办公室公文发文格式

2024-08-08

办公室公文发文格式（共8篇）

办公室公文发文格式篇1

一、具体操作流程及内容

(一) 页面设置。

1.新建一个word文档, 单击“文件”→“页面设置”, 打开“页面设置”对话框, 选择“纸张”选项卡, 把纸张大小设置为A4。

2.选择“页边距”选项卡, 首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”, 然后在“方向”设置栏中选择“纵向”, 然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm, 下3.5cm, 左2.8cm, 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4纸张297mm×210mm, 版心高度297mm-37mm-35mm=225mm, 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4略偏右下, 布局满足三大条件:一是从垂直方向看, 公文版心整体略处于纸面下部, 给人以沉重感觉, 符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间, 便于公文处理。三是从水平方向看, 订口略大于切口, 便于装订阅读。

(二) 制作发文机关标识。

1.在文档的第一行输入一个回车符, 并把这个回车符的大小和行距 (固定值) 都设置为99.5磅, 即35mm。或点击插入文本框, 设置文本框高度 (行) 3.5cm, 选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012版党政机关公文条例及规范, 取消以往上行文与下行文差异距离设置, 统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离, 正好可以标注份号、密级和保密期限, 以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

2.在文档的第二行输入“XX公司文件”, 并使之居中排列。选择这行字, 对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”, 选择“字体”选项卡, 在“中文字体”选择框中, 选择“小标宋” (或用宋体代替) , 在“字形”选择框中选择“常规”, 在“字号”选择框中直接输入“62”, 即单个字的宽和高都是62磅, 也就是22mm, 在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项, 在“缩放”选择框中选择“68%”, 使单个字的宽度缩小为高度的68%, 即15mm。点击“确定”, 完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm, 主要由于99版国标中“国务院文件”是此标准, 而2012版国标未对“发文机关标志”规定具体数值, 但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上, 文字少的情况下要适当拉宽字间距, 文字多的情况下尽量压缩字间距 (或缩放比例) , 总体上要小于版心, 做到醒目、美观、庄重。

3.选中第二行, 把第二行的行距设置成固定值“62磅”, 单击确定。

(三) 确定并标识发文字号。

1.在文档的第三行和第四行分别输入大小为3号仿宋字的回车符, 并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”, 即3号字的高度值, 这样根据《格式》要求, 发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

2.根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号, 比如“XX司[2014]1号”或“XX厂[2014]1号”, 用3号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“[]”括起。

3.选中第五行, 并把第五行的行距设置成“固定值”“16磅”。

(四) 红色分隔线。

1.在文档的第六行, 输入一个大小为11磅即约4mm的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm处的规定。

2.选中第六行, 并把第六行的行距设置为“固定值”“11磅”。

3.在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm-0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”, 打开“自选图形”工具栏, 选择直线工具, 在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线, 打开“设置自选图形格式”对话框, 选择“颜色与线条”选项卡, 设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”, 线条粗细为“1.0磅-1.5磅”, 即0.35mm-0.5mm。单击“确定”, 完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整, 最大应不超过1mm, 即“2.8磅”。

(五) 设置标题。

1.在文档的第七行和第八行分别输入一个3号仿宋字大小的回车符, 并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”。

2.在文档的第九行和第十行输入公文的标题 (因为该公文标题较长, 需占用两行的位置) , 并设置成2号小标宋 (或宋体) , 居中排布。第九行输入“XX公司”, 第十行输入“关于召开安全工作会议的通知”。同时, 把两行的行距设置成“固定值”“33磅”。因为2号字的高度是22磅, 把行距设置成33磅, 就是使用了0.5倍行距, 从视觉效果上看比较美观大方。

(六) 设置主送机关。

1.在文档的第十一行输入一个3号字大小的回车符, 并把这一行的行距设置成“固定值”“28.8磅” (后正文部分待述) 。新版《格式》要求主送机关编排于标题下“空一行”的位置, 此处“空一行”应为标准正文行距, 即一个汉字的字高加3号汉字字高的7/8的距离。

2.在文档的第十二行输入主送机关名称, 并设置成3号仿宋体, 居左顶格排布, 后标全角冒号。然后, 把这一行的行距设置成“固定值”“28.8磅” (后正文部分待述) 。

