the electronic mail system,automated and the standard Web service,the application and development environment.Take some university hypothesized work system as the example,has made the system design and the network topology plan,and finish the office automation system design finally.
Keywords:Work flow;Office automation;Lotus Domino/Notes architecture;System design
一、前言
如今办公自动化系统已经逐渐在各大企业、高校里面普及了，它是整个办公系统信息流通一个重要枢纽[1]，随着社会需求的发展办公自动化系统也在一代一代的更新，目前办公自动化系统已经从最原始的纯的数据处理走向信息处理[2]，信息处理的好处就在于内容包含更丰富，信息量大，而其新的软件平台也提供能很多实时性的操作，所以现在的办公自动化的研究是信息处理向知识处理的飞跃[3]。
在工作流的基础上，并且借鉴许多企业办公的程序，如今各大企业部门信息化发展的速度惊人，一个高效合理的办公系统是一个良好企业的经济保障，一个完备的工作流系统应该具备诸如日历、公文、公文归类、群讨论的功能，Lotus Domino/Notes为平台能胜任开发出一整套适合日常行政办公部门，设计一套虚拟的大学办公自动化系统。
二、办公自动化的概念及其定义
从1993年开始，随着办公自动化的需求和当时的软件开发环境的支持，国际工作流管理联盟同时也成立了，这标志的办公自动化的技术已经开始步入较为成熟的阶段。为了规范工作流产品，国际工作流联盟实施了一个统一的规范，将办公自动化系统相关的术语、体系和结构对应的编程方面的内容制定了一套标准。工作流管理联盟对办公自动化系统的定义是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。图1显示了与办公自动化相关的基本概念及其联。
三、Louts Domino/Notes群件系统介绍
现在的软件开发办公自动化平台的软件主要是Domino/Notes平台，因为它包含了下列几项核心技术：
1.非结构化数据库技术
2.自带开发工具，提供高效开发环境技术
3.完备的电子邮件技术
4.知识管理技术
作为一种先进的独特架构的Lotus Domino/Notes具备文档数据及Email系统，而其为办公自动化提供了标准的Web服务和想对应的应用程序和开发平台，为实现企业级的知识储备管理和信息集成环境提供了基础，Lotus Notes特点就是支持群组工作及群件，同时也能胜任一群人在不同的地区协同操作，被称为开放式的信息共享平台。他的组成包括一系列的基于适应通信基础设施的文档数据库，另外他还同时兼有分布式储存和通信的特点。
四、虚拟系统设计
现在根据我们单位的情况，结合现在办公自动化的需求针对本校建立了一套虚拟的工作流系统，本校的办公设置主要包括二级学院、教育管理、人事、財务和后勤部门，办公自动化系统的目的就是完成部门间的上传下达、公文传递和信息交流沟通，提高整体的办事效率。
本校办公系统的组织结构如图2所示
现在主要从整个系统的可靠性、易扩展性、易管理性和高安全性这些方面制定系统的设计规划，下面是一个初步的方案。
现在设计的整个办公自动化系统都是建立在NT平台之上，结合性能稳定的Windows NT 4.0做网络操作系统，基于TCP/IP协议，系统中的各个节点的IP地址和发送站的IP地址在不同的一网段中的时候，可以经网关路由器激活，将信息包传送到其他的段的地址进行查找。
五、小结
通过对本校各部门的需求收集，采用Lotus Domino/Notes作为整个系统的应用开发平台。Domino本身就是具备集成通讯、群组协同工作及Web相关开发应用服务器的平台；而Lotus Notes提供的是一种非常先进的设计架构，集成了文档数据库，使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息，使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息非常方便；Notes的复制功能是两个服务器之间保持同步；另外，其集成化的开发环境、强大的电子邮件系统也是促使我们选择LotusDomino/Notes作为应用平台的原因。
参考文献：
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略.计算机应用研究,2000,7:47-50
[2]施伯乐.办公自动化.北京:复旦大学出版社,2007,5
浅谈网络环境下的办公自动化策略 篇7
1 网络在我国发展的几个阶段
我国网络系统建设发展大体经过以下几个阶段:20世纪80年代。人们普遍认为办公自动化系统就是用于汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等工作, 当时的办公系统主要使用的是单机应用软件。
