办公室里使用传真机的礼仪

办公室里使用传真机的礼仪（精选4篇）

办公室里的电话礼仪 篇1

Graham: Hey Lillian, you wanted to talk to me?

Lillian: Hi Graham, yes, please. Come in, take a seat.

Graham: What’s going on, boss?

Lillian: You just got one of the new smartphones, right?

Graham: Yup! Just got it a week ago. Pretty excited.

Lillian: Look, Graham, ①I know that they’re all the rage right now and that people seem to 2)be glued to them, but we need to talk a little about office etiquette as far as smartphones go.

Graham: What do you mean?

Lillian: Well I notice that you’ve been chatting a lot with one of those new face-to-face programs.

Graham: Yeah, it’s great for connecting with clients.

Lillian: Right, except the problem is that you’re making these calls from your 3)cubicle, and I think that some of your neighbours have half a mind to connect their office supplies to the back of your head.

Graham: Hmmm…I guess I am a little loud sometimes. There are still a few bugs, so sometimes the connection can be 4)spotty.

Lillian: And this is leading to some disturbances in the usual sea of calm.

Graham: Jeeze, I hadn’t thought about that. I’ll try to keep it down, or I’ll steal one of the offices for my calls.

Lillian: That’s excellent, ②but that’s not exactly what I was shooting for.

Graham: Then I’m not quite sure where you’re heading with this.

Lillian: Okay, ③I’m gonna stop beating around the bush. Connecting with the clients is great, and I’m happy to see you’re being 5)proactive, ④but it’s starting to get a little out of hand.

Graham: I take it you mean with how frequently I’m speaking to them.

Lillian: ⑤You’ve hit the nail on the head. I just don’t want this to move into the realm of harassment.

Graham: Yeah, I guess I see where you’re coming from. I have sort of been over-doing it.

Lillian: So from now on can you limit your calls and messages to just the necessary ones?

Graham: No problem, boss.

Lilliam: Good to go. Thanks, Graham.

格雷厄姆：嗨，莉莲，你有事找我？

莉莲：嗨，格雷厄姆，是的，我找你。进来吧，请坐。

格雷厄姆：发生什么事了，老板？

莉莲：你刚买了一部新智能手机，对吧？

格雷厄姆：是的！才买了一星期，非常激动。

莉莲：瞧，格雷厄姆，我知道现在（智能手机）十分流行，人们似乎都与之形影不离，但是我们需要就智能手机来聊聊办公室礼仪。

格雷厄姆：你指的是什么呢？

莉莲：嗯，我注意到你经常用一种新型即时软件来聊天。

格雷厄姆：是的，用来和客户交流真的很棒。

莉莲：好的，除了一个问题，就是你是在自己的格子间里使用这些聊天工具，而我认为你的一些邻座同事会因此分心来留意你的举动。

格雷厄姆：呃，我想我有时是有点大声。软件还存在一些错误，所以有时连接会不稳定。

莉莲：因此这就造成了对平日很安静的环境的干扰。

格雷厄姆：天，我之前并没有想到会这样。我会保持小声，或者我可以在聊天时偷偷溜进某个房间。

莉莲：很好，不过这并不是我（找你谈话）的真正目的。

格雷厄姆：那我就不太清楚你的用意了。

莉莲：好的，我不再绕弯子了。和客户联系是很好，我也很高兴看到你都是主动出击，但是这开始有点儿不可收拾了。

格雷厄姆：我理解为你是指我和客户联系的频繁度。

莉莲：你完全正确。我只是不想这进入到造成困扰的范畴。

格雷厄姆：好的，我想我明白你的立场。我（使用聊天工具）有点太过了。

莉莲：所以从现在开始，你能限制你的电话和短信数量，只接必要的那些吗？

格雷厄姆：没问题，老板。

莉莲：好好干。谢谢你，格雷厄姆。

Smart Sentences

① I know that they’re all the rage right now and that people seem to be glued to them. 我知道现在（智能手机）十分流行，人们似乎都与之形影不离。

all the rage: very popular or fashionable（风靡一时）。例如：

SOHO has never really been all the rage.