(七) 设置正文。

1.自文档的第十三行起, 输入公文的正文, 每自然段首行左空2字, 回行顶格。

2.输入完毕后, 选择全部正文, 设置成3号仿宋体字, 行距为“固定值”“28.8”磅。3号仿宋体字的宽度约为5.54mm, 28个字的总宽度为155.12mm, 取整后等于版心宽度 (156mm) 。3号字字高约为5.54mm, 因此一行 (3号字字高+3号字字高的7/8) 就约等于10.39mm, 由于版心高度为225mm, 两者相除为21.65, 取整后正好能排22行。注意撑满版心后, 每页面公文实际应该由22行3号仿宋字加21个行距组成。其中1个3号字字高的7/8分摊到22行约为0.23mm, 则得出实际每行调整为10.16mm。又因磅值相对毫米的初略换算可使用“磅数÷2.84=毫米数”的公式来进行换算, 故所得每行正文行距设置固定值约“28.8”磅。

(八) 设置发文机关和成文日期。

新版《格式》中对发文机关署名、成文日期等进行了统一规定, 并按照加盖印章、不加盖印章、加盖签发人签名章等三种不同情况进行了详细说明, 本文暂不过多阐述。重点讲解加盖印章的情况:对于单一机关发文或联合行文来说, 发文机关署名和成文日期的标注位置都应该满足加盖印章时“印章上边缘距正文1行之内 (即10mm之内) , 下压成文日期”的要求。由于一般机关或者企事业单位的印章直径都是45mm, 加上与正文的距离0mm~10mm, 这就要求成文日期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在45mm~55mm之间。这个距离减去发文机关署名和成文日期字符本身及行距的高度58磅, 即约21mm, 则需要在正文的最后一行与发文机关署名之间空出一个24mm~34mm的距离, 换算成磅值, 大约就是68磅~96磅。因此:1.在正文最后一行的下面输入一个高度为68磅~98磅的回车符, 然后把这一行的行距设置为与回车符高度相等的“固定值”。2.前面提到正文行距设置固定值为28.8磅, 经初略计算则在正文后面空行2.3~3.4行, 提行按规定输入发文机关署名及成文日期。经作者实际操作, 空3行加盖印章时, 印章上边缘距正文最后一行的下边缘大约8~10mm, 接近1行距离, 但也符合规定;空2行加盖印章时, 印章上边缘距正文最后一行的下边缘大约1~2mm。为防止空白过大, 容易被人插入内容, 实际操作建议空2行为宜。3.把光标放在成文日期的最后, 按要求连续输入空格, 每2个空格为1字, 以满足《格式》中不同情况对成文日期“右空字数”的要求。

(九) 设置版记。

1.把光标放在公文末页的最后一行, 输入抄送机关、印发机关和印发日期, 并设置成4号仿宋体字。“抄送机关”左空一字居左;“印发机关”提行左空一字居左, 印发时间右空一字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识。比如输入印发机关“四川维尼纶厂办公室”, “2014年7月31日印发”。

2.版记分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”, 打开“自选图形”工具栏, 选择直线工具, 在“抄送机关”行和“印发机关和印发时间”行的上下各划一条与版心同宽的横线→双击横线, 打开“设置自选图形格式”对话框, 选择线条虚实为“实线”, 版记中的首条分隔线与末条分隔线为粗线“1磅”, 即0.35mm;中间分隔线为细线“0.7磅”, 即0.25mm, 单击“确定”, 完成线条格式设置。

(十) 标注页码。

公文一般为双面印制, 版记则一定在偶数页上。此时公文编印的页码应为外侧标记, 装订为骑马钉 (或左侧装订) 。本文以左侧装订、页码外侧设置为例说明操作。

1.单击“页面设置”→“版记”→“页眉和页脚”→选择“奇偶页不同”→页脚“2.8cm”。

2.单击“插入”→“页码”→“页码设置”→选择“1, 2, 3…”、“续前节”“外侧”。

3.鼠标移至页面页码位置双击, 选中页码文本框拉长。奇数页:靠左对齐, 左空一字 (2个空格) 后直接插入特殊符号“—”, 然后1个空格, 右移光标, 继续1个空格后插入特殊符号“—”, 则奇数页页码设置完毕。偶数页:靠右对齐, 右空一字 (2个空格) 后直接插入特殊符号“—”, 然后1个空格, 左移光标, 继续1个空格后插入特殊符号“—”, 则偶数页页码设置完毕。