从80年代后期到90年代初期, 基于关系型数据库技术, 以C/S体系结构应用为特征阶段, 这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等办公自动化系统, 完成了办公信息载体从纸质方式向电子方式的飞跃。
到了90年代中期以后, 随着Lotus Notes技术的面世以及Internet/Intranet网络技术的发展, 基于B/S结构的动态网页技术, 即新一代办公自动化系统的主流结构, 其应用范围已从部门内部扩展到行业内部, 系统内部, 甚至跨系统得到实施, 网络系统建设基本形成。
进入新世纪, 多媒体技术迅猛发展, 网络系统建设引入多媒体技术, 使之处理语音、图形、图像功能增强, 更能够满足办公要求, 提高了办公信息处理的应用范围和价值。
2 办公自动化系统的设计策略
办公系统既然是一个人机信息处理系统, 它就需要是一个面向过程和对象的管理系统。这里的面向过程, 主要是指系统面向过程的协同机制, 它的作用就是使人能运用系统采集到的各种信息协同办公。这与我们大多数企业基于部门管理职能的思想有着本质的创新。如果办公系统的建设依然围绕着部门管理的话, 它必然只是将原来的办公方式用计算机做一个简单的模拟而已。例如某些OA系统就只强调模拟办公时的文档流转过程, 忽视了员工协同工作的重要作用, 使得不少还没经过充分讨论的请示或报告汇在各层级中来回流转, 这样的系统对提高办公效率而言仍相差太远。其实办公中的文件并非都如生产线上的产品, 它不能一律按某个固定工艺流程流转, 有时你需要让一些消息透明流过一些部门, 达到协同工作的目的。因此, 要使系统提高办公效率, 就必须要根据不同对象, 运用面向过程的设计思想, 对系统进行不断的改进。
同时, 不少单位的办公自动化系统的建设是按计算机系统集成项目来建设。系统集成项目可以说是一个非标准化的产品, 它必须根据不同单位需求去进行调整, 不少功能也是临时添加, 没有经过长时间的验证, 比较容易产生新的问题。
另外, 不少单位的办公自动化建设从方案立项到审批通过和工程竣工都要经历相当长的一段时间。与此同时, 各种OA系统从开发设计到推广使用也有相当长的一段时间, 在这段较长的时间里, 不少新的办公自动化观念也在不断发展, 致使原有的设计观念已经跟不上新的要求。总之, 在办公自动化的方案设计上要有长远的目光, 明确系统的建设目标, 为了达到自动化办公的目的, 建设出更高效的办公系统, 就必须了解现有网络的资源以及业务办公的流程, 并且要注意网络化办公系统的服务对象、应用主体是参与办公的所有工作人员, 所以办公自动化的设计及解决方案应以人为本, 一切为了解决人在办公手段上的困难和问题, 减轻其压力, 提高其效率, 提高其工作质量和水平。这样才能使办公自动化彻底改变原来“跑马传令”的信息传递方式, 帮助我们办公人员从平日处理纷繁复杂的信息中解脱出来, 自动化办公才会顺畅。一个系统的成功与否很大程度上在于我们如何组织构造这些信息, 让人与系统达到一个和谐的统一, 使其有力地为管理办公业务服务。
3 办公自动化系统的管理策略
自动化办公系统有好的设计, 不一定就不会出现技术问题。不少自动化系统的验收往往只关心是否通过原有的设计功能来验收, 并不太关心各种新问题的解决和终端用户的使用方便性, 不像成熟的商品软件那样有持续不断的升级。如某些网络系统采用集成方式实现, 功能虽然较多, 但有服务器中心瓶颈, 容易引起全局瘫痪和经常的不稳定。这些问题往往得不到系统集成商的重视。并且由于不少系统集成公司也可能会因为人员流失严重、技术力量不足, 软件更新无法跟上各单位的业务发展, 因而不少单位的OA系统使用起来经常问题得不到解决。还有一些单位的系统管理员系统安装后缺乏改进与管理, 其它大量的网络应用软件也没有得到充分应用, 而现有系统又难以满足现代办公的需要。
总之, 很多系统的问题都并非是设计问题, 它出现的原因往往反映出我们的管理工作出现了问题, 如果这些问题长期不能妥善解决, 就会直接影响整个系统的运作效率。由于业务与技术是不断发展的事物, 一个好的办公系统不但要有好的设计, 也要有好的技术和管理水平。因此, 我们要在长期的实践中不断提高自己的技术与管理水平, 适时根据本单位的实际需要, 调整系统, 满足需求。
4 办公自动化系统的发展趋势
随着科学技术的发展, 办公自动化技术的研究将以前所未有的速度发展。一方面是发展的需要, 随着部门与部门之间的协调、领导与下属之间的沟通等问题也越来越突出, 这也就客观促使了办公自动化技术的发展;另一方面随着全球经济一体化进程的加速, 企业与企业之间的交流与合作也越来越密切, Internet、电子政务、商务的蓬勃发展客观上也要求有功能更为全面的办公自动化产品的出现, 展望下一代的办公自动化应具备以下特点:
(1) 基于web的服务, 从而使用户的表示层被独立分离开来, 商业应用规则以一个整体在独立的服务器上运行。
(2) 与其他企业应用系统和资源的集成, 从而达到访问企业数据和应用更为方便。
(3) 基于知识的管理, 进入知识经济时代, 我们人人都是知识工作者, 要求办公自动化系统必须具有知识内涵, 或者说是基于知识, 提供知识管理所需的最基本的IT工具, 知识存储库和知识交流场所。
参考文献
[1]孙正兴, 戚鲁.电子政务原理与技术[M].北京:人民邮电出版社, 2003.
