公司档案室管理规定

公司档案室管理规定（共8篇）

公司档案室管理规定 篇1

档案室管理规定

一、存档范围

公司规划、计划、统计资料、工程资料、项目方案、经济合同、设备资料、声像材料等具有保存、参考价值的文件资料。

二、资料保管

1.由人力资源部档案室负责分类保管，归档存放，做到查找方便、迅捷。

2.坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”工作（即防盗、防水（潮）、防火、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密、防磁）工作，确保档案完整安全。

3.档案室内要保持清洁干净。

三、资料查阅

1.查阅一般资料由该部门经理批准，查阅密级资料由主管副总经理批准。

2.查阅档案要保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。因工作需要进行摘录和复制时，应由主管副总经理批准。

3.严禁将档案带出档案室，必须带出时，由主管副总经理批准，并在规定时间内送还。

4.查阅客户资料时需要主管副总经理批准，严禁复印客户的任何资料。

5.业主查阅其房屋相关资料由销售部经理核准方可办理。

6.政府部门查阅资料时须经总经理批准。

7.严格阅档登记制度。

四、档案销毁

1.任何个人或部门未经允许无权销毁公司资料。

2.档案销毁须严格执行审批制度，履行批准手续。一般内部资料须主管副总经理批准，密级资料须总经理批准。

3.经批准销毁的档案，档案管理员须认真填写及编制档案销毁清单，在人力资源部经理监督下销毁。

4.做好销毁记录。

公司档案室管理规定 篇2

一、破损档案的表现形式及破损原因分析

(一) 破损档案的表现形式。

破损档案的表现形式主要有三种:1.污染性破损。污染性破损是档案受到的较轻程度的破损, 如档案在延续或转移运输过程中, 受到了灰尘、泥土、害虫、细菌和自然腐蚀的侵蚀, 产生了霉变、变色、轻微脱落等症状。档案一旦受到污染, 就像被催化剂催化一样, 档案加速老化、自毁、损坏, 严重影响档案“寿命”。2.破坏性破损。破坏性破损是比污染性破损更严重的破损, 就如档案遭到人为破坏、雨水冲泡等, 造成档案损坏。如, 纸质档案破碎、撕裂、字迹模糊, 录音录像档案信号失真、图像模糊、载体粘连、无法阅读等。3.毁灭性破损。由于档案的材质和载体有着易受损的特性, 当遭受一些大的灾害时, 档案无法抵御。如, 发生洪水、干旱、地震等大的自然灾难, 档案就有可能彻底被摧毁。档案的毁灭性破损, 造成档案不复存在, 留给人们的只有无限的遗憾和无法弥补的损失。

(二) 造成档案破损的原因分析。

造成档案破损的原因主要有档案载体质量、自然原因以及人为因素。档案载体质量是影响档案寿命长短的主要原因之一。档案载体大多是质量较差且易受损的, 如以毛边纸、牛皮纸、棉纸、皮纸、黄草纸、布、竹编等作为档案载体的居多, 这些纸张表面粗糙, 纸中含有较多的木质素和半纤维素, 颜色发黄, 材质脆弱、韧性较低, 当遇到破坏性外力的时候, 很容易断裂破碎;书写材料的选择也影响档案的寿命, 如, 书写颜料选择不当, 会出现字迹或图画容易扩散、褪色、脱落。因此, 随着时间的推移, 大自然的气候、环境等都会对档案造成不同程度的损害;查阅者对档案的不爱惜也是造成档案破损的原因之一;档案管理人员的不作为行为也会造成档案破损。档案管理人员是保护档案和预防档案受损的重要把关人员, 但由于部分档案管理人员的素质偏低, 缺乏档案管理安全知识和经验, 致使档案遭到损害。

二、破损档案传统修复工艺的局限性

随着科学技术的不断发展, 档案的形式已经不再局限于纸张、布匹之类的材质, 信息化档案等非传统材质档案逐渐成为档案的主要表现形式, 而传统的工艺和技术方法只是对纸质档案采用去霉、去酸、修裱、加固, 对相片档案进行翻拍、复制、加固等方法进行保护和抢救, 不能对新兴材质和电子信息化资源进行修复, 传统的工艺和技术方法已经不能满足对现代破损档案修复的需要。由于传统修复工艺和技术方法主要依靠人工来完成, 因此需要投入巨大的人力、物力、财力, 耗费时间过长, 虽然暂时将已破损档案修复到一定程度, 但不能从根本上延长档案寿命, 当再次遭受损害时, 档案的抵御能力不能增强, 而且会变得更差, 甚至可能因二次损害而导致无法修复。如, 对受到淤泥损害的档案, 我们会对它采取清洗的方法抢救, 档案放在一个持续低湿的环境中进行干燥, 使纸张中的水分迅速蒸发完, 保证纸张中的水分达到安全含水量的范围内, 能防止长霉, 但是在清洗过程中, 纸张可能变薄, 书写字迹的材质也可能变得更加模糊, 甚至会因不当操作字迹全部消失, 所以说很多传统抢救方法是一种冒险的行为, 被修复的档案也无法抵御第二次受损。

