现代化档案管理论文

现代化档案管理论文（共8篇）

现代化档案管理论文 篇1

近些年来, 社会各界人士越来越重视档案管理工作, 随着社会的快速发展, 越来越追求高效率工作。这样就使得在进行档案管理现代化中, 出现了一系列的问题, 针对这样的情况, 就必须加大档案现代化管理的投入, 并且加大档案管理人员的培养, 从而有效的实现档案管理现代化。

一、我国档案管理现代化问题

1. 缺乏专业的管理人员。

从当代社会发展的形势来看, 专业的人才是发展的基本前提和保障, 而在档案管理现代化工作中, 由于我国经济和科技的高速发展, 这样就出现了人才短缺的问题, 工作人员出现了老龄化的趋势, 但是他们对现代先进的技术不够了解, 这样在使用上就受到了很大的阻碍, 从而就导致了档案管理工作的效率得不到保障。

2. 档案管理现代化标准不规范。

影响档案管理现代化的因素有很多, 其中标准不规范是一个重要的因素, 会直接影响档案管理的质量。在进行现代化管理中, 由于其要求不同, 使用软件过程中也存在很大的差别, 可能在管理中系统形成一致, 可是在档案管理现代化中还是缺少一定的灵活性和互通性, 这样在档案交接时, 就会出现档案数据不兼容的现象, 从而增加了工作量, 降低了工作效率。

3. 档案管理现代化的资金投入不足。

资金的投入对于档案管理工作的作用是至关重要的, 进行项目中, 充足的资金是主要的前提和保障。不管哪里, 都是看重经济效益的, 可是很有可能因为资金的不充足, 而导致档案管理现代化进程的滞后, 从而影响社会的发展。

二、档案管理现代化的措施

1. 加大人才的培养。

现阶段, 由于市场经济的不断发展, 使得市场竞争力不断扩大, 要想在激烈的市场竞争环境下, 处于优胜劣汰的地位, 在进行档案管理工作中, 就必须要有效实现档案管理现代化。在我国, 要想实现档案管理现代化就必须加大对档案管理人才的培训, 对他们的专业知识和职业素质进行科学有效的培训, 并且还要设法扩大他们科技知识的了解。由于档案管理对于我国的现代化建设起着非常大的作用, 所以必须要加大人才的培养, 并且将多功能性的人才引进到档案现代化管理中, 此外, 还要对他们采取全方位的培训方式进行培训以及不断的优化他们的知识结构, 这样就可以培养更多的实用性人才为档案管理现代化服务。

2. 加强档案管理的标准化建设。

在我国, 进行档案管理现代化中, 由于标准不规范问题会严重制约其现代化, 随着我国经济的不断发展, 对于档案管理的标准提出了更高的要求, 这样就必须建立更为标准的档案管理。主要是在进行档案管理现代化中, 引进国外先进的管理技术, 并且加强各类档案管理之间的合作关系, 同时还要利用现代信息化的技术, 建立科学统一的档案管理网络, 此外还要将其资料、数据等有关的信息进行标准统一的管理, 这样才能形成标准的档案管理体系, 从而促进档案管理现代化。

3. 实现现代化的管理。

要想实现档案的现代化管理, 就必须加强现代化管理意识, 这样才能使现代化管理意识逐渐深入到档案管理人员的管理理念中, 并且有效的规范他们的工作态度和行为, 从而有效的提高档案管理里现代化水平。在档案管理工作中, 由于管理现代化的理念是有效实现档案管理现代化的重要提前和保障, 所以, 作为档案档案管理人员, 就一定要具有这种思想理念, 并且在进行工作时, 一定要认真仔细, 如果不认真的工作, 就会很大程度的影响其工作效率及人们的切身利益。因此, 在进行档案管理现代化中, 管理人员一定要树立正确的价值观和价值取向, 并且提高自身的专业知识和职业素质, 此外, 还要科学有效的从国外引进先进的科学技术以及管理方式, 只有不断的提高工作效益, 才能促进档案管理现代化的健康稳定发展。

4. 加大档案管理的资金投入。

从我国目前的形势来看, 很多地区在进行档案管理现代化中, 都出现了设备陈旧等问题, 更为重要的甚至是采用人工记录的方式在进行档案管理, 这些问题都是资金不充足造成的, 所以, 要想提高档案现代化管理水平, 就必须加大资金的投入, 从根本上解决设备陈旧问题, 提高档案管理现代化的工作效率和管理水平。

三、结语

探讨档案管理现代化 篇2

【摘 要】档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势，也是高科技发展的必然结果。档案管理只有早日实现现代化，跟上信息社会的发展潮流，才能从根本上使档案事业有所提高。

【关键词】档案管理；现代化；重要性；管理措施

0.前言

档案管理现代化主要包括管理手段的现代化、管理方法的现代化以及产生的管理工作的新模式。档案管理手段的现代化主要是利用计算机完成文档一体化管理，运用多媒体技术实现档案管理的数字化，运用网络技术和虚拟技术实现档案管理的网络化。

1.档案管理现代化概述

档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。概括起来主要有三方面的工作：一是运用成熟的新技术，科学地保管好档案，延长档案寿命；二是利用计算机及其网络技术、数字化技术，开发档案信息资源为社会各界服务；三是收集、积累、整理电子文件。

1.1档案资源信息化

档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的主要内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

1.2档案保护现代化

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这些档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

1.3档案管理手段现代化

管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

2.档案管理现代化的重要性

2.1时代发展的要求

新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。而随着现代化的电子信息技术和高新科技在全世界范围内的迅猛发展，计算机、网络等第三次科技革命带来的新技术、新手段在社会生活的各个领域和部门中得到大范围的普遍运用。自动化办公和无纸办公已经成为现代企业发展的一个新趋势，而档案管理工作作为现代企业不可缺少的一环，必须不断进行管理方法和理念的改革，使其跟上时代发展的步伐，朝着实现现代企业档案管理的现代化发展。

