办公自动化需求分析（共5篇）
办公自动化需求分析 篇1
随着软件技术的发展和企业信息化建设的需求增长, 越来越多的企业已经开发或正在开发自己的办公自动化系统。尽管每个企事业单位的业务和职能各不相同, 对于办公自动化系统的需求也存在差异, 但是, 办公自动化系统一般均以公文处理和事务管理为核心, 同时提供信息通信与服务等重要功能。具体表现为以下六大常见功能需求。
一、提供电子邮件功能
电子邮件系统作为办公自动化的通信基础设施, 主要提供了办公自动化系统2个方面的功能:一方面直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段, 适应随时需要的电子化通信要求;另一方面为各种应用提供通用的通信平台, 灵活适应不同应用系统对通信平台的要求。
二、处理复合文档型的数据
复合文档型数据不同于传统数据类型, 传统数据类型在表达信息时要求信息具有严格的长度和格式, 在处理信息时以关系运算和数学运算为特色。而在办公自动化所处理的信息中只有一部分符合传统数据类型的特点。此外, 对复合文档数据或对象数据的表示和存储管理是数据库技术的新领域。
三、支持工作流的应用
几乎所有的业务过程都是工作流, 特别是办公自动化应用系统的核心应用, 如公文审批流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式, 由发起者发起流程, 经过本部门以及其他部门的处理, 最终到达流程的终点。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的, 也可以在企业以及与企业的相关单位之间进行。
四、支持协同工作和移动办公
在日常办公中, 办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见, 才能做出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是“协同工作”。随着网络技术的发展, 异步协作方式如电子邮件、网络论坛等, 以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为人们面对面开会之外的新的工作方式, 它们打破了时间、地域的限制, 使人们可以随时随地参加到协同工作中, 大大提高了工作效率。移动办公可以提供给办公人员在办公室以外的办公手段, 办公人员可以远程拨号或登录到出差地的网络, 通过电话线或广域网络, 随时访问到办公自动化系统;为提高工作效率和减少费用, 办公人员还可以选择离线工作方式, 即将需要处理的信息先下载到本地便携机上, 然后切断连接, 离线处理信息, 工作完毕后才再次接通连接, 将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。
五、具有完整的安全性控制功能
办公自动化系统所处理的信息一般涉及组织的机密, 而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的, 因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大, 难以被攻破, 而且也必须足够灵活, 方便使用者掌握和利用。安全性的完整实现有赖于制定和执行严格的规章制度与管理规程。
六、集成了其他业务应用系统和Internet
办公自动化系统绝不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统, 如MIS, 专业应用系统等, 它们与办公自动化系统是互相联系的, 例如专业应用系统的统计结果报表成为办公自动化应用系统的一项办公信息, 反之办公自动化系统的一项输出如正式公文是专业应用系统的信息计算与处理依据。因此, 办公自动化系统必须能够集成企事业内部的其他业务应用系统。
办公自动化需求分析 篇2
集团客户部 2011年5月 说明：
鉴于云计算在技术层面的突破、OA办公自动化市场的火爆走势，某省移动公司基于做客户增值服务提供商的战略，特对OA办公自动化市场进行了全面的调研，并联合在集团化应用上处于领军地位的九思软件、IBM、浪潮软件等厂商，进行了充分的研讨，特针对集团企业在云计算和SAAS应用中的OA需求，拟制本项目需求说明书，并鼓励上述厂商参与方案设计和技术架构。
目 录
一、项目实施的目的和意义...............................5
二、项目建设规模和建设原则..............................7 2.1、建设规模和服务能力................................7 2.2、建设原则..........................................7
三、目标客户与商务模式................................10 3.1、主要目标客户.....................................10 3.2、商务模式.........................................10
四、硬件系统要求......................................12
五、软件系统架构要求..................................13
六、软件功能规划......................................16 6.1、总体要求.........................................16 6.2、前台标准功能模块.................................18