三、建立更加有效的破损档案抢救机制

(一) 防止档案破损从预防措施做起。

1.防止保护性损害。保护性损害是指档案管理人员在管理、保护档案的过程中对档案造成的损害。档案管理人员的初衷是对档案进行保护, 但由于技术缺陷和不当的管理和保护行为, 没达到档案保护的目的, 相反却对档案造成了损害, 要通过提升档案管理人员的专业技能以杜绝此类现象的发生。2.制定相关法律法规。目前, 我国相关法律只有《档案法》, 由于人们法律意识薄弱, 此法只能对造成破损档案的行为进行事后惩治, 并没有达到事前警示的作用, 因此, 相关部门可根据此法制定可行的实施条例, 以最大力度地保护档案。3.提高档案管理人员及利用者的素质。首先, 档案管理人员必须提高自身专业技能和素质, 通过理论的学习和实践操作来促进自我进步;其次, 要加强同行业之间的交流和国际之间的交流, 学习同行和他国的档案管理及保护的先进技术, 并结合当地档案的实际情况进行管理;再次, 相关部门在选用档案管理人员的时候要进行严格考核, 要选择真正有资格、有专业技术的人, 杜绝滥竽充数的现象发生。最后, 加强对利用者的监控。如, 利用者要严格按照借阅程序借读, 管理者也应提前告知借阅者有关保护档案的相关事项, 提醒利用者爱护档案。

(二) 研发新的抢救破损档案的方法。

一方面, 对还未破损的档案, 可以采用信息化技术将档案扫描备份, 当有人查阅档案时, 档案管理人员可以提供电子版或者复制版本, 这样可避免对档案造成的接触性损害;另一方面, 对于已受到不同程度破损的档案, 可应用信息化技术建立受损档案的数据库, 将破损档案的信息收集起来, 加以整理、分析, 总结经验, 得出结论, 针对破损档案有轻重缓急地进行抢救, 以达到对破损档案最有效最迅速的保护。

参考文献

[1] .毛惠芳.预警应急抢救——档案灾害管理系统的构建[M].安徽大学社, 2008

公司档案室管理规定 篇3

关键词：县级 供电公司 档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-098X（2013）04（c）-0195-01

1 我国县级供电公司档案管理现状

随着电网管理一体化进程不断推进，如何提高自身基础管理水平，成为了各个县级供电公司亟待解决的问题。档案管理工作作为企业基础管理的重要组成部分，更加引起了县级供电公司的重视。然而，只有首先找出问题所在，才能有的放矢，最终做好县级供电公司的档案管理工作，发挥其积极作用。

总的来说，我国县级供电公司档案管理工作主要存在以下几方面的问题：第一，公司职工以及领导档案意识差。档案的经济效益具有间接性、隐蔽性、潜在性，其经济效益往往在若干年后方会显示出来。因此，许多县级供电企业领导不能正确认识到档案管理的重要性，这直接影响到了档案机构的设置、档案管理人员的编制、档案库房的建立以及档案管理制度的建立与执行，使得档案管理工作无法很好的开展，档案的价值难以发挥；第二，档案管理制度不健全。许多县级供电公司并没有制定统一的、健全的档案管理制度，使得档案管理工作“无章可依，无法可循”。有的供电公司虽然建立了相关的管理制度，但却不能很好的贯彻实施，使得这些制度形同虚设，最终使得档案管理工作处于被动状态，不能很好的发挥其应有的积极作用。第三，档案管理人员的职业素养有待提高。许多供电公司的档案管理工作都是由本公司的退休职工担任，或者是由其他本门的工作人员兼职，这些非专业化的工作人员工作经验不足，管理能力有限，职业素养有待提高，使得档案管理工作欠缺专业化[1]。第四，档案管理工作信息化程度低。在计算机网络技术高度发达的今天，许多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。

2 做好县级供电公司档案管理工作的有效途径

鉴于我国县级供电公司档案管理工作存在诸多问题，供电企业必须采取有效措施，有的放矢，端正管理态度，改进工作方式，做好档案管理工作，更好的发挥其应有的作用。

2.1 从思想层面入手，增强档案意识

思想决定行动，只有从思想上真正意识到档案管理工作的重要性，才能做好档案管理工作。然而，许多县级供电公司的职工、领导干部都没有正确认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作通常是由一些退休人员任职，亦或者是某些职工兼职对档案进行管理，以致档案管理工作问题不断，且屡禁不止。因此，县级供电公司应加强对《档案法》的学习，增强档案管理意识。尤其是供电公司领导人员，必须改变旧有的观点，重视公司档案管理工作，增强档案管理意识，将档案管理工作纳入公司重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓。此外，供电公司领导成员还应加大档案工作重要性的宣传力度，将之与公司其他重要业务同步规划、同步实施、同步发展。总之，最终应在公司形成一种氛围，在这种氛围的影响带动下，每个职工的档案管理意识都得以增强，这对做好县级供电公司档案管理工作起着至关重要的作用。

2.2 从制度层面入手，建立健全档案管理机制

档案管理制度不健全、不统一、不规范是我国县级供电公司档案管理工作中普遍存在的问题，因此，做好档案管理工作必须从制度层面入手，建立健全档案管理机制，使得档案管理工作“有法可依，有章可循”。供电公司在制定档案管理相关制度的过程中，应结合公司的实际情况，引进先进的管理制度，如三级网络档案管理方法，三纳入、四参加、四同步等先进的管理方式，同时还要借鉴其他公司的先进管理经验，为我所用，做好本公司的档案管理工作。为保证档案管理制度的贯彻执行，供电公司还应制定相关的奖罚机制，将责任落实到个人，做到分工明确、责任明确、奖罚分明，在确保档案管理制度得以贯彻实施的基础上做好本公司的档案管理工作，发挥档案管理应有的积极作用，促进企业的发展。

