病理档案室的资料管理

病理档案室的资料管理（精选8篇）

病理档案室的资料管理 篇1

病理资料是医疗、教学、科研工作重要的基础资料。病理资料形式多样, 要求有相应的不同管理方式存在, 随着信息化时代的到来, 要求快速、高效、准确地利用各类信息, 在医院的工作中, 随循证医学的深入, 病理资料的管理尤显重要。传统的手工管理, 如病例查询、工作量及科研统计等由于速度慢, 利用效率低, 已经越来越不适应现代医疗工作的要求, 如何能够以较少的人力、物力更好地管理病理资料, 为临床、患者、科研提供准确、快捷的服务, 已成为病理工作者近年来积极探求的一个目标[1、2]。目前, 国内各医院病理资料的管理水平各异, 有的病理科已实现了全程的计算机化[3], 从取材到结果报告的发出, 跟踪摄像、计算机文字图像处理贯穿始终, 但更多的病理科仍以手工管理为主。我科作为山西省重点科室、山西省临床病理会诊中心, 工作量大, 病理资料积累多, 临床工作和科研工作要求我们在病理资料的管理水平上应更加科学化、现代化。现简要介绍如下, 希望能和同行互相学习, 取长补短, 提高工作效率。

1 病理资料的管理

传统的病理资料管理一般是按病理流水号, 逐年月日登记, 查询也只能是从送检日期和病理号去查询。如病例查询就是先从送检日期查到患者的姓名和病理号后, 再从病理号查看病理结果登记簿;科研工作需要从疾病的分类去查询, 即先从病理登记簿逐一查找所需资料的病理号并将它们一一抄录下来, 再根据这些病理号去翻阅这些资料的原始记录。有时回顾性研究要查找几年的资料, 这需要花费大量的时间和精力, 而且这种查找方法难免总会造成原始检查单的破损和遗失。这种传统的工作和管理方式已经越来越不适应当今信息网络化时代工作的要求。我们都知道病理学是一门形态学科, 病理诊断水平的提高要依靠学术经验和实物资料的不断积累, 需要保存大量的病理资料如蜡块、切片以及各种文字资料, 资料增加是无限的, 而存储空间却相对有限, 再加上资源共享与同行的交流合作日益增加, 显示出病理资料的科学管理越来越重要。

不同病理资料的分类管理:

(1) 标本材料:我科平均每个工作日有30多例手术标本和30~40例活检标本。取材是检查过程中第一环节, 也是最关键、最重要的环节。取材部位要准确, 组织块记录要详细、准确无误, 因此每天都安排有经验的医生在此严格把关, 对进修生、研究生进行岗前解剖知识的讲解和实际示范。对于普通标本我们在检查报告发出2周后无疑虑时便可焚毁处理, 对有科研价值的标本即分门别类长期固定或冰冻低温保存。

(2) 蜡块和切片资料:这两部分资料目前尚无法用计算机管理, 由于它们是临床诊治疾病的主要依据, 具有法律意义。若管理不善, 保存不当, 就可能会导致遗失和损坏, 影响复查甚至造成医疗纠纷。

我们曾经使用空的载玻片纸盒、木制柜等存放蜡块和切片资料, 自2001年以来我科订购并使用了“蜡块、切片储藏柜”。该柜塑料质地, 不易变形, 透气性好, 可防虫蛀, 且可以大量储藏蜡块和切片。每个蜡块柜20个抽屉, 可存放大约5千多个蜡块;每个切片柜42个抽屉, 可存放大约3万多张切片, 大大地节省了空间, 在抽屉的外面标记有蜡块或切片的起止索引号。归档整齐, 排列有序, 寻找目标蜡块或切片时, 一目了然。

我们还建立了“蜡块、切片明细登记簿”和规范的借阅登记制度, 专人专管。技术员制片后首先及时将蜡块交到资料室, 与资料室人员逐一核对后归档;然后再将染好的切片送到诊断医师手中进行核对, 当诊断医师将报告发出后, 又将切片、申请单及时交到资料室, 与资料室人员逐一核对后归档;资料室人员及时将所有资料写在归档记录册上。当工作人员、进修生、研究生或患者需要蜡块或切片时, 必须经过资料室人员登记后方可借出。因为一个病例, 可能有一个或数个蜡块, 一张或数张切片, 切片又有手术病理切片、活检病理切片、免疫组化切片、读片会切片、会诊切片等, 进修生学习离不开切片, 研究生的课题需要石蜡组织。这样严格的登记、保管及归档借阅制度, 极大地提高了效率, 使日常工作变得井然有序。

(3) 病理文字资料计算机化:病理文字资料包括病理申请单、报告单、快速报告记录、会诊记录、读片会记录等, 还有大量的图片资料。我科在接待患者的窗口, 通过专门人员将每例患者的资料输入计算机。其主要内容是申请单上的所有信息, 如病理号、患者姓名、年龄、性别、住院号、科别、送检医师、临床诊断、送检部位、大体描述等, 这些资料通过科内局域网传输到“多功能真彩色病理图像分析系统” (2001年我科从北京麦克奥迪图像技术有限公司购进) , 然后进行图像信息的采集和处理, 最后以图文并茂的形式将结果打印出来。

该图像分析系统具有多种功能: (1) 病例的检索查询; (2) 科研资料统计及工作量统计; (3) 图像分割、定标、分析、处理等; (4) 真彩色病理图文报告输出等, 体现了一次性输入, 多功能输出的强大功能特点, 方便、快捷、准确, 节省了大量的时间和工作量。我们每年定期将所存资料刻成光盘备份, 并为微机整理出相应的处理空间。

2 远程会诊病理资料

信息时代, 通讯技术、数码网络技术迅速发展, 其高通量使得远程大批量信息传输得以实现。远程会诊是信息化时代发展的要求, 它可以充分地利用国内外病理专家资源, 提高病理诊断的准确性和可靠性, 很多疑难疾病的会诊将通过远程会议的方式进行诊断。国家也正在认证远程会诊的法律效能, 相信不久的将来远程会诊会成为病理科日常工作的一部分而显示出其独特的优势, 从而极大地方便患者。我科已接通了Monic远程会诊系统, 与国内部分专家进行了网上远程会诊, 只是感觉网速有待提高, 会诊时间应缩短。当然远程会诊资料也具有法律效应, 必须得到很好的长期保存。

3 病理资料的资源共享

医院网络化管理是医疗服务行业发展的大趋势。设想不久的将来我们医院内部各科室就会加强网络化联系, 实现资源共享。不过现阶段还不可能, 因为尚有很多的问题有待解决。但在病理科内部各组之间建立局域网, 以便各组工作的顺利进行, 比如免疫组化、原位杂交等试验需参考已发报告内容时, 即可快速准确提出, 从而提高了报告的准确性;另外科内资源共享将会推动科研工作的快速发展, 提高科研水平。内部网将各方文字、图像资料汇集共同按病理编号存储、备份, 有利于科研和临床查询。

