行政办公室

行政办公室（通用12篇）

行政办公室 篇1

项目名称:南方科技大学行政办公楼

业主:南方科技大学建设办公室

建设地点:广东深圳

设计单位:筑博设计股份有限公司

用地面积:0.58 hm2

建筑面积:1.03万m2

结构形式:框架

材料应用:铝板,涂料

项目负责人:钟乔

建筑设计:黎靖,张甜甜,冯茜

结构设计:汤凯峰,马海英

给排水设计:张永峰

暖通设计:马亚翔

电气设计:汪清

设计时间:2010年

建成时间:2013年

图纸版权:筑博设计股份有限公司

摄影:钟乔,唐杨

已有很长一段时间,中国大学的校园充斥着“政”大于“学”的风气,高度集权的政治体制和管理模式根深蒂固地影响并还将继续影响一代又一代学子新建校园受此影响,“大轴线、“大广场”的规划模式成为主流,而校行政办公楼往往“理所当然”地被置于轴线的中央或者末端,俨然一副“太和殿”的架势。

南方科技大学校园的规划设计初始,有识之士就大力提倡“共享、融合、开放”的基本概念,打破学科分割、追求交流互动、氛围自由、促进集中和跨学科合作是规划的基本原则。但“集权”思想又无时无刻不以其巨大的隐形控制力阻挠着开放校园的设计与建设。新行政办公楼的设计正是在这样的夹缝中挣扎、抗争的产物。

背景

2010年,朱清时院士出任南方科技大学校长,提出“去行政化”的新型办学思想这一办学理念呼吁更加开放的校园和建筑。学校总体规划几经易稿,最终确定以“反规划”的设计手法取得校园布局与自然环境的和谐,但行政办公楼还是被安排与校图书馆信息中心和会堂共同作为学校的前区形象,并且处于会堂与图书馆的中间位。

策略

以一种开放、谦虚、具有亲和力的姿态体现“去行政化”和“教授治校”是设计的关键策略。让办公回归到仅仅是“办公用房”这一纯粹而简单的概念体系,剥离办公与“行政”的潜在关系

手段

1.强调建筑地域特点

从南方湿热性亚热带气候特征出发,以传统的“天井”建筑为模型我们希望通过小尺度的“井院”、底层架空、导风入室、外遮阳等传统手法创造舒适的办公环境小气候。3个相对独立的“井院”式办公建筑簇拥成团,窄小的“井院”同时起到提供长时间的公共阴影空间和拔风的双重作用,避免了大院落所带来的交通流线长以及院落在日晒下可观不可用的弊端。

2.“捷径”的介入

强调图书馆信息中心才是现代大学的精神核心,插入两层的全开放公共步行系统游走于3个“井院”之间,形成类似街道的“捷径”。首层捷径联系校前广场和图书馆信息中心,并设置咖啡厅和餐厅等公共服务设施;二层捷径联系会堂的地景式屋面和图书馆信息中心。捷径带来的大量穿越性人流和建筑间提供的舒适的阴影遮蔽空间极大地提高了办公建筑所处环境的公共性,让学校的行政事务变得开放和平易近人,将教授和学生的关系消解成平等的“街坊”、“邻里”关系。

3.以“表皮”包裹

由于3组小型建筑群的组合与周边图书馆信息中心和会堂的大尺度体量存在不可调和的视觉矛盾,同时由于建设过程中来回易稿导致建筑立面相对混乱和尴尬的实际局面以及抢工造成的较大施工误差和粗糙性,我们决定用一张连续的、轮廓相对简洁的表皮同时包裹整个建筑群,使之与图书馆信息中心和会堂建筑在外观体量和尺度上协调一致浪漫的表皮一方面起到整合体量的作用,另一方面则起到外遮阳和遮丑的实际作用。表皮的设计围而不挡,透而不露,形成干净界面的同时,带来建筑和街道等公共空间之间过渡性的模糊灰空间

本案意在彻底剥掉中国近代行政办公楼的官式外衣,以谦虚的姿态把学校中心让给图书馆信息中心,让到达图书馆的公共开放步行捷径直接从行政办公楼中间穿越,让学生和老师理解“去行政化”的真实含义。

行政办公室 篇2

第一章 总则

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二章 细则

第一条 服务规范

1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方。

2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

3.用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

4.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。

5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第二条 办公秩序

1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁、整齐。

4.部门、个人专用的设备由各部门所在人员做清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。

5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

6.吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公室（办公坐位上）吸烟。

7.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事,除业务有关人员需上网外,其余正常上班时间不得利用本部电脑上网聊天、打游戏。

第三章 办公礼仪规范．办公室职员上班服装、仪容仪表必须端庄、整洁，不宜穿奇装异服。男性头发、胡须不宜过长。女性不能浓妆艳抹，不宜用浓烈的香水． 在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。

3.爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。4 ． 不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭，更不允许吸烟。． 各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。

6.办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。． 不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。

一、会议室使用规范：

1． 要使用会议室的各部门（基地），其负责人必须提前一天向办公室预约，如需临时使用可在会议无计划时使用，并在计划使用前撤离；

2．未经总经理同意，任何部门及个人不得使用会议室；

3．使用过程中，必须确保会议室内各个设施的安全完整，未经总经理的许可，不得对会议室 内的设施作出操作处理。

二、会议制度． 参会时，不迟到、不早退；有病、有事的确不能出 席会议者应先请假，同意后方有效。2 ． 每次例会后，各部须交书面报告和工作计划。． 各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。

三、综合办公室规章制度

综合办公室是公司的综合性、服务性、行政事务性部门，综合办公室工作好坏体现全公司的工作面貌和业务水平，因此全公司人员必须积极配合办公室的工作。

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本规章制度。

四、办公室文件收发规定

1、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

2、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。文件由拟稿人校对，审核后方能复印盖章。

3、经签发的文件原稿送办公室存档。

4、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

5、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

6、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打樱各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打樱打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

7、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

8、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

9、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

五、办公用品购臵领用规定

1、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购臵。实行经济责任制考核的部门所需购臵办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。需购臵的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购臵。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。

2、办公用品购臵后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。

3、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。

4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

5、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

六、职员考勤制度

1、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

2、周一至周五为工作日，周六、周日为休息日。每周工作时间为40小时。以现状暂行作息时间制

度为：

上午08:00-12:00

中午（午休）12：00-14:00

下午14:00-18:003、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本部门负责人同意。

4、公司市场营销部、项目技术部、投资发展部、会议中心周日值班由由办公室统一安排，报总经理批准后执行。因工作需要周日加班的，由各部门负责人填写加班审批表，报总经理批准后执行。节日值班由公司统一安排。

5、员工请假，需填写请假条，由经理签批后生效。其请假后的相关工作与职务代理人交接清楚。

七、办公室部门规章制度

办公室职能第一条负责分团委文档的整理、登录、分类保存等工作，还要对分团委举办的各项活动及常规活动的所有活动材料，包括图片资料、文字资料，均在活动结束后及时整理、归档、备用。力求做到需要调用文档时，能立即提供。

第二条负责分团委内部会议的筹备、会场布臵，协助各部门筹备的会议。例如和政府部门项目对接的例会的会议记录，以内部的会议记录等等。

第三条 记录并存档各部门每次的例会的出勤情况。负责各个部门工作完成情况的记录，为评优提

供依据。建立内部成员的个人档案以及各部门干事的联系情况，记录工作业绩，人事档案定期及时整理、补充和认真搞好档案管理和保密工作。安全保管。

第四条信息调查研究制度：

为充分发挥办公室的参谋助手作用，更好地为公司的决策和指导工作提供服务，特制定本制度。

1．调研工作要制定调研的目标和计划，每次调研要确定调查范围和对象，参加人员，拟定调研提纲并及时做好调研报告的起草和上报工作。

2．调研的重点是全区各项工作中取得的成绩，全区阶段性中心工作实施过程中各单位创造的好做法，工作中出现的事有苗头性，倾向性的问题，公司领导和社会群众关心的热点、难点、敏感点问题；某项具体工作，具体问题和具体事件，公司领导正在考虑或将要考虑的重要工作及重大事项。