在家工作一直没能真正流行起来。

② But that’s not exactly what I was shooting for. 不过这并不是我（找你谈话）的真正目的。

shoot for: strive or aim for; have as a goal（争取得到或追求……；以……为目标）。例如：

No. 1 in sale was what I’ve been shooting for, but I never get close to it.

实现销售额第一是我一直以来的目标，但总是离目标很远。

③ I’m gonna stop beating around the bush.我不再绕弯子了。

beat around the bush: not telling sth. quickly and directly（旁敲侧击，绕弯子）。例如：

Mrs. Johnson loves beating around the bush at meetings. People usually bring their work to meetings.

约翰逊夫人在会上喜欢一再绕弯子，大家通常会把自己的工作带到会上。

④ But it’s starting to get a little out of hand.但是这开始有点儿不可收拾了。

out of hand: out of control（失控）。例如：

Drinking got out of hand at Sunday night’s party and half of them couldn’t come to work on Monday.

周日晚上聚会上喝酒失去了控制，到了周一一半人都上不了班。

⑤ You’ve hit the nail on the head. 你完全正确。

hit the nail on the head: to be exactly right about sth. （在某件事情上完全正确。）例如：

—I think the failure came not from the design of the product, but from the marketing tactics.

我觉得失败不是因为产品的设计，而是因为营销策略。

—I think you’ve hit the nail on the head.

办公室里一般有哪些礼仪 篇2

（1）在办公家中你应向通过你办公桌之人主动打招呼，不管他们的身份是共事或是老板，都要等量齐观。

看见有人通过你的身边而不打招呼，是非常无礼的。至于对附近的共事和较相熟的共事，更加应该Hold住有礼、和蔼的姿态，不管早进步公司、正午歇息吃饭或夜晚离开公司都要打招呼，万万不能“来无影、去无踪”。

（2）升降机遇见老板，要主动慷慨地向他打招呼，最好不要闪躲或伪装没看见。若仅当有你和老板两人在升降机内，也可聊少数一般的事或容易地问候一下。万一他的反应非常疏远或基本不理，那么之后见面仅需礼数地打声招呼便可。尽可能别要与老板在升降机内念叨私事，免得让人厌恶。在拥堵的升降机内，假如没有人谈话，最好也不要开口。若碰到共事向你打招呼或者是眼光相遇，你应适逢其会地拍板、浅笑，以至回应，习以为常是最不成话的。老板招呼你时，你要客气地答复“是的，XX老板（潘总）”，“是的.，XX先生”。

（3）离创办公室时，应切记向主管报告，讯问能否另外有嘱咐而后再离开。对于上级，姿态要礼数周到，若濒临其身旁，要站好后再打招呼；而通常相熟的共事之间则无须拘谨，能够用相互明白及喜爱的方法打招呼。

（4）共事之间如极其犹相熟或得到对方批准，则可直称其名，但好歹不该于工作场合中叫对方的乳名、外号，如“帅哥”、“靓女”或“好好先生”等。由于这一些称谓含有玩笑意味，会让人认为不严肃，同一时候在工作场合不应用肉麻的话来称谓他人，如“心爱的”，“老大”等。

（5）他人招呼你时，应立即有所回应，即便正在接听电话也应放下话筒，告知他你住在那接听电话，待会儿就来。不要留待预先诠释，免得增多搅扰及误解。

（6）在办公家中坐着时，假如有人进来，到底应不该站起来？究竟有哪些时候非起立不可的？

遇到下面的人进来时，你就应该站起身来：

顾客（不管男女）进来时；

职位比你高的指导；

职位与你等同的女人行政人员。但假如她因工作须要常进出你的office，那就另当别论了；闭会时一位女人恰好进入或离闭会议室时，仅当有坐在她旁边（尤其是左边）的男人挑战起来为她服务，帮忙拉开椅子，其他位子的男人仍然可坐着；上宾要离席时，不管他是男人或女性，全不可任由上宾独自离席，应有人陪同及恭送。