办公自动化环境 篇8
1 办公自动化文书档案管理的新特点
1.1 为实现文档一体化创造了条件
文件是形成档案的基本要素, 而档案是文件的精华, 是文件的组成部分。但是, 文件与档案又有所不同, 文件是指广义的文件, 即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料;档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态, 两者具有同源性和阶段性, 也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程, 从时效、价值和系统性上讲, 档案是对文件的不断扬弃, 使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来, 才能形成最后的档案, 而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。
1.2 有效提高文档一体化管理水平
文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发, 实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理, 以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中, 主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中, 工作人员过多地依赖手工操作, 在收集整理文件资料时, 既要求资料要完整、齐全, 又要书写规范、清楚, 既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下, 这些环节都是在系统设定的环境下操作的, 整个过程方便、有序、简单易行。
1.3 使文件管理更加快捷、高效
档案信息检索一直是档案手工管理的难题, 而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息, 是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中, 能够较好地解决了这一问题, 它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后, 档案管理员只需转一下库, 就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档, 这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时, 只需按照指定的信息搜索, 便能迅速、多方位地查询到所需要的信息, 并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能, 比如信息按处室、项目、流转过程分类等, 使档案检索更加快捷、高效。
1.4 有利于电子文件的保存
在办公自动化中, 形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体, 它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷, 便于备份, 易于传递, 并且贮存时间长, 受外部环境的影响小, 不易损坏, 具有较强的稳定性。
2 对文书档案管理工作提出的建议
2.1 将档案管理系统纳入办公自动化系统
在设计办公自动化系统时, 档案部门要参与其设计规划, 避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时, 就要求档案管理人员必须提前介入, 与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求, 做好流程和总体框架设计, 加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系, 使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来, 以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。
2.2 确保电子文件的安全
随着网络技术的迅猛发展, 电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如, 在实际运用的过程中, 经常出现电子文件在运行过程中丢失数据, 造成档案保存不完整的情况;从安全方面看, 如何保障网络不受病毒或黑客的攻击;在使用过程中, 如何合理设置权限, 避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载, 确保文件的安全等。因此, 实行文档一体化管理, 必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时, 要做到以下几点: (1) 以系统完善的软硬件功能设计为基础, 运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等, 保证系统安全功能的完备性; (2) 建立健全安全管理的规章制度, 并以此为保障, 建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系, 切实落实安全责任制, 必要时, 要对系统所在的重点场所做防盗处理, 为档案信息网络实施整体安全防护; (3) 加强管理人员的安全意识, 规范操作, 精心维护, 并建立身份认证, 设定用户权限等; (4) 定期进行安全培训和教育, 让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程, 正确使用。因此, 在关注电子文件的信息安全问题上, 既要注意技术因素, 也要注意非技术即人为因素, 建立全过程的安全防护体系。
2.3 文书档案标准化和规范化管理
传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档, 立卷人根据自己的经验和理解组卷, 很难完全统一立卷标准, 这样, 就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下, 文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分, 最主要的是电子文件的网络归档。其中, 所有的电子文件都在设定的系统下产生, 要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中, 必须按照系统要求规范操作, 以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时, 还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节, 统一著录标准, 明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限, 以保证电子档案的质量。因此, 在办公自动化环境下, 有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。
2.4 提高文档和信息技术人员的综合素质
要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作, 不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合, 还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中, 要严格按照标准操作, 确保档案信息的正确、完整和规范;而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时, 还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术, 能够熟练操作办公和档案管理系统, 并根据具体的操作情况, 对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时, 信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识, 掌握电子文件归档管理的流程和要求, 加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样, 才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作, 通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。