2.2工作效率的要求

现代企业的发展越来越重视工作效率，办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的，提高工作效率，节约办公时间和办公资源，是市场经济时代的主流发展方向。而如果一直沿用过去传统的档案管理模式，就必然会出现办公效率低下、查询时间长、管理资源浪费过多等现象，这样的档案管理方式严重影响了对档案管理的利用效率。档案管理部门也很有可能成为企业的鸡肋部门。从另一个角度来说，企业内部实行的办公自动化也对档案管理的现代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企业的电子档案库，这样既方便资料查询、提高了档案管理工作的效率，也有利于节约档案管理资源。

2.3档案保护和利用的要求

对档案的的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理的现代化。许多档案由于存放的时间过长，再加上对档案的防护措施不足，导致有些纸质的档案材料由于长期因疏于保护而出现脱落、模糊等现象。此外，传统的档案资料保管方式非常落后，不利于其他部门的随时查阅，在企业内部，也不利于档案资源信息的共享，而在同一时间段，几乎不能同时与他人同時掌握相关的档案资料，降低了档案信息的利用效率，不利于实现各项工作的高效性和机动性。

3.实现档案管理现代化的重要措施

3.1实现管理现代化

增强档案管理现代化意识， 管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识， 就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段， 前沿的管理方法，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法， 使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.2加强各项档案管理制度建设

大力宣传国家《档案法》，做到严格贯彻执行。形成领导和员工在思想上做到高度重视，真正认识 档案在企业发展中的重要作用。使得企业真正重视档案工作基础设施建设，加强档案管理的各项规章制度建立和进一步完善，做到思想上高度重视，行动上积极主动，不断学习，更好的开展业务。

3.3实行档案管理的规范化、标准化、信息化

这就要求我们在做好传统的纸质版档案的归纳整理存档等工作的同时，对于企业内部网络运转系统的网上办公等方式，即文件在网上的传阅、审批、阅办，到最后事情办理完毕，文件的归档，要极为熟悉。并且在整理电子文档时更加注重文档的真实性、完整性、有效性、保密性。实现对电子文档的前端控制和全程管理，做到电子文档的网上网下的全程控制、整理和记录。档案管理的标准化即要求档案管理要依据企业的特点、标准，运用相关的辅助计算机应用程序系统，来实施企业的档案管理。实现档案的网络检索、建立档案的卷、表、目等目录，为实现档案管理的标准化打下良好的基础，也利于档案的信息化建设。档案管理员对于行业的档案管理专业知识及新的科技手段的学习也要与时俱进，全面提升自身的综合素质，做到与企业、时代发展的脚步保持一致。使企业的档案管理实现现代化，更好的适应和服务企业管理、发展的现代化，提升企业的市场竞争力和发展潜力。

3.4加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

4.结束语

现代化档案管理论文 篇3

档案管理现代化建设是档案部门工作发展,提高工作效率的`必然趋势和要求.其建设的总体规划既要着眼于近期目标的实现,又要满足长期整体发展的需要.科学规划、明确目标、分布实施、循序渐进地整理准确、规范、系统的基础数据的基础工作,是档案管理现代化建设的重要基础.

作 者：唐云燕  作者单位：湘南学院,教务处,湖南,郴,州,423000 刊 名：黑龙江史志 英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G27 关键词：档案   基础   建设   现代化   管理  

电力企业档案管理现代化研究论文 篇4

1引言

在社会经济迅猛发展的背景下，电力企业对文书档案管理提出了更为严格的要求，在现代化信息服务的基础上，不断完善企业文书档案管理的模式，提高文书档案管理业务工作的水平和质量，以推进电力企业档案管理信息化的建设，使之更好的服务于企业发展。

2新时期电力企业文书档案管理的要求

目前，信息化建设主要目的在于通过对现有信息资源的开发和利用，将信息的带动服务作用充分发挥出来。电力行业是一个涉及知识和技术的高密集单位，其直接关系到我国国民经济的发展，而电力企业文档是企业在进行经营生产活动中产生的，其记录了企业发展过程中的主要活动，能够为企业发展规划提供最为直接的依据。因此，电力企业应将文书档案管理和信息化建设紧密结合起来，提高档案的利用率，充分发挥文书档案管理的实时服务功能，并利用现有的信息技术手段来提高文书档案管理的现代化水平，以确保电力企业能有效提高文书档案管理工作的质量和水平，同时这也是电力企业文书档案管理在新时期需要满足的新要求。

3电力企业文书档案管理存在的主要问题

3.1忽视了文书档案管理的重要性

目前，诸多电力企业仅认为文书档案管理工作是文字性工作，只需要一些简单的文字说明，未意识到文书档案管理在电力企业发展中的重要作用，不清楚文书档案对电力市场的影响。由于文书档案管理得不到企业高层应有的重视，导致这些电力企业在文书档案管理方面的投入不足，出现档案室设施不全、保管条件和保管手段落后等现象，从而无法为企业提供高质量、高效能的服务。

3.2文书工作与档案管理缺乏衔接性

在实际工作中，诸多电力企业并没有将文书工作与档案管理工作很好的联系到一起，在一定时间内，针对同一件事情文书工作和档案管理工作若不能有效的整合在一起，极易产生差距，且在出现问题后的处理方式也不相同，这对文件的统一性与完整性造成一定影响，不利于促进电力企业的持续发展。

3.3文书档案利用率低

由于部分电力企业的文书档案管理工作流走于表面形式，导致很多档案资源不能有效利用到电力企业的管理工作中，再加上现阶段的文书档案管理工作未能充分运用到科学信息技术，很多数据资料无法实现数字化管理，很多工作需要以传统的人工方式完成，极易在实际工作中出现误差。若电力企业的文书档案管理工作到位，数据资料完整，可为电力企业的持续发展提供可靠的资料资源，提高电力企业的工作效率，从而为电力企业的发展奠定坚实的基础。