3．调研人员要坚持一切从实际出发，实事求是的思想路线，发扬吃苦精神，改进工作作风，深入基层，深入群众，虚心向群众学习向实践学习增强认识问题，分析问题的能力，提高调研报告的时效性和针对性，不断提高调查研究的水平。

第五条信息工作制度

为搞好信息工作，为公司决策提供及时准确的信息服务，特制定本制度。

1．信息例会每周召开信息专题会。分析市场信息刊物采编需要重点，确保和落实本周需要组织收集、编报的信息重点和题目。

2．每月召开信息分析会。分析本月信息采编中存在的问题，研究下月信息要点和采编计划及需要落实的有关措施。

3．每季度召开信息例会。各单位分管办公室领导和信息员参加，围绕本季度信息工作情况，有针对性地总结，交流各部门做好信息工作的新经验，以及要解决的问题。

4．每年召开信息工作会。总结本工作，表彰先进，安排部署下信息工作。

第六条督促检查工作制度

为进一步做好督促检查工作，确保公司各项工作任务的贯彻落实，并使全公司的督查工作走上经常化、制度化轨道，特制定本制度。

1．责任制度。对督促检查的事项，认真进行分解，实行量化管理，责任到人、到单位。督查工作人员明确分工，各司其职，各负其责，保证决策督查和专项查办各项目标任务的完成。

2．分流制度。对种类督促检查事项按照“分级负责，归口办理”原则，由公司总经理统筹安排，分流到各个部门，对多个部门共同承办的及时协调。

3．督办制度。《督促检查事项通知单》发出之后，区委办公室对承办单位事项的进展情况，要及时进行催办，对办理进度缓慢的单位，派人直接到承办单位进行督促检查，促其按期办理。

4．报告制度。及时收集各类督促查办事项落实情况，按照时限要求向区委写出专题或综合报告。

5．反馈制度。综合办公室对各部门上报的重要工作部署的情况，要进行综合分析，及时汇总并公司有关领导反馈。

第七条：

行政办公室 篇3

一、办公室管理中的人事方法

通常，确定要做的工作以及如何做，是管理工作中最简单的任务，而最重要的则是管理的主观或人事。由于办公室工作的各个方面都是有着职责的人在负责，行政管理中的共性问题，首要就是职责人的问题。因此，信任、公正、耐心和常识是对解决人事问题的基本要求。成功的办公室管理者要博得下属的尊敬，确保部门的最高工作效率，必须要有一定的个人魅力。管理者对人不能过于亲近，过于亲近往往导致过于宽厚，而过于宽厚又会导致失去尊重和信任，当然冷淡和过分严格同样也是不成功的。能使管理员成为一个领导人而不是一个工头的态度应是介于这两个极端之间，这种态度才能赢得最大的合作。

二、对办公室工作进行有效计划

办公管理不当、没有计划的人经常被日常的文书工作搞得晕头转向。如果想努力使办公室有一个良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度并坚持下去。办公室工作中的通病就是事必躬亲，适当的委派，把某项任务连同完成任务的权力交给别人，让别人和你一起为实现某一目标而共同努力，既可以节省时间，又可以使下属得到充分锻炼。作为管理人员，一定要让别人来分担你的工作。想成为一个有效的时间管理者，就一定精通委派的艺术。

三、改善办公室时间，运筹方法

用尽可能少的时间办尽可能多的事，具体方法是对遇到的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，如果有些事不做，也不会有任何影响，那么，这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？把能够合并起来的事尽量合并起来办。三是能不能代替它？用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，自然是最佳方案了。

四、办公室工作量化管理

办公室工作的量化管理需应用定性与定量相结合的原理和方法。衡量脑力劳动和体力劳动劳动两者的比重，定性、定量相结合的分析方法可以避免机构臃肿、人浮于事、浪费时间的现象。定性，就是对人与事的特性进行鉴别和确定，定性分析带有较强的主观性。定量是通过一种数字符号显示人的功能特性或人的效率特性。办公室工作量化管理需进行测量与评定工作效率，对于办公室工作时间及业绩和贡献的都需要全面确定行为价值。再其次，就是掌握好动静结合的原则，具体可通过制定工作标准、制订工作定额的要求、办公室工作分类等。

五、权责相称，适当授权

授权就是把工作委托给胜任工作职责的那些人。必须授予足够的权力才能保证工作的完成，工作要出成果就必须互相了解。从上到下，权责关系必须清楚，这样才能贯彻全部职能有效进行管理，尽可能减少任务的重复和交错。办公室要想管理好，必须有适当的授权，至少给予足够的权力，使工作完成，让骨干工作人员发挥主动性，保证工作正常进行。当然，这得看被授权力和职责的人必须愿意承担义务，必须胜任所负责的工作。但不幸的是，许多管理者不会授权，因为他们不能充分理解自己的作用，或者说他们不相信下属的工作才能，以为工作非他们自己是不能做好的。管理员也有由于心理上的动机而不肯授权于人的，他们怕竟争，怕失去信誉和赏识，怕自己的短处会暴露出来。这种惧怕心理往往会导致工作不好、生产率低下，并使部门中工作人员的士气低落。

六、有效的办公室人际沟通

沟通是一种高度个人的、感情的过程。单位的办公室，如同在其中工作的个人一样，都有自己的个性。在改进沟通上，行之有效的办法会产生事半功倍的效果。沟通者不但应关心选择合适的沟通手段，而且，要关心接受信息者的情感反应、态度和感觉。但是，除非发出信息者得到某种确认信息已被收到和内容已被准确理解，否则就不能肯定沟通已经完成。人际沟通有助于激励工作人员以尽可能有效的方式完成工作，建立办公室管理者与下属之间的有效沟通是单位面临的人际关系中最重要的问题之一。

沟通不是一种由管理者到下属到管理者的单向通道。沟通要能有效，必须是双向的——上下于管理者与下属之间，而且在管理者和下属之间还有“便道”。在有效的双向沟通中起助手作用的是办公室管理者，他起着“连接拴”的作用，是上下沟通的主要渠道。管理者作为“连接拴”，在他的下属面前是上级，而在另一个群体，管理员要对其中层管理者负责，他是下属。作为一个“夹在中间”的人，办公室管理者必须小心地选择用于双向沟通的合适媒介，这种媒介能清楚地向接收者传输信息，而后者通过反馈，表明他们对信息内容有明确的理解并将采取预定的行动。

高校办公室行政管理工作思考 篇4

一、高校办公室行政管理工作存在的问题

目前, 我国高校办公室的行政管理工作总体上能达到上呈下达的目的, 在学校和学生之间起到了良性沟通的作用, 方便了学校各项活动的顺利开展。但是在办公过程中, 仍然存在一些问题, 主要表现在以下个方面。

第一, 缺乏科学的分工管理方法。学校的管理工作主要包括行政管理和教务管理, 这其中涉及到许多繁杂的事务, 如学生的档案管理、学籍管理、教学管理等等, 这些事务看似简单, 实际操作起来非常繁琐。不但需要办公室工作人员有良好的业务素质, 更要求他们要有一丝不苟的敬业精神。但是在日常的工作中, 由于事务太多, 工作人员往往分不清主要工作和次要工作, 眉毛胡子一把抓, 缺乏科学的分工管理, 这样的结果就是工作越干越多, 职工乐感越累。

第二, 对高校办公室行政管理工作缺乏足够的认识。高校办公室是关系到高校工作能否顺利开发的咽喉要道, 它的重要性不言而喻。但是许多办公室工作人员并没有真正认识到它的作用和重要性, 在他们眼里, 高校的目的就是教学, 只有教学工作才是高校唯一应该重视的问题。这种想法在高校办公室工作的具体表现就是消极怠工, 在工作中不积极、不主动, 当一天和尚撞一天钟, 得过且过, 这种做法不但对学校工作的开展造成了不利影响, 也严重侵害了学生个人的利益。