3 结束语
综上所述, 自动化的办公环境为做好文书处理和档案管理工作提供了保障和新方法, 而档案管理工作人员应该把握好这个机会, 综合分析办公自动化环境下档案管理工作的特点, 研究、分析出文档一体化管理的有效办法, 从而将文书档案管理工作做得更好, 为企业的发展作出应有的贡献。
参考文献
[1]张丽.浅议办公自动化环境的文书档案管理[J].办公室业务, 2012 (21) .
办公自动化环境 篇9
1 办公自动化的相关概念与发展
办公自动化 (OA, Office Automation) , 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式, 这一理念并不存在十分明确的概念界定, 通常将传统办公环境中可能出现和存在的多种信息化以及自动化手段都归入该体系环境之中, 从而形成多种自动化技术相互协调的统一整体, 共同实现对于办公过程的更好支持。
纵观当前办公自动化体系的应用与成熟, 可以发现其自身的发展与计算机以及通信技术的发展保持了极强的一致性特征。而想要切实把握办公自动化的发展方向和应用趋势, 必须首先从其发展历程角度, 有一个相对深刻的认识和了解。
就发展而言, 办公自动化系统的发展在我国表现为相对连贯的过程, 但是仍然可以依据其主要的特征划分为三个阶段。首先在于以办公软件的应用为主的个人办公阶段, 在这个阶段中, 以Office以及相关办公软件的应用作为突出特征。该阶段的主要价值在于实现了计算机应用的引入, 并且借此形成了对于传统办公方式的替代, 大大提升了工作效率。第二个阶段是基于关系型数据库技术, 以客户机 (C) /服务器网 (S) 体系结构应用的阶段。该阶段环境下, 业务流与办公自动化系统以一种能为紧密的形式保持联系, 客户端能够与服务器直接相连, 并且部门级的数据处理自动化、公文处理自动化也都得以实现。在这个阶段中, 组织内部的局域网开始日趋成熟, 并且办公自动化系统呈现出极强的面向对象特征, 比较基础的软件开始退居到基础支持的地位, 面向组织流程的客户端软件开始涌现。但是随之而言的该阶段的核心问题在于, 相应的客户端软件会在一定程度上呈现出脆弱特征。并且这个阶段的办公自动化系统会因为网络的出现, 面临更多的病毒等安全问题, 因此无论是软件还是硬件层面的维护和升级工作, 都成为了这一阶段办公自动化的发展瓶颈。到第三个阶段, 即以浏览器 (B, Browser) /服务器 (S, Server) 的结构作为突出特征的应用阶段, 本身是以网络的成熟与深入发展作为突出特征予以呈现在应用端。网络以及安全等相关技术的深入发展, 从技术层面上改善了第二个发展阶段的安全以及维护等问题, 并且进一步加强了网络的应用和总体效用, 使得整个用户界面都通过浏览器实现相关功能。这汇总形式支持用户以一种更为弹性的方式融入到整个自动化体系中, 并且支持灵位灵活的接入方式。由于客户端仅存在一小部分事务逻辑, 甚至于不安放专门的功能软件, 因此整个网络的可扩展性和可操作性得到了大大的提升, 并且进一步降低了系统的维护成本。
在第三阶段不断发展的基础之上, 当前的移动端办公自动化系统成为该领域中的又一个发展新特征。从技术支持角度看, 一方面网络传输能力逐步提升, 无线网络覆盖成为当前组织环境内部网络的新形态;另一个方面, 组织管理方式本身的发展, 必然会出现对应的组织形态, 弹性组织和工作方式已经成为当前组织工作环境中的重要特征。这样的两个方面重点, 都从客观上推动着移动设备接入方式在办公自动化领域中的深入应用, 并且进一步帮助形成办公自动化进入第四个发展阶段。
2 移动办公自动化系统的部署
移动办公自动化, 是跟随当前组织环境办公需求, 以及相关的计算机信息技术共同成长起来的综合性办公支持技术体系。因此想要切实把握移动办公自动化的发展脉搏, 还应当深入分析其需求发展特征, 唯有如此才能做出准确可靠的分析。
从当前移动办公自动化的需求角度看, 网络和移动成为当前办公环境中的重要需求特征。这种特征本身来源于人们在办公过程中所体现出来的行为, 并且在此基础上综合技术发展进行具体展现。就人们在办公环境中的需求而言, 为了能够实现基于整个组织的高速运行, 一方面需要兼顾到不同工作个体和岗位的需求, 另一个方面则应当重点关注组织内部多个个体之间的沟通, 这二者是在当前办公领域中不能忽视的重要问题。对于个体需求的满足而言, 不仅仅需要能够提供更为完善的个性化办公服务, 更为重要的是需要将人从固定工位上解放出来, 使得工作人员可以以工作的需要作为主导而展开工作, 而不会因为办公自动化系统而受到任何限制。唯有如此, 办公自动化系统才能够成为整个工作环境中的有力支持而非约束力量, 这样也从一个侧面上决定了移动端的接入成为应用的必然体现。而从技术实现的角度看, 无线网络相关技术的成熟, 为移动接入提供了坚实的技术基础。
从移动办公自动化的技术部署角度看, 由于增加了移动端接入, 并且办公自动化系统本身基于职能的考虑也在进一步成熟, 因此从技术和功能的角度看, 在实用性、安全性以及接入弹性三个方面呈现出与既往系统不同的特征。
实用性方面, 当前既有的办公自动化系统需要能够支持更为宽泛的应用职能, 在当前应用环境之下, 除了相对常规的发文、收文、信息管理、档案管理、数据资料、内部邮件等应用以外, 还必须在面向工作个体的基础上实现弹性的个性化定制。这种实用性在当前环境中, 需要同时实现对于工作本身的支持和工作人员的支持, 并且同时实现固定端的接入和移动端的接入。并且这种实用性要求OA系统能够从自身的角度保持弹性, 即要求办公自动化系统能够随着实际环境中的办公行为需求而对自身进行有效和及时的调整, 确保发挥其应有的支持作用。
而对于安全性而言, 在移动环境下, 数据和信息本身的安全性特征必须得到足够的重视, 尤其是对于办公自动化系统而言更是如此。进入了发展第三个阶段的办公自动化系统, 呈现出以网络作为基本支持的服务器构建结构, 而在当前支持移动端接入的环境之下, 对于安全的需求就更为突出。不仅仅需要在面向移动端的数据传输过程中确保安全, 还必须在移动端和有线环境之下实现同步身份安全管理。除此以外, 传统的数据库安全以及存储安全的需求, 在移动环境之下更为突出。
最后, 对于移动办公自动化系统的弹性接入, 一方面是当前网络本身的发展决定能够实现此种支持, 另一个方面则是组织环境和工作方式的发展共同形成的需求推动。当前的OA系统除了需要支持局域网内部的移动端接入, 更应当能够支持远程接入, 即通过公共数据网实现虚拟环境下的组织办公协作。
除此以外, 移动办公自动化系统从技术结构实现方面, 呈现出B/S与C/S相结合的发展态势, 因此组织在选择展开OA系统建立的时候, 要考虑到BS模式的优越性, 也要考虑到C/S模式的稳定性, 还可以根据单位的自身工作特色, 采取C/S与B/S交叉并用的体系结构。
3 结论
随着经济以及信息技术的双方面发展, 办公自动化系统的移动趋势必然会日渐突出, 唯有切实把握OA体系自身的发展脉搏, 结合我国经济社会中组织的工作需求, 才能确定出未来OA体系的发展方向, 并且推动其不断成熟。
摘要：首先针对办公自动化的概念, 以及其在我国经济环境中的发展历程特征展开了必要的分析, 从而揭示办公自动化系统的移动特征, 是其发展的必然方向。而后进一步从具体的需求环境出发对此展开证实, 并且就其技术部署进行讨论, 对于切实加深移动办公自动化的建设有着积极价值。
关键词：移动,办公自动化,实施,应用
参考文献
[1]罗桓.J2ME移动终端的Domino办公自动化的研究设计和应用[D].西南交通大学, 2007.