总之, 病理资料的计算机管理, 已经渗入到病理工作的方方面面, 有的需要进一步完善, 有的正等待开发。我科的工作理念是高标准、严要求, 跟上时代的脚步, 全心全意为患者及临床提供方便、快捷、准确、满意的服务, 这是我们应努力奋斗的目标。

参考文献

[1]吴波, 周晓军.病理资料计算机管理的现状及问题[J].临床与实验病理学杂志, 2002, 18 (6) :656~657

[2]王海燕.病理资料综合管理与应用[J].现代医药卫生, 2004, 20 (4) :301~302

[3]郭涛.计算机化的病理科[J].医学信息, 2002, 15 (7) :418

档案馆馆藏资料的科学管理 篇2

一､馆藏资料存在的问题

(一)资料收藏的“图书馆”化

(1)资料内容的“图书馆化”｡各档案馆收藏的资料中有很大一部分是相同的｡以建国后的资料来说,资料内容均涵盖了哲学､政治､经济､军事等领域,而具体涉及档案馆所属区域的资料却不多｡(2)资料数量的“图书馆化”｡不少国家级和省级档案馆保存的资料在10万册以上,地､县级档案馆也在数千至数万册｡由于在保存数量上没有较为统一的规定,有一些档案馆保存的图书资料,在套数上甚至可以和图书馆相媲美,如一份图纸保存15份,同一版图书保存5套｡

(二)资料分类的多样化

各级档案馆在资料的分类方面各行其是,有的参照《中国图书分类法》或《中国文献资料分类法》;有的参照《中国档案分类法》;有的自编分类方案,等等｡

分类方法的多样化,再加上参加整理人员的业务水平及工作经验存在差异,引起分类标准的多样化｡有的分类不合理,相互交叉;有的类目分得过细,导致了相同的资料在不同的档案馆中,属于不同的类目;有的同一档案馆内,分类标准层次不一致､归类不合理不准确,导致一些资料既可归入A类,也可归入B类,即使同一个人在不同的时间段整理资料,也有可能把同类的资料归入不同的类目｡

(三)资料管理的“档案化”

1､在日常的库房管理中,资料享受着与档案一样的待遇,适宜的温湿度､消毒杀菌等｡

2､存而不鉴,鉴而不汰｡据调研,我国各级档案馆馆藏资料的鉴定､淘汰工作目前处于半开展未开展状态｡资料一进入档案馆,如同进入“保险箱”般安全｡有的档案馆虽然做过部分资料的查重工作,不过重复的资料并没有被淘汰出馆,而是经过转化为工具书或用其他方法软处理,仍留存在档案馆｡知识老化､观点陈旧､重复､利用价值不大的现象在各级档案馆普遍存在｡

3､利用手续比档案更繁琐｡利用者(特别是个人)利用馆藏资料时,先查目录,再开借阅单,由资料管理员从库内调出资料提供给利用者,有些档案馆还需经过主管领导的同意(批准)方可｡

(四)资料利用的低率化､内部化

从2004年度北京市档案馆和18个区县档案馆资料利用情况的统计结果来看,市档案馆资料的利用率约为3%,区档案馆约为2%,县档案馆约为5%(数据来源为北京市档案局编制的2004年度北京市档案事业统计年报综合摘要)｡而且,各档案馆被利用过的资料也仅限于档案业务类､时事类期刊､报刊､工具书､地名志､区志等,利用者也大多是本局(馆)工作人员,主要用于撰写论文､举办展览､编写资料,社会人士､政府各职能部门工作人员来馆利用资料者寥寥无几｡

(五)资料发展不平衡

从整体上讲,综合档案馆保存的资料量都很大,县级档案馆的馆藏资料量尤为巨大｡而具体到各个档案馆,馆藏资料的发展并不一样,保存资料的情况也很不平衡｡例如,省级档案馆的馆藏资料保存量多的达10万册以上,低的为3万册,高者为低者的3倍多;县级档案保存资料量多的达2万多册,低的为两千册,高者为低者的近10倍｡

二､健全制度合理利用

(一)构建区域特色馆藏

1､树立开放和合作意识,与图情部门和谐发展

档案馆要在信息竞争中求得可持续发展,必须与时俱进,树立开放的意识,大力提倡合作､协作､开放精神,倡导档案馆与图书馆､博物馆､情报部门的交流与合作｡档案馆在收集馆藏资料时,要立足自身的职能——保存“社会记忆”,明确收藏对象,与图情部门和谐发展｡

2､馆际之间,突出各自区域特色

档案利用实例充分显示,相对于时政要闻,公民更倾向于关注与自身及所处环境有关的集体记忆｡我国每一个区域都有自己的人文､地理､经济产品､典籍掌故､名胜古迹､民族､宗教特色以及风土人情,因此,档案馆在收集馆藏资料时,要根据其服务对象和职能,做好馆际之间的分工,关注“地方资料”,使人一看就知是此一区而非彼一区,改变资料“千馆一面”现象,突出档案馆的区域特色,与馆藏档案一起,形成展示区域文化的主阵地｡

(二)加强理论研究,统一认识

没有理论基础的实践活动是盲目的｡目前,我国各级档案馆的资料收集工作因为缺乏理论指导,对应该收藏什么样的资料､如何进行管理､如何提供利用等认识不统一,各档案馆按照自己的领悟和财力来确定本馆的资料收集范围,形成了档案馆资料的“图书馆化”现象;资料工作开展的如何,很大程度上依赖于领导人的重视程度､资料工作人员的自身条件,这对档案馆资料工作的开展是很不利的｡为保障作为档案馆业务工作一部分的资料工作持续性发展,国家档案行政管理部门应组织有关专家､学者进行理论研究,研究馆藏资料的特点､适宜的分类方案､如何进行日常管理和提供利用等,为当前各级档案馆的资料工作提供理论指导,加强对档案馆资料工作的理性认识｡

(三)健全制度,推行管理科学化､规范化

1､科学制定资料收集制度

为避免“图书馆化”现象发生,各级档案馆在依据国家档案局和本级档案行政管理部门的有关规定制定资料收(征)集制度时,要从全局出发,在认真调查研究､分析､论证基础上,制定本馆收集资料范围｡在制订制度前,要结合本区域的实际情况,详细了解区情､区史及馆藏档案的完整程度,对管理范围内的机关､单位档案收集､整理､保管状况等的程度进行认真细致的调查摸底,对各机关可能形成的资料内容､种类､地域特色等做到心中有数｡同时,对本区域的人､物､情,根据其影响程度,制定一个进馆的标准｡