6.2.1.统一登录门户........................................................................18 6.2.2.异地远程办公........................................................................18 6.2.3.公文流转...............................................................................19 6.2.4.公文管理...............................................................................19 6.2.5.公告发布...............................................................................20 6.2.6.企业邮箱...............................................................................20 6.2.7.公文电子印章认证.................................................................20 6.2.8.短信功能...............................................................................21 6.2.9.系统管理...............................................................................21 6.2.10.事务管理...............................................................................23 6.2.11.日程、通讯录管理.................................................................24 6.2.12.工作绩效...............................................................................24 6.2.13.组织文化...............................................................................24 6.2.14.个人工作台............................................................................24 6.2.15.移动OA..................................................................................25
6.3、后台主要功能模块.................................25 6.3.1.后台登录门户.....................................................................25 6.3.2.集团客户注册.....................................................................25 6.3.3.运营状况分析.....................................................................26 6.3.4.运营维护管理.....................................................................26 6.3.5.权限管理.............................................................................26 6.3.6.日志管理.............................................................................27
七、对售后服务的要求..................................28
一、项目实施的目的和意义
党的十七届五中全会通过的“十二五”时期的规划建议，对未来我国信息化发展的战略目标、产业、应用以及电子政务、电子商务等都提出了明确的要求。其核心理念，就是要全面推进国家信息化。其中在谈到电子政务发展时，明确指出电子政务要以信息共享、互联互通为重点，同时大力推进国家电子政务网络建设，整合提升政府公共服务和管理能力。而对于电子政务，其最基本的核心则是办公自动化系统（即：OA系统）。
据不完全统计，自09年以来，全省就有10多个政府部门和企业采购我公司集成的OA系统解决方案，有上百个企业使用我公司的移动OA产品。这些集团客户之所以选择谋生移动公司提供的OA系统，一方面是看中了我公司的网络优势、安全优势和大型国有企业特殊的信誉保证；另一方面是受我省经济发展条件的制约，很多地方政府、大中型企业的信息化程度不太高，通常没有专业的网络信息部门支撑起OA系统的建设、使用和管理，因此需要外购OA系统服务。
为了更好满足集团客户对OA系统的市场需求，充分发挥移动通信优势，积极拓展移动信息化应用，有效提高集团客户信息化应用和管理水平，丰富集团信息化产品体系，结合MAS/ADC两类应用的特点，拟按照“软件即服务(SaaS)”的模式开展某省移动公司统一OA运营管理平台(简称“OA平台”)的建设，通过OA平台、移动专线网络、TD/GSM无线网络相结合的方式，满足企业日常和移动办公的应用需求。
二、项目建设规模和建设原则
2.1、建设规模和服务能力
OA平台项目计划是在某省移动公司现有云计算平台上建设，初步项目设计是项目第一期到2011年底，满足对50家重要集团客户、10000个企业员工账号接入使用（平均一家重要集团客户按照200人计算）。
同时OA平台应当能够支持后续的平滑扩容，在尽量不增加软件模块数量的前提下，通过增加云计算平台资源分配，提高OA平台的业务服务能力，应达到对500～1000家重要集团客户的服务能力。
2.2、建设原则
OA平台的系统建设坚持着眼全局、统筹考虑、整体规划、立足现实、逐步整合的原则。具体为以下设计原则：
A、整体性
在系统的规划上坚持整体规划、重点突出的原则，在对系统做统一的设计的基础上，按照轻重缓急依次实现，同时又兼顾不同部分之间一致性和可协调性。B、标准化