办公室自动化、办公自动化与OA 篇10
1975年美国首先提出办公自动化设想,1978年流行于日本等国。微型计算机的出现,促进了办公室自动化的发展。以提高管理人员工作效率。把计算机技术应用于办公室工作。
Baidu的办公自动化(新型办公方式)
办公自动化(Office Automation),简称OA,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。凡是采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。现在在行政机关中,大多把办公自动化叫做电子政务,在企业单位就都叫OA,即办公自动化。通过办公自动化,或者说数字化办公,以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,提高效率,增加协同办公能力,强化决策的一致性,实现提高决策效能。
OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,实现提高决策效能。
第1代OA:硬件配置阶段;
第2代OA:数据处理自动化阶段;
第3代OA:C/S架构下的工作流自动化阶段;
第4代OA:无障碍工作流自动化阶段;
第5代OA:协同工作型办公自动化(流程管理);
第6代OA:协同发展型办公自动化(流程管理);
第7代OA:移动OA。
我们的办公自动化与OA
我国1975年起有OA办公室自动化的设想,1978年我们在中国首先提出推行办公自动化,而不是办公室自动化。也就是Baidu介绍的第一代OA,第二代OA等。我们在1983年成立了办公自动化学会,推动PC机的应用,和上海印研所,上海市政府办公厅开发了第一个中文排版系统,开发了中央部委第一个中文计算机排版、制版及胶印系统取代了铅印。1995年创办了办公自动化杂志;1997年组织首届OA办公自动化国际大会;2000年起研讨OA将来的发展趋势,提出将是MOHO——移动办公、居家办公,并于2004年正式注册。
OA即办公自动化,后来国际上发展为信息化IT,后又发展为ICT以及现在的互联网、物联网、大数据等。办公自动化从1978年到现在已38年,OA的内涵,外延随着时代和科技的发展不断变化发展,OA从Office Automation,到Office Informatization,到现在的Open Application。
我国高校办公自动化问题研究 篇11
关键词：办公自动化；现状；问题；对策
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）26-0081-02
高校办公自动化系统的建设，必须要以必要的硬件设施作为基础。目前，几乎所有高校都己建立了校园网。为了提升管理水平，充分利用现代技术资源与信息资源，许多高校建设和使用着办公自动化系统，实现了现代化办公。但是，在实际建设和推广过程中也出现了建设目标模糊、功能需求不断变化、维护困难等问题。北京大学教育学院教育技术系一项调查表明，学校的层次、类型不同，其校园网络建设的完善程度也有所差别。例如，与本科院校相比，高等专科和技术学院的网络基础建设水平略差；此外，即使都属于本科院校，部属高校也要略好于省属高校。随着信息技术在高校的普及，校园网己经遍及学校办公、教学、科研、实验等各种场所，甚至是部分高校的教师住宅和学生宿舍。
1 我国高校办公自动化的现状
从安徽师大办公自动化建设情况来看，该校从1998年5月开始建设校园网，目前己达到光缆到楼，交换到桌面，网络己覆盖中、南、北三个校区和教师公寓、附属中学，实现了一校五区的千兆互联。校园网分别接入中国教育和科研计算机网、中国电信网和中国联通网，拥有四条出口链路，总带宽310 MB；己建成可接入信息点15 000多个，连网计算机6 000多台。为教学、科研以及管理工作的网络化、电子化、信息化奠定了坚实的基础。
总而言之，高校办公自动化硬件建设情况可以概况为：第一，学校网络条件口趋成熟目前我校网络建设步伐不断加快，校园网经过多年运行检测，可以为综合信息管理系统的运行提供较好的网络环境。第二，学校各单位客户端硬件配备比较完备经过多年的信息化建设，我校各部门、各单位基本都己具备联网计算机、打印机等硬件设施，为办公自动化系统建设提供了较好的终端硬件支撑。第三，学校办公人员技术储备基本完成随着计算机技术和网络技术的迅猛发展，利用计算机单机进行Word，Excel操作制作文档、电子表格，撰写、打印各类文稿等己基本在我校工作人员中普及，利用网络进行文件传输与共享、收发电子邮件信息或文档也日益成为学校提高办公效率的有效手段。
2 我国高校办公自动化建设存在的问题
2.1 办公人员自动化意识薄弱，水平较低
主要表现在对使用办公自动化的必要性认识不同，对传统的办公方式仍然有较强的依赖性，一部分领导还对使用办公自动化系统实现办公无纸化的前景心存疑虑。另外，许多领导对办公自动化理解不深，认为所谓的办公自动化就是在办公过程中使用先进技术和设备，目的只是提高工作效率。而实际上，使用办公自动化提高管理层的决策效能更加重要。
因此，各高校应该加大媒体的宣传力度，为校领导开设网络和办公自动化使用课程，提高其对办公自动化的认识。没有各级领导的积极支持和推动，办公自动化建设过程中的任何环节都可能出现巨大阻力。校领导的支持和参与对办公自动化建设的起步与完成都具有决定性的作用。
2.2 自动化配套的规章制度不健全
办公自动化不同于普通的管理软件，它所处理的电子公文都存在法律效力的问题，但是目前我国尚未制定出与之相关的法律规定。同时，就高校而言，办公自动化的正常运行，需要有完善的规章制度作为保障。目前一部分高校还未建立相关的制度，即使己经建立了相关制度的学校，制度也还不健全完善。