3.4文书档案数字化管理水平低

结合当前社会经济发展的主要特点，数字化管理是适合当前电力企业文书档案管理的最佳形式，提高文书档案管理的科学性与有效性，可有效满足现代社会发展的`趋势。但电力企业对数字化建设不重视，缺乏对数字化管理的相关专业知识，缺少详细的标准和制度来实行数字化管理，未能将电力文书档案资源的效用充分发展出来，严重制约了电力企业发展的脚步。

4电力企业加强文书档案管理的措施

4.1加强档案专题管理，提高档案利用率

专题档案是指电力企业及个人在某项重大活动或专题工作中直接形成的载体档案，可为电力企业制定科学决策提供可靠的材料依据。专题档案的领域相对广泛、档案形成时间具有偶然性，因此，电力企业在收集专题档案时需采用专门的收集方法，结合电力企业专题档案的管理特点及原则等，针对性的采取不同方法对文件材料进行调整，比如针对企业各项重大主体活动的专题档案可构成一个独立的全宗，再由档案管理部门按照整理档案的规则对专题档案进行编目和鉴定。企业重大活动文件档案应组卷，按照重大活动中形成文件的规律及原则，依据问题的特征实施档案分类分卷工作，尽量为电力企业提供文书档案实时服务，充分发挥专题档案的重要价值，提高档案的利用率。

4.2加强文书档案数字化管理，提高数字化水平

所谓的文书档案数字化管理主要是指利用数据压缩技术、高速扫描技术等将企业的文书档案系统组织成一个合理有序的档案信息库。①电力企业文书档案数字化建设的目的在于针对文书档案建立目录数据库，从而为电力企业实现企业信息活动的全面掌控奠定基础。②电力企业文书档案信息的数字化即是在目录数据库的基础上运用高速扫描技术，通过扫描录入的方式将文书档案中所涉及的内容按照原貌图像进行存储，并编制相应的目录索引，以为电力企业文书档案的数字化建设提供优质服务。

4.3加强人才队伍建设，提高工作人员的业务水平

①完善人才的任用制度。通过多种有效措施吸引专业能力强，且具备现代管理意识的人才，并根据岗位及人才的实际情况进行编制;②根据现代社会对电力企业发展的需求，加强对档案管理人才的培训，不断优化管理人员的知识结构;③利用讲座、交流会等形式，加强电力企业内外人才之间的信息交流，实现信息资源的共享;④企业应为档案管理人员的未来发展提供更多的机会，帮助其做好职业生涯规划，以实现其自身价值，提高人员对岗位及企业的责任意识。

4.4提高文书工作与档案管理的衔接性

加强文书工作和档案管理工作的相互融合，相关工作人员应加强研究自身所处岗位的特点和性质，在两者存在差异化的基础上，实行统一管理。电力企业档案管理人员需严格执行相关的管理制度，及时准确的接收文件、核对文件，整合资源，若发现与实际不符或出现错误，应及时向文书工作人员反馈，确保文书档案的质量。另外，电力企业档案管理部门应对借阅制度进行完善，做好文书档案的保护工作，避免丢失遗漏。

5案例分析

A是从事电力企业文书档案管理工作的人员，在刚开始从事文书档案管理工作时，所有的文件档案均是在记录本上登记后，将其送至档案室，若企业内部员工需要进行查询或借阅的话，需从记录本上逐一查找，且记录好借阅人的借阅时间和归还时间，一旦工作处于繁忙状态，极易出现登记错误。近两年，该企业越来越重视文书档案管理工作，加强文书档案管理的数字化建设，将传统手工模式与现代先进技术相结合。该企业每年三月份均会开展“电力设施保护宣传月”的活动，2月份，企业领导要求A将3月“电力设施保护宣传月”活动的相关档案调出来，以借鉴相关数据来拟定今年的活动计划。A通过数字化档案管理信息系统在检索的地方输入“20电力设施保护宣传月”，系统会立即检索出年电力设施保护宣传月的相关内容，如表1所示，大大提高档案的查询速度和效率。

6结语

综上所述，在市场经济不断发展的背景下，对电力企业文书档案管理中存在的问题进行分析，并根据新时代发展对档案管理的要求，不断创新改革，建立与现代文书档案管理相适应的制度规范，并积极探索与当前电力企业发展相适应的运行模式，以将文书档案管理在企业发展中的推动作用充分发挥出来。

参考文献：

[1]张媛.试论电力企业档案管理现代化[J].科技情报开发与经济，，21(20)：108-110.

[2]龙绣娟.进一步加强电力企业文书档案管理现代化[J].科技资讯，，12(18)：211.

现代化档案管理论文 篇5

关键词：医院 档案管理 现代化设备 管理理念 管理队伍

中图分类号：R 197.32 文献标识码：A

当前整个社会已经实现信息化，信息化技术已经悄然无声地渗透到了各行各业。当前在医院管理的诸多方面，都已经开始融入了现代化的技术手段，档案管理也不例外，在计算机、信息化、互联网+等诸多方面的影响下，档案管理在载体、分类、传输信息等方面都已经发生了翻天覆地的变化，减轻了工作人员的工作量，提升了档案管理的效率，档案信息的存储、检索、修改都更加方便，对于医院而言，现代化的档案管理益处颇多。

1 档案管理现代化产生的变化

1.1档案载体的变化

在过去传统的档案管理中，档案部门保存的档案主要是纸张形式。在互联网技术、网络技术越来越发达的今天，医院可以通过不断改进的软硬件设施，开发适合本院使用的信息管理系统，这是符合医院信息化建设的基本标准之一，只有档案管理实现了现代化，才能更好地为医院信息化建设提供信息及数据的支持。医院信息数据的传递都已经是电子文件的形式，不再是传统的纸质文件，数据共享速度的加快也提高了办公的速度。