系统的总体设计充分参照国际上的规范、标准，遵守ISO标准设计，严格遵循中国移动制定的各种接入协议和管理规范，支持国内外目前所流行的主流网络体系结构和网络运行系统，采用国际上成熟的模式。C、高可靠性
系统设计将在尽可能减少投资的情况下，从系统结构、网络结构、技术措施、设备选型等方面综合考虑，以确保系统稳定可用，实现7×24小时的不间断服务。
系统应具备电信级的网管、告警、巡检机制，充分确保对潜在问题的预防和自我诊断。应该能够提供多种稽核手段，保证系统数据的准确性。D、先进性
为了保证开发出来的系统能够在较长的一段时间之内仍能够在技术层次上不落伍，确保技术的先进性和实用性，就要求本系统的开发和设计在技术上足够先进，使系统具有良好的可扩展性和灵活性，以适应信息化的迅猛发展趋势，满足当前及未来应用的需求。E、易维护性
为了确保整个系统所有人员均能够熟练地、快速地操作本系统，要求系统设计的首要原则是在功能设计、软件操作以及其他方面设身处地为用户着想，即以用户为中心。此外系统应为各级别的系统管理员提供完善的系统管理权限与工具，用于安全方便的日常管理和系统维护。F、安全性
本系统由于针对各级地方政府、大中型企业的应用，对于信息系统的安全性有着比较高的要求，安全性原则的目的是保障系统的可靠性、隔离性、以及数据库和数字地图的绝对安全。这就使得确保本系统的信息安全性成为十分关键的环节。系统要求提供云平台级、系统级、应用级等不同层次的、灵活的安全措施。采取操作权限控制、密码控制、数据加密、系统日志监督等多种手段确保系统安全，尤其是确保核心网络的安全。G、可扩展性
考虑到OA平台一方面是需要和其他信息系统的连接，系统应具有良好的外接接口，将来随着业务的不断扩充，整个系统中应能够方便地添加新的业务模块；另一方面是随着用户的增长，对于OA平台软硬件系统的业务承载能力也需要具备平滑的可持续扩充性；同时系统的建设是分期进行的，数据积累、用户需求、功能完善以及技术进步都要求系统必须具有扩展的余地。因此整个OA平台具备可扩展性是其最核心的要求之一。
三、目标客户与商务模式
3.1、主要目标客户
OA平台项目的主要目标客户是省内各级地方政府、行政分支机构、大中型企业等此类对OA系统功能要求较高，并且功能有一定共性的需求，同时对安全性、稳定性要求较高的集团客户。
而对于中小型企业的OA需求，主要是考虑通过目前已有的ADC OA产品予以满足。
3.2、商务模式
A、集团客户
某省移动公司向用户提供基础硬件、网络和系统维护服务，集团客户只需要具备日常上网的条件即可，具体可采用移动互联网专线或数据专线的方式实现。
具体的收费模式可以有如下几种： 依据不同用户数量等级，收取月租费的方式；（适用于用户数量较大，稳定的用户）依据实际使用的账户数量，依据每个账户月资费收费；（适用于用户数量较大，但用户数变动较大的情况）收取业务月基本费，加上具体使用账户数量的月资费；（适用于初期用户数量相对较少，后期持续增长的情况）
B、OA软件提供商
对于OA平台，目前的规划当中是使用某省移动公司现有的云计算平台，不再采购基础的硬件、网络设备。因此OA软件提供商主要是负责按照某省移动公司确认的需求提供方案、开发软件、培训用户并向某省移动公司提供维护服务。
具体的商务模式可以有如下两种： 软件提供商可以直接向某省移动公司收取一次性软件开发费用和一段时期的维护费用，不参与运营的业务分成；（无需SI资质）软件提供商可以不收取软件开发费用和维护费用，采取与某省移动公司进行业务分成的方式，按比例分享客户所支付的月租费用。（需要具备SI资质）
四、硬件系统要求
由于OA平台部署在某省移动公司核心机房的云计算平台上，因此在本项目中无需考虑包括服务器、网络设备在内的硬件设备投资，但是需要软件提供商根据OA平台所支持的集团客户书、用户数、功能模块数量、具体业务的使用情况等参数，提供所需的服务器处理能力（TPMC）测算模型，以保证有效的使用云计算平台的资源。
同时要提供OA平台所需的存储能力需求和系统备份配置需求，要求依据不同的建设目标提供测算模型，并提出相应的需求和建设方案，尤其是数据备份上需要提供硬件级别的异地容灾备份方案。
五、软件系统架构要求
集团客户通过专线、公网VPN、移动网络等方式接入部署在云计算平台上的OA平台，完成对集团用户的认证鉴权、企业账户管理、OA应用、短信收发、数据采集统计等功能。
对于OA平台而言，整个系统所需要承载的集团客户数量和规模均是不确定的，其相互关系也较难确定，所以整个平台并不能完全实现统一规划，一次施工。因此对于OA平台软件的系统架构设计要求很高，必须具备足够的灵活性和可扩展性，才可能满足大规模运营服务的需求。
具体要求如下： 系统需采用B/S模式的多层架构体系，客户端支持主流的操作系统和浏览器，对客户端的硬件配置和网络带宽要求尽量降低。系统需具备移动OA的功能，用户在手机端能够完成OA平台的主要业务功能（公文流转、邮件收发、集团通信录等），同时手机客户端要支持主流的手机品牌、型号和操作系统，并且要针对移动数据网络进行优化，尽量减少业务数据流量。系统功能和结构需采用关联性较小的模块化设计和良好的可扩展性。由于对客户数量和个性化需求的不确定性，要求OA平台具有良好的可扩展性，能通过云计算平台资源的扩容来满足不同规模的并发访问和数据容量，能通过软件业务模块的开发来满足用户的共性与个性需求。OA平台需要具备开放式的接口协议和一定的接口协议开发能力，以实现与集团客户的其他信息化系统进行数据交换和共享。OA平台还需要具备与某省移动公司内部系统连接的各项业务支撑、平台通信的接口。实现在BOSS完成业务订购、开通、取消等操作、集团客户SMS功能接入、内部系统平台数据同步等功能。对不同的客户，系统应尽可能的支持各种基础设施和组件的共用共享（例如：统一的数据库、统一的功能模块组件、统一的安全控制组件、统一的流程引擎组件等等）。但不同客户之间逻辑上独立，使用中彼此不能感觉到其他单位的存在，需要实现对不同集团客户具备不同的定制化门户接入，并且对于某些特殊重要的集团客户要能满足其部分的定制化开发需求。虽然不同客户在平台上的相互隔离独立，但是系统需要实现不同客户之间跨单位、跨公司之间的公文往来、业务流转等，在某些特殊情况下还需要能支持不同客户之间的数据共享、系统融合/拆分等。由于主要面对的都是政企大客户，其对于业务数据安全性、保密性有着极高的要求，所以系统需要充分的考虑到系统和数据的安全性。要求具备完善的数据容灾备份方案和能力，软件提供商最好能在具备国家保密局颁发的《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质》的基础上，实现对OA平台业务数据的加密保护，保证在OA平台系统后台也不能够直接查看到集团客户的公文、附件等私密资料。