因此，在办公自动化系统建设和运行过程中，必须加强有关制度建设，使工作人员能够接受并正确、有效使用自动化系统，自觉维护系统的正常运行。
2.3 对升级自动化设备资金投入不足
办公自动化建设是一项资金投入较多的系统工程，从开发到成型再到完善都需要经过一个长期的过程。在这个过程中，网络建设、硬件购置需要资金，网络的维护、软件的开发以及系统的推广等都需要资金。许多高校碍于自身的财政状况，对于办公自动化建设的资金投入大大缩水，严重影响办公自动化建设质量。一套技术成熟、功能完善的办公自动化软件价格比较昂贵，部分高校由于资金有限等原因，不愿意在软件上投入大量资金，而选择了价格相对比较便宜、功能不尽完善的自动化软件，造成了当前各高校普遍存在的有车无货的状况。
因此，各个高校应着眼于学校的长远发展，尽量保证办公自动化建设过程各个阶段的资金需求。有些学校还设立了专项资金，有效地保证了学校信息化建设的顺利进行。
2.4 办公自动化软件和服务厂商选取不科学
办公自动化软件作为管理软件，关键在于其实用性，不同单位应根据自身的特殊之处，选择真正适合自己的软件系统和服务厂商。目前市场上面向企业和政府的办公自动化软件较多，但适合高校的成熟办公自动化软件并不多。
因此，在进行办公自动化建设之初，首先要对学校现状和需求进行详细分析，对各种系统进行详尽的询问和考察，进而有的放矢地选择与本单位条件相适应的软件系统和服务厂商。
2.5 系统安全无法保障
办公自动化系统建设需要建立校园局域网，各个部门的电脑都需要入网。对于高校的办公自动化系统，其传输、处理、存储的大部分信息都具有极高的保密性，有些还是国家有关部门下发的高度机密文件。由于办公自动化系统与互联网直接相连，一旦学校自动化系统遭到病毒或黑客攻击，必然会造成比较严重的后果，网络系统的安全性是不容忽视的。调查显示，少数高校的校园网建立较早，己经满足不了学校发展的需要，安全性也缺乏保障，还需要进行网络升级和改造。
因此，各高校可根据自身校园网络的实际情况采取措施保证其安全性，如统一要求各部门电脑安装防病毒软件、对重要信息的传输采用加密技术、建立学校内部网络系统，以便在物理上与外部网络系统隔绝等。
3 对 策
3.1 提高办公人员自动化意识和水平
首先，提高办公人员计算机水平。目前，许多高校行政办公人员的计算机水平良莠不齐。因此，为了彻底保障办公自动化的实现，除了要转变思想外，还要加大对办公人员计算机技能的相关培训，使办公人员个个都能掌握计算机基本操作，能够运用计算机进行文字处理、数据管理、信息表达和网上交流。其次，还要提高系统维护人员的技术水平。办公自动化系统投入运行后，为了保证系统持续地与用户环境、数据处理操作、其他有关部门的请求取得协调一致，必须要有特定的系统维护人员。因此，要进一步提升学校信息化管理水平，必须加大高水平专业人才的培养与引进力度，建立一支长于宏观规划、熟悉学校管理、擅长硬件技术、掌握软件技术的团队。
3.2 健全自动化配套规章制度
无规矩不成方圆，建立一套合理、科学的管理体系，才能确保高校办公自动化系统的正常运行。高校在加强办公自动化系统软硬件建设的同时，要根据本校实际建立和完善相关规章制度，明确规定用户权限、责任和义务等，按照办公自动化系统规定的工作流程，分解岗位职责，责任落实到人，确保系统 安全性、信息的可靠性、管理的科学性、发布文件的规范性和严肃性，促使每个用户能够正确地接收、发布有用信息，维护系统的正常运行。同时，加强办公自动化系统运用过程中的检查和考核，定期安排专人到各部门检查使用情况，定期考核，适时组织经验交流，表彰先进，推动办公自动化系统安全、稳定、高效运行。
3.3 加大自动化设备资金投入规模
高校办公自动化系统建设，应纳入学校教育信息化建设的整体规划，结合学校的管理需要和资源状况，充分考虑近期投资能力和建设目标，又要为系统建设的进一步发展和扩展留有余地。建设过程中要坚持以用为本的原则，以校园网为环境，在疏通各部门之间信息渠道的基础上。对全校已有的管理系统进行梳理、整合，使用全校范围的办公自动化系统，建立全校共享数据库，真正实现高效办公自动化的设备资源、人力资源、数据资源的共享，真正建成高效、完善、合理的办公自动化系统。因此，学校要加大自动化设备资金投入，以资金支持为后盾，推进办公自动化建设的进程。
3.4 科学选取服务商和服务软件
很多高校内部各部门较早的引入了计算机来辅助管理工作，个别部门已逐步建设了一套完善的信息管理系统。为了提高办公效率，安装了适合本部门工作流程和特点的办公软件，虽然在一定程度上提高了本部门的工作效率，但是由于缺少整体规划，使得各部门的办公软件没有统一的规划和标准，数据库信息无法共享，信息交流比较困难，常常造成信息重复录入，不利于高校整体办公效率的提高。因此，学校要科学的选取服务商和服务软件，保障办公自动化系统的先进科学。
3.5 采取必要的措施保障高校系统的安全
高校办公自动化系统是在现代化条件下，使用高技术办公设备处理日常事务的工作模式，这就要求操作人员不仅要熟练掌握办公活动的基本知识，还要学会使用各种先进技术设备和系统控制设施。由于我国高校在这方面起步比较晚，办公人员素质参差不齐，应通过培训提高办公人员的素质。首先选一批计算机操作基础比较好的人员，再通过信息管理员对各自部门的人员进行培训，起到以点带面的作用，在培训中要注意建立相应考核制度，把是否具备办公自动化操作技能列入部门和个人年度综合考核，采取分类指导、重点突破方式，注意加强对计算机操作水平较低人员的重点培训，保证办公自动化系统建设的顺利推广和应用。只有熟练操作自动化办公系统的工作人员，才可以设计出保障系统安全的程序，因此，学校需要着重从软件设施方面加强系统的安保工作。
参考文献：
[1] 淳于中博.我国高校办公自动化系统现状与分析[J].黑龙江教育学院学报，2007，（5）.