2.3 从档案管理人员入手，提高其职业素养，实现档案管理的专业化

档案管理人员职业素养的高低直接决定了档案管理工作的好坏，通过对我国县级供电公司进行考察发现，大部分的县级供电公司没有专门的档案管理部门，也没有专门的档案管理人员，档案管理工作要么是由一些退休的公司职工任职，要么是由公司其他部门职工兼职，使得档案管理工作非常不专业化。因此，我国县级供电公司领导部门增强档案管理意识，成立专门的档案管理部门，建设专业化的档案管理队伍，并对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理工作人员的职业素养，实现供电公司档案管理工作的专业化。同时，县电业局应对县级供电公司档案管理工作进行跟踪检查监督，及时发现其档案管理工作中存在的问题，并给予必要的指导意见，以促进县级供电公司档案管理工作步入正轨[2]。

2.4 从技术层面入手，实现档案管理的信息化

在计算机网络技术高速发展的今天，许多企业的各项工作都实现了信息化，然而，我国仍有很多縣级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。鉴于此，县级供电公司应加大对本公司档案管理工作的资金投入，引进先进的计算机设备，实现档案管理的信息化。在新员工入职之初，以其原有档案为基础，为每一个员工建立一个电子档案，形成包含公司全体职工档案信息的电子数据库。随着时间的推移，不断对职工电子档案中的各项信息进行更新、完善，如此一来，可以大大提高职工档案的利用率，加大职工档案流转的便捷性。同时，电子档案的存在也会大大降低纸质档案易丢失的风险，提高了档案的安全指数，避免了因档案丢失引起的各种不必要的麻烦，使得档案管理工作更加便捷化、规范化，充分发挥了档案管理的积极作用。

3 结语

总之，只有做好县级供电公司档案管理工作，才能从整体上推进电网管理工作一体化的进程。因此，县级供电公司应及时总结自身在档案管理工作中存在的问题，总结经验教训，并有针对性的采取有效措施，改进管理方式，做好本公司的档案管理工作，发挥其应有的积极作用。

参考文献

[1]赵玲，乔聚玲.强化档案目标考核 促进全面发展[J].山东水利，2002（7）.

公司档案文件管理规定 篇4

为加强公司档案及文件管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依照国家有关法律法规和公司基本管理制度，特制定本规定。

第一条 档案文件的定义

本标准所称档案是指过去和现在公司各部门在经营管理活动中所形成的有保存价值的各种文书、合同、协议、人事资料、账册、凭证、报表、技术资料、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录（包括电子资料记录）。

第二条 档案文件管理职责

（一）公司档案工作由公司总经理统一领导，实行专业对口分级保管、分级查阅的原则；

（二）公司办公室办理机要文书、合同、计划书、发展方案和人事资料等公司级档案的接收、收集、整理、立卷、保管、查阅、销毁，并在公司行政经理的具体指导下监督各部门的档案管理工作；

（三）公司财务部负责公司财务账册、凭证及其报表资料的档案管理工作；

（四）市场部负责公司宣传资料、宣传策划方案、技术资料等档案管理工作；

（五）客服部负责客户档案、客户资料的档案管理工作；

（六）售后部负责车辆维修和备件的技术资料、技术标准的档案管理工作；

（七）行政部分别负责上级下发的和本级文书和人事、资产登记册等基础资料的档案管理工作。

第三条 档案的分类及编号标准

（一）公司办公室档案分类：

A类为合同、协议类档案

B类为人事资料档案

C类为下发文件

D类为综合文书类档案

E类为公司证件

以此类推分类：

（二）编号：各类档案的编号用年份加阿拉伯数字按时间先后顺序进行编辑；

（三）公司其它部门的档案必须参照上述原则，按档案性质进行分类和编号；公司财务档案的管理按财务相关规定执行。

第四条 收集整理步骤

（一）档案整理的原则是按类别收集筛选，按时间顺序整理；

（二）对整理的文书材料进行分类编号、编写档案目录，按类别进行立卷。

第五条 建档的标准

（一）档案目录应标明类别、序号、编号、文件名（以文件标题关键词注明，以便按编号查找原文）、件数、生效时间、所存档文件柜；

（二）档案分为绝密级、机密级和普通级。绝密级的档案应在档案号前加上“绝密”字，机密级的档案应在档案号前加上“密”字；

绝密档案是指涉及到公司战略、财务、人事、商业秘密，泄露后足以引起公司经营安全和利益遭受重大损失的文件、文档、报表等资料。

机密档案是指只为专门部门或岗位人员查阅，泄露后会削减公司竞争力、造成不良影响的文件、文档、报表等资料。

普通档案是指具有历史参考价值、可为未来经营管理活动提供参考依据的文件、文档、报表等资料。

（三）人事档案在建档时须有个人履历表、相片两张、身份证复印件（或驾驶证复印件）、劳动合同、商业秘密保护协议及其它相关资料等方可入档；

（四）所有档案的目录应有电子存档目录；经批准颁发的文书、通知等综合类文稿、计划书、发展方案、技术资料等应同时按分类标准建立电子档案，各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理及方便查阅。对存入电脑的保密档案资料应设立安全密码，密码由相关负责人掌握。