六、软件功能规划
6.1、总体要求
对软件功能的总体要求如下：
对公文权威性、合法性的要求
需采用经政府权威部门认证，符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法规，可用于政府非涉密办公系统的电子印章、数字签名和数据加密产品。
对数据安全性、保密性的要求
软件提供商在能具备国家保密局颁发的《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质》的基础上，实现对OA平台业务数据的加密保护，保证在OA平台系统后台也不能够直接查看到集团客户的公文、附件等私密资料。
快速实施的要求
在客户提出业务申请后，应该在最短的时间内完成需求调研、定制模块开发、流程梳理、数据整理、培训和开通等实施工作。具体要求是在满足客户正常合理的个性化需求的同时，针对标准功能（指OA平台已具备的通用功能模块或可直接使用的个性化功能模块），保证能同时实施2个项目，并且单个项目的实施时间不超过50个工作日。
手机OA实现的要求（可选）
需要支持通过手机客户端方式访问OA平台进行业务操作，要求是OA平台系统原生的手机OA系统，能够在手机端实现绝大多数的核心功能，不得采用中间件访问代理的方式实现手机OA应用。可运营的要求
有丰富、准确地统计报表功能，支持移动公司对客户按用户数、按使用时间、按使用功能、按数据量大小等多种角度进行计费。 在基础的公文流转功能之上，各种附加功能模块能够独立的进行开通和关闭。
由于使用这套系统的集团客户相互间可能存在多种关系，因此在设计上要考虑经过少量的配置即能解决同在该平台上的若干个单位之间的公文交流和传输问题。
具备多级管理员权限，对于平台级管理员和客户管理员需要严格界定和分配其功能权限。
能够与移动后台的BOSS、ADC平台、行业网关等系统进行数据互联，实现运营中的订购、变更、取消等各项也许流程。
6.2、前台标准功能模块
OA平台应当具备一些常见的标准功能模块，如：公文流转、邮件收发、集团通讯录等。但是应注意这些模块的“标准”只是相对的，每一个集团客户对这些标准模块的具体需求仍然可能不同，而某省移动公司和软件提供商必须满足这些差异化的需求。
* 由于专业知识有限，本需求书所列的标准模块功能描述难免有错漏之处，故仅作参考。各软件提供商应在自己的方案中结合自身情况重新提出标准模块及其准确地描述。
6.2.1.统一登录门户
集团客户使用的移动数据专线登录云计算平台上的OA平台，采用域名、网络地址识别等方式自动区分不同的集团客户，进入集团客户各自的登录门户。虽然不同集团客户的登录界面不尽相同，其后台均是使用同一的功能模块和业务逻辑。
6.2.2.异地远程办公
通过国际互联网，可以进行异地远程办公，只要有互联网的地方都可以登陆办公系统，但对通过外网访问OA时，需提供动态密码检验功能实现VPN通道鉴权，用户需输入绑定手机接收到的短信动态密码，方可进入登陆界面
6.2.3.公文流转
公文流转包括收文、发文、签报以及收发文后文件传阅、文件处理、文件存档等功能。具体的功能需求如下：
系统的公文处理模块应具备发文、收文、以及对处理过程的跟踪督办；
公文处理的流程能够灵活的定制；
公文处理的痕迹完全保留；
系统能够通过特定视图显示文档的完整处理流程和当前的处理状态；
处理过程支持多人顺序或并发的数字签名；
文档要以有效的信息安全手段进行保护，防止非法的访问；
电子公文还应该能够方便的转换为其他形式，如纸质文档、二维条码文档等；
电子公文在平台级别进行数据加密，防止后台非法查阅、修改。
6.2.4.公文管理
所有部门及单位发文均可按冠字进行整理。如财务部文件整理人员可按“局财”、“局财通”等冠字对其部门所发文件进行整理归档。
所有收文、发文按年份自动归档。查询公文的时候根据在途公文和归档的公文进行精确查询和模糊查询。
6.2.5.公告发布
提供公告、新闻、通知等信息的实时发布和更新功能，后台进行增、删、改的功能。信息归档保存和查询的功能。
6.2.6.企业邮箱
向用户提供企业邮箱的功能，能够通过集团客户申请的专有域名进行邮件收发，提供电子邮箱相关的业务使用和管理功能。集成139邮件服务器。
6.2.7.公文电子印章认证
电子印章是一种形象的签名盖章方式的数字认证技术，它以数字签名的方式通过第三方权威认证有效地进行网上身份认证，能够安全、有效的实现信息的数字签名和认证。具有安全、保密、防篡改的特性，可对企业、单位网上传输的信息进行有效保护和安全的传递。
用户安装电子印章客户端软件，并通过USB Key（存储用户的私钥以及数字证书的USB硬件设备）可在流程配置的相应步骤加盖电子印章；可以形象的模拟传统实物印章加盖的过程，并对公文内容进行保护，防止伪造、篡改公文；提高系统的安全性和可靠性。
特别注意：采用的电子印章和数字签名技术产品必须具备国家级的相关认证资质，以满足政府部门的安全性要求。
6.2.8.短信、彩信功能接入
短信动态密码认证
通过短信动态密码认证确保系统从外网的访问安全。
公文、邮件到达提醒
用户在个人设置中设置相关公文和邮件的短信提醒设置后，当新公文或者邮件到底后系统就会通过短信系统发送相关信息给用户。达到实时提醒用户的功能。
短信发送
用户可以通过办公系统快捷对系统内部人员发送短信。
短信重置密码
系统提供短信重置密码功能，方便用户在忘记密码的时候能够快速通过手机短信获取系统密码，减小维护人员工作。
6.2.9.电子传真功能接入
6.2.10.IMS的点击拨号平台功能接入
6.2.11.系统管理
图形用户界面？
OA平台应该提供图形化的用户界面，客户管理员能够通过图形用户界面完成日常必须的操作维护工作。
流程监控
系统要求客户管理员可以实时监控所有在途流程公文信息和异常流程公文信息，客户管理员或者维护人员可以通过界面处理流程的异常情况。
a)根据流程类型来查看所有的在途流程信息； b)可以跟踪流程目前出处的具体步骤状态；
c)对于异常流程能够进行相应的提醒和调度，有相关操作要有日志记录。
流程定制
客户管理员可以通过流程定制工具灵活调整流程定义信息，在业务流程调整后能够通过简单的设置来实现流程的修改。流程的改动有相关的审查日志记录。