4.分别选中页码字体, 设置成白体 (Tahoma) 4号字或仿宋4号字。

至此, 一份Word版公文格式模板就设计完成。此模板适用多版本Word软件。

二、公文制作规范思考

公司发文格式员工离职工资通知篇2

XXX发[2013]007号签发人：

关于四川XXX餐饮管理有限公司

规范员工入职、离职管理办法的通知

四川XXX餐饮管理有限公司各部门、分店：

根据公司经营实际需求，为规范公司员工离职流程，经公司管理部门会议决定，现就XXX餐饮管理有限公司员工入职和离职作如下规定：

一、员工入职

（一）新员工应聘入职前，试工期为三天。如经过三天试工期后不合格者，试工期三天无工资。

（二）经过三天试工期合格者，一经录用，员工可享受三天试工期工资。

二、员工离职

（一）若员工申请离职，按程序办理正常离职手续，并由库管及出纳支付工资。若属承包制，则由承包人承担工资发放。

（二）正常离职手续办理流程：

1、员工离职需附《员工离职申请表》（见附件）。《离职申请表

中必须填写“姓名、部门、工种、入职时间、离职原因、各部门签字、本部门经理和总经理签字。

2、如有个人损坏的物品，需将赔偿金额结清，相关负责人签字后，完成正常离职手续才能离岗。

特此通知！

XXX投资管理有限公司

二零一三年四月二日

主题词：入职离职办法通知

主送：董事长

抄送：总经理、副总经理、各分公司负责人

办公室公文发文格式篇3

(公文用纸)

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

现在，实际办公中用纸，一般采用A4纸。A4纸的相关数据如下。A4纸属A组纸，A组的纸张尺寸的长宽比都是1:，然后舍去到最接近的毫米值。A0定义成面积为一平的纸张。接下来的A1、A2、A3……等方米，长宽比为1:

公文写作基础：公文格式新标准篇4

【口诀】

《党政机关公文格式》GB/9704-代替《国家行政机关公文格式》的`新标准，可归纳为如下口诀：

主题词儿不再标：删除主题词格式要素

密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角

印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素

成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注

公文页码不可少：增加页码格式要素

【修订内容】

本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T 9704-1988进行修订。

(1)增加了公文用纸的主要技术指标;

(2)增加了印刷和装订要求;

(3)增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号;

(4)增加了主要公文式样。

(5)将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》;

(6)删去原标准中的引言部分;

(7)删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释;

(8)对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型;删去国内16开型纸张的相应说明;

(9)对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整;

机关公文格式篇5

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

一公文眉首一般是指首页横线以上包括发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容。

二发文机关应当写全称或规范化简称联合行文主办机关应当排列在前。

三发文字号包括机关代字、年份、序号一般置于发文机关名称之下、横线中央之上。联合行文只标明主办机关发文字号。

四公文秘密等级分为绝密、机密、秘密三个等级注在文件首页右上角。绝密、机密公文应当标明份数序号。

五公文紧急程度分为特急、急件两种注在公文首页右上角。上注紧急程度下注秘密等级。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

六上报的公文要在文件首页发文机关名称之下、横线之上右侧注明签发人、会签人的姓名横线之上左侧注明发文文号其中“请示”还应当在末页注明公文承办人的姓名和联系电话。

七公文标题一般应标明发文机关名称、公文主要内容、种类。标题文字应力求扼要简短除法规名称加书名号外一般不用标点符号。

八公文主送机关是主要受理公文的机关。公文主送机关名称应当用全称或规范化简称位于正文的左上方顶格排印。公文主送机关名称的排列原则应根据发文的内容和对象确定一般应是先地方后市直先局机关后直属单位。没有“抬头”的公文主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。

九成文日期一般以领导人签发日期为准联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。特殊情况可以印发日期为准。公文除会议纪要、电报外应当加盖印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章。联合下发的公文联合下发文机关都应当加盖印章。印章应盖在成文日期的中央位置。

十公文如有附件应在正文之下空一行、公文落款之上注明附件顺序和名称。公文和附件要装订在一起不能装订在一起的应在附件首页的左上角注明公文的发文字号。

十一公文附注如“此件不公开报道”等注在公文落款印章之下并用括号括起来。

十二主题词标引在公文末页左下端分送栏之上按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列数量不超过5个词。