1.2档案分类的变化

在过去没有应用现代化档案管理时，要保存一个完整的档案，相关信息一般位于若干个管理系统。在运用了现代化的技术手段之后，档案管理部门可以根据规定的指令进行操作，就可以直接根据档案信息进行类目设立，并将工作目标及时进行分类。虽然医院的级别及规模有所不同，所运用的现代化技术手段也略有差异，但是不可否认的是，现代化技术手段的应用，对档案可以实现更加符合医院实际的分类，尤其在医院教研、管理等各个方面，可以实现更加具体细致、规范、科学有效的分类。

1.3接收及保管档案方式的变化

在过去医院档案的接收及保管主要是纸质文件的形式，在信息化时代，则主要是电子文件形式。过去档案保管主要是在专门的库房，如今则是在计算机的虚拟库房中。针对这些变化，作为管理档案的工作人员，也应随着时代的变化，学会熟练操作信息系统平台，将管理及维护信息的每一个步骤都熟练地掌握，在此基础上还要确保信息有效、安全。医院其它部门在保管档案时，也需要档案管理工作人员进行鉴定，确保是安全有效的信息之后，方可存入本院的虚拟档案库房之中。

1.4档案信息提供形式的变化

在过去，档案管理工作在医院是相对比较清闲的工作，几间库房、几种目录分类这种传统的工作方式已经难以适应档案管理的要求，作为新时代的档案管理人员，必须根据医疗改革的要求及时代的变化，及时调整自身的状态，有效利用信息集成系统来收集掌握医院的档案信息。医院的档案管理人员在开展档案工作时，应该始终以“为医疗保健服务”为中心，切实遵行档案管理制度，灵活实施档案管理方法，加强为医疗做好服务的能力。档案管理人员要将非常实用的信息传达给真正需要的人，并且傳达的方式要科学高效，时间掌握得恰到好处，使医院档案发挥最大的作用。

2 现代化手段的应用对医院档案管理的优势

2.1节省人力资源，提高工作效率

运用先进的现代化技术手段之后，工作人员可以从繁重的工作任务中解放出来，有效地降低工作量，省去将每份档案立卷归档的过程，有更多时间的工作人员则可去研究如何提高档案信息的价值。由于之前纸质档案保存在库房中，查找及检索信息过程繁琐且效率不高，利用现代化技术手段进行档案管理后，直接在虚拟数据库里就可以检索信息，不仅速度快，检索的信息还非常全面，提高了工作的效率。

2.2方便完善文件、补漏病案

在过去传统的档案管理过程中，一旦发现文件不完整的现象，工作人员要将文档进行拆卷，拆卷之后则要根据文件的内容补充新的内容，并重新对其进行组合排列、编档、抄写卷内目录等，整个流程处理下来非常耗费时间和精力。在应用现代化技术手段之后，管理人员先是检索该文件，然后仅需要遵守医院档案管理的规定，对文件进行重新编辑插入即可。

2.3档案保存的数量更多、质量更好

纸质档案的保存，不仅占用了大量的库房，而且真正查找应用非常不方便，应用价值较低，每一次的改动都会耗费相应的人力物力资源，而且长年累月积累下来，出于各种因素的考量，医院会对档案信息进行整理，减除应用价值不高的档案信息，档案的实体保存量并不算多。在现代化档案管理中，纸质的案卷变成了电子文件的形式，手工立卷、分类保存也变成了计算机虚拟数据库保存的形式，通常情况下虚拟数据库的容量都很大，医院也不用因考虑库存、查找不方便等问题，而人为地删减档案了。因此，当前时期医院档案的数量越来越多，保存的质量也越来越完整。

2.4提高档案管理水平

档案管理现代化的实现 篇6

一、档案工作管理现代化的理念构成

(一)档案工作管理的现代化。

档案工作管理的现代化可分为两个部分:一是对已归档的纸质档案采用现代化的手段与方法进行管理。二是对在现代化条件下产生的电子文件进行归档与管理。实现计算机辅助管理已归档的纸质档案,是档案工作现代化的初级阶段。管理计算机网络上的电子文件,归档比特才能全面地实现档案工作的现代化。计算机辅助纸质档案管理是在做档案的电子化工作,电子档案工程是在做电子化的档案工作,最终都以数据库形式传送在计算机及其网络上。

(二)电子文件、电子档案及其属性。

所谓电子文件就是计算机产生并能被计算机识别、处理,按一定格式存储在磁介质或其他介质上的数字编码序列。归档的电子文件就叫电子档案。

1.从电子档案存储介质来看,电子档案具有下列属性。

一是电子文件是不同的“比特”通过二进制编码系统直接写在磁介质或其它介质上的数字式的文件;“比特”的变化导致电子文件内容的变化。二是电子文件的存在呈虚拟状态,非物理状态,就是说,电子文件不是实体,是非物质的。纸质文件的存放、借用是纸质文件物理上的移位,同一份文件在卷盒里和借给使用者都是可以看得到的,只作位置的移动。电子文件存储在数据库里,是“一堆”有序的数码,呈虚拟状态,看不到,当借阅时,在计算机屏幕上显示出来。三是电子文件的修改不留痕迹。电子文件的修改只是变化、减少、增加、删除原来位置上的“比特”,在屏幕上看不出何处作过修改。四是电子文件是以数字形式显示、存储和传送的,不是模拟式的。五是显示电子文件的内容,其存储介质的格式必须与计算机软、硬件平台一致。电子文件的内容是按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘上的,要想让另一台计算机识别软、硬件平台必须与格式一致,否则显示不出来,看不到文件内容。