员工帐号管理
客户管理员可以通过系统维护界面，对员工帐号进行基本的管理操作（开通、删除），绑定企业员工移动手机号码，对员工的基本信息进行管理操作（添加、删除、修改），同时要记录相关的操作日志。
权限管理 系统管理员可以通过系统维护界面，对员工权限信息进行基本的管理操作（添加、删除、修改），对员工的信息的变更有相关的审查日志记录。
电子印章管理
管理员可以通过电子印章管理系统界面，对电子印章、数字证书进行管理(审批，制作，发放，修改，和废除)，对电子印章信息的变更有相关的审查日志记录。
公文统计
系统要求能够按用户、部门根据时间、发文类型来做相关数据统计功能，出具相应的运行日志。
公文超时处理
公文处理超时时间可以由系统管理员来设置，当公文达到超时时间前一段时间系统自动发送短信或者邮件通知处理人，当公文超时后处理人仍然可以处理公文，但超时记录将记录到系统，每月定期统计各个部门或者个人超时公文的情况。
6.2.12.事务管理
事务管理主要包括会议组织、处理投诉、来信来访及后勤事务管理等功能。
会议管理包括会议室安排、会议资料、会议通知、会议纪要等； 来信来访包括信访登记、分转办、催督办、领导签发、结案、归档等功能；后勤服务管理包括办公用品、固定资产、车辆、考勤等管理内容。
6.2.13.日程、通讯录管理
主要包括领导日程安排和个人日程安排。系统将通过日日历的方式展现日程，方便查询，系统会自动通过手机短信和即时消息的方式来提醒用户预约的活动，直观的浏览模式让你方便的查询集团通讯录。
6.2.14.工作绩效
主要包括工作计划、绩效考核和数字报表等。对于定量考核的能够实现自动计分评级。
6.2.15.组织文化
主要包括工作论坛、工作简报、知识问答、调查投票等。6.2.16.个人工作台
提供自定义的工作界面，个人工作的汇总，方便用户处理。包括待办工作、已办工作、个人考勤、日程安排、个人收藏、外出授权、个人设置等。6.2.17.移动OA 具备移动OA的功能，用户在手机端能够完成OA平台的主要业务功能（公文流转处理、邮件收发、集团通信录等），手机客户端要支持主流的手机品牌、型号和操作系统，并且要针对移动数据网络进行优化，尽量减少业务数据流量。
6.3、后台主要功能模块
后台主要功能模块主要是用于OA平台的日常业务运营管理，主要涉及集团客户账户开通修改、系统资源分配、功能模块配置、业务运行状况监控等方面。
* 由于专业知识有限，本需求书所列的标准模块功能描述难免有错漏之处，故仅作参考。各软件提供商应在自己的方案中结合自身情况重新提出标准模块及其准确地描述。
6.3.1.后台登录门户
OA平台的系统管理员通过后台登陆门户实现管理界面工作台的登录，同时也需考虑支持外网的远程登录。
6.3.2.集团客户注册
集团客户首先在BOSS系统内申请开户，包括开通账户和订购相应业务（如：移动OA平台），系统后台管理员需要用BOSS系统分配的集团编码、账号、密码、MAC地址、IP地址等，为客户配置所需的 权限、业务功能模块和初始逻辑流程，以实现集团客户的成功注册。
6.3.3.运营状况分析
按行业、地区、时间及套餐属性等维度对业务量、业务增长及业务量的变化进行分析，以图形化界面显示。
集团客户业务使用特征分析：从客户属性构成、业务使用量构成维度分析集团客户的业务使用习惯和群体特征。
6.3.4.运营维护管理
OA平台具备图形化界面对各内部业务平台连接状况、功能模块使用情况的监控告警功能。同时对平台、具体用户的业务使用情况也进行监控
6.3.5.权限管理
用于管理平台系统的用户及其权限，认证平台系统各级管理及操作人员的身份以及控制各级用户的访问权限。
平台系统需要提供完善的权限管理机制，保证系统的访问安全和满足用户定制需求，主要包括如下功能：
用户角色管理：将系统中的若干管理及操作权限制定为一个角色，通过对用户指定角色的方式，赋予用户相应的管理和操作权限；
用户权限分配：将系统中的若干管理及操作权限赋给某一用户或将某一角色赋予相应用户，进行用户的权限分配，使其具有登录系统并进行相应操作的能力；
用户登录控制：检查用户身份的合法性，并根据用户ID确定该用户的访问权限；
新增、修改、删除用户：提供灵活方便的配置操作界面，实现用户的增加、修改及删除功能。
6.3.6.日志管理
自动记录OA平台系统管理人员使用中产生的日志，包括操作日志、用户日志等各种相关日志。
七、对售后服务的要求
在软件提供商最终获得本项目后，软件提供商应该向某省移动公司提供相应的售后维护服务，服务的主要内容和要求有：
需根据某省移动公司的要求对系统进行持续的开发和免费的版本升级，要求具备详细的软件版本、补丁的申请和装载记录，对应用软件版本有严格管理；
需在贵阳本地常驻不低于5人的技术支撑人员，明确技术指导和技术支持的范围和程度。主要负责配合某省移动公司在全省范围内的售前、售后的技术支撑、业务培训等工作；
需提供完善成熟的维护保障体系，确保项目的稳定运行和推广，主要包括：
提供维护服务具体内容； 提供服务承诺；
提供投诉专线和投诉处理流程； 提供维护服务质量考核的指标； 定期形成各类应用系统的维护报告。
办公自动化需求分析 篇3
【关键词】办公自动化；医院档案管理；存在问题；解决措施
办公自动化技术不断发展，为医院的档案管理工作提供了良好的条件。在医院的档案管理方面，存在的主要问题包括；理念相对落后人员的计算机应用能力差，档案管理不合理，自动化系统不够人性化等，这些问题都是我们需要快速解决的。
一、自动化的条件下档案管理存在的问题
（一）安全性不足。医院的档案属于内部局域网的一种，网络环境相对封闭，如果不是有人刻意为之就不会造成数据的安全性问题，但是如果有人故意非法接入局域网，盗取医院的数据，这样数据的安全性就会大大的降低，数据的安全性有着重要的意义，如果能被随意的入侵和更改就会造成重要的医学资料被泄露，病人病例丢失。引发严重的后果。同时因为属于内网，所以防火墙的等级较低，无法自行的升级，这就造成了新型的病毒能够穿越防火墙，肆意的在医院档案数据库中破坏。医疗档案作为患者隐私内容之一，医院和医生都有义务为患者进行保密。但是随着办公自动化体系的引入，医院逐渐对档案进行电脑联网存储和管理。随着网络技术的发展，黑客和不法商贩逐渐开始盗取患者信息以获得巨额收入。这不仅为医院和患者带来了困扰，还严重影响了医患关系，加深了双方对立程度。医院电子档案是医生存储、管理、上传的诊断病例，包含了文本、符号、图表、图形、音频、影像等数字化信息。鉴于其形式不固定、易于修改、系统漏洞、保密性弱等问题，电子档案被篡改和盗取的可能性大大增加。在针对医疗档案输入、存储以及管理的安全性的投入上，还有许多不足之处。