第三, 高校办公室行政工作人员的业务水平有待提高。高校办公室工作非常繁琐, 没有固定的方法和模式, 需要投入很多的精力和时间, 这就给工作人员带来了很大的困扰, 久而久之, 严重影响了员工的积极性。这就需要工作人员有过硬的业务水平, 能把杂乱无章的工作处理得井井有条。但是, 很少有员工能抽出时间来学习行政管理的专业知识, 工作人员业务水平过低一直是制约着办公室工作效率提高的短板, 如不加以改善, 那么高校办公室的行政管理工作无法取得实质性的进步。

二、高校办公室行政管理工作改进的办法

综上所述可以看出, 高校办公室行政管理工作面临着许多问题, 不但制约了学校的发展, 也影响了学生的个人利益。因此, 改进高校办公室行政管理工作已刻不容缓。本人结合多年高校办公室工作经验, 提出以下几点建议, 供大家参考。

第一, 对办公室工作人员进行培训学习, 提高其综合素质。办公室工作人员的素质不单单只是业务素质, 还包括政治素质、心理素质等等。办公室工作任务重, 责任大, 要求工作人员有很好的抗压能力, 要勇于迎接压力和挑战, 化压力为动力。另外, 办公室许多上传下达的文件都是关于党的路线方针政策在高校的实施的问题, 这就要求工作人员要有良好的政治素养, 使自己的觉悟跟得上组织, 跟得上时代。为了提高办公室工作人员的综合素质, 学校应该组织培训学习班, 选拔一批学习能力强, 工作态度端正的年轻职工参与学习, 为办公室工作输入新鲜血液。

第二, 严格学校的考核制度和赏罚制度。针对办公室工作人员消极怠工的现象, 学校一定要加大力度, 下大决心严抓职工考核, 对平时工作认真, 做事严谨的员工予以奖励, 对那些工作散漫, 态度消极的员工加以惩罚。学校考核制度和赏罚制度一定要做到公平、公正、公开, 要有章可循, 一视同仁, 不能搞人情政策和特殊待遇。办公室员工也要在思想上真正接受这两个制度, 不能有抵触情绪, 要坚守岗位, 踏实工作。

第三, 创新管理手段, 改进管理方法。针对办公室工作信息量大, 内容繁杂的特点, 采取有效的管理手段和管理方法。尤其是当今时代是一个信息化时代, 互联网无纸化办公已经成为改进办公模式, 提高办公效率的一个重要手段。因此, 办公室工作人员一定要与时俱进, 充分利用现代科技的产物, 学习电子办公的相关知识, 利用好计算机、互联网以及一些方便快捷的电子办公软件 (如word、excel、Power Point) 。从真正意义上实现管理手段创新化, 管理方式电子化的当代办公模式。

三、结语

高校办公室行政管理部门作为高校管理的重要部门, 扮演者重要的角色, 发挥着不可替代的作用。因此, 学校一定要重视办公室管理工作出现的问题, 针对问题采取行之有效的解决方法, 使学校的各项工作得以顺利开展。

摘要：高校办公室行政管理工作是学校工作的重要环节, 它在学校发展壮大的过程中扮演着重要的角色, 发挥着不可替代的作用。目前, 我国高校办公室管理工作还存在着一系列问题, 不但制约了学校的发展, 也影响了学生的个人利益。因此, 改进高校办公室行政管理工作已刻不容缓。

关键词：高校,办公室,行政管理

参考文献

公司行政办公室职责 篇5

2 负责员工合同的签订、续签，调薪、调岗、调职等流程的办理;

3 负责员工的招聘、面试安排;

4 负责公司食堂、宿舍管理;

5 负责公司办公环境维护，公共设施的损坏维修，固定资产管理、盘点;

6 负责外协部门的接洽安排(例如：网络管理、基础设施的建设修改);

7 负责政府事务的接洽、办理(专利、专项基金、高新技术企业等);

8 负责员工培训需求分析、组织、落实等工作;

9 负责员工关系的维护，纠纷的处理工作;

行政办公室 篇6

【关键词】国有企业；办公室；行政事务；管理；研究

对于国有企业而言，办公室行政事务管理工作的综合性非常的强，起到了承上启下作用。由于办公室行政事务管理工作内容繁琐、复杂，管理难度非常的大，因此在具体管理工作中，国有企业应立足实际，制定符合本企业特点的有效管理方法，只有这样才确保办公室行政管理部门落实工作。

一、国有企业办公室行政事务管理工作概述

1.主要职能

国有企业办公室行政事务管理部门，综合性强，具体工作涉及面非常的广泛，集中表现为服务与管理两种职能，与国企内部每一个员工的利益息息相关。在办公室行政事务管理工作中，要进行档案文件的管理、督察督办以及公务接待、制定规章制度、印鉴及车辆管理、后勤管理等。上述工作内容均是针对国企运营过程而提供的服务和管理事项，工作质量与效率会直接影响国企的正常运转。从这一层面来讲，国有企业应当深刻地意识到办公室行政事务管理的重要性，结合企业实际情况，不断规范和完善管理机制，明确管理目标和工作细节，采取针对性的措施解决日常琐碎事务。

2.办公室行政事务管理意义和价值

作为综合性的管理部门，办公室行政事务管理工作中，因为工作性质繁杂而琐碎，对应部门较多，因此在国有企业内部各部门间起到了协调、衔接以及桥梁和纽带的作用。具体而言，国有企业办公室行政事务管理的意义体现在如下方面：第一，联系与协调。国有企业的办公室行政事务管理工作人员，负责企业内外的上传下达，负责部门之间的沟通协调；既要将上情下达到部门、员工，又有将下情上报至领导、决策层。由此可见，办公室行政事务管理工作，就是在国有企业内部发挥联系内外、综合权衡以及上传下达、服务协调的作用。对于办公室行政事务管理部门而言，其兼具着指挥、决策以及执行和协调等功能，而且处在基层与决策层之间，负责上报相关情况于决策层，并且严格按照领导层的意图，进行文件起草、协助方案的制定，并最终将规章下发到基层执行。第二，助手与参谋。其协助决策层有效处理日常行政事务，并且参与相关事务决策、控制以及执行和反馈活动。实践中，其负责组织调研，为国有企业的快速发展提供决策性的参考。同时，还可以为企业各项重大决策的做出，提出合理的建议；在办公室行政事务管理过程中，应当充分利用好信息技术手段，全面收集和把握好国有企业的重要信息，并且应具备预见性能力，可将问题以及隐患等，消灭在萌芽状态。

二、当前国有企业办公室行政事务管理中的常见问题

1.思想观念仍显落后

据调查发现，目前国内仍有很多的国有企业办公室行政管理工作思想观念比较落后、陈旧，严重影响了企业的发展。在当前经济快速发展的时代背景下，各领域、各行业都要保持与时俱进、紧跟时代发展的步伐。尤其是在当前的形势下，国有企业办公室行政事务管理工作人员的思想观念，也应当转变、有所创新，这样才能满足和适应企业的发展要求。然而，实践中却并非如此，很多国有企业办公室行政管理水平有待提高，这主要是思想观念落后所致。很多国有企业内部行政事务管理人员，并未真正地认识到个人的工作重要性以及岗位职责要求，“只做好分内事”成为一种常见的现象，一味地应付工作，而不是积极主动地去创新和改进工作思路，“让做才做”、缺乏热情。不具备围绕中心、服务大局的能力。

2.现行制度仍需完善

国有企业行政事务管理工作制度，应确保规范化。这对行政事务管理工作质量和效率，具有非常大的影响。从实践来看，当前国内部分国有企业办公室行政事务管理目标并不非常的明确，而且职责也不够清晰，工作人员缺乏积极主动性；虽然加大了人、财、物等方面的投入力度，但是工作仍处于效率低、质量差的状态，传统的态势没有从根本上得以改变，严重影响了企业持续发展。