十三分送栏设在公文末页下端、公文印发机关栏之上。抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列。

最标准公文格式篇6

第一节公函格局的品种

依据公函载体的不同，分为文件格局、信函格局、电报格局、指令格局、纪要格局等。

文件格局信函格局

指令格局纪要格局

二、公函格局的基本要求：

1.公函用纸：一般运用纸张定量为 60g/ ㎡～ 80g/ ㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 80% ～ 90%，横向耐折度≥5 15 次，不透明度 ≥85%，pH 值为 7.5 ～ 9.5。

2.纸张巨细：4 A4 型纸：

210mm×297mm。

3.版面：公函用纸天头（上白边）为 37mm，公函用纸订口（左白边）为 28mm，版心尺度为 156×225mm。

4.字体：如无特别阐明，公函各要素一般用 3 3 号仿宋体字。特定状况可作恰当调整。

5.行数和字数：一般每面排 2 22 行，每行排 8 28 个字，并撑满版心。特定状况可作恰当调整。

6.公函应当双面印刷。

7.公函应当左边装订。

三公函的通用格局

版头：份号、密级和保密期限、紧迫程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

主体：标题、主送机关、正文、附件阐明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。

版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

一件完好的公函由三部分组成：

一、版头部分

1.份号：公函的份数序号也便是每份公函的编号，依据印制份数，编流水号。公函份数序号是为了把握公函的发放方向，便于公函的保密办理，便于把握公函的去向。

涉密公函一定要标示份号，假如发文机关认为有必要，也可对不涉密公函标示份号。

如需标识份号，一般用 6 6 位阿拉伯数字顶格编列在版心左上角第 1 1 行。份号用黑色标示。

2.秘级和保密期限：触及国家隐秘的公函应当标明密级和保密期限，国家隐秘分为隐秘、秘要和绝密三种。

如需标示密级和保密期限，一般用 3 3 号黑体字，顶格编列在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。

3.紧迫程度：紧迫公函应当依据紧迫程度别离标明“ 特急 ”、“ 加急”。

电报格局的公函紧迫程度分为四级，从急到缓顺次为：特提、特急、加急、平急。

如需标示紧迫程度，一般用 3 3 号黑体字，顶格编列在版心左上角；如需一同标示份号、密级和保密期限、紧迫程度，按照份号、密级和保密期限、紧迫程度的次第自上而下分行摆放。

4.发文机关标志：发文机关标志是公函版头部分的中心，用套红大字居中印在公函主页上半部，字体要严肃、标准、漂亮、巨细适度（一般应小于上级机关的字体巨细）。

发文机关标志首要有两种方式：一是发文机关全称或标准化简称后加 “ 文件 ” 二字；二是发文机关全称或标准化简称。字号以夺目漂亮为准则，字体巨细一般不超越上级机关。

发文机关标志上边际至版心上边际为 35mm m。发文机关标志引荐运用小标宋字体，色彩用赤色。

联合行文时可并用联合发文机关称号，一般主办机关称号摆放在前；也可独自用主办机关称号。

联合上报公函一般不独自运用主办机关称号。由于联合上行文需求将一切联署机关签发人的名字都标出，假如发文机关称号只用主办机关，这样与签发人的标示就不相匹配。

联合行文机关过多时，有必要确保公函主页显现正文。

5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文次第号三个要素组成。机关代字要求精确、标准、精粹、无歧义、易辨认，并固定运用，防止与上级机关、同级机关的机关代字相同。联

合行文时只标示主办机关的发文字号。同一区域，防止不同机关的发文字号的机关代字重复。

发文字号编列在发文机关标志下空 2 2 行方位，居中排布。年份、发文次第号用阿拉伯数字；年份用全称 4 位，用六角括号〔〕括入；发文次第号不编虚位，不加第字。

上行文发文字号标识在发文机关之下居左空 1 字。

6.签发人：上报的公函需标识签发人名字。这时发文字号标识在发文机关之下居左空 1 1 字，签发人名字平行居右空 1 1字。签发人用用 3 3 号仿宋体字，签发人名字用用 3 3 号楷体字标示。

联合行文时有多个签发人，签发人名字按发文机关的次第摆放从左到右、自上而下顺次均匀顺排，一般每行排 2 2 个名字，回行时与上一行第一个签发人名字对齐，最终一个签发人名字应与发文字号处在同一行并使赤色分隔丝与之的间隔为 4mm。