（二）档案的管理标准不固定。档案的管理不固定这就造成了档案管理存在乱象，很多重要的文件没有备份。各个文件之间类型不同，不利于分析。同时也不利于分析和整理，又是重要的文件因为没有备稿，当数据库受损的时候很多珍贵的资料就此遗失。格式不同往往是因为人员素质因素，或者管理系统不断更新，但是系统的兼容性不好导致的。
（三）医院办公系统不完善，漏洞多。医院的办公系统不完善是档案管理的中的难题，我国没有统一的医院档案管理系统，所以医院是利用自己开发挥着从软件公司手中购买而得，这些系统的兼容性一般都存在一定的问题。系统的漏洞多，容易引发崩溃。所以我国的档案管理系统存在着众多的问题，需要统一的管理，同时办公系统不够人性化，操作过于复杂，耽误了患者的就诊时间，无法时间快速医疗的效果。而且，系统缺乏将电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起的医院档案管理系统，无法实现对诊断病历等医疗文件的自动控制与归档。
（四）念相对落后。很多医院并没有意识到医院档案管理的重要作用，对档案管理的认识个管理都不够，这就造成了当系统出现问题的时候维修速度慢，档案系统当摆设，在医生的治疗时，不采用先进的管理系统，而是采用笔记的方式，因为笔记难以查找，这就造成了查找资料的不利。同时医院的大多数人都是医学专业毕业的，所以对电子应用技术不了解，信息化的水平较低，所以这就造成的医院建立档案的困难。同时医生的工作时间长，任务量加大，很少有时间能够得到得到系统的应用培训。
二、办公自动化环境下医院的档案管理
（一）加强医院档案管理信息化建设。自动化技术技术是在建立在网络、计算机等设备的基础上，所以想要建立良好的设备就需要加大硬件的建设，配置优秀的硬件设备。建立专门部门负责设备的维修和养护工作。保护设备以及网络的安全，定期做好网络的防火墙的升级工作，防止医院的重要数据被窃取，维护系统的稳定，保护病人的隐私，做好文件加密处理的工作。
（二）强化后档案管理专业人才的培养
随着当前医院市场化程度的不断加深，医学领域新的科研成果不断涌现。医院档案出现了数量不断增加、信息更加广阔，形式更加丰富，管理方法更加复杂的特点。因此，医院需要更多的专业人才对医院档案进行管理。对于管理人才的培养，应从以下几个方面进行：首先，要加强管理人员的医疗档案法律法规等方面的知识，增加档案管理、医疗信息分类的专业技能培养课程；其次，要加强管理人员对自动化办公设备的了解与应用能力，强化管理人员的医疗方面的专业知识，熟悉医院运转的各个流程，加强对医生所提交的各种病例案例、重点疾病的质量控制表等报表的分类整理能力，提高工作效率和准确率；第三，医院要制定一套绩效考核制度，完善奖励和惩罚措施，有效的激发工作人员的工作积极性，推动医院档案自动化管理工作的全面实施。
（三）完善制度以建立高效的档案管理模式。建立高效的档案管理模式，首先，要加强档案管理制度建设，将医院患者的档案信息纳入医院档案管理范围中，最大限度发挥其学术价值。第二，要加强档案管理系统与自动化办公系统的匹配程度，统一接入端口和标准，运用自动化技术加强档案管理工作，实现医院档案的网络化、科学化、规范化管理。第三，准确定位医院档案管理的角色，从不同层面、不同角度，以不同方式进行档案管理，规范档案信息分类，按照一定方向，不断深挖档案信息的参考价值与学术价值，为其他部门提供更加准确的数据支持。
三、总结
在档案的管理模式下，医院应该做好相应的改革工作，加强人员操作系统的能力，同时加大对档案管理资金的投入，一方面加强设备的质量，另一方面建立专门的部门管理系统的稳定运行。建立高效的档案管理模式，注意档案的加密工作，防止数据被窃取，优秀的档案管理就算数据被窃取，入侵者也无法知晓用户的实际意义，这就保证了其数据的安全性。
参考文献
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[2]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（02）
[3]李正，陈秀杰，吴伟民，时泰卿，吴玉龙.办公自动化系统中档案管理子系统设计[J].国土资源信息化，2012（03）
办公自动化需求分析 篇4
【关键词】大数据；传统企业；办公自动化建设
现在全球都已经进行了计算机管理系统的发展阶段，平常传统企业办公只是在工作的文件处理和印刷上进行使用，在办公的其他重要的步骤环节并不进行使用，这就使得传统企业的办公效率远远不如其他企业，越来越没有竞争力，对产品的数据收集和分析也不准确。同时，现在的传统企业的办公自动化建设程度也已经不能满足传统企业的需求了，为了更好的促进我国的传统企业办公自动化建设有所提高，相互工作人员一定要进行深入的研究，找到解决的方法，不要让这个问题制约了整个传统企业的发展，让传统企业在大数据背景下能够充分利用计算机系统，重塑管理模式和办公结构，实现办公自动化建设，提高传统企业在现在市场上的竞争力，增加效益。
一、传统企业办公自动化建设的必要性
现在的传统企业在产品销量不断提高的时候，办公效率也应该有所提高，只有这样才能够完成对传统企业产品的促销。如果传统企业的办公效率要提高的话，就要进行传统企业办公自动化建设。现在的传统企业的办公自动化系统还是比较守旧，落后的，它只是简单的对文字进行整理，在所需文件打印方面以及文件分批管理建档方面有很大的作用，但是对于企业现在需求最高，也是要求最高的信息数据的相关整理以及资料信息的共享等办公需要，却是没有办法实现的。在现在这个大数据时代，传统企业信息资源不断更新，信息量也在增大，传统企业只具备当前的办公建设的话，是无法实现对于信息的需求的。只有传统企业的办公自动化建设增强，相关工作人员才能够根据企业特色进行建立属于自己企业的数据中心，一味地按照守旧的办公模式进行网页浏览，复制信息完成企业的需要，是非常不切实际的。只有在现在大数据背景下，传统企业办公自动化建设增强才能够对于需求信息进行各种采集和整理分析，使传统企业能够更加的平稳，进步的发展。提高传统企业办公自动化建设，全面应对大数据背景下的各种挑战，这是传统企业最正确的选择。