办公自动化环境 篇12
随着计算机及网络技术的发展普及, 当今社会正快速向信息化时代迈进, 网络信息技术的快速发展和广泛应用, 为推动办公信息化奠定了基础。石家庄客运段克服自身信息化基础薄弱, 计算机配置较差, 员工素质参差不齐, 专项资金匮乏等诸多现实困难, 努力构建办公自动化信息系统平台, 整体提升管理工作水平。
1 客运段办公特点及当前办公状况
(1) 生产办公数据量大、类型复杂。
各部门之间、上下级之间每日有大量办公数据交换, 尤其是软件间数据交换, 大多没有设置统一接口, 需要人工处理, 并且部分数据处理的时间性要求很高。
(2) 使用人员和设备繁多。
机关科室和车间 (车队) 基本人手一台电脑, 各车间职工学习室和各乘务班组均配备了终端机。目前使用的设备主要有:服务器15台、电脑348台, 打印机124台, 传真机26台。
(3) 生产办公地点较为分散。
各机关科室和生产车间分散在5个院落9座办公楼, 相距2至10公里不等。另有一运转派班室在150公里外的衡水市。
(4) 联网传输数据难度大。
由于客运乘务工作特点, 列车班组常年在外, 电脑联网传输数据较为困难。
(5) 人员素质参差不齐。
大部分管理人员只能够进行电脑简单操作, 运用网络和使用相关软件的能力较低。
(6) 设备工作环境恶劣。
各办公地点电源电压不稳, 很多工作地点无空调, 部分电脑桌、办公桌设计不合理造成设备散热困难, 设备故障率偏高, 设备维护经费紧张。
2 网络办公自动化的实现
实现办公自动化是一项综合性的系统工程, 涉及到网络工程、系统维护、软件开发、办公管理等多个方面。我们经过科学论证和综合规划, 在网络建设工作中, 根据工作实际, 结合无盘网络和终端网络技术特性, 进行网络改建、扩建工程, 并将两者结合应用、优势互补, 建设了一套功能完善、运作稳定的办公自动化系统。
2.1 无盘工作站系统及图形终端的原理和特性
2.1.1 无盘工作站系统
无盘工作站本身是一台没有硬盘, 但是安装有专用网络启动芯片的电脑。整个系统由启动服务器、地址分配服务器、文件服务器、路由器、千兆主干交换机、百兆楼间交换机、超五类以太网线路、无盘工作站组成。
系统工作时, 使用专用网卡, 通过网络引导芯片向地址分配服务器和启动服务器发送启动请求, 由地址分配服务器分配地址后连接启动服务器实现网络启动操作系统, 启动后的工作方式及功能使用上与普通电脑基本相同。但由于所有数据存储都在服务器端完成, 具有更高的存储安全性, 同时也使整个系统的维护工作大大简化, 很容易实现远程维护及免维护运行。在某些情况下甚至无需安装杀毒软件, 大大提高设备运行效率, 进一步降低硬件要求, 节约办公成本。
2.1.2 图形终端
终端相比无盘工作站更为简化, 本身不仅没有数据存储能力, 也没有运算处理功能。终端盒只有键盘鼠标输入接口和显示器、音频输出接口, 负责将键盘鼠标的输入通过网络传入终端服务器, 并接收终端服务器的处理结果显示到屏幕上或在喇叭中播放, 所有数据处理及存储都在服务器端完成。由于具有以上特性, 终端使用成本极低, 且不怕突然断电、断网等问题发生。在办公运用中, 不仅数据存贮安全性更高, 稳定性也大大好于普通微机和无盘工作站。
2.2 建立完善、稳定、高速的网络通道
由于无盘工作站直接通过网络存储数据, 稳定可靠的网络通信系统是整个办公系统的基础。
2.2.1 对主干网络设备进行大规模升级。
在数据中心使用了千兆以太网交换机, 连接各办公地点的网线更换为超六类双屏蔽线路, 将段机关、车间、客技站3个主要办公地点的9座办公楼之间采用千兆光纤网络直接接入段中心机房的主干交换机。另外两个没有条件采用光缆直接连接的办公地点使用虚拟专用网连接。在保证工作便利的同时, 最大限度保证网络安全。
2.2.2 实施多网段隔离技术。
为了保证网络安全, 防止因为意外故障、病毒扩散等原因造成大面积网络瘫痪中断, 影响正常工作, 采用并安装使用端口隔离和防火墙技术实现多网段隔离, 并在每个办公地点的机房预留一条宽带线路作为备用通道, 最大限度保证网络的安全稳定畅通。
2.2.3 进行路由器软硬件升级。