二、公函主体

1.公函标题：标题由发文机关称号、事由和文种组成，应当精确、简明归纳公函的首要内容。4 个以上（含 4 个）机

关联合行文时，标题中发文机关称号可简略。公函标题中除法规、规章称号加书名号外，一般不必标点符号。

公函标题一般用用 2 2 号小标宋字体，编列于赤色分隔线下空空 2 2 行的方位，分一行或多行居中排布；

回行时要做到词意完好，摆放对称，长短适合，间隔恰当，标题摆放应运用梯形或菱形，不该运用上下长度相同的长方形或上下长、中心短的沙漏形。

2.主送机关：是公函的首要受理机关。主送机关应当运用机关全称、标准化简称或许同类型机关总称。其间，运用简称要标准、精确，机关的标准化简称和总称应由上级机关清晰，不得随意假造机关简称。

运用总称，包含的区域、部分、单位要完全，称谓要精确。

3.公函正文：是公函的主体和中心地点，用来表述公函的内容，公函主页须显现正文。

一般公函的首个盖章页应当一同显现正文、发文机关署名和印章。

正文中标题字号的运用：文种结构层次顺次能够用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 标示，一般一级标

题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文相同用 3 号仿宋。

4.附件阐明：是公函附件的次第号和称号。公函正文中的一些内容，如图表、名单、规则等，如穿插在公函正文中，往往间隔公函前后的联络而形成阅读上的不便利，需将其从公函正文中抽出来作为公函的附件独自表述，即附件。

公函附件是正文内容的组成部分，与正文具有平等效能。

在正文下空 1 1 行左空 2 2字方位编列“附件”二字，后标全角冒号和附件称号。如有次第号，运用阿拉伯数字标示，附件称号后不加标点符号。

5.发文机关署名：应当用发文机关全称或标准化简称。特别状况如计划、指令（令）等文种需求由机关负责人署名的，应当写明职务。

单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编列。

联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关次第摆放在相应方位，并使印章加盖其上。

如善于发文机关署名，应使其右空2 字编列，并相应添加发文机关署名右空字数。

不加盖印章的公函，单一机关行文时，在正文下空 1 1 行右空 2 2 字编列发文机关署名，在发文机关署名下 1 行编列成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移 2 字；

6.成文日期:是公函的收效时刻，是党政机关公函收效的重要标志。

成文日期确认的准则和标示方位有 2 种：一是会议经过的抉择、决议等以会议正式经过的日期为准，成文日期编列在公函标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公函，以签发日期为准（联合行文以最终签发的机关负责人签发的日期为准）。

成文日期在公函正文或附件阐明的右下方右空 4 字编列，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

不加盖印章的公函，在发文机关署名下 1 行编列成文日期，首字比发文机关署名右移2 字。

7.印章:印章是公函收效的标志，是判定公函真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。

有特定发文机关标志的普发性公函能够不加盖印章。纪要不加盖印章。

单一机关行文时，印章规矩、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下方位，印章顶端应上距正文一行之内。不得呈现空白印章。

联合上行文，发文机关只署名主办机关时，能够只加盖主办机关印章。联合下行文时，一切联署机关均须加盖印章。

联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关次第规整摆放在相应方位，并使印章加盖其上，最终一个印章规矩、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间摆放规整、互不相交相切，每排印章两头不得超出版心，每排最多放三个印章。

8.附注: 一般是对公函的发放规模、运用时需注意的事项加以阐明

请示件应当在附注的方位上标示联络人和联络方式。

如有附注居左空 2 2 字加圆括号编列在成文日期下 1 1 行。

三、版记

版记应置于公函最终一面，版记的最终一个要素置于最终一行。这样是为了便利阅文和查询。

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中心的分隔线用细线。

首条分隔线坐落版记中第一个要素之上，末条分隔线与公函最终一面的版心下边际重合。

1.抄送机关：是指除主送机关外需求履行或许知晓公函内容的其他机关，能够是上级、平级、下级及不相从属机关。

公函的抄送规模应当严厉按照工作需求确认，不能滥抄也不能错抄和漏抄。

在摆放次第上一般按机关性质和从属联系确认，按照先上级、再平级、后下级的次第。

如有抄送机关，一般用 4 4 号仿宋体字，编列在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编列。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关称号，回行时与冒号后的首字对齐，最终一个抄送机关称号后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编列办法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