第六条 查阅与借阅

（一）因工作需要查阅文档的，需按权限实行分级查阅。查阅绝密级档案必须公司董事长书面批准、不得复印、不得带出档案室；机密档案须总经理批准，可在授权情况下进行复印，使用完毕后立即返还档案室；普通级档案可在档案室进行查阅，也可在品牌总经理、行政总监批准下办理外借登记手续；

（二）阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放；归还时，管理部门应认真验收档案后归档。

第七条 档案保存期规定

档案的保管具有时效性，绝密档案保存期为十年、机密档案保存期为五年、普通档案保存期为三年。档案保存期届满，需要行政经理、总经理领导批准后，方可解密或销毁。销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

以上档案的电子版文本有效保存期不受此限制，可一直予以保存、备案待查。

第八条 监督办法

（一）公司行政经理监督检查办公室的档案管理工作；

（二）公司财务经理监督检查财务部的档案管理工作；

（三）各部门每年1月10日前将上立卷档案目录，按管理职责分别上报办公室和财务部备案；

（四）办公室和财务部根据各部门上报的档案目录，分别进行定期或不定期的检查，监督各部门档案管理工作，并定期向总经理汇报。

第九条 档案保密制度

（一）档案管理人员和借阅者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案管理人员不准私自翻阅档案材料；

（二）借阅者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅、摘抄；

（三）查阅复制有关普通档案时，须经上一级领导批准；查阅复制有关机密档案材料时，须经公司总经理批准；

（四）借阅档案资料必须登记，收回时核对无误后及时归档；

（五）不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所；

（六）档案柜随时加锁,并有专人管理。

第十一条 违纪处理

有下列行为之一，据情节轻重，给予50-300元罚款处理，造成损失的还需承担赔偿责任,若构成犯罪依法追究刑事责任：

（一）查阅与借阅人毁损或丢失档案；

（二）擅自向外界提供、摘抄企业档案；

（三）涂改、伪造档案。

公司档案管理制度 篇5

公司档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

第二章 档案归档

第四条 归档范围(一)(二)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。

(三)合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。

(四)设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设 备、qc部设备等。(五)(六)员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。(八)(九)供应商档案。质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十)检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十一)记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；

(十二)批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。(十三)标准操作规程。

(十四)验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。(十五)行政类文件：

? 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标 准、规章规程等；

? 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；

? 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等； ? 人事任命、劳动纠纷等；

? 各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等； ? 所有加盖公章的文件复印件；

? 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。

第五条 归档时间

(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；

(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档；(三)员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理 归档手续；(四)计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；

(五)供应商档案按归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的 资料到档案室办理归档手续；(六)(七)手续；

(八)验证文件随时产生随时归档，验证主计划按归档，于每年1月25 记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次； 批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档 日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；(九)(十)其他文件每周一集中归档一次。未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节 轻重予以相应处理。

第六条 归档份数(一)(二)原件全部归档，并注明份数、出处。使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

第七条 归档要求(一)(二)(三)(四)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

第八条 归档手续

各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二

份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。

第三章 档案的收集与整理

第九条 档案的收集

(一)由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进 行分类、排列、编目后移交档案室。

(二)由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。(三)收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不 全的档案，要做好记录。

第十条 档案的整理(一)(二)档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整 理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下： 7、8、9位代表流水号001～999。、6位为档案柜号。

、4位为二级分类的编号。、2位为一级分类的英文缩写。

第四章 档案建档

第十一条 分类梳理

归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。

第十二条 档案专用章

所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条 档案编号章

档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案 室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条 检索目录

所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。第十五条 电子备份

重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

第五章 档案使用和归还

第十六条 档案使用

(一)文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人 批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

(二)借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经 部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

(三)借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。(四)借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；(五)外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准 后方可使用。(六)按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使 用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

第十七条 档案归还

(一)档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪 裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档

案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。(二)发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失 篇二：公司档案管理制度实施细则

公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等； 2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。

7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市 场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为： 行政部：xz 人资部：rz客服部：kf 设计部：sj 市场部：sc工程部：gc 财务部：cw 法务与档案部：fd企划部：qh 仓管部：cg

3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：nhkc-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下： 日期 客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门

篇三：公司档案管理制度

××公司档案管理制度

一、总则

（一）为规范××公司（以下简称“公司”）档案的管理，根据《××集团档案工作管理规定》，结合公司iso9000体系与贸管程序，特制定本制度。

（二）本制度所称档案，是指公司在经营活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的文件材料的总和。

（三）公司成立档案管理小组，各部门指定一名员工作为小组成员，公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理（见附件1）。

二、管理职责

（一）公司档案管理小组职责：

负责规划公司档案管理工作，对档案管理工作提出意见和建议；负责指导、检查各部门的归档工作。

（二）公司档案管理员职责

督促、组织检查各部门的归档工作，验收各部门移交的档案；负责各部门移交档案的管理，注意安全，严防丢失和泄密；做好公司档案的检索、使用、借阅、催还工作；协助组织档案管理小组各项工作；负责档案管理制度的建设。

（三）各部门档案管理员的职责：

负责协调部门档案的收集、整理、归档、建目录工作，确保档案的完整、齐全；负责部门档案移交前的档案管理工作，认真遵守保密规定，妥善保管部门档案，注意安全，严防丢失和泄密；负责

向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案；参加档案价值鉴定和销毁工作；参与档案管理小组组织的各项工作。

三、档案归档范围

公司档案分为八大类：贸易业务合同类、贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案等，具体如下：

（一）贸易业务合同类档案包括：铌产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移单据、费用结算凭证等。