将路由器软硬件进行升级, 更换为千兆服务器网卡并使用高稳定性的Linux系统, 并对机房配线架、室内接口模块等数百个网络线路连接点进行了焊接或加固, 使易发网络故障点大大减少, 增强了网络稳定性。
2.3 多服务器分散任务提升系统整体性能
服务器是整个无盘系统和终端系统的核心, 其速度和稳定性至关重要。由于系统结构特性, 无盘站和终端在工作时与服务器端要实时交换大量数据同时产生大量网络TCP/UDP连接, 这对服务器软硬件系统造成了巨大压力。为保证整个系统稳定, 我们采用多台服务器分散任务运行, 整个系统配备启动服务器一台, 文件服务器一台, 域控制器一台, 数据备份服务器一台, 终端服务器两台, 备用服务器一台, 将远程启动、数据存储、身份验证、应用程序运行等多个任务分布到5台服务器上, 并预留一台备用服务器作故障应急。
2.4 配置方便、安全、稳定的服务器系统
为方便各部门间的文件传送, 文件服务器使用地址检测访问权限, 对文件服务器的共享使用自动登录脚本, 进行最大限度的简化操作。服务器采用冗余磁盘镜像, 在夜间闲时向数据备份服务器自动备份数据, 确保发生严重意外时损失降到最低。同时, 将在线办公系统的数据库和办公应用程序分别在两个服务上运行, 确保系统高速、稳定的同时, 提高数据传输的安全性和保密性。
2.5 实行办公文档网上签收
段信息中心专门组建了一个熟悉段内各方面工作的研发团队, 自主研发了科学适用、操作简便的办公自动化软件, 将段内日常各种申请、批复、文件通知签收等原来需要打印的文档实行网上签收, 在便捷办公的同时, 大大减少了设备购买、维护和办公耗材的成本支出。
2.6 健全突发故障快速处理制度
在规范网络办公系统使用、维护等各项管理制度, 加强日常监督检查的同时, 将管理制度与技术手段有机结合, 信息中心组建了全方位技术支持团队, 提供7×24小时的不间断维修、维护、疑难技术问题处理服务, 随时处理影响工作的突发事件和各种故障, 使网络办公系统的使用、维护规范化和制度化。
3 效益分析
3.1 节省大量设备购买资金
无盘工作站由于无需硬盘, 通常可比普通微机降低成本20%至30%, 而图形终端价格一般只有普通微机的1/3至1/4。目前全段微机中, 无盘工作站和终端约各占20%, 预计年底将达到40%以上, 可节约资金10万元以上。
3.2 运行维护成本大大降低
无盘系统和终端的运用优势主要有:可直接实现数据集中存储;安全、稳定的文件服务器磁盘阵列和自动化数据备份系统完全避免了因微机故障造成的数据丢失;客户端启动数据文件处在服务器系统保护之下, 不仅可防止用户误操作造成的软件系统故障, 而且彻底杜绝了病毒传播;客户端设备基本实现免维护运行, 使运行维护成本成倍甚至数倍降低。无盘系统和终端的使用, 每年可为段节约维护成本8万元。
3.3 办公工作效率显著提高
通过网络化办公, 实现了各部门之间数据共享, 使上下级之间的沟通更加直接快捷, 使上级要求能第一时间迅速传达到一线班组, 也使基层工作情况以最快速度上报, 减少了中间环节和重复工作, 使各部门之间的工作信息交流更加通畅, 大大提高了工作效率。
4 几项保障措施
4.1 加强培训, 提高管理人员操作水平
由于很多管理人员计算机操作不熟练, 使网络办公遇到很大障碍。我段采取报销书费鼓励自学, 以及组织管理人员计算机培训考试等多种措施, 全面提升管理人员计算机操作水平, 全部达到网络办公的要求。
4.2 平稳运行, 提升办公网络维护水平
网络技术结构复杂, 由于办公系统完全依赖于计算机网络, 段在保持信息网络技术人员相对稳定的同时, 保证信息网络系统的硬件和技术支持, 提高设备维护水平, 确保网络办公系统的长期平稳运行。
4.3 严格管理, 减少设备人为使用故障
服务器系统实行严格的权限控制, 杜绝私自安装与工作无关软件等情况的发生, 减少人为设备故障。规范和严格设备管理, 消除上班玩游戏、看电影等现象, 促进整体工作效率的持续提高。
摘要：在对当前石家庄客运段办公特点和现状进行研究分析的基础上, 采用无盘工作站与图形终端技术, 以建立高质量、高效率的办公自动化信息系统, 实现网络自动化办公为手段, 大大提高工作效率, 降低办公成本。