2.从档案的现实特征来看,电子档案还具有下列属性。

一是电子档案具有无原件、有原始性的属性。所谓电子档案就是一串数字代码序列,它存放在A盘和存放在B盘都不会损坏这一串数字代码序列,即原来所表示的什么,在B盘上无变化,分辨不出哪个是原件,哪个是复制件,无原件与复制件之分。数字代码序列不变,其原始性不改变。二是电子档案的生命周期取决于诸多因素。电子档案的保管期限由电子档案内容决定,但在保管期限内,电子档案内容的存在和显示,要取决于电子档案存储介质的寿命和显示电子档案内容的计算机软、硬件的生存周期及软、硬件平台的一致性。与纸质档案不同,电子档案生命周期不再取决于单一因素,保证保管期限内电子档案的内容存在和显示,要取决于诸因素,而且还要对诸多取决因素进行检测。三是电子文件可进行归档及保存。电子文件的实体归档和逻辑归档都是归档方法,但由电子档案的保管期限而定。电子文件产生和运行在计算机网络上,为了电子文件的使用,为了电子档案的长期保存,对于使用效率较高,但又不一定非长期保存不可的,应采取逻辑归档存放在某一服务器上;而对需长期保存的,经逻辑归档再存在光盘上,不再占用在线存储器的空间,如需使用再把光盘存储的电子档案接入网络。在计算机网络环境中,为了数据的安全,常进行电子文件的备份,有人认为备份就是归档,这是不准确的,尽管备份与归档都是对有价值的电子文件采取的保护措施,但功能不同。备份的主要目的是用来恢复由于某种原因损毁或丢失了的数据;归档是保存具有凭证、依据和使用价值的原始的完整的电子文件。四是电子档案不具备证据功能。按证据学的理论,证据以来源和表现形式为标准。电子档案从来源上无可非议,因为它是原始的真实记录,但从表现形式上,它不能令人见、令人触摸。纸质档案一目了然,电子档案要通过计算机系统输出才能令人理解。电子档案并非一切计算机都可显示和输出的,格式不同、平台不一致,都不能输出,电子档案输出不了内容,因而不能作为证据。

电子文件的产生与形成,是在计算机环境下完成的,电子文件的整理是在计算机网络上进行的,电子文件的归档按归档程序在计算机系统上运行,电子档案存储在数据库,管理电子档案实际是在管理数据库。

二、档案工作管理现代化的实施途径

(一)档案网络化的基础设施建设。

根据不同的服务对象和范围,网络化建设分为两个层次:内网、与互联网连接的公众网,并实行二网物理隔离,形成相互独立的网络。

1.支持内部服务的馆内网(简称内网)。

内网服务中心主要负责以下工作:(1)将采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储;(2)向内部用户发布信息,并提供检索、演示等服务;(3)支持内部日常办公;(4)向政府网和公共网提供需要的数据;(5)进行网络、数据和用户的管理与维护。

2.支持大众服务的公众网(简称外网)。

以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务,如文字资料、语音资料、视频资料等,还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。外网服务中心负责以下工作:(1)采集信息并送到采集与预处理系统;(2)向Internet用户提供信息服务;(3)进行网络、数据和用户的管理维护。

(二)档案信息化的应用系统建设。

包括两个层面的应用系统:一是数字档案的应用系统。二是现有档案馆、档案室的业务管理应用系统。档案信息化的应用系统建设是一个可扩展的网络应用系统,其功能应能涵盖对档案的数字化加工、数字档案的信息采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及数字管理全过程,具有可扩展和实用的特性。

(三)档案信息化资源建设。

档案信息资源建设是档案信息化管理中最基本也是最重要的建设任务,包括数字信息数据的构成形式和来源两个方面。数字信息数据的构成形式主要有:文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其它文件。

1.文本文件(Text)。

使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件,存储内容由ASCⅡ标准代码的GB18030标准汉字代码构成(如TXT、XML、DOC等格式文件)。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用,纯文本文件不包含格式代码,在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。

2.图形文件(Graphic)。

根据一定算法绘制的图表、曲线图,包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的文件,如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。

3.图像文件(Image)。

使用数字设备采集或制作的画面,如用扫描仪扫描的各种原件画面,用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件(如JEPG、BMP、TIFF等)。

4.影像文件(Video)。

使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面,如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大存储空间,其分辨率与存储空间成正比。影像文件有不同的格式或标准,播放时需要使用相关的设备和程序(如MEPG、AVI等格式文件)。

5.声音文件(Audio)。

用音频设备录入或编曲软件生成的文件(如MP3、WAV、MIDI等)。用音频设备录入并转换为数字形式的文件,采样频率是单位时间内的采样次数,采样频率和速率越高,音质越好,文件所占存储空间就越大。声音文件播放时需要使用相关设备和程序。

6.其他文件。

如命令文件,亦称计算机程序(Program)。是指为处理各种事务,用计算机语言编写的程序,是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机,通过相应的编译程序编译后执行,有些还要经过连接程序才能执行。

三、结语

为适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务。同时,档案信息化是一项系统工程,为避免各地各级档案信息化建设各自为政,要尽快出台有关规划、法规、标准与政策。信息规划、法规、标准、政策的滞后已成为阻碍档案信息化的主要因素。为加快有关标准、政策等的制定,建议:一是要吸收国内相关行业的成果,例如图书、情报部门与政府部门有关信息标准,它们比档案部门已先行一步;二是要借用社会的技术力量,事实已证明仅靠档案部门自身的力量难以解决有关信息技术问题,搞档案信息化不能闭门造车;三是要研究、借用国外档案信息化的经验。力争早日实现全国档案信息化建设“本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,加快档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数据库建设,在部分中心城市建设示范性数字档案馆,开展公众网上查询档案信息服务,加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设”的目标和主要任务。