（二）贸易业务非合同类档案包括：客户函件、客户资料、客户评审等文件。

（三）铌产品业务部技术推广类档案类别包括：专项活动、出版物、宣传出版活动、奖项等文件。

（四）投资业务类档案，以项目为档案类别，归档资料包括：项目资料、项目调研报告、项目可行性研究报告、合作意向书、项目投资批件、投资合同、章程、项目公司决议、项目管理阶段文件等。

（五）人事类档案类别包括：员工档案、一般人事文件、招聘、培训、出国报告等文件。

（六）财务类档案类别包括：计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、基础资料、财务规章制度等文件。

（七）行政管理类档案类别包括：纸质收文、电子收文、公司发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资料、erp项目资料、办公合同、iso9000等文件。

档案归档时按卷宗形式归档。

（一）贸易业务合同类，各部门应按以合同进行归档，一个合同及合同项下所有单据为一个卷宗，对应一个“档号”，并遵循单据、文件自然形成的规律，按照单据、文件产生的先后顺序进行整理、归档，完成“归档文件目录”（附件3）的填写。

（二）贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案类档案归档时，按档案细分类别进行归档，各每个档案细分类别为一个卷宗，对应一个档号，在每类档案中遵循其自然形成的规律，按根据其产生的先后顺序进行整理、归档，完成 “归档文件目录”（附件3），并按编制各部门的“部门档案目录”（附件2），档案归档流程及档案状态见“档案归档流程图及档案状态图”（附件4）。

（三）归档的合同、协议必须是正本原件。凡有电子版的，纸质版本应与电子版同时保存。

（四）档号的编号规则：

1、贸易业务合同类档号编制规则为：部门--合同号。

其中“部门”以字母代替：铌产品业务部nt、矿产资源部tk、钢铁部gt、有色金属部gj。“”为合同产生，若合同号前面有合同产生，则编号时直接以“部门-合同号”作为编号。如铌铁部2008年合同号为2008rmjs/n－3003项下档案对应的档案编号为：nt-2008rmjs/n－3003。

2、贸易业务部门非合同类档案、铌产品业务部技术推广类按档案类别进行归档，档号编制规则为：部门--档案类别。

其中部门以拼音首字母代替，如：铌产品业务部nt、实业投资部sy、计财处jc、综合处zh。档案类别以拼音首字母代替。如2007年rd项目对应文件的档号为：nt-2007-rdxm。

3、投资业务类按项目进行归档。档号编制规则为：部门--项目名称。

项目名称以拼音首字母缩写代替。如实业投资部2007兴光矿业项目对应文件的档号为：sy-2007-xgky。

4、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案按档案细分类别进行归档。档号编制规则为：部门--档案类别。其中档案类别以其拼音首字母代替。如综合处2008年培训文件的档号为：zh-2008-px。

（五）档案装盒时，可将一个或多个卷宗装入同一个档案盒，对应一个盒脊号，也可将一个卷宗放入多个档案盒中，对应多个盒脊号。盒脊号为每个档案盒的编号，按以数字1、2、3„„顺序分别表示。

五、档案的移交及管理

（一）特殊档案的管理

特殊档案由专人负责收集、整理，并按归档要求进行归档、建目录、装盒、编制目录、保管，不向公司档案管理员移交，每年2月需向公司档案管理员提交上一特殊档案的“归档文件目录”。负责保管特殊档案的人员需将特殊档案存放在安全、可靠，可独立上锁的档案柜内。

（二）其他档案的移交及管理

1、档案移交前的管理

档案在移交前，由各部门档案管理员负责部门档案的管理，各部门档案管理员应将档案存放在安全的场所，并及时按照要求建立档案目录。

2、档案移交中的管理

（1）贸易业务合同类档案的移交程序为：

公司档案管理制度 篇6

一、目的

为了规范公司档案管理，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门档案管理。

三、档案管理机构的设置及基本要求

（一）档案划分及管理部门

1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、行政部行政助理岗兼任档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

（二）各部门资料管理

1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。

2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。四、档案分类

（一）档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、热敏纸等。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

（三）分类

1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

2、公司档案大致分为以下几类：

（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；

（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。（5）计划总结类：分年度计划及总结等；

（6）会议纪要类：办公例会纪要等

（五）档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不得任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，报总经理审核批准后方可修改。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

五、档案归档及保存

（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

（二）归档的同类文件资料在卷内应分别装订。（1）公司章程、合同（2）股东名册

（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件

（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）预算、决算书类（11）会计凭证（12）事业计划资料

（13）期满或解除之合约（14）其他文书

（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

六、档案日常管理

（一）借阅

1、借阅手续：

（1）各部门经办人员因工作需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅审批单向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人确因工作原因需要复印或摘抄文件，需借阅部门负责人填写申请，根据档案借阅的审批权限经相关领导批准后方可复印或摘抄文件。

4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

（三）移交

1、审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。

自来水公司档案管理系统建设研究 篇7

自来水公司档案资料是公司各项管理活动的重要记录, 特别是施工图纸资料、地下管网资料是反映工程质量和基础设施存在形式的依据, 在管路改造施工、新管路布局中发挥重要作用, 也是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证, 是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。