3.加强国有企业办公室行政事务管理的有效策略

基于以上对当前的情况分析，笔者认为，要想做好国有企业办公室行政事务管理工作，應从以下几个环节入手。

三、认清当前的形势，解放思想

针对当前国企工作人员的思想观念仍显落后问题，我们应当解放思想、与时俱进，增强他们的紧迫感。对于国有企业办公室行政管理人员而言，应对认清形势，增强个人的紧迫感、责任感以及使命感，并且提高其工作积极主动性和自觉性。同时，还要转变思想观念、解放思想，要敢于创新、勇于实践。在日常工作中，既要循规蹈矩，又要适时敢于打破常规；面对新情况、新问题，勇于思考和探索，将工作抓实、做出成效。在工作实践中，能够分清工作的轻重缓急，提高办事质量和效率。为此，对国有企业的办公室行政事务工作人员提出了以下要求，即素质要高、作风要正以及原则要强和服务要优。

1.素质高

针对部分国企办公室工作人员的思想观念过于保守和陈旧等现象，我们应对不断提高他们的素质，做好“四个坚持”。第一，坚持针对性学习。结合实际情况，从管用和能用的视角精选学习材料，对重要的、关键的知识点，应对学深、学透、掌握牢。第二，坚持广泛性学习。实践中，应对多涉猎一些知识，不断拓宽工作人员的视野。虽然不强他们样样精，但时也要尽量做到样样通。第三，坚持创新性学习。在学习过程中，应对不断丰富内容、创新思路和途径。第四，坚持经常性学习。将工作人员培养成张口就能讲、遇事就能办以及提笔就能能写和无事也要思的高素质人才。

2.作风正

国有企业办公室管理人员应当勇挑重担，勇于面对办公室行政事务管理的繁杂。同时，还要勤于思考，避免出现人云亦云的现象。办文如此，组织开会、日常事务处理，也应当如此。最重要的是要乐于奉献，要有责任心、使命感，能够认真负责，作风要正。

3.原则强

对于办公室管理人员而言，既要有大局意识，又要胸怀全局，重视协调工作的落实。无论是做人还是办事，均应当讲原则，确保工作的透明、公开和规范；处理行政事务时坚持对事不对人的原则，在坚持原则的基础上争取大家满意。

4.服务优

办公室工作是为领导提供服务的，实践中应对模拟领导来思考问题。为此，应积极主动地开展各项管理工作，全面了解和掌握现实情况，提高工作的全局性、系统性和预见性。同时，还要不断提高办事质量和效率，有时间观念。提高办公室服务的积极主动性，全面了解工作情况，实时跟踪、督导落实，努力做到对上沟通协调、谋取动力；对下沟通协调，化解阻力；横向沟通协调、求得合力。

四、健全和完善办公室行政事务管理制度

针对当前国企办公室行政事务管理制度滞后问题，笔者认为应对进一步健全和完善现行制度，使管理制度更加的规范化。有规矩才成方圆，加强制度建设是非常有必要的。国有企业应对制定规范的、科学的、高效的以及可以准确反映新形势下行政管理特点的制度，并且要保证制度的权威性，可充分发挥其约束作用，这有利于国有企业办公室行政事务管理工作的规范化、高效化。同时，还要建立和完善激励机制，使劳有所得，这样可以激发办公室工作人员的积极性和工作热情，对于提高他们的工作质量和效率，也起到了有效的促进作用。从这一层面来讲，建议国有企业立足实际，制定健全、完善和高效的激励机制，并在此基础上制定弹性人事机制，采用灵活的薪酬管理方法，让员工准确找到自我价值实现的平台。行政事务管理过程中，管理人员应多角度全方位的思考，坚持人本原则，施行人性化管理，解决员工生活、工作中遇到的问题。

五、结束语

总而言之，办公室行政事务管理工作作为国有企业内部管理的主要内容，是国企生产经营的重要保障。随着市场经济体制改革的不断深化，国企竞争日渐激烈，其经营、发展过程中面临着很多不确定因素。我们应当解放思想，创新管理制度，促进企业快速发展。

参考文献：

[1]张晓丹.企业办公室行政事务管理工作的相关研究[J]經营管理者，2016（03）.

[2]赵春梅.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].企业导报，2014（04）.

行政办公室 篇7

一、要具备医疗卫生相关专业的业务知识

医疗卫生是一个专业性极强的行业, 这不但要求卫生专业技术人员的医疗技术水平, 同时也要求行政管理人员具备一定水平的医疗卫生专业知识, 在管理中不出现疏忽和漏洞。

虽然作为行政管理人员, 其专业知识不可能有卫生专业技术人员那样精湛, 但无论是日常医疗管理工作, 还是为领导决策做出辅助参谋, 都要求从事医疗卫生行业的办公室管理人员必须对这一专门行业有所了解和涉猎, 不断改善自身的知识结构。此外, 还要求办公室人员具有较宽的知识面, 了解卫生行政管理学、法律学、高等教育学、市场营销、临床医学等多学科的相关知识, 掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术, 努力做到学识渊博、视野开阔, 具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等。不要求“专才”, 但要求“通才”, 只有既懂专业、又懂管理的人才, 才能在管理工作中面面俱到, 得心应手, 避免“外行管理内行”的尴尬局面发生。

二、要有科学化、程序化、制度化的管理意识

医疗卫生行业在西方的传统行政管理学理论中, 被看作是纯粹的公共管理职能部门 (政府机关) 、纯粹的营利性组织 (企业公司) 之外的“第三类部门”, 具有一定的营利性, 但不能完全放开给市场运作, 是带有一定公益性的机构组织。由其“中间派”的性质决定医疗卫生行业的管理既具有上述两大类组织的某些特性和类似点, 又不能简单地照搬照抄为机关式管理或者企业式管理, 而是具有其自身的特殊性和复杂性。这种复杂性突出表现在重大医疗公共卫生事件、医疗事故、医患纠纷、医疗腐败等等诸多方面。

因此, 医疗卫生行业的办公室管理有两大要点, 即快速的工作效率和严格的制度流程。在突发各种应急卫生医疗事件时, 医疗管理部门能够做到快速响应, 严格的医疗核心制度、应急预案、流程则限制了医疗事故和腐败等问题的发生。这就要求从事医疗卫生行业办公室工作的人员要具备强烈的科学意识、制度意识和程序意识。科学意识是保证工作效率的前提, 制度意识是规范工作的重要保证, 程序意识则是优化效率、防范问题二者兼顾的有力手段。

办公室管理的科学化, 关系到管理系统的协调运转, 将会更好地发挥办公室的枢纽作用, 理顺各方面的关系, 沟通领导与部门之间、职能部门与临床科室和业务科室之间的联系, 促进整个管理系统的协调运转。面对繁杂琐碎的大量事务性工作, 如管理不善, 极易造成混乱, 导致效率低下、服务质量差。而实行科学化管理的办公室, 能够分清轻重缓急, 忙而不乱、有条不紊、先后有序地处理日常行政事务, 较好地消除马拉松会议、文牍主义等弊端;能够协助领导者迅速找出行政执行过程中的种种障碍, 避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生, 从而提高办事效率。

办公室管理的制度化, 是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度, 将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来, 使办公室的工作有章可循, 有法可依。这些制度包括岗位职责、绩效奖励激励机制、会议制度、公文处理制度、接待制度、安全保密制度、印章管理使用制度等等。要依靠严格的制度办事, 规范服务行为, 强化工作意识, 避免疏漏和差错发生。

实现办公室管理程序化的关键在于流程的优化。为此, 制订程序时必须注意程序的可行性、有序性、系统性和简洁性。可行性即程序必须具体明确, 必须以实际上能做到为前提。否则, 再好的程序也是毫无意义的。系统性即程序本身就是一个有机系统, 它必须考虑到各方面的因素和主客观条件, 尽量预见到可能发生的情况, 力求全面周到, 统筹兼顾, 不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接, 不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化, 可有可无的程序一概删除。程序设计时越少越好, 要确定关键路线, 减少重复的手续。当然, 必要的程序不能借口简化而省去。

三、要有强烈的道德感、荣誉感和使命感

职业教育行政办公室职能化刍议 篇8

关键词：职业教育,办公室,职能化

行政办公室的管理在工作内容方面具有极强的复杂性, 具体工作通常会涉及到内部的众多部门, 在办公室行政工作中, 只有有效结合众多部门、多方面的力量才能保证日常工作的顺利开展。在职业教育系统, 行政办公室职能化不仅包含行政职能, 同时在为教学和研究服务等方面有着重要的含义。