二、传统企业办公自动化建设面临的问题
1.管理人员办公思想观念落后
传统企业办公自动化建设不强的很大一部分原因是因為企业的管理人员办公思想观念落后，工作不认真负责导致的。因为缺乏对现在企业办公理念和办公方法的深入了解，很多管理人员对于办公自动化建设都没有概念，不知道什么意思，也不知道，不了解其中的内涵。更有很多管理人员认为要进行办公自动化建设的方法就是大量的向企业引进先进的科学技术或设备，代替人力办公，提高工作效率。甚至，还有一些管理人员直接就认为，他们在传统企业办工很长时间了，计算机等系统是不能代替他们进行决策的。同时，相关管理人员也会错误的认为，他们平常的办公效率没有阻碍传统企业的发展，所以不需要耗费大量资金去干这样一些“无用功”。这都是一些错误的思想观念，也是源于传统企业的相关管理人员对办公自动化建设认识不够深导致的。他们只看到了先进设备的引入，并没有想到这些设备的引入能够更加促进传统企业对于办公相关信息的整理和分析。传统企业的管理人员没有努力的信念，只停留在现在的水平上，不求突破，不求进步。
2.传统企业的相关工作人员综合素质不高
传统企业如果想要提高办公自动化建设就需要有精通计算机的技术人才，能够根据大数据背景下信息的更新速度和多少，与企业的实际情况相结合，进行快速的数据分析，提高传统企业的办公效率。但是，现在的传统企业的办公自动化建设中大量缺乏专业综合素质高的技术人才，不能够熟练的应用计算机和互联网及时捕捉企业所需要的信息进行办公，也无法依据最先进的办公管理模式进行相关办公措施的改善，这也就是传统企业的办公效率大大降低，办公自动化建设受到了严重的阻碍。
3.对于大数据认识不完善，办公硬件储备不完整
大数据时代是指无法在可承受的时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力的高增长率和多样化的信息资产。可是很多传统企业对与它的内涵认知还不是很清楚，这也就导致了相关企业的办公硬件设施设置不当。如果要进行企业的办公自动化建设，那么硬件基础设施肯定是要具备高性能的特点，如果只是选择使用一些价格相对较低，功能不完善的设备，肯定是不能够满足大数据时代的需求的。属于传统企业自己的信息化系统就无法保证全面，准确，信息服务不完整，那么传统企业的办公人员肯定会花费大量的时间再去研究，这就使传统企业的办公效率大大降低了，阻碍了传统企业的办公自动化建设。
三、提高传统企业办公自动化建设的措施
1.加强传统企业管理人员提高办公效率的认识
在大数据时代的背景下进行传统企业办公自动化建设是非常有必要的。对于一些办公模式还是比较守旧的企业来说，一定要让所有员工都能够认识到进行传统企业办公自动化建设的重要性。制定相关的制度，在办公的某一些环节进行提高效率的一些规定，比如说在进行信息的印刷时，传统企业可以制定提高办公效率的制度，严禁办公人员浪费印刷时间，对于印刷多少文件的时间有明显的合理的限定。只要类似的相关办公制度不断完善了，办公管理人员的责任意识和办公意识就会增强，这样能够顺利的带动整个办公自动化系统顺利建设。同时，信息的准确性也要让相关企业认识到它的重要性，不要因为贪图便宜，而购进功能不完善的基础设备，耽误整个办公过程。所以，只有加强传统企业相关工作人员对于提高办公效率的认识，才能够让传统企业拥有一个核心的办公自动化建设领导核心。不管是进行功能齐全的设备的购买还是信息的采集和整理等方面，都使企业每一个员工做到自觉的更新办公自动化建设系统，及时查漏补缺，促进传统企业办公自动化建设的顺利进行。
2.提高传统企业办公人员的综合素质
针对一部分传统企业在大数据背景下的工作人员对于提高办公自动化建设的专业素质不高这一问题，传统企业可以想方设法进行解决。比如：定期聘请专门的办公自动化建设专家来到企业进行宣传讲座，加强办公人员对于自动化建设的重点的认识，促进办公人员和专家之间的互动，让传统企业的办公人员能够进一步创新，进行相关办公自动化建设制度和程序的创新与改变。另外，传统企业也可以定期进行办公人员的考核，不断让办公人员约束自己的行为，提高办公人员的计算机操作水平，规范办公人员的工作流程，从而为传统企业办公自动化建设打下坚实的人力基础。既然传统企业要加强办公人员的综合素质，相关领导就应该根据办公自动化建设的复杂性对办公人员进行更加严格的要求。传统企业可以定期的将办公自动化建设人员组织起来，一起了解先进的信息技术，进行专业的办公操作技巧的培训，让办公自动化建设人员能够熟练掌握，办公水平进一步得到提高，让相关的办公人员对办公自动化建设的操作和要领也逐渐掌握清楚，从而为大数据背景下，相关传统企业办公自动化建设更加顺利。
3.相对提高传统企业的办公设施的建设
相关企业一定不要因为价格的昂贵就放弃对功能齐全的硬件设备的购买，这个做法是万万不能够有的。大数据背景下，信息的复杂性决定了，传统企业如果想在市场竞争中取得优势的话，先进、功能齐全的硬件设备是必须要具备的，只有有了办公自动化建设的物质基础，相应的建设才能够顺利发展。只有传统企业的办公自动化设备更加功能齐全，企业的信息化数据库的建设才能够更加安全，更加高效，才有利于传统企业建立更加庞大的数据中心，促进传统企业的竞争优势。有了齐全的硬件措施，传统企业的办公人员才能够在大数据的背景下，对从互联网获得的数据医院进行专业的收集、整理和分析，使传统企业办公获得信息更加精确，专业，只有这样才能够顺利的实现传统企业的信息需求，促进传统企业办公自动化建设更加顺利的进行。
综上所述，在大数据背景下，传统企业的競争优势越来越弱，如果传统企业想要继续获得应有的收益，就必须要实现办公自动化建设，提高办公效率，只有企业工作人员的办公效率提高了，企业的产品促销等活动才能顺利进行，企业的经济收入才能够持续稳定升高。针对现在传统企业办公自动化建设面临的一系列难题，相关工作人员也要深入研究，及时找到应对措施。
参考文献
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[4]岳小金，徐军.企业办公自动化信息安全风险评估研究[J].大众科技，2010（04）
办公自动化需求分析 篇5
关键词:办公自动化;工作流;集成
中图分类号:TP317.4文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)10-0031-02