2､规范分类

(1)统一的分类方法｡资料的分类方法,一直有中国档案分类法和中国图书分类法之争｡我们倾向于使用图书资料分类法｡原因有二:①资料无论与档案有着如何密切的关系,它也不是档案,有着与档案截然不同的特点｡②从利用者的角度说,相对于档案分类法,利用者更熟悉图书资料分类法｡

(2)根据资料量的大小,制定详略得当的类目｡不同级别的档案馆资料量悬殊很大,如中央级和省级档案馆资料量数十万,县级档案馆的资料量数千｡在设置分类类目时,就要制定不同的分类类目｡

(3)系统地培训资料管理人员｡分类是一项非常复杂的工作,确定分类法只是做好了基础工作｡在操作的过程中,主体人的知识特别是分类知识,直接关系到资料分类类目设置是否适宜､归属是否正确｡因此,对资料管理人员要进行分类方面的系统培训,使之熟练掌握分类体系,是非常必要的｡

3､健全资料统计制度

要做好资料工作,统计工作是不可或缺的,它的重要程度如同商业经营中的市场分析研究｡通过对具体的统计数据分析研究,资料管理人员可以了解到资料利用率高低,利用资料的主要目的及取得的效果,资料利用与职业､年龄､性别的关系如何,哪些资料是由于与档案的相关性而经常被一起利用等等情况,可以从中找出规律性的东西,进而规范接收和征集资料的渠道,避免出现因领导的改变､人员的变化而导致资料收集范围变化大或不连续等现象｡同时也可以了解人们需求或关注的热点,并以此作为今后工作改进的方向,明确收集工作的目的性､针对性｡

4､研究制定资料鉴定淘汰制度

馆藏资料只补充不剔除,利用率高和利用率低甚至从未被利用过的资料混合排列在一起的管理状况,不仅将具有区域特色的资料淹没其中,增加了资料管理人员工作量,也极大地影响了馆内外人员对馆藏资料的看法｡因此,档案馆研究､制定资料鉴定淘汰制度有很强的现实意义｡

档案馆馆藏资料鉴定淘汰是将与档案无关､不能反映区域文化､罕用且无典藏价值､知识陈旧老化或不能再使用的馆藏资料予以剔除销毁或转移至他处储存的过程｡档案馆在资料鉴定方面没有经验,档案行政主管部门要在借鉴图书馆､资料室资料淘汰制度的基础上,邀请有关专家､学者,结合馆藏资料的现状,参照历年来的资料利用统计数据,研究制定档案馆资料的鉴定淘汰制度,保持馆藏资料优化｡

5､制定资料利用专门制度,简化利用手续

档案馆要根据馆藏资料的特点,制定资料利用制度,改变传统的资料利用方式,简化利用手续｡我国公民只要出示有效证件就可以利用(有一定密级的除外),不需要再经过馆长批准｡

(四)研究用户需求,深化服务

1､主动出击｡档案馆在加强资料收集､搞好阅览环境的同时,还必须宣传馆藏,包括档案和资料,让档案馆所在区域的每个居民,都像了解当地的超市一样了解档案馆,使档案馆真正走向社会､融入社会｡具体做法有:(1)将馆藏的特色资料按不同主题,分门别类制成专题目录,以简报或情况交流等方式公布于本级各直属机关部门,发送至街道､社区委员会｡(2)运用新闻传播媒介,向社会宣传馆藏资料的内容,以引起社会各界的关注｡(3)与地方图书馆合作｡(4)将馆藏资料目录上网,并编制网上检索工具,开通电子查询､邮件代查等服务｡通过上述方式,提高馆藏资料的社会认可度,从而提高馆藏资料的利用率,最大限度地发挥馆藏资料的作用｡

2､互动服务｡档案馆在主动服务的同时,还要开展互动服务｡把当地居民的需求放在首位,积极与街道､社区合作,通过发放咨询表､意见箱､面对面交流､查询利用数据等方式,与居民沟通联系,深入了解当地居民的想法､要求｡只有这样,才能迎合居民的需求,开展有目的的服务,取得比较满意的效果｡

(1)实行开架阅览｡档案馆的资料利用方式对利用者来说很不方便｡在查阅目录时,由于目录中仅提供了书名､作者､出版社之类信息,利用者不能清楚地了解书的内容,借出的资料不能满足利用者所需或期望的情况时有发生｡这样既浪费利用者的时间,又增加了资料管理者的劳动量｡而采用开架阅览方式则可以避免上述现象的发生｡同时,利用者可以在书架上尽情查找自己所需要的资料,提高资料利用率,缩短利用者借阅时间｡因此,对收藏的非涉密馆藏资料,应该实行开架阅览｡也许有人认为不实际,档案馆缺乏必要的阅览室,其实,只要把一些特色资料摆放在借阅档案大厅就可以实现互动服务｡

(2)确定重点服务对象｡一般来讲,档案馆所在区域内均有研究单位,它们每年都承担一定的科研课题,并与所属的区域有很大的联系,研究人员在研究过程中需要大量的资料,并为搜集所需的资料而烦恼,档案馆可利用保存的馆藏资料主要是辖区内的相关资料这个优势,根据他们的研究课题,把相关资料目录单发送给他们,这样既节省了研究人员查找资料的时间,又提高了馆藏资料的利用率和知名度｡同时,也为档案馆日后收集资料开通了渠道｡

(3)面向当地居民,开展馆藏资料编研｡档案馆在为政府官员和学者服务的同时,还要面向当地居民提供资料服务｡档案馆的编研科(提供利用科)可以根据本地区本时期百姓关注的焦点和社会的热点,结合馆藏档案､资料,编辑､研究､汇编成专题性的资料,或放置阅览室,或发放至街道､社区,方便居民利用｡

(4)与社区服务机构合作,搞好社区服务｡随着社会､城市的发展,社区成为人们生活的地域单元,社区服务在推动着城市社区的发展和建设,在提高居民生活质量,不断满足人民群众日益增长的物质文化需要方面发挥着越来越大的作用｡档案馆要充分利用社区的特点,与社区服务机构合作,挖掘收藏的地方资料,通过举办展览､画册､招贴画等形式,办进社区,增加人们的区域认同感｡同时,建立为社区服务的档案资料中心,指导社区服务机构档案工作,增加社区档案资料意识｡

参考文献:

1､国家档案局､中央档案馆编:《中国档案年鉴2002》,中国档案出版社2003年版｡

2､傅华:《枯燥的数字多彩的事实——各级档案馆馆藏资料的数量分析》,《档案学研究》2000年第1期｡

3､范良元:《试论综合档案馆馆藏资料的特点､作用及其分类》,《档案学研究》1993年第3期｡

4､国家档案局主编:《第十四届国家档案大会文集》,中国档案出版社2002年版｡

5､姜之茂 :《当前档案工作的走势评价》,《上海档案》2002年第3期｡

病理档案室的资料管理 篇3

关键词：肾活检患者,病理资料,数据库系统

随着信息时代的到来, 计算机数据处理技术已渗透到医学的各个领域。新疆维吾尔自治区人民医院肾病科自1986年开展肾活检术以来, 已积累了大量临床和病理资料。为有效的提高工作效率、管理水平和质量, 更好的为临床、教学和科研工作服务, 自2005年4月起, 根据工作的实际情况和需要, 结合肾脏疾病的临床病理特点, 通过自主创新, 研制开发了一套肾活检患者病理资料数据库系统。在3年多的使用过程中, 经过反复调试和修改, 目前该系统已能够满足肾病科病理工作的需要。具有性能良好、工作状态稳定、强健、操作简单等特点, 现介绍如下:

1 方法和步骤

1.1 材料

肾活检患者病理片 (包括光镜数码图片、免疫荧光数码和电镜资料以及相应的临床病理文字资料) 。

1.2 硬件

该系统需要X86处理器, 系统时钟频率最低需求为1.0GHz或更高, SVGA (800×600) 或更高解析度的视频适配器, 256MB内存或更高, 1GB以上可用硬盘空间, 500万像素数码相机, 扫描仪, 打印机。

1.3 软件

该操作系统要求Windows XP?, 编程软件Powerbuilder 7.0。

1.4 编程及建库

1.4.1 数据库结构根据肾活检患者病理资料数据库系统肾病科病理资料的特点[1], 分别建立相关数据库结构[2]。

1.4.2 编程:

编制功能模块[3], 编程工具软件为Powerbuilder 7.0。软件具有下列五项功能: (1) 检查资料的录入; (2) 修改; (3) 统计; (4) 检索; (5) 数据库的维护。各项功能均以菜单 (包括弹出菜单) 或按钮形式选择执行。

1.4.3 数据库录入临床信息录入。

在键盘上输入病人的一般资料、病史和入院后重要检验资料, 包括: (1) 临床资料:姓名、性别、年龄、民族、婚姻、居住地、床号、住院号、临床诊断、重要的临床检验项目资料; (2) 病理资料:病理号、临床诊断、免疫荧光所见、光镜所见、电镜所见、病理诊断、参与阅片及报告医师、时间等。实现了一次输入, 多项指标查询、统计; (3) 照片编号及归档。

1.4.4 打印输出在完成录入模块后, 可按要求打印输出符合规范格式的病理检查报告单并附有病理图片;

可按一般资料、病理类型或时间等多项指标进行统计、查询、检索、打印或导出。

1.4.5 数据库的维护随着多年来肾活检病历资料的累积, 信息量不

断的增加, 本数据库可按年自动分库, 将一年的资料导出至一个资料库, 备份保存。系统还提供资料修改、插入、历史资料的补入等功能。

2 结果

自2006年2月本系统成功建立后, 对以往病理资料进行批量录入, 并在每次阅片时进行实时录入。经实际应用, 达到了资料录入简单、快捷, 查询、检索快速, 报告格式规范, 数据导出灵活, 数据备份安全等多项设计要求。符合临床与科研要求。极大的提高了临床与科研的工作效率。

3 讨论

由于肾脏病理在是肾脏病学的一个重要组成部分, 也是病理学中的一个重要分支, 肾活检在肾病科是一项必不可少的检查项目, 在临床、教学、科研及交流中有不可替代的作用[4]。而在日常工作中积累了大量病历资料后, 对于资料的保存、检索、统计、科研, 需要花费大量的时间和精力。建立数字资料管理系统是应用现代化手段进行科学管理的必然趋势。而肾病病理资料由于资料复杂、专业性强, 没有能够完全符合需要的现成商业版本数据库软件。因此我们通过自主研发了这套病理资料管理系统, 该系统采用了目前较为先进的Powerbuilder数据库编程语言编制而成, 数据库规范、强健、稳定、可靠, 可定制性强, 输入简单、易学、易用、易扩展, 适合临床医师在阅片的同时进行实时录入与病理图片的保存。因此在肾脏病理专家阅片的同时, 本系统能够及时记录阅片所见及诊断意见, 并可在阅片中实时保存具有诊断价值的病理图片, 最终可被永久保存并真实的反映在报告单中。通过本系统的多种查询与检索方式, 还可以快捷的充分利用日积月累的病理资料并完成初步的统计工作, 极大地提高了工作效率, 在一定程度上降低了科研成本。经我科2年来的实际使用, 证实本系统可以应用于各医院肾病科病理资料的管理工作, 同时也为其他科室相应的临床资料的保存工作提供了有益的探索。

参考文献

[1]王海燕.肾脏病学[M].第二版.人民卫生出版社, 1998.

[2]程学先.数据库原理与技术[M].水利水电出版社, 2001.

[3]宋晔.PowerBuilder实用教程:数据库应用系统开发[M].北京理工大学出版社, 2004.

略论测绘资料档案的信息管理 篇4

1 测绘的概述

1.1 测绘的种类

就目前而言, 我国测绘行业的种类繁多, 伴随着科技的发展, 新的门类也层出不穷, 具体而言, 目前测绘行业大致分为五类:大地测量, 地图制图与地图印刷, 工程测量, 摄影测量、遥感测量与其它方法地形测量以及科学研究等。在这其中又可以按不同的测量方式与方法细分为多种小的类别。

1.2 测绘的时空分布

由于测绘的成果是伴随这不同的空间, 不同的地域特征而存在, 并且测量的结果会随着地形的变化、时间的变更而发生改变, 这就决定了不同的时间和空间, 测绘成果的信息必须及时的更新。

1.3 测绘的载体

伴随科技的进步, 在测绘的过程当中其测绘结果的载体也呈现出多种表现的形式:软盘或光盘、航测内外业原图、底片、清绘原图、印刷纸图等都是常用的测绘成果载体, 而随着时间的推移, 新的测绘载体也将陆续出现。

2 测绘资料档案管理

一般而言, 测绘资料的信息的特点具有一定的普遍性, 正应为如此, 我们在进行测绘档案管理的同时, 可以有所借鉴, 不过具体到某一项测绘, 单位依然需要根据具体的情况, 加以区别对待, 以达到最佳的档案管理效果。

2.1 测绘资料档案管理原则

对于测绘资料档案的管理, 一般而言有五项基本的原则:首先, 对于档案资料的管理, 需要遵循统一管理的原则;其次, 在档案资料管理的过程当中, 需要遵循标准化的处理原则;其三, 对于档案资料的管理, 需要遵循独立管理的原则;其四, 在档案资料管理系统建构完毕的同时, 要实现档案资料的共建共享;最后, 保证档案资料管理系统的安全性与稳定性, 也是管理过程中必须遵循的原则。