摘要：随着计算机及其网络技术的迅猛发展,传统的档案工作管理模式和方法受到了一系列的冲击。当前,应利用计算机及其网络技术进行档案管理工作,从而实现档案管理现代化。本文从档案工作管理现代化的理念构成及实施途径方面作出了探讨。

医院档案管理现代化问题探讨 篇7

【关键词】医院；档案管理；现代化；迫切性

随着信息时代的到来，医院档案作为重要的社会信息资源，如何加速实现其管理现代化，是摆在医院档案管理人员面前的一个重要课题。

一、加速医院档案管理现代化的迫切性

医院档案管理现代化是医院档案工作不断创新、不断发展、不断实现的过程，是新时期医院档案事业发展的必然趋势。一方面，随着社会的发展，科技的进步，信息化、网络化越来越成为时代的特征。另一方面，医院自身的快速发展也迫切需要加速档案管理现代化进程。进入21世纪以来，随着医院改革和建设的快速发展，医院档案数量不断攀升，内容也日趋丰富，不断攀升和日趋丰富的档案需要科学高效的管理方法；新型载体档案文件需要特定的保管条件、保管技术和利用手段；医院快速发展的各项工作需要有与其协调发展的服务先进、科学、高效的档案管理。

二、加速医院档案管理现代化的有关对策

管理现代化 篇8

曾凯1,2彭伟

3（1.西北大学 经济管理学院，陕西 西安710127；2.西安电子科技大学 经济管理学院，陕西 西安710071；

3.西安交通大学 经济与金融学院，陕西 西安，710061)

[摘要]：根据国内外学者对合作创新的研究，本文提出了一个组织复杂性与知识转移效果关系的理论模型，把组织分为四种类型：复杂性组织、松散性组织、效率性组织和控制性组织，并把知识转移的效果分为三个维度：知识获取的范围、知识宽度和知识深度。在此基础上，分析了组织复杂性对合作创新知识转移效果的影响。分析表明不同类型的组织对知识转移效果的影响不同，对其进行有效的控制，可以提高知识转移的效率。

[关键词]：组织复杂性；知识转移效果；合作创新

[中图分类号]：F270[文献标识码]：A引言

合作创新是合作企业的一种高效的资源整合方式。合作企业通过建立技术战略联盟，根据共同出资、利益共享、风险共担的原则，整合各方资源，最后达到合作各方技术能力和知识能力的共同提升。合作创新的最终目的不是获得短期的创新产品收益，而是通过合作学习来整合知识、提升自己的知识水平和自主创新能力。然而，合作创新中的知识转移并非一帆风顺，要受到很多因素的影响，其中，组织的特征是影响知识转移的重要因素，对此许多学者从不同角度作了研究。如国外学者Simonin（1999）指出组织差异程度、组织文化距离、组织成员的心态等会影响知识的转移与接收；Gupa A（2000）认为组织从知识源获取知识的愿望和学习能力是影响知识转移效果的重要因素；我国学者王毅（2001）从组织的信任、转移能力，知识受体的知识吸收意识、吸收能力、挖掘能力，文化距离、空间距离、知识距离对知识转移影响作了研究。罗珉，王雎（2006）从知识边界的角度来研究组织间创新性合作，揭示出知识边界复杂性的显著增加诱发了机会主义行为，并降低了知识转移与创造的效率。这些研究都表明组织的差异程度对合作创新知识转移产生了影响。但是由于组织本身具有复杂性，很可能在动荡的外部环境中发生变化，因此很难对合作伙伴之间的组织相似程度进行界定。本文根据组织的复杂性程度把组织分为四种类型，并把知识转移的效果分为三个维度，探讨不同类型的组织对不同维度的知识转移效果的具体影响。理论模型

2.1 复杂性组织系统及其维度

复杂性组织系统一般包含以下几个特征：1)系统各单元之间的联系广泛而紧密，构成一个网络。每个单元的变化都会受到其他单元变化的影响，并会引起其他单元的变化。2)系统具有多层次、多功能的结构，每一层次均成为构筑上一层次的单元，同时也有助于系统的某一功能的实现。3)系统在发展过程中能够不断地学习并对其层次结构与功能结构进行重组与完善。4)系统是开放的，它与环境有密切的联系，能与环境相互作用，并能不断地适应环境的变化。5)系统是动态的，处于不断发展变化中，并且有预测能力（Dong，2005）。对于组织的复杂性主要从两个方面来度量：组织系统状态的结构性维度和组织系统状态的关联性维度。结构性描述的是组织内在特征，表现为组织内含单元的数量、层次、相互关联程度以及组织系统结

构性能力大小和对组织活动的影响程度；关联性描述的是组织外部特征，表现为根据外部环境的变化对自身的调整，即组织的外部柔性；因此按照组织的关联性维度和结构性维度可将组织分为高结构性-高关联性的复杂性组织、高结构性-低关联性的松散性组织、低结构性-高关联性的效率性组织和低结构性-低关联性的控制性组织四种类型，具体如图1所示。这四类组织的特点如下：

（11）反应性：具有感知环境并能根据一定的规则对环境的变化做出反应的能力；2)自主性：能够在没有外界干预的情况下自动操作，并能控制自身行为和内部状态；根据学到的经验改变自身的结构和行为方式；3）合作性：具有与别的组织协作发展、共同促进以达到共同目标的能力；4)通信性：拥有其他系统的信息和知识，并能与其通信的能力。复杂性组织兼有复杂性和柔性两个特点，能快速适应外部环境，但是内部结构复杂，不利于集权控制。

（2）松散性组织。此类型组织对外部环境反应较为迟钝，内部结构较为复杂，组织有多个层次，同一层次单元多且联系紧密，控制能力较差。松散性组织不利于和外部交流知识信息，也不利于组织内部知识交流，但适合进行自主创新。此外，松散性组织是一个不稳定的组织，由于环境影响，当系统处于混沌的边缘时，适应性主体之间的差异不断扩大而产生相互干扰，必然导致涌现性出现，结果系统本身趋向结构复杂性。因此，松散性组织有向复杂性组织转变的趋势。