在职业技术学校中, 作为教育的基本场所, 主要的功能是教学和研究, 在教育系统, 服务是行政的主要工作, 支持教学和研究的日常开展是行政办公室的主要工作目标。在职能化范畴内, 制定学校 (院) 的管理制度、服务教学一线、维护学院正常工作开展等方面具有重要职责。本文以办公室具体工作内容为基础, 对职业教育行政办公室职能化要求的工作职能、教学设施管理、安全管理、信息采集与宣传管理等方面进行分析, 探讨主要工作内容和方式, 努力完善行政办公室职业化管理的职责认知, 提高办公室工作效率, 保障工作的顺利开展。

一、行政办公室工作职能

日常工作中, 认真学习贯彻党的教育方针和政策, 树立管理育人、服务育人。具体工作职能主要包含文案制订、会议组织、教学资源管理、职工后勤保障等诸多内容。

做好公文收发和上传下达工作。认真做好各类公文起草工作, 按照上级有关文件要求, 起草工作计划、规划、汇报、总结、报告、请示、交流材料、合同、通知等公文;做好文印、收发文件、信函、传真、 报刊分送等工作。

全面、周密做好会议会务工作, 确保各类会议圆满成功的召开。组织安排学院领导班子党政联席会议和全院职工会议, 督促、检查各部门执行会议决议。

在日常工作中, 通过建立健全制度对职工的劳资, 劳动纪律考核, 岗位津贴及各种补贴分配和发放工作进行保障。处理接待群众来信和来访, 及时将来访内容归类报送相关部门处理, 不断完善工作内容, 改进工作方式, 提高工作效率。

抓好水电供应、清洁卫生等后勤保障工作。全院办公设备的日常维护保养工作及办公用品的使用和发放工作。

二、教学设施管理

教学设施管理涉及教室、教室内的公用资源、计算机多媒体教室及其配套资源和教具等教学过程中要用到的设施。在具体管理过程中, 建立使用标准流程, 通过制度涵盖所涉及的注意事项。

日常管理中必须注意教学设施的存放使用环境。例如, 禁止在多媒体教室内进食、吸烟、随地吐痰等;及时采取措施保持教学设施的干净整洁;教学用品要各归其位, 不能随意乱放;日常管理中要注意教学设施的防晒、防水、防潮等问题;行政办公室办负责教学设施的日常维护、维修与管理;定期检查桌椅、门窗、照明、电源、多媒体设备等是否完好。

使用教学设施应在教学计划内, 获得批准后进行使用, 教室使用必须保证教学内计划。在不影响正常教学的前提下, 校内单位或个人可以借用教室, 建立健全的教室借用制度和流程。例如, 借用方需填写《教室使用申请表》并签署《教室使用告知书》。在保障教学计划内活动之外, 教室由行政办公室统一调配管理, 未经批准, 任何单位和个人不得擅自更改教室用途, 不得擅自使用教室。

教学设施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全维护、消防安全和软件硬件安全维护等工作。在使用过程中禁止与教学活动无关的人员进入机房。日常应定期检查机房供电、用电设施, 若发现故障必须停止使用并及时联系专业人员进行排查处理, 不得随意乱拉乱接电线, 用电器材应选用安全有保证的。

三、信息收集与宣传管理

行政办公室具有协调各部门之间配合工作的职能, 为了促进各部门之间对各自工作内容的互相了解, 进一步做好学院宣传工作, 行政办公室应紧紧围绕学院的中心工作, 积极收集各项工作信息, 充分发挥信息宣传的重要作用, 推进学院信息收集和宣传工作管理的科学化、规范化。

宣传稿件的主要内容坚持围绕学院建设、改革发展等重要工作与活动信息。以学生思想政治教育、素质拓展工程、学风校风建设等为基础。以教育教学改革、师资队伍建设、人才培养模式深化、课程建设、实训基地建设、校企合作、科研成果等内容为重点。针对学生最为关心的招生、就业工作信息开展专题报道。以学院及学校网站、各类正式出版刊物作为载体, 宣传内容围绕各部门主要工作信息和院系之间交流的信息。

办公室根据信息收集和宣传状况, 制定宣传工作方案, 明确工作分工, 统筹推进宣传信息工作。制定相关的考评与奖励制度, 对工作成绩突出的科室和个人进行奖励。在信息采集和宣传工作过程中充分调动各部门职工的参与积极性。

职业教育学校行政办公室在日常工作中应强化具体工作的职责, 以职责为己任, 在教学资源管理、信息收集与宣传和日常事务中充分体现服务于上下级各部门的服务性;高效协调不同部门之间的协同工作, 有效地应对工作内容的综合性和复杂性;及时准确地收集各方面的意见和建议信息, 加强信息报道的全面性和时效性, 保障行政办公室工作内容和工作方式与教育系统发展趋势的一致性。

参考文献

[1]孙晓巍.行政办公室工作问题分析及解决方案[J].赤子 (上中旬) .2015 (12) .

[2]李超, 张立杰.高校二级学院办公室行政服务创新研究[J].煤炭高等教育, 2010年1月, 第28卷第1期.

[3]王建尤.高校二级学院办公室行政管理的功能定位及实践[J].湖南科技学院学报, 2013年6月, 第34卷第6期.

[4]莫文娟.高职院校办公室管理创新与方法探讨[J].东方企业文化, 2014, 17:154

论高校办公室行政精细化管理 篇9

关键词：高校,办公室,管理,精细化

在高校行政管理中, 高校办公室起着上传下达、中心枢纽、联络中介等作用, 其管理水平的高低, 直接影响着学校教育、科研、管理的水平。按照国家中长期教育改革和发展规划纲要的要求, 在行政管理层面, 高校必须进一步加强办公室工作, 提升管理水平。本文就高校办公室实施行政精细化管理作一探讨。

一、高校办公室行政精细化管理的内涵

精细化管理最早出现日本丰田企业。它借鉴了泰勒的科学管理思想、戴明的为质量而管理思想和丰田公司的以精益生产为旗帜的生产方式, 是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求, 是将常规管理引向深入管理的基本思想和管理模式。

精细化管理的理念是“精心是态度, 精细是过程, 精品是结果”, 方法是“事事有人管, 时时有人管, 处处有人管, 人人用心管”, 这与高校办公室行政管理是相一致的。办公室工作无小事。在办文、办事、办会中的每一件事、每一细节, 都是工作效率和服务质量的反映, 都体现着高校的行政管理水平。高校办公室行政精细化管理, 是建立在规范化管理的基础上, 通过制定工作流程、健全工作机制、建立考核制度, 建立起以人为本、统筹兼顾、注重细节的行政管理模式, 以实现工作质量和效率的同步提高。

二、高校办公室实施行政精细化管理的原则

(一) 科学化

这是高校实施行政精细化管理首要坚持的原则。实施精细化管理, 要把“质量与效益同步, 投入与产出平衡”作为科学性原则的重要指标, 无论是精细化管理制度的制定, 还是管理行为的实施, 都要遵循该原则, 趋利避害, 使精细化管理实践能够在正确的方向上开展探索与研究。

(二) 规范制度化

规范化与制度化是精细化管理的基础, 也是高校办公室工作效率和工作质量的保障。高校办公室办文、办事、办会要做到有章可循、工作有序, 就要有完善的制度、明确的责任到位以及合理的办事程序, 这些必须有严明的组织纪律和制度, 以规范化必然伴随着制度化。在高校办公室里, 事务纷繁复杂是常态, 制度化管理能够将这些事务程序化和条理化, 将个体的力量充分发挥出来, 达到事半功倍的效果。

(三) 人本化

在实施高校办公室行政精细化管理的过程中, 办公室人员是管理对象, 也是主要组成部分, 必须要重视他们的成长和发展。办公室人员作为高校办公室行政事务的参与者, 有着自身的主观能动性。作为管理者, 必须牢固树立人本理念, 实施精细化管理应该关注办公室人员的实际需求, 实现其可持续发展, 通过他们的综合素质的提高提升行政事务处理效率以及行政运转效率。