那么工作交往中应该注意哪些礼仪问题呢？

如果你换了一个部门，或者开始了全新的工作，可不要不切实际地以为别人都能记着你是谁，在什么地方工作。在这样的情况下，应该确保你们赖以联系的电子邮件或者便笺上能够明确说明你的姓名、职务和联系电话。

工作须知

如果你初到一个新公司，既没有什么正式的就职安排，也没有人力资源部的人员告诉你一些“工作须知”，那你就应该亲自向部门上层询问，了解关于以下一些问题的章程安排： 有关使用私人电话与电子邮箱的限制； 上下班时间；安全措施；着装要求（例如，该公司是否有“随意着装日”；男士是否必须每天穿着西装；女士是否可以穿着长裤）； 办公用具和文具的使用； 其他与你的工作职务有关的工作须知。

你应该做的：向大家进行自我介绍。将下级职员介绍给上级。 在自我介绍的时候说，“你好”或“早上好／下午好／晚上好”。 自我介绍中应包括：你是谁、做什么工作、从哪个公司来等信息。 无论男女，在办公场合都应该站着进行自我介绍。 握手直接有力，掌心相对。 握手时跨步向前，主动向对方伸出手。 在相互介绍的时候重复对方的姓名，在随后的交谈中再重复一到两次。 确保你的电子邮件地址和便笺当中写有你的全名、职务和联系电话，以便当你换了新工作或新部门的时候可保持联系。 新到一个公司后，向人力资源管理部门询问工作须知。

你不应该做的：总是以为会有人来把你介绍给大家。 忘了客户与供应商应该受与上级一样的待遇。 相互介绍的时候只是说一句“嗨！” 在自我介绍的时候使用礼貌称谓。 在社交场合相互介绍时，还以为年长的女士会站起身来。 握手的时候手掌向下或者向上。 抓着别人的手握个不停———最多三下握手就够了！ 相互介绍以后不停地使用对方的名字，几乎每一句的结尾都要重复使用。 以为自己不说别人也会记着你是谁、你做什么工作。 等着别人来跟你说明工作须知———了解这些信息是你自己的责任！

传真机的使用方法 篇3

传真机常见故障处理方法

一、文件复印全黑

原因：扫描器、主板或者热感头故障。

处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如没问题，检查主板上扫描器插口是否插接良好，如果插接良好，先更换主板，如仍不能解决，则为扫描器故障，更换扫描器。

二、文件复印不清晰

原因：扫描器或白辊脏。

处理方法：清洁扫描器和白辊。

三、文件复印1/4白

原因：热感头或者扫描器故障。

处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头良好，则为扫描器故障，更换扫描器。

四、文件复印全白

原因：主板，热感头或者扫描器故障。

处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头没问题，更换主板，复印仍显示全白，再更换扫描器。

五、文件复印时一侧字迹不规则范白

原因1：上盖扣合不严或范白一侧的挂钩没有挂到位。

处理方法：打开面板后压住两边用力重新扣合。

原因2：也可能是热感头（TPH）错位所致。

处理方法：打开面板后反复按压热感头，调整使其复位。

六、文件复印有黑带

原因：扫描器（CIS）表面脏或者热感头故障。

健康长寿传真机使用与保养心得 篇4

传真机频繁的开关机操作，会降低设备的寿命。因为它每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，如果过于频繁，冷热变化会很容易的导致机内元器件提前老化，而每次开机的冲击电流也会缩短设备的使用寿命。

使用专用的传真纸

在传真机的说明书上会写有推荐使用的传真纸。切忌贪图便宜使用劣质传真纸，因为劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间更短。而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。