（3）效率性组织。此类型组织具有外部柔性和内部结构简单的特点，因此外部适应能力较强，系统能随着环境改变而做出调整，同时由于组织层次较少，高层管理者做出企业的重大决策之后，通过严格的上下级关系，可以迅速的将决策传递到组织的各个层级，易于组织控制。此外，效率性组织是一个不稳定的组织。由于组织具有较强的外部柔性，容易受环境的影响，根据外界环境的改变而不断改变自身的结构或形态。因此，效率性组织有向复杂性组织转变的趋势。

（4）控制性组织。此类型组织有较弱的外部柔性和简单的内部结构的特点，适应能力较差，而内部控制能力较强，结构简单，交流程度较低。但是可以应用高度内部控制，集中力量去合作创新。此外，控制性组织在信息传递上具有很大优势，有利于决策的实施。

2.2 知识转移效果及条件分析

国外学者一般认为知识转移是知识通过知识传输途径从知识发送方个体(Sender)传递到知识接收方个体(Receive)，接收方接收并学习知识，将其转化成为能够指导行为的自身知识的过程（Argote，2000）。知识转移的效果指的是所获知识的主体范围大小及所转移知识的丰富度。知识转移的丰富度表现为两个方面：知识宽度和知识深度。由此知识转移的效果可以用知识获取的范围、知识宽度和知识深度三个维度来衡量：

（1）知识获取的范围。知识获取范围指的是获取知识的人数，取决于组织参与知识交流的人数、组织的外部柔性、组织的内部知识交流状况。

（2）知识宽度。知识宽度指的是所获知识的丰富程度。企业合作交流产生的知识宽度越大，所获的知识种类越多，知识越会成为核心。企业所获知识的宽度取决于合作交流的深度、企业的组织外部柔性、组织内部的高度控制等因素。

（3）知识深度。知识的深度指的是在某一专业领域中所含知识的多少，反映了知识的集中度。企业合作知识交流产生的知识深度和组织的外部柔性、组织的内部控制程度、组织成员的知识专业化程度有密切关系。专业技术人员所转移的知识往往具有较大的知识深度。

组织的复杂性对知识转移效果的影响是通过组织的外部特征、内部特征以及知识转移的特性来体现的。一方面，组织的外部柔性使组织能快速适应合作伙伴的组织模式、学习方式，能更快的投入到合作学习交流中去，使知识和技能在合作者之间快速转移和应用，从而扩展了自身知识范围和知识存量；另一方面，由于知识转移包括知识传递和知识吸收两个过程，而知识传递有两个含义：组织与外部组织知识传递和组织内部各个子单元之间的相互交流。组织与外部组织知识传递取决于组织的外部特征，而组织的内在结构则决定了组织内部知识转移的效果。一般而言，内部结构复杂性高的组织具有同层单元之间互相联系不可分割以及纵向交流困难的特点，因此，有利于知识的横向传递，而不利于知识的纵向传递，也就是说促进了组织成员的知识交流而阻碍了组织的知识提升。而且，组织的知识转移也对组织结构产生影响。随着科技进步，组织从外界获得知识趋于复杂化，由于组织的资源柔性和能力柔性，组织会对外界环境做出反应，对自身组织结构和知识结构做出调整（Holtham和Courtney，2001），组织就变得越来越复杂。

在以上分析的基础上，本文应用组织理论、知识管理理论、资源整合理论、学习理论和战略管理理论，提出复杂性程度不同的组织对合作创新知识转移产生的影响是不同的。组织复杂性和合作创新知识转移效果

3.1 复杂性组织和合作创新知识转移效果

国外学者一般认为组织之间的差距越小，知识转移效果就会越好。但是合作伙伴的组织结构、组织文化和知识结构具有很大的不确定性，差距过大是客观存在。因此，如何快速和合作伙伴有效融合是合作创新知识转移过程必须解决的难题。而复杂性组织具有动态的开放性特点，因此具有较强的柔性，对外部环境的适应能力特别强，能和合作伙伴的组织和知识等各个方面有效融合，促进双方知识交流的范围和知识交流的层次和深度。同时复杂性组织对环境适应的快速性，能节省合作磨合时间，组织能快速进入正常工作状态，这对知识转移量产生促进作用。

复杂性组织也具有内部结构较为复杂的特点，组织层次较多。同一层次组织单元相互联系、互相作用，组织成员的知识交流比较便利、积极性较高，有利于把从合作伙伴转移的知识在组织内部进行再交流、转移，扩大了知识接受的人数。同时，由于由于纵向层次较多，组织成员和组织领导之间存在一种垂直链接，这种链接是以严格的上下级关系和明确的职能分工为基础的，阻碍了知识的纵向沟通和交流，不利于组织的知识积累。

假设A1 复杂性组织对知识转移的知识获取范围存在促进作用

假设A2 复杂性组织对知识转移的知识宽度存在促进作用

假设A3 复杂性组织对知识转移的知识深度存在促进作用

假设A4 复杂性组织有利于个人知识提升而限制组织知识提升

3.2 松散性组织和合作创新知识转移效果

松散性组织具有较低的柔性，对不断变化的外界环境适应能力差，很难对合作伙伴组织方式、组织结构、学习模式等合作创新知识转移中涉及的组织因素进行融合，合作双方的组织成员往往由于组织文化的差异产生不同的处事方式和习惯，很难沟通交流，大大阻碍了知识转移。因此，合作双方组织知识交流范围比较狭窄，仅仅局限于局部小范围的个体知识交流，很难产生大规模的组织知识交流。此外，合作双方的组织需要很长时间进行交流和磨合，大大降低了知识转移的范围、知识宽度和知识深度。