自来水公司档案管理的目的是根据公司确定的工作思路和目标, 坚持“为人民供水, 服务人民”的宗旨, 规范行业行为, 提高群众满意度。长期以来, 自来水公司的档案管理几乎停留在传统的地方区域管理和人工管理框架下, 在信息化时代自来水公司的档案管理必须实现方式方法创新。实现数据集中集成管理, 已经成为自来水公司档案管理不可或缺的重要内容。由于自来水公司的业务管理有其特殊性, 管理对象不仅包括千千万万的用水居民, 也包括城市和大部分乡镇数以万计、纵横交错的地下管网和大量设施, 因此, 自来水公司档案管理系统应基于自来水公司的业务统一规划, 科学设置分类, 集中管理数据。特别是要响应国家以信息化带动工业化发展的要求, 形成档案综合管理信息平台, 不断提高服务水平和服务效率。

2 档案管理原则

2.1 真实可靠性原则

自来水公司的档案是自来水公司各项业务进展情况, 公司整体精神面貌的集中反映, 具有参考价值和指导价值。这就要求档案管理人员在收集整理档案资料的时候, 必须要以事实为依据, 对档案文件的真实性、准确性和完整性负责。有的档案资料不仅包括文字材料, 可能还包括图纸、声像影像资料甚至是实物样品, 这就要求档案管理人员要对资料科学的进行归档, 将真实反映工作和业务性质、流程、方法步骤、说明材料等文档集中管理, 形成系统的档案管理文件, 避免张冠李戴、残缺不全的现象发生。

2.2 及时有效性原则

自来水公司的业务复杂, 工作零散琐碎, 其档案管理是一项长期的、零散的且十分重要的工作。公司档案管理要形成档案管理制度, 对归档的内容, 时间, 相关责任人, 档案提交和查阅方式, 档案借阅和安全保密制度进行规范管理。各级管理人员要重视档案的管理工作, 随着工作的进展同步形成业务档案资料, 按照“形成规范、真实齐全、整理及时、分类有序”的原则形成文件、档案资料。

2.3 分工负责的原则

自来水公司档案资料来源于公司的不同业务部门, 各级部门要根据工作内容分别对档案进行资料收集和管理工作, 掌握第一手的资料。例如, 公司工程项目管理档案的管理是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作, 需要监理单位在机构建设、人员配备和制度建设上加大管理力度, 因此, 各级管理人员要提高档案管理的责任意识, 在做好各项工作的同时也要做好资料归档工作。对于档案管理人员而言, 要对各单位提交的档案分门别类的管理, 提高档案管理水平和档案使用价值和使用效率。

3 自来水公司档案管理系统建设措施

3.1 自来水公司档案管理系统分类

科学梳理自来水公司的业务, 建立档案分类管理系统, 增强自来水公司档案管理系统的适用性。

(1) 客户服务中心系统。

客户服务中心系统是自来水公司工作的枢纽, 包括业务咨询、信息查询、业务申报受理、业务投诉受理、用户服务热线等。客户服务中心以用户基本信息数据库为基础对每一个自来水用户建立一组档案, 记录着用户开户之日起到目前的所有情况。这个系统包括用户报装管理系统、自来水表管理系统和热线服务管理系统。

(2) 营业收费管理系统。

营业收费管理系统是自来水用户基本数据库的主要数据来源。营业收费管理信息系统包括抄表、收费、与银行间代收水费数据处理。这些数据可以为城市自来水规划、城市自来水管网数学模型、城市GIS系统以及自来水企业各有关管理部门和各有关上级领导决策部门工作提供资料支撑和参考依据, 从而更好地为城市居民提供用水资源服务。

(3) GIS系统。

GIS系统包括自来水管网运行管理、维护等, 注重对户外工作现场的GIS应用支持。基于ESRI的ArcGIS基础上建立M/S体系的GIS应用, 可以有效解决在户外现场的工作需求以及现场指挥对GIS的需求, 提高自来水公司现场数据采集速度、提高应急反应的处理效率。例如, 在传统的现场爆管抢修处理过程中, 通常依靠那些具有丰富经验的人员对现场情况进行分析判断, 准确定位施工地点, 如果遇到更复杂的问题的时候, 更是束手无策。使用GIS/GPS系统后, 后方管理和遥控人员可以随时了解现场工作人员的方位、行动轨迹和目前的工作任务以及工作进展情况。同时, 现场抢修人员利用GPS进行准确定位并借助GPRS无线数据传输进行现场数据的上传和周边设备资料的调阅。服务中心对现有的资料库数据进行分析整理, 快速、准确地制定最优方案, 并将工作方案通过无线传输到抢修现场的终端设备, 此举极大地提高了业务人员的反应速度, 减少了修复时间, 对用户的影响也降低到最小化, 经济效益和社会效益凸显。

3.2 加强档案管理信息化系统建设

信息化系统建设是档案管理的重点, 信息化在档案管理中发挥重要作用。一方面规范档案管理, 使档案更有利于查阅和使用, 缩短了档案查阅时间, 提高了资料查找的准确性, 减少了档案管理中的重复劳动, 大大提高了档案管理的工作效率和现代化水平。在系统中, 文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用;工程档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目的收集、编目等工作, 满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。再如档案人事管理系统, 可以采用企业HR软件, 这些软件解决如何通过绩效评估激励员工, 提高干劲, 如何快速了解和处理相关的人力资源信息, 如何及时、准确地发放工资, 如何制定适应不同工种、不同岗位员工的考勤管理制度, 如何快速、准确地制订招聘需求计划, 如何全面掌握组织机构状况, 合理编制和控制人员规模等问题, 系统不仅可以实现不同应用角色之间的协同工作 (如高层管理者、业务部门经理、人力资源部门、普通员工参与薪资管理业务) , 也可以实现各个HR职能之间的业务协同 (如薪资数据与福利数据、考勤数据、考核数据之间) , 还可以实现与企业其他业务系统 (如客户关系管理系统, 供应链管理系统) 之间的数据业务协同。实现企业人力资源管理业务的全方位过程执行和管理控制。