2.印发机关和印发日期：印发机关是指公函的印制主管部分，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部分。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关便是印发机关。

印发机关和印发日期一般用 4 4 号仿宋体字，编列在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编 01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线离隔。

3.页码

一般用 4 4 号半角宋体阿拉伯数字，编列在公函版心下边际之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边际7mm。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。公函的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编列页码。

公函的附件与正文一同装订时，页码应当接连编列。

第三节公函的特定格局

一、信函格局

公函的信函格局是被广泛选用的一种公函特别格局。首要用于发布、传达要求下级机关履行和有关单位周知或履行的事项，报送计划，商洽、问询、答复或许阐明某件详细事项。信函格局相对简略，易操作，在各级行政机关的公函中广泛应用，常用于告诉、批复、函等文种的公函中。

1.发文机关标志：发文机关标志运用发文机关全称或标准化简称，其上边际至上页边为 30mm，引荐用赤色小标宋字体，字号巨细由发文机关裁夺，以版心为准居中排布。联合行文时，运用主办机关标志。

2.赤色分隔线：发文机关标志下下 m 4mm 处为一条赤色双线（上粗下细），距下页边 m 20mm 处为一条赤色双线（上细下粗），线长均为 170mm，均以版心为准居中。

3.份号、密级和保密期限、紧迫程度：如需标识份号，顶格居版心左边际编列在第一条赤色双线下；如需一同标示密级和保密期限、紧迫程度，密级和保密期限顶格编列在份号下1 行，紧迫程度顶格编列在密级和保密期限下 1 行。

4.发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编列在第一条赤色双线下。发文字号与赤色双线的间隔为 3 号汉字高度的7/8。

5.标题：标题居中编列，与其上最终一个要素相距 2 2 行。

6.页码：信函格局公函主页不显现页码，由第 2 页开端标示。只要 2 页的信函式公函，第 2 页能够不显现页码。

7.版记：信函格局公函的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。

二、指令格局

指令格局的公函，适用规模有特别的约束。一般用于发布行政法规和政府规章。

发文机关标志是发文机关全称加指令或令组成，居中排布，上边际至版心上边际为 35 ㎜，引荐运用赤色小标宋。发文机关标志下空两行会集编列令号，令号下空两行编列正文。在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标示签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编列成文日期。

三、纪要格局

纪要适用于记载会议首要状况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会评论议定的事项都是本机关的决议计划事项，要以纪要的方式印发公函，作为辅导开展工作的依据。

1.纪要标志：由“XXXXXX 纪要”组成，居中排布，上边际至版心上边际为 35mm，引荐运用赤色小标宋字体。

2.编号：纪要标志下空 2 行居中编列纪要编号“第 X号”，并用圆括号括入，不受约束；

也可按编列，如“〔2016〕X 号”。

3.发文机关和成文日期：纪要编号下空 1 行编列发文机关和成文日期，发文机关居左空 1 字，成文日期居右空 1 字。

4.到会、列席和请假人：标示到会人员名单，一般用 3号黑体字在正文（或附件阐明）下空 1 行左空 2 字编列“到会”二字，后标全角冒号，冒号后用 3 3 号仿宋体字标注到会人单位、名字，回行时与冒号后的首字对齐。

标示请假、列席人员名单，除顺次另起 1 行并将“到会”二字改为“请假”或“列席”外，编列办法同前。

5.纪要不加盖印章

6.纪要格局能够依据实践拟定。

小结（新旧不同之处）

一、版头部分：

1.密级、紧迫程度从右标示变左标示；“急件”改为“加急”；

2.一切文件格局的红头“上留白”(至版心)由 25mm 扩展至 35mm;撤销上行文“上留白”(至版心)80mm 的特别格局；

3.发文机关标志“文件”二字可加可不加；

4.联合上行文签发人每行排一人改为排二人。

二、主体部分：

1.成文日期由汉字改为阿拉伯数字；

2.落款处添加发文机关署名；

3.特定发文机关标志的普发性公函和电报能够不加盖印章。

三、版记部分：

1.撤销主题词；

转发公文通知格式篇7

一、标题怎么写，标题太长怎么办

公文的标题由发文机关、事由、文种构成，转发类通知的标题，一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。但实际办文中，有省略发文机关的，也有省略重复介词的等等。如《××xxxx通知》（×政办发〔XX〕26号）。