松散性组织也具有内部复杂性的特点，知识员工之间有强烈的知识交流和知识共享的愿望。由于组织层次较多，管理层对组织的控制能力减弱，这大大提高了基层和中层组织的权利，有利于知识员工对企业经营状况和自身知识状况的关心，激发知识员工对知识追求的愿望，从而提高了学习的主动性、积极性和创造性。松散性组织较差的控制能力导致了合作创新中知识员工的知识交流受自身爱好和兴趣的左右，很难获得合作伙伴的核心知识，这对合作创新知识转移的知识宽度产生很大影响。此外，由于控制能力较差导致了知识转移主要产生在组织基层而很难向管理层进行转移。

假设B1 松散型组织对知识转移的知识获取范围存在阻碍作用

假设B2 松散型组织对知识转移的知识宽度存在阻碍作用

假设B3 松散型组织对知识转移的知识长度存在阻碍作用

假设B4 松散型组织有利于个人知识提升而限制组织知识提升

3.3 效率性组织和合作创新知识转移效果

效率性组织具有外部柔性高的特征，使组织在合作创新过程中能快速适应合作伙伴的组织、知识类型，大大降低了合作创新中的交易成本，使合作创新过程知识转移效果快速、高效的体现出来。因此，组织在短暂的时间内能对自身状况做出调整，快速投入到合作创新中。合作双方的高效全面接触使得合作更趋于深入，有利于探讨更深层次的知识，进而使得组织合作创新知识转移效果更加明显。此外由于效率性组织结构层次简单、具有高度集权控制的特点，在合作创新中组织会趋向于把自身的资源集中起来，使得知识转移有利于组织目标的实现。因此，在合作创新过程中知识转移具有目的性，减少了知识冗余度，所获知识面更窄，但是知识转移效率更高，知识转移量更大。

效率性组织的结构简单，不论组织的纵向或者横向都密切联系。组织通过合作转移的知识在同一层次和不同层次之间容易进行，组织内部权力高度集中，有利于通过合作创新获得的知识在组织内部在流、整

合并转移到组织管理层，作为组织知识进行存储。因此，效率性组织很适合合作创新，对合作创新知识转移的知识量、知识深度都有促进作用，同时效率性组织使得组织知识提升而不利于组织成员知识提升。

假设C1 效率型组织对知识转移的知识量存在促进作用

假设C2 效率型组织对知识转移的宽度存在促进作用

假设C3 效率型组织对知识转移的深度存在促进作用

假设C4 效率型组织不利于个人知识提升而有利于组织知识提升

3.4 控制性组织和合作创新知识转移效果

控制性组织具有较弱的外部柔性，在激烈动荡的环境中很难做出反应，因而在合作创新中对合作伙伴的组织、知识等状况很难适应，知识交流面较窄，知识交流频率不高，合作创新总体效果不明显。但是，效率性组织可以集中力量加强组织内部控制，在制定合作创新目标之后，可以通过严格上下级关系，迅速将信息传递到组织各个层次，减少了决策信息损失，提高了决策速度和效率，使得组织成员能快速了解到组织的合作创新目标。组织为了实现组织目标集中自身资源参与合作创新，使得合作创新知识获取更为有效，所获知识在某一方面数量较多。但是由于外部缺乏柔性，很难和合作组织进行深层次的合作，因而所获知识深度不够。此外，组织内部知识交流容易进行，使得所获知识能够进行再交流和再转移，有利于组织知识的提升。

假设D1 控制型组织对知识转移的知识量存在促进作用

假设D2 控制型组织对知识转移的宽度存在促进作用

假设D3 控制型组织对知识转移的深度存在阻碍作用

假设D4 控制型组织不利于个人知识提升而有利于组织知识提升结论

本文分析了四种不同类型的组织对合作创新知识转移三个维度的影响，并对其稳定性和发展趋势做了研究，研究表明：

首先，组织的外部适应能力和内部结构之间互相影响。随着外部环境的变化，组织会改变自身的结构，使得组织变得越来越复杂。由于组织本身存在一个生命周期并不断进化，而进化过程也是组织适应外部能力不断提高的过程，因此，复杂性组织是组织发展的趋势，松散性组织和效率性组织存在不稳定性，有向复杂性组织转化的趋势。

其次，不同类型的组织对合作创新知识转移的影响不同。复杂性组织、效率性组织和控制性组织通过组织内部或外部作用对合作创新知识转移效果产生正面影响，这些影响来源于组织的外部适应能力、内部控制能力以及组织的特征对组织成员学习动机、兴趣、能力的影响；松散性组织由于对环境反应迟钝，组织内部又缺乏有力的控制，合作创新知识转移的效果不明显。

再次，复杂性程度不同的组织在合作创新知识转移过程中都存在不利因素，对这些因素采取相应的控制可以提高合作创新知识转移的效率。本文的研究只是从理论上做了分析，未来的研究将通过实证进一步分析组织复杂性和合作创新知识转移效果的关系。

参考文献

[1] B.L.Simonin.1999.Ambiguity and the Process of Knowledge Transfer in Strategic Alliances.Strategic Management Journal,9:595—623.[2] Gupa A, Govindarajan V.Fall 2000.Knowledge management’s social dimension: lessons from nucor

steel.Sloan Management Review,42(1):71-80.[3] 王毅,吴贵生.2001.产学研合作中粘滞知识的成因与转移机制研究.科研管理, 6:114-121.[4] 罗珉,王雎.2006.组织间创新性合作:基于知识边界的研究.中国工业经济,6:78-86.[5] Dong—Gil.K．Kitsch.L.J.lynnet。通信地址：西安电子科技大学经济管理学院资料室。电话：***。邮编：710071。