三、高校实施办公室行政精细化管理应该注意的问题

(一) 优化管理工作流程, 落实科学精细化管理

清晰简明、设计合理的工作流程, 是推进高校行政精细化管理的前提。随着高校的发展, 办公室面临着纷繁复杂的办会、办文、活动安排等事务。优良的工作流程应该是按照专业化分工的模式来提高工作效率。以华南农业大学为例, 校长办公室按照专业化, 分为秘书科、行政科、督办信访科以及合同管理科。秘书科主要负责办文、材料起草等, 行政科主要负责办会、活动安排等, 督办信访科主要负责领导决策的督查、反馈等, 合同管理科主要负责校级层面的合同审查、管理等。这种专业化的分工, 根据办公室的职能, 将业务精化、细化, 各项工作依流程运行。优良的工作流程, 要求能够做到目标明确, 环节清晰, 形成上下互动、左右联动、环环相扣的有机链条, 努力实现各环节间的“无缝衔接”, 有机配合, 信息共享, 既相互促进又相互制约, 既提高效率又减少差错。

(二) 完善各项工作制度, 执行规范精细化管理

优化工作流程是行政精细化管理的前提, 而建立一套完善、详实、明确、科学的规章制度和岗位职责, 则是按专业化分工的工作流程能够顺利进行的保障和依据。

健全的高校办公室规章制度应该包括以下几方面:一是具体化、步骤化。明确规定办事的先后次序、具体步骤及其要求, 从而有效避免忙乱、重复现象的产生。如华南农业大学校长办公室制定的“发文流程”、“收文流程”、“公车使用流程”等, 将办事流程以规章制度的形式确定下来, 做到“有章可依”。二是规则化、格式化。将工作方法、岗位职责等形成固定的规则和形式, 形成标准、规范的文字制度。如华南农业大学校长办公室制定的《关于校内请示、报告公文处理的有关规定》《华南农业大学行政公文处理规定》《华南农业大学行政印章管理和使用规定》等规章制度, 办公室工作人员依据这些规章制度, 确定工作衔接的节点和程序, 做到分工明确、各司其职、协调配合。三是统一化。按照局部功能最优化、整体功能最大化的原则, 统一各项工作要求, 通过完善规章制度和岗位职责, 将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位, 形成岗位工作规范, 使工作责任更加明晰, 做到可检查、可考核。

(三) 加强培训, 健全工作质量考核机制, 促进人本精细化管理

提升高校办公室行政精细化管理的核心, 在于提高办公室人员的综合素质以及良好的工作作风。为实现提升高校行政事务处理效率, 高校办公室必须加强办公室人员的培训工作。

精细化管理的本质是对高校办公室人员职业化的要求, 把对工作的要求更多地通过提高职业素质和职业技能, 固化到每个人的工作习惯之中。因此加强培训的着力点应是培养出一批合格的职业人, 通过办公室人员的职业化来实现高校行政管理的精细化。以华南农业大学为例。每学期校长办公室组织召开全校文秘工作会议, 召集全校各学院、部处、单位的办公室工作人员, 以研讨会、主题发言等形式进行培训。这样既能促进全体办公室人员的综合职业素质的提高, 又可以通过增强办公室工作人员的交流沟通, 保障工作的顺利开展。

工作质量考核机制作为一套对办公室人员综合素质衡量的标准, 能够比较、衡量办公室人员的工作质量, 奖优、治庸、罚劣;同时, 它也是一种激励机制。健全办公室工作质量考核机制, 要采取定量和定性相结合的方式、综合考核和分类考核相结合、内部考核和服务对象考核相结合, 要强化考核结果的运用, 把考核结果与奖优评先、行政问责有机结合起来, 推动办公室各项工作水平的提高。如华南农业大学对办公室人员的考核激励机制, 不仅包括年度考核, 也出台了《华南农业大学办公室文秘工作先进集体和个人评选办法》, 设置相关的文秘工作先进奖项, 激发办公室工作人员的工作和学习热情, 不断提高他们的工作水平和业务质量, 从而提高高校办公室工作精细化管理程度, 提高高校行政工作效率。

参考文献

[1]李强, 孙贺.论高校精细化管理理论体系的四个层面[J].中国高等教育, 2010 (1) .

[2]林茂才.高校办公室精细化管理探讨[J].浙江工商职业技术学院学报, 2010 (6) .

[3]侯嘉琳.高校院系办公室行政精细化管理的探讨[J].南昌教育学院学报, 2011 (10) .

[4]幸跃凌.精细化管理出效能[J].秘书工作, 2009 (11) .

实现办公室行政精细化管理的分析 篇10

1. 办公室职能现代化发展下的必然要求

今年来, 网公司不断地深化创先工作, 办公室系统作为综合协调中心的地位不断加强, 网省工作都在推进创先进办公室工作, 可以说办公室工作要求在不断地提高。在某种意义上讲, 办公室可以说是单位最小的组成部门, 但这小的部门却承担着繁重的工作, 一方面要负责传达和落实领导与上级部门的指导命令, 兼具负责部门工作、调查统计、精确校对、会议筹备、监督检查等日常工作, 办公室不仅要完成大量的日常工作, 而且还要负责完成一定量的额外工作, 如突发事件的处理等。另一方面, 办公室作为与基层接触最多的部门, 需要进行大量的基层调研, 又由于它是单位组成的根基, 因此需要时刻保障自身的有序性, 如果因为日常事务而缺乏了自身的秩序性, 脱离实践导致运转异常, 则会影响单位整体工作, 可谓牵一发而全身。因此, 为了确保办公室职能的正常发挥, 必须尽可能地掌握细节, 对办公室的行政管理工作进行精细化处理。

2. 有助于提高办公室工作效能

办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的, 以单一办公室成员为一个团队, 如果缺乏相应的团队纪律, 则可能造成办公室责任意识下降, 人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化, 能够有效减少日常工作中的不合理现象, 避免一些管理隐患, 使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准, 则提升了单位形象, 确保了单位整体效能。

二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题

1. 管理制度问题

制度是办公室行政管理的依据和纲要, 他提现了单位对办公室的基本要求, 同时强调了办公室的基本任务和职责所在, 制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题, 致使自身职能行使上受到很大的限制: (1) 制度过于笼统, 多数存在普遍性条款, 而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺, 导致不同办公室工作相似, 管理相似, 但办事效果不理想; (2) 过于追求“同心同德”, 办公室人员整体办事, 却分工不明, 造成责任落实难, 办事积极性不高; (3) 奖惩制度难以落实, 虽然部分推行绩效制度, 但是由于模糊管理的原因, 造成办公室行政管理出现混乱。因此, 必须细化行政管理工作, 促使条理清晰、责任明确、分工有序。

2. 管理项目问题

一方面, 办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理, 虽然有所效果, 一旦推究细化项目上显得较为苍白, 无法做到面面俱到, 办公室行政管理应当向科学化发展, 思考行政管理与业务管理之间的关系, 如何实现两两促进, 管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤, 例如:纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分, 并明确相应的项目管理标准。另一方面, 在以往的办公室行政管理方面, 常出现一些“力有未逮”的情况, 即使付出相当的管理力度, 但是仍旧收效甚微, 这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作, 出现管理盲点, 精细化管理正是要找出这些盲点, 同时建立新的管理项, 实现长远的量化管理。

3. 管理意识问题

精细化意识是实现精细化管理的先决条件, 例如作为单位和办公室领导, 在参考设置办公室规章制度的同时, 会根据自身的意识形态进行局部更改, 包括管理项目和标准等, 如果具备精细化意识, 在考虑问题时便会更加客观细致, 从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中, 往往会出现领导者精细化和经济化意识不足, 造成形而上学的管理弊病, 空有精细化的口号, 却不知如何着手。