一般而言对于不同类型的测绘资料档案, 都必须及时的整理, 并由档案室进行统一的分类、归档, 任何部门或是个人都不能擅自使用这些档案。而对于完成归档的档案, 则可以通过本单位的局域网进行查询并在一定程度上实现资源的共享。

2.2 测绘资料档案管理目的

具体而言, 对于测绘资料档案的管理并不是单纯的对资料的一种保管, 主要是出于更好的利用测绘的资料的目的。通过制定符合本单位测绘资料档案管理的具体方案, 不仅能够使得档案的管理人员可以快速的查阅相关档案的资料, 而对于非档案管理人员, 也可以轻松的获得所需要的资料, 以达到最大限度挖掘现有资源公用的目的。

2.3 测绘资料档案的管理功能

对于测绘资料档案的管理而言, 有其自身的功能, 具体而言, 可以从四个方面进行思考。

首先, 测绘资料档案具有查询功能。测绘资料档案的查询是测绘资料应用的重要环节, 是任何测绘单位进行测绘资料档案管理当中都需要处理的问题。所以对于测绘资料档案的管理而言, 制定合理、快捷的查询方案, 是极为必要的

其次, 测绘资料档案具有立卷归档的功能。对于一项已经测绘完结的项目, 将相关的资料提交给档案室, 并由档案室的工作人员归档立卷是非常重要的, 而在实际的操作过程当中, 考虑到档案资料的保密程度及期限, 也应该做不同的处理。

第三, 测绘资料档案具有后期维护的功能。对于测绘资料档案的管理, 不仅仅是查询与立卷, 还应该包括了档案的统计、档案的鉴定、档案的移交等各个方面, 并且通过档案的管理, 还可以制作季度、年度的汇总资料表。

最后, 测绘资料档案管理的高级功能。随着科技的进步, 特别是计算机技术的发展, 目前建立本单位的计算机局域网查询系统的过程当中, 还需要考虑到不同测绘资料档案信息的安全, 以及不同用户的使用权限问题, 并且进行访问操作权限和数据操作权限的区分, 这也是非常重要的。

3 结语

对于测绘资料档案的管理而言, 首先我们需要明确管理的目的并不单单是为了保存, 更是为了方便利用资料, 以创造新的价值。就测绘资料档案管理本身而言, 它一门系统的科学, 而在实际的工作当中, 还需要在管理手段及方法上进行进一步的创新, 特别是测绘资料的数字化、可视化是未来的发展方向。笔者认为只有不断的融入新技术, 不断的创新, 才能将测绘档案的管理功用发挥到最大。

摘要：测绘资料档案的管理在社会发展、经济建设当中的作用越来越凸显出来。测绘资料档案的管理并不单单是对资料的管理, 更是对资料运用的诉求, 文章认为只有融入新技术, 加强测绘资料可视化, 不断的创新, 才能够最大程度上发挥测绘资料的功用。测绘资料的信息化管理是大势所趋。

关键词：测绘,档案,信息管理

参考文献

[1]陈俊, 宫鹏.实用地理信息系统——成功地理信息系统的建设也管理[M].北京:科学出版社, 2001.

[2]韦家宏.馆藏测绘档案资料数字化与建库探讨[J].广西测绘与遥感, 2007 (2) :48～49.

[3]王俊琦.档案馆的社会功能的实现[J].中州大学学报中国, 2005, 22 (3) :99～101.

基层油库档案资料管理的方法 篇5

1 理性认识油库档案管理工作

油库各项作业活动档案记录是各种作业在事前、事中和事后的记录和登记, 它不是“干事”, 也不能代替“干事”, 更不可能改变“干事”的结果。因此, 从表面上看, 与直接产生经济效益的其他工作相比, 似乎处在可有可无的地位。但从理性上作深层次的思考, 我们就会发现在油库的日常管理中, 油库档案管理对管理工作规律的认识、油库的长期发展都具有举足轻重的作用, 主要有以下两点:

首先, 油库档案是各种作业活动的真实历史再现, 是事后分析问题、查找原因的第一手资料和原始凭证。基层油库诸多工作, 如生产经营中一些基本建设项目的立项和审批;企业管理中各项规章制度的制定实施, 相关政策、规定文件的制定和印发;人事调动过程中员工在职离职, 员工培训取证, 奖励处罚材料以及职务晋级等等各项工作, 常常都需要查阅相关档案, 以档案为主要依据来判定“是非”。

其次, 利用油库档案, 有利于我们总结生产经营规律, 指导将来的工作。油库档案记录工作的主要目的之一, 就是能够通过对记录在案的资料的分析和研究, 使人们总结油库管理工作的基本规律, 从而更好的指导将来的各项工作, 最大程度上服务于油库管理正规化建设。

2 目前油库档案管理工作的主要问题

尽管档案管理工作在油库日常运营和持续发展中具有重要作用, 但在实际应用中, 由于人们主观上的忽视和一些客观原因, 依然产生各种各样的问题, 归纳起来有以下几点:

首先, 对油库档案管理工作缺乏正确的认识, 主观重视不够。油库领导注意力多集中在涉及到收发输转, 设备修理及维护保养, 基础工程再建维修等所谓的重大的项目上, 错误地认为只要在实际操作中不出现安全问题的前提下完成好本职任务就万事大吉了, 至于档案记录填写工作无关大局, 甚至有的领导个人就把“记录”当作一种负担和累赘, 当然不会对下面人员的实际操作起到良好的指导和监察作用。操作人员则是应付为多, 书写不规范、马马虎虎, 档案存放异常混乱、问题百出。

其次, 档案管理主体不明确, 档案材料收集不齐全。主体不明造成职务不明, 从而相关责任人也不明, 管理混乱却找不到解决问题的方向。某些地方, 石油库档案就连谁为主管的问题亦不甚明了, 一旦出现重大问题, 往往找不到直接负责人, 从而使事情大事化小、不了了之。石油库档案的保存不仅仅是油库自身的事情, 而必须更重视自身保存, 注重档案的上下级街接, 各部门使用完之后应及时向综合档案室移交, 避免使档案资料随时暴露在散乱、丢失的危险之中。档案材料收集不及时、不齐全的问题也大量存在, 只有在油库新建或扩建时才会注意档案资料的收集, 而设备的更新等技术资料、人员的调动等人事档案资料都是随时变化的, 应及时加以记录。有些油库平时忽略这些问题, 当上级检查时突击一次性补全资料加以应付, 导致油库档案资料不齐全、不配套, 大大降低了档案的使用效能。

再次, 缺乏有效的责任监督机制, 检查工作不力。认识不到位导致管理不到位, 监督检查亦不到位。一些单位虽然建有专门的档案室并配备有专职档案管理人员, 但由于缺乏日常的监督考核, 管理责任制度没有确实落实到位, 因此在档案记录和管理过程中形式主义严重, “无异常情况”成为一些巡检记录的常见用词。这些偷工减料的记载严重影响了档案功能的发挥, 单单成为应付检查的工具。