使用时不要开合纸舱盖

用户在传真机工作的时候，不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要必须先按停止键以避免危险。同时，也要注意在打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛，因为传真机的感热记录头大多都是安装在纸舱盖的下面，如果合上纸舱盖的动作过猛，则可能会造成纸舱盖变形，严重的更会造成感热记录头的破裂和损坏。

定期要清洁

传真机在使用一段时间就要清洁保养，我们可以用柔软的干布来擦拭，保持传真机外部的清洁。对于传真机内部，建议除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还需要对滚筒与扫描仪等部分进行清洁保养。因为经过一段时间使用后，原稿滚筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁保养一次。当擦拭原稿滚筒时，一样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要小心的是不要将酒精滴入机器中。而扫描仪的部分因为有CCD或CIS以及感热记录头，清洁保养比较麻烦，我们需要使用工具帮忙，一般来说会有一种清理工具，沾了酒精以后，由走纸口送入传真机，进行复印功能时，就可以清洁扫描仪玻璃上的灰尘。切不可直接用手或不洁布、纸去擦拭。

使用环境要注意

传真机应该要放置在避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时，用户也要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。另外，如果在闪电或雷雨天气，最好是暂停使用传真机，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。

传真机应当放置在室内的平台上，它的左右两边要和其它物品保持一定的空间距离，避免造成干扰和阻碍散热，前后方保持大约30CM的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。

常见问题及排除方法

打印时全白

热感式传真机：用户就要检查是否记录纸正反面安装错误，可以将记录纸反面放置再重新试试，

热感式传真机所使用的传真纸，只有一面涂有化学药剂，因此安装错了在接收传真时不会印出任何文字或图片。

喷墨传真机：有可能是喷头堵塞，我们可以通过清洁喷头或更换墨盒来解决。

无法进纸或输出

首先要检查进纸器部分有异物阻塞，还有可能是原稿位置扫描传感器失效，进纸滚轴间隙过大等原因造成。另外，应检查发送电机是否转动，如不转动则需检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。

电话正常使用，无法收发传真

如果您的电话与传真机共享一条电话线，就要先检查电话线是否连接错误。有可能是将电话线插入传真机标示“LINE”插孔，将电话分机插入传真机标示“TEL”插孔。

传真机卡纸

卡纸对于传真机来说是最常见的故障，特别是使用受潮、太薄或太厚的纸张都很容易出现卡纸故障。当出现卡纸时，就要注意取纸的方法，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。而且尽可能一次将整纸取出，不要把破碎的纸片留在传真机内。

出现黑线或白线

当你在传真或打印时，纸张上出现黑线或白线，对方向你发送的文件或自己在复印时打印的文件出现一条或数条黑线。如果你使用的是CCD传真机，则有可能是反射镜头脏了，如果是使用CIS传真机，可能是透光玻璃脏了。这时候用户可以根据传真机使用手册说明，用棉球或软布蘸酒精擦清洁即可。清洁后问题仍无法解决，就需要把传真机拿去送修了。

而出现白线通常这是由于热敏头(TPH)断丝或沾有污物，如果是断丝，则应更换相同型号的热敏头。如果有污物可用棉球清除。

功能键无效

传真机的功能键无效就要先检是否有接通电源，然后检查按键是否有被锁定，并重新开机让传真机再一次进行复位检测，以清除某些死循环程序。如果还不能解决问题，就需要送修检查。

接收到的传真字体变小

现在的传真机会有带有压缩功能，就是将字体缩小以达到节省纸张的目的，但会与原稿不同版面不同，用户可以参考说明书将该功能关闭或恢复出厂默认值。

接通电源后报警声不停响

出现报警声不停响通常都是主电路板检测到整机有异常情况，这时候就要先检查纸仓里是否有纸，并且纸张放置是否到位;然后纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位;各个传感器是否完好;主控电路板是否有短路等异常情况。

更换耗材后，传真或打印效果差