3.3 加强档案安全管理系统建设

(1) 建立数据库入侵保护系统、病毒预警系统、数据备份系统。

计算机网络安全管理是档案管理的重要内容。网络管理中要安装必要的防护软件, 服务器也要设有合理的访问控制和身份认证措施保护。此外, 建立病毒防御系统是安全管理的必要保障, 应建立网站检测系统, 全天24小时监控所有进出网络的文件, 发现病毒或可疑性文件时可立即产生报警信息并通知管理员, 通过IP地址定位、端口定位追踪病毒来源, 并产生功能强大的扫描日志与报告, 记录规定时间内追踪网络所有病毒的活动。再者, 对于不同类型的数据要采用分布式管理, 重要数据在数据库中还有加密和验证措施。还通过人工定期备份到存储媒质进行保存。

(2) 提高档案现场管理的安全性。

自来水公司的档案中有很多纸质文档, 具有重要价值, 一般保存时间比较长久, 这些文档的现场管理要做好防水、防火、防潮等安全防范工作, 要做到事无巨细、百无疏漏。例如, 现在市场上应用的温湿度监控系统可以对档案的管理起到重要的监测作用, 可以有效地防止纸质档案潮湿、发霉、变质。温湿度监控系统针对档案库房实际情况设计, 综合运用了先进的环境测量技术、单片机技术、工控软件技术、传感器技术等技术, 具有稳定可靠, 使用方便, 功能先进、扩展性强、易于维护等突出优点。该系统的功能是:①实时现场监测测量、显示当地的温湿度数据;②计算机实时在线监测:选定相应区间, 会显示当地、当时的各指标测试结果;③驱动空气调节设备 (空调、加湿机、除湿机等) 根据设定的目标值改善当前温湿度状况;④自动采集、记录、处理 (平均、最值、报警) 各测点温湿度数据, 数据表现形式为表格、曲线、报警超标记录等;⑤数据存储间隔可任意设定, 数据直接存储到计算机硬盘, 对存储时间无限制;⑥计量分析:每个场所的历史记录, 空气质量的合格率、合格时间, 可以按日、月、年、自定义时间间隔查询。现场档案管理安全防范措施为企业充分使用档案, 塑造良好企业文化、提升竞争能力提供了有力的保障。

4 结论

综上所述, 自来水公司档案管理是公司各项业务执行情况、公司整体精神面貌的集中反映, 是公司重要业务可持续发展的重要支撑, 具有重要的文献价值和应用价值。建立档案管理制度, 对档案资料进行科学分类管理是档案管理的重要内容。档案信息化是档案管理的重要内容, 全面管理电子档案资料, 从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理, 可以极大地提高档案应用和管理水平, 实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。档案安全管理是档案管理的重要组成部分, 是档案可持续性发展的重要保障。

摘要：自来水行业是关系到国计民生的重要行业, 由于自来水公司业务繁杂, 业务范围广, 服务对象遍及千家万户, 因此, 根据自来水公司的特点, 对自来水公司的各项业务进行系统的、全面的管理, 建立档案管理系统意义重大。本文论述了自来水公司档案管理的意义和档案管理的原则, 并提出了构建有效的、实用的档案管理系统的措施。

关键词：自来水公司,档案管理系统,数字供水,信息化管理

参考文献

[1]曾文, 喻亮.供水管网水力计算与地理信息系统的集成技术研究[A].中国地理信息系统协会第八届年会论文集[C].2004.

[2]刘永启, 何宗宜, 林继贤, 等.基于Internet GIS的供水管网信息系统的设计与实现[A].节能环保和谐发展——2007中国科协年会论文集 (二) [C].2007.

[3]孙斌.基于GIS的办公自动化系统开发技术的研究和探讨[D].北京:中国地质大学, 2005.

公司档案室管理规定 篇8

【关键词】阿舍勒铜业；声像档案；重要性；难点；对策

在信息化、数字化浪潮汹涌而来的今天，阿舍勒铜业股份有限公司在生产经营等各类活动中，使用数码录音和数码照相机、摄像机，形成了大量的音频、视频文件和存储载体…一光盘、录音带、VCD、DVD等。 收集企业在生产、科研与经营活动中形成的照片、奖牌、奖状、奖杯、奖旗、证书、录音、录像带与光盘磁盘等。

1. 企业声像档案管理工作的重要性

声像档案能将鲜活的现实场景原貌地保存下来，传诸后世，再现于后人的视、听觉感官，因此，较之其他载体材料的档案，就显现出自己优势。

2. 企业声像档案管理工作的难点

2.1声像档案意识谈薄。

在如何看待声像档案上，普遍存在着这样两种思想认识上的误区：一种是部分人根本就不清楚声像也是档案。他们一直误以为只有纸质的文件、资料、报告、总结、履历等等才是档案，而企业在生产经营或其他活动中形成的照片、录音、录像等，一旦拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，用完就算完了，怎么处理这些声像资料属于个人行为，还有个别人以个人版权为借口不交照片等等。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像资料长期在个人或业务部门内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的大量流失，导致企业档案不齐全不完整，严重影响了企业声像档案的完整归档、长久保护和开发利用。