3 加强档案管理基础工作, 安全生产不容忽视

对于石油库档案的合理科学管理, 根据实际调查和工作经验, 笔者有以下几点建议, 逐一列出, 以供参考:

首先, 健全相关规章制度, 做到有规可依。切实完善《油库档案管理制度》和《档案管理人员岗位责任制》等基础规章制度, 使档案管理工作制度化、规范化。各部门根据规章制度, 落实“谁主管谁负责”的责任制度, 在档案记录、收集归档和整理装订中存在的问题都要依章处理, 严格问责相关人员。

其次, 分类管理, 及时备份。档案资料数量较大, 查阅困难。因此要对资料进行明确的分类编号, 各种资料按类分柜存放, 有必要时还应印制目录索引、装盒资料目录等, 各种信息一目了然, 便于人们查阅资料, 使查找工作更方便、更快捷。另外, 对于一些有重要价值的档案资料, 要特别注意保护, 有些资料由于时间长久, 字迹模糊或案簿破损, 要及时对它们进行翻印或扫描, 并注明整理日期, 以确保资料的完整性和真实性, 必备后人检阅。

再次, 严格档案资料借阅手续。一般查阅应在档案室进行, 如有特殊需要资料借阅, 应严格履行借阅手续, 出示部门领导签字的审批单, 在管理人员处进行登记并限期归还。管理人员定期进行整理检查, 催促没有按期归还的资料借阅人及时归还, 必要时可以进行适当的处罚。有遗失的资料应想办法进行及时补救。

最后, 统一管理与分散管理相结合。在油库管理运营过程中, 档案的形成往往要经过相当长的时间, 查阅人员较多, 资料繁多零碎。如果不进行统一收集、整理保存, 必然会使许多珍贵的资料遗失, 造成档案空白, 给设备检修和事故查处带来困难。对档案资料进行统一管理, 有利于档案的安全保存, 而且在一定程度上避免了自然灾害带来的安全隐患。分散管理可以有效的解决查阅的紧迫性问题, 把油库工作中可能会随时用到的部分专门档案制成副本, 下放到油库各个部门, 并派专门人员进行管理, 可以大大提高档案的利用率, 节约时间, 灵活使用。

试述建筑工程档案资料的管理 篇6

工程开工前,工程档案管理人员应依据工程合同、设计图纸等相关文件,对工程档案资料的管理进行策划和准备,针对建设工程资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档制定工作细则和执行标准。

工程资料应与工程建设同步形成,并真实反映施工过程和工程质量的实际情况,工程竣工验收后按规定及时移交、归档保存。相关单位应依据工程进度和归档要求,做好建设工程施工过程的照片、影像的拍摄工作。

二、各主责单位对工程资料的收集、整理与组卷

工程准备阶段文件和工程竣工文件由建设单位负责收集、整理与组卷;监理资料由监理单位负责收集、整理与组卷;施工资料由施工单位负责收集、整理与组卷;竣工图由建设单位负责组织,也可委托施工单位或其他单位完成;上述工程资料应收集齐全,档案人员根据资料的性质把资料进行分类,分别建档存放于不同的资料盒中,并在资料盒外贴上具体分类标签,以便规范管理和提供利用。

三、施工资料的收集、整理、分类

施工资料包括:施工管理资料、施工技术资料、进度造价资料、施工物资资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收资料。

在收集整理工程资料中应注意几点:一是及时收集整理设计变更、洽商记录。设计变更、工程洽商是工程竣工图编制工作的重要依据,对竣工图的绘制质量至关重要,因此要求:分专业整理;注明修改图纸的图号。若出现重新修改的情况,则须在已修改的条款上注明“作废”字样。收集时应注意设计变更通知单需有建设(监理)单位和设计专业负责人签认方可有效。二是做好施工试验资料的收集、整理。在施工前,应根据施工组织设计做好钢筋、水泥、砼等原材料取样试验计划。原材料送检批量及留置组数应符合规范和标准要求。进口材料和设备应有商检证明和中文版的质量证明文件、性能检测报告以及中文版的安装、使用、维修和试验要求等技术文件。三是认真做好施工记录和隐蔽工程检查记录。施工记录的填写应具可追溯性。隐蔽工程检查记录是对隐蔽工程进行检查,并用填写表格的方式将隐检内容、质量情况、检查意见、复查意见等记录下来。凡未经隐蔽工程验收或验收不合格的工程,不得进行下道工序施工,隐检合格后方能进行下道工序施工。四是认真做好分部分项工程质量验收记录。分部工程的质量验收是在分项工程质量验收基础上进行的。除了对该分部工程中所含各分项工程进行评定外,还要检查该分部工程中所涉及到的质量控制资料、安全和功能检验(检测)报告,对分部工程进行观感质量验收。五是做好技术交底和施工日志的记录。技术交底作为一项技术性很强的工作,对保证工程质量至关重要,技术交底必须满足设计和施工规范、规程、工艺标准和质量验评标准的规定,所有技术交底必须为书面形式,并有交底人和被交底人的签字,技术交底资料须列入工程技术档案。施工日志是项目施工的真实写照,是施工质量验收的原始记录,也是竣工总结和工程施工质量原因分析的依据。填写施工日志要求:逐日记载,若施工过程有间断,应在日志中加以说明,可在停工最后一天或复工第一天进行描述;施工记录不能记流水账;施工日志的记录内容应有针对性。

四、施工竣工资料的收集、整理、组卷要求

参与工程建设的各单位及相关人员应及时对工程资料进行确认,并确保工程资料真实有效、齐全完整。不得对工程资料随意撤换、涂改、伪造。工程资料应为原件。若为复印件时,应加盖申报单位公章,注明原件存放地,由经手人签字。工程资料可根据数量多少组成一卷或多卷;竣工图可按专业分类组卷。工程资料应经工程质量监督机构检查,各单位对检查提出的问题应及时进行整改、完善。编制竣工图,在页面空白处加盖竣工图章,并按竣工图章的填写要求逐张签字完成竣工图。

五、竣工资料的归档与移交

工程资料的归档文件必须是能反映工程建设活动全过程的文件材料,必须经过分类整理,并组成符合要求的案卷。工程资料的移交:工程档案一般不少于叁套,一套移交城建档案馆,一套由建设单位保管,一套由施工单位保管。应确保移交城建档案馆的资料为原件,以便今后查阅。其中需要向本单位归档的文件,应单独立卷归档。工程资料应做到及时、准确、真实、完整,符合竣工图、资料的整理、编制要求:资料签字齐全,字迹清晰,纸质优良,保持整洁;分类分项明确,封面、目录清单齐全,排列有序。