三、如何实现精细化管理

1. 重视意识的养成与运用

领导方面:需要多调研基层办公室的实际情况, 根据其工作职能的特点, 结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时, 始终做到以“细化”为标准, 精确分解各种管理工作, 并思考不同工作之间的联系, 设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面:必须认识到精细化管理的优势, 同时具有先觉意识, 主动采用精细化的办法, 对自身所需完成的任务进行分工, 从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面, 就必须注重单位的日常教育和宣传工作, 最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。

2. 重视制度精细化的构建

易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分, 减少中间可能出现的一系列问题, 提高工作效率。办公室虽然小, 但是仍旧应当“五脏俱全”, 制度的制定必须包含:考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容, 同时除了要硬性规定相关纪律之外, 还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准, 实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合, 互为监督, 建立除上下属之间的管理之外, 还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道, 构建互动的行政监督管理机制。

3. 重视管理项目的综合性

(1) 着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜, 事无巨细做好每个细节的登记, 便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录, 还应当有以单个工作人员为主体的记录, 着重登记个人在工作过程中的表现。 (2) 完善绩效考核制度, 以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩, 主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评, 绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合, 实现张弛有度的管理过程。

四、总结

正所谓“天下大事, 必作于细”, 缺少了细节上的把握, 极有可能导致团队整体工作效能不足。在网公司不断深化创先的背景下, 办公室作为单位工作的主要协调部门, 集中了部门人员以最小化的组成形成一个工作团队, 作为一个团队相应的纪律和规定必不可少, 因此必须思考如何将一些管理细节找出, 实现与之对应专门化、科学化、精细化的管理, 做到面面俱到。走精细化管理之路是办公室创先工作的必由之路。

参考文献

[1]王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业, 2013, (5) :69.

[2]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程, 2013, (34) :128-129.

行政办公室 篇11

[关键词]办公室；行政管理；精细化思路；对策

[中图分类号] G472 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2016）06-0185-02

精细化管理是一种特殊的管理模式，是现今企业管理的一个新趋势。它主要是以实现科学管理为目标，要求做到社会分工精细化与服务质量精细化。[1] [2]但从当前情况看，我国企业在办公室行政管理中还存在很多不足，未能做到精细化管理，导致整体管理效率不高。为此，在实际管理过程中及时分析存在问题，采取积极有效的应对措施，进一步提高管理效率及质量显得尤为关键和重要。[3]

一、办公室实现行政精细化管理的重要性

办公室作为企业的重要组成部门，在整个企业运作中发挥着重大的管理作用。它除了要负责传达以及落实上级领导的各种命令与要求外，还要进行大量基层的调研工作，包括调查统计、分析核对、会议筹备、日常监督等工作。[4] [5]为了充分发挥出办公室的最大职能，必须对办公室行政管理工作实行精细化管理，消除管理隐患，避免日常生活中不合理现象的发生，降低管理管理成本，进一步提高办公室工作效能，全面提升企业的整体管理水平。

二、办公室行政管理过程中存在问题

（一）管理目标不明确

在企业中，要想提高整体管理水平，应该树立明确的管理目标。但从当前形势看，很多企业缺乏明确的管理目标，依然采用过去的传统管理模式，凭借经验办事，未能从实际出发，管理缺乏计划性、组织性。同时，很多企业还缺乏完善的绩效考核制度，未能把企业员工的职责与绩效挂钩，分工不明确，导致员工工作积极性不高，部分员工对企业缺乏归属感，遇到问题相互推脱。[6]

（二）管理缺乏科学量化方式

企业整体管理效率不高的一个最主要原因就是在实际管理过程中缺乏科学量化方式。这主要表现在以下几个方面。1.对于员工的能力、品德以及绩效等没有进行量化区分。大多数企业都存在“重绩效，轻品德”的现象。2.未能根据岗位内容特点、性质制定量化标准，未能做到具体情况具体分析，缺乏针对性，对所有岗位实行相同统一的量化标准。3.在对量化指标进行设计的时候较为盲目，未能结合实际需要，未能充分考虑实践可操作性，以至于部分员工投机取巧，采取敷衍的态度应对考核工作。

（三）管理人员管理意识不高

实现精细化管理的重要前提是管理人员需具备良好的精细化管理意识。如果能够具备这种意识，在制定办公室各种规章制度的时候，会更加客观、更加细致，及时对存在的不足做出局部或者整体性更改，促使制定出的指标更具科学化。[7]但从实际调查结果来看，很多管理人员依然缺乏这种意识，导致企业管理工作漏洞百出，管理水平停滞不前。

（四）员工职业素养不高

企业中部分员工职业素养不高，自身理论、技术操作能力停滞不前，未能与时俱进。[8]在工作中，部分员工以自我为中心，缺乏精细化工作意识，缺乏团结合作集体精神，缺乏创新精神，工作态度懒散，敷衍了事，未能把工作作为更高的职业追求，贪图享乐，得过且过。

三、实现办公室行政管理精细化的有效对策

（一）明确管理目标，对工作流程进行细化以及量化

在实践中，应树立明确的管理目标，严格要求每一位员工按照流程做事，全面实现办公室精细化管理，这可以从以下几个方面着手。1.保证权责制衡，定岗、定制。根据办公室的主要职能以及具体的工作流程科学设置工作岗位。同时，对各个岗位职责加以明确，分工合作，确保各岗位间既独立又合作。2. 确保正常运作，优化工作流程。[9]简约科学的工作流程对实现办公室精细化管理具有重大的促进作用。应努力完善优化办公室工作流程，使其操作更加简便快捷。应根据工作任务自身的逻辑性，把其分成若干个部分，这样便于企业高层管理者更加直观的对这些工作任务进行审视和考虑，了解每一个工作环节中存在的不足，并及时作出反馈和调整。同时，借助互联网优势，实现办公自动化，及时全面收集信息，从上至下、从外到内对工作管理机制进行协调，防止出现管理空白，确保各个工作环节之间实现无缝衔接。3.制定严格的考核标准与要求。对程序性以及易量化的办公室工作，在对量化指标设计时应确保其科学性；对主观性较强以及非程序性工作，应对其指标评价进行定性设计。对表现优秀的员工给予积极奖励，带给其满足感和自豪感；对工作松散、违纪员工给予批评教育、警告处分。

（二）以制度化推进精细化

对于企业来说，实行办公室精细化管理是提升整体管理水平的关键。为此，要想在实行精细化管理过程中把精细化管理理念渗透到每一位员工思想中，首先必须要制定出一套科学的管理制度，对采购、销售、财务、薪酬、调研、宣传等各个工作环节作出详细规定。对于重大事项以及集体决策，要经过集体讨论，采取民主决策机制，秉持公平、公正、公开原则，进一步提高辅助决策的质量。对于符合当前实际需要的机制给予保留，过时的及时摒弃，最终形成一套高效、科学、合理的管理体系，以此来激励和约束员工，为精细化管理办事提供依据。最后，要求员工根据制度办事，实现有据可依，有责可循，各个部门既相互独立，又相互配合，互相监督，建立监督以及批评渠道，形成互动的管理监督机制。

（三）重视管理人员意识的养成以及实际应用

企业管理人员应加强对基层办公室的管理调研力度，按照各个工作岗位特点，结合企业的实际情况，制定出符合办公室的管理方式。同时，在制定过程当中，把“精华、细化”作为依据标准，把各种管理工作精确分解，并充分考虑不同工作间的共性和异性，同时具备先觉管理意识，积极主动采取精细化管理手段，对各种工作任务进行科学分配。在日常中，应与时俱进，以自身带动企业员工共同成长进步，充分发挥出自身的领导作用，除了对相关纪律问题作出硬性规定之外，还应该对所有的工作责任、流程以及方向作出具体的规定，营造出积极向上、和谐融洽的工作氛围，加强对员工的宣传及教育工作，进一步落实完善员工福利制度，保障员工利益，进一步提高员工的积极性，增强他们的集体荣誉感。