2.2收集整理归档不及时。

（1）管理分散，声像档案材料大多数保存在形成部门和个人手中，谁制作谁保管，只拍、录，事后不按档案的规范标准去进行整理，更不向档案部门移交。致使大多数有价值的生产实践工、科学实践或有纪念意义的社会活动，往往不能留下完整、系统的声像档案资料。

（2）损失严重，有的单位对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带，私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录，这种离奇“制造”的资料，说它是赝品未免有些过分，但总会给人一种掺假的感觉，因此它已经失去了原汁原味的真实美和凝重的历史感。此外，在保管条件上，有部分单位或部门因不具备保护声像档案的特殊条件，而严重影响了声像档案的寿命。

（3）遗留问题多，其一有的虽有声像资料，但也只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容，缺少有意义的特写镜头，人物专访和事件细节，没有内涵和深度。其二有的声像资料摄录后，没有及时辅以必要的文字说明（包括内容、时间、地点、任务和制作者等），相隔时间一长，时过境迁，人事更动，在就无法记忆和认知了。这种声像资料的作用和价值必然受损，大打折扣。

（4）现在，企业受档案产生经济效益不大的局限，不可能花大量资金投入到档案的现代化建设中，结果就是没有专门的保管库房保存声像档案，即使有也不能享受和人事、科技档案同样的待遇。由于温湿度无法保证控制在规定范围内，致使声像档案难以长久保存。

3. 加强声像档案集中管理的对策

3.1加强领导，强化声像档案意识。

要积极争取领导的重视和支持，将声像档案工作纳入各单位工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入，确保足够的人力、物力、资源的配备。通过媒体或举办声像档案展览，向社会大力宣传档案工作的重要性，以提高全民的档案意识，还要认真贯彻落实好《档案法》，按照法律和政策规定，以对党负责、对历史负责，对人民负责的高度历史责任感，切实做好这项工作。

3.2建立健全声像档案管理的各项制度。

3.2.1首先要制定一个管理办法来规范声像档案归档工作。完善制度建设，确保声像档案的齐全、完整、系统。 完善声像档案的管理标准和有关人员岗位职责，档案人员要直接参与声像档案内容的拍摄和制作，将这项工作也要纳入档案工作人员职责范围，使声像档案管理工作更加制度化、标准化。

3.2.2档案部门要运用行政手段和经济手段，对声像资料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一整套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。

3.2.3主要渠道有：

（1）通过正常移交接收。业务部门移交档案馆。

（2）重点单位、重点部门重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通，及时掌握情况。

（3） 重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除承担本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。

（4）广泛的社会征集。对散存在个人手中的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等多种方式广泛征集。

（5）档案部门直接征集。档案人员参与各类重大活动的拍摄针对公司重大活动（重要会议）声像档案收集，由主办单位通知档室派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保公司重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面开发利用。

3.2.4此外，对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交；在此基础上要狠抓落实，确保有关规章制度落到实处；必须制定有效的配套措施，明确与声像档案有关部门和人员的责任，做到有章可循、有法必依。还要加大宣传力度，利用广播、电视、报刊等多种形式宣传声像档案的重要作用，增强企业员工的档案意识，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案的归档质量和时效。endprint

3.3结合实际，创造条件，力求妥善保管。

（1）企业声像档案保存条件普遍达不到要求，短时间内都设专室又不现实。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。按照《照片管理规范》的要求，底片控制在13～15℃，相对湿度在35～45%；照片控制在14～ 24℃。相对湿度在40～60%的环境中。磁带一般要求其环境的温度在25℃以下，湿度以50%左右为宜。保存的母带，温度在8一l2c|C，45～50%的湿度中保存。保存期间温度的波动应该小于正负5℃，湿度波动小于正负l0%。光盘理想的贮藏条件是有温度湿度控制的计算机房，环境温度为20℃，湿度45%。

（2）从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。 首先，声像档案要使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；再次，增加空调控制好温湿度，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。2008年一次性投入资金40余万元，为彻底改善各类档案的保管条件，安装密集架150组、底图柜10个、电子文档柜个、购买了档案管理专用电脑、快速扫描仪、复印机等先进仪器设备。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高 、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。为阿舍勒铜业股份有限公司，今后各类档案的管理走向一个科学化、规范化的管理轨道打下一个坚实的基础，让馆藏档案更好地发挥作用。

4. 加强现代化的管理，实现声像档案信息资源共享

（1）随着信息技术的不断发展，各级各类档案部门都应建立独立的声像档案数据库，通过计算机网络随时检索、查阅、调用和复制，能满足更多的利用者从不同形式，不同内容的要求，实面其档案信息的资源共享。这利快速、便捷、共享的档案利用方式，可以使声像档案的价值得到更加充分地发挥。声像档案应该在档案馆库里有重要的存放空间。对声像档案的保管要专库或专柜存放，并保持适宜的温度和相对湿度。要定期检查，对多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制，对长期保存且不常用的磁带，每年重绕一次，或刻录光盘多套保存。

（2）此外，在声像档案的开发的利用上，还要重视信息交流、合作。信息时代的特征就在于信息交流、合作，资源共享。适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制，提供给用户。