六、工程竣工资料的质量及管理中存在问题及原因分析

存在问题:一是施工技术管理文件原件不齐全。二是施工资料填写不规范,字迹潦草或有错别字。三是竣工资料移交不及时,甚至导致竣工资料丢失。

原因分析:一是档案意识薄弱,存在重建设、轻档案的现象。二是档案管理制度不健全。三是资料保管、移交手续不严谨。四是过程控制不到位,资料员在资料编制过程中存在“闭门造车”现象。

七、提高工程资料质量的措施与对策

一是加大宣传力度,提高档案意识。二是加强资料管理和整编方面的培训。三是建立和完善以档案管理责任制为核心的工程资料管理办法,明确职责,规范工程资料的管理;四是严格执行工程资料编制工作“三同步”:即工程立项开工与竣工资料收集同步,工程施工过程与竣工资料形成同步,工程完工验收与合同竣工资料验收同步。

摘要：建筑工程档案是建设过程中形成的具有归档保存价值的各种形式的信息记录,由工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图和工程竣工文件组成,做好建筑工程档案管理意义重大。

病理档案室的资料管理 篇7

近几年来, 随着市场经济的快速发展与社会文明建设的不断进步和完善, 我国各级事业单位中的管理工作逐渐受到越来越多人的重视, 其中尤以行政单位档案资料管理尤为明显。现阶段, 我国政府行政单位的档案资料管理工作中普遍存在管理观念落后、管理人员素质有待提升以及存在技术缺陷等多种问题, 档案资料管理效果不佳, 急需改进和创新。本文笔者收集并整理了多项相关的文献报道, 主要探讨了政府行政单位档案资料管理工作中存在的问题及其相应解决对策, 现简要论述如下。

二、档案资料管理中存在问题的相应解决对策

(一) 及时转变和革新管理理念, 增强管理人员的档案意识。

现阶段, 部分行政机关的档案资料管理理念比较落后, 在实际管理工作中仍存在着“为保管资料而实施文件管理”“重保管轻利用”等传统思想, 但在知识经济快速发展的现代社会, 此种陈旧的管理理念已经无法满足该管理工作的新要求, 需及时改进和革新。故当前环境下, 我国政府行政单位的档案资料管理需及时转变或革新管理理念, 以增强管理人员自身的档案意识。

首先, 我国政府行政机关中的各级领导与管理部门需严格遵循国家规定的“依法治档”要求, 从内心重视档案资料管理工作, 将其作为一项重要的日常管理工作来做, 并积极落实在管理实践中。其次, 档案管理部门在日常管理工作中需加强对档案资料管理人员的思想教育, 通过教育和讲授现代化管理理念与办公思想, 以增强管理人员的档案意识及其个人工作责任心, 强化其对档案管理工作的重视, 提高工作效率。再次, 档案资料管理人员在实际管理工作中需遵循制度化、标准化与规范化的档案管理原则, 强化“统一集中管理思想”, 以减少工作失误, 促进档案管理工作的顺利开展和进行。

(二) 重视并加强管理人员培训, 提高其综合素质。

目前, 有研究资料指出, 在以往的行政单位档案资料管理工作中, 大多数管理人员均缺乏责任心, 对管理工作的重要性认识不足, 在实际工作中不上进、不积极且处理问题不及时, 导致管理效果不佳。故现阶段, 行政机关需重视并加强档案资料管理人员的培训工作, 以提高其综合素质, 培育专业人才。

首先, 政府行政单位的负责人可组织档案资料管理人员对其进行思想教育, 告知其在实际工作中需要遵循的法律法规及相关制度规范等, 并及时纠正其错误理念, 教授正确的档案资料管理方法, 增强管理人员的思想认知, 提高其工作效率与实践执行力。其次, 相关管理部门需建立健全档案资料管理制度, 以便对管理人员进行制度约束, 要求其在管理档案资料时严格遵守相应规定, 不得自行更改或销毁档案, 一经发现严重处罚;同时, 管理部门需认真审查、核实档案是否真实有效, 确定符合规定后需将其再次准确归类, 并对管理工作表现良好的人员进行表扬或奖励, 增强其工作主动性与积极性。再次, 由于档案资料管理工作比较繁杂、枯燥, 且工作步骤较多, 管理人员工作压力较大;所以行政机关在选择档案管理人员时需保证其具备细心、耐心的个人品质, 并有目的性地组织其开展培训活动, 其中培训内容主要包括档案管理知识、管理技术、档案收集、归类、存储、利用以及判定其是否存在价值等, 并指导管理人员将所学到的理论知识与工作实践相结合, 鼓励其积极发现问题和解决问题, 培育出专业、有责任心、工作积极的档案资料管理人员。

总之, 目前我国政府行政单位的档案资料管理工作中仍存在诸多问题, 从整体上讲管理效果不理想。针对这种情况, 本文笔者建议各行政单位在档案资料管理工作中需从及时转变和革新管理理念、重视并加强管理人员培训等多个方面进行改进和创新, 以增强管理人员的档案意识, 提高其综合素质;另外, 行政单位还需加强档案资料管理的信息化建设, 将现代化信息技术合理运用于档案管理工作中, 通过电子文件归档、建立网络信息库以及实施安全保密档案管理技术等, 实现科学化、规范化与动态化的档案资料管理, 增强管理人员工作效率, 提高其档案管理工作的安全性、便捷性以及整体管理质量。

摘要：档案资料管理工作是我国政府行政单位管理工作中的一项重要组成部分, 科学、良好的档案资料管理对妥善保存档案资料, 增强事业单位内部管理, 促进各部门发挥管理职能等均具有重要作用。但现阶段, 已有多项管理调研报告指出, 目前我国政府行政单位中的档案资料管理工作中尚存在许多问题, 从整体上来看管理效果不佳;故当前环境下, 我国政府行政单位与档案管理部门需与时俱进, 积极寻找和探索其相应解决对策, 以加强事业单位档案资料管理力度, 强化档案文件的服务职能, 促进社会管理工作的快速发展。本文主要从现阶段我国政府行政单位档案资料管理工作中所存在的问题入手进行深入分析, 研究并探讨了其相应解决对策。

关键词：档案资料管理,存在问题,对策

参考文献

[1]汪芳.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].东方企业文化.2015 (15) :228.

[2]金洁, 关钰千.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].中国科技纵横, 2015 (22) :228.