（四）全面提高企业员工的职业素养

要想保障企业精细化管理工作顺利开展，就必须对企业员工提出更高的要求。高层管理人员首先要帮助员工构建学习平台，为企业员工提供更多的培训机会，加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方面的培训力度，确保每一位员工都能成为高技能、高素质的人才，并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中，全面提高工作效率和工作质量。其次，在实际工作中，还应努力提高每一位企业员工的经济化意识，培养他们的团结协作精神，促使他们意识到团队合作的重要性，学会彼此尊重，彼此理解，互相帮助，互相鼓励，营造出和谐融洽、健康积极的工作氛围，让每一位员工把企业当成第二个家，树立与企业共存亡的理想信念。最后，在整个办公室行政精细化管理过程中，注重细节，因为细节具备宝贵的价值，在管理过程中发挥着不可替代的作用。在实际工作中，要求员工始终坚持规范性的操作原则，严格律己，注重细节，在细节中发现问题，并及时解决问题，把管理中的创新技巧与规范性技巧相结合，摒弃传统的工作方式，逐步培养出精细化的工作习惯，并把这种习惯沿用到实际工作中，全面提高办公室整体工作效能。

四、结束语

办公室是企业不可或缺的管理部门，它所需要处理的事物繁多，责任重大，整个企业中发挥着无法替代的作用，如果处理不妥，轻则会增加企业任务量，重则将会给企业正常运作造成不同程度的影响。为此，必须要实行办公室行政精细化管理，提升办公效能，这样才能确保企业各个工作流程正常运作，才能全面提升企业整体管理水平，促使企业各项发展战略得以顺利实现，引领企业逐步迈向成功之路。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2014（34）：120-123.

[2] 王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业，2013（5）：44-47.

[3] 于雪梅.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].才智，2014（20）：222-224.

[4] 董大斌.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科技创新与应用，2014（16）：335-337.

[5] 火玉甫.浅谈行政管理的艺术原则[J].秘书之友，2014（8）：267-270.

[6] 胡建奇.行政管理新思维的再审理[J].南京社会科学，2014（5）：442-444.

[7] 吴瑞坚.知识经济时代：行政管理的变革趋势[J].长春市委党校学报，2014（3）：152-155.

[8] 雷秦.运用行政管理方法做好办公室工作的体会[J].新西部（理论版），2014（12）：331-333.

[9] 张松业.浅论行政管理中的激励[J].地方政府管理，2014（10）：160-162.

[10] 安燕萍.浅析高校院系办公室档案管理[J].大学教育，2013（9）：102.

新形势下办公室行政管理工作初探 篇12

一、高校办公室行政管理工作特性

(一) 服务性

高校办公室行政管理工作是连接高校高层与基层的桥梁, 其最基本特征就是服务性。[1]相对其他工作团队来说, 办公室行政管理人员除了每天要完成各种繁杂工作, 还需要做好与各个部门人员的沟通。因此, 办公室行政管理人员实质上就是服务于其他部门或成员。首先, 办公室行政管理要为领导服务, 辅导其顺利开展工作;其次, 还要服务于各部门, 协调各部门工作和关系保证其高速运转。

(二) 精细性

精细性是高校办公室行政管理工作的另一个区别性特征, 高校日常工作中的大小事务几乎都需要通过行政管理这一环节。[2]因此, 高校行政管理部门的工作相对繁杂且琐碎, 虽然看似简单但实际上却需要足够的耐心, 细节处理的好坏对高校工作秩序、效率、质量等都会有直接影响, 进而影响到高校未来的发展。

(三) 高效性

高校办公室行政管理工作由于服务涉及面较广, 任务多而繁杂, 不仅要处理好上下级的工作还需要处理好同级之间的工作, 且高校对办公室行政管理工作的质量要求较高, 不能有丝毫的松懈和怠慢, 因此工作时间往往比较紧, 这就要求高校办公室行政管理工作必须具备高效性, 在最短时间内最好地完成高校要求的各项工作。

二、新形势下做高校好办公室行政管理工作的建议

(一) 加强高校办公室自身建设, 合理配置办公室内部机构

高校办公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量来完成, 这就需要保证办公室的整体合力;而办公室行政管理工作的繁杂性和细节性又要求每项工作必须细致地完成。因此, 新形势下的高校办公室行政管理应首先加强办公室建设, 合力配置办公室内部结构, 做好科学管理。办公室行政管理是高校管理关键环节之一, 不仅具备服务、咨询功能, 还具备办事、管理功能, 其配置的合理性对高校行政管理工作的有效发挥有直接影响。[3]高校办公室行政管理可以对彼此工作职责有明确了解, 在此基础上合理分配人员, 使每个人都能够各司其职。同时, 高校办公室行政管理还应建立起同事间良好的合作关系, 每个人在完成各自职责的过程中能够根据需要随时做好与其他同事的协调衔接, 提高高校办公室行政管理工作质量和效率。另外, 高校办公室还应建立一套行之有效的管理制度, 对各项工作的运转程序进行规范, 使行政管理工作在办文、办会、办事不仅有章可循, 而且有据可依。

(二) 提高高校办公室行政管理人员素质, 精益求精

办公室是高校行政工作的“门面”, 其行政管理工作的好坏与办公室行政管理人员息息相关。高校办公室人员是领导与基层员工的中介, 工作涉及的范围广, 综合性强, 因此对行政管理人员的综合素质要求较高。高校办公室行政管理人员应善于调节个人情绪, 始终保持良好的工作心态, 主动寻找工作中的各项服务, 对高校行政事务工作的新路子积极探索, 对新知识、新问题的学习研究积极参与, 主动去想如何更好地规范服务、搞好事务。只有对全方位服务观念牢固树立, 为领导、高校各部门提供耐心细致地服务, 才能树立办公室行政管理的良好形象。其次, 办公室行政管理工作人员具备奉献精神, 对工作认真负责, 甘于吃苦, 事无巨细都应一丝不苟, 在不怠慢的同时做到毫无半点差错, 乐于奉献, 在工作中坚持原则性、规范性。[4]此外, 高校办公室行政管理人员在工作中应树立精益求精的理念, 面对日常工作的各种琐碎工作都应优质、高效、有序地完成。

(三) 对高校办公室行政管理工作中的四个关系正确处理

高校办公室行政管理工作千头万绪, 关系复杂, 要有效完成行政管理工作必须处理好四个基本关系。第一, 高校办公室行政管理应对服务中心与日常事物的关系正确处理, 中心工作是高校办公室工作的首要和中心工作, 日常事物的安排必须围绕中心工作进行, 增强高校办公室工作的预见性。第二, 高校办公室行政管理应对参与决策和抓好落实的关系正确处理, 对管理中的各项新情况及时分析, 在抓住主要矛盾的同时做好贯彻落实工作。[5]第三, 高校办公室行政管理应对政务服务与事务服务的关系正确处理, 在行政管理工作中政务是核心, 事务是保证, 高校办公室工作必须更加侧重政务, 促进工作质量的不断提高。最后, 高校办公室行政管理还应对行政工作与单位各级组织的关系进行正确处理, 在高校管理工作中对行政领导的核心地位加以维护, 同时对高校各级组织的作用充分发挥。

新时期办公新形势向高校办公室行政管理工作提出了新的课题和挑战, 高校办公室行政管理工作应立足其基本特性, 加强办公室自身建设, 提高办公室行政管理人员素质, 对办公室行政管理工作中的四个关系正确处理, 更好地推动高校办公室行政管理工作的顺利开展。

摘要：作为一个综合、全面的办事部门, 高校办公室担负着高校运转中枢功能, 是高校必不可少的重要职能部门, 不仅要处理文秘、档案、值班等工作, 还会涉及宣传、财务、人事等, 做好办公室行政管理工作是高校正常运转的前提和基础。本文主要从高校办公室行政管理工作的工作特质出发, 对新形势下高校如何做好办公室行政管理工作进行分析。

关键词：办公室,行政管理,工作特性,策略,探讨

参考文献

[1]邓向青.企业行政管理:涵义、职能与特点[J].文史博览 (理论) , 2011, 2 (02) .

[2]许晓明.对于企业行政管理的相关问题探讨[J].时代金融, 2011, 9 (18) .

[3]郑斌.关于企业行政管理工作定位和发展的审视[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2010, 6 (12) .

[4]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程, 2013, 12 (08) .