在当今信息时代,无论政府机关,还是工商企业都需要加强部门、人员之间的交流、协调和协作,都需要更好地获取信息,共享信息资源,更快地反映情况,掌握每一项工作进度,为领导决策提供大力支持,为业务人员提供服务。因此,许多企业、政府部门都十分重视建设自身的办公自动化系统。但是,许多企业单位在实际使用以系统的过程中却遇到了不少的问题。尤其是当企业组织机构、业务流程改变时,原有的系统基本上就不能满足改组后的办公需求。这些问题的存在大大限制了办公自动化系统的应用范围和发展前景。
1办公自动化系统中的工作流模型分析
1.1过程模型
办公自动化系统中过程模型反映实际业务流程信息。业务流程从逻辑上可以包括一个和几个子流程。过程模型把组织机构、应用数据、表单与实际应用步骤联系起来。
1.2组织模型
组织模型是用来定义企业中的组织形式的模型。它应该提供灵活的结构以适应不同企业或企业中不同的组织。
1.3资源模型
资源模型是企业进行生产经营不可缺少的物的因素,在工作流的执行过程中,必须得到企业资源的支持,相应的组织实体才能够按照要求完成活动。
1.4访问控制模型
在办公自动化系统中,访问控制模型用来定义系统用户在系统功能的操作能力和工作流程的参与程度的级别和范围。综合实用性和灵活性的考虑,文章提出的办公自动化系统采用基于角色的访问控制模型(如图1)。
①对象:系统的基本操作单元,是系统用户操作的直接收受者,包括系统功能项操作和工作流过程任务参与。②用户:系统访问控制划分的最小单元,每一个用户就是对系统中对象进行操作的直接实施者。③组:涵盖了组织模型中的部门和工作组的概念,是用户在工作能力和职权方面的划分和组织。④角色:以工作职责为前提,能够完成系统某类功能或具有参与工作流过程中某类任务的人员的总称。
2系统的总体设计
①对工作流进行提取。首先,明确系统的需求,针对系统任务所提出的单位的核心结构、业务分类和业务具体执行程序、业务的相关数据来源与流向。其次,基于系统所分析的结果,按照其相关工作性质系统的划分工作流。一般情况下工作流会设计到一个或几个部门。
②系统原型的构建。流程定义是工作流的一个正式化描述。包括过程的开始、结束的条件、活动网络和关于单独行为的一些信息的描述,例如角色、权限等等。 实际设计上,需要选择典型的工作流,与原型技术的面向对象的设计符合的原则,根据实际情况可以被划分成设计小组的很多位设计师,因此每个小组,会分别设计工作流的原型。
③集成系统。针对已经设计出来的工作流原型,在让用户试用后提出相关意见,并在此基础上不断完善工作流的原型设计。同时,要考虑到一些特殊岗位及特殊人员的要求,直到所有的工作流都满足要求为止。把每一类活动都完善之后,就需要设计工作流处理模型,将活动集成在一起。每一个用户进入总界面作出操作选择之后,即启动工作流驱动机制,经驱动机制选择其所对应的模块任务,最后进行流向修改。
系统集成也就是工作流集成,当系统的基本功能己经实现时,改进用户界面。 由于基本的工作流程是相对地独立的,因此在一个联合工作流程不需要改变基本的传动机构,当焦点是提供用户以用户界面一个联合办公界面。
3基于工作流引擎的OA系统的设计与实现
3.1工作流引擎的模块设计
工作流引擎是业务流程事例的一个系统,并且提供服务软件的操作环境,是工作流管理系统核心,每个模块具体设计是如下:从级别划分,系统分层可以分为逻辑层和持续层。逻辑层,包括所有数据对象和完成引擎的目标的一定数量的辅助函数应付所有逻辑功能。持续层主要对目标数据进行持续工作,包括个体对象创造、访问、更新和删除保护的工作,阻断了逻辑层对下级的控制。逻辑层和持续层的层数存在从数据局限的,当数据改变,会尽可能小的影响逻辑层的变化。从逻辑功能的上来划分,包括定义、例子、日志、新闻和其他辅助对象的过程。
3.2引擎数据库的设计
对于工作流的实体对象一般均为持续对象,其数据均存储在数据库中。根据数据的保存时间可以将数据库中的表划分几种情况。
定义表:存贮过程的定义所有信息,是为连续过程的依据。例子表:数据流临时储藏的操作,临时运行后将被删除。日志表:系统运行过程的历史数据,是作为统计的依据。组织表:不但存依赖时间而存在,工作流事例将引导它。
实体对象对应其数据共存。但在其流程全过程之中,并不是所有的对象与数据都同时存在。在不同数据在不同时期具体分类如下:
①定义表:与过程相关的数据、断点、应用实例、工作项及其相关数据。②例子表:复制、处理事例与过程相关的数据、断点实例、断点数据、工作相关的数据,信息工作。③日志表:处理事例与过程相关的数据,断点实例,断点数据,工作项及其相关数据。
3.3引擎的对象设计及引擎服务
工作流引擎对象的设计:在过程、点、工作和其他支持的对象的主要目的工作流引擎,他们决定了所有活动和逻辑引擎的认识。某种程度上设计的类型通过保护节点类型之间的区别使面向对象的方法连续。对象管理负责将对象的需要按不同的类型建立不同的事例。
在对象的工作流生存周期中,当过程被生成,过程从静态状态被转变为动态流程状态。流程将存在两个逻辑单元:过程和节点的生成,以及过程形成的数据变量。当流程变为可转变的过程时,系统会生成过程实例,但节点并非一定能成为实例状态,其具体情况则要由过程转变的路径来决定。其中可流转的具体实例对象也将存在活动的内存状态和稳定的数据库状态两种状态。就节点来说,当目前的节点结束后,根据定义路由过程将自动进行到下一个节点,而这时的节点需要将该节点从固定的状态转成为可流转的状态,从而向对象管理器发出请求创建新的节点,对象管理器将根据所请求类型自动生成相应的空对象实例,并对对象实例按照程序定义标识进行原始数据的初始化,然后获取过程传输来的具体数据,将所有已知相关数据通过持续对象写入数据库,同时将启动逻辑关系处理系统,生成工作项或进行路由。在完成目前的任务后,如果该节点将完成,自己将自动删除或者由于内存不足而直接退出内存状态。节点的记忆体只有当进程在必要时才会再次向对象管理器请求再载入。对象管理器通过持续的数据层从数据库创建对象并装配数据,从而使其成为一种内存对象。如果该节点已经完成,在被删除之前会将信息进行日志信息记录。过程、过程数据的节点和节点的相关数据、工作项目最后都将记入日志。
参考文献:
[1] 吴朝晖.邓水光.工作流系统设计与关键实现[M].杭州:浙江大学出版社,2006.
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