档案资料计算机管理系统的维护 篇8

关键词：档案,资料,计算机,计算机管理,系统维护

1 档案资料计算机管理系统的构成及其特点

一个完整的计算机管理系统必须包含有以下3个组成部分:计算机硬件系统、软件系统和操作人员。

计算机硬件系统是指构成计算机等电子设备的中央处理器、内存贮器、外存贮器、输入设备、输出设备、接口设备、网络设备, 它是整个计算机系统的基础。

软件系统是指为了计算机的运行、管理、维护而编制的各种程序和指今集的总和, 所有计算机系统的硬件都必须通过软件控制才能运行, 所以它是整个计算机系统的核心。从作用上可分为系统软件、工具性软件和应用软件等。

操作人员是指既掌握计算机操作、运用, 又掌握档案工作知识, 能够利用计算机管理档案的人员。人是整个计算机系统能否发挥作用的最主要因素, 因此人是计算机系统的关键。

档案资料计算机管理系统与图书资料计算机管理系统有所不同, 由于档案本身所具有的特点, 很多档案原始数据不能随便公开, 必须有专人负责管理, 要求利用时需进行严格的审批并且运行速度要求快。档案资料计算机管理系统的主要用途是建立档案目录中心和全文数字中心, 方便档案的检索和利用, 能准确、迅速地查找到所需的档案信息, 保证查全率和查准率, 这就要求计算机的运行速度要快, 安全性能要高。管理档案资料的计算机不仅要求硬件、软件安全, 还要求在系统内贮储的信息要安全。

一个好的档案资料计算机系统必须达到硬件、软件和人员的最佳配合与协调, 用最小的资源, 获得最大的效果, 要做到这一点, 就必须做好档案资料计算机系统的维护与管理。

2 计算机硬件系统的维护

硬件设备大多是集成电子设备, 电压的不稳定、阳光直射、灰尘、静电等原因, 以及操作不当等人为因素都会引起系统的损坏, 因此在日常管理与维护中应做到:

电压稳定。电脑是用电设备, 不可避免会受到外部电源电压的干扰, 不稳定的电压会造成电脑工作异常, 如死机、蓝屏、重启动或自动关机, 严重的会损坏硬件设备如硬盘、主板等。为了使电脑稳定工作, 要求电源电压工作在198～242V范围之间, 且不应该频繁波动, 在电压不稳定的地区使用电脑时, 还可以加装稳压器或者其它电脑专业稳压设备, 来缓解电压波动对电脑的干扰。放置在办公室、查阅室等分散地点的终端, 也要配备带有稳压功能的UPS, 以备停电和短时间内稳定电压。

防静电。静电是引起计算机故障的重要原因之一, 它所引起的问题不仅使硬件人员很难查出, 有时还会使软件人员误认为是软件故障, 从而造成工作混乱, 所以应尽量使服务器及其周边设备接地良好, 如果设备没有接地, 当我们要接触里面的板卡时, 应先用接地导线或其它放电设施对其进行放电。对设备操作时, 应配戴防静电手套, 地面宜采用不起灰、耐火、易打扫的抗静电活动地板或水磨石地面, 并适当调节空气温度, 以减少静电的产生。

严格操作规程。机房应做到专人负责, 专人管理, 禁止非计算机硬件维护人员带电安装、拆卸计算机;禁止维护人员使用来历不明的软盘、光碟和移动存储器;禁止在计算机上玩游戏;禁止在机房内吸烟、吃零食和在机房内使用手机。对硬件设备管理、软件系统及数据管理、计算机病毒防治等方面预以高度重视, 保证计算机发挥应有的效用, 及时发现、排除硬件设备的隐患和故障。

3 档案资料计算机软件系统的维护

3.1 软件运行的日常维护

熟悉档案资料计算机软件系统的工作流程, 提高工作人员日常运行维护的基本技术和技能。建立工作日志, 在日常的工作中逐步加以充实与完善。

3.2 数据的日常备份

软件维护的一项重要工作就是数据的备份, 数据备份可以为受损或崩溃的电脑系统提供安全、有效的恢复手段, 将数据丢失造成的损失降到最低。吉林大学南岭校区图书馆的档案资料设有专人负责数据备份工作, 对系统数据做到每天进行备份, 备份采用磁盘镜像和脱机两种方式相结合的备份方案。磁盘镜像也称热备份, 使用两个以上相同类型的磁盘互为镜像盘, 对任何一个磁盘的数据操作都会被复制到镜像盘中, 如果其中一个硬盘出现故障, 另外一个硬盘将提供相同的数据, 因而减少了数据丢失或系统中断的机率。但磁盘镜像不能解决病毒破坏、人为误操作等问题, 因此还应定期进行脱机备份。采用双机备份, 多介质多份备份等;另外我们在计算机系统上安装防毒软件, 当有病毒入侵系统时, 计算机就会报警或自动杀毒, 这是比较主动的防范措施。

3.3 制定相应的权限策略

所谓权限策略, 是指在系统运用中对不同的人给予不同的权限, 以防止错误操作或恶意攻击造成的系统破坏, 这里的权限指的是不同的人能够进入计算机系统内部的范围, 权限大的人可以进入计算机系统的核心, 权限小的人仅能做一般性的使用操作。在权限策略中始终贯穿的是分级控制原则, 包括功能控制、数据控制及人机接口控制。功能控制是指系统每个部分, 只能具有单一的功能, 而数据控制则包括规定各种数据使用的标准和规范, 限定各种数据的使用范围, 确定各种数据的保密级别, 严格控制数据的更改等等。人机接口控制则是指管理者从硬件、软件和数据的角度, 有意识地加以控制。拥有最高权限的是馆长, 可以调动设备、掌握各级用户的权限范围。其次是主控室的硬件、软件人员, 他们可以改变终端的物理连接, 全面负责系统的管理实施。利用者只能享有最低权限, 即只能进行查询, 不能进入系统的核心, 值得注意的是不时更换权限口令, 更改权限是防止“黑客”侵入、恶意破坏的有效手段。

4 档案资料计算机软件系统网络的维护

随着网络技术的发展, Internet、以太网等大量运用到实际工作中, 档案工作也向着网络化的方向发展, 而网络的维护和单台机的维护也有一定的区别, 对于档案的计算机网络来说必须做到开放性和安全性的统一。因此, 在建设中光纤与超五类双绞线的双备份线路, 网络设备的统一性是必需的, 在维护与管理上必须注意在主干高模机上配置ATM模块与fast switch ethernet模块, 其它ethernet高模机与ATM的互联互通, 以及网络协议TCP/IP的正确使用等等。

确保网络的安全日常维护要做到:使用防火墙, 防止病毒的侵入;利用VPN (虚拟个人网络) 设备建立虚拟专网, 负责给发送到对方的数据包加密并重新打包, 当到达对方VPN设备时再拆包、解密;利用系统日志审计工具保留有关信息及时解决出现的问题;为电子文件设置网关, 即为电子文件加上密级、电子印章和网关证, 经检查合格后的电子文件才能传出网络;对网络使用人员进行授权和认证, 提供授权、访问控制、用户身份识别等安全措施;设置安全路由器等。

5 切实可行的规章制度是计算机系统正常运行的保障