在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时标题中“关于”、“转发”、“通知”反复在一个标题内多次出现，十分累赘，让人读起来别扭，理解起来困难。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。

1.省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”。如《转发xxxx实施细则（试行）的通知》（××办[XX]2号）。被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》（国办发〔XX〕31号）。

2.替代法。有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如<<转发xx部监发[xxxx]2号文件的通知>>（××监[XX]6号），倘若不如此替代省略，拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由，也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如<<××省人民政府办公厅关于转发国办发〔xxxx〕38号文件xxxx的通知>>（×政办发[XX]41 号），既避免了冗长，又标明了事由。

3.直转法。如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这时可以直接转发初始发文单位文件，不要间接层层转发。

4.简称法。在系统内部行文，可使用规定的规范化简称。

二、正文怎么写，无话可说怎么办

正文基本上有以下二种写法：一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅（室）转发部门的意见等，写法上通常先表明态度，提出转发原则要求。一般篇幅较简短。二是提出具体要求的写法。常见于下级机关（职能部门）转发上级机关（职能部门）的文件。一般开头直说转发事项，即将某某文件转发给你们，再对如何贯彻执行提出具体要求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化，也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调，并作出适当的安排。

很多同志转发文件时时感到无话可说，总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署，按上级的要求执行就行了，这是不对的。上级机关的文件，讲的大多是一些原则性、规律性的东西，不可能讲得很具体。转发时可以避虚就实，紧紧着眼本单位的实际，把原则性的东西具体化，把普遍化的要求个性化。要针对本单位的特殊性，提出可操性强的措施和实际步骤来加以解决。如被转发的文件属于规章制度类的东西，自身对某方面的工作规定得比较具体详细，操作性较强，转发时也可以化实为虚，提出学习贯彻的原则性要求，切记不能硬提要求。为精简文件，避免层层转发，可翻印下发的就不要转发，目前这种方式已在不少地方被广泛采用并在实践中得到了认可。

三、引文如何引，引文不准怎么办

公文格式(非常实用) 篇8

公文的体式与稿本

公文格式，由眉首、主体和版记三大部分组成，分为文头、行文和文尾三个部分。

从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。

公文版头部分，包括版头（发文机关标识）、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。

公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。

公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

公文格式

（一）发文机关标识

版头。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。用套红大字居中印在公文首页上部。

文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位置问题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

联合行文，版头可以用主办机关名称，也和以并用联署机关名称。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。

（3）密级。公文的秘密等级，标注于份号下方。保密等级字体：一般用3号或4号黑体

（4）紧急程度。对公文送达和办理的时间要求。紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

（二）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入，经常出现使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（三）签发人

上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是，左右空格不对，使用字体不对。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

（四）公文标题

标题。由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整，比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行，正确的分行应在“资金”后；使用字体字号错误，有的没有用2号字，有的没有用小标宋字；行距不对，有的距离过大，有的过小。

（五）主送机关

主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，须格排印。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

（六）公文正文

公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

正文的字体：常用3号或4号仿宋体

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。

结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“

一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。

公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”，重量单位KG用成“公斤”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

1．定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2．中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六日（1964年10月1日）。

3．含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“﹒”隔开，并处加引号。如：“一•二八”事迹（1月28曰）、“一二•九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。

4．相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。

5．用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。

6．公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。

7．统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

8．物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、100名。

9．部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如：38915部队、总3211号、国办发〔2005〕8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

10．引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所扰版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。

11．表示数字的范围也有写法的讲究。例如：“3万～8万”，不能写成“3～8万”；5%～15%，不能写成“5～15%”。

（七）附件

公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。附件的字体：常用3号或4号仿宋体

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

（八）成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”，不能写为“0”。日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

（九）公文生效标识,(发文机关署名)

应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

印章。除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。

（十）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；主题词不能超过5个。主题词的字体：常用3号或4号黑体

（十二）抄送机关

抄送机关。指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（十三）印发机关和印发日期

成文日期。一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

（十四）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识。

3．版记部分

版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。

印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文未页下端。

（1）主题词

主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。

“主题词”用3号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（2）抄送机关

抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄送，抄送给什么样的机关都要从实际需要出发，既不要滥抄滥送，也不应漏抄漏送，以免产生不利的影响。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角

冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和印发时间

公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。

印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。

印发机关时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关在左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（4）版记中的反线

版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线，相互隔开，宽度同版心。

（5）版记的位置

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。